Buch a5 by Cora Lie

D ER START I N DIE E IGENE PR AXI S SIE INTERESSIEREN SICH FÜR EINE EIGENE PRAXIS UND DAMIT FÜR EIN SPANNENDES PROJEKT AUF LEBENSZEIT? EINE GUTE ENTSCHEIDUNG! Wichtig dabei ist, bereits frühzeitig die entscheidenden Weichen zu stellen, um den Herausforderungen des Unternehmertums gewachsen zu sein. Denn schon lange reicht die fachliche Qualifikation allein nicht mehr aus, um erfolgreiche/r Praxisinhaber/in zu sein. Zum Anforderungsprofil von heute zählen ebenso betriebswirtschaftliche Themenbereiche wie Personalführung, Prozessmanagement oder auch Marketing und Patientenkommunikation. Falsche Entscheidungen und Fehler, gerade zu Beginn der Niederlassung, können später teuer werden. Minimieren Sie deshalb mögliche Risiken von vornherein – mit dem richtigen Concept. Tipps dazu und Antworten auf relevante Fragestellungen gibt Ihnen unsere Expertin: Existenzgründer-Coach Nadja Alin Jung

UN SER PARTNER m2c IST EIN UNABHÄNGIGES UND INHABERGEFÜHRTES BERATUNGSUNTERNEHMEN, DAS EXISTENZGRÜNDER VON ANFANG AN IDEAL AUFGESTELLT

Jede Praxis ist anders, doch eines haben alle gemein: Meist schlummert ungenutztes Potenzial in ihnen. Dieses zum Vorschein zu bringen, ist spannend – und die schnelle Sichtbarkeit von Ergebnissen bereitet mir viel Freude an meiner Arbeit.

NADJA ALIN JUNG

m2c | medical concepts & consulting AUS DER PRAXIS FÜR DIE PRAXIS Weiß, worüber Sie sprechen: Coaching mit betriebswirtschaftlichem Hintergrund aus der Industrie und Erfahrung aus der Praxis für die Praxis Bietet Ihnen erprobte Lösungen: Ausschließlich Maßnahmen, die sich in der Praxis bewährt haben, werden weiterempfohlen Ist auf Ihrer Seite: Unabhängige Beratung und individuell zugeschnittenes Coaching Lässt Sie nicht allein: Betreuung und aktive Umsetzungsbegleitung der beschlossenen Schritte vor Ort in den Praxen Liefert Ihnen alles aus einer Hand: Zum m2c-Netzwerk gehören Experten mit unterschiedlichen Kompetenzen, von Grafikern über Fotografen und PR-Experten bis hin zu Personalvermittlern. Sie bekommen die geballte Expertise über einen Ansprechpartner Weckt Ihre Potenziale: Die Beratung von m2c vermittelt Ihnen Wissen und gibt Ihnen Werkzeuge an die Hand, die Sie für Ihr ganzes Selbstständigen-Dasein brauchen werden

Hat sich spezialisiert auf: Ganzheitliches Existenzgründer-Coaching Analyse bestehender Praxisstrukturen zur Aufdeckung von Optimierungspotenzialen Praxis-Marketing: Neupatientengewinnung und Patientenkommunikation Personalmanagement: Personalführung und Vermittlung von Fachpersonal Praxismanagement: Strukturoptimierung und Praxisorganisation Qualitäts- und Hygienemanagement

NADJA ALIN JUN G FIRMENGRÜNDERIN UND GESCHÄFTSFÜHRERIN VON m2c Dipl. Betriebswirtin Zertifizierte Praxismanagerin im Gesundheitswesen Zertifizierte Qualitätsmanagerin im Gesundheitswesen Zertifizierte Hygienebeauftragte im Gesundheitswesen Zugelassene KfW-Gründerberaterin zur Förderung von Existenzgründern Zugelassene BAFA-Unternehmensberaterin zur Förderung von etablierten Praxen Generalsekretärin des BdZA (Bundesverband der zahnmedizinischen Alumni in Deutschland e.V.) Spezialisiert auf die Beratung von zahnärztlichen, kieferorthopädischen und kieferchirurgischen Praxen Externe Praxismanagerin diverser Zahnarztpraxen Mehrjährige Erfahrung im industriellen Sektor in den Bereichen Projektmanagement, strategische und operative Unternehmensentwicklung sowie Design Autorin diverser Fachartikel in Dentalpublikationen Referentin bei Informations- und Fortbildungsveranstaltungen

