Arquivo

Escola Secundária Cacilhas- Tejo

Arquivo Módulo 15

Trabalho realizador por: Ano letivo: 2013/2014

Débora Pinto nº6 Verónica Monteiro nº14

Professora: Cristina Santos

Almada, 7 de maio de 2014

Índice Introdução ………………………………………………………………………………………………….

Arquivo ……………………………………………………………………………………………………….  Noção ………………………………………………………………………………………………  Princípios do arquivo ……………………………………………………………………….

Pág. 4 Pág. 5-6 Pág. 5 Pág. 6

Tipos de Arquivo …………………………………………………………………………………………

Pág. 7-8

Organização dos Arquivo ……………………………………………………………………………

Pág. 9 - 14

 Rotina do Arquivo ……………………………………………………………………………. Pág. 11  Localização e Instalação do Arquivo …………………………………………………

Pág. 11

 Equipamento e acessórios ……………………………………………………………….

Pág. 12

 Conservação, Manutenção e Destruição……………………………………..……

Pág. 13

 Segurança ………………………………………………………………………………………..

Pág. 14

 Máquinas essenciais ………………………………………………………………………..

Pág. 14 - 18

Sistema de Classificação ……………………………………………………………………………

Pág. 15

 Classificação alfabética ………………………………………………………………. …

Pág. 17

 Classificação numérica ………………………………………………………………. …

Pág. 17-18

 Classificação ideológica …………………………………………………………………..

Pág. 18

 Classificações derivadas ou mistas …………………………………………………… Pág. 18 Posição dos Arquivos ………………………………………………………………………………….

Pág. 19

Codificação e Indexação ……………………………………………………………………………..

Pág. 20 - 21

 Codificação ……………………………………………………………..……………………..

Pág. 20

 Indexação …………………………………………………………………………………… …

Pág. 20 - 21

Funções do Arquivo numa Organização ……………………………………………………..

Pág. 22

 Funções do Arquivo …………………………………………………………………………

Pág. 22

Fichas e Ficheiros ………………………………………………………………………………………..

Pág. 23

 Fichas ……………………………………………………………………………………………..

Pág. 23

 Ficheiro ……………………………………………………………………………………………

Pág. 23

Eficácia do Arquivo ……………………………………………………………………………………

Pág. 24

Arquivo Tradicional e Informatizado ………………………………………………………

Pág. 25 - 26

 Arquivo Tradicional …………………………………………………………………………,

Pág. 25

 Arquivo Informatizado ……………………………………………………………………..

Pág. 26

Funções do Arquivista ………………………………………………………………. ……………..

Pág. 27 - 28

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A Organização de Dossiers e Ficheiros ………………………………………………………

Pág. 29 - 31

Novas Tecnologias de Informação e Comunicação ……………………………………

Pág. 32

Armazenamento e Recuperação de Informação ………………………………………… Pág. 33 Software para Arquivo ……………………………………………………………………………

Pág. 34

O Arquivo Eletrónico e a Microfilmagem …………………………………………………

Pág. 35 - 36

 Arquivo eletrónico …………………………………………………………………………..

Pág. 35

 Microfilmagem ………………………………………………………………………………

Pág. 36

Digitalização ……………………………………………………………………………………………..

Pág. 37

Base de Dados ……………………………………………………………………………………………

Pág. 38

Conclusão ………………………………………………………………………………………………….

Pág. 39

Bibliografia ………………………………………………………………………………………………..

Pág. 40

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Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, coordenado pela professora Cristina Santos. Tem como objetivo a pesquisa e análise dos diferentes tipos de arquivo e as suas caraterísticas, assim como a sua organização.

Realizámos este trabalho com recurso a uma aplicação do Windows Office, nomeadamente, o Word, a informação que este trabalho contém foi obtida através do recurso a documentos fornecidos pela professora, a pesquisas efetuadas na internet e ao manual “ Secretariado uma visão prática”.

Neste trabalho trata-se o tema arquivo, onde são abordados diversos assuntos, tais como: noção de arquivo; os seus princípios e as suas funções; sistema de classificação; eficácia do arquivo; arquivo tradicional e informatizado; funções do arquivista; novas tecnologias de informação e de comunicação, entre outros.

Ao longo do desenvolvimento do trabalho explicamos tudo sobre o arquivo de uma forma explícita e simples para um melhor entendimento dos assuntos.

