GUIA PER A OMPLIR LA SOL·LICITUD DE SUBVENCIÓ PER A PROJECTES D’ACTIVITATS
Índex de continguts 1. ACCÉS A LA CARPETA ELECTRÒNICA .................................................................................................. 3 2. PÀGINA D’INICI.............................................................................................................................................. 4 3. ESBORRANY DE LA SOL·LICITUD ............................................................................................................ 5 3.1. DADES PRÈVIES ............................................................................................................................................. 5 3.2. DADES DE L’ENTITAT SOL·LICITANT.............................................................................................................. 5 3.3. DADES BANCÀRIES ........................................................................................................................................ 6 3.4. DESCRIPCIÓ DE L’ENTITAT ............................................................................................................................ 7 3.5. TIPUS D’ENTITATS ......................................................................................................................................... 8 3.5.1. Associació juvenil, consell local de joventut i secció juvenil d’una entitat .......................................... 8 3.5.2. Entitat de serveis a la joventut.............................................................................................................. 8 3.6. PRESENTACIÓ DE PROJECTES ......................................................................................................................... 9 3.7. COM ANNEXAR DOCUMENTS A LA SOL·LICITUD .......................................................................................... 11 3.8. DADES DE LA PERSONA QUE FA LA SOL·LICITUD.......................................................................................... 11 4. FITXA INDIVIDUAL PER A PROJECTES D’ACTIVITATS .................................................................. 13 4.1. OBJECTIUS .................................................................................................................................................. 14 4.2. DESTINATARIS ............................................................................................................................................ 14 4.3. ACTIVITATS ................................................................................................................................................ 14 4.4. PRESSUPOST ................................................................................................................................................ 15 4.5. ALTRES DADES ............................................................................................................................................ 16 5. REGISTRE DE LA SOL·LICITUD .............................................................................................................. 17 6. SEGUIMENT DELS EXPEDIENTS............................................................................................................. 19 7. PROBLEMES PER A ACCEDIR A LA CARPETA ELECTRÒNICA..................................................... 20
2
1. Accés a la carpeta electrònica La carpeta electrònica de subvencions de la Direcció General de Joventut es l’aplicació informàtica que permet a les entitats presentar les sol·licituds de subvenció i seguir-ne la tramitació de forma telemàtica.
És molt important que la informació dels camps CIF de l’entitat, NIF del responsable i Número de cens coincideixi amb la que consta al Cens d’entitats juvenils de la Direcció General de Joventut. Això us permetrà accedir a la carpeta electrònica de subvencions i conèixer en tot moment l’estat administratiu en que es troben els vostres expedients. Així doncs, és imprescindible que mantingueu actualitzada la informació sobre la vostra entitat al Cens. D’altra banda, tingueu en compte que, si la vostra entitat pertany a una federació, moviment o coordinadora d’entitats en conveni amb la Direcció General de Joventut, heu de demanar la subvenció a través d’aquesta federació (en cap cas ho podeu fer directament).
3
2. Pàgina d’inici Quan accediu a la carpeta electrònica apareix la pantalla prèvia a la sol·licitud, on podeu clicar al botó Activitats.
Aquesta opció us porta a l’esborrany de sol·licitud, que és el primer pas per sol·licitar la subvenció (vegeu l’apartat 3. Esborrany de la sol·licitud). Un cop l’hagueu omplert i desat, el programa permet realitzar les accions següents: Modificar l’esborrany afegint o suprimint dades. Suprimir l’esborrany, si considereu que no és correcte. Veure l’esborrany sense introduir-hi modificacions. Un cop s’ha omplert l’esborrany i s’han superat tots els controls informàtics es pot confirmar la sol·licitud. Aquesta opció envia l’usuari a la pàgina de registre de la sol·licitud.
