Subvencions per a la realització d’activitats i serveis de districte i de ciutat 2011
Justificacions Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Índex
- Documentació que cal presentar per a la justificació de les subvencions - Arxiu informàtic: instància i annexos compte justificatiu.xlsm (10 diapositives) - Arxiu informàtic: Memòria justificativa del projecte.doc (2 diapositives) - Resum de la documentació que cal presentar - Despeses subvencionables - Justificants de despeses (3 diapositives)
Juliol de 2011
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Documentació que cal presentar per a la justificació de les subvencions D’acord amb la base 14 de les bases per a sol·licitar i atorgar subvencions a l’Ajuntament de Barcelona per a la realització d’activitats i serveis de districte i de ciutat corresponents a l’any 2011, l’entitat o persona beneficiària de la subvenció haurà d’aportar la justificació de l’activitat subvencionada mitjançant un compte justificatiu signat per la persona representant legal de l’entitat o la persona física signant de la sol·licitud de subvenció.
Aquest compte justificatiu, que consta de memòria d’actuació i memòria econòmica simplificada d’acord amb el detall que figura a la mateixa base, s’han de realitzar segons models detallats a la convocatòria. Els models de justificació publicats a l’anunci de convocatòria (Butlletí Oficial de la Província de Barcelona de data 28/01/2011), són els següents: Instància de presentació de la justificació Memòria d’actuació Annexos 1A , 1B, 2A, 2B, 3 i 4 de la memòria econòmica simplificada
Per tal de facilitar la correcta presentació de la justificació, junt amb aquesta guia, es facilita a les entitats/persones beneficiàries tres arxius informàtics que contenen tots els models de justificació necessaris, que caldrà emplenar segons les indicacions contingudes en aquesta guia. Els esmenats arxius són: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm, que conté la instància de presentació de la justificació i els annexos
1A , 1B, 2A, 2B, 3 i 4 de la memòria econòmica simplificada Memòria justificativa del projecte.doc, que conté la memòria d’actuació on s’ha d’indicar les activitats realitzades
i resultats obtinguts. Model de locomoció i dietes.doc, que conté el model que s ha de fer servir en cas de justificar despeses de
locomoció i/o dietes .
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (1)
L’arxiu d’excel “Instància i annexos compte justificatiu.xlsm” és un arxiu on, en diferents fulls vinculats, trobem la instància de presentació de justificació i els diferents annexos de la memòria econòmica simplificada. El fet que els fulls estiguin vinculats vol dir que hi ha determinades dades que, en introduir-les en un dels fulls, automàticament s’emplenen en d’altres. Per això, hi ha cel·les bloquejades que no s’han d’emplenar, ja que les dades automàticament s’emplenaran un cop introduïdes en les cel·les habilitades a tal efecte. Altres cel·les bloquejades que tampoc no cal emplenar són aquelles que contenen algun càlcul amb dades numèriques. Per moure’s entre les cel·les que sí s’han d’emplenar es pot utilitzar la tecla de tabuladors o seleccionar-les directament amb el ratolí. Tot seguit, s’explica com emplenar cada un dels annexos continguts en aquest arxiu.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (2) Quan descarregueu els models de justificació o els rebeu per correu electrònic, abans de començar-hi a treballar, haureu de guardar l’arxiu al vostre ordinador.
Un cop desat, en obrir l’arxiu pot aparèixer el següent missatge:
Per al correcte emplenament de les dades, caldrà habilitar les macros de l’excel, per tant, s’haurà de prémer el botó “Habilitar macros”
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (3) Per moure’s entre els diferents documents s’haurà de seleccionar la pestanya corresponent que apareix en a la part inferior del document.
Segons la mida de la pantalla, no es veuran totes les pestanyes. Per poder veure-les totes, es poden utilitzar les fletxes que apareixen a l’esquerra de la barra de pestanyes.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (4): Instància A la primera pestanya de l’arxiu trobem la Instància de presentació de la justificació on, junt amb les dades de la persona representant, de l’entitat i del projecte subvencionat, s’inclou una declaració respecte als documents que s’aporten, del règim d’iva, del compromís de custòdia de documentació i si s’escau, que la justificació està totalment justificada (al final d’aquesta guia, en un resum de la documentació a presentar, s’indicarà quins dels documents continguts a la instància són obligatoris).
