ROZDZIAŁ IV

Analiza rentowności w systemie TMS

ILE MOŻNA ZYSKAĆ DZIĘKI INTEGRACJI SYSTEMÓW DO ZARZĄDZANIA TRANSPORTEM ORAZ ROZWIĄZAŃ TELEMATYCZNYCH?

Rozmowa z Dawidem Jędrzejko, Prezesem Zarządu Beskidzka Koniczynka

Ebook pt. Odkryj na nowo swoją firmę – wdrożenie systemu telematycznego i TMS ma na celu pokazać, że firmy posiadające integrację systemu telematycznego wraz z systemem TMS wyprzedzają konkurencje na rynku, dzięki uporządkowaniu i optymalizacji najważniejszych procesów, które mają bezpośredni wpływ na zwiększenie efektywności pracowników, jak i posiadanej floty. Należy zdawać sobie sprawę, że dzięki dostępowi do szczegółowych danych, zaczynając od realizowanych zleceń po wszystkie koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo, mamy pełną wiedzę na temat rentowności naszej firmy, co bezpośrednio przekłada się na podejmowane decyzje biznesowe w konkurencyjnym środowisku.

O tym, dlaczego TMS jest niezbędnym narzędziem do rozwoju firmy transportowej, porozmawiamy z Dawidem Jędrzejko, Prezesem Zarządu Beskidzka Koniczynka – prężnie rozwijającej się firmy, działającej na terenie Polski, a także poza granicami kraju (Niemcy, Włoch, Holandia, Belgia oraz Anglia), której działalność rozpoczęła się w 2003 roku. Lata obecności na rynku pozwoliły przedsiębiorstwu z Bielska-Białej zdobyć cenne doświadczenie, które dzisiaj owocuje profesjonalną obsługą kontrahentów na najwyższym poziomie. Potwierdzeniem dynamicznego rozwoju jest również nowoczesny tabor, dostosowany do przewozu różnego rodzaju towarów.

Panie Dawidzie, co było głównym i decydującym powodem decyzji, dotyczącej wdrożenia systemu TMS w Państwa firmie? Jakie korzyści miał przynieść i czy spełnił początkowe założenia?

System klasy TMS jest niezbędnym narzędziem pomagającym w sprawnym i efektywnym zarządzaniu procesami w firmie transportowej. Wymaga niemałych nakładów finansowych, ale przede wszystkim potrzebny jest czas, aby prawidłowo i kompleksowego wdrożyć go we wszystkich obszarach firmy.

Szybko rosnące zapotrzebowanie na przetwarzanie ciągle zwiększającej się liczby danych, wynikające z realizacji zwiększającej się liczby zleceń transportowych na auta własne, auta podwykonawców bezpośrednich oraz ładunków spedycyjnych, stało się głównym powodem i czynnikiem motywującym, żeby zastosować system TMS. Ponadto, potrzeba analizy kosztów i sprzedaży oraz optymalne wykorzystanie samochodów były kolejnymi determinantami przemawiającymi za wdrożeniem TMS. Korzyści, których oczekiwaliśmy po uruchomieniu systemu TMS, to przede wszystkim bieżący obraz firmy w kilku strefach: kosztowej, sprzedażowej, ilości zleceń, wydajności wykorzystania samochodów, zarządzania warsztatem, magazynem, windykacji oraz zarządzania klientami i podwykonawcami. Aktualnie niewiele brakuje, aby proces

implementacji w naszej firmie był ukończony w 100%, w każdym jej obszarze, jednak już jesteśmy w stanie stwierdzić, że wdrożenie TMS było opłacalne. Otrzymujemy dane, na podstawie których podjęliśmy sporo ważnych decyzji, ale przede wszystkim jesteśmy w stanie w pełni usystematyzować i zobaczyć strukturę kosztów.

Jak wyglądała analiza kosztów i rentowności przed wprowadzeniem systemu TMS?

Przed wdrożeniem systemu klasy TMS, analiza kosztów była obarczona dużym nakładem pracy. Niestety, ale nawet najbardziej umiejętne i drobiazgowe grupowanie różnych danych w Excelu, wspomaganie się bazami danych (aktualnie zintegrowanych z TMS) oraz szeregiem informacji dostarczanych również przez księgowość, niesie za sobą sporo błędów i niedociągnięć. Trudno jest stworzyć narzędzia pozwalające kontrolować wprowadzane dane. Taki model na dłuższą metę po prostu się nie sprawdza. Podobnie wyglądała sytuacja w zakresie analizy rentowności pojazdów – na kilku arkuszach kalkulacyjnych zbierane były niezbędne dane do rzetelnych wyliczeń, następnie poprzez odpowiednie reguły były one przenoszone do jednego zbiorczego arkusza, gdzie uzyskiwany zostawał wynik końcowy per pojazd.

Jak wyglądała analiza kosztów i rentowności po wprowadzeniu systemu TMS?

