Términos de Referencia
SERVICIOS DE SOPORTE ADMINISTRATIVO, CONTABLE Y LOGÍSTICO FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA
TERMS OF REFERENCE
CONVITE COLOMBIA FOUNDATION
Position: Account Administrative and Logistic Service Support HUT 709
HAD Project No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01
Project Funded by: HelpAge International (HAI) - HelpAge Germany (HAD) - GFFO
Location: Colombia - preferably based in Bogota, with flexible remote work and field travel as required.
Contract type: services contract from January 8, 2025, to December 15, 2025.
Program: Integrated response to address the Protection, WASH, Food Security, and Health needs of the most vulnerable migrants and their host communities, with emphasis on Indigenous populations in the Departments of Vichada and La Guajira in Colombia, and the States of Amazonas, Delta Amacuro and Bolivar in Venezuela.
Project reference HUT 709
Project HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01
TERMINOS DE REFERENCIA
FUNDACION CONVITE COLOMBIA
Posición: Servicio de Soporte Administrativo, contable y Logístico HUT 709
Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01
Proyecto Financiado por: HelpAge International (HAI) – HelpAge Alemania (HAD) - GFFO
Ubicación: Colombia– preferiblemente con sede en Bogotá, con trabajo remoto flexible y viajes de trabajo de campo según requerimiento.
Tipo de contrato: Prestación de servicios, desde el 8 de enero de 2025 hasta 15 de diciembre de 2025
Programa: Respuesta integrada para abordar las necesidades de Protección, WASH, Seguridad Alimentaria y Salud de los migrantes más vulnerables y sus comunidades de acogida, con énfasis en las poblaciones indígenas en los Departamentos de Vichada y La Guajira en Colombia y los Estados de Amazonas, Delta Amacuro y Bolívar en Venezuela.
Referencia del proyecto HUT 709
Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01
LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA
(FCC) is a non-profit organisation that was born under the initiative of a group of Venezuelan nationals who are keen to promote the recognition and promotion of human rights, generating of human rights; generating mechanisms that promote the integral development, capacity building and empowerment of older adults. Its work is based on the recognition of diversity and respect for human rights and international humanitarian law.
About the Position
As accounting, administrative, and financial support outsourcing, it is expected to perform the required functions in the areas of accounting, financial, administrative, and logistical management, required by all partners of the HUT 709 project
HAD Project No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01, subscribed in the Partner Funding contract between FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA and HelpAge InternationalHAI. At present, the CONVITE COLOMBIA FOUNDATION team is composed of the General Director, Humanitarian Coordinator, Protection Officer, Logistics Coordinator, and Field Officer, among other positions that will be part of this project and with which the actions and functions for the implementation of the project in Colombia will be coordinated and articulated.
LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA
(FCC) es una organización sin ánimo de lucro que nace bajo la iniciativa de un grupo de venezolanos(as) con ahínco en promover el reconocimiento y la promoción de los derechos humanos; generando mecanismos que impulsen el desarrollo integral, el fortalecimiento de capacidades y el empoderamiento de las personas adultas mayores. Su labor se fundamenta en el reconocimiento de la diversidad y del respeto de los derechos humanos y del derecho internacional humanitario.
Acerca de la Posición
Como soporte contable, administrativo y financiero externo, se espera el desempeño de las funciones requeridas en las áreas contable, administrativa y logística, requeridas por todos los socios de la red del Proyecto HUT 709 -
Proyecto HAD No. 4111, GFFO No. S09321.50/VEN/REG/HelpAge/2023/01, suscritas en el contrato de Financiación de Socios entre la FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA y HelpAge International – HAI. En la actualidad, el equipo de LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se compone por Director General, Coordinador Humanitario, Oficial de protección, Coordinador Logístico, Oficial de campo, entre otros cargos que serán parte de este proyecto y con las cuales se coordinarán y articularán las acciones y funciones para la implementación del proyecto en Colombia.
Key impact/influence areas and responsibilities Áreas clave de impacto/influencia y responsabilidades
ACCOUNTING AND FINANCIAL TASKS
1. General Accounting:
• Recording of all financial transactions of the foundation SIIGo accounting software.
• Create cost centres for reliable and orderly information.
• Enable accounting software users and set permissions.
• Maintenance of accounting books, including the journal, general ledger, and subsidiary ledgers.
