Introdução às Bases de Dados
Os objetos são as partes mais importantes de uma base de dados. As tabelas armazenam os dados em linhas e colunas. Todas as bases de dados contêm uma ou mais tabelas. As consultas obtêm e processam os dados. Podem combinar os dados de diferentes tabelas, atualizar os dados e executar cálculos com base nos mesmos. Os formulários controlam a introdução de dados e as vistas de dados. Fornecem sugestões visuais que facilitam o trabalho com os dados. Os relatórios resumem e imprimem os dados. Convertem os dados nas tabelas e consultas em documentos para comunicar ideias.
Fig. 1
Fig. 2
Fig. 1 - A linha que contém informações sobre o Correio Expresso é um registo. Fig. 2 - A coluna que contém números de telefone é um campo.
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Uma base de dados deverá ter uma tabela separada para cada assunto importante como, por exemplo, registos de empregados, encomendas de clientes, métodos de expedição ou fornecedores. Os dados não deverão ser duplicados em várias tabelas. A duplicação de dados é um erro comum, mas é fácil evitá-lo se estruturar bem as tabelas.
1) Se o nome de um campo existente não for suficientemente descritivo, poderá mudá-lo. 2) O tipo de dados de um campo limita e descreve os tipos de informações que pode introduzir num campo, tais como Número ou Moeda. 3) Pode utilizar um identificador exclusivo, chamado chave primária, para cada registo da tabela. 4) As propriedade do campo são um conjunto de características que fornecem controlo adicional sobre os dados. Os campos na base de dados têm definições que determinam o tipo de dados que podem armazenar, a forma como os dados são apresentados e o que pode fazer com eles. Uma definição importante para os campos é o tipo de dados, incluindo número, texto, moeda (dinheiro) e data/hora (apresentados juntamente como um único tipo no Access). O tipo de dados limita e descreve o tipo de informações no campo. O tipo de dados também determina as ações que pode efetuar num campo e a quantidade de memória utilizada pelos dados.
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Os campos também têm propriedades que controlam os detalhes das informações dentro deles, incluindo um comprimento de carácter, um valor predefinido e uma regra de validação que garante que os dados preenchem determinados critérios. As propriedades facilitam a introdução e gestão de dados. Cada registo em cada tabela deverá ser exclusivo; por outras palavras, não haverá dois registos idênticos. Para distinguir um registo de outro, as tabelas podem conter um campo de chave primária. A chave primária é um identificador (tal como um número de peça, um código de produto ou um código de empregado) exclusivo de cada registo. A chave primária deverá ser uma informação que não seja frequentemente alterada. Se pretender, o Access poderá atribuir uma chave primária numérica que é incrementada em 1 de cada vez que adicionar um registo a uma tabela.
1) O código do empregado aparece em ambas as tabelas, como uma chave primária... 2) ... e como uma chave externa.
Uma chave primária separa informações semelhantes e torna cada registo exclusivo. Também reúne informações. Uma tabela é relacionada com outra através de uma chave primária. Esta é a forma como as tabelas partilham dados e como pode evitar a repetição de informações em ambas as tabelas. As chaves primárias permitem-lhe tirar partido das potencialidades de uma base de dados relacional, em vez de trabalhar com um grupo de listas repetitivas de difícil manutenção e sem cooperação. Página 3 de 7
Imagine que tem uma tabela Empregados e uma tabela Encomendas. O número do código do empregado é a chave primária para a tabela Empregados e uma chave externa para a tabela Encomendas. A tabela Encomendas tem a respetiva chave primária, o número do código do cliente.
Fig. 3 - Esta consulta extraiu os nomes dos empregados que vivem no Brasil com base numa tabela de empregados maior.
Para responder a perguntas, as consultas obtêm, filtram, ordenam e reúnem os dados sob comando. Outra potencialidade importante das consultas consiste em combinar os dados de várias tabelas numa única vista. Uma consulta também pode remover dados: elimine os nomes dos membros que não pagaram montantes devidos durante 24 meses. Deverá ter cuidado ao executar consultas que alteram os dados e deverá considerar efetuar primeiro uma cópia de segurança dos dados.
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1) Os elementos gráficos como, por exemplo, as linhas e os retângulos, são armazenados na estrutura do formulário. 2) Os dados provêm dos campos na consulta ou tabela subjacente. 3) Um cálculo provém de uma expressão, que é armazenada na estrutura do formulário. 4) O texto descritivo é armazenado na estrutura do formulário. Os formulários permitem que as pessoas introduzam ou visualizem facilmente dados na base de dados. Os formulários poderão ser considerados como janelas através das quais as pessoas podem trabalhar com os dados. Os formulários controlam e simplificam a introdução de dados. Os formulários facilitam a compreensão dos dados de uma tabela ou consulta apresentando-os em estruturas visualmente apelativas. Os formulários fornecem listas pendentes, instruções, controlos de navegação e gráficos para ajudar os utilizadores a trabalhar com os dados.
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Um relatório converte dados num documento formatado. Os relatórios convertem dados em documentos. Os relatórios são fornecidos em diversas formas e tamanhos, mas são todos estruturados para apresentar os dados em formato impresso. Os relatórios fornecem métodos para formatar o aspeto dos dados nas formas mais eficazes de acordo com a finalidade pretendida. Utilizando relatórios, pode agrupar os dados, efetuar cálculos sobre os mesmos e adicionar títulos e outra formatação para os tornar mais expressivos e facilitar a respetiva leitura.
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Questões 1. Qual dos elementos seguintes não é um objeto de base de dados? R: Folha de cálculo, Embora possa importar folhas de cálculo do Excel para a base de dados, as folhas de cálculo não são objetos da base de dados. 2. Qual das seguintes afirmações descreve uma base de dados relacional? R: Consiste em tabelas separadas de dados relacionados, Uma base de dados relacional consiste em tabelas separadas que estão associadas umas às outras através de relações. 3. Os dados deverão ser organizados em tabelas com base em: R: Assuntos associados aos dados. Uma base de dados bem estruturada tem uma tabela para cada assunto ao qual os dados pertencem como, por exemplo, 'Empregados', 'Estudantes' ou 'Produtos'. 4. Uma chave primária é: R: Um código exclusivo que pode ser utilizado para relacionar tabelas. Uma chave primária é um identificador exclusivo que distingue um registo de outro e liga dados numa tabela a dados noutras tabelas. 5. Qual das seguintes descrições se aplica a uma página de acesso a dados? R: É uma página Web que está ligada aos dados na base de dados. Uma página de acesso a dados é uma página Web e, embora apareça na World Wide Web ou numa intranet fora da base de dados, está ligada aos dados. 6. Por que motivo é muitas vezes mais eficiente utilizar um formulário do que uma tabela? R: Porque um formulário simplifica a introdução ou visualização de dados. Um formulário pode fornecer controlos, gráficos e texto com instruções para facilitar a introdução ou visualização de dados.
Fonte: http://office.microsoft.com/pt-pt/training/introducao-as-bases-de-dadosRZ006118141.aspx?section=6
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