Praktijkmanager by Dentista by Dentista

Praktijkmanager uitgave mei 2021

het magazine met alle ins & outs voor de praktijkmanager

9 TIPS VOOR GOED VOORRAADBEHEER

ZO HOUD JE BALANS IN JE WERK Succesvolle meerkamerplanning

COVID & VERLOF

SANDWICHPOSITIE TUSSEN PRAKTIJKHOUDER EN TEAM

MINDER KORTDUREND VERZUIM een gerichte aanpak helpt

START ER B M E T P SE 2021

Opleiding Management & Leidinggeven 8-daagse opleiding voor de ervaren Praktijkmanager

Tijdens deze opleiding - gegeven door Liesbeth den Hollander - leer je onder andere hoe je meer invloed uit kunt oefenen tijdens een gesprek en welke handvaten je kunt gebruiken om op een succesvolle manier leiding te geven aan je team. Hoe stuur je veranderingen op een effectieve manier aan? En hoe zorg je ervoor dat de medewerkers gemotiveerd en tevreden zijn? Deze opleiding is een perfect vervolg op onze opleiding Praktijkmanager.

Ga voor meer informatie en voor het inschrijven naar onze website

www.dentalbestpractice.nl

voorwoord

EEN UITDAGENDE FUNCTIE

e praktijkmanager is de laatste jaren uitgegroeid tot een volwaardige functie

binnen de mondzorgpraktijk. Een functie die veel taken uit handen neemt van de behandelaar/praktijkeigenaar, zodat die zich kan focussen op het verlenen van tandheelkundige zorg. Naast managementtaken en het (mede) vormgeven van beleid gaat het daarbij om allerhande praktische zaken die spelen in en om de praktijk. Van personeelsbeleid en planning tot financiële zaken, voorraadbeheer en implementatie van richtlijnen en protocollen. Het valt allemaal binnen het takenpakket van een praktijkmanager. Een hele diverse, maar daardoor ook uitdagende functie die overzicht en goede communicatieve vaardigheden vereist.

Om het vak verder te professionaliseren en toe te spitsen op de tandheelkunde worden al diverse nascholingen en deelcursussen aangeboden en op vrijdag 21 mei is er zelfs een heus (online) event. Een aantal sprekers van dit event geeft alvast wat praktische informatie weg in deze speciale uitgave. Wij willen hiermee het werk van de praktijkmanager ondersteunen en hem of haar handvatten bieden voor alledaagse werkzaamheden.

Mocht je deze uitgave waarderen, zou je zelf willen schrijven, of heb je ideeën voor onderwerpen, dan kun je dat laten weten via info@dentista-magazine.nl. Wil je deelnemen aan Het event voor de praktijkmanager op vrijdag 21 mei tussen 13.00 en 20.00 uur, kijk dan op www.dentalbestpractice.nl.

Voor nu veel leesplezier! Dentista magazine, Ilko Alink Joan Koele Lies Ligtvoet

Praktijkmanager by dentista

Inhoud PRAKTIJKMANAGER

De sandwichpositie Tussen praktijkhouder en team

6 8 12 24

Wat is je planning vandaag? Zo houd je balans in je werk

Minder kortdurend verzuim Een gerichte aanpak helpt

Succesvolle meerkamerplanning 24

Zo start je

en verder...

Praktijkmanager is een uitgave van Dentista Media en wordt in gecontroleerde ver-

EEN MANAGEMENTOPLEIDING Zo terugverdiend 17

GOED VOORRAADBEHEER 9 praktische tips

COMMUNICATIE Met praktijkhouder en team

COVID & VERLOF Tips voor de vakantieplanning

spreiding toegezonden aan tandartsen mondhygiënistenpraktijken in Nederland.

Redactie

Vormgeving

Ilko Alink, Joan Koele, Lies Ligtvoet

LDB Production, Levin den Boer

Redactieadres

Adreswijzigingen

Dentista Media, Postbus 62, 7437 ZH

Per e-mail: info@dentista-magazine.nl.

Bathmen

Vermeld zowel je oude als nieuwe adres.

Contact: Ilko Alink, ilko@dentista-magazine.nl, 055-5223154

MORELE OORDEELSVORMING Duivelse dilemma’s 31

PRODUCTNIEUWS

Adverteren en marketing Joan Koele, joan@dentista-magazine.

Aan dit nummer werkten mee

nl, 06 – 477 859 78 en Ilko Alink, ilko@

Marenka Franke, Caroline Cuppens,

dentista-magazine.nl, 06 – 267 060 67

Marlies van der Vooren, Liesbeth den Hollander, Mark Schimmel, Karim Ahabri,

Druk

Lies van Wegen, Roberto Lamsberg,

Wilco, Meppel

Monique Heijtel, Kirsten Heukels.

