ROZDZIAŁ II

Wdrożenie systemu telematycznego i TMS – testy i pierwsze prace?

Realizując zklientami kolejne etapy wdrożenia, obserwujemy to, jak pracują, doradzamy, a także testujemy różne rozwiązania. Wszystko te działania, w koordynacji z wdrożeniowcami TMS, mają na celu dopasowanie produktu do potrzeb klienta i pomóc im odkryć procesy wewnątrz swoich firm na nowo.

Pozornie czynności związane z implementacją systemu wydają się stosunkowo proste. Klient oczekuje, że będzie mógł wysyłać na urządzenie pokładowe GBOX Assist zlecenia, wiadomości, a także widzieć czas pracy kierowców. Przeważnie pierwszym krokiem są testy telematyki, w trakcie których instalowane są w autach klienta urządzenie testowe. Osoba odpowiedzialna za wdrożenie umawia się na szkolenia z kierowcami i pracownikami biurowymi. Całość trwa najczęściej około miesiąca. W sytuacji, kiedy Klient posiada już system TMS podejmowane są próby testowej integracji obu systemów. Jeżeli jednak nie podjął jeszcze decyzji o zakupie programu, wówczas wdrożeniowiec TMS przeprowadzi odpowiednią analizę.

Testy i pierwsze prace

Moment testów i pierwszych prac po zakupie systemu pozwala klientom poznać od nowa ich firmy. Jest to dość intensywny czas, gdyż każdy z procesów wewnątrz organizacji musi zostać dokładnie przeanalizowany. Same możliwości konfiguracyjne TMS są imponujące, gdyż analiza po stronie integratorów jest bardzo szczegółowa. Jest to element niezbędny, aby w krótkiej przyszłości klient zobaczył wymierne efekty swojej inwestycji w nowe rozwiązania. Jak można zauważyć każda firma posiada właściwą dla siebie specyfikę pracy, jest jednak pewien standardowy schemat postępowania. W wielu przypadkach sami właściciele szybko dochodzą do wniosku, że potrzebują czegoś więcej i chcą dokładnie dopasować systemy do swoich potrzeb. Efektem tego jest bieżąca kontrola nad rentownością floty i podniesienie wydajności i wskaźników pracy.

Statusy zaawansowane

Nieodłącznym elementem każdej integracji jest zaprojektowanie statusów zaawansowanych, które nie tylko spełnią rolę rozbudowanych informacji o czynnościach z tachografu, ale również pozwalają na cyfryzację danych i obieg szeregu dokumentów. Kierowca wybierając poszczególne statusy, oprócz raportowania załadunków i rozładunków na GBOX Assist, jest w stanie między innymi: – prowadzić kartę drogową, – prowadzić ewidencję kosztów, – raportować tankowania, – raportować przepinki naczep.

Schemat pytań, na które musi odpowiedzieć kierowca, tworzony jest indywidualnie, zgodnie z ustaleniami i przy współpracy z klientem. Po opracowaniu, zestaw statusów jest wgrywany do urządzenia testowego, a następnie wspólnie z klientem wdrożeniowiec przechodzi przez kolejne statusy, sprawdzając, czy spełniają one jego oczekiwania. Ważne jest, aby docelowo statusy nie przeraziły swoją obszernością samych kierowców. Mają one ułatwić im pracę i pomóc w ograniczeniu do niezbędnego minimum wszelkich formalności. Za najlepszy przykład może posłużyć prowadzenie elektronicznej karty drogowej za pomocą GBOX Assist. Po wdrożeniu systemu, kierowcy nie muszą już wypełniać papierowych kart, a osoby rozliczające dostają wprost z kabiny pojazdu gotowe dokumenty w formie cyfrowej bezpośrednio do TMS.

Podstawowa karta drogowa wymaga od kierowcy zaznaczenia podczas wyjazdu dwóch statusów – start i koniec karty drogowej. Wszystkie informacje o datach, przebiegu i lokalizacji pobierane są bezpośrednio z szyny CAN pojazdu, bez potrzeby ingerencji kierowcy.

Jak się okazuje, wielu klientów potrzebuje jednak bardziej rozbudowanej karty drogowej, dlatego często podczas wdrożenia nasi specjaliści otrzymują papierową wersję, którą następnie odwzorowują w systemie GBOX. Kierowcy muszą wykonać więcej zaznaczeń i udzielić odpowiedzi na więcej pytań, jednak takie rozwiązanie wymaga mniej pracy, niż wersje papierowe. Ponadto do karty drogowej możemy załączyć na przykład raport wydatków. Kierowca w momencie powstania kosztu wybiera status koszty, następnie rodzaj kosztu (na przykład parking/myjnia/opłata drogowa), podaje kwotę, a na końcu metodę płatności. Reszta danych pobierana jest z szyny CAN pojazdu. Wystarczą cztery kliknięcia i gotowe. W ten sposób, zanim kierowca dostarczy dokument do biura, przedsiębiorca wie, jakie koszty zostały poniesione.

Istotne jest tworzenie statusów powiązanych z podjęciem pojazdu i przepięciem naczep. Większość przewoźników, aby jeszcze efektywniej wykorzystać flotę, dokonuje częstej rotacji naczepami, a także przetasowań między samymi kierowcami a pojazdami. Efektem tych działań jest utrudniona kontrola stanu technicznego i wyposażenia samochodów. W takiej sytuacji pomocnym rozwiązaniem są statusy w GBOX Assist – krótkie checklisty wyposażenia, pozwalające nam przekształcić papierowe formularze przekazania pojazdu w cyfrową formę. W ten sposób możemy zminimalizować m.in. ryzyko wyjazdu kierowcy bez wymaganego wyposażenia. Cyfryzacja danych ułatwia późniejszą analizę, gdyż jesteśmy w stanie dużo efektywniej wyszukać konkretne dane w pliku, niż gdybyśmy musieli poświęcić czas na przeglądanie przysłowiowego stosu papierowych dokumentów.

Tworzenia statusów zaawansowanych to tylko jeden z elementów wdrożenia, który stanowi część drogi, jaką Klient musi przebyć w celu odkrycia swojej firmy na nowo. Dzięki indywidualnemu podejściu i analizie potrzeb każdego Klienta, wdrożeniowcy dopasowują system do jego potrzeb w taki sposób, aby usprawnić pracę biura oraz kierowców. Wraz z kolejnymi etapami wdrożenia wprowadzane są ewentualne modyfikacje i usprawnienia. Firmy, które przeszły ten proces, wyprzedziły konkurencję dzięki badaniu rentowności i efektywności własnej floty.