STEP BY STEP IN DIE N IEDER LA SSUNG NACHDEM DER RICHTIGE STANDORT FÜR DIE EIGENE PRAXIS GEFUNDEN IST UND ALLE UNTERLAGEN UNTERZEICHNET SIND, HÖREN PLANUNG UND ORGANISATION NOCH LANGE NICHT AUF

ST TART IN DIE...

Staatliche Fördermittel beantragen

Geschichte schreiben: ein Konzept entwickeln

Geschichten erzählen: das Marketing planen

EASY STEP S mit m2c SCHRITT FÜR SCHRITT ZUM PRAXISERFOLG Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt. Für einen strukturierten Start in Ihr Praxis-Abenteuer erstellt m2c gemeinsam mit Ihnen einen Handlungsplan bis zur Praxis-Eröffnung. Damit ist Ihr wichtigstes Projekt in einen übersichtlichen Rahmen gebracht. Die zahlreichen Aufgaben müssen Sie nicht allein bewältigen und jonglieren. m2c koordiniert und organisiert alle anfallenden Aufgaben für Sie und behält Ihren Zeitplan sowie Ihr Budget im Auge. Auch bei der Auswahl wichtiger Kooperationspartner hilft m2c und stellt Ihnen sein umfassendes Netzwerk von Werbe- und Kommunikationsagenturen, Fotografen, Personalvermittlern und dergleichen mehr zur Verfügung. Vielseitige Kompetenz – gebündelt aus einer Hand.

...EIGENE PRAXIS

Marketingmaßnahmen umsetzen

Ein T Team eam managen

Die Praxis organisieren

m2c â&#x20AC;&#x201C; ERFOLGREICH VON ANFANG AN Mit dem richtigen Concept ist aller Anfang leicht

STEP 1: FÖRDERMITTEL BEANTRAGEN IN DER ANFANGSPHASE DER NIEDERLASSUNG IST VIEL ZU BEDENKEN. VOR ALLEM DINGE, DIE NICHT ZUM KERN IHRER ARBEIT GEHÖREN Wer dafür zu Beginn professionelle Unterstützung in Anspruch nehmen will, um Fehler zu vermeiden, kann sich diese staatlich bezuschussen lassen. Es gibt unterschiedliche Fördermöglichkeiten, bei denen man jeweils mehrere Tausend Euro Zuschuss erhalten kann, abhängig vom Programm. Das "Gründercoaching Deutschland“ der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) zum Beispiel vergibt Zuschüsse aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF). Gefördert werden können Existenzgründer, die Beratungsleistungen eines bei der KfW akkreditierten Beraters in Anspruch nehmen. Eine weitere Förderung bietet das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA). Dieses fördert das unternehmerische Know-how für Freie Berufe durch Unternehmensberatung. Mit dieser Beratungsförderung können Sie einen Zuschuss zu den Kosten erhalten, die Ihnen durch die Inanspruchnahme einer Beratung entstanden sind. Auch dieses Förderprogramm wird teilweise aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) finanziert. Das Programm des BAFA richtet sich zudem auch an etablierte Praxen, die bereits seit mehreren Jahren am Markt sind und Beratungsleistung in Anspruch nehmen möchten.

Für weitere Informationen und zur Prüfung Ihrer individuellen Fördersituation sprechen Sie gerne unseren Partner m2c an.

