REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS

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Reingeniería del Proceso de Pedidos Alineamiento Alineamiento de de Ficheros Ficheros Maestros Maestros Optimización Optimización de de la la Entrega-Recepción Entrega-Recepción de de Mercancías Mercancías

INFORME FINAL

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REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

AGRADECIMIENTOS

Este informe es el resultado del esfuerzo y compromiso de los profesionales que han representado a las siete empresas -fabricantes,distribuidores y operadores logísticos- participantes en el desarrollo e implantación de las mejores prácticas definidas como: ❚ Alineamiento de Ficheros Maestros. ❚ Optimización de la Expedición y Recepción de Mercancías.

Estas prácticas se enmarcan en la denominada Reingeniería del Proceso de Pedidos, como una de las estrategias del Reaprovisionamiento Eficiente, cuyo fin es la optimización de partes diferenciadas en los procesos del ciclo de pedidos.

El objetivo del presente informe es dar a conocer las experiencias de las prácticas desarrolladas y, sobre todo, servir como guía para su desarrollo en otras compañías del sector.

El grupo de empresas ha estado trabajando, a lo largo de más de un año, en el desarrollo e implantación de los procedimientos y herramientas que facilitan los procesos relacionados con el ciclo de pedidos, para que los agentes de la cadena de suministro sincronicen los flujos de información intercambiados con los flujos físicos de mercancías a fin de obtener oportunidades de mejora operativas y eliminar las ineficiencias existentes.

Durante este periodo, los profesionales representantes de las compañías no sólo han desarrollado e implantado las operativas, sino que además han compartido experiencias, han identificado oportunidades y han definido los procesos, sistemas y cambios organizativos necesarios para materializarlas.

Desde ECR España queremos agradecer a todos los profesionales y compañías que han colaborado en la elaboración de estas mejores prácticas, su dedicación y contribución al éxito de la iniciativa.

Co-presidentes de ECR España:

José I. Pérez Escribano

Alois Linder

Consejero y Director General

Presidente y Consejero Delegado

UNIGRO

HENKEL IBÉRICA

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

3

INTRODUCCIÓN: REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS

La complejidad actual del mercado obliga a las empre-

El planteamiento del proyecto RE en España contem-

sas a utilizar nuevas herramientas y conceptos de ges-

plaba tres fases diferenciadas:

tión para rentabilizar al máximo sus recursos y ofrecer la mejor respuesta posible a las necesidades del consumidor. Con este objetivo, uno de los factores claves a tener en cuenta es la perfecta sincronización entre la Demanda y la Oferta a lo largo de toda la cadena de suministro en el Proceso de Pedidos.

Consumer Response o Respuesta Eficiente al Consumidor)

es

una

estrategia

por más de 50 empresas líderes del sector de gran consumo, se evaluó la situación de partida, se detectaron y cuantificaron oportunidades de mejora y, por supuesto, se consensuaron las mejores prácticas que iban a permitir aprovechar

En este contexto, la iniciativa ECR (Efficiente 8

❚ En la Fase I, y en base a los datos suministrados

conjunta

de

Proveedores y Distribuidores destinada a proporcionar a los Consumidores el mayor valor, el mejor servicio y la máxima variedad de productos, gracias a la Colaboración en la Mejora de la cadena de suministro y en la Generación de Demanda.

dichas oportunidades de mejora. ❚ La Fase II, o de experiencias piloto, tenía y todavía tiene, varios objetivos complementarios: por un lado, demostrar la viabilidad de las mejores prácticas y por otro cuantificar la mejora real obtenida a partir del seguimiento de indicadores de progreso de las diferentes implantaciones.

Finalmente, los pilotos se han constituido en una

La aplicación de las Mejores Prácticas asociadas a

plataforma para acordar y desarrollar las herra-

esta iniciativa (Surtido Eficiente, Promociones

mientas o infraestructuras necesarias para el RE

Eficientes, Lanzamiento Eficiente de Productos y

(EAN·UCC 128 o mensajes EDI, como ejemplos

Reaprovisionamiento Eficiente), permiten eliminar

reales).

ineficiencias (tanto logísticas como comerciales) a lo largo de toda la cadena de valor, optimizando el uso de las nuevas tecnologías y las técnicas de gestión.

❚ La Fase III es la fase de expansión. Aquí se agrupan todas las medidas tendentes a hacer llegar los conceptos de mejora ECR al mayor número

La Iniciativa ECR España se puso en marcha en 1996

posible de compañías. Es indudable que, en un

y desde entonces, y hasta la actualidad, muchas han

entorno de mejora del reaprovisionamiento, el

sido las aportaciones sobre los beneficios concretos y

concepto masa crítica de usuarios de las mejores

los avances que se han realizado. El Consejo Ejecutivo

prácticas tiene pleno sentido.

de ECR España decidió abordar prioritariamente la estrategia de Reaprovisionamiento Eficiente (RE), siguiendo criterios de madurez en el uso de las infraestructuras necesarias y valorando también la posibilidad de obtener resultados tangibles a corto plazo.

Dentro de los pilotos definidos inicialmente en la Fase II, el de Reingeniería del Proceso de Pedidos se está desarrollando en la actualidad y constituye el objeto del presente Informe.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ENFOQUE DE IMPLANTACIÓN REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS

1996

Fase I Fase II

1999

Fase III

AFM OER

Esta prueba piloto ha constituido una plataforma de desarrollo e implantación de herramientas que facilitan los procesos, como los mensajes EDI EANCOM®, la Codificación EAN·UCC y las Recomendaciones AECOC para la Logística (RAL).

10

❚ AFM: PUESTA EN MARCHA REAL, DESDE EL 5 DE JULIO DE 1999 Las empresas participantes están, desde el 5 de Julio y superada una fase de pruebas, intercambiando el mensaje EDI PRICAT (Ficha de Producto) como mecanismo de comunicación de las altas, modificaciones y bajas de artículos; fruto de la dinámica comercial. ❚ OER: PUESTA EN MARCHA REAL, DESDE EL 5 DE OCTUBRE DE 1999 Como resultado del trabajo desarrollado, C.C. PRYCA, a través de la plataforma que opera J. SANTOS en Sevilla, está actualmente en disposición de leer las Etiquetas EAN·UCC 128 de las unidades de envío expedidas por los proveedores de este piloto, agilizando y acelerando significativamente los procesos de recepción de mercancías. Concretamente, el operador lee el Número de Matrícula de las unidades de envío integrado en las Etiquetas EAN·UCC 128 y asocia esta información con los mensajes EDI DESADV (Aviso de Expedición), que previamente han enviado los proveedores, dando entrada automática a los productos.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

Para alcanzar los objetivos planteados en la

Es decir, aplicar el AFM entre las empresas no

Reingeniería del Proceso de Pedidos (reducir el tiem-

implica tener que llevar a cabo prácticas de OER,

po del ciclo administrativo y logístico del pedido y eli-

pero sin embargo si se desea alcanzar la eficacia y

minar los costes desde la emisión del pedido hasta su

eficiencia en prácticas como OER o CRP, debe

facturación), las empresas de este piloto han de-

implantarse y desarrollarse el AFM entre los agen-

sarrollado e implantado una operativa conjunta de

tes.

estas dos prácticas: AFM y OER. Por ello, el enfoque de este informe va dirigido a describir conjuntamente ambas prácticas, si bien esto no implica que forzosamente todas aquellas compañías que deseen aplicar estas buenas prácticas tengan que implantar y desarrollar al unísono las operativas aquí descritas.

