PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
GF/PRC-Fin-001.GFB
CÓDIGO
1
REVISIÓN Nº
Gestión de instrumentos derivados Forwards Balance
FECHA INICIO VIGENCIA
01.12.14
ARCHIVO
CONTENIDO 1.0
PROPÓSITO .................................................................................................................... 1
2.0
ALCANCES ...................................................................................................................... 1
3.0
DEFINICIONES ................................................................................................................ 1
4.0
RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES ...................................................................... 2
5.0
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ..................................................................................... 2
CONTROL DE MODIFICACIONES Revisión Nº 1
Fecha 31.3.2021
Descripción del cambio Revisión General de los pasos y contabilización del proceso.
Elaborado por Eugenia Alvarado
1.0 PROPÓSITO El propósito de este documento es reglamentar el manejo de instrumentos derivados de la compañía, específicamente Forwards de monedas, que tienen como objetivo cubrir la exposición de las monedas distintas a la funcional (dólar americano, en adelante, el dólar). 2.0 ALCANCES El alcance del presente procedimiento es para los balances locales de toda la compañía, siendo únicamente Enaex S.A. la autorizada para realizar este tipo de operaciones. LA GERENCIA DE FINANZAS (EXCLUSIVAMENTE) ES QUIÉN DEFINE LA METODOLOGÍA DE COBERTURA. TODAS LAS PERSONAS AUTORIZADAS PARA ESTE TIPO DE OPERACIONES, DEBEN CONOCER Y CUMPLIR LA METODOLOGÍA QUE ESTA GERENCIA ESTABLEZCA. 3.0
DEFINICIONES:
• Forward: un contrato a plazo o forward es un contrato entre dos partes para comprar o vender un activo en una fecha futura determinada y a un precio acordado en el presente. • Compensación: en el mundo del trading hace referencia al cierre de una posición por el vencimiento de una transacción que debe ser compensada de acuerdo a las especificaciones del contrato.
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4.0 RESPONSABILIDADES Y/O FUNCIONES Los responsables que participan en la ejecución del procedimiento son: • Área de Finanzas: corresponde al área que realiza el cálculo de descalce de balance entre activos y pasivos y realiza la toma de derivados. Por otro lado, se encarga de la gestión de contratos (aprobación y firma). • Área de Tesorería: corresponde al área que realiza la contabilización de las operaciones y la gestión de pagos. • Aprobaciones y firma de contratos: los contratos deben ser aprobados por el área de finanzas para su posterior firma por parte de dos apoderados de la compañía que tengan facultad para este tipo de operaciones.
5.0
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1
Calculo de Descalce de Balance y toma de Forwards de monedas
El Proceso de toma de derivados de cobertura (“Forwards”) con efecto en resultado, se inicia por la necesidad de cubrir los balances con moneda distinta al Dólar Americano (“dólar”). Las cuentas de balance que tienen moneda distinta al dólar, generan Diferencias de Cambio con un efecto directo en resultado, por lo que se busca cubrir estas diferencias de manera de calzar la diferencia entre activos y pasivos con el uso de forwards de monedas, sean estos de compra o de venta, según corresponda: El proceso de toma de derivados CLP/USD u otra moneda que genere descalce, se describe de la siguiente manera: • • • • • •
•
El Área de Finanzas extrae el balance diario en pesos a través de una plataforma de Business Intelligence. El área de Finanzas, a partir del informe de balance, calcula el descalce existente entre Activos y Pasivos. Una vez calculado el descalce, el área de Finanzas, realiza una proyección de flujos futuros con horizonte de una semana o un mes. De acuerdo al descalce calculado y la estimación de descalce semanal o mensual, el área de finanzas realiza una estrategia de cobertura. Plazo al cual se contratará la cobertura: no puede ser mayor un año. Se procede a la cotización del forward con al menos tres entidades bancarias de la plaza vía email (al menos con copia a una jefatura del área de Finanzas o Tesorería) o llamada telefónica. Se deberá entonces, seleccionar y realizar el cierre de la operación con el banco que entregue el menor costo financiero para la Compañía. 2
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•
Banco envía la confirmación de la operación pactada que debe ser confirmada por el área de Finanzas con al menos una jefatura de Finanzas o Tesorería en copia.
•
Una vez cerrada la operación, el área de Finanzas debe informar del cierre de la operación al área de Tesorería para que registren la transacción en SAP.
5.2
Firma de contratos
Una vez cerrado el instrumento de cobertura, el banco enviara un contrato con las especificaciones del cierre de la operación, que incluyen entre otras cosas, fecha de inicio, fecha de vencimiento, plazo pactado, valor de tipo de cambio en el vencimiento o “Strike Price”. El procedimiento de contrato es el siguiente: • El banco enviara 2 copias del contrato con las especificaciones del cierre de operación antes mencionado. • Los contratos deben ser revisados por el área de finanzas para su posterior firma por parte de dos apoderados de la compañía que tengan facultad para este tipo de operaciones. • El Asistente Administrativo, guardará una de las copias del contrato para los registros de la Compañía y enviará la otra copia al banco. 5.3
Vencimiento del contrato
La liquidación del contrato se llevará a cabo el día del vencimiento del contrato, y se realizará de acuerdo a lo siguiente: • • •
Según fecha de vencimiento se procede a liquidar contrato el cual, según las condiciones de éste, puede ser una compensación a favor o en contra de la compañía. El valor de la liquidación deberá ser confirmado entre las partes previamente al pago. Una vez realizada la confirmación entre las partes, se debe informar el monto de la compensación al Área de Tesorería para que procedan con el pago y el registro de la compensación en resultado.
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