PASIŪLYMAS DALYVIAMS
Vilniaus konferencijų biuras | Gynėjų g. 14, LT- 01109 Vilnius, Lietuva | tel. +370 5 212 2599 | Faks +370 5 262 8169 | info@convene.lt
w ww ww.co w.conven nvene.l e.ltt
TURINYS
A P I E CO N V E N E A P I E 201 7 M . R E N G I N Į S K A I Č I A I S K L I E N TA I I R L A N K Y TO J A I I N F O R M A C I J A PA R O D O S D A LY V I U I PA R O D O S S T E N D A S PA R O D O S D A LY V I O M O K E S T I S I R R E G I S T R A C I J A
w w w. co nve n e. l t
3 4 5 6 7 8
2
A P I E CO N V E N E Vilniaus konferencijų biuras didžiuojasi, galėdamas pristatyti jau šeštąją tarptautinę dviejų dienų verslo turizmo parodą – kontaktų mugę – CONVENE, skirtą Baltijos šalių verslo turizmo atstovams. Renginys vyks 2018 m. vasario 14 – 15 d. Vilniuje, Lietuvos parodų ir kongresų centre LITEXPO. Renginio tikslas - suburti konferencijų turizmo verslo profesionalus iš Baltijos regiono, prisistatyti užsienio klientams bei paskatinti šio verslo vystymąsi regione, o ypatingai Lietuvoje. Vienas iš pagrindinių CONVENE tikslų – siekiant aukštos kokybės standartų, sukurti išskirtinę aplinką verslui plėtoti, neformaliam bendravimui skatinti bei profesinėms žinioms tobulinti. Planuojama, kad į 2018 m. renginį atvyks daugiau nei 165 atrinktų potencialių užsienio klientų, besidominčių tarptautinių renginių organizavimo galimybėmis Baltijos jūros regione. Su užsienio klientais susitiks ir savo paslaugas bei produktus pristatys ne mažiau kaip 80 verslo turizmo atstovų (viešbučiai, agentūros, konferencijų biurai, konferencijų centrai, netradicinės renginių vietos, įvairūs specializuotų paslaugų teikėjai) iš Lietuvos bei kaimyninių valstybių: Latvijos, Estijos, Lenkijos, Rusijos, Suomijos, Švedijos ir Danijos. Dalyvių registracija prasidės 2017 m. gegužės 1 d. Užsienio klientų registracija prasidės 2017 m. rugsėjo 1 dieną. Vadovaujantis griežta atrankos sistema, klientai bus atrenkami iš Europos asociacijų, korporacijų ir agentūrų sektoriaus, o susitikimai tarp parodos dalyvių ir klientų bus suplanuoti iš anksto. Išankstinio susitikimų planavimo sistema pradės veikti 2018 m. sausio 3 d. Kaip ir kasmet, renginio dienomis – 2018 m. vasario 14 - 15 d. – vyks edukacinė programa visiems renginio dalyviams, kurioje dalyvaus tarptautiniu mastu gerai žinomi konferencijų turizmo, marketingo bei kitų sričių ekspertai. Taip pat, užsienio klientams bus organizuojami pažintiniai turai Lietuvoje, Latvijoje, Estijoje bei Suomijoje - tai dar viena galimybė pritraukti ir sužavėti potencialius užsakovus gyvai pristatant savo paslaugas. Penktasis CONVENE, vykęs 2017 m. vasario mėnesį, susilaukė didelio užsienio ir Lietuvos verslo bei žiniasklaidos dėmesio. Renginyje dalyvavo ir savo paslaugas pristatė 87 dalyviai. Klientų programoje dalyvavo 167 tarptautinių konferencijų organizatorių iš užsienio. Iš viso renginyje apsilankė daugiau nei 800 dalyvių ir lankytojų. Dar prieš prasidedant parodai buvo suplanuota 3500 susitikimų, tačiau renginio metu šis skaičius buvo viršytas.
