CONTROL
Magazine
CUADRO DE MANDO INTEGRAL
PLANIFICACIÓN
CONTROL DE GESTIÓN
Es una revista informativa, de tendencias empresariales actuales en la presente edición contamos con editores invitados de la Universidad Fermín Toro, específicamente de la carrera de Licenciatura en Administración mención gerencia .
EDITORES INVITADOS
Venezuela, Junio 2015
PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
Hoy en día se ha generalizado el concepto de planificación como un proceso tendiente a lograr objetivos mediante la puesta en práctica de una política. Algunos estudiosos del Tema, la definen como: “… el proceso administrativo de escoger y realizar los mejores métodos para satisfacer las determinaciones políticas y lograr los objetivos”. (Winborg Jiménez Castro, 1995) “… un método bajo la forma de proceso, para la toma de decisiones entorno al mantenimiento de una realidad dada o a su transformación en otra más deseable, mediante la distribución de recursos entre fines múltiples, cumpliendo los siguientes requisitos: la minimización de costos, la maximización de beneficios y el mantenimiento de equilibrios dinámicos entre las fuerzas sociales que poseen los recursos, desean poseerlos o se ven afectados por el uso que de ellos se haga”. (Castellano, 1998) “… metodología para la toma de decisiones”. (Jorge Ahumada) “Disciplina para la selección y logro de objetivos”. (Max Constasti) “Instrumento para coordinar todos los esfuerzos a fin de alcanzar objetivos en el “Proceso de reflexión y acción humana”. (George T. Chadwick)
DEPOSÍTALAS EN LA UNIVERSIDAD FERMIN TORO
Relación entre la
Planificación y el Control. La planificación proporciona estándares (indicadores) de control contra los cuales puede medirse el desempeño. Si existe una desviación significativa entre el desempeño real y el planeado, puede tomarse una acción correctiva. Desde un punto de vista muy general puede considerarse que todo proyecto tiene tres grandes etapas: • Fase de planificación. Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste. • Fase de ejecución. Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate. Fase de entrega o puesta en marcha. Como ya se ha dicho, todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando que funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas. •
Los periodos generales de duración los podemos ver a continuación:
TÉCNICAS PARA SER MÁS PLANIFICADO En tan solo 8 pasos!!!!
1. Planifica tu día. 2. Prioriza tus actividades 3. Aprende a decir que no. Trabaja en un lugar limpio y ordenado. 4. Utiliza tu computadora estrictamente para trabajar. Organiza tu computadora. 5. Elabora una lista de pendientes y de actividades frecuentes. 6. Delega responsabilidades. 7. Enfócate en tus tareas y evita las interrupciones. 8.
Prepárate para las grandes “batallas”.
ENTRETENIMIENTO ยกToma tu descanso en medio de la rutina! rutina
TIPOS DE PLANIFICACIÓN Estas etapas citadas presentan, sin embargo, características bastante diferentes según se trate de proyectos internos o de proyectos externos. Si, por la razón que fuere, el contrato no se consigue el proyecto queda abortado antes de haberse comenzado y carece de sentido preocuparse de cómo debe ser gestionado. La exigencia comercial tiene, pues, un carácter prioritario para las empresas, siendo la consecución del contrato paso imprescindible para poder acometer un proyecto concreto y, con una perspectiva más amplia, condición esencial para la supervivencia de la empresa. Haciendo referencia a las tres grandes etapas nombradas al principio, podemos ver la diferencia entre ambos tipos de proyectos:
IMPORTANCIA Hoy día las posibilidades de realizar un buen planeamiento se han visto favorecidas por el desarrollo de la informática (software y hardware), que ha optimizado la capacidad para generar, almacenar, procesar y transportar información. Sin embargo la tecnología por sí sola no es suficiente: quienes integran el Ceo de las organizaciones y principalmente los Directores de Comunicación, deben saber utilizarla y la cultura empresaria debe estimular las innovaciones y los cambios armoniosos que producen la integración de la tecnología y el torrente de información. En la Venezuela de hoy parece más que necesario instrumentar este tipo de metodologías. Cierto es que no son muchas las empresas o consultoras que se dedican a estos temas o que cuentan con los profesionales preparados para tales fines. Pero como dice el dicho "una imagen vale más que mil disculpas" por lo tanto cuidarla se torna imprescindible, claro que no solo para la imagen sino también para los negocios.
DEFICIENCIAS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN Tabla 1.1 Deficiencias en los actuales sistemas de información y Control de Gestión. Referente a
Deficiencias
Nuevo enfoque
- Planificación muy basada en bases incrementales. Planificación
Control Gestión
- Presupuestos y Balanced - Presupuestos muy cuantitativos Scorecard. desligados de la estrategia. - Activity Based Budgeting - Poca visión de empresa como (A.B.B) conjunto en la planificación del consumo de recurso.
- Ignorancia de las variables del Sistemas de información y entorno. control más estratégicos, - Carencia de enlace con la capaces de ayudar a la toma de decisiones de los factores estrategia de la empresa. de - Sistemas orientados a gestionar clave del entorno y de la empresa. síntomas de los problemas, no las causas. - Control de Gestión muy asimilado a Control de presupuestos. - Ignorancia de la cultura y el comportamiento de la organización. - Predominio de la información interna y financiera frente a la externa y no financiera.
