Escola Secundária Cacilhas- Tejo Ano letivo: 2013/2014
Circuito da Documentação Módulo 14
Trabalho realizador por: Débora Pinto nº6 Verónica Monteiro nº14 Professora: Cristina Santos
Almada, 12 de março de 2014
Índice Introdução ……………………………………………………………………………………………………………… Pág. 3 Circuito da Documentação ………………………………………………………………………………..…
Pág. 4-6
Os Interlocutores da empresa …………………………………………………………………….. Pág.4 Conceito de documento ……………………………………………………………………………..
Pág.4
Importância do documento nas organizações …………………………………………….
Pág. 5
As caraterísticas da documentação …………………………………………………………….
Pág. 5-6
Tipo de documentos ………………………………………………………………………………………………. Pág.7- 19 Documentação Comercial …………………………………………………………………………..
Pág.7-10
Documentação Administrativa ……………………………………………………………………. Pág.11-17 Documentação Bancária …………………………………………………………………………….
Pág.18-19
Receção, registo e distribuição da correspondência ……………………………………………..
Pág.20-23
O circuito da correspondência ……………………………………………………………………
Pág.20-22
O saber: ler, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação... Pág.23 A receção dos documentos ……………………………………………………………………………………
Pág.24-26
Correio Ordinário ……………………………………………………………………………………….
Pág.24
Por mão própria …………………………………………………………………………………………
Pág.24
Correio Registado ………………………………………………………………………………………
Pág.25
FAX …………………………………………………………………………………………………………….
Pág.25
E-mail ………………………………………………………………………………………………………..
Pág.25
Telex ………………………………………………………………………………………………………….
Pág.26
A abertura da correspondência ……………………………………………………………………………..
Pág.27-28
Máquinas de abertura de correspondência …………………………………………………
Pág.28
Registo das entradas …………………………………………………………………………………..
Pág.28
Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação ………………………………………
Pág.29
Ato de colocar a correspondência em pastas ……………………………………………………….
Pág.30
O envio para o setor respetivo ……………………………………………………………………………..
Pág.31
Conclusão ……………………………………………………………………………………………………………….
Pág.32
Bibliografia …………………………………………………………………………………………………………….. Pág.33
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Introdução Este trabalho foi realizado no âmbito da disciplina de Técnicas de Secretariado, coordenado pela professora Cristina Santos. Tem como objetivo a pesquisa e análise dos diferentes tipos comunicação administrativa e em que situações a devemos utilizar, bem como, o vocabulário específico utilizado nessas comunicações. Realizámos este trabalho com recurso a uma aplicação do Windows Office, nomeadamente, o Word, a informação que este trabalho contém foi obtida através do recurso a documentos fornecidos pela professora, a pesquisas efetuadas na internet e em alguns livros. O trabalho trata do circuito da documentação, onde são abordados diversos assuntos, tais como: os interlocutores da empresa; o conceito de documento; as características da documentação; os diversos tipos de documentos, a documentação comercial a documentação administrativa; a Documentação Externa a documentação bancária e a a receção, registo e distribuição da correspondência. Ao longo do desenvolvimento do trabalho explicamos o circuito da documentação de uma forma explícita e simples para um melhor entendimento dos assuntos.
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Circuito da Documentação Os Interlocutores da empresa
Clientes
Fornecedores
Outras empresas do ramo
Banca
Seguros
Organismos oficiais
Organizações profissionais
Particulares
Público em geral
Fig. 1: Interlocutores da empresa.
Conceito de documento Um documento é um suporte material, que contém informações que contribuem na tomada de decisões, na comunicação das decisões tomadas, e no registo
dos
assuntos de interesse da empresa ou do indivíduo. A informação pode ser singularizada, isto é, distinguível por um nome ou código, que trata de assunto específico, de natureza e interesse particular a uma instituição, de carácter sigiloso, estratégico ou que represente capital intelectual, enfim, plenamente integrada aos bens intangíveis de uma entidade.
