Contenido Agradecimientos................................................................................ xv Introducción...................................................................................... xvii Capítulo 1 Creación de una presentación exitosa ................ 3 Cuente una historia ...........................................................................4 Determine el objetivo ...............................................................4 Identifique los puntos principales .........................................5 Elabore una narración atractiva ..............................................6 Agregue material de apoyo ......................................................7 Analice a la audiencia .......................................................................7 Determine quién es su público ...............................................8 Descubra la motivación de su público ..................................9 Estudie las instalaciones ........................................................10 Estúdiese a sí mismo .......................................................................11 Vea por qué está dando esta presentación ..........................12 Repase lo que sabe y obtenga lo que necesita ...................13 Planee la presentación ....................................................................14 Seleccione el método de presentación .................................14 Escoja los tipos de materiales de apoyo ..............................16 Prepare y entregue la presentación ..............................................17 Revise los pasos para estar listo............................................17 Cree la presentación ................................................................18 Prepárese para dar la presentación.......................................19 Desarrolle la presentación .....................................................20
Capítulo 2 Recopilación y estructuración de la información .................................................... 23 Encuentre la información ...............................................................23 Tenga acceso a su propia información .................................24 Obtenga información de sus asociados ...............................26 Busque otra información........................................................31 Organice la información.................................................................34 Clasifique la información.......................................................34 Decida qué decir y qué mostrar ............................................34 Seleccione el tipo de estructura ............................................35
ix
Cree la presentación ........................................................................36 Trabaje en una apertura ..........................................................38 Llene el cuerpo de la presentación .......................................39 Finalice con una conclusión contundente...........................42 Revisión final....................................................................................43 Tome en consideración al público ........................................43 Revise las instalaciones ..........................................................44 Determine si el objetivo se cumplió ....................................45
Capítulo 3 Creación del contenido de la presentación.................................................... 47 Use Microsoft Word ........................................................................47 Use Word ...................................................................................48 Inserte un esquema .................................................................54 Cree tablas con Microsoft Excel ....................................................55 Empleo de libros y hojas de cálculo.....................................56 Las hojas de cálculo.................................................................57 Ingrese texto en varias líneas ................................................59 Ingrese datos numéricos.........................................................59 Ingrese fechas ...........................................................................61 Agregue fórmulas ....................................................................62 Construya fórmulas.................................................................65 Cree gráficas con Excel ....................................................................66 Inicie el Asistente para gráficos ............................................67 Elija un tipo de gráfica ............................................................68 Seleccione datos para graficar ...............................................70 Modifique los elementos de la gráfica .................................73 Elija la ubicación de una gráfica ...........................................74 Identifique elementos .............................................................77
Capítulo 4 Comienzo de una presentación visual................. 79 Inicie con PowerPoint .....................................................................79 Cargue PowerPoint y abra una presentación .....................79 Trabaje con las vistas de PowerPoint...................................83 Personalice PowerPoint ..................................................................86 Trabaje con los paneles de tareas..........................................86 Trabaje con las barras de herramientas ...............................89 Obtenga ayuda .................................................................................91 Obtenga ayuda y realice búsquedas ....................................91 Termine su presentación de PowerPoint.....................................94 Guarde su presentación y salga de PowerPoint ................94
x
Guía rápida para crear presentaciones de negocios
Diseñe una apariencia estándar para sus materiales visuales ...........................................................................................96 Comuníquese con color ..........................................................98 Revise los aspectos del diseño ..............................................99 Cree una plantilla ..........................................................................102 Cree una presentación utilizando el Asistente para autocontenido .............................................................103 Use una plantilla de diseño predefinida ...........................105 Cree y guarde una plantilla .................................................107 Use una plantilla prediseñada ............................................108 Cree una plantilla de la nada ..............................................109 Cree una presentación a partir de una plantilla ..............110 Agregue contenido a una diapositiva ................................111 Utilice los patrones de diapositivas y de títulos......................113 Edite un patrón de diapositivas ..........................................114