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Arquivo Noção O arquivo é um conjunto de documentos organizados, preservados

produzidos por

ou

instituições

recebidos

e

públicas

ou

privadas, ou até mesmo pessoas físicas, no decorrer do seu negócio, das suas atividades específicas e no cumprimento dos seus objetivos, qualquer que seja a informação ou a natureza do documento.

Significa várias coisas:  O conjunto de tarefas que a nível individual, de grupo ou de sector; certificam a organização sistematizada da documentação; a conservação dos documentos e o acesso à consulta;  O conjunto de documentos que são preservados pela empresa segundo métodos de classificação e durante períodos de tempo pré-determinados pela lei ou pelas suas vantagens;  O local onde estes documentos são conservados.

Qualidades de um bom arquivo:  Facilidade e rapidez na localização e arquivamento;  Inviolabilidade;  Facilidade de identificação de fraudes;  Proteção contra o fogo;  Resistência à ação do tempo e ao uso para preservação dos documentos;  Duplicidade dos documentos importantes;  Custo razoável;  Ocupação de pequeno espaço;  Capacidade de expansão.

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Princípios do arquivo

• Observar a origem da documentação.

1º Respeito aos fundos ou proviniência

2º Territorialidade

• Obervar a localização geográfica da documentação.

• Consiste no Ciclo da vida documental.

3º Teoria das 3 idades

Para sistematizar os procedimentos a aplicar nesta área, será então necessário ter em conta os seguintes fatores: Natureza da informação

Suporte da informação

Validade da informação

Frequência de consulta

Se a informação assume um formato de texto, números, imagens, som, etc.

Em que tipo de suporte esta registada a informação (papel, CD, etc.)

Tempo de vida útil da informação, em função do seu interesse para os utilizadores.

Grau de interesse da informação para os utilizadores, o que determinará a sua localização.

Localização da informação dependendo da frequenta e do

Localização

sistema de consulta, bem como o espaço disponível para o armazenamento dos documentos.

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Tipos de Arquivo Podemos dizer que existem vários tipos de arquivos, tudo depende dos objetivos e competências das entidades que os produzem.

Os arquivos podem ser classificados em:  Públicos - federal, estadual, municipal;  Institucionais - escolas, igrejas sociedades, clubes, associações;  Comerciais - empresas, corporações, companhias;  Pessoais - fotos de família, cartas, originais de trabalhos.

Arquivos Especiais

Arquivos Especializados

• Guardam e organizam documentos cujas informações são registadas em suportes diferentes do papel: discos, filmes, fitas, etc.

• Guardam documentos gerados por atividades muito especializadas como os Arquivos Médicos, de Imprensa, de Engenharia, Literários e que muitas vezes precisam ser organizados com técnicas e com materiais específicos.

Principais arquivos públicos:  Tombos (arquivos centrais para onde são transferidos os documentos do Estado e das Autarquias - Torre do Tombo);  Arquivos dos Ministérios, alguns dos quais históricos;  Arquivos Distritais e Municipais (Lisboa, Porto);  Arquivos Particulares (Misericórdias, Hospitais, Igrejas).

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Tipo de suporte

Tipo de arquivos

Papel

Corrente Intermédio Definitivo

Informático (Discos rígidos; CD; DVD; USB; Disquete; etc.)

Corrente Intermédio Definitivo

Microfilme

Intermédio Definitivo

Caraterísticas O papel, ainda que financeiramente económico, não é o em termos ambientais. Requer um espaço considerável em comparação com os outros suportes e implica contacto físico por parte do utilizador, o que aumenta a rapidez da sua deterioração.

O registo da informação em suporte informático permite uma significativa economia de espaço e de tempo de consulta. É uma enorme vantagem, em detrimento dos outros suportes, ao permitir pesquisas rápidas por palavras-chaves, consulta à distância e a possibilidade de condicionar o acesso dos utilizadores por meio da atribuição de logins e palavras-passe.

Permite ainda que a informação se torne portátil e facilmente transmissível, a custos unitários insignificantes, facilitando também a sua edição e a cópia pelos utilizadores.

Ainda que económico em termos de custos de reprodução por unidade e de espaço de armazenagem, a opção pelo suporte microfilme pode determinar um investimento inicial significativo, em função dos equipamentos necessários à reprodução e consulta da informação.

