Auditoria administrativa pdf by Dayana Barrera

DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DAYANA VANESSA BARRERA HERRERA 221368 KEILA YULIANY CARREÑO LEÓN 221366 ANGIE VANESA RINCON SÁNCHEZ 221363

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECÓNOMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SEPTIMO SEMESTRE 2017

DOSSIER AUDITORIA ADMINISTRATIVA

DAYANA VANESSA BARRERA HERRERA 221368 KEILA YULIANY CARREÑO LEÓN 221366 ANGIE VANESA RINCON SÁNCHEZ 221363

ANET MAGRETH MUÑOZ VILLEGAS CONTADOR PÚBLICO

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECÓNOMICAS CONTADURÍA PÚBLICA SEPTIMO SEMESTRE 2017

La empresa FABRICA MADEKO LTDA abrió sus puertas a la ciudadanía de Ocaña, el 1 de septiembre del 2016, la misma nace de la necesidad de encontrar una nueva fuente de ingresos para los propietarios, en su búsqueda constante de nuevas formas de ingreso y siempre con la visión de generar fuentes de empleo. Busca nuevas alternativas de negocio, de allí surge la idea de crear la empresa MADEKO, realizando con anterioridad una análisis de todos los posibles riesgos que esto conlleva, ya que existe una fuerte competencia. El negocio fue creado con un capital propio y se ubica en la cra 27 # 6-19 barrio las Llanadas y el mismo que ha llegado a tener una buena clientela por la calidad de sus productos y la atención brindada al cliente. MISIÓN Somos una empresa dedicada a la fabricación de cocinas, muebles de baño, closet, muebles para oficina y en general, capaz de satisfacer las necesidades de los Ocañeros, ofreciéndoles un buen servicio para su comodidad y garantizando así un producto de excelente calidad, cumpliendo con nuestros valores y respetando las prioridades de cada cliente. VISIÓN En el 2022 seremos la mejor empresa de Ocaña en fabricación de cocinas, muebles de baño, para oficina, closet y en general; elegida por nuestras innovaciones en los productos y siendo reconocida en la región por su contribución de protección al medio ambiente. VALORES CORPORATIVOS TRANSPARENCIA: Realizando nuestra gestión de forma objetiva, clara y verificable. INTEGRIDAD: Actuando con firmeza, rectitud y honestidad. RESPETO: Respetamos las ideas, opiniones, derechos y dignidad de todos los profesionales y clientes. HONESTIDAD: Cumplimos con los más altos estándares de integridad, ética, imparcialidad y profesionalidad en nuestras acciones e interacciones cotidianas. INNOVACIÓN: Animamos la creatividad, abrazamos nuevos desafíos y buscamos activamente oportunidades para avanzar en nuestro campo. ASOCIACIÓN: Colaboramos de manera transparente y solidaria para compartir información, recursos e ideas para lograr objetivos compartidos.

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS        

Ofrecer al consumidor un producto de calidad a precio justo. Emplear tecnología de punta siguiendo estrictos procesos productivos que garantizan el cumplimiento de los más altos estándares de calidad. Proyectos de nuevas sucursales en el país. Aplicar planes de capacitación al personal. Disminuir los tiempos de fabricación, empaque, distribución y entrega. Mejorar el grado de satisfacción de los clientes. Aumentar la rentabilidad de la empresa. Reducir los gastos operativos de la empresa.

ORGANIGRAMA

Junta de Socios

Gerente

Secretaria

Dpto. Contabilidad

Dpto. Comercial

Dpto. Compras

Contador

Asesor de ventas

Jefe de compras

Dpto. Producciรณn

Jefe de operarios

Operario 1

Operario 2

Operario 3

POLÍTICAS DE CRÉDITO PROVEEDORES Y CLIENTES

POLÍTICAS DE CLIENTES

1. Precios   

Los precios de todos productos están expresados en pesos colombianos, Incluyendo el IVA y están sujetos a cambio sin previo aviso. La empresa se reserva el derecho de modificar algunas características de sus productos. Los gastos de envío que se generen serán pagados por el cliente.

2. Forma de pago: Se aceptan pagos con:   

Tarjetas de crédito Depósito bancario Efectivo

3. Atención al cliente   



Atender las llamadas de una forma profesional, cuando los clientes soliciten Información, presenten quejas o reclamaciones. Desarrollar una escucha activa, para informar y asesorar mejor al cliente, satisfacer sus necesidades y conseguir su fidelidad. Estudiar la situación del cliente para ayudarle a elegir el producto o servicio que mejor se ajusta a sus necesidades, asesorarle sobre la forma de pago o ayudarle a obtener el crédito solicitado. Realizar un seguimiento y control de clientes hasta su entera satisfacción. De esta forma podemos generar ventas de otros productos y servicios de la empresa. Detectar necesidades del cliente, para actuar como fuente de información y proponer en la empresa medidas de mejora.

POLITICAS DE PROVEEDORES   

Tener continuidad en el abastecimiento de la empresa. Evitar la duplicación de pedidos, reducir o eliminar los desperdicios, evitar tener productos obsoletos para malas gestiones de compras. Mantener los niveles de calidad de los productos.

        

Seleccionar adecuadamente a los proveedores de la empresa. Solicitar el envío de muestras antes de realizar la orden de pedido. Analizar si se acepta o no una nueva lista de precios. Realizar visitas periódicas a la competencia. Negociar descuentos y condiciones de pago. Visitar de manera frecuente los depósitos de la empresa. Realizar previsiones en la demanda para parame trizar cuando se compra. Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas. Aplicar estrategias que sean de utilidad en la gestión de lo que compra la empresa.

CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS Es intrínseco de la ética empresarial el garantizar y honrar siempre el cumplimiento de los compromisos adquiridos con nuestros Proveedores. Con este propósito los colaboradores que efectúen estos compromisos, escritos o verbales, deben estar facultados para ello. TRANSPARENCIA Y OBJETIVIDAD EN LOS PROCESOS DE COMPRA

El proceso de compra debe garantizar absoluta transparencia en la gestión de las compras, y objetividad en la toma de decisiones.

IGUALDAD DE OPORTUNIDADES A LOS PROVEEDORES Se debe garantizar la igualdad de oportunidades a todos los Proveedores para que oferten sus productos o servicios en un proceso de compra determinado. EVALUACIÓN DE PROVEEDORES Los Proveedores deben ser evaluados en su desempeño como tales de acuerdo a criterios de evaluación definidos por la Corporación y aplicados en función de las características del producto adquirido o servicio contratado al Proveedor. Para aquellos Proveedores que obtengan una calificación insuficiente o negativa se deberá tomar acción de regularización o de término de sus respectivos contratos según corresponda. FORMALIDAD EN LAS RELACIONES CON PROVEEDORES La relación comercial con Proveedores debe siempre ser formal y los acuerdos deben estar por escrito. A los Proveedores se les debe responder con prontitud y cortesía.

