Arquivologia

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Copidesque: Isabella Leal Revisão: Vânia Coutinho Santiago Editoração Eletrônica: SBNigri Artes e Textos Ltda.

Epub: SBNigri Artes e Textos Ltda.

Coordenador da Série: Sylvio Motta

Elsevier Editora Ltda.

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ISBN: 978-85-352-5539-3

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CIP-BRASIL. CATALOGAÇÃO-NA-FONTE SINDICATO NACIONAL DOS EDITORES DE LIVROS, RJ Reis, Leonardo Arquivologia facilitada [recurso eletrônico] / Leonardo Reis e João Santos. Rio de Janeiro : Elsevier, 2013. recurso eletrônico

Formato: ePub Requisitos do sistema: Adobe Digital Editions Modo de acesso: World Wide Web R311a ISBN 978-85-352-5539-3 (recurso eletrônico)

1. Arquivologia 2. Arquivologia - Problemas, questões, exercícios. 3. Serviço público - Brasil - Concursos. 4. Livros eletrônicos. I. Santos, João Tiago. II. Título.

128320.

CDD: 025.1714 CDU: 930.25

Agradecimentos

“Obrigado” é uma palavra pequena, mas que, se pronunciada com sinceridade, representa um sentimento profundo de reconhecimento.

Agradecer é, sobretudo, um nobre gesto.

Neste momento, quero, de forma verdadeira, agradecer a Deus, sempre a Ele em primeiro lugar, por ter me dado a capacidade de compartilhar algo que conheço e ser um agente de transformação na vida de pessoas, pois um dos mais preciosos tesouros em nossas vidas é a possibilidade de ajudar os outros; por ter a felicidade, por exemplo, de receber mensagens de alunos acerca de suas aprovações nas provas de Arquivologia de concursos públicos; en m, agradeço a Deus por tudo que tenho e até por coisas que nem sei que tenho.

Minha eterna gratidão ao meu pai (in memorian), à minha mãe e a toda a minha família, sem os quais não seria o que sou.

Agradeço a todos os meus professores, notadamente aos do Instituto de Ciência da Informação da UFBA, por terem sido referências importantes na minha formação pessoal, acadêmica e pro ssional e, em especial, ao professor Renato Braga, por representar o início da minha virtuosa e frutífera experiência docente na área da Arquivologia e consequente concretização deste livro.

A todos os meus alunos concursandos, estudantes da Arquivologia, por representarem o motivo maior do empenho e dedicação prestados neste trabalho.

Um agradecimento especial a Mabel, pela companhia, por todo o seu carinho, suas palavras de incentivo e apoio; por ser uma inspiração na minha vida.

A todos os meus colegas pro ssionais e de trabalho, a todas as minhas amizades preciosas, pela convivência salutar e edificante.

A todos os colabores deste livro: a Leonardo Reis, aos editores, revisores, enfim, a todos que concretizaram esta obra.

O meu sincero agradecimento, por m, a todos que estiveram ou estão ao meu lado na caminhada da vida. Eu nunca me senti tão bem... e a culpa é de todos vocês! Obrigado!

João Tiago Santos

Parafraseando Cícero, “Nenhum dever é mais importante do que a gratidão.” Assim tentarei expressar um pouco da minha, pois reconheço a existência de seres nobres detentores de um poder muito especial: O PODER DE MUDAR VIDAS e Deus, de tão benevolente para comigo, enviou-me um anjo com a árdua tarefa de me mostrar um pouco de sua verdade, verdade esta que ainda tem me sido desvelada e a qual sempre perseguirei. Enquanto compunha essa dedicatória li em um dos livros da Professora Ivana Carneiro um poema que me tocou profundamente: A gratidão desbloqueia a abundância da vida. Ela torna o que temos em suf iciente, e mais. Ela torna a negação em aceitação, caos em ordem, conf usão em claridade! Ela pode transf ormar uma ref eição em um banquete, uma casa em um lar, um estranho em um amigo. A gratidão dá sentido ao nosso passado, traz paz para o hoje, e cria uma visão para o amanhã (Beattie).

Agradeço, portanto a Renato Braga pelo exemplo de humanitarismo.

Verdadeiro Educador, comprometido com a formação, sobretudo, ética de seus alunos. Muitíssimo obrigado por toda colaboração em minha vida pessoal, pro ssional e até mesmo espiritual. Serei eternamente grato ao seu companheirismo e a sua dedicação às minhas causas, que mesmo sendo minhas, por vezes, mais pareciam suas.

E me valendo das sábias palavras de Renato Nalini extraídas da sua obra: Ética Geral e Profissional, leitura obrigatória para aqueles que buscam uma conduta pautada em uma nobre base valorativa, transcrevo grandiloquente

excerto: “A criatura humana é destinada à perfectibilidade. Todos podem tornar-se cada dia melhores. Melhor seria dizer: uma vida só se justi ca se o compromisso de se tornar cada dia um pouco menos imperfeito vier a ser um projeto sério.”

Leonardo Reis

Dedicatória

Dedicamos esta obra a todos os concursandos e estudantes de Arquivologia, por serem a razão principal da elaboração deste trabalho.

Os autores

O Autor

João Tiago Santos é Analista de Arquivologia do Ministério Público da União. Bacharel em Arquivologia e pós-graduado em Gestão do Conhecimento pela Universidade Federal da Bahia, produz material didático e ministra aulas de Arquivologia em cursos preparatórios para concursos públicos. Além do MPU, foi aprovado em outros concursos, em cargos de nível superior na área da Arquivologia, tais como: Tribunal Superior do Trabalho, Tribunal Regional Eleitoral da Paraíba e Companhia de Desenvolvimento dos Vales do São Francisco e do Parnaíba, em que obteve a 1a colocação em âmbito nacional. É autor do livro Automação de unidades de informação arquivística, publicado em 2009 pela Associação dos Arquivistas da Bahia, e de outros artigos acadêmicos na área da Arquivologia.

Leonardo Reis já foi professor de renomado curso preparatório para concurso na disciplina de Arquivologia, além de ter sido aprovado em vários concursos, entre eles o do Conselho Regional de Farmácia-BA (1o lugar); o do Tribunal Eleitoral da Bahia (5 o lugar)e o do Tribunal Regional Federal da 1a Região, onde atualmente exerce a função de Supervisor da Seção de Depósito e Arquivo judicial. É também coautor dos livros: Direito Constitucional Facilitado e Direito Civil Facilitado, ambos publicados pela Editora Campus/Elsevier.

Apresentação

Devido ao dever constitucional da Administração Pública de promover a gestão documental, explicitado no § 2o do art. 216 da Constituição Federal vigente, faz-se necessário que os órgãos governamentais, principalmente, implementem metodologias e cientes para o gerenciamento de seus arquivos. Nesse sentido, por ser objeto frequentemente cobrado em diversas provas de concursos públicos, em níveis técnico e superior, a Arquivologia tornou-se um requisito importante para o ingresso dos candidatos em cargos públicos.

Nessa perspectiva, este livro tem o objetivo maior de facilitar o aprendizado dos candidatos que nunca estudaram a matéria arquivística, bem como de contribuir decisivamente para o entendimento do assunto por parte daqueles que já possuíram algum contato com a disciplina.

Este livro aborda a teoria arquivística numa linguagem simpli cada e acessível. A didática foi desenvolvida de modo a aplicar os conteúdos teóricos da disciplina à realidade praticada nas provas de concursos públicos.

Ao longo desta obra, os quadros “De Olho na Prova” apresentam, de uma forma objetiva, variadas questões comentadas de concursos anteriores, de forma a abordar os conteúdos estudados em cada capítulo. Além dos quadros “De Olho na Doutrina”, que fundamentam os assuntos aplicados nas provas, são apresentados os quadros “Glossário Arquivístico”, abordando-se a terminologia arquivística, de forma integrada a cada capítulo estudado. E para facilitar ainda mais o aprendizado, foram criados os quadros “Senta Que Lá Vem História”, que, de forma lúdica e descontraída, complementam o entendimento sobre vários assuntos da matéria. Por m, são comentadas as disposições contidas na legislação arquivística federal, tendo-se também em vista facilitar o estudo da matéria.

Assim, Arquivologia Facilitada tem a nalidade de descomplicar, de forma

objetiva, o estudo da disciplina arquivística aplicada no âmbito dos concursos públicos, oferecendo os subsídios necessários para a efetiva compreensão da matéria e consequente aprovação do candidato.

Bom estudo e sucesso!

Os autores

Nota à 2ª ediçao

É isso mesmo. Arquivologia Facilitada chega à sua segunda edição porque, desde o seu lançamento, em um curto período, se tornou um sucesso. Isso graças à excelente receptividade e aceitação por parte dos concursandos.

E é com essa nossa gratidão a você, concursando e estudante da Arquivologia, que nós zemos um grande esforço de revisão para que a segunda edição fosse capaz de tornar este livro ainda mais completo, objetivo e atualizado, sem perder a metodologia facilitada que caracteriza a obra.

Além da revisão de todos os capítulos, a legislação arquivística foi toda atualizada, em conformidade com as recentes alterações de dispositivos da Lei Federal no 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como do Decreto Federal no 4.073/2002, que regulamenta a Lei de Arquivos. Ademais, esta segunda edição apresenta e comenta as recentes e importantes modi cações ocorridas na legislação que trata da classi cação dos documentos públicos sigilosos, a partir da publicação da Lei Federal no 12.527/2011 – Lei de Acesso à Informação. Tais alterações são relevantes para o estudo da Arquivologia, uma vez que, muito provavelmente, serão objeto de questões de provas de concursos públicos.

Por m, com o intuito de reforçar ainda mais o estudo do concursando, foram acrescentadas, nesta edição, mais de cento e trinta questões de concursos recentes, ocorridos entre o período 2011–2012, de várias bancas, devidamente comentadas de acordo com a teoria arquivística.

Assim, com mais uma edição de Arquivologia Facilitada, temos ainda mais certeza de que contribuiremos decisivamente para a aprovação dos concursandos nas provas da matéria, facilitando o acesso ao tão almejado cargo público.

Muito sucesso sempre!

Os autores

Sumário Capa Folha de Rosto Cadastro Créditos Agradecimentos Dedicatória O Autor Apresentação Nota à 2ª ediçao Capítulo 1 – Introdução à Arquivologia 1.1. Arquivo x Biblioteca x Museu 1.2. Definição e Função dos Arquivos 1.3. Princípios de Arquivologia 1.4. Ciclo Vital Arquivístico 1.4.1. Arquivos Correntes 1.4.2. Arquivos Intermediários 1.4.3. Arquivos Permanentes

Capítulo 2 – Gestão de Documentos 2.1. Introdução à Gestão de Documentos – Gerenciamento da Informação Arquivística 2.2. Organização e Administração de Arquivos 2.2.1. Gestão de Documentos Correntes 2.2.2. Gestão de Documentos Intermediários 2.3. Fases da Gestão de Documentos 2.4. Métodos de Arquivamento 2.4.1. Método Alf abético 2.4.1.1. Regras de Alf abetação

2.4.2 Método Numérico 2.4.2.1. Método Numérico Simples 2.4.2.2. Método Numérico Cronológico 2.4.2.3. Método Numérico Dígito-T erminal 2.4.3. Método Geográf ico 2.4.4. Método Ideográf ico (por Assunto)

Capítulo 3 – Diagnóstico e Avaliação Documental 3.1. Diagnóstico Arquivístico 3.2. Avaliação Documental

Capítulo 4 – Protocolos 4.1. Noções Gerais 4.2. O Setor de Protocolo 4.3. Documentos Sigilosos e Ostensivos 4.4. Procedimentos Administrativos

Capítulo 5 – Tipologia Documental 5.1. Introdução 5.2. Classificação dos Documentos 5.2.1. Classif icação quanto à Entidade Arquivística 5.2.2. Gênero dos Arquivos 5.2.3. Espécie dos Arquivos 5.2.4. Natureza dos Arquivos 5.2.5. Suportes de Inf ormação 5.3. Valores dos Arquivos

Capítulo 6 – Microfilmagem 6.1. Introdução à Microfilmagem

Capítulo 7 – Automação/GED 7.1. Introdução à Automação Arquivística 7.2. T ecnologias de Automação Arquivística

Capítulo 8 – Preservação, Conservação e Restauração 8.1. Introdução 8.2. Agentes Danosos aos Documentos 8.2.1. Agentes Físicos 8.2.2. Agentes Químicos 8.2.3. Agentes Biológicos

Capítulo 9 – Legislação Arquivística Comentada Anexos Questões de Concursos por Assunto Comentários às Questões do Livro Gabarito Referências

Capítulo 1

Introdução à Arquivologia

1.1. Arquivo x Biblioteca x Museu

É bastante comum encontrar, no cotidiano, pessoas que desconhecem a efetiva diferença entre as instituições Arquivo, Biblioteca e Museu. Isto é natural, uma vez que todas essas organizações têm na gama de seus objetivos a guarda, a preservação e a permissão de acesso aos documentos. Entretanto, numa análise contextual mais acurada, torna-se necessário o estabelecimento da distinção entre as características inerentes a cada tipo de acervo (arquivístico, bibliográfico e museológico).

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO ACERVO

Documentos de uma entidade produtora ou de uma entidade custodiadora.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

A m de se estudar esses três especí cos modelos de acervo, é fundamental saber os conceitos de informação e documento.

O termo informação pode possuir vários signi cados, a depender do contexto em que for utilizado. Para tratar da informação arquivística, podese conceber a seguinte acepção:

• Informação: nesse sentido, um conjunto orgânico de dados e signos dotados de signi cado, inscritos (gravados) num determinado suporte. É, desta forma, um elemento referencial, noção, ideia, ou mensagem contidos em um documento produzido por um órgão.

• Documento: unidade de registro de informações, qualquer que seja o suporte ou formato. (Dicionário de Terminologia Arquivística , 2005.) Ele é, portanto, toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. É preciso não confundir os termos suporte e documento. O primeiro, por si só, não é um documento, uma vez que o suporte puro não contém dados e informações. Um papel sem inscrição, uma mídia de DVD virgem etc. são apenas suportes de informação. Não são considerados documentos. Nesse sentido, documento é a junção do suporte e de dados signi cativos e informações. Se isso fosse matemática, poderíamos elaborar a seguinte fórmula:

Assim, o termo documento é bastante abrangente. Por exemplo, uma pedra lunar pode ser considerada também um documento, pois carrega em si informações sobre a constituição do solo da Lua, satélite da Terra.

DICA DO APROVADO Cuidado: o papel, apesar de ainda ser o suporte mais usado, não é o único – existem muitos suportes nos quais podemos armazenar uma inf ormação: CD, DVD, pen-drive, VHS, microf ilme, dentre outros. Há a perspectiva de que, no f uturo, o papel perca cada vez mais espaço para outros tipos de suporte, provocada pela evolução da tecnologia da inf ormação e também pela preocupação com a questão ambiental.

A partir dos conceitos básicos de informação e documento, já é possível tratar das categorias de documentos anteriormente mencionadas, de forma a identificar suas peculiaridades.

DICA DO APROVADO Objetivos comuns dos arquivos, bibliotecas e museus: • Guarda de documentos; • Preservação de documentos; • Dar acesso a documentos.

Documento de Arquivo documento advindo das funções naturais de um órgão, criado por uma instituição ou pessoa no curso de suas atividades e preservado para a consecução de seus objetivos, tendo-se em vista também a prova de fatos.

Ex.: Ofício do Governo Federal.

Documento de Biblioteca & está contido em um conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo, pesquisa e consulta. Ex.: as gramáticas da língua portuguesa.

Documento de Museu & documento contido em instituição de interesse público, criada com a nalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Ex.: escultura africana.

DE OLHO NA DOUT RINA A f im de se resumir tais dif erenças, Marilena Paes – acadêmica conceituada na área de Arquivologia, em seu livro Arquivo: teoria e prática (2005, p.17), – assim traçou um paralelo entre bibliotecas e arquivos: BIBLIOT ECA

ARQUIVO Origem

Os documentos são produzidos e Os documentos são produzidos e conservados com conservados com objetivos objetivos f uncionais. culturais.

Aquisição ou cust ódia Os documentos são colecionados de f ontes diversas, adquiridos por compra, doação ou permuta.

Os documentos existem em numerosos exemplares.

Os documentos não são objeto de coleção; provêm tão só das atividades públicas ou privadas.

Os documentos são produzidos num único exemplar ou em limitado número de cópias.

Há uma signif icação orgânica entre os documentos.

Mét odo de avaliação Aplica-se a unidades isoladas.

O julgamento não tem caráter irrevogável.

O julgamento envolve questões de conveniência, e não de preservação.

Preserva-se a documentação ref erente a uma atividade, como um conjunto, e não como unidades isoladas.

Os julgamentos são f inais e irrevogáveis; A documentação não raro existe em via única.

Mét odo de classif icação Utiliza métodos predeterminados.

Exige conhecimento do sistema, do conteúdo e da signif icação dos documentos a classif icar.

Estabelece classif icação específ ica para cada instituição, ditada pelas suas particularidades.

Exige conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o f uncionamento dos órgãos.

Mét odo descrit ivo Aplica-se a unidades discriminadas.

Os documentos (anuários, periódicos etc.) são unidades isoladas para catalogação.

Aplica-se a conjuntos de documentos.

As séries (órgãos e suas subdivisões, atividades f uncionais ou grupos documentais da mesma espécie) são consideradas unidades para f ins de descrição.

Do exposto percebe-se que, enquanto o arquivo tem nalidade funcional e administrativa (caráter orgânico, isto é, produzido por um organismo ou órgão no decorrer de suas atividades), a nalidade das bibliotecas e dos museus é essencialmente cultural, apesar de o arquivo também ter potencial para obter caráter cultural após transcorrido algum tempo, pois muitos dos seus documentos podem ser considerados históricos para a memória organizacional.

Uma biblioteca e um museu geralmente são constituídos de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos por meio de compra, doação ou permuta, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição na execução natural de suas ações.

Outra característica que pode ser destacada é que os documentos de

arquivo são produzidos em uma única via ou em limitado número de cópias, ao passo que os documentos das bibliotecas (livros, revistas, jornais etc.) são feitos em numerosos exemplares. A título de ilustração, por exemplo, as gramáticas de língua portuguesa citadas anteriormente são facilmente encontradas em qualquer biblioteca, principalmente nas escolares, enquanto o ofício de governo, também mencionado anteriormente, será encontrado apenas nos arquivos do órgão federal e do destinatário.

DICA DO APROVADO At enção: Falando-se em organizações que têm a f inalidade de realizar a guarda e a preservação para dar acesso a inf ormações e documentos, a literatura arquivística considera “Centro de Documentação ou Inf ormação” a instituição que pode tratar, ao mesmo tempo, de inf ormações arquivísticas, bibliográf icas ou museológicas. Assim, o f oco do Centro de Documentação ou Inf ormação é na disseminação de inf ormação ou de documentos aos usuários, independentemente das características de tais conjuntos de dados.

Observadas tais características básicas que possibilitam o entendimento sobre a distinção existente entre Arquivo, Biblioteca e Museu, pode-se agora, no próximo item deste capítulo introdutório, focar mais apuradamente sobre o objeto de estudo deste livro, a saber, os arquivos e a gestão arquivística de tais documentos, de forma também a identi car e perceber as suas funções e sua importância para as organizações.

DE OLHO NA PROVA 1. (Cespe/UnB/T RE/BA – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Acerca de arquivologia, julgue o it em a seguir.

Os document os de arquivo devem ser organizados a part ir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliot ecas, principalment e no que se ref ere aos mét odos de classif icação.

2. (Cespe/UnB/T SE – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2007) É possível est abelecer uma série de dif erenças ent re arquivo e bibliot eca. Acerca dessas dif erenças, assinale a opção corret a. a) Os documentos de arquivo são produzidos e conservados com objetivos f uncionais e os de biblioteca, com objetivos culturais. b) Os documentos de arquivo são colecionados de f ontes diversas e os de biblioteca, por atividades organizacionais. c ) Os documentos de arquivo são classif icados a partir de métodos predeterminados e os

de biblioteca, pelas particularidades das atividades geradoras. d) Os documentos de arquivo devem existir em numerosos exemplares e os de biblioteca, em um único exemplar ou em limitado número de cópias.

3. (Cespe/UnB/Anac – T écnico Administ rat ivo/2009) Acerca das t eorias e dos princípios arquivíst icos, julgue o it em a seguir.

A inst it uição de int eresse público com objet ivo de conservar, est udar e colocar à disposição do público coleções de peças e objet os de valor cult ural é considerada um arquivo.

1.2. Definição e Função dos Arquivos A Arquivologia, também chamada de Arquivística, pode ser compreendida como a disciplina que estuda os princípios e as técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

Existem algumas dúvidas quanto à origem do termo Arquivo. Os estudos de vários pesquisadores a rmam ter surgido na Antiga Grécia, com a denominação arché, sendo posteriormente evoluída para archeion, local de guarda e depósito dos documentos e outros títulos nos palácios dos magistrados.

Segundo a definição de Marilena Paes (2005), arquivo significa: a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução dos seus objetivos, visando à utilidade que poderão of erecer no f uturo.

Para Prado (1999, p. 14), arquivo é: a reunião de documentos conservados, visando à oportunidade que poderão of erecer f uturamente. Para ser f uncional um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores.

De acordo com Schellenberg (2006, p. 41), “as características essenciais dos arquivos relacionam-se, pois, com as razões pelas quais os documentos vieram a existir”.

Percebe-se assim que os documentos possuem caráter orgânico peculiar à organização que os criou, fato que os diferencia de outros tipos de documentos (bibliográficos, peças de museu etc.).

Dessa forma, observa-se que os documentos de arquivos são gerados,

recebidos e acumulados, devido às funções naturais de uma entidade coletiva ou corporativa, pessoa ou família, podendo estar registrados em diversos suportes informacionais.

DICA DO APROVADO Fique ligado: é importante ter sempre em mente que o conceito de arquivo apresentado anteriormente equivale à def inição de f undo arquivístico, um importante conceito da arquivologia, que será estudado mais adiante.

O termo arquivo pode também ser usado para designar: a) um documento de arquivo ou um documento digital (Ex.: Word, Excel); b) um conjunto de documentos; c) um móvel para guarda de documentos; d) o local onde o acervo documental arquivístico deverá ser conservado, de acordo com denominações especí cas: Arquivo, Arquivo Central, Arquivo Geral, ou até mesmo Arquivo Morto, denominação esta que não é recomendada pela teoria; e) o órgão governamental ou institucional cujo objetivo seja o de guardar e conservar documentos de arquivo.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO ARQUIVO Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou f amília, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte.

ARQUIVO CENT RAL Arquivo responsável pela normalização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos de uma administração, podendo ou não assumir a centralização do armazenamento. Também chamado arquivo geral. Em alguns países, a expressão designa o arquivo nacional.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

De acordo com Paes, “a principal nalidade dos arquivos é servir à administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história”. Além disso, deve-se considerar que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas do acervo documental sob sua guarda.

Assim, pode se perceber que o setor de arquivo auxilia a empresa nos seus processos de tomada de decisão, além de ser importante também para provar fatos organizacionais. Seu papel não para por aí, pois objetiva também salvaguardar a documentação histórica relevante para a constituição da memória institucional.

1.3. Princípios de Arquivologia Nos estudos introdutórios relacionados à Arquivologia, faz-se importante também destacar os princípios teórico-metodológicos da teoria arquivística.

De uma forma geral e abrangente, esses princípios podem ser assim definidos: 1. Proveniência – É o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística. De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados por fundos de documentos, de modo a se respeitar a origem dos documentos. Também chamado de princípio do respeito aos fundos. Estes

não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos. A partir desse princípio básico, tem-se a ideia de pertinência territorial, segundo a qual os arquivos devem car custodiados em seu território de produção.

2. Organicidade – Princípio segundo o qual os arquivos re etem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.

3. Indivisibilidade – Decorrente do princípio de respeito aos fundos, exige que os fundos arquivísticos devem ser preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição ou acréscimos indevidos ou não autorizados.

4. Unicidade – Segundo tal princípio, os arquivos conservam seu caráter único em função do contexto em que foram produzidos. Aquele ofício do governo federal, por exemplo, possui natureza única em função do contexto de determinada atividade oficial.

5. Cumulatividade – Refere-se ao fato de que os arquivos constituem uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo (pessoa, empresa etc.).

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO ARQUIVÍST ICA – Disciplina que estuda as f unções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

FUNDO – Conjunto de documentos de uma mesma proveniência. Termo que equivale a arquivo.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

DICA DO APROVADO Quanto ao conceito de f undos, concebido como o conjunto de documentos provenientes de um órgão, deve-se atentar para duas classif icações constantes da Teoria Arquivística. Ela diz que o f undo pode ser f echado ou aberto: 1. Fundo Fechado: quando o órgão gerador da documentação não mais produz ou acumula documentos em virtude geralmente da cessação de suas atividades. Por exemplo, uma

instituição governamental que deixou de f uncionar e f oi extinta. Ou uma pessoa f ísica que f aleceu.

2. Fundo Aberto: quando o organismo produtor e acumulador da documentação ainda se encontra em atividade, continuando a gerar documentos arquivísticos. Por exemplo, o arquivo da Rede Globo de T elevisão é considerado um f undo aberto.

DE OLHO NA PROVA 4. (Cespe/UnB/MPS – Agent e Administ rat ivo/2010) Pode-se denominar arquivo t ambém a inst it uição ou o serviço que t em a cust ódia de document os, com a f inalidade de f azer o processament o t écnico, garant ir a conservação e promover a ut ilização dos arquivos.

5. (FCC/T RE/PI – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) A det erminação segundo a qual os arquivos originários de uma inst it uição devem mant er sua individualidade, sem mist urar-se aos de origem diversa, é conhecida como princípio: a) do respeito à ordem original; b) da classif icação; c ) da destinação; d) do isolamento; e ) da proveniência.

6. (Cespe/UnB/Anac – T écnico Administ rat ivo/2009) A f unção primária do arquivo é f uncional, ist o é, ser inst rument o da administ ração. Em um segundo moment o, considera-se o valor para a hist ória e a cult ura de uma sociedade.

7. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) Acerca de arquivologia, julgue o it em a seguir.

O document o de arquivo soment e adquire sent ido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunt o t em de ret rat ar a est rut ura e as f unções do órgão que acumulou esse document o.

1.4. Ciclo Vital Arquivístico No âmbito da disciplina arquivística, são estabelecidas etapas para o efetivo gerenciamento dos documentos. O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classi car os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Este é, com certeza, um dos assuntos mais presentes em provas de concursos públicos na matéria Noções de Arquivologia. Citam-se, a seguir, as de nições de Valette por serem objetivas e de fácil compreensão: 1. Arquivo de Primeira Idade ou Corrent e: “constituído de documentos em curso ou consultados f requentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de f ácil acesso”.

2. Arquivo de Segunda Idade ou Int ermediário: “constituído de documentos que deixaram de ser f requentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente f ocalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios”.

3. Arquivo de Terceira Idade ou Permanent e: “constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa f ase que os documentos são arquivados de f orma def initiva”.

O que de ne, de forma decisiva, a fase na qual o documento arquivístico está alocado é, por um lado, a frequência de uso dos documentos pela

entidade produtora ou acumuladora e, por outro, a identi cação dos valores administrativo (primário) e histórico (secundário) presentes ou não nos documentos.

1.4.1. Arquivos Correntes Os arquivos correntes são assim considerados porque geralmente estão em tramitação, mas é importante enfatizar que em muitos casos, mesmo sem movimentação, os documentos podem ser assim considerados. O critério que de ne tal status para tais arquivos é relacionado à frequência de sua utilização ou consulta. Os documentos de primeira idade estão geralmente localizados próximos aos seus setores empresariais produtores e são conhecidos também, pela terminologia arquivística, como arquivos ativos.

Tais documentos possuem valor administrativo para a empresa, valor este chamado de primário. Dentre as atividades realizadas no âmbito da fase corrente, podem ser destacadas as de protocolo, arquivamento, consulta, expedição e empréstimo de documentos.

DE OLHO NA PROVA 8. (Cespe/UnB/AGU – Agent e Administ rat ivo/2010) O arquivo corrent e é f ormado por document os que est ão em t râmit e, mas que não são consult ados f requent ement e porque aguardam sua dest inação f inal.

1.4.2. Arquivos Intermediários Quanto aos arquivos intermediários, pode-se a rmar que eles poderão ser consultados e utilizados de modo esporádico por seus produtores, pois já cumpriram os seus principais objetivos na idade corrente junto à administração. Dessa forma, os documentos que já não são mais necessários nos departamentos empresariais devem ser transferidos para um arquivo central ou um arquivo geral, que possua esse caráter de guarda intermediária, a m de serem cumpridos prazos prescricionais (legais) e precaucionais (discricionários) antes da destinação final deles (eliminação ou recolhimento para guarda permanente). Apesar de estarem longe dos setores organizacionais produtores, tais documentos ainda pertencem a eles. Esses

arquivos são também conhecidos como semiativos e, juntamente com os arquivos correntes, são também possuidores de valor primário.

DICA DO APROVADO Para se lembrar das atividades dos arquivos correntes, temos um bom mnemônico: com relação aos arquivos correntes a palavra de ordem é CEPAE.

1.4.3. Arquivos Permanentes Os arquivos permanentes, por sua vez, são aqueles que deverão ser arquivados de nitivamente e que, portanto, não podem ser eliminados jamais. Tais documentos devem ser preservados por apresentarem um valor histórico-cultural (secundário), ou seja, não mais possuem o valor primário.

São classi cados como permanentes, por exemplo, os documentos que revelam a origem, a constituição e a evolução da instituição, normas, regulamentos e outros que se caracterizam como históricos para a instituição. Ao contrário das idades corrente e intermediária, tais arquivos são abertos ao público, isto é, não há restrições quanto à possibilidade de pesquisa por terceiros. Esta idade é também chamada de inativa, tendo como principais atividades a reunião da documentação histórica, o arranjo – isto é, a classi cação desses arquivos –, a conservação e a descrição dos documentos.

Ainda no próximo tópico deste capítulo, será abordado, de modo mais específico, o tratamento documental nos arquivos de terceira fase.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO ARRANJO Sequência de operações intelectuais e f ísicas que visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

DICA DO APROVADO Todos os documentos de arquivo nascem com uma f inalidade administrativa – valor primário –, pois são gerados em decorrência dos atos ou f unções administrativos de um organismo.

Desse modo, em termos gerais, é possível constatar que os documentos não nascem com um valor histórico ou secundário. Tal valor cultural é, geralmente, adquirido após transcorrido um determinado período. Um exemplo disso é a carta de Pero Vaz de Caminha. A f amosa carta nasceu destituída de qualquer valor histórico. Ela f oi elaborada com uma f inalidade de caráter administrativo, isto é, inf ormar ao rei de Portugal o descobrimento das terras brasileiras.

A título de ilustração, a m de exempli car e motivar a produção de maior sentido sobre este especí co assunto, coloca-se a seguir um exemplo prático, que acontece geralmente em muitas organizações.

Pode aqui, então, ser considerada a seguinte situação: Numa empresa X, a política de arquivos estabelecida de ne que os assentamentos individuais dos funcionários devem permanecer arquivados no setor de pessoal daquela empresa enquanto o referido colaborador estiver trabalhando, isto é, enquanto sua situação for de atividade naquela organização. Após o desligamento do funcionário da empresa, por qualquer motivo (exoneração, demissão etc.), o seu respectivo assentamento individual deverá ser transferido para o Arquivo Geral da Instituição, que passará a custodiar a referida pasta do ex-colaborador. É nessa fase intermediária de arquivamento que o documento irá aguardar um determinado prazo, estabelecido por uma Tabela de Temporalidade de Documentos, para ser, nalmente, eliminado ou descartado, respeitada a legislação trabalhista, previdenciária e outros aspectos. O conceito de Tabela de Temporalidade de Documentos será objeto de estudo mais específico no Capítulo 3.

Nessa situação, já que a política de arquivos da empresa X estabelece essa

forma de processo (aqui concebido como atividade ou uxo de trabalho ou workflow) e, além disso, determina o descarte do documento após certo período legal (prescrição), o assentamento individual do ex-funcionário não será arquivado de nitivamente na instituição, isto é, não irá à fase permanente de arquivamento. Dessa forma, então, ele será apenas um arquivo corrente e um arquivo intermediário. É possível, agora, concluir que todos os documentos serão obrigatoriamente correntes. Há uma probabilidade muito grande de eles passarem pela fase intermediária, de forma a aguardar prazos administrativos e legais. E, certamente, poucos conseguirão viver eternamente de forma perpétua.

No capítulo concernente à Gestão de Documentos serão abordados, de maneira mais profunda, os instrumentos de gestão arquivística de documentos, contemplando também aspectos ainda relacionados à teoria das três idades ou ao Ciclo Vital dos Arquivos.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO GESTÃO DE DOCUMENT OS Conjunto de procedimentos e operações técnicas ref erentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em f ase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também chamado administração de documentos.

PRESCRIÇÃO Extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos.

T EORIA DAS T RÊS IDADES Teoria segundo a qual os arquivos são considerados correntes, intermediários ou permanentes, de acordo com a f requência de uso por suas entidades produtoras e a identif icação de seus valores primário e secundário.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

DICA DO APROVADO At enção: Os arquivos correntes podem ser eliminados já nesta f ase ou recolhidos diretamente para o arquivo permanente, sem a necessidade de passarem pela f ase intermediária.

DE OLHO NA PROVA 9. (Cespe/UnB/AGU – Agent e Administ rat ivo/2010) Os document os, após cumprirem o prazo det erminado para sua permanência no arquivo corrent e, são recolhidos ao arquivo especializado.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Céu ou Inf erno Era uma vez um conjunto enorme de documentos arquivísticos empresariais. Constavam dali vários tipos de documentos – desde notas f iscais a atas de posse de presidentes da instituição. Num certo dia, quatro personagens documentais f izeram uma reunião para discutir e tentar descobrir o f uturo de cada documento da empresa.

Um dos memorandos de comunicação interna, o Sr. Memo Internório, com dois anos, começou a reunião se lamentando prof undamente, uma vez que ouviu o gerente do setor em que f ora arquivado f alar que estava louco para eliminar os papéis ultrapassados. Sentia-se muito preocupado, pois previa que num f uturo muito próximo seria eliminado; morto, enf im.

A colega do setor de trabalho do Sr. Memo, Sra. Notória Fiscaltrurdes, uma nota f iscal de cinco anos, solidária à dor do colega, então questionou: – Por que será, então, que o Sr. Memo será excluído de nosso meio? Seria ele inf erior a nós?

E quanto ao meu f uturo, à minha vida, alguém sabe o que os gerentes da empresa f arão comigo?

Depois da pergunta, ouviu-se uma resposta da Sra. Faturiuda Pagantina, uma f atura de pagamento de seis anos, colega da Sra. Notória, ambas advindas do setor f inanceiro da empresa:

– Notória, ouvi comentários que vão tocar f ogo na gente. Estou abaladíssima com isso! – gritou desesperada. – O que, então, devemos f azer? Estamos destinados ao f ogo do inf erno!!!

Nessa hora, surge o Sr. Atanório Possildo, uma ata de posse de presidentes já anciã, com 70 anos, que ensinou a todos: – Eu sou a voz da sabedoria. Prestem atenção: nessa empresa há uma política de gestão de documentos que considera a teoria das três idades e que julga todos os arquivos produzidos na instituição, a f im de só preservar aqueles documentos que f orem importantes para a memória organizacional. Desse modo, o Sr. Memo, a Sra. Notória e a Sra. Faturiuda, além dos descendentes de suas inf elizes raças, irão todos para o f ogo do inf erno, após passarem um período no limbo ou purgatório, que os gerentes empresariais chamam tecnicamente de arquivo intermediário. Quanto a mim, reles mortais, irei para o céu para viver eternamente, pois sou importante para esta instituição. O azar todo é de vocês!

DE OLHO NA PROVA 10. (Cespe/UnB/DPU – Agent e Administ rat ivo/2010) Com relação aos procediment os adot ados nos arquivos permanent es, assinale a opção corret a: a) é vedada a reprodução parcial ou total dos documentos em suporte papel; b) a pesquisa é f acultada ao público externo; c ) os documentos existentes são passíveis de eliminação; d) os documentos públicos posteriormente serão transf eridos para o Arquivo Nacional; e ) é comum o empréstimo de documentos, inclusive para órgãos externos.

DE OLHO NA DOUT RINA Na prática arquivística brasileira, tem permanecido o uso do vocábulo “arranjo” para designar a organização dos documentos nos arquivos de terceira idade. [...]

A operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações (ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e intermediários), obedecendo a critérios que respeitem o caráter orgânico dos conjuntos, interna e externamente. Cabe lembrar que se trata de ordenação f eita nos arquivos permanentes, quando realmente os conjuntos de documentos produzidos/recolhidos por unidades administrativas e/ou pessoas f ísicas passam a conviver uns com outros, só então passando a ser f undos.

Font e: Bellotto (2004, p. 136).

Devem-se distinguir, na etapa relacionada à estruturação e implementação do arranjo dos fundos, dois tipos de atividades: a) Atividades Intelectuais – relativas à concepção lógica do fundo documental, incluindo-se a de nição dos grupos e das séries dos documentos dentro do quadro de arranjo. Em síntese, trata-se de pôr uma

ordem inteligível à ordenação do acervo, geralmente por intermédio da elaboração de um organograma. b) Atividades Físicas – relativas a atos simples, como o acondicionamento de documentos em caixas, a aposição de etiquetas e a identi cação de caixas, a colocação das unidades de arquivamento nas estantes, entre outras dessa natureza.

O quadro de arranjo, portanto, instrumento utilizado para o tratamento documental nos arquivos de terceira fase, é equivalente à classi cação de documentos praticada na esfera dos arquivos correntes e intermediários. O arranjo dos arquivos permanentes se estrutura a partir das seguintes divisões: Quadro de Arranjo = FG3S 1 – Fundo documental 2 – Grupo documental 3 – Subgrupo documental 4 – Série documental 5 – Subsérie documental

Nos arquivos permanentes, é realizado o programa descritivo do acervo, ou seja, é feita uma descrição através dos instrumentos de pesquisa. Estes permitem a identi cação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contidas.

DE OLHO NA DOUT RINA Os instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes são os seguintes, nessa ordem de prioridade, como ensina Bellotto, em seu livro Arquivos Permanentes: tratamento documental: 1 – Guia: Na f amília dos instrumentos de pesquisa, o guia é o mais abrangente e o mais “popular”, pois está vazado numa linguagem que pode atingir também o grande público e não especif icamente os consulentes típicos de um arquivo: historiadores e administradores. O guia de arquivo tem por f inalidade propiciar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos f undos que ele abriga, os instrumentos de pesquisa de que dispõe e as f ontes complementares. É um instrumento de pesquisa descritivo e f eito com espírito prático.

2 – Invent ário: É o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do f undo. É um instrumento do tipo parcial, trazendo descrição sumária e não analítica, esta própria do catálogo.

3 – Cat álogo: É o instrumento que descreve unitariamente as peças documentais de uma série ou mais séries, ou ainda de um conjunto de documentos, respeitada ou não a ordem da

classif icação.

4 – Repert ório: Também chamado de catálogo seletivo, é um instrumento de pesquisa que traz uma “relação seletiva de documentos pertencentes a um ou mais f undos e no qual cada peça integrante de uma unidade de arquivamento é descrita minuciosamente”.

5 – Índices: Apontando nomes, lugares ou assuntos em ordem alf abética e remetendo o leitor às respectivas notações de localização, os índices podem ser parte complementar de inventários ou catálogos analíticos, ou ter personalidade própria, indexando diretamente os documentos.

6 – Edição de f ont es: A edição de textos históricos ou f ontes documentais compreende a publicação de um instrumento de pesquisa no qual os documentos não recebem resumos indicativos e/ou inf ormativos, como nos anteriormente citados, f igurando o texto integral. A f orma ideal é a que prevê não só o texto, mas também estudos introdutórios e f ontes paralelas.

Font e: Bellotto (2004, p. 191-218).

DE OLHO NA PROVA 11. (Cespe/UnB/FE-DF/1996) Os arquivos ut ilizados f requent ement e administ ração são denominados, na t eoria arquivíst ica, como: a) arquivo administrativo; b) arquivo de consulta; c ) arquivo corrente; d) arquivo intermediário; e ) arquivo vivo.

pela

12. (Cespe/UnB/Caesb/1997) Alguns document os acumulados por uma empresa, após det erminado prazo de guarda, poderão vir a ser eliminados. Nesses document os não se incluem: a) convites diversos; b) orçamentos para aquisição de material permanente; c ) atos de criação e atos constitutivos; d) duplicatas de originais; e ) f olders de cursos realizados por outros órgãos.

13. (Cespe/UnB/TJ-DF/1997) Em arquivo, os document os de relat iva import ância e que após sua t ramit ação devem ainda ser mant idos, em lugar apropriado, por um período mais longo, em f unção de razões legais ou administ rat ivas, são chamados de: a) permanentes; b) públicos; c ) correntes; d) privados; e ) intermediários.

14. (Esaf /Aneel/2006) As at ividades realizadas nos arquivos corrent es são as seguint es, excet o: a) preservação de documentos históricos; b) expedição de documentos; c ) empréstimo e consulta; d) arquivamento; e ) protocolo.

15. (Cespe/UnB/MEC/2005) Julgue os it ens em cert o ou errado.

1) A f unção principal dos arquivos corrent es é possibilit ar o descart e dos document os de valor secundário.

2) A f ase int ermediária corresponde aos document os recebidos pelo processo de t ransf erência dos arquivos corrent es.

3) Nos arquivos de carát er permanent e, o processament o t écnico é at ribuído individualment e aos document os.

4) No que se ref ere aos procediment os operacionais adot ados nos arquivos, concluído o processo de recolhiment o à t erceira f ase, os document os serão submet idos a um últ imo descart e.

16. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) Solon Buck, ex-arquivist a dos Est ados Unidos, conceit ua arquivo como o conjunt o de document os of icialment e produzidos e recebidos por um governo, organização ou f irma, no decorrer de suas at ividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para ef eit os f ut uros. Nesse sent ido, a principal f inalidade do arquivo é: a) restaurar documentos; b) zelar pela segurança da inf ormação; c ) preservar documentos; d) servir à administração; e ) elaborar instrumentos de pesquisa.

17. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Com relação a arquivos corrent es e int ermediários, julgue os próximos it ens.

O recolhiment o de document os dos arquivos corrent es ao arquivo int ermediário é realizado por meio do plano de dest inação.

18. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Quando os document os são organizados a part ir de um plano de classif icação nos arquivos corrent es, é desnecessário elaborar novo plano de classif icação no arquivo int ermediário.

19. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) Acerca das polít icas de acesso a document os de arquivo, julgue os próximos it ens.

O acesso a document os mant idos no arquivo int ermediário é rest rit o aos acumuladores ou aos que t enham aut orização concedida por quem produziu ou recebeu o document o.

20. (FCC/T RT – 11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) O arquivo corrent e dist ingue-se dos arquivos das demais f ases por: a) contar com maiores recursos de automação; b) ser essencial ao f uncionamento cotidiano da instituição; c ) f icar sob o controle da alta cúpula administrativa; d) dispor de documentos em melhor estado de conservação; e ) desf rutar de maior prestígio na hierarquia institucional.

Capítulo 2

Gestão de Documentos

2.1. Introdução à Gestão de Documentos Gerenciamento da Informação Arquivística

–

A legislação arquivística nacional, através da Lei no 8.159/1991, de ne gestão de documentos como o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes às atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento para guarda permanente.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO AVALIAÇÃO Processo de análise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a destinação, de acordo com os valores que lhes são atribuídos.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

Fragmento do Texto Constitucional (art. 216 § 2o) Art. 216. Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de ref erência à identidade, à ação, à memória dos dif erentes grupos f ormadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I – as f ormas de expressão; II – os modos de criar, f azer e viver; III – criações científ icas, artísticas e tecnológicas; IV – as obras, objetos, documentos, edif icações e demais espaços destinados às manif estações artístico-culturais; V – os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científ ico. § 1o. O poder público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por meio de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras f ormas de acautelamento e preservação. § 2o. Cabem à administração pública, na f orma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para f ranquear sua consulta a quantos dela

necessitem. [...] § 4o. Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na f orma da lei. [...]

Assim, percebe-se que, no próprio texto constitucional, há uma disposição sobre o dever da Administração Pública de promover a gestão documental.

Ao nal deste livro, consta a Lei Federal n o 8.159/1991, bastante importante no âmbito da gestão documental. As disposições dessa lei são frequentemente cobradas nas provas dos concursos públicos.

DICA DO APROVADO O conceito de gestão documental tem como f oco o gerenciamento de arquivos nas f ases corrente e intermediária.

A gestão de documentos deve ser vista como um macroprocesso, em que deve ser tomada uma série de medidas administrativas para a racionalização e a obtenção de economia e e ciência nos procedimentos de gerenciamento de arquivos organizacionais.

Constituem objetivos da gestão de documentos: 1. Assegurar, de modo e ciente, a produção, a administração e a destinação de documentos.

2. Garantir que a informação arquivística esteja disponível em tempo hábil, isto é, quando e onde for solicitada.

3. Assegurar o uso adequado da reprografia, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas, econômicas e e cientes de gestão da informação.

4. Assegurar a eliminação dos documentos que não apresentem valor primário – administrativo, scal, técnico, legal – ou valor secundário, ou seja, importância histórica para a pesquisa científica.

5. Contribuir para o acesso e a preservação dos documentos que mereçam guarda permanente por seus valores histórico e científico.

Como se pode observar, a implementação do programa de gestão

documental nas instituições tem como

nalidade a modernização, o

aperfeiçoamento e a e ciência de procedimentos relacionados ao tratamento dos documentos correntes e intermediários, de acordo com o corpus teóricometodológico preconizado pela Arquivologia, tendo-se em vista também a preservação futura da memória organizacional.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO REPROGRAFIA Conjunto dos processos e técnicas de duplicação e reprodução de documentos que não recorrem à impressão, tais como f otocópia, processo eletrostático, termograf ia e microf ilmagem.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

2.2. Organização e Administração de Arquivos Antes de ser implantado o programa de gestão documental na instituição faz-se necessário, primeiramente, o planejamento do sistema de administração dos seus arquivos.

DE OLHO NA DOUT RINA Para que um arquivo, em todos os estágios de sua evolução (corrente, intermediário e permanente), possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensável a f ormulação de um plano arquivístico que tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir.

Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de f uncionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do equipamento, constituição de arquivos intermediários e permanentes, recursos f inanceiros.

Font e: Paes (2005, p. 37).

Um aspecto importante a ser de nido diz respeito à centralização ou à descentralização dos serviços de arquivo em fase corrente. É nesse momento de planejamento que cada instituição deve de nir se os arquivos serão centralizados – reunidos num arquivo central – ou descentralizados – arquivados nos diversos setores institucionais.

DICA DO APROVADO

Importante esclarecer que a descent ralização se aplica apenas à f ase corrente dos arquivos. Nas f ases intermediária e permanente, os arquivos devem ser centralizados.

Desse modo, os arquivos setoriais são aqueles localizados nos próprios setores em que são gerados os documentos. Ao contrário destes, os arquivos gerais ou centrais são aqueles que se destinam a receber os documentos correntes provenientes de vários setores institucionais.

Além disso, na etapa de planejamento, faz-se importante a de nição da coordenação dos serviços arquivísticos institucionais. A teoria recomenda que as atividades normativas de controle e de orientação sejam centralizadas, isto é, que haja na instituição um órgão responsável pela elaboração e controle de procedimentos técnicos. A centralização dessa normatização e controle tem a nalidade de evitar que sejam aplicados critérios diferenciados no tratamento dos arquivos de uma mesma instituição.

2.2.1. Gestão de Documentos Correntes Como já foi de nido anteriormente neste livro, o arquivo corrente é aquele que possui, em seu conjunto, documentos que são consultados de modo frequente e que, geralmente, estão em fase de intensa tramitação.

Conforme também já visto, tais arquivos geralmente estão localizados junto a seus produtores imediatos, isto é, nos próprios setores organizacionais em que são produzidos.

Para que seja efetivamente bem gerenciado, recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga normas e procedimentos padronizados quanto ao tratamento desses tipos de arquivos, a partir do planejamento e da implementação do programa de gestão documental na organização. Nesse sentido, por exemplo, todo o tratamento desses documentos correntes deve ser baseado num Plano de Classi cação de Documentos e numa Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos, no sentido de que, num âmbito administrativo-sistêmico, os documentos já comecem a ser organizados a partir desses próprios setores administrativos.

Tais instrumentos de gestão arquivística serão tratados com maior

profundidade nos próximos capítulos deste livro.

De acordo com Paes, no cumprimento de suas funções (2005, p. 54): os arquivos correntes muitas vezes respondem ainda pelas atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição dos documentos correntes. Por isso, f requentemente encontra-se na estrutura organizacional das instituições a designação de órgãos de Protocolo e Arquivo, Arquivo e Comunicação ou outra denominação similar.

É por essa razão que as atividades protocolares, isto é, relativas a serviços de protocolo, apesar de bem delimitadas, são consideradas típicas de arquivos correntes. O Capítulo 4 deste livro abordará o assunto relativo aos protocolos arquivísticos de forma mais pontual.

DE OLHO NA DOUT RINA A administração dos arquivos correntes of iciais tem por objetivo f azer com que os documentos sirvam às f inalidades para as quais f oram criados, da maneira mais ef iciente e econômica possível, e concorrer para a destinação adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus f ins. Os documentos são ef icientemente administrados quando, uma vez necessários, podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou conf usão; quando conservados a um custo mínimo de espaço e manutenção enquanto indispensáveis às atividades correntes; e quando nenhum documento é preservado por tempo maior do que o necessário a tais atividades, a menos que tenham valor contínuo para pesquisa e outros f ins.

Os objetivos de uma administração ef iciente de arquivos só podem ser alcançados quando se dispensa atenção aos documentos desde sua criação até o momento em que são recolhidos para um arquivo de custódia permanente ou são eliminados.

Font e: Schellenberg (2006, p. 67).

2.2.2. Gestão de Documentos Intermediários De acordo com Paes, “a economia é a razão principal da criação de arquivos intermediários”. Isto pode ser explicado porque se torna custosa a manutenção desses arquivos nos escritórios ou setores de trabalho nos quais foram gerados, pois muitas vezes também o custo do metro quadrado dessas áreas é mais caro. Desse modo, não é interessante, do ponto de vista gerencial, a guarda desses documentos nos departamentos administrativos, uma vez que os documentos passam a ser desprovidos de interesse imediato para a administração que os produziu.

Os depósitos intermediários geralmente são centralizados. Os documentos advindos dos setores organizacionais, via transferência, são retidos principalmente por razões legais, de acordo com prazos prescricionais e precaucionais previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da instituição. É importante destacar que, mesmo arquivados em local distinto daquele em que foram criados, os documentos em arquivo intermediário continuam sendo propriedade do departamento que os gerou. Assim, os documentos só poderão ser acessados por tais setores, ou só poderão ser consultados por terceiros após a autorização daquelas unidades organizacionais.

DE OLHO NA PROVA 21. (Cespe/UnB/STJ/1999) A legislação arquivíst ica brasileira est abelece os f undament os legais acerca dos arquivos públicos e privados. De acordo com t al legislação, gest ão de document os é: a) um dos princípios básicos da arquivística; b) um conjunto de procedimentos visando à guarda permanente dos documentos; c ) um conjunto de normas internas expedidas pela instituição, visando ao controle da produção documental; d) uma etapa arquivística que corresponde aos procedimentos adotados na avaliação de documentos; e ) um conjunto de procedimentos e operações técnicas ref erentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento de documentos em f ase corrente e intermediária, visando à sua eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

22. (Cespe/UnB/T RE-BA – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010 ) Com relação à gest ão de document os, julgue o it em que segue.

A gest ão de document os visa ao t rat ament o do document o desde o moment o de sua criação ou recepção em um serviço de prot ocolo at é a sua dest inação f inal, que pode ser a eliminação ou a guarda permanent e.

23. (Cespe/UnB/T RT – 17 a Região-ES – Analist a Judiciário/2009) A gest ão de document os visa a uma int ervenção inicial na segunda idade document al, o arquivo int ermediário, com a f inalidade de aplicar mét odos de economia e ef icácia na gest ão dos arquivos.

2.3. Fases da Gestão de Documentos Conforme Paes (2005, p. 54), as fases básicas da gestão de documentos são três:

1. Produção de Documentos: ref ere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão. Nesta f ase, deve-se intervir nos processos de geração dos documentos organizacionais, tendo em vista evitar que sejam criados ou reproduzidos documentos desnecessários. São projetados também modelos de f ormulários e demais documentos que devem ser utilizados pela instituição, de acordo com as necessidades dos órgãos. Evita-se, portanto, a prolif eração de documentos inúteis ou de duplicatas, de modo a otimizar e disciplinar também os serviços de reprograf ia e automação arquivística.

2. Utilização de Documentos: esta f ase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classif icação, registro, distribuição, tramitação), de organização e arquivamento de documentos em f ase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de inf ormações, indispensáveis ao desenvolvimento das f unções administrativas das instituições.

3. Avaliação e destinação de documentos: geralmente considerada a mais complexa das três f ases da gestão de documentos, desenvolve-se mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos com vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e os que deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de inf ormação para a instituição.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO DEST INAÇÃO Decisão, com base na avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminação. Ver também plano de destinação e tabela de temporalidade.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

DICA DO APROVADO Apesar de intimamente relacionadas, não conf unda as f ases da gestão de documentos com as f ases da teoria das três idades. Para melhor visualização das f ases da gestão de documentos, montamos o seguinte esquema, o PUAD, ou seja:

DE OLHO NA PROVA 24. (Cespe/UnB/AGU – Agent e Administ rat ivo/2010) A f ase da gest ão de document os que inclui as at ividades de prot ocolo, de expedição, de organização e de arquivament o de document os em f ase corrent e e int ermediária é denominada f ase de ut ilização de document os.

25. (Cespe/UnB/T ST /2003) A gest ão de document os inclui o (a) (it ens cert os ou errados): 1) ( ) produção de document os; 2) ( ) avaliação de document os; 3) ( ) permut a de document os; 4) ( ) reprodução de document os; 5) ( ) arquivament o de document os.

2.4. Métodos de Arquivamento Pode-se de nir arquivamento como o conjunto das operações destinadas ao acondicionamento e ao armazenamento de documentos. O método de arquivamento corresponderá à forma em que os documentos serão armazenados, visando a sua localização futura.

Podem-se dividir os métodos de arquivamento em dois grandes sistemas: direto e indireto.

Podemos identi car como os métodos mais comumente utilizados para se organizar arquivos ou fichários os seguintes: 1. método alfabético (ordenação a partir de nomes existentes nos documentos); 2. método numérico, que se divide em numérico simples (ordenação de acordo com um número relativo ao documento), cronológico (ordenação de acordo com a data do documento) ou dígito-terminal (ordenação principal de acordo com os dois últimos dígitos de um número de documento); 3. método geográ co (ordenação de acordo com o local de produção do documento); 4. método ideográfico (ordenação de acordo com o assunto do documento);

A seguir são apresentados cada um desses métodos de arquivamento de documentos.

2.4.1. Método Alfabético Nesse método de arquivamento, as chas ou pastas de documentos são dispostas rigorosamente na ordem alfabética, por meio de guias divisórias com as respectivas letras, devendo também ser respeitadas as normas gerais para a alfabetação.

DICA DO APROVADO As guias divisórias devem ser assinaladas com notações de ref erência aos documentos

arquivados. Tais notações, registradas nas guias, podem ser abertas ou f echadas, conf orme indiquem o limite inicial ou os limites inicial e f inal. Assim temos: a) notações simples abertas – A, B, C, Ab, Ac etc. b) notações compostas ou f echadas – Aa-Al, Am-Az etc.

2.4.1.1. Regras de Alfabetação Conforme Paes (2005, p.63), “o arquivamento de nomes obedece a 13 regras, chamadas regras de alfabetação, e que são as seguintes”: 1a Regra – Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: João Barbosa Pedro Álvares Cabral Paulo Santos Maria Luísa Vasconcelos Arquivam-se: Barbosa, João Cabral, Pedro Álvares Santos, Paulo Vasconcelos, Maria Luísa Obs.: Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética do prenome.

Exemplo: Aníbal Teixeira Marilda Teixeira Paulo Teixeira Arquivam-se: Teixeira, Aníbal Teixeira, Marilda Teixeira, Paulo

2a Regra – Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hífen não se separam.

Exemplo: Camilo Castelo Branco Paulo Monte Verde Heitor Villa-Lobos Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Paulo Villa-Lobos, Heitor 3a Regra – Sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos de um adjetivo e um substantivo.

Exemplo: Waldemar Santa Rita Luciano Santo Cristo Carlos São Paulo Arquivam-se: Santa Rita, Waldemar Santo Cristo, Luciano São Paulo, Carlos 4a Regra – As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de sobrenomes iguais.

Exemplo: J. Vieira Jonas Vieira José Vieira Arquivam-se:

Vieira, J. Vieira, Jonas Vieira, José 5a Regra – Os artigos e as preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra no 9).

Exemplo: Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Lúcia da Câmara Arnaldo do Couto Arquivam-se: Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ Câmara, Lúcia da Couto, Arnaldo do 6a Regra – Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética.

Exemplo: Antonio Almeida Filho Paulo Ribeiro Júnior Joaquim Vasconcelos Sobrinho Henrique Viana Neto Arquivam-se: Almeida Filho, Antônio Ribeiro Júnior, Paulo Vasconcelos Sobrinho, Joaquim Viana Neto, Henrique

Obs.: Os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção.

Exemplo: Jorge de Abreu Sobrinho Jorge de Abreu Neto Jorge de Abreu Filho Arquivam-se: Abreu Filho, Jorge de Abreu Neto, Jorge de Abreu Sobrinho, Jorge de 7a Regra – Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados após o nome completo, entre parênteses.

Exemplo: Ministro Milton Campos Professor André Ferreira General Paulo Pereira Dr. Pedro Teixeira Arquivam-se: Campos, Milton (Ministro) Ferreira, André (Professor) Pereira, Paulo (General) Teixeira, Pedro (Dr.) 8a Regra – Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nos 10 e 11).

Exemplo: Georges Aubert Winston Churchill

Paul Muller Jorge Schmidt Arquivam-se: Aubert, Georges Churchill, Winston Muller, Paul Schmidt, Jorge 9a Regra – As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser levadas em conta. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

Exemplo: Giulio di Capri Esteban De Penedo Charles Du Pont John Mac Adam Gordon O’Brien Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban Du Pont, Charles Mac Adam, John O’Brien, Gordon 10a Regra – Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da família do pai.

Exemplo: José de Oviedo y Baños Franciso de Pina de Mello Angel del Arco y Molinero

Antonio de los Ríos Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Oviedo y Baños, José de Pina de Mello, Francisco de Ríos, Antonio de los 11a Regra – Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

Exemplo: Al Ben-Hur Li Yutang Osama Bin Laden Arquivam-se: Al Ben-Hur Li Yutang Osama Bin Laden 12a Regra – Os nomes de rmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para ns de ordenação, os artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para facilitar a ordenação, que os artigos inicias sejam colocados entre parênteses após o nome.

Exemplo: Embratel Álvaro Ramos & Cia. Fundação Getúlio Vargas A Colegial The Library of Congress Companhia Progresso Guanabara

Barbosa Santos Ltda.

Arquivam-se: Álvaro Ramos & Cia. Barbosa Santos Ltda.

Colegial (A) Companhia Progresso Guanabara Embratel Fundação Getulio Vargas Library of Congress (The) 13a Regra – Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no fim, entre parênteses.

Exemplo: II Conferência de Pintura Moderna Quinto Congresso de Geografia 3o Congresso de Geologia Arquivam-se: Conferência de Pintura Moderna (II) Congresso de Geografia (Quinto) Congresso de Geologia (3o) Regras de Alf abet ação (Esquemat izada) 1a Nos nomes de pessoas f ísicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.

2a

Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por híf en não se separam.

3a

Sobrenomes f ormados com as palavras Santa, Santo ou São seguem a regra dos sobrenomes compostos por um adjetivo e um substantivo.

As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classif icação de sobrenomes 4a iguais.

5a Os artigos e preposições, tais como a, o, de, d’, da, do, e, um, uma, não são considerados (ver também regra no 9).

Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto, Sobrinho, são a 6 considerados parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alf abética.

7a 8a

Os títulos não são considerados na alf abetação. São colocados após o nome completo entre parênteses.

Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais (ver também regras nos 10 e 11).

10a

As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas. O mais comum é considerá-las como parte integrante do nome quando escritas com letra maiúscula.

11a

Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome da f amília do pai.

12a Os nomes orientais – japoneses, chineses e árabes – são registrados como se apresentam.

Os nomes de f irmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser transcritos como se apresentam, não se considerando, porém, para f ins de ordenação, os 13a artigos e as preposições que os constituem. Admite-se, para f acilitar a ordenação, que os artigos inicias sejam colocados entre parênteses após o nome.

14a

Nos títulos de congressos, conf erências, reuniões, assembleias e assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso deverão aparecer no f im, entre parênteses.

2.4.2 Método Numérico Quando o principal elemento a ser considerado em um documento é o seu número, a escolha deve recair sobre o método numérico.

