2017 M. VASARIO 8-9 D. | VILNIUS, LIETUVA
Baltijos regiono konferencijų turizmo paroda – kontaktų mugė
Pasiūlymas dalyviams
Vilniaus konferencijų biuras | Vilniaus g. 22, LT-01119 Vilnius, Lietuva | tel. +370 5 212 2599 | Faks +370 5 262 8169 | info@convene.lt
w w w.co nven e.l t
turinys
a p i e co n v e n e a p i e 201 6 M . r e n g i n į s k a i č i a i s k l i e n ta i i r l a n k y to j a i i n f o r m a c i j a pa r o d o s d a ly v i u i pa r o d o s s t e n d a s PARODOS DA LY V IO M OKES T IS IR REGIS T RACIJA
w w w. co nve n e. l t
3 4 5 6 7 8
2
a p i e co n v e n e Vilniaus konferencijų biuras didžiuojasi, galėdamas pristatyti jau penktąją tarptautinę dviejų dienų verslo turizmo parodą–kontaktų mugę – CONVENE, skirtą Baltijos šalių verslo turizmo atstovams. Renginys vyks 2017 m. vasario 8 – 9 d. Vilniuje, Lietuvos parodų ir kongresų centre LITEXPO. Renginio tikslas - suburti konferencijų turizmo verslo profesionalus iš Baltijos jūros šalių, prisistatyti užsienio klientams bei paskatinti šio verslo vystymąsi regione, o ypatingai Lietuvoje. Vienas iš pagrindinių CONVENE tikslų – siekiant aukštos kokybės standartų, sukurti išskirtinę aplinką verslui plėtoti, neformaliam bendravimui paskatinti bei profesinėms žinioms tobulinti. Planuojama, kad į 2017 m. renginį atvyks daugiau nei 165 atrinktų potencialių užsienio klientų, besidominčių tarptautinių renginių organizavimo galimybėmis Baltijos jūros regione. Su užsienio klientais susitiks ir savo paslaugas bei produktus pristatys ne mažiau kaip 80 verslo turizmo atstovų (viešbučiai, agentūros, konferencijų biurai, konferencijų centrai, netradicinės renginių vietos, įvairūs specializuotų paslaugų teikėjai) iš Lietuvos bei kaimyninių valstybių: Latvijos, Estijos, Lenkijos, Rusijos, Suomijos, Švedijos, Baltarusijos ir Danijos. Užsienio klientų registracija prasidėjo 2016 m. rugsėjo 1 dieną. Vadovaujantis griežta atrankos sistema, klientai bus atrenkami iš Europos asociacijų, korporacijų ir agentūrų sektoriaus, o susitikimai tarp parodos dalyvių ir klientų bus suplanuoti iš anksto. Išankstinio susitikimų planavimo sistema pradės veikti 2017 m. sausio 1 d. Kaip ir kasmet, renginio dienomis – 2017 m. vasario 8 - 9 d. – vyks edukacinė programa visiems renginio dalyviams, kurioje dalyvaus gerai žinomi tarptautiniu mastu konferencijų turizmo, marketingo bei kitų sričių ekspertai. Taip pat, bus organizuojami pažintiniai turai užsienio klientams Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje bei Suomijoje - tai dar viena galimybė pritraukti ir sužavėti potencialius užsakovus gyvai pristatant savo paslaugas. Ketvirtasis CONVENE, vykęs 2016 m. vasario mėnesį, susilaukė didelio užsienio ir Lietuvos verslo bei žiniasklaidos dėmesio. Renginyje dalyvavo ir savo paslaugas pristatė 87 dalyviai. Klientų programoje dalyvavo 167 tarptautinių konferencijų organizatorių iš užsienio. Iš viso renginyje apsilankė daugiau nei 800 dalyvių ir lankytojų. Dar prieš prasidedant parodai buvo suplanuota 3500 susitikimų, tačiau renginio metu šis skaičius buvo viršytas. CONVENE has met my expectations
2016 m. dalyvių apklausos duomenys:
Ar REKOMENDUOTUMĖTE CoNVENE SAVO KOLEGOMS?
