Crem Solutions // Kundenmagazin
MAGAXIN Smart eten (ver)mi
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Liebe Leserinnen und Leser, ein Kundenmagazin? Ist das noch zeitgemäß? Gerade in Zeiten zunehmender Digitalisierung und dem daraus resultierenden Informationsüberfluss?
In unserem Segment „Nutzen” bzw. der Betriebsphase ist die Thematik noch nicht richtig angekommen. Das möchten wir ändern.
Wir meinen schon - gerade jetzt. Informationen zu filtern und zu strukturieren, wird immer wichtiger. Wir sind der Überzeugung, Ihnen mit gehaltvollen, abwechslungsreichen und interessanten Inhalten einen Mehrwert bieten zu können.
Mit der zügig voranschreitenden Digitalisierung wird das Thema Datenschutz wichtiger als je zuvor. Gerade Unternehmen, die mit sensiblen personenbezogenen Datensätzen arbeiten, müssen eine Vielzahl an Maßnahmen ergreifen, um ihren Kunden gegenüber die Sicherheit und den gesetzeskonformen Umgang mit diesen Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus spielen weitere Einflussfaktoren eine wesentliche Rolle, z. B. die Wahl der Hostingumgebung. Mehr Infos und Tipps dazu finden Sie im Heftinneren.
Mit unserem Corporate Magazine informieren wir Sie zukünftig regelmäßig über aktuelle Themen, Trends und Neuigkeiten rund um Software - fast immer mit Bezug auf die Immobilienbranche. Wir stellen Ihnen spannende Projekte von Neu- und Bestandskunden vor, führen Interviews mit interessanten Gesprächspartnern und geben Ihnen anhand konkreter Praxisberichte neue Impulse für Ihre Arbeit mit Software.
Außerdem porträtieren wir zwei spannende Unternehmen aus unserem Kundenkreis und stellen Ihnen das Projekt eines interessanten Neukunden detailliert vor.
Die Inspiration zum Magazintitel, haben wir bei unserem Produkt iX-Haus gefunden. So sind wir auf den Namen „Magaxin” gekommen.
Ich hoffe, Sie haben viel Spaß beim Lesen unseres Magaxins. Wir sind gespannt auf Ihre Rückmeldungen. Also, inspirieren, kritisieren oder loben Sie uns.
Für die Erstausgabe haben wir uns intensiv mit dem Themenfeld des Building Information Modeling (BIM) auseinandergesetzt. Ziel dieser Arbeitsweise ist, dass Immobilien, mit ihren sämtlichen technischen Bestandteilen, von der Planung über die Entstehung bis hin zur Nutzung, digital abzubilden sind. Die Stärke von BIM liegt dabei in der strukturierten Zusammenführung vieler Informationen. In Deutschland wird BIM in der Planungs- und Bauphase immer mehr zum Standard.
VORWORT || 3
Herzliche Grüße
Ihr Dr.-Ing. Christian Westphal CEO Crem Solutions
Trends
Kunden
Produkt
Building Information Modeling.........6
stilwerk...................................................14
IHS - Alles unter Kontrolle...............16
Es war einmal.......................................22
Best of PDF-Bearbeitung..................10
RALF SCHMITZ....................................18
Produktmanagement.........................20
Relaunch - Website.............................30
EinfĂźhrung iX-Haus bei V & I...........24
Solution Sales.......................................32
Smart (ver)mieten...............................12 Save your Data.....................................26
Inside
Neu im Team........................................34 Impressum............................................36
Work in progress Wann haben Sie zum letzten Mal ein Projekt abgeschlossen? Heute ist es doch oft so, dass Projekte entweder kontinuierlich weiterbearbeitet werden oder fließend ineinander übergehen. Bei uns hat sich in den vergangenen Jahren sehr viel weiterentwickelt. Alleine die Kanäle über die wir mit Ihnen kommunizieren. Als ich vor etwas mehr als vier Jahren zu unserem Team gestoßen bin, haben wir die Einladungen zu unseren Kundentagen zum Teil noch per Fax versendet und nicht wenige von Ihnen haben sich auf dem gleichen Weg angemeldet. Per Fax. Heute, nur gut drei Jahre später, melden Sie sich wie selbstverständlich über ein online-Formular an und kommunizieren, sowohl untereinander als auch mit uns, in unserer Customer Community. In meinem Team nutzen wir in der täglichen Arbeit kaum noch Papier, geschweige denn (Akten-)Ordner. Das ist bei Ihnen größtenteils sicher noch anders. Teilweise aus rechtlichen, teilweise aus organisatorischen Gründen. Viele von Ihnen haben aber schon damit begonnen, Unternehmensprozesse
VORWORT || 5
zu digitalisieren. Das beginnt ganz oft mit dem Rechnungslauf und geht dann Schritt für Schritt weiter. Letztendlich lassen sich eine Vielzahl typischer Prozesse digitalisieren, wie Sie am Beispiel im Artikel „smart (ver)mieten“ lesen. Welches Tempo angeschlagen wird, muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, da spielen einige Einflussfaktoren eine Rolle. Was sich jedoch mit ziemlicher Sicherheit sagen lässt ist, dass sich Digitalisierung nicht aufhalten lässt. Nutzen Sie die Chance und gestalten Sie die Zukunft Ihres eigenen Arbeitsumfeldes aktiv mit. Probieren Sie neue Technologien und bleiben Sie neugierig. Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen und uns, wenn Sie mögen über einen unserer Kommunikationskanäle. Herzliche Grüße Ihr Philipp Spitz
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Technische Analysen
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Building Information Modeling Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen rückt auch in der Immobilienbranche immer stärker in den Fokus. Wie weit sie mittlerweile jedoch schon fortgeschritten ist, erkennt man an Auftragsvergaben der öffentlichen Hand. In naher Zukunft werden viele große Bauprojekte der öffentlichen Hand in Deutschland nur noch an Unternehmen vergeben, die mit BIM-Systemen arbeiten. Vor diesem Hintergrund wird das Thema BIM auch im Bereich des Immobilienmanagements immer präsenter. Nichtsdestotrotz ist das Thema für viele Akteure in „unserem Segment“ nach wie vor nicht greifbar, auch weil noch kein einheitliches Verständnis von BIM besteht. Das Thema lässt sich folgendermaßen kurz zusammenfassen: Building Information Modeling (BIM) schafft die Möglichkeit einer gemeinschaftlichen, durch digitale Technologien unterstützten, Arbeitsweise, die alle Informationen zu einer Immobilie bündelt und so eine effiziente Methode des Planens, Bauens und Betreibens/Verwaltens von Immobilien ermöglicht.
So kann mithilfe dieser Methode der gesamte Lebenszyklus einer Immobilie abgebildet werden - mit dem Bonus, dass alle Projektbeteiligten jederorts auf das System zugreifen können. In vielen Ländern ist eine explizite Vergabe von Bauvorhaben an Unternehmen, die mit der BIM Methode arbeiten, schon heute gang und
gäbe. So schreiben Großbritannien, die Niederlande, Dänemark, Finnland und Norwegen die Nutzung von BIM bei öffentlich finanzierten Bauvorhaben bereits vor. Organisationen, die in den nächsten Jahren hierzulande also den Einstieg in diese digitale Arbeitsweise versäumen, werden es schwierig haben, den Anschluss zu behalten.
Ausschlaggebendes Argument für BIM sind die teilweise enormen Kosteneinsparungen, die durch digital unterstütztes Bauen möglich sind. Auftraggeber sowohl aus öffentlicher Hand, als auch private Bauherren handeln kostenbewusster und sind dabei auf finanzielle, zeitliche und baustrukturelle Planungssicherheit angewiesen. Genau diese Faktoren kann BIM liefern - BIM komprimiert alle wichtigen Objektdaten in einem digitalen, dreidimensionalen Modell, das zum effektiven Management von Informationen über den gesamten Lebenszyklus eines Bauwerkes hinweg hilfreich sein kann – von der ganz frühen Planungsphase bis hin zum Betrieb, von der ersten Bauzeichnung bis hin zu der Möglichkeit später jeden Kabelverlauf ermitteln zu können. Alle Prozessbeteiligten können dabei jederzeit, allerorts auf die Informationen zugreifen.
TRENDS || 7
Sofern Zeit- und Kostenplanung zusätzlich zu den geometrischen Dimensionen betrachtet werden, spricht man von vier- bzw. fünfdimensionalen Modellen. Die Nemetschek Group ist einer der ersten Anbieter, der alle 5 Dimension im Bauprozess aus einer Hand anbietet.
Im Einsatz ist das System derweil größtenteils während der Planungsund Bauphase von Gebäuden. Die Zukunftsvision unseres Geschäftsführers Christian Westphal sieht jedoch vor, die zusammengetragenen Informationen auch nach Fertigstellung des Gebäudes zu nutzen.