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Organização do Arquivo A organização do arquivo serve para:

Planear e desenvolver atividades

Tomar decisões políticoadministrati vas/pessoais

Atender às necessidade s legais e técnicas

Evitar a repetição completa

Recuperar a história

Vantagens da organização de arquivos:  Racionalização do trabalho;  Aumento de produtividade;  A recuperação rápida e precisa;  O impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos;  A otimização de seus espaços físicos de trabalho;  O controlo do rumo de processos desde a sua geração até a sua destinação final;  A facilidade de transferência ou eliminação dos documentos;  A preservação e conservação dos documentos.

A organização do arquivo deve ser feita segundo:  O número de utilizadores e o pessoal disponível;  O volume da documentação e o tipo de utilização previsível;  O espaço físico e a localização estratégica.

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Quanto a forma de Organização dos arquivos:

Centralizados

•O arquivo encontra-se habitualmente centralizado num único setor e é comum aos vários serviços.

•Cada setor/pessoa tem em princípio a possibilidade de ter o seu arquivo próprio.

Havendo ou não duplicidade ou acesso informático por outros sectores ou pela Descentralizados administração.

• É a combinação dos dois sistemas anteriores, centralizando a coordenação e fiscalização do sistema geral e descentralizando a informação específica de cada Derivados ou departamento/setor. mistos

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O planeamento e a organização do arquivo devem ser feitos segundo:  O número de utilizadores e o pessoal disponível;  O volume da documentação e o tipo de utilização previsível;  O espaço físico e a localização estratégica.

Rotina do Arquivo A rotina do arquivo tem 5 passos:  Ler toda a documentação para a poder classificar;  Classificar de acordo com o método adotado na empresa;  Numerar ou codificar de acordo com o método adotado na empresa;  Agrupar o material com outros, conforme o código utilizado;  Arquivar, furar, colocar em pastas, etiquetar, etc.

Localização e Instalação do Arquivo A localização deve ser estratégica e que a instalação obedeça a critérios de funcionalidade cuidadosamente definidos que determinam o grau de eficiência e eficácia da utilização ao arquivo, para isso é fundamental:  O grau de centralização/descentralização do arquivo;  O nível de informatização;  O tipo e frequência da utilização prevista;  A ergonomia e a operacionalidade.

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A instalação deve ter em conta a/as:

Segurança

Medidas de conservação

Manutenção

Ventilação

Eliminação de ruídos

Escolha de equipamento e acessórios

Iluminação

A iluminação é bastante importante e deve ser cuidadosamente estudada, para eliminar reflexos ou cintilações, com possível gradação ou regulação e ecrãs dotados de filtros protetores.

A ventilação, grau de humidade e temperatura devem ser apropriados a conservação dos documentos.

A eliminação dos ruídos pode ser feita através da insonorização de paredes e soalhos, colocação de vidros duplos, etc.

Equipamento e acessórios  Estantes e armários As estantes e os armários habitualmente são ocupados por dossiers, cujas dimensões dependem naturalmente do espaço disponível e do volume das pastas a arquivar.  Pastas, arquivos e classificadores A documentação a ser arquivada é colocada em pastas, a que também se da nome de classificadores, arquivadores ou dossiers e cujos larguras de lombada e dispositivos de fixação são normalizados.

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Conservação, Manutenção e Eliminação A atualização e a destruição dos documentos são essenciais, de modo a evitar erros e a acumulação desnecessária.

Como resolver problemas naturais:  Pintura anticorrosiva de móveis metálicos;  Tratamento anti fungos de paredes e soalho;  Limpeza e desinfeção periódicas;  Utilização de ecrãs protetores;  Instalação de ventiladores, desumidificadores ou ar condicionado.

Prazos de conservação O prazo de conservação de um documento é o período que deve decorrer desde a data em que e elaborado até a data em que vai ser destruído.

Este prazo é normalmente fixado em anos, tendo em conta:

Os prazos de conservação funcional, são fixados pela própria empresa.

Os prazos de conservação (retenção) legal, que são fixados pela legislação.

Como processar a atualização:  Transferindo do arquivo ativo para o semiativo os documentos que deixaram deter interesse imediato;  Guardando no arquivo "morto" os documentos que, embora sem previsão de consulta, continuam a ter interesse para a empresa;  Libertando o arquivo de documentação ultrapassada, formação que deixou de ser necessária, pertinente correta.

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Segurança Como aumentar a segurança do arquivo:  Estabelecendo normas de acesso e utilização;  Restrição de consulta de documentos confidenciais, obras raras ou facilmente deterioráveis;  Proibição de fumar no local;  Introduzir dispositivos de retenção de documentos, e utilizar cofres, cadeados e fechos especiais.

