TFG Luzirlei

UNIVERSIDADE ESTADUAL DE MARINGÁ

MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL

LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO

MARINGÁ

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2009

LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO

MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL

Trabalho apresentado como requisito para a aprovação na disciplina Trabalho Final de Graduação, do Curso de Ciências Contábeis da Universidade Estadual de Maringá.

Orientador: Prof. José Braz Hercos Junior.

MARINGÁ 2009

LUZIRLEI GOMES DE AZEVEDO

MODELAGEM DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÁO CONTÁBIL

Trabalho Final de Graduação aprovado no Curso de Ciências Contábeis da Universidade Estadual de Maringá, como parte dos requisitos para obtenção do título de Bacharel em Ciências Contábeis.

Aprovado em: 12/2009

BANCA EXAMINADORA

Prof.ª Lílian M. Alvarenga Assolari Universidade Estadual de Maringá

Prof.ª Vera Sirlene Leonardo Universidade Estadual de Maringá

Prof. Orientador José Braz Hercos Junior Universidade Estadual de Maringá

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho a meu pai e a minha mãe que, ao longo desses anos, mesmo distantes estiveram perto através de palavras de incentivo e apoio.

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus por todas as maravilhas provenientes das suas bondosas mãos, suas grandes benevolências e pela oportunidade que me concedeu de andar entre seus filhos e por permitir-me participar no desenvolvimento da sabedoria entre os homens.

Agradeço a meus pais, Paulo e Mirian que foram os agentes divinos que me colocaram a existência e com muita responsabilidade concederam-me a melhor educação que puderam bem como me prepararam para a vida fazendo-me alguém útil à sociedade e a Deus.

Agradeço à minha noiva Evany pelas constantes amáveis palavras de incentivo para eu concluir este trabalho e pela compreensão da minha ausência cada vez mais constante no término deste.

Agradeço ao meu irmão e amigo Misael pelo companheirismo ao longo deste tempo em que moramos distantes de nossos pais, pelas muitas conversas sem limites, divagações e sonhos que, muitos dos quais esperamos que se tornem realidade.

Agradeço aos meus amigos acadêmicos, companheiros de sala, verdadeiro professores, com os quais caminhei junto nestes anos, que nos domingos e noites de muitas reuniões para estudos, vivemos e crescemos, um ajudando ao outro até aqui.

Agradeço ao Professor Massakazu, a quem tenho em grande estima pela amizade, companheirismo e orientações tanto para a vida acadêmica quanto social.

Agradeço a aqueles que foram meus professores nestes cinco anos de academia, bem como os funcionários com quem convivi por todo este tempo os quais sempre foram mui prestimosos no exercício das suas atribuições.

Agradeço ao Professor Braz que me orientou na elaboração deste trabalho, pela paciência e compreensão em ajudar-me desenvolver este projeto.

Agradeço aos membros da banca que me concedem esta oportunidade de apresentar o presente trabalho para a devida avaliação.

RESUMO

A automação das mais diversas atividades de trabalho do ser humano tem levado este ao comodismo de apenas realizar tarefas mecânicas sem conhecer o processo que está por trás das janelas, formulários e planilhas. O mesmo ocorre na área contábil, onde todas as informações são geradas a partir de sistemas específicos, ficando a cargo do mesmo a exatidão e veracidade das informações por eles processadas. Entretanto, esta não deve ser uma situação a ser desconsiderada, pois se faz necessário conhecer todo o processo de elaboração da informação para tirar o melhor proveito dela. Neste trabalho procurou-se descrever todos os passos necessários para a construção de um sistema contábil tanto financeiro quanto gerencial, demonstrando as várias etapas para esta realização, inclusive a elaboração de um plano de contas padrão que é a coluna central do sistema, pois é com base nele que são preparados os relatórios informacionais. Para isso, se utilizou pesquisa bibliográfica de diversos autores da área da contabilidade e sistema. Por esse processo é possível compreender o funcionamento de um sistema contábil, de modo a ter uma ideia de como os dados contidos nas notas e demais documentos lançados no sistema transitam por ele, passando pelas tabelas do banco de dados até saírem na forma de relatórios. Também ressaltou-se a partir de um estudo de caso os fatos contábeis de uma empresa comercial varejista optante pelo simples nacional, bem como os dados a serem inseridos no sistema para cada um deles e qual o lançamento a ser feito.

Palavras-Chave: Sistema de informação contábil, sistema de informação gerencial, dados, informação.

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO........................................................................................................................................ 13 1.1. JUSTIFICATIVA....................................................................................................................................13 1.2. OBJETIVO..............................................................................................................................................14 1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO..............................................................................................................14 1.4. ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO ...........................................................................................................15 2. REVISÃO DA LITERATURA............................................................................................................... 16 2.1. INTRODUÇÃO...............................................................................................................................................16 2.2. SISTEMA.....................................................................................................................................................16 2.3 VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA.........................................................................................................................19 2.4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO..............................................................................................................................25 2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO.............................................................................................................................27 2.6. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL..............................................................................................................32 2.7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL .............................................................................................................. 34 2.8 DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA..................................................................................................................42 2.9 SIMPLES NACIONAL.......................................................................................................................................47 2.7 TÓPICOS DESENVOLVIDOS................................................................................................................48 3. METODOLOGIA.....................................................................................................................................49 3.1. DEFINIÇÃO DO TIPO DE PESQUISA................................................................................................ 49 3.2. DEFINIÇÃO DAS PERGUNTAS DA PESQUISA...............................................................................49 3.3. MÉTODO DE COLETA DE DADOS....................................................................................................49 3.4. ANÁLISE DOS RESULTADOS............................................................................................................50 3.5. LIMITAÇÃO DA PESQUISA................................................................................................................50 4. DESENVOLVIMENTO...........................................................................................................................51 4.1 AMBIENTE DE APURAÇÃO DOS FATOS CONTÁBEIS................................................................................................51 4.2 FATOS CONTÁBEIS........................................................................................................................................51 4.3 RELATÓRIOS CONTÁBEIS A SEREM USADOS PELA EMPRESA...................................................................................59 4.4 PLANO DE CONTAS ESPECÍFICO........................................................................................................................59 4.5 DADOS A SEREM EXTRAIDOS DA DOCUMENTAÇÃO SUPORTE................................................................................... 65 4.6 JANELAS DO SISTEMA....................................................................................................................................74

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4.7 MODELO DE TABELAS DE ARMAZENAMENTO DE DADOS........................................................................................77 4.8 RELATÓRIOS CONTÁBEIS ...............................................................................................................................80 4.9 RELATÓRIOS GERENCIAIS ..............................................................................................................................87 4.10 DIAGRAMA DA MOVIMENTAÇÃO DOS DADOS.................................................................................................... 93 5. CONCLUSÃO...........................................................................................................................................94 6. REFERÊNCIAS....................................................................................................................................... 95

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1 - SUBSISTEMAS EMPRESARIAIS......................................................................................21 FIGURA 2 - VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA, SUBSISTEMAS E EFICIÊNCIA........................25 FIGURA 3 - ATIVIDADES BÁSICAS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO.................................29 FIGURA 4 - CLASSIFICAÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO..............................................30 FIGURA 5 - ETAPAS PARA DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA..........................................44 FIGURA 6 – JANELA INICIAL DO SISTEMA......................................................................................74 FIGURA 7 – MENU DE CADASTROS.....................................................................................................74 FIGURA 8 – JANELA DE CADASTRO DAS CONTAS.........................................................................75 FIGURA 9 – JANELA DE LANÇAMENTOS..........................................................................................76 FIGURA 10 – JANELA DE MANUTENÇÃO DAS TABELAS..............................................................77 FIGURA 11 – DIAGRAMA DA MOVIMENTAÇÃO DOS DADOS NO SISTEMA...........................93

LISTA DE TABELAS

TABELA 1 – TABELA DE CADASTRO DE CONTAS NO PLANO DE CONTAS............................77 TABELA 2 - TABELA DE CUSTO E PREÇO DA MERCADORIAS..................................................78 TABELA 3 – TABELA GERAL DE CADASTRO DOS LANÇAMENTOS.........................................78 TABELA 4 – TABELA DE REGISTRO DAS CONTAS A PAGAR......................................................78 TABELA 5 – TABELA DE REGISTRO DAS CONTAS A RECEBER.................................................79 TABELA 6 – TABELA DE MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE...........................................................79

LISTA DE QUADROS

QUADRO 1 - CARACTERÍSTICA DA INFORMAÇÃO VALIOSA....................................................27 QUADRO 2 - FATOS CONTÁBEIS:.........................................................................................................52 QUADRO 3 – DOCUMENTOS E DADOS DE ENTRADA NO SISTEMA DOS FATOS CONTÁBEIS:..66 QUADRO 4 – RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DOS ESTOQUES............................................88 QUADRO 5 – RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR............................................................................89 QUADRO 6 – RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER......................................................................90 QUADRO 7 – RELATÓRIO DE VENDA X CUSTO POR PERÍODO (DETALHAMENTO POR PRODUTO)...................................................................................................................................................90 QUADRO 8 – RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTO POR PERÍODO (DETALHAMENTO POR FATURAMENTO).......................................................................................................................................91 QUADRO 9 – RELATÓRIO DE PROJEÇÃO DE CAIXA POR PERÍODO........................................92

1. INTRODUÇÃO

1.1. JUSTIFICATIVA Sobreviver no mundo de negócios é um grande desafio para qualquer empreendedor.

Milhares de empresas vão à falência todos os anos por falta de orientação dos seus responsáveis. Esta se dá em especial porque preferem tomar decisões no escuro, sem subsídios sólidos para fundamentá-las.

Tomar decisão sem sustentação é arriscar-se num campo desconhecido. A base para a tomada de um rumo certo é a informação. É de suma importância a sua participação no processo decisório, pois assim é possível agir com segurança, sabendo qual direção tomar.

Padoveze (2002, p. 46) declara que a informação reduz a “incerteza no processo de tomada decisão” além de aumentar a sua qualidade.

A contabilidade é um dos principais fornecedores de informações para os administradores das empresas. Para Favero et al (2005, p. 1) o objetivo da mesma é “gerar informações para o controle e tomada de decisões” e eles afirmam que é na contabilidade que são efetuados “o registro, a síntese, a análise e a interpretação das transações que ocorrem no patrimônio” das empresas e a resultante desse processo são as informações evidenciadas através dos relatórios contábeis.

Logo, todas as informações relativas ao patrimônio, custos, despesas, receita dentre muitas outras são encontradas nos relatórios contábeis, quer financeiros ou gerenciais, e na análise dos mesmos os administradores poderão ser mais eficazes nas suas decisões.

Mas para que esses relatórios possam ser consistentes e confiáveis é necessário que o contador, ou o sistema faça todo o procedimento de processamento dos dados corretamente.

Para isso, é importante que tanto o contador quanto o programador compreendam “a forma como a contabilidade compila os dados e os transforma em informações” (FAVERO et al, 2005, p. 1).

No presente trabalho foi descrito o caminho dos dados inseridos no sistema contábil,

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seu processamento e a saída das informações na forma de relatórios. Este é um tema de interesse para contadores, programadores e acadêmicos das duas áreas, pois através deste trabalho terão material suporte para o exercício de suas profissões ou estudos.

1.2. OBJETIVO 1.2.1. Objetivo Geral Propor um modelo de sistema de informação contábil voltado para empresas que desenvolvam atividades comerciais e que se enquadrem tributariamente no Simples Nacional.

1.2.2. Objetivos Específicos Identificar o processo de entrada e processamento de dados num sistema contábil, e identificar a saída das informações geradas através de relatórios financeiros e gerenciais.

Identificar as rotinas da empresa que se refletem na contabilidade.

Determinar o tipo de dados que são inseridos no sistema de informação contábil e a forma pela qual são inseridos.

Criar um modelo de inserção de dados no sistema.

Elaborar um Plano de Contas.

Identificar as necessidades de informação da empresa.

Identificar os relatórios obrigatórios e gerenciais necessários para suprir as necessidades informacionais dos gestores da organização.

Criar um modelo de saída dos dados através de relatórios contábeis/gerenciais a partir do Plano de Contas e tabela de dados.

1.3. DELIMITAÇÃO DO ESTUDO O trabalho foi realizado em uma empresa de pequeno porte que tem como ramo de atividade o comércio varejista de embalagens, optante pelo Simples Nacional, estabelecida no Estado do Paraná, no ano de 2009, sendo utilizado o período de um mês para a coleta dos dados.

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1.4. ORGANIZAÇÃO DO ESTUDO O presente trabalho está subdividido em capítulos conforme segue detalhamento abaixo.

O primeiro capítulo é a Introdução. Neste são apresentados a justificativa, objetivos gerais e específicos, delimitação do estudo e organização do estudo. A introdução traz a contextualização e a importância do trabalho para a sociedade, em especial para o campo da contabilidade. Os objetivos gerais e específicos descrevem as metas a serem alcançadas pelo desenvolvimento da pesquisa dando uma visão geral do tema abordado e colocando alguns tópicos específicos que são respondidos no trabalho. A delimitação do estudo descreve os limites espacial e temporal, situando este estudo dentro do contexto da atualidade. Na organização do estudo é demonstrado um esboço da estrutura do trabalho.

O segundo capítulo traz a Revisão da Literatura. Nesta etapa é realizada uma pesquisa bibliográfica para fundamentar todo o processo de elaboração, desenvolvimento do trabalho assim como as conclusões apresentadas no mesmo.

O terceiro capítulo é a Metodologia. É um importante capítulo, pois apresenta o tipo de pesquisa feito e os métodos empregados para avaliação e processamento dos dados. Nele também são descritas as perguntas às quais direcionaram o desenvolvimento do trabalho assim como os limites da realização deste.

O quarto capítulo é o Desenvolvimento. Neste capítulo são apresentados os fatos contábeis que subsidiam o sistema com os dados de entrada e também a listagem dos relatórios requeridos pela administração da organização. Também é proposto um modelo de plano de contas e tabela de armazenamento de dados capaz de suportar as operações da empresa e os relatórios finais.

O quinto e último capítulo é a Conclusão e Apresentação dos Resultados. Depois da análise dos dados colhidos é elaborado o modelo de sistema de informação contábil proposto como objetivo deste trabalho. O modelo é apresentado neste capítulo como resultado final da pesquisa.

2. REVISÃO DA LITERATURA

2.1. INTRODUÇÃO Nesta etapa são revistos os marcos conceituais sob os quais se desenvolveu a presente pesquisa, as linhas de pensamento e as teorias que sustentaram a análise e a apresentação do resultado final.

2.2. SISTEMA A teoria sistêmica surgiu numa área de conhecimento distante das ciências sociais aplicadas com Bertalanffy, professor austríaco de biologia, que em 1951 publicou a “Teoria geral dos sistemas”. Ele sustentou sua teoria dizendo que um ser vivo não é um amontoado de elementos sem interação e organização, mas sim um sistema que se mantém num estado inalterado, onde a matéria e a energia que se renovam constantemente permanecem em equilíbrio (MELO, 1979, p. 7).

Daí por diante surgiram diversos conceitos para o termo sistema. Entretanto, é comum a todos os teóricos a ideia de que sistema é a associação entre dois ou mais elementos interdependentes que interagem entre si na busca de um objetivo comum. Esses elementos são em muitos casos subsistemas que se associam a outros elementos para obtenção de uma finalidade. (GIL, 1999; REZENDE, 2005; CAUTELLA e POLLONI, 1996).

Sistemas estão dispersos em todas as áreas do conhecimento e viver do homem. A começar pelo próprio corpo humano que é composto de diversos sistemas, e estes por diversos outros subsistemas. Como exemplo disso há o sistema circulatório que é composto por um conjunto de veias e artérias, sangue e o coração etc. que interagem entre si na busca do bem comum que é fazer o sangue circular por todo o corpo, alimentando as células e retirando delas as toxinas. (ENCICLOPÉDIA ENCARTA, verbete: circulação; 2001).

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2.2.1 Componentes do Sistema A ideia de sistema traz automaticamente a de conjunto. Por conseguinte, é um conjunto de elementos ou componentes (PADOVEZE, 2002, p.29). São eles: - os objetivos do sistema; - entradas do sistema; - processo de transformação; - saídas do sistema; - controles e avaliação do sistema; - retroalimentação, realimentação ou feedback do sistema. (OLIVEIRA, 1990; SATIR e REYNOLDS, 2006).