• Prepare accounting policies under IFRS.
2. Recording Financial Transactions:
• Entry of accounting data into accounting systems.
• Recording of supplier invoices and issuing invoices to customers.
• Management of accounts payable and accounts receivable.
3. Bank Reconciliations:
• Performing reconciliations of bank accounts to ensure records match bank statements.
4. Preparation of financial statements:
• Preparation of financial statements (balance sheet, income statement, cash flow, changes in equity).
• Regular financial reporting to the board of directors and other stakeholders (quarterly + indicators).
• Information prepared under IFRS (Group 3).
TAREAS FINANCIERAS Y CONTABLES
1. Contabilidad General:
• Registro de todas las transacciones financieras de la fundación en el software contable SIIGO.
• Crear centros de costo para una información confiable y ordenada.
• Habilitar usuarios del programa contable y establecer permisos.
• Mantenimiento de libros contables, incluyendo el libro diario, el libro mayor y los libros auxiliares.
• Preparar políticas contables bajo NIIF.
2. Registro de Transacciones Financieras:
• Ingreso de datos contables en los sistemas de contabilidad.
• Registro de facturas de proveedores y emisión de facturas a clientes.
• Gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.
3. Conciliaciones Bancarias:
• Realización de conciliaciones de las cuentas bancarias para asegurar que los registros coincidan con los estados de cuenta bancarios.
4. Elaboración de Estados Financieros:
• Preparación de estados financieros (balance general, estado de resultados, flujo de efectivo, cambios en el patrimonio).
• Presentación de informes financieros periódicos para la junta directiva y otros interesados (trimestralmente + indicadores).
• Información preparada bajo NIIF (Grupo 3).
5. Tax Compliance:
• Management and submission of tax returns according to Colombian tax regulations.
• Ensure compliance with all tax obligations (withholding tax, VAT, Industry and Commerce).
• Accountant with electronic signature to file tax information.
• Associate as an accountant in the RUT once hired.
• Send taxes to the fiscal auditor 5 days before filing.
• Comply invoice reception policies (purchase/sale).
• Evaluate and have controls in place to avoid tax omissions.
6. Payroll and Benefits Management:
• Calculation and processing of the foundation's employee payroll.
• Provisions, benefits, and other estimates.
• Benefits management and compliance with labour regulations.
7. Audit and Internal Control support:
• Preparating information and coordination with the Convite staff for internal and external audits.
• Implementing and oversight internal control systems to prevent fraud and ensure accounting integrity.
• Comprehensive review of financial reports to donors.
• Collaborative work with Helpage managers.
5. Cumplimiento Tributario:
• Gestión y presentación de declaraciones tributarias según normativas fiscales colombianas.
• Asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones fiscales (retención en la fuente, IVA, Industria y Comercio).
• Contador con firma electrónica para presentar información de impuestos.
• Asociarse como contador en el RUT una vez contratado.
• Enviar los impuestos al Revisor fiscal 5 días antes de su presentación.
• Cumplir políticas de recepción de facturas (compra/venta).
• Evaluar y tener controles necesarios para evitar omisiones fiscales.
6. Gestión de Nómina y Beneficios:
• Cálculo y procesamiento de la nómina de los empleados de la fundación.
• Provisiones, prestaciones y otras estimaciones.
• Gestión de beneficios y cumplimiento de normativas laborales.
7. Apoyo a Auditoría y Control Interno:
• Preparación de información y coordinación con el personal de Convite para auditorías internas y externas.
• Implementar y supervisar sistemas de control interno para prevenir fraudes y asegurar la integridad contable.
• Revisión exhaustiva de informes financieros a donantes.
• Trabajo colaborativo con gerentes de Helpage.
• Work with the fiscal auditor to ensure compliance with current regulations.
8. Budgeting and Financial Planning:
• Prepare and monitor the foundation's annual budget.
• Work with the financial officer of the HUT709 project on the monitoring and budget execution of the HUT 709 project implementation.
• Analysis of budget variations and provide recommendations on necessary adjustments.
• Preparation of project implementation reports.
• Prepare financial reports according to cost centers or active projects.
9. Donations and Grants Management:
• Recording and control of donations received and ensuring their use according to donor terms.
• Preparation of financial reports for donors and funding agencies.