Máquinas essenciais Os processos poderão também ser encadernados (por processo térmico ou com recurso a espiral, argolas ou arame duplo); os processos ou documentos (copias, rascunhos, notas, etc.) que não careçam de ser guardados, deverão ser eliminados com destruidora de papel, especialmente se forem de natureza confidencial.

Máquina destruidora de papel

Máquina de encadernar com arame duplo

Máquina de encadernar térmica

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Sistema de Classificação Os arquivos são normalmente classificados quanto a forma de organização, a frequência de consulta, a posição dos documentos e ao grau de informatização.

No âmbito da Teoria das Três Idades, a informação está divida em arquivos:

Ativos ou Vivos

Semiativos ou Semivivos

Inativos ou Mortos

Tem uma utilização frequente e estão Correntes localizados perto dos seus utilizadores – ex.: dossiers de trabalho.

Tem uma utilização esporádica e a sua localização é menos próxima dos Intermédios utilizadores – ex.: processos encerrados recentemente.

Tem uma utilização nula ou rara. São preservados em espaços distantes dos Intermédios ou Definitivos seus utilizadores, como armazéns, sótãos, caves, etc. – ex.: processos encerrados à alguns anos.

Os arquivos são normalmente classificados quanto:  À forma de organização;  À frequência de consulta;  À posição dos documentos;  E ao grau de informatização.

Quanto às entidades mantenedoras  Público: Federal / Estadual /Municipal.  Institucionais: Institutos educacionais /Entidades Religiosas/ Sociedades, Associações e Fundações.  Comerciais (Privados): Empresas/ Corporações/ Companhias  Familiais ou Pessoais

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Quanto à extensão da atuação:  Operacionais: documentos cujos processos de trabalho ainda não se concluíram (arquivos correntes)  Setoriais: ligados aos órgãos operacionais (arquivos temporário)  Centrais ou Gerais: locais para destinação final dos documentos correntes/ intermediários (arquivos permanentes).

O sistema de arquivo deve ser simples e útil, permitindo o seu futuro aperfeiçoamento, atualização e expansão.

Principais

Derivados

Alfabéticos

Alfanuméricos

Numéricos

Cronológicos

Ideológicos

Geográficos

Décimais...

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Classificação alfabética Baseia-se numa sucessão de letras do alfabético, e é usada como classificação de base ou complemento de outras classificações.

Critérios de ordenação:

Palavra por Palavra

• Se dois nomes se iniciam com letras iguais, ficam em primeiro lugar o que tiver menos letras

Letras por Letra •Consideram-se os nomes ligados como apenas uma palavra

Por apelido •Nesta ordenação, o apelido antecede o nome e a separá-los existe apenas uma virgula

Exemplos: Nomes

Por Apelido

Letra a Letra

Palavra a Palavra

Dr. Santos

Guedes, Santos

Guedes

(Dr.)

António Fonseca

Fonseca, António

ANTONIOFONSECA

António Fonseca

Joana Janeiro

Janeiro, Joana

JOANAJANEIRO

Joana Janeiro

Santos Guedes

SANTOSGUEDES

(Dr.)

Classificação numérica É muita utilizada para a ordenação de documentação comercial, atribui-se um número aos documentos que são recebidos e aos que são despachados.

Este processo é feito normalmente com um numerador, ou numerador/datador.

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Vantagens e desvantagens:  Codificação demorada e com riscos de erro, dificuldade em encontrar um documento  Fácil leitura e aplicação, fácil controlo e deteção do extravio de um documento

Classificação ideológica Esta também se pode chamar metódica ou analítica, trata-se de uma classificação por assuntos, temas ou ideias.

Vantagens e desvantagens  Tem possibilidade de intercalamento e de extensão  Difícil execução

Classificações derivadas ou mistas São sistemas de conjugação de duas ou mais ordenações, utilizando-as conjuntamente, e a que se da o nome de derivados, mistos, utilitários ou combinados.  Alfanumérico – Combina as vantagens da ordenação alfabética e numérica, utilizando normalmente a ordem a alfabética para a classificação e a ordem numérica para a busca.  Geográfico – É um sistema que apresenta uma grande utilidade para as empresas com várias filiais ou grande número de clientes dispersos por várias zonas geográficas.  Cronológico – É feito com base em datas de emissão, de receção, de vencimento, de aquisição, de vendas, etc.  Decimal – É também conhecido por sistema de Dewey, classificação decimal universal, constitui uma variante do sistema ideológico, método ou analítico.