4
3. Esborrany de la sol·licitud 3.1. Dades prèvies
Les dades prèvies es refereixen al tipus d’entitat i al tipus de subvenció que es vol demanar. a) Tipus d’entitat: normal / federació o moviment en conveni amb la Direcció General de Joventut. La informació es carrega automàticament a partir de les dades del Cens. b) Tipus de sol·licitud: les sol·licituds per a activitats s’omplen automàticament a partir de l’opció que heu triat en generar l’esborrany. 3.2. Dades de l’entitat sol·licitant S’entén sempre com a entitat sol·licitant la que és titular del CIF. Aquesta pantalla s’omple automàticament amb les dades que consten al Cens general de la Direcció General de Joventut. Només hi podeu modificar els camps que contenen la informació relativa al número de telèfon, el fax, la pàgina web i el correu electrònic. Si voleu modificar qualsevol altre camp, heu de fer una petició de modificació de les dades de l’entitat al Cens. En el subapartat Entitat beneficiària heu d’indicar si l’entitat beneficiària és la mateixa que fa la sol·licitud, o bé si és una secció juvenil vinculada. En aquest cas hi heu de posar el nom de la secció juvenil. Així mateix, en els camps per a la informació de contacte com ara el telèfon o la pàgina web podeu posar les dades corresponents a aquesta secció o grup de joves.
5
3.3. Dades bancàries
Si la vostra entitat ja ha rebut alguna subvenció de la Direcció General de Joventut, el formulari mostra per defecte l’últim número de compte corrent on se us va fer l’ingrés. Si marqueu aquesta opció, us estalviareu de lliurar documentació extra a l’hora de tramitar el pagament. Si la vostra entitat no ha rebut mai cap subvenció de la Direcció General de Joventut, o el número de compte corrent és un altre, hi heu d’annexar l’imprès de sol·licitud de transferència bancària per a pagaments de la Generalitat. Aquest imprès ha d’anar segellat i signat per l’entitat bancària i pel responsable de la vostra entitat. És possible que també hagueu de donar de baixa algun dels comptes bancaris que teniu d’alta a la Generalitat.
6
El titular del compte bancari ha de ser sempre l’entitat sol·licitant, és a dir, l’entitat titular del NIF. En cap cas no s’admeten comptes bancaris dels membres de l’entitat. 3.4. Descripció de l’entitat En aquest apartat és on l’entitat que demana la subvenció ha de posar les seves dades. Tingueu en compte que, si l’entitat és una secció juvenil o un grup de joves amb personalitat jurídica delegada, cal posar-hi les dades de la secció (no les de l’entitat de la qual depèn).
a) Nombre de persones sòcies: especifiqueu quants membres actius té realment l’entitat. b) Interval d’edat de la majoria de les persones sòcies: indiqueu entre quines edats es troben els membres de l’entitat (p. ex. de 18 a 25 anys). c) Nombre i tipus de les persones usuàries NO sòcies (si n’hi ha): si l’entitat s’adreça també a altres persones, digueu quantes són i quins trets principals les defineixen: edat, nivell sociocultural, interès per un tema, afició, etc. d) Nombre de persones contractades professionalment per l’entitat: si el nombre de persones contractades és igual o major que 25, s’activa automàticament la casella corresponent a l’apartat de declaracions. e) Local: marqueu la casella corresponent al tipus de local on feu les activitats. 7
f) Ritme de funcionament: marqueu la casella corresponent a la freqüència amb què feu les activitats. 3.5. Tipus d’entitats A continuació s’indiquen els tipus d’entitats: 3.5.1. Associació juvenil, consell local de joventut i secció juvenil d’una entitat Si la vostra associació està classificada al Cens de la Direcció General de Joventut com a associació juvenil, consell local de joventut o secció juvenil, podeu demanar subvenció per dos tipus de projectes: -
un o dos projectes concrets i especialment significatius. el vostre programa anual i ordinari d’activitats. Si teniu un projecte especialment significatiu , també podeu demanar-ne subvenció (en aquest cas, el Projecte 1 serà el programa anual i el Projecte 2 serà el projecte concret i especialment significatiu).