2.4.2.1. Método Numérico Simples Neste método, para cada documento é atribuído um número, a partir do qual serão organizados os documentos. Como no momento da busca a procura acontecerá a partir de um nome, este método exige a adoção de um índice alfabético, também chamado de onomástico, que permitirá identi car o número de cada documento e, assim, possibilitar sua localização. Como já foi visto neste capítulo, os métodos que se utilizam de índices são chamados de indiretos.

2.4.2.2. Método Numérico Cronológico

Este método lembra cronologia. Cronologia se refere a tempo, nesse caso relativa a uma data ou a um período relacionado aos documentos.

Com esse método, os documentos são organizados a partir de uma data, que, na maioria das vezes, é a data de produção do documento. É o caso de notas scais, por exemplo, quando são arquivadas pelo dia, mês e ano de sua emissão.

Como outro exemplo de aplicação desse método, pode-se citar a organização de prontuários médicos, que geralmente são organizados a partir da data de nascimento do indivíduo.

2.4.2.3. Método Numérico Dígito-Terminal Este método geralmente é aplicado para o arquivamento de grandes volumes de documentos, nas situações em que tais documentos contenham grandes números.

Os documentos são numerados sequencialmente, porém sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o método, isto é, os números, dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, são lidos da direita para a esquerda, formando pares.

Dessa forma, por exemplo, o número 352650 seria, aplicando-se tal método, decomposto em três grupos: 35.26.50 Este documento será arquivado na pasta relativa àqueles terminados em 50. Nesta pasta, como todos terminarão em 50, os arquivos serão organizados a partir dos dois dígitos imediatamente anteriores, isto é, 26.

Desse modo, para se localizar o documento, deve-se veri car primeiramente onde se encontram as pastas terminadas em 50; em seguida, localizar as pastas cujo grupo secundário é o número 26 e, nalmente, a pasta desejada, de número 35.

Esses grupos são chamados de primário, secundário e terciário, lendo-se sempre da direita para a esquerda. Assim, chama-se o grupo 50 de primário, o grupo 26 de secundário e o grupo 35 de terciário.

Exemplo: Como fazer para arquivar os seguintes documentos de pessoal de uma determinada empresa, de acordo com o método dígito-terminal?

001.299 Angela Rotholz 032.699 Vera Lucia Machado 129.129 Nilza Maria Lobo 159.544 Lia Temporal Malcher 305.218 Letícia dos Santos 306.818 Fernando Silva Alves 483.920 Lourdes Costa e Souza 588.029 Helena Corrêa Machado 784.020 Maria Amélia Gomes Leite 984.120 Regina Alves Vieira Arquivam-se pelo método dígito-terminal: 30.52.18 Letícia dos Santos 30.68.18 Fernando Silva Alves 48.39.20 Lourdes Costa e Souza 78.40.20 Maria Amélia Gomes Leite 98.41.20 Regina Alves Vieira 58.80.29 Helena Corrêa Machado 12.91.29 Nilza Maria Lobo 15.95.44 Lia Temporal Malcher 00.12.99 Angela Rotholz 03.26.99 Vera Lucia Machado

2.4.3. Método Geográfico

Este método consiste em organizar a documentação de acordo com lugares e regiões geográ cas, ou seja, os documentos são arquivados conforme seu local de produção ou sua procedência. É recomendável que, em caso de organização de nomes de cidades, esta seja realizada iniciando-se pela capital e, em seguida, por ordem alfabética das demais cidades.

Por exemplo: Organização de pasta de documentos referentes ao Estado da Bahia: (1) Salvador (2) Amargosa (3) Belmonte (4) Canavieiras (5) Ilhéus (6) Itacaré (7) Porto Seguro (8) Teixeira de Freitas Observe que a primeira cidade a ser considerada na organização dos documentos foi Salvador, por ser a capital, mesmo não sendo a primeira numa ordem alfabética geral.

A mesma lógica de ordenação acontece com cidades pertencentes a um mesmo país.

Por exemplo: Organização de pasta de documentos referentes a Portugal: • Lisboa • Aveiro • Coimbra • Porto Por outro lado, no caso de cidades de estados diferentes, deve-se observar apenas a ordem alfabética das cidades, sem a necessidade de ser colocada primeiramente a capital em relação às demais. Recomenda-se, no entanto,

que sejam colocadas, entre parênteses, as siglas dos estados respectivos, pois há cidades com o mesmo nome em estados distintos.

Por exemplo: Arapiraca (AL) Brasília (DF) Brasília (MG) Campinas (SP) Campinas (TO) Itabaiana (PB) Itabaiana (SE) Salvador (BA) Teresópolis (RJ) Atenção: A aplicação do método geográ co não se limita apenas ao arquivamento de cidades, estados e países. O arquivo intermediário de uma empresa poderá, por exemplo, separar os locais de guarda dos documentos de acordo com os setores institucionais que os produziram. Nesse sentido, os documentos do setor pessoal cariam arquivados num local diferente dos arquivos nanceiros. A adoção desse critério de organização é um exemplo de utilização do método geográ co, considerando, dessa forma, a procedência ou origem dos arquivos.

DE OLHO NA PROVA 26. (Cespe/UnB/DPU – Agent e Administ rat ivo /2010) Considere que os document os de um det erminado set or da DPU est ejam organizados com base na procedência ou local. Nessa sit uação, o mét odo de arquivament o adot ado denomina-se: a) por assunto; b) onomástico; c ) geográf ico; d) ideográf ico; e ) alf abético.

2.4.4. Método Ideográfico (por Assunto) No método ideográ co, a organização é feita pelo assunto dos documentos. O método divide-se em duas categorias, isto é, pode ser

alfabético ou numérico. Tais categorias podem ser subdivididas, por sua vez, em dicionário ou enciclopédico – no caso da divisão alfabética – ou decimal ou duplex, no caso da divisão numérica. Para ser e cientemente aplicado, o método de arquivamento por assunto exige a interpretação dos documentos e grande conhecimento das atividades empresariais.

Para facilitar a compreensão, pode-se seguir o exemplo seguinte: Uma instituição identi cou como assuntos passíveis de existência de documentos os temas seguintes: Salários Admissão de funcionários Telefonia Internet Contas a pagar Contas a receber Demissão de funcionários Férias No exemplo anterior, o rol de assuntos identi cado pela empresa já permite a classi cação dos documentos respectivos a cada tema. Apenas com isso, a empresa já estará adotando o método ideográfico.

Aplicando-se o método ideográ co alfabético dicionário, esses assuntos são ordenados seguindo-se a ordem de um dicionário, razão de sua

denominação. Assim, tal ordenação é a lógica simples do próprio método alfabético.

Admissão de funcionários Contas a pagar Contas a receber Demissão de funcionários Férias Internet Salários Telefonia No método ideográ co alfabético enciclopédico, no entanto, os assuntos são agrupados sob títulos gerais, sendo que tais títulos devem ser organizados alfabeticamente, do seguinte modo: COMUNICAÇÃO Internet Telefonia FINANCEIRO Contas a pagar Contas a receber PESSOAL Admissão de funcionários Demissão de funcionários Férias Salários Com a nalidade de facilitar o arquivamento, poderão ser utilizados códigos atribuídos a cada assunto, situação em que serão aplicadas as categorias numéricas do método ideográ co, num esquema hierarquizado: duplex ou decimal.

Com a aplicação do método ideográ co numérico duplex tem-se a seguinte ordenação:

1 COMUNICAÇÃO 1-1 Internet 1-2 Telefonia 2 FINANCEIRO 2-1 Contas a pagar 2-2 Contas a receber 3 PESSOAL 3-1 Admissão de funcionários 3-2 Demissão de funcionários 3-3 Férias 3-4 Salários O método ideográ co numérico decimal, por sua vez, possui uma estrutura de codi cação bem diferenciada do método duplex. O método decimal divide cada assunto em dez classes derivadas e cada uma dessas poderá ser dividida em, no máximo, mais dez, sucessivamente. Porém, nesse método, a expansão das classes é limitada, diferentemente do método duplex, em que se pode estender in nitamente as classes de assuntos, de acordo com as necessidades da instituição.

Um exemplo prático da aplicação do método decimal são os códigos contidos no Plano de Classi cação desenvolvido pelo Conarq – Conselho Nacional de Arquivos. O Plano de Classi cação tem a nalidade de organizar os documentos a partir de seus assuntos, de modo a facultar o arquivamento correto dos mesmos nas suas respectivas classes.

Conforme o exemplo a seguir, da classe 020, retirado do Plano de Classi cação do Conarq, pode-se perceber a estrutura do método decimal, que se diferencia bastante do método numérico anterior: 020 – Pessoal 022 – Aperfeiçoamento e treinamento 022.1 – Cursos 022.12 – Promovidos por outras instituições 022.121 – No Brasil

022.122 – No exterior GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO MÉT ODO DUPLEX Método de ordenação que tem por eixo a distribuição dos documentos em grandes classes por assunto, numeradas consecutivamente, que podem ser subdivididas em classes subordinadas mediante o uso de números justapostos com traços de união.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

É importante salientar que não há uma predominância de determinado método sobre os outros. A escolha do método deve ser feita a partir da análise das reais necessidades da empresa. Como se observa, várias são as opções dos métodos de arquivamento, cabendo a cada usuário ou empresa a de nição do método ou métodos a serem utilizados. É importante destacar também que tais métodos podem ser até combinados entre si, para bem organizar os arquivos; isto é, para se organizar determinado conjunto de documentos, pode-se utilizar um método principal e, de forma auxiliar, métodos secundários.

No contexto do assunto relacionado aos métodos de arquivamento, é importante destacar o conceito de indexação apresentado a seguir. No processo de arquivamento, os documentos são indexados para posterior pesquisa futura.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO INDEXAÇÃO Processo pelo qual documentos ou inf ormações são representados por termos, palavras-chave ou descritores, propiciando a recuperação da inf ormação.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Maria de Fátima era concursanda e, assim como para muitos, a vida para ela também não era nada f ácil... Desempregada havia mais de dois anos, já começava a f altar recursos para custear seus estudos. Talvez por isso se animou tanto quando sua prima Lícia disse que a empresa que trabalhava estava recrutando uma secretária executiva. No dia seguinte, ansiosa, Maria de Fátima esperava a entrevista de emprego enquanto olhava ininterruptamente para o relógio de pulso – o tempo custava passar, os segundos se arrastavam e os minutos

pareciam demorar anos. Até que chegou sua vez. Respirou f undo, controlou a ansiedade e, com ar presunçoso, entrou na sala indicada. Depois de todas as perguntas de praxe, sua possível chef e disparou: — Você tem experiência na organização de arquivos?

Sem pensar muito e lembrando que há algum tempo teve algum contato superf icial com a disciplina, repondeu: — Sim. T enho muita experiência na área arquivística.

Silenciosamente, Maria de Fátima tentava encontrar alguma dif iculdade em organizar arquivos.

Tempos depois, recebeu a tão esperada ligação. A vaga era sua e começaria imediatamente.

Como não era habituada a mentiras, estava disposta a comprar um livro de Arquivologia para aprof undar seus conhecimentos, porém não teve tempo. Assim que chegou à empresa no primeiro dia de trabalho, encontrou uma pilha de documentos deixada pelo encarregado do setor de arquivologia para arquivamento. Era um amontoado de contas, recibos, boletos, contratos e até mesmo atos constitutivos da empresa; enf im, uma inf inidade de documentos que não guardavam relação direta entre si. Havia aqueles que deveriam ser ordenados por assunto, nome, local, data, número etc. Por mais que se esf orçasse Maria de Fátima não conseguia encontrar um método de arquivamento que se adequasse bem a todos os documentos ali encontrados.

Veja como a vida é engraçada, caso houvesse dado tempo e ela tivesse comprado e lido o livro Arquivologia facilitada saberia que dif icilmente é escolhido um único método para se arquivar documentos, mas que é adotada uma combinação de métodos, um que será o principal e os outros os auxiliares. Saberia também que isso precisa ser f eito por meio da def inição de um PLANO DE ARQUIVAMENT O que deve considerar quais sistemas serão empregados – direto ou indireto –, quais métodos deverão ser aplicados – alf abético, numérico, geográf ico, ideográf ico –, de acordo com as atividades da empresa e o modo como esses documentos são solicitados ao arquivo.

No auge de seu impasse, Maria de Fátima escreveu um bilhete para a chef e em que dizia: “Deixo aqui minha carta de demissão para ser arquivada pela próxima f uncionária.” Dentre outras coisas que não convém aqui relatar.

Maria de Fátima depois deste f atídico episódio pouco f oi vista, sua última aparição f oi numa livraria onde comprou o livro Arquivologia facilitada, pois percebeu que a disciplina era cobrada em vários concursos e não queria repetir o erro.

Moral da História: tanto na vida como nos concursos devemos sempre nos lembrar da f amosa Lei de Murphy: “Se alguma coisa pode dar errado, dará.”

DE OLHO NA PROVA 27. (Cespe/UnB/Ancine /2006) Julgue os it ens seguint es em cert os ou errados, de acordo como os mét odos de arquivament o.

1) Considere a hipót ese de arquivament o a seguir.

FILIAIS – Centro-Oeste – Nordeste – Norte

– São Paulo FORNECEDORES – Matéria-prima – Máquinas de grande porte – Equipamentos de escritório PESSOAL – FOLHA DE PAGAMENT O – de A até J – de K até M – de N até Z Com base na situação apresentada, é correto af irmar que o principal critério utilizado para tal f im f oi o de arquivamento por assunto.

2) Considerando-se as regras de alf abet ação para arquivament o de document os cujo principal element o seja o nome, est á incorret a a sequência a seguir: Junqueira, Antonio Carlos Negra, Marco Antonio Serra Neto, Carlos José de Araújo Souza, José Paulo de 28. (Cespe/UnB/Inf raero/1997) As t rês f ases básicas da gest ão de document os arquivíst icos são: a) armazenamento, recuperação e descarte; b) elaboração, controle e dif usão; c ) análise, classif icação e seleção; d) produção, utilização e destinação; e ) ordenação, tratamento e eliminação.

29. (Cespe/UnB/Crea-DF/2003) Com relação à gest ão de document os, é corret o af irmar que ela (it ens cert os ou errados): 1) ( ) assegura, de f orma ef icient e, a produção, a administ ração, a manut enção e a dest inação de document os; 2) ( ) assegura soment e a eliminação dos document os que t enham valor administ rat ivo f iscal; 3) ( ) cont ribui para o acesso e a preservação dos document os que devem ser guardados permanent ement e por seus valores hist óricos ou cient íf icos.

30. (Cespe/UnB/T RE-T O/2005) Assinale a opção que apresent a as f ases básicas da gest ão de document os. a) produção, avaliação e recolhimento; b) tramitação, avaliação e divulgação; c ) produção, utilização e destinação; d) tramitação, uso e divulgação; e ) produção, valoração e controle.

31. (Cespe/UnB/Radiobras/2005) As at ividades de análise, seleção e f ixação dos prazos de guarda dos document os caract erizam a f ase de: a) destinação de documentos; b) utilização de documentos; c ) produção de documentos; d) criação de documentos; e ) f luxo de documentos.

32. (Cespe/UnB/T RE-MT /2005) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado: A gest ão de document os at ende, f undament alment e, os document os da f ase corrent e.

33. (Cespe/UnB/Censipan/2006) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado: Gest ão de document os é o nome dado, de modo geral, ao conjunt o de medidas e rot inas que visa garant ir o cont role dos processos de produção, t ramit ação, uso, avaliação e arquivament o de document os nas inst it uições.

34. (Cespe/UnB/Inf raero/1997) Os mét odos básicos de document os mais comument e ut ilizados em arquivíst ica são: a) numérico, cronológico, histórico e classif icatório; b) decimal, por assunto, ideográf ico e alf abético; c ) enciclopédico, cronológico, indexatório e numérico; d) analítico, geográf ico, numérico e cronológico; e ) alf abético, geográf ico, numérico e ideográf ico.

arquivament o

de

35. (Cespe/UnB/Polícia Federal/2004) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado: Para bem ordenar os document os, o responsável pelo arquivo dispõe de vários mét odos, como o geográf ico, o alf abét ico e o numérico-cronológico.

36. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Acerca do gerenciament o da inf ormação e da gest ão de document os aplicada aos arquivos governament ais, julgue o it em subsequent e.

O plano de classif icação e a t abela de t emporalidade de document os são inst rument os t écnicos f undament ais para o gerenciament o da inf ormação dos órgãos públicos, e a exist ência do plano é f undament al para a devida aplicação da t abela.

37. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) O arquivament o de nomes de pessoas f ísicas ou jurídicas obedecem às chamadas regras de alf abet ação. Dos t ít ulos abaixo, aquele que vem em primeiro lugar no arquivo, ut ilizando o mét odo dicionário, é: a) T erceiro Simpósio de Pintores Brasileiros; b) 4o Simpósio Brasileiro de Escultura; c ) Quinta Assembleia Internacional de Economia;

d) III Congresso Brasileiro de Arquivologia; e ) II Assembleia de Física.

38. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Segundo (abrangência), os arquivos podem ser: a) especiais e centrais ou gerais; b) regionais e centrais ou gerais; c ) comerciais e setoriais ou centrais; d) públicos e centrais ou gerais; e ) setoriais e centrais ou gerais.

a

ext ensão

de

sua

at uação

39. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Os mét odos de arquivament o pert encem aos dois sist emas básicos de acesso: a) direto e indireto; b) público e privado; c ) secreto e público; d) sigiloso e privado; e ) objetivo e subjetivo.

40. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Quando o volume e a diversidade de assunt os da document ação a ser arquivada são pequenos, deve-se adot ar um mét odo alf abét ico, que poderá obedecer à ordem: a) enciclopédica ou composta; b) dicionária ou enciclopédica; c ) dicionária ou cronológica; d) duplex ou decimal; e ) simples ou decimal.

Capítulo 3

Diagnóstico e Avaliação Documental

3.1. Diagnóstico Arquivístico Na arquivística, assim como em muitas áreas do conhecimento humano antes de qualquer intervenção técnico-administrativa, é necessário que seja realizado um exame da situação presente para que seja planejada e implementada uma ação futura. Assim, por exemplo, é quando o médico examina o paciente com a finalidade de curá-lo.

Diagnóstico, desse modo, é de nido como a análise detalhada dos vários aspectos relacionados à estrutura e ao funcionamento do arquivo da empresa.

O processo de diagnóstico arquivístico procura saber informações como: • Existência de normas e manuais de arquivo.

• Localização e instalações físicas.

• Volume documental e espaço físico ocupado.

• Condições ambientais e de armazenamento dos documentos.

• Recursos humanos.

• Gênero e natureza dos arquivos.

• Classificação/arranjo dos documentos, identificando os métodos de arquivamento adotados.

• Procedimentos e formas de acesso à informação.

• Controle de consultas, empréstimos e processos de reprografia e automação utilizados.

• Estado de preservação e conservação dos documentos.

Em síntese, é preciso, então, conhecer o contexto em que está inserido o arquivo na instituição, no sentido de planejar melhorias para a situação

encontrada.

DE OLHO NA DOUT RINA De posse dos dados coletados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a f azer seu diagnóstico para f ormular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado. O diagnóstico seria, portanto, uma constatação dos pontos de atrito, de f alhas ou lacunas existentes no complexo administrativo; enf im, das razões que impedem o f uncionamento ef iciente do arquivo.

Font e: Paes (2005, p. 36).

DE OLHO NA PROVA 41. (Cespe/UnB/T RT -17a Região/2004) Por diagnóst ico de arquivos ent ende-se: a) o recolhimento da massa documental acumulada; b) a elaboração de planos de destinação de documentos; c ) a execução das determinações da T abela de T emporalidade; d) a aplicação das normas Isad(G); e ) a análise das inf ormações básicas sobre os arquivos.

3.2. Avaliação Documental A avaliação dos documentos arquivísticos consiste, fundamentalmente, em identi car seus valores e de nir seus prazos de guarda. É o processo em que são estabelecidos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, bem como a destinação nal dos documentos da empresa – eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Em termos práticos, a avaliação significa a criação da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

O processo de avaliação documental é, por um lado, um ato vinculado à legislação em vigor e, por outro, um ato discricionário de cada empresa. O prazo prescricional que a legislação determinar para cumprimento deverá ser obrigatoriamente respeitado. Porém, matérias sobre as quais a legislação não dispõe serão objeto de análise de cada instituição, de acordo com seus critérios de nidos. É o caso, por exemplo, da de nição sobre um determinado conjunto de documentos que deverá ser preservado permanentemente por apresentar interesse para a memória organizacional.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO

TABELA DE T EMPORALIDADE Instrumento de destinação, aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transf erência, o recolhimento, o descarte ou a eliminação de documentos.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

Estrutura de uma tabela de temporalidade Código

Documento

Destinação Final

Prazo de Guarda Corrente

Intermediário

OBS.

012.3

Campanhas Publicitárias

4 anos

10 anos

Permanente Microf ilmar

020.1

Normas e Regulamentos

Enquanto vigorar

–

Permanente Microf ilmar

021.2

Exames de Seleção

6 anos

–

Eliminação

–

052.22

Notas de Despesa

Até aprovação das contas

5 anos após aprovação das contas

Eliminação

–

067.1

Planos e Projetos

Enquanto vigorar

5 anos

Permanente Microf ilmar

Para se chegar à etapa de de nição desta TTD, foi imprescindível anteriormente avaliar os documentos. Por exemplo, o conjunto codi cado como 012.3, “campanhas publicitárias”, foi primeiramente agrupado numa classe para, num momento posterior, ser objeto de estudo por uma comissão avaliadora. Observe que, na TTD, também há um campo para observações eventuais sobre determinados conjuntos, como, no exemplo, é o caso da palavra Micro lmar. Isso signi ca que os respectivos conjuntos deverão ser também microfilmados.

DICA DO APROVADO É importante não conf undir os conceitos ref erentes aos dois principais instrumentos de gestão arquivística: Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação . A TTD deve ser concebida como o produto gerado pelo processo da avaliação documental. Por outro lado, o Plano de Classificação objetiva f acultar o arquivamento correto dos documentos em classes.

Porém, ele também é importante no processo de avaliação, uma vez que, para que a avaliação aconteça de f orma ef iciente, é necessário que os documentos estejam primeiramente bem classif icados, de modo a f acilitar a etapa de avaliação. Na f igura da T T D apresentada, as duas primeiras colunas se ref erem ao Plano de Classif icação.

DE OLHO NA PROVA 42. (Cespe/UnB/DPU – Agent e Administ rat ivo/2010) O inst rument o auxiliar adot ado na gest ão de document os que possibilit a o arquivament o e, post eriorment e, a recuperação desses document os denomina-se plano de: a) descarte; b) retenção; c ) arquivamento; d) avaliação; e ) classif icação.

A complexidade do processo de avaliação exige a constituição de equipes, que geralmente são denominadas Comissões de Avaliação de Documentos, para analisar os documentos nos mais diversos aspectos. Tal processo participativo de pro ssionais ligados às mais diversas áreas do conhecimento será decisivo para se de nir critérios de valor. Segundo a literatura arquivística, devem fazer parte desse grupo de avaliadores: 1) Arquivista ou responsável pela guarda de documentos.

2) Autoridades administrativas conhecedoras da estrutura e funcionamento do órgão gerador dos documentos.

3) Profissionais da área jurídica.

4) Profissionais da área financeira.

5) Pro ssionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos avaliados (historiador, engenheiro, estatístico, médico, sociólogo, entre outros).

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO COMISSÃO DE AVALIAÇÃO E DEST INAÇÃO Grupo multidisciplinar encarregado da avaliação de documentos de um arquivo responsável pela elaboração de tabela de temporalidade.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

DICA DO APROVADO É recomendável, de acordo com a teoria arquivística, que a aplicação dos critérios de avaliação seja ef etivada na fase corrente, com a f inalidade de serem dif erenciados os documentos de valor eventual daqueles de valor inf ormativo ou probatório. Isto se justif ica

porque o processo de avaliação na idade intermediária é bastante custoso do ponto de vista gerencial e técnico. Por isso, deve-se evitar a transf erência para arquivo intermediário de documentos que não tenham sido anteriormente avaliados.

DE OLHO NA PROVA 43. (FCC/T RE-PI – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) Para que a avaliação seja coerent e com os princípios arquivíst icos, é preciso que os document os se submet am, primeirament e, a um: a) processo de microf ilmagem; b) registro topográf ico; c ) processo de digitalização; d) plano de classif icação; e ) quadro de equivalência.

44. (Cespe/UnB/CL-DF/2006) Julgue os próximos it ens em cert os ou errados, acerca de arquivo e avaliação de document os.

1) ( ) O processo de avaliação de document os de arquivo é realizado at endendose a requisit os est abelecidos, como análise e seleção dos document os, indicando-se, com precisão, o prazo para ret enção ou descart e, est abelecendose a dest inação do document o.

2) ( ) A t abela de t emporalidade de document os é um inst rument o de dest inação. Ela é o result ado do processo de avaliação e cont ém a det erminação de prazos para t ransf erência, recolhiment o e eliminação de document os. Para que uma t abela de t emporalidade possa ser adot ada, ela deve ser primeiro aprovada por uma aut oridade compet ent e.

45. (Cespe/UnB/Polícia Federal/2004) A avaliação document al é uma f unção t ípica adot ada mundialment e no t rat ament o t écnico de acervos arquivíst icos. Em relação a essa f unção, julgue os it ens que se seguem: 1) ( ) A avaliação document al provoca, necessariament e, aument o de recursos humanos e de mat eriais.

2) ( ) A avaliação dos document os permit e aument ar o índice de recuperação da inf ormação.

3) ( ) A aplicação dos crit érios de avaliação possibilit a ganho de espaço f ísico.

4) ( ) Como um dos requisit os básicos de sua f unção, o responsável pela avaliação document al deve conhecer a est rut ura e o f uncionament o da inst it uição a ser avaliada.

46. (Cespe/UnB/MI/2006) Os result ados esperados de um processo de avaliação de arquivo incluem o(a): 1) ( ) Aument o do índice de recuperação da inf ormação.

2) ( ) Conquist a de espaço f ísico e redução de peso.

47. (Cespe/UnB/Ant aq – T écnico Administ rat ivo/2009) Acerca de arquivament o e procediment os administ rat ivos, julgue o it em a seguir.

O mét odo de avaliação dos document os de um arquivo aplica-se a unidades isoladas e não ao conjunt o dos document os.

48. (Consulplan/T SE – Analist a Judiciário/2012) Embora a qualidade de um prof issional arquivist a não est eja na capacidade de decorar regras, números e unidades de medidas diversas, é necessário dominar as t erminologias e t er a clareza de que a f undament ação dos processos de avaliação é a: a) proveniência; b) f unção; c ) f ase intermediária; d) temporalidade.

49. (Cespe/UnB/MT E – Agent e Administ rat ivo/2008 ) Acerca do arquivo, julgue o it em a seguir.

A est rut ura básica de uma t abela de t emporalidade deve, necessariament e, cont emplar os conjunt os document ais produzidos e recebidos, os prazos de guarda nas f ases corrent e e int ermediária e a dest inação f inal – eliminação ou guarda permanent e –, além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.

50. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca da avaliação de document os, julgue o it em subsequent e: A dest inação f inal dos document os deve ser a eliminação, a guarda t emporária no arquivo int ermediário, a guarda permanent e ou a eliminação por amost ragem.

51. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca da avaliação de document os, julgue o it em subsequent e: O processo de avaliação de um document o t em como result ado a elaboração da t abela de t emporalidade do document o.

52. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca da avaliação de document os, julgue o it em subsequent e: Os prazos de guarda dos document os nos arquivos do t ipo corrent e e int ermediário devem ser def inidos com base na legislação pert inent e e nas necessidades administ rat ivas.

53. (FCC/T RT – 23a Região-MT – Analist a Judiciário/2011) Quando um document o passa a servir a f ins dist int os daqueles para os quais f oi originalment e produzido, o processo de avaliação lhe at ribui valor: a) inf ormativo; b) probatório; c ) intrínseco; d) legal; e ) secundário.

54. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca da avaliação de document os, julgue os it ens seguint es.

Quando t em valor probat ório, o document o deve ser preservado permanent ement e, porque ele é um t est emunho privilegiado da t rajet ória do órgão público ou empresa privada que o acumulou.

55. (Consulplan/T SE – T écnico Judiciário/2012) Sabe-se que a avaliação const it ui uma et apa da gest ão de document os. Ent ende-se por avaliação o (a): a) Sequência de operações que visa distribuir em classes os documentos de um arquivo. b) Conjunto de procedimentos que visa à identif icação documental e a elaboração de instrumentos de pesquisa. c ) Processo relacionado à análise de documentos, com vistas a estabelecer sua destinação em conf ormidade com os valores que lhes f orem atribuídos. d) Conjunto de processos desenvolvidos por uma instituição para a atuação de suas competências específ icas.

56. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) No processo document os de arquivo, const it ui inst rument o de dest inação: a) a tabela de temporalidade; b) o termo de eliminação; c ) o quadro de arranjo; d) a lista de descarte; e ) o guia de f ontes.

de

avaliação

de

57. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) Os document os de guarda permanent e são aqueles que possuem valor probat ório, ist o é, os relat ivos a direit os, t ant o de pessoas f ísicas ou jurídicas, quant o da colet ividade, e de valor inf ormat ivo sobre as pessoas, f at os ou f enômenos considerados cient if icament e relevant es. São considerados document os de guarda event ual: a) estatutos da instituição;

b) f otograf ias sobre comemorações da instituição; c ) f olhetos de divulgação de f ornecedores; d) organogramas da instituição; e ) convênios f irmados com a instituição.

58. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) O Minist ério da Cult ura irá eliminar document os que já cumpriram sua f unção junt o à administ ração pública e que não possuem valor de guarda permanent e. A Resolução Conarq no 7, de 20/05/1997, det ermina que após a conclusão do processo de avaliação conduzido pelas Comissões Permanent es de Avaliação de cada inst it uição pública, deverão ser elaborados: a) Listagem de Eliminação de Documentos, Termo de Eliminação de Documentos e Edital de Fragmentação de Documentos; b) Listagem de Processos, Termo de Eliminação de Documentos e Edital de Eliminação de Documentos e Processos; c ) Listagem de Eliminação de Documentos, Termo de Eliminação de Documentos e Processos e Edital de Destruição de Documentos; d) Listagem de Eliminação de Documentos, Termo de Eliminação de Documentos e Edital de Ciência de Eliminação de Documentos; e ) Listagem de T emporalidade de Documentos, T ermo de Eliminação de Processos e Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

59. (Cesgranrio/Banco Cent ral – Analist a/2009) O aument o da ef icácia dos serviços arquivíst icos da administ ração pública est á diret ament e relacionado à ut ilização de inst rument os que possibilit am o cont role e a rápida recuperação da inf ormação.

Esses inst rument os t ambém orient am as at ividades de racionalização da produção e do f luxo document ais, a avaliação e a dest inação de document os produzidos e recebidos. Um exemplo de inst rument o que result a da avaliação e que deve cont emplar os conjunt os document ais produzidos e recebidos por uma inst it uição no exercício de sua at ividade, os prazos de cust ódia nas idades corrent es e int ermediárias, além da dest inação f inal, é a (o): a) T abela de classif icação; b) T abela de temporalidade; c ) Índice onomástico; d) Catálogo analítico; e ) Inventário sumário.

60. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) O processo f eit o at ravés da análise e seleção de um document o, com vist as à f ixação de prazos para sua guarda ou eliminação, cont ribuindo, assim, para a racionalização dos arquivos, denomina-se: a) destinação; b) avaliação; c ) transcrição; d) transf erência;

e ) descrição.

Capítulo 4

Protocolos

4.1. Noções Gerais Nesta seção, concernente ao estudo dos protocolos, observar-se-á um conjunto de conteúdos relacionados às de nições, funções, atividades e características desses setores organizacionais de documentação.

O estudo dos protocolos, no âmbito da Arquivologia, pode ser dividido em duas partes: uma relativa à própria estrutura e funcionamento do setor institucional de protocolo e outra que se refere ao tratamento e à classificação dos documentos arquivísticos em ostensivos e sigilosos.

Dessa forma, na esfera da primeira etapa, serão apresentadas quais as funções e a importância do setor de protocolo num determinado órgão, enquanto na segunda parte serão estudadas as diversas situações em que podem ser classi cados os documentos no âmbito do setor de protocolo, de acordo com a legislação brasileira vigente para tal m. O respeito a essa classi cação de nida pela legislação é de fundamental importância, tendo-se em vista o perfeito cumprimento das atividades do protocolo de forma responsável, legal e eficaz.

4.2. O Setor de Protocolo Percebemos em várias instituições a existência de um setor ou unidade destinado à recepção das correspondências e demais documentos. Em toda organização pública brasileira, principalmente, é possível encontrar um setor responsável pelo registro e distribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela protocolização dos processos e sua tramitação. Na tradição administrativa, apesar da variedade de expressões, esse setor ou atividade é reconhecido como protocolo.

A atividade de protocolo é típica da fase corrente, pois é nesta idade em que os documentos tramitam bastante.

Desse modo, pode-se dizer, por ora, que o protocolo executa, sinteticamente e numa primeira análise, as seguintes ações: recebimento da correspondência (malotes, balcão, entre outros); separação da correspondência o cial da particular; colocação do carimbo ou etiqueta de protocolo, contendo dados relativos à data, hora do recebimento, entre outras; elaboração de resumo do assunto; e, por m, encaminhamento ao indivíduo ou órgão destinatário.

O protocolo visa também ao controle dos documentos que ainda tramitam no órgão, de modo a assegurar a sua imediata localização.

Além disso, o serviço de protocolo é responsável pelas atividades de expedição de correspondências a outras instituições.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Pelo que se pode observar, o setor de protocolo deve ser considerado o port al de ent rada e de saída dos document os de uma empresa.

São apresentadas a seguir as características de cada uma dessas atividades: 1. Recebimento Nesta etapa, o setor de protocolo recebe documentos provenientes de várias origens. Por exemplo, recebe correspondências advindas do correio, de malotes, assim como outros documentos encaminhados por terceiros à

instituição. É, nesse sentido, a porta de entrada de qualquer documento enviado por terceiros à instituição.

2. Registro e Autuação É o procedimento no qual o protocolo cadastra o documento em um sistema de controle (informatizado ou manual), atribuindo a ele um número codi cado de acompanhamento. A autuação, utilizada geralmente para processos, é também conhecida como protocolização. O protocolo também é responsável pela autuação de documentos advindos dos próprios setores da organização, dando início a processos administrativos internos.

3. Classificação Etapa em que o protocolo efetua a análise do documento a m de identi car o seu assunto, classi cando-o de acordo com o plano de classi cação da instituição. É importante enfatizar que, nesta etapa, os envelopes das correspondências devem ser abertos pelo setor de protocolo, para que seja efetuada a sua classi cação efetiva, desde que não sejam sigilosos ou particulares. Esses documentos de caráter con dencial só devem ser abertos por seus destinatários.

4. Expedição/Distribuição É a atividade que consiste em enviar o documento ao seu destinatário.

Chama-se de distribuição quando é interna, e expedição quando direcionada a outra instituição.

5. Controle da Tramitação/Movimentação O protocolo deverá fazer o controle da tramitação dos documentos, mediante sistema manual ou informatizado, no sentido de identi car os departamentos pelos quais passam os documentos. Tal controle sobre a movimentação dos documentos é importante para se saber em que local se encontra determinado documento em um dado momento, bem como para se consultarem os últimos andamentos realizados na sua tramitação.

4.3. Documentos Sigilosos e Ostensivos

Quanto à natureza do assunto, os documentos podem ser ostensivos ou sigilosos.

A classi cação de ostensivo ou ordinário é dada ao documento cuja divulgação não prejudica a administração.

Por outro lado, como o nome mesmo aponta, consideram-se sigilosos os assuntos do documento que, por sua natureza, devem ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de salvaguarda para sua custódia e divulgação.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO CUST ÓDIA Responsabilidade jurídica de independentemente de vínculo de propriedade.

guarda

e

proteção

de

arquivos,

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

De acordo com a necessidade do sigilo e quanto à extensão do meio em que pode circular, são três os graus de sigilo e as suas correspondentes categorias, em ordem do maior para o menor grau: A classi cação de ultrassecreto é dada aos assuntos que requeiram excepcional grau de segurança e cujo teor ou características só devam ser do conhecimento de pessoas intimamente ligadas ao seu estudo ou manuseio.

São assuntos normalmente classi cados como ultrassecretos aqueles da política governamental de alto nível e segredos de Estado.

Consideram-se secretos os assuntos que requerem alto grau de segurança e cujo teor ou características possam ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou ao manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente. São assuntos geralmente classi cados como secretos os referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultrassecreta que, sem comprometer o excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como planos ou detalhes de operações militares; planos ou detalhes de operações econômicas ou nanceiras; dados de elevado interesse sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros; materiais criptográ cos importantes que não tenham recebido classificação inferior etc.

Reservados são os assuntos que não devam ser do conhecimento do público, em geral. Recebem essa classi cação, entre outros, partes de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução: cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações importantes.

DICA DO APROVADO A correspondência of icial não deverá ser aberta pelo setor de protocolo quando o seu envelope contiver as indicações de RESERVADO, CONFIDENCIAL, PART ICUL AR ou expressão semelhante.

No Brasil, a Lei de Acesso à Informação – no 12.527, de 18 de novembro de 2011 –, passou a regulamentar a atribuição dos graus de sigilo dos documentos públicos, sobrepondo-se às antigas disposições do Decreto Federal no 4.553/2002. É necessário enfatizar que, por força da nova legislação, os graus de sigilo são apenas três: “ultrassecreto”, “secreto” e “reservado”. A íntegra da Lei de Acesso à informação, e seus respectivos comentários, constam do Capítulo 9 deste livro.

De acordo com essas determinações, o setor de protocolo deve operar

objetivando o cumprimento de suas funções e atividades de forma legal, eficiente e eficaz.

DE OLHO NA PROVA 61. (Cespe/UnB/MEC/2003) Com relação ao prot ocolo e ao grau de sigilo, julgue os it ens a seguir: 1) ( ) O regist ro e a expedição de correspondências são at ividades do arquivo geral, não f azendo part e do prot ocolo.

2) ( ) Quando o envelope cont iver as indicações de conf idencial, reservado, part icular ou equivalent e, a correspondência of icial deverá ser abert a est rit ament e pelo dest inat ário.

3) ( ) Quant o à nat ureza do assunt o, os document os classif icam-se em ost ensivos e sigilosos. Ost ensivos são os document os cuja divulgação não prejudica administ ração; sigilosos são os que devem t er conheciment o rest rit o, pois requerem medidas especiais de salvaguarda para sua cust ódia e divulgação.

DE OLHO NA DOUT RINA Considera-se correspondência toda e qualquer f orma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou f ísicas, e vice-versa, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.

Quanto ao destino e procedência pode-se classif icar a correspondência em externa e interna.

Por externa entende-se aquela trocada entre uma instituição e outras entidades e/ou pessoas f ísicas, como of ícios, cartas, telegramas.

Interna é a correspondência f eita entre os órgãos de uma mesma instituição. São os memorandos, despachos, circulares.

Ela pode ser ainda oficial ou particular.

Oficial é aquela que trata de assunto de serviço ou de interesse específ ico das atividades de uma instituição.

Particular é a de interesse pessoal de servidores de uma instituição.

Font e: Paes (2005, p. 31).

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO DOSSIÊ Conjunto de documentos relacionados entre si por assunto (ação, evento, pessoa, lugar, projeto), que constitui uma unidade de arquivamento.

PROCESSO Conjunto de documentos of icialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

4.4. Procedimentos Administrativos

No assunto relacionado aos protocolos, merecem atenção também os termos utilizados com relação a procedimentos administrativos executados nas operações de tratamento e tramitação de processos.

Nesse sentido, a seguir são apresentadas as seguintes de nições, extraídas da Portaria no 5, de 19 de dezembro de 2002, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão: Autuação e/ou formação de processo – É o termo que caracteriza a abertura do processo. Na formação do processo deverão ser observados os documentos cujo conteúdo esteja relacionado a ações e operações contábeis nanceiras, ou requeira análises, informações, despachos e decisões de diversas unidades organizacionais de uma instituição.

Desapensação – É a separação física de processos juntados por apensação.

Desentranhamento de peças – É a retirada de peças de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da Administração ou a pedido do interessado.

Desmembramento – É a separação de parte da documentação de um ou mais processos para formação de novo processo; o desmembramento de processo dependerá de autorização e instruções especí cas do órgão interessado.

Despacho – Decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não.

Diligência – É o ato pelo qual um processo que, tendo deixado de atender às formalidades indispensáveis ou de cumprir alguma disposição legal, é devolvido ao órgão que assim procedeu a m de corrigir ou sanar as falhas apontadas.

Distribuição – É a remessa do processo às unidades internas institucionais que decidirão sobre a matéria nele tratada.

Folha de processo – São as duas faces de uma página do processo.

Juntada – É a união de um processo a outro, ou de um documento a um processo; realiza-se por Anexação ou Apensação.

Juntada por anexação – É a união de nitiva e irreversível de 01 (um) ou mais processo(s)/documento(s), a 01 (um) outro processo (considerado principal), desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Juntada por apensação – É a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à uniformidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não.

Numeração de peças – É a numeração atribuída às partes integrantes do processo.

Página do processo – É cada uma das faces de uma folha de papel do processo.

Peça do processo – É o documento que, sob diversas formas, integra o processo. Ex.: Folha, folha de talão de cheque, passagem aérea, brochura, termo de convênio, contrato, fita de vídeo, nota fiscal, entre outros.

Processo – É o documento ou o conjunto de documentos que exige um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou, ainda, instruções para pagamento de despesas; assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos.

Processo acessório – É o processo que apresenta matéria indispensável à instrução do processo principal.

Processo principal – É o processo que, pela natureza de sua matéria, poderá exigir a anexação de um ou mais processos como complemento à sua decisão.

Protocolo central – É a unidade junto ao órgão ou entidade, encarregada dos procedimentos com relação às rotinas de recebimento e expedição de documentos.

Protocolo setorial – É a unidade localizada junto aos setores especí cos dos órgãos ou entidades, encarregada de dar suporte às atividades de recebimento e expedição de documentos no âmbito da área a qual se vincula; tem a finalidade de descentralizar as atividades do protocolo central.

Registro – É a reprodução dos dados do documento, feita em sistema próprio, destinado a controlar a movimentação da correspondência e do processo e fornecer dados de suas características fundamentais aos interessados.

Termo de desentranhamento de peças – É uma nota utilizada para informar sobre a retirada de peça(s) de um processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de desapensação – É uma nota utilizada para registrar a separação física de dois ou mais processos apensados; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de encerramento – É uma nota utilizada para registrar o encerramento do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de juntada de folha ou peça – É uma nota utilizada para registrar a juntada de folha(s) ou peça(s) ao processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de retirada de folha ou peça – É uma nota utilizada para registrar a retirada de folha(s) ou peça(s) do processo; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Termo de ressalva – É uma nota utilizada para informar que uma peça foi retirada do processo quando do ato da anexação, isto é, ao proceder a anexação foi constatada a ausência de uma peça; pode ser por intermédio de carimbo específico.

Tramitação – É a movimentação do processo de uma unidade à outra, interna ou externa, através de sistema próprio.

DE OLHO NA PROVA 62. (Cespe/UnB/T SE – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2007) Uma das espécies document ais mais ut ilizadas nos órgãos do Poder Judiciário é o processo. É comum a junt ada de processos, que pode ocorrer por anexação ou por apensação. A junt ada por anexação signif ica: a) a união provisória de um ou mais processos a um processo mais antigo, destinada ao estudo e à unif ormidade de tratamento em matérias semelhantes, com o mesmo interessado ou não; b) a união def initiva de um ou mais processos a um outro processo (considerado principal),

desde que pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto; c ) a união provisória de um ou mais processos a um outro processo, desde que pertencentes à atividade-meio; d) a união, por até um ano, de processos que envolvam questões recursais relativas a um mesmo interessado.

DE OLHO NA PROVA 63. (Cespe/UnB/DPU – Agent e Administ rat ivo/2010) As rot inas do set or de prot ocolo incluem at ividades de: a) classif icação, registro, avaliação e empréstimo de documentos; b) recebimento, classif icação, registro e movimentação de documentos; c ) recebimento, eliminação e empréstimo de documentos; d) ordenação, classif icação e avaliação de documentos; e ) registro de processos, classif icação e avaliação de documentos.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Paulo Roberto era o responsável pelo setor de protocolo de um órgão público há mais de trinta anos, mais precisamente há 33 anos, 7 meses, 23 dias, 7 horas e 23 minutos, dado notório entre todos da repartição que Paulo trabalhava, pois todo santo dia, assim que chegava, seguia um ritual que o tornara conhecido por todo o Órgão: ligava o computador, consultava o sistema de pessoal e, em seguida, invariavelmente, pronuciava em voz alta quantos dias f altavam para sua aposentadoria. Sintoma de sua camuf lada depressão. Com o passar do tempo, seus colegas, como f orma de ironizá-lo, ao perceber que Paulo ligava o computador, disparavam em voz alta: – Faltam... Quando porventura erravam, por se esquecerem de levar em conta, o sábado, o domindo ou o f eriado, Paulo reagia de f orma enérgica os corrigindo: – Mentira, f altam...

Quando jovem, seu sonho inconf essável era ser um f amoso bailarino e se apresentar pelo mundo af ora com um grande grupo de dança. Porém, a vida já havia traçado as linhas de sua história, não tendo tempo de sequer lutar pela prof issão que abandonara quando aprovado no seu primeiro e último concurso público. O trabalho de Paulo no setor de protocolo quase sempre se resumia às seguintes atividades: • Recebiment o: recebia os documentos que tramitariam pela instituição; • Regist ro e Aut uação: praticava procedimentos de cadastro de documentos em um sistema de controle, atribuindo a cada documento um número codif icado de acompanhamento (autuação ou protocolização); • Classif icação: uma vez recebidos os documentos, analisava-os a f im de identif icar o assunto deles, classif icando-os de acordo com os códigos existentes no plano de classif icação institucional (correspondências, processos administrativos etc.); • Expedição/Dist ribuição: enviava documentos aos seus destinatários; distribuía-os quando os destinatários eram internos ou expedia-os quando eram direcionados a outras instituições; • Cont role da T ramit ação/Moviment ação: identif icava os setores pelos quais passavam os documentos, de f orma a recuperá-los com rapidez quando necessário, identif icando também possíveis atrasos na tramitação destes.

Cabia-lhe ainda verif icar se não havia erros na numeração das páginas dos processos, para, se necessário, devolvê-los para correção, pois tal numeração é importante porque não se admite a retirada de f olhas dos processos.

Num dia de outubro, Paulo Roberto esteve só na sua repartição, pois um de seus colegas estava de f érias e um outro teve um acidente com sua pequena f ilha. Exatamente neste dia recebeu uma correspondência of icial que continha em seu envelope a marcação “Conf idencial”, “Reservado”, “Particular” ou expressão semelhante. Não lembro, recordo-me apenas de que esta correspondência não deveria ser aberta, lida e resumida pelo setor de protocolo (praxe arquivística entre os documentos ostensivos), devendo ser imediatamente entregue ao seu destinatário, pois se tratava de um documento secreto. Contudo, Paulo Roberto, tomado por um arroubo de curiosidade, um desejo ardente de conhecimento que ultrapassaria qualquer limite preestabelecido pela ética prof issional ou social e até mesmo pelos princípios da sobriedade, temperança e conf iança que tanto anunciava, rompeu o lacre do envelope e avidamente o leu.

Depois, envergonhado, se perguntou: – Meu Deus, por onde andará a minha reputação de homem correto, construída através dos anos? Já imaginava os gestos de reprovação dos colegas de trabalho e tinha certeza de que seria f ulminado até mesmo pelo olhar do servente da secretaria.

Por f im, levado por um mix de sentimentos que envolvia humilhação, honestidade e principalmente orgulho f erido, abandonou a repartição onde nunca mais voltaria, nem mesmo para pedir sua aposentadoria. Fiquei sabendo, pouco tempo depois, que Paulo Roberto abrira uma escola de dança na longínqua cidade do Oiapoque (Amapá) e que seus colegas nunca entederam o motivo do abandono do cargo quando f altava tão pouco para se aposentar.

Esclarecimento: Nunca deram por f alta da correspondência que havia chegado às suas mãos por f orça de um erro, pois se Paulo Roberto tivesse percebido para quem estava destinado o documento teria entendido que a correspondência não era destinada ao seu setor.

DE OLHO NA PROVA 64. (Cespe/UnB/Anat el – T écnico Administ rat ivo/2009) Os document os chegam, em det erminado órgão público inst alado em Brasília, de f orma variada. Uns são regist rados e, em seguida, enviados ao dest inat ário, out ros ent ram sem nenhum t ipo de anot ação. Além disso, há aqueles que, at ualment e, ent ram no órgão por meio das t ecnologias da inf ormação (f ax, correio elet rônico). Cada set or de t rabalho organiza seus document os de maneira independent e, sem nenhum t ipo de orient ação e, depois, por f alt a de espaço f ísico ou devido ao f inal do ano civil, esses document os são t ransf eridos para out ro lugar, conhecido, geralment e, como arquivo mort o.

Considerando a sit uação hipot ét ica acima, julgue o it em subsequent e, acerca das t écnicas de arquivament o e dos procediment os administ rat ivos no âmbit o do set or público.

O regist ro dos document os que chegam a um órgão público deve ser f eit o no set or de prot ocolo e consist e na reprodução dos dados do document o dest inada a cont rolar a moviment ação e f ornecer dados de suas caract eríst icas f undament ais aos int eressados.

65. (FCC/T RE-AL – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Aos serviços de prot ocolo cabe, ent re out ras at ividades: a) acondicionar documentos de valor histórico; b) cuidar da tramitação dos documentos; c ) armazenar documentos em f ase intermediária; d) estabelecer regras de acesso aos documentos; e ) aprovar tabelas de temporalidade de documentos.

66. (FCC/T RE-PI – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) Ent re out ras at ribuições relacionadas com os document os de uma inst it uição, ao serviço de prot ocolo cabem: a) o registro e a movimentação; b) o recolhimento e o arquivamento; c ) a emissão de pareceres e a classif icação; d) a eliminação e a reprograf ia; e ) a destinação e a transf erência.

67. (Cespe/UnB/STJ – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2008) Quando ent ra no órgão/inst it uição, o document o deve ser regist rado, o que signif ica ident if icá-lo em um f ormulário próprio ou em um sist ema inf ormat izado que deve cont er a origem, a espécie, o dest ino, o número e a dat a do document o, ent re out ros element os.

68. (Cespe/UnB/FEDF/1996) Recebiment o e classif icação, regist ro, aut uação e cont role da t ramit ação e expedição de document os são at ividades inerent es ao set or de: a) expedição; b) recebimento; c ) registro; d) consulta; e ) protocolo.

69. (Cespe/UnB/Inf raero/1997) Na gest ão de document os corrent es, “o conjunt o de operações visando ao cont role dos document os que ainda t ramit am no órgão, de modo a assegurar a imediat a localização e recuperação dos mesmos, garant indo o acesso à inf ormação” ref ere-se, em arquivíst ica, às at ividades de: a) seleção; b) tratamento; c ) arquivamento; d) avaliação; e ) protocolo.

70. (Cespe/UnB/FEDF/1996) Os document os sigilosos são considerados como: a) ultrassecretos, ostensivos e reservados;

b) ostensivos e reservados; c ) ultrassecretos e secretos; d) ultrassecretos, secretos, conf idenciais e reservados; e ) conf idenciais e reservados.

71. (Cespe/UnB/Caesb/1997) Em um set or de prot ocolo, de acordo com a nat ureza do assunt o: a) somente os documentos contendo a inf ormação de reservado ou de conf idencial são classif icáveis; b) somente os documentos de caráter particular são classif icáveis; c ) os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados, antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários; d) os documentos de natureza sigilosa poderão ser abertos e analisados. antes de serem encaminhados aos respectivos destinatários; e ) os documentos de natureza ostensiva deverão conter um carimbo com a indicação de conf idencial.

72. (Cespe/UnB/CNPq/2003) Em t oda organização pública brasileira, é possível encont rar um set or responsável pelo regist ro e dist ribuição das correspondências produzidas e recebidas, e pela prot ocolização dos processos e sua t ramit ação. Na t radição administ rat iva, apesar da variedade de expressões, esse set or ou at ividade é reconhecido como prot ocolo. Acerca desse t ema, julgue os it ens que se seguem: 1) ( ) A at ividade de prot ocolo é responsabilidade t ípica do arquivo permanent e.

2) ( ) As correspondências de carát er part icular recebidas pelas unidades de prot ocolo deverão ser encaminhadas diret ament e ao dest inat ário.

3) ( ) Além das rot inas de recebiment o, classif icação, regist ro, moviment ação e expedição, cabe t ambém ao prot ocolo f azer a avaliação e eliminação dos document os.

4) ( ) Não é necessário mant er o cont role da expedição de correspondências.

73. (Esaf /Aneel/2004) Assinale a opção que não implica rest rição de acesso: a) documento secreto; b) documento ostensivo; c ) documento conf idencial; d) documento reservado; e ) documento sigiloso.

74. (Esaf /Aneel/2004) Const it uem at ividades de prot ocolo, excet o: a) receber a correspondência e separar a correspondência of icial da particular; b) eliminar a correspondência destituída de valor secundário; c ) controlar o trâmite dos documentos na organização; d) receber a correspondência para expedição;

e ) ler a correspondência e verif icar a existência de antecedentes.

75. (Esaf /MPU/2004) Ent re as at ividades apresent adas a seguir, assinale aquela que não corresponde a uma at ividade desenvolvida nos serviços de prot ocolo: a) registro; b) avaliação; c ) autuação; d) expedição; e ) recebimento.

76. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Considerando as at ividades de prot ocolização de document os, julgue o it em subsequent e.

O procediment o a ser adot ado no caso de recebiment o de correspondência ost ensiva é realizar a abert ura dos envelopes e proceder à leit ura para encaminhament o, observando a exist ência de ant ecedent es.

77. (Cespe /EBC – Analist a/2011) Considerando as at ividades de prot ocolização de document os, julgue o it em subsequent e.

A correspondência cont endo inf ormação sigilosa deve ser encaminhada ao dest inat ário sem que se t enha conheciment o de seu t eor.

78. (Cespe /T RE-ES – Analist a/2011) O curso de um document o, desde a sua produção ou recepção at é o cumpriment o de sua f unção administ rat iva, denominase t ramit ação.

79. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) O regist ro de document os arquivíst icos no prot ocolo consist e na vinculação de met adados ao document o que t ramit ará na organização.

80. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) A correspondência part icular recebida nos serviços de prot ocolo deve ser abert a, regist rada e dist ribuída ao dest inat ário.

Capítulo 5

Tipologia Documental

5.1. Introdução Este capítulo destina-se a abordar a classi cação estabelecida na literatura acerca dos documentos arquivísticos, esquema classi catório este que também é cobrado em provas de concursos da matéria. Tal classi cação não é constituída apenas sob um aspecto ou critério, ou seja, ela se dá por seis categorias, as quais serão apresentadas ao longo deste livro.

5.2. Classificação dos Documentos As categorias de classi cação dos documentos arquivísticos ocorrem quanto: 1. à Entidade Arquivística; 2. ao Gênero dos Arquivos; 3. à Espécie dos Arquivos; 4. à Natureza dos Arquivos; 5. ao Suporte da Informação; 6. aos Valores dos Arquivos.

5.2.1. Classificação quanto à Entidade Arquivística Os arquivos podem ser classi cados segundo a instituição em que estejam inseridos. Note-se que o conceito de entidade é aqui tratado como sinônimo de empresa, instituição ou organização administrativa. A entidade é, assim, a pessoa jurídica produtora e acumuladora de determinado acervo arquivístico. Mas essa entidade não pode ser apenas uma pessoa jurídica, ou seja, é possível ser uma pessoa física. Em ambos os casos, portanto, a entidade arquivística é um organismo que produz e acumula, de forma natural, documentos ao longo de suas atividades. Dessa forma, os documentos

arquivísticos podem ser públicos ou privados.

Arquivos Públicos: são aqueles criados e mantidos por entidades de caráter público, seja na esfera federal, estadual ou municipal, em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias. Por exemplo: Arquivo do Supremo Tribunal Federal, Arquivo da Prefeitura Municipal do Rio de Janeiro, Arquivo do Senado Federal, Arquivo da Secretaria de Administração do Estado da Bahia, entre outros da mesma categoria.

Arquivos Privados: são aqueles criados e mantidos por instituições de caráter particular. Por exemplo: Arquivo do banco Itaú, arquivo da Rede Globo de Televisão, entre outros da mesma categoria.

Observe que o conceito de entidade arquivística está atrelado à natureza jurídica da entidade que gera os documentos: instituição de direito público ou de direito privado.

Pelo fato de serem considerados arquivos públicos, esses documentos são acessíveis aos cidadãos. Desse modo, todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular ou de interesse geral ou coletivo, contidas em documentos de arquivo que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

São ainda considerados públicos os conjuntos de documentos arquivísticos produzidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos como dispõe a Lei Federal no 8.159/1991.

Quanto aos arquivos privados, eles podem ser identi cados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a pesquisa histórica e o desenvolvimento cientí co nacional. Por exemplo: os registros civis da Igreja Católica no Brasil anteriores à vigência do código civil brasileiro. O acesso a esses arquivos privados, apesar de tidos como de interesse público, só poderá ser franqueado mediante autorização do proprietário ou possuidor.

DE OLHO NA PROVA 81. (Cespe/UnB/Censipan/2006) Julgue o it em abaixo como cert o ou errado.

São considerados arquivos públicos os conjunt os de document os produzidos e recebidos – ao longo de suas f unções e at ividades administ rat ivas, legislat ivas e judiciárias – por órgãos e ent idades públicas f ederais, est aduais, do Dist rit o Federal e municipais, por agent es do poder público, empresas públicas, sociedades de economia mist a e por organizações sociais públicas.

5.2.2. Gênero dos Arquivos Os documentos podem ser classi cados quanto ao gênero, segundo o modo em que a informação foi registrada.

Dessa maneira, pode-se destacar o seguinte esquema classi catório referente ao gênero documental: 1. Documentos Textuais – documentos cuja informação esteja em modo escrito ou textual. Os documentos textuais se apresentam, basicamente, manuscritos, datilografados ou impressos. Esses tipos de documentos constituem a grande parte dos acervos arquivísticos administrativos, principalmente no âmbito da Administração Pública. Figuram como exemplos contratos, atas, relatórios, certidões etc. devidamente redigidos e apresentados em texto.

2. Documentos Iconográ cos – são os que têm suas informações em forma de imagem estática. Recebem essa denominação porque apresentam ícones, guras e imagens que não estejam em movimento. Como exemplos podem-se citar as fotogra as (que mais especi camente podem ser chamadas de documentos fotográ cos), negativos, diapositivos, slides, desenhos e demais gravuras, em modo estático. O arquivo fotográ co de um Jornal, a título de ilustração, é considerado um arquivo iconográfico.

3. Documentos Sonoros – aqueles cuja informação esteja em forma de som.

Um arquivo de tas K7, de discos de vinil, de CDs musicais, por exemplo, são arquivos sonoros.

4. Documentos Filmográ cos – todos que possuem suas informações representadas por um lme. Lembre-se do cinema antigo, em que não havia ainda a tecnologia sonora inserida nos lmes daquela época. Há instituições arquivísticas dedicadas apenas ao tratamento de tal tipo de documento.

5. Documentos Audiovisuais – são os que têm suas informações em forma de som e imagem em movimento. Observe que a junção da ideia de documentos sonoros com a de documentos lmográ cos resulta na classi cação dos documentos audiovisuais. Ex.: programas televisivos em

geral.

Nesse sentido, pode-se exempli car esse tipo documental citando os arquivos de emissoras de televisão, a título de ilustração, os quais são constituídos por tas de vídeo VHS, DVDs etc., decorrentes da acumulação de registros próprios de sua produção televisiva.

6. Documentos Informáticos – são os que necessitam do computador para que sejam lidos. Essa leitura se dá através de um software, que tem a capacidade de decifrar as informações em linguagem de máquina (bits e bytes) contidas num hardware e traduzi-las para a linguagem humana. Esse hardware (ou suporte) que comporta as informações pode ser um HD (disco rígido), um CD-ROM, um CD-R, um CD-RW etc.

Eles são também denominados documentos digitais, uma vez que são constituídos por dígitos binários (Zeros e Uns – 0 e 1). Ex.: um arquivo do processador de texto MSWord, da planilha MSExcel, um arquivo de áudio do formato MP3 etc.). Na literatura arquivística, alguns autores também os denominam “documentos eletrônicos”.

7. Documentos Cartográ cos – aqueles que representam, de forma reduzida, uma área maior. Apresentam-se em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográ cas, arquitetônicas ou de engenharia

(mapas, plantas, per s, layouts etc.). Essa denominação para tais tipos de documentos deve-se à Cartogra a, ciência que se dedica, inclusive, ao estudo de áreas e confecção de mapas.

