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Procesos Bienes Adjudicados
Contabilidad
Registros
Registro de Bienes Muebles e Inmuebles Responsable: Asistente de control Interno II
-Solicitud de estimaciones al area de envío regulatorio
- Revisión de reporte de bodega - Segmentación de operaciones (Cartera y Incobrables)
-Confección de asientos contables Ingreso a SAP
-Confección de formularios - Solicitud de VB Jefatura y Supervisión
15 min Volumen: 30/mes
Actualización de status de bienes por Antigüedad Responsable: Asistente de control Interno II
- Revisión de antigüedad en auxiliar contable (Todo lo mayor a 12 meses, se traslada de cuenta)
-Ingreso de gestión en SAP para traslado cambio de clase
7 min Volumen: 5/mes
-Revisión y confirmación de estimación
Actualización de status de bienes por disponibilidad Responsable: Asistente de control Interno II
7 min Volumen: 5/mes - Notificación por parte de la jefatura sobre toma de posesión
-Ingreso de gestión en SAP para traslado cambio de clase -Revisión y confirmación de estimación
Prorroga SUGEF (24 meses) Responsable: Asistente de control Interno II
- Solicitud de prorroga por medio de la página SUGEF - Solicitud de VB Jefatura
- Revisión de antigüedad en auxiliar contable
-Actualización del auxiliar
-Envío de solicitud y VB a asistente de VP de operaciones - Aprobación de de VP en página SUGEF
5 min Volumen: 4/mes
Venta de Bienes Muebles e Inmuebles Responsable: Asistente de control Interno II
-Creación de asientos contables y solicitud de VB según Matriz especial de bienes adjudicados -Solicitud de VB a BAC Divisas por TC
- Confirmación de venta por parte de la jefatura
-Ingreso de gestión en Siebel para procesamiento de asientos contables
Asistente I de localización - Creación de formularios de venta y baja en SAP
25 min Volumen: 50/mes
Estimaciones
Estimación local Responsable: Asistente de control Interno II -Comparación de SAP vs Auxiliar contable - Ajuste de diferencias
- Envío a equipo de Gestiones financieras de contabilidad
2 Horas Volumen: 1/mes -Confección asiento contable - Solicitud de VB a Supervisor o Jefatura
- Conciliación de estimación (Salidas vs ingresos)
Estimación NIIF Responsable: Asistente de control Interno II -Comparación de valor en libros NIFF vs Avalúo - Ajuste de diferencias
- Envió a equipo de Gestiones financieras de contabilidad
2 horas Volumen: 1/mes - Conciliación de estimación (Salidas vs ingresos)
-Confección asiento contable - Solicitud de VB a Supervisor o Jefatura
Auxiliar contable
Confección de auxiliar contable Responsable: Asistente de control Interno II
-Envío de aprobación y revisión a supervisión
-Confección de archivos XML para SUGEF - Envío para revisión y aprobación al área de operaciones de la gerencia
Analista I Bienes Adjudicados -Actualización de ingresos, traslados y salidas -Ingreso de información del bien (Avalúo – Valor en libros – Estimación – provincia)
15 min Volumen: 30/mes
Plantilla Regional
Plantilla Regional OREOS Responsable: Asistente de control Interno II
-Comparación de valores local vs NIFF
-Envió a equipo de Gestiones financieras de contabilidad
- Ajuste de diferencias
-Actualización de plantilla regional con ingresos, traslados y salidas.
- Confección asiento contable - Solicitud de VB a Supervisor o Jefatura
10 horas Volumen: 1/mes
Propiedades
Avalúos Propiedades
Avalúos Responsable: Asistente I Operaciones
• Asignación de Avalúo a proveedor por medio de macro aleatoria • Envío de solicitud por correo a proveedor
• Ingreso de la propiedad
• Solicitud de Avalúo por parte de jefatura
• Seguimiento a tiempos de respuesta por parte del proveedor • Confirmación de recepción de llaves e informes finales de proveedores.
• Cargar avalúos al Share Point como evidencia.
30 Min Volumen: 20/mes
• Subir avalúo al analista de garantías por medio de una solicitud de servicio en Siebel • Seguimiento para aprobación de gestión o atención de observaciones por parte del analista.
Mantenimiento de propiedades
Pago de condominios Responsable: Asistente I Localización
- Comunicación con administración de condominio para actualizar contacto
- Seguimiento a gestión para su aprobación - Envío de comprobantes a condominios
-Solicitud de estados de cuenta de forma mensual a condominios vía correo.
-Mantenimiento y actualización de reporte de condominios con ingresos y salidas - Jefatura o equipo legal notifican la adjudicación del bien
- Solicitud de VB Jefatura para proceder con el pago -Creación de Macro y formularios para transferencias -Ingreso de gestión en Siebel y solicitud de VB a supervisión.
