Table des matières Avant-propos .................................................................................................................................. 2
Le télétravail : une culture d’entreprise à encourager? ................................................................ 3 5 facteurs clés de réussite du télétravail........................................................................................ 7 Le télétravail réjouit le personnel de la Banque Royale ................................................................ 9
Contactez-nous............................................................................................................................. 11
Rédaction et conception : Anne-Sophie Bouliane Supervision : François Crevier Pour tout renseignement concernant le contenu de cette publication : Défi Innovation Estrie 720, rue Longpré Sherbrooke (Québec) J1G 4L3 Téléphone : 819 822-8998 poste 41 WWW.DEFIINNOVATIONESTRIE.CA INFO@DEFIINNOVATIONESTRIE.CA Ce document de Défi Innovation Estrie est mis à disposition selon les termes de la LICENCE CREATIVE COMMONS PATERNITÉ - PAS D'UTILISATION COMMERCIALE 2.5 CANADA.
Avant-propos À l’origine de ce guide, nous nous posons la question suivante : est-il possible d’innover au sein d’une entreprise grâce au télétravail? En effet, permettre à ses employés de faire du télétravail peut s’avérer une option intéressante pour ceux-ci, mais peut présenter certains défis pour l’employeur, comme l’inverse est aussi possible. Cette pratique devenant de plus en plus en vogue chez les PME, les entrepreneurs ont tout à leur avantage d’être bien informés des outils à mettre en place avant de se lancer afin de limiter les problèmes qui peuvent être causés par le travail à distance. Au fil de votre lecture, un bilan des avantages et des défis vous sera dressé, suivi d’éléments à considérer pour assurer le succès du télétravail, le tout appuyé d’un exemple concret, vous permettant de déterminer si cette formule vous convient. Ce guide pratique a été conçu à l’intention des entreprises de l’Estrie à partir d’une série d’articles publiés sur le BLOGUE DE DÉFI INNOVATION ESTRIE durant l’été 2012. Vous êtes également invités à consulter « DES ENTREPRISES PLUS INNOVANTES GRÂCE AUX STAGIAIRES », un ebook sur le recrutement de stagiaires paru à l’été 2011. Bonne lecture!
LE TÉLÉTRAVAIL Une culture d’entreprise à encourager?
Avantages et inconvénients du télétravail Le télétravail permet aux employés d’une organisation de travailler à l’extérieur des bureaux de l’employeur en se servant d’outils informatiques et de télécommunications à distance. Cette pratique pourrait paraître non traditionnelle, voire non envisageable pour les employeurs. Toutefois, puisque plusieurs entreprises priorisent aujourd’hui la gestion axée sur les résultats plutôt que sur les heures passées au
bureau, le télétravail devient de plus en plus encouragé. En effet, avec tous les progrès technologiques en matière de télécommunications existants, il est possible de travailler de la maison ou d’un lieu public, tout en assurant une excellente productivité. Les avantages pour les employés et les employeurs sont nombreux, mais cette pratique comporte aussi des défis. À vous de faire votre propre opinion!
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 3
AVANTAGES EMPLOYÉS
EMPLOYEURS
Économies réalisées quant aux coûts de déplacement, de stationnement, de nourriture, de vêtements, etc.
Économies réalisées quant aux coûts de réinstallation des employés, à la location de locaux, aux frais d’entretien, etc.
Diminution du taux de roulement et d’absentéisme Productivité augmentée
Horaire plus souple dû à la gestion axée sur les résultats
Plus de liberté, d’autonomie et de motivation Moins de distractions venant des collègues Optimisation du temps de travail Meilleure conciliation travail/famille
Diminution du temps de transport et du stress
Moins d’heures perdues à cause de la circulation routière ou de la mauvaise température
Meilleure accessibilité à l’emploi
Augmentation du nombre potentiel de candidats pour un emploi Possibilité d’aller chercher les meilleurs talents à plus grande échelle
INCONVÉNIENTS EMPLOYÉS
EMPLOYEURS
Sentiment d’isolement Éloignement du processus décisionnel, des changements dans l’entreprise et de l’accès à l’information Frein à l’avancement de carrière
Baisse de l’esprit d’équipe et de la motivation
Crainte de ne pas être suffisamment encadré ou d’être oublié Risque de travailler un nombre d’heures excessif
Limitation des échanges avec les collègues, qui peut contribuer à l’érosion progressive des compétences
Diminution de l’apprentissage par la collaboration
Interruptions ou distractions causées par l’environnement de travail (maison ou lieu public) Manque de distinction entre la maison et le travail
Effet négatif sur la qualité et la productivité
Difficultés reliées à la supervision/communication Problèmes reliés à la confidentialité de l’information
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 5
Gain d’argent et de temps?
Plus de liberté ou isolement?
