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Revista
Gestão de Serviços Compartilhados Taxação Conheça os artigos que acompanharão você durante toda a disciplina.
Escrituração contábil
SPED
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Confira os artigos de Mauro Negrini e Henrique Ricardo Batista
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Os artigos que você conhecerá na revista eletrônica foram extraídos das fontes indicadas nos mesmos e selecionados pelo professor da disciplina 15, Márcio Sartori. Sua leitura será fundamental para o desenvolvimento dos desafios.
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Após a leitura da história, prepare-se para os desafios propostos.
Todas as imagens deste material foram retiradas do Thinkstock.
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Artigo 1
SPED - Chegou a Vez das Melhores Práticas
Por Mauro Negrini (*) em 2009 Ouço, como gestor de projetos na área fiscal, muitos comentários sobre os reais benefícios da Escrituração Digital e seu efeito prático sobre as operações das empresas. Recebo ao menos um questionamento a cada semana perguntando quando haverá redução do tempo dedicado às tarefas rotineiras pelos colaboradores da área fiscal e contábil. A minha resposta quase sempre é a mesma: todos profissionais que já implantaram um sistema de informações, por mais aderente que esteja ao ambiente, trabalharam arduamente até a conclusão do projeto – isso quando ele termina...
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E esse empenho se justifica porque todos acreditam que, em médio prazo, haverá vantagens para a organização. O momento do SPED está, por assim dizer, nes-
muita carga de trabalho hoje, se mesmo patamar:
para que possamos desfrutar dos seus benefícios – que se apresentam no horizonte. A única diferença é que, em razão de ser o SPED um sistema que está sendo desenvolvido pelo Fisco, ainda pairam muitas desconfianças sobre quais as vantagens que decorrerão da sua implementação – e, por isso, não há tanta motivação para o trabalho árduo que ela exige.
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Dentre as desconfianças que se apresentam, uma pergunta se
as empresas terão menor flexibilidade para realizar suas operações?
repete (e nela tenho depositado atenção):
A resposta para esse questionamento merece maior reflexão. Muitos profissionais estão gerando, para si e para outrem, um pré-conceito que confunde ao invés de ajudar na implantação do SPED: maior controle implica menos flexibilidade. Uso um pensamento análogo: nas empresas, em geral, é proibido um colaborador registrar seu horário de entrada ou de saída por outra pessoa (registro de ponto). Quando uma empresa implanta um sistema de identificação usando a biometria (leitura da digital, por exemplo), ela está apenas aumentando a fiscalização. Ela está alterando suas normas de conduta? Não! Ela
ampliando o controle contra uma prática que já estava proibida. Nesse momento particular do SPED-EFD,
está
questiono-me por que algumas empresas estão preocupadas com o maior controle do Fisco sobre suas operações. Não deveria haver preocupações adicionais sobre o que a partir de agora (EFD) pode ou não ser realizado no ambiente da empresa. Não temos novos regulamentos; logo, não temos novas normas legais de conduta das empresas. O que os Fiscos, em conjunto, estão implantando é apenas um maior controle.
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É esperado que, com uma
A utilização de forma intensi-
fiscalização
va da tecnologia da informa-
mais
efetiva,
arrecadação dos tributos.
ocorra um aumento na
ção viabiliza alcançar níveis de detalhes até então im-
Diante disso, é novamente
pensáveis na auditoria fiscal.
discutível a destinação dos
E, em razão disso, as falhas
recursos recolhidos da socie-
serão mais facilmente iden-
dade, bem como acerca da
tificadas, sendo prerrogativa
taxação
dos
vários
segmentos
do Fisco interpretá-las.
econo-
Todavia, pro-
mia. Porém, esse
var um ilícito
é outro debate.
continua sen-
Ele não afeta o
do tarefa difícil
da
objetivo
princi-
e complexa.
pal do SPED,
Em minhas
que é a moder-
palestras sobre o
nização dos meios de fisca-
SPED, costumo bus-
lização dos contribuintes.