OPORTUNIDAD DE LOS PAGOS Se debe pagar a los Proveedores oportunamente de acuerdo a las condiciones pactadas en los respectivos contratos, sin distinción de Proveedor para agilizar y priorizar el proceso de pago que debe ser conocido por el proveedor. ESCUCHA A PROVEEDORES Se debe instalar la práctica de escuchar en forma sistemática y profesional a los proveedores, con el propósito de atender sus preocupaciones, sugerencias y reclamos que permita mejorar continuamente la relación con ellos. Para estos efectos se establecerán canales formales de comunicación. BASE DE PROVEEDORES ACOTADA Se debe promover el mantener una cantidad óptima de Proveedores por rubro de compra que asegure una sana competitividad y diversificación del riesgo para la continuidad de la operación.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES DE LA COMPAÑÍA

POLITICAS CONTABLES Inventarios NIC 2         

El costo de los inventarios se compone de su valor de compra, derechos de importación, transportes y otros impuestos y costos atribuibles a su adquisición. Los métodos de costeo permitido son PEPS, UEPS y PPP. Algunos países su normas tributarias restringen el método a PEPS. El costo de un producto o servicio debe ser reconocido como un gasto. Cualquier rebaja ya sea por pérdida o ajustes, debe ser reconocida como pérdida en el periodo en el cual se produce. Los descuentos comerciales y por pronto pago se constituyen en un menor valor de los inventarios. Deben ajustarse al valor más bajo entre su costo en libro y valor neto de realización. Este hecho genera un deterioro en inventarios. El valor neto de realización es el costo en libros, menos los gastos para su terminación y los gastos en la venta. Revelarse en los estados financieros las políticas relativas a inventarios, los métodos de costo utilizados, los montos y cualquier rebaja significativa producida en el periodo contable.

Depreciación NIC 27 y 28   

Todo activo tiene su vida económica, La vida útil debe estimarse considerando los factores: uso, desgaste físico esperado, obsolescencia y límites legales o de otro tipo para el uso de un activo. La vida útil y los activos depreciados deben revisarse periódicamente y las tasas de depreciación deben ajustarse para el periodo en curso y para los posteriores, si las expectativas son muy diferentes a las estimaciones realizadas. Flujos de efectivo NIC 7



 



La información sobre los flujos de efectivo de una empresa es útil para los usuarios de los estados financieros porque provee de una base para evaluar la capacidad de la empresa para generar efectivo y equivalentes de efectivo, así como para evaluar las necesidades de la empresa de utilizar esos flujos de efectivo. También para tomar la decisión de hacer nuevos aportes a la entidad. Debe ser presentado conjuntamente con el estado de situación financiera y estado del resultado integral, cambios en el patrimonio y las notas, para cada período requerido. Los conceptos utilizados en la preparación de los flujos de efectivo son los siguientes: - Efectivo: comprende dinero en efectivo y depósitos a la vista. - Equivalentes al efectivo: son inversiones de corto plazo altamente líquidas, que son fácilmente convertibles en cantidades conocidas de efectivo y que no están sujetas a riesgos significativos de cambios en su valor. - Actividades de operación: son las principales actividades productoras de ingresos para la empresa y otras actividades que no son de inversión o financiamiento. - Actividades de inversión: son las adquisiciones y enajenaciones de activos de largo plazo y otras inversiones no incluidas entre los equivalentes de efectivo. - Actividades de financiamiento: son las actividades que producen cambios en el tamaño y composición del patrimonio y del endeudamiento de la empresa. - Existen dos métodos para presentar los estados de flujos de efectivo, el método indirecto y el método directo. Se diferencian desde el proceso de elaboración, así: - El método indirecto solo se requiere de dos estados de situación financiera con sus cambios en las partidas, las cuales se conceptualizan en las actividades de inversión y financiación, las actividades de operación se parte de las utilidades del ejercicio disminuida con las partidas que no requieren efectivo o equivalente al efectivo. - El método directo, requiere de los dos mismos dos estados de situación financiera y del último estado del resultado integral con sus cambios en cada rubro, los cuales también se conceptualizan y conforman el estado de flujos de efectivo.

La diferencia entre los dos métodos se presentar en los flujos de efectivo por actividades de operación.

POLITICAS ADMINISTRATIVAS Todos los empleados de FÁBRICA MADEKO LTDA, asumirán las orientaciones y procedimientos que se establezcan en la Administración Central, basados en la orientación que suministre la Gerencia General, encaminados a vivir y practicar en la Empresa un estilo participativo, con base en trabajo en equipo y en un proceso de mejoramiento continuo.

En cumplimiento de estas políticas: desarrollamos políticas de Administración de procesos en todas las áreas de la Organización y la evaluación de sus resultados, procesos de personal, de selección, de inducción, de motivación y de capacitación para todo el grupo de colaboradores. HORARIO DE TRABAJO El horario de trabajo de distribuye de la siguiente manera la entrada es a las 8:00a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. MANUAL DE FUNCIONES

NOMBRE DEL CARGO: Junta de socios DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Junta de socios TIPO DE CONTRATO: Indefinido

FUNCIONES: -

Disponer de las utilidades sociales conforme a lo previsto en los estatutos y en la ley.

Estudiar y aprobar las reformas a los estatutos sociales.

Elegir y remover libremente al gerente y al subgerente.

Resolver todo lo relativo a la cesión de cuotas así como la admisión de nuevos socios.

Constituir las reservas que deba hacer la sociedad.

Examinar, aprobar o improbar los balances de fin de ejercicio y las cuentas que deba rendir el gerente.

NOMBRE DEL CARGO: Gerente DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Junta de Socios TIPO DE CONTRATO :Indefinido FUNCIONES: -

Planifica las acciones y tareas del equipo comercial.

Toma las decisiones de la empresa.

Dirigir y supervisar las actividades de la empresa.

Conocer cada una de las áreas y el funcionamiento de éstas.

Atender las quejas de los empleados, clientes y proveedores, por pequeñas que sean.

NOMBRE DEL CARGO: Secretaria DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Gerente TIPO DE CONTRATO: Fijo FUNCIONES: - Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todos estén informados. - Atender y orientar al público que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida y clara. - Ser una persona proactiva y organizada. - Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos. - Desempeñarse eficientemente en cualquier Área administrativa

NOMBRE DEL CARGO: Contador DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Gerente TIPO DE CONTRATO: Indefinido FUNCIONES: - Clasificar, registrar, analizar e interpretar la información financiera de conformidad con el plan de cuentas establecido para Fondos de Empleados. - Llevar el archivo de su dependencia en forma organizada y oportuna, con el fin de atender los requerimientos o solicitudes de información tanto internas como externas. - Preparar y presentar las declaraciones tributarias del orden municipal y nacional, a los cuales el Fondo de Empleados esté obligado. - Mantener las cuentas al día para saber el estado económico de la empresa. - Las demás que le asignen los Estatutos, reglamentos, normas que rigen para las organizaciones de Economía Solidaria.