• Analysis of donor requirements and transparent reporting.
10. Financial and strategic advice:
• Advise the Foundation’s management and board on accounting and financial management strategic decisions.
• With support from the HUT 709 financial officer, provide financial
• Trabajar con la revisoría fiscal para asegurar el cumplimento de la normatividad vigente.
8. Presupuestos y Planificación Financiera:
• Elaboración y seguimiento del presupuesto anual de la fundación.
• Trabajar con el oficial financiero del proyecto HUT709 en el seguimiento y ejecución presupuestal a la ejecución del proyecto HUT 709.
• Análisis de variaciones presupuestarias y proveer recomendaciones para ajustes necesarios.
• Realizar informes de ejecución de proyectos.
• Preparar informes financieros según centro de costos o proyectos activos.
9. Gestión de Donaciones y Subvenciones:
• Registro y control de donaciones recibidas y asegurar su uso según los términos del donante.
• Preparación de informes financieros para donantes y agencias de financiamiento.
• Análisis de requisitos del donante y presentación transparente de la información.
10. Asesoramiento Financiero y Estratégico:
• Asesorar a la dirección y a la junta directiva en decisiones de manejo contable y financiero estratégicas.
• Con apoyo del oficial financiero de HUT 709, proporcionar análisis
analysis to support decisionmaking.
11. Regulatory Reports:
• Maintain relationships with governmental and regulatory entities to ensure compliance with legal regulations.
• Perform ESAL procedures before the DIAN and annual renewal at the chamber of commerce.
• Prepare and submit reports required by regulatory entities and control bodies.
12. Training and Professional Updating:
• Keep updated on changes in accounting and tax regulations.
• Train staff on accounting and financial issues as required.
ADMINISTRATIVE SUPPORT TASKS
13. Inventory Control:
• Maintaining accurate inventory records.
• Conducting physical inventories and reconciliation with accounting records.
14. Document Management:
• Organisation and maintaining physical and digital files related to administrative, financial, and administrative areas.
• Classification and filing of administrative and accounting documents.
financieros para apoyar la toma de decisiones.
11. Reportes a las Entidades Regulatorias:
• Mantener relaciones con entidades gubernamentales y regulatorias para asegurar el cumplimiento de normativas legales.
• Realizar trámites de ESAL ante la DIAN y renovación anual en cámara de comercio.
• Preparar y presentar informes requeridos por entidades reguladoras y organismos de control.
12. Capacitación y Actualización Profesional:
• Mantenerse actualizado sobre cambios en normativas contables y fiscales.
• Capacitar al personal en temas contables y financieros según sea necesario.
TAREAS DE APOYO ADMINISTRATIVO
13. Control de Inventarios:
• Mantenimiento de registros precisos de inventarios.
• Realización de inventarios físicos y reconciliación con registros Contables.
14. Gestión Documental:
• Organización y mantenimiento de archivos físicos y digitales relacionados con las tareas administrativas, financieras y contables.
• Clasificación y archivo de documentos administrativos y contables.
15. Administrative Management Support:
• Performance of general administrative tasks (correspondence management, coordination of deliveries and receipts).
Support in human resources management (organization of employee documents, coordination of interviews).
16. Office Supply Control:
• Monitoring and replenishment of office supplies. Order management and maintenance of office supplies inventory.
These functions are essential to ensure the transparency, efficiency, and financial sustainability of a Foundation, thus contributing to its ability to fulfill its objectives and social missions in Colombia. Concerning formats, letters, keys, and others, the formal delivery will be by the Legal Representative, who in turn will work hand in hand with that direction, and any doubt that is generated, your direct support will be the statutory auditor, please keep all your requirements on time, since the auditor must deliver the same way the soundness of the answers.
15. Soporte a la Gestión Administrativa:
• Realización de tareas administrativas generales (gestión de correspondencia, coordinación de envíos y recepciones).
• Apoyo en la gestión de recursos humanos (organización de documentos de empleados, coordinación de entrevistas).
16. Control de Suministros de Oficina:
• Monitoreo y reposición de suministros de oficina.
• Gestión de pedidos y mantenimiento de inventario de material de oficina.