8. Documentos Micrográ cos – arquivos em suporte fílmico resultantes da microrreprodução de documentos. Eles se apresentam como microformas, tais como os micro lmes e as micro chas. A micro lmagem, por exemplo, é a técnica de reprodução de documentos aplicada para a geração desse tipo documental.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Estas categorias classif icatórias podem ocorrer simultaneamente em alguns casos quando, em um determinado documento, existirem características peculiares tanto a um gênero quanto a outro. A história a seguir apresenta tal situação, de modo a f acilitar esse entendimento teórico.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Bebel e seu amorzinho Bebel, uma garota extremamente f esteira, num belo dia em que curtia a T imbalada e o Chiclete com Banana na cidade de Aracaju, f oi f otograf ada junto ao namorado enquanto pinotava e dançava no meio da multidão agitada. Quem a f otograf ou f oi Xuxa, amiga de Bebel, com sua moderna e sof isticada máquina digital. Quando a f esta acabou, Xuxa se encarregou de f azer o download da f oto digital em seu computador e enviá-la por e-mail para Bebel.

Extremamente apaixonada por seu namorado, Bebel começou a dar pinotes de alegria quando recebeu, em sua caixa de e-mail, a imagem que a retratava junto a seu amorzinho.

Porém, momentos depois, ainda com aquela imagem viva em sua cabeça, ainda lembrando do seu namorado, deparou-se com uma questão que a deixou muito conf usa, exatamente no momento em que estava estudando a classif icação do gênero dos documentos arquivísticos, na sua preparação diária para os concursos públicos. Em conversa com a amiga Elba, que também se preparava para concursos, indagou: — Elba, como você f aria para classif icar, de acordo com a teoria da arquivologia, a minha f otograf ia digital com meu amorzinho? Na sua opinião, ela é do gênero iconográfico ou informático?

Então, consultando o livro Arquivologia Facilit ada, Elba f ez questão de ler para Bebel o trecho do livro que tratava do assunto e depois explicou: — Bebel, os gêneros não são excludentes entre si, ou seja, com relação a essa f otograf ia, por exemplo, pode-se af irmar que ela é, ao mesmo tempo, tanto um documento iconográfico — porque é uma imagem estática — quanto um documento informático — porque é um arquivo constituído por uma estrutura digital, manipulado e lido por computador. É esta a disposição contida na teoria e, portanto, é o que devemos f inalmente considerar na hora da prova do concurso.

Após ter lido o livro e visto o quanto Bebel estava dispersa, com olhos de f oca desmamada pensando em seu amor, Elba, então, gritou: — Bebel!!! Preste atenção ao nosso estudo!!!

Bebel, após dar um pinote, agora de espanto, disse para Elba, com um sorriso apaixonado: — Eu já sei qual é o gênero da minha f otograf ia com meu amorzinho. Sabe qual é?

— Sim, é aquilo que já te f alei: iconográfico e inf ormát ico, ao mesmo tempo.

Após um suspiro prof undo, olhando para o céu, Bebel então concluiu: — O gênero da minha f oto com meu amorzinho é o gênero da paixão, o gênero do amor!!!

E assim, enquanto Bebel sonhava acordada com seu príncipe encantado, Elba voltou a estudar no livro Arquivologia Facilitada outros assuntos importantes da matéria do concurso.

DE OLHO NA PROVA 82. (Cespe/UnB/AGU – Agent e Administ rat ivo/2010) Mapas, perf is, desenhos

t écnicos e plant as f azem part e do gênero document al cart ográf ico.

5.2.3. Espécie dos Arquivos Quanto à espécie, os documentos de arquivo podem ser classi cados da seguinte maneira. Esta classi cação considera também a literatura correspondente ao campo do Direito Administrativo, o qual também se dedica ao estudo dos atos administrativos. Desse modo, pode-se classi car os documentos arquivísticos, quanto à espécie, em seis blocos de acordo com Heloísa Bellotto (2004): 1. Atos normativos: expedidos por autoridades administrativas, com a finalidade de dispor e deliberar sobre matérias específicas. Como exemplos podem ser citados medidas provisórias, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas, acórdãos e leis.

2. Atos enunciativos: são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos desta espécie documental são os pareceres, os relatórios e os votos.

3.

Atos de assentamento: são os con gurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências. Exemplos: apostilas, atas, termos.

4. Atos comprobatórios: são documentos que comprovam assentamentos, decisões etc. Como o próprio nome sugere, são direcionados a certi car ou atestar determinadas situações. Temos como exemplo: traslados, certidões, atestados, cópias autênticas ou idênticas.

5. Atos de ajuste: são representados por acordos em que a Administração Pública Federal, Estadual ou Municipal é parte. Exemplos desta espécie de documentos: tratados, convênios, contratos, termos aditivos.

6. Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos em sentido amplo. Temos como exemplos: avisos, cartas, ofícios, memorando, mensagem, edital, intimação, notificação, telegrama, telex, telefax, alvará e circular.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Deve-se destacar aqui que espécie documental é dif erente de tipo documental.

De acordo com Bellotto, enquanto a espécie documental é a conf iguração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das inf ormações nele contidas, o tipo documental é a conf iguração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Observe-se o exemplo a seguir, que tem a f inalidade de distinguir tais categorias teóricas: ESPÉCIE

T IPO

Contrato

Contrato de Aluguel

Relatório

Relatório de Viagem

T ermo

T ermo de Posse

Pode-se perceber que, numa conclusão prática e sintética, o tipo será sempre a junção da espécie e da sua f inalidade intrínseca.

DE OLHO NA PROVA 83. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) Acerca das t ipologias document ais e dos suport es f ísicos, julgue o próximo it em.

Of ícios, memorandos, cart as, t elegramas e e-mails são t ipologias document ais.

Como visto, pode-se dizer que não é complexo o entendimento de tal esquema classi catório. Para tanto, é preciso compreender o sentido e a

nalidade a que se destina determinada espécie documental. É importante a compreensão dessa organização utilizada pela Arquivologia e também pelo Direito Administrativo, uma vez que tal assunto é também cobrado nas provas de concursos públicos, como na questão seguinte.

DE OLHO NA PROVA 84. (Cet ro/Radiobras/2005) Do pont o de vist a da arquivíst ica, as apost ilas, at as, t ermos, aut os de inf ração, caract erizam document os da espécie: a) atos de correspondência; b) atos comprobatórios; c ) atos de ajuste; d) atos de assentamento; e ) atos enunciativos.

5.2.4. Natureza dos Arquivos Quanto à natureza, os documentos arquivísticos são classi cados em especiais ou especializados, conforme a descrição a seguir. É preciso enfatizar, desde já, que é preciso muita atenção para não confundir a natureza do assunto com a natureza dos documentos de arquivo.

Tais de nições são muito diferentes, sendo que a primeira já foi abordada no capítulo relacionado aos protocolos. Apenas para lembrar, mas também com o intuito de reforçar o tópico, foi possível observar naquele capítulo que, segundo a natureza do assunto, os documentos são classi cados em ostensivos e sigilosos, sendo que estes se subdividem em ultrassecretos, secretos e reservados, em conformidade também com os termos da Lei Federal no 12.527/2011, que dispõe sobre a matéria.

Por outro lado, a natureza dos documentos relaciona-se, num primeiro momento, ao material constituinte do acervo e, num segundo momento, ao conteúdo específico do mesmo, da seguinte forma: a) Arquivo especial – aquele que tem sob sua guarda documentos de formas físicas diversas – fotogra as, discos, tas, microformas, slides, disquetes, CDs etc. – e que, por essa razão, merecem tratamento especial não apenas no que se refere ao seu armazenamento, como também ao registro, acondicionamento, controle e conservação.

b) Arquivo especializado – aquele que tem sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana num campo especí co, independentemente da forma física que apresentem, como, por exemplo, os arquivos médicos ou hospitalares, os arquivos de imprensa, os arquivos de engenharia, os arquivos jurídicos, e assim por diante. Esses arquivos são impropriamente chamados por alguns autores de arquivos técnicos.

DICA DO APROVADO Importante: não conf unda arquivo especial com arquivo especializado.

Especial tem sob sua guarda documentos em diversos tipos de suportes.

Especializados são aqueles que têm sob sua guarda documentos resultantes de um campo específ ico da experiência humana, independentemente do suporte que apresentem.

Há muitas questões de concursos públicos que abordam esse assunto, como a que é exemplificada a seguir.

DE OLHO NA PROVA 85. (Cespe/UnB/Crea-DF/2003) Consubst anciam-se como especializados os arquivos (julgar cert o ou errado): 1) ( ) médicos; 2) ( ) de engenharia; 3) ( ) audiovisuais; 4) ( ) iconográf icos; 5) ( ) em suport e CD.

5.2.5. Suportes de Informação Suporte, na acepção arquivística, é a base em que a informação é registrada. Entende-se por suporte, nesse sentido, qualquer meio utilizado para gravar ou registrar a informação. O papel é ainda hoje o suporte mais utilizado, notadamente nos arquivos administrativos do Poder Público, mas não é o único. No passado, por exemplo, tivemos o pergaminho e o papiro como suportes muito utilizados. Com o avanço das novas tecnologias ligadas à informática, é cada vez maior o número de instrumentos capazes de servir de base informacional. Dentre os meios mais utilizados, podemos destacar os disquetes (hoje já praticamente em desuso), HDs, discos ópticos (CDs), tas

VHS (hoje pouco utilizadas), pen-drives, entre uma gama cada vez mais crescente no decorrer dos tempos. É preciso lembrar aqui que, como abordado no primeiro capítulo deste livro, o suporte sozinho não é considerado documento. É preciso que ele contenha uma informação signi cativa para que adquira tal status. Trata-se daquela fórmula apresentada no início:

A seguir observe as guras que representam alguns tipos de suportes de informação e responda à questão de concurso a seguir sobre este assunto.

DE OLHO NA PROVA 86. (Cespe/UnB/PGR-DF/2005) Julgue cada it em a seguir como cert o ou errado.

1) ( ) Os document os produzidos no âmbit o da inst it uição, mesmo que não est ejam em suport e papel, são considerados document os de arquivo.

2) ( ) Os arquivos são const it uídos apenas por document os em suport e papel.

5.3. Valores dos Arquivos Refere-se, em termos práticos, à utilidade que um documento tem ou pode vir a ter para uma instituição. Assim, um arquivo costuma ter uma utilidade administrativa ou também uma importância histórica, constituindo-se como um elemento de memória organizacional. a) Valor Primário ou Administrativo Qualidade inerente às razões de criação de todo documento, em decorrência das atividades de uma instituição. O mesmo que valor imediato do documento, também conhecido por valor funcional. São documentos de valor imediato e de guarda temporária aqueles que podem ser eliminados, sem prejuízo para a coletividade ou memória de uma instituição. b) Valor Secundário ou Histórico Qualidade informativa que um documento pode possuir depois de esgotada sua utilização primária (vigência administrativa). O mesmo que valor mediato do documento. São documentos de valor mediato e de guarda permanente aqueles que devem ser preservados por força das informações neles contidas, como fonte de pesquisa para a história e memória de uma instituição.

DICA DO APROVADO Todo e qualquer documento arquivístico terá um valor primário, por possuir alguma razão f uncional que justif ica sua existência, mas nem todos os documentos terão valor secundário, pois somente uma minoria da massa documental acumulada merecerá ser arquivada permanentemente. Pode-se, por f im, em termos gerais, relacionar o valor administrativo às idades corrente e intermediária, sendo o valor histórico relativo à idade permanente.

DE OLHO NA DOUT RINA Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e valores secundários, para outras entidades e utilizadores privados. Os documentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um órgão f oi criado – administrativos, f iscais, legais e executivos. Esses usos são, é lógico, de primeira importância. Mas os documentos of iciais são preservados em arquivos por apresentarem valores que persistirão por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores serão de interesse para outros que não os utilizadores

iniciais.

Font e: Schellenberg (2006, p. 180).

DE OLHO NA PROVA 87. (Cet ro/Radiobras/2005) De acordo com a t eoria arquivíst ica, é corret o considerar como valores primários do document o os valores: a) administrativo, f iscal ou jurídico; b) histórico e inf ormativo; c ) de pesquisa e inf ormativo; d) permanente e histórico; e ) corrente e probatório.

Ao nal deste quinto capítulo, faz-se de fundamental importância a apresentação do quadro a seguir, a m de sintetizar e complementar os conceitos e definições anteriormente estudados: Classif icação dos document os quant o a: SUPORT E: Papel Disco magnético Disco óptico (CD) Película f otográf ica Filme Fita magnética

ESPÉCIE Relatório Edital Contrato Ata

T IPO Relatório de auditoria Edital de licitação Contrato de trabalho Ata de reunião

FORMA Original Rascunho Minuta

FORMAT O Livro Caderno Códice (livro de registro) Microf icha

GÊNERO T extual Iconográf ico Sonoro Filmográf ico Audiovisual Inf ormático Cartográf ico Micrográf ico

ENT IDADE Público

NAT UREZA Especial

VALORES Primário

Privado

Especializado

Secundário

DE OLHO NA PROVA 88. (FCC/T RE-AL – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Relat ório, relat ório de viagem, rascunho, f ilme e livro são, respect ivament e, exemplos de: a) gênero, f ormato, suporte, espécie e tipo; b) f orma, f ormato, gênero, tipo e espécie; c ) suporte, f ormato, espécie, gênero e tipo; d) espécie, tipo, f orma, suporte e f ormato; e ) tipo, espécie, f ormato, suporte e gênero.

89. (Cespe/UnB/Caesb/1997) Os document os de arquivo possuem det erminadas caract eríst icas que os dif erenciam de out ros document os. Com ref erência ao t ipo de suport e, o conjunt o f ormado pelas f ot ograf ias, diaposit ivos, desenhos e gravuras exist ent es no acervo da Caesb são def inidos document os: a) iconográf icos; b) micrográf icos; c ) f otográf icos; d) de valor primário; e ) cartográf icos.

90. (Cespe/UnB/STJ/2004) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: Quant o ao gênero, na cat egoria de document os iconográf icos, inserem-se os desenhos, os negat ivos, os diaposit ivos, as f ot ograf ias e as gravuras.

91. (Cespe/UnB/T RE-AL/2004) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: Além dos document os t ext uais, os arquivos ocupam-se do gerenciament o e arquivament o de document os pert encent es ao gênero iconográf ico, f ilmográf ico e sonoro.

92. (Cespe/UnB/PGR-DF/2005) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: Conf orme suas caract eríst icas, sua f orma e seu cont eúdo, os document os mant idos em um arquivo são classif icados segundo a nat ureza do assunt o e o gênero. Document os manuscrit os são classif icados como t ext uais, document os com imagens est át icas são classif icados como iconográf icos e document os que demandam medidas especiais de salvaguarda para cust ódia e divulgação são classif icados como sigilosos.

93. (Cespe/UnB/MEC/2005) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: As espécies document ais inseridas nos at os enunciat ivos incluem os pareceres e

relat órios.

94. (Cet ro/Radiobras/2005) Em relação ao gênero cart ográf ico é corret o af irmar que inclui document os como: a) litogravuras; b) plantas; c ) desenhos; d) diapositivos; e ) cromos.

95. (Cet ro/Radiobras/2005) É corret o af irmar que rolo de microf ilme e jaquet a de microf icha são document os do gênero: a) f ilmográf ico; b) projeto; c ) textual; d) iconográf ico; e ) micrográf ico.

96. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca de t ipologias document ais e suport es f ísicos, julgue o it em subsequent e.

O plano de ação anual é uma espécie document al que pode ser t ransf ormada em um t ipo document al.

97. (Cespe/TJ-ES – Analist a Judiciário/2011) Com relação à análise t ipológica dos document os de arquivo, julgue o próximo it em.

A t ransf ormação da espécie document al em t ipo document al acont ece quando é agregada à espécie document al a at ividade/f unção/razão f uncional que gerou o document o.

98. (Consulplan/T SE – T écnico Judiciário/2012) Os document os públicos e not ariais podem ser divididos em cat egorias. À cat egoria de document os disposit ivos ref ere-​s e o(a) a) auto; b) ato; c ) ata; d) dossiê.

99. (Consulplan/T SE – T écnico Judiciário/2012) “Bolet im de ocorrência e cert idão de nasciment o conf iguram-se como exemplos de ____________ document al.” Assinale a alt ernat iva que complet a corret ament e a af irmat iva ant erior. a) f orma; b) espécie; c ) f ormato; d) tipo.

100. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) De acordo com o gênero, os document os de arquivo podem ser ident if icados como: a) técnicos, administrativos, culturais e históricos; b) masculinos, f emininos e neutros; c ) pessoais, institucionais, públicos e privados; d) textuais, iconográf icos, sonoros e audiovisuais; e ) correntes, centrais, intermediários e permanentes.

Capítulo 6

Microfilmagem

6.1. Introdução à Microfilmagem Muitas vezes, nas instituições, há a necessidade de se alterar o suporte de determinados conjuntos de documentos. Tal alteração de suporte é também conhecida como atualização de arquivo, isto é, a informação de documentos originais é migrada para outros tipos de suporte, como o micro lme, por exemplo. As principais técnicas de atualização de arquivo são a micro lmagem e a digitalização, sendo que esta será objeto de estudo no próximo capítulo deste livro, relacionado à automação arquivística.

Em todo caso, é importante salientar que, antes de qualquer proposta de alteração de suporte de arquivo, devem ser considerados fatores relacionados a questões legais, principalmente, além de também serem necessários estudos de viabilidade econômica do projeto.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO DIGIT ALIZAÇÃO Processo de conversão de um documento para o f ormato digital por meio de dispositivo apropriado, como um scanner.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

Micro lmagem é uma técnica que permite criar uma cópia do documento em gênero micrográfico (microfilme ou microficha).

O micro lme é o produto resultante do processo de reprodução por micro lmagem. É, nesse sentido, uma imagem reduzida de uma forma maior; é, portanto, o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um

documento.

No âmbito do processo de reprodução de documentos microfilmagem, podem ser considerados dois modais distintos:

por

1a Estratégia – Micro lmagem de Substituição – É aplicada quando o objetivo é microfilmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a nalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os arquivos de outro suporte (por exemplo, papel) pelo micro lme. É aplicada no âmbito dos arquivos correntes e intermediários.

Tais rolos de micro lme serão, então, o novo suporte da informação contida anteriormente nos outros documentos. Essa estratégia é perfeitamente possível porque a legislação brasileira autoriza a micro lmagem e reconhece que o micro lme possui a mesma força probante dos originais inclusive em juízo.

2a Estratégia – Micro lmagem de Preservação – É aplicada quando o objetivo é micro lmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a nalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo. É aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que são arquivados os documentos históricos. Os originais dos documentos considerados de valor permanente jamais poderão ser eliminados, por força da legislação em vigor. Portanto, mesmo já micro lmados, tais documentos deverão permanecer arquivados também em sua forma original.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Chama-se de microf ilme de segurança, aquele que serve de cópia de segurança, devendo ser armazenado em local distinto daquele dos originais, de pref erência em câmara de segurança.

DE OLHO NA PROVA 101. (Cespe/UnB/AGU – Agent e Administ rat ivo/2010) O microf ilme de subst it uição é aquele que serve à preservação das inf ormações cont idas em document os que são eliminados, t endo em vist a a racionalização e o aproveit ament o de espaço.

DICA DO APROVADO

Na microf ilmagem, principalmente na estratégia de preservação, utilizam-se rolos de f ilmes constituídos por sais de prata, uma espécie de material químico destinado a prolongar o tempo de vida útil dos microf ilmes. Esse tipo de f ilme, de acordo com pesquisas científ icas, possui uma expectativa de vida útil de até 500 (quinhentos) anos, se f or conservado em condições adequadas de armazenamento (20oC e 40% UR – umidade relativa).

O micro lme, após produzido, deve ser lido através de máquinas leitoras de micro lme ou micro cha. Tais equipamentos também permitem a geração de uma cópia em papel do documento micro lmado, de modo análogo ao que acontece com uma impressora de computador.

A seguir está apresentado o fluxo básico do processo de microfilmagem:

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Selecionadas as séries documentais a serem objeto da microf ilmagem, é necessário que haja uma etapa preliminar de organização, de preparação dos arquivos para a microf ilmagem, isto é, devem ser retirados grampos metálicos, verif icadas as páginas dos documentos, entre outros aspectos de tratamento documental.

Podem ser enumeradas as seguintes vantagens do uso da microfilmagem: 1) Validade legal: a micro lmagem é um processo de reprogra a autorizado pela Lei Federal no 5.433/1968 e pelo Decreto Federal no 1.799/1996. Isto confere ao micro lme o mesmo valor legal do documento original, inclusive em juízo.

2) Redução de espaço: no modal de substituição, a micro lmagem é capaz de anular a necessidade de serem mantidos os arquivos em suportes convencionais, como o papel. Uma vez micro lmados, os documentos

poderão ser eliminados, desde que não sejam arquivos históricos.

3) Segurança: por determinação legal, para cada micro lme produzido deverá ser extraído um lme cópia, que deverá ser armazenado em local distinto do lme original. Isto contribui para a segurança da informação microfilmada.

4) Preservação longa: respeitando-se as normas técnicas da micro lmagem e observando-se medidas adequadas de acondicionamento, conservação e manuseio, os microfilmes podem perdurar por longos tempos.

DE OLHO NA PROVA 102. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2009) A t ecnologia que t em qualidade arquivíst ica e que f oi regulament ada pelo Decret o no 1.799, de 30/1/1996, é a microf ilmagem de document os of iciais, abrangendo qualquer espécie ou em qualquer suport e. A microf ilmagem t em de ser realizada em f ilme original, com o mínimo de 180 linhas de def inição, garant idas a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. No ent ant o, para ef eit o de segurança, há obrigat oriedade da ext ração de f ilme: a) nitrato; b) jaqueta; c ) máster; d) sépia; e ) cópia.

Mas não há só vantagens no âmbito da micro lmagem: a desvantagem destacada pela literatura arquivística é o alto custo exigido por toda a cadeia do processo, principalmente relacionado à aquisição e manutenção de máquinas de micro lmagem, leitoras e impressoras de micro lmes. Porém, a relação custo/benefício pode ser bastante interessante e favorável para a instituição, a depender da análise de diversos aspectos e variadas situações, fato que pode justi car ou não a adoção e implementação de tal tecnologia da informação na organização. É importante destacar que, muito além de questões nanceiras, é fundamental que a instituição analise outros aspectos inerentes ao seu próprio contexto, isto é, suas próprias necessidades e seus objetivos relativamente à microfilmagem.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: Relativamente à digitalização, o acesso na microf ilmagem ocorre de f orma menos ef iciente. Isto porque, na microf ilmagem tradicional, o acesso é realizado de modo individual, e na digitalização o acesso é mais dinâmico e veloz devido às redes de computadores, que permitem acesso multiusuário. Isto signif ica que, na digitalização, um documento pode ser acessado ao mesmo tempo, de locais distintos, por várias pessoas. Para solucionar tal def iciência da microf ilmagem, a instituição pode adotar uma estratégia de digitalização de microfilmes, no sentido de ampliar o acesso a tais documentos.

Para complemento do estudo deste capítulo, devem ser observadas a Lei Federal no 5.433 de 1968 e o Decreto Federal no 1.799 de 1996 para maior conhecimento sobre a microfilmagem, além da Resolução no 10, do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq – que dispõe sobre a necessária utilização de sinaléticas no processo de micro lmagem. Tal legislação comentada é apresentada no Capítulo 9 deste livro.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Sonia tinha 84 anos, era f otógraf a e virgem. Desde muito jovem, quando ganhou a primeira máquina f otográf ica, sua vida nunca mais f oi a mesma. T udo era motivo para um flash: aniversários, f ormaturas, casamentos, bodas etc. Enf im, não se passava uma só semana sem que Sônia tirasse pelo menos umas 100 f otos. Isto porque Sonia era a mais velha de sete irmãos que, ao contrário dela, casaram e tiveram muitos f ilhos, netos e bisnetos. Sonia tinha como única companhia a sua máquina f otográf ica.

Já havia recusado convites para morar com todos os irmãos, que se preocupavam com o f ato de ela morar sozinha. Para que não se sentisse só e também por ser muito querida, Sonia era convidada para todos os eventos de sua numerosa f amília. Porém sua memória f otográf ica estava comprometida, pois no seu acervo constavam f otos muito antigas que estavam se deteriorando com o passar do tempo, apesar de todo o cuidado e carinho que dispensava a elas. Uma de suas sobrinhas-netas, que estudava para concursos, percebendo sua angústia em relação às f otograf ias, acalmou sua tia-avó dizendo que existia uma técnica de atualização de arquivos que permitia criar uma cópia do documento em f ormato micrográf ico (microf ilme ou microf icha), muito ef icaz para a preservação prolongada de documentos. Salientou que ela precisaria apenas de leitoras de microf ilme ou leitoras de microf icha que, por sua vez, permitiriam a geração de uma cópia em papel do documento microf ilmado. Além disso, inf ormou que essa estratégia seria muito boa no sentido também do ganho considerável de espaço. Disse ainda que, para organizar o arquivo de microf ilmes, havia móveis de arquivo próprios que permitiriam a localização dos documentos de f orma simplif icada, pois cada rolo deveria conter um índice que tornaria f ácil a consulta.

Portanto, sua tia-avó teria como vantagens: 1) Redução de espaço f ísico ocupado pelas f otos; 2) Acesso f acilitado;

3) Segurança; 4) Preservação das f otograf ias; 5) Validade Legal.

O rosto de Sonia subitamente resplandeceu, pois sua sobrinha-neta havia dado a solução para o maior conf lito de toda a sua existência. Pelo f ato de haver muitas f otos, o processo de microf ilmagem f oi demorado e também muito caro, mas nada que of uscasse o brilho de sua alegria.

DE OLHO NA PROVA 103. (Codevasf /T écnico/2009) O processo de imagens f ot ográf icas de um document o em t amanho alt ament e reduzido é denominado: a) complementagem; b) inventário; c ) capitalização; d) digitalização; e ) microf ilmagem.

104. (Cespe/UnB/T RT – 17 a Região/2004) Na solução de problemas de mudança de suport e, para f ins de guarda prolongada de document os, a lit erat ura arquivíst ica recomenda o uso de: a) disco óptico; b) f ita magnética; c ) disco rígido; d) f ilme de sais de prata; e ) pergaminho.

105. (Cesgranrio/BNDES/2002) Um Arquivo Público Municipal acabou de comprar uma digit alizadora de microf ilmes. O equipament o, que permit e armazenar as inf ormações microf ilmadas em qualquer suport e inf ormát ico, f oi incorporado ao arquivo como um complement o ao projet o de microf ilmagem de arquivos corrent es, ainda em curso. Com t al equipament o, espera-se poder divulgar e consult ar os document os at ravés de t erminais em rede e de CD-Roms, preservando o microf ilme.

Nessa sit uação específ ica, a conf ecção de um f ilme cópia, a part ir do f ilme original: a) é obrigatória por Lei e os rolos devem ser armazenados em locais dif erentes por questões de segurança; b) é desnecessária, já que o arquivo pode atender melhor os consulentes através das cópias eletrônicas; c ) é desnecessária se uma cópia em CD-Rom f or depositada junto ao cartório de títulos e documentos; d) é necessária para garantir a consulta em caso de pane do sistema inf ormático; e ) é desnecessária porque apenas duplicaria tanto os custos do processo como o do espaço climatizado para o armazenamento.

106. (Cesgranrio/BNDES/2002) De acordo com o Decret o no 1.799 de 1996, que regulament a a Lei no 5.433 de 1968, sobre a microf ilmagem de document os of iciais, microf ilmagem é: a) um processo de reprodução em f ilme, de documentos, dados, e imagens, por meios f otográf icos ou eletrônicos; b) um processo de reprodução f otográf ica, de quaisquer documentos em graus de redução ínf imos; c ) um processo de reprodução em f ilme ou em microf ichas, de documentos arquivísticos com grau de redução de 96,5%; d) qualquer processo de reprodução ótica de documentos e imagens com grau de redução superior a 95%; e ) qualquer processo de transf erência de quaisquer inf ormações documentais para suportes mais reduzidos.

107. (Cesgranrio/BNDES/2002) Os originais dos document os públicos microf ilmados, de acordo com a legislação: a) não poderão ser eliminados, no caso de documentos trabalhistas ou contábeis; b) não podem ser eliminados se o descarte não estiver previsto na Tabela de T emporalidade do órgão responsável pelos arquivos; c ) devem aguardar que uma cópia do microf ilme seja depositada no Arquivo Nacional para que se proceda à eliminação; d) podem ser eliminados imediatamente após a conf ecção do microf ilme, se este estiver de acordo com as normas legais; e ) poderão ser eliminados 90 dias após a publicação do Termo de Eliminação de Documentos no Diário Of icial da competência do órgão.

108. (Cesgranrio/BNDES/2002) Os símbolos de microf ilmagem apresent ados na f igura abaixo são:

a) esporádicos; b) correntes; c ) f acultativos; d) obrigatórios;

e ) intermediários.

109. (Cespe/UnB/T RE/GO – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) Com relação à alt eração do suport e da inf ormação em arquivos, assinale a opção corret a. a) A atual legislação somente autoriza a eliminação de documentos permanentes após sua reprodução por meio dos processos de microf ilmagem ou digitalização, desde que garantida a autenticidade da cópia. b) Qualquer proposta de alteração de suporte das inf ormações arquivísticas deve levar em consideração as questões legais, garantias jurídicas, normalização de procedimentos, padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira. É necessário considerar, ainda, as peculiaridades de cada órgão, além de realizar estudos de viabilidade econômica. c ) As vantagens da alteração do suporte de documentos de arquivo, incluem: agilizar o arquivamento das inf ormações por tornar desnecessária a organização dos documentos; f acilitar o intercâmbio com outras entidades; proporcionar acesso às inf ormações em redes; reduzir a ocupação e melhorar o aproveitamento do espaço; reduzir custos de manutenção. d) Apesar de ser um processo de reprodução de documentos tradicionalmente muito utilizado, a microf ilmagem não deve ser realizada quando houver intenção de eliminar os originais, pois tal processo não pode, em circunstância alguma, ter validade em juízo.

100. (Esaf /Aneel/2004) O único meio de reprodução que possui respaldo legal regulament ando o conjunt o de suas at ividades é o(a): a) digitalização; b) scanneamento; c ) microf ilmagem; d) arquivamento; e ) computadorização.

111. (Cespe/UnB/T RT – 17 a Região/2009) A microf ilmagem de document os acarret a a necessidade de eliminação do original, mesmo que o document o t enha valor secundário.

112. (Cespe/UnB/TJ-DF/2008) Acerca da microf ilmagem, da gest ão de document os elet rônicos e da digit alização de document os arquivíst icos, julgue os it ens a seguir.

A microf ilmagem pode ser f eit a em qualquer grau de redução, desde que garant ida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

113. (Cespe/UnB/Ant aq/2009) Acerca da legislação arquivíst ica brasileira, julgue o it em a seguir: Na microf ilmagem, pode ser ut ilizado qualquer grau de redução, devendo o armazenament o do f ilme original ser f eit o em local dif erent e daquele em que se encont ra o respect ivo f ilme-cópia.

114. (FCC/T RT – 3a Região/2009) Dent re as vant agens da microf ilmagem, é corret o

apont ar o f at o de: a) permitir reprodução policromática; b) of erecer segurança e durabilidade; c ) ter equipamentos baratos de leitura; d) não ser regulamentada por lei; e ) admitir intervenção na imagem captada.

115. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2008) Um T écnico de Arquivo que est á iniciando suas at ividades no Banco Rio de Janeiro deve desenvolver t aref as relacionadas à microf ilmagem de um conjunt o de document os import ant es para a preservação da memória da inst it uição. Assim, alguns it ens como: a ident if icação do det ent or dos document os a serem microf ilmados; o número do microf ilme; o local e a dat a da microf ilmagem; o regist ro no Minist ério da Just iça; a ordenação, ident if icação e resumo da série de document os a serem microf ilmados; a menção, quando f or o caso, de que a série de document os a serem microf ilmados é cont inuação da série cont ida em microf ilme ant erior; a ident if icação do equipament o ut ilizado, da unidade f ilmada e do grau de redução; o nome por ext enso, qualif icação f uncional, se f or o caso, e assinat ura do det ent or dos document os a serem microf ilmados, e o nome por ext enso, qualif icação f uncional e assinat ura do responsável pela unidade, cart ório ou empresa execut ora da microf ilmagem, são element os da: a) imagem de abertura; b) revisão de processamento; c ) identif icação de f idelidade; d) menção de legibilidade; e ) densidade de resolução.

116. (FCC/T RT – 11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) Para a microf ilmagem de arquivos of iciais, a legislação brasileira a) determina o uso de um único grau de redução (10%), a f im de garantir a legibilidade e a qualidade da reprodução; b) autoriza cortes no f ilme original para inserção de imagens que, por problema técnico ou f alha operacional, não apresentarem legibilidade; c ) veda a utilização de f ilmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a conf ecção do original quanto para a extração de cópias; d) permite a eliminação dos documentos de valor permanente, uma vez verif icada a qualidade da reprodução obtida; e ) recomenda o armazenamento do f ilme original e do f ilme cópia no mesmo ambiente, a f im de submetê-los às mesmas condições de temperatura.

117. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Acerca da microf ilmagem de document os de arquivo, julgue o próximo it em.

A microf ilmagem de document os da administ ração pública classif icados como permanent es é proibida pela legislação arquivíst ica brasileira.

118. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A respeit o de microf ilmagem, julgue o it em que segue.

A adequada ut ilização da microf ilmagem depende, em primeiro lugar, da organização arquivíst ica dos document os e do est abeleciment o de crit erioso programa de avaliação.

119. (FCC/T RT – 1a Região-RJ – Analist a Judiciário/2011) A f im de of erecer inf ormações t écnicas import ant es sobre a microf orma, inserem-se nos f ilmes as chamadas a) advertências; b) etiquetas; c ) sinaléticas; d) jaquetas; e ) f ichas.

120. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Para prot eger os document os de valor permanent e, impedindo seu uso e manuseio const ant es, ut iliza-se a microf ilmagem de a) substituição; b) preservação; c ) complemento; d) ref erência; e ) distribuição.

Capítulo 7

Automação/GED

7.1. Introdução à Automação Arquivística A partir do advento da informática, as técnicas de tratamento dos arquivos vêm contando cada vez mais com soluções automatizadas de gestão documental. As tecnologias modernas de informação, representadas principalmente pelos computadores e suas altas capacidades de processamento de dados, contribuem, de forma decisiva, para uma gestão ainda mais eficiente de arquivos institucionais.

Dessa forma, deve-se entender que o computador é e caz ao extremo para a gestão exata e rápida de grandes massas de informação, assim como para implantar novos sistemas de organização e gestão da informação, bases de dados e de conhecimentos. Deve ser visto, então, como um apoio importante nos processos de armazenamento e recuperação de informações arquivísticas.

Nenhum dos processos técnicos e pro ssionais pode se sustentar, na atualidade, sem a estrutura proporcionada pelas tecnologias automatizadas.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: A inf ormatização do tratamento dos arquivos não substitui ou anula os princípios e as técnicas do tratamento documental arquivístico. A gestão automatizada, mediada por estruturas computadorizadas, deve ser encarada, portanto, como um mecanismo importante e dinâmico de auxílio à gestão documental.

Nesse sentido, no campo da gestão informatizada ou automatizada, surge o conceito de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos. O GED, que por muitos é chamado também de Gestão Eletrônica de Documentos, é um conjunto de tecnologias que permite o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos. Tais documentos podem ser das mais variadas

origens e mídias, como papel, micro lme, som, imagem e mesmo arquivos já criados na forma digital.

DE OLHO NA PROVA 121. (Cesgranrio/BNDES/2002) As inf ormações cont roladas pela GED: a) são exclusivamente arquivadas em meios inf ormáticos; b) podem ser inf ormações criadas, revisadas e arquivadas em papel; c ) podem ser inf ormações digitais, gerenciadas em papel; d) só se aplicam aos documentos eletrônicos; e ) necessitam ser escaneadas para terem validade legal.

O GED é formado por uma gama de tecnologias, das quais, por ora, podem ser destacadas: 1) Document Management (DM) 2) Document Imaging (DI) 3) Records and Information Management (RIM) 4) Workflow No próximo item serão dadas as de nições e algumas características gerais dessas tecnologias.

O GED, dessa forma, é um conjunto de procedimentos informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental.

Como vantagens da automação da cadeia de procedimentos arquivísticos para a instituição, através da implantação do GED, pode-se citar: • Redução de custos com cópias.

• Maior rapidez na localização de documentos.

• Múltiplo acesso para a mesma informação.

• Aproveitamento de espaço físico.

• Aumento da produtividade.

• Mais agilidade nas transações entre organizações.

7.2. Tecnologias de Automação Arquivística Conforme citado no item anterior, dar-se-á destaque agora às principais tecnologias de automação arquivística, que compõem o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED. Podem ser destacadas as

quatro a seguir: 1) DM – Document Management Gerenciamento de documentos digitais. Todos os documentos criados eletronicamente precisam ser gerenciados. O DM controla o acesso aos documentos, ensejando maior segurança e atribuindo localizadores lógicos, como a indexação. O foco é o controle das versões dos documentos, as datas das alterações feitas pelos respectivos usuários e o histórico da vida do documento da empresa. A tecnologia automatizada DM, implementada pela GED, é uma grande contribuição à arquivística, inclusive com relação à automação do setor de protocolo.

2) DI – Document Imaging Gerenciamento da imagem dos documentos, isto é, documentos digitalizados. O grande número de documentos em papel ou micro lme se utiliza da tecnologia de imagem para agilizar os processos de consulta, processamento e distribuição de documentos. O DI usa programas de gerenciamento para arquivar e recuperar documentos. Emprega equipamentos especí cos para a captação, armazenamento, visualização, distribuição e impressão das imagens dos documentos. É importante também diferenciar digitalização de digitação. A tecnologia de DI consiste na imagem do documento captada através de scanners, como já observado anteriormente. Esses equipamentos simplesmente convertem os documentos em papel ou micro lme, por exemplo, para uma mídia digital. A imagem gerada é um mapa de bits (dígitos binários), não existindo uma codi cação por caracteres, diferentemente da digitação, em que há codi cação de cada letra do texto por um teclado.

A digitalização, processo constante do conceito de DI, pode ser de nida como a reprodução, por varredura eletrônica, de documentos já existentes em outros suportes, permitindo a visualização do documento em um terminal ou sua impressão em papel. Esta técnica permite à instituição novas possibilidades de acesso à informação, pois os documentos poderão ser

disponibilizados na intranet ou até mesmo na internet, podendo ser acessados simultaneamente por diversos usuários, sem a necessidade de se buscar o documento original no local em que está arquivado. A digitalização, assim, foca primordialmente a questão do acesso mais ágil aos arquivos.

Os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico preliminar, caso contrário seria digitalizada uma documentação em estado caótico, fato que decisivamente implicaria o aumento de despesa e problemas futuros para a instituição.

Por m, as imagens digitais dos documentos digitalizados são indexadas, através de descritores e metadados, e arquivadas eletronicamente no sistema de GED, tornando-se acessíveis para os usuários.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO MET ADADOS Dados estruturados e codif icados que descrevem e permitem acessar, gerenciar, compreender e/ou preservar outros dados ao longo do tempo.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

De forma sintética, para uma melhor visualização da cadeia do processo de digitalização, são apresentadas as seguintes ilustrações:

Para assegurar que as imagens digitais dos documentos digitalizados sejam preservadas e acessadas no futuro, é imprescindível a adoção de metodologias de migração dessas informações digitais para novas mídias e suportes, no sentido de evitar a ação da obsolescência tecnológica. Tais processos de migração são também conhecidos como conversão, atualização e reformatação.

DICA DO APROVADO CUIDADO: Em oposição à microf ilmagem, que possui legislação específ ica regulamentando o conjunto de suas atividades, como observado no capítulo anterior, o GED não permite que a instituição elimine completamente seus arquivos em suporte papel. Mesmo digitalizados, os originais em suporte papel devem ser arquivados para f ins de prova em juízo, pois a digitalização não é totalmente aceita pela legislação brasileira vigente. Além disso, os documentos considerados de valor histórico, mesmo digitalizados, não podem ser objeto de eliminação, de f orma semelhante ao que acontece no âmbito da microf ilmagem.

DE OLHO NA PROVA 122. (Cespe/UnB/T RE-MT – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Assinale a opção corret a com relação à microf ilmagem e ao uso das novas t ecnologias. a) A microf ilmagem permite a redução do espaço f ísico na guarda de documentos, mas o seu uso ainda é restrito devido à não aceitação do microf ilme como prova legal. b) A migração de suportes é uma técnica importante para combater a rápida obsolescência dos sof tware e hardware, que compromete a preservação de documentos digitais. c ) A digitalização de documentos é vantajosa, pois permite o acesso múltiplo e simultâneo aos documentos e, além disso, possui ampla aceitação legal. d) A opção pelo uso da microf ilmagem deve embasar-se apenas no exame dos custos ou da economia decorrentes de seu emprego. e ) A microf ilmagem, por limitações técnicas, é restrita aos documentos em suporte papel.

3) RIM – Records and Information Management É o gerenciamento do ciclo de vida do documento, de forma automatizada por meio de softwares especí cos, independentemente da mídia em que ele se encontra. O gerenciamento informatizado da criação, armazenamento, processamento, manutenção, disponibilização e até descarte dos documentos são controlados pela categorização de documentos e tabelas de temporalidade.

4) Workflow É a gestão dos uxos de trabalho. É a tecnologia que permite gerenciar de forma proativa qualquer processo de negócio das empresas. Garante o acompanhamento constante de todas as atividades e um aumento de produtividade com objetividade e segurança. O workflow também atua como um integrador de vários sistemas e tecnologias específicas.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Evanildes Soares era a f ilha mais velha de Carlos Alberto que, após a morte de sua primeira esposa, casou-se com Telma, que recebeu Eva como se sua f ilha f osse. Telma, f ilha única de um rico comerciante português que f izera f ortuna com a Revolução de 1930, pouco tempo depois do casamento deu à luz Rosângela Cláudia.

Eva e Claudinha, como carinhosamente a chamavam, eram grandes amigas, do tipo “unha e carne”, conf orme a expressão popular. Na igreja eram conhecidas como a versão f eminina de Cosme e Damião, tamanha era a cumplicidade das garotas. Com o passar dos anos, a amizade só crescia, principalmente com a morte do pai de ambas, o Dr. Carlos Alberto, que assumira a f ortuna da f amília de Telma e a multiplicara. Dois meses depois, sobreveio outro grande

inf ortúnio f amiliar: a morte de Telma, mãe de Rosângela Cláudia e, com ela, o f im da amizade das garotas.

Rosângela Cláudia acreditava que, se a herança f osse dividida em partes iguais, ela estaria sendo lesada, uma vez que a f amília de sua mãe já era rica antes desta casar-se com Dr. Carlos Alberto; ao contrário da f amília de Evanildes, que era pobre, paupérrima, sem eira nem beira. Evanildes ouvia, assustada, do advogado da f amília a tese da irmã gananciosa.

A questão f oi parar nos tribunais, onde as irmãs brigavam pelo quinhão que lhes cabia da imensa f ortuna. Ambas chegaram a se declarar inimigas mortais por causa da disputa.

Rosângela Cláudia alegava poder comprovar tudo o que af irmava por meio de documentos digitalizados da f amília; porém, os originais desses arquivos se perderam num incêndio jamais esclarecido pelos peritos. Deconhecendo a causa do incidente, suspeitavam de que Evanildes o tivesse provocado.

O juiz chamou um arquivista para elucidar a questão, perguntando se os documentos em questão possuíam valor probante.

O arquivista se pronunciou da seguinte f orma: “Excelentíssimo Senhor Juiz, antes de responder à questão, é preciso primeiramente dif erenciar documento digital-nato de documento digitalizado. Enquanto o primeiro já nasce em f ormato eletrônico (ou digital – dígitos binários), como os arquivos de processadores de texto Word, planilhas do Excel etc., os segundos são criados a partir de documentos já existentes em outros suportes, a partir do processo de conversão por meio de aparelho scanner. Quanto ao valor legal do documento digitalizado em juízo, não se pode af irmar que tal f ormato pode substituir totalmente o papel. A Lei Federal no 11.419, de 19/12/2006, que dispõe sobre a inf ormatização do processo judicial, chega a af irmar que os documentos digitalizados possuem a mesma f orça probante dos originais (em suporte papel), porém f az também uma ressalva com relação à possibilidade de alegação motivada e f undamentada de adulteração antes ou durante o processo de digitalização dos originais (§ 1o do art. 11).

Ademais, o § 3o do mesmo artigo aponta para a obrigatoriedade de os originais (em suporte papel) dos documentos digitalizados serem preservados pelo seu detentor até o trânsito em julgado da sentença, ou, quando admitida, até o f inal do prazo para interposição de ação rescisória.

Portanto, por não haver a total possibilidade legal de documentos digitalizados substituírem completamente o papel, esses arquivos (cópias de um original em suporte papel) limitam-se a servir de f onte de inf ormação e consulta para os usuários da instituição. Por outro lado, os documentos digitais (já criados eletronicamente) podem ser assinados eletronicamente durante sua criação em programas de computador, por meio de uma estrutura certif icada de chaves públicas (ICP-Brasil – Medida Provisória no 2.200-2, de 24/08/2001), que irá conf erir a presunção de integridade e autenticidade a esse arquivo digital em juízo. Um exemplo disso é o peticionamento eletrônico já adotado e reconhecido em muitos sistemas jurídicos do Brasil (Exemplo: T RT da Quarta Região, entre vários outros). Em outras palavras, sinteticamente, ambos os f ormatos de arquivos – digitais e digitalizados – podem ser assinados eletronicamente por tal certif icação, mas somente os primeiros, criados já original e eletronicamente por computador, possuem total validade em juízo e são capazes de excluir o suporte papel”.

O juiz, inclinado a dar ganho de causa para Eva ao considerar a atitude de Rosângela Cláudia

mesquinha, encontrou nas palavras do arquivista o f undamento lógico de sua decisão.

Para surpresa de todos durante o processo de partilha, Evanildes e Rosângela Cláudia se reaproximaram e resolveram deixar de lado as rusgas patrimoniais. Alegavam que nem mais se lembravam de qualquer desentendimento entre elas. É, meus caros leitores, sorte não ter havido nenhum louco que quisesse meter a colher nesse angu de caroço.

DE OLHO NA PROVA 123. (Cesgranrio/BNDES/2002) A t ecnologia aut omat izada Document Management (DM), implement ada pela GED, é uma grande cont ribuição à arquivíst ica, inclusive com relação à(ao): a) automação da transf erência de documentos ao arquivo permanente; b) controle de acesso à documentação permanente; c ) automação do setor de protocolo; d) digitalização de microf ilmes; e ) gerenciamento da imagem dos documentos.

124. (Cesgranrio/BNDES/2002) A Gest ão Elet rônica de Document os (GED) é um conjunt o de procediment os inf ormat izados, com a f inalidade de: a) otimizar e racionalizar a gestão documental; b) automatizar a produção de guias e inventários; c ) elaborar tabelas de temporalidade para o arquivo permanente; d) substituir o acesso direto aos documentos antigos ou delicados, f acilitando a conservação f ísica; e ) divulgar documentos históricos pela internet.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

A morte das f otograf ias Sr. Mortálio Tenório, viúvo da Sra. Maria Sepultura da Cruz, num dia f unesto em que se sentia bastante melancólico, com saudades da f alecida esposa, f icou totalmente transtornado quando não conseguiu ver as f otograf ias de seu casamento. Por ignorância e descuido, Sr. Mortálio guardou todas as f otos do casamento em um único disquete. T ranscorridos oito anos, ao tentar acessar as f otos no computador, percebeu que o disquete não estava mais acessível.

Desesperado, procurou um técnico de inf ormática e um arquivista, em busca de solução para o problema.

Sr. Mortálio, com a voz perturbada, perguntou aos prof issionais: — Senhores, como posso recuperar e acessar as f otograf ias do meu casamento, guardadas nesse disquete?

Após ouvir toda a história do Sr. Mortálio e tentar acessar as f otos no computador, os prof issionais concluíram: — Sr. Mortálio, as f otos de seu casamento tiveram o mesmo destino de sua esposa: também morreram. Não podemos f azer nada, uma vez que, como todos os suportes inf ormáticos, o disquete é bastante f rágil. Há vários estudos científ icos que af irmam que as mídias

inf ormáticas (disquetes, discos ópticos (CD), pen-drives etc.) estão sujeitas a uma série de f atores que inviabilizam a preservação prolongada e o acesso f uturo de inf ormações contidas em tais meios. Problemas nas mídias, no hardware (equipamentos f ísicos do computador), no sof tware (programas de leitura das inf ormações) ou nos f ormatos de arquivos (“.doc”, “.ppt”, “.xls” etc.), principalmente, são os mais comuns e recorrentes nessas situações. Isto é conhecido como o f enômeno da obsolescência tecnológica. Seu disquete, por exemplo, produzido na década passada, não é mais acessível porque já está desgastado, ou seja, o disco f lexível constituinte dessa mídia já está arruinado e, consequentemente, as f otograf ias do seu casamento que estavam gravadas nesse disco. Dessa f orma, não há prof issional que possa solucionar o seu problema.

Após o parecer técnico dos prof issionais, Sr. Mortálio, arrasado com o f alecimento de suas f otograf ias, perguntou ao arquivista: — E agora, como f aço para manter vivas as minhas outras f otograf ias digitais? Não posso deixar que elas também morram no meio eletrônico?

O arquivista, então, respondeu: — É necessário que seja f eita uma transf erência periódica das inf ormações digitais para outras mídias mais novas. Por exemplo, se você criar, hoje, um CD com f otograf ias digitais, deverá, primeiramente, f azer um backup (cópia) dessas inf ormações em outra mídia ou suporte, além de conservar esse CD num ambiente adequado e, por f im, promover uma migração periódica dessas f otograf ias digitais para outras mídias mais novas. Podemos considerar, em termos gerais, que essa atualização de arquivo deve ser f eita de 5 em 5 anos, a depender também das condições de armazenamento desse CD. Sr. Mortálio, surpreso com a recomendação do arquivista, saiu em disparada, f eito um f oguete, em direção a sua casa, gritando desesperadamente: — Uaaaiii, meu Santo Padroeiro dos Def untos, tenha piedade de mim!!! Todas as minhas outras f otos digitais podem estar morrendo ou já estão sepultadas a essa altura!!! Não quero que elas sejam f inadas também!!! Basta de mortes na minha vida!!! Cruz-credo!!!

DE OLHO NA PROVA 125. (Cespe/Anat el/2004) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado: 1) ( ) O gerenciament o elet rônico de document os (GED) é bast ant e ef icaz em uma organização moderna e inf ormat izada, já que elimina a necessidade de se mant er um acervo de document os em suport e papel.

2) ( ) Digit alização pode ser def inida como a reprodução por varredura elet rônica, permit indo a visualização do document o em t erminal ou sua impressão em papel.

126. (Cespe/UnB/MPAM/2002) Com a digit alização é possível que se produzam arquivos elet rônicos de imagens mapeadas em bit s ou de dados por meio de reconheciment o ót ico de caract eres. Sob o pont o de vist a arquivíst ico: a) os documentos a serem digitalizados não precisam ter uma ordenação prévia que permita a recuperação das inf ormações contidas; b) os documentos devem ser digitalizados, sem ser necessária a observação dos padrões de digitalização;

c ) os documentos a serem digitalizados devem ser objeto de um tratamento técnico preliminar, executado por prof issionais capacitados; d) a digitalização, em qualquer caso, resolve os problemas de arquivo de um órgão, diminuindo o espaço de guarda e f acilitando o acesso; e ) a digitalização substitui a necessidade do trabalho do prof issional de arquivos.

127. (Cespe/UnB/Cohab/2004) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado: Para uma organização moderna e inf ormat izada, exist e o que se chama de gerenciament o elet rônico de document os (GED). O GED elimina complet ament e a necessidade de se mant er um acervo de document os em papel.

128. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2008) Uma empresa necessit a organizar os seus document os e, após a organização, pret ende ut ilizar uma t ecnologia nova para preservação e acesso aos document os, visando à ot imização da recuperação da inf ormação. Assim, busca na área arquivíst ica uma orient ação para a melhor t ecnologia a usar. Est a orient ação direciona para o uso de scanner, visando a convert er document os convencionais (papel) em imagens elet rônicas, codif icadas, e que são apropriadas para armazenament o magnét ico ou ót ico, o que compõe a t écnica de: a) desmodulação; b) descompactação; c ) digitalização; d) integralização; e ) masterização.

129. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) O document o elet rônico t em como vant agem a densidade máxima da inf ormação em um suport e muit o pequeno, no qual a mensagem t erá de passar por reconst rução legível por máquina para ser ent endida.

130. (Cespe/UnB/ INSS – Analist a do Seguro Social/2008) Julgue os it ens seguint es, quant o à gest ão de document os elet rônicos e à digit alização de document os arquivíst icos.

A avaliação e a dest inação dos document os arquivíst icos digit ais obedecem a uma legislação específ ica e dif erenciada daquela que regulament a os document os em suport e papel.

131. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) Inf ormações e document os arquivíst icos que t enham sido produzidos, recebidos ou armazenados em meio digit al, devido às especif icidades que apresent am, não podem ser eliminados.

132. (FCC/T RE-MS – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2007) No mundo dos document os elet rônicos: a) o princípio da proveniência é substituído pelo da pertinência;

b) há densidade máxima de inf ormação em um mínimo de suporte; c ) a descrição deve privilegiar os instrumentos seletivos; d) não há necessidade de proceder à avaliação; e ) a classif icação por assunto é pref erível à abordagem f uncional.

133. (Cespe/UnB/ TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) Mesmo que o f ut uro apont e para uma Arquivologia sem papel e os suport es document ais sejam elet rônicos, as t rês idades document ais não desaparecerão.

134. (Cespe/UnB/ MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Quant o às t ipologias document ais e aos suport es f ísicos, julgue o próximo it em: Os document os originais considerados de guarda permanent e soment e poderão ser eliminados depois de microf ilmados e digit alizados.

135. (Cespe/UnB/ MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Quant o às t ipologias document ais e aos suport es f ísicos, julgue o próximo it em: O problema relacionado à obsolescência dos equipament os e dos programas de inf ormát ica, que compromet e a preservação de document os digit ais, pode ser resolvido com o uso de laminação.

136. (Cesgranrio/Banco Cent ral – Analist a/2009) Uma empresa pública cont rat ou um arquivist a para ocupar-se de sua gest ão document al. Esse prof issional encont rou o acervo em uma sala, com document os em caixas ou amont oados, além de muit os CD, disquet es, álbuns de f ot ograf ias e f it as VHS. Ele, ent ão, separou dos demais os document os arquivíst icos digit ais, t endo em vist a as suas caract eríst icas de: a) f ragilidade intrínseca e rápida obsolescência; b) f ácil conservação e acesso ilimitado; c ) garantia de duplicação e disseminação controlada; d) preservação simples e reprodução conf iável; e ) estabilidade de suporte e proteção de intempérie.

137. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à digit alização de document os, julgue o it em.

Os document os considerados de valor permanent e, de acordo com legislação em vigor, mesmo microf ilmados ou digit alizados, não podem t er seus originais em papel eliminados.

138. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à digit alização de document os, julgue o it em.

A digit alização de document os, ao cont rário da microf ilmagem, não permit e o acesso múlt iplo.

139. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à digit alização de document os,

julgue o it em.

A obsolescência de sof t ware e hardware é um dos principais problemas para a preservação dos document os digit ais.

140. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à digit alização de document os, julgue o it em.

A digit alização dos document os de arquivo é realizada a part ir de uma t écnica conhecida como emulação.

Capítulo 8

Preservação, Conservação e Restauração

8.1. Introdução A disciplina arquivística também se preocupa com a manutenção da integridade dos documentos ao longo das épocas, tendo-se em vista assegurar o acesso futuro a tais arquivos. É nesse cenário que surgem os conceitos de preservação, conservação e restauração de documentos, bem como suas técnicas pertinentes de tratamento documental.

De acordo com Cassares & Moi (2000, p.12), a preservação é um conjunto de medidas e estratégias de ordem administrativa, política e operacional que contribuem direta ou indiretamente para a preservação da integridade dos materiais.

O conceito de preservação envolve as atividades de conservação, armazenamento e restauração dos documentos. Preservação, desse modo, deve ser entendida como um conceito amplo, que abrange todas as medidas necessárias para a salvaguarda da integridade dos documentos arquivísticos pelo tempo que for necessário. No caso de documentação permanente, isto é, de guarda de nitiva, a preservação assume papel de primordial importância dentre os procedimentos arquivísticos, já que as informações arquivísticas deverão ser preservadas por meio das várias épocas.

Nesse sentido, a conservação é um conjunto de ações estabilizadoras que visam a desacelerar o processo de degradação de documentos por meio de controle ambiental e de tratamentos especí cos. A conservação busca, assim, estender a vida útil do documento, procurando mantê-lo o mais próximo possível do estado físico em que foi criado.

A restauração, por sua vez, deve ser entendida como um conjunto de

medidas que objetivam a estabilização ou a reversão de danos físicos ou químicos adquiridos pelo documento ao longo do tempo e do uso, intervindo de modo a não comprometer sua integridade e seu caráter histórico.

Desse modo, as técnicas de restauração e conservação têm como objetivo maior a preservação dos documentos.

GLOSSÁRIO ARQUIVÍST ICO REST AURAÇÃO Conjunto de procedimentos específ icos para recuperação e ref orço de documentos deteriorados e danif icados.

Font e: Dicionário de Terminologia Arquivística – 2005.

Para facilitar o entendimento, pode-se conceber a representação a seguir, em que a restauração está contida nas atividades de conservação e, ambas, por sua vez, estão contidas num conjunto maior denominado “preservação”. É importante entender que há uma forte integração entre esses conceitos.

Conforme Paes (2005, p. 142), por exemplo, a restauração é considerada uma das principais operações de conservação.

DICA DO APROVADO AT ENÇÃO: O ideal é que, no âmbito institucional, haja uma política de preservação que contemple principalmente atividades de conservação preventiva dos documentos, no sentido de evitar que tais arquivos precisem ser restaurados. Fazendo-se uma analogia, pode-se pensar num automóvel que não f oi objeto de ações de manutenção preventiva; os custos

f inanceiros com a manutenção corretiva desse veículo consequentemente serão maiores, pois não se f ez uma prevenção adequada anteriormente.

8.2. Agentes Danosos aos Documentos Os agentes exteriores que dani cam os documentos podem ser classificados, de forma didática, em três grandes grupos: 1) Agentes Físicos (luminosidade, temperatura e umidade); 2) Agentes Químicos (poluição atmosférica, tintas, gordura e objetos metálicos); 3) Agentes Biológicos (insetos, micro-organismos, roedores e humanos).

8.2.1. Agentes Físicos Luminosidade: Qualquer exposição à luz, mesmo que por pouco tempo, é nociva e o dano é cumulativo. A luz pode ser de origem natural (sol) e arti cial, proveniente de lâmpadas incandescentes (tungstênio) e uorescentes (vapor de mercúrio). Deve-se evitar a luz natural e as lâmpadas uorescentes, que são fontes geradoras de radiação ultravioleta (UV). É importante salientar também que devem ser evitadas as reproduções de documentos em máquinas de xerox, por causa da alta emissão de luz nesse processo, bem como a exposição dos arquivos a flashes de câmeras fotográ cas. A intensidade da luz é medida através de um aparelho denominado luxímetro ou fotômetro.

Temperatura e umidade : temperaturas muito altas ou baixas aceleram a degradação dos documentos. Por isso, tanto a umidade relativa do ar quanto a temperatura devem ser controladas. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, expandem-se e contraem-se com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. Essas variações dimensionais aceleram o processo de deterioração e provocam danos visíveis aos documentos, ocasionando o craquelamento de tintas, ondulações nos papéis e nos materiais de revestimento de livros, danos nas emulsões de fotos etc. O mais recomendado é manter a temperatura o mais próximo possível de 22°C e a

umidade relativa de 45% a 55%, evitando-se de todas as formas as oscilações de temperatura e umidade relativa do ar. A medição da temperatura se faz com uso de termômetro, a da umidade ocorre por meio de higrômetro, podendo-se utilizar também o termo-higrômetro (aparelho medidor da umidade e temperatura simultaneamente). O termo-higrômetro é também chamado de termo-higrógrafo.

DE OLHO NA PROVA 141. (Cesgranrio/BNDES/T écnico/2009) A climat ização dos ambient es arquivíst icos é um f at or especialment e import ant e para a preservação de acervos document ais.

Ela implica o cont role ef icient e de t emperat ura e de umidade relat iva do ar nos ambient es dos depósit os de arquivament o e na guarda de document ação. A prát ica dos conservadores t em levado à implant ação de sist emas de cont role desses element os, f undament ais à conservação de acervos. Assim, o cont role da climat ização deve ser realizado por meio da leit ura de aparelhos colocados nos depósit os arquivíst icos, que são: a) hidrômetro, densitômetro e termômetro; b) ventilador, condensador e hidrotermostato; c ) termógraf o, higrógraf o e termossensor; d) desumidif icador, exaustor e vaporizador; e ) higrômetro, termo-higrógraf o e termômetro.

8.2.2. Agentes Químicos Poluição atmosférica: O controle da qualidade do ar é essencial num programa de conservação de acervos. Os poluentes contribuem fortemente para a deterioração de arquivos. Há dois tipos de poluentes – os gases e as partículas sólidas – que podem ter duas origens: os que vêm do ambiente externo e os gerados no próprio ambiente. Os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3). São gases que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos materiais.