Bloc de dades identificatives
S’hauran d’emplenar les cel·les ombrejades amb color gris. La cel·la groga, corresponent a la despesa total del projecte, inicialment prevista a la sol·licitud de subvenció, no s’ha d’emplenar, ja que és una dada que s’agafa de la cel·la de despesa total prevista inicialment continguda a l’annex 1A .
Bloc de declaracions: Documents que s’aporten Règim d’iva Compromís de custòdia de documentació Si s’escau, que la justificació està totalment justificada
Per senyalar amb una X on correspongui, caldrà seleccionar el requadre corresponent i escriure la X.
Bloc de signatura: Només cal introduir la localitat. Un cop impresa la instància s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (5): Annex 1A – Estat representatiu de les despeses realitzades i dels ingressos obtinguts per a la realització de les activitats subvencionades A la segona pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 1A - Estat representatiu de les despeses realitzades i dels ingressos obtinguts per a la realització de les activitats subvencionades, on només s’han d’introduir dades a les cel·les ombrejades amb color gris, i la localitat i data. Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya). Bloc de despeses de l’activitat subvencionada: Consta de tres columnes: Previsió inicial: s’han d’omplir les cel·les grises segons l’indicat a la sol·licitud. Despeses reals: no s’han d’introduir dades en aquesta columna, ja que les calcularà a partir de les quantitats introduïdes als annexo 2A i 2B. Desviació: calcula automàticament la desviació entre les despeses previstes i les despeses reals. La fila de totals es calcula automàticament.
Bloc d’ingressos de l’activitat subvencionada: Consta de tres columnes: Previsió inicial: s’han d’omplir les cel·les grises segons l’indicat a la sol·licitud. Ingressos reals: no s’han d’introduir dades en aquesta columna, ja que les calcularà a partir de les quantitats introduïdes a l’annex 3. Desviació: calcula automàticament la desviació entre els ingressos inicialment previstos i els ingressos reals. La fila de totals es calcula automàticament. Bloc de declaració: Agafa les dades automàticament de les ja introduïdes a la instància.
Bloc de signatura i notes: S’haurà d’introduir la localitat i data per sobre de la línia. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (6): Annex 1B – Motivació de la desviació respecte al pressupost inicial A la tercera pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 1B - Motivació de la desviació respecte al pressupost inicial. Aquest document només cal emplenar-lo en el cas que el percentatge de despeses sigui superior al 15% o el d’ingressos sigui inferior al 15%, segons el que consta a l’Annex 1A. Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya).
Bloc de desviació en les despeses: Només caldrà emplenar, si escau, el quadre de motivació de la desviació.
Bloc de desviació en els ingressos: Només caldrà emplenar, si escau, el quadre de motivació de la desviació.
Bloc de declaració: Agafa les dades automàticament de les ja introduïdes a la instància.
Bloc de signatura i notes: S’haurà d’introduir la localitat i data per sobre de la línia. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (7): Annex 2A – Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – Recursos Humans A la quarta pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 2A - Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – Recursos Humans. En aquest document s’han de detallar les despeses en retribucions al personal contractat que ha participat en l’execució de l’activitat subvencionada. Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya). Taula on s’han d’indicar les següents dades relatives a les retribucions (corresponent a les cel·les blanques): Dades del/de la treballador/a Tasca realitzada Número d’hores totals treballades Període (mes) Retribució bruta Quotes de la Seguretat Social corresponents a l’entitat Percentatge de dedicació al projecte Import corresponent a la justificació de la subvenció municipal.
En el cas de necessitar afegir-hi més línies, s’haurà de seleccionar la cel·la verda i prémer el botó superior “Inserir línia”.
Les cel·les grogues es calculen automàticament.
Bloc de certificat. Agafa les dades automàticament introduïdes a la instància.
de
les
ja
Bloc de signatura: S’haurà d’introduir la localitat i data per sobre de la línia. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (8): Annex 2B – Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – resta de despeses A la cinquena pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 2B - Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – resta de despeses. En aquest document s’han de detallar les despeses generades directament per la realització del programa subvencionat (excepte les de personal, que ja es van especificar a l’annex anterior). Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya). Taula on s’han d’indicar les següents dades relatives a les despeses dels següents conceptes: Lloguers Subministraments Comunicacions Manteniment d’edificis i/o instal·lacions Adquisició de material fungible Transport – Missatgeria Publicitat i propaganda Assegurances Allotjament i dietes Viatges i desplaçaments Treballs realitzats per altres empreses Altres despeses
...