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Importância do documento nas organizações Com a internet as empresas, perceberam o valor da informação e deram-se conta de que precisariam de organizar-se para poderem continuar a utilizar esse precioso instrumento, obrigando as empresas a procurarem alternativas mais inteligentes do que o mero ato de arquivar os seus documentos. A documentação de uma empresa deve ser guardada com todos os cuidados necessários para a prevenção de perdas.
São classificados quanto á/ ao: Procedência (públicos e privados) Valor (administrativos, fiscal, informativo, legal permanente, primário, probatório e secundário) Natureza do assunto (ostensivos e sigilosos) Género (textuais, cartográficos, iconográficos, filmo gráficos, sonoros, micro gráficos e informativos)
As caraterísticas da documentação Pertinência- é uma vantagem, o documento deve cativar o cliente, ou seja, ser apelativa para que ele se mantenha interessado no produto e/ou serviço. Rapidez- é uma vantagem, porque existe uma grande rapidez de entrega quando solicitamos o serviço do correio registado ou correio azul. Exaustividade – é uma desvantagem, porque a documentação pode-se tornar exaustiva, por vezes devido a ter muito conteúdo ou o conteúdo não ser interessante.
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São todos os documentos produzidos e/ ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades a que se vinculam, expressando os atos de seus produtores no exercício de suas funções.
Documento Públicos
Documento de Arquivo
Os documentos podem ser de dois tipos:
São todos os documentos de qualquer suporte ou formato, produzidos e/ou recebidos por um órgão governamental na condução de suas atividades, São também documentos públicos aqueles produzidos e/ou recebidos por instituições de carater público e por entidades privadas e responsáveis pela execução de serviços públicos.
Fig. 2: Tipos de documentos.
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Tipo de documentos Documentação Comercial Fatura Guia de remessa Nota de encomenda Nota de débito Nota de crédito Recibo Carta comercial
Fatura - É um documento comercial que representa a venda para clientes domiciliados em território nacional, isto é, trata-se de uma descrição de uma dívida e indica que o cliente deve pagar. Uma fatura inclui informações de contacto, a identificação do cliente é obrigatória, o nome e a identificação fiscal. Fatura eletrónica - A fatura eletrónica
é
um
documento
comercial idêntica à versão em papel, mas distribuído em ficheiro informático.
Tem
a
mesma
validade das faturas em papel desde que haja acordo prévio entre as empresas envolvidas na troca digital de informação.
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Guia de remessa- É o documento que acompanha a documentação da carga a ser enviado para o destinatário e indica que ocorreu o envio de mercadoria ou a prestação de serviços. Neste documento permanecem todos os documentos relacionados à carga a ser transportada.
Nota de encomenda - É o documento escrito no qual o vendedor e o consumidor registam o seu acordo sobre o objeto e o preço da venda, este documento só é elaborado quando o consumidor não pode levar imediatamente o bem comprado.
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Nota de Débito- É uma nota bastante usada para efetuar cobranças de valores para os quais não seja compatível a emissão de nota fiscal.
Nota de Crédito – Este documento indica as quantidades, os preços e as formas de pagamento acordados entre vendedor e o comprador para produtos e/ou serviço, cujo comprador não pagou, não recebeu, ou devolveu e é emitido pelo vendedor ao comprador.
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Recibo- É muito importante, porque este documento serve como comprovativo de que adquirirmos o produto.
Carta comercial - É uma das imagens de marca de qualquer empresa, é também um vínculo muito eficiente de comunicação e transmissão de informações. A carta comercial é um meio de comunicação escrita muito utilizada nas empresas e organizações e é um instrumento de comunicação entre empresas.
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Documentação Administrativa Interna Requerimento Aviso Esclarecimento Circular Minuta Ata Relatório Reclamação Comunicado
Requerimento – é um documento onde se expõe uma exigência a um direito que lhe assiste, citado na legislação ou regulamento correspondente.
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Aviso- É um ato judicial que dá o conhecimento ao público, isto é, um documento escrito de modo a que as empresas transmitam informações, ordens, convites, notificações a empregados ou a terceiros com quem elas tenham interesse em comum.