NOMBRE DEL CARGO: ASESOR DE VENTAS DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Gerente TIPO DE CONTRATO: Indefinido FUNCIONES: -

Fija política de ventas y promociones.

Buscar e investigar nuevas estrategias de ventas del producto

Análisis e investigación de Mercados

Experiencias en técnicas de ventas

Analizar la rentabilidad de los productos en el mercado

Excelentes relaciones interpersonales

Estar presto a cualquier otra disposición

NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE COMPRAS DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Gerente TIPO DE CONTRATO: Indefinido FUNCIONES: -

Prospección, búsqueda y negociación de/con proveedores

Analizar periódicamente los precios de las materias primas, componentes o materiales

Control de calidad de las materias primas y componentes

Información a tiempo real del stock de la organización

Diseñar el área de compras

NOMBRE DEL CARGO: JEFE DE OPERARIO DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Gerente TIPO DE CONTRATO: Indefinido

FUNCIONES: -

Ordena y distribuye tareas de fabricación según calidades y habilidad, estableciendo prioridades.

Operación de máquinas y procesos.

Liderar equipo de personas.

Planificar procesos y procedimientos.

Realizar las demás funciones que le sean asignadas y que estén de acuerdo con la naturaleza del cargo.

Instruye a los operarios en cuestiones relativas a: procesos, manejo de máquinas y calidad.

NOMBRE DEL CARGO: OPERARIOS DEPENDENCIA/SUBORDINACION: Jefe de Producción TIPO DE CONTRATO: Indefinido FUNCIONES: -

Manejo de maquinaria para fabricación de muebles en madera

Elaboración de partes para muebles

Dominio de herramientas de medición

Lectura de planos

INFRAESTRUCTURA La empresa funciona en un local donde no muestra inseguridad tanto para los clientes como a los trabajadores.

RECURSOS TECNOLOGICOS         

Maquina circular Cepilladora Maquina múltiple Regruesadora Sierra de cinta Tupí o trompo Compresor de aire Tronzadora Torno de madera

PRODUCTOS Y SERVICIOS QUE OFRECE La empresa FABRICA MADEKO LTDA. Ofrece a su distinguida clientela muebles y todo lo relacionado con la decoración del hogar, en la cantidad solicitada.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORÍA PROPUESTA TÉCNICA Naturaleza: Auditoria administrativa Alcance: Área de operaciones Antecedentes: Nunca se ha realizado ningún tipo de auditoría Objetivos:  Sentar bases para la ejecución de la auditoria de manera puntual.  Establecer una dinámica de trabajo que permita una interacción fluida de las acciones.  Implementar una estructura de trabajo que ordene las iniciativas y los recursos con una visión integradora.  Lograr que la auditoria convierta las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Estrategias: El auditor realizara visitas periódicas para conocer el desarrollo de las actividades del establecimiento, mediante la observación dará un diagnóstico de los procesos que se realizan en el interior y el desenvolvimiento tanto del administrador como de los trabajadores. Justificación: Elaborar un diagnóstico del área de operaciones para evaluar su funcionamiento. Acciones: Aplicación de cuestionarios, cédulas, entrevistas y observación directa en el área a auditar. Recursos: Contador(s) Keila Carreño, Dayana Barrera, Angie Rincón Resultados:  Identificar los procesos utilizados en el establecimiento para proceder a estandarizarlos.  Tipificar los escenarios de acción en que se desempeña en el área de operaciones.  Elaborar recomendaciones y observaciones de orden administrativo para aplicarlas al área.  Emitir opinión sobre posibles irregularidades en el área.  Detectar los factores internos y externos que influyen en el funcionamiento del área. Asignación de la Responsabilidad: Contador(s) Keila Carreño, Dayana Barrera, Angie Rincón Capacitación: Instrumentarla a través de libros o documentales que se puedan adquirir, para estudiar con mayor detalle los pasos a seguir adecuadamente y si es

necesario acudir a su asesor respectivo; de la misma manera con esta información ayudarse para analizar las estrategias que se van aplicar en el proceso de auditoría. Actitud: La labor de investigación se realizará de la manera más objetiva y sin perjuicios por parte del auditor, con una actitud positiva, respetuosa, responsable y honesta. Diagnóstico Preliminar  Para enriquecer la documentación recabada se investigara sobre esta información para afirmarla y complementarla.  Elaboración de un diagnóstico sobre el estado actual del funcionamiento de la organización.  Se revisaran las actividades que realiza el personal para precisar si se llevan a cabo conforme las instrucciones del área.  Visitas programadas a la empresa para recolectar la información necesaria a través de entrevistas y aplicación de cuestionarios, así como información directa e investigación documental.  Los ajustes se harán de acuerdo con la planeación y para concretarlos, la propuesta técnica se someterá a un estudio por parte del dueño del negocio que a la vez hace de administrador, el mismo que nos dará la autorización para realizar las modificaciones procedentes.  La determinación de las acciones se apegará al programa definido.  Proponer mecanismos de acción que apoyen a la mejora continua.  El informe de auditoría de debe preparar de acuerdo con los resultados que se obtengan INSTRUMENTACIÓN Recopilación de la Información: La recopilación de la información se realizó con las herramientas diseñadas para ello. La correspondiente a estructura, misión y visión de la empresa fue proporcionada Por el titular de la organización. El resto de la información fue captado por el auditor en cédulas para la detección y registros de hallazgos y evidencias, así como el registro de aspectos relevantes. Técnicas de recolección: Decidí aplicar las siguientes técnicas, debido a la facilidad y rapidez de las mismas para obtener la información necesaria.  Investigación documental  Observación directa  Entrevista  Cuestionarios  Cedulas Medición: Esta actividad se basó en los siguientes indicadores: Indicadores Cualitativos: Proceso mediante el cual el área respectiva administra los recursos para generar los bienes y servicios requeridos por la organización.  Como promueve la rentabilidad de los recursos productivos.

 Forma en que estimula el respeto a las condiciones ambientales. Indicadores Cuantitativos: Con la aplicación de este indicador se pretende justificar cuántos trabajadores de toda la empresa están inmersos en las operaciones: Personal asignado a la producción / Total del personal Con este indicador se debe determinar el costo de producción de los artículos terminados: Costo de Producción Artículos / Productos terminados Con este indicador ase intenta conocer la cantidad de equipo y maquinaria al que se le da mantenimiento preventivo en relación con el total de la maquinaria y equipo del área: Mantenimiento preventivo de equipo y maquinaria / Cantidad de equipo y maquinaria Con este indicador se debe precisar el valor del equipo y maquinaria respecto al activo fijo de la empresa: Valor de los equipos y maquinaria /Activo Fijo PAPELES DE TRABAJO. Los papeles de trabajo a utilizar serán minutas, donde el auditor del equipo llevará un resumen de lo ocurrido durante el proceso de información necesaria para la auditoría. Evidencia. En las visitas que se realizó se comprobó: Evidencia Física  No existen señalamientos específicos en el área de operaciones  No existe un extractor de aire o ventilador que ayude a purificar el ambiente en la medida necesaria.  Algunas máquinas no se encuentran en funcionamiento. Evidencia Testimonial La opinión de tres clientes a los cuales se les realizó un pequeño cuestionario fue que el servicio en general, era bueno, pero faltan estrategias para cumplir con las expectativas del cliente y de esta manera satisfacer sus necesidades.