La primera práctica presentada, el AFM, es sumamente importante como base para asegurar la calidad de la información intercambiada a lo largo de la cadena de suministro; un factor clave en un nuevo modelo de relación entre fabricantes y distribuidores que permite tanto la obtención de mejoras, como la potenciación en el desarrollo de otras operativas. Por ejemplo; prácticas de reaprovisionamiento - CRP -, agilización de procesos administrativos - vía EDI -, optimización de las entregas - OER -, etc.

11

EL AFM: BASE DE LOS PROCESOS EN LA RELACIÓN FABRICANTE Y DISTRIBUIDOR Procesos Administrativos OER

CRP

Pedidos

Procesos Administrativos

Facturas OER

CRP

AFM

Pedidos

Facturas

No AFM

"La Resistencia de un edificio está fundamentalmente en sus cimientos”.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ANTECEDENTES

Tradicionalmente, la gestión de los pedidos ha estado

en las transacciones comerciales y de la desconexión

sujeta a un conjunto de procesos manuales, en que

de los flujos físicos en las transacciones logísticas.

los

flujos

de

información

tratados

e

En estos casos, la información no circula del modo en

intercambiados no estaban automatizados. Este

que sería deseable y los ficheros maestros quedan con

hecho, supone una importante barrera y comporta

frecuencia obsoletos. Para evitar problemas en los pro-

ineficiencias que hacen difícil alcanzar objetivos

cesos posteriores, es importante actualizar los ficheros

-como el de conseguir flujos más tensos en la cadena

maestros, incluyendo información sobre las modifica-

de suministro- que posibiliten la adaptación de los

ciones de dimensiones logísticas. En la actualidad, el

procesos en tiempo real.

12

mayor foco de error se halla en la falta de actualización

Asimismo, este hecho presenta ineficiencias derivadas

de los datos de las fichas de los productos.

de la escasa fiabilidad de la información intercambiada

INEFICIENCIAS EN EL FLUJO DE INFORMACIÓN EN PRÁCTICAS CRP

CRP

Proveedor

Cliente

DIA

S.S.C

DIA S.S.C.C.

: 384123

(00)3841

450000

2345000

001490

.C.:

3841

2345

0000

0014

90

0 00149 50000 41234 (00)38

0001490

Pedido

Consumidor

"No hay nada más frustrante que entregar con el menor coste y en el momento, cantidad y lugar adecuados, un producto equivocado".

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

A modo de ejemplo, y como ya se ha indicado en el

❚ Ejemplo: Cuando un mismo producto unitario

capítulo 1 de este Informe, los proyectos de CRP

adopta dos presentaciones diferentes -en blister y

(Continuos Replenishment -Reaprovisionamiento

en caja- se convierte en dos productos diferentes

Continuo-), se enfrentan, en su desarrollo, a factores

y, sin embargo, hay ocasiones en que son consi-

claves como el alineamiento de artículos. No se

derados como un mismo producto con un

puede alcanzar la eficiencia en un proyecto de CRP

único código EAN·UCC. Entonces se nos plan-

sin empezar por dicha base.

tean problemas del siguiente tipo: ¿Cómo los

Como consecuencia de esta falta de actualización de

diferenciamos?, ¿Qué pedimos?

los datos, existe cierta desconfianza en que la infor-

Hasta el momento, en esta introducción, se han pre-

mación intercambiada entre los agentes de la cadena

sentado toda una serie de aspectos relacionados con

de suministro, sea correcta y esté actualizada. Una

el tratamiento de la información en la cadena de sumi-

mejor práctica como el alineamiento de ficheros

nistro, pero también hay que tener en cuenta aquellos

maestros debe servir para eliminar esta ineficiencia.

factores relacionados con la gestión del transporte y

En este sentido, uno de los puntos críticos es el

el tratamiento del flujo físico, ya que las actividades

incumplimiento de la normativa de codificación

de expedición y descarga conllevan una significativa

EAN·UCC. Este hecho provoca no sólo desconexión y

cantidad de recursos, tanto por parte del fabricante

falta de coordinación entre la información intercam-

como del distribuidor.

biada, sino también, por ejemplo, sobrecostes en los entornos logísticos (almacenes), cuando los artículos y las unidades de carga no están correctamente codificadas y cuando se emiten los pedidos a los provee-

13

dores (los cuales deben interpretar la información recibida, convirtiéndose en expertos en descifrar correctamente dicha información).

TIPOLOGÍAS DE INEFICIENCIAS EN PEDIDOS

DATOS GLOBALES Nº de Pedidos

25,5 millones

% Incidencias

9%

Condiciones Logísticas

11%

Errores en Artículos

30% % de Incidencias

(*) Porcentajes sobre el total de pedidos con incidencias

Las incidencias detectadas se deben a: • Errores en artículos (30%), debido principalmente al no alineamiento de maestros de artículos entre fabricantes y distribuidores.

• Errores en las condiciones logísticas de los artículos (11%).

FUENTE: INICIATIVA DE ADMINISTRACIÓN EFICIENTE (Resumen Ejecutivo - 1999)

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

■ 2.1. SITUACIÓN DE PARTIDA EN AFM: FACTORES DE INEFICIENCIA Fundamentalmente, las ineficiencias se presentan

datos logísticos.

por la utilización de información obsoleta, mal uso de

Otra barrera en el desarrollo es, por ello, el hecho de

los códigos de barras, diferencias en las especifica-

tener que validar la información, es decir, comprobar

ciones técnicas (número de unidades por caja, cajas

que tanto proveedor como cliente tienen definido en

por palet, altura de las unidades de carga...) y falta de

sus respectivas bases de datos el mismo surtido y

integración de la información.

que dicho surtido se transmite por los medios de comunicación con los códigos EAN·UCC, según la

Esta situación es particularmente lamentable cuando

normativa y las especificaciones técnicas correctas.

se reproduce en los mensajes EDI, teóricamente encaminados a agilizar todo el proceso y evitar erro-

Asimismo, otro de los puntos detectados es que,

res. Las empresas se enfrentan entonces a situacio-

internamente, las compañías no tienen claramente

nes en que el producto físico que circula es total-

definida una estructura funcional. Es decir, la misma

mente distinto al que viajaba por los flujos de infor-

información puede estar siendo tratada desde varios

mación, no sólo por tener diferentes códigos

frentes distintos, generando problemas de alinea-

EAN·UCC -debido al incumplimiento de la normativa

miento de los datos. Por ejemplo, un área tiene actua-

de codificación- sino por presentar diferencias en las

lizadas las modificaciones de una referencia, mientras

especificaciones técnicas, como por ejemplo en los

que otra no, con lo que ésta trabaja con información obsoleta. Se tienen muchos interlocutores manejando dicha información al mismo tiempo, lo que provoca grandes barreras de acceso e impide la actualización real de la información.

