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Reingeniería del Proceso de Pedidos Alineamiento Alineamiento de de Ficheros Ficheros Maestros Maestros Optimización Optimización de de la la Entrega-Recepción Entrega-Recepción de de Mercancías Mercancías
INFORME FINAL
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REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
AGRADECIMIENTOS
Este informe es el resultado del esfuerzo y compromiso de los profesionales que han representado a las siete empresas -fabricantes,distribuidores y operadores logísticos- participantes en el desarrollo e implantación de las mejores prácticas definidas como: ❚ Alineamiento de Ficheros Maestros. ❚ Optimización de la Expedición y Recepción de Mercancías.
Estas prácticas se enmarcan en la denominada Reingeniería del Proceso de Pedidos, como una de las estrategias del Reaprovisionamiento Eficiente, cuyo fin es la optimización de partes diferenciadas en los procesos del ciclo de pedidos. El objetivo del presente informe es dar a conocer las experiencias de las prácticas desarrolladas y, sobre todo, servir como guía para su desarrollo en otras compañías del sector. El grupo de empresas ha estado trabajando, a lo largo de más de un año, en el desarrollo e implantación de los procedimientos y herramientas que facilitan los procesos relacionados con el ciclo de pedidos, para que los agentes de la cadena de suministro sincronicen los flujos de información intercambiados con los flujos físicos de mercancías a fin de obtener oportunidades de mejora operativas y eliminar las ineficiencias existentes. Durante este periodo, los profesionales representantes de las compañías no sólo han desarrollado e implantado las operativas, sino que además han compartido experiencias, han identificado oportunidades y han definido los procesos, sistemas y cambios organizativos necesarios para materializarlas. Desde ECR España queremos agradecer a todos los profesionales y compañías que han colaborado en la elaboración de estas mejores prácticas, su dedicación y contribución al éxito de la iniciativa.
Co-presidentes de ECR España:
José I. Pérez Escribano
Alois Linder
Consejero y Director General
Presidente y Consejero Delegado
UNIGRO
HENKEL IBÉRICA
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
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INTRODUCCIÓN: REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS
La complejidad actual del mercado obliga a las empre-
El planteamiento del proyecto RE en España contem-
sas a utilizar nuevas herramientas y conceptos de ges-
plaba tres fases diferenciadas:
tión para rentabilizar al máximo sus recursos y ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor. Con este objetivo, uno de los factores claves a tener en cuenta es la perfecta sincronización entre la Demanda y la Oferta a lo largo de toda la cadena de suministro en el Proceso de Pedidos.
Consumer Response o Respuesta Eficiente al Consumidor)
es
una
estrategia
por más de 50 empresas líderes del sector de gran consumo, se evaluó la situación de partida, se detectaron y cuantificaron oportunidades de mejora y, por supuesto, se consensuaron las mejores prácticas que iban a permitir aprovechar
En este contexto, la iniciativa ECR (Efficiente 8
❚ En la Fase I, y en base a los datos suministrados
conjunta
de
Proveedores y Distribuidores destinada a proporcionar a los Consumidores el mayor valor, el mejor servicio y la máxima variedad de productos, gracias a la Colaboración en la Mejora de la cadena de suministro y en la Generación de Demanda.
dichas oportunidades de mejora. ❚ La Fase II, o de experiencias piloto, tenía y todavía tiene, varios objetivos complementarios: por un lado, demostrar la viabilidad de las mejores prácticas y por otro cuantificar la mejora real obtenida a partir del seguimiento de indicadores de progreso de las diferentes implantaciones. Finalmente, los pilotos se han constituido en una
La aplicación de las Mejores Prácticas asociadas a
plataforma para acordar y desarrollar las herra-
esta iniciativa (Surtido Eficiente, Promociones
mientas o infraestructuras necesarias para el RE
Eficientes, Lanzamiento Eficiente de Productos y
(EAN·UCC 128 o mensajes EDI, como ejemplos
Reaprovisionamiento Eficiente), permiten eliminar
reales).
ineficiencias (tanto logísticas como comerciales) a lo largo de toda la cadena de valor, optimizando el uso de las nuevas tecnologías y las técnicas de gestión.
❚ La Fase III es la fase de expansión. Aquí se agrupan todas las medidas tendentes a hacer llegar los conceptos de mejora ECR al mayor número
La Iniciativa ECR España se puso en marcha en 1996
posible de compañías. Es indudable que, en un
y desde entonces, y hasta la actualidad, muchas han
entorno de mejora del reaprovisionamiento, el
sido las aportaciones sobre los beneficios concretos y
concepto masa crítica de usuarios de las mejores
los avances que se han realizado. El Consejo Ejecutivo
prácticas tiene pleno sentido.
de ECR España decidió abordar prioritariamente la estrategia de Reaprovisionamiento Eficiente (RE), siguiendo criterios de madurez en el uso de las infraestructuras necesarias y valorando también la posibilidad de obtener resultados tangibles a corto plazo.
Dentro de los pilotos definidos inicialmente en la Fase II, el de Reingeniería del Proceso de Pedidos se está desarrollando en la actualidad y constituye el objeto del presente Informe.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ENFOQUE DE IMPLANTACIÓN REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS
1996
Fase I Fase II
1999
Fase III
AFM OER
Esta prueba piloto ha constituido una plataforma de desarrollo e implantación de herramientas que facilitan los procesos, como los mensajes EDI EANCOM®, la Codificación EAN·UCC y las Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL).
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❚ AFM: PUESTA EN MARCHA REAL, DESDE EL 5 DE JULIO DE 1999 Las empresas participantes están, desde el 5 de Julio y superada una fase de pruebas, intercambiando el mensaje EDI PRICAT (Ficha de Producto) como mecanismo de comunicación de las altas, modificaciones y bajas de artículos; fruto de la dinámica comercial. ❚ OER: PUESTA EN MARCHA REAL, DESDE EL 5 DE OCTUBRE DE 1999 Como resultado del trabajo desarrollado, C.C. PRYCA, a través de la plataforma que opera J. SANTOS en Sevilla, está actualmente en disposición de leer las Etiquetas EAN·UCC 128 de las unidades de envío expedidas por los proveedores de este piloto, agilizando y acelerando significativamente los procesos de recepción de mercancías. Concretamente, el operador lee el Número de Matrícula de las unidades de envío integrado en las Etiquetas EAN·UCC 128 y asocia esta información con los mensajes EDI DESADV (Aviso de Expedición), que previamente han enviado los proveedores, dando entrada automática a los productos.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
Para alcanzar los objetivos planteados en la
Es decir, aplicar el AFM entre las empresas no
Reingeniería del Proceso de Pedidos (reducir el tiem-
implica tener que llevar a cabo prácticas de OER,
po del ciclo administrativo y logístico del pedido y eli-
pero sin embargo si se desea alcanzar la eficacia y
minar los costes desde la emisión del pedido hasta su
eficiencia en prácticas como OER o CRP, debe
facturación), las empresas de este piloto han de-
implantarse y desarrollarse el AFM entre los agen-
sarrollado e implantado una operativa conjunta de
tes.
estas dos prácticas: AFM y OER. Por ello, el enfoque de este informe va dirigido a describir conjuntamente ambas prácticas, si bien esto no implica que forzosamente todas aquellas compañías que deseen aplicar estas buenas prácticas tengan que implantar y desarrollar al unísono las operativas aquí descritas. La primera práctica presentada, el AFM, es sumamente importante como base para asegurar la calidad de la información intercambiada a lo largo de la cadena de suministro; un factor clave en un nuevo modelo de relación entre fabricantes y distribuidores que permite tanto la obtención de mejoras, como la potenciación en el desarrollo de otras operativas. Por ejemplo; prácticas de reaprovisionamiento - CRP -, agilización de procesos administrativos - vía EDI -, optimización de las entregas - OER -, etc.
