Comunicaciones Internas
CI Tips para un mejor ambiente laboral
Barreras de la comunicación
Psicológicas Basadas en emociones (el estado de ánimo del receptor incidirá en la interpretación que haga del mensaje), valores propios, percepciones, creencias.
Físicas Corte en la comunicación, imposibilidad de comunicación, interferencias, ruido del medio ambiente, distancias de las sedes...…
abcd
Comencemos la operación
4*8-5
Semánticas Comencemos la operación
Símbolos, palabras, imágenes que tienen distinto significado para cada persona en función de su edad, cultura, lenguaje, idioma...
Administrativas Son las que se originan en estructuras organizacionales inadecuadas, mala planeación y deficiente operación de los canales. Como en grandes empresas o entes gubernamentales.
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Errores comunes en la comunicación
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Dar las cosas por sabidas sin estar seguros de ello. Improvisar sin preparación.
Caer una y otra vez en el mismo error.
Ser evasivo a los cambios. Tomar como una ofensa personal aquellas críticas constructivas que puedan hacer al desempeño de tu trabajo.
Hacer creer que escuchamos al otro cuando no es cierto. Interrumpir de forma habitual a la persona que está hablando. Alzar la voz cuando no conseguimos llamar la atención de nuestros interlocutores. Juzgar al otro sin ningún tipo de piedad. Elegir al azar los canales de comunicación a utilizar para diferentes tipos de mensaje. Hacer del rumor el medio de comunicación oficial.
La comunicación asertiva La asertividad es la actitud que tiene una persona al expresar su punto de vista de un modo claro y de una forma totalmente respetuosa ante el interlocutor.
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Ejemplo: Cuando dos amigos quedan para ir al cine y uno de ellos llega media hora tarde sin avisar previamente pueden ocurrir tres situaciones posibles:
1. Existen personas que ante este tipo de situación
pueden actuar de un modo pasivo reprimiendo su malestar y recibiendo al amigo como si no se hubieran sentido incómodas por una espera prolongada.
2. En el lado opuesto de la balanza se encuentra la
posible actitud agresiva de aquel amigo que, cansado de esperar y con su paciencia agotada, recibe a su amigo con reproches y un ataque de ira.
3. Por el contrario, también existe una tercera actitud
posible (la más saludable) que es la actitud asertiva. Una persona asertiva, en este tipo de situación, podría expresar su punto de vista de este modo: “Me siento herido cuando llegas tan tarde y no avisas previamente porque siento que no valoras mi tiempo”. Es decir, se trata de una frase en la que la persona justifica su modo de sentir a partir de un hecho objetivo.
Prepárate Puede sonar obvio, pero no esperes hasta subirte al escenario para tenerlo todo preparado. Tómate tu tiempo para conocer a tu público, y haz las notas necesarias antes de tu gran día.
Entiende tus miedos
Sé humano
Suéltate
Es importante reconocer que es normal sentir un poco de ansiedad cuando cientos de ojos te están mirando: tu cerebro cree que estás en una situación problemática, y se activa la adrenalina de tu cuerpo.
No sientas que tienes que ponerte en un nivel superior a tu público para que te tomen en serio. Conectarás mejor con los demás si muestras tu humanidad. Cuenta historias personales si encajan con el tema del que hables, sé real, y deja que tu audiencia vea tus emociones.
Se ha demostrado que la música tiene un efecto especialmente beneficioso en nosotros, y escuchar lo que te gusta te puede motivar y animar.
Tips para hablar en público No debes intentar instruir a tu público con tu infinita sabiduría: así sólo les aburrirás y perderán el interés por ti. En vez de eso, mantén tu discurso corto y simple.
Tomar profundas respiraciones entre un punto y otro de tu explicación te ayudará a calmar tus nervios. Además, pararte y respirar durante unos pocos segundos mostrará a tu público que tienes confianza en ti mismo y que no te estás apresurando en enseñar tu material.
Mirar a toda tu audiencia y analizarlos es el peor enemigo de hablar en público. Aunque parezca que estás mirándoles a todos, en realidad te desconecta de tu audiencia. Es más fácil y efectivo si miras directamente a unas pocas personas mientras hablas.
¡No aburras!
Párate… y respira
Mira a tu público de uno en uno
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El aplauso es un regalo, y cuando recibes un regalo, lo correcto es expresar lo agradecido que estás por ello.