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Posição dos Arquivos Verticais Os documentos são colocados verticalmente uns após os outros, fazendo-se a ordenação da esquerda para a direita e de cima para baixo.

Ex: Dossiers e caixas de cartão, videos, etc.

Horizontais São arquivados horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou armários com prateleiras.

Usam-se sobretudo para formatos superiores ao A4 ou em arquivos semi-activos/inativos.

Rotativos Os documentos são presos a um sistema que roda em torno de um eixo.

Pode ser combinado com o arquivo suspenso, sendo neste caso normalmente guardado em armário próprio.

Suspensos A documentação é colocada em pastas.

São muito processos.

usados

para

arquivos

de

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Codificação e Indexação Codificação Codificar baseia-se em identificar, isto é, um código através de um sistema de símbolos de modo a permitir a representação da informação, permitindo a deslocação de um documento sem alterar o significado da informação a que se refere.

O código pode ser em símbolos muito variados, mas os mais utilizados são os numéricos, 23 alfabéticos ou alfanuméricos, com as posições (grupos de elementos informativos separados ou não por espaços e sinais gráficos).

Para que a localização do documento seja mais eficaz e funcional utiliza-se frequentemente os códigos de cores, cortes laterais, dos separadores ou das fichas, indicadores, cavaleiros, pestanas, bolsas e quadros.

Indexação Indexar significa estabelecer o índice, isto é, a relação ordenada e metódica de uma matéria, de modo a facilitar a sua localização, busca e deteção de faltas.

Tipos de índices:  Alfabéticos - usados para endereços e listagens de nomes e lugares, etc.  Cronológicos - muito empregues em obras de história, cultura e civilização.  Ideológicos/numéricos - usados sobretudo em livros de estudo, obras técnicas e catálogos, apresentando a divisão do conteúdo em seções, partis, capítulos, etc.

Em termos de arquivo, os mais importantes são os índices de identificação das pastas e disquetes, os de localização do próprio material de arquivo (tradicional eletrónico) e os índices remissivos e de palavra-chave.

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A indexação processa-se em duas fases:

1. Reconhecimento dos conceitos que contêm informação: Apreensão do conteúdo total do documento; Identificação dos conceitos que representam esse conteúdo; Selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.

2. Representação dos conceitos em linguagem documental com o auxílio dos instrumentos de indexação: Servem ao indexador para indexar o documento; Servem ao utilizador para recuperar a informação; Contribuem para a uniformidade e consistência da indexação.

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Funções do Arquivo numa Organização Funções do Arquivo Os arquivos devem ser organizados de forma a que os documentos sejam armazenados com segurança, precisão e simplicidade.

As funções do arquivo são:  Armazenagem: Recolher, selecionar, classificar e catalogar os documentos em circulação que devam ser arquivados.  Integridade: Garantir a conservação e restauração dos documentos recolhidos.  Conservação e Precisão: Os documentos deverão ser de fácil acesso, ou seja, arquivados de forma que possam ser localizados com precisão.  Segurança: Os documentos arquivados são de extrema importância e para isso é necessário recorrer a cuidados, como por exemplo contra incêndio, roubo, extravio e deterioração devem ser prioritários.  Simplicidade: O arquivo deve ser compreendido por todos, pois o mesmo não se resume em guardar documentos, e sim, uma fonte de informação que tem como pretensão atender a todos.

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Fichas e Ficheiros Fichas São documentos sintéticos, normalmente com um formato e disposição gráfica normalizados e em material consistente (cartolina), que permitem a recolha organizada e sistematizada da informação essencial e a sua distribuição gráfica, de forma a facilitar a sua utilização e consulta.

Ficheiro É um conjunto de fichas com o mesmo formato e o mesmo tipo de informação, colocadas numa ordem previamente determinada em caixa, gaveta ou móvel próprio.

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Eficácia do Arquivo A eficácia do arquivo é medida basicamente:  Pela rapidez e segurança com que os processos chegam às mãos dos requisitantes;  Pela frequência com que são feitos os pedidos.

Os índices dessa eficácia são:  O movimento do arquivo, que se define pela relação entre o número de documentos requisitados por ano e o número de documentos arquivados.  A organização do arquivo, que é encontrada, confrontando o número de documentos procurados com o número de documentos não encontrados.