Tintas: a própria tinta utilizada para escrever os documentos contribui para a deterioração deles. Devem ser evitadas as tintas ferrogálicas, bem como as hidrográ cas e esferográ cas. Em vez das tintas, recomenda-se a adoção de lápis macio para inscrição de dados nos arquivos.

Gorduras e oleosidade: O manuseio inadequado dos documentos é um

fator de degradação muito frequente em qualquer tipo de acervo. O manuseio abrange todas as ações de tocar no documento, sejam elas durante a higienização pelos funcionários da instituição, na remoção das estantes ou arquivos para uso do pesquisador, nas fotorreproduções, na pesquisa pelo usuário etc. O manuseio inadequado dos arquivos acaba por dani cá-los, pois as mãos também deixam oleosidade e sujidades nos suportes. Para evitar esse tipo de problema, devem ser utilizadas luvas durante o manuseio dos documentos.

Objetos metálicos: grampos, clipes e colchetes metálicos devem ser evitados, pois eles tendem a enferrujar e dani car os documentos. O que acontece, nesse sentido, é o processo químico da oxidação. A opção é a adoção de clipes e colchetes (hastes) e presilhas plásticas que não causam esse problema.

DE OLHO NA PROVA 142. (Cespe/UnB/Ant aq/2005) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado: Para ident if icação das caixas nos arquivos devem ser evit adas as t int as hidrográf icas e esf erográf icas, pois esmaecem com rapidez.

8.2.3. Agentes Biológicos Insetos e roedores: Podem-se destacar as baratas, traças e brocas como os insetos que mais atacam os documentos; além disso há os ratos, que também causam a degradação dos documentos.

Micro-organismos: são representados principalmente pelos fungos. Os fungos consistem em um grupo grande de organismos, sendo conhecidos mais de 100.000 tipos que atuam em diferentes ambientes.

Humanos: Alguns consulentes dos documentos podem ser prejudiciais à integridade dos acervos. Além do furto, o vandalismo é muito frequente. É necessário, então, que seja implantada uma política de proteção dos arquivos contra tais ameaças, mesmo que seja por meio de um sistema de segurança simples.

DE OLHO NA DOUT RINA

Apesar de toda a problemática dos custos de uma política de conservação, existem medidas que podemos tomar sem despender grandes somas de dinheiro, minimizando drasticamente os ef eitos desses agentes. Alguns investimentos de baixo custo devem ser f eitos, a começar por: • treinamento e atualização dos prof issionais na área da conservação e preservação; • monitoração do ambiente – temperatura e umidade relativa em níveis aceitáveis; • uso de f iltros e protetores contra a luz direta nos documentos; • adoção de política de higienização do ambiente e dos acervos.

Font e: Cassares & Moi (2000, p. 23) DE OLHO NA PROVA 143. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado.

A luz solar, o ar seco, a elevada umidade, o mof o, as grandes variações de t emperat ura e a poeira são, a médio e longo prazos, prejudiciais à conservação dos document os.

Para combater os agentes danosos aos documentos, faz-se necessária a adoção de medidas de conservação. Conforme Paes (2005, p.142), as principais operações de conservação são desinfestação, limpeza, alisamento e restauração.

A desinfestação deve ser entendida como o processo de destruição ou inibição da atividade de micro-organismos.

A higienização – ou limpeza – é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira, sujidades e outros resíduos.

O alisamento consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-os à ação do ar com forte percentagem de umidade (90 a 95%), durante uma hora, em uma câmara de umidi cação. Em seguida são passados a ferro, folha por folha, em máquinas elétricas.

DE OLHO NA PROVA 144. (Cespe/UnB/T SE – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2007) A conservação compreende os cuidados prest ados aos document os e ao seu local de armazenament o. As principais operações de conservação são: a) higienização, exaustão, congelamento e preservação; b) umidif icação, limpeza, calaf etação, restauração; c ) laminação, ref rigeração, evaporação e encapsulamento; d) desinf estação, limpeza, alisamento e restauração.

SENT A QUE LÁ VEM HIST ÓRIA...

Braga e sua loucura Com a morte de Vargas, Prudente Braga, um senhor de idade avançada, desenvolveu um quadro de T OC (transtorno obsessivo compulsivo), que se manif esta através da compulsão em armazenar jornais velhos. Para ele, a palavra “eliminação” era proibida, sob pena de resmungos, grosserias e até mesmo ameaças. Ele possuía uma única certeza na vida: se não seguisse à risca esse ritual, seria assassinado pelas mesmas f orças ocultas que ceif aram a vida de Vargas; e assim agia, dia após dia, ao longo de mais de cinquenta anos. O que mais incomodava a f amília do idoso era o f ato de que os jornais eram guardados em sua própria casa. Para ilustrar, basta dizer que ele morava num apartamento de cobertura com mais de 600 m2 e que todo esse espaço f ora reduzido a um cubículo com pouco mais de 20 metros.

Não é dif ícil deduzir o porquê de todos os seus f ilhos saírem de casa, ainda adolescentes.

Assim como a própria esposa, Dona Gioconda que, mesmo contra sua vontade, teve de abandoná-lo segundo ordens médicas, por causa do comprometimento de sua saúde em virtude das traças, ratos, baratas, brocas, f ungos, dentre outras pragas provenientes do acúmulo insano e desordenado de jornais. O médico da f amília também tentou, inutilmente, retirar o idoso daquele local. Somente após uma crise aguda de asma, Braga resolveu procurar ajuda prof issional. Errou quem ingenuamente pensou que ele procurou um psiquiatra para tratar de sua compulsão: ele f oi em busca de um arquivista, na desesperada tentativa de estender a vida útil de seu “arquivo permanente”. O arquivista, mesmo percebendo com clareza que aquilo se tratava de um quadro patológico, começou a f azer um plano de recomendações para a preservação daquele acervo. Fez a seguinte lista, na intenção de serem evitados insetos e roedores, e af ixou na porta de entrada da residência, a única livre de todo o apartamento: * Evitar comer e manter alimentos no local de guarda do acervo. * Retirar o lixo diário à noite, evitando o pernoite desse lixo. * Limpar e arejar os armários onde os documentos estejam guardados. * Verif icar se há brechas nas portas ou janelas que permitam a entrada de insetos e roedores, substituindo, por exemplo, os vidros quebrados das janelas.

Depois, o prof issional elaborou uma segunda lista, no sentido de serem controlados outros agentes danosos, tanto os f ísicos quanto os químicos: * O mobiliário de guarda dos documentos deve ser de metal revestido de pintura, para evitar f errugem. * Ao se manusear os documentos, as mãos devem estar limpas, ou podem ser utilizadas luvas para a manipulação dos mesmos. * Não utilizar f itas adesivas, tipo durex, pois esses materiais são altamente ácidos e provocam manchas onde aplicados. * Não dobrar as páginas dos documentos. * Não umedecer os dedos com saliva ou outro tipo de líquido durante a consulta aos documentos. * Promover a limpeza dos documentos com f lanelas de algodão, escovas macias e pincéis, retirando também clipes e grampos metálicos.

Por f im, o arquivista enf atizou para Braga a importância de f azer vistorias regulares no acervos, pref erencialmente semanais, para revisá-lo e mantê-lo limpo, uma vez que a higiene

é um f ator f undamental para a preservação dos acervos.

E, assim, seus problemas f oram amenizados e Braga conseguiu conviver com seus velhos jornais até o f im da sua vida. É, caro leitor, essa história é certamente uma das mais malucas que já ouvimos.

A seguir são de nidos os termos gerais utilizados pela disciplina arquivística no âmbito do tema “Preservação, Conservação e Restauração de Documentos”: Desinfestação: Processo de destruição ou inibição da atividade de insetos.

Encapsulação: Processo de preservação no qual o documento é protegido entre folhas de poliéster transparente, cujas bordas são seladas.

Encolagem: Aplicação interna ou super cial de substância adesiva em papel ou cartão.

Fumigação: Exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, a vácuo ou não, para destruição de insetos, fungos e outros micro-organismos.

Laminação (Mesmo que Silking): Processo de restauração que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, xadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas.

Velatura: Processo de restauração que consiste na aplicação de reforço de papel ou tecido em qualquer face de uma folha.

DE OLHO NA PROVA 145. (Cespe/UnB/ST M/2004) Julgue os it ens em cert o ou errado, de acordo com os conceit os relacionados à preservação dos arquivos: 1) ( ) No caso de ser imprescindível a junção de anexos aos document os, é indicado o uso de clipe plást ico.

2) ( ) No caso de ocorrerem rasgos, é indicado o uso de f it as adesivas para pequenas rest aurações dos document os em suport e papel.

3) ( ) Para o regist ro do código de classif icação nos document os, deve ser ut ilizada canet a esf erográf ica, pois est a não danif ica a f ibra do papel.

4) ( ) As embalagens devem ser de t amanho maior que os document os em suport e papel a f im de se evit ar dobras e rasgos.

5) ( ) O uso de luvas de algodão é recomendável para o manuseio das f ot ograf ias e dos negat ivos exist ent es no acervo arquivíst ico.

6) ( ) O piso do espaço reservado à guarda dos document os deve ser lavado

semanalment e com água e sabão neut ro a f im de se evit ar as ações de agent es nocivos.

146. (Cespe/UnB/Crea-DF/2003) A preservação de document os pressupõe a adoção de det erminadas medidas buscando a int egridade dos suport es document ais e do t eor inf ormacional dos document os. Julgue os it ens a seguir, que se ref erem às medidas prevent ivas a dot adas nos acervos arquivíst icos.

1) ( ) Ao manusear os negat ivos e as f ot ograf ias, é recomendável que o prof issional use luvas de algodão.

2) ( ) O papel, que se t em revelado como o suport e document al de maior durabilidade, deve est ar isent o de objet os met álicos, como clipes e grampos.

3) ( ) A higienização dos document os deve ser realizada soment e na f ase permanent e.

4) ( ) A luminosidade nat ural deve ser evit ada, porque af et a a conservação dos document os, podendo provocar o enf raqueciment o do papel.

5) ( ) A reprodução de document os deve ser evit ada.

147. (Cespe/UnB/DPF/2004) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado, de acordo com os princípios que nort eiam a preservação e a conservação de document os: Para melhor preservação dos document os, deve-se guardá-los em caixas ou past as suspensas, acondicionadas em est ant es ou em arquivos de madeira, e deve-se ut ilizar espaços f ísicos que recebam diret ament e a luz solar.

148. (Esaf /Aneel/2004) Com relação ao bom acondicionament o de document os, analise as seguint es rot inas: I – Ao f azer anot ações nos document os, deve-se f azê-lo com lápis pret o (graf it e) macio, em local predet erminado.

II – No preenchiment o de et iquet as ident if icadoras das caixas, deve-se ut ilizar canet as esf erográf icas e hidrográf icas.

III – Deve-se ut ilizar, nas caixas, et iquet as que colam quando umedecidas, ao invés de aut oadesivas.

IV – Deve-se preencher os espaços vazios dent ro das caixas com calços, evit ando que os document os se dobrem dent ro delas.

Assinale a quant idade de it ens corret os: a) 0; b) 1; c ) 2; d) 3; e ) 4.

149. (Cespe/UnB/PGR-DF/2005) Julgue o it em seguint e relat ivo à preservação de document os arquivíst icos: A escolha do local adequado para o arquivo deve considerar vários f at ores ambient ais. A esse respeit o, est á corret a a inst alação do arquivo em ambient es

que recebam a luz diret a do Sol para evit ar a f ormação e a prolif eração de f ungos.

150. (Cespe/UnB/T RE-MA/2005) Assinale a opção que cont ém medida prevent iva corret a que deve ser adot ada nos acervos arquivíst icos, visando a sua preservação: a) os conjuntos documentais que possuam mais de duas f olhas devem ser juntadas por meio de grampo; b) no manuseio de documentos f otográf icos, incluindo-se os negativos e as reproduções, é indicado o uso de luvas de borracha; c ) na preservação de documentos, devem-se manter os índices de umidade relativa do ar e de temperatura idênticos para os documentos em suporte papel e para os rolos de microf ilmes; d) deve-se proteger os documentos da incidência da luz solar, que provoca o enf raquecimento do papel; e ) deve-se proibir a entrada de pessoas transportando alimentos líquidos no espaço destinado ao acervo arquivístico, sendo permitido somente o acesso de pessoas com alimentos sólidos.

151. (Cespe/UnB/T RE-PA/2005) No que se ref ere à preservação, conservação e rest auração de document os, assinale a opção corret a acerca dos procediment os adot ados nos arquivos: a) com o objetivo de minimizar o ruído no ambiente, é indicado que o piso dos espaços onde são preservados os documentos seja revestido com carpete; b) para registro da classif icação de documentos, é recomendado o uso de canetas esf erográf icas; c ) para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, é indicado o uso de cola plástica comum; d) é indicado o uso de f ungicida como medida prof ilática em documentos atacados por f ungos; e ) tanto f uncionários quanto usuários devem ter conhecimento acerca das medidas ref erentes ao manuseio de documentos.

152. (Esaf /Aneel/2006) Avalie os seguint es it ens relat ivos à conservação e preservação de document os arquivíst icos: I – Nas áreas de depósit o, devem ser ut ilizados sist emas de combat e ao f ogo que não empreguem subst âncias líquidas.

II – A higienização é o conjunt o de procediment os e medidas dest inadas a assegurar a prot eção f ísica dos arquivos.

III – As áreas de depósit o de document os do arquivo devem ser int egradas às áreas de t rabalho administ rat ivo.

IV – A exposição dos document os à luz nat ural deve ser reduzida, por acelerar sua det erioração.

A quant idade de it ens corret os é igual a: a) 0;

b) 1; c ) 2; d) 3; e ) 4.

153. (Cespe/UnB/CLDF/2006) Uma das principais t aref as do arquivament o de document os, sobret udo na f ase permanent e, é a ef et iva preservação f ísica dos document os. Considerando os princípios básicos das at ividades de preservação, julgue os it ens a seguir em cert os ou errados.

1) A luz, a umidade e a t emperat ura do ambient e devem ser cont roladas porque, embora não t enham ef eit o diret o nos document os, podem levar à prolif eração de agent es biológicos.

2) Alguns f at ores relat ivos à conservação nem sempre são lembrados cot idianament e. Ent re esses f at ores, incluem-se aqueles ref erent es aos procediment os de guarda e manuseio dos document os, t ant o por f uncionários dos arquivos como por consulent es. O acondicionament o inadequado e o manuseio incorret o podem ser causas de danos aos document os.

154. (Cespe/UnB/Ipajm/2006) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado: O local para inst alação de unidade de arquivo não deve receber luz diret a do Sol. 155. (FCC/T RT – 11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) No processo de conservação prevent iva de document os t ext uais manuscrit os, dat ilograf ados ou impressos, convém a) protegê-los com capas de papel kraf t; b) deixar ligado ininterruptamente o sistema de ar condicionado; c ) manter a umidade relativa entre 55 e 70%; d) equilibrar a temperatura ambiente entre 20 e 25°C; e ) arejar o ambiente com ozônio.

156. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Com relação às medidas prevent ivas adot adas para a conservação de acervos arquivíst icos, julgue o it em seguint e.

Nos acervos arquivíst icos, as unidades de acondicionament o devem ser armazenadas em mobiliário adequado, como mapot ecas e est ant es de madeira e de met al.

157. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca de preservação, conservação e rest auração de document os arquivíst icos, julgue o it em subsequent e. Índices elevados de umidade cont ribuem para a conservação do papel, em razão das f ibras de celulose nele exist ent es.

Capítulo 9

Legislação Arquivística Comentada

LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

O PRESIDENT E DA REPÚBLICA, f aço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei: CAPÍT ULO I Disposições Gerais Art. 1o. É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científ ico e como elementos de prova e inf ormação.

Comentário: Deve-se considerar que a obrigação imposta pela Lei, de realizar a gestão documental arquivística, é do Poder Público, e não da Administração Pública, como está disposto no § 2o do Art. 216 da Constituição Federal de 1988. Já houve questões de concurso que cobraram isso.

Art. 2o. Consideram-se arquivos, para os f ins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específ icas, bem como por pessoa f ísica, qualquer que seja o suporte da inf ormação ou a natureza dos documentos.

Art. 3o. Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em f ase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Comentário: Ambos artigos de abrangência conceitual. É preciso atentar para a disposição de que a gestão documental ocorre, fundamentalmente, nas fases corrente e intermediária, isto é, respectivamente nas fases ativa e semiativa.

Art. 4o. Todos têm direito a receber dos órgãos públicos inf ormações de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas

cujos sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado, bem como à inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

Comentário: Importante enfatizar que todos têm direito à informação governamental, excetuando-se os casos de sigilo – graus ultrassecreto, secreto e reservado –, sobre os quais dispõe a Lei de Acesso à Informação – Lei Federal no 12.527, de 18 de novembro de 2011.

Art. 5o. A Administração Pública f ranqueará a consulta aos documentos públicos na f orma desta lei.

Art. 6o. Fica resguardado o direito de indenização pelo dano material ou moral decorrente da violação do sigilo, sem prejuízo das ações penal, civil e administrativa.

CAPÍT ULO II Dos Arquivos Públicos Art. 7o. Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito f ederal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas f unções administrativas, legislativas e judiciárias. § 1o. São também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos no exercício de suas atividades. § 2o. A cessação de atividades de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transf erência à instituição sucessora.

Comentário: Observar que, além dos arquivos governamentais, são também públicos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por instituições de caráter público, tais como as empresas públicas, bem como também por empresas privadas que fazem a gestão de serviços públicos. O § 2o dispõe sobre a possibilidade de descontinuidade das atividades de instituições públicas, situação em que seus arquivos deverão ser recolhidos para os arquivos públicos – tais como o Arquivo Nacional – ou serem transferidos para a instituição que continuar a execução das funções do órgão anterior.

Art. 8o. Os documentos públicos são identif icados como correntes, intermediários e permanentes. § 1o. Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam de consultas f requentes.

§ 2o. Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. § 3o. Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e inf ormativo que devem ser def initivamente preservados.

Art. 9o. A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específ ica esf era de competência.

Comentário: É sempre importante lembrar que toda eliminação de conjuntos de documentos arquivísticos públicos deve, primeiramente, ser autorizada pelos arquivos públicos em suas respectivas esferas de governo. Dessa forma, se um ministério do Governo Federal quiser eliminar determinados documentos, deverá, por força da Lei, submeter a proposta ao Arquivo Nacional, instituição arquivística responsável pela esfera federal do Poder Executivo.

Art. 10. Os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis.

Comentário: Deve-se atentar para a disposição de que os arquivos de valor para a história e a cultura do País não poderão ser objeto de alienação – compra, venda etc., além de serem considerados imprescritíveis, no sentido também de não se extinguirem pelo não uso.

CAPÍT ULO III Dos Arquivos Privados Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas f ísicas ou jurídicas, em decorrência de suas atividades.

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identif icados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de f ontes relevantes para a história e desenvolvimento científ ico nacional.

Comentário: É importante destacar que a declaração de interesse público e social de arquivos pessoais é efetivada por decreto do presidente da República, no qual deve conter uma justi cativa para tal ato. Isso também já foi cobrado em provas de concursos públicos.

Art. 13. Os arquivos privados identif icados como de interesse público e social não

poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transf eridos para o exterior.

Parágraf o único. Na alienação desses arquivos o Poder Público exercerá pref erência na aquisição.

Art. 14. O acesso aos documentos de arquivos privados identif icados como de interesse público e social poderá ser f ranqueado mediante autorização de seu proprietário ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identif icados como de interesse público e social poderão ser depositados a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil f icam identif icados como de interesse público e social.

CAPÍT ULO IV Da Organização e Administração de Instituições Arquivísticas Públicas Art. 17. A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições arquivísticas f ederais, estaduais, do Distrito Federal e municipais. § 1o. São Arquivos Federais o Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. São considerados, também, do Poder Executivo os arquivos do Ministério da Marinha, do Ministério das Relações Exteriores, do Ministério do Exército e do Ministério da Aeronáutica. § 2o. São Arquivos Estaduais o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 3o. São Arquivos do Distrito Federal o arquivo do Poder Executivo, o Arquivo do Poder Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário. § 4o. São Arquivos Municipais o arquivo do Poder Executivo e o arquivo do Poder Legislativo. § 5o. Os arquivos públicos dos Territórios são organizados de acordo com sua estrutura político-jurídica.

Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos.

Comentário: Deve-se ter atenção quanto à competência do Arquivo Nacional, pois muitos pensam, de forma errônea, que tal instituição arquivística pública é a responsável pelo recolhimento dos arquivos de todos os Poderes e de todas as esferas governamentais. O Arquivo Nacional tem sua atuação limitada ao Poder Executivo Federal, e o recolhimento e tratamento dos documentos arquivísticos dos Poderes Legislativo e Judiciário são de competência desses respectivos Poderes, nas suas devidas esferas, como dispõem os arts. 19 e 20.

Parágraf o único. Para o pleno exercício de suas f unções, o Arquivo Nacional poderá criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício das suas f unções, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciário Federal a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas f unções, tramitados em juízo e oriundos de cartórios e secretarias, bem como preservar e f acultar o acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislação estadual, do Distrito Federal e municipal def inirá os critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gestão e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta lei.

CAPÍT ULO V Do Acesso e do Sigilo dos Documentos Públicos Art. 22. É assegurado o direito de acesso pleno aos documentos públicos. (Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) Art. 23. Decreto f ixará as categorias de sigilo que deverão ser obedecidas pelos órgãos públicos na classif icação dos documentos por eles produzidos. (Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) § 1o Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas são originariamente sigilosos.

(Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) § 2o O acesso aos documentos sigilosos ref erentes à segurança da sociedade e do Estado será restrito por um prazo máximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produção, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma única vez, por igual período.

(Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) § 3o O acesso aos documentos sigilosos ref erente à honra e à imagem das pessoas será restrito por um prazo máximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produção.

(Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) Art. 24. Poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à def esa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte. (Revogado pela Lei no 12.527, de 2011) Parágraf o único. Nenhuma norma de organização administrativa será interpretada de modo a, por qualquer f orma, restringir o disposto neste artigo.(Revogado pela Lei no 12.527, de 2011)

Comentário: É importante lembrar que a regulamentação do acesso e do sigilo dos documentos públicos passou a ser objeto da Lei de Acesso à Informação. Por isso, toda essa matéria revogada na Lei n o 8.159/1991, como observa-se

acima, é objeto de tratamento pelos dispositivos daquela Lei. Disposições Finais Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

Comentário: A imputação de responsabilidade penal, civil ou administrativa não se limita àquele que deformar documentos considerados de valor permanente, pois a Lei protege também os documentos arquivísticos tidos como de interesse público e social, tais como os conjuntos de documentos públicos que ainda estiverem em tramitação nas fases corrente e intermediária.

Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que def inirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar).

Comentário: O art. 26 é objeto de regulamentação do Decreto Federal no 4.073/2002, que trata também do Conarq e do Sinar. É preciso não confundir tais siglas: o primeiro é um órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional e o segundo é uma estrutura sistêmica formada por vários arquivos do País. § 1o. O Conselho Nacional de Arquivos será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas. § 2o. A estrutura e f uncionamento do conselho criado neste artigo serão estabelecidos em regulamento.

Art. 27. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 28. Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 8 de janeiro de 1991; 170o da Independência e 103o da República.

LEI No 12.527, DE 18 DE NOVEMBRO DE 2011 Regula o acesso a inf ormações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990; revoga a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005, e dispositivos da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991; e dá outras providências.

Comentário:

O conhecimento desta Lei Federal é bastante importante para o concursando, uma vez que ela vem regulamentar a matéria relativa ao acesso aos documentos e informações públicas. Antes dessa Lei, a matéria era regulamentada pelo Decreto Federal no 4.553/2002. A Lei no 12.527/2011 traz novas regras referentes à classi cação da informação. Como princípio geral, estabelece que uma informação pública somente pode ser classi cada como sigilosa quando considerada imprescindível à segurança da sociedade – à vida, segurança ou saúde da população – ou do Estado – soberania nacional, relações internacionais, atividades de inteligência. Dentre as principais mudanças, relativamente ao Decreto, a Lei extingue a categoria de documento confidencial, além de reduzir os prazos de sigilo das informações.

Além disso, a Lei n o 12.527/2011 prevê exceções à regra de acesso para dados pessoais e informações classi cadas por autoridades como sigilosas.

Informações sob a guarda do Estado que dizem respeito à intimidade, honra e imagem das pessoas, por exemplo, não são públicas e devem car protegidas por um prazo de 100 (cem) anos. Elas só podem ser acessadas pelos próprios indivíduos e, por terceiros, apenas em casos excepcionais previstos na Lei. É recomendável, portanto, que o concursando a estude, pois certamente esta Lei será objeto de cobrança nas próximas provas de concursos públicos.

A PRESIDENTA DA REPÚBLICA Faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei: CAPÍT ULO I DISPOSIÇÕES GERAIS Art. 1o. Esta Lei dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o f im de garantir o acesso a inf ormações previsto no inciso XXXIII do art. 5o, no inciso II do § 3o do art. 37 e no § 2o do art. 216 da Constituição Federal.

Comentário: A informação sob a guarda do Estado é sempre pública, devendo o acesso a ela ser restringido apenas em casos especí cos. Portanto, vale sempre a máxima de que o acesso à informação pública é a regra, e o sigilo, a exceção.

Isso significa que a informação produzida, guardada, organizada e gerenciada

pelo Estado em nome da sociedade é um bem público. O acesso a estes dados – que compõem documentos, arquivos, estatísticas – constitui-se em um dos fundamentos para a consolidação da democracia, ao fortalecer a capacidade dos indivíduos de participar de modo efetivo da tomada de decisões que os afeta.

Parágraf o único. Subordinam-se ao regime desta Lei: I – os órgãos públicos integrantes da Administração Direta dos Poderes Executivo, Legislativo, incluindo as Cortes de Contas, e Judiciário e do Ministério Público; II – as autarquias, as f undações públicas, as empresas públicas, as sociedades de economia mista e demais entidades controladas direta ou indiretamente pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios.

Comentário: Observe-se que a nova legislação vale para a administração direta e indireta de todos os Poderes e entes federativos.

Art. 2o. Aplicam-se as disposições desta Lei, no que couber, às entidades privadas sem f ins lucrativos que recebam, para realização de ações de interesse público, recursos públicos diretamente do orçamento ou mediante subvenções sociais, contrato de gestão, termo de parceria, convênios, acordo, ajustes ou outros instrumentos congêneres.

Parágraf o único. A publicidade a que estão submetidas as entidades citadas no caput ref ere-se à parcela dos recursos públicos recebidos e à sua destinação, sem prejuízo das prestações de contas a que estejam legalmente obrigadas.

Art. 3o Os procedimentos previstos nesta Lei destinam-se a assegurar o direito f undamental de acesso à inf ormação e devem ser executados em conf ormidade com os princípios básicos da Administração Pública e com as seguintes diretrizes: I – observância da publicidade como preceito geral e do sigilo como exceção; II – divulgação de inf ormações de interesse público, independentemente de solicitações; III – utilização de meios de comunicação viabilizados pela tecnologia da inf ormação; IV – f omento ao desenvolvimento da cultura de transparência na Administração Pública; V – desenvolvimento do controle social da Administração Pública.

Art. 4o. Para os ef eitos desta Lei, considera-se: I – inf ormação: dados, processados ou não, que podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou f ormato; II – documento: unidade de registro de inf ormações, qualquer que seja o suporte ou f ormato; III – inf ormação sigilosa: aquela submetida temporariamente à restrição de acesso

público em razão de sua imprescindibilidade para a segurança da sociedade e do Estado; IV – inf ormação pessoal: aquela relacionada à pessoa natural identif icada ou identif icável; V – tratamento da inf ormação: conjunto de ações ref erentes à produção, recepção, classif icação, utilização, acesso, reprodução, transporte, transmissão, distribuição, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação, destinação ou controle da inf ormação; VI – disponibilidade: qualidade da inf ormação que pode ser conhecida e utilizada por indivíduos, equipamentos ou sistemas autorizados; VII – autenticidade: qualidade da inf ormação que tenha sido produzida, expedida, recebida ou modif icada por determinado indivíduo, equipamento ou sistema; VIII – integridade: qualidade da inf ormação não modif icada, inclusive quanto à origem, trânsito e destino; IX – primariedade: qualidade da inf ormação coletada na f onte, com o máximo de detalhamento possível, sem modif icações.

Comentário: É importante o estudo de todos os termos utilizados na Lei, pois eles também são análogos à terminologia arquivística e, portanto, são cobrados nas provas dos concursos públicos.

Art. 5o. É dever do Estado garantir o direito de acesso à inf ormação, que será f ranqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de f orma transparente, clara e em linguagem de f ácil compreensão.

Comentário: A transparência não é assunto novo no País: diferentes leis e políticas já contemplaram, de maneiras variadas, esta questão. A partir da Constituição de 1988, novas legislações – como a Lei de Responsabilidade Fiscal, a Lei do Processo Administrativo, a Lei do Habeas Data e a Lei de Arquivos – entraram em vigor prevendo que governos divulgassem, por exemplo, dados orçamentários e financeiros, bem como atos administrativos.

CAPÍT ULO II DO ACESSO A INFORMAÇÕES E DA SUA DIVULGAÇÃO Art. 6o. Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específ icos aplicáveis, assegurar a: I – gestão transparente da inf ormação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II – proteção da inf ormação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e

integridade; e III – proteção da inf ormação sigilosa e da inf ormação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

Art. 7o. O acesso à inf ormação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter: I – orientação sobre os procedimentos para a consecução de acesso, bem como sobre o local onde poderá ser encontrada ou obtida a inf ormação almejada; II – inf ormação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos; III – inf ormação produzida ou custodiada por pessoa f ísica ou entidade privada decorrente de qualquer vínculo com seus órgãos ou entidades, mesmo que esse vínculo já tenha cessado; IV – inf ormação primária, íntegra, autêntica e atualizada; V – inf ormação sobre atividades exercidas pelos órgãos e entidades, inclusive as relativas à sua política, organização e serviços; VI – inf ormação pertinente à administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos; e VII – inf ormação relativa: a) à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; b) ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores. § 1o. O acesso à inf ormação previsto no caput não compreende as inf ormações ref erentes a projetos de pesquisa e desenvolvimento científ icos ou tecnológicos cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado. § 2o. Quando não f or autorizado acesso integral à inf ormação por ser ela parcialmente sigilosa, é assegurado o acesso à parte não sigilosa por meio de certidão, extrato ou cópia com ocultação da parte sob sigilo. § 3o. O direito de acesso aos documentos ou às inf ormações neles contidas utilizados como f undamento da tomada de decisão e do ato administrativo será assegurado com a edição do ato decisório respectivo. § 4o. A negativa de acesso às inf ormações objeto de pedido f ormulado aos órgãos e entidades ref eridas no art. 1o, quando não f undamentada, sujeitará o responsável a medidas disciplinares, nos termos do art. 32 desta Lei. § 5o. Inf ormado do extravio da inf ormação solicitada, poderá o interessado requerer à autoridade competente a imediata abertura de sindicância para apurar o desaparecimento da respectiva documentação. § 6o. Verif icada a hipótese prevista no § 5 o deste artigo, o responsável pela guarda da inf ormação extraviada deverá, no prazo de 10 (dez) dias, justif icar o f ato e indicar testemunhas que comprovem sua alegação.

Art. 8o. É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de f ácil acesso, no âmbito de suas competências, de inf ormações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.

§ 1o. Na divulgação das inf ormações a que se ref ere o caput, deverão constar, no mínimo: I – registro das competências e estrutura organizacional, endereços e telef ones das respectivas unidades e horários de atendimento ao público; II – registros de quaisquer repasses ou transf erências de recursos f inanceiros; III – registros das despesas; IV – inf ormações concernentes a procedimentos licitatórios, inclusive os respectivos editais e resultados, bem como a todos os contratos celebrados; V – dados gerais para o acompanhamento de programas, ações, projetos e obras de órgãos e entidades; e VI – respostas a perguntas mais f requentes da sociedade. § 2o. Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios of iciais da rede mundial de computadores (internet). § 3o. Os sítios de que trata o § 2o deverão, na f orma de regulamento, atender, entre outros, aos seguintes requisitos: I – conter f erramenta de pesquisa de conteúdo que permita o acesso à inf ormação de f orma objetiva, transparente, clara e em linguagem de f ácil compreensão; II – possibilitar a gravação de relatórios em diversos f ormatos eletrônicos, inclusive abertos e não proprietários, tais como planilhas e texto, de modo a f acilitar a análise das inf ormações; III – possibilitar o acesso automatizado por sistemas externos em f ormatos abertos, estruturados e legíveis por máquina; IV – divulgar em detalhes os f ormatos utilizados para estruturação da inf ormação; V – garantir a autenticidade e a integridade das inf ormações disponíveis para acesso; VI – manter atualizadas as inf ormações disponíveis para acesso; VII – indicar local e instruções que permitam ao interessado comunicar-se, por via eletrônica ou telef ônica, com o órgão ou entidade detentora do sítio; e VIII – adotar as medidas necessárias para garantir a acessibilidade de conteúdo para pessoas com def iciência, nos termos do art. 17 da Lei no 10.098, de 19 de dezembro de 2000, e do art. 9o da Convenção sobre os Direitos das Pessoas com Def iciência, aprovada pelo Decreto Legislativo no 186, de 9 de julho de 2008. § 4o. Os Municípios com população de até 10.000 (dez mil) habitantes f icam dispensados da divulgação obrigatória na internet a que se ref ere o § 2o, mantida a obrigatoriedade de divulgação, em tempo real, de inf ormações relativas à execução orçamentária e f inanceira, nos critérios e prazos previstos no art. 73-B da Lei Complementar no 101, de 4 de maio de 2000 (Lei de Responsabilidade Fiscal).

Art. 9o. O acesso a inf ormações públicas será assegurado mediante: I – criação de serviço de inf ormações ao cidadão, nos órgãos e entidades do Poder Público, em local com condições apropriadas para: a) atender e orientar o público quanto ao acesso a inf ormações; b) inf ormar sobre a tramitação de documentos nas suas respectivas unidades; c) protocolizar documentos e requerimentos de acesso a inf ormações; e II – realização de audiências ou consultas públicas, incentivo à participação popular ou a

outras f ormas de divulgação.

CAPÍT ULO III DO PROCEDIMENT O DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Do Pedido de Acesso Art. 10. Qualquer interessado poderá apresentar pedido de acesso a inf ormações aos órgãos e entidades ref eridos no art. 1o desta Lei, por qualquer meio legítimo, devendo o pedido conter a identif icação do requerente e a especif icação da inf ormação requerida. § 1o. Para o acesso a inf ormações de interesse público, a identif icação do requerente não pode conter exigências que inviabilizem a solicitação. § 2o. Os órgãos e entidades do poder público devem viabilizar alternativa de encaminhamento de pedidos de acesso por meio de seus sítios of iciais na internet. § 3o. São vedadas quaisquer exigências relativas aos motivos determinantes da solicitação de inf ormações de interesse público.

Art. 11. O órgão ou entidade pública deverá autorizar ou conceder o acesso imediato à inf ormação disponível. § 1o. Não sendo possível conceder o acesso imediato, na f orma disposta no caput, o órgão ou entidade que receber o pedido deverá, em prazo não superior a 20 (vinte) dias: I – comunicar a data, local e modo para se realizar a consulta, ef etuar a reprodução ou obter a certidão; II – indicar as razões de f ato ou de direito da recusa, total ou parcial, do acesso pretendido; ou III – comunicar que não possui a inf ormação, indicar, se f or do seu conhecimento, o órgão ou a entidade que a detém, ou, ainda, remeter o requerimento a esse órgão ou entidade, cientif icando o interessado da remessa de seu pedido de inf ormação. § 2o. O prazo ref erido no § 1o poderá ser prorrogado por mais 10 (dez) dias, mediante justif icativa expressa, da qual será cientif icado o requerente. § 3o. Sem prejuízo da segurança e da proteção das inf ormações e do cumprimento da legislação aplicável, o órgão ou entidade poderá of erecer meios para que o próprio requerente possa pesquisar a inf ormação de que necessitar. § 4o. Quando não f or autorizado o acesso por se tratar de inf ormação total ou parcialmente sigilosa, o requerente deverá ser inf ormado sobre a possibilidade de recurso, prazos e condições para sua interposição, devendo, ainda, ser-lhe indicada a autoridade competente para sua apreciação. § 5o. A inf ormação armazenada em f ormato digital será f ornecida nesse f ormato, caso haja anuência do requerente. § 6o. Caso a inf ormação solicitada esteja disponível ao público em f ormato impresso, eletrônico ou em qualquer outro meio de acesso universal, serão inf ormados ao requerente, por escrito, o lugar e a f orma pela qual se poderá consultar, obter ou reproduzir a ref erida inf ormação, procedimento esse que desonerará o órgão ou entidade pública da obrigação de seu f ornecimento direto, salvo se o requerente

declarar não dispor de meios para realizar por si mesmo tais procedimentos.

Art. 12. O serviço de busca e f ornecimento da inf ormação é gratuito, salvo nas hipóteses de reprodução de documentos pelo órgão ou entidade pública consultada, situação em que poderá ser cobrado exclusivamente o valor necessário ao ressarcimento do custo dos serviços e dos materiais utilizados.

Parágraf o único. Estará isento de ressarcir os custos previstos no caput todo aquele cuja situação econômica não lhe permita f azê-lo sem prejuízo do sustento próprio ou da f amília, declarada nos termos da Lei no 7.115, de 29 de agosto de 1983.

Art. 13. Quando se tratar de acesso à inf ormação contida em documento cuja manipulação possa prejudicar sua integridade, deverá ser of erecida a consulta de cópia, com certif icação de que esta conf ere com o original.

Parágraf o único. Na impossibilidade de obtenção de cópias, o interessado poderá solicitar que, a suas expensas e sob supervisão de servidor público, a reprodução seja f eita por outro meio que não ponha em risco a conservação do documento original.

Art. 14. É direito do requerente obter o inteiro teor de decisão de negativa de acesso, por certidão ou cópia.

Seção II Dos Recursos Art. 15. No caso de indef erimento de acesso a inf ormações ou às razões da negativa do acesso, poderá o interessado interpor recurso contra a decisão no prazo de 10 (dez) dias a contar da sua ciência.

Parágraf o único. O recurso será dirigido à autoridade hierarquicamente superior à que exarou a decisão impugnada, que deverá se manif estar no prazo de 5 (cinco) dias.

Art. 16. Negado o acesso a inf ormação pelos órgãos ou entidades do Poder Executivo Federal, o requerente poderá recorrer à Controladoria-Geral da União, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias se: I – o acesso à inf ormação não classif icada como sigilosa f or negado; II – a decisão de negativa de acesso à inf ormação total ou parcialmente classif icada como sigilosa não indicar a autoridade classif icadora ou a hierarquicamente superior a quem possa ser dirigido pedido de acesso ou desclassif icação; III – os procedimentos de classif icação de inf ormação sigilosa estabelecidos nesta Lei não tiverem sido observados; e IV – estiverem sendo descumpridos prazos ou outros procedimentos previstos nesta Lei. § 1o. O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido à Controladoria-Geral da União depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior àquela que exarou a decisão impugnada, que deliberará no prazo de 5 (cinco) dias. § 2o. Verif icada a procedência das razões do recurso, a Controladoria-Geral da União determinará ao órgão ou entidade que adote as providências necessárias para dar cumprimento ao disposto nesta Lei. § 3o. Negado o acesso à inf ormação pela Controladoria-Geral da União, poderá ser interposto recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, a que se ref ere o art. 35.

Art. 17. No caso de indef erimento de pedido de desclassif icação de inf ormação protocolado em órgão da Administração Pública f ederal, poderá o requerente recorrer ao Ministro de Estado da área, sem prejuízo das competências da Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, previstas no art. 35, e do disposto no art. 16. § 1o. O recurso previsto neste artigo somente poderá ser dirigido às autoridades mencionadas depois de submetido à apreciação de pelo menos uma autoridade hierarquicamente superior à autoridade que exarou a decisão impugnada e, no caso das Forças Armadas, ao respectivo Comando. § 2o. Indef erido o recurso previsto no caput que tenha como objeto a desclassif icação de inf ormação secreta ou ultrassecreta, caberá recurso à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações prevista no art. 35.

Art. 18. Os procedimentos de revisão de decisões denegatórias prof eridas no recurso previsto no art. 15 e de revisão de classif icação de documentos sigilosos serão objeto de regulamentação própria dos Poderes Legislativo e Judiciário e do Ministério Público, em seus respectivos âmbitos, assegurado ao solicitante, em qualquer caso, o direito de ser inf ormado sobre o andamento de seu pedido.

Art. 19. (VET ADO). § 1o. (VET ADO). § 2o. Os órgãos do Poder Judiciário e do Ministério Público inf ormarão ao Conselho Nacional de Justiça e ao Conselho Nacional do Ministério Público, respectivamente, as decisões que, em grau de recurso, negarem acesso a inf ormações de interesse público.

Art. 20. Aplica-se subsidiariamente, no que couber, a Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999, ao procedimento de que trata este Capítulo.

CAPÍT ULO IV DAS REST RIÇÕES DE ACESSO À INFORMAÇÃO Seção I Disposições Gerais Art. 21. Não poderá ser negado acesso à inf ormação necessária à tutela judicial ou administrativa de direitos f undamentais.

Parágraf o único. As inf ormações ou documentos que versem sobre condutas que impliquem violação dos direitos humanos praticada por agentes públicos ou a mando de autoridades públicas não poderão ser objeto de restrição de acesso.

Art. 22. O disposto nesta Lei não exclui as demais hipóteses legais de sigilo e de segredo de justiça nem as hipóteses de segredo industrial decorrentes da exploração direta de atividade econômica pelo Estado ou por pessoa f ísica ou entidade privada que tenha qualquer vínculo com o poder público.

Seção II Da Classif icação da Inf ormação quanto ao Grau e Prazos de Sigilo Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classif icação as inf ormações cuja divulgação ou acesso irrestrito possam: I – pôr em risco a def esa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional; II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do País, ou as que tenham sido f ornecidas em caráter sigiloso por outros Estados e

organismos internacionais; III – pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população; IV – of erecer elevado risco à estabilidade f inanceira, econômica ou monetária do País; V – prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas; VI – prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científ ico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de interesse estratégico nacional; VII – pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus f amiliares; ou VIII – comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou f iscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de inf rações.

Art. 24. A inf ormação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da sociedade ou do Estado, poderá ser classif icada como ultrassecreta, secreta ou reservada. § 1o. Os prazos máximos de restrição de acesso à inf ormação, conf orme a classif icação prevista no caput, vigoram a partir da data de sua produção e são os seguintes: I – ultrassecreta: 25 (vinte e cinco) anos; II – secreta: 15 (quinze) anos; e III – reservada: 5 (cinco) anos.

Comentário: É preciso observar que os prazos de duração da classi cação sigilosa são contados a partir da data da produção do documento. Não se pode esquecer de que documento sigiloso é aquele que possui uma das três classi cações utilizadas na Lei: ultrassecreto, secreto e reservado. Está aqui a principal alteração trazida pela Lei, relativamente à legislação precedente que regulamentava a matéria – Decreto no 4.553/2002. É necessário decorar essas categorias de sigilo e seus respectivos prazos, pois certamente serão cobrados nas provas. A categoria de documento con dencial foi extinta na Lei. Além disso, os prazos de sigilo das informações públicas foram reduzidos. Ressaltese que somente a categoria dos documentos ultrassecretos poderá ser objeto de prorrogação de prazo de sigilo, por uma única vez, até o prazo máximo desta mesma categoria, de acordo com o § 2o do art. 35. § 2o. As inf ormações que puderem colocar em risco a segurança do Presidente e VicePresidente da República e respectivos cônjuges e f ilhos(as) serão classif icadas como reservadas e f icarão sob sigilo até o término do mandato em exercício ou do último mandato, em caso de reeleição. § 3o. Alternativamente aos prazos previstos no § 1o, poderá ser estabelecida como termo f inal de restrição de acesso a ocorrência de determinado evento, desde que

este ocorra antes do transcurso do prazo máximo de classif icação. § 4o. T ranscorrido o prazo de classif icação ou consumado o evento que def ina o seu termo f inal, a inf ormação tornar-se-á, automaticamente, de acesso público. § 5o. Para a classif icação da inf ormação em determinado grau de sigilo, deverá ser observado o interesse público da inf ormação e utilizado o critério menos restritivo possível, considerados: I – a gravidade do risco ou dano à segurança da sociedade e do Estado; e II – o prazo máximo de restrição de acesso ou o evento que def ina seu termo f inal.

Seção III Da Proteção e do Controle de Inf ormações Sigilosas Art. 25. É dever do Estado controlar o acesso e a divulgação de inf ormações sigilosas produzidas por seus órgãos e entidades, assegurando a sua proteção. § 1o. O acesso, a divulgação e o tratamento de inf ormação classif icada como sigilosa f icarão restritos a pessoas que tenham necessidade de conhecê-la e que sejam devidamente credenciadas na f orma do regulamento, sem prejuízo das atribuições dos agentes públicos autorizados por lei. § 2o. O acesso à inf ormação classif icada como sigilosa cria a obrigação para aquele que a obteve de resguardar o sigilo. § 3o. Regulamento disporá sobre procedimentos e medidas a serem adotados para o tratamento de inf ormação sigilosa, de modo a protegê-la contra perda, alteração indevida, acesso, transmissão e divulgação não autorizados.

Art. 26. As autoridades públicas adotarão as providências necessárias para que o pessoal a elas subordinado hierarquicamente conheça as normas e observe as medidas e procedimentos de segurança para tratamento de inf ormações sigilosas.

Parágraf o único. A pessoa f ísica ou entidade privada que, em razão de qualquer vínculo com o poder público, executar atividades de tratamento de inf ormações sigilosas adotará as providências necessárias para que seus empregados, prepostos ou representantes observem as medidas e procedimentos de segurança das inf ormações resultantes da aplicação desta Lei. Seção IV Dos Procedimentos de Classif icação, Reclassif icação e Desclassif icação Art. 27. A classif icação do sigilo de inf ormações no âmbito da administração pública f ederal é de competência:

Comentário: Estão especi cadas na Lei as autoridades que têm a prerrogativa de classi car as informações nos diferentes graus de sigilo. Quanto mais estrito o sigilo, maior o nível hierárquico do agente público. Assim, é importante atenção, pois é possível a cobrança desse assunto nas provas de concursos públicos.

I – no grau de ultrassecreto, das seguintes autoridades:

a) Presidente da República; b) Vice-Presidente da República; c) Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogativas; d) Comandantes da Marinha, do Exército e da Aeronáutica; e e) Chef es de Missões Diplomáticas e Consulares permanentes no exterior; II – no grau de secreto, das autoridades ref eridas no inciso I, dos titulares de autarquias, f undações ou empresas públicas e sociedades de economia mista; e III – no grau de reservado, das autoridades ref eridas nos incisos I e II e das que exerçam f unções de direção, comando ou chef ia, nível DAS 101.5, ou superior, do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores, ou de hierarquia equivalente, de acordo com regulamentação específ ica de cada órgão ou entidade, observado o disposto nesta Lei. § 1o. A competência prevista nos incisos I e II, no que se ref ere à classif icação como ultrassecreta e secreta, poderá ser delegada pela autoridade responsável a agente público, inclusive em missão no exterior, vedada a subdelegação. § 2o. A classif icação de inf ormação no grau de sigilo ultrassecreto pelas autoridades previstas nas alíneas d e e do inciso I deverá ser ratif icada pelos respectivos Ministros de Estado, no prazo previsto em regulamento. § 3o. A autoridade ou outro agente público que classif icar inf ormação como ultrassecreta deverá encaminhar a decisão de que trata o art. 28 à Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, a que se ref ere o art. 35, no prazo previsto em regulamento.

Art. 28. A classif icação de inf ormação em qualquer grau de sigilo deverá ser f ormalizada em decisão que conterá, no mínimo, os seguintes elementos: I – assunto sobre o qual versa a inf ormação; II – f undamento da classif icação, observados os critérios estabelecidos no art. 24; III – indicação do prazo de sigilo, contado em anos, meses ou dias, ou do evento que def ina o seu termo f inal, conf orme limites previstos no art. 24; e IV – identif icação da autoridade que a classif icou.

Parágraf o único. A decisão ref erida no caput será mantida no mesmo grau de sigilo da inf ormação classif icada.

Art. 29. A classif icação das inf ormações será reavaliada pela autoridade classif icadora ou por autoridade hierarquicamente superior, mediante provocação ou de of ício, nos termos e prazos previstos em regulamento, com vistas à sua desclassif icação ou à redução do prazo de sigilo, observado o disposto no art. 24. § 1o. O regulamento a que se ref ere o caput deverá considerar as peculiaridades das inf ormações produzidas no exterior por autoridades ou agentes públicos. § 2o. Na reavaliação a que se ref ere o caput, deverão ser examinadas a permanência dos motivos do sigilo e a possibilidade de danos decorrentes do acesso ou da divulgação da inf ormação. § 3o. Na hipótese de redução do prazo de sigilo da inf ormação, o novo prazo de restrição manterá como termo inicial a data da sua produção.

Art. 30. A autoridade máxima de cada órgão ou entidade publicará, anualmente, em sítio à disposição na internet e destinado à veiculação de dados e inf ormações

administrativas, nos termos de regulamento: I – rol das inf ormações que tenham sido desclassif icadas nos últimos 12 (doze) meses; II – rol de documentos classif icados em cada grau de sigilo, com identif icação para ref erência f utura; III – relatório estatístico contendo a quantidade de pedidos de inf ormação recebidos, atendidos e indef eridos, bem como inf ormações genéricas sobre os solicitantes. § 1o. Os órgãos e entidades deverão manter exemplar da publicação prevista no caput para consulta pública em suas sedes. § 2o. Os órgãos e entidades manterão extrato com a lista de inf ormações classif icadas, acompanhadas da data, do grau de sigilo e dos f undamentos da classif icação.

Seção V Das Inf ormações Pessoais

Comentário: Informações pessoais são aquelas relacionadas à pessoa natural identificada ou identi cável, cujo tratamento deve ser feito de forma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e às garantias individuais. As informações pessoais terão seu acesso restrito, independentemente de classi cação de sigilo, pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção.

Art. 31. O tratamento das inf ormações pessoais deve ser f eito de f orma transparente e com respeito à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, bem como às liberdades e garantias individuais. § 1o. As inf ormações pessoais, a que se ref ere este artigo, relativas à intimidade, vida privada, honra e imagem: I – terão seu acesso restrito, independentemente de classif icação de sigilo e pelo prazo máximo de 100 (cem) anos a contar da sua data de produção, a agentes públicos legalmente autorizados e à pessoa a que elas se ref erirem; e II – poderão ter autorizada sua divulgação ou acesso por terceiros diante de previsão legal ou consentimento expresso da pessoa a que elas se ref erirem. § 2o. Aquele que obtiver acesso às inf ormações de que trata este artigo será responsabilizado por seu uso indevido. § 3o. O consentimento ref erido no inciso II do § 1o não será exigido quando as inf ormações f orem necessárias: I – à prevenção e diagnóstico médico, quando a pessoa estiver f ísica ou legalmente incapaz, e para utilização única e exclusivamente para o tratamento médico; II – à realização de estatísticas e pesquisas científ icas de evidente interesse público ou geral, previstos em lei, sendo vedada a identif icação da pessoa a que as inf ormações se ref erirem; III – ao cumprimento de ordem judicial; IV – à def esa de direitos humanos; ou

V – à proteção do interesse público e geral preponderante. § 4o. A restrição de acesso à inf ormação relativa à vida privada, honra e imagem de pessoa não poderá ser invocada com o intuito de prejudicar processo de apuração de irregularidades em que o titular das inf ormações estiver envolvido, bem como em ações voltadas para a recuperação de f atos históricos de maior relevância. § 5o. Regulamento disporá sobre os procedimentos para tratamento de inf ormação pessoal.

CAPÍT ULO V DAS RESPONSABILIDADES Art. 32. Constituem condutas ilícitas que ensejam responsabilidade do agente público ou militar: I – recusar-se a f ornecer inf ormação requerida nos termos desta Lei, retardar deliberadamente o seu f ornecimento ou f ornecê-la intencionalmente de f orma incorreta, incompleta ou imprecisa; II – utilizar indevidamente, bem como subtrair, destruir, inutilizar, desf igurar, alterar ou ocultar, total ou parcialmente, inf ormação que se encontre sob sua guarda ou a que tenha acesso ou conhecimento em razão do exercício das atribuições de cargo, emprego ou f unção pública; III – agir com dolo ou má-f é na análise das solicitações de acesso à inf ormação; IV – divulgar ou permitir a divulgação ou acessar ou permitir acesso indevido à inf ormação sigilosa ou inf ormação pessoal; V – impor sigilo à inf ormação para obter proveito pessoal ou de terceiro, ou para f ins de ocultação de ato ilegal cometido por si ou por outrem; VI – ocultar da revisão de autoridade superior competente inf ormação sigilosa para benef iciar a si ou a outrem, ou em prejuízo de terceiros; e VII – destruir ou subtrair, por qualquer meio, documentos concernentes a possíveis violações de direitos humanos por parte de agentes do Estado. § 1o. Atendido o princípio do contraditório, da ampla def esa e do devido processo legal, as condutas descritas no caput serão consideradas: I – para f ins dos regulamentos disciplinares das Forças Armadas, transgressões militares médias ou graves, segundo os critérios neles estabelecidos, desde que não tipif icadas em lei como crime ou contravenção penal; ou II – para f ins do disposto na Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, e suas alterações, inf rações administrativas, que deverão ser apenadas, no mínimo, com suspensão, segundo os critérios nela estabelecidos. § 2o. Pelas condutas descritas no caput, poderá o militar ou agente público responder, também, por improbidade administrativa, conf orme o disposto nas Leis nos 1.079, de 10 de abril de 1950, e 8.429, de 2 de junho de 1992.

Art. 33. A pessoa f ísica ou entidade privada que detiver inf ormações em virtude de vínculo de qualquer natureza com o poder público e deixar de observar o disposto nesta Lei estará sujeita às seguintes sanções: I – advertência; II – multa; III – rescisão do vínculo com o poder público;

IV – suspensão temporária de participar em licitação e impedimento de contratar com a administração pública por prazo não superior a 2 (dois) anos; e V – declaração de inidoneidade para licitar ou contratar com a administração pública, até que seja promovida a reabilitação perante a própria autoridade que aplicou a penalidade. § 1o. As sanções previstas nos incisos I, III e IV poderão ser aplicadas juntamente com a do inciso II, assegurado o direito de def esa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias. § 2o. A reabilitação ref erida no inciso V será autorizada somente quando o interessado ef etivar o ressarcimento ao órgão ou entidade dos prejuízos resultantes e após decorrido o prazo da sanção aplicada com base no inciso IV. § 3o. A aplicação da sanção prevista no inciso V é de competência exclusiva da autoridade máxima do órgão ou entidade pública, f acultada a def esa do interessado, no respectivo processo, no prazo de 10 (dez) dias da abertura de vista.

Art. 34. Os órgãos e entidades públicas respondem diretamente pelos danos causados em decorrência da divulgação não autorizada ou utilização indevida de inf ormações sigilosas ou inf ormações pessoais, cabendo a apuração de responsabilidade f uncional nos casos de dolo ou culpa, assegurado o respectivo direito de regresso.

Parágraf o único. O disposto neste artigo aplica-se à pessoa f ísica ou entidade privada que, em virtude de vínculo de qualquer natureza com órgãos ou entidades, tenha acesso a inf ormação sigilosa ou pessoal e a submeta a tratamento indevido.

CAPÍT ULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E T RANSIT ÓRIAS Art. 35. (VET ADO). § 1o. É instituída a Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, que decidirá, no âmbito da administração pública f ederal, sobre o tratamento e a classif icação de inf ormações sigilosas e terá competência para: I – requisitar da autoridade que classif icar inf ormação como ultrassecreta e secreta esclarecimento ou conteúdo, parcial ou integral da inf ormação; II – rever a classif icação de inf ormações ultrassecretas ou secretas, de of ício ou mediante provocação de pessoa interessada, observado o disposto no art. 7o e demais dispositivos desta Lei; e III – prorrogar o prazo de sigilo de inf ormação classif icada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24. § 2o. O prazo ref erido no inciso III é limitado a uma única renovação. § 3o. A revisão de of ício a que se ref ere o inciso II do § 1o deverá ocorrer, no máximo, a cada 4 (quatro) anos, após a reavaliação prevista no art. 39, quando se tratar de documentos ultrassecretos ou secretos. § 4o. A não deliberação sobre a revisão pela Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações nos prazos previstos no § 3o implicará a desclassif icação automática das inf ormações.

§ 5o. Regulamento disporá sobre a composição, organização e f uncionamento da Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, observado o mandato de 2 (dois) anos para seus integrantes e demais disposições desta Lei. Art. 36. O tratamento de inf ormação sigilosa resultante de tratados, acordos ou atos internacionais atenderá às normas e recomendações constantes desses instrumentos.

Art. 37. É instituído, no âmbito do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o Núcleo de Segurança e Credenciamento (NSC), que tem por objetivos: I – promover e propor a regulamentação do credenciamento de segurança de pessoas f ísicas, empresas, órgãos e entidades para tratamento de inf ormações sigilosas; e II – garantir a segurança de inf ormações sigilosas, inclusive aquelas provenientes de países ou organizações internacionais com os quais a República Federativa do Brasil tenha f irmado tratado, acordo, contrato ou qualquer outro ato internacional, sem prejuízo das atribuições do Ministério das Relações Exteriores e dos demais órgãos competentes.

Parágraf o único. Regulamento disporá sobre a composição, organização e f uncionamento do NSC. Art. 38. Aplica-se, no que couber, a Lei no 9.507, de 12 de novembro de 1997, em relação à inf ormação de pessoa, f ísica ou jurídica, constante de registro ou banco de dados de entidades governamentais ou de caráter público.

Art. 39. Os órgãos e entidades públicas deverão proceder à reavaliação das inf ormações classif icadas como ultrassecretas e secretas no prazo máximo de 2 (dois) anos, contado do termo inicial de vigência desta Lei. § 1o. A restrição de acesso a inf ormações, em razão da reavaliação prevista no caput, deverá observar os prazos e condições previstos nesta Lei. § 2o. No âmbito da Administração Pública f ederal, a reavaliação prevista no caput poderá ser revista, a qualquer tempo, pela Comissão Mista de Reavaliação de Inf ormações, observados os termos desta Lei. § 3o. Enquanto não transcorrido o prazo de reavaliação previsto no caput, será mantida a classif icação da inf ormação nos termos da legislação precedente. § 4o. As inf ormações classif icadas como secretas e ultrassecretas não reavaliadas no prazo previsto no caput serão consideradas, automaticamente, de acesso público.

Art. 40. No prazo de 60 (sessenta) dias, a contar da vigência desta Lei, o dirigente máximo de cada órgão ou entidade da Administração Pública f ederal direta e indireta designará autoridade que lhe seja diretamente subordinada para, no âmbito do respectivo órgão ou entidade, exercer as seguintes atribuições: I – assegurar o cumprimento das normas relativas ao acesso a inf ormação, de f orma ef iciente e adequada aos objetivos desta Lei; II – monitorar a implementação do disposto nesta Lei e apresentar relatórios periódicos sobre o seu cumprimento; III – recomendar as medidas indispensáveis à implementação e ao aperf eiçoamento das normas e procedimentos necessários ao correto cumprimento do disposto nesta Lei; e IV – orientar as respectivas unidades no que se ref ere ao cumprimento do disposto nesta Lei e seus regulamentos.

Art. 41. O Poder Executivo Federal designará órgão da Administração Pública f ederal responsável: I – pela promoção de campanha de abrangência nacional de f omento à cultura da transparência na Administração Pública e conscientização do direito f undamental de acesso à inf ormação; II – pelo treinamento de agentes públicos no que se ref ere ao desenvolvimento de práticas relacionadas à transparência na Administração Pública; III – pelo monitoramento da aplicação da Lei no âmbito da Administração Pública f ederal, concentrando e consolidando a publicação de inf ormações estatísticas relacionadas no art. 30; IV – pelo encaminhamento ao Congresso Nacional de relatório anual com inf ormações atinentes à implementação desta Lei. Art. 42. O Poder Executivo regulamentará o disposto nesta Lei no prazo de 180 (cento e oitenta) dias a contar da data de sua publicação.

Art. 43. O inciso VI do art. 116 da Lei no 8.112, de 11 de dezembro de 1990, passa a vigorar com a seguinte redação: “Art. 116........................................................................... ............................................................................................

VI – levar as irregularidades de que tiver ciência em razão do cargo ao conhecimento da autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, ao conhecimento de outra autoridade competente para apuração; .................................................................................” (NR) Art. 44. O Capítulo IV do T ítulo IV da Lei no 8.112, de 1990, passa a vigorar acrescido do seguinte art. 126-A: “Art. 126-A. Nenhum servidor poderá ser responsabilizado civil, penal ou administrativamente por dar ciência à autoridade superior ou, quando houver suspeita de envolvimento desta, a outra autoridade competente para apuração de inf ormação concernente à prática de crimes ou improbidade de que tenha conhecimento, ainda que em decorrência do exercício de cargo, emprego ou f unção pública.”