En el cas de necessitar afegir-hi més línies, s’haurà de seleccionar una de les cel·les verdes i prémer el botó superior “Inserir línia”.
Només s’han d’emplenar les cel·les blanques, ja que les cel·les grogues es calculen automàticament. Bloc de certificat En aquest full no s’hauran d’introduir les dades de representant i entitat, ja que les agafarà automàticament de les introduïdes a la instància, però si caldrà emplenar el període de l’activitat, sobre la línia blava, fent doble clic sobre aquesta cel·la. Bloc de signatura: S’haurà d’introduir la localitat i data per sobre de la línia. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (9): Annex 3 – Estat representatiu dels ingressos obtinguts per a la realització de l’activitat subvencionada A la sisena pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 3 - Estat representatiu dels ingressos obtinguts per a la realització de l’activitat subvencionada. En aquest document s’han de detallar els ingressos obtinguts realment per a la realització de l’activitat Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya). Taula on s’han d’indicar les següents dades relatives als ingressos reals, segons els conceptes següents: Subvencions de l’Ajuntament de Barcelona Subvencions d’altres administracions Aportacions d’ens privats Recursos propis de l’entitat Taquillatge Venda de productes Quotes d’inscripció Publicitat i/o esponsorització Altres ingressos
...
En el cas de necessitar afegir-hi més línies, s’haurà de seleccionar una de les cel·les verdes i prémer el botó superior “Inserir línia”.
Només s’han d’emplenar les cel·les blanques, ja que les cel·les grogues es calculen automàticament. En el concepte de les subvencions municipals s’ha d’indicar l’àrea, districte i/o organisme autònom que va atorgar la subvenció. Bloc de certificat En aquest full no s’hauran d’introduir les dades indicades entre parèntesi, ja que les agafarà automàticament de les introduïdes a l’Annex 1A. Bloc de signatura: S’haurà d’introduir la localitat i data per sobre de la línia. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (10): Annex 4 – Carta de reintegrament, en el supòsit de romanents no aplicats A la setena pestanya de l’arxiu trobem l’Annex 4 - Carta de reintegrament, en el supòsit de romanents no aplicats. Aquest document s’ha de presentar únicament en un dels següents casos: Quan no es presenti la justificació completa i s’hagi de fer un reintegrament parcial de la subvenció rebuda (cal marcar el primer supòsit). Quan s’hagi de reintegrar la totalitat de la subvenció rebuda per no haver realitzat l’activitat subvencionada (cal marcar el segon supòsit). En aquest supòsit no s’han d’omplir els annexos 1a, 1b, 2a, 2b i 3. Bloc de dades identificatives No s’han d’introduir dades, ja que aquestes s’agafaran de les indicades a la instància (primera pestanya).
Bloc de declaració: Per marcar el supòsit que correspongui, s’ha de seleccionar el requadre i escriure X. En el cas de seleccionar el primer supòsit, s’haurà d’emplenar l’import total justificat i l’import no justificat, fent doble clic sobre el text i indicantlos a les línies.
Bloc de signatura: S’haurà d’introduir la localitat i data. Un cop imprès, s’haurà de signar i segellar.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Instància i annexos compte justificatiu.xlsm (11) Resum de la vinculació de dades Dades identificatives
S’ha d’introduir manualment només a
Previsió inicial d’ingressos i despeses (segons pla de viabilitat presentat junt amb la sol·licitud de subvenció)
Relació classificada de despeses
Relació classificada d’ingressos
S’ha d’introduir manualment a la columna de cel·les grises de
Instància de presentació de la justificació
Annex 1A - Estat representatiu de les despeses realitzades i dels ingressos obtinguts
La relació de despeses de personal s’han d’introduir manualment a
Annex 2A - Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – Recursos Humans.