Tingueu en compte que el fet de demanar una subvenció per a dos projectes no implica més possibilitats de rebre-la. Les subvencions no es destinen necessàriament a tots els projectes que una entitat presenta, sinó que es tenen en compte altres criteris. Les associacions que pertanyin a una federació o moviment que rebi subvencions mitjançant conveni amb la Direcció General de Joventut hauran de presentar la seva sol·licitud de manera conjunta a través de la seva federació o moviment. Quan aquestes associacions accedeixen a la carpeta electrònica, apareix el missatge d’advertiment següent:
3.5.2. Entitat de serveis a la joventut
Si la vostra entitat està classificada al cens de la Direcció General de Joventut com a Entitat de serveis a la joventut, només podeu sol·licitar subvenció per a un únic projecte d’activitats adreçat a joves.
8
3.6. Presentació de projectes
Per a annexar un projecte a la sol·licitud, heu de fer clic al botó Nou projecte.
Aleshores s’obre una nova finestra amb la fitxa individual del projecte, on s’ha d’introduir la informació sobre el projecte presentat: − − − − − −
Dades del projecte Objectius Destinataris Activitats que inclou el projecte Pressupost Altres dades
En l’exemple següent, es mostra una fitxa de projecte d’activitats per una entitat general.
En aquest altre exemple, es mostra una fitxa de projecte d’activitats per a entitats federades:
9
Per guardar la fitxa de projecte a la sol·licitud, heu de clicar al botó Desar i tornar a esborrany. En cas contrari, cliqueu al botó Cancel·lar i tornar.
Un cop desat, el projecte passa a la Relació de projectes presentats. El programa permet realitzar les accions següents:
Modificar dades del projecte. 10
Suprimir el projecte. 3.7. Com annexar documents a la sol·licitud Si voleu annexar un document a la sol·licitud, cliqueu al botó Navega per a buscar-lo a la carpeta d’arxius on el tingueu guardat i al botó Afegeix arxiu per a annexar-lo.
És important que els documents que annexeu estiguin escanejats en format d’arxiu pdf i en blanc i negre. 3.8. Dades de la persona que fa la sol·licitud Aquest apartat s’omple automàticament amb el nom i els cognoms, i el DNI de la persona responsable de l’entitat, d’acord amb les dades del Cens d’entitats juvenils de la Direcció General de Joventut.
Així mateix, a l’apartat Declaro hi ha una sèrie de caselles marcades automàticament, excepte la de declaració que l’entitat està al corrent de les obligacions tributàries.
11
Si desmarqueu aquesta casella, haureu d’aportar les certificacions acreditatives corresponents.
Després hi ha una casella on s’ha d’indicar si l’entitat és consumidora final d’IVA.
Seguidament apareixen unes declaracions que no es poden desmarcar.
La casella corresponent a la declaració que l’entitat compleix la normativa d’integració social de persones discapacitades només s’activa si el nombre de persones contractades és igual o major que 50.
12
La casella corresponent a la declaració que l’entitat compleix la normativa de prevenció de l’assetjament sexual només s’activa si el nombre de persones contractades és major de 25.
Finalment hi ha la declaració sobre la veracitat de les dades i els documents aportats:
Si voleu conservar les dades introduïdes a l’esborrany, heu de seleccionar l’opció Desar esborrany. Si no completeu tot l’esborrany i el deseu per acabar-lo d’omplir en un altre moment, és important que, quan torneu entrar, ho feu amb les mateixes dades que veu fer servir la primera vegada.
4. Fitxa individual per a projectes d’activitats Quan ompliu la fitxa individual de projecte, és important que respecteu les indicacions relatives al número màxim de línies. Abans de desar la informació, tingueu present que una línia són 12 paraules separades per signes de puntuació i/o espais. Las dades del projecte que cal posar a la fitxa individual són: a) Nom del projecte: ha de ser breu, clar i identificatiu del projecte. b) Descripció del projecte: feu un resum del projecte que n’inclogui les característiques principals, perquè qui l’avaluï pugui fer-se una idea clara de l’objecte de la sol·licitud. c) Explicació de la necessitat i interès social del projecte: és important que el projecte que presenteu, a més de tenir un interès intrínsec per l’entitat que el promou, beneficiï la comunitat, de manera que estigui justificat destinar-hi diners públics. Expliqueu clarament l’interès social del projecte, des d’una perspectiva d’utilitat per a la població a la qual s’adreça.