Sutinku 36%
Visiškai sutinku 62%
Nesutinku 1% Sunku atsakyti 1%
w w w. co nve n e. l t
Aukštos kokybės renginys, puikiai suorganizuotas. Vilnius yra patraukli vieta susitikimams bei verslo sandoriams atlikti. Edukacinė programa buvo neįtikėtinai įdomi. Rūta Kapačinskaitė, Birštono turizmo informacijos centras (Lietuva)
3
BALTIJOS REGIONO konferencijų turizmo paroda – kontaktų mugė Vilnius, Lietuva 2017 m. vasario 8-9 d. apie 2016 M. renginį skaičiais
2016 981 DALYVIAI METŲ STATISTIKA 22
28 16
%
167 27
5% IŠ
VALSTYBIŲ
6%
12% 47 % 36 % TIRIA
PLANUOJA/ORGANIZUOJA
REKOMENDUOJA
PRIIMA SPRENDIMĄ
KLIENTAI PAGAL VERSLO SEKTORIŲ SUSITIKIMŲ SKAIČIUS
15
VOKIETIJA
14
BENILIUKSAS
10
LENKIJA SKANDINAVIJA
9 8
RUSIJA PRANCŪZIJA
8 7
UKRAINA
5
ITALIJA AUSTRIJA
3
3
%
UŽSIENIO KLIENTAI PARODOS DALYVIUS ĮVERTINO KAIP SAVO SRITIES EKSPERTUS
71%
3574 ASOCIACIJOS
JK
85
18 % 11%
TARPTAUTINĖS ŽINIASKLAIDOS ATSTOVŲ
UŽSIENIO KLIENTAI % PAGAL ŠALIS
KLIENTAI PAGAL SPRENDŽIAMĄJĄ GALIĄ
UŽSIENIO KLIENTŲ SKAIČIUS
EDUKACINĖS SESIJOS PRANEŠIMAI
KORPORACIJOS
AGENTŪROS
VIDUTINIS SUPLANUOTŲ SUSITIKIMŲ SKAIČIUS PARODOS DALYVIUI
45
PARODOS DALYVIŲ SKAIČIUS
87 10
IŠ
VALSTYBIŲ
5%
DALYVIAI PAGAL ŠALIS
Lietuva Estija Latvija Švedija Danija Suomija Lenkija Svečiai Rusija
9% 9%
41%
14%
7% 7%
5% 5% 3%
www.convene.lt
w w w. co nve n e. l t
4
k l i e n ta i i r l a n k y to j a i užsienio klientų programa CONVENE – pirmas renginys Baltijos regione, organizuojamas, remiantis užsienio klientų programa, kuomet į renginį yra atrenkami ir kviečiami kvalifikuoti asociacijų, korporacijų bei agentūrų atstovai iš įvairių Europos šalių bei Rusijos. Klientai privalo turėti konferencijų organizavimo patirtį ir domėtis Baltijos šalių regionu kaip potencialia ir tinkama vieta konferencijoms ir kitiems renginiams organizuoti. Pagal programą klientai per dieną turi ne mažiau kaip 10 oficialių susitikimų su parodos dalyviais ir turi dalyvauti vakaro renginiuose, kurie yra parodos–kontaktų mugės dalis. Kai užsienio klientas yra atrenkamas dalyvauti renginyje, organizatoriai pasirūpina jo atvykimu, apgyvendinimu bei kitomis susijusiomis išlaidomis. Užsienio klientų registracija prasidėjo 2016 m. rugsėjo 1 d.
lankytojai Parodos–kontaktų mugės lankytojai – tai kvalifikuoti verslo turizmo srities atstovai, planuojantys ir įtakojantys renginių vietų bei su renginių organizavimu susijusių paslaugų ir jų teikėjų pasirinkimą, taip pat įvairios valstybės institucijos ir organizacijos, ieškančios renginių organizavimo paslaugų teikėjų. Lankytojų registracija prasidėjo 2016 m. rugsėjo 1 d.
CONVENE dėka savo paslaugas ir turimą infrastruktūrą pristatėme visai eilei labai tikslinių klientų. Užmegzti verslo kontaktai yra sėkmingai vystomi, jau planuojami projektai. Tačiau svarbiausia, kad CONVENE yra vienintelis ir pagrindinis konferencijų turizmo rinkos katalizatorius regione, garantuojantis ilgalaikę naudą visam miestui bei šaliai. Mindaugas Rutkauskas, Lietuvos parodų ir kongresų centras LITEXPO d i re k t o r i u s (Lietuva)
w w w. co nve n e. l t
5
i n f o r m a c i j a pa r o d o s d a ly v i u i kas yra parodos dalyvis? CONVENE gali dalyvauti įvairios įmonės bei organizacijos, kurių veikla yra susijusi su verslo turizmo sritimi: Valstybinės turizmo organizacijos Valstybiniai, regioniniai bei miestų konferencijų biurai Viešbučiai
Profesionaliai suorganizuotas renginys, malonu būti jo dalimi.