FABRICA MADEKO LTDA ÍNDICE Archivo Permanente Administración de la Auditoría Información Enviada Información Recibida

DE P/ T AP AP AP1. 1/1 AP2. 1/5

Archivo de Planificación

APL

Planificación Preliminar Programa de Auditoria Preliminar Entrevista al Gerente Entrevista con empleados Evaluación Control Interno Matriz Preliminar de Riesgo Reporte Planificación Preliminar

PP PP1. 1/1 PP2. 1/1 PP3. 1/1 PP4. 1/1 PP5. 1/1 PP6. 1/1

Archivo Corriente Planificación Específica Programa de Auditoría Específica Evaluación Control interno Reporte Específico

AC PE PE1. 1/1 PE2. 1/1 PE3. 1/1

Establecimiento Auditado Cedula Narrativa de Entrevista al Gerente Cedula Narrativa de Entrevista a Empleados Cedula Narrativa Cumplimiento Legal Cedula Aplicación Indicadores de Gestión Cedula Narrativa Listado del Personal Cedula Análisis de precios Cedula Flujograma de Procesos Cedula Horario de Trabajadores Cedula narrativa control de inventario Cedula narrativa área de despacho, servicio y facturación Cedula narrativa de procesos

EA EA1. 1/1 EA2. 1/1 EA3. 1/1 EA4. 1/1 EA5. 1/1 EA6. 1/1 EA7. 1/1 EA8. 1/1 EA9. 1/1 EA10.1/1 EA11.1/1

Seguimiento y Monitoreo Matriz de Seguimento Cédula de Seguimento y Monitoreo

SM SM1. 1/1 SM2. 1/1

Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos Hoja de Hallazgos

HH HH. 1/3 HH. 2/3 HH. 3/3

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP. AP1. 1/1 CIRCULAR

Ocaña, Octubre 29 de 2017

Sres. FABRICA MADEKO LTDA

De conformidad con el dueño del establecimiento se ha llegado al acuerdo de realizar una AUDITORIA ADMINISTRATIVA A LA ORGANIZACION DEL LOCAL , la misma que se les informa que se realizara a partir del de 1 de Noviembre al 30 de Noviembre del 2017 donde se designara al Auditor (a) KEILA CARREÑO a realizar el trabajo encomendado. A la vez quiero solicitarles su total colaboración y disponibilidad para proporcionar a la auditora toda la información necesaria, con el fin de cumplir con los plazos dispuestos. Por tal motivo solicito la siguiente documentación legal con el fin de desarrollar la auditoria (RUT, Certificado existencia de libros contables, Certificado cámara de comercio, Certificado Alcaldía – licencia de funcionamiento, Certificado seguridad social, Certificado uso del suelo, Certificado Bombero, Certificado sanidad, entre otros). Adicionalmente solicito manual de funciones y documentación estatutaria, políticas, procedimientos y estrategias que desarrolla el establecimiento para su adecuado funcionamiento. Igualmente requiero permiso para realizar entrevista a los dueños del establecimiento y empleados.

Atentamente,

__Keila

Carreño__

AP. AP2 1/6

AP. AP2 2/6

CAMARA DE COMERCIO DE OCAÑA

CERTIFICA QUE EL ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO FABRICA MADEKO LTDA ESTA MATRICULADO EN EL

REGISTRO MERCANTIL BAJO EL NUMERO 1408

VALIDO PARA EL AÑO 2016 PRESIDENTE EJECUTIVO

RENUEVE CADA AÑO SU MATRICULA MERCANTIL

AP. AP2 3/6

AP. AP2 4/6

Cuerpo de Bomberos Voluntarios Ocaña Personería jurídica No 46 de 1996.NIT.890.501.755-1 Calle No 35-40 Av.Fc.Fdez.de contreras línea de emergencia: 119-telefax (097) Entidad sin ánimo de lucro. Email:bomberos.ocaña@hotmail.com

Departamento de inspección y seguridad Recibo de inspección y seguridad Fecha de expedición:13 de agosto de 2017 Certificado numero: 123466 Nombre del establecimiento: FABRICA MADEKO LTDA Dirección: CR 27 N° 6-19 B. Las Llanadas Nombre del propietario: Angie Vanesa Rincón Descripción del pago: Efectivo Valor total: 250.000

año: 2017

valor: 250.000

Rafael Rodríguez Quintana ________________________ Firma autorizada

Este establecimiento fue revisado por el departamento de prevención y seguridad contra emergencias de conformidad a la ley 1575 del 2012 articulo 44

AP. AP2 5/6

AP. AP2 6/6

KDA AUDITORES Y CONSULTORES APL. DD1. 1/2 ORDEN DE TRABAJO Ocaña, Octubre 29 del 2017 Señores Fabrica Madeko

Cordial Saludo De conformidad con lo establecido en la carta convenio por mutuo acuerdo, de realizar una auditoria administrativa a la empresa FABRICA MADEKO Alcance: El examen de Auditoría Administrativa a realizarse a la empresa que cubrirá el período comprendido del 1 al 30 de noviembre del 2017. Objetivos:  Determinar los niveles eficiencia, efectividad y economía en la administración de la empresa.  Verificar el cumplimiento de las funciones por parte de cada empleado que labora en él.  Medir la efectividad de las tareas realizadas dentro de los procesos que se realizan diariamente.  Evaluar el control dentro del establecimiento y ver qué tan eficaces son los métodos actualmente utilizados para el mismo.  Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado en el área. Una vez realizada la Planificación Preliminar y la Matriz Preliminar con enfoque de auditoría debe formular los programas de auditoría, realizar la ejecución del trabajo en el campo hasta llegar al borrador de informe con el memorando de síntesis de borrador, mismos que deberán ser presentados. Atentamente,

__Keila

Carreño__

KDA AUDITORES Y CONSULTORES APL. DD1 2/2 FABRICA MADEKO

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP1.1/1 FABRICA MADEKO PROGRAMA DE AUDITORIA PRELIMINAR

Inicio: 1 noviembre 2017

Término: 30 noviembre 2017

Objetivo: Evaluar y definir la estructura organizacional de la empresa en tal forma que permita desarrollar las funciones y operaciones con eficiencia y control adecuado.