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EL AFM: BASE DE LOS PROCESOS EN LA RELACIÓN FABRICANTE Y DISTRIBUIDOR Procesos Administrativos OER
CRP
Pedidos
Procesos Administrativos
Facturas OER
CRP
AFM
Pedidos
Facturas
No AFM
"La Resistencia de un edificio está fundamentalmente en sus cimientos”.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ANTECEDENTES
Tradicionalmente, la gestión de los pedidos ha estado
en las transacciones comerciales y de la desconexión
sujeta a un conjunto de procesos manuales, en que
de los flujos físicos en las transacciones logísticas.
los
flujos
de
información
tratados
e
En estos casos, la información no circula del modo en
intercambiados no estaban automatizados. Este
que sería deseable y los ficheros maestros quedan con
hecho, supone una importante barrera y comporta
frecuencia obsoletos. Para evitar problemas en los pro-
ineficiencias que hacen difícil alcanzar objetivos
cesos posteriores, es importante actualizar los ficheros
-como el de conseguir flujos más tensos en la cadena
maestros, incluyendo información sobre las modifica-
de suministro- que posibiliten la adaptación de los
ciones de dimensiones logísticas. En la actualidad, el
procesos en tiempo real. 12
mayor foco de error se halla en la falta de actualización
Asimismo, este hecho presenta ineficiencias derivadas
de los datos de las fichas de los productos.
de la escasa fiabilidad de la información intercambiada
INEFICIENCIAS EN EL FLUJO DE INFORMACIÓN EN PRÁCTICAS CRP
CRP
Proveedor
Cliente
DIA
S.S.C
DIA S.S.C.C.
: 384123
(00)3841
450000
2345000
001490
.C.:
3841
2345
0000
0014
90
0 00149 50000 41234 (00)38
0001490
Pedido
Consumidor
"No hay nada más frustrante que entregar con el menor coste y en el momento, cantidad y lugar adecuados, un producto equivocado".
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
A modo de ejemplo, y como ya se ha indicado en el
❚ Ejemplo: Cuando un mismo producto unitario
capítulo 1 de este Informe, los proyectos de CRP
adopta dos presentaciones diferentes -en blister y
(Continuos Replenishment -Reaprovisionamiento
en caja- se convierte en dos productos diferentes
Continuo-), se enfrentan, en su desarrollo, a factores
y, sin embargo, hay ocasiones en que son consi-
claves como el alineamiento de artículos. No se
derados como un mismo producto con un
puede alcanzar la eficiencia en un proyecto de CRP
único código EAN·UCC. Entonces se nos plan-
sin empezar por dicha base.
tean problemas del siguiente tipo: ¿Cómo los
Como consecuencia de esta falta de actualización de
diferenciamos?, ¿Qué pedimos?
los datos, existe cierta desconfianza en que la infor-
Hasta el momento, en esta introducción, se han pre-
mación intercambiada entre los agentes de la cadena
sentado toda una serie de aspectos relacionados con
de suministro, sea correcta y esté actualizada. Una
el tratamiento de la información en la cadena de sumi-
mejor práctica como el alineamiento de ficheros
nistro, pero también hay que tener en cuenta aquellos
maestros debe servir para eliminar esta ineficiencia.
factores relacionados con la gestión del transporte y
En este sentido, uno de los puntos críticos es el
el tratamiento del flujo físico, ya que las actividades
incumplimiento de la normativa de codificación
de expedición y descarga conllevan una significativa
EAN·UCC. Este hecho provoca no sólo desconexión y
cantidad de recursos, tanto por parte del fabricante
falta de coordinación entre la información intercam-
como del distribuidor.
biada, sino también, por ejemplo, sobrecostes en los entornos logísticos (almacenes), cuando los artículos y las unidades de carga no están correctamente codificadas y cuando se emiten los pedidos a los provee-
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dores (los cuales deben interpretar la información recibida, convirtiéndose en expertos en descifrar correctamente dicha información).
TIPOLOGÍAS DE INEFICIENCIAS EN PEDIDOS
DATOS GLOBALES Nº de Pedidos
25,5 millones
% Incidencias
9%
Condiciones Logísticas
11%
Errores en Artículos
30% % de Incidencias
(*) Porcentajes sobre el total de pedidos con incidencias
Las incidencias detectadas se deben a: • Errores en artículos (30%), debido principalmente al no alineamiento de maestros de artículos entre fabricantes y distribuidores. • Errores en las condiciones logísticas de los artículos (11%). FUENTE: INICIATIVA DE ADMINISTRACIÓN EFICIENTE (Resumen Ejecutivo - 1999)
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
■ 2.1. SITUACIÓN DE PARTIDA EN AFM: FACTORES DE INEFICIENCIA Fundamentalmente, las ineficiencias se presentan
datos logísticos.
por la utilización de información obsoleta, mal uso de
Otra barrera en el desarrollo es, por ello, el hecho de
los códigos de barras, diferencias en las especifica-
tener que validar la información, es decir, comprobar
ciones técnicas (número de unidades por caja, cajas
que tanto proveedor como cliente tienen definido en
por palet, altura de las unidades de carga...) y falta de
sus respectivas bases de datos el mismo surtido y
integración de la información.
que dicho surtido se transmite por los medios de comunicación con los códigos EAN·UCC, según la
Esta situación es particularmente lamentable cuando
normativa y las especificaciones técnicas correctas.
se reproduce en los mensajes EDI, teóricamente encaminados a agilizar todo el proceso y evitar erro-
Asimismo, otro de los puntos detectados es que,
res. Las empresas se enfrentan entonces a situacio-
internamente, las compañías no tienen claramente
nes en que el producto físico que circula es total-
definida una estructura funcional. Es decir, la misma
mente distinto al que viajaba por los flujos de infor-
información puede estar siendo tratada desde varios
mación, no sólo por tener diferentes códigos
frentes distintos, generando problemas de alinea-
EAN·UCC -debido al incumplimiento de la normativa
miento de los datos. Por ejemplo, un área tiene actua-
de codificación- sino por presentar diferencias en las
lizadas las modificaciones de una referencia, mientras
especificaciones técnicas, como por ejemplo en los
que otra no, con lo que ésta trabaja con información obsoleta. Se tienen muchos interlocutores manejando dicha información al mismo tiempo, lo que provoca grandes barreras de acceso e impide la actualización real de la información.