DMC ir PCO Techninės įrangos tiekėjai
Viltė Liaugodienė
Transporto paslaugų įmonės
Ėglės sanatorija (Lietuva)
Maitinimo įmonės Konferencijų centrai ir kiti konferencijų sales turintys objektai Netradicinės vietos (patalpos), kurios pritaikomos konferencijoms organizuoti
PARODOS DALYVIO PAKETAS Visiems parodos dalyviams vienodas 8 kv.m. stendas su įmonės pavadinimu Viename stende gali registruotis iki 4 atstovų. Papildomas atstovo mokestis - 100 EUR Naudojimasis individualiu susitikimų grafiku renginio svetainėje. Galimybė susikurti 2 grafikus - 70 iš anksto susitartų susitikimų su užsienio klientais Nemokamas WiFi renginio vietoje Pietūs ir kavos pertraukėlės renginio metu Galimybė pasinaudoti nemokamomis transporto paslaugomis iš oficialių viešbučių į renginio vietą ir atgal pagal užsienio klientų programos tvarkaraštį 2 kvietimai į oficialią renginio vakarienę 2017 m. vasario 8 d. (papildomiems kvietimams taikomas 100 EUR mokestis) Galimybė dalyvauti profesionalioje edukacinėje programoje, vyksiančioje renginio vietoje renginio dienomis – 2017 m. vasario 8 - 9 d. Informacijos talpinimas apie įmonę/organizaciją CONVENE svetainėje ir renginio kataloge Specialios apgyvendinimo paslaugų kainos oficialiuose renginio viešbučiuose
Papildomi privalumai: Atsižvelgiant į parodos dalyvio paketo sudėtį, dalyvavimo mokestis yra nedidelis, nėra reikalavimo specialių stendų įrengimui Galimybė užmegzti kontaktus su potencialiais klientais, kurie parodė susidomėjimą Baltijos šalių regionu Informacija apie renginį pagrindinėse Europos verslo turizmo srities žiniasklaidos priemonėse Renginio viešinimas vietinėse žiniasklaidos priemonėse Galimybė mažoms įmonėms įsitraukti į tarptautinę verslo turizmo rinką Rėmimo ir rinkodaros galimybės Galimybė papildomai pademonstruoti savo paslaugas parodos metu (papildomo susitarimo bjektas) Galimybė prisidėti organizuojant pažintinius vizitus (papildomo susitarimo objektas)
w w w. co nve n e. l t
6
pa r o d o s s t e n d a s Visi parodos dalyviai dirba vienoduose 8 kv.m. stenduose (dydis yra 2x4 m). Papildomos dekoracijos kaip plakatai ar roll-up sistemos galimos iš anksto susitarus su renginio organizatoriais.
Į stendo kainą įskaičiuota:
Kiliminė danga
Įmonės pavadinimo lentelė
2 stalai su juodomis staltiesėmis ir 4 kėdės
ilgintuvas su trimis elektros kištukais
šiukšlių dėžė
Specialist Suppliers
Partners & Sponsors
Media Lounge
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
35
34
33
32
31
30
29
28
27
36
37
38
39
40
41
42
43
44
53
52
51
50
49
48
47
46
54
55
56
57
58
59
60
66
65
64
63
62
61
67
68
69
70
71
45
ea
Ar
75
74
73
76
77
78
72
ll
a nH
ai
M NE
MAIN ENTR ANCE
25
26
Co
REGISTR ATION
PARODOS PLANAS
VE
N CO Hosted Buyer L ounge
w w w. co nve n e. l t
7
PARODOS DA LY V IO M OKES T IS IR REGIS T RACIJA CONVENE yra svarbus tarptautinis pelno nesiekiantis renginys ir tik valstybinių institucijų bei vietinio verslo paramos dėka yra taikomas, palyginti su kitais tarptautiniais renginiais, nedidelis parodos dalyvio mokestis:
- Ankstyvoji registracija iki 2016 m. liepos 1 d. – 1 650 EUR + PVM
- Standartinė registracija iki 2016 m. spalio 31d. - 1 800 EUR + PVM - Vėlyvoji registracija nuo 2016 m. lapkričio 1 d. – 2 000 EUR + PVM
Registracija SVARBU Kiekvienas stendas yra skirtas tik vienai įmonei/organizacijai iš vienos valstybės ir juo negali dalintis kelios įmonės, ar tos pačios įmonės kitose valstybėse esantys padaliniai.
Apmokėjimo terminai
Atšaukimo sąlygos
50 % parodos dalyvio mokesčio sumokama pasirašius sutartį (per 14d.)
500 EUR administracinis mokestis, jei atšaukiama iki 2016 m. gruodžio 17 d.
Likusi parodos dalyvio mokesčio dalis sumokama iki 2016 m. gruodžio 1 d.
50 % parodos dalyvio mokesčio, jei atšaukiama nuo 2016 m. gruodžio 18 d. iki 2017 m. sausio 12 d.
Paskutinės minutės registracijos mokesčio suma turi būti apmokėta visa iš karto
100 % parodos dalyvio mokesčio, jei atšaukiama po 2017 m. sausio 12 d.
Daugiau informacijos: el. paštu registracija@convene.lt telefonu +370 665 12556
Convene organizacija puiki. Personalas itin paslaugus, viskas sklandžiai veikia. Dalyvaujame CONVENE nuo pat pradžių ir būsime laimingi galėdami toliau eiti su CONVENE. Nina Hilden - Finland Convention Bureau. CONVENE ambasadorė
w w w. co nve n e. l t
8