Da las gracias al terminar
Tips para una presentación exitosa Simpleza
Estilo propio
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Lecturabilidad
abcdef Según Leonardo da Vinci "La simplicidad es la máxima sofisticación".
Utiliza un estilo gráfico que te identifique de los demás.
Usa tipos de fuentes que faciliten la lectura y no fatiguen al lector, elige el tamaño adecuado para cada uso.
Usa imágenes
Audio, música y videos
Transiciones
Las imágenes, fotografías y otros elementos gráficos, son procesadas más rápidamente por nuestro cerebro que el texto.
Cuando sea necesario y lo requiera, usa audio, música y videos en las presentaciones, le agregarán valor.
Evita las transiciones muy complicadas y sofisticadas.
Ortografía
Habla pausado
Comprueba siempre la ortografía y la gramática.
Esto te hará sonar calmo y más seguro de ti mismo y a la vez permite a la audiencia concentrarse en el discurso.
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Tips E-mail El tiempo robado por el E-mail en el trabajo en datos: Los datos hablan por sí mismos, tal y como lo muestra un estudio de Officetime: El 33% de los trabajadores emplean entre una y dos horas al día en responder E-mails durante su jornada laboral.
El 22% pierden más de dos horas únicamente comprobando su bandeja de entrada y revisando los nuevos emails.
A continuación, algunos tips para que el correo no sea un dolor de cabeza y lo gestiones de manera eficiente".
Contestar a los correos cuya resolución es posible empleando un máximo de dos minutos y nunca emplear más de diez o quinces minutos en dar respuesta a uno, como norma general.
Mantener limpia la bandeja de entrada, con filtros que eviten el spam, y revisar semanalmente que no dejas emails innecesarios, almacenando los demás por carpetas.
Reunir todas tus cuentas de correo en una misma bandeja de entrada.
Destinar dos o tres momentos de tu jornada a leer y responder emails como actividad.
No enviar varios emails si puedes reunir toda la información que vas a mandar en uno solo.
Tips para redactar adecuadamente un correo electrónico Mensaje Nuevo
Para: Mesa de servicios T.I
Cc Cco
Asunto: Respuesta de requerimiento
Mensaje Nuevo
Cc Cco
Para
CI No debes RESPONDER a un mensaje SIN CITAR el ASUNTO y QUIÉN envió el mensaje, y empezarlo siempre con MAYÚSCULA.
El tono de comunicación debe reflejar solidez, seguridad y confianza.
Asunto Se recomienda saludos como: Querido, estimado, Buen día, entre otros.
Cuerpo del email En el asunto -No pongas todas las letras en mayúscula -No lo dejes en blanco -No utilices signos de exclamación o interrogación En el cuerpo del E-mail -No utilices letras pequeñas o muchos colores -No lo dejes en blanco -No incluyas muchos enlaces o muchas fotografías (max 2) No envíes archivos adjuntos muy pesados (max 500 Kbs)
Para despedirte basta con un : Que tengas un buen día, saludos cordiales, agradeciendo su atención o saludos. Utiliza un lenguaje directo, profesional y respetuoso, piensa cómo es la persona que recibe el E-mail y qué quiere conseguir.
Usa letra Tahoma, Tamaño Normal, Color Negro o gris oscuro.
Si es urgente, confirma su llegada con una llamada. Hay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de 2 minutos, cuando la información sea muy importante se recomienda realizar una llamda después de enviarlo, así sabrás si llegó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la información es importante y urgente.
Estructura Correo Electrónico
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Siempre ten una cuenta personal y otra profesional Cuida mucho el nombre que te pones
Nuestro correo corporativo tiene una estructura, presta atención al siguiente infográfico Campo para: La persona con la que tienes que entablar la comunicación directa.
Mensaje nuevo Para:
Campo Cc: Persona que se tiene que enterar pero no interactuar o responder. Campo Cco: Únicamente se utiliza en caso de correos masivos, que muchas personas deban enterarse, pero que no sea necesario saber quíen está copiado.
Cc: Cco:
Respeta la privacidad de los correos electrónicos en una conversación privada, usar esta opción es traicionar la confianza
Asunto:
Reunión informativa
Empezar con MAYÚSCULA
En el campo del ASUNTO, sé puntual y deja claro de qué quieres hablar en tres o cinco palabras.