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TIPO DE RELACIÓN FABRICANTE-DISTRIBUIDOR EN EL PEDIDO

% INCIDENCIAS Utilización EDI Pedidos

20%

Condiciones Logísticas

0,5% 2,0%

No utilización EDI Pedidos 5%

1,55%

Errores en Artículos

(*) Porcentajes sobre el total de facturas generadas

4,6%

Utilización EDI edidos

No utilización EDI Pedidos

Algunas tipologías de incidencias en pedido son: • Errores en artículos reflejados en el pedido debido a: Falta de alineamiento maestro de artículos entre fabricantes y distribuidores en el caso de utilización EDI pedidos.

• Incidencias en las condiciones logísticas en el pedido debido a: Falta de alineamiento maestro de artículos entre fabricantes y distribuidores en el caso de utilización EDI pedidos.

FUENTE: INICIATIVA DE ADMINISTRACIÓN EFICIENTE (Resumen Ejecutivo - 1999)

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

Así, las colas de espera para descarga -estimadas por A grandes rasgos pueden, por tanto, destacar-

los fabricantes en unas 2 horas de promedio, con pun-

se las siguientes ineficiencias:

tas mayores (Fuente: Resultados de la Fase I del

❚ Rechazos de pedidos, no sólo por cuestiones referentes a las condiciones técnicas de las mercancías, sino por cuestiones de atributos logísticos. ❚ Tiempo que se tarda desde que una referencia dada de alta informáticamente puede tratarse de forma operativa. ❚ Existencia de procesos largos, manuales, en que los impresos de las condiciones de los productos ofertados son puestos en conocimiento a los clientes, a través de las fuerzas de venta. ❚ Tratamiento manual de las BBDD de productos, que provoca una gran carga de trabajo. ❚ Indefinida estructura funcional interna de la compañía, es decir, la misma información

Reaprovisionamiento Eficiente en España)- generadas por una defectuosa planificación de las entregas y las descargas, las incidencias en la recepción, la falta de automatización en la recepción y la inexistencia de acuerdos de calidad concertada, dan lugar a sobrecostes muy importantes en las operaciones logísticas.

Además, dichas esperas impiden la optimización de las entregas con múltiples paradas; limitándose en la actualidad a una única parada o a dos como máximo.

En las operativas de cargas y descargas, manifestadas en la situación de partida, hay que destacar los siguientes puntos de ineficiencias: ❚ Dificultad en las entregas debida, por ejemplo, al rechazo de mercancía no acordada o devoluciones no programadas.

puede estar siendo tratada desde varios fren-

❚ Largas colas y esperas en las descargas.

tes distintos, generando problemas de alinea-

❚ Problemas con el paletizado de las unidades de carga.

miento de los datos.

❚ Ineficiencias en los procesos de chequeo y control de la mercancía recepcionada. ❚ Infrautilización de los recursos, con aumento de los costes, en actividades de control de

■ 2.2. SITUACIÓN DE PARTIDA EN OER: FACTORES DE INEFICIENCIA

recepción debidos a la necesidad de abrir las unidades de carga (palets, cajas y bultos), para llegar a obtener la información de la uni-

Las operativas actuales en las expediciones y recepción de mercancías son factores críticos dentro de los procesos logísticos de las compañías. Existen oportunidades de ahorro en la disminución del tiempo de carga y descarga, por ejemplo, con la puesta en práctica de mecanismos que permitan eliminar todos aquellos errores de entrada de información que se realizan manualmente.

dad de venta. ❚ En una progresiva incorporación de distribuidores con capacidad de lectura del EAN·UCC 128 en las recepciones, la falta de uso de las etiquetas estándares de transporte, con EAN·UCC 128, genera barreras e ineficiencias en las entradas de mercancías. ❚ En un nivel avanzado de intercambio automático de la información entre los interlocutores,

Las prácticas habituales, en recepción, son la revisión

la falta de uso del mensaje EDI EANCOM®

de la mercancía hasta llegar a la unidad de consumo,

DESADV (Aviso de Expedición) constituye

es decir, los operarios han de romper el palet e inclu-

otro elemento de generación de ineficiencias

so abrir las cajas, para llegar a dicha unidad. Además,

en la extensión de los procesos.

deben también introducir manualmente en los siste-

❚ Definición de las condiciones de descarga, es

mas datos como las fechas de caducidad y los núme-

decir, se producen malas prácticas con res-

ros de lote, con el consiguiente riesgo de error e

pecto a los transportistas por descargas no

incremento de tiempo en las operaciones.

estipuladas, trato inadecuado, etc. ❚ Procedimientos manuales como, por ejemplo, el chequeo de albarán y el control de entrada, que ralentizan el proceso de recepción.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

15

EJEMPLO DE INEFICIENCIAS EN LOS PROCESOS DE RECEPCIÓN APERTURAS DE CAJAS PARA OBTENER INFORMACIÓN DE LOS ARTÍCULOS

16

En esta situación de partida hay que indicar que el uso del EAN·UCC 128 y el mensaje DESADV (Aviso de Expedición), por parte de los fabricantes y distribuidores, aún es escaso y que, en ocasiones, existe una

■ "Son proyectos cuyo fin es la eliminación de errores que producen ineficiencias tanto en los procesos logísticos como administrativos a lo

cierta descoordinación en los criterios de utilización.

largo de toda la cadena de suministro". Josu

Esto se debe, fundamentalmente, a que existen dife-

Lesaka – UNILEVER FOODS (AGRA). ■

rentes puntos de vista: ■ FABRICANTE: aquellos fabricantes que usan las etiquetas de EAN·UCC 128, generalmente las utilizan para facilitar la gestión interna de sus almacenes.

¿Por qué se producen estas consideraciones?

Porque en la etiqueta EAN·UCC 128 conviven dos enfoques y necesidades diferentes: ❚ Identificación de los elementos del flujo físico a

■ DISTRIBUIDOR: cada uno de ellos solicita una eti-

través de códigos y características de los produc-

queta EAN·UCC 128 con aquella información que le

tos. (Postura más acorde con las necesidades de

interesa, desde una información mínima, basada en el

los distribuidores).

SSCC (Serial Shipping Container Code -Código

❚ Trazabilidad y seguimiento a lo largo de toda la

Seriado de la Unidad de Envío- o Matrícula de Palet),

cadena de suministro a través del transporte de

hasta toda una serie de datos en una misma etiqueta,

las mercancías con la información del número de

para facilitar, en la recepción, la captura de dicha infor-

pedido, origen, destino, etc. (Postura más acorde

mación.

con las necesidades de los fabricantes).

Es decir, se parte de una baja utilización de estas herramientas, de una visión de su utilización no demasiado clara y de necesidades y requerimientos marcados de forma particular por cada uno de los agentes.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DE LAS EXPERIENCIAS PILOTO

La descripción de estas prácticas se ha dividido en

Proceso de Pedidos-, en el segundo, se detallan las

tres apartados; dos de ellos incluidos en este capítu-

experiencias pilotos implantadas y los objetivos plan-

lo y un tercero, tratado en el quinto capítulo de este

teados por el grupo de empresas participantes dentro

informe. En el primer punto, se describe el alcance

del marco de esta mejor práctica, y, en el tercero

total de una mejor práctica -la Reingeniería del

(Cap. 5), se especifican los diferentes esquemas implantados en cada subpiloto.