Die Gruppe bietet als BIM 5D-Anbieter ein innovatives sowie umfassendes Lösungsportfolio für die Planung von 3D-Modellen, Zeit und Kosten, das im AEC-Markt einmalig ist.
„Ein riesiger Mehrwert während der Betriebsphase wird die Nutzung all dieser technischen Daten durch die Immobilienverwaltung sein”, sagt er. Kabelverläufe kennen, Rauchwarnmelder sowie Kalt- und Warmwasserzähler in den Wohnungen identifizieren können - neben der kaufmännischen Verwaltung von Gebäuden ist das Management dieser technischen Gebäudeausrüstungen mit immensem Aufwand verbunden. Künftig kann der Anwender direkt aus seiner Verwaltungs-Software alle nötigen Informationen ziehen und problemlos und schnell handeln. Der Nutzer öffnet in seiner Software einfach den dreidimensionalen Gebäudeplan und bekommt mit einem Klick alle Daten zur Anlage, beispielsweise die Dokumentation von allen Anschlüssen und Geräten samt Standort, Wartungs-, Gewährleistungs- und Austauschfristen. Mit dieser Arbeitsweise erhält man ein flexibles Instrument für die gesamte Prozesskette, das selbst komplexen Anforderungen in Hinblick auf Änderungen und Optimierung gerecht werden kann.
Damit die Kombination aus Planung, Bau und anschließender Verwaltungstätigkeit auch reibungslos funktioniert, muss es eine Schnittstelle zwischen den unterschiedlichen Programmen geben. Die Stärke der digitalen BIM-Arbeitsweise liegt also in der Zusammenführung einer Masse an Informationen und den ständigen Kontroll- bzw. Informationsmöglichkeiten durch mehrere Beteiligte. Laut einer Studie des Fraunhofer Institutes, bestätigt fast die Hälfte der BIM-Nutzer, dass eine bessere und transparentere Kommunikation in Planungs- und Bauprozessen sowie eine optimale Kostenkalkulation und Projektcontrolling durch BIM gewährleistet ist.
An der Umsetzung dieses Vorhabens arbeitet die Nemetschek Gruppe seit geraumer Zeit. Mit „OpenBIM” strebt Nemetschek eine unkomplizierte Übermittlung aller Daten zwischen den Softwareprodukten der Tochterfirmen an und wird so zu einem wichtigen Trendsetter und Opinion-Leader, der mit Hilfe seiner Lösungen dazu beiträgt, die Arbeitsweise der Branche zu verändern und eine neue Ära im Bauwesen anstrebt. In der Nutzung der Methode steckt bereits heute ein großer Bonus - mit der Weiterentwicklung sind für die Zukunft aber noch eine Menge mehr Potenziale zu erwarten.
„Ein riesiger Mehrwert während der Betriebsphase wird die Nutzung all dieser technischen Daten durch die Immobilienverwaltung sein.” Dr.-Ing. Christian Westphal, Geschäftsführer Crem Solutions
TRENDS || 9
Best of PDF-Bearbeitung Ohne Papier in die Zukunft – ein zentraler Baustein der OpenBIM Philosophie Die „Art“ auf digitalen Medien so zu arbeiten, wie mit einem Stift und Papier. Das war und ist die Vision, an der das Team von Bluebeam unerlässlich arbeitet - der Umgang mit einer Software soll sich möglichst natürlich anfühlen. Und besonders erstrebenswert, gleichzeitig die reale Natur schützen, indem man zukünftig weitestgehend auf Papier verzichtet. Darin steckt das große Können der Bluebeam-Produkte, die Nutzung intelligenter, nutzerfreundlicher Lösungen für einen papierlosen Arbeitsablauf. Angefangen hat für Bluebeam alles mit der Entwicklung einer Software für Raumfahrtingenieure, mit der man CAD* in PDF umwandeln konnte.
menarbeit mit einer zuverlässigen Dateierstellung und schafft es so, Zeitpläne einzuhalten oder sogar zu verkürzen, Kosten zu reduzieren und die Projektkommunikation insgesamt zu verbessern. Keine andere Anwendung auf dem Markt bietet derart umfassende Funktionen für diese Branche. Markups beispielsweise können für jeden Bearbeiter personalisiert werden. Dabei wird jedem Teammitglied eine Farbe und ein Name zugeordnet, mit dem er dann das PDF mithilfe unterschiedlicher Symbole dokumentieren kann. Alle Markups finden sich dann farblich abgesetzt in dem PDF sowie in einer Liste im Programm wieder und können nach und nach abgearbeitet werden.
CAD - Abkürzung von „computer-aided design“: Konstruieren mit dem Computer.
*
Heute, 20 Jahre später, werden die Softwarelösungen des US Unternehmens von den weltbesten Architekten, Ingenieurs- und Konstruktionsfirmen genutzt. Auch Öl- oder Gasunternehmen sowie Regierungsbehörden auf staatlicher, regionaler und lokaler Ebene verwenden die desktop-, mobil- und serverbasierten Produkte von Bluebeam, um die größten Bau- und Infrastrukturprojekte schneller voranzutreiben. Die Produktpalette reicht von Bluebeam-Vu, einem kostenlosen PDF-Viewer, über Bluebeam-Studio, einer Plattform für dokumentenbasierte Zusammenarbeit, bis hin zum Premium Produkt Bluebeam-Revu. Das Tool Bluebeam Revu kombiniert leistungsstarke Technologie für die PDF-Erstellung und Bearbeitung, Markups sowie Zusam-
Seit 2014 ist Bluebeam ein Teil der Nemetschek-Group und ein Baustein in der „OpenBIM“-Philosophie des Tec-Dax-Unternehmens. „OpenBIM“ steht für den offenen Ansatz, Schnittstellen zwischen unterschiedlichen Softwarelösungen zu schaffen. Diese markenübergreifende Konzernstrategie der Nemetschek SE schafft so schon heute die Möglichkeit, den gesamten Lebenszyklus einer Immobilie von der Planung, über den Bau, bis hin zur Verwaltung digital abzubilden. Die Methode gewährleistet, dass verschiedene Softwarelösungen miteinander kommunizieren können. Dabei werden alle relevanten Gebäudedaten digital erfasst, kombiniert und vernetzt. Die optimierte Planung, Ausführung und Bewirtschaftung von Gebäuden schreitet so eine Stufe weiter zur kompletten Digitalisierung. Bluebeam setzt dabei neue Maßstäbe bei der Projektkommunikation.
TRENDS || 11
Smart (ver)mieten Automatisierung digitaler Vermietungsprozesse Die Immobilienbranche macht einen nächsten wichtigen Schritt hin zu einer lückenlosen Digitalisierung von Abläufen der kaufmännischen und technischen Immobilienverwaltung.
Ein weiterer Meilenstein auf diesem Weg soll die vollständige Automatisierung von Vermietungsprozessen sein. Um diesen Vorgang in die Praxis umzusetzen, bedarf es allerdings eines Zusammenspiels unterschiedlicher Prozessbeteiligter. Mit diesem Thema ausgiebig befasst, hat sich der Prozessspezialist Tim Ladehof vom Immobilienverwalter Wentzel Dr. und dabei die Lösungsanbieter Immosolve und Crem Solutions an einen Tisch geholt. Daraus entsteht eine Partnerschaft, die eine komplette Automatisierung von Vermietungsprozessen in Immobilienunternehmen vorantreibt. Mit Immosolve als CRM-System für die Wohnungswirtschaft und Crem Solutions, dem Entwickler der Immobilienmanagement-Software iX-Haus, gehen zwei große Serviceanbieter für die Immobilienbranche eine Partnerschaft ein, um einen Prozess zu entwickeln, der derzeit gängige Marktstandards übertrifft. Ziel ist die Weiterentwicklung einer Schnittstelle, die bei der Vermietung von Immobilien, gerade in stark nachgefragten Regionen mit vielen Mietinteressenten, unterstützt, auf Basis definierter Kriterien automatisch einen Vermietungsprozess zu erzeugen sowie den passenden Mieter unter einer Vielzahl an Bewerbern zu finden.