EASY STEP S mit m2c MÖGLICHE FÖRDERUNG FÜR BERATUNGSLEISTUNG NICHT ZU NUTZEN, WÄRE SCHADE. DABEI MÜSSEN SIE SICH AUCH NICHT GLEICH FESTLEGEN – m2c IST IMMER AUF DEM LAUFENDEN... ...und informiert Sie unverbindlich, welche für Ihre individuelle Situation in Frage kommen. Das Unternehmen unterstützt Sie außerdem bei den Formalitäten – denn natürlich ist für alle Anträge ein gewisses Maß an Bürokratie erforderlich. m2c ist bei der KfW-Beraterbörse für das “Gründercoaching Deutschland” und bei dem BAFA zur Förderung Freier Berufe akkreditiert, womit die Leistungen des Unternehmens förderfähig sind.

STEP 2: G ESCHICHTE SCH REI BEN OB NEUGRÜNDUNG ODER ÜBERNAHME – EINE PRAXIS IST WIE EIN ROHDIAMANT, DER ERST DURCH DEN RICHTIGEN SCHLIFF WERTVOLL WIRD Wie soll die Philosophie Ihrer Praxis sein? Mit einer für den Patienten nachvollziehbaren „Praxis-Story“ bleiben Sie in Erinnerung. Gerade im sich wandelnden Gesundheitsmarkt mit steigendem Wettbewerbsdruck und vergleichbaren Leistungen und Behandlungsschwerpunkten ist eine klare individuelle Ausrichtung unverzichtbar. So hat Ihre Praxis-Philosophie Einfluss auf viele weitere Entscheidungen, denn sie gibt den roten Faden vor. Deshalb sollten Sie sich darüber gleich zu Beginn Ihrer Existenzgründung klar werden. Sie können zu dem Schluss kommen, dass Sie Ihre Praxis mit implantologischem Schwerpunkt ausrichten, sich als Berufstätigen- oder Alterszahnheilkundepraxis aufstellen oder zusätzliche Leistungen wie Behandlung in Vollnarkose oder unter Lachgas anbieten möchten. Auch der Schwerpunkt als patientenbezogene Service-Praxis oder als Praxis mit besonderem Fokus auf interdisziplinäres Arbeiten ist denkbar. Wichtig ist: Seien Sie realistisch! Gleichen Sie Ihre eigenen Vorstellungen mit den Stärken und Potenzialen der tatsächlichen Praxis-Situation ab.

Verstellen Sie sich nicht – Ihre Patientinnen und Patienten werden Ihre Authentizität zu schätzen wissen.

EASY STEPS mit m2 c DIE EIGENE STORY ZU FINDEN UND IN HANDLUNGEN ZU ÜBERSETZEN, IST EINE HERAUSFORDERUNG, BEI DER m2c SIE UNTERSTÜTZT Über Leitfragen nähern Sie sich dem Kern Ihrer Praxis-Philosophie und besprechen, welche Folgen eine bestimmte Weichenstellung für die weitere Ausgestaltung Ihrer Praxis haben würde. m2c bespricht mit Ihnen zum Beispiel, welches fachliche Können Sie auszeichnet, welche Stärken und Schwächen Ihr PraxisStandort bietet, wie das Einzugsgebiet aussieht und welche Patientengruppen Sie ansprechen können und wollen. Auch bei der Analyse der Marktsituation vor Ort unterstützt Sie das Unternehmen. In m2c haben Sie einen ehrlichen und kompetenten Gesprächspartner, der Ihnen beim Entwickeln Ihrer Praxis-Philosophie und -Strategie nicht nach dem Mund redet, sondern gemeinsam mit Ihnen die besten Optionen entwickelt.

Das ist der Vorteil unabhängiger Beratung.