Art. 45. Cabe aos Estados, ao Distrito Federal e aos Municípios, em legislação própria, obedecidas as normas gerais estabelecidas nesta Lei, def inir regras específ icas, especialmente quanto ao disposto no art. 9o e na Seção II do Capítulo III. Art. 46. Revogam-se: I – a Lei no 11.111, de 5 de maio de 2005; e II – os arts. 22 a 24 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 47. Esta Lei entra em vigor 180 (cento e oitenta) dias após a data de sua publicação.

Brasília, 18 de novembro de 2011; 190o da Independência e 123o da República.

DECRETO No 4.073, DE 3 DE JANEIRO DE 2002 Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

O PRESIDENT E DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe conf ere o art. 84, inciso IV,

da Constituição, e tendo em vista o disposto na Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, DECRET A: CAPÍT ULO I DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 1o. O Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por f inalidade def inir a política nacional de arquivos públicos e privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo.

Comentário: Importante salientar que o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq – é um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por nalidade de nir a política nacional de arquivos públicos e privados. Por meio de resoluções, por exemplo, exerce a orientação normativa na área arquivística brasileira.

Art. 2o. Compete ao Conarq: I – estabelecer diretrizes para o f uncionamento do Sistema Nacional de Arquivos – Sinar, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivos; II – promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com vistas ao intercâmbio e à integração sistêmica das atividades arquivísticas; III – propor ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República normas legais necessárias ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; III – propor ao Ministro de Estado da Justiça normas legais necessárias ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) IV – zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o f uncionamento e o acesso aos arquivos públicos; V – estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos de âmbito f ederal, estadual, do Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrência das f unções executiva, legislativa e judiciária; VI – subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da política nacional de arquivos públicos e privados; VII – estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário da União, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municípios; VIII – estimular a integração e modernização dos arquivos públicos e privados; IX – identif icar os arquivos privados de interesse público e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Chef e da Casa Civil da

Presidência da República, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; X – propor ao Presidente da República, por intermédio do Ministro de Estado da Justiça, a declaração de interesse público e social de arquivos privados; (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) XI – estimular a capacitação técnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituições integrantes do Sinar; XII – recomendar providências para a apuração e a reparação de atos lesivos à política nacional de arquivos públicos e privados; XIII – promover a elaboração do cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como desenvolver atividades censitárias ref erentes a arquivos; XIV – manter intercâmbio com outros conselhos e instituições, cujas f inalidades sejam relacionadas ou complementares às suas, para prover e receber elementos de inf ormação e juízo, conjugar esf orços e encadear ações; XV – articular-se com outros órgãos do Poder Público f ormuladores de políticas nacionais nas áreas de educação, cultura, ciência, tecnologia, inf ormação e inf ormática.

Comentário: É interessante conhecer a competência do Conarq.

Art. 3o. São membros conselheiros do Conarq: I – o Diretor-Geral do Arquivo Nacional, que o presidirá; II – dois representantes do Poder Executivo Federal; III – dois representantes do Poder Judiciário Federal; IV – dois representantes do Poder Legislativo Federal; V – um representante do Arquivo Nacional; VI – dois representantes dos Arquivos Públicos Estaduais e do Distrito Federal; VII – dois representantes dos Arquivos Públicos Municipais; VIII – um representante das instituições mantenedoras de curso superior de arquivologia; IX – um representante de associações de arquivistas; X – três representantes de instituições que congreguem prof issionais que atuem nas áreas de ensino, pesquisa, preservação ou acesso a f ontes documentais. § 1o. Cada Conselheiro terá um suplente. § 2o. Os membros ref eridos nos incisos III e IV e respectivos suplentes serão designados pelo Presidente do Supremo T ribunal Federal e pelos Presidentes da Câmara dos Deputados e do Senado Federal, respectivamente. § 3o. Os conselheiros e suplentes ref eridos nos inciso II e V a X serão desig-nados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Chef e da Casa Civil da Presidência da República, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados. § 3o. Os conselheiros e suplentes ref eridos nos inciso II e V a X serão designados pelo Presidente da República, a partir de listas apresentadas pelo Ministro de Estado da Justiça, mediante indicações dos dirigentes dos órgãos e entidades representados.

(Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) § 4o. O mandato dos Conselheiros será de dois anos, permitida uma recondução. § 5o. O Presidente do Conarq, em suas f altas e impedimentos, será substituído por seu substituto legal no Arquivo Nacional.

Art. 4o. Caberá ao Arquivo Nacional dar o apoio técnico e administrativo ao Conarq.

Art. 5o. O Plenário, órgão superior de deliberação do Conarq, reunir-se-á, em caráter ordinário, no mínimo, uma vez a cada quatro meses e, extraordinariamente, mediante convocação de seu Presidente ou a requerimento de dois terços de seus membros. § 1o. O Conarq f uncionará na sede do Arquivo Nacional. § 2o. As reuniões do Conarq poderão ser convocadas para local f ora da sede do Arquivo Nacional, por deliberação do Plenário ou ad referendum deste, sempre que razão superior indicar a conveniência de adoção dessa medida.

Art. 6o. O Conarq somente se reunirá para deliberação com o quorum mínimo de dez conselheiros.

Art. 7o. O Conarq poderá constituir câmaras técnicas e comissões especiais, com a f inalidade de elaborar estudos, normas e outros instrumentos necessários à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados e ao f uncionamento do Sinar, bem como câmaras setoriais, visando a identif icar, discutir e propor soluções para questões temáticas que repercutirem na estrutura e organização de segmentos específ icos de arquivos, interagindo com as câmaras técnicas.

Parágraf o único. Os integrantes das câmaras e comissões serão designados pelo Presidente do Conarq, ad referendum do Plenário.

Art. 8o. É considerado de natureza relevante, não ensejando qualquer remuneração, o exercício das atividades de Conselheiro do Conarq e de integrante das câmaras e comissões.

Art. 9o A aprovação do regimento interno do Conarq, mediante proposta deste, é da competência do Chef e da Casa Civil da Presidência da República.

Art. 9o. A aprovação do regimento interno do Conarq, mediante proposta deste, é da competência do Ministro de Estado da Justiça. (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) CAPÍT ULO II DO SIST EMA NACIONAL DE ARQUIVOS Art. 10. O Sinar tem por f inalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo.

Comentário: Observe-se que o Sistema Nacional de Arquivos – Sinar – é o responsável por implementar a política nacional de arquivos públicos e privados de nida pelo Conarq. O órgão central do Sinar é o Conarq.

Art. 11. O Sinar tem como órgão central o Conarq.

Art. 12. Integram o Sinar:

I – o Arquivo Nacional; II – os arquivos do Poder Executivo Federal; III – os arquivos do Poder Legislativo Federal; IV – os arquivos do Poder Judiciário Federal; V – os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VI – os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; VII – os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. § 1o Os arquivos ref eridos nos incisos II a VII, quando organizados sistemicamente, passam a integrar o Sinar por intermédio de seus órgãos centrais. § 2o As pessoas f ísicas e jurídicas de direito privado, detentoras de arquivos, podem integrar o Sinar mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Art. 13. Compete aos integrantes do Sinar: I – promover a gestão, a preservação e o acesso às inf ormações e aos documentos na sua esf era de competência, em conf ormidade com as diretrizes e normas emanadas do órgão central; II – disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; III – implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de f orma a garantir a integridade do ciclo documental; IV – garantir a guarda e o acesso aos documentos de valor permanente; V – apresentar sugestões ao Conarq para o aprimoramento do Sinar; VI – prestar inf ormações sobre suas atividades ao Conarq; VII – apresentar subsídios ao Conarq para a elaboração de dispositivos legais necessários ao aperf eiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos públicos e privados; VIII – promover a integração e a modernização dos arquivos em sua esf era de atuação; IX – propor ao Conarq os arquivos privados que possam ser considerados de interesse público e social; X – comunicar ao Conarq, para as devidas providências, atos lesivos ao patrimônio arquivístico nacional; XI – colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias ref erentes a arquivos; XII – possibilitar a participação de especialistas nas câmaras técnicas, câmaras setoriais e comissões especiais constituídas pelo Conarq; XIII – proporcionar aperf eiçoamento e reciclagem aos técnicos da área de arquivo, garantindo constante atualização.

Comentário: É interessante conhecer a competência dos integrantes do Sinar.

Art. 14. Os integrantes do SINAR seguirão as diretrizes e normas emanadas do Conarq, sem prejuízo de sua subordinação e vinculação administrativa.

CAPÍT ULO III DOS DOCUMENT OS PÚBLICOS

Art. 15. São arquivos públicos os conjuntos de documentos: I – produzidos e recebidos por órgãos e entidades públicas f ederais, estaduais, do Distrito Federal e municipais, em decorrência de suas f unções administrativas, legislativas e judiciárias; II – produzidos e recebidos por agentes do Poder Público, no exercício de seu cargo ou f unção ou deles decorrente; III – produzidos e recebidos pelas empresas públicas e pelas sociedades de economia mista; IV – produzidos e recebidos pelas Organizações Sociais, def inidas como tal pela Lei no 9.637, de 15 de maio de 1998, e pelo Serviço Social Autônomo Associação das Pioneiras Sociais, instituído pela Lei no 8.246, de 22 de outubro de 1991.

Parágraf o único. A sujeição dos entes ref eridos no inciso IV às normas arquivísticas do Conarq constará dos Contratos de Gestão com o Poder Público.

Art. 16. Às pessoas f ísicas e jurídicas mencionadas no art. 15 compete a responsabilidade pela preservação adequada dos documentos produzidos e recebidos no exercício de atividades públicas.

Art. 17. Os documentos públicos de valor permanente, que integram o acervo arquivístico das empresas em processo de desestatização, parcial ou total, serão recolhidos a instituições arquivísticas públicas, na sua esf era de competência. § 1o. O recolhimento de que trata este artigo constituirá cláusula específ ica de edital nos processos de desestatização. § 2o. Para ef eito do disposto neste artigo, as empresas, antes de concluído o processo de desestatização, providenciarão, em conf ormidade com as normas arquivísticas emanadas do Conarq, a identif icação, classif icação e avaliação do acervo arquivístico. § 3o. Os documentos de valor permanente poderão f icar sob a guarda das empresas mencionadas no § 2o, enquanto necessários ao desempenho de suas atividades, conf orme disposto em instrução expedida pelo Conarq. § 4o. Os documentos de que trata o caput são inalienáveis e não são sujeitos a usucapião, nos termos do art. 10 da Lei no 8.159, de 1991. § 5o. A utilização e o recolhimento dos documentos públicos de valor permanente que integram o acervo arquivístico das empresas públicas e das sociedades de economia mista já desestatizadas obedecerão às instruções do Conarq sobre a matéria.

CAPÍT ULO IV DA GEST ÃO DE DOCUMENT OS DA ADMINIST RAÇÃO PÚBLICA FEDERAL Seção I Das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos Art. 18. Em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identif icação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor. § 1o. Os documentos relativos às atividades-meio serão analisados, avaliados e selecionados pelas Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e

das entidades geradores dos arquivos, obedecendo aos prazos estabelecidos em tabela de temporalidade e destinação expedida pelo Conarq. § 2o. Os documentos relativos às atividades-meio não constantes da tabela ref erida no § 1o serão submetidos às Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos dos órgãos e das entidades geradores dos arquivos, que estabelecerão os prazos de guarda e destinação daí decorrentes, a serem aprovados pelo Arquivo Nacional. § 3o. Os documentos relativos às atividades-f im serão avaliados e selecionados pelos órgãos ou entidades geradores dos arquivos, em conf ormidade com as tabelas de temporalidade e destinação, elaboradas pelas Comissões mencionadas no caput, aprovadas pelo Arquivo Nacional.

Comentário: Disposições sobre a constituição de Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos para a elaboração do processo avaliativo documental no âmbito das instituições públicas. É muito importante saber a diferença entre atividades-meio e atividades- m. As primeiras são exercidas por toda e qualquer instituição – funções administrativas, gestão nanceira, gestão de pessoal etc. –, enquanto as últimas são especí cas e próprias de uma determinada instituição em particular, sendo diferente das outras. Por exemplo, o Ministério Público (MP) possui atribuições legais completamente diferentes das nalidades de uma Universidade. Enquanto o MP objetiva, dentre suas competências, a defesa da ordem jurídica, a Universidade tem nalidades de caráter acadêmico-cultural. Ambos executam as mesmas atividades-meio, mas suas finalidades legais na sociedade são distintas.

Seção II Da Entrada de Documentos Arquivísticos Públicos no Arquivo Nacional Art. 19. Os documentos arquivísticos públicos de âmbito f ederal, ao serem transf eridos ou recolhidos ao Arquivo Nacional, deverão estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados, bem como acompanhados de instrumento descritivo que permita sua identif icação e controle.

Parágraf o único. As atividades técnicas ref eridas no caput, que precedem à transf erência ou ao recolhimento de documentos, serão implementadas e custeadas pelos órgãos e entidades geradores dos arquivos.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar à Casa Civil da Presidência da República a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de

1991.

Art. 20. O Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão deverá, tão logo sejam nomeados os inventariantes, liquidantes ou administradores de acervos para os órgãos e entidades extintos, solicitar ao Ministro de Estado da Justiça a assistência técnica do Arquivo Nacional para a orientação necessária à preservação e à destinação do patrimônio documental acumulado, nos termos do § 2o do art. 7o da Lei no 8.159, de 1991. (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) Art. 21. A Casa Civil da Presidência da República, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública Federal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção.

Art. 21. O Ministro de Estado da Justiça, mediante proposta do Arquivo Nacional, baixará instrução detalhando os procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades da Administração Pública f ederal, para a plena consecução das medidas constantes desta Seção. (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) CAPÍT ULO V DA DECLARAÇÃO DE INT ERESSE PÚBLICO E SOCIAL DE ARQUIVOS PRIVADOS Art. 22. Os arquivos privados de pessoas f ísicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional podem ser declarados de interesse público e social por decreto do Presidente da República. § 1o. A declaração de interesse público e social de que trata este artigo não implica a transf erência do respectivo acervo para guarda em instituição arquivística pública, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservação do acervo. § 2o. São automaticamente considerados documentos privados de interesse público e social: I – os arquivos e documentos privados tombados pelo Poder Público; II – os arquivos presidenciais, de acordo com o art. 3o da Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991; III – os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência da Lei no 3.071, de 1 o de janeiro de 1916, de acordo com o art. 16 da Lei n o 8.159, de 1991.

Art. 23. O Conarq, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República.

Art. 23. O Conarq, por iniciativa própria ou mediante provocação, encaminhará solicitação, acompanhada de parecer, ao Ministro de Estado da Justiça, com vistas à declaração de interesse público e social de arquivos privados pelo Presidente da República. (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) § 1o. O parecer será instruído com avaliação técnica procedida por comissão especialmente constituída pelo CONARQ. § 2o. A avaliação ref erida no § 1o será homologada pelo Presidente do Conarq. § 3o. Da decisão homologatória caberá recurso das partes af etadas ao Chef e da Casa

Civil da Presidência da República, na f orma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999. § 3o. Da decisão homologatória caberá recurso das partes af etadas ao Ministro de Estado da Justiça, na f orma prevista na Lei no 9.784, de 29 de janeiro de 1999.

(Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) Art. 24. O proprietário ou detentor de arquivo privado declarado de interesse público e social deverá comunicar previamente ao CONARQ a transf erência do local de guarda do arquivo ou de quaisquer de seus documentos, dentro do território nacional.

Art. 25. A alienação de arquivos privados declarados de interesse público e social deve ser precedida de notif icação à União, titular do direito de pref erência, para que manif este, no prazo máximo de sessenta dias, interesse na aquisição, na f orma do parágraf o único do art. 13 da Lei no 8.159, de 1991.

Art. 26. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social devem manter preservados os acervos sob sua custódia, f icando sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na f orma da legislação em vigor, aquele que desf igurar ou destruir documentos de valor permanente.

Art. 27. Os proprietários ou detentores de arquivos privados declarados de interesse público e social poderão f irmar acordos ou ajustes com o CONARQ ou com outras instituições, objetivando o apoio para o desenvolvimento de atividades relacionadas à organização, preservação e divulgação do acervo.

Art. 28. A perda acidental, total ou parcial, de arquivos privados declarados de interesse público e social ou de quaisquer de seus documentos deverá ser comunicada ao Conarq, por seus proprietários ou detentores.

CAPÍT ULO VI DISPOSIÇÕES FINAIS E T RANSIT ÓRIAS Art. 29. Este Decreto aplica-se também aos documentos eletrônicos, nos termos da lei.

Art. 30. O Chef e da Casa Civil da Presidência da República baixará instruções complementares à execução deste Decreto.

Art. 30. O Ministro de Estado da Justiça baixará instruções complementares à execução deste Decreto. (Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) Vigência Art. 31. Fica delegada competência ao Chef e da Casa Civil da Presidência da República, permitida a subdelegação, para designar os membros do CONARQ de que trata o § 3o do art. 3o.

Art. 31. Fica delegada competência ao Ministro de Estado da Justiça, permitida a subdelegação, para designar os membros do Conarq de que trata o § 3o do art. 3o.

(Redação dada pelo Decreto no 7.430, de 2011) Art. 32. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 33. Ficam revogados os Decretos nos 1.173, de 29 de junho de 1994, 1.461, de 25 de abril de 1995, 2.182, de 20 de março de 1997, e 2.942, de 18 de janeiro de 1999.

LEI No 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 Regula a microf ilmagem de documentos of iciais e dá outras providências.

O PRESIDENT E DA REPÚBLICA, f aço saber que o CONGRESSO NACIONAL decreta e eu

sanciono a seguinte Lei: Art 1o. É autorizada, em todo o território nacional, a microf ilmagem de documentos particulares e of iciais arquivados, estes de órgãos f ederais, estaduais e municipais.

Comentário: É de grande relevância este artigo, uma vez que ele autoriza o processo de micro lmagem em todo o território nacional. Por isso, pode-se a rmar que a micro lmagem é um procedimento reconhecido legalmente. Observe-se que o § 1o a rma que os micro lmes produzirão os mesmos efeitos legais dos documentos originais, inclusive em juízo. § 1o. Os microf ilmes de que trata esta Lei, assim como as certidões, os traslados e as cópias f otográf icas obtidas diretamente dos f ilmes produzirão os mesmos ef eitos legais dos documentos originais em juízo ou f ora dele. § 2o. Os documentos microf ilmados poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados por incineração, destruição mecânica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegração. § 3o. A incineração dos documentos microf ilmados ou sua transf erência para outro local f ar-se-á mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro próprio. § 4o. Os f ilmes negativos resultantes de microf ilmagem f icarão arquivados na repartição detentora do arquivo, vedada sua saída sob qualquer pretexto. § 5o. A eliminação ou transf erência para outro local dos documentos microf ilmados f arse-á mediante lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente. § 6o. Os originais dos documentos ainda em trânsito microf ilmados não poderão ser eliminados antes de seu arquivamento. § 7o. Quando houver conveniência, ou por medida de segurança, poderão excepcionalmente ser microf ilmados documentos ainda não arquivados, desde que autorizados por autoridade competente.

Art 2o. Os documentos de valor histórico não deverão ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverso da repartição detentora dos mesmos.

Comentário: Também deve ser destacado este artigo, muito cobrado nas provas de concursos públicos. A Lei veda o descarte de arquivos considerados de valor histórico. Isto signi ca que os originais de conjuntos documentais considerados de guarda permanente não deverão ser destruídos, mesmo se já microfilmados.

Art 3o. O Poder Executivo regulamentará, no prazo de 90 (noventa) dias, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esf eras f ederais, estaduais e municipais

para a autenticação de traslados e certidões originárias de microf ilmagem de documentos of iciais. § 1o. O decreto de regulamentação determinará, igualmente, quais os cartórios e órgãos públicos capacitados para ef etuarem a microf ilmagem de documentos particulares, bem como os requisitos que a microf ilmagem realizada por aqueles cartórios e órgãos públicos devem preencher para serem autenticados, a f im de produzirem ef eitos jurídicos, em juízo ou f ora dele, quer os microf ilmes, quer os seus traslados e certidões originárias. § 2o. Prescreverá também o decreto as condições que os cartórios competentes terão de cumprir para a autenticação de microf ilmes realizados por particulares, para produzir ef eitos jurídicos contra terceiros.

Art 4o. É dispensável o reconhecimento da f irma da autoridade que autenticar os documentos of iciais arquivados, para ef eito de microf ilmagem e os traslados e certidões originais de microf ilmes.

Art 5o. Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art 6o. Revogam-se as disposições em contrário.

DECRETO No 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 Regulamenta a Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microf ilmagem de documentos of iciais, e dá outras providências.

O PRESIDENT E DA REPÚBLICA, no uso da atribuição que lhe conf ere o art. 84, inciso IV, da Constituição, e tendo em vista o disposto na art. 3o da Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, DECRET A: Art. 1o. A microf ilmagem, em todo território nacional, autorizada pela Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos of iciais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas f ísicas ou jurídicas.

Art. 2o. A emissão de cópias, traslados e certidões extraídas de microf ilmes, bem assim a autenticação desses documentos, para que possam produzir ef eitos legais, em juízo ou f ora dele, é regulada por este Decreto.

Art. 3o. Entende-se por microf ilme, para f ins deste Decreto, o resultado do processo de reprodução em f ilme, de documentos, dados e imagens, por meios f otográf icos ou eletrônicos, em dif erentes graus de redução.

Comentário: Importante observar o conceito de microfilme.

Art. 4o. A microf ilmagem será f eita em equipamentos que garantam a f iel reprodução das inf ormações, sendo permitida a utilização de qualquer microf orma.

Parágraf o único. Em se tratando da utilização de microf ichas, além dos procedimentos

previstos neste Decreto, tanto a original como a cópia terão, na sua parte superior, área reservada à titulação, à identif icação e à numeração sequencial, legíveis com a vista desarmada, e f otogramas destinados à indexação.

Art. 5o. A microf ilmagem, de qualquer espécie, será f eita sempre em f ilme original, com o mínimo de 180 linhas por milímetro de def inição, garantida a segurança e a qualidade de imagem e de reprodução. § 1o. Será obrigatória, para ef eito de segurança, a extração de f ilme cópia do f ilme original. § 2o. Fica vedada a utilização de f ilmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a conf ecção do original, como para a extração de cópias. § 3o. O armazenamento do f ilme original deverá ser f eito em local dif erente do seu f ilme cópia.

Comentário: É necessário atentar para os § 1o e 3o, que dispõem, respectivamente, sobre a obrigatoriedade de extração de lme cópia e sobre a guarda dos microfilmes produzidos.

Art. 6o. Na microf ilmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução.

Parágraf o único. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapasse a dimensão máxima do campo f otográf ico do equipamento em uso, a microf ilmagem poderá ser f eita por etapas, sendo obrigatória a repetição de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo que se possa identif icar, por superposição, a continuidade entre as seções adjacentes microf ilmadas.

Art. 7o. Na microf ilmagem de documentos, cada série será precedida de imagem de abertura, com os seguintes elementos: I – identif icação do detentor dos documentos, a serem microf ilmados; II – número do microf ilme, se f or o caso; III – local e data da microf ilmagem; IV – registro no Ministério da Justiça; V – ordenação, identif icação e resumo da série de documentos a serem microf ilmados; VI – menção, quando f or o caso, de que a série de documentos a serem microf ilmados é continuação da série contida em microf ilme anterior; VII – identif icação do equipamento utilizado, da unidade f ilmadora e do grau de redução; VIII – nome por extenso, qualif icação f uncional, se f or o caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microf ilmados; IX – nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem.

Art. 8o. No f inal da microf ilmagem de cada série, será reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente após o último documento, com os seguintes elementos: I – identif icação do detentor dos documentos microf ilmados;

II – inf ormações complementares relativas ao inciso V do artigo anterior; III – termo de encerramento atestando a f iel observância às disposições deste Decreto; IV – menção, quando f or o caso, de que a série de documentos microf ilmados continua em microf ilme posterior; V – nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem.

Comentário: Atenção deve ser dada aos elementos constituintes da imagem de abertura e da imagem de encerramento do processo de micro lmagem de documentos.

Art. 9o. Os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da microf ilmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por f alha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no f ilme original.

1o. A microf ilmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identif icação do microf ilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualif icação f uncional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da microf ilmagem.

2o. É obrigatório f azer indexação remissiva para recuperar as inf ormações e assegurar a localização dos documentos.

3o. Caso a complementação não satisf aça os padrões de qualidade exigidos, a microf ilmagem dessa série de documentos deverá ser repetida integralmente.

Art. 10. Para o processamento dos f ilmes, serão utilizados equipamentos e técnicas que assegurem ao f ilme alto poder de def inição, densidade unif orme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramitação ou em estudo, poderão, a critério da autoridade competente, ser microf ilmados, não sendo permitida a sua eliminação até a def inição de sua destinação f inal.

Art. 12. A eliminação de documentos, após a microf ilmagem, dar-se-á por meios que garantam sua inutilização, sendo a mesma precedida de lavratura de termo próprio e após a revisão e a extração de f ilme cópia.

Parágraf o único. A eliminação de documentos of iciais ou públicos só deverá ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do órgão, aprovada pela autoridade competente na esf era de sua atuação e respeitado o disposto no art. 9o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

Art. 13. Os documentos of iciais ou públicos, com valor de guarda permanente, não poderão ser eliminados após a microf ilmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esf era de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidões e as cópias em papel ou em f ilme de documentos

microf ilmados, para produzirem ef eitos legais em juízo ou f ora dele, deverão estar autenticados pela autoridade competente detentora do f ilme original.

1o. Em se tratando de cópia em f ilme, extraída de microf ilmes de documentos privados, deverá ser emitido termo próprio, no qual constará que o f ilme que o acompanha é cópia f iel do f ilme original, cuja autenticação f ar-se-á nos cartórios que satisf izerem os requisitos especif icados no artigo seguinte.

2o. Em se tratando de cópia em papel, extraída de microf ilmes de documentos privados, a autenticação f ar-se-á por meio de carimbo, aposto em cada f olha, nos cartórios que satisf izerem os requisitos especif icados no artigo seguinte.

3o. A cópia em papel, de que trata o parágraf o anterior, poderá ser extraída utilizandose qualquer meio de reprodução, desde que seja assegurada a sua f idelidade e a sua qualidade de leitura.

Art. 15. A microf ilmagem de documentos poderá ser f eita por empresas e cartórios habilitados nos termos deste Decreto.

Parágraf o único. Para exercer a atividade de microf ilmagem de documentos, as empresas e cartórios a que se ref ere este artigo, além da legislação a que estão sujeitos, deverão requerer registro no Ministério da Justiça e sujeitar-se à f iscalização que por este será exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartórios que se dedicarem a microf ilmagem de documentos de terceiros, f ornecerão, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando: I – que a microf ilmagem f oi executada de acordo com o disposto neste Decreto; II – que se responsabilizam pelo padrão de qualidade do serviço executado; III – que o usuário passa a ser responsável pelo manuseio e conservação das microf ormas.

Art. 17. Os microf ilmes e f ilmes cópias, produzidos no exterior, somente terão valor legal, em juízo ou f ora dele, quando: I – autenticados por autoridade estrangeira competente; II – tiverem reconhecida, pela autoridade consular brasileira, a f irma da autoridade estrangeira que os houver autenticado; III – f orem acompanhados de tradução of icial.

Art. 18. Os microf ilmes originais e os f ilmes cópias resultantes de microf ilmagem de documentos sujeitos à f iscalização, ou necessários à prestação de contas, deverão ser mantidos pelos prazos de prescrição a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As inf rações às normas deste Decreto, por parte dos cartórios e empresas registrados no Ministério da Justiça sujeitarão o inf rator, observada a gravidade do f ato, às penalidades de advertência ou suspensão do registro, sem prejuízo das sanções penais e civis cabíveis.

Parágraf o único. No caso de reincidência por f alta grave, o registro para microf ilmar será cassado def initivamente.

Art. 20. O Ministério da Justiça expedirá as instruções que se f izerem necessárias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se o Decreto no 64.398, de 24 de abril de 1969.

Art. 22. Este Decreto entra em vigor na data de sua publicação.

RESOLUÇÃO No 10, DE 6 DE DEZEMBRO DE 1999 Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microf ilmagem de documentos arquivísticos.

O PRESIDENT E DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS – Conarq, no uso de suas atribuições previstas no item IX, do art.18, de seu Regimento Interno, de conf ormidade com deliberação do Plenário, em sua 15 a reunião ordinária realizada no dia 6 de dezembro de 1999 e, Considerando os dispositivos da Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto no 1.799, de 30 de janeiro de 1996 e da Portaria MJ no 58, de 20 de junho de 1996, que tratam da microf ilmagem de documentos arquivísticos; Considerando os resultados da Comissão Especial criada pela Portaria Conarq no 30, de 22 de f evereiro de 1999, com a f inalidade de adequar os símbolos de normas ISO de sinaléticas técnicas à microf ilmagem de documentos arquivísticos; Considerando a necessidade de que a microf ilmagem dos documentos arquivísticos seja realizada dentro dos padrões e normas internacionais, resolve: Art. 1o. Adotar, no processo de microf ilmagem de documentos arquivísticos, símbolos constantes da ISO 9878/1990, anexo 1, e o roteiro de sinaléticas, anexo 2.

Art. 2o. Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Comentário: É importante saber que há uma resolução do Conselho Nacional de Arquivos que adota símbolos de normas ISO para o processo de micro lmagem de documentos arquivísticos, pois também já houve questões de concursos públicos sobre o assunto.

Anexos

OBS.: As letras e os números das mensagens, que acompanham os símbolos obrigatórios

indicados no item 1, deverão ser apresentados na f onte ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 14 e 30 pontos. Na ausência da f onte ARIAL, usar letras e números não serif ados, isto é, sem qualquer tipo de adorno, em tamanho igual ou superior a 18 milímetros para os símbolos indicados no item 1. Para os símbolos indicados no item 2, o tamanho poderá variar entre 3 e 7 milímetros.

Questões de Concursos por Assunto

Introdução à Arquivologia 158. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) O arquivo corrent e descent ralizado é uma das possibilidades de conf iguração do t ipo de arquivo corrent e. Nessa modalidade de conf iguração, cada set or ou unidade do órgão público ou empresa privada é responsável pelo seu arquivo corrent e.

159. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) Acerca das polít icas de acesso a document os de arquivo, julgue o próximo it em. O acesso a document os mant idos nos arquivos corrent es é abert o a t odos os que necessit am das inf ormações cont idas nesses document os.

160. (FCC/T RT /11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) O recolhiment o é a operação que viabiliza a passagem de document os para o: a) arquivo corrente; b) arquivo central; c ) arquivo intermediário; d) arquivo permanente; e ) centro de inf ormação.

161. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Considerando a t eoria e a prát ica de arranjo em arquivos permanent es, julgue o it em a seguir.

O acervo de um arquivo permanent e é const it uído das preciosidades colecionadas ao longo do t empo por pessoas f ísicas ou jurídicas e recolhidas de modo assist emát ico.

162. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A operação de arranjo ref ere-se à ordenação de conjunt os document ais remanescent es após a aplicação nesses conjunt os da dest inação f inal det erminada nas t abelas de t emporalidade.

163. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Julgue o it em seguint e, acerca de polít icas públicas de arquivos permanent es.

As principais at ividades cult urais promovidas em inst it uições arquivíst icas brasileiras são palest ras, debat es, lançament os de obras e concursos sobre t emas de hist ória geral.

164. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Os serviços edit oriais, de dif usão cult ural e de assist ência educat iva são f unções do arquivo permanent e.

165. (Consulplan/T SE – T écnico Judiciário/2012) Ent re os procediment os que correspondem ao Arquivo Permanent e, est á diret ament e relacionado à elaboração dos inst rument os de pesquisa o(a): a) tabela de temporalidade; b) descrição; c ) avaliação; d) protocolo.

166. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Numa inst it uição de cust ódia dest inada a recolher arquivos de dif erent es ent idades, a cada um desses conjunt os de document os dá-se o nome de: a) f undo; b) organograma; c ) setor; d) divisão; e ) núcleo de memória.

167. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Os document os da f ase permanent e demandam a elaboração de: a) projetos de organização e métodos (O&M); b) planos de destinação; c ) relações de remessa; d) instrumentos de pesquisa; e ) f luxogramas de tramitação.

168. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

A dist inção ent re document os de arquivo, de bibliot eca ou de museu é f eit a conf orme a origem e o emprego desses document os.

169. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Na caract erização de um document o de arquivo, dispensa-se a inf ormação que ref let e a ação implement ada, o que f oi comunicado ou decidido por meio dele.

170. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A organicidade do arquivo se verif ica na relação que os document os mant êm ent re si em decorrência das at ividades do sujeit o acumulador, seja ele pessoa f ísica ou jurídica.

171. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Os document os de arquivo são result ado de uma ação humana, f rut os da criação art íst ica, e t est emunham uma época ou at ividade.

172. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) Acerca dos conceit os e princípios arquivíst icos, julgue o it em a seguir.

A produção de document os de arquivo não t em por f inalidade o regist ro da hist ória da inst it uição, mas o at endiment o das suas necessidades administ rat ivas, ent re as quais se inclui a inf ormação aos cidadãos, caso se t rat e de órgão público.

173. (FCC/T RT /11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) Os arquivos originários de uma inst it uição ou pessoa devem mant er sua individualidade, sem jamais se mist urarem aos de origem diversa, conf orme est abelece o princípio da a) integridade; b) inalienabilidade; c ) proveniência; d) autonomia; e ) reintegração.

174. (FCC/T RT /11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) A ideia de que o arquivo é uma f ormação espont ânea, nat ural, progressiva e sediment ar, conf orme o caract erizou Elio Lodolini, f undament a o princípio da: a) procedência; b) unicidade; c ) indivisibilidade; d) cumulatividade; e ) imprescritibilidade.

175. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) A operação de ent rada de um conjunt o de document os públicos em um arquivo permanent e, com compet ência f ormalment e est abelecida, é denominada recolhiment o.

176. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) A t eoria das t rês idades ref ere-se à sist emat ização do ciclo de vida dos document os arquivíst icos.

177. (Consulplan/T SE – T écnico Judiciário/2012) De acordo com a t eoria das t rês idades, os arquivos passam por t rês est ágios de evolução dist int os. Quant o ao t erceiro est ágio, é corret o af irmar que se denomina arquivo: a) permanente e possui documentos de valor primário; b) corrente e possui documentos de valor secundário; c ) permanente e possui documentos de valor mediato; d) intermediário e possui documentos de valor imediato.

178. (Cespe/UnB/Inpi/2006) Classif ique como cert a ou errada cada af irmação sobre arquivos apresent ada a seguir: 1) O arquivo int ermediário mant ém sob guarda document os que deixaram de ser consult ados como f requência, mas que podem ser solicit ados no caso de busca de solução de assunt os que guardam relação com seu cont eúdo.

2) No arquivo permanent e são mant idos document os que perderam seu valor

de nat ureza administ rat iva, hist órica e document al.

3) Com relação à idade, os arquivos são chamados arquivo corrent e, arquivo t emporário e arquivo permanent e.

179. (Cespe/UnB/T RE-GO/2009) É corret o af irmar que met odológico f undament al da t eoria arquivíst ica é o(a): a) respeito à pertinência territorial; b) gestão de documentos; c ) arranjo estrutural f uncional; d) respeito à proveniência.

o

princípio

t eórico-

180. (Cespe/UnB/T RE-MA/2009) Com relação ao arquivo permanent e, assinale a opção corret a. a) A f unção de um arquivo permanente é reunir, conservar, arranjar, descrever e f acilitar a consulta aos documentos. b) Os documentos do arquivo permanente têm valor primário decrescente. c ) O acesso aos documentos do arquivo permanente é f eito com a autorização do órgão acumulador. d) As atividades intelectuais no arranjo de documentos estão relacionadas ao acondicionamento e à f ixação de etiquetas de identif icação nas unidades de armazenamento. e ) O tratamento da documentação permanente deve ser f eito a partir da aplicação do princípio da territorialidade, um dos princípios f undamentais da arquivologia.

181. (T RE/MS/2007) Quando o arquivo de uma ent idade passa a conviver com o de out ras, nas inst it uições de guarda permanent e de document os, recebe o nome de: a) série; b) setor; c ) grupo; d) seção; e ) f undo.

182. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) O t amanho do acervo document al e a sua complexidade def inem se o f undo de arquivo de uma inst it uição pública ou privada é um f undo f echado ou abert o.

183. (Cespe/UnB/T RT /17 a Região-ES – Analist a Judiciário/2009) A elaboração dos inst rument os de pesquisa deve ser sucessiva, part indo do geral para o part icular.

Considerando a necessidade de se f ornecer uma visão geral dos f undos do arquivo, seus serviços e possibilidades de acesso, o primeiro inst rument o a ser elaborado deve ser o invent ário sumário.

184. (Esaf /ANA – Analist a Administ rat ivo/2009) Quando é necessário elaborar um inst rument o de pesquisa para permit ir uma visão do conjunt o dos serviços de

arquivo, de modo a possibilit ar ao pesquisador saber quais são seus recursos, a nat ureza e o int eresse dos f undos que ele abriga, est amos f alando do: a) inventário sumário; b) inventário preliminar; c ) anuário; d) guia; e ) índice seletivo.

185. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue os it ens a seguir. Um arquivo document al t em por objet ivo servir como prova ou t est emunho da ação de pessoas jurídicas ou f ísicas.

186. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

Em regra, a inclusão de document os em um arquivo ocorre por compra ou permut a de f ont es múlt iplas.

187. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) No que diz respeit o aos arquivos do t ipo corrent e, int ermediário e permanent e, julgue o it em.

Dada a import ância da preservação dos document os que compõem o arquivo corrent e de det erminado set or de t rabalho, recomenda-se o arquivament o desses document os em local af ast ado do ref erido set or.

188. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

A f unção do arquivo int ermediário é possibilit ar o armazenament o de document os que, embora usados com pouca f requência, devem ser mant idos, por quest ões legais, f iscais, t écnicas ou administ rat ivas.

189. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

O arquivo permanent e é uma ext ensão do arquivo int ermediário, t endo est e últ imo a única f unção de evit ar a t ransf erência premat ura de document os do arquivo corrent e para o arquivo permanent e.

190. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) Acerca de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

A descrição, uma das at ividades desenvolvidas no arquivo permanent e, é concret izada com a elaboração de inst rument os de pesquisa.

191. (Cesgranrio/IBGE/2010) Todos os document os de arquivo est ão vinculados a um ciclo vit al que compreende t rês idades. Na segunda idade, são mant idos os papéis que ult rapassaram seu prazo de validade jurídico-administ rat ivo, e que

ainda podem ser ut ilizados, mas apenas pelo seu: a) acumulador; b) orientador; c ) produtor; d) pesquisador; e ) diretor.

192. (FCC/TJ-PI – Analist a Judiciário/2009) Levando em consideração a ordem hierárquica dos níveis de classif icação, segue-se ao guia, no programa descrit ivo de uma inst it uição de cust ódia de arquivos permanent es: a) o catálogo; b) a edição f ac-similar de documentos; c ) o inventário; d) o índice; e ) o repertório.

193. (FCC/T RT /3a Região-MG – Analist a Judiciário/2009) Os document os que apresent am valor primário e que são indispensáveis à manut enção das at ividades cot idianas de uma pessoa f ísica ou jurídica const it uem, segundo Jean-Yves Rousseau e Carol Cout ure, os chamados: a) arquivos intermediários; b) sistemas de protocolo; c ) arquivos correntes; d) processos e expedientes; e ) sistemas de gestão inf ormacional.

194. (Cespe/UnB/T RE-MT – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) O princípio de respeit o aos f undos ou princípio da proveniência é um dos pilares da arquivologia. Com relação a esse princípio, assinale a opção corret a. a) A aplicação do princípio de respeito aos f undos separa o arquivo em três f ases: a corrente, a intermediária e a permanente. b) Esse princípio designa um conjunto de operações que, a partir da avaliação de documentos, promove a guarda temporária ou permanente dos documentos. c ) Esse princípio permite a elaboração de um instrumento de pesquisa destinado à orientação dos usuários no conhecimento e utilização dos f undos que integram o acervo de um arquivo permanente. d) Esse princípio é um elemento de identif icação das unidades de arquivamento, constituído de números, letras ou combinação de números e letras, que permite a localização dos documentos. e ) Esse princípio determina que os documentos provenientes de uma mesma f onte geradora de arquivo devem ser mantidos reunidos.

195. (Cespe/UnB/Anac – T écnico Administ rat ivo/2009) O f undo de arquivo é result ado da aplicação da t eoria das t rês idades.

196. (FCC/TJ-PI – Analist a Judiciário/2009) A divulgação das at ividades e do acervo de um arquivo junt o à comunidade, por meio de publicações, exposições, cursos, conf erências e out ras iniciat ivas, f az part e do chamado serviço de: a) ref erência; b) apoio cultural; c ) consulta; d) processamento técnico; e ) reprograf ia.

197. (FCC/T RT /3a Região-MG – Analist a Judiciário/2009) Um document o é aut ênt ico quando preenche os requisit os necessários para que se reconheça: a) seu valor histórico; b) sua proveniência; c ) a intenção de seu signatário; d) seu teor inf ormativo; e ) a identidade de seu destinatário.

198. (FCC/T RT /3a Região-MG – Analist a Judiciário/2009) Para que sejam considerados de arquivo, de acordo com Schellenberg, os document os devem obedecer a uma dupla condição: t erem sido produzidos ou acumulados na consecução de um det erminado objet ivo e: a) manterem o arranjo que lhes f oi dado pelo órgão que os produziu ou acumulou; b) serem preservados na sua totalidade, sem mutilação, modif icação ou destruição das partes que os integram; c ) seguirem uma linha imaculada de custódia ininterrupta e responsável; d) apresentarem regularidade e unif ormidade de espécies, tipos, f ormatos e suportes; e ) possuírem valor para f ins outros que não aqueles para os quais f oram produzidos ou acumulados.

199. (FCC/T RT /3a Região-MG – Analist a Judiciário/2009) Caderno e livro são exemplos de: a) f ormato; b) tipo; c ) espécie; d) suporte; e ) f orma.

200. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) A respeit o de conceit os f undament ais de arquivologia, julgue o it em a seguir.

A just if icat iva para organização de arquivos de órgãos públicos est á na ordem diret a do int eresse de t rês t ipos de usuários que deles f azem uso: o administ rador, o cidadão e o pesquisador.

201. (Cespe/UnB/Ant aq – T écnico Administ rat ivo/2009) Acerca de arquivament o e

procediment os administ rat ivos, julgue o it em a seguir.

Os document os de arquivo não são objet o de coleção, mas produt os e subprodut os das f unções e das at ividades de uma organização pública ou privada e das at ividades de uma pessoa f ísica.

202. (Cespe/UnB/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) O princípio de respeit o aos f undos é f undament al para a ordenação dos acervos arquivíst icos de t erceira idade, o que t orna evident e que a est rut ura e o f uncionament o da administ ração são os element os que guiam o arranjo dos document os.

203. (Esaf /ANA – Analist a Administ rat ivo/2009) O desent ranhament o é a: a) juntada def initiva de um processo a outro; b) juntada provisória de um processo a outro; c ) separação de processos após a juntada provisória; d) retirada de f olhas do processo; e ) abertura de um novo volume do mesmo processo.

Gestão de Documentos 204. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Julgue o próximo it em, no que se ref ere à gest ão document al.

Na t abela de t emporalidade, o campo que indica a dest inação f inal dos document os apresent a as possibilidades de eliminação, de guarda event ual e de guarda permanent e.

205. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Julgue o próximo it em, no que se ref ere à gest ão document al. Const it uem objet ivos da et apa de avaliação de document os a redução da massa document al e a liberação de espaço f ísico.

206. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca do gerenciament o da inf ormação e da gest ão de document os, julgue o it em subsequent e.

A f ase de ut ilização e manut enção dos document os de um programa de gest ão de document os inclui uma das at ividades mais complexas dessa gest ão: a avaliação.

207. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A implant ação de uma polít ica de gest ão de document os em um órgão público t em por objet ivo a produção, a manut enção e a preservação de document os conf iáveis, aut ênt icos, acessíveis e compreensíveis.

208. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) O programa de gest ão de document os deve t er como base uma polít ica arquivíst ica e a designação de responsabilidades, além de est ar alinhado com a missão inst it ucional e a legislação arquivíst ica em vigor.

209. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Em relação à gest ão de document os na esf era pública, julgue o it em subsequent e.

A f ase de ut ilização ref ere-se às at ividades de cont role, organização e acesso a document os em f ase corrent e, incluindo-se arquivament o, recuperação e descart e de document os e inf ormações.

210. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Fat ores ligados à preservação devem ser considerados na produção document al. Por exemplo, document os de valor permanent e devem ser produzidos em papel alcalino.

211. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Gest ão de document os é o sist ema de cont role sobre a produção e manut enção de document os nas f ases corrent e e int ermediária, por meio de regist ros, list agens, índices e planos de arquivament o.

212. (Cespe/TJ-ES – Analist a Judiciário/2011) Julgue o it em a seguir, relat ivo à gest ão de document os.

Para evit ar a criação e o aument o do volume de novos document os em um órgão ou empresa, o arquivist a deve desenvolver a f ase de ut ilização e manut enção de document os, do programa de gest ão de document os.

213. (Cespe/TJ-ES – Analist a Judiciário/2011) A gest ão dos arquivos permanent es f az part e dos objet ivos e f inalidades de um programa de gest ão de document os.

214. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) A gest ão de document os ainda não é legalment e reconhecida no Brasil.

215. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) As ações do programa de gest ão de document os volt am-se para o moment o em que os document os apresent am valor primário.

216. (Cespe/T RE-ES – Analist a/2011) São t rês as f ases de um programa de gest ão de document os: implant ação, armazenament o e eliminação.

217. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Os mét odos básicos de arquivament o são alf abét ico, geográf ico, numérico e ideográf ico.

218. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2011) A f im de f acilit ar sua consult a, os pront uários dos servidores de um órgão público são armazenados em past as suspensas e ordenados pelo mét odo alf abét ico. Considere os nomes dos f uncionários abaixo relacionados e indique a sequência em que devem f icar seus respect ivos pront uários.

I – Jair de Moraes Net o II – Odair de Morais III – José de Morais Filho

IV – Ant ônio de Moraes Carvalho V – Joaquim da Silva Moreira VI – Carlos Moura VII – Beat riz Moreira VIII – Ana Beat riz Moreira de Morais a) VIII, VII, VI, I, II, IV, III, V; b) IV, I, VIII, III, II, VII, V, VI; c ) VI, IV, III, VIII, I, VII, V, II; d) II, I, IV, III, VI, V, VIII, VII; e ) I, III, V, II, VIII, VII, VI, IV. 219. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) A remoção t emporária de um document o é assinalada, no arquivo, por meio de: a) jaqueta; b) microf icha; c ) guia-f ora; d) etiqueta; e ) clipe.

220. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) A respeit o de arranjo, classif icação e t ipologia de document os, julgue o it em seguint e.

Na esf era pública, a at ividade de classif icação — ent endida como ident if icação do assunt o no document o, localização do assunt o no código de classif icação e anot ação do código no document o para post erior recuperação — soment e pode ser realizada por arquivist as.

221. (Cespe/TJ-ES – Analist a Judiciário/2011) Acerca da classif icação de document os, julgue o it em a seguir.

A classif icação de document os de arquivo leva em consideração t rês element os: a ação a que os document os se ref erem; a est rut ura do órgão que produz e(ou) recebe os document os e o assunt o desses document os.

222. (Cespe/TJ-ES – Analist a Judiciário/2011) A opção pela classif icação organizacional pressupõe que os document os sejam agrupados de acordo com a f unção.

223. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) A descrição de document os é o processo int elect ual de sint et izar os element os f ormais e o cont eúdo t ext ual de unidades de arquivament o, adequando-os ao inst rument o de pesquisa que se pret ende produzir. A descrição é uma at ividade import ant e para a recuperação das inf ormações nos arquivos denominados: a) correntes; b) ativos; c ) intermediários;

d) setoriais; e ) permanentes.

224. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) A normalização da descrição arquivíst ica em nível int ernacional t eve grande impulso no f inal da década de 1980.

No Brasil, acompanhando essa t endência, f oram empreendidos esf orços nesse sent ido, vindo a ser publicada uma norma específ ica para o país. Est a norma é conhecida pela sigla: a) Isad (G); b) Isaar (CPF); c ) Nobrade; d) ANBR; e ) e-ARQ Brasil.

225. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) O arquivo permanent e de uma universidade pública recebeu os document os ref erent es a duas f aculdades cujos cursos f oram unif icados. Est es document os se ref erem ao período em que os cursos f uncionavam em separado. Em relação aos dois acervos e aos document os produzidos por cada f aculdade, respect ivament e, o arquivist a deverá obedecer aos seguint es princípios da arquivíst ica: a) misturar os documentos dos acervos e alterar parcialmente a ordem original dos documentos; b) respeitar o órgão de origem e alterar a ordem original dos documentos; c ) misturar os documentos dos acervos e alterar completamente a ordem original dos documentos; d) respeitar a nova estrutura da f aculdade e alterar parcialmente a ordem original dos documentos; e ) respeitar o órgão de origem e a ordem original dos documentos.

226. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) São vários os inst rument os de pesquisa ut ilizados nos arquivos permanent es para a descrição dos acervos. Dent re eles há um de carát er genérico que se propõe a inf ormar sobre a t ot alidade dos f undos exist ent es num arquivo, seu hist órico, a nat ureza, o período de t empo abrangido, a quant idade de cada f undo int egrant e do acervo t ot al do Arquivo.

Essa descrição se ref ere ao seguint e inst rument o: a) catálogo; b) repertório; c ) guia; d) inventário analítico; e ) inventário sumário.

227. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Organize os document os de acordo com o mét odo alf abét ico.

1 – M. Lopes Filho

2 – Marcelo Cast ro 3 – Maurício Lopes 4 – Marcelo Cast ro Net o 5 – Maurício Lopes Filho 6 – Marcelo Cast ro Junior A ordenação corret a é: a) 2–6–4–3–1–5; b) 2–6–4–1–3–5; c ) 2–1–5–6–3–4; d) 2–5–1–3–4–6; e ) 1–2–6–3–4–5.

228. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Organize os document os de acordo com o mét odo alf abét ico.

1 – General Luiz Carlos Vieira 2 – Prof essor Renat o Sant a Rit a 3 – Dr. Ricardo Abreu Filho 4 – Minist ro Paulo Melo 5 – Prof essora Regina Sant a Rit a 6 – Coronel Mário Sales A ordenação corret a é: a) 6–3–1–4–2–5; b) 1–6–4–5–2–3; c ) 3–4–6–5–2–1; d) 3–4–6–2–5–1; e ) 1–2–5–6–4–3.

229. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Organize os document os de acordo com o mét odo geográf ico na modalidade est ado, cidade e correspondent e.

1 – Belo Horizont e – Minas Gerais – Alice Gomes 2 – Amazonas – Manaus – Sergio Lopes 3 – Bahia – Salvador – Mauro Aguiar 4 – Caxambu – Minas Gerais – Sonia Reis 5 – Ilhéus – Bahia – José Dias 6 – Araxá – Minas Gerais – Marina Alves A ordenação corret a é: a) 2 – 3 – 5 – 1 – 6 – 4; b) 2 – 5 – 3 – 6 – 4 – 1; c ) 1 – 5 – 6 – 3 – 2 – 4; d) 3 – 6 – 5 – 1 – 2 – 4; e ) 5 – 3 – 2 – 4 – 1 – 6.

230. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Organize os document os de acordo com o mét odo geográf ico na modalidade cidade, est ado e correspondent e.

1 – Curit iba – Paraná – Luiz Reis Filho 2 – São Paulo – It u – Rui Lemos 3 – Campinas – São Paulo – R. Paes 4 – Pará – Belém – Lia Cast ro 5 – Paraná – Curit iba – L. Reis 6 – Alagoas – Maceió – Léa Cast ro A ordenação corret a é: a) 4 – 3 – 1 – 5 – 2 – 6; b) 2 – 1 – 5 – 3 – 4 – 6; c ) 4 – 3 – 5 – 1 – 2 – 6; d) 6 – 4 – 2 – 5 – 1 – 3; e ) 5 – 6 – 4 – 1 – 3 – 2.

231. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) A maneira como os document os est ão dispost os, levando-se em cont a a classif icação e a codif icação adot adas, const it ui a et apa de: a) armazenamento; b) trâmite; c ) ordenação; d) autuação; e ) distribuição.

232. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Os document os de valor secundário const it uem os arquivos classif icados como: a) correntes; b) temporários; c ) pré-arquivos; d) transitórios; e ) permanentes.

233. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) São f ormas de eliminação de document os: a) f umigação e incineração; b) laminação e venda; c ) f ragmentação e maceração; d) alisamento e doação; e ) desinf estação e transf erência.

234. (Cesgranrio/BNDES/2004) Indique a opção em que as f irmas mencionadas est ão apresent adas na ordem adequada, de acordo com as regras de alf abet ação: a) O Globo – Jornal do Brasil – A T arde; b) Fundação Banco do Brasil – Fundação Getulio Vargas – Fundação dos Correios; c ) Jorge Zahar Editor – Editora Nova Fronteira – Areal Editores; d) Roditi Joalheiros – H. Stern – Amsterdam Sauer; e ) Alumibras – Associação de Imprensa – Associação dos Analistas de Sistemas.

235. (Cespe/UnB/PRG-DF/2005) Julgue os it ens a seguir em cert o ou errado: 1) Considerando as hipót eses de arquivament o a seguir, é corret o af irmar que o mét odo principal empregado f oi por assunt o, mas f oram empregados t ambém os mét odos secundários geográf ico, alf abét ico e cronológico.

PAGAMENT OS antes de 1980 e 1981 a 1985 de 1986 a 1989 PESSOAL – ADMISSÃO E DEMISSÃO de Abrão, Antonio até Carvalho, Paulo A. de Castro, Maria S. até Dias, Paulo R. VEÍCULOS – Goiás – São Paulo (Capital) – São Paulo (Interior) 2) Simples e dígit o-t erminal são mét odos numéricos de arquivament o.

3) A sequência alf abét ica a seguir não est á de acordo com as regras de alf abet ação.

– Filho, Manoel Arantes.

– Júnior, Pedro Pereira.

– Sobrinho, José Vieira.

4) A est rut ura hipot ét ica de arquivo descrit a a seguir est á de acordo com as regras de alf abet ação.

– Araújo, Prof essor José de.

– Júnior, Coordenador Af onso.

– Lima, Diretor Pedro de.

– Menezes, Paulo César de.

236. (Cespe/UnB/T RE-BA – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Os document os que não apresent am mais valor primário, mesmo que t enham valor secundário, podem ser eliminados, pois não são mais necessários como prova de uma at ividade desenvolvida pela organização.

237. (Cespe/UnB/T RE-BA – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) A f ase de dest inação de document os, em um programa de gest ão de document os, é mais complexa que as f ases ant eriores, por envolver a avaliação de document os que devem ser encaminhados para o arquivo ou o descart e.

238. (Cespe/UnB/MT E – Agent e Administ rat ivo/2008) Acerca do arquivo, julgue o it em a seguir.

O programa de gest ão de document os, quando implant ado em um minist ério, por exemplo, permit e o desenvolviment o de uma série de at ividades arquivíst icas, excet o a de avaliação, que são próprias do arquivo permanent e.

239. (Cespe/UnB/T RE-MT – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2005) O inst rument o auxiliar das at ividades de gest ão de document os que t em por f inalidade f acult ar o arquivament o corret o dos document os das inst it uições públicas e privadas denomina-se: a) tabela de temporalidade; b) plano de classif icação; c ) quadro de classif icação; d) tabela de classif icação; e ) plano de arquivamento.

240. (Cespe/UnB/Anat el – T écnico Administ rat ivo/2009) O mét odo de arquivament o por assunt o depende da int erpret ação dos document os e de um amplo conheciment o das at ividades organizacionais.

241. (FCC/Sergipe Gás S.A. – Assist ent e Administ rat ivo/2009) Considere os seguint es nomes: Nicholas Araújo Corrêa Larissa Holler Romanov Leonardo Girardeli de Almeida Júnior A inversão corret a de sobrenomes para arquivament o por mét odo alf abét ico é: a) Larissa Holler Romanov, Leonardo Girardeli de Almeida Júnior e Nicholas Araújo Corrêa; b) Girardeli, Leonardo de Almeida Júnior, Romanov, Larissa Holler e Corrêa, Nicholas Araújo; c ) Almeida Júnior, Leonardo Girardeli de, Romanov, Larissa Holler e Corrêa, Nicholas Araújo; d) Almeida, Júnior Girardeli Leonardo de, Holler, Larissa Romanov e Araújos, Nicholas Corrêa; e ) Romanov, Holler Larissa, Júnior, Leonardo de Almeida Girardeli e Corrêa, Araújo Nicholas.

242. (Cespe/UnB/T RE-MG – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) Assinale a opção que apresent a exemplo de ordenação de past as de f uncionários de um órgão realizada de acordo com as regras de alf abet ação. a) Bezerra, Alberto Luiz Moreira, Maria Madalena Santos Cruz, Antônio. b) T orres, Alisson T orres, A. T orres, Beatriz. c ) Barbosa Filho, Élson Vianna Neto, Milton Vianna Sobrinho, Marlene. d) D’Almeida, Paulo D’Andrade, Roberto D’Carmo, Anísio. e ) José. Rogério Paulo, Carlos São Rita, Simone Santa.

243. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) A respeit o da gest ão de document os, julgue o it em seguint e. A análise e a avaliação dos document os para o est abeleciment o dos prazos de guarda f azem part e da f ase de dest inação.

244. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) A respeit o da gest ão de document os, julgue o it em seguint e.

Na f ase de produção de document os, o arquivist a deve evit ar a duplicação e a emissão de vias desnecessárias, além de poder sugerir a criação ou ext inção de modelos e f ormulários.

245. (Cespe/UnB/MPU – T écnico Administ rat ivo/2010) A respeit o da gest ão de document os, julgue o it em seguint e.

Considera-se gest ão de document os o conjunt o de procediment os e operações t écnicas ref erent es a produção, t ramit ação, uso, avaliação e arquivament o de document os.

246. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) Acerca dos arquivos corrent es, int ermediários e da avaliação de document os, julgue o it em a seguir. É conhecido como prazo de prescrição o int ervalo de t empo durant e o qual o poder público, a empresa ou qualquer int eressado guardam o document o por precaução, ant es de eliminá-lo ou encaminhá-lo para guarda def init iva no arquivo permanent e.

247. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) No que se ref ere ao document o, valor mediat o corresponde a valor primário ou administ rat ivo.

248. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2008) Os dossiês do Depart ament o de Pessoal do Banco Valparaíso est ão complet ament e desorganizados, e vários usuários desse depart ament o precisam de inf ormações vinculadas às suas vidas f uncionais. Sabe-se que soment e por meio dos dossiês será possível recuperar as inf ormações que não est ão disponíveis em nenhum out ro suport e. Uma sugest ão para a organização da document ação cit ada é ut ilizar o mét odo alf abét ico, seguindo as regras de alf abet ação. Dessa f orma, as past as dos f uncionários com os seguint es nomes: (1) Jorge Albert o da Silva Net o; (2) Robson Ferreira de Marcedo; (3) Dr. Moysés Souza Fraga Sobrinho, (4) Prof essora Georget e Alves da Silveira e (5) Deput ado João de Macedo Filho t erão a seguint e ordenação: a) 3/5/2/1/4; b) 3/2/5/4/1; c ) 2/5/3/4/1; d) 1/5/4/2/3; e ) 1/3/2/5/4.

249. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2009) A necessidade de reduzir erros, no arquivament o de grande volume document al que ut iliza o número como

element o principal, orient ou o surgiment o do mét odo dígit o t erminal, em que os document os são numerados sequencialment e, e os números dispost os em t rês grupos de dois dígit os cada um (grupos: primário, secundário e t erciário). Nesse mét odo, os dossiês com os números (1) 034899, (2) 306218, (3) 482920, (4) 557718 e (5) 513120 f icam organizados na ordem: a) 1/3/4/2/5; b) 2/4/3/5/1; c ) 3/2/1/5/4; d) 3/5/4/2/1; e ) 4/5/3/1/2.

Diagnóstico e Avaliação Documental 250. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A prescrição das ações, encont radas com base na legislação em geral, cont ribui para a det erminação do prazo de guarda dos document os nas f ases corrent e e int ermediária.

251. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A avaliação t em como f inalidade a preservação dos document os considerados de valor hist órico e permanent e.

252. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A ident if icação do valor primário nos document os implica a necessidade de mant ê-los permanent ement e.

253. (FCC/T RT /11 a Região-AM – Analist a Judiciário/2012) O inst rument o que, uma vez aprovado pela aut oridade compet ent e, det ermina prazos para t ransf erência, recolhiment o, eliminação e mudança de suport es de document os de arquivo é: a) o plano de destinação; b) a tabela de temporalidade; c ) o plano de classif icação; d) a planilha de avaliação; e ) a lista de eliminação.

254. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Em relação ao inst rument o de avaliação denominado t abela de t emporalidade, julgue o it em seguint e.

Os prazos prescricionais e precaucionais aparecem, na t abela de t emporalidade, no campo ref erent e à dest inação f inal dos document os.

255. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) O ano é a unidade de t empo ut ilizada na t abela de t emporalidade de document os de arquivo do Conarq.