Zukünftig soll die Vermietung einer Immobilie digital und vollkommen automatisiert ablaufen ein manuelles Eingreifen ist dann lediglich bei den Unterschriften der Vertragspartner erforderlich. Bereits mit der Kündigung eines Mietverhältnisses wird der Prozess in Gang gesetzt. Mit einem Klick in iX-Haus wird direkt ein Vermietungsprozess in Immosolve gestartet. Sollte keine Renovierung bzw. Instandsetzung des Mietobjektes geplant sein, offeriert Immosolve, dem möglichen Bezugstermin entsprechend, in den Immobilienportalen. Sämtliche Mietinteressenten werden über die Portale zu Immosolve weitergeleitet, dort füllen sie ein Bewerbungsformular aus. Dieses Formular kann individuell an die Wünsche des Vermieters sowie die von ihm gewünschten Spezifikationen für die zu vermietende Immobilie angepasst werden. Infolgedessen werden über eine parametrisierbare Scoring-Liste passende Mieter für die Immobilie gefiltert - an diesem Punkt kann der Vermieter entscheiden, ob er eigenständig und manuell einen Mieter aussuchen möchte oder ob das System dem geeignetsten Mieter ein Mietangebot unterbreiten soll. Nach Zusage des Mieters werden dessen Daten an das Modul für Vertragsvorerfassung in iX-Haus übergeben. Alle anderen Interessenten werden automatisiert via E-Mail benachrichtigt und bekommen eine Absage, auf Wunsch mit einem passenden Alternativvorschlag aus dem Immobilienportfolio.
Die intelligente Vernetzung der Verwaltungs- und Vermarktungssoftware sind der Schlüssel für die Optimierung des Vermietungsprozesses und sorgen für eine erhebliche Zeitersparnis und zudem eine vollkommen transparente Dokumentation von Vermietungsprozessen. Der gewünschte Automatisierungsgrad ist dabei kundenspezifisch einstellbar- so wird sich das Tool zu einer unverzichtbaren Unterstützung in der Immobilienverwaltung entwickeln.
TRENDS || 13
Bildquelle: stilwerk
„stilwerk – Außergewöhnliche Güter in außergewöhnlichem Ambiente.“ www.stilwerk.de
stilwerk Von der Stange war gestern Viele Menschen wollen sich heute von der Masse abheben, indem sie sich individuell kleiden oder mit „besonderer Note” wohnen. Ein „Kaufhaus” hat sich genau auf diese Art an Konsumenten eingestellt, bietet außergewöhnliche Güter in außergewöhnlichem Ambiente und das an vier Standorten in Europa. stilwerk heißt es. stilwerk ist einfach nicht normal. Dahinter steht das visionäre Konzept, eine Vielzahl an hochwertigen Lifestyle-Produkten unter einem Dach anzubieten. In den außergewöhnlichen Designcentern von stilwerk findet sich eine exklusive, erlesene Vielfalt zum Thema Einrichtung, Wohndesign und Lifestyle, von der Küche bis zum Arbeitszimmer. stilwerk bietet somit genau das, was der Name verspricht und ist ein Ort für all diejenigen, die stilvolle, meist handwerklich erzeugte Produkte zu schätzen wissen.
Ein weiteres Aushängeschild der modernen Konzeptstores ist die Architektur der Häuser - auch hier ist kein einheitlicher Standard sichtbar, die Häuser fallen mit ihrer Einzigartigkeit komplett aus dem Raster üblicher Shopping-Center. Kein Haus von stilwerk gleicht in seiner Architektur dem anderen. Nur ein immer wiederkehrendes Detail lässt den Besucher darauf schließen, dass er sich ein einem stilwerk befindet - die Anordnung der Geschäfte auf umlaufenden Galerien, rund um einen überdachten Innenhof. So lädt allein die Architektur der Häuser schon auf einen Bummel ein, um die schöne Atmosphäre zu schnuppern, allerhand Neues zu erkunden und sich von außergewöhnlichen Ideen inspirieren zu lassen.
Das stilwerk Konzept ist international einmalig.
Viele Verkaufsflächen, spannende Marken und Händler sowie die individuelle Architektur der Gebäude. Diese Mischung birgt eine große Herausforderung für das Management solcher Immobilien. Gerade für die Verwaltung der leerstehenden Ladenlokale bzw. der regelmäßige Wechsel von Mietern dieser Flächen ist eine zuverlässige Verwaltung notwendig. Das Unternehmen bedient sich hier der iX-Haus-Software. Die Individualität, die stilwerk seinen Kunden bietet, benötigt das Unternehmen auch bei der genutzten Verwaltungssoftware für das „komplizierte“ Bestandsmanagement.
Die Flächen in den Designcentern vermietet stilwerk nur an ausgesuchte Anbieter unterschiedlicher, hochwertiger stil- und geschmackvoller Produkte – renommierte Marken sowie bekannte Inneneinrichter sind Bild: Stefan Malzkorn mit eigenen Shops vertreten und werden durch wechselnde Pop-up Stores ergänzt. In den drei Spezifisch auf die Anforderungen deutschen Standorten in Berlin, Düsseldorf und Hamburg werden über von stilwerk angepasst, können alle Flächen mit 1000 Premium-Marken angeboten. Service spielt dabei immer eine iX-Haus problemlos verwaltet werden. herausragende Rolle, denn die große Vielfalt an Produkten und Marken verlangt nach fachkundiger und individueller Beratung. Kunden werden Auch bei der Verwaltungssoftware gilt also – von der Stange war gestern. hier kompetent betreut und können ihre Einrichtungswünsche von Fachberatern und Innenarchitekten planen sowie umsetzen lassen.
KUNDEN || 15
Alles unter Kontrolle Gewährleistungsverfolgung bei Baumaßnahmen mit IHS Die Umsetzung und Überwachung von Bauprojekten ist eine aufwendige und zeitintensive Angelegenheit. Auch nach Fertigstellung und förmlicher Abnahme eines Projektes tauchen häufig Mängel auf, die innerhalb der Gewährleistungsfrist vom ausführenden Unternehmen nachzubessern sind. Je schneller das geschieht, desto besser. Von der Aufnahme und der Verwaltung von Mängeln in unübersichtlichen Listen mit Fotos, Notizen und Markierungen im Bauplan, über die Kommunikation mit Mängelverursachern sowie weiteren Prozessbeteiligten, bis hin zu einer Abschlussdokumentation bedeutet die konsequente Gewährleistungsverfolgung bei Bauprojekten einen hohen Zeitaufwand. Dieser Prozess sollte bestmöglich optimiert werden. Das heißt nicht nur, dass alle Mängel schnellstmöglich ausgebessert werden, es muss auch eine ausreichende Dokumentation vorliegen, um bei möglichen Rechtsstreitigkeiten adäquat handeln zu können. Dies kann heutzutage viel effizienter softwareseitig unterstützt werden als mit einer veralteten Verwaltung offener Punkte in einer Excel-Tabelle.
Hilfreiche Unterstützung dabei: iX-Haus plus Bürgschaften & Gewährleistungen. Das Modul iX-Haus plus Bürgschaften & Gewährleistungen schafft die Möglichkeit, alle Gewährleistungen zu erfassen und durchgeführte Baumaßnahmen effizient zu verwalten. Daten können um die notwendigen Angaben zugehöriger übertragener Bürgschaften ergänzt werden - vorhandene Mängel mit Hilfe des Moduls dokumentiert sowie Meldungen auf Knopfdruck erzeugt werden. Dabei besteht immer die Möglichkeit, den gesamten Bearbeitungsverlauf der Mängelbeseitigung für eine umfängliche Dokumentation abzubilden.
Mit der Erstellung von Terminen werden zukünftig keine Gewährleistungsfristen verpasst. Alle Änderungen, die an einer Maßnahme vorgenommen wurden, werden historisiert. Von Banken oder Versicherungen übertragene Gewährleistungsbürgschaften können ebenfalls komfortabel mit dem Modul gemanagt werden, dabei kann zwischen fehlenden, vorliegenden und entnommenen Bürgschaften differenziert werden. Alle beteiligten Mitarbeiter können die maßgeblichen Daten jederzeit abrufen - wichtige Informationen werden in der Gesamtübersicht angezeigt.
„Wie es einfach wird - mit iX-Haus plus IHS in das technische Objektmanagement einsteigen.“
Sie sitzen am Schreibtisch, Ihr Telefon klingelt. Einer Ihrer Mieter ruft an und teilt Ihnen mit, dass die Warmwasserzufuhr ausgefallen ist. Bei solchen Problemmeldungen muss es schnell gehen. Die Meldung mit wenigen Klicks anlegen und die Wartungsfirma direkt im Anschluss per Mail beauftragen. Um weitere Anrufe zu vermeiden, versenden Sie eine Information auch per E-Mail an alle Mieter des Hauses. Minutenschnell und ohne Aufwand haben Sie den gesamten Prozess abgebildet und effektiv bearbeitet, ohne iX-Haus plus IHS einmal zu verlassen. Ganz nebenbei dokumentiert das System solche Informationen für Sie. Es wird beispielsweise hinterlegt, wie lange die Behebung des Schadens gedauert hat und wie oft die Heizung in der Vergangenheit ausgefallen ist. Klingt für Sie nach Zukunftsmusik? Das muss es nicht. Mit den Modulbausteinen von iX-Haus plus IHS sind Sie sofort in der Lage, kaufmännische Verwaltungsaufgaben mit Anforderungen des technischen Objektmanagements zu verbinden und transparente Prozesse aufzusetzen.