Praktijkmanager by dentista

©2013-2021 Dentista Media. Niets in deze uitgave mag worden overgenomen, vermenigvuldigd of gereproduceerd zonder schriftelijke toestemming van Dentista Media of andere auteursrechthebbenden. Dentista Media kan geen aansprakelijkheid aanvaarden voor de juistheid en volledigheid van alle in deze uitgave opgenomen teksten en beelden.

Ook in Coronatijd een goed gevulde agenda?

(085) 130 35 55

contact@toppraktijk.nl

toppraktijk.nl

DE SANDWICHPOSITIE VAN DE PRAKTIJK MANAGER Marenka Franke doorgroeit naar praktijkmanager. Deze functiewisseling zal voor iedereen een omschakeling zijn. Je neemt taken van de praktijkhouder over en waar je voorheen onderdeel was van de medewerkers ben jij nu degene die het team moet aansturen. Een extern aangetrokken praktijkmanager kan ook in deze positie terechtkomen, zeker als het om een nieuwe functie gaat. Het team krijgt immers een andere leidinggevende en de praktijkhouder moet voor het eerst taken uit handen geven. Naast verandering van functie, die voor andere verhoudingen binnen het team zorgt, kan ook de manier van communiceren een rol spelen bij het ontstaan van de sanwichpositie. Bijvoorbeeld wanneer je het team niet tijdig informeert, niet helder is wat precies de bedoeling is en je alleen naar het eindresultaat toewerkt en onvoldoende oog hebt voor de route die je met z’n allen moet afleggen.

Als praktijkmanager vervul je een rol tussen de praktijkhouder en het team. De praktijkhouder geeft aan hoe hij of zij bepaalde zaken geregeld wil hebben en jij communiceert dat richting de medewerkers. Daarbij wil je het voor beide partijen zo goed mogelijk doen. Echter, kan er door allerlei omstandigheden ruis ontstaan in dit traject, wat voor druk van zowel boven- als onderaf zorgt. De zogenaamde sandwichpositie. Dat hoeft niet altijd vervelend te zijn, het hoort ook bij de functie, maar in sommige gevallen kan het stress opleveren en je werkzaamheden negatief beïnvloeden. HOE ONTSTAAT DE SANDWICHPOSITIE? Je kunt in een sandwichpositie terechtkomen wanneer je bijvoorbeeld als assistent

Praktijkmanager by dentista

WAT KUN JE ERAAN DOEN? Allereerst moet voor iedereen duidelijk zijn wat de taken en bevoegdheden van de praktijkmanager zijn. De praktijkhouder draagt bepaalde verantwoordelijkheden over aan de manager, waarbij het belangrijk is dat hij/ zij die ook echt loslaat. Wat je vaak ziet is dat praktijkhouders het lastig vinden om zaken uit handen te geven aan een praktijkmanager en toch zelf nog de controle willen houden. Verder moet je als praktijkmanager af van het idee dat iedereen jou leuk moet vinden. Sommige beslissingen of mededelingen zijn nu eenmaal minder positief. Dan is het aan jou om boven het team te staan en toch datgene te zeggen wat gezegd moet worden. Als duidelijk is wat jouw rol is en wat jouw taken zijn dat zal dit alleen maar duidelijkheid scheppen.

Merk je toch dat je in een sandwichpositie terechtkomt ga dan voor jezelf na wat de oorzaak is. Vraag de praktijkhouder en/ of het team wat zij van jou nodig hebben om veranderingen voor iedereen zo goed mogelijk door te voeren. Door in gesprek te gaan merk je al snel wat er mis is en kun je zaken bijsturen. IETS DOORVOEREN WAAR JE NIET ACHTER STAAT Allereerst geef je dit duidelijk onderbouwd aan bij de praktijkhouder. Je kunt van mening en inzicht verschillen, daar is niks mis mee, mits je er samen goed over praat. Mocht dat niks opleveren - sta je er nog niet helemaal achter - dan is het belangrijk om na te gaan of dit jou belemmert in de uitvoering. Is dat het geval dan moet je je afvragen of jij er echt alles aan hebt gedaan om het uit te voeren idee om te buigen. Is dat het geval dan kun je het met opgeheven hoofd doorvoeren en bij weerstand in het team goed aangeven dat jij er alles aan hebt gedaan maar dat dit de beslissing is. Tips • Zorg voor duidelijkheid in wat je wel en niet beslist • Spreek en handel waar je voor staat, blijf trouw aan jezelf • Voel je je onzeker of ervaar je angst, erken het en doe er wat aan. • Blijf bij de lopende zaken en veranderingen te allen tijde communiceren naar zowel de praktijkeigenaar als het team. Dit zorgt voor duidelijkheid en transparantie