car interação com o público (preponderantemente contadores), perguntando como resolve situações do cotidiano, por exemplo:
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a. Quando uma carga de mercadorias apresenta, na checagem física do recebimento, maior quantidade do que o documento fiscal (por falha e não por má-fé). Como é acobertada a mercadoria excedente? A resposta é quase unânime: “informa-se o remetente sobre a situação e pede-se um novo faturamento para regularizar a totalidade das mercadorias recebidas.” Em seguida pergunto: essa nota fiscal será remetida pelos correios? Lembro que o Fisco terá visibilidade sobre essas operações não autorizadas: venda (emissão de nota fiscal) e entrega (recebimento no destino) sem a efetiva circulação da mercadoria (“bipagem” na NF eletrônica) por um posto de fiscalização. Em alguns casos até é possível que não ocorra esta situação, mas em outros o trajeto entre os entes pode denunciar tal prática. Todos que conhecem os regulamentos de ICMS sabem que as mercadorias devem estar acompanhadas por documento fiscal e não o oposto (mercadoria acompanhar a nota fiscal). Ainda, o crédito de ICMS sem efetiva circulação de mercadoria é uma exceção – todas estão previstas nos RICMS.
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b. Outro item simples, não completamente observado por algumas empresas: seu sistema de recebimento de documentos fiscais permite informar mais de uma operação fiscal, itens de serviços e produtos no mesmo input de documento, por exemplo? Olhares, muitos olhares e poucas respostas do público. O documento deve ser escriturado com seus dados corretos e claros. Se alguém inventou o “jeitinho” para desmembrar um documento em dois, por meio da
seriação distinta, desculpe-me, mas errou ao apostar que essa prática poderia perdurar.
c. Outras duas situações especiais que ocorrem com frequência: emissão de notas fiscais modelo 01 para não-contribuintes em situações não previstas pelos regulamentos de ICMS. Data de recebimento de mercadoria (e respectivo documentos fiscal) distinto da informação de entrega da transportadora (local, data, notas fiscais). E assim é possível citar outros tantos casos de procedimentos para contorno da exigência fiscal.
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Quando cruzadas as informações entre contribuintes, transportadoras e postos fiscais (estradas, portos e aeroportos), permitirão facilmente aos Fiscos observarem que houve violação do Regulamento de ICMS. Isso tudo não é novo. Novos são apenas os controles que permitirão a detecção de tais ocorrências. Tenho, repetidas vezes, afirmado que a melhor alternativa para as empresas atenderem aos requisitos do SPED (EFD e ECD) é adotar as melhores
práticas fiscais e contábeis. Como
brinco: “fazer desse limão uma limonada” e aproveitar para mais bem gerir as companhias!
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exigido pelo SPED é maior, mais qualificado e consistente. Não basta mais apenas aparentar; o novo sistema impõe que os registros contábeis e as operações fiscais nasçam de forma correta. O que busco esclarecer é
Sempre que possível, dou
que os Fiscos estão mais pre-
aos meus interlocutores tem-
parados. Se compararmos
po para executar as três fa-
aos tempos de uso exclusivo
ses de uma implantação de
de papel e de
sistema:
calizadores
agentes fis-
(pessoas), as
realidades são abismais. Naturalmente, os profissionais responsáveis pela apresentação das peças contábeis e fiscais, cujo objetivo estava limitado a fazer parecer aos Fiscos que as escritas (fiscais e contábeis) estavam perfeitas, terão agora mais trabalho, pois o detalhamento
Negação: “isso não pode ser assim, não vai funcionar!” Conformação: “se precisamos fazer...vamos começar logo!” Contribuição: “por que temos que corrigir tudo nesta empresa?!”
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O gradual aproveitamento das melhorias nos processos e nos sistemas para atender ao SPED resulta em ganhos definitivos para as companhias. O bom é atender ao SPED; o ótimo é usá-lo para atender demandas internas da empresa. Aproveitar para tornar o sistema em uso mais robusto, com menor possibilidades de fraudes, menor retrabalho e mais eficaz – isso não é um ganho apenas para o Fisco.