Das iX-Haus plus IHS Paket besteht aus: iX-Haus plus Meldungen iX-Haus plus Angebotsanfrage iX-Haus plus Aufträge iX-Haus plus Technische Objekte iX-Haus plus Serviceverträge iX-Haus plus Bürgschaften & Gewährleistungen
Weitere Informationen finden SIe unter: www.crem-solutions.de/Produkte/iX-Haus-plus-IHS
PRODUKT || 17
Exklusive Baukultur Wohnträume mit Stil und Eleganz
Dieses Unternehmen eindeutig zu kategorisieren, ist alles andere als einfach. Die RALF SCHMITZ GmbH & Co. KG entwickelt Immobilien. Die Firma aber als einfachen Projektentwickler zu bezeichnen, wird dem Unternehmen keinesfalls gerecht. RALF SCHMITZ verwirklicht individuelle Immobilienträume und Wohnkonzepte - beginnend mit der Auswahl erstklassiger Grundstücke in hervorragenden Lagen, über die sorgfältige Planung und Abstimmung sämtlicher Ausführungsphasen mithilfe einer Auswahl renommierter Architekten und versierter Handwerksunternehmen, bis hin zur hochwertigen Interieur- und Außengestaltung. Der Begriff, der dies alles am treffendsten zusammenfasst, ist in unseren Augen: Immobilienmanufaktur.
Seit nunmehr 1864, in mittlerweile fünfter Generation, erschafft RALF SCHMITZ hochwertige Immobilien. Das Unternehmen folgt dabei seinem hohen Qualitätsanspruch konsequent, ohne die Bedürfnisse und Wünsche seiner Kunden aus den Augen zu verlieren. Vielmehr ist genau das ein zentraler Bestandteil der Unternehmensphilosophie - den individuellen Ansprüchen der Kunden stets gerecht zu werden. Das Besondere dabei ist das unübersehbare Gespür für Baukultur. Alle Objekte folgen nahezu unverwechselbaren stilistischen Merkmalen der modernen Interpretation einer zeitlos klassischen Bauform. Die für die Objekte von RALF SCHMITZ kennzeichnenden neoklassizistischen Fassaden vermitteln den Charme klassischer Altbauten, sind jedoch moderne Gesamtkunstwerke mit dem Anspruch an höchste Qualität. Die Einzigartigkeit dieser Immobilien entsteht durch das Zusammenwirken der eigenen
Kernwerte und der Umsetzung der individuellen Kundenanforderungen. Das Unternehmen steht seinen Kunden während des gesamten Prozesses von der Planung über die Bauphase bis hin zum Einzug und anschließendem Kundenservice als beratender Partner zur Seite. Das Serviceangebot umfasst neben der professionellen Wohnungseigentumsverwaltung ein breites Dienstleistungsangebot, wie zum Beispiel die tägliche Pflege der Außenanlagen und Sicherheitsservices.
Zur Verwaltung der Immobilien setzt RALF SCHMITZ dabei auf iX-Haus der Crem Solutions. Stammsitz des Unternehmens ist nach wie vor Kempen. Am dortigen Unternehmensstandort - der Villa Brandenburg - spiegelt sich einmal mehr die Philosophie des Unternehmens wider. Darüber hinaus verfügt die RALF SCHMITZ GmbH & Co. KG über Dependancen in Düsseldorf, Berlin und Hamburg. Das Unternehmen befindet sich auch heute noch in hundertprozentigem Familienbesitz.
Aktuelle Projekte Urban Chic in lebendiger Metropolenlage: Schlanke hohe Fenster gliedern eine klassizistische Fassade, moosgrüne Klinkerriemchen schmücken die beiden unteren Etagen des Düsseldorfer Objektes in der Degerstraße. Außen gibt sich der markante Entwurf ausgewogen und zurückhaltend, innen birgt er hochmoderne Grundrisse mit eleganter Ausstattung und vielen Optionen, etwa bei den Bodenbelägen. Geerdet wird der markante Bau durch Traditionselemente wie Terrazzo im Treppenhaus und die stille grüne Oase hinter dem Haus.
Das Objekt „EISENZAHN 1“ am Kurfürstendamm in Berlin. Erstmalige exklusive Kooperation mit der italienischen Luxusmarke Bottega Veneta für die Ausgestaltung der mondänen Lobby und der Musterwohnung des luxuriösen Wohnpalais im Stil der großen Boulevards.
Bildquellen: RALF SCHMITZ
KUNDEN || 19
Things to come 2017 Interview Holger Leibling In diesem Jahr entwickeln wir viele spannende Features, mit deren Hilfe unsere Kunden Prozesse effektiv auf- und umsetzen können. Redaktion: „Holger, vielen Dank, dass Du Dir trotz prall gefüllter Roadmap und vieler Sonderprogrammierungsprojekte die Zeit genommen hast, mit uns über die Produktentwicklungen des laufenden Jahres zu sprechen.“ Holger Leibling: „Ich freue mich, Euch einen Einblick in die laufenden Projekte geben zu können. Das erste Quartal ist fast vorbei und wir stecken mitten in der Umsetzung vieler Projekte.“ Redaktion: „Erzähl doch am Besten mal, auf welche Features unsere Kunden sich im Laufe des Jahres freuen können.“ Holger Leibling: „Sehr gerne. Unser Serienbrief-Projekt, das wir bereits im vergangenen Jahr begonnen und erste Teile auch schon ausgeliefert haben, wollen wir in diesem Jahr zum Abschluss bringen.
Kunden können dann auf eine einheitliche Vorlagenverwaltung für alle iX-Haus Schreiben zugreifen. Als nächstes steht die Umstellung der iX-Haus plus Instandhaltungsmodule (IHS) an. In Verbindung mit der Partnerverwaltung werden wir auch Lösungen für Themen, wie z. B. mehrere Vertragspartner, Schreiben an Betreuer sowie leichtere E-Mail Kommunikation schaffen.“ Redaktion: „Das hört sich spannend an und wird sicher vielen Anwendern das Tagesgeschäft erleichtern. Du sagtest, momentan seid Ihr dabei die Vorlagen für die iX-Haus plus IHS Module umzusetzen. Gibt es weitere Neuigkeiten in iX-Haus plus?“
Holger Leibling: „Die gibt es. Wir haben viel positives Feedback zu unserem Modul Personen plus, das eine kompakte Sicht auf alle relevanten Vertragsdaten von Mietern und (WEG-)Eigentümern ermöglicht, bekommen. Daher haben wir ein ähnliches Konzept für Flächen entwickelt. Fläche plus wird umfassende Information zur Fläche auf einen Blick anzeigen, z. B. Belegungsstatus, Anschlussvermietung, Größe, Vormietrecht, Planmiete. Darüber hinaus können Termine und Notizen erfasst werden, womit das Modul zusätzliche CRM-Funktionalitäten bietet.
Zudem releasen wir das Raumbuch plus. Mit dem Modul können Räume zu Flächen erfasst werden. Das bietet viele Vorteile, gerade im Instandhaltungsbereich. Technische Objekte können auf Raumebene zugeordnet und die Informationen im Bedarfsfall in den Aufträgen an Handwerker mitgegeben werden.“ Redaktion: „Toll ist ja, dass diese plus-Funktionalitäten allen Anwendern im Standard zur Verfügung stehen. Und mit den beiden neuen Modulen bietet die Verknüpfung mit den IHS-Modulen nochmals einen erheblichen Mehrwert. Darauf haben sicher einige Kunden gewartet. Wie sieht es denn im Bereich des Zahlungsverkehrs aus, stehen da auch Neuigkeiten an?“ Holger Leibling: „Schön, dass Du fragst (lacht). Zukünftig können Rechnungen deutlich komfortabler gegen Zahlungen gesperrt werden. Der bislang notwendige Wechsel in die Dialogbuchhaltung entfällt. Die Sperre kann sich entweder nur auf den Zahllauf beziehen oder wie gehabt die Rechnung dauerhaft sperren. Zudem werden wir noch weitere Komfortverbesserungen im Zahllauf umsetzen.“
Redaktion: „Das hört sich bisher alles sehr hilfreich an. Aber wie ich Dich kenne, hast Du noch ein As im Ärmel, oder?“
Holger Leibling: „Selbstverständlich, inzwischen kennst Du mich gut. Das Highlight für uns und sicher auch viele Anwender wird die neue Partnerverwaltung. Die umfasst eine moderne Adressverwaltung. Einem Partner können beliebig viele Rollen zugeordnet werden, Änderungen der Kontaktdaten sind dann nur einmal notwendig. Zu Gewerbemietern können z. B. alle Mitarbeiter mit ihren Funktionen erfasst werden. Zu Wohnungsmietern können Sie alle Vertragspartner, Mitbewohner und z. B. Betreuer erfassen. Das sind nur einige der Mehrwerte, die die neue Partnerverwaltung bieten wird. Das Tolle ist, dass wir die genannten Funktionserweiterungen auf unseren Kundentagen im Mai live präsentieren werden. Dort werden wir im Detail erläutern, wie der Umstieg auf die Partnerverwaltung erfolgt. Die Teilnahme lohnt sich also unbedingt.“
Das Interview führte Philipp Spitz (rechts) mit dem Leiter des Produktmanagements Holger Leibling.