Pode-se afirmar que os componentes são as partes imprescindíveis para a existência e funcionamento de um sistema.

2.2.1.1 Objetivos do Sistema Os objetivos variam de acordo com o tipo de sistema abordado. No caso do sistema digestório, o objetivo é processar os alimentos ingeridos e retirar os nutrientes para a nutrição celular (ENCICLOPEDIA ENCARTA, verbete anatomia, 2001). No sistema empresa o objetivo é previamente estabelecido, e as atividades nele desenvolvidas e a forma como elas são realizadas variam em função do objetivo. Quando a abordagem é sistema de informação, o objetivo é dar encaminhamento a todos os dados e processá-los e gerar as informações necessárias para o processo decisório e controle da empresa (CAUTELA e POLLONI, 1996, p. 20).

2.2.1.2 Entradas, Processamento e Saídas do Sistema Estes componentes do sistema fazem parte do mecanismo de funcionamento do mesmo, sendo que a primeira atividade ocorre na entrada que é quando o sistema recebe do meio os seus insumos que no caso do corpo humano, do sistema digestório, é a ingestão de alimentos através da boca.

O passo seguinte é o processamento, também chamado de operação por Crozatti e Sá (1996, p. 25) que afirma que “todo sistema processa ou converte suas entradas em saídas,

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através de subsistemas especializados em cada tipo de entradas”. E após o processamento dos insumos recebidos do meio então eles são novamente postos no meio para a sua devida função.

O processamento é a tarefa realizada que no sistema digestório, iniciando já pela mastigação e depois no estômago, intestino e outros órgãos retiram os nutrientes dos alimentos ingeridos e dão saídas dos mesmos enviando-os para as células e o restante na forma de dejetos, são eliminados para o ambiente externo.

2.2.1.3 Controle, Avaliação e Retroalimentação do Sistema Esses procedimentos de controle e avaliação são importantes para verificar se as saídas correspondem com o esperado, ou os objetivos estabelecidos, o que para Padoveze (2002, p.

33) eles “partem do processo de estabelecer as medidas de rendimento do sistema” avaliando a satisfação do resultado obtido.

Já a retroalimentação corresponde à reinserção das saídas novamente no próprio sistema. Este irá reagir sucessivamente fazendo “correções necessárias para atingir seus objetivos com maior eficiência e eficácia” alcançando assim “equilíbrio e estabilidade no funcionamento” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 25).

2.2.2 Ambiente do Sistema No que tange a interação com o ambiente, ou o meio externo, os sistemas são classificados em abertos ou fechados. a) Sistema aberto: A classificação de sistema aberto é dada pela existência de relacionamento do mesmo com o ambiente ou também chamado meio externo. Oliveira (1990, p. 31) define o ambiente “como o conjunto de elementos que não pertencem ao sistema, mas: qualquer alteração no sistema pode mudar ou alterar os elementos; e qualquer alteração nos elementos pode mudar ou alterar o sistema”.. Quanto a este relacionamento com o ambiente, Bio (1985, p.19) comenta:

Os sistemas abertos envolvem a ideia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, processados, gerando certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de

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recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado.

Padoveze, (2002, p. 34) comenta o texto de Bio dizendo que nesta abordagem são ressaltadas as diversas “e enormes pressões a que o ambiente submete a empresa”, sendo que existe constante influência do meio, com interação e até mesmo mudanças frequentes decorrentes deste intercâmbio.

Luporini (1985, p.49) corrobora com este pensamento e acrescenta quando declara que sistema aberto “é aquele que influencia e sofre influência do meio ambiente. Todos os sistemas administrativos são abertos”... Esta última afirmação nos reporta ao que ocorre nas empresas, pois devido ao meio em que estão inseridos e ao tipo de atividades que realizam constata-se grande número de fatores que acabam influenciando de forma benéfica ou maléfica seu sistema. b) Sistema fechado: Sistemas fechados são aqueles que não interagem com o ambiente externo. São exemplos de sistemas fechados as máquinas, ou um relógio, que não interagem com o meio externo no desenvolvimento de sua função/objetivo (PADOVEZE, 2002; STAIR e REYNOLDS, 2006).

2.2.3 Recursos Para Padoveze (2002, p. 32) os recursos do sistema “são o conjunto de tudo o que está ou entra no Sistema para ser utilizado durante o processo de transformação. Compreendem recursos físicos, humanos, materiais, energia, tempo, serviços, equipamentos, tecnologia etc.”.

Ou seja, os recursos são todas as coisas necessárias para que um sistema entre em funcionamento.

2.3 VISÃO SISTÊMICA DA EMPRESA A empresa é uma entidade constituída com o propósito de cumprir com uma determinada missão, sendo esta a razão principal pela qual existe. Para que isso ocorra, ela procura suprir-se de todos os recursos e meios necessários para, então, alcançá-la. É estabelecido os níveis hierárquicos, bem como as atividades dos setores, é contratado e

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treinado todo o pessoal, assim como adquirido todos os equipamentos necessários para o início das atividades.

Com todas estas partes que devem interagir entre si, percebe-se que a empresa também é um sistema ou, dependendo do foco do ponto de vista, um subsistema – que é um sistema inserido em outro sistema. Na abordagem sistêmica da empresa, percebe-se que na sua estrutura todos os departamentos, níveis hierárquicos e setores devem trabalhar de forma harmônica e conjunta para que ela alcance seu objetivo final e, todas as partes necessitam uma da outra. Os departamentos não podem trabalhar de forma isolada. Como exemplo prático cita-se o departamento de produção que é dependente do departamento de compras – o qual lhe provê de matéria prima -, necessita do departamento de vendas – pois a produção se justifica pela demanda dos clientes -, e departamento pessoal – que contrata funcionários habilitados para o serviço e os controla.

Também a empresa é considerada um subsistema quando esta é analisada como parte de um sistema maior, sendo chamado por Magalhães e Lunkes (2000, p. 31) de microssistema empresa pois segue o entendimento de que a empresa é uma Unidade Produtora do Sistema Econômico. As empresas sofrem influência do sistema econômico e de outros subsistemas.

No caso de uma empresa que produz alimentos, ela depende da agropecuária, da logística de transportes, dos pontos de vendas, etc.

Na visão da empresa como um sistema, constata-se que esta é composta por diversos departamentos, ou subsistemas que mantém interação tanto com o meio interno como com o externo. Sendo assim, a organização pode ser definida como um sistema aberto pois realiza constantes trocas com o ambiente externo captando “energia, matérias prima, recursos humanos e informação” transformando-os “em produtos e serviços que são exportados para o ambiente” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 27).

Considerando os subsistemas que compõe o sistema empresa, Guerreiro (1989, p.165) afirma que pode-se:

[...] visualizar a empresa composta por seis elementos ou subsistemas interdependentes que interagem no sentido de a empresa cumprir a sua missão.

Subsistema Institucional, Subsistema Físico, Subsistema Social, Subsistema Formal, Subsistema de Informação, Subsistema de Gestão.

A figura 1 traz uma representação esquemática da empresa e seus subsistemas conforme divisão apresentada por Guerreiro.

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Figura 1 - Subsistemas empresariais.

Fonte: Padoveze (2002, 39).

Esses são os principais subsistemas de uma organização. É do comprometimento – as crenças e valores – e interação entre si que o objetivo maior – missão – do sistema é alcançado. Na sequência é descrito cada um desses subsistemas.

2.3.1 Subsistema Institucional O Subsistema Institucional é o que define o comportamento da empresa, valores, a sua forma de agir, o modelo de gestão, influenciando “diretamente na definição da missão, dos objetivos e das estratégias de ação da empresa” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 28) pois esta precisa “definir um modelo de administração, com o objetivo de que todos os envolvidos em seu ambiente interno atuem sob as mesmas linhas de pensamento” que fazem parte de seu modelo de gestão que é apresentado “como um conjunto de ideias, valores e crenças da administração que orienta e determina o processo administrativo da entidade” (PADOVEZE, 2002, p. 40).

Chiavenato (1987, p. 47) aborda este subsistema dizendo ser ele composto pelos “diretores, dos proprietários ou acionistas e dos altos executivos ... responsável pela definição dos objetivos e das estratégias da empresa e pelas principais decisões empresariais”.

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2.3.2 Subsistema de Físico-operacional Tudo o que diz respeito à parte das instalações físicas e equipamentos necessários para que a empresa realize suas atividades enquadram-se neste subsistema. Todo o aparato de recursos físicos, materiais e operacionais como as máquinas, equipamentos, instalações, recursos financeiros, tecnologia, métodos e sistemas são aqui compreendidos.

Padoveze (2002, p. 43) ressalta que é neste subsistema “que as transações são executadas e os eventos econômicos acontecem” além de ser onde a empresa processa os recursos e elabora seus produtos ou serviços.

2.3.3 Subsistema Social Neste Subsistema, o Social, é abrangido todas as pessoas que participam da atividade da empresa, com suas habilidades, conhecimentos, atitudes, comportamentos e percepções, características e cultura. Para Crozatti e Sá (1996, p. 28) “é o subsistema que mais fortemente interage com os demais” pois o homem executa ou orienta todas as atividades que ocorrem na empresa.

As organizações devem dar muita atenção a este setor, principalmente no que tange à motivação e qualificação do seu quadro de pessoal, pois pela falta disto muitas empresas tem passado por sérias dificuldades inclusive fechado as portas. Guerreiro (1989, p. 171) afirma que este subsistema faz referência, dentre outros aspectos, a: - Necessidades dos indivíduos; - Criatividade; - Objetivos Individuais; - Motivação; - Liderança; - Treinamento etc.

2.3.4 Subsistema Formal Crozatti e Sá (1996, p. 28) cometam que o Subsistema Formal “compreende as normas de organização da empresa, as linhas gerais de relacionamento entre os órgãos que a compõem e suas interdependências”. Guerreiro (1989, p. 171), coopera com o pensamento

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acrescentando que esse subsistema

...contempla a forma pela qual a empresa agrupa as suas atividades em departamentos, a definição da amplitude administrativa, o grau de descentralização desejável, a utilização das funções de acessória, o problema de autoridade e responsabilidade, entre diversos outros aspectos.

Ou seja, é um padrão organizacional definido que orienta, na forma de um organograma, a esfera de atuação e responsabilidades de cada parte da empresa, agrupando atividades e tarefas em setores, departamentos ou divisões.

2.3.5 Subsistema de Informação Este subsistema é responsável pela interação entre os demais subsistemas da organização. Ele recebe dados obtidos dos mais diferentes setores da empresa e faz seu processamento transformando-os em informação que alimentam novamente os outros subsistemas e, principalmente o Subsistema de Gestão. Guerreiro (1989, p. 172) assim afirma: “o objetivo fundamental do Sistema de Informação é dar o adequado suporte informativo ao Sistema de Gestão” bem como ao operacinal.

Este enfoque sobre o Subsistema de Informação lembra o objetivo principal da contabilidade que é gerar informação para a tomada de decisão tanto a usuários internos quanto externos. Sendo assim, a contabilidade é o componente principal deste subsistema sendo o contador o seu gestor.

Um ponto abordado por Padoveze (2002, p. 43) diz respeito à produção de informação dentro de uma empresa principalmente para suprir as atividades de controle. Entretanto, para a produção dessas informações, em muitos casos se faz necessário “a criação de atividades desnecessárias à empresa no cumprimento da sua missão”. Ele ainda coloca que o Subsistema de Informação precisa de uma constante vigilância para que não se tornar um peso para a empresa, reduzindo sua eficácia organizacional, por produzir informações desnecessárias ao processo.

2.3.6 Subsistema Gestão É neste subsistema que as atividades da empresa são planejadas, organizadas, dirigidas

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e controladas através dos meios disponíveis no mesmo. Para iniciar esse processo de forma adequada, é necessário conhecer a realidade da organização através das informações geradas pelo Subsistema de Informação. O passo seguinte “é o planejamento de todas as atividades, através de planos de ação bem definidos, e acompanhadas por instrumentos de controle eficientes” (CROZATTI e SÁ, 1996, p. 29).

Padoveze (2002, p. 41) complementa a ideia supracitada afirmando que “o Subsistema de Gestão compreende um conjunto de procedimentos e diretrizes, partindo do planejamento até o controle das operações”, e são eles: - análise do ambiente externo e interno - elaboração do planejamento estratégico; - elaboração das diretrizes e políticas estratégicas; - planejamento operacional; - programação das operações; - aprovação do programa operacional; - execução das operações e transações; - controle; e - ações corretivas.

Na figura 2 é representada de forma esquemática uma empresa, o seu ambiente, os subsistemas, enfatizando a questão da eficiência dentro do Subsistema Físico-operacional.

Subsistema Institucional

Modelo de Gestão

Processo de Gestão

Subsistema Formal

Subsistema de Informação

Subsistema Social

Subsistema Físico-operacional Recursos

Processamento Produção

Produtos e Serviços

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Figura 2 - Visão sistêmica da empresa, subsistemas e eficiência.

Fonte: Padoveze (2002, 44).

2.4. SISTEMA DE INFORMAÇÃO 2.4.1 Dados Segundo Laudon e Laudon (2001, p. 5) dados “são sequencias de fatos que representam eventos que ocorrem nas organizações ou no ambiente físico, antes de terem sido organizados e arranjados de uma forma que as pessoas posam entendê-los e usá-los”. Esta definição é corroborada por Gil (1995, p. 13) quando afirma que “o dado é a matéria-prima com que o sistema de informação vai trabalhar”.

Rezende (2005, p. 18) declara que “dado é o conjunto de letras, números ou dígitos que, tomado isoladamente, não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não contém um significado claro”, sendo somente uma “expressão lógica de um fato isolado” conforme Melo (2002, p. 30).

Percebe-se que o dado tomado isoladamente não é representativo, entretanto é a partir de um ou mais deles que se constrói a informação, sendo uma espécie de matéria-prima indispensável na fabricação de um objeto.

2.4.2 Informação Para Laudon e Laudon (2001, p. 5) informação “quer dizer dados apresentados em uma forma significativa e útil para os seres humanos” e Gil (1995, p. 13) complementa dizendo que “é o produto final do sistema de informação e deve ser apresentada em forma, prazo e conteúdo adequados aos usuários”.

Rezende (2005, p. 19) explica que informação é “todo o dado trabalhado ou tratado” ou “um dado com valor significativo atribuído ou agregado a ele e com um sentido natural e lógico para quem usa a informação”. E complementa que quando “a informação é trabalhada por pessoas e pelos recursos computacionais, possibilitando a geração de cenários, simulações e oportunidades, pode ser chamada de conhecimento”.

Melo (2002, p. 30) sintetiza, afirmando que “a informação é a expressão lógica do fato global”. Se o dado é a matéria-prima, a informação é o produto final, acabado e pronto para ser utilizado. Ressaltam-se três atributos básicos imprescindíveis para que este produto

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elaborado - a informação -, seja útil e dê sua contribuição a seus usuários: a forma; o prazo; e o conteúdo.

2.4.2.1 Atributos da Informação No que tange a dimensão do tempo, ou, o prazo, O’Brien (2006, p. 15) afirma que a informação deve ser fornecida quando for necessária, atualizada, tantas vezes quanto forem necessárias, e apresentando períodos passados, presentes e futuros.

O’Brien (2006 p. 15) faz uma abordagem sobre a questão do conteúdo o qual deve ser preciso, sem nenhuma presença de erros. A informação deve ser específica a quem vai utilizála, não trazendo excessos tampouco ser insuficiente. Neste âmbito, ela pode ser de amplo alcance ou de cunho restrito e sempre deve estar à disposição de quem dela precise.

Somente os atributos acima são insuficientes para que a informação seja significativa, útil e valiosa. O terceiro aspecto ao qual a informação deve se adequar é com relação a sua forma, ela deve ser fornecida numa forma de fácil compreensão. Conforme a necessidade, deve estar detalhada ou resumida, seguindo uma ordem predeterminada. O conteúdo pode ser apresentado de forma narrativa, numérica, gráfica, ou outra, segundo a necessidade do usuário da informação e em papel impresso, ou algum outro recurso de mídia (O’BRIEN, 2006).