STEP 3: GESCHICHTEN ERZÄHLEN MIT DER DEFINITION IHRER EIGENEN PHILOSOPHIE HABEN SIE SCHON EINEN ENTSCHEIDENDEN SCHRITT FÜR DIE ENTWICKLUNG UND POSITIONIERUNG IHRER PRAXIS GETAN Die Festlegung einer klaren Kommunikationsstrategie hilft dabei, Ihre Philosophie in der Region zu etablieren, Ihr Konzept an potenzielle Patientinnen und Patienten zu kommunizieren und sich von Kolleginnen und Kollegen abzusetzen. Legen Sie die Ziele fest, die Sie mit Ihrem Praxis-Marketing erreichen wollen, und entwickeln Sie einen individuellen Marketingplan. Das spart Ihnen später Geld, welches Sie sonst womöglich durch spontanen Aktionismus in wirkungslose, nicht aufeinander abgestimmte Werbemaßnahmen investieren würden. Anhand der definierten Zielsetzung legen Sie die zur Praxis passenden Marketinginstrumente sowie ein entsprechendes Budget fest. Sinnvoll ist, eine gewisse Summe für das Thema Praxis-Marketing direkt bei der Finanzierung mit einzukalkulieren. Zudem sollten Sie in Bezug auf Ihr Marketing nicht nur kurzfristig denken, sondern einen nachhaltigen Marketingplan entwerfen.

Natürlich ist gerade bei der Existenzgründung das Budget meist begrenzt. Umso wichtiger ist es, gut zu planen, zu dosieren und den Überblick zu behalten.

EASY STEPS mit m2c BEI ALL DEM HILFT IHNEN – NEBEN DEM HANDLUNGSPLAN BIS ZUR PRAXISERÖFFNUNG – EIN AKTIONSPLAN FÜR IHRE PRAXIS-POSITIONIERUNG Auch diesen entwickelt m2c gemeinsam mit Ihnen, um sowohl die einzusetzenden Werbemaßnahmen als auch das jeweilige Budget und die Umsetzungsdeadlines zu planen. m2c achtet darauf, dass die Maßnahmen zu Ihrem Umfeld passen, zum Beispiel dass sie für die Region und Ihre Patientenzielgruppe stimmig sind. Ausgangspunkt für den Aktionsplan ist ein vertrauensvolles Gespräch und die Definition Ihrer Ziele. m2c weiß, wie Sie diese am besten erreichen. Aufbauend auf Praxis-Story und -Philosophie erstellt m2c beispielsweise einen Marketingplan zur Neupatientengewinnung.

Und auch bei der Budgetplanung und -überwachung sind Sie nicht auf sich allein gestellt – damit Sie für Ihr Geld das Optimum bekommen.

STEP 4: MARKETINGMAßNAHMEN UMSETZEN GUT GEPLANT IST NOCH NICHT UMGESETZT. ENTSCHEIDEND IST, DASS SICH DAS ALS „PRAXIS-STORY“ ENTWICKELTE GRUNDKONZEPT FÜR DEN PATIENTEN ERSCHLIESST Das Konzept sollte sich also auch im Erscheinungsbild der Praxis widerspiegeln. Legen Sie zum Beispiel „eine“ Praxisfarbe fest, sollte diese sich sowohl in der Einrichtung als auch in der Kleidung Ihrer Mitarbeiter und selbstverständlich auch in Ihren Marketingmaßnahmen wieder finden. Marketing-Must-haves für Existenzgründer sind die Entwicklung einer CI (Corporate Identity), Geschäftsausstattung (Visitenkarte, Briefpapier, Terminzettel, etc.), PraxisWebsite, Flyer und Praxis-Schilder. Weitere Werbemöglichkeiten, um bei einer Praxisübernahme den bestehenden Patientenstamm für sich zu gewinnen oder bei einer Neugründung generell auf sich aufmerksam zu machen, müssen durchdacht und koordiniert werden. Denkbar sind Onlinewerbung, Veranstaltungen, Pressearbeit, Außenwerbung, Empfehlungsmarketing und vieles mehr. Nicht zuletzt sollten Sie den Erfolg und die Resonanz auf Ihre Marketingmaßnahmen messen. So können Sie das Budget langfristig für die Maßnahmen ausgeben, mit denen Sie Ihre definierten Ziele am besten erreichen.