Po wprowadzeniu systemu TMS analiza kosztów odbywa się w sposób prostszy i szybszy. Przy czym trzeba zaznaczyć, że samo przygotowanie pod względem koncepcyjnym i technicznym trwało ponad pół roku. Podstawą jest, aby dobrze skomponować przysłowiowe „drzewo” – strukturę kosztów do analizy. Proces ten dość długo ewoluuje, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę przynajmniej dwa główne aspekty tzn.: zastanowić się, jak podzielić koszty, wyciągając z nich poszczególne zestawienia, by następnie skonfigurować je tak w programie, żeby dane w analizach były pokazywane w oczekiwany sposób. Analiza rentowności pojazdów jest jeszcze bardziej skomplikowaną sprawą, gdyż operujemy kosztami o różnych rozkładach czasowych, a także kosztami stałymi, zmiennymi, jednorazowymi, czy niebezpośrednimi. Niemniej warto dołożyć więcej pracy, żeby taką analizę skonfigurować wg własnych założeń i z łatwością generować informacje, które pokazują, jak wygląda bieżąca rentowność i co należy zrobić, by było lepiej. Dodam, że choć przygotowanie analizy rentowności pojazdów pod względem koncepcji i rozwiązań technicznych trwało ponad pół roku, to warto było to zrobić, jeżeli chce się łatwiej podejmować decyzje dotyczące zarządzania samochodami. Przykładowo, analiza rentowności pojazdów pokazała, pod które prace warto przesunąć większą liczbę pojazdów, ponieważ przynoszą większe zyski dla firmy.

Jakich danych przedsiębiorstwo transportowe potrzebuje, by wyliczyć rentowność?

W każdej firmie z branży TSL do analizy rentowności podchodzi się trochę inaczej, ponieważ mnogość i różnorodność kosztów tworzy różne podejścia. Dane, które są niezbędne do analizy rentowności, to przede wszystkim koszty paliwa i opłat drogowych, leasingi, kontrakty serwisowe, a także koszty wynagrodzeń kierowców, napraw, opon, ubezpieczeń i podatków. To są na pewno podstawowe i najwyższe wydatki, reszta zależy od sposobu liczenia analizy rentowności.

Jak duży wpływ na rentowność mają wahania cen paliw?

Niezależnie od wielkości firmy – ceny paliw, to jedna z największych i najbardziej kosztownych pozycji spośród wydatków, mających bezpośredni wpływ na jej rentowność. Warto dodać, że istotnym aspektem w kontekście wahań cen paliw jest posiadanie klientów, z którymi w umowach posiadamy zapisy zmieniające ceny frachtów, w zależności od cen paliwa.

Czy TMS wprowadził jakieś innowacje do Państwa organizacji?

Jesteśmy na etapie testów telematyki zintegrowanej z TMS, gdyż takie rozwiązanie pozwala optymalizować korytarze dla kierowców, a co za tym idzie oszczędzać na paliwie i opłatach drogowych. Kolejnym istotnym aspektem integracji obu systemów

jest usprawnienie obiegu dokumentów transportowych, dzięki zamontowanym skanerom w samochodach, co bezpośrednio przekłada się na przyśpieszenie przepływu dokumentów z klientami, a co za tym idzie pozwala skrócić terminy płatności, które w branży TSL są bardzo długie i stanowią duży problem. Testy przebiegają dobrze, chociaż i tutaj potrzeba znacznego nakładu czasu, tak aby cały system był czytelny i prosty dla spedytorów, kierowców, osób rozliczających, fakturujących oraz wykonujących analizy. W naszej firmie zintegrowaliśmy również system TMS z bankowością elektroniczną, umożliwiając tym samym generowanie paczek przelewów bezpośrednio z systemu do bankowości elektronicznej. Takie rozwiązanie daje większe bezpieczeństwo, kontrolę nad wydatkami i skraca potrzebny czas przy rozliczeniach.

Czy dzięki analizom kosztów w TMS wzrosła świadomość osób planujących pracę dla samochodów i czy udało się wykryć lub zredukować puste przebiegi?

TMS daje możliwość spojrzenia na wydatki pod różnymi kątami, a to niezwykle ważne, by dostrzegać, w którym miejscu i dlaczego powstają koszty. Dzięki systemowi TMS analizy są szybsze i dostarczają wielu cennych informacji, zarówno planistom, jak i osobom zarządzającym. TMS pozwala tworzyć zestawienia, na podstawie których można analizować zlecenia pod kątem pustych przebiegów, równocześnie zaczynamy pracować nad rozwiązaniami, które je zminimalizują.

A jak zmieniła się praca spedytorów? Czy na podstawie danych z TMS planowane są dalsze usprawnienia wewnątrz organizacji?

TMS jest również przydatnym narzędziem dla spedytorów, którzy dzięki systemowi mają w końcu w jednym miejscu szybki dostęp do takich informacji, jak zlecenia i wszystko, co się z nimi wiąże, kosztach myta dzięki wbudowanym mapom, całej flocie, kontrahentach, przewoźnikach itp. To zdecydowanie przyśpieszyło ich pracę. Dane, które można „wyciągnąć” z TMS, ciągle usprawniają naszą firmę, w coraz to nowszych obszarach.