OPORTUNIDADES OPERATIVAS: EL PROCESO DE PEDIDOS EFICIENTES IMPLANTACIÓN DE HERRAMIENTAS FACILITADORAS 18

OFERTA

FLUJO MERCANCIAS

DIA

S.S.C

DIA S.S.C.C.

: 384123

(00)3841

450000

2345000

001490

0001490

.C.:

3841

2345

0000

0014

DEMANDA

RAL Acuerdos Logísticos

FLUJO INFORMACIÓN

90

0 00149 50000 41234 (00)38

EAN·UCC 128 (SSCC)

EDI

"No existía un marco común que trabajara con todas las herramientas (La Ficha de Producto y el Aviso de Expedición - vía EDI - , la Etiqueta EAN·UCC 128 y la Ficha Logística RAL)* de forma conjunta y simultánea. Estos proyectos han significado el uso combinado de dichas herramientas, que no estaba definido, gracias al cual se obtendrán importantes mejoras en los procesos entre los agentes de la cadena de suministro".

Ignacio Casals – UNILEVER FOODS (AGRA). *) Ver Anexos: III: Conjunto datos mínimos intercambiados en el PRICAT (Ficha de Producto). IV: Conjunto datos mínimos intercambiados en el DESADV (Aviso de Expedición). V: El EAN·UCC 128. VI: La Ficha Logística RAL.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

■ 3.1. DESCRIPCIÓN Y ALCANCE DE LA REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS

Las oportunidades operativas surgen de la integra-

❚ El Alineamiento de los Ficheros Maestros

ción, ágil y fiable, a lo largo de toda la Cadena de

(AFM) de artículos, partiendo de los ficheros

Suministro, de los flujos de información y de mercan-

maestros de los fabricantes -evitando los errores

cías desde la Demanda hasta la Oferta.

desde la raíz del problema-. Establecer los proce-

La Reingeniería del Proceso de Pedidos tiene como objetivo reducir el tiempo del ciclo administrativo y logístico del pedido y eliminar los costes desde la emisión del pedido hasta su facturación, mediante la implantación de mejores prácticas que impactan en este proceso, como son:

dimientos y la integración de los sistemas que permitan la actualización de los ficheros maestros de los fabricantes y de los distribuidores, asegurando una comunicación ágil -sin interrupcionesentre ambos y con la mínima intervención manual. La utilización de mensajes EDI EANCOM® (PRICAT o Ficha de Producto) permitirá una comunicación más fluida entre las partes y facilitará la integración de los datos en los sistemas de ambos.

INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN VIA EDI FICHA DE PRODUCTO 19

PRICAT

Proveedor

Cliente

Es imprescindible que los ficheros maestros de los productos estén absolutamente alineados para poder disponer de la misma información en todas las partes que intervienen en la cadena. De esta forma, los emisores y receptores de ambos lados tienen la seguridad de que la información recibida es fiable y puede ser utilizada para optimizar tanto los procesos internos, como los administrativos y los logísticos (generación de pedidos, facturación, reaprovisionamiento continuo, gestión de inventarios, actualización BBDD, variaciones de las condiciones comerciales, etc.).

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ALINEAMIENTO DE FICHEROS MAESTROS INTERCAMBIO EFICIENTE DE LA INFORMACIÓN

Sistema Información Distribuidor

Sistema Información Proveedor

"Los errores cometidos durante el proceso de alineamiento de maestros, se propagan y multiplican a lo largo de toda la cadena de suministro, provocando ineficiencias y costes innecesarios. Por ello, el AFM constituye los cimientos de la relación fabricante y distribuidor".

Alfredo Colás – PROCTER & GAMBLE. ❚ La Optimización de la Expedición – Recepción

Concretamente, se tiene por objeto mejorar y agili-

(OER) de mercancías, mediante acuerdos logísticos

zar el proceso asociado a la expedición de mercancí-

EANCOM®

as mediante el seguimiento de la mismas a través

(DESADV o Aviso de Expedición y RECADV o

de la cadena de suministro (SSCC - Código Seriado

Confirmación de la Recepción), establecimiento y

de la Unidad de Envío: Identificador de aplicación

cumplimiento de las normas RAL - en los procesos

EAN·UCC 128 de Trazabilidad IA(00)) y la utilización

de entrega y recepción- y el seguimiento de la mer-

de mensajes EDI de comunicación (Aviso de Ex-

cancía a lo largo de la cadena de suministro con la uti-

pedición – DESADV, Confirmación de la Recepción –

lización del EAN·UCC 128, ligado a los mensajes de

RECADV) que permiten la conexión del flujo de infor-

aviso de expedición.

mación con el físico, facilitando además los proce-

de calidad concertada, mensajes EDI

20

Hay que indicar que dentro del proceso de relación comercial,

entre

Cliente

y

Proveedor,

la

Expedición–Recepción es el acto de materialización del compromiso adquirido por el proveedor de poner

sos de facturación como el cumplimiento de que la fecha de la factura sea igual o mayor que la fecha de entrega y la validación de la mercancía recepcionada y rechazada.

a disposición del cliente la mercancía solicitada a tra-

El SSCC o Matrícula de Palet, es un código estándar

vés del pedido, en la cantidad, lugar, momento y con-

que se asigna para identificar de forma única cada

diciones técnicas acordadas.

unidad de envío y que permite:

Los beneficios y mejores prácticas están en la garantía de la entrega exacta; mejorando y agilizando el proceso asociado a la expedición y recepción de mercancía. Para ello es necesario el seguimiento de la mercancía a través de la cadena de suministro y la mecanización de funciones asociadas (carga de camiones y recepción en centros de distribución y/o tiendas), además de la revisión de procedimientos (control de recepción, acuerdos de calidad concerta-

• Diferenciar la mercancía que contiene una unidad de transporte, respecto a otra con contenido idéntico o diferente.

• Recuperar información puntual de los movimientos y/o del contenido de la unidad de envío en cualquier punto de la cadena de suministro.

• Realizar operaciones tales como las de expedición y recepción de unidades de envío de contenido variable.

da, programación de recepciones, facturación en

En el punto de recepción, toda la información relati-

base a la confirmación de la recepción).

va a la mercancía de la unidad de envío puede relacionarse a través de la lectura del SSCC con el mensaje EDI Aviso de Expedición (DESADV).

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

El envío del mensaje DESADV permite que cuan-

Todo esto permite al receptor agilizar los proce-

do el transportista alcanza el muelle en el que el

sos de control (Calidad Concertada), realizar la

cliente recibe la mercancía, por ejemplo, éste ya

programación de las recepciones y del proceso

sabe -según indica el mensaje recibido vía EDI-

con el envío de la Confirmación de la Recepción.

cuántas paletas llegan, cuántas cajas hay en cada

Esta información facilitará y agilizará al emisor la

paleta, cuántas unidades de consumo hay en

entrega de la mercancía y la realización y envío de

cada caja, qué contiene cada una de ellas y otros

la facturación.

datos o características de los productos (fechas de consumo preferente o de caducidad, número de lote, fecha de fabricación, peso bruto o neto...).