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Arquivo Tradicional e Informatizado Arquivo Tradicional Pequenas empresas acumulam vários tipos de dados, tais como informações financeiras relativas a receitas e despesas e dados sobre os funcionários, clientes e fornecedores.

Organização de arquivos tradicional descreve o armazenamento de dados em arquivos de papel, dentro de pastas e armários.

Organização de arquivo eletrónico é uma alternativa comum para arquivamento de papel, e cada sistema tem suas vantagens e desvantagens.

Vantagens do arquivo tradicional:  Complexidade - Os sistemas de arquivamento tradicionais são menos complexos do que os sistemas eletrónicos, o que pode tornar mais fácil para pessoas não manipularem os dados do documento.

Desvantagens do arquivo tradicional:  Segurança de Dados - Os arquivos eletrônicos são geralmente acessíveis, isto é, é possível uma pessoa não autorizada ter acesso a dados eletrónicos através da Internet como o hacking.  Tempo de acesso- O tempo para poder ter acesso aos documentos leva alguns minutos, se não horas para localizar alguns arquivos em um sistema de grande papel. Já os dados eletrónicos criam mais facilidade na localização do documento.  Edição e Comunicação - O arquivo em papel, muitas vezes não pode ser editado diretamente. Para distribuir os dados em arquivos de papel, os usuários devem e- mail, fax ou digitalizar os dados.  Ordem de Dados - Se alguém acidentalmente colocar um arquivo no lugar errado, como por exemplo no armário errado, em cima da secretária. Estes

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acidentes podem originar perdas de dados ou a criação de cópias adicionais de arquivos.

Arquivo Informatizado Características:  Possibilita fazer consultas por nome do documento, período, data, assunto ou número de caixa;  O cliente, através da Internet pode ter acesso de uma forma simples e imediata aos documentos da sua empresa;  Possui

menus de

múltipla

escolha

permitindo

inclusões,

consultas,

movimentações e emissão de relatório;  Controla a periodicidade dos documentos a fim de determinar a data de destruição;  Permite controlar o arquivo de várias empresas;  Emite relatórios.

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Funções do Arquivista O arquivista deve:  Selecionar a documentação recebida e emitida;  Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar;  Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação;  Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados;  Atualizar e apurar o arquivo.

Compete ao arquivista:  Selecionar a documentação recebida e emitida. E necessário saber fazer a triagem correta dos inúmeros documentos que diariamente chegam á empresa, separando os que realmente necessitam de ser arquivados;  Dar entrada, registar e classificar/codificar/sinalizar os documentos a arquivar. O registo é feito de forma cronológica e a classificação segundo critérios pré-definidos.  Ordenar e arquivar os documentos, de forma a facilitar a sua busca e garantir a sua preservação e Conservar os documentos, guardando-os em locais adequados;  Atualizar e destruir o arquivo, reorganizando-o e libertando-o de elementos ultrapassados ou desnecessários, de acordo com os prazos estipulamos na lei.

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Vantagens:

Racionalização do aumento de produtividade

A recuperação rápida e precisa

O impedimento do acréscimo indiscriminado do volume de documentos

A otimização de seus espaços físicos de trabalho

O controlo do caminho de processos

Destino final dos documentos

A facilidade de transferência ou eliminação dos documentos

A preservação e conservação dos documentos;

Preparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência

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A Organização de Dossiers e Ficheiros A organização e informatização de arquivos é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controlo do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por intermédio da implantação de sistemas de organização e gerenciamento de arquivos.

Objetivos da organização de arquivo:  Facilidade de criação de arquivo e manutenção;  Meios eficientes de armazenar e recuperar informações.

A seleção de um método em particular depende de:  Tipo de aplicação;  Método de processamento;  Tamanho do arquivo;  Arquivo com capacidades de informação;  Arquivo de volatilidade;  O tempo de resposta.

Métodos de arquivo das organizações:  Acesso sequencial Os registos são dispostos na ordem cronológica (ascendente ou descendente) de um campo chave onde pode ser numérico ou ambos.

Vantagens: 

Simples de entender;



Fácil de manter e organizar;



Carregando um registo requer apenas a chave de registo;



Barato;



Fácil de reconstruir os arquivos;



A proporção de registos do ficheiro a ser processado é elevada.

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Desvantagens: 

Arquivo inteiro deve ser processado, para obter informações específicas;



Taxa de atividade muito baixa armazenada;



Operações devem ser armazenadas e colocadas em sequência antes do processamento;



Impossível lidar com inquéritos aleatórios.