Ainda no que tange aos atributos da informação, Stair e Reynolds (2006, p. 6) dizem que esta deve ser valiosa para então atingir seu objetivo, e para que isso ocorra deve apresentar as seguintes características: Características Precisa

Completas Econômicas Flexíveis

Definições Informação precisa não contêm erros. Em alguns casos, informações imprecisas são geradas quando dados imprecisos são fornecidos durante o processo de transformação. Isso é comumente denominado lixo entra, lixo sai.

Informações completas contêm todos os fatos importantes. Por exemplo, um relatório de investimentos que não inclua todos os custos importantes não é completo.

Informações devem também ser relativamente econômicas de produzir.

Os tomadores de decisão devem sempre equilibrar o valor das informações e o custo de produzi-las.

Informações flexíveis podem ser usadas para diversos propósitos. Por exemplo, informações sobre os itens em estoque para uma peça específica podem ser usadas por um representante de vendas para fechar uma venda, por um gerente de produção para determinar se é preciso repor os estoques e por um executivo para determinar o valor total que a companhia investiu em estoque.

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Confiáveis

Relevantes Simples

Apresentadas no momento exato Verificáveis Acessíveis Seguras

Podemos depender de informações confiáveis. Em muitos casos, a confiabilidade de informações depende da confiabilidade do método de coleta de dados. Em outros, a confiabilidade depende da fonte de informações. Um boato de fonte desconhecida de que o preço do petróleo pode subir pode não ser confiável.

Informações relevantes são importantes para o tomador de decisões. A informação de que o preço do tecido pode cair talvez não seja relevante para um fabricante de dispositivos para computadores.

Informações devem também ser simples, e não exageradamente complexas. Informações sofisticadas e detalhadas podem ser desnecessárias. De fato, informações em demasia podem provocar uma sobrecarga de informações e o tomador de decisões, por sua vez, talvez não consiga determinar o que é de fato importante. É preciso apresentar as informações no momento exato. Saber das condições climáticas da semana anterior não o ajudará a decidir qual roupa vestir hoje.

Informações devem ser verificáveis. Isso significa que você pode checá-las para garantir que estejam corretas, talvez pela checagem de muitas fontes para a mesma informação.

Informações devem ser de fácil acesso aos usuários autorizados, obtidas no formato correto e no momento correto segundo suas necessidades.

Informações devem ser seguras quanto ao acesso de usuários não autorizados.

Quadro 1 - Característica da informação valiosa.

Fonte: Stair e Reinolds (2006, p. 6).

2.5 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Segundo Melo (2002, p. 30), sistema de informação é “todo e qualquer sistema que tem informação como entrada visando gerar informação como saída”, sendo que “a expectativa de se obter tais informações, para satisfazer determinadas necessidades, corresponde ao objetivo geral dos sistemas de informação”.

Sistemas de informações correspondem a conjuntos de recursos humanos, materiais, tecnológicos e financeiros inter-relacionados de forma lógica que coletam, processam, armazenam e disseminam informações necessárias à tomada de decisão. (LAUDON e LAUDON, 2001; GIL, 1995; PADOVEZE, 2002; CAUTELA e POLLONI, 1996).

Por ser sistema, não existe somente um inter-relacionamento entre os recursos, mas também uma interdependência. Qualquer problema que se apresente em algum deles é o suficiente para que a produto final do sistema de informação esteja corrompido, ou inútil para subsidiar o processo decisório na empresa por não conter os atributos imprescindíveis da informação: forma, prazo e conteúdo.

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2.5.1 Recursos dos Sistemas de Informação Para a operacionalização do sistema de informação ocorrer é necessário a utilização de vários recursos conforme segue: - Recursos humanos: “profissionais que constroem, atuam e utilizam sistemas de informação” (GIL, 1999, p. 13). Este parecer é semelhante ao de Stair e Reynolds que acrescentam ser este o recurso mais importante (2002, p. 15). O’Brien (2004, 11) os divide em dois grupos: usuários finais ou clientes, que são os usuários de sistemas de informação ou das informações geradas pelo mesmo; e especialistas em sistemas de informação, que são as pessoas que desenvolvem e operam os sistemas de informação.

-Recursos tecnológicos: são as “atividades que dinamizam o processo sistêmico” (GIL, 1995, p. 14), o que para Laudon e Laudon (2001 , p. 6) abrangem hardware, software e tecnologias de armazenamento, ou seja todo aparato tecnológico necessário para que um sistema funcione.

-Recursos materiais: é todo o aparato físico que sustenta e viabiliza a existência de um sistema como equipamentos, insumos e instalações (GIL, 1995, p. 14). Percebe-se uma sobreposição de classificação entre os recursos tecnológicos e materiais no que tange á equipamentos de hardware. Segundo o ponto de vista de Laudon e Laudon estes são tecnológicos e, para Gil, são materiais.

-Recursos financeiros: para Gil (1995, p. 14), é a “qualificação dos outros três recursos segundo o denominador comum moeda”. Ou seja, é o valor monetário de todos os recursos aplicados no sistema de informação.

2.5.2 Componentes dos Sistemas de Informação De acordo com Stair e Reynolds (2002, p. 12), qualquer sistema de informação consiste em quatro atividades ou componentes básicos: entrada, processamento, saída e feedback, sendo que outros autores acrescentam objetivo e armazenamento. Tais atividades transformam dados originais dispersos em informação útil, conforme mostra a figura 3:

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Figura 3 - Atividades básicas de um sistema de informação.

Fonte: Adaptado de Stair e Reynolds (2002, p. 12)

- Objetivos: é apresentado por Oliveira (2005, p.23) como um dos componentes do sistema, pois o “objetivo é a própria razão de existência de um sistema, ou seja, é a finalidade para a qual o sistema foi criado” sendo que em sistema de informação o objetivo é atender às “necessidades informacionais para a gestão empresarial” (PADOVEZE, 2002, p. 42).

- Entradas: é a atividade de reunir e coletar os dados em forma bruta no ambiente interno, ou externo – conforme sua origem – dando entrada do mesmo no sistema para ser processado (MELO, 1979; LAUDON e LAUDON, 1999; O’BRIEN, 2006).

- Processamentos: Gil (1995, p. 19) declara que este é o momento em que o “dado será trabalhado e transformado em informação semi-elaborada ou final”. Nesta mesma linha de pensamento, O’Brien (2006, p. 7) exemplifica afirmando que é a conversão do insumo em produto, em se tratando de sistema de informação, transformar dados, ou informações semielaboradas em informação para retroalimentação ou uso final.

-Saídas: Stair e Reynolds (2006, p. 13) afirmam ser a produção final do sistema, e no caso de um sistema de informação, é a informação útil apresentado geralmente na forma de documentos e relatórios. Magalhães e Lunkes (2000, p. 21) referem-se às saídas dos sistemas de informações que são transmitidas aos usuários das mesmas como resultado das funções executadas pelo sistema.

- Armazenamento: as informações geradas pelo sistema de informação são arquivadas “para serem utilizadas na operacionalização do sistema em momento oportuno” (MAGALHÃES e LUNKES, 2000, p. 21). Esse armazenamento é feito em Banco de Dados, e segundo Padoveze (2002, p. 50) implica num armazenamento de forma estruturada para os mais variados tipos de acessos.

- Controle: refere-se ao feedback que é feito no sistema, ou seja o mecanismo utilizado para realizar as correções e/ou melhorias nas atividades de entrada e/ou de processamento do sistema. Esse procedimento é chamado de realimentação por Stair e Reynolds (2006, p. 13).

Estes componentes podem ser definidos como as atividades realizadas por um sistema.

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A partir de um objetivo, se delineia um processo que vai da escolha do tipo de dado que irá alimentar o sistema, o procedimento para processamento desses dados até a saída da informação final, bem como armazenamento e análise para possíveis correções.

2.5.3 Tipos de Sistema de Informação Os sistemas de informação são classificados em sistemas de informação de apoio às operações e sistemas de informação de apoio à gestão conforme mostra a figura 4:

Sistemas de Informação

Sistemas de

Sistemas de

Apoio às

Apoio

Operações

Gerencial

Sistemas de

Sistemas de

Processamento

Controle de

de Transações

Processos

Sistemas Colaborativos

Sistemas de

Sistemas de

Sistemas de

Informação

Apoio à

Informação

Gerencial

Decisão

Executiva

Figura 4 - Classificação dos sistemas de informação.

Fonte: Adaptando de O’Brien (2004, p. 23).

2.5.3.1 Sistema de apoio às operações Os sistemas de informação de apoio às operações são aqueles que visam atender às necessidades operacionais da empresa, subsidiando os mais variados departamentos de informações e meios de controle das suas movimentações.

Bio (1988, p. 34) destaca que “os sistemas de apoio às operações são tipicamente sistemas de processadores de transações, ou seja, são redes de procedimentos rotineiros que servem para o processamento de transações recorrentes”, garantindo assim maior controle e segurança às atividades operacionais da empresa.

Padoveze (2002, p. 57) exemplifica afirmando que esses tipos de sistemas são os de

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controle de estoque, controle de produção, controle patrimonial, planejamento de vendas dentre outros com o objetivo de “auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais” (estocagem, produção, vendas, controle de produção, etc.).

O’Brien (2004, p.23) subdivide sistemas de apoio às operações em: - Sistemas de processamento de transações: “é um sistema computadorizado que executa e registra as transações rotineiras diárias necessárias para a condução dos negócios” (LAUDON e LAUDON, 2001, p. 31). A automação das atividades rotineiras da empresa facilita e agiliza a realização das tarefas, além de oferecer mais informações para a gestão do negócio.

- Sistemas de controle de processos: são utilizados para controlar e monitorar os processos operacionais na empresa. Como exemplo apresenta-se um controle de vendas a serem faturadas, ou um controle de faturamentos que aguardam para serem entregues.

- Sistemas colaborativos: são sistemas cujo objetivo é apoiar a comunicação e colaboração entre equipes e grupos de trabalho.

2.5.3.2 Sistema de apoio à gestão Padoveze (2002, p.57) afirma que sistemas de informação de apoio à gestão são “os sistemas ligados à vida econômico-financeira da empresa e às necessidades de avaliação de desempenho dos administradores internos”.

O’Brien (2002, p.29) chama esses sistemas como sistema de apoio gerencial afirmando que são sistemas de informação que “se concentram em fornecer informação e apoio à tomada de decisão eficaz pelos gerentes”. Eles são utilizados pela alta administração da empresa para fazer planejamento e controle financeiro, bem como avaliação de desempenho do negócio.

Os sistemas de apoio à gestão são subdivididos em três grupos, são eles: - Sistema de informação gerencial: de acordo com Stair e Reynolds (2006, p. 372), o propósito básico de um sistema de informação gerencial é ajudar a empresa a alcançar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operações rotineiras da organização, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficiência. Em suma, um sistema de informação gerencial provê aos gerentes, não só informação e suporte para a efetiva tomada de decisão, mas também respostas às operações diárias, agregando, assim, valor aos processos da organização.

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- Sistema de suporte de decisão: para Laudon e Laudon (1999, p. 354) um sistema de apoio ou suporte à decisão (SAD/SSD) “é um sistema interativo, sob controle do usuário individual ou em grupo, que oferece dados e modelos para dar suporte à discussão e à solução de problemas semi-estruturados”, e ainda de acordo com O’Brien (2004, p. 289), “o uso de um sistema de apoio à decisão envolve um processo interativo de modelagem analítica”, sendo assim um sistema de suporte a decisão possui ferramentas analíticas e de modelagem dinâmicas que, entre outras coisas possibilitam simulações.

- Sistema de suporte executivo: são sistemas específicos para os executivos de alto escalão da empresa que tem como característica ferramentas de análise e modelagem que permitem a seus usuários fazer um diagnóstico detalhado sobre a organização para tomarem decisões estratégicas (STAIR e REYNOLDS, 2006, p. 405 e 406).

2.6. SISTEMA DE INFORMAÇÃO GERENCIAL 2.6.1 Objetivos Após analisar o referencial teórico que abordou sistema de informação, se especificará mais o estudo adentrando ao campo de sistemas de informação gerencial.

Cruz (2002, p. 56), no que tange à estrutura, declara que Sistemas de Informações Gerenciais “são o conjunto de tecnologias que disponibiliza os meios necessários à operação do processo decisório em qualquer organização por meio do tratamento dos dados disponíveis”.

Já Laudon e Laudon (1999, p. 348) abordam o assunto a partir dos resultados a serem obtidos, declarando que “os sistemas de informação gerenciais oferecem relatórios resumidos de rotina sobre o desempenho da empresa; esses sistemas são utilizados para monitorar e controlar a empresa e prever o futuro desempenho”, e continua sua abordagem dizendo que os gerentes têm a possibilidade de intervir no rumo da empresa caso os relatórios apresentem que as coisas não estão bem.

Seguindo o mesmo pensamento, Oliveira (1990, p. 39) afirma que Sistema de Informação Gerencial “é o processo de transformação de dados em informações que são utilizadas na estrutura decisória da empresa, bem como proporcionam a sustentação administrativa para otimizar os resultados esperados”. (CRUZ, 1998, p.57) Stair e Reynolds (2006, p. 372) complementam dizendo que:

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Um sistema de informação gerencial (SIG) abrange uma coleção organizada de pessoas, procedimentos, software, banco de dados e dispositivos que fornecem informações rotineiras aos gerentes e aos tomadores de decisão. O foco de um SIG é, principalmente, a eficiência operacional.

A partir desta consideração, pode-se dizer que um Sistema de Informação Gerencial é uma ferramenta indispensável para o administrador moderno. Suas decisões devem se pautar em informações precisas e relevantes, que lhe proporcionam visão clara do passado e as tendências do futuro. Sendo assim, o Sistema de Informação Gerencial deve ser organizado de forma tal a permitir que as informações nele disponibilizadas atenda às características da informação valiosa.

2.6.2 Entradas e Saídas do Sistema de Informação Gerencial No que se refere às entradas de um sistema de informação gerencial, pode-se dizer que ele obtém dados de fontes internas e externas, entretanto, as mais significativas são as internas, derivadas dos vários sistemas de processamento de transações da organização. O sistema processa esses dados e os transforma em informações úteis para os gerentes e os mais diversos usuários da informação gerencial.

No que tange às saídas dos sistemas de informação gerencial, Stair e Reynolds (2002, p. 279) afirmam que a maioria delas corresponde a um conjunto de relatórios destinados aos gerentes que podem ajudá-los a desenvolver projetos mais eficientes, tomar decisões mais precisas, além de ter mais controle sobre as operações da empresa. Ressalta-se ainda que muitos dos relatórios são focalizados à demanda dos vários departamentos emitindo relatórios para Finanças, Marketing, Recursos Humanos, dentre outros.

Os relatórios de um sistema de informação gerencial podem ser de vários tipos conforme segue para exemplificar: relatórios agendados que são gerados periodicamente, sendo diário, semanal, mensal, ou qualquer outro período; relatórios de indicadores chave que resumem as atividades críticas do dia anterior estando disponível geralmente no início de cada jornada de trabalho com intuito de orientar os gestores em ações corretivas e emergenciais relacionadas a aspectos fundamentais do negócio; relatórios de demanda disponibilizam informações de acordo com as exigências da gerencia; relatório de exceção, estes são produzidos automaticamente quando há uma situação adversa, incomum ou que exija intervenção da gerência; além de muitos outros relatórios de extrema importância para a boa tomada de decisão na empresa.

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2.7. SISTEMA DE INFORMAÇÃO CONTÁBIL 2.7.1 Objetivos A contabilidade é naturalmente um sistema de informação pois “nasceu sob a arquitetura de sistema informacional” (PADOVEZE, 2002, p. 49). Nele são acumuladas informações de vários outros sistemas existentes dentro de uma organização e são gravadas em bancos de dados para utilização quando necessário (MOSCOVE, SIMKIN e BRAGANOFF, 2002, p 24) John F. Nash (apud PADOVEZE, 2002, p. 126) vai além e declara que “o Sistema de Informação Contábil é um veículo formal para o processamento operacional de dados contábeis e para as atividades de suporte à decisão”. Esta afirmativa faz lembra que o objetivo da contabilidade é a geração de informação para tomada de decisão e controle. Assim sendo o Sistema de Informação Contábil é o mecanismo operacional centralizador de informações dentro da organização responsável por gerar as informações de suporte a decisão e controle.