LA OPERATIVA DEL OER ENTREGAS EFICIENTES

Aviso de Expedición SSCC1 SSCC2 SSCC3...

Proveedor

DESADV

RAL

Cliente

RAL 21

SSCC1 SSCC2 SSCC3...

S.S.C.C.:

S.S.C.

DIA S.S.C.C.:

3841234

5000000

1490

C.:

384123450000001490

DIA 90 0014 0000 2345 3841

0 00149 50000 41234 (00)38

(00)38412 34500000 01490

(00)384123450000001490

RAL Acuerdos Logísticos

Lectura SSCC: IA(00)

RECADV

Confirmación de Recepción

"El DESADV enviado por el Proveedor de forma anticipada a la recepción del pedido, permite al receptor-cliente (plataforma del operador, centro de distribución o almacén), planificar puertas de descarga, muelles, estanterías, recursos (personal y maquinaria de manutención) y envíos a tiendas, lo que conlleva una mejora sustancial de utilización de las infraestucturas".

Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

LAS RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGÍSTICA RAL

Son un conjunto de especificaciones acordadas y consensuadas por Fabricantes, Distribuidores, Operadores de Transporte y Transportistas, que buscan la eficiencia de los procesos y sus actividades, aportando valor y productividad a la globalidad de la Cadena de Suministro.

ACUERDOS RAL (ámbito): • Normalización de la Entrega-Recepción: La Ficha Logística • Unidades de Carga Eficiente • Almacén, Transporte y Manipulación • Embalajes Secundarios y Terciarios • Paletización

22

■ 3.2. DESCRIPCIÓN Y OBJETIVOS DE LAS EXPERIENCIAS PILOTO IMPLANTADAS

❚ A. EL ALINEAMIENTO DE FICHEROS MAESTROS (AFM) Como se ha visto, es la fase más importante por su impacto en todo el ciclo de pedidos. Por ejemplo, los procesos

relacionados

con

prácticas

de

Reaprovisionamiento Continuo (CRP –Continuos Replenishment-) parten de la necesidad de tener totalmente alineada la información, entre los interlocutores o agentes de la cadena de suministro.

■ "El Alineamiento de Ficheros Maestros ya fue identificado como una necesidad en el desarrollo e implantación de prácticas de CRP. De hecho podemos decir que una de las etapas de todo proyecto de CRP que requieren una mayor utilización de recursos está destinada a conseguir que las BBDD de producto de cliente y proveedor estén totalmente alineadas". Ignacio Arranz – PROCTER

&

GAMBLE. ■

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ASPECTOS CLAVES DEL ÉXITO Y APRENDIZAJES

Los pilotos de Reingeniería del Proceso de Pedidos

❚ Los grupos deben estar formados por equipos

han permitido llevar a cabo prácticas reales donde se

multifuncionales, es decir, con personal de los

han identificado todo un conjunto de aspectos claves

departamentos comerciales, marketing, siste-

destinados a asegurar el desarrollo y éxito de estas

mas, administración y logística y deben contar

operativas.

con la implicación total de la alta dirección de las

En este capítulo se han diferenciado dos apartados.

respectivas compañías.

En el primero se detallan todos aquellos Aspectos Claves, teniendo en cuenta el alcance total de la mejor práctica -Reingeniería del Proceso de Pedidos26

a partir de las experiencias acumuladas a lo largo del desarrollo del proyecto; mientras que en el segundo apartado se detallan los aprendizajes obtenidos de la implantación real de las prácticas.

"Cualquier proyecto que haya que extrapolar desde nuestra experiencia, siempre debe estar definido bajo la implicación de la alta dirección y, sobre todo, bajo la apuesta total de cada una de las direcciones operativas de Marketing, Comercial, Sistemas, Logística y Administración".

Luis Concha – C.C. PRYCA.

■ 4.1. ASPECTOS GENERALES ❚ La importancia del conocimiento frente a la técnica: la técnica es una mera herramienta para apli❚ La creación de relaciones entre proveedor, distri-

car el desarrollo de una metodología definida a

buidor y operador de transporte basadas en un

través del conocimiento. A destacar los siguien-

marco de colaboración, han permitido estable-

tes aspectos:

cer buenas relaciones incluso entre competido-

• El desarrollo e implementación de los procedi-

res; compartiendo no sólo los conocimientos sino

mientos de sincronización -en el intercambio

también las experiencias.

de la información- y la coordinación de los procedimientos internos en la definición de circuitos en las organizaciones, han de estar acordes

"Hemos olvidado y eliminado, en estos grupos, tanto las diferencias como las barreras entre unos y otros. Todos nos hemos adaptado a un modelo de gestión compartida en el desarrollo de sistemas eficientes que nos han aportado beneficios conjuntamente". Luis Concha – C.C. PRYCA.

con los nuevos procedimientos consensuados entre las partes (por ejemplo el mantenimiento de las bases de datos de las empresas en las altas, bajas y modificaciones de los artículos).

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

• El desarrollo de la parte técnica, como la generación e integración de los mensajes EDI, intercambiados con los sistemas transaccionales de las compañías: – Integración flexible del EDI, como herramienta facilitadora, con el sistema informático interno.

– Definición de perfiles en función del origen y el destino (personalización de la herra-

"En estos proyectos ha de existir una persona que lidere el proyecto, pero más importante es, que todo el mundo tenga claro que estos proyectos significan unos planes estratégicos de la compañía y que la compañía apuesta por ellos".

Luis Concha – C.C. PRYCA.

mienta).

– Interpretación única de los campos que se utilicen.

– Desarrollo técnico para la gestión de las operativas relacionadas con el flujo físico a través del EAN·UCC 128.

"En mi opinión, dentro de los pilotos de ECR, estos son los proyectos de carácter más simple o básico, a pesar de que tienen una gran repercusión en las actividades diarias.

Nos han aportado gran experiencia y conocimiento".

Carlos Lapuerta – KIMBERLY CLARK.

"Hace falta un liderazgo completo de la organización, desde un primer nivel hacia abajo, que permita la coordinación y el seguimiento continuo de los procesos comprometidos entre las partes".

Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.

❚ Es de importancia capital alinear al mundo comercial para la eficiencia en los procesos logísticos y comerciales. Es decir, hay que contar con su opinión en aquellas ineficiencias producidas, a lo largo de la cadena de suministro, por el incum-

❚ El alineamiento de ficheros maestros de artículos

plimiento de la normativa de codificación. Por

entre las diferentes compañías, es la base para el

ejemplo, el hábito de no cambiar el código de un

éxito de prácticas y procesos, como CRP, relacio-

determinado artículo cuando los parámetros logís-

nes comerciales vía EDI (pedidos, facturas), etc.

ticos del mismo (peso y volumen) han variado.