256. (Cespe/ST M – Analist a Judiciário/2011) Os prazos de guarda, em uma t abela de t emporalidade, são precedidos das unidades de classif icação.

257. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Com relação à avaliação de

document os, julgue o it em subsequent e.

No âmbit o da administ ração pública, a comissão de avaliação de document os deve ser f ormada por um grupo mult idisciplinar, encarregado da avaliação de document os de um arquivo, que t enha como uma de suas at ividades o est abeleciment o de prazos de t emporalidade para os document os arquivíst icos.

258. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à t abela de t emporalidade, julgue o seguint e it em.

O objet ivo principal da avaliação de document os é a preservação dos document os de valor corrent e.

259. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à t abela de t emporalidade, julgue o seguint e it em.

A t abela de t emporalidade de document os pode ser const it uída dos seguint es campos: classif icação; t ipologia document al; prazos de guarda nos arquivos corrent e e int ermediário; dest inação f inal; observações.

260. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à t abela de t emporalidade, julgue o seguint e it em.

A prescrição das ações, encont rada na legislação, serve como base para o est abeleciment o de prazos para o arquivo permanent e.

261. (Cespe/Sebrae – Analist a T écnico/2008) Quant o à t abela de t emporalidade, julgue o seguint e it em.

O result ado f inal dos t rabalhos de avaliação apresent a como inst rument o a t abela de t emporalidade de document os ou o plano de dest inação.

262. (Cespe/UnB/T RT /17 a Região-ES – Analist a Judiciário/2009) O prazo de guarda nas f ases corrent e e int ermediária é def inido por necessidades administ rat ivas, prescrições legais, ext inção de at ribuições, ent re out ros element os.

263. (FCC/Casa Civil-SP – Execut ivo Público/2010) Convênios, memorandos, at as, pareceres e ordens de serviço são exemplos, respect ivament e, de document os: a) comprobatórios, enunciativos, de ajuste, inf ormativos e testemunhais; b) enunciativos, comprobatórios, dispositivos, de ajuste e inf ormativos; c ) dispositivos, de ajuste, inf ormativos, opinativos e pactuais; d) pactuais, de correspondência, de assentamento, enunciativos e normativos; e ) inf ormativos, testemunhais, pactuais, de assentamento e de correspondência; 264. (Cespe/UnB/T RE-BA – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) Acerca de arquivologia, julgue o it em a seguir.

O arquivo é const it uído de document os em variados suport es, ent re out ros: papel; papel f ot ográf ico; película f ot ográf ica; mídias digit ais.

265. (FCC/T RE-AP – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2006) Os crit érios de prazo ut ilizados na elaboração de uma Tabela de Temporalidade de Document os baseiam-se: a) no arquivamento sequencial numérico; b) na legislação em vigor; c ) no tipo de documento; d) na disponibilidade de espaço; e ) no interesse público.

Protocolos 266. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca do set or de prot ocolo, em órgãos públicos ou empresas, julgue os it ens que se seguem.

A classif icação, uma das at ividades t rat adas no set or de prot ocolo, é realizada no moment o do recebiment o dos document os. Para t ant o, é necessário haver um código de classif icação, que deve ser anot ado no próprio document o.

267. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A moviment ação dos processos pelo órgão público ou empresa privada é f eit a a part ir do prot ocolo, que f az o regist ro dessas moviment ações e encaminha os document os aos dest inat ários.

268. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A expedição dos document os é de responsabilidade do arquivo geral e cont a com o auxílio do arquivo int ermediário para a realização dessa at ividade.

269. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A responsabilidade pelo f uncionament o do prot ocolo é do set or de arquivo permanent e, como últ imo moment o do t râmit e document al.

270. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) A ent rada de document os é um dos moment os mais import ant es de t odo o processo de t rat ament o document al. Com relação ao prot ocolo, julgue os it ens que se seguem.

Não são t odos os document os arquivíst icos que precisam ser regist rados no prot ocolo; o regist ro é obrigat ório apenas para os document os que t ramit arão por mais de um set or.

271. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) A abert ura e a aut uação de processos podem ser realizadas por qualquer set or de t rabalho de uma organização.

272. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) Dist ribuição é o envio do document o do set or de prot ocolo para o primeiro dest inat ário do document o.

273. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Receber, regist rar e dist ribuir document os, cuidando de sua t ramit ação, são at ividades rot ineiras do set or de:

a) embalagens; b) compras; c ) transporte; d) reprograf ia; e ) protocolo.

274. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Quando se reúnem document os de nat ureza diversa em razão das imposições de det erminada ação administ rat iva ou judicial, f orma-se conjunt o mat erialment e indivisível conhecido por: a) maço; b) dossiê; c ) caixa-arquivo; d) pasta; e ) processo.

275. (Esaf /MPU/2004) Receber de vários redist ribuídos é uma rot ina caract eríst ica de: a) protocolo; b) arquivo corrente; c ) arquivo intermediário; d) arquivo permanente; e ) sala de consulta.

set ores

document os

a

serem

276. (Cespe/UnB/T RT /16a Região/2005) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado: A rot ina de prot ocolo compreende as seguint es ações: recebiment o da correspondência (malot es, balcão, ent re out ros); separação da correspondência of icial da part icular; colocação do carimbo de prot ocolo; elaboração de resumo do assunt o; e, por f im, encaminhament o ao set or de regist ro e moviment ação.

277. (Esaf /Aneel/2006) Assinale o it em que não f az part e das rot inas do prot ocolo: a) receber a correspondência; b) abrir a correspondência ostensiva; c ) encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários; d) avaliar os documentos de acordo com os valores primário e secundário; e ) receber dos vários setores os documentos a serem distribuídos.

278. (Cesgranrio/BNDES/2006) Uma f icha apresent a os seguint es dados: procedência, dat a de ent rada, dat a do document o, número, código do assunt o, espécie, número de origem, assunt o, dist ribuição, dat a, recebido. T rat a-se de uma f icha de: a) descarte; b) destinação; c ) avaliação; d) provisão;

e ) protocolo.

279. (Cespe/UnB/T J-DF – Analist a Judiciário/2008) Arquivo é a guarda sist emát ica de inf ormações que servirão de base para pesquisas f ut uras. A esse respeit o, julgue o it em que se segue. Reservado, conf idencial, secret o e ult rassecret o são graus de sigilo aplicados a document os que necessit am de medidas especiais de guarda e divulgação.

280. (Cespe/UnB/MEC – Agent e Administ rat ivo/2009) A respeit o dos procediment os administ rat ivos, julgue o it em subsequent e. As correspondências consideradas ost ensivas são classif icadas, pelo grau de sigilo, em conf idenciais, sigilosas e ult rassecret as.

281. (FCC/DNOCS – Agent e Administ rat ivo/2010) Dent ro do gênero de document os escrit os, a correspondência merece t rat ament o especial, podendo ser, quant o à nat ureza do assunt o, ost ensiva ou sigilosa. A respeit o de nat ureza do assunt o de uma correspondência ser ost ensivo, analise: I – A classif icação de ost ensivo é dada aos document os cuja divulgação não prejudica a administ ração.

II – A classif icação de ost ensivo é dada aos document os que, por sua nat ureza, não necessit am ser de conheciment o rest rit o.

III – A classif icação de ost ensivo é dada aos assunt os que requeiram excepcional grau de segurança.

IV – A classif icação de ost ensivo é dada aos assunt os que, embora não requeiram alt o grau de segurança, seu conheciment o por pessoa não aut orizada pode ser prejudicial a um indivíduo.

V – A classif icação de ost ensivo é dada aos document os que podem ser de conheciment o público. É corret o o que const a apenas em: a) II, IV e V; b) I, II e III; c ) II, III, IV e V; d) III, IV e V; e ) I, II e V.

Tipologia Documental 282. (FCC/T RE/SP – T écnico Judiciário/2012) Original, cópia, minut a e rascunho − dif erent es est ágios de preparação e t ransmissão de document os − correspondem ao conceit o de: a) espécie; b) f ormato; c ) f orma; d) suporte;

e ) tipo.

283. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Acerca de t ipologias document ais e suport es f ísicos, julgue os it ens subsequent es.

A espécie document al, que é a base para o est abeleciment o de uma t ipologia document al, é represent ada pelos gêneros document ais.

284. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) Um arquivo cont ém document os em f ormat os diversos. Um arquivist a precisa est ar preparado para organizar document os impressos, f ot ograf ias em papel, f ilmes, disquet es, f it as sonoras e DVDs, dent re out ros. Uma plant a de arquit et ura do 12 o paviment o de uma inst it uição pública é considerada um document o do seguint e gênero: a) f ilmográf ico; b) cartográf ico; c ) textual; d) iconográf ico; e ) sonoro.

285. (Cesgranrio/Banco Cent ral – Analist a/2009) MINIST ÉRIO DA FAZENDA CRSFN – CONSELHO DE RECURSOS DO SIST EMA FINANCEIRO NACIONAL DOCUMENT O CRSFN No 008 Institui Comissão de T rabalho para elaborar minuta de revisão do Regimento Interno do CRSFN aprovado pelo Decreto no 1.935, de 20 de junho de1996.

O Presidente do Conselho de Recursos do Sistema Financeiro Nacional (CRSFN), no uso das atribuições conferidas pelo art. 5o , incisos II e XIV, do Regimento Interno aprovado pelo Decreto no 1.935, de 20 de junho de 1996, e tendo em vista necessidade de aprimorar a organização e o funcionamento do CRSFN, R E S O L V E: Art. 1o . Fica instituída Comissão de T rabalho para elaborar minuta de revisão do Regimento Interno do CRSFN aprovado pelo Decreto no 1.935, de 20 de junho de 1996, composta dos seguintes integrantes do RSFN: I – Edmundo de Paulo (Banco Central do Brasil); II – Rita Maria Scarponi (Comissão Nacional de Bolsas – CNB); e III – Rodrigo Pirajá Wienskoski (Procuradoria da Fazenda Nacional).

Parágrafo único – A Comissão de T rabalho será coordenada pela representante da Comissão Nacional de Bolsas – CNB (inciso II).

Art. 2o . A Comissão de T rabalho, no prazo de 30 (trinta) dias, a contar da data de publicação desta Portaria, elaborará e, por meio de sua coordenadoria, encaminhará formalmente ao Presidente do CRSFN documento contendo a minuta de revisão do regimento de que se trata.

Parágrafo único. O Presidente do CRSFN, em face de pedido expressamente fundamentado pela Comissão de T rabalho, poderá prorrogar o prazo de que trata o

caput, observados os critérios de conveniência e oportunidade.

Art. 3o . O funcionamento da Comissão de T rabalho dar-se-á conforme diretrizes estabelecidas em comum acordo e reportadas pela sua coordenadoria a todos os membros.

Art. 4o . Os membros da Comissão de T rabalho deverão informar tempestivamente à coordenadoria sobre eventual impossibilidade de presença nas reuniões de trabalho. § 1o . A Comissão de T rabalho, por sua coordenadoria, cientificará tempestivamente por escrito o Presidente do CRSFN do não comparecimento de integrante da Comissão de T rabalho no local, dia e hora previamente agendados para que seja promovida respectiva indicação de alterno, evitando-se solução de continuidade dos trabalhos.

Art. 5o . A Comissão de T rabalho elaborará e, por sua coordenadoria, encaminhará, no primeiro dia útil de cada semana e por meio eletrônico, relatório discriminando o curso dos trabalhos da Comissão à Secretaria-Executiva do CRSFN, a qual providenciará respectiva e imediata redistribuição aos demais integrantes do CRSFN. Parágrafo único. Os membros do CRSFN poderão apresentar sistemática e oportunamente sugestões justificadas ao texto da minuta de revisão do regimento, encaminhando-as por meio eletrônico à Secretaria-Executiva do CRSFN para análise da Comissão de T rabalho.

Art. 6o . A Secretaria-Executiva prestará o apoio necessário ao regular desenvolvimento das atividades da Comissão de T rabalho.

Art. 7o . Este documento entrará em vigor na data de sua publicação.

Brasília, 31 de agosto de 2006 Pedro Wilson Carrano Albuquerque Presidente Publicada no DOU de 4/9/2006 – Seção 1 – p. 36.2 Todo prof issional deve reconhecer os document os produzidos ou recebidos pelas inst it uições públicas e privadas. Nesse sent ido, observando o document o acima, o prof issional reconhece que se t rat a de um (a): a) edital; b) despacho; c ) ordem de serviço; d) portaria; e ) petição.

286. (Ceperj/It erj – Analist a/2012) Quant o ao gênero, os document os de arquivo podem ser classif icados como: a) escritos ou textuais, cartográf icos, iconográf icos, f ilmográf icos, sonoros, micrográf icos, inf ormáticos; b) manuscritos, datilograf ados, impressos, inf ormáticos, f ilmográf icos, sonoros, micrográf icos; c ) escritos ou textuais, cartográf icos, gráf icos, impressos, datilograf ados, sonoros, micrográf icos; d) públicos, escritos ou textuais, cartográf icos, sonoros, inf ormáticos, impressos, f ilmográf icos;

e ) particulares, of iciais, públicos, escritos ou textuais, impressos, sonoros, iconográf icos.

287. (Cespe/UnB/Egpa/2005) Det erminada empresa de engenharia e const rução civil decidiu arquivar t odos os desenhos de esboço e f ot ograf ias de seus projet os de modo a mant er o regist ro hist órico de sua evolução e t ambém para o próprio client e poder acompanhar os mecanismos de const rução e como a empresa desenvolve suas obras. T ais document os podem ser caract erizados como: a) cartográf icos; b) iconográf icos; c ) f ilmográf icos; d) micrográf icos; e ) inf ormáticos.

288. (Cespe/UnB/T RT /16a Região/2005) Julgue o it em a seguir em cert o ou errado.

Iconográf icos são document os em suport e f ílmico result ant es da microrreprodução de imagens com dimensões e rot ações variáveis, cont endo regist ros de imagens não est át icas.

289. (Cespe/UnB/T RT /16a Região/2005) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado.

Document os cart ográf icos são represent ações geográf icas cont endo imagens est át icas de suport es sint ét icos e podem ser const it uídos por document os escrit os ou t ext uais dat ilograf ados ou impressos com f ormat os e dimensões e rot ações variáveis.

290. (Esaf /Aneel/2006) Assinale a única opção que se ref ere a um gênero dos document os de arquivo. a) T ridimensional. b) Notarial. c ) Ostensivo. d) Sonoro. e ) Privado.

291. (Cespe/UnB/Censipan/2006) Julgue o it em seguint e em cert o ou errado.

Os document os em f ormat o elet rônico (ou digit al) não são considerados document os de arquivo.

292. (Cespe/UnB/INPI/2006) Classif ique como cert a ou errada cada af irmação a seguir.

1) ( ) Fot ograf ias, slides, desenhos e gravuras são classif icados como micrográf icos.

2) ( ) Quant o ao gênero, os document os arquivíst icos são classif icados em ost ensivos e sigilosos.

3) ( ) Document os cujo cont eúdo requeira ext remo grau de segurança na sua guarda e moviment ação e cujo t eor soment e deva ser do conheciment o de

pessoas int imament e ligadas ao seu manuseio ou est udo são classif icados como secret os.

4) ( ) São classif icados como reservados os document os cuja guarda e t ramit ação requerem alt o grau de segurança, embora sem apresent ar cont eúdo rest rit o a pessoas ligadas ao seu est udo ou manuseio.

5) ( ) Document os conf idenciais são aqueles cujo cont eúdo não pode ser do conheciment o de pessoa não aut orizada por ser prejudicial a alguém.

293. (Cespe/UnB/Ipajm/2006) Julgue o it em em cert o ou errado.

Inf ormações sigilosas são classif icadas em ult rassecret as, conf idenciais e ost ensivas.

secret as,

294. (Cespe/UnB/MDIC/2006) Julgue os it ens como cert os ou errados.

1) ( ) Os document os que cont êm inf ormações que requerem guarda e manuseio sob alt o grau de segurança e cujo t eor pode ser do conheciment o soment e de pessoas aut orizadas em f unção de necessidades f uncionais são classif icados como reservados.

2) ( ) Quant o à nat ureza, os document os são classif icados como t ext uais, cart ográf icos, inf ormát icos, sonoros e iconográf icos.

3) ( ) Os document os cuja divulgação de seu cont eúdo não apresent a qualquer rest rição são classif icados como ost ensivos.

295. (UEG/T J-GO/2006) Quant o à nat ureza do assunt o, são document os rest rit os: a) sigilosos, reservados e conf idenciais; b) f otográf icos, sigilosos e ostensivos; c ) reservados, ostensivos e alf abéticos; d) alf abéticos, f otográf icos e ultrassecretos.

296. (Cespe/UnB/Docas-PA/2006) Julgue o it em em cert o ou errado.

Document os conf idenciais devem ser guardados com alt o grau de segurança, devendo seu cont eúdo ser do conheciment o apenas das pessoas envolvidas no seu manuseio.

297. (Empasial/MAL-SP/1999) “Arquivo compost o apenas por f ot ograf ias, discos, f it as, slides, Cds, microf ormas ou disquet es – que merecem t rat ament o dif erenciado não apenas quant o ao armazenament o mas t ambém quant o ao regist ro, acondicionament o, cont role e conservação” é def inição de: a) arquivo histórico; b) arquivo comercial; c ) arquivo especializado; d) arquivo rotativo; e ) arquivo especial.

298. (Cespe/UnB/PRG-DF/2005) Com relação aos t ipos de arquivo, julgue o it em

seguint e em cert o ou errado.

Quant o à nat ureza dos document os, a unidade que t em sob sua guarda document os ref erent es às decisões de t ribunais superiores é chamada de arquivo especial.

299. (Cesgranrio/ANP/2005) Julgue o it em em cert o ou errado, de acordo com os t ipos de arquivo.

O conjunt o de document os produzidos ou recebidos por inst it uições governament ais e empresas em geral é chamado “arquivo público”.

300. (Cet ro/Radiobras/2005) Segundo a nat ureza da ent idade a que est á vinculado, os arquivos podem ser: a) ativos e inativos; b) públicos e privados; c ) nacionais e intermediários; d) permanentes e de guarda; e ) históricos e de pesquisa.

301. (Cespe/UnB/Egpa/2005) Julgue o it em em cert o ou errado de acordo com os t ipos de arquivo.

O arquivo público é um conjunt o de document os produzidos ou recebidos por inst it uições não governament ais de âmbit o f ederal, est adual ou municipal em decorrência de f unções específ icas administ rat ivas, judiciárias ou legislat ivas.

302. (Cespe/UnB/Ancine/2006) Julgue o it em em cert o ou errado de acordo com os t ipos de arquivo.

Dá-se o nome de arquivo especializado ao conjunt o de document os mant idos sob guarda do arquivo em condições especiais de armazenament o, acondicionament o ou conservação.

303. (Cespe/UnB/MDIC/2006) Classif ique como cert a ou errada cada af irmação a seguir.

1) ( ) Quant o à ext ensão de at uação, os arquivos podem ser classif icados em públicos, inst it ucionais, comerciais e pessoais.

2) ( ) Quant o à nat ureza dos document os, são classif icados como especializados aqueles arquivos que t êm sob sua responsabilidade a guarda de document os que requerem t rat ament o dif erenciado no armazenament o, no regist ro, no acondicionament o e na conservação, por causa de sua f orma f ísica.

304. (UEG/TJ-GO/2006) De acordo com a nat ureza da ent idade produt ora, os arquivos classif icam-se em: a) corrente e privado; b) intermediário e público; c ) público e privado;

d) permanente e privado.

305. (Cespe/UnB/STJ/2004) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: Quant o ao gênero, na cat egoria de document os iconográf icos, inserem-se os desenhos, os negat ivos, os diaposit ivos, as f ot ograf ias e as gravuras.

306. (Cespe/UnB/T RE-AL/2004) Com relação aos t ipos de document os dos arquivos, julgue o it em seguint e: Além dos document os t ext uais, os arquivos ocupam-se do gerenciament o e arquivament o de document os pert encent es ao gênero iconográf ico, f ilmográf ico e sonoro.

307. (FCC/T RE/PI – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2009) Papel, caderno, relat ório e relat ório de viagem são, respect ivament e, exemplos de: a) gênero, suporte, tipo e espécie; b) suporte, f ormato, espécie e tipo; c ) espécie, f orma, f ormato e suporte; d) tipo, espécie, suporte e técnica de registro; e ) f ormato, técnica de registro, gênero e f orma.

Microfilmagem 308. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Após a microf ilmagem de document os de arquivo, os document os originais podem ser eliminados, independent ement e de t erem valor primário ou secundário.

309. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) A microf ilmagem de document os de arquivo possibilit a a economia de espaço e a preservação de document os considerados de valor permanent e.

310. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Uma das grandes vant agens do microf ilme é o acesso rápido aos document os.

311. (FCC/T RT /1a microf ilmagem,

Região-RJ – signif ica:

Analist a

Judiciário/2011)

No

processo

de

a) repetição de imagem; b) documento restaurado; c ) página retirada; d) papel rasgado; e ) rolo inicial.

312. (Cespe/TJ/ES – Analist a Judiciário/2011) Acerca da microf ilmagem de document os de arquivo, julgue os it ens subsequent es.

O suport e microf ílmico por ser ext remament e seguro não exige uma cópia de segurança, como no caso dos document os digit ais.

313. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) Com relação aos sist emas inf ormat izados de gest ão arquivíst ica de document os (SIGAD) e à microf ilmagem de document os, julgue os it ens a seguir.

A microf ilmagem é pref erível à digit alização de document os, haja vist a que possibilit a acesso mais rápido à inf ormação.

314. (Cespe/T RE/ES – Analist a/2011) De acordo com a legislação em vigor, o original do document o permanent e microf ilmado não pode ser eliminado.

315. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Julgue o seguint e it em, que t rat a de polít icas, planejament o e t écnicas de microf ilmagem aplicadas aos arquivos.

Para a preservação de document os hist óricos, recomenda-se a ut ilização de f ilmes de sais de prat a, nos quais a camada f ot ossensível é compost a de halogenet os de prat a, permit indo reproduções mais duráveis.

316. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Julgue o seguint e it em, que t rat a de polít icas, planejament o e t écnicas de microf ilmagem aplicadas aos arquivos.

Denomina-se microf ilme de subst it uição o microf ilme que serve à preservação das inf ormações cont idas em document os que são eliminados, t endo em vist a a racionalização e o aproveit ament o de espaço.

317. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Julgue o seguint e it em, que t rat a de polít icas, planejament o e t écnicas de microf ilmagem aplicadas aos arquivos.

Os document os microf ilmados que apresent arem imagens ilegíveis, por f alha de operação ou por problema t écnico, serão reproduzidos post eriorment e, não sendo permit ido cort e ou inserção no f ilme original.

318. (Cespe/Abin – Of icial T écnico de Int eligência/2010) Julgue o seguint e it em, que t rat a de polít icas, planejament o e t écnicas de microf ilmagem aplicadas aos arquivos.

A ut ilização da t écnica micrográf ica para a reprodução dos document os de carát er permanent e visa eliminar os document os originais e ampliar a possibilidade de uso da inf ormação pelos pesquisadores.

319. (Cespe/DPF – Escrivão da Polícia Federal/2009) A microf ilmagem é grande aliada da redução de espaço ocupado pelos document os arquivíst icos em papel, bem como da preservação dos document os originais. Ent ret ant o, no caso dos document os considerados de valor permanent e, a microf ilmagem não permit e a

eliminação dos document os originais.

320. (Cesgranrio/IBGE – Arquivologia/2010) A microf ilmagem de document os ut iliza símbolos que est ão normat izados a part ir da ISO 9878/1. Nesse sent ido, alguns símbolos são de ut ilização obrigat ória em qualquer microf ilmagem de document os, como é o caso da imagem abaixo.

Qual é o signif icado dessa imagem? a) Início do rolo. b) Continua em outro rolo. c ) Continuação de outro rolo. d) Repetição da imagem. e ) Fim do rolo.

321. (FCC/TJ/PI – Analist a Judiciário – Arquivologia/2009) Nas recomendações elaboradas pelo Arquivo Nacional sobre a mat éria e submet idas a consult a pública, em maio de 2009, a digit alização dos arquivos t em como just if icat iva principal: a) substituir a microf ilmagem como meio de preservação; b) permitir a aplicação das normas internacionais de descrição; c ) encapsular bases de dados; d) garantir amplo acesso aos documentos; e ) promover a redução da massa documental acumulada.

322. (FCC/T RT /3a Região-MG – Analist a Judiciário/2009) Considere o símbolo a seguir:

O símbolo, ut ilizado nas sinalét icas do processo de microf ilmagem, signif ica: a) início do rolo; b) f im do rolo; c ) rolo de 16mm; d) continua em outro rolo; e ) rolo de 35mm.

323. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) A microf ilmagem é indicada para document os com prazos de guarda ent re um e t rês anos.

Automação/GED (Não há questões sobressalentes sobre este assunto.)

Preservação 324. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) Uma das melhores maneiras de impedir inf est ação dos acervos document ais é a manut enção dos document os em umidade relat iva acima de 60%.

325. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) O depósit o de arquivo deve privilegiar o uso de luz nat ural, que auxilia na conservação dos document os em suport e papel.

326. (Cesgranrio/IBGE – Arquivologia/2010) Grande part e dos acervos de inst it uições públicas ou privadas é f ormada por document ação convencional, em suport e papel. Cont udo, alguns arquivos são compost os t ambém por document os especiais como f ot ograf ias que, por seu suport e f rágil, exigem t rat ament o específ ico. Para evit ar a det erioração por umidade e acidez, as f ot os devem ser acondicionadas em f olders conf eccionados em papel de: a) uv temperado; b) cd básico; c ) ur ácido; d) pH neutro; e ) hp alcalino.

327. (Cesgranrio/IBGE – Arquivologia/2010) Uma t erminologia muit o ut ilizada em arquivologia est á relacionada às propriedades f ísico-químicas dos suport es que permit em a conservação indef inida dos document os, observadas as condições adequadas de acondicionament o, armazenament o e climat ização. Qual é essa t erminologia ref erent e à conservação indef inida dos document os? a) Proveniência f uncional. b) Quadro de arranjo. c ) Processo eletrostático. d) Qualidade arquivística. e ) Restrição de acesso.

328. (Cespe/UnB/T RE-MT – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2010) A conservação compreende os cuidados prest ados aos document os e, consequent ement e, ao local de sua guarda. Com ref erência à conservação e rest auração de document os de arquivo, assinale a opção corret a. a) O ar seco é um elemento que benef icia as condições f ísicas do papel. b) A temperatura ideal para conservação dos documentos em um depósito de arquivo deve ser superior a 24°C. c ) O alisamento é um método ef iciente de combate aos insetos e todos os outros tipos de

pragas que podem atacar o papel. d) A limpeza dos documentos em papel, f ase posterior à f umigação, pode ser f eita em mesas higienizadoras ou com um pano macio, uma escova ou um aspirador. e ) A desinf estação consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, aumentando, assim, a resistência das f ibras do papel.

329. (FCC/TJ/PI – Analist a Judiciário – Arquivologia/2009) Quando os document os em suport e-papel apresent am f alhas, um dos procediment os de rest auração mais empregados é o da: a) etiquetagem; b) irrigação; c ) plastif icação; d) liof ilização; e ) reenf ibragem.

330. (FCC/T J/PI – Analist a Judiciário – Arquivologia/2009) A Câmara T écnica de Conservação de Document os do Conselho Nacional de Arquivos, nas suas Recomendações para a produção e o armazenament o de document os de arquivo (2005), est abelece que as áreas de depósit o: a) sejam submetidas a testes que avaliem suas condições estruturais de resistência a cargas; b) f iquem próximas dos lençóis f reáticos, a f im de impedir o ressecamento dos documentos em suporte-papel; c ) sejam posicionadas nos prismas de maior insolação do edif ício, para evitar o uso de instrumentos mecânicos de controle de temperatura; d) tenham mais de 300 m2, sem divisão interna, de modo a of erecer armazenamento contínuo; e ) sejam iluminadas por lâmpadas f luorescentes, cuja radiação ultravioleta é benéf ica para os dif erentes gêneros documentais.

331. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) Acerca da polít ica, do planejament o e das t écnicas de preservação, conservação e rest auração de document os arquivíst icos, julgue os it ens que se seguem.

O papel moderno t em uma f ort e t endência a se t ornar ácido, devido à lignina present e na madeira, à cola de alume e às resinas ut ilizadas na impressão.

332. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) O uso do papel de pH neut ro é uma das medidas mais import ant es para eliminar ou diminuir as causas da det erioração sof rida pelo document o.

333. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) A higienização de document os em papel deve ser f eit a com um pano macio ou esponja levement e umedecida com água dest ilada ou deionizada.

334. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) O acondicionament o é uma das

et apas do planejament o de conservação prevent iva de document os.

335. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) Acerca da preservação, conservação e rest auração de document os arquivíst icos, julgue os it ens a seguir.

A despeit o da import ância da ut ilização dos equipament os de prot eção individual na t aref a de higienização de document os, inexist e norma regulament adora sobre esse assunt o.

336. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) Na higienização de document os, além de se remover a poeira, que cont ém part ículas de areia que cort am e arranham os document os, devem ser ret irados objet os danosos, como grampos, clipes e prendedores met álicos.

337. (Cespe/UnB/Anac – T écnico Administ rat ivo/2009) A respeit o da conservação e da prot eção de document os, julgue o seguint e it em. O ar seco e a alt a umidade são f at ores de enf raqueciment o do papel.

338. (Esaf /ANA – Analist a Administ rat ivo/2009) Sobre a preservação dos document os de arquivo, é corret o af irmar, excet o: a) o ar seco é um f ator de enf raquecimento do papel; b) a umidade f avorece o aparecimento de determinados insetos, que se alimentam da celulose do papel; c ) a luz solar ou a artif icial não causa grandes danos aos documentos; d) o material a ser empregado nos depósitos de documentos de arquivo não deve ser inf lamável; e ) o calor constante destrói as f ibras do papel, sendo ideal uma temperatura entre 20 e 22 graus.

339. (Cesgranrio/IBGE – Arquivologia/2010) Em um depósit o de arquivo com t emperat ura acima de 25o C e umidade relat iva do ar acima de 60%, é comum o apareciment o de f ungos, bact érias e seus esporos, que são t ransmit idos por cont at o e pelo moviment o do ar. Os arquivist as conhecem esses element os nocivos como: a) microf ilos; b) micro-organismos; c ) macrof ilos; d) microf obos; e ) macro-organismos.

Legislação Arquivística Comentada 340. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Com ref erência às resoluções do Conselho Nacional de Arquivos, julgue o próximo it em.

A publicidade da eliminação de document os é f eit a a part ir da publicação de

edit al de ciência dessa eliminação em periódicos of iciais.

341. (Cespe/EBC – Analist a/2011) Com ref erência às resoluções do Conselho Nacional de Arquivos, julgue o próximo it em.

A at ividade de ent rada de document os para guarda permanent e é conhecida como t ransf erência.

342. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) No que se ref ere ao Sist ema Nacional de Arquivos e ao Conselho Nacional de Arquivos, inst it uídos pela legislação arquivíst ica brasileira, julgue o it em subsequent e.

O Conselho Nacional de Arquivos é o órgão cent ral do Sist ema Nacional de Arquivos.

343. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Cabe à Casa Civil apoiar t écnica e administ rat ivament e o Conselho Nacional de Arquivos.

344. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) Os acervos document ais a serem t ransf eridos ou recolhidos às inst it uições arquivíst icas públicas devem est ar organizados, t endo sido avaliados, higienizados e acondicionados, e devem est ar acompanhados de inst rument o descrit ivo.

345. (Cespe/Correios – Analist a de Correios/2011) O regist ro dos document os que serão eliminados deve ser f eit o no plano de dest inação.

346. (NCE/CVM – T écnico Arquivologia/2008) A Const it uição Federal assegura ao cidadão o direit o de receber dos órgãos públicos inf ormações de seu int eresse part icular, ou de int eresse colet ivo ou geral, bem como det ermina que cabem à administ ração pública, na f orma da lei, a gest ão da document ação governament al e as providências para f ranquear sua consult a a quant os dela necessit arem. Para o cumpriment o desse preceit o const it ucional f oi aprovada a seguint e Lei: a) 8.394/1991; b) 8.159/1991; c ) 8.394/1991; d) 8.629/1993; e ) 9.393/1996.

347. (Cesgranrio/IBGE – Arquivologia/2010) A legislação arquivíst ica nacional t em avançado muit o em relação aos aspect os ligados à cidadania e à f unção social dos arquivos, relacionando-os à dif usão da inf ormação para o pleno exercício da cidadania e da pesquisa cient íf ica. Nesse sent ido, est abelece procediment os relat ivos à declaração de int eresse público e social de arquivos privados que cont enham document os relevant es para a hist ória, a cult ura e o desenvolviment o nacional. A declaração de int eresse público e social de arquivos privados é de compet ência do President e da(o):

a) República. b) Câmara c ) Comissão. d) Conarq. e ) Sinar.

348. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) À luz dos disposit ivos legais sobre arquivos, no Brasil, julgue os it ens que se seguem.

Sob o aspect o legal, a polít ica nacional de arquivos é const it uída por leis, decret os e resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e inst ruções normat ivas do Arquivo Nacional.

349. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2009) A Lei no 8.159, de 8/1/1991, dispõe sobre a Polít ica de Arquivos Públicos e Privados e garant e, em seu art . 4o : “Todos t êm direit o a receber dos órgãos públicos inf ormações de seu int eresse part icular ou de int eresse colet ivo ou geral, cont idas em document os de arquivos, que serão prest adas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Est ado, bem como à inviolabilidade da int imidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.”. Fixa, assim, as cat egorias de sigilo, como as dos document os que, ref erent es à segurança da sociedade e do Est ado, serão rest rit os por um prazo máximo de 30. (t rint a) anos, a cont ar da dat a de seu (sua): a) arquivamento; b) produção; c ) identif icação; d) classif icação; e ) desclassif icação.

350. (Cespe/UnB/INSS – Analist a do Seguro Social/2008) O direit o de receber dos órgãos públicos inf ormações de int eresse part icular, colet ivo ou geral só é limit ado quando a at ribuição de sigilo é imprescindível à segurança da sociedade ou do Est ado.

351. (Cesgranrio/BNDES – T écnico de Arquivo/2009) O Conselho Nacional de Arquivos, criado a part ir da Lei no 8.159, t em a f inalidade de def inir a Polít ica Nacional de Arquivos como órgão cent ral do Sist ema Nacional de Arquivos. Nessa est eira legislat iva, exerce orient ação normat iva, visando à gest ão document al e à prot eção especial aos document os de arquivo, ent endendo gest ão document al como o conjunt o de procediment os e operações t écnicas ref erent es a produção, t ramit ação, uso, avaliação e arquivament o de document os nas f ases: a) especial e especializada; b) intermediária e permanente; c ) primária e terciária; d) corrente e intermediária;

e ) ativa e inativa.

352. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) Julgue os it ens seguint es quant o à legislação arquivíst ica.

O prazo de duração da classif icação ult rassecret o é de, no máximo, t rint a anos.

353. (Cespe/UnB/TJ-DF – Analist a Judiciário/2008) Os prazos de classif icação poderão ser prorrogados uma vez, por igual período, pela aut oridade responsável pela classif icação ou aut oridade hierarquicament e superior compet ent e para dispor sobre a mat éria.

354. (FCC/T RE/AP – T écnico Judiciário – Área Administ rat iva/2006) A def inição da polít ica nacional de arquivos públicos e privados, bem como a orient ação normat iva visando à gest ão document al e à prot eção especial aos document os do arquivo são at ribuições do: a) Arquivo Federal Brasileiro. b) Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos. c ) Conselho Nacional de Arquivos. d) Conselho Federal de Arquivologia. e ) Sistema Nacional de Arquivos.

355. (Esaf /Aneel – T écnico Administ rat ivo/2004) Conf orme a Lei no 8.159, de 8/1/1991, assinale a opção incorret a. a) A administração da documentação pública ou de caráter público compete às instituições f ederais, estaduais, do Distrito Federal e municipal. b) Os documentos de valor intermediário são inalienáveis e imprescritíveis. c ) Os arquivos privados podem ser identif icados pelo Poder Público como de interesse público e social. d) Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. e ) A cessação de atividade de instituições públicas e de caráter público implica o recolhimento de sua documentação à instituição arquivística pública ou a sua transf erência à instituição sucessora.

356. (Esaf /Aneel – T écnico Administ rat ivo/2006) Avalie os seguint es it ens relat ivos à legislação arquivíst ica brasileira.

I – Os document os de valor permanent e são alienáveis.

II – Os arquivos públicos são os conjunt os de document os produzidos e recebidos por órgãos públicos.

III – São considerados privados os document os produzidos e recebidos por pessoas f ísicas, por pessoas jurídicas, por inst it uições de carát er público, por ent idades privadas encarregadas da gest ão de serviços públicos.

IV – A eliminação de document os públicos será realizada mediant e aut orização da inst it uição arquivíst ica pública.

A quant idade dos it ens corret os ĂŠ igual a: a) 0; b) 1; c ) 2; d) 3; e ) 4.

Comentários às Questões do Livro

Capítulo 1 1. O Cespe perguntou se os documentos de arquivo devem ser organizados a partir dos mesmos princípios aplicados na organização das bibliotecas, sobretudo no que se refere aos métodos de classi cação. Ora, este item está errado, pois tanto na classi cação quanto em outros aspectos do tratamento documental, sabemos que há distinções entre os métodos aplicados nas bibliotecas e nos arquivos.

2. Esta questão trata também das diferenças entre os arquivos e as bibliotecas.

No estudo dessa matéria, percebemos que os documentos de arquivo são produzidos com objetivos administrativos e funcionais, enquanto os documentos de biblioteca nascem com objetivos culturais. Portanto, a letra a está correta.

3. Ainda tratando do assunto relativo às distinções entre as instituições custodiadoras de acervos, este item do Cespe a rma que o arquivo possui o objetivo de colocar à disposição do público coleções de peças e objetos de valor cultural. Ora, isto é objetivo mais especí co dos museus, não guardando relação, portanto, com a nalidade dos arquivos. Assim, a afirmação é falsa.

4. Quanto às acepções possíveis do termo “arquivo”, o item está correto, pois podemos, como vimos nos estudos introdutórios, considerar o arquivo como um órgão, departamento ou setor institucional que tem a custódia de documentos arquivísticos e executa toda a cadeia do tratamento documental no âmbito organizacional.

5. Importante questão sobre os princípios da arquivologia. O princípio da proveniência é o princípio teórico-metodológico fundamental da teoria arquivística e diz que os arquivos originários de uma instituição devem manter sua individualidade, sem se misturarem a arquivos de outras origens.

Numa instituição arquivística pública, por exemplo, os conjuntos de documentos de um órgão não podem ser misturados ou mesclados com os de outros órgãos. Portanto, a alternativa e é a correta.

6. Neste item, o Cespe a rma que o objetivo principal do arquivo é de caráter funcional e administrativo, sendo que, apenas em um segundo momento, considera-se o valor histórico e cultural. O item está correto.

Pensemos, para ilustração, no exemplo da Carta de Pero Vaz de Caminha, em que ela foi produzida com uma nalidade administrativa, isto é, informar ao rei de Portugal sobre o descobrimento de novas terras, sendo considerada uma Carta de valor histórico apenas num momento posterior.

7. Observe que esta questão se relaciona principalmente ao assunto relativo aos princípios da Arquivologia. A a rmação se refere ao princípio da organicidade, segundo o qual os arquivos re etem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas. Devese sempre considerar que o documento de arquivo guarda uma relação intrínseca com seu organismo produtor, daí o princípio da organicidade.

Portanto, o item está correto.

8. Este item versa sobre a característica que, de forma decisiva, de ne o status de “corrente” aos documentos. De acordo com a teoria arquivística, os arquivos correntes são aqueles que são frequentemente consultados e utilizados. Essa é a característica fundamental de de nição dessa idade do ciclo de vida dos documentos. O item está errado, portanto, porque a rma que os arquivos correntes não são objeto de consulta e utilização frequente.

9. O item do Cespe a rma que os documentos, após cumprirem o prazo

determinado para sua permanência no arquivo corrente, são recolhidos ao arquivo especializado. Isso é falso, pois, de acordo com a teoria das três idades, os documentos são recolhidos ao arquivo permanente. Portanto, não há recolhimento para arquivo especializado.

10. A questão aborda o assunto dos arquivos permanentes. Neste assunto, veri camos que a consulta e a pesquisa aos documentos são facultadas ao público externo, diferentemente do que ocorre na esfera dos arquivos corrente e intermediário. Assim, a alternativa correta é a letra b. É sempre necessário lembrar que o arquivo permanente não empresta documentos, ou seja, a consulta deve ser feita na própria instituição custodiadora desses documentos.

11. Esta questão quer saber quais são os arquivos utilizados frequentemente pela administração. Ora, vimos que essa característica relaciona-se exclusivamente à fase dos arquivos correntes. Portanto, a alternativa correta é a letra c. É importante atentar para o fato de, na teoria arquivística, não serem aceitos os termos arquivo vivo e arquivo morto.

12. A questão quer saber quais são os documentos que não são elimináveis, ou seja, que devem ser arquivados permanentemente por seu organismo produtor. Nesse sentido, os documentos vitais da empresa não podem ser descartados, pois eles são referentes a criação, constituição, consolidação e evolução institucional. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

13. Importante questão acerca dos arquivos intermediários, objeto da alternativa da letra e, que é a correta nesta questão. Os arquivos intermediários são constituídos de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados e utilizados. São conjuntos de documentos que devem ser retidos por determinados períodos devido a razões administrativas e legais.

14. A Esaf pergunta sobre a alternativa que não corresponde às atividades executadas no âmbito dos arquivos correntes. Ora, logo percebemos que se trata da alternativa a, que se refere à preservação de documentos históricos.

Sabemos que essa atividade é própria dos arquivos permanentes.

15. O Cespe a rma no item 1 que a função principal dos arquivos correntes é possibilitar o descarte dos documentos de valor secundário. O item está errado tanto porque o arquivo corrente não tem esse objetivo principal, quanto porque, mesmo se tivesse, não poderia descartar documentos com valor histórico. A alternativa 2 está correta, pois o termo correto que denomina a passagem de documentos dos arquivo corrente para o intermediário é transferência. O item 3 é falso, uma vez que o tratamento no âmbito dos arquivos é atribuído a conjuntos de documentos. E, por m, o item 4 é errado, pois não existe possibilidade alguma de descarte no âmbito dos arquivos permanentes.

16. Importante questão da banca examinadora do Núcleo de Computação Eletrônica. É relevante porque questiona sobre a principal nalidade do arquivo em uma instituição. Nesse sentido, conforme podemos veri car também no conceito constante do enunciado, os arquivos são gerados por um organismo na consecução de suas funções e atividades e são conservados, por m, para as próprias necessidades funcionais ou administrativas desse órgão produtor. Portanto, a letra d representa a resposta correta. Para facilitar esse entendimento, lembremos sempre daquele exemplo da Carta de Pero Vaz de Caminha, em que tal documento, primeira e primordialmente, é elaborado para ns administrativos de informação à Coroa Portuguesa sobre o evento do descobrimento das novas terras; nessa perspectiva, a Carta só se torna documento histórico após a consecução dos seus objetivos primários.

17. Este item induz o candidato ao erro, uma vez que, sutilmente, a rma que o procedimento operacional de passagem de documentos ao arquivo intermediário é denominado recolhimento. Sabemos que tal a rmação está

errada, pois essa operação é tecnicamente chamada de transferência. Observe também que a intenção do Cespe é confundir o candidato quanto ao conceito de plano de destinação. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, tal plano é o esquema no qual se xa a destinação de documentos, como, por exemplo, a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

18. Está perfeita a a rmação. Não há razão para a organização possuir dois ou mais planos de classi cação. Tal instrumento de gestão arquivística deve ser único numa instituição, devendo ser capaz de instruir os funcionários a classi car de forma adequada os documentos, independentemente da idade em que estejam. A classi cação estabelecida nos arquivos correntes servirá, portanto, para a organização dos arquivos intermediários.

19. Correta a a rmativa do Cespe. É necessário observarmos que os documentos em idade intermediária ainda continuam sendo propriedade do setor que os gerou, sendo permitido o acesso mediante o consentimento da referida unidade. Exempli cando, a Divisão de Finanças de um órgão público somente poderá acessar os documentos do Setor Pessoal por meio da autorização deste. Observemos que, no âmbito dos arquivos permanentes, o acesso é aberto a todos, inclusive a terceiros.

20. A letra b é a que mais se aproxima do conceito peculiar de arquivos correntes, portanto é a que representa a resposta da questão. Contrária e relativamente aos arquivos intermediários e permanentes, aqueles são muito mais utilizados e acessados para a execução das funções e atividades quotidianas das organizações. Portanto, são os mais importantes para o desenvolvimento institucional, uma vez que se constituem elementos fundamentais para o embasamento da atuação administrativa do dia a dia das instituições.

Capítulo 2

21. Veja que a questão do Cespe pergunta sobre o conceito de gestão documental contido na legislação arquivística brasileira. Ela se refere à de nição contida na Lei Federal n o 8.159/1991, que em seu art. 3o de ne a gestão documental. Observe, portanto, que a alternativa da letra e está correta, sendo que as demais alternativas não possuem a de nição correta e completa estabelecida naquela Lei. 22. O item do Cespe versa sobre a abrangência das atividades da gestão documental. Tal gestão documental, como sabemos, ocorre nas fases corrente e intermediária, tendo em vista a destinação nal dos documentos, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto o item está correto, uma vez que a gestão documental se preocupa com toda a cadeia de tratamento dos documentos até o momento da sua destinação final.

23. O item diz que a gestão documental visa a uma intervenção inicial na segunda idade, isto é, no arquivo intermediário. Como sabemos, a gestão documental é aplicada não só na fase intermediária, isto é, ela se aplica também nas fases corrente e intermediária. Portanto, o item é falso.

24. O item a rma corretamente que as atividades relacionadas à 2 a fase da gestão documental, isto é, a fase de utilização de documentos, inclui as atividades de protocolo, de expedição, de organização e de arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária. Tais atividades, portanto, não guardam relação com as duas outras fases da gestão, isto é, produção e avaliação documental.

25. Esta questão quer saber quais são os itens que estão inclusos na gestão documental. Foi objeto de recurso com relação ao item 4. Observemos primeiramente o item 1, produção: trata-se de um item correto, uma vez que é a primeira fase da gestão documental. O item 2 também está correto, visto que é a terceira fase. O item 3 está errado, pois permuta é um processo próprio das bibliotecas, que não acontece nos arquivos. O gabarito desta

questão considerou como errado o item 4. Porém, numa análise crítica sobre esse item, constatamos que a reprodução, realizada com critérios adequados e econômicos, é um processo que deve estar contido no programa de gestão documental da empresa, pois não podemos deixar de reproduzir documentos no âmbito organizacional. Sempre haverá necessidade de determinados documentos serem copiados, por exemplo. O item 5, por seu turno, está correto, pois o arquivamento é uma das atividades desenvolvidas no âmbito da gestão documental.

26. A questão pergunta sobre o método de arquivamento que considera a procedência ou local para efeitos de organização dos documentos. Como observa-se no âmbito dos métodos de arquivamento, isto se relaciona ao método geográfico. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

27. Importante questão sobre os métodos de arquivamento. Após a observação do esquema classi catório apresentado, podemos a rmar que o item 1 está correto, pois o método principal aplicado foi o ideográ co, isto é, o de arquivamento por assunto. Necessário lembrar que na tarefa do arquivamento, pode ser aplicado um método principal e, secundariamente, métodos auxiliares para a organização dos arquivos. O item 2, como pode se observar, está correto também, por estar incorreta a sequência de arquivamento apresentada, pois constata-se que não foram observadas em todos os nomes as regras de alfabetação.

28. Esta questão procura saber quais são as três fases da gestão de documentos arquivísticos. Nesse sentido, como sabemos, está correta a letra d, que se refere a produção, utilização e destinação. Como visto, podem ser considerados equivalentes os termos avaliação e destinação, uma vez que se avalia a documentação para dar o destino nal a ela, sendo que esse destino final é, portanto, fruto da avaliação.

29. Observemos os três itens dessa questão: o item 1 está correto porque é

objetivo da gestão documental garantir que todos os processos de tratamento desde a produção até a destinação nal sejam realizados de modo e ciente e econômico. O item 2 é falso porque diz que a gestão documental objetiva apenas a eliminação dos documentos administrativos scais. A gestão documental faz muito mais que isso, como sabemos. Por m, o item 3 está correto, pois ela colabora para a preservação dos documentos considerados de valor permanente.

30. Observe que essa é mais uma questão que pergunta sobre as fases da gestão documental. Como sabemos, são três: produção, utilização e destinação. Portanto, a letra c está correta. É importante não confundir a teoria das três idades com as três fases básicas da gestão documental.

31. A questão do Cespe quer saber qual é a fase da gestão documental que possui como características as atividades de análise, seleção e xação dos prazos de guarda dos documentos. Isto se refere à fase de destinação dos documentos, objeto da letra a, que é, portanto, a correta.

32. O item a rma de forma errada que a gestão documental atende apenas à fase corrente, de modo fundamental. Isso é falso, pois, como sabemos, a gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária. Portanto, o item está errado.

33. A a rmação desse item, que se refere ao conceito de gestão documental, está correta, uma vez que podemos observar que a essência da de nição é completamente compatível com o conceito observado nos estudos dessa matéria.

34. A questão pergunta sobre os métodos de arquivamento mais comumente utilizados na arquivística. Como estudamos neste capítulo, sabemos que os principais métodos são relativos à alternativa da letra e, isto é, alfabético, numérico, geográfico e ideográfico.

35. Item correto, pois dentre os métodos utilizados na arquivística para a organização dos documentos, encontram-se os métodos geográ co, alfabético e numérico cronológico.

36. Correta a a rmação contida no item do Cespe. Como avaliar adequadamente os documentos arquivísticos sem a existência prévia de um plano de classi cação? Isto não é possível, pois somente após a elaboração de uma matriz de classi cação os documentos poderão ser corretamente avaliados. Porém, é importante não confundir os conceitos distintos de plano de classificação e de tabela de temporalidade.

37. Questão que versa sobre a regra de alfabetação que dispõe especi camente sobre a ordenação de registros relativos a congressos, seminários e assemelhados. É importante lembrarmos, essencialmente, que o número referente às edições dos eventos são colocados entre parênteses após tais nomes ordenados conforme o dicionário. Portanto, desse modo, a alternativa e representa a resposta desta questão.

38. Sabemos que, numa organização, em termos gerais, os arquivos são organizados em setores ou departamentos administrativos (arquivos correntes) e em arquivos denominados centrais ou gerais (arquivos intermediários e/ou permanentes). Para facilitar essa compreensão, poderemos também nos lembrar das de nições acerca dos modais de centralização e descentralização dos arquivos. Portanto, a letra e é a resposta para essa questão.

39. Os métodos de arquivamento pertencem a dois grandes sistemas: direto e indireto. No sistema indireto, para localizar um documento, necessita-se consultar um índice, enquanto no sistema direto a busca é feita diretamente onde está guardado o documento. Assim, a letra a é a opção verdadeira.

40. A letra b é a resposta correta. Conforme estudamos na seção referente ao

método ideográ co – por assunto –, vimos que as ordens dicionária e enciclopédica são as duas modalidades alfabéticas desse método.

Capítulo 3 41. Esta questão aborda o assunto referente ao diagnóstico realizado nos arquivos. O diagnóstico é a análise das informações básica dos arquivos. É um estudo de caráter amplo, realizado sobre os serviços de arquivo de um órgão.

Portanto, a alternativa correta é a contida na letra e. A título de informação, observe que a letra d se refere a uma norma internacional aplicada no processo de descrição arquivística no âmbito dos arquivos permanentes.

42. O Cespe perguntou sobre o instrumento da gestão de documentos que possibilita o arquivamento e, posteriormente, a recuperação de documentos.

Ora, sabemos que é o plano de classi cação o instrumento que possui esse objetivo, distribuindo os documentos corretamente em classes documentais.

Portanto, a alternativa correta é a contida na letra e.

43. Questão muito importante. É necessário que haja na instituição um plano de classi cação previamente estabelecido para subsidiar o processo de avaliação dos documentos arquivísticos. Portanto, é importante que a avaliação seja realizada depois de os documentos estarem devidamente classi cados, de modo a conferir e ciência a esse processo de valoração dos documentos. Portanto, a alternativa contida na letra d é a correta.

44. Os dois itens dessa questão estão corretos. O primeiro porque é correto a rmar que a avaliação estabelece prazos para retenção dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como de ne a destinação nal deles, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. O item 2 também está certo porque, como sabemos, este é o próprio conceito de tabela de temporalidade, que deve ser primeiramente aprovada por uma autoridade competente para que seja implementada numa instituição.

45. Acerca da avaliação, observemos os quatro itens dessa questão. O item 1 está errado, uma vez que é um benefício proporcionado pela avaliação documental à diminuição de gastos relacionados a recursos humanos e a materiais empregados nos arquivos, pois a avaliação possibilitará a identi cação de uma grande massa de documentos arquivísticos destituídos de valores primário e secundário e que, portanto, serão eliminados. O item 2 está certo, pois o volume documental será reduzido consideravelmente após a eliminação dos documentos inúteis, possibilitando então uma melhor organização e consequente recuperação de informações. O item 3 está correto, pois devemos considerar que muitos documentos serão descartados, desocupando os espaços físicos da empresa. O item 4 está correto porque é imprescindível que a avaliação documental seja executada por indivíduos conhecedores da estrutura e do funcionamento da instituição a ser avaliada.

46. As duas alternativas estão corretas de acordo com o rol de benefícios proporcionados pela avaliação documental.

47. O item não está correto, pois a rma erroneamente que avaliação é aplicada a unidades isoladas. É importante nesta questão lembrar as características peculiares ao tratamento arquivístico nos arquivos. Nessa perspectiva, os documentos nos arquivos são tratados a partir dos conjuntos documentais, diferentemente de bibliotecas e museus, em que o tratamento técnico é atribuído a unidades isoladas. Portanto, a avaliação documental é atribuída ao conjunto de documentos arquivísticos.

48. Questão da Consulplan que, embora não complexa, requer uma certa atenção por parte do candidato. Para se atribuir um valor a um determinado conjunto documental, é imprescindível, antes de tudo, que seja identi cada a sua efetiva função na instituição. Deve-se questionar sobre qual o real papel daquele registro no fundo arquivístico, e seu consequente nível de relevância.

A partir daí, torna-se então possível a de nição dos prazos de guarda e da sua destinação nal. Portanto, a letra b é o gabarito. Observe-se também que

a literatura arquivística recomenda que a avaliação documental seja realizada ainda na idade corrente, no sentido de maior e ciência de tal processo arquivístico.

49. Perfeita a a rmação contida neste item do Cespe. Observe, no livro, no tópico dessa matéria, a estrutura de uma tabela de temporalidade. Desse modo, concluiremos que a tabela deve possuir informações referentes aos conjuntos documentais, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, e a destinação nal, além de um campo para observações que visam facilitar a aplicação desse instrumento de gestão arquivística.

50. A a rmação contida neste item é falsa. Lembre-se de que a destinação nal de documentos se resume, em termos gerais, a duas possibilidades, isto é, eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto, não há possibilidade de a destinação nal dos documentos arquivísticos envolver a guarda de caráter temporário no arquivo intermediário.

51. Correta a a rmação contida neste item. A tabela de temporalidade e destinação de documentos é o instrumento de gestão arquivística produzido a partir do processo de avaliação documental. É, portanto, o resultado desse processo. A tabela de temporalidade corpori ca, de forma concreta, as diretrizes estabelecidas na etapa da avaliação quanto aos prazos de guarda e a destinação final dos documentos.

52. Este item está correto. O processo de avaliação documental é, por um lado, um ato vinculado à legislação em vigor e, por outro, um ato discricionário de cada empresa. O prazo prescricional que a legislação determinar para cumprimento deverá ser obrigatoriamente respeitado.

Porém, matérias sobre as quais a legislação não dispõe serão objeto de análise de cada instituição, de acordo com critérios de nidos pela mesma, com base em suas próprias necessidades e no interesse administrativo.

53. Devemos ter mais atenção para a identi cação da resposta.

Relativamente a todas as outras letras, a alternativa e é a que mais corretamente responde à questão. Observe que os valores informativo e probatório, contidos respectivamente nas alternativas representadas pelas letras a e b, também podem ser elementos constituintes do valor secundário, conforme a literatura arquivística. Nessa perspectiva, a própria Lei no 8.159/1991, em seu art. 8o, § 3o, dispõe que os arquivos permanentes são os conjuntos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser de nitivamente preservados. Desse modo, podemos concluir que o valor secundário, opção da letra e, representa a alternativa correta por ser a mais completa de todas, inclusive pelo fato de abranger ou conter os valores informativo e probatório.

54. Como comentado em questão anterior, o valor probatório geralmente é um elemento constituinte do valor secundário dos arquivos, situação que justi ca a guarda permanente. O valor probatório é uma qualidade pela qual os documentos arquivísticos permitem conhecer, principalmente, a estrutura e o funcionamento da instituição que os produziu ou acumulou. Portanto, a afirmativa está correta.

55. Questão da Consulplan que aborda o conceito de avaliação documental.

Sabemos que a avaliação documental é o processo de análise de documentos de arquivo, desenvolvido por comissão competente, que estabelece os prazos de guarda e a destinação nal de acordo com os valores que lhes são atribuídos. Portanto, o objeto da letra c está correto. A letra a refere-se ao conceito de classi cação e a letra b ao conceito de descrição arquivística dos arquivos permanentes, sendo que a alternativa d é bastante evasiva em sua essência, também não se aplicando à avaliação documental.

56. A letra a é a resposta correta desta questão, pois a tabela de temporalidade e destinação documental é o produto concebido pelo processo de avaliação desenvolvido por comissão competente numa

organização. A tabela, além de estabelecer os prazos de guarda dos documentos nas idades corrente e intermediária, dispõe sobre a sua destinação nal após cumpridos os períodos prescricionais e precaucionais de retenção, sendo que os documentos poderão ser eliminados ou recolhidos para guarda permanente. Observe-se que a letra b e d referem-se, ambas, a instrumentos de registro da eliminação, obviamente após o cumprimento das disposições da tabela de temporalidade quanto à eliminação dos documentos. Já as letra c e e estão relacionadas à terceira idade, sendo que o quadro de arranjo é o esquema de classi cação e organização dos arquivos permanentes, enquanto o guia de fontes é um dos instrumentos de pesquisa utilizados no âmbito de tais arquivos históricos.

57. Questão importante sobre a avaliação dos documentos arquivísticos.

Sabemos que somente os documentos organizacionais efetivamente relevantes deverão ser arquivados permanentemente. Observando-se o enunciado e as opções, podemos claramente observar que a alternativa c é a resposta para essa questão, uma vez que os folhetos de divulgação de fornecedores não são importantes para a composição da memória institucional, ao passo que os documentos citados nas outras opções devem ser definitivamente arquivados por terem um valor histórico intrínseco.

58. Quanto ao processo de eliminação de documentos arquivísticos públicos, a legislação em vigor, por meio da Resolução n o 7 do Conselho Nacional de Arquivos, dispõe sobre a necessidade de transparência por intermédio da publicação de edital de ciência de eliminação de documentos por meio o cial, a exemplo de diários o ciais, que deve determinar prazo de, no máximo, 45 dias para a efetiva eliminação. Além disso, a listagem de eliminação também deve ser publicada para conhecimento da sociedade.

Após o cumprimento desse prazo, os documentos poderão ser en m eliminados, de forma legítima, sendo que também se exige a elaboração de termo de eliminação que registre o ato administrativo de descarte

documental. Dado o exposto, portanto, a letra d está correta. Observe-se que as outras opções tentam confundir os candidatos.

59. Questão importante da Cesgranrio sobre o conceito de tabela de temporalidade. Nesse sentido, está correta a letra b. Observe-se que as alternativas c, d e e são instrumentos de pesquisa. O índice onomástico, a título de informação, é um instrumento constituído por nomes, que serve para facilitar a recuperação de informações.

60. Já sabemos que a avaliação documental é uma função essencial para o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, na medida em que de ne quais documentos serão preservados e em que momentos poderão ser eliminados ou mantidos permanentemente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a sociedade. Assim, a letra b é a resposta correta.

Capítulo 4 61. Essa questão aborda a matéria referente ao estudo dos protocolos e do grau de sigilo relacionado aos documentos de arquivo. Observe que apenas o item 1 está errado, uma vez que a rma erroneamente que o registro e a expedição de correspondência não fazem parte do rol de atividades executadas pelo protocolo. O item 2 está correto porque, como observamos no estudo da matéria, a correspondência que não for o cial ostensiva deverá ser aberta somente por seu destinatário, pois o protocolo não tem a competência de abri-la. E o item 3 está certo porque contém a de nição correta relativa à classificação dos documentos quanto à natureza do assunto, isto é, ostensiva ou sigilosa.

62. Essa questão é importante, pois versa sobre um dos procedimentos realizados pelo setor de protocolo. Pede-se então a de nição de juntada por anexação. Como estudamos no livro, a juntada por anexação é a união de nitiva de um ou mais processos a um outro processo, desde que

pertencentes a um mesmo interessado e que contenham o mesmo assunto.