Os sistemas de informações contábeis devem ser estruturados e operacionalizados de forma a atender as leis comerciais, a Lei das Sociedades por Ações, Instruções da CVM além dos Postulados, Princípios e Convenções (MAGALHÃES e LUNKES, 2000). E, no que tange ao ambiente, Padoveze (2002, p. 130) declara que os limites desse sistema “se estende até as fronteiras do sistema empresa”, ou seja, “qualquer transação que resulte em alteração do patrimônio da empresa, quer quanto a sua classificação contábil quer quanto ao seu valor”.

2.7.2 Subsistemas de um Sistema de Informação Contábil Os subsistemas básicos de um sistema de informação contábil são : orçamento, contas a receber, folha de pagamento, gerenciamento de ativos e razão geral (STAIR e REYNOLDS; 1999, p. 255). a) subsistema de orçamento – é uma espécie de “plano financeiro que identifica os itens e o capital que a organização estima gastar” (STAIR e REYNOLDS; 1999, p. 255), e permite aos gestores monitorar “o nível de despesas em cada departamento” e ajustar sua proposta orçamentária de forma a “atender às metas organizacionais”. b) subsistema de contas a receber – este subsistema é responsável por gerir o fluxo de caixa da empresa e controlá-lo conforme movimentações das contas vendas de mercadorias e

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serviços prestados, além de elaborar relatórios dos maus pagadores para monitoramento dos gerentes para que evitem a aceitação de pedidos de clientes inadimplentes. Também informa a programação da entrada de caixa o que possibilita a organização nas contas a pagar. c) subsistema de folha de pagamento – são subsistemas complexos, capazes de “lidar com horas-extras, pagamento de férias, estruturas salariais variáveis e com vários níveis, programas de incentivo e comissões” além do controle de horário dos funcionários através do “relógio ponto, cartão ponto e dispositivos industriais para coleta de dados” e geram os formulários de impostos federais e estaduais bem como a folha de pagamento e pró-labore (STAIR e REYNOLDS; 1999, p. 255). d) subsistema de gerenciamento de ativos – este subsistema tem por finalidade controlar os investimentos em bens de capital assim como gerenciar a depreciação de forma a maximizar os benefícios com os impostos. e) subsistema razão geral – este subsistema norteia o registro de forma correta das transações da empresa. É em função do razão geral que é possível automatizar a emissão de relatórios financeiros além do registro dos dados de entrada. O razão geral é a coluna dorsal do banco de dados de um sistema contábil, portanto este deve ser muito bem elaborado.

2.7.3 Entradas do Sistema de Informação Contábil As entradas de um sistema de informação contábil são todos os fatos contábeis gerados na gestão empresarial como recebimentos, pagamentos, compras, vendas, provisões etc. (MAGALHÃES e LUNKES; 2000). São todas as operações que ocorrem na empresa tanto as de entrada como as de saída, que são previamente classificadas e então inseridas no sistema contábil, através de processo manual ou computadorizado onde é “processado sob a influência do ambiente no qual está instalado o Departamento de Contabilidade”.

Comentando sobre as documentações de entradas nos sistemas de informações contábeis, Moscove, Simkin e Braganoff (2002, p 46) citam os cartões de ponto, notas fiscais de compra e venda, comprovantes de despesas e formulários de reembolso de despesas de viagens.

Deve-se atentar para a convenção contábil da objetividade. Segundo Favero et al (2005, p. 41) “o registro de qualquer operação só terá validade se estiver embasado em documentação suporte”, sendo ela “notas fiscais, recibos, folha de pagamento etc.”. Nenhuma entrada será feita no sistema sem estes comprovantes, e comprovantes válidos. Isto faz evitar

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fraudes, permite revisão futura além da confiabilidade dos registros.

As entradas no sistema de informação contábil ocorrem através do lançamento.

Padoveze (2002, p. 164) declara que o método utilizado “é o das partidas dobradas e a acumulação das informações dá-se nas contas contábeis”, que é o banco de dados de um sistema de informação contábil.

2.7.4 Plano de Contas O Plano de Contas é conceituado por Favero et al (2005, p. 130) como “um conjunto ordenado de contas necessárias ao atendimento das necessidades de informação da empresa”.

Destarte, faz parte da técnica tradicional da contabilidade que dispões de forma lógica e estruturada as contas proporcionando uma visão do conjunto patrimonial e sistematização do trabalho contábil, tendo como principal objetivo “possibilitar o registro dos lançamentos contábeis, de forma a criar condições ótimas de classificação e acumulação dos dados” (PADOVEZE; 2002, p. 185).

Este Plano de Contas segue uma estrutura que é estabelecida pela Lei das Sociedades por Ações, particularmente pela Lei do Imposto de Renda e da CVM (Conselho de Valores Mobiliários) sendo adaptável a cada empresa particularmente segundo as suas peculiaridades, necessidades informacionais internas e transações.

“A elaboração de um bom plano de contas é fundamental no sentido de utilizar todo o potencial da contabilidade em seu valor informativo para inúmeros usuários” (IUDÍCIBUS, MARTINS e GELBCKE; 2007, p.19). Desta forma, percebe-se a importância de se relacionar os mais variados relatórios gerenciais e contábeis para uso tanto interno quanto externo quando se trabalha no projeto de desenvolvimento do Plano de Contas pois este deve ser capaz de supri-los com as informações inerentes a cada um deles.

Favero et al, (2005, p. 131) afirma que um plano de contas padrão deve conter os seguintes elementos: - elenco de contas: que é o conjunto de contas analíticas e contas sintéticas que compõem o plano; e - função das contas: são as especificações (regras) que determinam a ocasião e a razão pela qual determinada conta deve ser utilizada.

Fazendo assim, fica prático para o usuário no seu dia-a-dia utilizá-las. Favero et al (2005, p. 131) ainda complementa acerca do planejamento para a elaboração do plano de

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contas que deve atentar aos seguintes passos: - análise dos fins a que se destina a empresa, visando organizar um plano de contas que tenha afinidade com o propósito da empresa; - planejamento prévio do trabalho de elaboração do plano; - observação do ambiente empresarial e coleta dos dados necessários à elaboração do plano; - conscientização das pessoas envolvidas com o manuseio do plano de contas quanto a sua importância para a consecução dos objetivos da empresa; - elaboração do plano de contas; - implantação do plano de contas; - acompanhamento dos trabalhos durante a implantação do plano de contas; - análise do funcionamento do plano; e - ajustes necessários.

A seguir é apresentado um modelo de estrutura de um plano de contas conforme apresentado por Iudícibus, Martins e Gelbcke (2007, p.22-28): Ativo I. Ativo Circulante 1. Disponível 2. Clientes 3. Outros Créditos 4. Investimentos Temporários 5. Estoques 6. Ativos Especiais 7. Despesas Do Exercício Seguinte Pagas Antecipadamente Ii Ativo Não Circulante Ii.1. Ativo Realizável A Longo Prazo 1. Créditos E Valores 2. Investimentos Temporários A Longo Prazo 3. Despesas Antecipadas Ii.2. Investimentos A. Participações Permanentes Em Outras Sociedades A) Avaliação Por Método De Equivalência Patrimonial 1. Valor De Equivalência Patrimonial 2. Ágio Ou Deságio Dos Investimentos Menos Amortizações 3. Provisão Para Perdas Permanentes B) Avaliação Pelo Método De Custo 1. Participação Em Sociedades Controladas E Coligadas 2. Participações Em Outras Empresas 3. Participações Em Fundos De Investimentos 4. Debêntures Permanentes 5. Provisão Para Perdas Permanentes 6. Provisão Para Redução Ao Valor De Mercado B. Outros Investimentos Ii.3. Ativos Imobilizados A. Bens Em Operação - Custo B. Depreciação, Amortização E Exaustão Acumulada C. Imobilizado Em Andamento – Custo Ii.4. Intangível A. Custo B. Amortização Acumulada Passivo + Patrimônio Líquido

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I. Passivo Circulante 1. Empréstimos E Financiamentos 2. Debêntures 3. Fornecedores 4. Obrigações Fiscais 5. Outras Obrigações 6. Provisões Ii. Passivo Não Circulante 1. Empréstimos E Financiamentos 2. Debêntures 3. Retenções Contratuais 4. Ir E Cs Diferidos 5. Resgate De Partes Beneficiarias 6. Provisões 7. Refis Iii. Resultados De Exercícios Futuros Iv. Acionistas Não Controladores V. Patrimônio Líquido 1. Capital Social 2. Reservas De Capital 3. Despesas Na Emissão De Ações 4. Reservas De Lucros 5. Lucros Ou Prejuízos Acumulados 6. Ações Em Tesouraria Contas De Resultado I. Receita Bruta De Vendas De Produtos E Serviços 1. Vendas De Produtos 2. Vendas De Serviços Ii. Deduções Da Receita Bruta 1. Vendas Canceladas E Devoluções 2. Abatimentos 3. Impostos Incidentes Sobre Vendas Iii. Ajuste A Valor Presente De Clientes Iv. Custo Dos Produtos Vendidos E Dos Serviços Prestados 1. Custo Dos Produtos Vendidos 2. Custo Dos Serviços Prestados V. Custos De Produção 1. Matéria-Prima Direta 2. Outros Materiais Diretos 3. Mão De Obra Direta 4. Outros Custos Diretos 5. Custos Indiretos Vi. Despesas Operacionais A. De Vendas 1. Despesas Com Pessoal 2. Comissões De Vendas 3. Ocupação 4. Utilidades E Serviços

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5. Propaganda E Publicidade 6. Despesas Gerais 7. Tributos E Contribuições 8. Provisão Para Créditos De Liquidação Duvidosa B. Administrativas 1. Despesas Com Pessoal 2. Ocupação 3. Utilidades E Serviços 4. Honorários 5. Despesas Gerais 6. Tributos E Contribuições 7. Despesas Com Provisões C. Resultado Financeiro Líquido 1. Receitas E Despesas Financeiras 2. Variações Monetárias De Obrigações E Créditos 3. Pis/Pasep Sobre Receitas Financeiras 4. Cofins Sobre Receitas Financeiras D. Outras Receitas E Despesas Operacionais 1. Lucros E Prejuízos De Participações Em Outras Sociedades 2. Vendas Diversas Vii. Ganhos/Perdas Em Itens Monetários Ix. Imposto De Renda E Contribuição Social X. Participações E Contribuições 1. Debêntures 2. Empregados 3. Administradores 4. Pertes Beneficiárias 5. Instituição Ou Fundo De Assistência Ou Previdência A Empregados Xi. Resultado Líquido Do Exercício

2.7.5 Saídas do Sistema de Informação Contábil Padoveze (2002, p. 131) comenta que “as saídas do sistema de informação são as informações contábeis necessárias para cumprir todos seus objetivos” e elas são disponibilizadas através dos componentes de saídas do sistema.

Magalhães e Lunkes (2000, p. 43) dividem essas saídas em dois módulos específicos: módulo financeiro e módulo gerencial. O modulo financeiro é aquele que visa atender usuários externos apresentando as demonstrações fiscais obrigatórias e as demonstrações contábeis auxiliares. Já o módulo gerencial é mais específico aos usuários internos, compreendendo as informações direcionadas “aos pontos de decisão do Sistema Empresa”.

Estas poderão ser produzidas em períodos pré-fixados para atender a demanda interna das informações contábeis.

Percebe-se que após todo o processo do sistema de informação contábil, suas saídas podem atender a todos os que precisam da informação contábil para tomada de decisão e

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controle. Todos os relatórios obrigatórios como Balanço Patrimonial, Demonstração do Resultado do Exercício, Demonstração de Fluxo de Caixa, dentre outros são gerados pelo mesmo, bem como vários outros relatórios auxiliares que subsidiarão a direção da empresa na execução da sua atividade.

2.7.5.1 Balanço Patrimonial O Balanço Patrimonial é uma demonstração da estática patrimonial, ou seja, apresenta a posição financeira e patrimonial da entidade em um dado momento. Ela tem a finalidade de “demonstrar a posição de bens, direitos e obrigações em determinado momento, evidenciando a situação líquida”, sendo um valioso instrumento “para a análise da estrutura de capital e da capacidade financeira da empresa” (FAVERO et al, 2005, p. 58).

A Lei 6.404/76 e alterações posteriores orientam para que a estrutura do Balanço Patrimonial apresente os seguintes itens: a) Ativo – “é o conjunto de bens e direitos decorrentes de transações passadas e com potencialidade de geração de caixa, colocados à disposição da entidade para que essa possa alcançar os seus objetivos” (FAVERO et al, 2005, p. 59), sendo o dinheiro em caixa, as duplicatas a receber, adiantamento a fornecedores, maquinas, investimentos, terrenos dentre muitos outros. O ativo é subdividido em agrupamentos que são dispostos segundo o grau de liquidez. b) Passivo – representa a aplicação de capital de terceiros na organização para que esta possa alcançar seus objetivos. Portanto são as obrigações que deverão ser pagas em algum momento. O passivo também é subdividido em agrupamentos de contas e dispostos segundo o grau de exigibilidade, partindo das obrigações mais imediatas para aquelas a longo prazo, sendo aqui que são listadas as obrigações com fornecedores, funcionários, bancos, governo e etc. c) Patrimônio Líquido: é a discriminação do capital inicial e aumentos posteriores dos sócios investidos na empresa, acrescido dos resultados positivos obtidos pela mesma, bem como os resultados das alienações de partes beneficiárias e bônus de subscrição, ágio na venda de ações, prêmios de emissão de debêntures, doações e subvenções.

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2.7.5.2 Demonstração do Resultado do Exercício Um dos princípios da contabilidade é o da realização da receita em confrontação com as despesas, ou seja, para alcançar as receitas é necessário realizar gastos que serão deduzidos para a verificação do resultado da operação, ou período. Este princípio fica evidente na Demonstração do Resultado do Exercício que é.um relatório contábil da dinâmica patrimonial da empresa, cujo “objetivo é demonstrar o resultado obtido pela entidade em determinado período de tempo através da confrontação entre as receitas e despesas desse mesmo período” (FAVERO et al, 2005, p. 82).

A Demonstração do Resultado do Exercício é estruturada seguindo um método dedutivo, partindo das receitas totais de venda e/ou prestação de serviços apuradas no período e a partir daí se faz as deduções dos custos e das despesas chagando-se ao resultado líquido do período.

O artigo 187 da Lei 6.404/76 declara que a Demonstração do Resultado do Exercício deve conter os seguintes itens: - a receita bruta das vendas e serviços, as deduções das vendas, os abatimentos e os impostos; - a receita líquida das vendas e serviços, o custo das mercadorias e serviços vendidos e o lucro bruto; - as despesas com as vendas, as despesas financeiras, deduzidas das receitas, as despesas gerais e administrativas, e outras despesas operacionais; - o lucro ou prejuízo operacional, as receitas e despesas não operacionais e o saldo da conta correção monetária; - o resultado do exercício antes do imposto de renda e a provisão para o imposto; - as participações de debêntures, empregados, administradores, e partes beneficiárias, e as contribuições para instituições ou fundos de assistência ou previdência dos empregados; - o lucro ou prejuízo líquido do exercício e seu montante por ação do capital social.

2.7.5.3 Demonstração de Fluxo de Caixa Demonstração financeira que indica a origem de todo o dinheiro que entrou no Caixa (caixa + bancos + aplicações de curtíssimo prazo), bem como a aplicação de todo o dinheiro que saiu do Caixa em determinado período e, ainda, o Resultado do Fluxo Financeiro.

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2.8 DESENVOLVIMENTO DE UM SISTEMA 2.8.1 Modelagem Stair e Reynolds (1999, p.11) abordam a questão da modelagem de sistema e fazem uma retrospectiva histórica do uso de modelos pelo homem. Afirmam que um modelo é uma representação abstrata da realidade, mas representativa pois possibilita a exploração e entendimento da situação real e o ser humano passou a utilizá-los há milhares de anos através da descrição de batalhas, construção de maquetes e mesmo a utilização de símbolos, números para representar mensurações. E em nossos dias, os gestores organizacionais utilizam-se dos modelos para avaliar e tomar suas decisões com relação ao desempenho da empresa.