Procedimientos:

Núm. Actividad del Programa 1 Aspectos Generales 1.1. Programar y efectuar entrevista preliminar con el dueño de la empresa a efecto de oficializar la actividad y a sus empleados. 1.2 Solicitar para efecto de archivo permanente toda la información primordial del negocio, como son RUT, copias de afiliaciones de los trabajadores, entre otros. 1.3 Solicitar manuales de procedimientos existentes y precisar si están en operación y si son adecuados al funcionamiento actual. 1.4 Elaborar nota descriptiva de los procesos que realiza

Personal Ref. Responsable Auditor Auditor APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

Auditor

AP.AP1.2/3 AP.AP2.1/8

Auditor

AP.PP1.3/3

Auditor

APL.PP6.1/1

Fecha

2. 2.1

2.2

2.3

3.1

3.2

3.3

en el desarrollo de sus actividades. Levantamiento de Información Seleccionar los puestos a entrevistar, para ello tomar en cuenta la posición jerárquica y determinar si es posible hora y fecha Elaborar de preferencia en forma previa la temática que se abordará en la entrevista y si es posible hora y fecha. Revisar la información recopilada en la entrevista e identificar los casos que se deben ampliar o aclarar en su caso. Elaboración de un Diagnóstico conceptual y detallado.

Auditor Auditor

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

Auditor

APL. PP2. 1/1 APL. PP3.1/7

Auditor

APL.PP4.1/1

Analizar la Auditor información obtenida en la fase preliminar general realizando una cédula narrativa del proceso administrativo. Realizar una matriz de Auditor riesgo preliminar para evaluar el proceso administrativo. Depurar la información Auditor recopilada por medio de las entrevistas y considerar la más significativa para emplearla como referencia en el

APL.PP6.1/1

APL.PP5.1/1

transcurso de la actividad evaluatoria. 3.4

Estudiar la información Auditor generada en el proceso evaluatorio y elaborar como resultado un informe que contenga como mínimo el diagnóstico dirigido al negocio, el cual constate la labor desarrollada.

ELABORADO POR: Angie SUPERVISADO POR: Dayana Barrera Rincón FECHA: 2/11/2017

FECHA: 2/11/2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP2.1/1 FABRICA MADEKO ENTREVISTA AL GERENTE PERIODO: Del 1 Al 30 de noviembre de 2017 NOMBRE: Juan Carlos Vargas CARGO: Gerente FECHA: 3 de Noviembre de 2017 1. ¿Existe un sistema de organización en el cual las personas que trabajan en el establecimiento sepan sus responsabilidades? Si 2. ¿Al momento que usted supervisa el trabajo, sabe quien cumple cada función exactamente? No 3. ¿Se cuenta con un plan de planificación y motivación para el personal? Si 4. ¿Considera usted que las instalaciones del negocio son las más adecuadas para realizar su trabajo, tanto en las áreas de preparación del producto, bodega, despacho y facturación? Si 5. ¿Existe dentro de los procesos que se realizan un sistema de información adecuado que permitan tener información ágil y oportuna? Si 6. ¿El personal que trabaja cuenta con el perfil adecuado para realizar sus labores? Si 7. ¿Existe una persona responsable que supervise las actividades de cada trabajador? No 8. ¿Se cuenta con un plan de capacitación y motivación al personal? Si 9. ¿Está usted conforme con el trabajo que realizan sus empleados? Si 10. ¿Con que frecuencia reúne a sus trabajadores para conocer deficiencias? Cada 30 días 11. ¿Existen claramente detallados los objetivos propuestos? Si Elaborado Por: Angie Rincón Fecha: 3 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP3.1/1 FABRICA MADEKO ENTREVISTA AL PERSONAL PERIODO: Del 1 Al 30 de noviembre de 2017 NOMBRE: David García CARGO: Jefe de Compras FECHA: 3 de Noviembre de 2017 1. ¿Conoce usted las funciones exactas que tiene que desempeñar? Si 2. ¿Cuáles son sus funciones? Vigilar que se cumplan todos los requisitos al momento de realizar las compras de la empresa 3. ¿Existen problemas, que no permiten agilitar el trabajo? No 3. ¿Durante cuántas horas realiza su trabajo? 8 horas diarias 4. ¿Es remunerada por horas extras? Si 5 ¿Cómo se siente en las horas de trabajo? Satisfecho 6. ¿Considera usted que el salario que percibe va de acuerdo al trabajo que usted realiza? Si 7. ¿Cuenta con todas las condiciones necesarias para realizar su trabajo? Si 8. ¿Se siente identificado con el ambiente laboral? Si 9. ¿Cuenta con capacitación y motivación periódica sobre las funciones que desempeña? Si 10. ¿Cuenta usted con todos los derechos laborales? Si ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 3 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP4. 1/1 FABRICA MADEKO CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PERIODO: Año gravable 2016 No . 1

PREGUNTAS

RESPUESTAS SI NO OTRAS

PLANEACION ¿En quién recae la responsabilidad de la Planeación del local? ¿Se ha desarrollado estrategias para mejorar los procesos y de esta manera mejorar las ventas del local? ¿Cuenta usted con políticas alas que se deba regir para desarrollar ciertas actividades? ¿Tiene usted programas de trabajo para los días más complicados?

¿Existen niveles de jerarquía dentro de su negocio?

¿La visión de su X negocio constituye la declaración fundamental de sus valores, aspiraciones y metas?

¿La visión enmarca la X experiencia y un conocimiento profundo de su trabajo?

¿Considera la visión X como un atributo primordial a la planeación?

OBSERVACIONES

Dueño

No existe manuales de procedimientos

Solo tiene políticas compra y venta

Se necesita festividades

para

¿La misión es realmente X un agua de actuación?

¿El personal que trabaja dentro del negocio conoce los objetivos?

¿Se brinda capacitación permanente o por lo menos de manera semestral?

ORGANIZACION ¿La división y distribución defunciones es la correcta para su negocio?

¿El personal que trabaja X en su establecimiento tiene el perfil adecuado?

¿Cuenta usted con los X suficientes conocimientos para dirigir el negocio?

¿Cree usted que la organización estructural del negocio es la adecuada?

DIRECCION ¿Existe por parte la X suficiente capacidad de liderazgo?

¿La comunicación dentro del local es la suficiente?

¿Existe motivación para el personal que trabaja en su establecimiento?

¿Cuándo existe algún X conflicto se lo

soluciona rápidamente y de la mejor manera posible? 5

¿Para la toma de decisiones se cuenta con información rápida y oportuna?

¿Se creatividad innovación?

maneja e

CONTROL 1

¿Cuenta con un sistema X de información que le ayude a control las ventas diarias? ¿Dentro del establecimiento se cuenta con un manual defunciones y procesos? ¿Se cuenta con la suficiente capacitación para manejar la caja registradora?

Caja registradora

POR ELEMENTOS ESPECIFICO 1 ¿Las adquisiciones que se X realiza son controladas de acuerdo a las ventas? 2 3

¿Se maneja un control X de inventarios? ¿La distribución del espacio físico es el adecuado para el trabajo? ¿Cuenta con algún sistema informático para la contabilidad del negocio?

¿Se tiene un control de X proveedores?

¿Se ha planificado algún X proyecto a futuro?