PRODUKT || 21
Es war einmal... Gestern, Heute, Morgen. Während sich in München Georg Nemetschek für den Einsatz des Computers in der Baubranche interessierte und 1981 die Nemetschek Programmsystem GmbH gründete, entwickelte Werner Nebel eine Softwarelösung für die Buchhaltung und Datenerfassung für Immobilienverwaltungen. Hieraus entstand das erste Produkt - NP-Haus, eine Co-Produktion mit dem Gründer der Polanz Hausverwaltung in Velbert. Während die Polanz GmbH Immobilienverwaltung praktizierte, konzentrierte sich Werner Nebel mit der SpeedWare GmbH auf die Softwareentwicklung. Bald wurde die Software SW-Haus, vor allem aufgrund persönlicher Empfehlungen, überregional bekannt und die SpeedWare zog in Velbert in die „Villa Petershall“ an der Lukasstraße. Dort entwickelte man nicht nur die Software weiter. In der mittlerweile denkmalgeschützten Villa im Schweizer Landhausstil wurden auch Kunden geschult, sofern dies nicht in den Dependancen in Frankfurt, Köln, Hamburg, Berlin oder München geschah.
Mit der Zeit gewannen nicht nur Buchhaltung, Stammdaten und Abrechnung, sondern auch komplexere Auswertungen, an Bedeutung. Schon damals bestand eine breite Anwendervielfalt. 1986 bediente das Programm SW-Haus II bereits einen Großteil der Aspekte der Haus- und Grundstücksverwaltung. Die Standardversion berücksichtigte die Aufgabenbereiche einer Hausverwaltung bis hin zum sozialen Wohnungsbau, einschließlich der Wirtschaftlichkeitsberechnung nach II. BV. SW-Haus II konnte als reine Einnahme/Ausgabe-Buchhaltung oder als doppelte Buchhaltung mit Verknüpfungen und Folgebuchungen eingesetzt werden. Aus SW-Haus II, das noch auf 5 ¼“-Disketten ausgeliefert wurde, entstand folgend eine neue Software-Generation. Mit CW-Haus inklusive kleiner Flächenverwaltung als Einstiegslösung, iX-Haus mit dem Flächenmodell und Casa wurde die Produktpalette ergänzt und später mit Crem, als erweiterter Form für Corporate Real Estate Management, ausgebaut. Das „iX“ ist ursprünglich in Anlehnung an Unix zu sehen, das sich aber in der gewerblichen IT-Infrastruktur nicht so recht durchsetzen wollte
– auch wenn heute LINUX-Varianten gegenüber Windows Marktanteile behaupten. Weitere buchhalterische Aspekte bedienten die Hypothekenverwaltung, die Anlagenbuchhaltung und die Faktura. Für zunehmend komplexere Netzwerke wurde der FairCom Server angeboten. Konsequent war insofern dann die Entwicklung, die intern genutzten Datenbankdaten alternativ über eine von Microsoft verbreitete SQL-Datenbank zu verarbeiten. Zu diesem Zeitpunkt wurde Microsoft Access als mögliche Oberfläche für Datenbankdaten erkannt und für viele Kunden wurde der Crem Management Report in Form Access-kompatibler Datensätze entwickelt. Vielen Kunden waren solche mehrschichtigen Lösungen zu komplex und voluminös. Die meisten wollten nur die passende Liste auf Knopfdruck. Solche Listen, schon seit SW-Haus auf den jeweiligen Bedarf zugeschnitten, wurden zunehmend für das Reporting von Stammdaten, Buchhaltung und Abrechnungen verwendet. Neben den fertigen Listen bot der Listgenerator zudem ein starkes Werkzeug für individuelles Reporting. Auch mit dem Siegeszug von Excel als Tabellenkalkulation blieb der Listgenerator als Datenlieferant interessant. Die zwischenzeitliche Lösung mit „Crystal Reports“ wurde zugunsten des Excel-Reportings wieder eingestellt. Auch der Abrechnungsgenerator verschwand wieder – zu speziell war seine Einrichtung. Stattdessen wurden die Abrechnungsmodule konsequent verfeinert und neben reinen Betriebskosten- oder Wohngeldabrechnungen auch Modelle, wie die für SEV-Verwaltungen, Genossenschaften oder Mietpools berücksichtigt. Die 3,5“-Diskette blieb im Bereich des Datenträgeraustausches lange Zeit von Bedeutung, bis ISDN das Modem ablöste und das Internet in den Büros der Immobilienverwalter einzog. Schon mit ISDN waren Fernwartungen möglich, was die Supportmöglichkeiten bedeutend verbesserte. Bis dato waren Screenshot und Telefax Hilfsmittel des ansonsten telefonischen Supports. Mittlerweile werden Internetzugang und Breitbandanschluss als selbstverständlich vorausgesetzt. Mit dem Wachstum von SpeedWare wurden die Räumlichkeiten des Unternehmensstandortes zu klein. Im Dezember 1998 wird die SpeedWare Software GmbH, Velbert, von Werner Nebel an die Nemetschek
AG veräußert. Mit dieser Akquisition stärkte das Unternehmen seine Marktposition und erweiterte seine Produktpalette im Bereich Facility- und Immobilien-Management. Die Interaktion mit CAD-Programmen, wie Allplan oder Allfa via IFC-Objektsprache, ist ein Denkansatz, der heute unter dem Stichwort BIM (Building Information Management) besser bekannt sein dürfte. Die mittlerweile in Crem Solutions umfirmierte Softwareschmiede zog nach Ratingen in ein Gebäude mit einer passenden IT-Infrastruktur. Mit der einfachen Technischen Objektverwaltung entstand das Fundament für Nuris und das heutige iX-Haus plus. Die Umstellung auf die Oracle Datenbank ermöglichte wesentlich umfangreichere Datenanalysen und Verknüpfungen. Für die prozessorientierte Verwaltung von Terminen bietet sich die tabellarische Datensicht in Grids ja geradezu an. Meldungen und Aufträge initiieren zwangsläufige Prozesse, welche bis zum jeweiligen Erstellen von Schriftgut, Rechnungen oder auch zu Folgeterminen führen. Dass mittlerweile schon mit Übermittlung der Anrufernummer eine Datensuche gestartet werden kann, Stichwort CTI, ist für kundenorientierte Anwender ebenfalls interessant. Und wie geht es weiter? Nach wie vor wird unsere Classic Version von einigen Anwendern eingesetzt. Neue Kunden und Anwender mit komplexeren Anforderungen nutzen unsere aktuelle, auf Oracle basierende Programmversion. Bei der Weiterentwicklung richten wir den Fokus gezielt auf unser Kerngeschäft.
Gleichzeitig ist es unser Anspruch, in allen Servicebereichen rund um die Immobilienverwaltung, erster Ansprechpartner für unsere Kunden zu sein. Daher setzen wir bereits seit längerem auf starke Partner, die mit ihren Produkten und Dienstleistungen, eine hervorragende Ergänzung zu unseren Lösungen darstellen und unser Leistungsspektrum erweitern. Die Schriftguterstellung wird schrittweise zentralisiert und erweitert. Wir sind gespannt, welche Neuerungen 2017/2018 noch bereithält und welche Entwicklungen der IT-Branche in unserem Produkt iX-Haus ihren Niederschlag finden werden.
INSIDE || 23
„Bei der Weiterentwicklung richten wir den Fokus auf unser Kerngeschäft.“
Best Practice Mammutprojekt – Einführung von iX-Haus bei V & I Eine weit verzweigte Unternehmensstruktur mit einer Vielzahl an Tochtergesellschaften und einem dementsprechend großen Immobilienbestand, macht die V & I Management GmbH & Co. KG zu einem immobilienwirtschaftlichen Operateur. Die Kerngeschäfte der Verwaltungs- und Servicegesellschaft sind sämtliche Dienstleistungen im Immobilienmanagement sowie der Vermietung verschiedenster Immobilientypen. Der V & I als Dachgesellschaft, obliegt dabei die gesamte Buchhaltung der einzelnen Unternehmenstöchter. Die komplexe Gesellschaftsstruktur auf der einen und die Zusammensetzung des Immobilienbestands auf der anderen Seite, stellten in erster Linie die Herausforderung bei diesem Einführungsprojekt dar. Hinzu kam, dass die Gesellschaft bisher unterschiedliche Softwarelösungen bei den einzelnen Verwaltungsgesellschaften eingesetzt hat - wodurch ein einheitliches, strukturiertes Management, mit standardisierten Arbeitsprozessen, nahezu unmöglich war. Um das zukünftig sicherzustellen, entschloss sich die Gesellschaft für eine Vereinheitlichung der Software und den Umstieg auf eine alles umfassende Softwarelösung für alle Tochtergesellschaften. Mit iX-Haus fand man eine Komplettlösung für die gesamte Gesellschaft, die es schafft, alle benötigten Prozesse abzubilden.