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TIPO DE RELACIÓN FABRICANTE-DISTRIBUIDOR EN EL PEDIDO
% INCIDENCIAS Utilización EDI Pedidos
20%
Condiciones Logísticas
0,5% 2,0%
No utilización EDI Pedidos 5%
1,55%
Errores en Artículos
(*) Porcentajes sobre el total de facturas generadas
4,6%
Utilización EDI edidos
No utilización EDI Pedidos
Algunas tipologías de incidencias en pedido son: • Errores en artículos reflejados en el pedido debido a: Falta de alineamiento maestro de artículos entre fabricantes y distribuidores en el caso de utilización EDI pedidos.
• Incidencias en las condiciones logísticas en el pedido debido a: Falta de alineamiento maestro de artículos entre fabricantes y distribuidores en el caso de utilización EDI pedidos. FUENTE: INICIATIVA DE ADMINISTRACIÓN EFICIENTE (Resumen Ejecutivo - 1999)
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
Así, las colas de espera para descarga -estimadas por A grandes rasgos pueden, por tanto, destacar-
los fabricantes en unas 2 horas de promedio, con pun-
se las siguientes ineficiencias:
tas mayores (Fuente: Resultados de la Fase I del
❚ Rechazos de pedidos, no sólo por cuestiones referentes a las condiciones técnicas de las mercancías, sino por cuestiones de atributos logísticos. ❚ Tiempo que se tarda desde que una referencia dada de alta informáticamente puede tratarse de forma operativa. ❚ Existencia de procesos largos, manuales, en que los impresos de las condiciones de los productos ofertados son puestos en conocimiento a los clientes, a través de las fuerzas de venta. ❚ Tratamiento manual de las BBDD de productos, que provoca una gran carga de trabajo. ❚ Indefinida estructura funcional interna de la compañía, es decir, la misma información
Reaprovisionamiento Eficiente en España)- generadas por una defectuosa planificación de las entregas y las descargas, las incidencias en la recepción, la falta de automatización en la recepción y la inexistencia de acuerdos de calidad concertada, dan lugar a sobrecostes muy importantes en las operaciones logísticas. Además, dichas esperas impiden la optimización de las entregas con múltiples paradas; limitándose en la actualidad a una única parada o a dos como máximo. En las operativas de cargas y descargas, manifestadas en la situación de partida, hay que destacar los siguientes puntos de ineficiencias: ❚ Dificultad en las entregas debida, por ejemplo, al rechazo de mercancía no acordada o devoluciones no programadas.
puede estar siendo tratada desde varios fren-
❚ Largas colas y esperas en las descargas.
tes distintos, generando problemas de alinea-
❚ Problemas con el paletizado de las unidades de carga.
miento de los datos.
❚ Ineficiencias en los procesos de chequeo y control de la mercancía recepcionada. ❚ Infrautilización de los recursos, con aumento de los costes, en actividades de control de
■ 2.2. SITUACIÓN DE PARTIDA EN OER: FACTORES DE INEFICIENCIA
recepción debidos a la necesidad de abrir las unidades de carga (palets, cajas y bultos), para llegar a obtener la información de la uni-
Las operativas actuales en las expediciones y recepción de mercancías son factores críticos dentro de los procesos logísticos de las compañías. Existen oportunidades de ahorro en la disminución del tiempo de carga y descarga, por ejemplo, con la puesta en práctica de mecanismos que permitan eliminar todos aquellos errores de entrada de información que se realizan manualmente.
dad de venta. ❚ En una progresiva incorporación de distribuidores con capacidad de lectura del EAN·UCC 128 en las recepciones, la falta de uso de las etiquetas estándares de transporte, con EAN·UCC 128, genera barreras e ineficiencias en las entradas de mercancías. ❚ En un nivel avanzado de intercambio automático de la información entre los interlocutores,
Las prácticas habituales, en recepción, son la revisión
la falta de uso del mensaje EDI EANCOM®
de la mercancía hasta llegar a la unidad de consumo,
DESADV (Aviso de Expedición) constituye
es decir, los operarios han de romper el palet e inclu-
otro elemento de generación de ineficiencias
so abrir las cajas, para llegar a dicha unidad. Además,
en la extensión de los procesos.
deben también introducir manualmente en los siste-
❚ Definición de las condiciones de descarga, es
mas datos como las fechas de caducidad y los núme-
decir, se producen malas prácticas con res-
ros de lote, con el consiguiente riesgo de error e
pecto a los transportistas por descargas no
incremento de tiempo en las operaciones.
estipuladas, trato inadecuado, etc. ❚ Procedimientos manuales como, por ejemplo, el chequeo de albarán y el control de entrada, que ralentizan el proceso de recepción.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
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EJEMPLO DE INEFICIENCIAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN APERTURAS DE CAJAS PARA OBTENER INFORMACIÓN DE LOS ARTÍCULOS
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En esta situación de partida hay que indicar que el uso del EAN·UCC 128 y el mensaje DESADV (Aviso de Expedición), por parte de los fabricantes y distribuidores, aún es escaso y que, en ocasiones, existe una
■ "Son proyectos cuyo fin es la eliminación de errores que producen ineficiencias tanto en los procesos logísticos como administrativos a lo
cierta descoordinación en los criterios de utilización.
largo de toda la cadena de suministro". Josu
Esto se debe, fundamentalmente, a que existen dife-
Lesaka – UNILEVER FOODS (AGRA). ■
rentes puntos de vista: ■ FABRICANTE: aquellos fabricantes que usan las etiquetas de EAN·UCC 128, generalmente las utilizan para facilitar la gestión interna de sus almacenes.
¿Por qué se producen estas consideraciones? Porque en la etiqueta EAN·UCC 128 conviven dos enfoques y necesidades diferentes: ❚ Identificación de los elementos del flujo físico a
■ DISTRIBUIDOR: cada uno de ellos solicita una eti-
través de códigos y características de los produc-
queta EAN·UCC 128 con aquella información que le
tos. (Postura más acorde con las necesidades de
interesa, desde una información mínima, basada en el
los distribuidores).
SSCC (Serial Shipping Container Code -Código
❚ Trazabilidad y seguimiento a lo largo de toda la
Seriado de la Unidad de Envío- o Matrícula de Palet),
cadena de suministro a través del transporte de
hasta toda una serie de datos en una misma etiqueta,
las mercancías con la información del número de
para facilitar, en la recepción, la captura de dicha infor-
pedido, origen, destino, etc. (Postura más acorde
mación.
con las necesidades de los fabricantes). Es decir, se parte de una baja utilización de estas herramientas, de una visión de su utilización no demasiado clara y de necesidades y requerimientos marcados de forma particular por cada uno de los agentes.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DE LAS EXPERIENCIAS PILOTO
La descripción de estas prácticas se ha dividido en
Proceso de Pedidos-, en el segundo, se detallan las
tres apartados; dos de ellos incluidos en este capítu-
experiencias pilotos implantadas y los objetivos plan-
lo y un tercero, tratado en el quinto capítulo de este
teados por el grupo de empresas participantes dentro
informe. En el primer punto, se describe el alcance
del marco de esta mejor práctica, y, en el tercero
total de una mejor práctica -la Reingeniería del
(Cap. 5), se especifican los diferentes esquemas implantados en cada subpiloto.