La relació de la resta de despeses s’han d’introduir manualment a
Annex 2B – Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – resta de despeses
La relació dels ingressos obtinguts s’han d’introduir manualment a
Annex 3 – Estat representatiu dels ingressos obtinguts per a la realització de l’activitat subvencionada
Annex 1B - Motivació de la desviació respecte al pressupost inicial
Annex 4 – Carta de reintegrament, en el supòsit de romanents no aplicats
Els totals de cada concepte s’insereixen automàticament a la columna de despeses reals de
Els totals de cada concepte s’insereixen automàticament a la columna d’ingressos reals de
Només cal emplenar-lo en el cas que el % de desviació de despeses reals sigui superior al 15% o el % de desviació dels ingressos reals sigui inferior al 15%, respecte de la previsió inicial. Aquests percentatges es calcularan automàticament a l’annex 1A, un cop estiguin introduïdes la relació de despeses als annexos 2A i 2B i la relació d’ingressos a l’annex 3. Aquest document s’ha de presentar únicament en un dels següents casos: Quan no es presenti la justificació completa i s’hagi de fer un reintegrament parcial de la subvenció rebuda (cal marcar el primer supòsit). Quan s’hagi de reintegrar la totalitat de la subvenció rebuda per no haver realitzat l’activitat subvencionada (cal marcar el segon supòsit). En aquest supòsit no s’han d’omplir els annexos 1a, 1b, 2a, 2b i 3.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Arxiu informàtic: Memòria justificativa del projecte.doc (1) Esquema bàsic: A. Sobre l’entitat 1. Dades bàsiques 2. Nom i resum del projecte subvencionat B. Sobre el projecte a justificar: 1. Identificació 2. Breu descripció del projecte executat 3. Destinataris del projecte 4. Assoliment d’objectius i resultats 5. Fases del projecte ( execució, avaluació i seguiment) 6. Pla de comunicació i difusió Solidesa i finançament 7. Recursos utilitzats per desenvolupar el projecte 8. Valoració qualitativa i conclusions del projecte executat 9. Annexes
Com emplenar la memòria d’actuació segons model proposat: El document “Memòria justificativa del projecte.doc” és un document de MS Word, per introduir les dades requerides en els camps habilitats a tal efecte (ombrejats). Hi ha camps on l’extensió de text és il·limitada (dins de requadres), mentre que d’altres estan limitats a un nombre determinat de caràcters (línies). El nombre de pàgines variarà segons l’extensió del text introduït.
Per moure’s entre els camps que es poden emplenar, es pot utilitzar la tecla de tabuladors o bé seleccionar el camp directament amb el ratolí. La darrera pàgina de la memòria ha de presentar-se signada i segellada.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Arxiu informàtic: Memòria justificativa del projecte.doc (2)
Camps amb el text limitat
Camps amb text il·limitat
Juliol de 2011
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Arxiu informàtic: Memòria justificativa del projecte.doc (3)
Juliol de 2011
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Resum de la documentació que cal presentar Obligatoris: Instància de presentació de la justificació Memòria d’actuació Annex1A – Estat representatiu de les despeses realitzades i dels ingressos obtinguts per a la realització de les
activitats subvencionades. Annex2A – Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – Recursos Humans, si n’hi ha. Annex2B – Relació classificada de despeses de l’activitat subvencionada – resta de despeses, si n’hi ha. Annex 3 – Estat representatiu dels ingressos obtinguts per a la realització de l’activitat subvencionada Documentació acreditativa de la difusió de la subvenció En el cas que la subvenció atorgada sigui d’import igual o superior a 60.000€: Els anteriors i l’informe dels estats comptables emès per un auditor de comptes En el cas de desviació de despeses superior al 15% o d’ingressos inferior al 15%, respecte a la previsió inicial: Els anteriors i l’Annex 1B - Motivació de la desviació respecte al pressupost inicial
En el cas de justificació parcial: Els anteriors i Annex 4 – Carta de reintegrament, en el supòsit de romanents no aplicats
En el cas de no haver realitzat l’activitat subvencionada: Instància de presentació de la justificació Annex 4 – Carta de reintegrament, en el supòsit de romanents no aplicats