Boas práticas são precedidas de planejamento e sucedidas por ações firmes que mantenham a eficácia e busquem maior controle sobre as operações das empresas, independentemente do porte.
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Para as empresas que fazem parte de uma cadeia de forne-
melhoria contínua é um dos principais requisitos para suas sobrevivências, é, sem cimento competitiva, em que a
dúvida, bom atender as exigências do SPED – quem não o fizer estará perdendo espaço na cadeia -, principalmente considerando que todo o mercado estará obrigado brevemente ao
novo Sistema.
(*) Mauro Negruni, Pós-graduado em Tecnologia de Negócios para Internet, Diretor de serviços da Decision IT, idealizador do sistema de segurança fiscal FISCOCHECK. O artigo pode ser encontrado em: <http://www.decisionit.com.br/paginas/TIFiscal/csDecisionItV2TIArtigos. aspx?info=350>.
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Artigo 2
A importância da escrituração contábil na gestão empresarial
Henrique Ricardo Batista Uma empresa que não possui escrituração contábil é uma organização sem memória, sem identidade e sem as mínimas condições de sobreviver ou de planejar seu crescimento. As informações geradas pela Contabilidade são úteis e de interesse de uma extensa gama de usuários, que podem ser internos (administradores em todos os níveis) ou externos (investidores, Fisco, instituições financeiras, etc.).
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O que frequentemente ocorre nas empresas é a
tomada de
decisão baseada somente na
intuição dos gestores, dispensando ou subutilizando as informações contábeis, seja por desconhecimento do real objetivo da contabilidade que é fornecer informação para a tomada de decisão, seja pelo uso restritivo e inadequado da mesma como, por exemplo, somente para atender a normas fiscais.
Não é que a intuição deve ser dispensada no processo de tomada de decisão. Ainda mais que ela é um componente importante neste processo. Porém, em decisões importantes - e a maioria das decisões tomadas à frente de uma empresa é importante - ela não pode ser o único componente relevante. Ou seja, a intuição será mais bem utilizada no processo de decisão, quanto melhor e mais completo for o
conjunto de informações utilizadas na escolha das alternativas.
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Há tempos a contabilidade
A falta de preocupação com
deixou de ser apenas um
a escrituração contábil por
instrumento para atender ao
parte do empresário ou do
Fisco para ser uma impor-
administrador, principalmen-
tante ferramenta de gestão.
te da pequena e média em-
Isto, é claro, quando a em-
presa, acarreta uma série de
presa faz a escrituração con-
desvantagens que certamen-
até pouco tempo ficavam
Risco a Rentabilidade e sobrevivência do negócio. Pela análise
guardados e esquecidos nos
dos benefícios de se escritu-
livros e relatórios da conta-
rar, ficam claros os prejuízos
bilidade pode diferenciar o
da omissão:
tábil. Portanto, saber usar os números contábeis que
empresário de sucesso.
te põem em
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a. Se a empresa enfrenta
seja considerada fraudu-
dificuldades financeiras,
lenta, a empresa deve
tem o direito de pedir
cumprir o mesmo ritual
o benefício da recupe-
relativo à concordata.
ração administrativa e judicial, porém, um dos principais requisitos para a obtenção desse benefício é que se apresente, em juízo, as demonstrações contábeis baseada na escrituração contábil, a relação dos credores e o livro diário escriturado até a data do requerimento, bem como um Balanço especialmente elaborado. No caso da Falência para que a mesma não
b. Em relação às questões trabalhistas, a empresa que não possui escrituração contábil fica em situação vulnerável diante da necessidade de comprovar, formalmente, o cumprimento de obrigações trabalhistas, pois o ônus da prova cabe à empresa, que a faz, mediante a constatação do registro no livro diário através de perícia contábil judicial.