Esclarecimento
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Circular - O objetivo da circular é comunicar uma informação, por exemplo, mudança de direção ou telefone, mudança pessoal, abertura de uma nova dependência ou programa, alteração de preço ou condições de venda, anúncio de visitas, termo de um serviço, encerramento para férias, etc. Ata - É uma certificação ou testemunho escrito em que se apresenta o que aconteceu, tratado ou acordado no momento de qualquer circunstância.
Relatório - O objetivo é comunicar ao leitor a experiência acumulada pelo autor na realização do trabalho e os resultados que obteve. É o documento através do qual um técnico, engenheiro ou cientista faz o relato da forma como realizou um determinado trabalho.
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Reclamação
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Comunicado
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Externa Aviso
Leilões
Ofício
Hastas públicas
Notificações
Concursos
Memoriais
Admissões
Petições
Adjudicações
Procuração
Contrato
Protocolo
Esclarecimento
Atestado
Circular
Certidões
Relatório
Certificado
Reclamação
Declaração
Contestação
Edital
Comunicado
Anúncio
Ofício - São uma comunicação escrita e formal, que é usada no serviço público, trocada entre autoridades que exercem as mesmas funções ou de funcionários com cargos inferiores, para os seus superiores hierárquicos, com a intenção de fazer uma solicitação ou reclamação oficial.
Memoriais – O memorial é um documento que refere um pedido já feito, enumerando ordenadamente as comunicações havidas ou as diligências feitas sobre o assunto.
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Petições - A petição é um documento que formula um pedido, argumentando e indicando, os fundamentos com que o faz. Procuração -Procuração é um documento pelo qual alguém atribui a outrem poderes para o representar. Reverte-se de formas diferentes, conforme o ato ou negócio que se pretende que o procurador realize. Protocolo - É um conjunto de regras criadas ou definidas que permitem um entendimento universal. Ou seja, é a uma junção de leis e procedimentos que são dispostos a execução de uma determinada tarefa. Atestado
Certificado -Certificado é um documento que comprova que o indivíduo fez algum curso ou esteve presente em algum lugar, porém, não possui o valor de mercado que possui o diploma. Anúncio ou Edital - O anúncio é uma informação ou um aviso com que se participa, faz saber ou dá conhecimento de algo ao público. Quando esse anúncio representa uma ordem oficial ou judicial, toma o nome, respetivamente, de edital ou de édito.
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Documentação Bancária Cheque Letras Transferência bancária Livranças Extratos de faturas Cartões de crédito e débito
Cheque - É a ordem de pagamento dada pelo sacador (titular da conta) ao sacado (banco), para que este pague a si próprio ou a um terceiro (beneficiário) uma determinada quantia.
Letras - É um título de crédito à ordem, sujeito a formalidades, através das quais uma pessoa – sacador - ordena à outra, que lhe pague a si ou a terceiro – tomador - uma certa importância em determinada data.
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Transferência Bancária - São operações bancárias em que uma pessoa ou empresa toma a iniciativa de colocar determinada quantia em dinheiro à disposição de outrem utilizando para isso uma Instituição Bancária. Livranças - É um documento através do qual o subscritor ou signatário se compromete a pagar a um beneficiário ou à ordem deste um determinado valor numa determinada data. Cartões de crédito -É um instrumento de pagamento disponibilizado pela entidade emitente ao titular para que este, através do acesso a uma rede de telecomunicações e com base na conta a que o cartão está associado, adquira bens ou serviços.
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Receção, registo e distribuição da correspondência O circuito da correspondência O circuito da correspondência é o percurso que a comunicação escrita percorre numa organização, dentro e fora, e caracteriza-se por ser uma fase da correspondência, desde o remetente até ao destinatário. Considera-se correspondência toda e qualquer forma de comunicação escrita, produzida e destinada a pessoas jurídicas ou físicas, bem como aquela que se processa entre órgãos e servidores de uma instituição.