❚ La necesidad de establecer un mecanismo ágil,

❚ Acordar un procedimiento de trabajo conjunto

sin errores y estándar (por ejemplo en los pedidos

entre proveedor y distribuidor con sus correspon-

entre fabricante, operador de transporte y distri-

dientes

buidor), como son los mensajes EDI, frente a los

Contingencia y Soluciones (ver Anexo I), que

procesos semi-manuales como por ejemplo el

recoja todas las situaciones genéricas operativas

fax.

posibles que puedan generar incidencias en los

❚ En el caso de trabajar con Operadores Logísticos, estos son un agente básico, ya que actúan directamente de forma operativa, es decir, leen los Códigos EAN·UCC. De hecho, estos han de tra-

criterios

de

éxito

y

Planes

de

procesos establecidos junto a las soluciones acordadas como respuesta a las mismas.

■ "El AFM es ya una de las prácticas básicas y

bajar con los maestros de forma integrada, con

necesarias en el entorno comercial actual y va a

sus clientes, para tenerlos actualizados de forma

ser realmente imprescindible en el futuro". L.M.

permanente, por ello, es clave que estos agentes

González – C.C. PRYCA ■

tomen parte en el proyecto desde el principio. ❚ El Factor Humano es también determinante, ya que es necesaria la existencia de un liderazgo por parte de las personas implicadas.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

27

ASPECTOS ESPECÍFICOS DE LA OPTIMIZACIÓN DE LA EXPEDICIÓN-RECEPCIÓN

❚ Los acuerdos entre fabricantes y distribuidores respecto a un plazo mínimo entre el contacto comercial donde se establecen las condiciones

❚ Los costes asociados a las inversiones en infraestructuras, personal y procesos para abordar el alcance de estas prácticas.

comerciales y el inicio de la aplicación de las mismas, se ha de traducir en: • Cumplimiento de los plazos de entrega acor-

❚ Implicar desde el inicio al operador de transporte y personas relacionadas con el proyecto. ❚ La eliminación de los restos de pedidos (back–orders) y de la información posterior a la expedición de la mercancía (p.e. identicket) para facilitar y agilizar los procesos en estas prácticas. ❚ Necesidad de los Avisos de Expedición, a través de los mensajes EDI EANCOM‚ DESADV, como herramienta para la agilización del proceso de generación y recepción de pedidos: • Actualización de los stocks en base al Aviso de Expedición.

• Agilización de los recuentos de mercancía.

• Mensaje asociado al EAN·UCC 128: utilización del SSCC (Matrícula del Palet) para relacionar la mercancía recibida con su contenido en el Aviso de Expedición, integrándolo de una forma flexible con el sistema informático de la empresa.

dados.

• Reducción de los costes asociados a la cadena de suministro (producción y distribución). ❚ Criterios de decisión relacionados con los acuerdos de Calidad Concertada en la recepción (por ejemplo: muestreo sistemático, resolución de incidencias, etc.). ❚ Aplicación de las RAL, a través de acuerdos en calidad logística, como: • La paletización de los productos de cara a la configuración de la unidad de carga, a fin de aprovechar el máximo espacio de ocupación de la mercancía en el transporte. Por ejemplo, el tipo de paleta utilizada, el llenado de capas completas, la altura y el peso de la unidad de carga paletizada, el etiquetado y la información.

• La preparación de pedidos con embalajes modulares (con patrón, 600 x 400 mm.), que equivale a una mayor productividad en la manipulación y configuración de la unidad de carga

❚ Ir avanzando hacia la implementación y desarrollo de la Confirmación de Recepción, a través del mensaje EDI EANCOM®‚ RECADV, para facilitar los procesos de facturación y cerrar, así, el ciclo del pedido: • Estandarización de los múltiples mensajes de confirmación con que se comunican operadores logísticos y transportistas con fabricantes en la situación actual.

• Facilita el cumplimiento de que la fecha de la

(paleta o roll container). ❚ Aspectos organizativos, logísticos e informáticos, como son: • Programación de recepciones.

• Sistemas de preparación de cargas.

• Sistemas de etiquetado de paletas con EAN·UCC 128.

• Sistemas de trazabilidad de envíos.

• Sistemas de medición de resultados (KPI’s(*)).

factura sea igual o posterior a la fecha de

(*) KPI: Key Performance Indicator, son los indicado-

entrega y permite validar la mercancía recep-

res definidos y consensuados entre las partes, para

cionada o rechazada.

controlar el nivel de los parámetros estipulados en el

❚ Garantizar el grado de calidad mínimo de impre-

desarrollo de las prácticas. (Ver Anexo II).

sión de los códigos de barras para asegurar el 100% de lectura de todos y cada uno de los códigos de barras presentes en las etiquetas. Esto permite agilizar los procesos de captura de datos automáticamente, tanto en las operativas de carga como de descarga de las mercancías.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

29

❚ Codificar las agrupaciones y mantener la cadena logística completa en la BBDD de todos los participantes.

Ejemplo de ineficiencia operativa: El hecho de no identificar las cajas con un código y símbolo externos y, sobre todo, el hecho de que en las bases de datos del receptor de las mercancías no se contemple la relación entre un código de caja y su contenido, obliga a que en el proceso de recepción y verificación de las entregas tengan que romperse las cajas (o una muestra de ellas) para comprobar su contenido.

EJEMPLO DE CADENA LOGÍSTICA DE UN PRODUCTO IDENTIFICACIÓN DE TODA LA JERARQUÍA

Palet 100 cajas de 1 x 20 Envases de venta Caja de 1 x 20 Envases de venta

Envase de venta

Código EAN·UCC de palet Código EAN·UCC de producto

Código EAN·UCC de agrupación

33

"Estas prácticas han puesto a la luz ineficiencias debidas a la codificación de unidades de expedición (agrupamientos), ya que hasta ahora la única fijación de las empresas ha sido trabajar con el EAN 13 de la unidad de consumo”. Ignacio Casals – UNILEVER FOODS (AGRA).

❚ Utilizar correctamente la codificación de las cadenas logísticas completas de los productos para obtener las máximas ventajas del EDI. Los beneficios y ventajas claves son el resultado de conseguir la fiabilidad (calidad) de la información que se intercambia a fin de evitar procesos innecesarios.

Por ejemplo, el operador actualmente revisa la mercancía al 100%, las unidades/caja y las cajas/palet, además de introducir manualmente datos en los sistemas, como las fechas de caducidad, números de lote y fechas de fabricación. Si se asegura la calidad y fiabilidad de la información,

"Damos más valor al consumidor final, si en nuestros procesos tenemos un grado de fiabilidad elevado que asegure que el producto que llegue al consumidor final es fresco, en el sentido que cumple con las fechas de consumo preferente y caducidad.

Tenemos que pensar en el consumidor final, ya que puede ser, que con los procesos actuales, se teclee manualmente una fecha de caducidad errónea y se envíe al punto de venta con todas las consecuencias negativas que esto supone".