Sé breve con una pulida ortografía y redacción
Firma profesionalmente DANIEL MORENO MURIEL Practicante de Comunicaciones Internas Financiera Dann Regional Tel: (4) 6040222 EXT 4450 Carrera 43A #7-50A Oficina 1204 Correo: DanielMM@Dannregional.com.co www.dannregional.com.co Línea de Servicio al Cliente Dann Regional: 01800018 1234
Nuestras redes sociales permiten que conozcas más sobre nuestra Compañía y Marca.
Atentamente Nombre Cargo Nombre de la empresa Extensión Teléfono / web
Tips agenda
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Presta atención a los siguientes tips para que utilices adecuadamente la agenda El título debe de dar cuenta del tema que se tratará en la reunión
Elegir la hora y la fecha respectiva Acá puedes ver la disponibilidad de horario de los compañeros a agendar
Escoger las personas claves, que puedan aportar al tema y tomar desiciones, también escoger el lugar de la reunión
Acá se da a conocer el objetivo de la reunión, el contexto y la información a llevar por los participantes
Tips seguridad del correo corporativo
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Eliminar correos antiguos
Cifrar el correo
No publicar el correo en redes sociales
Crear contraseĂąas complejas
No responder correos spam
Formar los empleados
No iniciar sesiĂłn en otros lugares
No utilizar el correo para cosas personales
Tips reuniones
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Estos son algunos tips que debes tener en cuenta para una adecuada planeación de reuniones laborales
Inicia y termina la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evita que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hazle honor a los cumplidos, evita recompensar a los que llegan tarde.
Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso. Ejemplo: Analizar los indicadores de los meses Enero y Febrero.
Define y programa el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de la sesión.
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Realiza con anticipación la citación, incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.
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Anexos
Antes
Durante En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, sé buen escucha, genera el debate y la toma de decisiones, respeta el uso de la palabra.
Asigna la responsabilidad de tareas y establece fechas de ejecución y termina la reunión a la hora prevista.
Resume conclusiones y toma nota de los progresos conseguidos.
Según el tamaño, necesidad y tipo de reunión, asigna roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, relator, secretario etc.
Tips Teléfono Pon en práctica estos tips para utilizar adecuadamente el teléfono de la oficina
Responde a todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrado: Lo esperado es que las llamadas sean respondidas lo más antes posible. Contesta con una voz cálida y entusiasta: La voz es la única impresión que se llevarán los demás, puesto que no lo pueden ver. Por eso se debe tratar de ser lo más amablemente posible. Da la bienvenida e identifícate: El primer paso al contestar una llamada corporativa es responder con el saludo e identificarse ante el cliente. Por ejemplo: Nombre del área / Buenos días (tardes) / habla (Nombre del empleado) ¿Con quién tengo el gusto de hablar? Pronuncia con claridad y manten un volumen de voz moderado: La comunicación debe ser legible, sin interferencias ni ruidos de parte de la empresa. Tenga en cuenta que levantar mucho la voz puede saturar el volumen e incomodar al los demás. Toma bien los mensajes y datos precisos: Si hay algo que no entienda como apellido de una persona, se debe preguntar hasta estar seguro que la información es correcta. Utiliza un lenguaje formal: Por más que el otro te de confianza, no utilice las conocidas jergas. No utilizar frases como “Hola, que más pues” o “Buenos días Don, como le va”. El uso correcto es: Buenos días señor Carlos, ¿En que tengo el gusto de ayudarle?. No dejes en espera al cliente: Un error común es dejar al otro en grandes tiempos de espera. En todo caso esto debe ser con su consentimiento. Si se esto va a tomar mucho tiempo, es mejor cortar y devolverle la llamada. No uses un teléfono con altavoz: Al contestar con altavoces se pierde la concentración en la llamada, además que pierde su condición de privada. Sólo se debe usar un teléfono con altavoz cuando se necesita más de una persona que en la conversación a su fin. Revisa el contestador: Revisa periódicamente los mensajes que te dejan y devuelve la llamada.
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Tips uso del celular en la oficina
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Practica estos tips para que no tengas problemas en la oficina por culpa del celular
Apaga el celular o ponlo en vibrar. Si el celular es un teléfono personal, considera apagarlo durante el horario laboral. Sin embargo, si tienes hijos, una esposa o esposo o un miembro familiar que puede necesitar ayuda, coloca el celular en vibrar para que aún puedas recibir una llamada sin distraer a la oficina con un tono de llamada ruidoso o molesto. Guarda el celular en tu bolsillo para que puedas oírlo o sentirlo vibrar para que no se encienda y se apague sobre el escritorio.