OPORTUNIDADES OPERATIVAS: EL PROCESO DE PEDIDOS EFICIENTES IMPLANTACIÓN DE HERRAMIENTAS FACILITADORAS 18
OFERTA
FLUJO MERCANCIAS
DIA
S.S.C
DIA S.S.C.C.
: 384123
(00)3841
450000
2345000
001490
0001490
.C.:
3841
2345
0000
0014
DEMANDA
RAL Acuerdos Logísticos
FLUJO INFORMACIÓN
90
0 00149 50000 41234 (00)38
EAN·UCC 128 (SSCC)
EDI
"No existía un marco común que trabajara con todas las herramientas (La Ficha de Producto y el Aviso de Expedición - vía EDI - , la Etiqueta EAN·UCC 128 y la Ficha Logística RAL)* de forma conjunta y simultánea. Estos proyectos han significado el uso combinado de dichas herramientas, que no estaba definido, gracias al cual se obtendrán importantes mejoras en los procesos entre los agentes de la cadena de suministro". Ignacio Casals – UNILEVER FOODS (AGRA). *) Ver Anexos: III: Conjunto datos mínimos intercambiados en el PRICAT (Ficha de Producto). IV: Conjunto datos mínimos intercambiados en el DESADV (Aviso de Expedición). V: El EAN·UCC 128. VI: La Ficha Logística RAL.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
■ 3.1. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DE LA REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS
Las oportunidades operativas surgen de la integra-
❚ El Alineamiento de los Ficheros Maestros
ción, ágil y fiable, a lo largo de toda la Cadena de
(AFM) de artículos, partiendo de los ficheros
Suministro, de los flujos de información y de mercan-
maestros de los fabricantes -evitando los errores
cías desde la Demanda hasta la Oferta.
desde la raíz del problema-. Establecer los proce-
La Reingeniería del Proceso de Pedidos tiene como objetivo reducir el tiempo del ciclo administrativo y logístico del pedido y eliminar los costes desde la emisión del pedido hasta su facturación, mediante la implantación de mejores prácticas que impactan en este proceso, como son:
dimientos y la integración de los sistemas que permitan la actualización de los ficheros maestros de los fabricantes y de los distribuidores, asegurando una comunicación ágil -sin interrupcionesentre ambos y con la mínima intervención manual. La utilización de mensajes EDI EANCOM® (PRICAT o Ficha de Producto) permitirá una comunicación más fluida entre las partes y facilitará la integración de los datos en los sistemas de ambos.
INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN VIA EDI FICHA DE PRODUCTO 19
PRICAT
Proveedor
Cliente
Es imprescindible que los ficheros maestros de los productos estén absolutamente alineados para poder disponer de la misma información en todas las partes que intervienen en la cadena. De esta forma, los emisores y receptores de ambos lados tienen la seguridad de que la información recibida es fiable y puede ser utilizada para optimizar tanto los procesos internos, como los administrativos y los logísticos (generación de pedidos, facturación, reaprovisionamiento continuo, gestión de inventarios, actualización BBDD, variaciones de las condiciones comerciales, etc.).
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ALINEAMIENTO DE FICHEROS MAESTROS INTERCAMBIO EFICIENTE DE LA INFORMACIÓN
Sistema Información Distribuidor
Sistema Información Proveedor
"Los errores cometidos durante el proceso de alineamiento de maestros, se propagan y multiplican a lo largo de toda la cadena de suministro, provocando ineficiencias y costes innecesarios. Por ello, el AFM constituye los cimientos de la relación fabricante y distribuidor". Alfredo Colás – PROCTER & GAMBLE. ❚ La Optimización de la Expedición – Recepción
Concretamente, se tiene por objeto mejorar y agili-
(OER) de mercancías, mediante acuerdos logísticos
zar el proceso asociado a la expedición de mercancí-
EANCOM®
as mediante el seguimiento de la mismas a través
(DESADV o Aviso de Expedición y RECADV o
de la cadena de suministro (SSCC - Código Seriado
Confirmación de la Recepción), establecimiento y
de la Unidad de Envío: Identificador de aplicación
cumplimiento de las normas RAL - en los procesos
EAN·UCC 128 de Trazabilidad IA(00)) y la utilización
de entrega y recepción- y el seguimiento de la mer-
de mensajes EDI de comunicación (Aviso de Ex-
cancía a lo largo de la cadena de suministro con la uti-
pedición – DESADV, Confirmación de la Recepción –
lización del EAN·UCC 128, ligado a los mensajes de
RECADV) que permiten la conexión del flujo de infor-
aviso de expedición.
mación con el físico, facilitando además los proce-
de calidad concertada, mensajes EDI
20
Hay que indicar que dentro del proceso de relación comercial,
entre
Cliente
y
Proveedor,
la
Expedición–Recepción es el acto de materialización del compromiso adquirido por el proveedor de poner
sos de facturación como el cumplimiento de que la fecha de la factura sea igual o mayor que la fecha de entrega y la validación de la mercancía recepcionada y rechazada.
a disposición del cliente la mercancía solicitada a tra-
El SSCC o Matrícula de Palet, es un código estándar
vés del pedido, en la cantidad, lugar, momento y con-
que se asigna para identificar de forma única cada
diciones técnicas acordadas.
unidad de envío y que permite:
Los beneficios y mejores prácticas están en la garantía de la entrega exacta; mejorando y agilizando el proceso asociado a la expedición y recepción de mercancía. Para ello es necesario el seguimiento de la mercancía a través de la cadena de suministro y la mecanización de funciones asociadas (carga de camiones y recepción en centros de distribución y/o tiendas), además de la revisión de procedimientos (control de recepción, acuerdos de calidad concerta-
• Diferenciar la mercancía que contiene una unidad de transporte, respecto a otra con contenido idéntico o diferente. • Recuperar información puntual de los movimientos y/o del contenido de la unidad de envío en cualquier punto de la cadena de suministro. • Realizar operaciones tales como las de expedición y recepción de unidades de envío de contenido variable.
da, programación de recepciones, facturación en
En el punto de recepción, toda la información relati-
base a la confirmación de la recepción).
va a la mercancía de la unidad de envío puede relacionarse a través de la lectura del SSCC con el mensaje EDI Aviso de Expedición (DESADV).