EASY STEPS mit m2 c EXTERNE DIENSTLEISTER ZU FINDEN, ZU INSTRUIEREN UND ZU KOORDINIEREN IST MÜHSAM, DIE GEFAHR, ZU VIEL ZU BEZAHLEN UND LIEBLOSE LÖSUNGEN ZU ERHALTEN, IST GROSS Deshalb übernimmt m2c für Sie das Dienstleister-Sourcing und lästige Angebotsverhandlungen. Sie besprechen Ihre Wünsche, Vorstellungen und kreativen Ideen mit m2c und müssen sich erst wieder darum kümmern, wenn es um die Endabnahme geht. m2c sorgt für eine erfolgreiche Umsetzung und Koordination der beschlossenen Maßnahmen und organisiert zum Beispiel ein Praxis-Fotoshooting, Veranstaltungen und Online- sowie Offline-Maßnahmen. Auch über die Konzeption und Textausarbeitung für Anzeigenwerbung, Websites, Praxisdrucksachen etc. müssen Sie sich nicht den Kopf zerbrechen. Last but not least sorgt m2c für die Einhaltung vereinbarter Deadlines und des Budgets und organisiert die Wirkungsmessung sowie das Controlling aller Maßnahmen.

Praxis-Marketing - nichts leichter als das dank konstruktiver Unterstützung.

STEP 5: EIN TEAM MANAGEN DER ERSTE UND LETZTE EINDRUCK WERDEN DURCH IHR PERSONAL BESTIMMT. OB EIN PRAXISTEAM FUNKTIONIERT, BLEIBT NICHT VERBORGEN Für die Zahnärztin bzw. den Zahnarzt stellen sich als Chef/in neue Herausforderungen: Der Personalmarkt ist leergefegt. Kompetente und erfahrene Mitarbeiter zu finden, ist nicht leicht, aber auch nicht unmöglich. Das Team für die Praxis zu begeistern und täglich zu motivieren, bedarf dagegen schon mehr an Fingerspitzengefühl. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Mitarbeiterpositionen, die Sie für Ihre Praxis brauchen. Überlegen Sie, welche Anforderungen die jeweilige Stelle mit sich bringt bzw. wenn sie noch zu besetzen ist, welche Voraussetzungen ein/e Kandidat/in erfüllen muss. Kalkulieren Sie auch, wie hoch das Gehaltsbudget für die jeweilige Stelle ist. Halten Sie die Stellenbeschreibung schriftlich fest, das dient Ihnen gegebenenfalls zugleich als Vorlage für die Formulierung einer Stellenanzeige. Um gutes Personal anzusprechen, sollte sich Ihre Anzeige optisch abheben, mit einer aussagekräftigen Headline arbeiten und auf jeden Fall das Logo der Praxis abbilden. Der Text muss Aufschluss darüber geben, was genau Sie suchen und was Sie bzw. Ihre Praxis zu bieten haben. Vermeiden Sie Standardfloskeln und Worthülsen – seien Sie authentisch. So vermitteln Sie einen authentischen Eindruck.

Ganz wichtig: Achten Sie auf die korrekte und geschlechtsneutrale Formulierung und vermeiden Sie Passagen wie „zahnmedizinische Verwaltungsangestellte gesucht“ – das verstößt gegen das Allgemeine Gleichstellungsgesetz (AGG).