13
Tingueu una cura especial a l’hora d’elaborar el pressupost. Us recomanem que llegiu atentament les indicacions de l’apartat 4.4. 4.1. Objectius a) Objectiu general: es refereix al resultat global que espereu obtenir del projecte. b) Objectius específics: són els que concreten i detallen l’objectiu general, especificantne de forma clara i avaluable els resultats. Aquests objectius defineixen accions mesurables, per la qual cosa és aconsellable que els redacteu en infinitiu. 4.2. Destinataris a) Perfil dels destinataris: especifiqueu a quin col·lectiu (o col·lectius) s’adreça el projecte. Si hi ha beneficiaris indirectes, digueu quins seran i perquè considereu que es beneficiaran també del projecte. b) Nombre previst de beneficiaris: heu de fer una estimació realista del nombre de persones beneficiàries del projecte (comptant cadascuna només una vegada). Indiqueu apart el nombre estimat de beneficiaris indirectes (si n’hi ha), de manera que es diferenciïn dels primers. c) Interval d’edat dels beneficiaris: indiqueu entre quines edats es troben les persones beneficiàries del projecte.
4.3. Activitats Un projecte pot consistir en una o en diferents activitats. Per a cadascuna heu d’especificar les dades següents:
14
a) Dates: si és tracta d’un període, l’heu d’especificar amb l’expressió De dd/mm/aa a dd/mm/aa. b) Lloc de realització: indiqueu la població on es farà l’activitat. c) Nom: poseu el nom de l’activitat concreta, que no ha de coincidir necessàriament amb el del projecte. d) Breu descripció: expliqueu d’una manera breu i sintètica en què consisteix l’activitat. 4.4. Pressupost Un pressupost serveix per a avaluar la viabilitat d’un projecte, per tant ha de ser realista i coherent. En confeccionar el pressupost inicial heu de preveure que, quan justifiqueu la subvenció, haureu de presentar un compte justificatiu global de tot el projecte a més dels justificants econòmics corresponents a l’import subvencionat. És molt important que aquest compte justificatiu global sigui coherent amb el pressupost inicial, de manera que no hi hagin desviacions significatives entre el pressupost inicial i el que finalment s’ha executat. És a dir, quan es revisi la justificació de la subvenció, també es tindrà en compte l’execució i el cost real de la part no subvencionada del projecte. Això implica que, si el cost final és inferior al previst, és molt probable que la subvenció es redueixi de manera proporcional. D’altra banda, com ja s’ha dit, cal acreditar el compliment de l’objecte subvencionat; altrament, la justificació incompleta o la no justificació implicarà que es revoqui la subvenció de manera parcial o total, segons el cas. Quan ompliu la fitxa, tingueu en compte els aspectes següents: a) Els ingressos i les despeses han d’estar equilibrats. b) Les partides pressupostàries, en especial les de despeses, han de ser clares i estar desglossades en conceptes, perquè qui avaluï el projecte pugui fer-se una idea precisa de quines despeses són subvencionables. En aquest sentit us recordem que: − Per a les subvencions d’activitats no se subvencionen inversions en béns mobles (ordinadors, roba, mobiliari...) ni en béns immobles. c) El cost real en executar el projecte no pot ser inferior al previst. És important que no hi hagi desviacions significatives entre el pressupost inicial i el que s’executa, ja que en cas contrari és molt possible que la subvenció es redueixi proporcionalment. d) En l’apartat Subvencions heu de posar la subvenció que heu sol·licitat a la Direcció General de Joventut, i, si es dona el cas, les subvencions i ajuts que hagueu sol·licitat a altres entitats públiques i/o privades.
15
4.5. Altres dades a) Pla de difusió del projecte: expliqueu quines eines i canals emprareu per donar a conèixer el projecte als destinataris. b) Mecanismes d’avaluació: qualsevol projecte de qualitat ha de tenir uns mecanismes per comprovar si s’han assolit els objectius marcats. En aquest apartat heu d’explicar: − com mesurareu el compliment dels objectius específics. − quins indicadors fareu servir (quantitatius i/o qualitatius). − com i quan mesurareu aquests indicadors, i amb quins recursos humans ho fareu. c) Col·laboració amb altres entitats: especifiqueu si mentre es desenvolupa el projecte, hi participen altres entitats, encara que aquestes no siguin juvenils.