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Despeses subvencionables 1. COSTOS DIRECTES CORRENTS. Es consideren costos directes els següents: a) Personal b) Lloguers c) Subministraments d) Comunicacions e) Manteniment d’edificis i/o instal·lacions f) Material fungible g) Transport i missatgeria h) Publicitat i propaganda i) Assegurances j) Allotjament i dietes (s’ha d’omplir el model de justificant preparat a l’efecte que trobareu en el bcn.cat junt amb aquesta
guia: Model de locomoció i dietes.doc ) k) Viatges (s’ha d’omplir el model de justificant preparat a l’efecte que trobareu en el bcn.cat junt amb aquesta guia:
Model de locomoció i dietes.doc ) l) Treballs realitzats per empreses externes m) Altres despeses: • Les amortitzacions dels béns adquirits i/o de les obres d’inversió en els immobles durant l’execució del projecte. • les despeses financeres, • despeses d’assessoria jurídica o financera, • despeses notarials i registrals indispensables per a l’execució del projecte subvencionat, • les despeses bancàries produïdes pel compte del projecte, • les taxes i tributs que siguin abonats directament pel beneficiari de la subvenció • i d’altres no previstes als apartats anteriors. 2. COSTOS INDIRECTES CORRENTS: aquells que en són propis del funcionament regular de l’entitat i s’hauran d’imputar
durant el període d’execució. No obstant, la imputació dels costos indirectes no podrà excedir el 8% del total de la subvenció atorgada per l’Ajuntament.
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Justificants de les despeses (1) De conformitat amb la base 14 de les Bases reguladores de la convocatòria general de subvencions. l’Ajuntament de Barcelona comprovarà per tècniques de mostreig un percentatge dels justificants de les despeses. Aquest percentatge es van indicar a l’anunci de convocatòria publicat al BOPB de data 28/01/2011. El Cap de Recursos Interns o Cap del Departament d’Administració proposarà al seu respectiu gerent de districte o d’àrea la relació dels justificants (factures o documents probatoris equivalents justificatius de les despeses relacionades per l’entitat o persona beneficiària als annexos 2.A i 2.B del Compte Justificatiu) de cada subvenció d’import inferior als 60.000 euros que seran objecte de comprovació. Els justificants de les despeses podran ser: a.
Factures
b.
Tiquets
c.
Justificants de despeses de locomoció i dietes (en cas de tenir aquest tipus de despesa, s’ha d’omplir el model de justificant preparat a l’efecte que trobareu en el bcn.cat junt amb aquesta guia: Model de locomoció i dietes.doc )
d.
Nòmines
Les factures o documents justificatius equivalents que serveixin per justificar la subvenció municipal (aquelles que estaran assenyalades en el camp d’observacions de l’annex 2A i/o annex 2B), hauran de ser documents originals i l’entitat haurà fet constar a cadascuna d’elles (amb un segell o manuscrita) una de les següents llegendes: • “Aquest document ha servit per justificar una subvenció atorgada per l’Ajuntament de Barcelona” • “Aquest document ha servit per justificar una subvenció atorgada per l’Ajuntament de Barcelona per import de
...................... euros (iva inclòs).”
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Juliol de 2011
Justificants de les despeses (2) Nº de factura, data, i lloc d’emissió
a. Requisits formals de les factures
Dades identificatives de l’emissor de la factura: nom i cognoms o raó social NIF adreça Dades identificatives del destinatari de la factura (l’entitat subvencionada): nom i cognoms o raó social NIF adreça
Descripció detallada de la despesa (amb preu unitari, número d’unitats i import total), i ha de respondre a la naturalesa de l’activitat subvencionada. Signatura, segell i rebut de l’emissor
IVA (tipus i import)
b. Requisits formals dels tiquets: les de la factura, a excepció de la indicació de les dades del destinatari. No es consideraran com a despesa subvencionable aquells tiquets que superin el 10% de la subvenció atorgada per l’Ajuntament de Barcelona
Justificacions de subvencions atorgades – Guia per a les entitats
Justificants de les despeses (3) c. Model de justificant de despeses de locomoció i dietes (aquest document el trobareu en el bcn.cat junt amb aquesta guia: Model de locomoció i dietes.doc )
d. Justificants de despeses de personal Nòmina del treballador El model IRPF 110/111 del període corresponent
Els TC1 i TC2 de la Seguretat Social del període corresponent
Juliol de 2011