STEP 5: EIN TEAM MANAGEN RÄUMEN SIE IHREM BAUCHGEFÜHL FREIRAUM EIN. ES KOMMT NICHT AUSSCHLIESSLICH AUF ZEUGNISNOTEN UND GUT KLINGENDE ARBEITSBEURTEILUNGEN AN Zur leichteren und schnelleren Bearbeitung des Bewerbungseingangs empfiehlt es sich, die Bewerbungen per E-Mail anzufordern. Laden Sie vielversprechende Kandidaten und Kandidatinnen zum Vorstellungsgespräch ein und organisieren dieses professionell. Erfahrungsgemäß ist es sinnvoll, Vorstellungsgespräche immer unter sechs Augen zu führen. Außerdem ist es ratsam, besprochene Details und Informationen direkt zu notieren. Das hilft dabei, die Kandidatinnen und Kandidaten hinterher besser vergleichen zu können. Bewerbermangel hin oder her: Beim Vorstellungsgespräch geht es darum, dass sich die Bewerber/innen bei Ihnen vorstellen, nicht umgekehrt. Überlassen Sie daher ihnen den Hauptredeanteil. Planen Sie Zeit ein, um zum Beispiel Unklarheiten aus dem Lebenslauf abzufragen und zu beleuchten. In jedem Fall sollten Sie interessante Bewerber/innen zu einem Probearbeitstag einladen, um herauszufinden, ob der Kandidat bzw. die Kandidatin zum Team und der Praxis-Philosophie passt. Führen Sie immer ein Abschlussgespräch und klären Sie bereits die Einstellungskriterien wie Gehalt, Urlaubstage, Gratifikationen und Wochenarbeitsstunden. Bringen Sie unbedingt den Vertrag mit Ihrem Wunschkandidaten bzw. Ihrer Wunschkandidatin in trockene Tücher, bevor Sie den übrigen Bewerber/innen absagen. Damit sich die/der neue Stelleninhaber/in direkt zu Beginn gut aufgehoben fühlt, sollte am ersten Arbeitstag alles bereit liegen – von der Praxiskleidung über das Namensschild bis hin zu Schlüsseln und Einarbeitungsleitfaden. Gerade eine klare Linie ist für die dauerhafte Zufriedenheit der Mitarbeiter wichtig. Als Praxis-Tipp für ein positives Arbeitsklima und zufriedenes Personal sollte Kommunikation großgeschrieben werden. Führen Sie regelmäßige Team-Meetings und Personalgespräche durch, bieten Sie Ihren Mitarbeitern Fort- und Weiterbildungen an. Eine klare Linie ist für die dauerhafte Zufriedenheit der Mitarbeiter elementar. 29

EASY STEP S mit m2c VOM ERSTEN BEWERBERKONTAKT ÜBER DIE EINSTELLUNG, PERSONALFÜHRUNG BIS HIN ZUM AUSTRITT – m2c UNTERSTÜTZT SIE BEI ALLEN ASPEKTEN IHRES PERSONALMANAGEMENTS Unser Partner hilft bei der Erstellung von Stellenausschreibung, Zusammenarbeit mit Personalvermittlern, gezielter Personalsuche über die m2c-Netzwerke, der Sichtung von Bewerbungsunterlagen inklusive Vorselektion nach Ihren Wünschen und bei der Vorbereitung und, wenn gewünscht, auch Durchführung des Bewerbungsverfahrens inklusive Gehaltvershandlungen. Auch bei der Übernahme vorhandenen Personals sowie beim Management von Veränderungsprozessen bei einer Praxisübernahme profitieren Sie von den Tipps und der Unterstützung von m2c. In der neuen Rolle als Führungskraft finden Sie sich dank des praxisorientierten Coachings schneller ein: Personal führen, motivieren, entwickeln und so das Know-how in der eigenen Praxis halten. Sie lernen auch Techniken, die Ihnen Entlastung bringen – schließlich müssen Sie nicht alles selbst übernehmen. m2c unterstützt zudem beim Teambuilding, das Voraussetzung für eine wertschöpfende Zusammenarbeit ist. Und auch die interne Kommunikationsstruktur aufzubauen und zu nutzen, gehört zum Gesamtpaket. Zum Grundstein des Personalmanagements gehört auch, sinnvolle Strukturen zu schaffen und umzusetzen: Aufbau der Personalakten, Zeiterfassung, Mitarbeitereinsatz- und Urlaubsplanung, Definition von Funktions- und Arbeitsbereichen. Auch dabei unterstützt m2c.

Faire Strukturen im Personalwesen sorgen für mehr Transparenz und Zufriedenheit bei den Mitarbeitern.