Angefangen mit einer ausgiebigen Analyse des Ist-Zustandes und einer Soll-Beschreibung wurde das Projekt von Crem Solutions gemeinsam mit V & I gestartet. Eine erste große Herausforderung bei der Umstellung bzw. Einführung von iX-Haus war die Datenübernahme aus den alten Systemen. Eine riesige Menge an Kunden- bzw. Stammdaten musste komplett aus den unterschiedlichen Systemen exportiert und folglich in das neue System importiert werden. Nachdem der Datenexport durch einen externen Berater vollzogen und die Daten an den Projekt betreuenden Consulter von Crem Solutions
übergeben wurden, konnte mit der umfassenden Neustrukturierung der Daten, bei der alle Daten vom Personenmodell auf das Flächenmodell umgestellt wurden, begonnen werden. Dabei wurden die Daten komplett aufgearbeitet und zukunftsorientiert, d. h. den notwendigen systembedingten Anforderungen entsprechend angepasst. Auf diese Weise wurde die Voraussetzung für einen reibungslosen Datenimport sowie optimierte Prozesse, wie beispielsweise ein aussagekräftiges Reporting, geschaffen. Eine weitere Herausforderung für viele Softwarelösungen ist normalerweise die Umstellung von Zahlungsvorgängen. Das bis zur Umstellung genutzte GES-System arbeitete mit „virtuellen Konten“. Bei dieser Buchungsmethode wird jedem Debitor z. B. auf Vertragskontoebene eine BK01 Kontonummer zugeteilt. Als eindeutiges Merkmal wird diese Kontonummer von den Kunden als Empfängerkontonummer genutzt. Zusammen mit der Flexibilisierung der Verwendungszweckinterpretation verbessert sie auch bei der automatisierten Zuordnung von Überweisungseingängen die Qualität und Quote nachhaltig. Das Verfahren macht den bisher unübersichtlichen Zuordnungsprozess für jeden einzelnen Zahlungseingang vollkommen transparent und nachvollziehbar. Nicht alle Softwarelösungen können diese Zahlungsart abbilden. iX-Haus aber bietet zu 100 Prozent genau diese Funktionalität. So konnte auch hier ein problemloser Übergang der Softwarelösungen gewährt werden. Zudem sind alle anderen marktüblichen Buchungsprozesse problemlos mit iX-Haus umzusetzen.
Mit der Nutzung der gesamten Funktionsbandbreite von iX-Haus schafft V & I es, alle relevanten Arbeitsprozesse abzubilden. Die Bandbreite reicht dabei von allen Prozessen für die Immobilienwirtschaft, über IntercompanyTransaktionen d. h. allen Transaktionen, die innerhalb einer Gruppe von Gesellschaften durchgeführt werden, bis hin zur kompletten Steuerbehandlung und Cashpool, ein bei der Konzernfinanzierung gängiges Steuerungsinstrument innerhalb eines Konzerns. Dabei leiten die Konzernuntergesellschaften ihre Liquidität über Darlehensvergaben in die Obergesellschaft, die sie zentral - und damit kostensparend - für alle Töchter verwaltet.
Digitales Dokumentenmanagement Zudem hat sich V & I für die Einführung eines digitalen Dokumenten Management Systems entschieden. Mit der iX-Haus Partnerlösung DocuWare bietet Crem Solutions auch hier die passende Lösung. Vollkommen integrierbar in das System sowie revisionssicher ist mit dem Dokumentenmanagementsystem eine besonderer Workflow geboten. GoBD konform kann das Unternehmen zukünftig den gesamten schriftlichen Dokumentenverkehr digitalisieren, geordnet ablegen und mit einem Mausklick in iX-Haus auffinden. Einmal eingescannt, werden die Dokumente vom System nach relevanten Daten für Buchungen oder die Ablage durchsucht und entsprechend indiziert. Das Dokument wird dem zuständigen Sachbearbeiter zunächst zur Freigabe zugeordnet. Die Buchung sowie die Ablage in iX-Haus wird jedoch erst vollzogen, wenn an diesem Punkt der Buchungsvorschlag manuell bestätigt oder aber das Dokument für die Ablage angepasst wird, beispielsweise mit einer Änderung der Rechnungsnummer. Das System führt zu einer hohen Transparenz, es ist zu jedem Zeitpunkt nachzuvollziehen, wo es liegt, von wem es bearbeitet wird
oder wessen Freigabe fehlt. Der Workflow senkt die Fehlerquote so erheblich und sorgt zudem für eine große Zeitersparnis. Durch den Einsatz ergänzender Erweiterungsmodule, wie beispielsweise CTI, Faktura/Mieterbeteiligung, integrierter Druck Heizkostenabrechnung und iX-Haus plus sowie vielen spezifisch auf V & I zugeschnittenen Sonderprogrammierungen, gelingt es einen optimal aufeineinander abgestimmten Prozessablauf sicherzustellen.
Sowohl das System als auch alle Daten werden von Crem Solutions in einem externen Rechenzentrum gehostet. Das Hosting bei dem Crem Solutions Partner PlusServer garantiert hohe technische Standards durch regelmäßige Upgrades. V & I kann so auf Investition für eine eigene IT-Infrastruktur verzichten und spart die Kosten für unternehmenseigene Server sowie die Wartung und Instandhaltung durch einen IT-Spezialisten. Der gesamte Umstellungsprozess wurde durch einen persönlichen Ansprechpartner, unterstützt von einem abteilungsübergreifendem Team aus dem Sales und der BU für Partnerprodukte, begleitet. Die verantwortlichen Teams von Crem Solutions und V & I arbeiteten während der gesamten Umstellung Hand in Hand und konnten iX-Haus sowie das Partnerprodukt perfekt integrieren und den Produktivstart der neuen Software termingerecht und reibungslos gestalten. Das Ziel, allen Anforderungen und Bedürfnissen der V & I gerecht zu werden, wurde mithilfe eines guten Teamworks so komplett erfüllt.
PRODUKT || 25
Safe your Data
Mit der fortschreitenden Digitalisierung wird auch die Datenvorhaltung und Archivierung von Daten ein zentrales Thema. Gerade im Bereich der Immobilienverwaltung hat man es mit einer großen Menge personenbezogener Daten zu tun, wie beispielsweise den Adressdaten und Bankverbindungen von Mietern. Die revisionssichere digitale Ablage der Daten ist ein sensibles Thema – der Schutz vor einem Zugriff Dritter ist unerlässlich.
Wegen der großen Datenmengen nutzen viele Unternehmen heutzutage eine Cloud-Lösung. Das bringt im Regelfall einige Vorteile mit sich. Die Einsparung von teilweise erheblichen Investitionen für unternehmenseigene Server und deren Wartung sowie Instandhaltung durch IT-Spezialisten entfällt bei der Cloudnutzung genauso, wie regelmäßige Upgrades auf den aktuellsten Stand der Technik. Besonders kleinere Unternehmen können so auf den Aufbau einer eigenen, teuren IT-Infrastruktur verzichten. Zudem bringt die Auslagerung der Daten einen oft wenig beachteten aber zusätzlich positiven Nebeneffekt mit, der firmeneigene Server mit den Daten kann nicht gestohlen werden. Um die Daten zusätzlich vor einem Verlust zu sichern, empfiehlt sich das Prinzip der Redundanz: demnach sollten Unternehmen ihre Daten nicht nur an einem Ort speichern, sondern auf auf einem oder mehreren zusätzlichen Servern in verschiedenen Regionen, auf denen dann Kopien ihrer Daten abgelegt werden.
Kosten und vermeidet langfristige Kapitalbindung für Unternehmen. Des Weiteren ermöglicht sie eine spontane Reaktion auf wirtschaftliche Unternehmensverhältnisse - je nach Nutzungsgrad können Ressourcen bedarfsweise angemietet oder abgegeben werden. Beispielsweise um schnell auf Wachstum oder Rezession zu reagieren. Auch in unserer digitalisierten Welt liegt das Thema Green-IT momentan voll im Trend, bei Cloud-Computing kommt auch dieser positive Aspekt zum Zuge. So können große zentrale Rechenzentren effizienter betrieben werden als viele kleine lokale Zentren. Da deren Auslastung konstanter ist, liegen hier nicht so viele Ressourcen brach und aufgebrachte Energie wird effizienter genutzt. So viele Vorteile die Cloud-Nutzung gerade für kleinere Unternehmen auch mit sich bringt, allem voran steht der Datenschutz. Um einen vertrauensvollen Umgang, gerade mit persönlichen Daten, zu gewährleisten, müssen Unternehmen bei der Nutzung von CloudDiensten auf wichtige Details achten.