Processo da entrada da documentação:
Entrada (Verificação)
Não Necessária
Necessária
Dirigida (Particular)
Confidencial
Empresa
Arquivo
Eliminação
Fig. 3: Processo da entrada da documentação.
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1º Passo Receção
2ºPasso Triagem
3º Passo Abertura
4º Passo Carimbo e Registo
8ºPasso Registo de Saída
7º Passo Despacho/Respo sta
6ºPasso Abertura/Inclusã o Processo
5ºPasso Distribuição
9ºPasso Expedição
10º Passo Arquivo
1º Passo - Receção: Ocorre quando a documentação chega à empresa. 2º Passo - Triagem: Trata-se da separação do assunto da documentação para os setores e também verificar se a correspondência é mesmo destinada à empresa ou não, podendo ter ocorrido algum equívoco, ou até se a informação não tiver interesse para a empresa, como por exemplo não tratar do assunto a que a empresa se destina, essa carta é destruída. 3º Passo - Abertura: O setor a que se destina a documentação procede à sua abertura e à sua leitura, porém deve-se ter algum cuidado nesta fase para não danificar o conteúdo da documentação. 4º Passo - Carimbo e Registo: O carimbo é colocado de acordo com a numeração do 4: Circuito da documentação. setor, Fig. com a respetiva data e número de entrada que deve ser sequencial que é
responsável pela sua abertura e o registo das entradas da documentação é feita num livro de registo da receção de entradas, ou até mesmo num programa informático. 5º Passo - Distribuição: Dividir o correio e distribuir nos diversos setores de empresa. Por vezes, existe um livro de protocolo.
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6º Passo -Abertura/ Inclusão do Processo: Ver do que se trata a documentação, as questões que ocorrem para depois proceder à resposta. 7º Passo - Despacho/ Resposta: Depois de ser lida, a correspondência deve ser convenientemente tratada, para isso deve tratar do assunto de forma a responder a todas as questões que são consideradas urgentes e escrever a data e a assinatura. No final deve-se tirar uma cópia e arquivar-se para qualquer incidente que ocorra. 8º Passo - Registo de Saída: O registo de saída da documentação é feito também num livro de registo da receção de entradas, ou num programa informático, como no registo de entrada e deve também conter, por vezes um carimbo. 9º Passo - Expedição: É o registo em livro próprio de toda a correspondência, ou num programa informático, que sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais como: referência e tipo de documento expedido, data da expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido. 10º Passo - Arquivo: É quando se arquiva a carta depois de ter ocorrido o circuito da documentação.
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O saber: ler, compreender, reagir e integrar no tratamento da informação Quando se recebe um documento, seja por carta e/ou outros documentos, deve-se ler atentamente o que nos está a ser informado, visto que, a mensagem mal interpretada pode levar à má comunicação entre os dois intervenientes. Os assuntos devem ser compreendidos de uma forma clara para que possamos executar o que nos é pedido. Depois de estarmos atentos as questões que nos são pedidas, devemos elaborar uma resposta, para isso é necessário sermos exatos e precisos, ou seja, dar a informação correta sobre o que nos é solicitado e não devemos abordar outros assuntos que não tenham interesse para o recetor e também não devemos prometer coisas que sejam impossíveis de cumprir.
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A receção dos documentos
É através de análise de um texto (oral ou escrito), da sua estrutura e construção (partes, parágrafos, frases) que se atinge o conteúdo, ou seja, a ideia ou ideias fundamentais que originam a transmissão – é o que se chama dedução. E embora uma dedução possa ser lógica não sendo verdadeira, trata-se de uma técnica que facilita e torna mais rápida a receção, e que portanto convém conhecer.
Fatores a ter em conta: Tipo de linguagem utilizado; Precisão de termos empregues; Concisão, lógica e clareza da expressão; Construção e sequência das frases…
Correio Ordinário O correio ordinário é aquele se despacha por terra ou mar e que demora mais tempo a chegar do que os serviços especiais, como poro exemplo correio aéreo ou registado.