Aukštos kokybės renginys, puikiai suorganizuotas. Vilnius yra patraukli vieta susitikimams bei verslo sandoriams atlikti. Edukacinė programa buvo neįtikėtinai įdomi. Rūta Kapačinskaitė, Birštono turizmo informacijos centras (Lietuva)
w w w. co nve n e. l t
3
A P I E 20 1 7 M . R E N G I N Į S K A I Č I A I S
2017
METŲ STATISTIKA UŽSIENIO KLIENTŲ SKAIČIUS
165 27
23 15
1029 DALYVIAI
5%
VALSTYBIŲ
12% 47 % 36 % TIRIA
PRIIMA SPRENDIMĄ
REKOMENDUOJA
PLANUOJA/ORGANIZUOJA
KLIENTAI PAGAL VERSLO SEKTORIŲ SUSITIKIMŲ SKAIČIUS
VOKIETIJA
20
RUSIJA
12
JK
10
BENILIUKSAS PRANCŪZIJA
10 9
SKANDINAVIJA ITALIJA
6 5
TURKIJA
5
LENKIJA VENGRIJA
4 2
99
%
20 % 12%
TARPTAUTINĖS ŽINIASKLAIDOS ATSTOVŲ
UŽSIENIO KLIENTAI PAGAL ŠALIS %
KLIENTAI PAGAL SPRENDŽIAMĄJĄ GALIĄ 5%
IŠ
EDUKACINĖS SESIJOS PRANEŠIMAI
UŽSIENIO KLIENTAI PARODOS DALYVIUS ĮVERTINO KAIP SAVO SRITIES EKSPERTUS
68%
3568 ASOCIACIJOS
KORPORACIJOS
AGENTŪROS
VIDUTINIS SUPLANUOTŲ SUSITIKIMŲ SKAIČIUS PARODOS DALYVIUI
42
PARODOS DALYVIŲ SKAIČIUS
87 12
IŠ
VALSTYBIŲ
5%
w w w. co nve n e. l t
DALYVIAI PAGAL ŠALIS LIETUVA LATVIJA ESTIJA LENKIJA SUOMIJA ŠVEDIJA SVEČIAI RUSIJA
1%
7% 6% 6%
47%
12% 10% 10%
4
K L I E N TA I I R L A N K Y TO J A I UŽSIENIO KLIENTŲ PROGRAMA CONVENE – pirmas renginys Baltijos regione, organizuojamas, remiantis užsienio klientų programa, kuomet į renginį yra atrenkami ir kviečiami kvalifikuoti asociacijų, korporacijų bei agentūrų atstovai iš įvairių Europos šalių bei Rusijos. Klientai privalo turėti konferencijų organizavimo patirtį ir domėtis Baltijos šalių regionu kaip potencialia ir tinkama vieta konferencijoms ir kitiems renginiams organizuoti. Pagal programą klientai per dieną turi ne mažiau kaip 10 oficialių susitikimų su parodos dalyviais ir turi dalyvauti vakaro renginiuose, kurie yra parodos – kontaktų mugės dalis. Kai užsienio klientas yra atrenkamas dalyvauti renginyje, organizatoriai pasirūpina jo atvykimu, apgyvendinimu bei kitomis su renginiu susijusiomis išlaidomis. Užsienio klientų registracija prasidės 2017 m. rugsėjo 1 d.
LANKYTOJAI Parodos – kontaktų mugės lankytojai – tai kvalifikuoti verslo turizmo srities atstovai, planuojantys ir įtakojantys renginių vietų bei su renginių organizavimu susijusių paslaugų ir jų teikėjų pasirinkimą, taip pat įvairios valstybės institucijos ir organizacijos, ieškančios renginių organizavimo paslaugų teikėjų. Lankytojų registracija prasidės 2017 m. rugsėjo 1 d.
CONVENE dėka savo paslaugas ir turimą infrastruktūrą pristatėme visai eilei labai tikslinių klientų. Užmegzti verslo kontaktai yra sėkmingai vystomi, jau planuojami projektai. Tačiau svarbiausia, kad CONVENE yra vienintelis ir pagrindinis konferencijų turizmo rinkos katalizatorius regione, garantuojantis ilgalaikę naudą visam miestui bei šaliai. Mindaugas Rutkauskas, Lietuvos parodų ir kongresų centras LITEXPO direktorius (Lietuva)
Vilnius was a very nice experience. At CONVENE you could feel that the people are really motivated and enthusiastic to bring people to their region. The organisation was very good, and made CONVENE to one of the best I attended over the years. Also the Vilnius tourism people were exceptional. Prof. Dr. Henri Roger Lijnen, Executive Director, International Society for Fibrinolysis and Proteolysis.