De manera empírica

Manera empírica X

Mediante facturas

¿El servicio al cliente se basa en normas de procedimientos que estipule el local?

ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA:6 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP5. 1/1 FABRICA MADEKO MATRIZ PRELIMINAR DE RIESGO Periodo: Año gravable 2016

No.

Componente

RIESGO DE CONTROL Alto Medio Bajo

PLANIFICACION ESTRATEGICA 1 El local no cuenta con una X planificación estratégica debidamente elaborada, para que tanto sus trabajadores como la dueña tengan el conocimiento de sus objetivos.

ENFOQUE DE AUDITORIA Observación física sobre la planificación estratégica.

PROCESOS DESPACHO FACTURACIÓN 2

En el área de despacho y facturación todo se realiza con normalidad, la facturación se hace en la máquina registradora y la persona a cargo si sabe utilizar la correctamente; en lo que se refiere a despacho el servicio es bueno.

ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 6 de Noviembre de 2017

Se comprobara mediante inspección en un día de trabajo normal para verificar.

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AP.PP6. 1/1 FABRICA MADEKO REPORTE PLANIFICACION PRELIMINAR Periodo: Año gravable 2016 MOTIVO DEL EXAMEN. La Auditoria administrativa se realiza para evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los procesos administrativos de la fábrica Madeko Ltda. OBJETIVOS DEL EXAMEN.  Determinar los niveles de eficiencia, efectividad y economía en la administración de los procesos que se realiza dentro del local.  Verificar el cumplimiento de la base legal que está implantada en el local.  Medir la efectividad de las tareas operativas realizadas internamente, a través de la aplicación de indicadores de gestión.  Evaluar el control interno del establecimiento, a fin de mejorar los controles existentes para un adecuado desempeño.  Elaborar el respectivo borrador de informe como revelación y resultado del trabajo realizado. ALCANCE. El examen de Auditoría Administrativa a realizarse en la fábrica Madeko Ltda., cubrirá el período comprendido entre el 01 de noviembre al 30 de Noviembre del 2016. CONOCIMIENTO PRELIMINAR DE LA EMPRESA. El establecimiento cuenta con una persona responsable de la administración, que posee el perfil requerido para desarrollar todas las actividades referentes al manejo del negocio. Consta de cuatro áreas: Gerencia, carpintería, Caja, Servicios y son supervisadas por el administrador del local. ACTIVIDADES PRINCIPALES Las actividades principales que se desarrollan en la son las siguientes:  Preparar el producto para su venta.  Servicio al cliente.  Despacho, facturación y entrega del producto solicitado por el cliente NIVEL DE CONFIANZA. El nivel de riesgo dentro de la empresa es medio ya que no existe una organización establecida, que efectivice correctamente el trabajo que se realiza; lo cual produce algunas deficiencias significativas que retrasan el desarrollo normal de las actividades, por lo tanto el nivel de confianza detectado es medio.

CONCLUSIONES  No existe un control en los inventarios, por lo que se produce en ocasiones desperdicios.  Falta capacitación técnica para el personal, manipulación de elementos y caja registradora.  De las siete personas que trabajan dentro del establecimiento solo están afiliadas al Seguro Social tres, por ello podría tener conflictos. RECOMENDACIONES  Desarrollar un método de control interno en el cual se pueda analizar la reposición de inventarios, de acuerdo a las necesidades del local, con esto evitaremos desperdicios o que el producto se descomponga.  Estructurar un plan de capacitación y motivación anual que comprometa a todos los empleados a cumplir los objetivos de la empresa y a desarrollar sus actividades diarias con mayor satisfacción. Atentamente, Auditora, Keila Carreño

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.PE1.1/1 FABRICA MADEKO PLANIFICACIÓN ESPÉCIFICA Período: Año gravable 2016

N° PROCEDIMIENTOS REF PT OBJETIVO: Procesar y obtener la información suficiente, relevante, pertinente, que permita determinar los hallazgos encontrados para la presentación de conclusiones y recomendaciones. 1

Analice la AC.EA1.1/1 información obtenida y AC.EA2.1/7 presente una cédula narrativa de la entrevista realizada al dueño del local y empleados responsables de todos los procesos que se realizan. Verifique el cumplimiento de la base legal del local.

Proponga los respectivos organigramas funcional, estructural y personal.

Analice y evalúe a través de una cédula narrativa información obtenida en el listado de personal

Analice y compare los precios de la empresa con la competencia.

RESP Angie Rincón

FECHA OBSERVACIONES 3 de Noviembre de 2017

6 7

Diseñe los procesos de las áreas de:……… Verifique la estabilidad del personal en el registro de documentos del local.

Realice una evaluación de control interno del establecimiento.

Desarrolle la hoja de hallazgos como resultado de la auditoría realizada.

10 Elabore los papeles de trabajo que creyere convenientes. 11 Realice el respectivo borrador del informe de auditoría. ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 6 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.PE2. 1/1 FABRICA MADEKO EVALUACION CONTROL INTERNO PERIODO: Año gravable 2016 No .

COMPONENTES

PLANIFICACION No existen estrategias para funcionamiento de la empresa Existen políticas dentro de la empresa en compra y venta pero falta sustentar para el resto de actividades No existen programas de trabajo para las actividades fuertes del año La visión de la empresa se encuentra clara para el dueño y los empleados pero falta cumplirla en su totalidad La misión está bien definida dentro de la empresa ORGANIZACIÓN La división y distribución de funciones es eficiente El personal que trabaja si cuenta

PONDERACION

CALIFICACION

OBSERVACIONES No existen estrategias para funcionamiento de la empresa.

con el perfil adecuado La persona que está a cargo cuenta con el perfil adecuado para administrar el negocio La organización estructural del negocio es adecuado DIRECCION Si existe liderazgo por parte del dueño Existe motivación para los empleados del negocio Falta información oportuna para la toma de decisiones En momentos de conflicto se soluciona de la mejor manera los problemas. CONTROL

Se tiene un 10 sistema de información de ventas (caja registradora) Falta de 10 capacitación para los sistemas de información que existe.

ELEMENTOS ESPECÍFICOS Las adquisiciones 10 que se realizan se

controlan acuerdo a necesidades local.

de las del

No se tiene un 10 sistema para control de inventarios

170 ELABORADO POR: Angie Rincรณn FECHA: 6 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.PE3.1/1 REPORTE ESPECÍFICO PROCESO DE ADMINISTRACION PERIODO: Año gravable 2016 PLANIFICACIÓN: Dentro de esta etapa tenemos que la visión, misión, objetivos están bien planteados y se revisara en lo posterior que se cumplan. No se tienen estrategias definidas para el cumplimiento de nuestras metas.. A la vez que los procedimientos no tienen un documento donde se detallen los pasos a seguir de las actividades a desarrollarse diariamente.