Por mão própria O correio por mão própria é o serviço opcional dos correios pelo qual o remetente recebe a garantia de que o objeto postado será apenas entregue ao próprio destinatário, através da confirmação de sua identidade.
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Correio Registado O correio registado é um tipo de correio nacional/internacional trata-se de um produto que confere um maior grau de segurança ao seu correio. É a solução ideal para enviar documentos e objetos importantes e/ou valioso.
FAX O fax é um meio de comunicação: Rápido Económico Eficiente
O fax não deve ser utilizado para substituir as cartas, é usado para o envio de mensagens escritas urgentes e, eventualmente, outro tipo de informação em folha simples de papel. Tem caráter urgente e não confidencial, pode ser enviada por fax uma cópia da carta que vai ser expedida pelo correio, indicando esse facto na folha de rosto que anexa a carta, ou na própria carta. Nesse mesmo dia, o original da carta segue por correio.
Correio eletrónico/E-mail O correio eletrónico tornou-se tão popular devido à sua grande facilidade de comunicação. As pessoas que estão em diferentes continentes podem usar este meio desde que possuam computadores ou qualquer outro dispositivo ligado à Internet. Observa-se que o correio eletrónico deixa de ser apenas um meio de troca de mensagens entre pessoas para se tornar um grande fator na produtividade das empresas. As Grandes empresas estão a utilizar cada vez mais o correio eletrónico para desempenhar papéis decisivos nas suas negociações.
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Telex O telex é um sistema internacional de comunicações escritas que sobressaiu até final do século XX. Tratava-se de numa rede mundial com plano de envio numérico, com terminais únicos que podia enviar uma mensagem escrita para qualquer outro terminal. O telex ainda está em funcionamento em muitos países, porém ouve um grande número de desistência desta máquina com o aparecimento do e-mail, devido a ser mais barato.
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A abertura da correspondência No que diz respeito à abertura da correspondência é importante referir a forma como se faz e os cuidados a ter para evitar a inutilização do conteúdo. Antes de se abrir as cartas deve-se colocar o conteúdo para um dos cantos dos sobrescritos e em seguida abre-se pelas arestas opostas. Isto porque as cartas são normalmente mal dobradas e quando são inseridas nos subscritos ficam, por vezes, coladas no interior.
A abertura pode ser: Manual Com ajuda de máquinas Na abertura manual recorre-se frequentemente a tesouras ou a corta-papéis. Na abertura com recurso à máquina utilizam guilhotinas (manuais e elétricas) que permitem uma maior rapidez de execução do trabalho, o que justifica para grandes empresas.
Ao enviar uma correspondência tenha a seguinte atenção: > Numerar as correspondências; > Verificar se todas as correspondências estão assinadas; > Imprimir mais de uma via, uma para ser enviada, e outra para ser arquivada; > Confirmar se o destinatário do envelope coincide com o da carta; e, > Os documentos devem ser dobrados corretamente e colocados no envelope juntamente com os anexos, quando for o caso. Fig. 5: Importância no envio da correspondência.
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Máquinas de abertura de correspondência
Máquina de alimentação automática com capacidade para envelopes de variados tamanhos, misturados e com espessura máxima até 8mm. Velocidade máxima de 400 envelopes/minuto
Máquina de alimentação manual com capacidade para envelopes de variados tamanhos, misturados e com espessura máxima até 20mm.
Fig. 6: Máquinas de abertura de correspondência.
Registo das entradas Nas grandes empresas, esta fase da correspondência concentra-se num só departamento. Tiram-se cópias dos originais recebidos, para um exemplar ficar no departamento e o outro seguir para o respetivo destino. Mas a tiragem das cópias não pode ser feita sem antes ser colocado o respetivo carimbo da entrada contendo a data e o número da entrada. Nos serviços públicos e nas empresas utiliza-se o Livro de Registo para a correspondência recebida.