w w w. co nve n e. l t
5
I N F O R M A C I J A PA R O D O S D A LY V I U I KAS YRA PARODOS DALYVIS? CONVENE gali dalyvauti įvairios įmonės bei organizacijos, kurių veikla yra susijusi su verslo turizmo sritimi: Valstybinės turizmo organizacijos Valstybiniai, regioniniai bei miestų konferencijų biurai Viešbučiai DMC ir PCO
Profesionaliai suorganizuotas renginys, malonu būti jo dalimi. Viltė Liaugodienė
Techninės įrangos tiekėjai
Ėglės sanatorija (Lietuva)
Transporto paslaugų įmonės Maitinimo įmonės Konferencijų centrai ir kiti konferencijų sales turintys objektai Netradicinės vietos (patalpos), kurios pritaikomos konferencijoms organizuoti
PARODOS DALYVIO PAKETAS Visiems parodos dalyviams vienodas 8 kv.m. stendas su įmonės pavadinimu Viename stende gali registruotis iki 4 atstovų. Mokestis papildomam atstovui - 50 EUR Naudojimasis individualiu susitikimų grafiku renginio svetainėje. Galimybė susikurti 2 grafikus - 70 iš anksto susitartų susitikimų su užsienio klientais Nemokamas WiFi renginio vietoje Pietūs ir kavos pertraukėlės renginio metu Galimybė pasinaudoti nemokamomis transporto paslaugomis iš oficialių viešbučių į renginio vietą ir atgal pagal užsienio klientų programos tvarkaraštį 2 kvietimai į oficialią renginio vakarienę 2018 m. vasario 14 d. (papildomiems kvietimams taikomas 100 EUR mokestis) Galimybė dalyvauti profesionalioje edukacinėje programoje, vyksiančioje renginio vietoje renginio dienomis – 2018 m. vasario 14 - 15 d. Informacijos talpinimas apie įmonę/organizaciją CONVENE svetainėje ir renginio kataloge Specialios apgyvendinimo paslaugų kainos oficialiuose renginio viešbučiuose
Papildomi privalumai: Atsižvelgiant į parodos dalyvio paketo sudėtį, dalyvavimo mokestis yra nedidelis. Nėra specialaus reikalvimo stendo įrengimui Galimybė užmegzti kontaktus su potencialiais klientais, kurie parodė susidomėjimą Baltijos šalių regionu Informacija apie renginį pagrindinėse Europos verslo turizmo srities žiniasklaidos priemonėse Renginio viešinimas vietinėse žiniasklaidos priemonėse Galimybė mažoms įmonėms įsitraukti į tarptautinę verslo turizmo rinką Rėmimo ir rinkodaros galimybės Galimybė papildomai pademonstruoti savo paslaugas parodos metu (papildomo susitarimo objektas) Galimybė prisidėti organizuojant pažintinius vizitus (papildomo susitarimo objektas)
w w w. co nve n e. l t
6
PA R O D O S S T E N D A S Visi parodos dalyviai dirba vienoduose 8 kv.m. stenduose (dydis yra 2x4 m). Papildomos dekoracijos kaip plakatai ar roll-up sistemos galimos iš anksto susitarus su renginio organizatoriais.
Į stendo kainą įskaičiuota:
Kiliminė danga
Įmonės pavadinimo lentelė
2 stalai su juodomis staltiesėmis ir 4 kėdės
Ilgintuvas su trimis elektros kištukais
Šiukšlių dėžė
Balta PVC plokštė (70x100 cm) plakato ar nuotraukų klijavimui
Specialist Suppliers
Partners & Sponsors
Media Lounge
12
11
10
09
08
07
06
05
04
03
02
01
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
35
34
33
32
31
30
29
28
27
36
37
38
39
40
41
42
43
44
53
52
51
50
49
48
47
46
54
55
56
57
58
59
60
66
65
64
63
62
61
67
68
69
70
71
26
ea
Ar
75
74
73
76
77
78
72
ain
Co
REGISTR ATION
PARODOS PLANAS MAIN ENTR ANCE
25 45
ll
Ha
EM
N VE
N
CO Hosted Buyer L ounge
w w w. co nve n e. l t
7
PA R O D O S D A LY V I O M O K E S T I S I R R E G I S T R A C I J A CONVENE yra svarbus tarptautinis pelno nesiekiantis renginys ir tik valstybinių institucijų bei vietinio verslo paramos dėka yra taikomas, palyginus su kitais tarptautiniais renginiais, nedidelis parodos dalyvio mokestis:
- Ankstyvoji registracija iki 2017 m. liepos 1 d. – 1 750 EUR + PVM
- Standartinė registracija iki 2017 m. spalio 31d. – 1 900 EUR + PVM - Vėlyvoji registracija nuo 2017 m. lapkričio 1 d. – 2 100 EUR + PVM
REGISTRACIJA SVARBU Kiekvienas stendas yra skirtas tik vienai įmonei/organizacijai iš vienos valstybės ir juo negali dalintis kelios įmonės, ar tos pačios įmonės kitose valstybėse esantys padaliniai.
Apmokėjimo terminai
Atšaukimo sąlygos
50 % parodos dalyvio mokesčio sumokama pasirašius sutartį (per 14 d.)
500 EUR administracinis mokestis, jei atšaukiama iki 2017 m. gruodžio 17 d.
Likusi parodos dalyvio mokesčio dalis sumokama iki 2017 m. gruodžio 1 d.
50 % parodos dalyvio mokesčio, jei atšaukiama nuo 2017 m. gruodžio 18 d. iki 2018 m. sausio 12 d.
Paskutinės minutės registracijos mokesčio suma turi būti apmokėta visa iš karto
100 % parodos dalyvio mokesčio, jei atšaukiama po 2018 m. sausio 12 d.
Daugiau informacijos: El. paštu: exhibitor@convene.lt Telefonu: +370 665 12556 CONVENE 2017 FOTOGALERIJA
Convene organizacija puiki. Personalas itin paslaugus, viskas sklandžiai veikia. Dalyvaujame CONVENE nuo pat pradžių ir būsime laimingi galėdami toliau eiti su CONVENE. Nina Hilden - Finland Convention Bureau. CONVENE ambasadorė
w w w. co nve n e. l t
8