Capítulo 5 Esquematización y modificación de diapositivas.........................................................121 Esquematice una presentación....................................................121 Cree un esquema ...................................................................122 Inserte un esquema desde otras fuentes ...........................127 Envíe el esquema a Microsoft Word ..................................130 Trabaje con diapositivas ...............................................................131 Navegue de diapositiva en diapositiva .............................131 Inserte una diapositiva .........................................................132 Duplique una diapositiva ....................................................134 Copie un diseño utilizando la función Examinar ...........135 Elabore una combinación de colores .................................136 Utilice un diseño de diapositiva .................................................140 Trabaje con texto ............................................................................144 Inserte y utilice marcadores de posición de texto ...........144 Fije y cambie la posición de los tabuladores....................149 Modifique el interlineado y el espacio entre párrafos ...149 Cambie fuentes, tamaño de fuente, color, estilo y efectos ................................................................................152 Alinee el texto.........................................................................153 Use Autoajuste .......................................................................153
Capítulo 6 Empleo de tablas, organigramas y diagramas.............................................................. 155 Elabore tablas .................................................................................155 Inserte una tabla ....................................................................155 Ingrese texto............................................................................162 Forme el texto .........................................................................162
Contenido
xi
Elimine una tabla...................................................................165 Utilice la barra de herramientas Tablas y bordes ............165 Inserte columnas y filas ........................................................165 Cambie el tamaño de columnas y filas ..............................168 Añada sombreado a celdas, columnas, filas o tablas ......170 Cree un organigrama.....................................................................171 Empiece un organigrama .....................................................172 Modifique el texto dentro de los cuadros .........................172 Inserte un cuadro ...................................................................174 Inserte plantillas con organigramas más complejos.......175 Utilice un estilo de Autoformato ........................................176 Inserte cuadros múltiples.....................................................177 Reorganice cuadros ...............................................................180 Cambie el diseño de un organigrama ................................181 Forme cuadros y contornos de cuadros .............................181 Forme las líneas de conexión...............................................183 Forme el texto .........................................................................185 Utilice el Zoom .......................................................................185 Utilice diagramas ...........................................................................186 Inserte un diagrama ..............................................................189
Capítulo 7 Creación y trabajo con gráficas.......................... 191 Trabaje con imágenes prediseñadas ..........................................191 Busque e inserte imágenes prediseñadas .........................191 Cambie el color de una imagen prediseñada ...................193 Recorte una imagen ...............................................................195 Cambie el contraste y brillo de una imagen.....................197 Administre clips con la Galería multimedia de Microsoft .........................................................................198 Busque una imagen prediseñada en Web .........................203 Despliegue la cuadrícula y las guías..................................205 Utilice Copiar formato ..........................................................206 Trabaje con gráficas y cuadros .....................................................207 Utilice gráficas ........................................................................207 Ingrese datos en la gráfica ....................................................213 Seleccione el tipo de gráfica.................................................214 Inserte líneas guía en una gráfica circular ........................216 Forme las gráficas...................................................................216
Capítulo 8 Efectos especiales y dibujo en PowerPoint..... 231 Trabaje con efectos especiales .....................................................231 Transiciones entre diapositivas...........................................231 Anime objetos y diapositivas ..............................................234
xii
Guía rápida para crear presentaciones de negocios
Utilice efectos especiales en el fondo de la diapositiva ..................................................................242 Oculte las imágenes de fondo del patrón .........................245 Utilice efectos especiales en el texto ..................................246 Dibuje en PowerPoint ..................................................................249 Dibuje una forma ..................................................................249 Dibuje una línea o flecha .....................................................251 Utilice Autoformas ................................................................251 Elabore una imagen invertida .............................................254 Asigne formato a formas ......................................................257 Gire o voltee formas ..............................................................262 Inserte un cuadro de texto....................................................263 Utilice el zoom .......................................................................263
Capítulo 9 Entrega de la presentación.................................. 265 Personalice su presentación.........................................................265 Carácter personal a la presentación ...................................265 Actualice su presentación ....................................................266 Déle energía a su presentación ...........................................267 Manejo del miedo..........................................................................269 Trabaje con el miedo mientras se prepara ........................269 Justo antes de hablar .............................................................270 Durante la presentación .......................................................272 Configure y ejecute presentaciones en PowerPoint ................274 Utilice una laptop para controlar la presentación ...........274 Haga una presentación con diapositivas en dos monitores....................................................................276 Utilice una herramienta de pluma .....................................281 Ensaye sus intervalos ............................................................284 Despliegue una pantalla en blanco....................................285 Incorpore notas durante la presentación...........................285 Elabore una presentación personalizada ..........................286
Índice.............................................................................................. 289
Contenido
xiii