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
El envío del mensaje DESADV permite que cuan-
Todo esto permite al receptor agilizar los proce-
do el transportista alcanza el muelle en el que el
sos de control (Calidad Concertada), realizar la
cliente recibe la mercancía, por ejemplo, éste ya
programación de las recepciones y del proceso
sabe -según indica el mensaje recibido vía EDI-
con el envío de la Confirmación de la Recepción.
cuántas paletas llegan, cuántas cajas hay en cada
Esta información facilitará y agilizará al emisor la
paleta, cuántas unidades de consumo hay en
entrega de la mercancía y la realización y envío de
cada caja, qué contiene cada una de ellas y otros
la facturación.
datos o características de los productos (fechas de consumo preferente o de caducidad, número de lote, fecha de fabricación, peso bruto o neto...).
LA OPERATIVA DEL OER ENTREGAS EFICIENTES
Aviso de Expedición SSCC1 SSCC2 SSCC3...
Proveedor
DESADV
RAL
Cliente
RAL 21
SSCC1 SSCC2 SSCC3...
S.S.C.C.:
S.S.C.
DIA S.S.C.C.:
3841234
5000000
1490
C.:
384123450000001490
DIA 90 0014 0000 2345 3841
0 00149 50000 41234 (00)38
(00)38412 34500000 01490
(00)384123450000001490
RAL Acuerdos Logísticos
Lectura SSCC: IA(00)
RECADV
Confirmación de Recepción
"El DESADV enviado por el Proveedor de forma anticipada a la recepción del pedido, permite al receptor-cliente (plataforma del operador, centro de distribución o almacén), planificar puertas de descarga, muelles, estanterías, recursos (personal y maquinaria de manutención) y envíos a tiendas, lo que conlleva una mejora sustancial de utilización de las infraestucturas". Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
LAS RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA RAL
Son un conjunto de especificaciones acordadas y consensuadas por Fabricantes, Distribuidores, Operadores de Transporte y Transportistas, que buscan la eficiencia de los procesos y sus actividades, aportando valor y productividad a la globalidad de la Cadena de Suministro. ACUERDOS RAL (ámbito): • Normalización de la Entrega-Recepción: La Ficha Logística • Unidades de Carga Eficiente • Almacén, Transporte y Manipulación • Embalajes Secundarios y Terciarios • Paletización
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■ 3.2. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DE LAS EXPERIENCIAS PILOTO IMPLANTADAS
❚ A. EL ALINEAMIENTO DE FICHEROS MAESTROS (AFM) Como se ha visto, es la fase más importante por su impacto en todo el ciclo de pedidos. Por ejemplo, los procesos
relacionados
con
prácticas
de
Reaprovisionamiento Continuo (CRP –Continuos Replenishment-) parten de la necesidad de tener totalmente alineada la información, entre los interlocutores o agentes de la cadena de suministro.
■ "El Alineamiento de Ficheros Maestros ya fue identificado como una necesidad en el desarrollo e implantación de prácticas de CRP. De hecho podemos decir que una de las etapas de todo proyecto de CRP que requieren una mayor utilización de recursos está destinada a conseguir que las BBDD de producto de cliente y proveedor estén totalmente alineadas". Ignacio Arranz – PROCTER
&
GAMBLE. ■
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ASPECTOS CLAVES DEL ÉXITO Y APRENDIZAJES
Los pilotos de Reingeniería del Proceso de Pedidos
❚ Los grupos deben estar formados por equipos
han permitido llevar a cabo prácticas reales donde se
multifuncionales, es decir, con personal de los
han identificado todo un conjunto de aspectos claves
departamentos comerciales, marketing, siste-
destinados a asegurar el desarrollo y éxito de estas
mas, administración y logística y deben contar
operativas.
con la implicación total de la alta dirección de las
En este capítulo se han diferenciado dos apartados.
respectivas compañías.
En el primero se detallan todos aquellos Aspectos Claves, teniendo en cuenta el alcance total de la mejor práctica -Reingeniería del Proceso de Pedidos26
a partir de las experiencias acumuladas a lo largo del desarrollo del proyecto; mientras que en el segundo apartado se detallan los aprendizajes obtenidos de la implantación real de las prácticas.
"Cualquier proyecto que haya que extrapolar desde nuestra experiencia, siempre debe estar definido bajo la implicación de la alta dirección y, sobre todo, bajo la apuesta total de cada una de las direcciones operativas de Marketing, Comercial, Sistemas, Logística y Administración". Luis Concha – C.C. PRYCA.
■ 4.1. ASPECTOS GENERALES ❚ La importancia del conocimiento frente a la técnica: la técnica es una mera herramienta para apli❚ La creación de relaciones entre proveedor, distri-
car el desarrollo de una metodología definida a
buidor y operador de transporte basadas en un
través del conocimiento. A destacar los siguien-
marco de colaboración, han permitido estable-
tes aspectos:
cer buenas relaciones incluso entre competido-
• El desarrollo e implementación de los procedi-
res; compartiendo no sólo los conocimientos sino
mientos de sincronización -en el intercambio
también las experiencias.
de la información- y la coordinación de los procedimientos internos en la definición de circuitos en las organizaciones, han de estar acordes
"Hemos olvidado y eliminado, en estos grupos, tanto las diferencias como las barreras entre unos y otros. Todos nos hemos adaptado a un modelo de gestión compartida en el desarrollo de sistemas eficientes que nos han aportado beneficios conjuntamente". Luis Concha – C.C. PRYCA.
con los nuevos procedimientos consensuados entre las partes (por ejemplo el mantenimiento de las bases de datos de las empresas en las altas, bajas y modificaciones de los artículos).
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
• El desarrollo de la parte técnica, como la generación e integración de los mensajes EDI, intercambiados con los sistemas transaccionales de las compañías: – Integración flexible del EDI, como herramienta facilitadora, con el sistema informático interno. – Definición de perfiles en función del origen y el destino (personalización de la herra-
"En estos proyectos ha de existir una persona que lidere el proyecto, pero más importante es, que todo el mundo tenga claro que estos proyectos significan unos planes estratégicos de la compañía y que la compañía apuesta por ellos". Luis Concha – C.C. PRYCA.
mienta). – Interpretación única de los campos que se utilicen. – Desarrollo técnico para la gestión de las operativas relacionadas con el flujo físico a través del EAN·UCC 128.
"En mi opinión, dentro de los pilotos de ECR, estos son los proyectos de carácter más simple o básico, a pesar de que tienen una gran repercusión en las actividades diarias. Nos han aportado gran experiencia y conocimiento". Carlos Lapuerta – KIMBERLY CLARK.
"Hace falta un liderazgo completo de la organización, desde un primer nivel hacia abajo, que permita la coordinación y el seguimiento continuo de los procesos comprometidos entre las partes". Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.
❚ Es de importancia capital alinear al mundo comercial para la eficiencia en los procesos logísticos y comerciales. Es decir, hay que contar con su opinión en aquellas ineficiencias producidas, a lo largo de la cadena de suministro, por el incum-
❚ El alineamiento de ficheros maestros de artículos
plimiento de la normativa de codificación. Por
entre las diferentes compañías, es la base para el
ejemplo, el hábito de no cambiar el código de un
éxito de prácticas y procesos, como CRP, relacio-
determinado artículo cuando los parámetros logís-
nes comerciales vía EDI (pedidos, facturas), etc.
ticos del mismo (peso y volumen) han variado.