São utilizados vários métodos para a elaboração de um modelo, e são eles: a) modelo narrativo – é o que se baseia em palavras, descrição verbais e textuais de uma situação, a exemplo do relato de um vendedor bem como os relatórios e documentos. b) modelo físico – são modelos que representam de forma tangível a realidade como as maquetes e os projetos desenvolvidos em programas específicos de computador. c) modelo esquemático – são aqueles representados através de gráficos, desenhos, figuras, diagramas, ilustrações e fotos. Este tipo de modelo é muito usado para desenvolvimento de sistemas de computador, principalmente pelo uso dos “fluxogramas de programas”, que indicam como um programa de computador deve ser desenvolvido. Também se enquadra neste modelo a planta de uma construção e o organograma da estrutura administrativa de uma empresa. d) modelo matemático – esta é a representação aritmética de uma situação real, e isto se torna real através das fórmulas matemáticas.

Em qualquer modelo deve-se prezar pela precisão da sua representação, pois o contrário induzirá ao erro o tomador de decisão.

2.8.2 Etapas de Desenvolvimento O desenvolvimento de um sistema de informação é altamente complexo e difícil. É necessário que se cumpra várias etapas do seu começo à conclusão. Stair e Reynolds (2006, p.

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26) apresentam: 1° Passo – Investigação de sistema: é o estágio do desenvolvimento de sistemas que tem por objetivo conseguir um entendimento claro do problema a ser resolvido ou da oportunidade a ser abordada. Esta é uma tarefa para o analista de sistema que busca junto aos usuários as saídas de que necessitam do sistema.

2° Passo – Análise de sistema: é uma etapa do desenvolvimento do sistema em que os problemas e oportunidades são definidos. Isto é feito após a investigação inicial, onde são levantadas inúmeras necessidades, ideias, problemas, e então são peneirados e bem definidos de forma que as pessoas envolvidas no desenvolvimento do sistema possam ter visão clara pra dar andamento ao trabalho.

3° Passo – Projeto do sistema: nesse estágio é determinado como o novo sistema operará para atender às necessidades de negócio definidas durante a análise de sistemas. É tarefa do analista de sistema a elaboração do projeto que determina de que forma serão resolvidos os problemas apresentados pelos usuários. Faz parte do projeto tanto o desenvolvimento do sistema quanto a parte de equipamentos necessários para o funcionamento do sistema.

4° Passo – Implementação de sistemas: é nesta fase do desenvolvimento de sistema durante o qual os diversos componentes do sistema (software, hardware, base de dados etc.) definidos no passo do projeto são criados ou adquiridos e então montado, e o novo sistema é posto em operação.

5° Passo – manutenção e revisão de sistema: estágio do processo de desenvolvimento de sistemas que tem por objetivo verificar e modificar o sistema para que ele continue a atender às necessidades mutantes de negócio.

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Investigação de sistemas Entender o problema

Análise de sistemas Entender a solução

Projeto de sistemas Selecionar e planejar a melhor solução

Implementação de sistemas Colocar a solução em ação

Manutenção e revisão de sistemas Avaliar resultados de solução Figura 5 - Etapas para desenvolvimento de um sistema Fonte: Stair e Reynolds; 2006, p. 27

Um modelo semelhante é apresentado por Moscove, Simkin e Braganoff (2002, p.306 e 307) que enfatiza a necessidade de constante acompanhamento do sistema quando já estiver em utilização para “certificar-se de que ele ainda está operando de maneira eficiente e efetiva”, pois, caso contrário, deve-se efetuar reparos ou mesmo a sua substituição.

2.8.3 Modelagem de Sistema de Informação Contábil Para construção de um modelo de sistema de informação contábil deve-se seguir o enfoque sistêmico, começando pela “análise do ambiente externo até a definição das necessidades informacionais, para que as saídas do sistema sejam coerentes com os objetivos do sistema contábil” (PADOVEZE, 2002, p. 133).

Para que este processo ocorra, segue um modelo conceitual de estruturação de um sistema de informação contábil conforme apresentado por Padoveze (2002, p. 134 a 137) que aborda os seguintes itens:

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- Estudo da empresa, obtendo-se a visão dos negócios da organização; - Identificação das necessidades dos usuários do sistema de informação contábil; - Estruturação da conta contábil; - Parametrização dos demais módulos do sistema de informação gerencial; -Plano de contas e operacionalização dos lançamentos; e - Disponibilização das informações e dos relatórios.

2.8.3.1 Estudo da empresa, obtendo-se a visão dos negócios da organização Esta é uma etapa para conhecimento da empresa, ter uma visão dos negócios, conhecimento dos produtos, materiais, processo de produção e comercialização, além do levantamento da estrutura organizacional e funcionamento da empresa. Esse levantamento permite a definição dos seguintes elementos: a)

Segmentação da empresa em setores, departamentos, divisões, diretorias e áreas da empresa;

b)

Segmentação da empresa em atividades, se for o caso;

c)

Incorporação da hierarquia formal ao sistema de informação contábil;

d)

Definição dos produtos e serviços de cada divisão ou unidade de negócio;

e)

Definição das contas de despesas e receitas;

f)

Definição do grau de responsabilidade sobre os ativos, receitas e despesas etc.

2.8.3.2 Identificação das necessidades dos usuários do sistema de informação contábil Neste passo são detectadas “todas as informações necessárias e desejáveis que o sistema de informação contábil deverá moldar e disponibilizar” (PADOVEZE, 2002, p.134) sendo esta uma etapa a ser cumprida em conjunto pela alta administração da empresa e o contador e, na sequencia, com os níveis hierárquicos de gestores intermediários e inferiores.

Não devem ser esquecidas as necessidades dos usuários externos da informação contábil. É feito um levantamento para identificação de quais são as informações que a empresa necessita do sistema de informação contábil, bem como o nível de detalhamento, setorização da organização, estabelecimentos dos centros de custos, moeda e prazos para divulgação da informação. Além destas necessidades relativas a informação, também é observado a

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necessidade de recursos como hardware, comunicação, equipamentos de telefonia, redes, aplicativos específicos etc.

2.8.3.3 Estruturação da conta contábil Segundo Padoveze (2002, p. 136) a estrutura tradicional da conta contábil é insuficiente para atender a todas as necessidades informacionais definidas nas duas etapas anteriores, análise do negócio e organização, por isso se faz necessário que a estrutura da conta seja mais abrangente, mais analítica, com centros de custos, para acúmulo das informações de forma a poder gerar os mais diferentes relatórios além dos obrigatórios.

Padoveze (2002, p. 136) afirma que a estrutura da conta de ser constituída por vários segmentos. Esta proposta permite que os vários módulos da empresa trabalhem com a mesma conta por meio dos registros contábeis. Esta forma de estruturação da conta maximizar “a capacidade de armazenamento dos dados contábeis, para fins legais e, ao mesmo tempo, gerenciais”.

Assim sendo, todas as informações são registradas através dos lançamentos ampliados nesta estrutura, e então armazenadas no banco de dados, ficando assim disponíveis para consulta e emissão dos relatórios.

2.8.3.4 Parametrização dos demais módulos do sistema de informação gerencial Padoveze (2002, p. 136) parte da premissa de que o sistema de informação gerencial e sistema de informação contábil, que é o financeiro, são distintos e que o primeiro já esteja implantado na empresa, e a partir disto discorre apresentando que o Sistema de Informação Contábil recebe muitas informações que são lançadas no Sistema de Informação Gerencial.

Isto faz necessária uma análise por parte do contador se cada módulo do Sistema de Informação Gerencial está habilitado a fornecer as informações de que o Sistema de Informação Contábil necessita.

Para atender as necessidades do Sistema de Informação Contábil é preciso que seja feita uma remodelagem na parametrização dos módulos do Sistema de Informação Gerencial permitindo assim uma total integração entre os dois sistemas para troca de informação.

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2.8.3.5 Plano de contas e operacionalização dos lançamentos Através da execução das etapas anteriores é elaborado um plano de contas central e o plano de contas complementares. Também já se pode definir a forma como serão realizados os lançamentos.

Para a criação dos planos de contas deve-se levar em consideração que esta é uma ferramenta basilar, imprescindível para a implementação e utilização de um Sistema de Informação eficiente para a elaboração dos relatórios dele requerido, contábeis e gerenciais. E é a partir desta premissa que se estrutura o plano de contas. Assim como a conta contábil deve ser ampliada para atender às necessidades de consulta dela requerida, o plano de contas precisa também de uma estruturação ampliada, pois o plano de contas tradicional da contabilidade é incapaz de atender ás necessidades gerenciais.

2.8.3.6 Disponibilização das informações e dos relatórios gerenciais A partir das necessidades informacionais detectadas nos primeiros passos deste modelo de estruturação de um Sistema de Informação Contábil, é que são elaborados os relatórios finais. Nesta última etapa é estabelecido o processo de elaboração destes relatórios bem como o modelo destes, visando sempre a apresentação num formato claro e objetivo, sendo assim de fácil compreensão por parte dos usuários dos mesmos.

2.9 SIMPLES NACIONAL O Simples Nacional é um Regime Especial Unificado de Arrecadação de Impostos e Contribuições com o objetivo de atender e favorecer as Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP). Foi criado pela Lei Complementar n° 123, de 14 de dezembro de 2006 entrando em vigor em 1° de julho do ano seguinte.

A legislação tributária define Microempresa a pessoa jurídica que em cada anocalendário tenha uma receita bruta igual ou inferior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) e Empresa de Pequeno Porte a pessoa jurídica que no mesmo período tenha receita bruta superior a R$ 240.000,00 (duzentos e quarenta mil reais) a igual ou inferior a R$ 2.400.000,00 (dois milhões e quatrocentos mil reais).

O Regime do Simples Nacional teve o intuito de unificar a legislação tributária

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aplicável à modalidade de empresas supracitadas nas diversas esferas do governo: federal, estadual e municipal. Os Tributos unificados são o IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica), CSLL (Contribuição Social sobre o Lucro Líquido), PIS/Pasep (Programa de Integração Social/ Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público), COFINS (Contribuição para Financiamento da Seguridade Social), IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), CPP (Contribuição Previdenciária Patronal), todos estes na esfera federal, ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) no âmbito estadual e ISS (Imposto Sobre Serviços) administrado pelos municípios.

Para conseguir o enquadramento no Simples Nacional a empresa deve manter em dia o pagamento dos seus tributos, emitir notas fiscais e registro dos empregados. A opção tributária é realizada do primeiro ao último dia útil do mês de janeiro de cada ano.

2.7 TÓPICOS DESENVOLVIDOS 1 – Fatos Contábeis; 2 – Relatórios Contábeis e Gerenciais a serem usados pela empresa; 3 – Plano de Contas específico para a empresa analisada; 4 – Informações que devem constar no registro de cada fato contábil; 5 – Formulário de registro dos fatos contábeis; 6 – Modelo de tabela de armazenamento das informações lançadas no sistema; 7 – Relatórios Contábeis elaborados a partir do plano de contas e tabela de armazenamento; 8 – Relatórios Gerenciais elaborados a partir do plano de contas e tabela de armazenamento; 9 – Diagrama da movimentação dos dados da entrada à saída da informação tanto contábil quanto gerencial.

3. METODOLOGIA

3.1. DEFINIÇÃO DO TIPO DE PESQUISA O tipo da pesquisa realizada é um estudo de caso com natureza descritiva, pois o objetivo foi descrever as características de um processo contábil partindo dos dados fornecidos por uma empresa comercial sem, no entanto, manipulá-lo. O processo descrito é o utilizado pela contabilidade para gerar seus relatórios, sendo que a partir deste é criado um modelo dos procedimentos para processamento dos dados.

3.2. DEFINIÇÃO DAS PERGUNTAS DA PESQUISA a- Quais as rotinas do comércio que geram dados para o sistema contábil? b- Quais os relatórios requeridos pela administração da empresa? c- Como dar entrada à variedade de dados no sistema? d- Como elaborar um plano de contas capaz de suportar as rotinas da empresa? e- Como extrair os relatórios a partir de um plano de contas e tabelas de dados?

3.3. MÉTODO DE COLETA DE DADOS Os métodos escolhidos para a coleta dos dados para análise na pesquisa foi: a- Observação – para o levantamento das rotinas que influem no patrimônio. b- Consulta de documentos – para esboçar um padrão de dados que precisarão ser lançados no sistema. c- Pesquisa bibliográfica – autores que sistematizam o processo.

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3.4. ANÁLISE DOS RESULTADOS A partir dos dados coletados se buscou criar um padrão de todo o processo contábil, das notas aos relatórios. A partir das rotinas e documentações são traçados todos os eventos que geram fatos contábeis, e sua devida justificativa. No segundo momento são definidos os dados que deverão ser lançados no sistema bem como as tabelas de armazenamento de dados que devem conter no sistema. E na etapa final é apresentado um modelo padrão da entrada de dados e para a extração dos valores no plano de contas e tabela de dados para a geração dos relatórios.

3.5. LIMITAÇÃO DA PESQUISA A pesquisa teve as limitações do tempo do período de apuração dos fatos contábeis na empresa que restringiu-se somente a um mês de operações. Outra limitação importante está relacionada à quantidade de teóricos da área contábil que abordam desenvolvimento de sistemas contábeis.

4. DESENVOLVIMENTO

4.1 AMBIENTE DE APURAÇÃO DOS FATOS CONTÁBEIS A empresa base para o presente estudo é uma sociedade limitada que atua no comércio varejista de embalagens. Localizada no município de Maringá, Estado do Paraná, esta iniciou suas atividades no ano de 1995 como um pequeno empreendimento familiar expandindo-se até se tornar uma empresa de referência de embalagens na região.

Tributariamente enquadra-se no regime do Simples Nacional e suas movimentações seguem somente uma rotina simplificada com operações como compra, vendas, despesas operacionais, folha de pagamento etc. Desta forma, tornou-se menos complexa a proposta deste trabalho, o modelo de sistema contábil.

4.2 FATOS CONTÁBEIS Os fatos contábeis, também chamados de fenômenos patrimoniais, são todas as operações que ocorrem na empresa, como as compras, vendas, despesas, recebimentos, pagamentos, empréstimos e muitos outros que, de alguma forma alteram a situação patrimonial da mesma. Estes fatos são decorrentes da atividade operacional e não operacional, pois mesmo os negócios envolvendo áreas secundárias, ou não ligadas à atividade principal da organização, mas que altera a sua situação patrimonial, são fatos contábeis.

Na empresa estudada se fez um levantamento nas notas fiscais emitidas e recebidas bem como faturas de serviços recebidos num determinado período de tempo e apuraram-se os fatos contábeis conforme Quadro 2, sendo apresentada juntamente a justificativa da sua ocorrência e as contas contábeis que movimentaram. Ressalta-se ainda que muitos outros fatos contábeis poderiam ser listados e que tem ligação com a atividade da empresa, entretanto se restringiu somente a estes que ocorreram no período da avaliação.

Quadro 2 - Fatos Contábeis:

Fato Contábil Compra de Mercadorias

Pagamento de Compra

Venda de Mercadorias

Recebimento de Venda

Salários dos Funcionários

Retirada pró-labore

Justificativa Movimentação Contábil Fato que tem relação direta com a atividade Débito principal da empresa, sendo o abastecimento dos estoques Estoque para revenda.

Crédito Caixa/Banco (a vista) Fornecedores (a prazo) É quando ocorre o pagamento das compras a prazo Débito de mercadorias.

Fornecedores Crédito Caixa/Banco É a atividade principal da empresa, sendo realizada Débito a vista e a prazo.

Caixa/Banco (a vista) Clientes (a prazo) Custos da Mercadoria Vendida Crédito Venda a Vista/Prazo Estoque É o quando ocorre o recebimento das vendas a Débito prazo realizadas.

Caixa/Banco Crédito Clientes São de funcionários que atuam em todas as áreas da Débito empresa, sendo elas: vendas; entregas; administrativo; Salários (pelo reconhecimento da despesa) serviços gerais; e financeiro.

