ROZDZIAŁ I

Czy to już czas na wdrożenie systemu telematycznego i TMS?

Bez względu na wielkość iprofil działalności, prawie każda organizacja korzysta zsystemów informatycznych. Jedne są bardzo zaawansowane, ainne odpowiadają na podstawowe potrzeby przedsiębiorstwa. Firmy korzystają zprogramów księgowych, kadrowo-płacowych, modułów do wystawiania faktur izarządzania bazą klientów. Zwykorzystaniem odpowiednich systemów pilnują zleceń oraz ich terminowego realizowania. Wtransporcie – analizują czas pracy kierowców oraz nadzorują pracę floty pojazdów. Systemy informatyczne co do zasady mają usprawniać codzienną pracę. Ajak to wygląda wpraktyce?

Prowadzenie firmy w branży transportowej wiąże się z dużymi kosztami. Zazwyczaj na starcie przedsiębiorca inwestuje tylko w systemy informatyczne, które są niezbędne w danej działalności. Z czasem firma się powiększa. Zatrudnia więcej pracowników, pozyskuje nowych klientów i partnerów biznesowych. Przybywa zleceń z dnia na dzień. Nagle okazuje się, że oprogramowanie wykorzystywane w firmie jest niewystarczające. A zarządzanie wieloma danymi bez odpowiedniego zaplecza, to trudne zadanie. Przedsiębiorca zazwyczaj szuka więc rozwiązania, które pomoże „załatać dziurę”, czyli odpowie na jeden, konkretny problem.

Zwiększyła się liczba klientów? Kupię CRM. Przybyło zleceń transportowych? Zainwestuję wTMS.

Trzeba nadzorować flotę pojazdów? Czas na system telematyczny. Ponadto zakup nowego rozwiązania informatycznego bardzo często wiąże się z koniecznością zatrudnienia pracownika. Niestety takie podejście prowadzi do tego, że w firmie działa kilka niezależnych rozwiązań, które w żaden sposób nie są ze sobą powiązane, a dodatkowo generują koszty. Zamiast usprawniać, utrudniają pracę. Nowe systemy, nowi pracownicy, zwiększony nakład pracy – osoby, które obsługują programy informatyczne muszą poruszać się po kilku środowiskach lub co gorsza, czekać na dane wejściowe od innych pracowników.

Czas na integrację

Planowanie infrastruktury i architektury systemów informatycznych jest bardzo ważne. Wiadomo, że nie ma rozwiązania idealnego, które zaspokoi wszystkie potrzeby, ale istnieje możliwość integracji poszczególnych systemów. W przypadku integracji systemów TMS i Gbox Assist, wdrożeniowcy przeprowadza wywiad z klientem, który szczegółowo określa zakres integracji. Po opracowaniu odpowiedniej ścieżki działania następuje integracja bezpośrednio u klienta, która poddawana jest testom. Po pozytywnej weryfikacji klient może rozpocząć pracę na zintegrowanych systemach.

Na tym etapie bardzo ważne jest zaangażowanie klienta w proces tworzenia struktury, żeby przygotować odpowiednie połączenie systemów, które przyniesie realne oszczędności dla przedsiębiorstwa. Następnie powstaje szczegółowy harmonogram oraz zakres prac. Warto podkreślić, że w pierwszej kolejności integracja systemów odbywa się w środowisku testowym. Jeśli testy przebiegną pomyślnie, proces łączenia programów realizowany jest u klienta, gdzie ponownie następuje weryfikacja poprawności działania rozwiązań. Po pomyślnych testach systemy są gotowe do pracy. Choć integracja systemu TMS z rozwiązaniem telematycznym GBOX Assist jest procesem złożonym, to większość prac związanych z połączeniem systemów leży po stronie integratorów. Jedynym zadaniem klienta jest sprecyzowanie i dokładne określenie swoich potrzeb tak, aby przygotowane połączenie systemów było zgodne z jego oczekiwaniami.