 Acesso direto (organização aleatória ou relativa) Arquivos são armazenados em dispositivos de acesso direto de armazenamento, como discos magnéticos, usando uma chave de identificação.

Vantagens: 

Vários arquivos podem ser atualizados ao mesmo tempo durante o processamento de transações;



Transações não precisam de ser classificadas;



Registos existentes podem ser alterados ou modificados;



Muito fácil de lidar com questões aleatórias;



Mais adequado para aplicações interativas online.

Desvantagens: 

Os dados podem ser apagados acidentalmente ou por escrito, a menos que precauções especiais sejam tomadas;



Risco de perda de precisão e violação de segurança.;



O uso eficiente de espaço de armazenamento;



Hardware e software caro são obrigatórios;



Alta complexidade na programação;



Fazer download do arquivo é mais fácil quando comparada com a do método sequencial.

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 Acesso indexado sequencial Os registos são armazenados sequencialmente num disco, ou seja, acesso direto ao dispositivo magnético e aos dados que são acessíveis aleatoriamente e em sequência.

Tem acesso de indexação e autorização dos registos selecionados sem pesquisar o arquivo inteiro.

Vantagens: 

Permite uma utilização eficiente e económica de técnica de processamento sequencial quando a taxa de atividade é elevada;



Permite acesso rápido aos registos, de uma forma relativamente eficiente quando esta atividade é uma fração da carga de trabalho.

Desvantagens: 

Recuperação lenta, quando comparada com outros métodos;



Não usa o espaço de armazenamento de forma eficiente;



Hardware e software utilizados são relativamente caros.

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Novas Tecnologias de Informação e Comunicação Com a evolução das novas tecnologias, os documentos têm levado uma maior procura de soluções adequadas para dois grandes problemas:

A escassez de espaço para armazenar tanta documentação

A necessidade cada vez maior de partilha da informação, que permita uma tomada de decisões rápidas

É no sentido de procurar gerir a explosão documental que surge a Gestão Eletrónica dos Documentos - GED que tem as seguintes funções principais:  Entrada de documentos;  Tratamento de documentos;  Armazenamento de documentos;  Acesso aos documentos.

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Armazenamento e Recuperação de Informação Para arquivar, como sabemos, há que proceder á retenção da informação relevante, à classificação/codificação dos documentos e á escolha do método de armazenamento.

O arquivo eletrónico é constituído por um sistema de informação, esta encontra-se retida em disco, quer a partir de dados criados por introdução direta, quer pela receção de correio eletrónico. A informação recebida por meios que não correio eletrónico pode ser passada por um leitor ótico de caracteres (OCH), sendo assim introduzida no sistema informático, e passando a estar disponível através das VDU. O armazenamento pode ser feito através de discos óticos ou de discos compactos.

Estes últimos são sobretudo utilizados para arquivo de dados fixos, uma vez que a informação neles introduzidos não pode ser alterada posteriormente. Há ainda cartões laser, de formato e dimensões semelhantes aos dos cartões de crédito, ideais para deslocações e arquivo de manuais técnicos.

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Software para Arquivo Existe software destinado para o arquivo eletrónico que possibilita a gestão dos documentos, desde a sua criação até ao arquivo.

Estas soluções são utilizadas sobretudo para arquivo corrente e existem sistemas complementares para arquivo definitivo, geralmente combinando o arquivo eletrónico e a microfilmagem.

Exemplos de softwares:  Ellenix da SMD  Ofice da Papelaco  Archive da Efacec

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O Arquivo Eletrónico e a Microfilmagem Arquivo eletrónico O problema do espaço, provocou a necessidade de um processo de armazenamento que exigisse menor volume para os arquivos e ficheiros, facilitando simultaneamente o seu acesso e consulta. A solução dada pelas novas tecnologias surge com a micromática e a micrografia. A micromática tem como base a informatização da informação. A micrografia consiste na miniaturização das páginas de documentos, livros, revistas, etc., e tem como suporte o microfilme.

Vantagens do arquivo eletrónico Além da redução de volume e compactação da informação, o arquivo eletrónico permite:  Localizar quase instantaneamente um documento, respondendo com rapidez a qualquer pedido de informação;  Transmitir a informação para qualquer terminal conectado;  Uniformizar e manter atualizada aceder a todos os departamentos;  Obter cópias de boa qualidade de qualquer documento e evitar excessos de duplicação dentro da Empresa.