Salários a pagar (pagamento) Crédito Salários a pagar (pelo reconhecimento da despesa) Caixa/Banco (pagamento) A retirada mensal dos sócios pelos serviços Débito prestados à empresa.

Pró-Labore (apropriação da despesa) Pró-Labore a Pagar (pagamento)

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Honorários Contábeis

Pagamento ao escritório de contabilidade pelos serviços recebidos, relativos a controle do departamento pessoal, apuração dos impostos e registros contábeis.

Água

Pelo uso da água na cozinha, nos banheiros e para limpeza do estabelecimento.

Energia Elétrica

É relativo ao gasto de energia nas áreas de vendas, administração e depósito.

Telefone

Tanto o uso de telefone de telemarketing quanto para uso administrativo.

Correios

São os gastos para envio de correspondência a clientes e fornecedores.

Material de Limpeza

Relacionam-se todos os itens de limpeza e higiene

Crédito Pró-Labore a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Honorários Contábeis (apropriação da despesa) Honorários Contábeis a Pagar (pagamento) Crédito Honorários Contábeis a Pagar (apropriação das despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Água e Esgoto (apropriação da despesa) Água e Esgoto a Pagar (pagamento) Crédito Água e Esgoto a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Energia Elétrica (apropriação da despesa) Energia Elétrica a Pagar (pagamento) Crédito Energia Elétrica a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Telefone (apropriação da despesa) Telefone a Pagar (pagamento) Crédito Telefone a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Despesas Postais Crédito Caixa Débito

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utilizados na empresa bem como pequenos utensílios necessários para a realização desta tarefa.

Material de Escritório

Brindes

Site

Propaganda

Estoque de Material de Limpeza (compra) Material de Limpeza (uso do estoque - despesa) Crédito Caixa/Banco/Contas a Pagar (compra) Estoque de Material de Limpeza (uso do estoque despesa) Materiais como papel A4, papel razão para as Débito impressoras, canetas, calculadoras, grampos, clipes, pastas Estoque de Material de Escritório (compra) para arquivo etc.

Material de Escritório (uso do estoque - despesa) Crédito Caixa/Banco/Contas a Pagar (compra) Estoque de Material de Escritório (uso do estoque despesa) Canetas, bonés e camisetas confeccionadas para Débito divulgação da marca da empresa.

Brindes (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Despesas relacionadas à construção do sitio, bem Débito como manutenção, hospedagem e domínio.

Site (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Ações de divulgação da merca realizadas através de Débito anúncios apresentados em mídia impressa e audiovisual.

Propaganda (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

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DAS – Simples Nacional

É o recolhimento mensal do imposto único devido relativos à empresas optantes pelo Simples Nacional.

Combustível

É o gasto diário dos veículos que realizam as entregas.

Manutenção dos Veículos

É referente aos gastos com manutenção dos veículos, como troca de óleo, pneus, ajustes etc.

Imposto Veicular

São os impostos anuais dos veículos da empresa como licenciamento, IPVA e seguro obrigatório.

Multas e Juros

São as despesas geradas pelo atraso de pagamento de duplicatas.

IPTU

Imposto municipal relativo à ocupação espacial da empresa.

Débito Simples Nacional (apropriação da despesa) Simples Nacional a Pagar (pagamento) Crédito Simples Nacional a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Combustíveis (pagamento - despesa) Crédito Caixa/Banco (pagamento - despesa) Débito Manutenção dos Veículos (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Impostos de Veículos (apropriação da despesa) Impostos de Veículos a Pagar (pagamento) Crédito Impostos de Veículos a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Multas e Juros (pagamento) Crédito Caixa/Banco (pagamento) Débito IPTU (apropriação da despesa) IPTU a Pagar (pagamento) Crédito IPTU a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

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INSS

Imposto federal incidente sobre folha de pagamento dos funcionários e pró-labore.

FGTS

Imposto federal incidente sobre a folha de pagamento dos funcionários.

Despesas Bancárias

Despesas decorrentes da manutenção da conta em banco, assim como da

Compra de Imobilizado

Compra de itens do imobilizado como móveis e utensílios, equipamentos de processamento de dados, máquinas, instalações, etc.

Outros Impostos e Taxas

Outros impostos ou taxas diversas que possam ocorrer como o FUNREBOM.

Devolução de Vendas

Ocorre quando o cliente retorna com o produto a loja desfazendo a compra ou efetuando troca.

Débito INSS (apropriação da despesa) INSS a Pagar (pagamento) Crédito INSS a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito FGTS (apropriação da despesa) FGTS a Pagar (pagamento) Crédito FGTS a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Despesas Bancárias Crédito Banco Débito Imobilizado (pela imobilização) Títulos a Pagar (pagamento) Crédito Títulos a Pagar (pela imobilização) Caixa/Banco (pagamento) Débito Impostos e Taxas (apropriação da despesa) Impostos e Taxas a Pagar (pagamento) Crédito Impostos e Taxas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Devolução de Venda Estoque Crédito

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Devolução de Compra

Sistema de Controle

Pela devolução de mercadoria comprada devido a algum problema com as mesmas.

Mensalidade do sistema de controle da empresa

Depreciação dos Bens

Pelo desgaste dos bens da empresa constantes no ativo imobilizado e uso do benefício legal.

Perda de Mercadoria

Decorrentes de descuidos com armazenamento ou validade de produtos acarretando em perdas no estoque.

Adiantamento a Fornecedores

Pagamento a maior adiantamento efetuado.

Adiantamento de Clientes

Recebimento a maior de clientes ou adiantamento efetuado pelos mesmos.

Aluguel do Imóvel

Aluguel do imóvel estabelecimento comercial.

para

onde

o

fornecedor

se

localiza

ou

o

Caixa/Banco (a vista) Clientes (a prazo) Custos da Mercadoria Vendida Débito Caixa/Banco (a vista) Fornecedores (a prazo) Crédito Estoque Débito Manutenção do Sistema (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Depreciação (apropriação da despesa) Crédito (-) Depreciação Acumulada (apropriação da despesa) Débito Perdas no Estoque Crédito Estoque Débito Adiantamento a Fornecedores Crédito Caixa/Banco (pagamento) Débito Caixa/Banco Crédito Adiantamento de Clientes Débito Aluguéis (apropriação da despesa)

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Aluguéis a Pagar (pagamento) Crédito Aluguéis a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

4.3 RELATÓRIOS CONTÁBEIS A SEREM USADOS PELA EMPRESA Numa pesquisa junto aos sócios da empresa levantou-se as necessidades informacionais dos mesmos para gerir o negócio e, através disto, concluiu-se que o modelo de sistema proposto por este trabalho deve gerar os seguintes relatórios: a) Financeiros: - Balanço Patrimonial – Para fins obrigatórios e uso interno na empresa para informação e controle patrimonial; - Demonstração do Resultado dos Exercícios – Para fins obrigatórios e uso interno na empresa para informação e controle dos gastos da empresa; - Demonstração de Fluxo de Caixa – Para fins informacionais acerca da movimentação de caixa num período. b) Gerenciais: - Relatório de Movimentação dos Estoques – Para informação e controle dos estoques da empresa; - Relatório de Contas a Pagar – Para informação e controle das contas a pagar, sendo os fornecedores, tributos, despesas e outros.

- Relatório de Contas a Receber – Para informação e controle das contas a receber de clientes e débitos de recebimentos com cartão.

- Relatório de Vendas X Custos por Período – Para informação e controle dos níveis de vendas por período especificado em contrapartida com a baixa nos estoques de mercadorias (custo das mercadorias vendidas).

- Relatório de Projeção de Caixa – Um comparativo entre as contas a receber e o contas a pagar por período, para informação e controle dos gastos e receitas e planejamento financeiro da empresa.

Outros relatórios contábeis e gerenciais poderiam ser listados, entretanto restringiu-se a estes pois já são suficientes aos sócios da empresa além do que a cada relatório que é acrescido, mais complexo fica a elaboração e desenvolvimento do sistema.

4.4 PLANO DE CONTAS ESPECÍFICO Após levantamento dos fatos contábeis descritos no Quadro 2 foi elaborado o plano de

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contas específico à empresa em estudo, conforme segue: PLANO DE CONTAS 1. ATIVO 1.1. ATIVO CIRCULANTE 1.1.1. DISPONÍVEL 1.1.1.01. Caixa 1.1.1.02. Banco HSBC S/A 1.1.1.03. Banco Itaú S/A 1.1.2. CLIENTES 1.1.2.01. Clientes em Carteira 1.1.2.02. Duplicatas a Receber 1.1.2.03. (-) Duplicatas Descontadas 1.1.3. OUTROS CRÉDITOS 1.1.3.01. Cheques em Cobrança 1.1.3.02. Cartões a Receber 1.1.3.03. Adiantamento a Fornecedores 1.1.3.04. Adiantamento a Funcionários 1.1.3.05. Empréstimo a Funcionários 1.1.3.06. Mercadorias Remetidas para Demonstração 1.1.4. ESTOQUES 1.1.4.01. Mercadorias para Revenda 1.1.4.02. Material de Escritório 1.1.4.03. Material de Embalagem 1.1.4.04. Material de Limpeza 1.2. ATIVO NÃO CIRCULANTE 1.2.1. ATIVOS IMOBILIZADOS 1.2.1.01. BENS EM OPERAÇÃO - CUSTO 1.2.1.01.01. Aparelhos Telefônicos 1.2.1.01.02. Equipamentos de Processamento de Dados 1.2.1.01.03. Móveis e Utensílios 1.2.1.01.04. Veículos 1.2.1.02. DEPRECIAÇÃO, AMORTIZAÇÃO E EXAUSTÃO ACUMULADA 1.2.1.02.01. (-) de Aparelhos Telefônicos

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1.2.1.02.02. (-) de Benfeitorias em Imóveis de Terceiros 1.2.1.02.03. (-) de Linhas Telefônicas 1.2.1.02.04. (-) de Equipamentos de Processamento de Dados 1.2.1.02.05. (-) de Móveis e Utensílios 1.2.1.02.06. (-) de Veículos 1.2.1.03. IMOBILIZADO EM ANDAMENTO – CUSTO 1.2.1.03.01. Bens em Comodato 1.2.1.03.02. Consórcios de Bens 1.2.1.03.03. Leasing – Arrendamento Mercantil 1.2.2. INTANGÍVEL 1.2.2.01. CUSTO 1.2.2.01.01. Site 1.2.2.02. AMORTIZAÇÃO ACUMULADA 1.2.2.02.01. (-) de Site 2. PASSIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2.1. PASSIVO CIRCULANTE 2.1.1. EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS 2.1.1.01. Banco HSBC S/A 2.1.2. FORNECEDORES 2.1.2.01. Fornecedores 2.1.3. OBRIGAÇÕES FISCAIS 2.1.3.01. Contribuição Confederativa a Recolher 2.1.3.02. FGTS a Recolher 2.1.3.03. INSS a Recolher 2.1.3.04. IPTU a Recolher 2.1.3.05. Imposto dos Veículos a Recolher 2.1.3.06. Simples Nacional a Recolher 2.1.3.07. Impostos e Taxas Diversas a Recolher 2.1.4. OUTRAS OBRIGAÇÕES 2.1.4.01. Salários e Ordenados a Pagar 2.1.4.02. Pró Labore a Pagar 2.1.4.03. Férias a Pagar 2.1.4.04. Rescisão a Pagar

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2.1.4.05. Contas a Pagar 2.1.4.06. Água e Esgoto a Pagar 2.1.4.07. Aluguéis a Pagar 2.1.4.08. Energia Elétrica a Pagar 2.1.4.09. Fretes a Pagar 2.1.4.10. Honorários Contábeis a Pagar 2.1.4.11. Seguros a Pagar 2.1.4.12. Serviços de Terceiros a Pagar 2.1.4.13. Telefones a Pagar 2.1.4.14. Encargos Financeiros a Pagar 2.1.4.15. Juros a Pagar 2.1.4.16. Consórcio a Pagar 2.1.4.17. Manutenção do Site a Pagar 2.1.4.18. Títulos a Pagar 2.1.4.19. Adiantamento de Clientes 2.1.5. PROVISÕES 2.1.5.01. Provisão para Férias 2.1.5.02. Provisão INSS sobre Férias 2.1.5.03. Provisão FGTS sobre Férias 2.1.5.04. Provisão PIS sobre Férias 2.1.5.05. Provisão para 13° Salário 2.1.5.06. Provisão de INSS sobre 13° Salário 2.1.5.07. Provisão de FGTS sobre 13° Salário 2.1.5.08. Provisão de PIS sobre 13° Salário 2.2. PASSIVO NÃO CIRCULANTE 2.2.1. EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS 2.2.1.1. Leasing a Pagar 2.2.1.2. Empréstimo a Pagar 2.3. PATRIMÔNIO LÍQUIDO 2.3.1. CAPITAL SOCIAL 2.3.1.01. Capital Subscrito 2.3.1.02. (-) Capital a Integralizar 2.3.2. RESERVAS DE CAPITAL 2.3.3. RESERVAS DE LUCROS

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2.3.3.01. Reserva Legal 2.3.3.02. Reservas Estatutárias 2.3.3.03. Reserva Orçamentária 2.3.3.04. Reservas de Lucros para Expansão 2.3.4. PREJUÍZOS ACUMULADOS 2.3.4.01. (-) Prejuízos Acumulados 2.3.4.02. Lucro do Período 2.3.4.03 (-) Prejuízo do Período 2.3.5. AÇÕES EM TESOURARIA 3. CONTAS DE RESULTADO 3.1. RECEITA BRUTA DE VENDAS DE MERCADORIAS 3.1.1. VENDAS DE MERCADORIAS 3.1.1.01. Vendas a Vista 3.1.1.02. Vendas a Prazo 3.2. DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA 3.2.1. VENDAS CANCELADAS E DEVOLUÇÕES 3.2.1.01. Vendas Canceladas 3.2.1.02. Devoluções de Vendas 3.2.2. ABATIMENTOS 3.2.3. IMPOSTOS INCIDENTES SOBRE VENDAS 3.2.3.01. Simples Nacional 3.3. AJUSTE A VALOR PRESENTE DE CLIENTES 3.4. CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS 3.4.1. CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS 3.4.1.1. Custo das Mercadorias Vendidas 3.5. DESPESAS OPERACIONAIS 3.5.1. DE VENDAS 3.5.1.01. DESPESAS COM PESSOAL 3.5.1.01.01. Salários e Ordenados 3.5.1.01.02. Gratificações 3.5.1.01.03. 13° Salário 3.5.1.01.04. Férias 3.5.1.01.05. INSS

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3.5.1.01.06. FGTS 3.5.1.01.07. Indenizações e Aviso Prévio 3.5.1.01.08. Seguro de Vida em Grupo 3.5.1.01.09. Trabalho Temporário 3.5.1.01.10. Uniformes 3.5.1.02. PROPAGANDA E PUBLICIDADE 3.5.1.02.01. Propaganda 3.5.1.02.02. Brindes 3.5.1.03. PROVISÃO PARA CRÉDITOS DE LIQUIDAÇÃO DUVIDOSA 3.5.1.03.01. Provisão 3.5.2. ADMINISTRATIVAS 3.5.2.01. DESPESAS COM PESSOAL 3.5.2.01.01. Pró-Labore 3.5.2.01.02. INSS 3.5.2.02. OCUPAÇÃO 3.5.2.02.01. Aluguel 3.5.2.02.02. Manutenção e Reparos 3.5.2.03. UTILIDADES E SERVIÇOS 3.5.2.03.01. Água e Esgoto 3.5.2.03.02. Energia Elétrica 3.5.2.03.03. Telefone 3.5.2.03.04. Despesas Postais 3.5.2.03.05. Site 3.5.2.03.06. Manutenção do Sistema 3.5.2.04. HONORÁRIOS 3.5.2.04.01. Honorários Contábeis 3.5.2.05. DESPESAS GERAIS 3.5.2.05.01. Material de Escritório 3.5.2.05.02. Material de Limpeza 3.5.2.05.03. Bens de Pequeno Valor 3.5.2.05.04. Limpeza e Conservação 3.5.2.05.05. Seguro de Bens 3.5.2.05.06. Manutenção dos Veículos 3.5.2.05.07. Combustíveis

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3.5.2.05.08. Copa e Cozinha 3.5.2.05.09. Depreciação 3.5.2.05.10. Perdas no Estoque 3.5.2.06. TRIBUTOS E CONTRIBUIÇÕES 3.5.2.06.01. Imposto Sindical 3.5.2.06.02. Impostos dos Veículos 3.5.2.06.03. IPTU 3.5.2.06.04. Impostos e Taxas 3.5.2.06.05. PIS 3.5.3. RESULTADO FINANCEIRO LÍQUIDO 3.5.3.01. DESPESAS FINANCEIRAS 3.5.3.01.01. Multas e Juros Pagos 3.5.3.01.02. Descontos Concedidos 3.5.3.01.03. Despesas Bancárias 3.5.3.02. RECEITAS FINANCEIRAS 3.5.3.02.01. Descontos Obtidos 3.5.3.02.02. Juros Recebidos 3.5.3.03. VENDAS DIVERSAS 3.5.3.03.01. Vendas de Sucatas 3.8. RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO 3.8.1 Resultado Líquido do Exercício 3.8.1.01 Resultado Líquido do Exercício

4.5 DADOS A SEREM EXTRAIDOS DA DOCUMENTAÇÃO SUPORTE O quadro a seguir traz a fonte de informação que subsidia cada um dos fatos contábeis a serem lançados no sistema, bem como apresenta os dados a serem extraídos dos documentos para que o sistema possa gerar os relatórios dele requeridos.