Portanto, a letra b está correta. É importante sempre diferenciar a juntada por anexação da juntada por apensação, esta entendida como uma juntada em caráter provisório, conservando cada processo juntado à sua identidade e independência. Isso signi ca que os processos juntados por apensação serão desapensados, isto é, separados no futuro, de modo a ser mantida a independência de cada um. Por outro lado, na juntada por anexação, não haverá separação do le de sua movimentação na instituição.

65. Questiona sobre as atividades desempenhadas pelo serviço de protocolo.

Como podemos observar a alternativa correta é a letra b. Observe que o protocolo não realiza as atividades de acondicionamento ou armazenamento de documentos intermediários ou de valor histórico, não estabelece regras de acesso aos documentos e nem aprova tabelas de temporalidade documental.

66. Outra questão referente às atividades desenvolvidas pelo protocolo.

Como sabemos, logo pode-se observar que a alternativa contida na letra a é a correta, isto é, o registro e a movimentação.

67. O item do Cespe está correto por que a rma que na atividade de registro, desempenhada pelo protocolo, devem ser observados os dados essenciais do documento para efeito de seu controle.

68. Como já sabemos, as atividades elencadas no enunciado fazem parte do rol de funções desenvolvidas pelo serviço protocolar na instituição.

Portanto, a alternativa correta é a letra e, pois ele é o setor institucional responsável pelo recebimento e classi cação, registro, autuação e controle da tramitação e expedição de documentos.

69. Nessa questão procura-se saber a que alternativa se refere a de nição apresentada no enunciado. Como sabemos, essa de nição refere-se ao

protocolo, alternativa da letra e. O protocolo, portanto, é o conjunto de operação que visam ao controle dos documentos que tramitam numa instituição.

70. O assunto relativo à classi cação de documentos sigilosos requer muita atenção, sobretudo porque recentemente houve alteração na legislação que regula a matéria. Mantivemos esta questão que cobra o assunto por considerar importante para o estudo, uma vez que é de se destacar a classi cação atual determinada pela legislação em vigor. É de se enfatizar que esta questão trata da classi cação estabelecida pela legislação precedente à Lei de Acesso à Informação. Nesse sentido, observa-se que esta Lei Federal – no 12.527 – assevera, em seu art. 24, que as informações públicas devem ser classi cadas nos graus ultrassecreto, secreto e reservado. Portanto, não há mais a categoria de documento con dencial. Desse modo, de acordo com a legislação vigente, não há resposta correta para esta questão, visto que não há mais a classificação de informação confidencial.

71. Outra questão relacionada à classi cação dada aos documentos de acordo com o assunto contido neles. Observe que a letra c representa a alternativa correta, pois os documentos de natureza ostensiva deverão ser abertos e analisados pelo protocolo antes de serem encaminhados aos seus respectivos destinatários. De modo contrário, os documentos sigilosos ou de caráter particular não poderão ser abertos pelo setor de protocolo.

72. Essa questão do Cespe é importante. Analisando-se o item 1, observamos que ela é falsa, uma vez que o protocolo é uma atividade típica dos arquivos correntes, de acordo com a teoria arquivística, não fazendo parte, portanto, do arquivo permanente. O item 2, por sua vez, está certo, pois as correspondências de caráter particular devem ser encaminhadas diretamente ao destinatário, não devendo ser abertas nem classi cadas pelo serviço protocolar. O item 3 está errado, porque não cabe ao protocolo a execução de atividades de avaliação e de eliminação de documentos arquivísticos. E,

por m, o item 4 também está errado, porque a rma erroneamente que o protocolo não deve manter o controle da expedição de correspondências.

Como sabemos, o protocolo deve ter o controle sobre todas as operações relacionadas à entrada e à saída de documentos na instituição.

73. Essa questão da Esaf pergunta sobre a alternativa que não representa restrição de acesso aos documentos. Ora, sabemos que isto se refere à documentação de caráter ostensivo. Portanto, a alternativa correta é a apresentada na letra b, pois todas as outras letras são referentes aos documentos sigilosos.

74. Questão relacionada às atividades protocolares. Agora o foco é a alternativa que representa atividade não desempenhada pelo setor de protocolo. A letra b é a alternativa correta, pois o protocolo, como sabemos, não executa a eliminação de documentos.

75. Essa questão segue a mesma lógica da questão anterior. Nesse sentido, constatamos que a atividade de avaliação não é realizada pelo protocolo.

Portanto, a alternativa da letra b está correta.

76. Correta a asserção que trata do recebimento de correspondências ostensivas. De acordo com a literatura arquivística, os documentos ostensivos devem ser abertos pelo setor de protocolo da organização, que deverá primeiramente veri car a existência de documentos relacionados à correspondência recebida e providenciar, por m, a distribuição ao destinatário do órgão. Lembremos que, inclusive por força da legislação em vigor, os documentos e correspondências de caráter sigiloso não podem ser acessados por pessoas estranhas ao destinatário.

77. Correta a a rmativa do item. Como já sabemos, quando da recepção da correspondência sigilosa, o funcionário do órgão deverá distribuí-la diretamente ao seu destinatário.

78. Está correta a asserção, pois a tramitação pode ser entendida como a movimentação de documentos e correspondências entre órgãos e unidades institucionais por meio de sistema de protocolo para o cumprimento de uma finalidade.

79. Importante item para revisitarmos o conceito relevante de metadado.

Podemos de ni-lo, em síntese, como um conjunto de dados estruturados que representam ou descrevem um objeto ou outros dados. Por um lado, num serviço de protocolo, procede-se ao registro de um documento por meio dos descritores, das palavras-chave, do assunto e de outros dados contidos no documento, considerados importantes para a descrição do documento num sistema. Por outro, ao se proceder ao registro no setor de protocolo, também se estará atribuindo metadados ao documento, por meio da atribuição, por exemplo, de um número de protocolo ao documento, a partir do qual será controlada sua tramitação na organização. Assim, correta a a rmação contida neste item.

80. Falsa a a rmação contida neste item, pois, como já sabemos, a correspondência de caráter particular não poderá ser aberta pelo serviço de protocolo, assim como também as correspondências de caráter sigiloso.

Apenas as correspondências ostensivas poderão ser abertas pelo setor de protocolo.

Capítulo 5 81. Essa questão do Cespe aborda o assunto relacionado à classi cação dos arquivos quanto à entidade mantenedora dos documentos. A a rmação contida no item está correta, pois os documentos arquivísticos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos ao longo das funções administrativas, legislativas e judiciárias de todas as esferas do Poder Público, de acordo com o que dispõe o art. 7 o da Lei Federal no 8.159/1991.

Além disso, são também considerados públicos os documentos produzidos

por empresas públicas, sociedades de economia mista e por organizações sociais públicas. É necessário lembrar que são também públicos os arquivos gerados por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos, como também dispõe a Lei no 8.159/1991, no § 1o do seu art. 7o.

82. Este item refere-se ao assunto relacionado ao gênero dos documentos. O item está correto, pois, de acordo com a literatura arquivística, são exemplos de documentos cartográ cos os mapas, os per s, os desenhos técnicos e as plantas.

83. Item de interpretação. Observe que ele a rma que os ofícios, os memorandos, as cartas, os telegramas e os e-mails são considerados tipologias ou tipos documentais. Isso não é verdade, pois estes são exemplos de espécies documentais. Para serem considerados tipos documentais, devem estar explicitadas necessariamente as atividades que geraram tais documentos, isso é, por exemplo, ofícios de prestação de contas. É importante sempre considerar a diferença entre a espécie e o tipo documental.

84. A questão versa sobre o assunto relacionado à classi cação dos documentos quanto à espécie documental. Nesse sentido ela enumera exemplos de espécies referentes aos atos de assentamento, isto é, aqueles que visam registrar fatos ou ocorrências, tais como as atas. Portanto a alternativa correta é a letra d.

85. É importante considerar, nessa questão, a diferença existente entre os arquivos especiais e especializados. Arquivos especializados são aqueles que guardam relação com a matéria tratada pelos arquivos. Portanto, a questão quer saber quais são os itens que apresentam corretamente os exemplos de arquivos especializados. Assim, apenas os itens 1 e 2 estão corretos, médicos e de engenharia, pois se referem aos assuntos tratados pelo acervo documental.

86. Essa questão do Cespe foca o assunto relacionado aos suportes documentais. É importante sempre lembrar que o conceito de arquivo independe do suporte em que esteja registrada a informação. A partir dessa concepção, pode-se a rmar que o item 1 está correto, pois ele a rma que os documentos que não estejam em suporte papel são também considerados arquivos. O item 2, por sua vez, está errado, pois diz erroneamente que os documentos são constituídos apenas por documentos em suporte papel.

87. Essa questão quer saber a alternativa que representa corretamente exemplos de valores primários dos documentos. Nesse sentido, desde já podemos identi car a letra a como a correta, pois os valores administrativo, scal ou jurídico são considerados valores primários. As letras b e c são exemplos de valores secundários, de acordo com a teoria arquivística. As letras d e e estão erradas, pois corrente e permanente são idades da gestão documental, não sendo consideradas, portanto, valores dos documentos arquivísticos.

88. A questão da Fundação Carlos Chagas apresenta uma relação de exemplos e pergunta ao candidato qual é a alternativa que corresponde corretamente a esses itens, em termos respectivos. De acordo com a classi cação dos arquivos, sabemos que relatório é exemplo de espécie, relatório de viagem é exemplo de tipo documental, rascunho é forma, lme é suporte e livro, por m, é exemplo de formato. Portanto a alternativa correta é a contida na letra d.

89. A questão quer saber a alternativa de gênero documental que abrange as fotogra as, diapositivos, desenhos e gravuras. Ora, como podemos observar nessa matéria, essa relação faz parte do gênero iconográ co. Portanto, a letra a está correta.

90. Seguindo a mesma lógica da questão anterior, a a rmação desse item está correta, pois os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotogra as e

as gravuras são exemplos de documentos do gênero iconográfico.

91. A a rmação contida neste item está correta, pois, como sabemos, os arquivos independem do suporte ou do gênero documental. Portanto, teremos arquivos textuais, iconográ cos, sonoros, audiovisuais, entre outras possibilidades.

92. Item muito importante do Cespe. Ele faz uma a rmação de caráter geral, abordando várias partes do assunto relacionado à classi cação dos documentos. A partir de uma análise minuciosa, observamos que quanto ao gênero os arquivos manuscritos são classi cados como textuais, documentos com imagens estáticas são classi cados como iconográ cos e documentos que demandam medidas especiais de salvaguarda são classi cados como sigilosos. Toda a afirmação contida do item, portanto, está correta.

93. O item aborda a classi cação dos arquivos com relação às espécies documentais. Nesse sentido, a rma que são exemplos de atos enunciativos os pareceres e os relatórios. É necessário lembrar que os atos enunciativos são aqueles de caráter opinativo, que esclarecem assuntos visando fundamentar uma solução. Portanto, pareceres e relatórios são espécies de documentos que possuem essa finalidade. Dessa forma, o item está correto.

94. Questão que versa sobre o gênero cartográ co. Como observamos, a alternativa correta que representa exemplo desse gênero é a letra b, plantas.

95. A questão aborda o gênero micrográ co. Sabemos que os rolos de micro lmes e jaquetas de micro cha são exemplos desse gênero, portanto, a alternativa contida na letra e está correta.

96. Não, o item contém erro, pois o plano de ação anual deve ser considerado um tipo documental, pois trata-se da junção da espécie – “plano” – com a função ou atividade – “de ação”. Observe que podemos

considerar a seguinte fórmula para a identi cação dos tipos documentais: substantivo (espécie documental) e uma locução adjetiva, isto é, uma preposição e um substantivo (função ou atividade). Note-se, neste item, que “anual” é apenas um complemento relativo à periodicidade referente ao tipo documental “plano de ação”.

97. Perfeita a a rmação constante deste item, adequadamente baseada na literatura arquivística que trata da tipologia documental. Portanto, item correto.

98. Esta questão da Consulplan exige do candidato conhecimentos sobre tipologia documental, focando mais profundamente na categorização dos documentos arquivísticos quanto à espécie. Para sua resolução é necessário lembrarmos os atos normativos, “que são aqueles de cumprimento obrigatório, sendo de manifestação de vontade de autoridades supremas e devendo ser acatados pelos subordinados” (Bellotto, 2004, p. 49). São, portanto, originariamente, considerados atos dispositivos, pois possuem a nalidade de dispor e deliberar sobre matérias especí cas. Emanam do Poder Legislativo ou de autoridade administrativa. Incluem leis, decretos-leis, decretos, estatutos, regimentos, regulamentos, resoluções, portarias, instruções normativas etc. Como exemplo, sabemos que a Lei de Arquivos – no 8.159/1991 – dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Nesses termos, a letra b é a resposta correta. Observemos que a letra a refere-se a processos administrativos ou judiciais, que não são atos normativos, pois não possuem objetivo de regulamentação nem normatização. A letra c, por seu turno, é relativa a documentos de assentamento, consubstanciados por registros sobre ocorrências ou fatos. Por m, o dossiê também não se con gura como ato normativo ou dispositivo, uma vez que não tem por m dispor ou deliberar sobre determinada matéria.

O dossiê, como já estudamos, é constituído por um conjunto de documentos sobre um assunto especí co, reunidos com a nalidade de sustentar uma tomada de decisão ou de informar e atender a uma pesquisa, como, por

exemplo, um dossiê sobre os governos dos últimos cinco presidentes da República Federativa do Brasil. Para efeito de maior aprofundamento do estudo dessa matéria da Arquivologia, objetivando um melhor entendimento sobre o assunto, Vázquez (1983) propõe outra possibilidade de classi cação das categorias documentais, sendo que tal classi cação não foge da mesma concepção e da mesma essência estudada no capítulo relativo à tipologia documental. Os documentos seriam classi cados em três grandes categorias: dispositivos, testemunhais e informativos. No primeiro caso, o dos documentos dispositivos, enquadram-se os documentos normativos, os de ajuste e os de correspondência. Por sua vez, o segundo caso é o dos documentos testemunhais, aqueles que acontecem depois do cumprimento de um ato dispositivo ou que derivam de sua não observância ou são relativos a observações sujeitas a relatórios, termos etc., podendo ser documentos de assentamento e de comprovação. Já no terceiro caso, o dos documentos informativos, veri ca-se um caráter opinativo/enunciativo capaz de esclarecer questões contidas em outros documentos, uma vez que o conteúdo de tais documentos fundamenta uma resolução. Assim, são pareceres, informações, relatórios, votos, despachos interlocutórios. Dado o exposto e considerando a relação dessas categorias documentais, podemos constatar que documentos referentes à mesma problemática jurídica têm a mesma estrutura. Portanto, é necessário saber distingui-los uns dos outros para que não sejam cometidos erros de identi cação nas questões de provas de concursos públicos.

99. Esta questão da Consulplan também versa sobre o estudo da tipologia documental. Observe que, como estudamos, o tipo documental se constitui a partir da espécie documental. Portanto, “boletim” e “certidão” são exemplos de espécie documental, sendo que “boletim de ocorrência” e “certidão de nascimento” são considerados tipos documentais, objeto da letra d, visto que há a junção da função geradora do documento à espécie documental. Assim, a letra d está correta. Nunca é demais lembrarmos que cópia, original,

minuta, rascunho e esboço são exemplos da alternativa a, que se refere à forma dos documentos arquivísticos, diferentemente do formato – objeto da letra c –, que possui como exemplos: livro, caderno, códice e microficha.

100. O gênero refere-se ao modo pelo qual os dados e informações estão registrados no suporte documental. Quanto ao gênero, os documentos podem ser textuais, iconográ cos, sonoros, lmográ cos, audiovisuais, cartográ cos, micrográ cos e informáticos. Nesse sentido, a letra d é a alternativa que representa a resposta correta.

Capítulo 6 101. A a rmação contida no item está correta. O micro lme de substituição visa preservar as informações dos documentos que serão objeto de eliminação. Lembre-se que isso só é possível porque a micro lmagem possui valor legal reconhecido por lei. Nesse sentido, os documentos em suporte papel, por exemplo, são substituídos pelo microfilme.

102. Observe nessa questão que, após apresentar o enunciado, ela diz que há a obrigação legal de extração de um lme cópia para cada micro lme produzido. Isto está disposto no § 1 o do art. 5o do Decreto Federal no 1.799/1996, que regulamenta a Lei no 5.433/1968. Portanto, a alternativa correta é a letra e.

103. A questão pergunta sobre a alternativa que representa o processo de imagens fotográ cas em um tamanho altamente reduzido. Ora, como sabemos, isso se refere à microfilmagem, sendo a letra e a verdadeira. Observe que o conceito de digitalização se refere ao processo de varredura eletrônica geralmente realizado por scanner, sendo que esse processo também não se configura numa imagem fotográfica em tamanho extremamente reduzido.

104. Importante questão que se refere à preservação prolongada dos documentos. Os lmes de sais de prata são os recomendados pela literatura

arquivística para a preservação prolongada e segura de documentos.

Portanto, a letra d está correta.

105. Após o enunciado, a questão pergunta sobre a extração do filme cópia a partir do original. Nesse sentido, o correto é o apresentado na letra a, pois esse lme cópia é uma obrigação imposta pela legislação, sendo que esses rolos devem ser guardados em local distinto dos originais por questões de segurança, como pode-se observar também na disposição contida no art. 5o do Decreto Federal no 1.799/1996, que regulamenta a Lei no 5.433/1968.

106. Essa questão pergunta sobre o conceito de micro lmagem apresentado no Decreto Federal no 1.799/1996. A letra a está correta, pois esta é a definição de microfilmagem estabelecida no art. 3o deste Decreto.

107. Nessa questão, observe que é a tabela de temporalidade e destinação documental que vai de nir quais os conjuntos documentais que serão eliminados. Mesmo micro lmados, não poderão ser eliminados imediatamente, pois a eliminação deve estar prevista na tabela. Além disso, por imposição contida no art. 2o da Lei no 5.433/1968, os documentos históricos não poderão ser eliminados, mesmo se já micro lmados. Por isso a alternativa correta dessa questão é a letra b.

108. Observe nessa questão os elementos de sinaléticas constantes da Resolução no 10, de 1999, do Conselho Nacional de Arquivos. A alternativa correta portanto é a letra d, pois, de acordo com a Resolução, tais sinaléticas devem ser implementadas no processo de microfilmagem de documentos.

109. Importante questão, que versa sobre a alteração do suporte dos documentos. É uma questão de interpretação. Após observar todas as alternativas, podemos a rmar que a letra b está correta. Para que seja realizado qualquer processo de alteração de suporte, é necessário que a organização analise suas nalidades, a viabilidade econômica dos projetos,

observando-se

as questões legais e

jurídicas,

a normalização

dos

procedimentos e padrões de qualidade, principalmente.

110. Nessa questão a alternativa correta é a apresentada na letra c. A micro lmagem é o único meio de reprodução totalmente garantido pela legislação. É importante aqui lembrar que a digitalização, por outro lado, não possui ampla aceitação legal, quando comparada ao microfilme.

111. A a rmação contida nesse item está errada. Por imposição contida no art. 2o da Lei no 5.433/1968, os documentos históricos – considerados de valor secundário – não poderão ser eliminados, mesmo se já microfilmados.

112. A a rmação contida nesse item está correta, uma vez que o Decreto Federal no 1.799/1996 dispõe, em seu § 6o, que na micro lmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Portanto, não há disposição taxativa sobre o grau de redução da microfilmagem.

113. O item está correto. Primeiramente porque o Decreto Federal n o 1.799/1996 dispõe, em seu § 6o, que na micro lmagem poderá ser utilizado qualquer grau de redução, garantida a legibilidade e a qualidade de reprodução. Em segundo lugar, porque o lme cópia deve ser guardado em local distinto dos originais por questões de segurança, como pode-se observar também na disposição contida no art. 5o do Decreto Federal no 1.799/1996, que regulamenta a Lei no 5.433/1968.

114. Importante questão que aborda as vantagens da micro lmagem. Dentre o rol das vantagens da micro lmagem, podemos destacar, além da total validade legal, a segurança e a durabilidade. Nesse sentido, a letra b está correta.

115. Questão importante da Cesgranrio que versa sobre os elementos

constantes da imagem de abertura do micro lme, apresentados no seu enunciado. Tais disposições estão contidas no art. 7 o do Decreto Federal no 1.799/1996, que regulamenta a Lei no 5.433/1968.

116. O Decreto Federal no 1.799/1996, que regulamenta a Lei Federal no 5.433/1968, dispõe, em seu art. 5o, § 2o, que ca vedada a utilização de lmes atualizáveis, de qualquer tipo, tanto para a confecção do original, como para a extração de cópias. Nesses termos, a alternativa correta é a contida na letra c. Deve-se ter muita atenção também para a letra d, que erroneamente a rma que é permitida a eliminação dos documentos de valor permanente. É importante lembrar que os documentos detentores de valor secundário não poderão ser eliminados, mesmo após já terem sido objeto de micro lmagem ou digitalização. Além disso, importante veri car também o erro contido na alternativa e, pois, conforme o Decreto supracitado, art. 5 o, § 3o, o armazenamento do lme original deverá ser feito em local diferente do seu filme cópia.

117. Item errado. A micro lmagem, em todo o território nacional, autorizada pela Lei no 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange os documentos oficiais ou públicos, de qualquer espécie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos órgãos dos Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, inclusive da Administração indireta da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios, e os documentos particulares ou privados, de pessoas físicas ou jurídicas, não havendo, inclusive, distinção entre as idades do ciclo vital arquivístico.

118. Correto o item. Faz-se imprescindível o cumprimento de uma etapa preliminar de tratamento documental antes do processo de micro lmagem ou digitalização de arquivos. Logicamente, não há como se desenvolver um processo de micro lmagem e ciente, e caz e bem-sucedido sem a prévia aplicação adequada de métodos e instrumentos de classi cação, avaliação e organização do acervo arquivístico.

119. Importante questão da Fundação Carlos Chagas sobre as sinaléticas, as quais são tratadas pela Resolução Conarq no 10, de 6 de dezembro de 1999, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de micro lmagem de documentos arquivísticos. Portanto, a alternativa c é a resposta dessa questão.

120. Na técnica de microfilmagem, verifica-se a possibilidade de dois modais distintos de aplicação: a micro lmagem de substituição e a micro lmagem de preservação. O objetivo da micro lmagem de preservação é micro lmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a nalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a manuseio e consultas constantes, por exemplo. É aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é nesta idade que são arquivados os documentos históricos. Portanto, a letra b é alternativa que representa a resposta correta para essa questão.

Capítulo 7 121. Questão importante sobre o conceito de Gerenciamento Eletrônico de Documentos. De acordo com essa matéria, o GED é um conjunto de tecnologias que possibilita o gerenciamento de forma eletrônica ou digital de documentos, sendo que esses documentos podem ser de variados suportes.

Portanto, em sintonia com a definição de GED, a resposta correta é a letra b.

122. Importante questão sobre as estratégias utilizadas no âmbito do gerenciamento dos documentos eletrônicos. Nesse sentido, observe que a letra b está correta, pois, como sabemos, a migração é uma das técnicas principais para assegurar a preservação dos documentos digitais. No gerenciamento desses documentos é imprescindível a adoção de metodologias de migração das informações digitais para novas mídias e suportes, no sentido de evitar a ação da obsolescência tecnológica.

123. Essa questão da Cesgranrio aborda a nalidade de uma das tecnologias componentes do conceito de GED. Como consta nesse assunto, a tecnologia

automatizada DM – Document Management é uma contribuição à arquivística no que se refere à automação do setor de protocolo. Portanto, a letra c está certa.

124. A questão pergunta sobre o objetivo geral do GED no programa de gestão documental de uma instituição. Ora, como sabemos, o GED tem a nalidade de otimizar e racionalizar a gestão documental. É de fundamental relevância perceber que a gestão automatizada, mediada pelas estruturas computadorizadas, deve ser encarada como um mecanismo importante e dinâmico de auxílio à gestão dos documentos arquivísticos.

125. Observe os itens dessa questão do Cespe. Ela a rma no item 1 que o GED elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em suporte papel. Ora, este item está errado, pois, como sabemos, o GED não permite que a instituição elimine totalmente os seus arquivos originais em suporte papel, por exemplo, devido à insegurança existente quanto à aceitação legal dos documentos digitalizados. Por outro lado, o item 2 está correto, uma vez que apresenta corretamente o conceito de digitalização.

126. Questão importante, que versa sobre a digitalização dos documentos arquivísticos. A letra c é a alternativa correta, pois é sempre necessário, antes da digitalização dos documentos, que seja feito um tratamento técnico preliminar dos arquivos, no sentido de organizá-los corretamente. É de se ressaltar que tal procedimento também é necessário no processo de microfilmagem.

127. A a rmação contida neste item está errada, pois, como já sabemos, o GED não elimina totalmente a necessidade de se manter um acervo de documentos originais, nesse caso, em suporte papel.

128. De acordo com o enunciado dessa questão da Cesgranrio, a alternativa correta é a contida na letra c, pois a digitalização é a técnica de reprodução

que converte documentos convencionais – geralmente em suporte papel – em imagens eletrônicas para armazenamento e utilização posterior.

129. A a rmação contida no item está corretíssima. Vejamos: primeiramente se a rma que, no contexto do documento eletrônico, há densidade máxima de informação em suporte muito pequeno. Nesse sentido, um CD, por exemplo, comporta uma grande quantidade de documentos digitalizados. Em segundo lugar, a parte nal do item também está correta, pois esses documentos precisam ser lidos por computador.

130. A a rmação deste item está errada, pois é necessário sempre lembrar que o conceito de arquivo independe do suporte em que a informação está registrada. Portanto, a avaliação dos documentos eletrônicos não obedece a uma legislação diferenciada.

131. O item está errado, pelas mesmas razões apresentadas no comentário da questão anterior, ou seja, o suporte documental não é relevante para o conceito essencial de arquivo. Necessário sempre lembrar, portanto, que o conceito de arquivo independe do suporte em que a informação está registrada. Portanto, eles poderão ser eliminados, assim como os documentos registrados em suportes convencionais, como o papel, por exemplo.

132. Essa questão é importante. Vejamos, desde logo, que a letra b é a alternativa que está correta. Nesse sentido, um CD, por exemplo, comporta uma grande quantidade de documentos digitalizados. Observe que a alternativa contida na letra a está errada, pois a informatização dos arquivos não substitui ou anula os princípios e técnicas do tratamento documental arquivístico.

133. A a rmação está correta. O tratamento arquivístico, bem como o seu conceito, independe dos suportes que a informação arquivística esteja

registrada. É importante lembrar que a informatização dos arquivos não substitui ou anula os princípios e técnicas do tratamento documental arquivístico.

134. A a rmação contida neste item é falsa. Documentos originais considerados de guarda permanente não podem ser eliminados. Lembre-se também, nesse sentido, que por imposição contida no art. 2 o da Lei no 5.433/1968, os documentos históricos não poderão ser eliminados, mesmo se já microfilmados.

135. Falsa a a rmação apresentada neste item. Como sabemos, a laminação é um processo relacionado à restauração de documentos convencionais, como o suporte papel, por exemplo, que consiste no reforço de documentos deteriorados ou frágeis, colocando-os entre folhas de papel de baixa gramatura, xadas por adesivo natural, semissintético ou sintético, por meio de diferentes técnicas, manuais ou mecânicas. Portanto, o processo de laminação não guarda relação com a preservação de documentos digitais.

136. Como estudamos no capítulo destinado ao assunto da automação dos arquivos, os documentos informáticos são bastante suscetíveis ou vulneráveis a desgastes de ordem multifacetada. Por isso, a letra a é a resposta da questão, por citar, inclusive, o fenômeno da obsolescência tecnológica característico desse tipo de suporte documental.

137. Os originais dos arquivos permanentes, mesmo se já micro lmados ou digitalizados, não poderão ser objeto de descarte por força da legislação em vigor. Desse modo, a afirmação está correta.

138. A a rmação constante do item contém erro, porque o acesso múltiplo, também chamado acesso multiusuário, é característica peculiar da tecnologia da digitalização. Uma vez digitalizado, um documento arquivístico pode ser disponibilizado a todos por meio das redes de computadores. Isso não ocorre

no âmbito da micro lmagem, pois nesse caso o acesso aos documentos se dá, geralmente, de forma individualizada. É por isso que, em questões de acesso, a digitalização apresenta vantagens sobre a micro lmagem. Uma opção para dinamizar o acesso aos micro lmes é adotar a tecnologia de digitalização de microfilmes.

139. Correta a a rmação, como já sabemos. Por ser mais visível a obsolescência do hardware – dos equipamentos –, é importante ter atenção e salientar os desgastes tecnológicos dos sowares – genericamente conhecidos por programas de computador.

140. Errado. A digitalização de documentos é feita por meio de equipamentos do tipo scanner. A título de informação, a emulação é uma estratégia de preservação digital que visa combater a obsolescência tecnológica. Um emulador é um soware que reproduz as funções de um determinado ambiente eletrônico ou digital, a m de permitir a execução de outros softwares sobre ele.

Capítulo 8 141. Importante questão da Cesgranrio que aborda o assunto referente à climatização dos ambientes de guarda dos documentos arquivísticos. Ela pergunta qual alternativa que contém os nomes corretos de aparelhos destinados a controlar a climatização dos ambientes. Nesse sentido, a letra e representa os nomes corretos desses aparelhos: higrômetro – que mede a umidade relativa do ar –, termômetro – que mede a temperatura –, e o termo-higrógrafo – que mede, ao mesmo tempo, a temperatura e a umidade relativa do ar.

142. A a rmação contida neste item está correta. Observe que, de acordo com o estudo da matéria, não devem ser utilizadas tintas hidrográ cas e esferográficas nos documentos.

143. O item do Cespe contém a rmação verdadeira. De uma forma geral, sabemos que esses agentes físicos e químicos apresentados nessa a rmação são prejudiciais aos documentos arquivísticos, devendo ser abolidos ou controlados nos ambientes de guarda dos acervos.

144. A questão pergunta sobre a alternativa que representa as principais operações de conservação. Nesse sentido, como pode-se observar no estudo da matéria, a desinfestação, a limpeza, o alisamento e também a restauração constituem as principais operações de conservação. É preciso se ter atenção nessa questão para o fato de a restauração também fazer parte das atividades de conservação, pois os documentos são restaurados com o intuito maior de conservá-los.

145. Importante questão do Cespe, que quer saber quais os itens estão corretos, vejamos: a a rmação contida no item 1 está correta, pois recomenda-se nos arquivos a adoção de clipes plásticos. O item 2 está errado, pois é importante lembrar que não devem ser utilizadas tas adesivas nas restaurações dos documentos, porque elas são ácidas e prejudiciais aos documentos. O item 3 também está errado, pois, como já sabemos, não devem ser utilizadas canetas ou tintas para a anotação nos documentos, pois elas dani cam a bra do papel. O item 4, por sua vez, está correto, pois com essa medida evita-se que os documentos se dobrem ou sejam rasgados no acondicionamento. O item 5 está também correto, porque para o manuseio de fotogra as recomenda-se o uso de luvas de algodão, com o objetivo de serem evitados estragos nas fotogra as. Porém, o item 6 está errado, uma vez que não se admite a entrada de água no local de guarda do arquivo, evitando, inclusive, que não seja aumentada a taxa percentual de umidade relativa do ar no arquivo.

146. Nessa questão, com exceção do item 3, todos os itens estão corretos.

Observe que o item 1, como observado na questão anterior, sabemos que as fotogra as devem ser manuseadas com luvas de algodão. O item 2 é uma

a rmação também verdadeira, pois o papel não deve conter grampos e clipes metálicos quando do seu arquivamento, com objetivo de se evitar o fenômeno da oxidação. Observe que o item 2 é bastante interessante, pois a rma corretamente que o papel é o suporte de maior durabilidade. É importante não confundir isso com o micro lme, pois apesar de o micro lme possuir uma expectativa de vida de 500 anos, o papel é ainda o mais durável. O item 3 está errado porque é importante que os documentos estejam e sejam higienizados tanto nos arquivos correntes quanto nos arquivos intermediários. O item 4 e 5 estão corretos porque a luminosidade deve ser evitada. Observe que o item 5 se refere à reprodução por fotocópia, em que há alta emissão de luminosidade sobre os documentos no momento dessa reprodução.

147. Todas as partes constituintes dessa a rmação estão erradas. Observe que a literatura arquivística recomenda, em termos gerais, a utilização de mobiliário de aço para o acondicionamento dos arquivos. Outro elemento de erro refere-se à exposição desses documentos à luz natural.

148. Questão importante da Esaf. Ela quer saber a quantidade de itens corretos. Observe que o item 1 está correto, uma vez que é recomendável a utilização de lápis para anotação nos documentos, ao contrário da utilização de tintas e canetas. O item 2 está errado, pela mesma razão do item anterior.

O item 3 está errado, pois devem ser utilizadas nas caixas, etiquetas autoadesivas, não devendo ser utilizadas as etiquetas que colam quando umedecidas. Lembre-se aí que a umidade é algo que deve ser controlado nos acervos. E o item 4, por m, está correto, uma vez que as dobras nos documentos acondicionados devem ser evitadas, pois prejudicam a conservação da integridade dos mesmos. Portanto, a quantidade de itens corretos é dois, letra c.

149. A a rmação contida neste item está errada. Sabemos, como discutido em outras questões, que os locais de guarda dos acervos arquivísticos não

podem receber luz direta do sol ou de qualquer outro tipo de luminosidade artificial.

150. Nesta questão o Cespe quer saber a opção que contém medida preventiva que deve ser implementada nos acervos arquivísticos. Após a observação de todas as opções, observamos que o item correto é letra d, pois sabemos que os locais de guarda de documentos devem ser protegidos da incidência da luz solar e também da luz arti cial, pois são agentes que provocam o enfraquecimento do papel. Observe que o item c é falso porque o controle da umidade relativa do ar deve ser diferente de acordo com cada tipo de suporte documental. No caso da guarda de micro lmes, esse controle deverá ser maior.

151. Observe nessa questão que se dá destaque ao manuseio dos documentos.

Note que tanto usuários ou consulentes externos quanto os próprios funcionários do órgão devem observar atentamente as formas corretas de manusear os documentos, no sentido de não prejudicar os documentos.

152. Importante questão da Esaf. Ela quer saber a quantidade de itens corretos. Observe que o item 1 está correto, pois as substâncias líquidas aumentam os percentuais de umidade nos locais de guarda dos arquivos. O item 2 está errado pois a higienização não tem o propósito de proteger sicamente os arquivos. Higienização é apenas limpeza. O item 3 está errado, pois os locais onde funcionam os departamentos administrativos são prejudiciais aos documentos, sobretudo os de caráter permanente, uma vez que nesses locais há utilização de alimentos pelos funcionários, água, cafezinho, entre outros elementos prejudiciais aos documentos. E o item 4 está correto, pois sabemos que a luminosidade é um agente prejudicial aos documentos. Assim, a alternativa correta é a letra c, pois dois itens estão corretos nessa questão.

153. Nessa questão, a a rmação contida no item 1 está errada, porque ela

diz que a luz e a umidade não têm efeito prejudicial direto nos documentos.

E o número 2, por sua vez, está certo, pois como sabemos, o manuseio e o acondicionamento adequado dos documentos são importantes para a sua conservação e preservação.

154. A a rmação está correta, pois o local de guarda do acervo não deve receber luminosidade direta, nem natural e nem artificial.

155. Questão importante da Fundação Carlos Chagas sobre preservação e conservação preventiva de documentos. Na letra a, observe que é citada apenas uma variação de papel, sem ser mencionada a qualidade alcalina, fator de fundamental importância para o arquivamento adequado de documentos textuais, principalmente em se tratando de arquivos permanentes. A letra b representa a alternativa correta. Todos os materiais encontrados nos acervos são higroscópicos, isto é, absorvem e liberam umidade muito facilmente e, portanto, expandem-se e contraem-se com as variações de temperatura e umidade relativa do ar. O mais recomendado, de acordo com a literatura arquivística, é manter a temperatura o mais próximo possível de 22°C e a umidade relativa do ar de 45% a 55%, evitando-se de todas as formas as oscilações de temperatura e UR. Observe, por m, que a letra e está errada porque os poluentes externos são principalmente o dióxido de enxofre (SO2), óxidos de nitrogênio (NO e NO2) e o Ozônio (O3), pois são gases que provocam reações químicas, com formação de ácidos que causam danos sérios e irreversíveis aos documentos.

156. A assertiva está errada porque a literatura arquivística não recomenda o armazenamento de documentos em estantes de madeira. Em termos gerais, recomenda-se a adoção de estantes de metal revestido de pintura, inclusive para se evitar ferrugem. O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove a proteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados a cada suporte e formato. As mídias

magnéticas, como

tas de vídeo, áudio e de computador, devem ser

armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a distorção ou a perda de dados. O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado com pintura sintética, de efeito antiestático.

157. A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo, ocorre por reações químicas, que são aceleradas por utuações e extremos de temperatura e umidade relativa do ar e pela exposição aos poluentes atmosféricos e às radiações luminosas. Os índices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações de insetos e o desenvolvimento de micro-organismos, que aumentam as proporções dos danos nos documentos. Portanto, a assertiva está errada.

Comentários das Questões Divididas por Assunto Introdução à Arquivologia 158. Perfeita de nição de descentralização. Lembremos sempre que o modal de descentralização, que é o mais largamente utilizado pelas organizações, só se faz possível quando tratamos de arquivos correntes, isto é, os arquivos intermediários ou permanentes devem ser centralizados, de acordo com a literatura arquivística.

159. O item contém erro em sua a rmação, uma vez que, de forma análoga ao caso dos arquivos intermediários, o acesso é restrito ao setor que produziu ou recebeu a documentação arquivística. Somente a partir da autorização de tal unidade administrativa torna-se possível acessar os documentos em idade corrente ou intermediária. Observemos que, no âmbito dos arquivos permanentes, o acesso é aberto a todos, contrariamente às outras idades.

160. Apenas a letra d está correta porque somente o arquivo permanente

recebe documentos dos arquivos correntes ou intermediários por meio da operacionalização do recolhimento. Lembremos que denomina-se transferência a passagem de documentos dos arquivos correntes para os intermediários. É de se observar também que os arquivos correntes, representado pela letra a, não recebe documentos das outras idades.

161. Para o julgamento deste item do Cespe, devemos nos lembrar das distinções entre arquivos, bibliotecas e museus e, notadamente, do princípio da cumulatividade dos arquivos. Os documentos arquivísticos são gerados naturalmente a partir das funções e atividades de uma organização e, portanto, são reunidos ou acumulados de forma progressiva e sistemática, isto é, de modo intrinsecamente relacionado ao seu organismo produtor.

Para cada atividade do organismo, existe um documento arquivístico umbilicalmente a ela ligado. Os arquivos, nessa perspectiva, não são colecionados, organizados ou reunidos de fontes diversas ou de modo artificial. Portanto, incorreta a afirmação.

162. De acordo com as palavras de Bellotto (2004, p. 136), “a operação do arranjo resume-se à ordenação dos conjuntos documentais remanescentes das eliminações ditadas pelas tabelas de temporalidade e executadas nos arquivos correntes e intermediários [...]”. O termo arranjo é típico do âmbito dos arquivos permanentes, por isso é um procedimento operacional aplicado aos arquivos de valor secundário geralmente após o cumprimento das disposições relativas à destinação nal dos documentos. Como estudamos, trata-se de uma sequência de operações intelectuais e físicas que visam à organização dos documentos arquivísticos de acordo com um plano, esquema ou quadro previamente estabelecido. Assim, o item está correto.

163. A a rmativa está certa. Como sabemos, os arquivos permanentes possuem considerável valor para a história. As instituições arquivísticas públicas brasileiras, principalmente, as quais são mais conhecidas por Arquivos Públicos, devem desenvolver várias atividades culturais para

difusão de documentos e informações históricas aos cidadãos e público em geral. Portanto, palestras, debates, lançamentos de obras editadas e concursos sobre temas de história são exemplos de tais atividades típicas dos arquivos permanentes. Tal como na esfera pública, existem várias instituições privadas que fomentam ou desenvolvem atividades culturais para difusão de seus arquivos históricos e sua memória à sociedade.

164. Correta a a rmativa. Os arquivos permanentes, no cumprimento de seu papel social, devem promover atividades que auxiliem a compreensão dos processos históricos por que passa a sociedade ao longo das épocas. Assim, quando um arquivo permanente procede a estudos temáticos, à edição de livros sobre fatos socioeconômicos, ou à exposição de documentos históricos a estudantes, por exemplo, está executando funções educativas e culturais.

165. Observe que a letra a – alternativa errada – representa a tabela de temporalidade; como já estudamos, tal instrumento arquivístico está relacionado à gestão documental que ocorre apenas nas idades corrente e intermediária, não se atrelando, portanto, ao tratamento de documentos permanentes. A descrição arquivística, objeto da letra b é procedimento operacional tipicamente aplicado aos arquivos permanentes, isto é, documentos detentores de valor histórico; portanto esta é a resposta da questão. É a partir da descrição arquivística que surgem os instrumentos de pesquisa, tais como os guias, os inventários, os catálogos e os índices, por exemplo, fundamentais na função de recuperação de informações contidas nos documentos de valor secundário ou mediato. A letra c, por sua vez, refere-se erroneamente à avaliação, função esta também restrita aos estágios corrente e intermediário da documentação arquivística. Por m, a letra d cita o protocolo, que do mesmo modo não se aplica à fase permanente.

Assim, a resposta é b.

166. Alguém pode car na dúvida quanto ao signi cado de “instituição de custódia”. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística, custódia é a responsabilidade jurídica de proteção e guarda de arquivos, independentemente de vínculo de propriedade. Como exemplo, podem ser citadas as instituições arquivísticas públicas, como o Arquivo Nacional, o Arquivo Público do Estado de São Paulo etc. Nesse sentido, uma instituição arquivística pública, responsável pela custódia de documentos de arquivo de valor histórico, possui vários fundos de documentos sob sua guarda. Tais fundos, desse modo, foram recolhidos de várias entidades distintas, fato que obriga, inclusive, a aplicação do princípio da proveniência – respeito aos fundos – pela instituição arquivística pública. Dado o exposto, conclui-se que a letra a é a resposta correta para essa questão da Fundação Carlos Chagas. É de se observar que as letras c, d e e, principalmente, são potencialmente perigosas e podem confundir o candidato.

167. Mais uma questão da Fundação Carlos Chagas sobre arquivos permanentes, indagando sobre demandas dessa idade documental. Os arquivos de valor secundário devem estar plenamente acessíveis aos historiadores, pesquisadores e demais consulentes, uma vez que são fontes primárias altamente relevantes para o processo historiográ co e para o testemunho e prova de fatos gerais do passado. “No âmbito dos estudos ligados à teoria e à prática do arranjo e da descrição de arquivos permanentes, assume lugar de proeminência o estabelecimento de um elo su ciente e necessário entre a indagação do pesquisador e sua solução, tornada possível pelos chamados instrumentos de pesquisa. Sua elaboração criteriosa, cuidada e precisa, rigorosa mesmo, é tarefa primordial do arquivista dos arquivos de terceira idade” (Bellotto, 2004, p. 173). Nesses termos, a resposta dessa questão é a letra d. É de se veri car que o objeto da l et ra a, projetos de organização e métodos, é típico da área de gestão administrativa, não se aplicando aos arquivos permanentes, igualmente à alternativa da letra b, que são instrumentos de gestão documental nas idades corrente e intermediária. A opção da letra c foi colocada pela banca também para confundir o candidato, uma vez que não há a previsão teórica, de

acordo com o ciclo vital, de serem remetidos a lugar algum os documentos já recolhidos pelo arquivo permanente. Por último, o objeto da letra e é totalmente oposto à ideia de estaticidade da terceira idade, uma vez que os fluxogramas de tramitação são instrumentos de gestão administrativa.

168. Vimos que a origem do acervo arquivístico se dá a partir da acumulação natural, progressiva e orgânica, a partir das funções do organismo produtor ou receptor dos documentos, sendo que são mantidos e conservados principalmente para objetivos administrativos e institucionais.

Em contraposição ao caso dos arquivos, as bibliotecas, por exemplo, são formadas por fontes diversas, por livros comprados de várias editoras ou permutas e doações, de modo arti cial e não orgânico, além de serem mantidos, conservados e empregados com objetivos eminentemente culturais. Correta a afirmação contida no item.

169. A assertiva contém erro, uma vez que já sabemos que há uma forte relação entre o documento arquivístico e sua ação geradora, situação tal que con gura o princípio da organicidade e que, portanto, caracteriza o documento de arquivo.

170. Perfeita a afirmação deste item. As relações administrativas orgânicas se re etem nos conjuntos documentais. A organicidade, assim, é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas.

171. É de se observar, neste item, que o trecho “frutos da criação artística” compromete a integridade da assertiva, o que a torna errada, por restringir o conceito de documento de arquivo.

172. Item potencialmente perigoso e que requer maior atenção para não haver confusão. Observe que a redação da assertiva pode induzir o candidato a erro de interpretação. Como estudado no Capítulo 1, em termos gerais, a

nalidade dos arquivos é servir a administração, pois os arquivos produzidos são fontes para a tomada de decisões, elaboração de estatísticas, dentre muitas outras possibilidades funcionais numa organização, incluindo-se o próprio dever de informação aos cidadãos. Note-se, assim, que a nalidade precípua dos arquivos é de cunho administrativo, embora também seja assinalado um objetivo mediato ou secundário de preservação de documentos permanentes para a memória organizacional. Até aqui tudo bem. Por outro lado, tratando-se agora desta assertiva, em particular, o foco recai sobre o trecho inicial “a produção de documentos de arquivo”. É de se salientar que tal produção documental numa organização não visa registrar sua história, inclusive porque os documentos não são criados para serem históricos. Como sabemos, os documentos nascem natural e progressivamente a partir das necessidades administrativas do organismo.

Lembremos o exemplo da Carta de Pero Vaz de Caminha: ela não foi criada para ser histórica, ou seja, foi produzida a partir da efetiva necessidade de se relatar o fato do descobrimento ao rei de Portugal, sendo que, após tal objetivo administrativo, passou-se a considerá-la como fonte histórica fundamental para a historiogra a luso-brasileira. Por tudo isso, a a rmação contida no item do Cespe está correta.

173. Importante questão da Fundação Carlos Chagas sobre o princípio da proveniência, corretamente representado pela alternativa c. O princípio de respeito aos fundos ou princípio da proveniência é aquele segundo o qual os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, não sendo misturados aos de origem diversa.

174. O enunciado dessa questão cita um dos respeitados autores da área da Arquivologia, que de ne o princípio da cumulatividade dos arquivos. Como estudado anteriormente, tal princípio refere-se ao fato de os arquivos serem o produto de uma formação progressiva e natural decorrente das funções e atividades de um organismo. Portanto, a alternativa correta é a representada pela letra d.

175. Correta a a rmação. Sabemos que o termo técnico que designa a entrada de documentos arquivísticos no arquivo permanente é recolhimento. É preciso lembrar que o recolhimento pode acontecer tanto a partir dos arquivos intermediários quanto dos arquivos correntes.

176. Na prática da gestão documental numa organização, observa-se o ciclo de vida dos documentos arquivísticos, o qual, teoricamente, refere-se à teoria das três idades. Portanto, está correta a asserção.

177. Importante questão da Consulplan, que requer muita atenção do candidato. Necessário observar a diferença existente entre os conceitos de valor imediato e valor mediato. O valor imediato se refere ao valor primário do documento, isto é, administrativo, scal, jurídico etc., o qual está fortemente relacionado aos arquivos correntes e intermediários, enquanto que o mediato é relativo ao valor secundário do documento, ou seja, ao valor histórico, cultural e informativo, intrinsecamente relacionado com os arquivos permanentes. Portanto, a letra c é a resposta correta dessa questão.

178. Observe os itens. O item 1 está correto, pois o arquivo intermediário guarda conjuntos de documentos que podem ser consultados e utilizados esporadicamente. O item 2 é falso porque no arquivo permanente os documentos não perderam seu valor de natureza histórica. E, por sua vez, o item 3 também está errado, já que sabemos que a correta denominação das idades documentais é: arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Portanto, esses termos devem ser respeitados na hora da prova do concurso.

179. O Cespe pergunta sobre o princípio fundamental da Arquivologia.

Como sabemos, a alternativa correta é a letra d, respeito à proveniência, isto é, o princípio de respeito aos fundos.

180. Abordagem sobre os arquivos permanentes. Desde logo, observamos que a alternativa correta é a letra a, pois o arquivo permanente tem como função reunir a documentação histórica, via recolhimento, conservar e arranjar e descrever os documentos, de modo a promover e facilitar o acesso a tais arquivos de valor secundário.

181. Na questão 181, podemos considerar uma situação onde haja, numa instituição arquivística de guarda permanente, vários conjuntos de documentos referentes a vários organismos produtores. Nesse sentido, cada conjunto arquivístico será denominado “fundo”. Portanto, a alternativa correta é a letra e, pois todas as outras referem-se a subdivisões contidas nos fundos documentais de cada organismo produtor.

182. Item falso, pois o que determina se um fundo é aberto ou fechado é a continuidade ou não das atividades ou funções geradoras dos arquivos.

Portanto o tamanho do acervo do órgão acumulador não será o critério decisivo para a definição desses tipos de fundos.

183. Essa a rmação é falsa, pois sabemos que, na elaboração dos instrumentos de pesquisa nos arquivos permanentes, deve ser obedecida uma determinada hierarquia, em que o primeiro instrumento a ser elaborado deve ser o guia, seguindo-se dos inventários, catálogos, índices e edições de textos ou fontes.

184. Na mesma perspectiva do item anterior, essa questão versa sobre os instrumentos de pesquisa realizados nos arquivos permanentes. Nesse sentido, a alternativa correta é letra d, o guia, pois é esse instrumento de pesquisa que visa proporcionar uma visão de conjunto dos serviços de arquivo, de modo a permitir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a natureza e o interesse dos fundos custodiados pelo arquivo.

185. Correta a a rmação contida neste item, pois o conjunto documental

arquivístico de uma entidade re ete, de forma imparcial, suas ações realizadas no decorrer do tempo. Nesse sentido, deve ser lembrado aqui o princípio da organicidade, segundo o qual os arquivos re etem a estrutura, as funções e as atividades da entidade produtora, em suas relações internas e externas.

186. Este item está errado. Observe que, como visto no assunto referente às diferenças entre as instituições custodiadoras de documentos, os arquivos não adquirem documentos por compra, permuta ou doação. É necessário lembrar que são as bibliotecas que adquirem documentos bibliográ cos por esses processos.

187. Falsa a a rmação contida no item. A literatura arquivística recomenda que eles devem estar alocados junto a seus órgãos produtores, inclusive no sentido de a utilização e consulta ser mais facilitada.

188. É importante sempre lembrar que o arquivo intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Por isso, a afirmação contida no item está correta.

189. Falsa a a rmação contida neste item. É importante ter atenção, nesse sentido, ao termo transferência. Observe-se também que a passagem de documentos do arquivo corrente para o permanente denomina-se recolhimento.

190. Correta a a rmação apresentada neste item. Nos arquivos permanentes, é realizado o programa descritivo do acervo, ou seja, é feita uma descrição através dos instrumentos de pesquisa. Os instrumentos de pesquisa permitem a identi cação, localização ou consulta a documentos ou a informações nele contidas.

191. O foco desta questão está na utilização dos documentos. Os arquivos intermediários só podem ser acessados por seu produtor, isto é, pelo órgão que produziu a documentação. Observe que a letra a está errada, pois independentemente de os arquivos estarem localizados num local distinto – como num arquivo central, por exemplo –, somente o órgão que os gerou poderá utilizá-los.

192. Importante questão que versa sobre os instrumentos de pesquisa elaborados no âmbito dos arquivos permanentes. Devemos sempre lembrar que há o estabelecimento de uma hierarquia no programa descritivo dos arquivos permanentes, sendo que o primeiro instrumento a ser elaborado deve sempre ser o guia, seguindo do inventário. Como sabemos, o inventário é o instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais ou partes do fundo arquivístico. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

193. Questão de interpretação. Nela devemos lembrar a teoria das três idades. Em tal teoria, os documentos que apresentam valor primário e que são indispensáveis à manutenção das atividades cotidianas dos organismos são os arquivos correntes. Nesse sentido, a alternativa correta é a letra c: arquivos correntes. Note que a alternativa a está errada porque, de acordo com a teoria arquivística, os arquivos intermediários são acessados e utilizados de forma bastante esporádica, não sendo, portanto, indispensáveis ao desenvolvimento das atividades cotidianas dos organismos.

194. Essa questão é importante porque aborda o princípio teóricometodológico fundamental da teoria arquivística, isto é, o princípio da proveniência. Como sabemos, de acordo com esse princípio, os fundos arquivísticos não podem ser misturados a outros fundos, isto é, devem ser organizados pela origem dos arquivos. Assim, a letra e está correta.

195. Deve-se ter atenção ao contido na a rmação deste item. A a rmação está errada por que a existência do fundo arquivístico independe da

aplicação da teoria das três idades. O fundo arquivístico é resultado das funções naturais desenvolvidas por um organismo no decorrer de sua existência.

196. Nessa questão é abordada a vertente cultural dos arquivos. Vimos, inicialmente, que os arquivos possuem, principalmente, uma nalidade administrativa, mas que também podem ser úteis para o conhecimento da história, de moda a servir também como uma entidade cultural. As atividades explicitadas no enunciado dessa questão são, portanto, consideradas de apoio cultural, objeto da letra b.

197. Essa questão requer uma análise sobre o conceito de autenticidade. Um documento arquivístico autêntico é aquele livre de adulterações ou qualquer outro tipo de corrupção. A autenticidade está ligada à transmissão do documento e à sua preservação e custódia. Nessa perspectiva, um documento autêntico é aquele que se mantém da mesma forma como foi produzido.

Desse modo, o reconhecimento da proveniência é importante para que os arquivo sejam considerados autênticos. Assim, a letra b é a alternativa correta.

198. De acordo com Schellenberg, autor clássico da área da Arquivologia, para que os documentos sejam considerados de arquivo, isto é de guarda permanente, eles devem possuir valor para outras nalidades além daquelas para as quais foram produzidos ou acumulados. Observe que, nas obras desse autor, o termo “arquivo” se relaciona mais fortemente à terceira fase do ciclo vital, isto é, aos documentos de guarda permanente, que possuem o valor secundário. Portanto, a letra e é a alternativa correta.

199. De acordo com as possibilidades de classi cação dos arquivos, sabemos que caderno e livro são exemplos de formato. Importante não confundir formato com forma. Portanto, a alternativa correta é letra a.

200. Perfeito raciocínio contido na a rmação deste item. Observe que os arquivos de órgãos públicos deve atender a três tipos de usuários: o administrador, que é o principal de todos eles pelo fato de a finalidade maior dos arquivos ser administrativa; o cidadão, interessado muitas vezes em seus direitos ou apenas na conhecimento do acervo da instituição; e o pesquisador, que faz pesquisa acadêmica ou historiográ ca a partir das fontes primárias representadas pelos arquivos. É importante nessa questão lembrar o direito estabelecido na Constituição e na legislação infraconstitucional sobre o direito de todos à informação.

201. Necessário lembrar a diferenciação existente entre os acervos arquivísticos e os de outras instituições custodiadoras de documentação.

Lembre-se de que os documentos de arquivo não são objeto de coleção, assim como acontece nas bibliotecas e nos museus. Portanto, a a rmação contida neste item está correta pois, como sabemos, os arquivos são gerados e acumulados a partir das atividades dos organismos.

202. Está correta a a rmação do item. Importante lembrar a importância do princípio da proveniência, que se refere ao respeito aos fundos arquivísticos.

Observe que essa afirmação também diz que a estrutura e o funcionamento da organização são os elementos que efetivamente conduzem a elaboração do quadro de arranjo dos documentos, de modo a organizar os arquivos permanentes de maneira adequada.

203. Além dos conceitos de juntada por anexação e por apensação, como vimos neste livro, atenção deve ser dada também ao conceito de desentranhamento. O desentranhamento é a retirada de peças ou folhas de um processo, que poderá ocorrer quando houver interesse da administração ou a pedido do interessado. Portanto, a letra d é a alternativa correta.

Gestão de Documentos 204. Errada a assertiva do Cespe. Numa tabela de temporalidade,

instrumento arquivístico fundamental para o programa de gestão de documentos, a destinação nal dos documentos é constituída por duas possibilidades: eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Assim, não há a possibilidade de previsão, neste campo da tabela, de guarda eventual do documento.

205. Correta a assertiva, pois a avaliação possibilitará a identi cação de uma grande massa de documentos arquivísticos destituídos de valores primário e secundário e que, portanto, serão eliminados.

206. O item está errado por fazer confusão entre as fases básicas de um programa de gestão documental – 1a: produção, 2a: utilização e 3a: avaliação e destinação. Observe que a fase de utilização não engloba a avaliação documental, pois esta é objeto próprio da terceira fase, isto é, a da avaliação e destinação.

207. Correto o item. A gestão documental se caracteriza como um conjunto de procedimentos aplicados para controlar os documentos arquivísticos durante todo o seu ciclo de vida, incidindo sobre o momento da produção e acumulação na primeira e segunda idade, ou seja, corrente e intermediária, tendo-se em vista a eliminação ou o recolhimento para guarda permanente.

Desse modo, os órgãos e entidades devem de nir uma política de gestão arquivística de documentos que tenha por objetivo produzir, manter e preservar documentos con áveis, autênticos, acessíveis, compreensíveis e possam ser preservados de maneira que possam apoiar suas funções e atividades.

208. Uma política arquivística pode ser entendida, em síntese, como o estabelecimento de um conjunto de princípios, diretrizes e metas de um programa de gestão documental. A política de gestão arquivística de documentos deve ser formulada com base na análise do per l institucional, isto é, seu contexto jurídico-administrativo, estrutura organizacional,

missão, competências, funções e atividades, de forma que os documentos produzidos sejam os mais adequados, completos e necessários. Além disso, esta deve estar articulada às demais políticas informacionais existentes no órgão ou entidade, tais como políticas de sistemas de informação e de segurança da informação. É fundamental que todos os funcionários estejam envolvidos na política de gestão arquivística de documentos a ser implantada na instituição. Para tanto deve ser feito um trabalho de conscientização sobre a relevância da gestão arquivística de documentos, e sobre o papel que cabe a cada um na produção e manutenção de documentos con áveis e autênticos.

A política de gestão arquivística de documentos deve explicitar as responsabilidades e designar as autoridades envolvidas, de forma que, por exemplo, onde for identi cada a necessidade de produzir e capturar documentos, esteja claro quem é o responsável por essas ações. Além de considerar a própria estrutura organizacional, deve basear-se, necessariamente, na legislação arquivística em vigor. Por tudo isso, podemos constatar que o item está correto.

209. A a rmação está errada, pois é de se notar a confusão relativamente às fases básicas da gestão documental e às suas peculiaridades. Observa-se que, em primeiro lugar, a assertiva restringe a ocorrência das atividades da fase da utilização à idade corrente do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

Ora, sabemos que a fase da utilização se relaciona tanto à idade corrente quanto à idade intermediária. Num segundo momento, já na parte nal do item, a rma-se também erroneamente que o descarte de informações e documentos faz parte da segunda fase básica da gestão de documentos.

210. Correto. O grau de concentração de íons de hidrogênio, chamado potencial de hidrogênio – pH –, num suporte documental, é expresso numa escala logarítmica de 0 a 14, sendo 7 o ponto neutro. Os valores acima de 7 caracterizam o estado alcalino e os inferiores, por sua vez, a acidez. O papel de pH neutro ou ligeiramente alcalino é um suporte documental de degradação mais difícil, por isso altamente recomendado pela literatura

arquivística para o arquivamento e preservação de arquivos detentores de valor secundário, principalmente.

211. Assertiva errada. O conceito correto de gestão documental não a relaciona a nenhum sistema de controle por meio de registros, listagens, índices ou planos de arquivamento. Desse modo, não devemos esquecer a de nição de gestão de documentos, inclusive explicitada na Lei Federal n o 8.159/1991, art. 3o: “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

212. Para tratar o problema da geração descontrolada e inadequada de documentos arquivísticos, o arquivista deve promover e desenvolver a implementação da primeira fase básica da gestão de documentos, isto é, relacionada à concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de correspondência, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos, objetivando a e ciência nos processos de elaboração e geração de documentos. Portanto, o item contém erro por associar à fase de utilização o estabelecimento de rotinas eficientes e econômicas de produção documental.

213. Atenção para o julgamento deste item. A assertiva está errada, uma vez que, como estudamos, a gestão documental tem por foco as idades corrente e intermediária. Para reforço, revisitemos o conceito explicitado na Lei Federal no 8.159/1991, art. 3o: “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

214. Item errado. Além da previsão constitucional contida no art. 216 da Carta Magna Brasileira de 1988, a legislação infraconstitucional dispõe sobre

a gestão documental, a exemplo da Lei Federal no 8.159/1991. Decretos, resoluções, instruções e portarias de âmbito federal, estadual e municipal complementam e especi cam os dispositivos normativos da gestão documental no Brasil.

215. A rmação que requer mais atenção para ser corretamente julgada. A gestão documental tem por foco as idades corrente e intermediária. Para reforço, revisitemos o conceito explicitado na Lei Federal n o 8.159/1991, art.

3o: “considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. Ora, sabemos que o valor primário dos documentos está relacionado às idades corrente e intermediária, ao passo que o valor secundário está fortemente atrelado à idade permanente do ciclo vital dos documentos arquivísticos. Por isso, a a rmação contida neste item do Cespe está correta.