STEP 6: DIE PRAXIS ORGANISIEREN DAS PRAXISTEAM STEHT UND IST GUT AUFGESTELLT – EINE ERSTE WICHTIGE BASIS. ABER: OHNE STRUKTUR UND ORGANISIERTE PROZESSE GEHT ES NICHT Unklare oder zu komplizierte Strukturen erhöhen den Aufwand und das Risiko von Frustration. Nutzen Sie die Möglichkeit, durch verbesserte Struktur und Organisation in Ihrer Praxis Kosten zu sparen, mehr Transparenz zu gewinnen und ein verbessertes Arbeitsklima zu erreichen. Praxisinterne Arbeitsabläufe und Organisationsstrukturen zu optimieren, bedeutet Effektivität sicherzustellen und mehr Effizienz zu erreichen. Ein wichtiger Aspekt: Neues, aber auch übernommenes Personal braucht feste Richtlinien für die Praxisabläufe. Hierzu erweisen sich vor allem die bereits genannten Einarbeitungsleitfäden, Stellenbeschreibungen aber auch Wochenaufgabenpläne als sehr nützlich. Auch wenn die Erstellung der Dokumentation anfänglich Zeit kostet, ist es eine gute Investition in klare Strukturen und ein erster Schritt zu Ihrem praxisinternen Qualitätsmanagementsystem (QMS). So sollten Sie auch darauf achten, dass sich mehr als nur ein/e Mitarbeiter/in mit den wichtigsten Aufgaben innerhalb der Praxis auskennt – denn nur so steht im Krankheitsfall nicht alles still. Dies gilt insbesondere für den Empfang, die Abrechnung und die Prophylaxe. Vor allem mit dem Empfang der Patientinnen und Patienten und gegebenenfalls auch mit dem Schreiben kleinerer Heil- und Kostenpläne sollten mehrere Mitarbeiter vertraut sein.

Allgemein gilt: Eine eindeutige Aufgabenbeschreibung ist bei den Positionen besonders wichtig, bei denen die Mitarbeiter unabhängig von Ihnen arbeiten. Sie sollen Ihre Praxis-Philosophie auch unabhängig von Ihnen vermitteln.

STEP 6: DIE PRAXIS ORGANISIEREN IST DER ERSTE EINDRUCK NICHT POSITIV, ÜBERLEGT SICH DER PATIENT, OB ER WIEDERKOMMT Dabei nimmt der Empfang eine wichtige Schlüsselposition ein: Er ist das Aushängeschild Ihrer Praxis. Hier finden der erste und der letzte Kontakt mit dem Patienten statt. Schulen Sie Ihre Empfangskräfte im Patientenumgang und setzen Sie klare ServiceStandards! Definieren Sie gemeinsam mit den Prophylaxe-Kräften, wie diese den Patienten aufklären, wie die Durchführung der Prophylaxe erfolgt und welche Hilfsmittel dem Patienten dabei vorgestellt werden. Checklisten und Leitfäden sind nicht nur für die Neuen im Team Gold wert. Weiß jeder, was er zu tun hat und was in seiner Verantwortung liegt, erhöht das die allgemeine Zufriedenheit, positive Stimmung im Team und Effizienz der Arbeit. Hilfreich sind zum Beispiel Checklisten für die Praxis-Routine: das Auffüllen des Behandlungszimmers, die abendliche Endreinigung des Aufbereitungsraums und dergleichen mehr. Oder auch generelle Arbeits- und Verfahrensanweisungen, z.B. für die Aufbereitung der Medizinprodukte und die Vor- und Nachbereitung einzelner Behandlungen. Mit einem solch klaren System im Personalwesen und in der Praxisorganisation werden Sie zu jedem Zeitpunkt einen guten Überblick behalten. Auch Neuerungen werden Ihrem Team leichter fallen, wenn Klarheit herrscht. Bei Veränderungen in der Praxisstruktur ist es besonders wichtig, regelmäßige Team-Meetings durchzuführen – in der Anfangszeit häufiger als sonst. So hat das Praxis-Team die Möglichkeit, sich regelmäßig auszutauschen und organisatorische Dinge zu besprechen.