❚ La necesidad de establecer un mecanismo ágil,
❚ Acordar un procedimiento de trabajo conjunto
sin errores y estándar (por ejemplo en los pedidos
entre proveedor y distribuidor con sus correspon-
entre fabricante, operador de transporte y distri-
dientes
buidor), como son los mensajes EDI, frente a los
Contingencia y Soluciones (ver Anexo I), que
procesos semi-manuales como por ejemplo el
recoja todas las situaciones genéricas operativas
fax.
posibles que puedan generar incidencias en los
❚ En el caso de trabajar con Operadores Logísticos, estos son un agente básico, ya que actúan directamente de forma operativa, es decir, leen los Códigos EAN·UCC. De hecho, estos han de tra-
criterios
de
éxito
y
Planes
de
procesos establecidos junto a las soluciones acordadas como respuesta a las mismas. ■ "El AFM es ya una de las prácticas básicas y
bajar con los maestros de forma integrada, con
necesarias en el entorno comercial actual y va a
sus clientes, para tenerlos actualizados de forma
ser realmente imprescindible en el futuro". L.M.
permanente, por ello, es clave que estos agentes
González – C.C. PRYCA ■
tomen parte en el proyecto desde el principio. ❚ El Factor Humano es también determinante, ya que es necesaria la existencia de un liderazgo por parte de las personas implicadas.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
27
ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA EXPEDICIÓN-RECEPCIÓN
❚ Los acuerdos entre fabricantes y distribuidores respecto a un plazo mínimo entre el contacto comercial donde se establecen las condiciones
❚ Los costes asociados a las inversiones en infraestructuras, personal y procesos para abordar el alcance de estas prácticas.
comerciales y el inicio de la aplicación de las mismas, se ha de traducir en: • Cumplimiento de los plazos de entrega acor-
❚ Implicar desde el inicio al operador de transporte y personas relacionadas con el proyecto. ❚ La eliminación de los restos de pedidos (back–orders) y de la información posterior a la expedición de la mercancía (p.e. identicket) para facilitar y agilizar los procesos en estas prácticas. ❚ Necesidad de los Avisos de Expedición, a través de los mensajes EDI EANCOM‚ DESADV, como herramienta para la agilización del proceso de generación y recepción de pedidos: • Actualización de los stocks en base al Aviso de Expedición. • Agilización de los recuentos de mercancía. • Mensaje asociado al EAN·UCC 128: utilización del SSCC (Matrícula del Palet) para relacionar la mercancía recibida con su contenido en el Aviso de Expedición, integrándolo de una forma flexible con el sistema informático de la empresa.
dados. • Reducción de los costes asociados a la cadena de suministro (producción y distribución). ❚ Criterios de decisión relacionados con los acuerdos de Calidad Concertada en la recepción (por ejemplo: muestreo sistemático, resolución de incidencias, etc.). ❚ Aplicación de las RAL, a través de acuerdos en calidad logística, como: • La paletización de los productos de cara a la configuración de la unidad de carga, a fin de aprovechar el máximo espacio de ocupación de la mercancía en el transporte. Por ejemplo, el tipo de paleta utilizada, el llenado de capas completas, la altura y el peso de la unidad de carga paletizada, el etiquetado y la información. • La preparación de pedidos con embalajes modulares (con patrón, 600 x 400 mm.), que equivale a una mayor productividad en la manipulación y configuración de la unidad de carga
❚ Ir avanzando hacia la implementación y desarrollo de la Confirmación de Recepción, a través del mensaje EDI EANCOM®‚ RECADV, para facilitar los procesos de facturación y cerrar, así, el ciclo del pedido: • Estandarización de los múltiples mensajes de confirmación con que se comunican operadores logísticos y transportistas con fabricantes en la situación actual. • Facilita el cumplimiento de que la fecha de la
(paleta o roll container). ❚ Aspectos organizativos, logísticos e informáticos, como son: • Programación de recepciones. • Sistemas de preparación de cargas. • Sistemas de etiquetado de paletas con EAN·UCC 128. • Sistemas de trazabilidad de envíos. • Sistemas de medición de resultados (KPI’s(*)).
factura sea igual o posterior a la fecha de
(*) KPI: Key Performance Indicator, son los indicado-
entrega y permite validar la mercancía recep-
res definidos y consensuados entre las partes, para
cionada o rechazada.
controlar el nivel de los parámetros estipulados en el
❚ Garantizar el grado de calidad mínimo de impre-
desarrollo de las prácticas. (Ver Anexo II).
sión de los códigos de barras para asegurar el 100% de lectura de todos y cada uno de los códigos de barras presentes en las etiquetas. Esto permite agilizar los procesos de captura de datos automáticamente, tanto en las operativas de carga como de descarga de las mercancías.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
29
❚ Codificar las agrupaciones y mantener la cadena logística completa en la BBDD de todos los participantes. Ejemplo de ineficiencia operativa: El hecho de no identificar las cajas con un código y símbolo externos y, sobre todo, el hecho de que en las bases de datos del receptor de las mercancías no se contemple la relación entre un código de caja y su contenido, obliga a que en el proceso de recepción y verificación de las entregas tengan que romperse las cajas (o una muestra de ellas) para comprobar su contenido.
EJEMPLO DE CADENA LOGÍSTICA DE UN PRODUCTO IDENTIFICACIÓN DE TODA LA JERARQUÍA
Palet 100 cajas de 1 x 20 Envases de venta Caja de 1 x 20 Envases de venta
Envase de venta
Código EAN·UCC de palet Código EAN·UCC de producto
Código EAN·UCC de agrupación
33
"Estas prácticas han puesto a la luz ineficiencias debidas a la codificación de unidades de expedición (agrupamientos), ya que hasta ahora la única fijación de las empresas ha sido trabajar con el EAN 13 de la unidad de consumo”. Ignacio Casals – UNILEVER FOODS (AGRA).
❚ Utilizar correctamente la codificación de las cadenas logísticas completas de los productos para obtener las máximas ventajas del EDI. Los beneficios y ventajas claves son el resultado de conseguir la fiabilidad (calidad) de la información que se intercambia a fin de evitar procesos innecesarios. Por ejemplo, el operador actualmente revisa la mercancía al 100%, las unidades/caja y las cajas/palet, además de introducir manualmente datos en los sistemas, como las fechas de caducidad, números de lote y fechas de fabricación. Si se asegura la calidad y fiabilidad de la información,
"Damos más valor al consumidor final, si en nuestros procesos tenemos un grado de fiabilidad elevado que asegure que el producto que llegue al consumidor final es fresco, en el sentido que cumple con las fechas de consumo preferente y caducidad. Tenemos que pensar en el consumidor final, ya que puede ser, que con los procesos actuales, se teclee manualmente una fecha de caducidad errónea y se envíe al punto de venta con todas las consecuencias negativas que esto supone". José Manuel Tejera – J SANTOS.
cada agente será responsable de su operativa, de tal forma que claramente el operador puede eliminar muchos procesos, llegando al concepto de recepciones ciegas a través de acuerdos logísticos.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
DESCRIPCIÓN DE LOS ESQUEMAS IMPLANTADOS
36
Para la implantación de las mejores prácticas descri-
cionados con el mantenimiento de la Base de Datos
tas en este capítulo, las empresas participantes han
de los productos.
establecido toda una serie de procesos, que abordan los flujos físicos y de información, tanto interna como externamente.