Cloud-Lösung
Die Anmietung von Hardware und dazugehörigen Dienstleistungen schafft klar kalkulierbare monatliche
Ein klar definierter Vertrag ist hier der Ausgangspunkt für eine risikofreie Nutzung einer Cloud. Der Digitalverband bitkom bietet hierzu auf seiner Website eine Checkliste, mit der Nutzer die Inhalte von Verträgen für das Cloud-Computing überprüfen können.
Interview
mit Jürgen Kuck - Fachanwalt für Informationstechnologierecht Wir haben zu diesem Thema zudem mit Jürgen Kuck gesprochen. Er ist Fachanwalt für Informationstechnologie und spezialisiert auf den Datenschutz.
Worauf sollte man bei der Auswahl eines Cloud-Dienstleisters achten? „Zunächst ist es wichtig, dass man sein Augenmerk auf den Datenschutz legt, gerade persönlicher Daten. Dabei sollte man beachten, dass sich die Rechenzentren der Anbieter der Cloud in der EU befinden. Wenn die Daten auf Servern in verschiedenen Ländern außerhalb der EU verteilt werden, unterliegen diese den jeweiligen landestypischen Gesetzen und es kann zu Problemen kommen. Somit wird einer der größten Vorteile des Cloud-Computings, die hohe Abstraktion, zu einem Problem. Die außereuropäischen Länder gelten als datenschutzrechtlich kritisch bzw. unsicher.“ Nächste Frage siehe Folgeseite.
TRENDS || 27
Welche Besonderheiten bei gehosteten ERP-Systemen gilt es zu beachten? „In erster Linie rechtliche Aspekte. Auf der einen Seite allgemeine vertragliche Grundsätze, die unter anderem abhängig von der jeweiligen Lösung, dem Verhältnis der Vertragspartner, den gewünschten vertraglichen Inhalten und natürlich gesetzlichen Vorschriften sind. Auf der anderen Seite besondere vertragliche Vereinbarungen in denen z. B. der Umgang mit Remote-Steuerung, Verfügbarkeitsgarantien, Backup-Lösungen, Vertragsstrafen und nicht zuletzt Löschung geregelt werden. Darüber hinaus müssen Regelungen hinsichtlich Speicherung und Archivierung vereinbart werden. Hierbei muss auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchhaltung, die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme und Compliance-Anforderungen acht genommen werden. Außerdem muss insbesondere der Schutz der vorgehaltenen Daten sichergestellt sein. Dabei wird zwischen Kunden- und Personaldaten differenziert, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse müssen gewahrt und ein möglicher Konflikt beim Anspruch auf Löschung bzw. der Pflicht zur Speicherung berücksichtigt werden. Weitere Besonderheiten sind gesetzliche Vorschriften zur Zustimmung der Datenübermittlung, bindende Unternehmensrichtlinien - gerade in sehr großen, komplexen Organisationsstrukturen - und Regelungen zur Auftragsdatenvereinbarung. Außerdem gilt ab dem 25.05.2018 die EU-Datenschutzgrundverordnung, die insbesondere erheblich höhere Sanktionen vorsieht und hohe Anforderungen an Dokumentation und Nachweispflichten stellt.“
„Außerdem gilt ab dem 25.05.2018 die EU-Datenschutzgrundverordnung.“
EU Datenschutzverordnung Im Mai 2018 ersetzt eine neue EU-Datenschutzverordnung die seit 1995 geltende EU-Datenschutzrichtlinie. Mit der neuen EU-Datenschutz-Grundverordnung soll das Datenschutzrecht innerhalb Europas vereinheitlicht werden, um den Nutzern mehr Kontrolle über ihre Daten zu verschaffen. Entsprechend gelten künftig in allen EU-Staaten die gleichen Standards beim Datenschutz, datenschutzrechtliche „Rückzugsräume“ innerhalb Europas wird es damit nicht mehr geben. Gelten sollen die neuen Regeln nicht nur für in Europa ansässige Unternehmen. Auch US-Firmen müssen sich fortan an die europäischen Vorgaben im Datenschutz halten, wollen sie ihre Dienste auch auf dem europäischen Markt anbieten. Die gesamte EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGOVO) ist Online nachzulesen. Hosting Partner: PlusServer Unser Hosting Partner PlusServer ist Marktführer im Bereich Managed Hosting im deutschsprachigen Raum. Gemeinsam mit PlusServer können wir demnach auch ein Managed Hosting und eine Cloud direkt in den PlusServer-Rechenzentren anbieten. So ist ein modernes Hosting möglich, bei dem für jeden Workload die passende Umgebung bereitgestellt und damit ein Höchstmaß an Performance und Kosteneffizienz geboten wird. Die Sicherheit der Daten genießt dabei höchste Priorität und wird durch zahlreiche Zertifizierungen, unter anderem durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), gewährleistet.
TRENDS || 29
Relaunch New Shoes - Crem Solutions mit neuem Outfit im Web
Nahezu parallel zur Veröffentlichung der Erstausgabe dieses Magazins, geht unsere überarbeitete Website live. Das Design und der Aufbau unseres neuen Webauftritts stellt die Bedürfnisse der Nutzer in den Vordergrund. Eine übersichtliche und klar strukturierte Navigation ermöglicht die einfache Handhabung. Die Seiten sind bewusst mit viel Weißraum gestaltet, um eine gute Lesbarkeit zu garantieren.
Farbige Elemente intuitive Benutzung Farbige Elemente strukturieren die Inhalte und sorgen dafür, dass Nutzer sich schnell zurechtfinden und zu den gesuchten Inhalten gelangen. Mouse-over Effekte und Klappmenüs ermöglichen es dem User selbst zu entscheiden, welche Inhalte für ihn relevant sind. Selbstverständlich ist die Website responsive. Die Seite passt sich also in der Größe automatisch dem Endgerät des Nutzers an. Egal, ob Desktop, Tablet oder Smartphone, das Anwendererlebnis steht im Vordergrund.
Der Aufbau der gesamten Seite orientiert sich konsequent an den Bedürfnissen der User. Dabei wurde darauf geachtet, dass sich sowohl Bestandskunden als auch Interessenten glei-
chermaßen angesprochen fühlen und inhaltlich wiederfinden - mithilfe von „Akkordeon Elementen” haben Nutzer auf den unterschiedlichen Seiten die Möglichkeit, nur die Bereiche auszuwählen, die für sie interessant sind. Auf fast allen Seiten besteht zudem die Möglichkeit mit Crem Solutions in Kontakt zu treten. Die Formulare wurden anwenderfreundlich konzipiert und werden direkt an die richtigen Ansprechpartner geroutet. Die zentralen Inhalte sind schnell und einfach über die Hauptnavigation erreichbar, über eine zweite Navigation im unteren Bereich der Seite gelangt man direkt zu den gewünschten Unterseiten. Der Fokus liegt auch bei der neuen Website auf den Schwerpunkten von Crem Solutions - unseren Softwarelösungen sowie dem Support. Inhaltlich neu sind die ausgebauten Einführungsbeispiele bzw. Erfahrungsberichte, ein Pressebereich und der zu Beginn des Jahres gestartete Corporate-Blog - informieren Sie sich hier zu allen Neuigkeiten über Crem Solutions, iX-Haus, Digitalisierung und viele weitere interessante Themen rund um die Immobilienbranche. Wir freuen uns auf Ihren Besuch unter:
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Immobilien effektiv verwalten Icons und Textblöcke werden nach und nach eingeblendet, wenn gesrcollt wird
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Flexibel
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Durch den modularen Aufbau von iX-Haus arbeiten Sie nur mit Modulen, die für Ihre Immobilien-Verwaltung und tägliche Arbeit wichtig sind.
Die Flexibilität von iX-Haus ermöglicht Ihnen die Arbeit mit einem komplett auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten System.
Die problemlose Integration von Partnersoſtware ermöglicht es Ihnen, alle Ihrer benötigten Prozesse mit iX-Haus zu bearbeiten.
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Bestplatzierung für iX-Haus im Real Estate Soſtware Report. iX-Haus belegt den ersten Platz.