Quadro 3 – Documentos e dados de entrada no sistema dos fatos contábeis:

Fato Contábil Compra de Mercadorias

Movimentação Contábil Débito Estoque Crédito Caixa/Banco (a vista) Fornecedores (a prazo)

Pagamento de Compra

Débito Fornecedores Crédito Caixa/Banco

Venda de Mercadorias

Débito Caixa/Banco (a vista) Clientes (a prazo) Custos da Mercadoria Vendida Crédito Venda a Vista/Prazo Estoque

Documento Nota Fiscal de Compra Dados N° da Nota Fornecedor Mercadoria Quantidade Valor Unitário Valor Total Valor das parcelas Vencimento das parcelas Documento Duplicata/Recibo Dados N° do Documento Fornecedor Valor Data de pagamento Acréscimos Documento Nota Fiscal de Venda Dados N° da Nota Cliente Mercadoria Quantidade Valor Unitário Valor Total Valor das parcelas

67 Recebimento de Venda

Salários dos Funcionários

Retirada pró-labore

Honorários Contábeis

Vencimento das parcelas Documento Duplicata/Recibo Dados N° do Documento Cliente Valor Data de pagamento Acréscimos Débito Documento Salários (pelo reconhecimento da despesa) Resumo da folha de pagamento, horelites e guias Salários a pagar (pagamento) de recolhimento dos impostos Crédito Dados Salários a pagar (pelo reconhecimento da despesa) Valores dos proventos Caixa/Banco (pagamento) Valores dos descontos Valores dos impostos Data de pagamento da folha Data de pagamento dos impostos Débito Documento Pró-Labore (apropriação da despesa) Resumo da folha de pagamento, horelites e guias Pró-Labore a Pagar (pagamento) de recolhimento dos impostos Crédito Dados Pró-Labore a Pagar (apropriação da despesa) Valores dos proventos Caixa/Banco (pagamento) Valores dos descontos Valores dos impostos Data de pagamento da folha Data de pagamento dos impostos Débito Documento Honorários Contábeis (apropriação da despesa) Fatura do Serviço Honorários Contábeis a Pagar (pagamento) Dados Crédito N° da Nota Honorários Contábeis a Pagar (apropriação das Fornecedor Débito Caixa/Banco Crédito Clientes

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Água

despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Água e Esgoto (apropriação da despesa) Água e Esgoto a Pagar (pagamento) Crédito Água e Esgoto a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Energia Elétrica

Débito Energia Elétrica (apropriação da despesa) Energia Elétrica a Pagar (pagamento) Crédito Energia Elétrica a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Telefone

Débito Telefone (apropriação da despesa) Telefone a Pagar (pagamento) Crédito Telefone a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Correios

Débito Despesas Postais Crédito Caixa

Material de Limpeza

Débito Estoque de Material de Limpeza (compra) Material de Limpeza (uso do estoque) Crédito

Valor Vencimento Documento Fatura do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Fatura do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Fatura do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Cupom fiscal Dados N° do Documento Valor Documento Nota Fiscal do Produto Dados N° da Nota

69 Caixa/Banco/Contas a Pagar (compra) Estoque de Material de Limpeza (uso do estoque) Material de Escritório

Brindes

Débito Estoque de Material de Escritório (compra) Material de Escritório (uso do estoque) Crédito Caixa/Banco/Contas a Pagar (compra) Estoque de Material de Escritório (uso do estoque) Débito Brindes (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Site

Débito Site (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Propaganda

Débito Propaganda (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

DAS – Simples

Débito

Fornecedor Valor Vencimento Documento Nota Fiscal do Produto Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Nota Fiscal do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Nota Fiscal do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Nota Fiscal do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento

70 Nacional

Combustível

Manutenção dos Veículos

Imposto Veicular

Multas e Juros

IPTU

Simples Nacional (apropriação da despesa) Simples Nacional a Pagar (pagamento) Crédito Simples Nacional a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Combustíveis (pagamento) Crédito Caixa/Banco (pagamento)

Guia de recolhimento do DAS Dados Competência Valor Vencimento Documento Cupom fiscal Dados N° do Documento Valor Débito Documento Manutenção dos Veículos (apropriação da despesa) Nota Fiscal do Serviço Contas a Pagar (pagamento) Dados Crédito N° da Nota Contas a Pagar (apropriação da despesa) Fornecedor Caixa/Banco (pagamento) Valor Vencimento Débito Documento Impostos de Veículos (apropriação da despesa) Guia de recolhimento do imposto Impostos de Veículos a Pagar (pagamento) Dados Crédito Competência Impostos de Veículos a Pagar (apropriação da Valor despesa) Vencimento Caixa/Banco (pagamento) Veículo Débito Documento Multas e Juros (pagamento) Duplicatas/Recibos que discriminem o acréscimo Crédito Dados Caixa/Banco (pagamento) N° do Documento Fornecedor Valor Débito Documento IPTU (apropriação da despesa) Guia de recolhimento do imposto

71

INSS

FGTS

Despesas Bancárias

Compra de Imobilizado

Outros Impostos e Taxas

IPTU a Pagar (pagamento) Crédito IPTU a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito INSS (apropriação da despesa) INSS a Pagar (pagamento) Crédito INSS a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito FGTS (apropriação da despesa) FGTS a Pagar (pagamento) Crédito FGTS a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento) Débito Despesas Bancárias Crédito Banco Débito Imobilizado (pela imobilização) Títulos a Pagar (pagamento) Crédito Títulos a Pagar (pela imobilização) Caixa/Banco (pagamento) Débito Impostos e Taxas (apropriação da despesa) Impostos e Taxas a Pagar (pagamento) Crédito Impostos e Taxas a Pagar (apropriação da despesa)

Dados Competência Valor Vencimento Documento Guia de recolhimento do imposto Dados Competência Valor Vencimento Documento Guia de recolhimento do imposto Dados Competência Valor Vencimento Documento Extrato bancário Dados Data Valor Documento Nota Fiscal de Compra Dados N° da Nota Fornecedor Bem Documento Guia de recolhimento do imposto Dados Competência Valor

72 Caixa/Banco (pagamento) Devolução de Vendas

Débito Devolução de Venda Estoque Crédito Caixa/Banco (a vista) Clientes (a prazo) Custos da Mercadoria Vendida

Devolução de Compra

Débito Caixa/Banco (a vista) Fornecedores (a prazo) Crédito Estoque

Sistema de Controle

Débito Manutenção do Sistema (apropriação da despesa) Contas a Pagar (pagamento) Crédito Contas a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

Depreciação dos Bens

Débito Depreciação (apropriação da despesa) Crédito (-) Depreciação Acumulada (apropriação da despesa)

Vencimento Órgão recolhedor Documento Nota Fiscal de Devolução Dados N° da Nota Cliente Mercadoria Quantidade Valor Unitário Valor Total Documento Nota Fiscal de Devolução Dados N° da Nota Fornecedor Mercadoria Quantidade Valor Unitário Valor Total Documento Nota Fiscal do Serviço Dados N° da Nota Fornecedor Valor Vencimento Documento Ficha de controle dos bens Dados Bem Valor

73 Perda de Mercadoria

Débito Perdas no Estoque Crédito Estoque

Adiantamento a Fornecedores

Débito Adiantamento a Fornecedores Crédito Caixa/Banco (pagamento)

Adiantamento de Clientes

Débito Caixa/Banco Crédito Adiantamento de Clientes

Aluguel do Imóvel

Débito Aluguéis (apropriação da despesa) Aluguéis a Pagar (pagamento) Crédito Aluguéis a Pagar (apropriação da despesa) Caixa/Banco (pagamento)

N° da parcela referente Documento Documento de controle de estoque Dados Mercadoria Valor unitário Valor Total Quantidade Documento Recibo da Operação Dados Valor Fornecedor Data da Operação Documento Recibo da Operação Dados Valor Cliente Data da Operação Documento Recibo do Locador Dados Valor Período de Competência Data do Pagamento

4.6 JANELAS DO SISTEMA O projeto de sistema contábil apresentado seque um padrão simplificado e desenvolvido no compilador Delphi 7 da Borland para linguagem Pascal. O sistema ao ser inicializado abre-se uma janela com os seguintes menus: - Cadastros – para cadastro de contas e cadastro de preço de venda das mercadorias; - Lançamentos – que abre a janela de lançamentos; - Relatórios – que abre submenus distinguindo os relatórios financeiros dos gerenciais; - Diversos – com as opções de manutenção das tabelas de armazenamento de dados e a calculadora; e - Sair – para fechar o sistema.

Figura 6 – Janela inicial do sistema

4.6.1 Menu de cadastros Neste menu tem a opção de cadastros de contas e preço de venda das mercadorias.

Figura 7 – Menu de cadastros

Quando inicializado o cadastro de contas abre-se uma janela com as opções para inserir nova conta, alterar e excluir (esta opção somente para contas sem movimento) além de trazer o plano de contas completo com opção de busca na parte inferior.

Para cadastrar é necessário saber exatamente onde a conta deve estar no plano de contas da empresa. Isto é definido no campo “ordem” que serve para orientar a classificação.

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No campo “natureza” é onde define a natureza das contas, se devedoras ou credoras. Em “tipo” encontra-se a opção entre analítica ou sintética, pois é somente as contas analíticas que ficam a disposição para ser efetuado os lançamentos.

Figura 8 – Janela de Cadastro das Contas

4.6.1 Formulários de registros dos fatos contábeis O modelo proposto apresenta um único formulário para os lançamentos contábeis.

Através desta janela é feita a entrada de todos os dados no sistema, lançando-os na tabela geral de armazenamento no banco de dados.

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Figura 9 – Janela de lançamentos

Conforme apresentado, esta é a janela de entrada de dados para a tabela geral de armazenamento das informações. Percebe-se que as opções para preenchimento visam satisfazer as necessidades do banco de dados de forma que este contenha dados suficientes possibilitando a elaboração dos relatórios proposto pelo trabalho.

Dados como Data, Contas a Débito e a Crédito, movimentação de mercadorias com controle de valores, bem como a possibilidade de fazer um desdobramento para lançamento

77

de contas a receber e contas a pagar, colocando datas de vencimento são algumas das opções desta janela de inserção de dados.

Para manutenção das tabelas há outro formulário que permite selecionar a tabela desejada, verificar os dados contidos nela e fazer inserção manual. Este formulário serve principalmente para a inserção de nova conta no plano cadastrado.

Figura 10 – Janela de manutenção das tabelas

4.7 MODELO DE TABELAS DE ARMAZENAMENTO DE DADOS Neste tópico são apresentadas as tabelas de armazenamento de dados originados dos formulários citados no item anterior. Vale ressaltar que para um Sistema gerencial/Contábil mais completo o número de tabelas se multiplicaria, entretanto neste há somente sete delas, suficientes para atender às necessidades informacionais dos gestores da empresa conforme segue.

4.7.1 Tabela do plano de contas Tabela 1 – Tabela de cadastro de contas no plano de contas

Tabela de Cadastro de Contas Código Ordem Descrição Natureza (Débito/Crédito) Tipo (Sintética/Analítica)

04 1.1.1.1 Caixa Débito Analítica

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Esta tabela deve conter o plano de contas da empresa e qualquer necessidade de nova conta deve ser inserida nela, atentando-se para a numeração da ordem e cadastramento da natureza e tipo para que o sistema tenha um correto funcionamento.

4.7.3 Tabela de custo e preço das mercadorias Tabela 2 - Tabela de custo e preço da mercadorias

Tabela de Custo e Preço das Mercadorias Código 03 Mercadoria Caixa de Plástico Custo R$ 8,90 Preço de Venda R$ 12,00 O objetivo desta tabela é registrar o custo da mercadoria e seu preço de venda.

4.7.4 Tabela geral de registro de lançamentos Tabela 3 – Tabela geral de cadastro dos lançamentos

Tabela de Cadastro dos Lançamentos Código 032 Data 11/12/2009 Conta Caixa Natureza Crédito N° Nota Fiscal/Documento 123951 Histórico Pagamento de mercadoria comprada em 15/11/2009 Valor R$ 75,00 N° do Lançamento 09 Esta é a tabela que registra todos os lançamentos efetuados no sistema e serve de suporte para todos os relatórios pois é a que tem a maior quantidade de registros. Dela são resgatados a data, conta, natureza, valor e n° do lançamento que na junção com outras tabelas possibilita a criação dos relatórios.

4.7.5 Tabela de contas a pagar Tabela 4 – Tabela de registro das contas a pagar

Código Data Entrada Data de Vencimento Data de Pagamento N° do Lançamento

Tabela de Cadastro das Contas a Pagar 025 11/11/2009 11/12/2009 013

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Situação (Pago/Pendente) Pendente Valor R$ 99,00 Fornecedor Plásticos Ltda Devido ao relatório de contas a pagar é necessário ter um registro a parte somente do parcelamento das compras de bens e serviços. Nesta tabela fica registrado dados como valor da parcela e vencimento, alem de gravar a dada do pagamento.

4.7.6 Tabela de contas a receber Tabela 5 – Tabela de registro das contas a receber

Tabela de Cadastro das Contas a Receber Código 025 Data Entrada 11/11/2009 Data de Vencimento 11/12/2009 Data de Recebimento N° do Lançamento 013 Situação (Recebido/Pendente) Pendente Valor R$ 99,00 Cliente Plásticos Ltda Para suprir o relatório de contas a receber é necessário ter um registro a parte somente do parcelamento das vendas efetuadas. Nesta tabela fica registrado os dados do valor da parcela e vencimento, alem de gravar a dada do recebimento.

4.7.7 Tabela de movimentação de estoque Tabela 6 – Tabela de movimentação de estoque

Tabela de Cadastro das Movimentações do Estoque Código 012 Número do Registro 02 Conta Mercadoria Caixa de Papelão Movimentação (Entrada/Saída) Saída Quantidade (em unidades) 05 Custo R$ 3,50 Valor (em R$) R$ 4,80 O objetivo desta tabela é registrar as operações de movimentação de mercadorias deixando gravado a quantidade, custo, valor da venda, sendo de uso principalmente para o relatório de movimentação do estoque.

4.8 RELATÓRIOS CONTÁBEIS 4.8.1 Balanço Patrimonial O Balanço Patrimonial busca no banco de dados os saldos das contas analíticas do Ativo (iniciadas pelo código 1), Passivo e Patrimônio Líquido (iniciadas pelo código 2) e os apresenta conforme modelo a seguir, totalizando conforme sobe o nível de detalhamento.