L’avantage principal du télétravail pour les employés est sans doute le temps et l’argent économisés à ne plus se déplacer au travail tous les matins.
« Une demi-heure de transport par jour et par trajet équivaut à six semaines ouvrables par année passées sur la route.1 » Cependant, l’entreprise doit entre autres être dotée d’un système de partage d’information à distance sécurisé pour permettre à ses employés de travailler de divers lieux. Si ce système n’est pas déjà en place, des coûts élevés de réorganisation sont à prévoir pour l’employeur.
Distinction entre vie professionnelle et familiale Le télétravail permet aux employés d’assurer une meilleure conciliation travail/famille grâce à un horaire plus souple. Par contre, dans le pire scénario, les employés pourraient avoir tendance à travailler plus, la distinction entre les heures consacrées à la famille et celles consacrées au travail devenant plus difficile.
Le télétravail aide entre autres les employeurs à diminuer les coûts de réinstallation des employés lorsque nécessaire. Une diminution du taux de roulement et une fidélisation des employés sont aussi observées. Mais le manque d’interaction avec les collègues peut engendrer un sentiment d’isolement. Les télétravailleurs pourraient croire qu’il deviendra plus difficile d’avoir accès aux ressources du milieu de travail, aux promotions ou encore aux possibilités d’avancement de carrière.1 Bien sûr, le télétravail n’est pas fait pour tous les types d’emploi ni pour tous les types de travailleurs. Cependant, lorsque la nature de l’emploi le permet et que l’employé est ouvert à cette pratique, selon moi le télétravail est une option à considérer, à commencer par quelques heures par semaine, malgré les défis énumérés. Et vous, pratiquez-vous le télétravail au sein de votre entreprise? Êtes-vous d’accord avec cette culture d’entreprise? Le recommanderiez-vous à d’autres employeurs?
1
LE TÉLÉTRAVAIL AU CANADA, Transports Canada.
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 6
5
FACTEURS CLÉS de réussite du télétravail
Le télétravail ne convient pas nécessairement à tous les employés ni à tous les types d’emplois. En effet, certains postes exigent que les employés soient présents sur le lieu de travail. Le domaine de l’information ou des technologies de l’information est souvent celui qui permet plus aisément la pratique du télétravail. Pour optimiser l’efficacité de cette pratique, voici 5 conseils pratiques.
Un environnement de travail bien adapté et ergonomique L’environnement de travail au domicile est une clé de la réussite du télétravail. « Il devrait s’agir d’un espace calme et réservé aux activités professionnelles, dans lequel l’employé n’est pas exposé aux interruptions. Il devrait être équipé des principaux outils de travail, à savoir un bureau, une chaise, un éclairage direct, un ordinateur, une imprimante, un téléphone et un télécopieur. Les télétravailleurs devraient prendre des dispositions concernant leurs obligations familiales, afin d’éviter d’avoir à s’occuper de personnes à charge pendant la journée de travail. »2 L’ergonomie est un facteur tout aussi important. Votre bureau à domicile doit respecter les mêmes normes de santé et sécurité exigées par l’entreprise. Le CENTRE CANADIEN D’HYGIÈNE ET DE SÉCURITÉ AU TRAVAIL (CCHST) recommande entre autres que :
Votre bureau, votre chaise et les autres éléments du mobilier soient d’une qualité comparable à celle que l’on trouve au bureau. Par exemple, le bureau devrait avoir une hauteur appropriée et être suffisamment solide pour supporter le poids de tout équipement périphérique (ordinateurs, imprimantes, télécopieurs, numériseurs, etc.)
Votre poste de travail soit ajusté convenablement et que votre clavier soit placé à la bonne hauteur (les poignets sont dans une position naturelle). La table de cuisine n’est pas une surface de travail idéale car elle est trop haute et ne permet pas une position adéquate des poignets par rapport au clavier.
L’éclairage soit ajusté convenablement. L’écran de l’ordinateur ne doit pas réfléchir la lumière ni vous éblouir.
Pour de plus amples informations sur la façon d’aménager un poste de travail, consultez la section ERGONOMIE du répertoire Réponses SST, sur le site Internet du CCHST.
2
LE TÉLÉTRAVAIL AU CANADA, Transports Canada.
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 7
Une bonne connexion à distance Sans connexion ADSL et un accès illimité au réseau, la pratique du télétravail n’est pas optimale. La gestion des employés à distance, l’accès à la documentation et l’échange avec les collègues devient très difficile. « Des paramètres à prendre en compte avant de se lancer dans un projet de télétravail pouvant isoler des salariés dans des régions géographiquement diverses où l’aménagement numérique est inégal. »3
Des objectifs clairement établis Les tâches, les attentes et les échéances devraient être clairement déterminées et acceptées par le superviseur et le télétravailleur. De même qu’au bureau, il importe d’établir un horaire et de s’en tenir à celui-ci.