216. O item está errado, pois sabemos que as três fases básicas da gestão de documentos, de acordo com a literatura arquivística, são: produção, utilização e avaliação.

217. Fácil o julgamento deste item. Conforme estudamos no capítulo concernente aos métodos de arquivamento, sabemos que os métodos básicos e mais comumente utilizados em arquivística são alfabético (regras de alfabetação), numérico (simples, cronológico e dígito-terminal), geográfico e ideográ co (alfabético dicionário e enciclopédico ou numérico decimal e duplex). Portanto, assertiva correta.

218. Note-se que essa questão da Fundação Carlos Chagas aborda o método alfabético, exigindo do candidato muita atenção para a correta aplicação das regras de alfabetação. A resposta certa é a letra b, pois é a única que obedece àquelas regras. Ressalte-se que os sobrenomes que exprimem grau de

parentesco como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho são tidos como parte integrante do último sobrenome, mas não são considerados na ordenação alfabética, sendo que os graus de parentesco só serão considerados na alfabetação quando servirem de elemento de distinção. Portanto, muita atenção para a relação sequencial entre os casos dos itens II e III, principalmente.

219. Muita atenção para essa questão, que aborda um tipo de formulário utilizado na operação de desarquivamento de documentos arquivísticos.

Quando da retirada de um processo do arquivo, por exemplo, o funcionário deve sinalizar o desarquivamento mediante a utilização do formulário “guia-fora” no local de guarda do arquivo. Portanto, a letra c está correta. O termo “jaqueta” é geralmente mais utilizado no âmbito do arquivamento de micro lmes, pois a jaqueta de micro chas serve para guardar os rolos de lmes. Micro cha – letra b –, é um formato, geralmente também relacionado à microfilmagem. As letras d e e, por m, não merecem comentários uma vez que apenas são substantivos comuns.

220. O item apresenta erro quando restringe a execução da atividade de classi cação a arquivistas. Numa organização, faz-se necessária a cooperação de todos os funcionários para a e cácia do sistema de gestão arquivística de documentos. Para não esquecermos isso, é só lembrarmos de que o processo classi catório é iniciado, como vimos, no momento da criação ou recepção do documento no serviço de protocolo ou nos setores de trabalho.

221. Certo. Na atividade de classi cação, faz-se imprescindível a observação desses elementos, tendo-se sempre como objetivo a e ciência e e cácia do procedimento. Não esqueçamos que, na área arquivística, o processo classi catório é essencialmente distinto da classi cação realizada em bibliotecas e museus. Diferentemente dessas instituições, a classi cação arquivística é baseada nas funções e atividades desenvolvidas pelos organismos e requer conhecimentos sobre a relação entre as unidades, a

organização e funcionamento dos órgãos, além de exigir a correta identificação dos assuntos dos documentos.

222. De acordo com a literatura da Arquivologia, o processo classi catório pode ser aplicado sob duas modalidades: classi cação organizacional ou classi cação funcional. A classi cação organizacional, também conhecida por classi cação estrutural, objetiva tomar as unidades administrativas de uma organização como ponto de partida no processo classi catório, de modo a vincular as funções e atividades geradoras dos documentos sempre a uma unidade organizacional. Por outro lado, a classi cação funcional pode ser entendida como aquela que toma por base principal a função geradora do documento. Portanto, houve confusão na assertiva do Cespe, que, por isso, está errada.

223. A resposta correta é a letra e. Descrição arquivística, tarefa típica dos arquivos permanentes, pode ser entendida como o processo de obter, ordenar, analisar e organizar qualquer informação que sirva para identi car, administrar, localizar e interpretar o patrimônio documental de instituições arquivísticas. Assim, a descrição arquivística é o processo de estabelecer controle intelectual sobre o patrimônio documental mediante preparação de instrumentos de pesquisa.

224. A Isad(G) – General International Standard Archival Description, ou Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística – é uma norma desenvolvida pelo Conselho Internacional de Arquivos (CIA) que estabelece diretrizes gerais para a descrição arquivística, devendo ser usada em conjunto com normas ou recomendações nacionais existentes em cada país. Nessa perspectiva, a Nobrade é a norma brasileira de descrição arquivística, que é compatível com as diretrizes gerais da Isad(G). Assim, a letra c é a alternativa correta. A título apenas de informação complementar, a Isaar(CPF) também é uma norma elaborada pela Cia – Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e

Famílias. Por seu turno, o e-ARQ Brasil é uma especi cação de requisitos a serem cumpridos pela organização produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e pelos próprios documentos, a m de garantir sua confiabilidade e autenticidade, assim como sua acessibilidade.

225. Trata-se de questionamento sobre a aplicação prática do princípio da proveniência. De acordo com tal princípio teórico-metodológico básico da teoria arquivística, os conjuntos documentais de cada organismo produtor não podem ser misturados. Portanto, a letra e representa a resposta correta para essa questão.

226. A confecção de instrumentos de pesquisa constitui uma das atividades essenciais de qualquer instituição detentora de acervos arquivísticos. As atividades de descrição, realizadas no âmbito dos arquivos permanentes, são etapas inerentes ao processo de organização de um arquivo detentor de valor secundário. De acordo com a literatura arquivística, o guia é o primeiro instrumento que deve ser elaborado por uma instituição arquivística, pois proporciona dados e informações gerais sobre a organização e funcionamento dos arquivos. Assim, a letra c está correta. As outras opções também são instrumentos de pesquisa, conforme estudamos anteriormente, mas eles devem ser elaborados pelas instituições arquivísticas somente após a existência do guia.

227. Correta a letra b, pois é a única ordenação que está em conformidade com as regras de alfabetação. Nessa questão, é necessário bastante atenção para a regra que dispõe sobre os sobrenomes formados por parentescos.

228. Mais uma questão que cobra o assunto relativo à ordenação dos documentos de acordo com as regras de alfabetação. Observe-se, nessa questão, que o conhecimento principal refere-se à regra específica que dispõe sobre a ordenação de títulos. Nesse sentido, é necessário lembrar, sobretudo, que os títulos devem ser colocados entre parênteses após os nomes dos

titulares. Portanto, a alternativa correta é a letra c.

229. Conforme estudamos no capítulo relativo à gestão de documentos, especi camente na seção concernente aos métodos de arquivamento, o método geográ co é destinado a organizar os documentos de acordo com localidades, regiões etc. Nesse método, percebemos duas variáveis possíveis de aplicação, sendo que uma delas determina que capital deve ser a primeira da ordem na organização de cidades por estados. Nessa perspectiva, portanto, a alternativa correta é a letra a.

230. Observem que esta questão também cobra o método geográ co. Nesse método é possível a organização a partir dos nomes das cidades. A alternativa que apresenta corretamente a ordem de acordo com o método geográ co é a letra c.

231. Trata-se da ordenação, que é o objeto da letra c. O objetivo da ordenação é facilitar e agilizar a consulta aos documentos, inclusive possibilitando maior precisão na atividade de recuperação das informações. É importante salientar que a classi cação deve ser a primeira etapa dos procedimentos de organização dos documentos arquivísticos, a partir da qual deve ser aplicada a etapa da ordenação para complementar e tornar a organização mais eficiente e eficaz.

232. Questão de fácil resolução. Ela cobra o assunto relacionado à classi cação dos documentos arquivísticos quanto ao valor. Ora, já sabemos que todos os arquivos possuem valor primário, mas que nem todos possuem ou possuirão o valor secundário. Então é preciso lembrar que o valor secundário relaciona-se aos arquivos permanentes. Além disso, é necessário sempre entender o valor secundário como valor informativo e probatório, diferentemente do valor primário – administrativo, legal, scal, técnico, entre outros dessa mesma natureza. Dado o exposto, é de se concluir que a alternativa correta é a letra e.

233. A resposta correta é a representada pela letra c. A fragmentação, ou maceração, é o processo de eliminação dos documentos por trituração manual ou mecânica.

234. Essa questão é complexa, procura perguntar ao candidato qual a alternativa que possui relação de arquivamento correto de acordo com as regras de alfabetação. Deve ser lembrada, portanto, a regra referente ao arquivamento de pessoas jurídicas, isto é, nomes de empresas. É preciso que o candidato coloque os dados brutos apresentados nas alternativas de acordo com essa regra. E, dessa forma, a alternativa correta é a letra a. Observe que na letra e, por exemplo, as preposições não são consideradas para ordenamento dos nomes das empresas.

235. Todos os itens estão corretos, com exceção do item 4. N o 1, importante lembrar que podem ser aplicados métodos auxiliares para bem organizar os documentos. No 2, observamos que dentre os métodos de arquivamento numérico, existem as variáveis simples e dígito terminal. N o 3, observamos que o item está correto porque a sequência está errada, pois os nomes arquivados não estão de acordo com as regras de alfabetação. E por m, o item 4 está errado, pois não está de acordo com as regras de alfabetação.

236. Esta a rmação está errada, pois diz que os documentos podem ser eliminados mesmo quando possuírem valor secundário. Como observamos, os documentos com valor histórico jamais podem ser eliminados, ou seja, devem ser arquivados de modo permanente.

237. O item faz uma a rmação sobre a complexidade da fase da gestão documental relativa à avaliação. A a rmação é verdadeira, pois a avaliação é a etapa mais difícil relativamente às outras duas – que são produção e utilização –, pois é nesta fase que são feitos estudos sobre a destinação nal dos documentos produzidos e acumulados por um órgão.

238. Este item é falso, pois, primeiramente, exclui a atividade de avaliação do rol de funções da gestão documental. Em segundo lugar, está errado porque diz que a atividade de avaliação é própria do arquivo permanente.

239. O Cespe pergunta sobre o instrumento de gestão arquivística que visa possibilitar o arquivamento correto dos documentos nas instituições. A resposta correta está contida na alternativa da letra b, plano de classi cação. É preciso não confundir o conceito de plano de classi cação com o de tabela de temporalidade e destinação de documentos. Ambos, porém, são considerados os principais instrumentos de gestão arquivística de documentos.

240. Importante conclusão a respeito do método de arquivamento por assunto. Observe que a a rmação está correta. Para que sejam arquivados os documentos por meio da aplicação do método ideográ co, faz-se necessário que haja uma interpretação do documento no momento da sua classi cação, no sentido de não arquivá-lo numa classe errada. Esse processo exige um considerável conhecimento sobre as funções e atividades do organismo produtor dos documentos.

241. Esta questão é complexa, é preciso atenção. O foco dessa questão não está na sequência dos nomes. Ela aborda o arquivamento de acordo com as regras de alfabetação, perguntando sobre o item que apresenta a inversão correta dos sobrenomes, independentemente da sequência de arquivamento apresentada. Observando-se o esquema apresentado na questão, pode-se concluir então que a alternativa correta está contida na letra c.

242. Essa é mais uma questão que apresenta uma relação de nomes arquivados para que o candidato identi que e assinale a alternativa correta de acordo com as regras de alfabetação. Observe que a alternativa correta é a contida na letra c; e que quando os sobrenomes são iguais, o grau de parentesco é que define a sequência correta na ordenação.

243. A a rmação contida neste item está correta. Como sabemos, são três as fases básicas da gestão de documentos: produção, utilização e avaliação e destinação. É importante destacar e lembrar sempre que os termos avaliação e destinação geralmente estão sempre ligados. Portanto, a avaliação documental objetiva, inclusive, o estabelecimento da destinação correta dos documentos, sendo que tal processo é realizado na última fase da gestão de documentos.

244. A a rmação contida neste item está correta. É na primeira fase básica da gestão de documentos que se tem a preocupação com o controle da geração dos documentos na instituição. Devem ser racionalizados os processos de elaboração de documentos. Recomenda-se também, nesta etapa inicial, evitar a reprodução desnecessária de documentos, pois o acúmulo desordenado de papéis implicará maior di culdade do controle das informações no arquivo.

245. Correta a afirmação contida neste item. Observe que, em essência, este é o conceito de gestão de documentos largamente apresentado pela literatura arquivística, sendo, inclusive, objeto do art. 3o da Lei Federal no 8.159/1991.

246. A a rmação contida neste item é falsa, porque confunde o prazo de prescrição com o prazo de precaução. Nesse sentido é importante diferenciar o prazo prescricional do prazo precaucional contido nas tabelas de temporalidade. O primeiro está vinculado à legislação vigente, sendo que determinados documentos devem obrigatoriamente ser retidos pelas instituições para o cumprimento desses prazos. Já o prazo precaucional é estabelecido de acordo com o interesse administrativo de cada instituição.

Importante lembrar que todos esses prazos são analisados no momento do processo da avaliação documental, tendo-se em vista a elaboração da tabela de temporalidade do órgão.

247. Este item é falso. Necessário observar a diferença existente entre os

conceitos de valor imediato e valor mediato. O valor imediato se refere ao valor primário do documento, isto é, administrativo, scal, jurídico etc., enquanto que o mediato é relativo ao valor secundário do documento, ou seja, ao valor histórico, cultural e informativo.

248. Observe que essa questão aborda o método alfabético, perguntando qual a alternativa representa a ordenação correta dos itens apresentados no enunciado, de acordo com as regras de alfabetação. Percebemos, então, que a letra a está correta, conforme o assunto das regras de alfabetação.

249. Essa questão da Cesgranrio versa sobre o método de arquivamento dígito terminal, perguntando qual alternativa representa a ordenação correta dos itens apresentados no enunciado. Portanto, a letra b está correta. É importante sempre lembrar que, no método numérico dígito terminal, os números são dispostos em três grupos de dois dígitos cada um, isto é, grupos primário, secundário e terciário.

Diagnóstico e Avaliação Documental 250. Correto o item do Cespe. Lembremos sempre que o processo de avaliação documental deve, necessariamente, observar a legislação em vigor para a determinação do prazo de retenção dos documentos nos arquivos correntes e intermediários. A legislação é, portanto, uma das bases fundamentais para a constituição da tabela de temporalidade e destinação documental de uma organização.

251. Sim. Muito além da eliminação de documentos desprovidos de valores primário ou secundário, da agilidade possibilitada aos sistemas de recuperação de informações e da consequente e ciência administrativa proporcionada, o processo de avaliação documental visa, notadamente, à identi cação dos documentos detentores de valor histórico, probatório e informativo, objetivando contribuir para a memória organizacional.

252. Errada a a rmação contida neste item do Cespe, pois sabemos que é o

valor secundário que justifica a necessidade do arquivamento permanente.

253. Essa questão da Fundação Carlos Chagas versa sobre a tabela de temporalidade e destinação de documentos, opção da letra b. Conforme pode-se veri car no capítulo relativo à avaliação documental, a tabela de temporalidade possui uma estrutura básica que contempla, de um lado, a determinação dos prazos de guarda dos documentos nos arquivos correntes e intermediários e, de outro, a destinação nal dos mesmos, isto é, a eliminação ou a guarda permanente de arquivos detentores de valor secundário. Além disso, devemos nos atentar também para a previsão quanto à mudança de suporte – micro lmagem, digitalização, por exemplo –, campo este também constitutivo de tal instrumento arquivístico de gestão documental. Observe também que o plano de destinação, opção da letra a, dispõe apenas sobre as determinações de eliminação ou recolhimento dos documentos. A opção da letra c refere-se ao instrumento de gestão arquivística que tem somente o objetivo de organizar e distribuir a documentação por meio de classes de funções, atividades e/ou assuntos atinentes ao organismo gerador da documentação. A planilha de avaliação, por sua vez, objeto da letra d, relaciona-se apenas ao processo de valoração dos documentos, isto é, à execução da etapa de de nição e atribuição dos valores primário e secundário de cada tipologia documental, tendo-se em vista a elaboração da tabela de temporalidade e destinação documental. Por m, a lista de eliminação – alternativa e – relaciona os itens a serem efetivamente eliminados, após o cumprimento e aplicação das disposições da tabela de temporalidade e destinação documental.

254. Os prazos de guarda ou de retenção são períodos, de nidos na tabela de temporalidade e baseados em estimativas de uso, em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente ou no arquivo intermediário ao m do qual a destinação nal é efetivada. Note-se que a prescrição é a extinção de prazos para a aquisição ou perda de direitos contidos nos documentos, determinada pela legislação em vigor, enquanto que o prazo

prescricional é estipulado para prolongar a manutenção dos documentos por mais algum período nos arquivos de primeira ou segunda idades, devido a motivos discricionários de interesse do organismo produtor. Na estrutura de uma tabela de temporalidade e destinação documental, os prazos de retenção dos documentos, que podem ser prescricionais ou precaucionais, são apresentados nos campos relativos aos arquivos corrente e intermediário. No campo relacionado com a destinação nal, aparecem apenas duas determinações: eliminação ou guarda permanente. Logo, a assertiva está errada.

255. A assertiva está correta. O Conselho Nacional de Arquivos, por meio de uma de suas Resoluções – Resolução Conarq no 14/2001 –, dispõe sobre o plano de classi cação e a tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio da Administração Pública federal.

Em tal documento, assim como é largamente utilizado, o ano é a unidade de tempo utilizada para a de nição dos prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediários. É importante também, nessa oportunidade, nos lembrarmos das de nições de atividades-meio e atividades- m, sendo que estas últimas tratam dos objetivos principais da instituição, ao contrário do conceito de atividades-meio, que são aquelas atividades de apoio ou suporte em qualquer instituição, tais como, por exemplo, administração de pessoal, financeira e patrimonial.

256. Sim, está correto este item do Cespe. Logicamente, não há como determinar as características de um objeto sem determiná-lo. Assim, só é possível a atribuição dos prazos de guarda quando devidamente identificadas, de forma prévia, as tipologias documentais dentro de um plano de classi cação arquivística. Portanto, como estudamos, numa tabela de temporalidade são apresentadas primeiramente as colunas relacionadas ao código e ao plano de classi cação, sendo que posteriormente são apresentados os campos dos respectivos prazos de guarda e destinação final.

257. Na administração pública, o Decreto Federal no 4.073/2002, que regulamente a Lei no 8.159/1991 assevera, em seu art. 18, que “em cada órgão e entidade da Administração Pública Federal será constituída comissão permanente de avaliação de documentos, que terá a responsabilidade de orientar e realizar o processo de análise, avaliação e seleção da documentação produzida e acumulada no seu âmbito de atuação, tendo em vista a identificação dos documentos para guarda permanente e a eliminação dos destituídos de valor”. A comissão deve ter o caráter multidisciplinar, isto é, deve ser formada por pro ssionais de várias áreas do conhecimento, a exemplo de historiadores.

Portanto, correta a assertiva do Cespe.

258. Errada a assertiva. Observe que, como constante do enunciado, “valor corrente” não existe. O que existe é idade corrente e valor primário.

259. Correto o item. Para revisão, o capítulo 3 deste livro, concernente à avaliação documental, há a representação da estrutura de uma tabela de temporalidade.

260. Não há como estabelecer prazos para o arquivamento permanente, já que, uma vez considerados permanentes, os documentos serão arquivados de nitivamente e, por isso mesmo, são considerados imprescritíveis pelo art.

10 da Lei no 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos.

261. Importante o item por citar o plano de destinação. Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, tal plano é um esquema onde se xa a destinação nal dos documentos arquivísticos. Portanto, tanto a tabela de temporalidade quanto o plano de destinação são produtos do processo de avaliação documental. Assim, está correta a asserção.

262. Correta a a rmação contida no item. Entre outros fatores, o que de ne os prazos de guarda dos documentos arquivísticos nas fases corrente e intermediária são as necessidades administrativas quanto à utilização efetiva

dos documentos, as prescrições legais e a extinção de atribuições, como colocado corretamente no item. Lembre-se de que esses prazos de guarda são de nidos na etapa do processo da avaliação documental, realizado por uma comissão de avaliação de documentos.

263. Questão importante da Fundação Carlos Chagas sobre a classi cação dos arquivos quanto à espécie documental. De acordo com o estudo dessa matéria, percebemos que a alternativa correta nessa questão é a representada pela letra d, pois os convênios são exemplos de atos de ajuste ou pactuais, memorandos são exemplos de atos de correspondência, atas são exemplos de atos de assentamento, pareceres são exemplos de atos enunciativos e, por fim, ordens de serviço representam os atos normativos.

264. Correto o item, pois, como já sabemos, vários são os suportes que constituem os arquivos.

265. Como podemos perceber, dentre as alternativas contidas nessa questão, a letra b está correta. Sempre importante considerar que, para a elaboração da tabela de temporalidade de documentos, deve ser analisada a legislação em vigor, entre outros fatores que fundamentarão a de nição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e a destinação nal dos documentos arquivísticos.

Protocolos 266. Quando da recepção do documento, o setor de protocolo deverá classi cá-lo de acordo com o plano de classi cação documental da organização, tendo-se em vista, inclusive, o controle do trâmite do documento. A classi cação do documento já no setor de protocolo gera muitos benefícios à organização dos arquivos do órgão, uma vez que o documento é devidamente processado e tratado desde o início de sua tramitação. Portanto, a afirmação constante do item está correta.

267. Para controlar a tramitação, é imprescindível o devido registro preliminar do documento no setor de protocolo. Os serviços e sistemas de protocolo são responsáveis por documentar todas as ações relativas a cada documento registrado. Dessa forma, correta a assertiva.

268. A a rmação contida neste item está errada, pois, como sabemos, a expedição é uma das funções dos serviços de protocolo. O arquivo geral, típica denominação associada à idade intermediária, é responsável pela guarda e tratamento dos documentos arquivísticos sob sua custódia.

269. Falsa a a rmação constitutiva deste item do Cespe. Geralmente, o setor de protocolo está fortemente relacionado à fase corrente, em que os documentos são objetos de tramitação, utilização e acesso constantes. O arquivo permanente, por outro lado, possui uma característica de estaticidade, contrariamente à ideia de dinamicidade própria dos protocolos e dos arquivos correntes.

270. Incorreta a a rmação contida neste item do Cespe porque há a necessidade de todos os documentos serem devidamente protocolados.

271. Recomenda-se que apenas o setor de protocolo organizacional possua a competência para a abertura ou a autuação de processos administrativos ou judiciais, pois tal procedimento deve ser controlado. Em termos gerais, numa organização, apenas o setor de protocolo deve possuir a numeração serial da autuação de processos. Portanto, a assertiva está errada.

272. Sim, correta a a rmação. É preciso ter atenção quanto aos conceitos de distribuição e expedição. A distribuição possui sempre caráter interno, isto é, o documento, após ser recebido pelo serviço de protocolo organizacional, é enviado a um dos setores do mesmo órgão. Por outro lado, a expedição se con gura pelo envio de correspondência de um órgão para outro órgão, possuindo sempre, portanto, caráter externo.

273. Questão da Fundação Carlos Chagas de fácil resolução. Observamos que, dentre as opções de resposta, apenas a letra e refere-se ao setor organizacional que tem a competência da execução do enunciado.

274. Conforme o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o processo é um conjunto de documentos o cialmente reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial, que constitui uma unidade de arquivamento. Nesses termos, então, é de se concluir que a resposta correta para tal questão é a letra e. O objeto da letra a pode ser considerado também como uma unidade de arquivamento, porém sem as características peculiares de um processo. O dossiê – letra b – deve ser entendido como um conjunto de documentos relacionados entre si por um assunto, mas que não objetiva uma ação administrativa ou judicial, característica inerente ao processo. A “caixa arquivo” é uma unidade de acondicionamento de documentos, assim como a “pasta”, objetos das letras c e d respectivamente.

275. Nessa questão, a alternativa correta é a letra a, pois é o setor de protocolo o responsável pela recepção dos documentos e posterior redistribuição desses documentos numa instituição. Importante destacar nessa questão que chama-se de distribuição a emissão de documentos a destinatários internos no âmbito institucional sendo que chama-se de expedição o envio de documentos para destinatários externos à instituição remetente.

276. A a rmação contida no item está correta, pois inseridas nas rotinas de protocolo estão as atividades de recebimento, separação das correspondências o ciais das particulares, colocação de carimbo ou etiqueta de protocolo, elaboração de resumo do assunto e encaminhamento à seção de registro e movimentação. Observe que, num departamento institucional encarregado pela execução das atividades protocolares, pode haver vários setores para a divisão de tarefas relacionadas a esse serviço de protocolo.

277. Como visto e discutido numa questão anterior, o protocolo não faz a atividade de avaliação documental. Portanto a letra d está correta.

278. Essa questão da Cesgranrio apresenta os dados estruturais constituintes de uma determinada cha. Ela pergunta qual é essa cha que contém os dados relativos à procedência, data de entrada do documento na instituição, assunto, recebido, entre outros elementos. Desse modo, a alternativa correta é a letra e, pois trata-se de uma ficha de protocolo.

279. Importante item sobre os documentos sigilosos. É necessário muita atenção para o fato de que a Lei de Acesso à Informação (no 12.527) determina apenas três níveis de sigilo para as informações: ultrassecreto, secreto e reservado. Portanto, o item está errado, uma vez que nos termos da Lei em vigor não há a categoria de documento confidencial.

280. A a rmação contida neste item está errada, pois os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação de seu conteúdo não apresenta qualquer restrição. Isto se opõe aos documentos de caráter sigiloso.

281. Questão importante sobre classi cação ostensiva. Observemos os itens: o item 1 está correto, pois sabemos que os documentos ostensivos são aqueles cuja divulgação não prejudica a administração. O item 2 também está correto porque os documentos ostensivos não necessitam ser de conhecimento restrito. Ao contrário, os itens 3 e 4 estão errados, pois sabemos que os documentos ostensivos não requerem excepcional ou alto grau de segurança e, além disso, não prejudicam a administração ou qualquer indivíduo. Por m, o item 5 está certo, pelas mesmas razões comentadas anteriormente.

Desse modo, a letra e representa a alternativa correta, pois apenas os itens 1, 2 e 5 estão corretos.

Tipologia Documental 282. Questão que versa sobre a forma dos documentos arquivísticos.

Conforme estudamos no capítulo referente à tipologia documental, a resposta correta é a representada pela letra c.

283. Não podemos confundir os conceitos de espécie documental, tipo documental e gênero documental. Todos eles são independentes. De acordo com a professora Heloísa Liberalli Bellotto (2004, p.52) a espécie documental é a “con guração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas”. Por sua vez, o tipo documental é a con guração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou. Por outro lado, o gênero documental refere-se ao modo por meio do qual as informações foram registradas no suporte, podendo ser textual, iconográ co, sonoro, lmográ co, audiovisual, cartográ co, micrográ co e informático. Nesses termos, a assertiva está errada, pois não há como a rmar que a espécie documental é representada pelos gêneros documentais.

284. Questão do NCE que versa sobre a classificação dos documentos quanto ao gênero. O enunciado da questão quer saber qual é o gênero ao qual pertence uma planta de arquitetura. Ora, vimos no capítulo 5 deste livro – Tipologia Documental – que as plantas arquitetônicas fazem parte do gênero cartográ co. Importante não confundi-lo com o gênero iconográ co.

Portanto, a letra b está correta.

285. Questão relevante e relativamente mais complexa da Cesgranrio.

Veri que que ela apresenta um modelo de documento e requer que o candidato o identi que corretamente. Saliente-se que tal tipo de questão é raro nas provas de nível médio de arquivologia, sendo mais regular nas provas de analistas, porém é sempre bom que o candidato esteja preparado para a ocorrência dessa modalidade de questionamento. Nesse caso especí co, trata-se de uma portaria, objeto representado pela letra d. A portaria é o instrumento pelo qual Ministros de Estado ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e funcionamento de

serviço e praticam outros atos de sua competência. Tal como os atos legislativos, a portaria contém preâmbulo e corpo. O preâmbulo contém a declaração do nome da autoridade, do cargo em que se acha investida e da atribuição constitucional ou legal em que se funda para promulgar a lei e a ordem de execução ou mandado de cumprimento. O texto ou corpo da lei contém a matéria legislada, isto é, as disposições que alteram a ordem jurídica. Ele é composto por artigos, que, dispostos em ordem numérica, enunciam as regras sobre a matéria legislada. Na tradição legislativa brasileira, o artigo constitui a unidade básica para a apresentação, a divisão ou o agrupamento de assuntos de um texto normativo. Os artigos desdobram-se em parágrafos e incisos, e estes em alíneas, caso necessário. A título de informação, o edital, objeto da letra a, é um instrumento de noti cação pública que se a xa em local de acesso dos interessados ou se publica (integral ou resumidamente) num órgão de imprensa o cial ou particular, sendo que ele não possui a estrutura necessária de uma portaria.

Por sua vez, o “despacho”, como estudamos no capítulo 4 deste livro, é uma decisão proferida pela autoridade administrativa em caso que lhe é submetido à apreciação; o despacho pode ser favorável ou desfavorável à pretensão solicitada pelo administrador, servidor público ou não. Já a “ordem de serviço” é uma correspondência o cial interna ou interdepartamental, com numeração própria e apresentando, algumas vezes, características de circular, quando é expedida a diversos departamentos situados em locais diferentes. Por m, uma “petição” pode ser entendida sinteticamente como um pedido a uma autoridade, mais comumente a um funcionário governamental ou entidade pública.

286. Como estudamos no Capítulo 5, relativo ao assunto da tipologia documental, ca fácil identi car a letra a como a alternativa correta.

Observe-se, na letra b, que “manuscritos, datilografados e impressos” fazem parte de um único gênero documental, isto é, o textual ou escrito.

287. Questão importante. Muitos candidatos podem se confundir nela.

Observa-se que, apesar de a empresa ser de engenharia e construção civil, que geralmente trabalha com mapas, plantas, per s etc., os documentos mencionados no enunciado da questão pertencem ao gênero iconográ co.

Observe que os desenhos de esboço e fotogra as de seus projetos são caracterizados como iconográficos. Portanto, a letra b está correta.

288. O item contido nesta a rmação está errado, pois diz que os documentos resultantes da microrreprodução de imagens, contendo registros de imagem não estática, fazem parte do gênero iconográ co. Falso, porque os documentos que possuem imagens dinâmicas são os lmográ cos, por exemplo, sendo que as imagens em caráter de estaticidade guardam relação com o gênero iconográfico.

289. Este item está errado porque há uma verdadeira mistura dos conceitos relacionados ao gênero dos documentos nessa a rmação. Ela chega a a rmar erroneamente que os documentos cartográ cos podem ser constituídos por documentos escritos ou textuais, datilografados ou impressos.

290. Questão importante da Esaf, que aborda a terminologia arquivística com relação aos arquivos. De acordo com o estudo dos gêneros documentais, percebemos que a alternativa correta é a letra d. Portanto, não há gênero tridimensional, notarial, ostensivo e privado. Lembre que a terminologia arquivística deve ser respeitada na hora da prova.

291. Item falso, pois sabemos que os documentos de arquivo independem do suporte ou do gênero documental. Portanto, os documentos em formato eletrônico ou digital também podem ser arquivos e são exemplos do gênero informático.

292. Importante questão sobre a classi cação geral dos documentos de arquivo. É importante ressaltar que, conforme a alteração recente da legislação que regula a classi cação de informações e documentos sigilosos,

o grau de informação ou documento con dencial não existe mais, nos termos da Lei Federal no 12.527 – Lei de Acesso à Informação. Nessa questão, podemos observar que todos os itens estão errados, sendo que o item 5 passou a ser considerado incorreto devido à modi cação na legislação que trata da matéria. No item 1 é importante não confundir iconográ co com micrográ co. Destaque para o item 2, pois os documentos são classi cados como ostensivos ou sigilosos devido à natureza do assunto contido nos mesmos. O item 3 também merece destaque, pois o conteúdo de extremo grau de segurança refere-se a documento ultrassecreto, conforme dispõe a Lei Federal no 12.527. O item 4 também merece atenção, pois os documentos que apresentam alto grau de segurança são classi cados como secretos. E o item 5, por seu turno, contém conceito referente aos documentos con denciais, os quais não são mais citados nos termos da Lei de Acesso à Informação. Assim, todos os itens devem ser considerados incorretos frente à legislação que trata da classificação dos documentos sigilosos.

293. Item errado porque ostensivas não são informações consideradas de caráter sigiloso. Além disso, é necessário enfatizar que os documentos con denciais também não são mais citados na Lei de Acesso à Informação, a qual assevera, em seu art. 24, que as informações ou documentos devem ser classificados como ultrassecretos, secretos e reservados.

294. Importante questão. O item 1 está errado porque os documentos reservados não requerem guarda e manuseio sob alto grau de segurança. Isto seria necessário se estivéssemos falando de documentos secretos. O item 2 também está errado, pois quanto à natureza os documentos são classi cados como especiais e especializados. Nessa questão o item 3 é que está certo, uma vez que representa o conceito correto de documentos ostensivos.

295. Essa questão versa sobre a classi cação dos documentos quanto à natureza dos assuntos. Ela quer saber a alternativa que representa exemplos de documentos restritos. De acordo com a legislação vigente que trata da

matéria, são documentos sigilosos apenas os ultrassecretos, os secretos e os reservados. Portanto, nos termos da legislação em vigor, não há resposta correta para essa questão.

296. O item está errado porque a Lei no 12.527, que regula a classi cação dos documentos sigilosos, não cita o grau con dencial, atendo-se apenas aos graus ultrassecreto, secreto e reservado. Portanto, de acordo com a legislação vigente, o item está incorreto.

297. Importante questão que aborda o conceito de arquivo especial. No enunciado é apresentada a de nição de arquivo especial. Assim, a alternativa da letra e está correta. É de fundamental importância lembrar que o conceito de arquivo especial está mais relacionado ao suporte dos arquivos. Por serem suportes mais frágeis, relativamente ao papel, merecem tratamento e conservação diferenciados.

298. Na mesma perspectiva das questões 101 e 102, podemos a rmar que a a rmativa desse item está errada, uma vez que é o assunto dos documentos que é enfatizado nesse quesito. Portanto, se o acervo possui documentos referentes a um determinado assunto jurídico, então ele será considerado um arquivo especializado.

299. A a rmação deste item é bastante genérica. Veja que ele diz que é chamado de arquivo público tantos os documentos de instituições governamentais quanto de empresas em geral. Ora, aqui são consideradas várias empresas, inclusive as privadas. Assim, o item está errado.

300. Essa questão pergunta sobre a natureza da entidade produtora dos arquivos. Como sabemos, de acordo com esse critério, os documentos são classificados em públicos e privados. Portanto, a letra b está correta.

301. Como percebemos nesse item, a a rmação está errada, pois diz que o

arquivo público é um conjunto de documentos gerados por instituições não governamentais. Ora, isto é falso, pois de acordo com a legislação arquivística – Lei no 8.159/1991, art. 7o – os arquivos públicos são formados principalmente em decorrência da atividade governamental.

302. No âmbito do assunto relativo à natureza dos arquivos, a a rmação dessa questão é falsa, pois considera que um arquivo é especializado quando possui documentos mantidos em condições especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservação. Sabemos que essas características são próprias do conceito de arquivo especial.

303. Nessa questão o item 1 está errado, pois quanto à extensão de atuação os arquivos podem ser setoriais e centrais ou gerais. É importante lembrar que os arquivos setoriais são aqueles estabelecidos junto aos órgãos da instituição, cumprindo funções de arquivo corrente. Por outro lado, os arquivos gerais ou centrais são os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes das diversas unidades de uma instituição, de modo a centralizar as atividades de arquivo corrente. Portanto o item está falso, pois os arquivos são considerados públicos, institucionais, comerciais e pessoais de acordo com sua entidade mantenedora. E, por m, o item 2 também está errado, porque, como já sabemos, as características apresentadas nessa afirmação são próprias dos arquivos especiais.

304. Outra questão que pergunta sobre a classi cação dos arquivos quanto à entidade. Como já sabemos, a alternativa correta é a letra c: público e privado.

305. Este item do Cespe está correto, pois considera os desenhos, os negativos, os diapositivos, as fotogra as e as gravuras com exemplos de documentos do gênero iconográ co. Necessário sempre lembrar que documentos com imagens estáticas são classificados como iconográficos.

306. O item está correto. É importante sempre lembrar que o conceito de arquivo independe do suporte em que esteja registrada a informação, bem como também independe do gênero do documento.

307. A questão apresenta uma relação de exemplos e pergunta ao candidato qual é alternativa que corresponde corretamente a esses itens, em termos respectivos. De acordo com a classi cação dos arquivos, sabemos que papel é exemplo de suporte, caderno é exemplo de formato, relatório é espécie e relatório de viagem é tipo documental. Desse modo, a alternativa correta é o disposto na letra b.

Microfilmagem 308. Por força da legislação que dispõe sobre a micro lmagem de documentos arquivísticos, a a rmação contida neste item do Cespe está errada. É importante lembrar que os documentos detentores de valor secundário, ou seja, arquivos permanentes, não poderão ser eliminados, mesmo após já terem sido objeto de micro lmagem ou digitalização, conforme o Decreto Federal no 1.799/1996, que em seu art. 13, assevera que os documentos o ciais ou públicos com valor de guarda permanente não poderão ser eliminados após a micro lmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

309. A asserção está correta. Como estudamos no capítulo referente à micro lmagem, no âmbito do processo de reprodução de documentos por micro lmagem, podem ser considerados dois modais distintos: a micro lmagem de substituição e a micro lmagem de preservação. Dessa forma, a técnica da micro lmagem pode ser aplicada quando o objetivo é micro lmar documentos tendo-se em vista a eliminação futura dos mesmos, com a nalidade de redução de espaço. Como o próprio termo diz, substituem-se os arquivos de outro suporte pelo micro lme. Tal estratégia é

perfeitamente

possível

porque

a

legislação

brasileira

autoriza

a

micro lmagem e reconhece que o micro lme possui a mesma força probante dos originais, inclusive em juízo. Já a micro lmagem de preservação é aplicada quando o objetivo é micro lmar documentos tendo-se em vista a conservação dos originais, com a nalidade de preservá-los dos desgastes relacionados a consultas, por exemplo, sendo aplicada principalmente na esfera dos arquivos permanentes, pois é, nesta idade, que são arquivados os documentos históricos.

310. Muito cuidado com a interpretação e julgamento desta asserção, que é falsa. Como estudamos, o acesso no âmbito da micro lmagem não pode ser considerado uma grande vantagem, como acontece no âmbito da automação ou informatização. Isto porque na micro lmagem tradicional o acesso é realizado de modo individual e, na digitalização, o acesso é mais dinâmico e veloz devido às redes de computadores, que permitem acesso multiusuário.

Isto signi ca que, na digitalização, um documento pode ser acessado ao mesmo tempo, de locais distintos, por várias pessoas. Para solucionar tal de ciência da micro lmagem, a instituição pode adotar uma estratégia de digitalização de microfilmes, no sentido de ampliar o acesso aos microfilmes.

311. Questão aplicada a cargo de nível superior em Arquivologia, que exige conhecimento especí co da Resolução Conarq n o 10, de 6 de dezembro de 1999, que dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de micro lmagem de documentos arquivísticos.

Conforme podemos observar no anexo da referida Resolução, a letra a representa a alternativa correta.

312. Item importante e oportuno do Cespe para nosso estudo. Observe que a eminente banca assevera que, para micro lmes, não é necessário haver cópia de segurança, enquanto que há tal necessidade para documentos digitais.

Ora, sabemos que a literatura arquivística recomenda a realização de backup como uma das estratégias de preservação digital. Até aqui tudo certo. Porém,

o item contém erro quando a rma que não é necessária a extração de cópia de segurança de micro lmes. Quanto à micro lmagem, a realização de cópia de segurança também se faz necessária, principalmente devido à exigência contida em dispositivo legal. O Decreto Federal no 1.799/1996, em seu art.

5o, § 1o, dispõe que será obrigatória, para efeito de segurança, a extração de lme cópia do lme original, sendo que o armazenamento do lme original deverá ser feito em local diferente do seu lme cópia, conforme § 3 o. Assim, podemos julgar o item como errado.

313. A asserção está errada. Como estudamos, o acesso rápido e dinâmico à informação no âmbito da micro lmagem não pode ser considerado uma grande vantagem, como acontece no âmbito da automação ou informatização. Isto porque na micro lmagem tradicional o acesso é realizado de modo individual e, na digitalização, o acesso é mais dinâmico e veloz devido às redes de computadores, que permitem acesso multiusuário.

Isto signi ca que, na digitalização, um documento pode ser acessado ao mesmo tempo, de locais distintos, por várias pessoas. Para solucionar tal de ciência da micro lmagem, a instituição pode adotar uma estratégia de digitalização de microfilmes, no sentido de ampliar o acesso aos microfilmes.

314. Por força da legislação que dispõe sobre a micro lmagem de documentos arquivísticos, a a rmação contida neste item do Cespe está correta. É importante lembrar que os documentos detentores de valor secundário, ou seja, arquivos permanentes, não poderão ser eliminados, mesmo após já terem sido objeto de micro lmagem ou digitalização, conforme o Decreto Federal no 1.799/1996, que em seu art. 13, assevera que os documentos o ciais ou públicos com valor de guarda permanente não poderão ser eliminados após a micro lmagem, devendo ser recolhidos ao arquivo público de sua esfera de atuação ou preservados pelo próprio órgão detentor.

315. Correta a a rmação contida no item. Como estudamos no capítulo

destinado ao assunto da micro lmagem, a literatura arquivística recomenda a utilização dos filmes de sais de prata para a preservação.

316. Questão relativa à micro lmagem de substituição. Como já sabemos, a micro lmagem de substituição é um modal possível de tal técnica de reprodução. É importante sempre ressaltar que a substituição do suporte só se faz possível por causa da autorização legal contida na Lei Federal no 5.433/1968, regulamentada pelo Decreto Federal no 1.799/1996. Portanto, a assertiva está correta.

317. Nessa questão cobra-se um maior conhecimento sobre a legislação aplicável à micro lmagem. É de se veri car que o art. 9 o do Decreto Federal no 1.799/1996, determina que “os documentos da mesma série ou sequência, eventualmente omitidos quando da micro lmagem, ou aqueles cujas imagens não apresentarem legibilidade, por falha de operação ou por problema técnico, serão reproduzidos posteriormente, não sendo permitido corte ou inserção no lme original”. Além disso, o dispositivo legal assevera ainda que a micro lmagem destes documentos será precedida de uma imagem de observação, com os seguintes elementos: a) identificação do microfilme, local e data; b) descrição das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, quali cação funcional e assinatura do responsável pela unidade, cartório ou empresa executora da micro lmagem. Por tudo isso, a asserção constante do item do Cespe está correta.

318. Mais uma questão que cobra o conhecimento sobre a micro lmagem de arquivos detentores de valor secundário. Ora, já sabemos que os originais dos arquivos permanentes micro lmados não poderão ser objeto de descarte por força da legislação em vigor. Desse modo, a afirmação contém erro.

319. A a rmação do item está totalmente correta, de acordo com o assunto da micro lmagem. Observe que quando os documentos são considerados de valor secundário, eles não poderão ser objeto de eliminação mesmo quando

forem microfilmados.

320. Observe que essa questão aborda as sinaléticas que devem ser utilizadas no processo de micro lmagem. Após apresentar um exemplo das sinaléticas que devem fazer parte desse processo, ela pergunta o signi cado da imagem.

Nesse sentido, a letra e está correta, uma vez que simboliza o m do rolo de um determinado microfilme.

321. Importante questão. Veja que a digitalização dos arquivos tem como justi cativa principal, de acordo com o Arquivo Nacional, garantir amplo acesso aos documentos arquivísticos. Lembremos que a micro lmagem é o único meio de reprodução totalmente garantido pela legislação. É importante lembrar que a digitalização, por outro lado, não possui ampla aceitação legal quando comparada ao micro lme. Portanto, a letra correta é a d.

322. Observe que essa questão aborda as sinaléticas que devem ser utilizadas no processo de micro lmagem. Após apresentar um exemplo das sinaléticas que devem fazer parte desse processo, ela pergunta o signi cado da imagem.

Nesse sentido, a letra d está correta, pois o símbolo apresentado signi ca que a continuação do conjunto documental micro lmado está contida em outro rolo de microfilme.

323. A a rmação é falsa, pois não há essa recomendação na literatura arquivística. Observe que a micro lmagem é utilizada também no arquivo permanente, em seu modal de preservação.

Automação/GED (Não há questões sobre esse assunto.)

Preservação 324. A a rmação contida neste item é falsa. Ele diz erroneamente que a

umidade relativa do ar deve ser mantida acima de 60% nos ambientes de guarda dos acervos documentais. Isto é falso porque o recomendável, em termos gerais, é que a umidade relativa do ar seja controlada em taxas percentuais menores que 60%. No caso do suporte papel, por exemplo, essa taxa deve car entre 45% e 55%. No caso dos micro lmes, recomenda-se que essa taxa seja mantida em 40%.

325. Falsa a a rmação contida no item. Como estudamos no capítulo referente à preservação documental, tanto a luz natural quanto a arti cial são prejudiciais aos documentos.

326. Questão importante da Cesgranrio que versa sobre a conservação de fotogra as. De acordo com a literatura arquivística referente à conservação, as fotogra as devem ser acondicionadas em invólucros confeccionados em papel de pH neutro, de modo a se evitar a acidez das fotogra as. Portanto, a letra d está correta.

327. Essa questão versa sobre uma parte da terminologia arquivística que aborda a conservação dos documentos. Tal terminologia se refere aos procedimentos, equipamentos e materiais de qualidade arquivística necessários à adequada conservação documental. Os papéis de natureza quimicamente neutra são exemplos de materiais de qualidade arquivística.

328. Nessa questão, após a observação de todos os itens, podemos constatar que a alternativa contida na letra d está correta. A fumigação deve ser compreendida como a exposição de documentos a vapores químicos, geralmente em câmaras especiais, para destruição de insetos, fungos e microorganismos. Após a fumigação, deve-se proceder à limpeza dos documentos.

329. Nessa questão, a alternativa correta é a letra e. A reen bragem é o processo de restauração, manual ou mecânico, em que se usa uma suspensão de fibras para reparar documentos danificados por perda de suporte.

330. Questão importante que versa sobre o armazenamento de documentos.

De acordo com o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, as áreas de depósito devem ser submetidas a testes que avaliem suas condições estruturais de resistência a cargas. Isso é importante para que seja bem planejado o local de armazenamento dos documentos, tendo-se em vista, principalmente, evitar a ocorrência de acidentes por falhas estruturais.

Portanto, a alternativa contida na letra a está correta.

331. Correta a a rmação contida no item. No processo de fabricação do papel utilizado comumente nas instituições contemporâneas, são utilizados vários produtos quimicamente ácidos, como os apresentados nessa afirmação.

Pode-se a rmar que os papéis produzidos antigamente são mais resistentes que os produzidos pela indústria da atualidade.

332. A a rmação apresentada neste item do Cespe está correta. Observe que a literatura arquivística recomenda a utilização de papel de natureza quimicamente neutra, inclusive para combater a deterioração sofrida pelos documentos. Os papéis de natureza quimicamente neutra são exemplos de materiais de qualidade arquivística.

333. Item falso, pois na higienização dos documentos não deve ser utilizado pano ou esponja umedecida com água destilada ou deionizada.

334. Correta a a rmação contida neste item, uma vez que devemos julgar que o planejamento da conservação dos documentos deve considerar, de forma fundamental, o acondicionamento e o local de guarda dos documentos. Há uma relação forte entre a conservação e o local de acondicionamento dos arquivos.

335. Falsa a a rmação explicitada neste item do Cespe. Na tarefa de higienização de documentos, devem ser utilizados equipamentos de proteção individual, sendo que isto é objeto de disposição de norma regulamentadora.

336. A higienização é a retirada, por meio de técnicas apropriadas, de poeira e outros resíduos, com vistas à preservação dos documentos.

Portanto, a afirmação contida neste item está correta.

337. A a rmação contida neste item está correta, pois sabemos que a umidade relativa do ar deve ser controlada em níveis adequados para a conservação correta dos documentos, de acordo com os tipos de suportes dos conjuntos arquivísticos. Não se deve, portanto, deixar o ar seco ou o ar muito úmido nos locais de guarda dos documentos arquivísticos.

338. A questão pergunta sobre a alternativa que não é correta, quando considerado o assunto relacionado à preservação documental. Nela, observamos que essa alternativa é a contida na letra c, pois sabemos que os locais de guarda dos acervos arquivísticos não podem receber luz direta do sol ou de qualquer outro tipo de luminosidade artificial.

339. Essa questão da Cesgranrio fala sobre os micro-organismos. No enunciado da questão, apresenta-se uma situação propícia para o aparecimento desses elementos nos acervos documentais. Portanto, a alternativa correta é a letra b.

Legislação Arquivística Comentada 340. A eliminação de documentos públicos, notadamente, deve ser objeto de publicação para os cidadãos. A transparência da ação, inclusive nesse sentido, faz-se imprescindível. Conforme a Resolução no 5 do Conarq, de 30 de setembro de 1996, “os órgãos e entidades integrantes do Poder Público devem publicar nos Diários O ciais da União, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, correspondentes ao seu âmbito de atuação, os editais para eliminação de documentos, decorrentes da aplicação de suas Tabelas de Temporalidade, observado o disposto no art. 9 o da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991. Os editais referidos neste artigo serão publicados em outro veículo de divulgação local quando a Administração Pública municipal não

editar Diário O cial.” Além disso, a Resolução supracitada assevera, por m, que “os editais para eliminação de documentos arquivísticos deverão consignar um prazo de 30 a 45 dias para possíveis manifestações ou, quando for o caso, possibilitar às partes interessadas requererem, a suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cópias de peças de processos”. Nesses termos, a assertiva está correta.

341. Não é difícil o julgamento dessa assertiva. Ela é falsa porque, como largamente sabemos, transferência é o procedimento operacional de entrada de documentos nos arquivos intermediários, sendo que o recolhimento é que está relacionado ao arquivamento permanente.

342. Assertiva correta. É importante revisarmos a Lei Federal no 8.158, de 8 de janeiro de 1991, a qual dispõe, em seu art. 26, sobre o Conarq, órgão central do Sinar: “ ca criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que de nirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)”.

343. Muita atenção para o julgamento dessa assertiva. Como foi possível observarmos no Decreto Federal no 4.073, de 3 de janeiro de 2002, houve signi cativa alteração recente, por meio do Decreto Federal n o 7.430, de 17 de janeiro de 2011, na vinculação do Arquivo Nacional, que passou a fazer parte da estrutura do Ministério da Justiça, não sendo mais, portanto, vinculado à Casa Civil da Presidência da República. Como o Conarq é órgão colegiado vinculado ao Arquivo Nacional, conforme a Lei no 8.159/1991, consequentemente também estará subordinado ao Ministério da Justiça, do Poder Executivo Federal. Devido a tais alterações na legislação que trata da matéria, então, a afirmação contida no item é falsa.

344. Correta a assertiva. Qualquer procedimento operacional de envio ou recebimento de documentos arquivísticos requer, necessariamente, o cumprimento preliminar de organização e tratamento adequados. É incabível

a emissão sem critérios de documentos a arquivos intermediários ou permanentes. Quando da transferência de documentos para arquivamento intermediário, por exemplo, a unidade emissora da documentação deve proceder à correta organização dos documentos, de acordo com as diretrizes do plano de classi cação e da tabela de temporalidade e destinação, além de promover a limpeza, higienização e o correto acondicionamento dos arquivos, além de identificá-los e descrevê-los adequadamente.

345. De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, o plano de destinação nada mais é que o esquema no qual se xa a destinação dos documentos, em termos gerais. Tal plano, portanto, por ser de caráter geral, não comporta o registro dos documentos que serão descartados. A eliminação de documentos nos órgãos e entidades do Poder Público ocorrerá após concluído o processo de avaliação conduzido pelas respectivas Comissões Permanentes de Avaliação, responsáveis pela elaboração de tabelas de temporalidade, e será efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos na Resolução no 7 do Conarq, de 20 de maio de 1997. O registro dos documentos a serem eliminados, de acordo com a Resolução, deverá ser efetuado por meio de Listagem de Eliminação de Documentos e de Termo de Eliminação de Documentos. A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados, sendo que o Termo de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar as informações relativas ao ato de eliminação. É necessário ainda termos em mente que, principalmente por questões ambientais, a eliminação de documentos públicos será efetuada por meio de fragmentação ou maceração manual ou mecânica, com a supervisão de servidor autorizado do órgão, conforme também dispõe a Resolução supramencionada.

346. Dentre a legislação arquivística, a Lei Federal no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, conhecida por Lei de Arquivos, é indubitavelmente a mais

importante. A resposta correta dessa questão é, assim, a letra b.

347. De acordo com o art. 22 do Decreto Federal no 4.073/2002, que regulamenta a Lei Federal no 8.159/1991, os arquivos privados podem ser declarados de interesse público e social pelo presidente da República, através de decreto. Portanto, a alternativa contida na letra a está correta.

348. Correta a a rmação contida neste item do Cespe. Além das leis, dos decretos e das resoluções do Conselho Nacional de Arquivos – Conarq, existem também as instruções normativas do Arquivo Nacional que, desse modo, também fazem parte da legislação arquivística nacional.

349. Importante questão da Cesgranrio que versa sobre a classi cação de sigilo dos documentos. Observe que a Lei Federal no 12.527/2011, em seu art.

24, § 1o, determina que os prazos máximos de restrição de acesso à informação, conforme a classi cação prevista, vigoram a partir da data de sua produção. Nesse sentido, a letra b está correta, pois os prazos de duração da classi cação vigoram a partir da data de produção do dado ou informação. É de se veri car também a parte nal do enunciado da questão, que cita, à época, o prazo máximo de 30 anos para a restrição do acesso, o qual consta da legislação precedente à Lei no 12.527. Importante enfatizar, nessa perspectiva, que o prazo máximo de sigilo passou a ser de 25 anos, prorrogável por mais 25 anos, uma única vez, sendo esta regra aplicável tão somente para a categoria dos documentos ultrassecretos.

350. Correta a a rmação deste item. É preciso destacar aqui que o direito à informação está garantido pela Constituição Federal e pelo conjunto da legislação infraconstitucional. Todo cidadão tem direito de acesso pleno aos documentos arquivístico públicos, exceto nos casos em que a atribuição de sigilo for indispensável à segurança da sociedade ou do Estado.

351. Questão da Cesgranrio que aborda o conceito da gestão documental.

Lembre sempre que a gestão documental ocorre nas fases corrente e intermediária, tendo-se em vista a destinação nal dos documentos, isto é, eliminação ou guarda permanente, de acordo também com o disposto no art.

3o da Lei Federal no 8.159/1991. Portanto, a alternativa contida na letra d está correta.

352. Pelo fato de a legislação que regula a classi cação de documentos sigilosos ter sido alterada recentemente, por meio da Lei de Acesso à Informação, o prazo de sigilo da categoria de documentos ultrassecretos passou a ser de 25 anos, de acordo com seu art. Importante lembrar que apenas tais documentos podem ser objeto de reclassi cação, por uma única vez, até mais 25 anos.

353. Incorreto o item, pois, de acordo com o art. 35, § 1o, inciso III, poderá haver prorrogação do prazo de sigilo de informação classi cada como ultrassecreta, sempre por prazo determinado, enquanto o seu acesso ou divulgação puder ocasionar ameaça externa à soberania nacional ou à integridade do território nacional ou grave risco às relações internacionais do País, observado o prazo previsto no § 1o do art. 24, isto é, de 25 anos.

Assim, pode-se então concluir que apenas os documentos ultrassecretos são passíveis de prorrogação, por uma única vez, sendo que, portanto, poderão car sigilosos por, no máximo, 50 anos. Além disso, a a rmação está errada porque, de acordo com a legislação em vigor, a autoridade que classi ca não tem a competência para reclassi car a informação ou documento. Observe que o art. 35 da Lei de Acesso à Informação institui a Comissão Mista de Reavaliação de Informações, a qual terá competência para rever a classi cação de informações ultrassecretas ou secretas, de ofício ou mediante provocação de pessoa interessada, bem como para prorrogar o prazo de sigilo de informação classificada como ultrassecreta.

354. Importante questão da Fundação Carlos Chagas. É o Conselho Nacional de Arquivos – Conarq – que tem a atribuição legal de de nir a

política nacional de arquivos públicos e privados, principalmente, de acordo com o disposto no art. 26 da Lei Federal no 8.159/1991, rati cado pelo art. 1 o do Decreto Federal no 4.073/2002. Portanto a alternativa contida na letra c está correta.

355. Importante questão da Esaf, sobre a Lei Federal no 8.159/1991. Ela pergunta sobre a alternativa que não está correta, de acordo com a referida Lei. Nessa perspectiva, percebemos que essa alternativa é a letra b, pois a Lei, em seu art. 10, diz que os arquivos que são inalienáveis e imprescritíveis são os de caráter permanente.

356. Nessa questão, percebemos que o item 1 está correto, de acordo com o art. 10 da Lei Federal no 8.159/1991. O item 2 também está correto, de acordo com a disposição referente aos arquivos públicos também contida na Lei. O item 3 está errado, pois diz que os documentos produzidos por instituições de caráter público são considerados arquivos privados; além disso, porque diz erroneamente que são privados os documentos produzidos por entidades privadas encarregadas da gestão de serviços públicos. E, por m, o item 4 está errado, por força do art. 9 o da Lei Federal no 8.159/1991; este item está errado porque, nele, deveria haver a complementação referente à especí ca esfera de competência. Portanto, a alternativa correta está contida na letra c, pois apenas dois itens estão corretos.

Gabarito

1. E

73. B

144. D

215. C

286. A

2. A

74. B

145. 1-C; 2- E; 3- E; 4216. E C; 5-C; 6- E

287. B

3. E

75. B

146. 1-C; 2- C; 3- E; 4217. C C; 5- C

288. E

4. C

76. C

147. E

218. B

289. E

5. E

77. C

148. C

219. C

290. D

6. C

78. C

149. E

220. E

291. E

7. C

79. C

150. D

221. C

292. 1- E; 2- E; 3- E; 4- E; 5- E

8. E

80. E

151. E

222. E

293. E

9. E

81. C

152. C

223. E

294. 1- E; 2- E; 3- C

10. B

82. C

153. 1-E; 2- C

224. C

295. n.d.a

11. C

83. E

154. C

225. E

296. E

12. C

84. D

155. B

226. C

297. E

13. E

85. 1-C; 2- C;3- E; 156. E 4- E; 5- E

227. B

298. E

14. A

86. 1-C 2-E

157. E

228. C

299. E

15. 1- E 2- C 3- E 487. A E

158. C

229. A

300. B

16. D

88. D

159. E

230. C

301. E

17. E

89. A

160. D

231. C

302. E

18. C

90. C

161. E

232. E

303. 1- E; 2- E

19. C

91. C

162. C

233. C

304. C

20. B

92. C

163. C

234. A

305. C

21. E

93. C

164. C

235. 1- C; 2- C; 306. C 3- C; 4- E

22. C

94. B

165. B

236. E

307. B

23. E

95. E

166. A

237. C

308. E

24. C

96. E

167. D

238. E

309. C

25. 1-C; 2- C; 3- E; 97. C 4- E; 5- C

168. C

239. B

310. E

26. C

98. B

169. E

240. C

311. A

27. 1-C 2- C

99. D

170. C

241. C

312. E

28. D

100. D

171. E

242. C

313. E

29. 1-C; 2- E; 3- C

101. C

172. C

243. C

314. C

30. C

102. E

173. C

244. C

315. C

31. A

103. E

174. D

245. C

316. C

32. E

104. D

175. C

246. E

317. C

33. C

105. A

176. C

247. E

318. E

34. E

106. A

177. C

248. A

319. C

35. C

107. B

178. 1-C; 2- E; 3- E

249. B

320. E

36. C

108. D

179. D

250. C

321. D

37. E

109. B

180. A

251. C

322. D

38. E

110. C

181. E

252. E

323. E

39. A

111. E

182. E

253. B

324. E

40. B

112. C

183. E

254. E

325. E

41. E

113. C

184. D

255. C

326. D

42. E

114. B

185. C

256. C

327. D

43. D

115. A

186. E

257. C

328. D

44. 1-C 2- C

116. C

187. E

258. E

329. E

45. 1- E; 2- C; 3- C; 117. E 4- C

188. C

259. C

330. A

46. 1-C; 2- C

118. C

189. E

260. E

331. C

47. E

119. C

190. C

261. C

332. C

48. B

120. B

191. C

262. C

333. E

49. C

121. B

192. C

263. D

334. C

50. E

122. B

193. C

264. C

335. E

51. C

123. C

194. E

265. B

336. C

52. C

124. A

195. E

266. C

337. C

53. E

125. 1-E; 2- C

196. B

267. B

338. C

54. C

126. C

197. B

268. E

339. B

55. C

127. E

198. E

269. E

340. C

56. A

128. C

199. A

270. E

341. E

57. C

129. C

200. C

271. E

342. C

58. D

130. E

201. C

272. C

343. E

59. B

131. E

202. C

273. E

344. C

60. B

132. B

203. D

274. E

345. E

61. 1-E; 2- C; 3- C

133. C

204. E

275. A

346. B

62. B

134. E

205. C

276. C

347. A

63. B

135. E

206. E

277. D

348. C

64. C

136. A

207. C

278. E

349. B

65. B

137. C

208. C

279. C

350. C

66. A

138. E

209. E

280. E

351. D

67. C

139. C

210. C

281. C

352. E

68. E

140. E

211. E

282. C

353. E

69. E

141. E

212. E

283. E

354. C

70. n.d.a

142. C

213. E

284. B

355. B

71. C

143. C

214. E

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72. 1- E; 2- C; 3- E; 4- E

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