2. Proces inventarizace zásob v účetní jednotce

Cílem procesu inventarizace je zjistit skutečný stav veškerého majetku a závazků a ověřit, zda zjištěný skutečný stav odpovídá stavu majetku a závazku v účetnictví a zda nejsou dány důvody pro účtování o položkách, které jsou projevem zásady opatrnosti, tj. o odpisech aktiv, o tvorbě a čerpání opravných položek a rezerv (§ 25 odst. 3 ZoÚ).

U zásob je možné v souladu se ZoÚ provádět inventarizaci periodickou nebo průběžnou. Periodickou inventarizaci účetní jednotky provádějí k okamžiku, ke kterému sestavují řádnou nebo mimořádnou účetní závěrku (§ 29 odst. 1 ZoÚ). Průběžnou inventarizaci mohou účetní jednotky provádět pouze u zásob, u nichž účtují podle druhů nebo podle míst jejich uložení, nebo hmotně odpovědných osob. Termín provedení této inventarizace si účetní jednotka stanoví sama a každý druh zásob musí být takto inventarizován alespoň jednou za účetní období (§ 29 odst. 2 ZoÚ). Periodickou inventuru zásob je možné zahájit nejdříve 4 měsíce před rozvahovým dnem a ukončit nejpozději 2 měsíce po rozvahovém dni (§ 30 odst. 6 ZoÚ).

Každá účetní jednotka bez ohledu na její velikost a kategorizaci musí mít pro proces inventarizace majetku a závazků vypracovanou a schválenou vnitropodnikovou (vnitroorganizační) směrnici (dále jen „směrnice“), která je základním východiskem pro provádění věcné kontroly účetnictví. Směrnice by měla podrobně řešit postup procesu inventarizace v konkrétních podmínkách dané účetní jednotky. V oblasti zásob by směrnice měla obsahovat následující:

• vymezení předmětu a rozsahu inventarizace zásob, • zřizování a proškolení členů inventarizačních komisí (stanovení pravidel jmenování členů na základě prvku nezávislosti včetně určení jejich pravomocí, odpovědnosti a činností),

• stanovení časového harmonogramu prací (plán inventur), tj.: stanovení okamžiku (dne), ke kterému se zjišťují skutečné stavy, – období (od–do), ve kterém se inventura provádí, – datum ukončení činností jednotlivých inventarizačních komisí, • stanovení způsobu zjišťování skutečného stavu zásob:

– fyzická inventura zásob a jaký je její předmět,

– „slepá sestava“ = inventurní soupis zásob bez měrných jednotek, dokladová inventura zásob a jaký je její předmět, např. inventura položek zásoby na cestě; přírůstky či úbytky zásob, které nastaly mezi okamžikem, ke kterému se zjišťoval fyzický stav zásob, a rozvahovým dnem,

• porovnání zjištěného skutečného stavu zásob se stavem v účetnictví:

– „ostrá sestava“ = inventurní soupis zásob s měrnými jednotkami, případně s oceněním (sestava z operativní evidence skladu), porovnání „slepé sestavy“ a „ostré sestavy“ a zjištění inventarizačních rozdílů,

• návrh na vypořádání výsledků inventarizace: jmenování likvidační, případně škodní komise,

– stanovení odhadu znehodnocení zásob zjištěného při inventuře, proúčtování inventarizačních rozdílů do účetnictví (manko, přebytek), znehodnocení zásob (odpisy zásob, tvorba/čerpání opravných položek k zásobám),

• návrh na nápravná opatření spojená s výsledky inventarizace zásob,

• doložení přírůstků a úbytků zásob, které se uskutečnily v období mezi koncem rozvahového dne a dnem provedení fyzické inventury v případě, že okamžik provedení fyzické inventury zásob je stanoven před koncem rozvahového dne nebo po tomto dni (viz § 30 odst. 4 ZoÚ),

• stanovení způsobu úschovy dokumentů spojených s inventarizačním procesem.

2.1. Poznámky k procesu přípravy inventarizace zásob

Účetní jednotka by členem inventarizační komise měla jmenovat alespoň jednu osobu, která má zkušenosti se zásobami, které jsou předmětem inventury (schopnost popisu zásoby do „slepé sestavy“). Inventarizační komise by neměla být jmenována pouze jednočlenná. Minimálně by měla být požadována kontrola „čtyř očí“. Není zakázáno, aby řadovým členem inventarizační komise byla i osoba odpovědná za daný úsek zásob v účetní jednotce. Nejen počet členů inventarizační komise by měl být stanoven s ohledem na rozsah inventarizovaných zásob, ale i samotný počet inventarizačních komisí by měl být úměrný objemu inventarizovaných zásob.

Účetní jednotka by měla zajistit proškolení členů inventarizačních komisí v oblasti způsobu provádění inventur i v oblasti způsobu zaznamenávání skutečného stavu zásob do „slepých sestav“. Toto proškolení je důležité hlavně tam, kde se jedná o zásoby, které nelze běžným způsobem přepočítat, přeměřit, převážit.

Účetní jednotka by měla při stanovování časového rozpětí skutečného provádění inventur respektovat rozsah předmětu inventarizace tak, aby inventarizační komise byly schopny inventury provést kvalitně, úplně a neprováděly je v časové tísni.

2.2. Poznámky k procesu provádění fyzických inventur

zásob

V průběhu každé inventury je nutno dodržovat veškeré zásady bezpečnosti práce. U fyzických inventur zásob by mělo být zaznamenávání pracovníky inventarizačních komisí v rozsahu 100 %, tj. každá položka zásob, a to do tzv. „slepých sestav“. Neměl by být povolen jakýkoliv odhad či opisování stavu zásob ze skladových karet („ostrých sestav“) či jiných dokumentů.

Členové inventarizačních komisí by neměli zapomenout připojit pod inventurní soupisy „slepé sestavy“ své podpisy a datum provedení fyzické inventury.

Při fyzické inventuře by měly být dodrženy zásady úplnosti a správnosti. Úplnost znamená, že byly zinventarizovány všechny zásoby, správnost je potvrzena fyzickým přepočítáním, zvážením, změřením. V určitých případech může být správnost potvrzena poměrovým vážením, měřením atd.

U zásob, u nichž by měření, vážení, počítání bylo příliš zdlouhavé, fyzicky velmi náročné, zdraví nebezpečné či velmi nehospodárné, je povoleno zjišťovat skutečné stavy zásob náhradní metodou. Náhradní metoda nesmí vést k rozdílným výsledkům, jakých by bylo dosaženo počítáním,