Un contact régulier avec le bureau La limitation des échanges avec les collègues peut contribuer à l’érosion progressive des compétences. Pour éviter cela, vous pourriez par exemple programmer des téléconférences ou encore des réunions occasionnelles sur le lieu collectif de travail.4 Il est important d’informer votre superviseur de vos progrès et des difficultés rencontrées afin de déterminer si le télétravail est une réussite.
Des pauses bien méritées Il y a des pauses naturelles au bureau qui ne surviendront pas à la maison. Prenez quelques minutes de pause par jour pour éviter de vous fatiguer. Enfin, soyez honnêtes avec vous-mêmes. « Le télétravail n’est pas une solution pour la garde d’enfants ou d’aînés, il n’est pas non plus simplement un moyen d’économiser les frais de transport quotidien. Trop de compromis de la part de l’employé ou de l’employeur risquent de causer des problèmes et peuvent mener à l’incapacité de satisfaire aux conditions de l’entente de télétravail. »5 À vous de déterminer si cette pratique convient à votre entreprise!
3
TÉLÉTRAVAIL : LES AVANTAGES ET INCONVÉNIENTS POUR LES ENTREPRISES, Journal du Net. AVANTAGES, CONTRAINTES ET EXIGENCES, Télétravailonline. 5 TÉLÉTRAVAIL / TRAVAIL À DISTANCE, CCHST Canada. 4
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 8
Le télétravail réjouit le personnel de la BANQUE ROYALE La BANQUE ROYALE demeure un exemple à suivre en matière de télétravail. C’est sans doute une des raisons qui la situent parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada, selon L’ÉVALUATION 2011 DU GLOBE & MAIL. La mise en œuvre d’une politique d’accès au télétravail est l’une des mesures mises en place pour faciliter la vie de ses 79 000 employés.
Des employés plus heureux tous les employés, tant que leurs fonctions s’y prêtent. Par exemple, les conseillers en prêts hypothécaires et leurs homologues spécialistes du placement font du télétravail à temps plein. « Ils peuvent emprunter un espace, s’ils en ont besoin, dans le réseau des succursales, mais leur bureau est à la maison », explique Raffaele Spena, vice-président régional de l’institution financière.
Parmi les avantages du télétravail énumérés, la Banque Royale a observé une grande contribution en matière de ressources humaines et une réduction des dépenses immobilières.
Bien qu’un stagiaire soit souvent embauché davantage pour répondre à un besoin de l’entreprise que par souci d’économie, l’aspect financier peut tout de même peser dans la balance. Embaucher un stagiaire est une solution abordable, mais qui engendre malgré tout certains coûts. Photo : Bloomberg
Des centaines d’employés n’ont pas d’autre lieu de travail que leur bureau à domicile, aménagés selon les normes de leur employeur. Avec un accès à leur courriel et à leur boîte vocale, et grâce aux vidéoconférences, tout le travail peut être réalisé sans le moindre déplacement. Le télétravail est accessible à
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 9
Photo : Colin O’Connor
À Toronto, la Banque Royale dispose d’un système informatique de gestion de l’espace : « Workspace Manager est un outil central de notre stratégie de travail mobile, car il permet de réserver un espace à distance ou sur place pour une durée prédéterminée, dit Denise Curran, directrice, communication des changements organisationnels, de la Banque Royale. Il permet aux employés de savoir où se trouve chacun de leurs collègues. » Selon la Banque Royale, si les pratiques en matière de télétravail sont très encadrées, les avantages dépassent de loin les contraintes. Les employés y gagnent notamment en conciliation travail-famille. « Le mode de travail est si populaire qu’il s’étend d’ailleurs maintenant aux fonctions de soutien administratif », indique M. Spena.6
EN COMPLÉMENT
TÉLÉTRAVAIL : DES EMPLOYÉS PLUS HEUREUX [VIDÉO]
Source : LA BANQUE ROYALE VALORISE SON PERSONNEL GRÂCE AU TÉLÉTRAVAIL, les affaires.com.
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 10
Contactez-nous
DÉFI INNOVATION ESTRIE Service d’appui aux projets innovants des entreprises de l’Estrie
COORDONNÉES 720, rue Longpré Sherbrooke (Québec) J1G 4L3 Téléphone : 819 822-8998 poste 41 Internet : WWW.DEFIINNOVATIONESTRIE.CA Courriel : INFO@DEFIINNOVATIONESTRIE.CA
DEVENEZ MEMBRE DE NOTRE GROUPE LINKEDIN SUIVEZ-NOUS SUR TWITTER VISITEZ-NOUS SUR FACEBOOK
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 11
Innover grâce au télétravail? – Guide pratique à l’intention des entreprises de l’Estrie
Page 12