En función de la compañía, existen diferentes infraestructuras que gestionan la Base de Datos, que es controlada por un sistema centralizado homogéneo de
A partir de la información suministrada por las empre-
gestión (p.e. un ERP. Enterprise Resource Planning) y
sas del piloto, se han realizado los siguientes esque-
administrada por personal de codificación, marketing,
mas que describen los flujos de los procesos implan-
comercial y logística.
tados, en cada una de las experiencias piloto:
Principalmente los departamentos comerciales y de marketing, son los que definen y elaboran las fichas
■ A. AFM: TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS
de alta de los productos. Seguidamente, los departamentos de logística complementan dicha ficha con todos los datos logísticos de los mismos y luego esta información llega a los departamentos de sistemas
❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE UN PROVEEDOR: A fin de llevar a cabo la operativa definida, el proveedor ha tenido que estudiar los procedimientos internos y realizar una reasignación de funciones, que ha consistido en integrar y coordinar las diferentes fun-
(codificación, informática), que son los encargados de grabar todos los datos en los ficheros maestros (Base de Datos) de la compañía. Alcanzado este punto, se tiene toda la información disponible para que las áreas comerciales, ventas, presenten y oferten los productos a los clientes.
ciones y departamentos. Es decir, se ha requerido la
Cuando ya se ha alcanzado el acuerdo comercial con
integración y coordinación de las áreas comerciales
el cliente, siguiendo esta estructura y en función de
con las áreas de logística y sistemas.
los procedimientos internos, se genera el mensaje
A partir de esta reasignación de funciones, se esta-
PRICAT (Ficha de Producto).
blecen las responsabilidades y procedimientos rela-
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS
Sistema Centralizado ERP
Com er Mar c i a l ke Log ting ís Info tica rmá tic Cod ifica a ción
BBDD Productos
Comercial Ventas PRICAT
a Clientes
"Antes de la implantación de estos proyectos, existían funciones similares con procesos manuales, que se han vuelto a diseñar para dar paso a la automatización de los procesos, potenciándose la coordinación entre las diferentes áreas de la organización”. Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.
❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA:
El alta, modificación o baja de artículos llega vía PRICAT a la sede de PRYCA (Dpto. de Codificación e
Igual que en el caso de los proveedores, se han tenido
Informática) y el departamento de Codificación no
que establecer nuevos procedimientos internos para
trata dicho artículo hasta que los responsables de
implantar la operativa descrita en este capítulo.
Comercial y Logística lo han validado. Este procedi-
El circuito definido en el piloto es el mismo para cada
miento puede ser automático o manual.
uno de los proveedores involucrados, pese a que la
Una vez validado, codificación actualiza dicho artículo
relación es uno a uno. Es decir, el intercambio del
y transfiere toda la información al Sistema Informático
PRICAT es uno a uno. Cuando esté activo el servicio
de Datos de Artículos (S.I.1), el cual, a su vez, alimen-
de la BBDD Centralizada AECOC-Data (ver Anexo
ta a los sistemas informáticos de los Centros (S.I.2),
VII), PRYCA tendrá que estudiar de nuevo el circuito,
de Logística Nacional (S.I.3) y del Operador Logístico
ya que formará parte de dicho servicio como
(S.I.4).
Suscriptor del mismo.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
37
ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS
S.I.
ESTACIÓN EDI
PRICAT
Proveedor
PRYCA Sede-Dir. Comercial Validación de Datos
PRYCA - Sede Informática - Codificación
S.I.1
PRYCA Informática - Codificación Informe con los datos del artículo
S.I.2
PRYCA Logística nacional Validación de Datos Datos del Artículo
38
Centros Pryca
S.I.3
S.I.4
S.I.2
Logística Nacional
Operador Logístico
Centros Pryca
❚ EJEMPLO PROCESO DE ALTA DE UN ARTÍCULO
Interfase Proveedor - PRYCA: 5. Acuerdo Comercial entre el departamento de ven-
Proveedor:
tas del Proveedor y el departamento comercial de 1. Diseño producto. Marketing genera documento de alta (datos comerciales).
PRYCA. 6. Envío del mensaje PRICAT del Proveedor a PRYCA
2. Logística complementa el documento con los
antes de un plazo máximo de tiempo pactado
parámetros (datos logísticos) para gestionar el
entre las partes, después del acuerdo comercial.
flujo físico de dicho producto.
❚ Concretamente, este grupo ha establecido como
3. Sistemas (dpto. codificación y/o informática) graba todos los datos en la Base de Datos. 4. Las áreas comerciales de Ventas están en disposición de ofertar el producto a los clientes.
objetivo un máximo de una semana después del contacto comercial. Además se ha acordado que en las fichas de alta de los productos, definidas por los comerciales de PRYCA, exista una casilla donde se refleje el compromiso por parte del proveedor del envío del PRICAT en una fecha concreta.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
ESQUEMA DE PROCEDIMIENTOS DESCRITOS EN EL EJEMPLO INTERFASE PROVEEDOR PRYCA
PROVEEDOR COMERCIAL MARKETING
LOGÍSTICA
SISTEMAS
COMERCIAL VENTAS
Base Datos Productos
Catálogo Oferta
PRYCA COMERCIAL SISTEMAS LOGÍSTICA MARKETING CODIFICACIÓN NACIONAL INFORMÁTICA
CENTROS TIENDAS
Datos Comerciales
T1 Datos Logísticos
Acuerdo Comercial
T2
40
BBDD Surtido
Envio (EDI) PRICAT
Informe Validar Datos
Validar Datos
T3 Actualizar Datos BBDD
ALINEAMIENTO DE MAESTROS Procesos Comerciales y Logísticos
Transmisión de Datos a: • Logística • Centros
Flujo Información
Flujo Mercancias T1: T2: T3:
Tiempo Interno de Alta del Proveedor. Tiempo transcurrido entre el acuerdo comercial y el envío automático del PRICAT, desde el sistema informático del Proveedor. Tiempo Interno de Alta del Distribuidor.
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
Asimismo, hay que destacar todos los aspectos rela-
■ B. OER: ENTREGAS EFICIENTES
cionados con los acuerdos logísticos establecidos entre los agentes. En este sentido, es importante disponer de Fichas Logísticas RAL (ver Anexo VI) firmadas con las plataformas y los almacenes.
❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE UN PROVEEDOR:
Por último, es importante recordar que deben diferenLa estructura operativa desde el punto de vista orga-
ciarse escenarios diferentes, en función del origen de
nizativo ha experimentado cambios para integrar y
la mercancía: fábrica, almacén, distribuidor y operador
coordinar tanto a los departamentos de la compañía
logístico.
como al personal externo involucrado (almacén y operador logístico). A partir de esta adecuación de funciones, se han tenido que establecer los procedimientos relacionados con la operativa implantada. Por ejemplo, los procesos de pedidos pueden ser distintos, ya que en prácticas de CRP el modelo implantado puede ser el gestionado por el proveedor, y, por lo tanto, los pedidos ser salientes; mientras, por otro lado, puede darse la práctica más generalizada en la que los pedidos son entrantes,
Escenario 1: Fábrica - Plataforma Cliente El sistema integrado de gestión del proveedor planifica la distribución, a partir de la orden de pedido, emitiendo un listado (nota de entrega) de los palets de cada carga y determinando los productos que se tienen que expedicionar, tanto en lo que a palets homogéneos como a mixtos se refiere. Además, este sistema permite conocer la ubicación física de la mercancía almacenada.
es decir generados por el cliente. Sea cual sea el pro-
El sistema, coordinado con el sistema de gestión de
ceso de pedidos implantado, lo importante es tenerlo
almacén, listará asimismo los números de matrícula
integrado en el sistema de gestión central para su tra-
(SSCC’s) correspondientes para emitir las etiquetas
tamiento (planificación y distribución).
EAN·UCC 128 de las unidades de carga y generar los mensajes DESADV, para transmitirlos al sistema informático del distribuidor.
ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR ESCENARIO 1: FÁBRICA A PLATAFORMA CLIENTE
Sistema Centralizado ERP Orden de Pedido
Listado, Palets, Carga Núm de matrícula (SSCC) Etiquetas EAN·UCC 128 Fábrica-(Almacén) Sistema de Gestión
BBDD
DESADV
Sistema Distribuidor
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
41
Escenario 2: Operador Logístico-Plataforma Cliente
SALIDA MERCANCÍA: desde el sistema central del proveedor se emite una orden de entrega al operador,
En la plataforma del operador logístico del proveedor
de la cual, éste extrae un picking-list (hoja de prepara-
hay que diferenciar dos procesos: la entrada de la
ción de carga) donde se especifican los productos que
mercancía desde fábrica y la salida de las mercancía
se tienen que expedicionar, tanto en palets homogé-
hacia la plataforma del distribuidor.
neos como mixtos. Una vez preparadas las cargas, el
ENTRADA MERCANCÍA: normalmente, los palets
sistema de gestión del almacén del operador va gene-
homogéneos recepcionados, vienen con las Etiquetas
rando secuencialmente las etiquetas de palets con los
EAN·UCC 128 emitidas desde fábrica, con toda la
números de matrícula (SSCC’s) de aquellas cargas
información necesaria (número de matrícula, código
que no las traen de origen. Posteriormente, antes de
EAN·UCC, cantidad, número de lote, etc.. ).
la carga en el camión, existe un procedimiento de lec-
Finalmente, esta mercancía se ubica hasta su definiti-
tura de las etiquetas EAN·UCC 128, para controlar que
va expedición. En este contexto, es importante que el
la mercancía que se expide es realmente la que se
sistema de gestión del almacén del operador logístico
solicita y para generar el mensaje DESADV, que hay
trabaje de forma integrada con el sistema informático
que enviar al sistema del distribuidor. Es importante
del proveedor.
señalar que este procedimiento de control proporciona un alto grado de fiabilidad.
ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR ESCENARIO 2: OPERADOR LOGÍSTICO PROVEEDOR A PLATAFORMA CLIENTE
42 DIA
S.S.C
DIA S.S.C.C.
: 384123
(00)3841
450000
2345000
001490
.C.:
3841
2345
0000
0014
90
0 00149 50000 41234 (00)38
0001490
Mercancía sin o con etiqueta EAN·UCC 128
Fábrica Operador Logístico Proveedor
Nota de Entrega
Sistema Centralizado (ERP)
S.S.C.C.:
Sistema de Gestión Operador Logístico Proveedor
DESADV
Orden de Pedido
Sistema Distribuidor
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
384123450000001490
(00)384123450000001490
Etiquetas EAN·UCC 128 Núm. de matrícula (SSCC)
Estructura Operativa de PRYCA:
un escenario particular, en el que va a integrar en el futuro el mensaje RECADV, que confirma la recep-
También se han tenido que establecer nuevos proce-
ción, para que alimente el sistema informático interno
dimientos internos para implantar la operativa descrita
y así, por ejemplo, cuadrar el stock teórico y preparar
en este capítulo. Como se ha visto anteriormente, el
el casamiento automático de la factura del proveedor.
proveedor emite el mensaje DESADV (desde fábrica, almacén u operador logístico), una vez que el camión está preparado para su expedición con la carga para PRYCA. Aquí, se presentó la duda de decidir si era mejor enviar primero el DESADV a PRYCA y desde aquí al Operador, o bien directamente al Operador. En este piloto se ha decidido que los proveedores emitan directamente el mensaje al sistema informático de la plataforma gestionada por el Operador Logístico.
Hay que señalar que los procesos de recepción de mercancías descritos, tanto los relacionados con los flujos de información como con los flujos físicos, se han iniciado desde un escenario más simple para permitir una implantación gradual hacia escenarios más complejos, que alcancen la eficiencia y eficacia en las prácticas establecidas. En este piloto las empresas han abordado los procesos de recepción de mercancías, en tres etapas, en función del tipo de carga:
Una vez que se recibe el mensaje en la plataforma, se
1ª Etapa: Palets homogéneos (monoproducto).
planifica la recepción de esa mercancía (tanto desde
2ª Etapa: Palets multiproductos, ajustados a
el punto de vista humano, como mecánico operativo...), definida en el DESADV, para ser más ágiles en
capas completas. 3ª Etapa: Palets multiproductos, sin ajuste a
la recepción de dicha carga. Con la llegada del camión con la mercancía, se procede a la recepción y control de la mercancía mediante la lectura directa de las etiquetas Estándar EAN·UCC 128, a través de los números de matrícula (SSCC’s).
capas. El grado de avance de las prácticas permitirá establecer los mecanismos para abordar cada una de las siguientes etapas, y así, a corto–medio plazo, poder tener establecidos los procedimientos de recepción
Finalizada la recepción de la mercancía y actualizada
de mercancías para todo tipo de cargas, con las con-
en los sistemas de información, PRYCA ha definido
siguientes oportunidades de ahorro.
ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA PROCESOS DE ENTREGAS
PROVEEDORES
OPERADOR DE PRYCA
LOGISTICA PRYCA
S.I.
Fábrica
S.I. S.I. DESADV S.S.C.C.:
RECADV
384123450000001490
(00)384123450000001490
Almacén Distribuidor S.I.
• ETIQUETAS EAN·UCC 128 • MATRÍCULAS DEL PALET • EAN-14
Plataforma Sur • Integración del mensaje • Preparación de Recepción • Recepción y Validación
Operador Logístico
REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL
• Integración del mensaje • Actualización de stock • Preparación para cuadre con factura
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