BALANÇO PATRIMONIAL CASA DE EMBALAGENS LTDA Em 31/12/2009 ATIVO

R$

ATIVO CIRCULANTE DISPONÍVEL Caixa Banco HSBC S/A Banco Itaú S/A CLIENTES Clientes em Carteira Duplicatas a Receber (-) Duplicatas Descontadas OUTROS CRÉDITOS Cheques em Cobrança Cartões a Receber Adiantamento a Fornecedores Adiantamento a Funcionários Empréstimo a Funcionários Mercadorias Remetidas para Demonstração ESTOQUES Mercadorias para Revenda

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Material de Escritório Material de Embalagem Material de Limpeza ATIVO NÃO CIRCULANTE ATIVOS IMOBILIZADOS BENS EM OPERAÇÃO - CUSTO Aparelhos Telefônicos Benfeitorias em Imóveis de Terceiros Linhas Telefônicas . Equipamentos de Processamento de Dados Móveis e Utensílios Veículos DEPRECIAÇÃO, AMORT. E EXAUSTÃO ACUMULADA (-) de Aparelhos Telefônicos (-) de Benfeitorias em Imóveis de Terceiros (-) de Linhas Telefônicas (-) de Equipamentos de Processamento de Dados (-) de Móveis e Utensílios (-) de Veículos IMOBILIZADO EM ANDAMENTO – CUSTO Bens em Comodato Consórcios de Bens Leasing – Arrendamento Mercantil INTANGÍVEL CUSTO Site AMORTIZAÇÃO ACUMULADA (-) de Site TOTAL DO ATIVO

82

PASSIVO

R$

PASSIVO CIRCULANTE EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS Banco HSBC S/A FORNECEDORES Fornecedores OBRIGAÇÕES FISCAIS Contribuição Confederativa a Recolher FGTS a Recolher INSS a Recolher IPTU a Recolher Imposto dos Veículos a Recolher Simples Nacional a Recolher Impostos e Taxas Diversas a Recolher OUTRAS OBRIGAÇÕES Salários e Ordenados a Pagar Pró Labore a Pagar Férias a Pagar Rescisão a Pagar Contas a Pagar Água e Esgoto a Pagar Alugueis a Pagar Energia Elétrica a Pagar Fretes a Pagar Honorários Contábeis a Pagar Seguros a Pagar Serviços de Terceiros a Pagar Telefones a Pagar Encargos Financeiros a Pagar Juros a Pagar Consórcio a Pagar Manutenção do Site a Pagar Títulos a Pagar Adiantamento de Clientes

83

PROVISÕES Provisão para Férias Provisão INSS sobre Férias Provisão FGTS sobre Férias Provisão PIS sobre Férias Provisão para 13° Salário Provisão de INSS sobre 13° Salário Provisão de FGTS sobre 13° Salário Provisão de PIS sobre 13° Salário PASSIVO NÃO CIRCULANTE EMPRÉSTIMOS E FINANCIAMENTOS Leasing a Pagar Empréstimo a Pagar PATRIMÔNIO LÍQUIDO CAPITAL SOCIAL Capital Subscrito (-) Capital a Integralizar RESERVAS DE CAPITAL RESERVAS DE REAVALIAÇÃO RESERVAS DE LUCROS Reserva Legal Reservas Estatutárias Reserva Orçamentária Reservas de Lucros para Expansão PREJUÍZOS ACUMULADOS (-) Prejuízos Acumulados Lucro do Período (-) Prejuízo do Período AÇÕES EM TESOURARIA TOTAL DO ATIVO + PATRIMÔNIO LÍQUIDO

84

4.8.2 Demonstração do Resultado do Exercício Neste relatório o sistema puxa do banco de dados as contas de resultado (iniciadas pelo código 3) e seus respectivos saldo, apresentando totalização e operações conforme apresentado no modelo: DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/01/2009 a 31/12/2009 RECEITA BRUTA DE VENDAS DE MERCADORIAS VENDAS DE MERCADORIAS Vendas a Vista Vendas a Prazo (-) DEDUÇÕES DA RECEITA BRUTA Vendas Canceladas Devoluções de Vendas Simples Nacional (=) RECEITA OPERACIONAL LÍQUIDA (-) CUSTO DOS PRODUTOS VENDIDOS CUSTO DAS MERCADORIAS VENDIDAS (=) RESULTADO OPERACIONAL BRUTO (-) DESPESAS OPERACIONAIS (-) DE VENDAS Salários e Ordenados Gratificações 13° Salário Férias INSS FGTS . Indenizações e Aviso Prévio Seguro de Vida em Grupo Trabalho Temporário

R$

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Uniformes Propaganda Brindes (-) ADMINISTRATIVAS Pró-Labore INSS Aluguel Manutenção e Reparos Água e Esgoto Energia Elétrica Telefone Despesas Postais Site Manutenção do Sistema Honorários Contábeis Material de Escritório Material de Limpeza Bens de Pequeno Valor Limpeza e Conservação Seguro de Bens Manutenção dos Veículos Combustíveis Copa e Cozinha Depreciação Perdas no Estoque Imposto Sindical Impostos dos Veículos IPTU Impostos e Taxas PIS (+) RESULTADO FINANCEIRO LÍQUIDO (-) DESPESAS FINANCEIRAS Multas e Juros Pagos Descontos Concedidos

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Despesas Bancárias (+) RECEITAS FINANCEIRAS Descontos Obtidos Juros Recebidos (+) VENDAS DIVERSAS Vendas de Sucatas (=) RESULTADO OPERACIONAL LÍQUIDO (-) IMPOSTO DE RENDA E CONTRIBUIÇÃO SOCIAL Contribuição Social Imposto de Renda (=) RESULTADO LÍQUIDO DO EXERCÍCIO

4.8.3 Demonstração de Fluxo de Caixa A demonstração de fluxo de caixa é um relatório que apresenta todas as movimentações de caixa ocorridas num período, portanto, o sistema tem que reconhecer todas as contas que foram movimentadas na contrapartida da conta Caixa. As demais classificações dentro da demonstração de fluxo de caixa devem estar previamente parametrizadas no sistema.

DEMONSTRAÇÃO DO RESULTADO DO EXERCÍCIO CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/01/2009 a 31/12/2009 ATIVIDADES OPERACIONAIS Recebimento de clientes (-) Pagamento de fornecedores (-) Recebimento de outros ativos circulantes (-) Pagamento de salários (-) Pagamentos de despesas a pagar (-) Pagamento de despesas antecipadas Recebimento de juros

R$

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(-) Pagamento de juros Outros recebimentos (-) Outros pagamentos (=) CAIXA LÍQUIDO GERADO (CONSUMIDO) PELAS ATV. OPERACIONAIS ATIVIDADES DE INVESTIMENTO (-) Investimentos no Realizável a Longo Prazo (-) Outros investimentos de Longo Prazo (-) Investimentos no Imobilizado (-) Investimentos no Diferido (-) Outros investimentos de Permanentes (=) CAIXA LÍQUIDO GERADO (CONSUMIDO) PELAS ATIVIDADES. DE INVESTIMENTOS ATIVIDADES FINANCEIRAS Aumento de Capital Captação de Longo Prazo (-) Pagamento de Empréstimos (-) Pagamento de Dividendos e outros s/ o Capital Próprio (=) CAIXA LÍQUIDO GERADO PELAS ATIVIDADES DE FINANCIAMENTO (=) VARIAÇÃO LÍQUIDA DE CAIXA (+) CAIXA INICIAL (=) CAIXA FINAL

4.9 RELATÓRIOS GERENCIAIS 4.9.1 Relatório de Movimentação dos Estoques O relatório de movimentação de estoque apresenta na sua estrutura a relação de todas as contas de mercadorias estocadas e apresenta o saldo anterior, sua movimentação no período buscado e totaliza o saldo atualizado, sendo em quantidades e valores.

Sua movimentação ocorre pelo critério de PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai), portanto todas as baixas ocorrem com custo das mercadorias que entraram há mais tempo no estoque.

Quadro 4 – Relatório de movimentação dos estoques

RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DOS ESTOQUES CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 N° 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12

MERCADORIA S Caixa Plástica Caixa Papel

Qtde 5 7

SALDO INICIAL Vlr Unit. Vlr Total R$ 6,00 R$ 7,00

R$ 30,00 R$ 49,00

MOVIMENTAÇÃO ENTRADA SAÍDA Qtde

Vlr Unit.

Vlr Total

Qtde

Vlr Unit.

Vlr Total

Qtde

5 10

R$ 7,00 R$ 8,00

R$ 35,00 R$ 80,00

7 9

R$ 6,29 R$ 7,22

R$ 44,00 R$ 65,00

3 8

SALDO FINAL Vlr Unit. Vlr Total R$ 7,00 R$ 8,00

R$ 21,00 R$ 64,00

4.9.2 Relatório de Contas a Pagar O relatório de Contas a Pagar tem na sua estrutura os vencimentos, fornecedores e seus respectivos valores. Ele é ordenado conforme data de vencimento para facilitar visualização das contas e planejamentos de pagamento alem de apresentar a somatória das pendências do período.

Quadro 5 – Relatório de contas a pagar

RELATÓRIO DE CONTAS A PAGAR CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 N° VENCIMENTO 01 02/12/2009 02 02/12/2009 03 03/12/2009 04 05/12/2009 05 05/12/2009 06 10/12/2009 07 10/12/2009 08 13/12/2009 09 15/12/2009 10 16/12/2009 11 16/12/2009 12 18/12/2009 13 20/12/2009 14 26/12/2009 15 27/12/2009 16 31/12/2009 TOTAL

FORNECEDOR Papel e Cia Ltda Azul Papelão Ind e Com Ltda Sanepar Pró-Labore a Pagar Pneus de Borracha S/A Plástico Ltda Saco de Lixo Sacos S/A Hospedagem Site Plásticos ABC S/A Copel Copel Sistema Integrado S/A INSS Fitas Adesivas S/A Isopor Ltda Copo X Descartável S/A

VALOR R$ 350,00 R$ 650,00 R$ 53,49 R$ 1.500,00 R$ 220,00 R$ 760,00 R$ 180,00 R$ 30,00 R$ 520,00 R$ 230,00 R$ 79,00 R$ 345,00 R$ 430,00 R$ 130,00 R$ 37,00 R$ 100,00 R$ 5.614,49

SITUAÇÃO Vencido Vencido Vencido Vencido Vencido A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer

4.9.3 Relatório de Contas a Receber A estrutura do relatório de Contas a Receber é praticamente a mesma do Contas a Pagar sendo composta pelo vencimento, cliente, o valor, a situação e totalização das pendências do período apurado. Também é ordenado pelo vencimento para facilitar a visualização e análise.

90

Quadro 6 – Relatório de contas a receber

RELATÓRIO DE CONTAS A RECEBER CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 N° VENCIMENTO 01 02/12/2009 02 02/12/2009 03 03/12/2009 04 05/12/2009 05 05/12/2009 06 10/12/2009 07 10/12/2009 08 13/12/2009 09 15/12/2009 10 16/12/2009 11 16/12/2009 12 18/12/2009 13 20/12/2009 14 26/12/2009 15 27/12/2009 16 31/12/2009 TOTAL

CLIENTE Restaurante Bom Apetite Quitanda da Esquina Mercado Porta Grande José da Silva João Manuel Frutaria Mamão Azul Pastelão Ltda Maria José Cachorrão HOT DOG Ricardo Vitor Lanches Amarelo Restaurante do Sabiá Abobora e Legumes S/A Marta Cristina 100% Gostoso Almoços Armarinhos e Armarinhos

VALOR R$ 350,00 R$ 650,00 R$ 53,00 R$ 1.500,00 R$ 220,00 R$ 760,00 R$ 180,00 R$ 30,00 R$ 520,00 R$ 230,00 R$ 79,00 R$ 345,00 R$ 430,00 R$ 130,00 R$ 37,00 R$ 100,00 R$ 5.614,00

SITUAÇÃO Vencido Vencido Vencido Vencido Vencido A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer A Vencer

4.9.4 Relatório de Vendas X Custos por Período A estrutura deste relatório apresenta uma confrontação direta entre as receitas com vendas de mercadorias e o custo das mesmas, bem como a margem de ganho bruto sobre as movimentações, sendo que a margem é calculada da razão entre Valor de Venda pelo Valor de Custo.

Este relatório se apresenta sob duas formas, uma na qual é apresentada a margem por produtos, sendo então listados todos os que tiveram movimentação no período e, a outra forma é a margem por faturamento, sendo listadas todas as vendas para tal.

Quadro 7 – Relatório de Venda X Custo por período (detalhamento por produto)

RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTOS POR PERÍODO CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 - (detalhamento por produto)

91

N° Mercadoria 01 Caixa de Plástico 02 Caixa de Papel 03 Fita Adesiva 04 Saco Plástico TOTAL

Vlr Total das Vendas R$ 1.050,00 R$ 2.300,00 R$ 760,00 R$ 5.250,00 R$ 9.360,00

Custo Total R$ 760,00 R$ 1.500,00 R$ 460,00 R$ 3.900,00 R$ 6.620,00

% de Margem 38,16% 53,33% 65,22% 34,62% 41,39%

Quadro 8 – Relatório de Vendas X Custo por período (detalhamento por faturamento)

RELATÓRIO DE VENDAS X CUSTOS POR PERÍODO CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 - (detalhamento por faturamento) N° Faturamento 01 José da Silva 02 Marcado Tudo Verde 03 Quitanda Fruta Madura 04 Restaurante Boa Comida TOTAL

Vlr Total das Vendas R$ 770,00 R$ 4.900,00 R$ 1.500,00 R$ 2.190,00 R$ 9.360,00

Custo Total R$ 530,00 R$ 3.500,00 R$ 1.050,00 R$ 1.540,00 R$ 6.620,00

% de Margem 45,28% 40,00% 42,86% 42,21% 41,39%

4.9.5 Projeção de Caixa O relatório de projeção de caixa faz uma correlação entre contas a receber e a pagar numa mesma data, ou período de tempo, apresentando o saldo que deveria ser resultante se tanto pagamentos quanto recebimento realmente se concretizarem. A tabela inicia com o saldo inicial de Caixa e termina com a previsão de Caixa futuro.

Quadro 9 – Relatório de projeção de caixa por período

RELATÓRIO DE PROJEÇÃO DE CAIXA POR PERÍODO CASA DE EMBALAGENS LTDA De 01/12/2009 a 31/12/2009 N° VENCIMENTO 01 02 03/12/2009 03 05/12/2009 04 13/12/2009 05 15/12/2009 06 18/12/2009 07 27/12/2009 08 31/12/2009 TOTAL

A RECEBER

A PAGAR

R$ 1.300,00 R$ 2.500,00 R$ 930,00 R$ 1.025,00 R$ 1.800,00 R$ 835,00 R$ 3.090,00 R$ 11.480,00

R$ 1.200,00 R$ 990,00 R$ 4.500,00 R$ 3.900,00 R$ 120,00 R$ 350,00 R$ 1.060,00 R$ 12.120,00

SALDO R$ 7.500,00 R$ 7.600,00 R$ 9.110,00 R$ 5.540,00 R$ 2.665,00 R$ 4.345,00 R$ 4.830,00 R$ 6.860,00 R$ 6.860,00

4.10 DIAGRAMA DA MOVIMENTAÇÃO DOS DADOS Este é uma representação gráfica da movimentação dos dados dentro do sistema contábil/gerencia, com duas tabelas suporte, cadastro de contas - que envia informação para a janela de lançamento e para os relatórios -, e de Custo e Preço das mercadorias - que se relaciona tanto recebendo como enviando informações para a janela de lançamentos. As demais tabelas armazenam os dados da Janela de Lançamento e enviam essas informações para os relatórios, contábeis e gerenciais.

Figura 11 – Diagrama da movimentação dos dados no sistema

5. CONCLUSÃO

Este trabalho trouxe um modelo de estruturação de sistema de informação contábil e gerencial e evidenciou o caminho desde a entrada dos dados no mesmo até a sua saída na forma de relatórios. Também foi apresentado o plano de contas como o norteador tanto para os lançamentos quanto para a geração de relatórios.

Este projeto de sistema apresentado aqui deverá ter maior aprofundamento nas amarrações dos campos das tabelas com a Janela de Lançamentos bem como com os campos dos relatório o que envolve um processo mais apropriado para conhecedores da área de programação de sistemas, entretanto, para os pesquisadores da área gerencial e contábil já pode-se ter uma base do processo da movimentação dos dados num sistema de sua área afim.

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