José Manuel Tejera – J SANTOS.

cada agente será responsable de su operativa, de tal forma que claramente el operador puede eliminar muchos procesos, llegando al concepto de recepciones ciegas a través de acuerdos logísticos.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

DESCRIPCIÓN DE LOS ESQUEMAS IMPLANTADOS

36

Para la implantación de las mejores prácticas descri-

cionados con el mantenimiento de la Base de Datos

tas en este capítulo, las empresas participantes han

de los productos.

establecido toda una serie de procesos, que abordan los flujos físicos y de información, tanto interna como externamente.

En función de la compañía, existen diferentes infraestructuras que gestionan la Base de Datos, que es controlada por un sistema centralizado homogéneo de

A partir de la información suministrada por las empre-

gestión (p.e. un ERP. Enterprise Resource Planning) y

sas del piloto, se han realizado los siguientes esque-

administrada por personal de codificación, marketing,

mas que describen los flujos de los procesos implan-

comercial y logística.

tados, en cada una de las experiencias piloto:

Principalmente los departamentos comerciales y de marketing, son los que definen y elaboran las fichas

■ A. AFM: TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS

de alta de los productos. Seguidamente, los departamentos de logística complementan dicha ficha con todos los datos logísticos de los mismos y luego esta información llega a los departamentos de sistemas

❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE UN PROVEEDOR: A fin de llevar a cabo la operativa definida, el proveedor ha tenido que estudiar los procedimientos internos y realizar una reasignación de funciones, que ha consistido en integrar y coordinar las diferentes fun-

(codificación, informática), que son los encargados de grabar todos los datos en los ficheros maestros (Base de Datos) de la compañía. Alcanzado este punto, se tiene toda la información disponible para que las áreas comerciales, ventas, presenten y oferten los productos a los clientes.

ciones y departamentos. Es decir, se ha requerido la

Cuando ya se ha alcanzado el acuerdo comercial con

integración y coordinación de las áreas comerciales

el cliente, siguiendo esta estructura y en función de

con las áreas de logística y sistemas.

los procedimientos internos, se genera el mensaje

A partir de esta reasignación de funciones, se esta-

PRICAT (Ficha de Producto).

blecen las responsabilidades y procedimientos rela-

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS

Sistema Centralizado ERP

Com er Mar c i a l ke Log ting ís Info tica rmá tic Cod ifica a ción

BBDD Productos

Comercial Ventas PRICAT

a Clientes

"Antes de la implantación de estos proyectos, existían funciones similares con procesos manuales, que se han vuelto a diseñar para dar paso a la automatización de los procesos, potenciándose la coordinación entre las diferentes áreas de la organización”.

Jordi Palmés – HENKEL IBÉRICA.

❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA:

El alta, modificación o baja de artículos llega vía PRICAT a la sede de PRYCA (Dpto. de Codificación e

Igual que en el caso de los proveedores, se han tenido

Informática) y el departamento de Codificación no

que establecer nuevos procedimientos internos para

trata dicho artículo hasta que los responsables de

implantar la operativa descrita en este capítulo.

Comercial y Logística lo han validado. Este procedi-

El circuito definido en el piloto es el mismo para cada

miento puede ser automático o manual.

uno de los proveedores involucrados, pese a que la

Una vez validado, codificación actualiza dicho artículo

relación es uno a uno. Es decir, el intercambio del

y transfiere toda la información al Sistema Informático

PRICAT es uno a uno. Cuando esté activo el servicio

de Datos de Artículos (S.I.1), el cual, a su vez, alimen-

de la BBDD Centralizada AECOC-Data (ver Anexo

ta a los sistemas informáticos de los Centros (S.I.2),

VII), PRYCA tendrá que estudiar de nuevo el circuito,

de Logística Nacional (S.I.3) y del Operador Logístico

ya que formará parte de dicho servicio como

(S.I.4).

Suscriptor del mismo.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

37

ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA TRATAMIENTO DE LOS ARTÍCULOS

S.I.

ESTACIÓN EDI

PRICAT

Proveedor

PRYCA Sede-Dir. Comercial Validación de Datos

PRYCA - Sede Informática - Codificación

S.I.1

PRYCA Informática - Codificación Informe con los datos del artículo

S.I.2

PRYCA Logística nacional Validación de Datos Datos del Artículo

38

Centros Pryca

S.I.3

S.I.4

S.I.2

Logística Nacional

Operador Logístico

Centros Pryca

❚ EJEMPLO PROCESO DE ALTA DE UN ARTÍCULO

Interfase Proveedor - PRYCA: 5. Acuerdo Comercial entre el departamento de ven-

Proveedor:

tas del Proveedor y el departamento comercial de 1. Diseño producto. Marketing genera documento de alta (datos comerciales).

PRYCA. 6. Envío del mensaje PRICAT del Proveedor a PRYCA

2. Logística complementa el documento con los

antes de un plazo máximo de tiempo pactado

parámetros (datos logísticos) para gestionar el

entre las partes, después del acuerdo comercial.

flujo físico de dicho producto.

❚ Concretamente, este grupo ha establecido como

3. Sistemas (dpto. codificación y/o informática) graba todos los datos en la Base de Datos.

4. Las áreas comerciales de Ventas están en disposición de ofertar el producto a los clientes.

objetivo un máximo de una semana después del contacto comercial. Además se ha acordado que en las fichas de alta de los productos, definidas por los comerciales de PRYCA, exista una casilla donde se refleje el compromiso por parte del proveedor del envío del PRICAT en una fecha concreta.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

ESQUEMA DE PROCEDIMIENTOS DESCRITOS EN EL EJEMPLO INTERFASE PROVEEDOR PRYCA

PROVEEDOR COMERCIAL MARKETING

LOGÍSTICA

SISTEMAS

COMERCIAL VENTAS

Base Datos Productos

Catálogo Oferta

PRYCA COMERCIAL SISTEMAS LOGÍSTICA MARKETING CODIFICACIÓN NACIONAL INFORMÁTICA

CENTROS TIENDAS

Datos Comerciales

T1 Datos Logísticos

Acuerdo Comercial

T2

40

BBDD Surtido

Envio (EDI) PRICAT

Informe Validar Datos

Validar Datos

T3 Actualizar Datos BBDD

ALINEAMIENTO DE MAESTROS Procesos Comerciales y Logísticos

Transmisión de Datos a: • Logística • Centros

Flujo Información

Flujo Mercancias T1: T2: T3:

Tiempo Interno de Alta del Proveedor.

Tiempo transcurrido entre el acuerdo comercial y el envío automático del PRICAT, desde el sistema informático del Proveedor.

Tiempo Interno de Alta del Distribuidor.

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

Asimismo, hay que destacar todos los aspectos rela-

■ B. OER: ENTREGAS EFICIENTES

cionados con los acuerdos logísticos establecidos entre los agentes. En este sentido, es importante disponer de Fichas Logísticas RAL (ver Anexo VI) firmadas con las plataformas y los almacenes.

❚ ESTRUCTURA OPERATIVA DE UN PROVEEDOR:

Por último, es importante recordar que deben diferenLa estructura operativa desde el punto de vista orga-

ciarse escenarios diferentes, en función del origen de

nizativo ha experimentado cambios para integrar y

la mercancía: fábrica, almacén, distribuidor y operador

coordinar tanto a los departamentos de la compañía

logístico.

como al personal externo involucrado (almacén y operador logístico).