26 Min Volumen: 140/mes
Mantenimientos Responsable: Asistente I Operaciones
-Seguimiento a tiempos de respuesta por parte del proveedor -Confirmación de recepción de llaves e informes finales de proveedores.
-Solicitud de mantenimiento por parte de jefatura
-Asignación de mantenimiento a proveedor por medio de macro aleatoria -Envío de solicitud por correo a proveedor -Coordinar acceso a condominio en caso de ser necesario
16 Min Volumen: 30/mes
Pago de Impuestos municipales Responsable: Asistente I Localización - Seguimiento a gestión para su aprobación. - Envío de comprobantes a municipalidades. - - Solicitar certificación de impuestos al día.
Solicitud de estados de cuenta a municipalidades.
Mantenimiento y actualización de reporte de propiedades e impuestos al día.
Asistente de control interno II - Solicitud de VB Jefatura para proceder con el pago - Creación de Macro y formularios para transferencias - Ingreso de gestión en Siebel y solicitud de VB a supervisión.
15 Min Volumen: 30/mes
Pago de servicios públicos Responsable: Asistente I Localización -Consulta de servicios en páginas oficiales -Recolección de evidencias para pago
Mantenimiento y actualización de reporte de servicios públicos.
- Seguimiento a gestión para su aprobación.
Asistente de control interno II - Solicitud de VB Jefatura para proceder con el pago - Creación de Macro y formularios para transferencias - Ingreso de gestión en Siebel y solicitud de VB a supervisión.
5 Min Volumen: 100/mes
Venta de propiedades
Atención a bandeja de siebel Responsable: Asistente I Localización
-Gestión de clientes por teléfono -Coordinación de visitas a propiedades -Recepción de ofertas
-Atención a oportunidades ingresadas por el catalogo WEB y oportunidades referidos de ejecutivos de ventas
-Coordinación con equipo de crédito para estudio del cliente -Seguimiento a las etapas de crédito para garantizar los tiempos de respuesta -
15 min Volumen: 100/mes
Publicación y venta de propiedades Responsable: Jefe I Cobro Legal -Comunicar a corredores de bienes raíces las propiedades disponibles.
-Tomar fotos a las propiedades - Publicar fotos en el catálogo
-Seguimiento a proceso de crédito -Formalización de traspaso
-Análisis y aprobación de ofertas por las propiedades
2 horas Volumen: 12/mes
Autos
Ingreso de autos
Recepción de vehículo y administración de bodega Responsable: Analista I Bienes Adjudicados
-Actualización de inventario -Asignar PIN
-Recepción del vehículo en bodega - Fotos y chek list
-Acomodo de vehículo en bodega
2 horas Volumen: 12/mes
Avalúos de Autos
Avalúos Responsable: Asistente I Operaciones • Asignación de mantenimiento a proveedor por medio de macro aleatoria • Envío de solicitud por correo a proveedor
• Vehículo Disponible para la venta
• Solicitud de Avalúo por parte del encargado de proceso.
• Seguimiento a tiempos de respuesta por parte del proveedor • Confirmación de recepción de llaves e informes finales de proveedores.
Analista III Procesos
• Cargar avalúos al Share Point como evidencia.
15 Min Volumen: 39/mes
• Subir avalúo al analista de garantías por medio de una solicitud de servicio en Siebel • Seguimiento para aprobación de gestión o atención de observaciones por parte del analista.
Mantenimientos Vehículos
Pago Marchamos e infracciones Responsable: Analista III Procesos y Asistente de control interno II - Seguimiento a gestión para su aprobación. - Envío de comprobantes al INS y COSEVI. - Solicitar certificación.
-Recolección de evidencias y revisión de la información
Asistente de control interno II -Solicitud de proyección de marchamos al INS
Analista III Procesos -Revisión de infracciones en página de COSEVI
Asistente de control interno II - Solicitud de VB Jefatura para proceder con el pago - Creación de Macro y formularios para transferencias - Ingreso de gestión en Siebel y solicitud de VB a supervisión.
10 Min Volumen: 15/mes
Feria de autos
Feria de autos Responsable: Analista III Procesos -Inicio de Feria -Atención al público Duración 5 días
-Crear presentación de autos para acciones de comunicación
-Coordinación de traslados de vehículos -Acomodo de vehículos en lugar de feria
Supervisor OP Recuperación -Solicitud de equipo necesario para Feria de autos
Equipo Bienes Adjudicados -Apertura de sobres
2 horas Volumen: 12/mes
Comunicación de resultados y formalización de ventas Responsable: Asistente I Localización -Recepción de depósitos y documentos para formalización.
-Comunicar resultados a los ganadores de las subastas
-Entrega de vehículo al cliente
-Coordinar firma de traspaso
55 min Volumen: 40/mes