ORGANIZACIÓN: La estructura de la empresa está formada por el organigrama estructural que nos demuestra que todo el control tiene una sola persona y desde allí parten las órdenes hacia los demás es de forma circular. El organigrama funcional nos ha especificado las funciones que debería realizar cada persona que labora en el local, y para ello hemos verificado teniendo como resultado que se cumplen. Los instrumentos técnicos con los que cuenta el local son adecuados para el funcionamiento del mismo en un 90%, ya que las necesidades del negocio demandan hacer cambios.

DIRECCIÓN: Con los que respecta a esta etapa falta comunicación en las decisiones que se toman por parte del dueño hacia los empleados. La motivación es económica para los trabajadores del local. El sistema de información con el que se cuenta es básico para lo que se refiere ventas. Falta creatividad e innovación para poder llegar a cumplir con el objetivo del negocio. CONTROL: Falta control dentro del negocio, en lo que respecta a inventarios, y en los procesos diarios de las actividades. No existe un manual de control interno que ayude a subsanar las deficiencias que se producen, por lo que el nivel de control es bajo y se podría caer en riesgo que perjudicaría a la empresa. ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 6 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA1. 1/1 FABRICA MADEKO CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA AL GERENTE Período: Año gravable 2016 Analice la información de acuerdo a las entrevistas realizadas al Sr Gerente Propietario: En base a la entrevista realizada se puede concluir que el área física del establecimiento no es precisamente la más adecuada para el trabajo que se realiza, pero se puede mejorar; esto ayudaría a brindar un mejor servicio y por ende mejorarían las ventas que justificaran la inversión que se vaya a realizar. Respecto con el medio de información con el que cuenta el local es bueno, pero no se lo ha explotado en su totalidad por la falta de capacitación hacia las personas que lo utilizan; es por ello que la información requerida para la toma de decisiones es un poco lenta y pueden existir confusiones. En cuanto a las personas que laboran aquí cuentan con el perfil necesario para realizar sus funciones correctamente, y han ganado la suficiente experiencia en el transcurso de estos dos años que el local está funcionando. Al supervisor le falta un poco más de entrenamiento para poder cumplir a totalidad con el trabajo encomendado. Se ha determinado que la capacitación se da por parte de los dueños lo cual no es malo, pero si hace falta un entrenamiento más técnico para los procesos que se realizan. El dueño no está satisfecho al 100% con el trabajo de sus empleados, por lo que se necesita de su presencia en el local estrictamente. Cruce de información con entrevistas realizadas √ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA:8 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA2. 1/1 FABRICA MADEKO CÉDULA NARRATIVA DE ENTREVISTA A LOS EMPLEADOS Período: Año gravable 2016 Análisis de la entrevista realizada a empleados: En base a la información obtenida de cada uno de los responsables se puedo definir que el horario de trabajo corresponde a ocho horas diarias, en ciertas ocasiones dos o tres horas más dependiendo de la cantidad de pedidos que se requiere despachar. Estas horas adicionales son remuneradas. Fuera de su horario de trabajo cuentan con un permiso de 30 a 60 minutos para tomar el lunch. Existe un ambiente de trabajo adecuado que permite desempeñar sus actividades normalmente, sin embargo consideran que debería aumentar su salario y desarrollar un plan de capacitación y motivación debido a su inexistencia Cruce de información con entrevistas realizadas √ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 8 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA3. 1/1 FABRICA MADEKO CÉDULA NARRATIVA DEL CUMPLIMIENTO DE LA BASE LEGAL Período: Año gravable 2016 En lo que respecta al local, en la verificación de los mismos que se realizó pudimos constatar que cuenta con todos los permisos requeridos y está al día en sus declaraciones. Con excepción de que solo se encuentran afiliadas tres personas a la EPS, por lo que podría desembocar en problemas para el local. √ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 8 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA4. 1/1 FABRICA MADEKO APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTION Período: Año gravable 2016 Visión = Empleados que lo conocen / Total de empleados

Misión = Empleados que la conocen / Total de empleados = Empleados que participan en su definición / Total de empleados Políticas = Políticas aplicadas / Políticas establecidas División y distribución de funciones = Empleados / Número de áreas. Sistema de Control = Controles automáticos / Total de controles √

ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 9 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA5. 1/1 FABRICA MADEKO CEDULA NARRATIVA DEL LISTADO DEL PERSONAL Período: Año gravable 2016

A continuación se presenta un análisis de la información obtenida del listado de personal donde consta: nombre y apellido, cargo, tipo de contrato, perfil profesional, funciones específicas: Los empleados que conforman el establecimiento tienen un contrato fijo lo que permite determinar la estabilidad laboral de los mismos. Cumplen con un perfil adecuado que permita cumplir con las responsabilidades asignadas. El personal que consta en nómina tiene horarios equitativos para el personal. √ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 9 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA6. 1/1 FABRICA MADEKO CÉDULA NARRATIVA DE ANÁLISIS DE PRECIOS Período: Año gravable 2016

Los precios en relación con el mercado son buenos debido a que no son más altos que la competencia; productos que ofrece la empresa son de buena calidad, ofrecen descuentos por compra en volumen o pronto pago.

ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 9 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA7. 1/1 FABRICA MADEKO FLUJOGRAMA DE PROCESOS Período: Año gravable 2016

ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 9 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA8. 1/1 FABRICA MADEKO CEDULA NARRATIVA HORARIO DE TRABAJADORES Período: Año gravable 2016

El horario de los trabajadores está estipulado de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 12p.m.

√ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 11 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA9. 1/1 FABRICA MADEKO CEDULA NARRATIVA CONTROL DE INVENTARIO PERIODO: Año gravable 2016 Dentro de esta área hemos verificado que no existe una persona responsable de verificar cual es la materia prima que se necesita para la elaboración del producto, no existe control y salen de la bodega sin previa revisión, y lo realiza cualquier empleado. √ ELABORADO POR : Angie Rincón FECHA: 12 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA10. 1/1 FABRICA MADEKO CEDULA NARRATIVA AREA DE DESPACHO, SERVICIO Y FACTURACION PERIODO: Año gravable 2016