Estas funciones son esenciales para asegurar la transparencia, eficiencia y sostenibilidad financiera de una Fundación, contribuyendo así a su capacidad para cumplir con sus objetivos y misiones sociales en Colombia. Con respecto a formatos, Cartas, claves y otros la entrega formal será por parte del Representante Legal, que a su vez trabajará de la mano con esa dirección y toda duda que se genere su apoyo directo será la revisoría fiscal, por favor mantener todos sus requerimientos a tiempo, puesto que el revisor debe entregar de igual forma la solidez de las respuestas.
Required skills and experience
Competencias y experiencia requeridas
Technical skills:
• Have at least 3 years of experience in the support of nongovernmental, international, and national organisations in Colombia, in accounting management, in particular in the elaboration of accounting reports, valuation and elaboration of financial statements, and in technical accounting systems, whether regional or global.
• Have at least 3 years of proven experience in the operation of legal and regulatory accounting requirements in Colombia, using SIIGO software.
• Knowledge of accounting and administrative management software (e.g. ǪuickBooks, SAP, Microsoft Office). Ability to handle technological tools and document management systems.
• Knowledge of English, both written and verbal. A level of English language skills equivalent to B2, not lower, is desirable and skills at a level equivalent to B2 or higher will be differentially valued.
Interpersonal skills:
• Good verbal and written communication. Ability to work in a team and handle multiple tasks simultaneously.
• Organisation and Detail:Attention to detail and accuracy in accounting and administrative work.
• Ability to maintain organization and manage time effectively.
Habilidades Técnicas:
• Tener al menos 3 años de experiencia en el soporte de organizaciones no gubernamentales, internacionales y nacionales en Colombia, en el manejo contable en particular en la elaboración de reportes contables, valoración y elaboración de estados financieros y en sistemas de contabilidad técnica sean regionales o globales.
• Tener al menos 3 años de experiencia demostrada, en la operación de los requerimientos contables legales, reglamentarios en Colombia, mediante el software SIIGO.
• Conocimiento en software de gestión administrativa (ej. ǪuickBooks, SAP, Microsoft Office). Capacidad para manejar herramientas tecnológicas y sistemas de gestión documental.
• Conocimientos de inglés, tanto escrito como verbal. Es deseable un nivel de competencias en el idioma inglés equivalente a B2, no inferior y se valorará diferencialmente las competencias en nivel equivalente a B2 o superior.
Habilidades Interpersonales:
• Buena comunicación verbal y escrita. Capacidad para trabajar en equipo y manejar múltiples tareas simultáneamente.
• Organización y Detalle: - Atención al detalle y precisión en el trabajo contable y administrativo.
• Habilidad para mantener la organización y gestionar el tiempo de manera efectiva.
• Knowledge of other accounting software (Citrix, SunSystem, etc) is an asset.
Key behavioural competencies
At FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA we believe in the importance of empowering our people to be agents of change and leaders at all levels. We expect our people to embrace and live our values, challenging themselves every day to identify the issues that matter most to older people and their communities and to make an impact that matters.
Capacities and skills:
• Flexibility and adaptability.
• Proactivity and resourcefulness.
• Communication and negotiation skills.
• Analytical and creative skills.
• Written and oral skills for drafting proposals and reports.
• Proactive response capacity and ability to work in different areas.
• Ability to organize, lead, and coordinate actions.
In addition, as a service provider of LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA, you will be expected to demonstrate the following core com
Competencies Description
Working collaboratively with others We will collaborate with external organisations and partners, fostering
• Se valorará positivamente el conocimiento en otros software contables (Citrix, SunSystem, etc).
Competencias conductuales clave
En la FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA creemos en la importancia de empoderar a nuestra gente para que sean agentes de cambio y líderes a todos los niveles. Esperamos que nuestra gente adopte y viva nuestros valores, desafiándose a sí mismos cada día para identificar los temas que son más importantes para las personas mayores y sus comunidades, y para hacer un impacto que importe.
Capacidades y aptitudes:
• Flexibilidad y adaptabilidad.
• Proactividad y capacidad resolutiva.
• Habilidades de comunicación y negociación.
• Capacidad analítica y creatividad.
• Habilidades escritas y orales para la redacción de propuestas e informes.
• Capacidad de respuesta proactiva y habilidad para desenvolverse en diversos ámbitos.
• Capacidad de organización, liderazgo y coordinación de acciones.