No contestes mientras hablas con otras personas. Es un acto de gentileza común el darle primera prioridad a la persona con la que estás hablando cara a cara, no a la persona que llama.
No hagas mucho ruido. Algunas personas tienen la tendencia de gritar cuando están hablando por celular, sin darse cuenta de cuán alto están hablando. Cuando tomes llamadas por celular en el trabajo, intenta mantener tu voz en un nivel normal. De ser posible, sal de la oficina y ve afuera o al vestíbulo. Esto evitará que molestes a todos en la oficina o que le dejes saber a todos en la oficina acerca de tus cosas o vida personal.
Evita las llamadas personales emocionales Deja las llamadas personales para después del trabajo. Déjale saber a las personas de tu vida personal que tu horario laboral no debe ser interrumpido excepto por emergencias.
Como contestar una llamada laboral Mantén una situación profesional. Contestar el teléfono profesionalmente iniciará con el pie derecho cualquier conversación que vayas a tener. Aún si tienes identificador de llamadas, ¡podría ser tu jefe llamándote desde el teléfono de un colega! Contestar con “Sí, ¿qué?” le dará las personas la impresión que no quieres que tengan de ti. Enfócate en la conversación. Usa en tu cara la expresión que quieres proyectar antes de levantar el teléfono. Hace una gran diferencia, ya sea que estés sonriendo, frunciendo el ceño, o aburrido, tu interlocutor lo podrá escuchar en tu tono de voz.
Siempre identifícate. En situaciones de negocios, es apropiado contestar el teléfono con tu nombre y el de la compañía: “Buenos días, gracias por llamar a XYZ. Habla Joan. ¿Cómo puedo ayudarle? Si es una llamada interna, y lo sabes, puedes contestar con el nombre del departamento y el tuyo. “Hola, mercadeo, habla Jordan, ¿Cómo puedo ayudarle hoy?”.
Si el interlocutor no se presenta, pregunta “¿Con quién tengo el gusto?” Esta es una práctica aceptada que no únicamente le permite al interlocutor saber que lo están tratando personalmente, sino que también te permite a tí tomar nota de a quién debes llamar en caso de tener que contactarlo otra vez o transferirlo a otra línea.
Escucha cuidadosamente. Entérate la razón por la cual la persona está llamando y responde apropiadamente. Si la persona con la que quieres hablar no está disponible, dile al interlocutor: “Lo lamento, Sr. Simpson, el Sr. Burns no está disponible ahora. ¿Puedo tomar su mensaje?”.
Sé precavido con llamadas que solicitan información. Si el interlocutor solicita detalles acerca de ti o de otros, considera cuidadosamente la situación antes de contestarle. Aun cuando él te dé su nombre e identifique su compañía, debes ser precavido, a menos que sepas que es un contacto confiable.
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Tips WhatsApp
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Estos son algunos tips para que los tengas presentes al momento de utilizar esta red social
Buena ortografía y redacción. Básico de básicos. Además de los mensajes se leerán mejor, evitarás críticas. No escribas todo en mayúsculas porque da la sensación de que gritas y es difícil leer. Ideas largas, un solo mensaje. Si vas a escribir una serie de comentarios o uno muy largo, opta por hacerlo en un solo mensaje, es muy molesto recibir la idea en fragmentos. Evita discutir. Los chats grupales se vuelven pesados si dos personas se ponen a discutir, resulta incómodo y es agobiante para los que no están involucrados. Olvida cosas privadas o personales. En un chat de grupo es importante decir solo lo necesario. Si tienes un asunto privado, hazlo por separado en otro mensaje, sobre todo si es algo que: o no pueden resolverte los otros, o no les interesa. Una foto adecuada. Si estás en un chat de trabajo, evita tener fotos sexys, se ven poco profesionales. Recuerda que habrá personas que solo te conozcan por esa imagen. Nombre reconocible. Coloca tu nombre y apellido, no sobrenombres que solo tú, tu pareja o amigos más cercanos utilicen. Tampoco lo cambies constantemente. Hora de escribir. No hacer comentarios ni poner fotos después de las 10pm, hay personas que se acuestan temprano y puede ser incómodo para ellos.