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„Für uns ist iX-Haus nicht nur die richtige Entscheidung für eine professionelle Immobiliensoſtware, sondern auch für einen Partner mit Kompetenz: Dort können wir sicher sein, dass auch anspruchsvolle Projekte zuverlässig umgesetzt werden. Das Programm ermöglicht Ihnen die effektive Bearbeitung sämtlicher immobilienspezifischer Verwaltungsprozesse. Axel Meyer, christian. c. meyer GmbH
„Für uns ist iX-Haus nicht nur die richtige Entscheidung für eine professionelle Immobiliensoſtware, sondern auch für einen Partner mit Kompetenz: Dort können wir sicher sein, dass auch anspruchsvolle Projekte zuverlässig umgesetzt werden. iX-Haus ist modular aufgebaut, vollständig skalierbar und integriert sinnvolle Partnerlösungen und ermöglicht Ihnen die effektive Bearbeitung sämtlicher immobilienspezifischer Verwaltungsprozesse.
„Für uns ist iX-Haus nicht nur die richtige Entscheidung für eine professionelle Immobiliensoſtware, sondern auch für einen Partner mit Kompetenz: Dort können wir sicher sein, dass auch anspruchsvolle Projekte zuverlässig umgesetzt werden. Axel Meyer, christian. c. meyer GmbH
Axel Meyer, christian. c. meyer GmbH
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INSIDE || 31
„Das Design und der Aufbau stellt die Bedürfnisse der Nutzer in den Vordergrund.“
„Unternehmen entscheiden sich nicht mehr für das beste Programm. Sie entscheiden sich für die beste Lösung.“ Caspar Tietmeyer, Leiter Solution Sales
Produkt oder Lösung Beides. Neues Team Solution Sales. Selbstverständlich ist das Programm ein zentraler Bestandteil der Lösung - aber eben nicht allein.
Unsere Stärke ist das Gesamtpaket, bestehend aus Produkt inklusive Schnittstellen und Partnersoftware, umfassender Beratung und nachhaltigem Service. Die Anforderungen unserer Kunden und Interessenten wandeln sich. Es reicht nicht mehr aus, ein ihnen gutes Programm, mit dem die Kernaufgaben des Immobilienmanagements gelöst werden können, bereit zu stellen. Vielmehr geht es darum, ganzheitliche Lösungsansätze auf die individuellen Anforderungen des Kunden abgestimmt, zu entwickeln. Bestehende IT-Strukturen müssen berücksichtigt werden, um das Zusammenspiel der eingesetzten Anwendungen zu gewährleisten. Darüber hinaus gilt es, Optimierungspotentiale zu erkennen. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung, müssen Prozesse, die sich digital abbilden lassen, erkannt werden und in entsprechende Workflows übersetzt werden. Infolgedessen standen wir auch organisatorisch vor einer Herausforderung. Zu Beginn des Jahres haben wir konsequenterweise die Abteilung Sales geschlossen und unser Sales-Team aufgelöst. Warum? Weil wir erkannt haben, dass neue Strukturen notwendig sind, um eine kundenorientierte Distribution sicher zu stellen. Wie machen wir das? Mit einer neu organisierten und hoch motivierten Mannschaft.
INSIDE || 33
Seit Januar ist unser neues Team, Solution Sales, erster Ansprechpartner für alle Fragen rund um die Distribution unserer Lösungen. Geleitet wird das Team von Caspar Tietmeyer. Als neuer Leiter stellt er sich der Herausforderung, das Team neu zu organisieren und zu strukturieren. „Jedes Projekt ist anders”, sagt Solutions Sales Leiter Caspar Tietmeyer. „Das war früher eine häufig bemühte Floskel, trifft heute aber auf 99 Prozent der Projekte zu.” Um unsere neue Vertriebsphilosophie langfristig leben zu können, ist es notwendig, dass sich die Mitglieder des Teams auf Teilbereiche der Immobilienwirtschaft spezialisieren. Interessenten und Kunden erwarten selbstverständlich, dass sie sich mit ihren Ansprechpartnern fachspezifisch austauschen können und die Komplexität des jeweiligen Geschäftsmodells erkannt wird. Unsere Kollegen verfügen über umfassendes Expertenwissen, sowohl in Fragen rund um die Wohnungswirtschaft, als auch in gewerblicher Immobilienverwaltung und im Bereich des Corporate Real Estate Managements. Bei Bedarf werden Caspar Tietmeyer und sein Team zusätzlich von unseren Consultants sowie der Business Unit Integrated Solutions unterstützt. In dieser Konstellation steht unseren Kunden und Interessenten immer ein Team mit großem immobilienwirtschaftlichen Know-how zur Seite, dass immer die bestmögliche Lösung für unternehmensspezifische Projektanforderungen anbieten kann.
Neu im Team Die Zukunft startet immer jetzt.
Zukünftig erwarten uns immer wieder viele sich verändernde technische Ansprüche, komplexe Projekte sowie immer mehr iX-Haus Nutzer. Um bei all diesen Faktoren eine gleichbleibend gute bzw. noch bessere Qualität und Serviceleistung bieten zu können, bedeutet das, wir benötigen mehr Mitarbeiter. Darum wächst Crem Solutions als Organisation kontinuierlich. Auch in den letzten Monaten haben wir uns weiter personell verstärkt. Neues Personal bringt neue Ideen und Impulse mit sich. Genau das ist es, was wir uns auch von unseren neuen Kolleginnen und Kollegen erhoffen - wir wollen keineswegs auf der Stelle treten. Mit unseren Neuen in der Entwicklung, im Sales, dem Consulting sowie dem Marketing bauen wir unser Know How aus und bieten Ihnen noch bessere Leistungen. Frischen Wind in das Team Finance and Administration bringen seit Oktober 2016 unsere beiden Auszubildenden Abirami Mathiyalagan und Melisa Selvitop (beide vordere Bildmitte). Beide haben bei uns eine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement begonnen und sind seitdem eine Bereicherung für das gesamte Team. Seit September 2016 hat auch unsere Softwareentwicklung mit Martin Janzen (2. von rechts) eine neue Unterstützung. Durch seine Ausbildung zum staatlich geprüften Techniker und Kommunikationselektroniker bei der Siemens AG, sowie seinen vorangegangenen Stellen als Softwareentwickler bei Siemens und Nokia, bringt er viel Erfahrung in das Team ein.
Jens Hoffstiepel (rechts) hilft uns als Marketing Manager. Nach seiner Ausbildung zum Fotografen absolvierte er noch ein Studium in Journalismus & Public Relations. Er arbeitete vor seinem Beginn bei Crem Solutions unter anderem als freiberuflicher PR- und Marketingberater für Vonovia SE. Ein neues Gesicht findet sich auch in unserem Consulting Team. Seit Dezember 2016 unterstützt Andrea Tüttemann (links) diese Abteilung. Nach ihrer Ausbildung als Kauffrau der Grundstücks-und Wohnungswirtschaft bildete sie sich noch zur Immobilienfachwirtin fort. Vor ihrem Einstieg bei uns, war sie im Consulting bei einem unserer Wettbewerber tätig und beriet Kunden aus allen Bereichen der Immobilienwirtschaft. Jetzt freuen wir uns über den Einsatz ihrer weitreichenden Kompetenzen für unsere Kunden. Die gelernte Immobilienkauffrau Jessica Thiele (hintere Bildmitte) ist das neueste Mitglied im Team. Gefolgt auf ihre Ausbildung bildete sie sich noch zur Fachverwalterin für Wohneigentum weiter. Im Anschluss war sie unter anderem mehrere Jahre im Pre-Sales-Bereich für einen Wettbewerber tätig. Seit Anfang März unterstützt sie nun unser Solution Sales Team als Senior Sales Managerin. Wir freuen uns, die neuen Kolleginnen und Kollegen in unserem Team zu haben und gehen mit ihnen gestärkt in die gemeinsame Zukunft - für den Kunden, für Sie.
„Unsere Lösungen noch besser machen. Unseren Service weiter ausbauen - für den Kunden, für Sie. Das ist unser Anspruch und unsere Definition von Erfolg.“ Dr.-Ing. Christian Westphal, CEO Crem Solutions
INSIDE || 35
Impressum Crem Solutions Magaxin Herausgeber: Crem Solutions GmbH & Co. KG Marketing Kokkolastraße 2 40882 Ratingen E-Mail: marketing@crem-solutions.de Web: www.crem-solutions.de Verantwortlich: Philipp Spitz Redaktionsleitung: Philipp Spitz (pspitz@crem-solutions.de) Jens Hoffstiepel (jhoffstiepel@crem-solutions.de) Autoren: Jens Hoffstiepel, Philipp Spitz, Achim Raiser Gestaltung/Layout: Sonja Ebbinghaus Druck: Viaprinto, Martin-Luther-King-Weg 30a, 48155 Münster Auflage: 1500 ISSN (print): 2512-6113 ISSN (online): 2512-6121 Erscheinungsausgabe: 01/2017 Redaktionsschluss: 31. März 2017 © Crem Solutions GmbH & Co. KG, alle Rechte vorbehalten
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