16
5. Registre de la sol·licitud Un cop omplert i desat, l’esborrany passa al Llistat d’esborranys actuals.
Si considereu que l’esborrany és correcte i està llest per enviar, heu de clicar el botó Confirmar la sol·licitud.
Aquesta opció us enviarà a la pàgina de registre de la sol·licitud.
17
Registrar sol·licitud de subvenció
Si considereu que la sol·licitud està ben feta, cliqueu al botó Registrar sol·licitud de subvenció.
Un cop accepteu registrar la sol·licitud accedireu a la pantalla d’informació del registre, on podreu comprovar la data de registre i el número d’expedient que li correspon.
18
El número d’expedient serveix per identificar el vostre expedient durant tota la tramitació, i l’haureu de tenir present sempre que vulgueu fer qualsevol consulta, o quan la Direcció General de Joventut es posi en contacte amb la vostra entitat. És important que imprimiu la sol·licitud abans de tornar al llistat d’esborranys, ja que l’opció de registre de sol·licitud envia la sol·licitud registrada al llistat d’estat d’expedients actuals, on no es pot imprimir ni modificar, sinó només consultar.
6. Seguiment dels expedients La carpeta electrònica us permet conèixer l’estat administratiu dels expedients de subvenció.
Aneu a l’apartat Llistat d’expedients actuals per saber quin és l’estat administratiu en què es troba la vostra sol·licitud: a) Pendent de revisió: s’està revisant la documentació que acompanya la sol·licitud que heu presentat. b) Falta documentació: la sol·licitud està incompleta. Hi ha documentació pendent i indispensable que heu de presentar. Se us indica el mitjà, el destinatari i el termini màxim perquè ho feu. c) Avaluant-se: la sol·licitud amb la documentació completa s’està avaluant. d) Atorgat i pendent de justificar: s’ha atorgat un import a l’expedient, però heu de presentar documentació per justificar la subvenció i teniu un termini màxim per ferho. Si passats uns dies d’haver-la presentada torneu a consultar l’estat del vostre expedient i veieu que encara consta algun document com a no presentat (per exemple, els justificants econòmics), això vol dir que aquest document és incorrecte o està 19
incomplet i que, per tant, la Direcció General de Joventut es posarà en contacte amb la vostra entitat perquè l’esmeneu o aporteu el que falta. També us podeu adreçar directament a la coordinació territorial que us correspongui per informar-vos. e) Atorgat i justificat: l’expedient té un import atorgat i totalment justificat. f) Denegat: a l’expedient no se li ha atorgat la subvenció. g) Tancat i finalitzat: l’expedient ha passat per tots els tràmits administratius, inclòs el tràmit de pagament.
7. Problemes per a accedir a la carpeta electrònica Si alguna de les dades per accedir a la carpeta electrònica (CIF de l’entitat, NIF del responsable i número de Cens) no coincideix amb les que consten a la base de dades del Cens de la Direcció General de Joventut, no podreu continuar fent la tramitació electrònica.
El procediment per a consultar i/o modificar les dades d’una entitat al Cens es fa per Internet, a través del web del Cens d’entitats juvenils. Un cop a dins, aneu a l’apartat Accediu a les vostres dades del Cens DGJ i poseu el NIF de l’entitat (sense espais ni guionets) i el número de Cens com a contrasenya d’accés.
20
A la pantalla següent, a baix de tot, trobareu l’opció Petició de modificació, que us permet actualitzar qualsevol altra dada que considereu incorrecta.
Passats uns dies des que feu la petició de modificació, rebreu un missatge informatiu al vostre correu electrònic. Si aquesta modificació s’accepta, podreu utilitzar les noves dades per entrar a la carpeta electrònica de subvencions. Per a més informació, podeu fer arribar un correu amb la vostra consulta a l’adreça censjoventut.bsf@gencat.cat
21