Istnieje pewien uniwersalny wzór, pozwalający wyliczyć rentowność w przedsiębiorstwie transportowym, czy każdy przypadek musi wiązać się z indywidualnym podejściem?

Nie ma jednego uniwersalnego wzoru, pozwalającego wyliczyć rentowność w przedsiębiorstwie transportowym. Wszystko zależy od organizacji firmy i podejścia osób zarządzających do struktury i analizy kosztów.

Jakie analizy są prowadzone w Państwa firmie obecnie i czy były one możliwe do wprowadzenia przed wdrożeniem TMS?

Prowadzimy szereg analiz związanych przede wszystkim z kosztami, sprzedażą i rentownością pojazdów. TMS pozwala również wziąć pod lupę dane warsztatowe, magazynowe, osobowe i administracyjne. Oczywiście każda analiza jest możliwa w firmie, należy jednak zadać sobie pytanie, ile trzeba poświęcić na nią czasu i o ile większe jest ryzyko popełnienia błędu nie posiadając TMS?

Biorąc pod uwagę proces wdrożenia, czy z perspektywy czasu zastosowanie TMS okazało się dobrym wyborem?

Sądzę że przy niewielkiej flocie da się prowadzić firmę bez TMS. Oczywiście wdrożenie systemu wiąże się ze sporym nakładem finansowym oraz potrzebą poświęcenia czasu. Do tego dochodzi ciągły nadzór, ale bez tego nie da się optymalizować procesów, które są niezbędne do dalszego rozwoju w konkurencyjnym środowisku.

Jak pandemia koronawirusa wpłynęła na Państwa przedsiębiorstwo? TMS okazał się pomocny w tym czasie?

Pandemia koronawirusa oczywiście wpłynęła na nasze przedsiębiorstwo, ale dzięki zróżnicowaniu klientów i obszarów gospodarki, w których świadczymy usługi transportowe, działamy i ciągle się rozwijamy. TMS nie miał do tej pory żadnego odniesienia w kontekście pandemii, natomiast widzę przynajmniej jeden podstawowy plus systemu, który będzie bardzo pomocny, jeśli przyjdzie zmierzyć się z pracą zdalną na większą skalę w firmie, mianowicie z dowolnego miejsca na święcie mamy dostęp do 95% danych potrzebnych do sprawnego funkcjonowania firmy.

Jak TMS wpłynął na analizę współpracy z kontrahentami?

Na tym etapie wdrożenia nie widzę bezpośredniego wpływu na rozszerzenie, czy nawiązanie współpracy z nowymi firmami dzięki TMS. Warto jednak zaznaczyć, że TMS daje możliwości integracji z systemami klientów czy platformami różnych giełd, a to już może przełożyć się na realne zyski.

Na koniec – leasing vs. wynajem długoterminowy, co jest bardziej rentownym rozwiązaniem?

Wszystko zależy od kilku albo nawet kilkunastu czynników. Obie metody finansowania mają swoje plusy i minusy. Wiele zależy od tego czy jesteśmy początkującym graczem na rynku – tu powinien sprawdzić się najem długoterminowy, czy też posiadamy zaplecze finansowe, aby korzystać z leasingu, w którym na starcie trzeba mieć swój wkład. Wiele zależy od pracy i zleceń, jakie wykonujemy, czy posiadamy auta pod spedycją, czy sami je prowadzimy, a także od tego, jakie trasy wykonujemy. Czynników jest wiele. W naszej firmie większość floty oparta jest na leasingach, ale też kilka pojazdów mamy w najmie długoterminowym. Samochody są rozdysponowane pod różne prace, w zależności od formy finansowania. Ostatecznie, to czas pokaże, czy decyzje, które zostały podjęte były słuszne w momencie spłacenia leasingu lub oddania samochodu z najmu.

Wyprzedzić konkurencję

Firmy posiadające integrację systemu telematycznego wraz z systemem TMS, znacznie wyprzedzają konkurencję na rynku. Uporządkowanie i optymalizacja najważniejszych procesów przekłada się na większą efektywność, zarówno pracowników jak i posiadanej floty.

Warto zaznaczyć, że poprzez szczegółową agregację danych, począwszy od realizowanych zleceń po wszystkie koszty ponoszone przez przedsiębiorstwo, mamy pełną wiedzę na temat rentowności firmy, a także zyskujemy możliwość zestawiania i porównywania danych, na podstawie których zdecydowanie łatwiej podejmować decyzje biznesowe. Przykład przedsiębiorstwa transportowego Beskidzka Koniczynka pokazuje, że system klasy TMS na pewnym etapie rozwoju jest niezbędnym narzędziem, umożliwiającym optymalizację procesów wewnątrzfirmowych i dalszy rozwój, który gwarantuje budowanie silnej pozycji na rynku. Poprzez system TMS otrzymujemy bieżący obraz naszych działań w najważniejszych obszarach, mających kluczowy wpływ na rentowność firmy, czyli kwestii, która w kontekście bieżących wyzwań staje jeszcze bardziej istotna, niż dotychczas.