Además, como prestador de servicios de LA FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se espera que demuestres las siguientes competencias básicas:
Competencias Descripción Trabajar en colaboración con otros Trabajar en colaboración, fomentando la confianza y el respeto mutuos,
mutual trust and respect, to achieve our strategic goals and objectives.
Adaptability and flexibility Adapt to new directions or opportunities within the organization and in our area of work; be flexible in our role, constantly using feedback to learn more.
Adaptabilidad y flexibilidad
Supporting and facilitating change
Leading cultural and behavioral change by adopting a supportive, collaborative, and inclusive environment in which everyone feels comfortable
Extend the reach of HelpAge and Impact. Extend HelpAge's reach and impact by creating and identifying new business development opportunities and establishing relationships with new partners.
Diversity and Inclusion Lead and promote a culture that includes the
Apoyar y facilitar el cambio
con organizaciones y socios externos para alcanzar nuestras metas y objetivos estratégicos.
Adaptarnos a las nuevas orientaciones u oportunidades que surjan dentro de la organización y en nuestra área de trabajo; siendo flexibles en nuestro papel, utilizando constantemente las reacciones para aprender más
Liderar el cambio cultural y de comportamiento mediante la adopción de un entorno de apoyo, colaboración e integración en el que todos se sientan cómodos.
Ampliar el alcance de HelpAge e Impacto
Diversidad e inclusión
Ampliar el alcance y el impacto de HelpAge creando y identificar nuevas oportunidades de desarrollo empresarial y establecer relaciones con nuevos socios.
Liderar y promover una cultura que incluya las voces de
voices of older people in all our support, convening and thought leadership functions in a way that is transformative, empowering, and highly inclusive.
Our Policies: Safeguarding
FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA. is committed to safeguarding the communities it works with, its staff, and anyone else it contacts. The post holder will also be responsible for:
• Preventing harm and abuse by our staff, operations, and programmes to anyone who encounters our work.
• Reporting all safeguarding incidents that he/she sees, hears, is told about, or suspects, using our internal reporting mechanism.
• Comply with all policies and practices in the safeguarding framework.
• Complete mandatory training courses related to our safeguarding policy framework and comply with HR vetting procedures.
las personas mayores en todas nuestras funciones de apoyo, convocatoria y liderazgo intelectual, de forma que sea transformadora, empoderadora y altamente inclusiva.
Nuestras Políticas: Salvaguarda FUNDACIÓN
CONVITE COLOMBIA. se compromete a salvaguardar a las comunidades con las que trabaje, a su personal y a cualquier otra persona con la que entre en contacto. El titular del puesto también será responsable de:
• Prevenir daños y abusos de nuestro personal, operaciones y programas a cualquier persona que se encuentre con nuestro trabajo.
• Notificar todos los incidentes de salvaguardia que vea, oiga, le cuenten o sospeche, utilizando nuestro mecanismo interno de notificación.
• Cumplir todas las políticas y prácticas del marco de salvaguardia.
• los cursos de formación obligatorios relacionados con nuestro marco político de salvaguardia y cumplir con los procedimientos de investigación de RRHH.
Equal opportunities: FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA is committed to creating an inclusive work environment, promoting and providing equal opportunities, and respecting diversity in employment. We accept applications from all persons, regardless of age, disability, gender reassignment, marriage-civil partnership, pregnancy and maternity, race, religion or belief, sex, and sexual orientation. We encourage and facilitate a flexible working environment. Type of contract: Fixed-term provision of services.
ADDITIONAL INFORMATION:
1. Deadline for receipt of CVs: 03/01/2025
2. E-mail for receipt of information: convite.colombia@conviteac.org
Igualdad de oportunidades: FUNDACIÓN CONVITE COLOMBIA se compromete a crear un entorno de trabajo inclusivo; promover y ofrecer igualdad de oportunidades y respetar la diversidad en el empleo. Aceptamos solicitudes de todas las personas, independientemente de su edad, discapacidad, cambio de sexo, matrimoniosociedad civil, embarazo y maternidad, raza, religión o convicciones, sexo y orientación sexual. Fomentamos y facilitamos un entorno de trabajo flexible. Tipo de contrato: Prestación de servicios de duración determinada
DATOS ADICIONALES:
1. Fecha tope de recepción de CV: 03/01/2025
2. Correo de recepción de información: convite.colombia@conviteac.org