A partir de esta adecuación de funciones, se han tenido que establecer los procedimientos relacionados con la operativa implantada. Por ejemplo, los procesos de pedidos pueden ser distintos, ya que en prácticas de CRP el modelo implantado puede ser el gestionado por el proveedor, y, por lo tanto, los pedidos ser salientes; mientras, por otro lado, puede darse la práctica más generalizada en la que los pedidos son entrantes,

Escenario 1: Fábrica - Plataforma Cliente El sistema integrado de gestión del proveedor planifica la distribución, a partir de la orden de pedido, emitiendo un listado (nota de entrega) de los palets de cada carga y determinando los productos que se tienen que expedicionar, tanto en lo que a palets homogéneos como a mixtos se refiere. Además, este sistema permite conocer la ubicación física de la mercancía almacenada.

es decir generados por el cliente. Sea cual sea el pro-

El sistema, coordinado con el sistema de gestión de

ceso de pedidos implantado, lo importante es tenerlo

almacén, listará asimismo los números de matrícula

integrado en el sistema de gestión central para su tra-

(SSCC’s) correspondientes para emitir las etiquetas

tamiento (planificación y distribución).

EAN·UCC 128 de las unidades de carga y generar los mensajes DESADV, para transmitirlos al sistema informático del distribuidor.

ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR ESCENARIO 1: FÁBRICA A PLATAFORMA CLIENTE

Sistema Centralizado ERP Orden de Pedido

Listado, Palets, Carga Núm de matrícula (SSCC) Etiquetas EAN·UCC 128 Fábrica-(Almacén) Sistema de Gestión

BBDD

DESADV

Sistema Distribuidor

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

41

Escenario 2: Operador Logístico-Plataforma Cliente

SALIDA MERCANCÍA: desde el sistema central del proveedor se emite una orden de entrega al operador,

En la plataforma del operador logístico del proveedor

de la cual, éste extrae un picking-list (hoja de prepara-

hay que diferenciar dos procesos: la entrada de la

ción de carga) donde se especifican los productos que

mercancía desde fábrica y la salida de las mercancía

se tienen que expedicionar, tanto en palets homogé-

hacia la plataforma del distribuidor.

neos como mixtos. Una vez preparadas las cargas, el

ENTRADA MERCANCÍA: normalmente, los palets

sistema de gestión del almacén del operador va gene-

homogéneos recepcionados, vienen con las Etiquetas

rando secuencialmente las etiquetas de palets con los

EAN·UCC 128 emitidas desde fábrica, con toda la

números de matrícula (SSCC’s) de aquellas cargas

información necesaria (número de matrícula, código

que no las traen de origen. Posteriormente, antes de

EAN·UCC, cantidad, número de lote, etc.. ).

la carga en el camión, existe un procedimiento de lec-

Finalmente, esta mercancía se ubica hasta su definiti-

tura de las etiquetas EAN·UCC 128, para controlar que

va expedición. En este contexto, es importante que el

la mercancía que se expide es realmente la que se

sistema de gestión del almacén del operador logístico

solicita y para generar el mensaje DESADV, que hay

trabaje de forma integrada con el sistema informático

que enviar al sistema del distribuidor. Es importante

del proveedor.

señalar que este procedimiento de control proporciona un alto grado de fiabilidad.

ESTRUCTURA OPERATIVA DEL PROVEEDOR ESCENARIO 2: OPERADOR LOGÍSTICO PROVEEDOR A PLATAFORMA CLIENTE

42 DIA

S.S.C

DIA S.S.C.C.

: 384123

(00)3841

450000

2345000

001490

.C.:

3841

2345

0000

0014

90

0 00149 50000 41234 (00)38

0001490

Mercancía sin o con etiqueta EAN·UCC 128

Fábrica Operador Logístico Proveedor

Nota de Entrega

Sistema Centralizado (ERP)

S.S.C.C.:

Sistema de Gestión Operador Logístico Proveedor

DESADV

Orden de Pedido

Sistema Distribuidor

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

384123450000001490

(00)384123450000001490

Etiquetas EAN·UCC 128 Núm. de matrícula (SSCC)

Estructura Operativa de PRYCA:

un escenario particular, en el que va a integrar en el futuro el mensaje RECADV, que confirma la recep-

También se han tenido que establecer nuevos proce-

ción, para que alimente el sistema informático interno

dimientos internos para implantar la operativa descrita

y así, por ejemplo, cuadrar el stock teórico y preparar

en este capítulo. Como se ha visto anteriormente, el

el casamiento automático de la factura del proveedor.

proveedor emite el mensaje DESADV (desde fábrica, almacén u operador logístico), una vez que el camión está preparado para su expedición con la carga para PRYCA. Aquí, se presentó la duda de decidir si era mejor enviar primero el DESADV a PRYCA y desde aquí al Operador, o bien directamente al Operador. En este piloto se ha decidido que los proveedores emitan directamente el mensaje al sistema informático de la plataforma gestionada por el Operador Logístico.

Hay que señalar que los procesos de recepción de mercancías descritos, tanto los relacionados con los flujos de información como con los flujos físicos, se han iniciado desde un escenario más simple para permitir una implantación gradual hacia escenarios más complejos, que alcancen la eficiencia y eficacia en las prácticas establecidas. En este piloto las empresas han abordado los procesos de recepción de mercancías, en tres etapas, en función del tipo de carga:

Una vez que se recibe el mensaje en la plataforma, se

1ª Etapa: Palets homogéneos (monoproducto).

planifica la recepción de esa mercancía (tanto desde

2ª Etapa: Palets multiproductos, ajustados a

el punto de vista humano, como mecánico operativo...), definida en el DESADV, para ser más ágiles en

capas completas.

3ª Etapa: Palets multiproductos, sin ajuste a

la recepción de dicha carga. Con la llegada del camión con la mercancía, se procede a la recepción y control de la mercancía mediante la lectura directa de las etiquetas Estándar EAN·UCC 128, a través de los números de matrícula (SSCC’s).

capas.

El grado de avance de las prácticas permitirá establecer los mecanismos para abordar cada una de las siguientes etapas, y así, a corto–medio plazo, poder tener establecidos los procedimientos de recepción

Finalizada la recepción de la mercancía y actualizada

de mercancías para todo tipo de cargas, con las con-

en los sistemas de información, PRYCA ha definido

siguientes oportunidades de ahorro.

ESTRUCTURA OPERATIVA DE PRYCA PROCESOS DE ENTREGAS

PROVEEDORES

OPERADOR DE PRYCA

LOGISTICA PRYCA

S.I.

Fábrica

S.I. S.I. DESADV S.S.C.C.:

RECADV

384123450000001490

(00)384123450000001490

Almacén Distribuidor S.I.

• ETIQUETAS EAN·UCC 128 • MATRÍCULAS DEL PALET • EAN-14

Plataforma Sur • Integración del mensaje • Preparación de Recepción • Recepción y Validación

Operador Logístico

REINGENIERÍA DEL PROCESO DE PEDIDOS. INFORME FINAL

• Integración del mensaje • Actualización de stock • Preparación para cuadre con factura

43