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Leitura de conteúdos, consulta do plano de codificação É o sistema de classificação que permite a ordenação do material de acordo com o seu conteúdo (assunto). Este sistema pode combinar-se com a ordenação alfabética e a ordenação numérica. Exige pessoal bastante especializado e com um conhecimento do Plano de Arquivo. Ordenação alfabética – é a ordenação que se fundamenta na sequência alfabética, muito utilizada como classificação de base e por vezes como complemento de outras classificações. Ordenação numérica – faz-se utilizando a ordem natural dos números inteiros. Cada documento recebe um número de acordo com a ordem de chegada. A cada número corresponde um assunto. É necessário completar esta classificação com um guia alfabético de referência (ficheiro alfabético). Este sistema é de consulta rápida, de leitura fácil e é confidencial (os dossiers apenas possuem um numero). No entanto, torna-se indispensável ter um guia para a procura das diversas posições (assuntos).
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Ato de colocar a correspondência em pastas O
arquivo
é
o
conjunto
de documentos criados
ou
recebidos por
uma
organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas atividades. Os documentos recolhidos têm três destinos: Arquivamento definitivo (fase permanente): processos não descartáveis por possuírem conteúdo relevante ou de carácter histórico param o Tribunal, devendo permanecer preservados fisicamente; Arquivamento provisório (fase intermediária): processos ainda detentores de valor arquivístico, passíveis de reabertura, nova apreciação ou ocasionais consultas solicitadas por unidades do Tribunal ou demais interessados. Depois de cumprida a fase intermediária desses documentos, eles são encaminhados à destinação final (descarte ou arquivamento definitivo) de acordo com o que estabelece o código de classificação por assunto; e Descarte: processos que, tendo cumprido seu objetivo na fase intermediária e desprovidos de valor permanente, são encaminhados para a fragmentação.
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O envio para o setor respetivo Nas empresas existe um colaborador que ao receber a correspondência procede á sua abertura, de seguida faz o registo das entradas e distribui pelos setores respetivo e por fim faz o seu arquivo, ou seja, numa empresa ao receber a correspondência a pessoa que o abre tem separa-la pelos sectores a que pertencem e de seguida entrega-los aos mesmos. Na fase da abertura ter em atenção o modo de abertura da mesma de modo a não danificar a carta e de seguida a colocação do carimbo que contem a data e o número de entrada num entanto existe empresas que utilizam o registo de correspondência. Na fase da distribuição é feita entrega da correspondência aos setores em que diz respeito.
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Conclusão Os objetivos propostos foram alcançados, pois conseguimos compreender o circuito da documentação, pesquisar, selecionar e organizar a informação, consolidando assim a matéria e observando até que ponto o circuito afeta a empresa. Gostámos de realizar este trabalho. Foi muito profícuo na nossa aprendizagem para, no futuro, podermos desempenhar o melhor possível, as funções de Secretária. Em suma, este trabalho foi bastante útil pois conseguimos analisar o circuito da documentação que se baseia no percurso que a documentação escrita percorre numa organização, dentro e fora, e caracteriza-se por ser uma fase da correspondência, desde o remetente até ao destinatário. Analisamos também, no estudo que efetuamos o que deveríamos fazer em cada fase do circuito para no fim haver uma resposta a esse documento, quer na documentação de carácter comercial, administrativa e bancária.
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Bibliografia Livros consultados: Dos
Santos,
Madalena
Domingues;
Maia,
Arménia,
(1991)
Práticas
Administrativas e de Secretariado, Porto Editora
Sites consultados: http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Microsoft+Word++Tipos+de+Documentação+Tânia+Leão.pdf
http://conceito.de/pertinencia http://pt.wikipedia.org/wiki/Documento http://conceito.de/documentohttp://conceito.de/documento http://tecnicasecretariado.wikispaces.com/Conceito+de+documento http://www.slideshare.net/litositz/circuito-documental-da-organizao http://www.slideshare.net/litositz/circuito-documental-da-organizao http://www.slideshare.net/SoraiaBento/circuito-de-correspondncia-11514246
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