Tips Teléfono Pon en práctica estos tips para utilizar adecuadamente el teléfono de la oficina
Responde a todas las llamadas entrantes antes del tercer timbrado: Lo ideal es que las llamadas sean respondidas lo más antes posible. Contesta con una voz cálida y entusiasta: La voz es la única impresión que se llevarán los demás, puesto que no lo pueden ver. Por eso se debe tratar de ser lo más amablemente posible. Da la bienvenida e identifícate: El primer paso al contestar una llamada corporativa es responder con el saludo e identificarse. Por ejemplo: Nombre del área / Buenos días (tardes) / Habla (nombre del empleado) ¿Con quién tengo el gusto de hablar? Pronuncia con claridad y manten un volumen de voz moderado: la comunicación debe ser legible, sin interferencias ni ruidos de parte de la empresa. Tenga en cuenta que levantar mucho la voz puede saturar el volumen e incomodar al otro. Toma bien los mensajes y datos precisos: si hay algo que no entienda como apellido de una persona, se debe preguntar hasta estar seguro que la información es correcta. Utiliza un lenguaje formal: Por más que el otro te de confianza, no utilice las conocidas jergas. No utilizar frases como “Hola, que más pues” o “Buenos días Don, como le va”. El uso correcto es: Buenos días señor Carlos, ¿En que tengo el gusto de ayudarle?. No dejes en espera a nadie: un error común es dejar al otro en grandes tiempos de espera. En todo caso esto debe ser con su consentimiento. Si se esto va a tomar mucho tiempo, es mejor cortar y devolverle la llamada. No uses un teléfono con altavoz: al contestar con altavoces se pierde la concentración en la llamada, además que pierde su condición de privada. Sólo se debe usar un teléfono con altavoz cuando se necesita más de una persona que en la conversación a su fin. Revisa el contestador: revisa periodicamente los mensajes que te dejan y devuelve la llamada.
CI