Dentro de esta área de La empresa se encuentran la dueña en caja y despacho es la misma persona quien se encarga de cobrar. Se emiten facturas siempre y cuando el cliente lo necesite o de lo contrario se trabaja con los tickets de la caja registradora que son debidamente autorizados por la dueña. √ ELABORADO POR : Angie Rincón FECHA: 13 de noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES AC.EA11. 1/1 FABRICA MADEKO CÉDULA NARRATIVA DE PROCESOS PERIODO: Año gravable 2016 AREAS: Producción y Administrativa RESPONSABLE: Dayana Barrera FECHA: 15 de Noviembre 2016 OBJETIVO: Revisar los manuales de procedimientos y funciones con los que cuenta la empresa. COMENTARIO: Al momento de solicitar el Auditor Keila Carreño, los manuales de procedimientos y funciones, se ha detectado que cumplen con toda la normatividad administrativa. √ ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 17 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES HH. 1/3 FABRICA MADEKO HOJA DE HALLAZGOS No. 1 PERIODO: Año gravable 2016 PERSONAL DE LA EMPRESA QUE NO SE ENCUENTRA AFIALIADO AL SEGURO Condición. En la revisión de la base legal, solo se encontró que se encuentran afiliadas 3 personas de las 7 que trabajan en el local. Criterio. La estabilidad laboral de los empleados permitirá tener mejor nivel de desempeño dentro de sus labores diarias. Causa. La falta de recursos económicos no permite que la propietaria logre afiliar a todo su personal. Efecto. Los empleados no se sienten respaldados por la empresa y esto puede ser causa de molestias en ellos, lo cual no les permite desempeñarse al 100 % en su trabajo. Inconformidad y desmotivación por parte del personal, retraso generado por la falta de continuidad en el desarrollo de actividades provocando perjuicios para la empresa. CONCLUSIÓN El negocio no cuenta con una organización suficiente que le permita verificar sus ingresos, para poder brindar estabilidad laborar a sus trabajadores; debido a la falta de control que existe por parte de los dueños; lo cual genera que no se rinda al 100% dentro de cada responsabilidad que tiene los empleados perjudicando al negocio en el desarrollo de sus actividades. RECOMENDACIONES: Al Sr Gerente Propietario  Que se realice un análisis de los ingresos y gastos que se tiene y a la brevedad posible si implante un sistema contable para estar claros de las utilidades generadas por el negocio.  Afiliar al personal que falta, de lo contrario se podría llegar a tener problemas mucho más graves con el Estado lo cual perjudicaría gravemente al Sr dueño y su negocio; a la vez que sus empleados tendrían estabilidad laboral afianzando su seguridad dentro del trabajo, mejorando el ambiente laboral llevando a realizar sus funciones con más eficiencia y eficacia desembocando en un incremento de ventas que sería beneficio para la empresa. ELABORADO POR: Angie Rincón FECHA: 17 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES HH. 2/3 FABRICA MADEKO HOJA DE HALLAZGOS No. 2 PERIODO: Año gravable 2016 FALTA DE ADECUAMIENTO EN EL ESTABLECIMIENTO

Condición. Por observación se ha determinado que el adecua miento del local es ineficiente y hace falta realizar algunas mejoras. Criterio. El mejoramiento de la parte física del local sería de mucha ayuda para mejorar la presencia e incrementar las ventas. Causa. Por la falta de organización, no se sabe claramente las utilidades del negocio por lo cual no permite que se realice inversión en el mismo para mejorar su apariencia y así lleguemos a las metas planteadas. Efecto. La falta de una presencia del establecimiento provoca que no se cumpla con los objetivos de venta necesarios y no se llegue a toda clase de público que se desea. CONCLUSIÓN Le falta presencia al local, necesita que se realice un readecua miento el cual será conveniente para poder mejorar nuestras ventas y cumplir con los objetivos plantea dos, así como la misión y visión del mismo. RECOMENDACIÓN Al Sr gerente Propietario. Elabore un presupuesto donde conste una partida para el arreglo y mejoramiento del establecimiento.

ELABORADO POR: Angie Rincón

FECHA: 18 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES HH. 3/3 FABRICA MADEKO HOJA DE HALLAZGOS No. 3 PERIODO: Año gravable 2016

ACTUALIZACION DE EQUIPOS DE TRABAJO Condición. Los equipos con los cuales el local trabaja ya tienen funcionando desde que se inició el negocio y a pesar de los mantenimientos que se les ha dado , ya se necesita reponer alguno de ellos ; como por ejemplo el principal que es la maquina circular, que ya no abastece las necesidades del local Criterio. Si se mejora los equipos de trabajo se podría cumplir de mejor manera con las expectativas del negocio, ya que desde que inicio el local las ventas se han incrementado y el mismo equipo ya no abastece por completo. Causa. La falta de recursos por el mismo hecho de que no se realiza un presupuesto para mejoramiento del local. Efecto. Por la falta de actualización de los implementos del local se retrasa la entrega de los pedidos. CONCLUSIÓN Los pedidos a los clientes en días especiales como (feriados, navidad, fin de año) se retrasan o se tiene que realizar doble trabajo, lo cual provoca más costos para el local y molestia de los clientes. RECOMENDACIÓN. Al Sr Gerente Propietario De igual manera que se haga un presupuesto para poder tener una partida para lo que son arreglos y mejoras del establecimiento, con el objeto de evitar atrasos en las entregas y molestias en los clientes.

ELABORADO POR: Angie Rincón

FECHA: 19 de Noviembre de 2017

KDA AUDITORES Y CONSULTORES Señores FABRICA MADEKO LTDA. Ocaña Hemos practicado una auditoria de gestión sobre el área de operaciones, con un enfoque de evaluación de Control Interno y Panorama de Riesgos, para el año 2016. la administración es responsable de la elaboración y ejecución del Plan de Gestión y Resultados; de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el logro de los objetivos del establecimiento relacionados con información financiera oportuna, el cumplimiento de las leyes reguladoras que la afectan y las estrategias para la conducción ordenada y eficiente del negocio. Nuestra obligación es la de expresar opiniones, recomendaciones y conclusiones sobre el cumplimiento de los objetivos, metas y programas del plan de gestión y resultados del establecimientos, así como las estrategias para su ejecución eficiente. Realizamos el trabajo de acuerdo con las Normas de Auditoria aplicables a la Auditoria de Gestión, en las cuales se establecen los criterios, indicadores, características y modelos para la evaluación el ambiente de control interno y panorama de riesgos. Las normas de auditoria requieren que el trabajo se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre si el área de operaciones se ha conducido de manera ordenada en el logro de las metas y objetivos propuestos; el grado en que la administración ha cumplido los objetivos y programas de manera eficiente, efectiva y económica; y si es confiable la información que sirvió de base para el cálculo de los indicadores de desempeño en la evaluación del Plan de Gestión. RECOMENDACIONES  Se recomienda intensificar los controles por parte de los propietarios del establecimiento en el área de operaciones en el manejo de los productos con la finalidad de minimizar costos por desperdicios de la misma.  Establecer presupuestos mensuales para el manejo de elementos de acuerdo al volumen de ventas con el fin de evitar una reducción de reservas.  Establecer arqueos diarios por parte de los propietarios hacia los productos para un buen control y registro de compras a proveedores.  Capacitar y evaluar periódicamente a los asesores con el fin de mejorar la calidad del servicio ofrecido. CONCLUSIONES  Dentro del área de ventas, se encontraron algunas falencias poco significativas que representan un bajo riesgo para FABRICA MADEKO LTDA.

que si no se controlan oportunamente podrían afectar negativamente el Panorama de Riesgos de Establecimiento.  Existen controles suficientes que se deben intensificar por parte de los propietarios del establecimiento para llevar a cabalidad el Plan de Gestión del establecimiento y el logro de los Objetivos Corporativos. Atentamente,

_Keila Carreño_