Os requisitos são:

 Preparação adequada dos utilizadores;  Cuidados especiais para não danificar ou perder a informação, com "back-up", ou seja, um sistema de segurança que mantenha duplicados da informação armazenada para permitir a sua recuperação, no caso de falha do sistema;  Medidas de restrição ao acesso do material confidencial;  Criação de base de dados atualizada, para que todos os utilizadores tenham acesso à mesma versão e não a informação ultrapassada ou obsoleta.

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Microfilmagem Trata-se basicamente de um sistema de microfotografia, permitindo a obtenção de fotogramas, ou seja, microrreproduçãos de documentos (comerciais, técnicos, históricos, etc.), que podem ser lidas através de leitores.

Vantagens da microfilmagem

 Dimensões e peso diminutos, possibilitando o armazenamento num volume e espaço extremamente reduzidos;  Uniformização dos arquivos, uma vez que as películas são standardizadas;  Impossibilidade de alteração de ordem sequencial;  Consulta de obras raras ou de grande valor sem necessidade de manuseio, evitando assim a deterioração;  Reprodução fácil e exata do documento, facultando a criação de duplicados e a descentralização da informação;  Economia no envio de grande volume de documentos;  Possibilidade de aplicação no campo da informática.

Vantagens:  Economia;  Redução do volume;  Segurança;  Durabilidade;  Reprodução;  Custo;  Consulta.

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Digitalização Muitas organizações já digitalizaram, por defeito, toda a correspondência recebida, reduzindo o volume do arquivo em papel permitindo uma distribuição mais rápida da informação pelos vários interessados.

A digitalização facilita pois:  A reprodução tem qualidade e os custos são mínimos;  Uma economia significativa do espaço de arquivo (suporte papel) em sistemas do tipo descentralizado e em dossiers de trabalho;  A disponibilização imediata da informação aos interessados, pela Intranet, Internet ou por e-mail;  O controlo dos acessos, por níveis de permissão, através da atribuição de palavras-passe;  O processamento e encaminhamento, com recurso a software de gestão documental, da documentação;  A preservação dos originais em papel, cujo suporte é assim poupado.

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Base de Dados A necessidade de limitar a extensão das pesquisas com a aplicação de filtros tem determinado que a informação seja em base de dados, com recurso a diversos tipos de aplicações informáticas.

A base de dados é um conjunto organizado de informação, exaustivo e não excessivo, gerido por um programa que define o acesso à informação, a sua utilização e a interação com o utilizador.

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Conclusão Os objetivos propostos foram alcançados, pois conseguimos compreender que o arquivo é uma “nuvem” de conhecimentos, este é essencial para a boa organização nas empresas.

Gostámos de realizar este trabalho. Foi muito profícuo na nossa aprendizagem para, no futuro, podermos desempenhar o melhor possível, as funções de Secretária.

Em suma, este trabalho foi bastante útil pois conseguimos analisar o arquivo que se baseia num conjunto de documentos organizados, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou até mesmo pessoas físicas, no decorrer do seu negócio.

Analisamos também, no estudo que efetuamos o quanto a organização é importante nas empresas, como por exemplo a organização dos dossiers e dos ficheiros. Este método é mais eficiente e ajuda no armazenamento e na recuperação das informações.

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Bibliografia Livros consultados:  Borges, Maria João “Secretariado uma visão prática”, Porto Editora, 2ª Edição Atualizada Sites consultados:  http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento  http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Arquivomafalda.pdf/61513644/Arquivo-mafalda.pdf  http://nomundodosecretariado.blogspot.pt/2012/03/o-arquivo-parte-i.html  http://www.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento  http://pt.slideshare.net/profissionalizando/tecnicas-de-arquivamento  http://pt.slideshare.net/MartaJorge2/organizao-de-dossiers  http://pt.slideshare.net/16101985/arquivo-15660534?qid=7493f86a-cef04348-a447-6c5674ce5242&v=default&b=&from_search=11  http://portal.iefp.pt/xeobd/attachfileu.jsp?look_parentBoui=22526780&att_di splay=n&att_download=y  http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft%20Word%20%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf/61511192/Micr osoft%20Word%20%20Trabalho%20Arquivo%20T%C3%A2nia%20Le%C3%A3o.pdf  http://www.contextoinformacional.com/2010/10/informatizacao-de-arquivosusos-e.html  http://finslab.com/recursos-humanos/artigo-12.html

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