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c. As divergências que,
d. O regulamento da Previ-
porventura, surjam entre
dência Social prevê que a
os sócios de uma em-
fiscalização poderá exami-
presa podem ser objetos
nar a escrituração contábil e
de uma perícia contábil
qualquer outro documento
para apuração de direi-
da empresa, a fim de validar
tos ou responsabilidades.
se a contabilidade registra o
A ausência da escritu-
movimento real da Remu-
ração contábil inviabili-
neração dos segurados a seu
zará a realização desse
serviço. O que o empresá-
procedimento técnico
rio desconhece é que a não
esclarecedor. O Código
manutenção de escrituração
de Processo Civil dispõe
contábil regular pode ser
que os livros contábeis
tipificada como crime de
preenchidos dentro dos
sonegação de contribuição
requisitos exigidos por
previdenciária, com pena de
lei, provam também a
reclusão de dois a cinco anos
favor do seu autor no
e multa.
litígio entre empresários.
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e. O Código Tributário Nacional expressa a importância da manutenção da escrituração contábil, quando menciona que os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos realizados, devem ser conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários a que se referem.
f. A legislação fiscal consi-
na escrituração uniforme
dera isento do Imposto
de seus livros, em corres-
de renda a distribuição
pondência com a docu-
de lucro aos sócios com-
mentação respectiva, e
provada na escrituração
a levantar anualmente o
contábil, o que configura
Balanço patrimonial e o
uma vantagem na ado-
de resultado econômico.
ção da contabilidade.
Esta obrigação alcan-
g. O Código Civil brasileiro
ça também a empresa
determina que o empresário e a Sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base
enquadrada no Simples Nacional, somente está dispensado da escrituração contábil o Microempreendedor Individual (MEI).
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h. A manutenção de escri-
contábil é que oferece os
turação contábil dentro
dados formais, científicos
das normas da legislação
e universais para maior
empresarial e fiscal faz
controle financeiro e
prova a favor da empre-
econômico para atender
sa em caso de auto de
essa necessidade, como
infração emitida pelo
também para facilitar o
Fisco por crime contra
acesso as linhas de crédi-
ordem tributária.
tos. A decisão de investir,
i.
O empresário necessita de informações para a tomada de decisões e a escrituração
de reduzir custos, de modificar uma linha de produtos, ou de praticar outros atos gerenciais deve se basear em dados técnicos extraídos dos registros contábeis, sob pena de pôr em Risco o patrimônio da empresa e do próprio empresário.
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j.
A falta da escrituração
contábil é importante
contábil é uma das prin-
para, entre outros aspec-
cipais dificuldades para
tos, analisar as causas
se avaliar a Economia
que levam um grande
informal, que distorce
número de pequenas
tanto as estatísticas no
empresas a fecharem
Brasil. O desconhe-
suas portas prematura-
cimento da realidade
mente.
econômica gera decisões completamente dissociadas das necessidades das empresas e da Sociedade em geral, o que tem causado prejuízos irrecuperáveis ao País. O registro
k. A partir de 2012, é fundamental fazê-la, sobretudo quando a empresa for optante Simples Nacional para que a empresa permaneça enquadrada no regime simplificado de recolhimento de tributos.
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Conclui-se, então, que a contabilidade não é um luxo, muito menos um gasto, mas uma necessidade de todo empresário que deseje a prosperidade do seu negócio. A escrituração contábil completa é incontestavelmente necessária à empresa de qualquer porte, como principal instrumento de defesa, controle e gestão do seu patrimônio. Empresário, converse com um profissional da Contabilidade e busque mais informações sobre a importância da escrituração contábil.
Evite aborrecimento futuros!
(Henrique Ricardo Batista é presidente do Conselho Regional de Contabilidade de Goiás, contador, especialista em Análise e Auditoria Contábil, empresário contábil, professor universitário. Vogal suplente da Juceg. Fonte: Diário da Manhã
)
O artigo pode ser encontrado em: <http://www.classecontabil.com.br/noticias/ ver/18223>.