Nehmen Sie sich zudem auch außerhalb der Team-Meetings Zeit für Ihre Mitarbeiter. Was läuft schon gut? Was könnte noch besser werden? Das macht Ihr Team zufriedener und verschafft Ihnen stets Überblick darüber, wo es eventuell Handlungsbedarf gibt.

EASY STEPS mi t m2c BEVOR MAN MUNTER DRAUFLOS VERÄNDERT, SOLLTE MAN SICH EINEN ÜBERBLICK ÜBER DEN IST-ZUSTAND VERSCHAFFEN m2c kennt Methoden und Tools zur Analyse bestehender Praxisorganisation sowie Arbeitsplatzstrukturen und erstellt auf der Basis der Ergebnisse einen Plan zur Einführung eines professionellen Qualitätsmanagementsystems. Unser Partner wird den Plan in enger Zusammenarbeit mit Ihnen und Ihrem Praxisteam aufsetzen und so die Weichen für eine auf lange Zeit optimal organisierte Praxis stellen. Zunächst werden Ihre aktuellen Arbeitsabläufe – falls notwendig – strukturiert und mit qualitätssichernden Maßnahmen verknüpft. Bei einer Neugründung unterstützt m2c beim Aufbau der kompletten Praxisstruktur. Der Aufbau effizienter Prozesse lässt Sie Zeit, Geld und Nerven sparen. Die Einführung von Standards sorgt für noch mehr Qualität und für deren Messbarkeit. Unser Partner m2c unterstützt bei der Einführung bzw. Verbesserung Ihrer Verwaltungsabläufe, der internen Kommunikation, beim verbesserten Zeitmanagement sowie der Aufgaben-Priorisierung und führt ein Ablage- und Ordnungssystem ein.

Eine Spezialität von m2c ist die Schlüsselposition Empfang: Denn m2c macht Ihren Praxis-Empfang zur Visitenkarte Ihrer Praxis. Dazu gehört zum Beispiel die Schulung Ihres Personals im Patienten-Umgang sowie die Verankerung und Verbesserung serviceorientierten Denkens und Handelns in Ihrem Team.

DON´TS U ND DO’S F ÜR IHR E PR AX IS WAS SIE BESSER LASSEN SOLLTEN – UND WAS BESSER NICHT

Ein bisschen von allem sein – Definieren Sie das Alleinstellungsmerkmal Ihrer Praxis und die Patienten, die Sie damit erreichen wollen.

Praxis-Hygiene hinten anstellen – Hygiene ist das Minimum, das Ihre Patienten erwarten, organisieren Sie Ihre Praxis entsprechend.

Werbung der Werbung wegen kaufen – Wählen Sie lieber mit Konzept und in Hinblick auf die Wirkung aus. Nicht eine große teure Anzeige im Telefonbuch schalten, nur weil es alle Kollegen machen.

Auf staatliche Förderung verzichten – Warum sollten Sie? Damit geht keine weitere Verpflichtung einher und zusätzliche Unterstützung von außen können Sie gerade zu Beginn gut brauchen.

Selbst ist der Chef – Delegieren Sie Aufgaben, seien Sie dabei aber ganz stringent und halten nach, was daraus geworden ist.

Darauf warten, „rein zu wachsen“ – Führungskraft sein kann man lernen, investieren Sie in die eigene Ausbildung in diesem Bereich.

Darauf vertrauen, dass jeder schon weiß, wie man‘s macht und was Sie erwarten – Nutzen Sie Werkzeuge des Qualitätsmanagements, zum Beispiel Arbeits- bzw. Verfahrensanweisungen oder Checklisten. Dann gibt’s auch keine Ausreden.

Abwarten und Tee trinken – Ihre Praxisabläufe regeln sich nicht von alleine, jedenfalls nicht, wenn sie effizient und effektiv sein sollen. Setzen Sie sie zu Beginn gut auf, dann haben Sie lange Freude daran.

Das Team sich selbst überlassen – Sie sind der/die Chef/in, also führen Sie Ihre Mitarbeiter auch. Und: Sparen Sie nicht mit Anerkennung und Lob. 40

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