Sistemas de información - Baja aportación de la información basados en herramientas con Información de costes como información capacidad de generar para la toma estratégica. información cuantitativa, de decisiones - Análisis de las desviaciones como cualitativa, interna y externa elemento fundamental de que asegure los objetivos Información de Control de Gestión. estratégicos. - Mucha información ex-post sin posibilidades de anticipación. Cultura de la -
Excesivo
énfasis
en
aspectos
Sistemas de información y control que impacten y
ANTECEDENTES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL. Es a partir de los años 80 cuando el Cuadro de Mando alcanza una visión más práctica, una idea académica, ya que las variaciones del entramado empresarial de entonces no eran prácticamente apreciables, la tendencia del mismo era estable y las decisiones se tomaban con escaso nivel de riesgo. se aprecian los antecedentes del Cuadro de Mando Integral, el cual hoy en día continúa evolucionando a través de nuevas metodologías y herramientas que lo van desarrollando tanto en el mundo académico como en el empresarial
APORTES DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL Según Aparisi y como se muestra en la tabla 1.2, el Cuadro de Mando Integral con relación a los antecedentes aporta de nuevo el modo como se seleccionan o se determinan los indicadores, ya que la idea de utilizar indicadores tanto financieros como no financieros tiene al menos 100 años y la idea de combinarlos tiene más de 40 años. Aportes del Cuadro de Mando Integral con relación a sus antecedentes.
CUADRO DE MANDO INTEGRAL La sensibilidad y formación estratégica a todos los niveles ante al comportamiento dinámico del entorno competitivo lo que permite una mayor flexibilidad y agilidad a la hora de realizar revisiones y adaptaciones estratégicas ante cambios en el entorno. Reuniones de gestión estratégicas mucho más enfocadas y productivas basadas en informaciones homogéneas, únicas y consensuadas. Brinda un marco estratégico para la acción, donde además de traducir y comunicar la estrategia, permite la planificación y el feedback estratégico
¿POR QUE SE NECESITA UN CUADRO DE MANDO INTEGRAL? "Si no puedes medirlo, no puedes gestionarlo". El sistema de medición de una organización afecta muchísimo el comportamiento de la gente, tanto del interior como del exterior de la organización. Si las empresas han de sobrevivir y prosperar en la competencia de la era de la información, han de utilizar sistemas de medición y de gestión, derivados de sus estrategias y capacidades. Desgraciadamente, muchas organizaciones adoptan estrategias con respecto a las relaciones con los clientes, las competencias centrales y las capacidades organizativas, mientras que motivan y miden la actuación sólo con indicadores financieros. El Cuadro de Mando Integral conserva la medición financiera como un resumen crítico de la actuación gerencial, pero realza un conjunto de mediciones más generales e integradas, que vinculan al cliente actual, los procesos internos, los empleados y la actuación de los sistemas con el éxito financiero a largo plazo.
GERENCIA ESTRATÉGICA La gerencia estratégica tiene dos pilares fundamentales: la planificación estratégica (lo previsible), asociado con el control gerencial y la respuesta estratégica (lo inesperado), tal como se expone en la figura siguiente:
Existen claras diferencias ente planificación estratégica y gerencia estratégica:
CONTROL Y GESTIÓN Para controlar, primero hay que definir que es: GESTIÓN, y después ver de que forma se puede CONTROLAR ESA GESTIÓN. Gestión es un conjunto de decisiones y acciones requeridas para hacer que un ente cumpla su propósito formal, de acuerdo a su misión en el contexto y bajo la guía de una planificación de sus esfuerzos. Gestión comprende el proceso de técnicas, conocimientos y recursos, para llevar a cabo la solución de tareas eficientemente.
La Gestión Empresarial, es un término utilizado para describir el conjunto de técnicas y la experiencia de la organización en procesos como planificación, dirección y control eficiente de las operaciones y de las otras actividades de la empresa.
GESTIÓN
EMPRESARIAL
La Gestión Empresarial, es un término utilizado para describir el conjunto de técnicas y la experiencia de la organización en procesos como planificación, dirección y control eficiente de las operaciones y de las otras actividades de la empresa.
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¿QUE ES CONTROL DE GESTION ? Es la actividad encargada de vigilar la calidad del desempeño, el cual se debe concentrar fundamentalmente en el ámbito económico, en el conjunto de medidas y en los indicadores, que se deben trazar para que todos visualicen una imagen común de eficiencia. Control de Gestión es "la intervención inteligente y sistemática realizada por personas sobre el conjunto de decisiones, acciones y recursos que requiere un ente para satisfacer sus propósitos, con la intención de coadyuvar a que sea exitoso en lo que se propone". El control de gestión tiene que ver con la planificación, ejecución y dirección, y mide la calidad del desempeño, a través de indicadores.
CONTROL EN EL TRABAJO El control del trabajo es la base para tomar decisiones durante la ejecución del proyecto a medida que surgen problemas. Dependiendo de la experiencia y habilidades de los recursos, las actividades de control serán mas o menos frecuentes. Un control excesivamente espaciado y relajado indica muchas veces que el gerente no tiene contacto con el día a día del proyecto. Un control excesivo sobre las tareas delegadas demuestra muchas veces que el gerente no tiene confianza sobre su equipo. Esto tiene generalmente un efecto muy negativo sobre la motivación de los recursos
Es una revista de renombre mundial, en esta edición especial contamos con editores de la universidad Fermín toro de Venezuela. EDITORIAL Editores Rogelio Rodríguez Daniela Sevilla Coordinación Marbella Marcano PRODUCCION Universidad Fermín Toro