UIT DE PRAKTIJK Op 21 mei aanstaande ga ik tijdens het Praktijkmanagers Event met Alexander Tolmeijer in gesprek over de rol van de praktijkmanager. Alexander is - voor degene die hem nog niet kent - een tandarts/ praktijkhouder, jurist, verbonden aan Dentiva en vele jaren actief geweest binnen het KNMT. Om een kleine impressie te geven heb ik hem al een aantal vragen voorgelegd over de vooren nadelen van een praktijkmanager en gevraagd of hij de sandwichpositie herkent. Hoe belangrijk is een praktijkmanager voor jou? “Cruciaal, ik moet er niet aan denken om geen praktijkmanager te hebben. Een grotere praktijk is tegenwoordig een klein bedrijf dat je als praktijkhouder en tandarts

niet kunt runnen zonder praktijkmanager. Herken je de sandwichpositie? “Ik herken het uit het verleden, maar dat hebben we toen intern aangepakt. Het komt vooral voor wanneer een medewerker doorgroeit naar de functie van praktijkmanager en de positie inneemt van een ‘baas’. Dat is lastig naar de andere medewerkers toe. Voor een praktijkhouder is het weer lastig om verantwoordelijkheden over te dragen aan een praktijkmanager. Op die manier creëer je een sandwichpositie. Zodra een medewerker doorgroeit naar praktijkmanager moet je hem of haar zelfstandig laten werken en zelf beslissingen laten nemen zonder constant te moeten overleggen. Vooraf moeten de praktijkhouder en -manager goede afspraken maken welke beslissingen wel en niet zelfstandig genomen kunnen worden.” Wat zijn de nadelen van een praktijkmanager volgens jou? “Voor mij zitten er geen nadelen aan een praktijkmanager. Het kan echter lastig zijn om een samenwerking aan te gaan wanneer je het voorheen alleen deed. Ook moet je kunnen delegeren als praktijkhouder, je moet een stukje loslaten. Zo verlies je wat controle en er kan wat communicatieruis ontstaan als je met z’n tweeën leidinggeeft.” Wat zijn de voordelen? “Tijdwinst voor de praktijkhouder! De manager kan veel meer aandacht geven aan het team en zal ervoor zorgen dat de kwaliteit van de praktijk wordt verbeterd. Een praktijkmanager mag trots zijn op zichzelf, geef als praktijkhouder hem of haar ook dat gevoel en spreek je vertrouwen uit. Het is belangrijk dat je staat voor wat je zegt en doet. Blijf ontwikkelen en steek hier als praktijkhouder voldoende tijd, geld en energie in.” Ook Alexander Tolmeijer herkent de sandwichpositie, zag waardoor dit werd veroorzaakt en heeft het intern goed opgelost. Zo houdt een praktijkhouder zijn ‘bedrijf’ goed draaiende met een tevreden team en praktijkmanager. Want tenslotte heb je elkaar nodig om tot een goed eindresultaat te komen. Marenka Franke is praktijkmanager bij Centrum voor Mondzorg Rhenen en docent bij Dental Best Practice.

Praktijkmanager by dentista

Zo houd je balans in je werk

WAT IS JE PLANNING VANDAAG? Een praktijkmanager kan geen agenda plannen zoals die van een tandarts. Van minuut tot minuut, duidelijk afgebakend wat er moet gebeuren en geen tussendoortjes van telefoontjes, binnenlopend personeel of leveranciers die naar je vragen. Of kan dat wel? In dit stuk leg ik uit hoe je stapsgewijs tot een (realistische) planning kan komen, benoem voordelen en laat zien hoe je balans kan houden. Caroline Cuppens

STAP 1: WIE DOET WAT? Voordat je je planning kunt maken, is het belangrijk dat de taken zijn verdeeld. Een functieomschrijving is hierbij een leidraad. Denk daarbij aan specifieke taken als contractonderhandelingen, de aanschaf van nieuwe apparatuur, beheer over de dagomzet. Overleg met de eigenaar of taken helder verdeeld zijn. Ook moet worden gekeken of het huidige takenpakket voor elk personeelslid wel reëel is. Vraag jezelf kritisch af of de taken die elk personeelslid heeft, binnen de gegeven werkuren gedaan kunnen worden. Vaak zie ik dat de managers het leeuwendeel van de taken op zich nemen, terwijl dit meestal niet de efficiëntste verdeling is. Naast het opstellen van een duidelijk, doch realistisch takenpakket is het belangrijk om als team te weten wat de doelen van de praktijk zijn, zowel op lange als korte termijn. STAP 2: LIJST MAKEN EN PRIORITEITEN STELLEN Als de doelen duidelijk zijn en je een goed takenpakket op tafel hebt liggen, ga je de taken verzamelen en op prioriteit sorteren. Ga hierbij als volgt te werk: zet op een post-it één taak die je nog moet doen. Doe dit totdat alle taken, zowel grote als kleine, op post-its staan. Hierdoor maak je het voor jezelf duidelijker wat er nog allemaal moet gebeuren en maak je je hoofd leeg, het ontlast je brein. Leg alle post-its op een stapel. Bij iedere

Praktijkmanager by dentista

taak stel je drie vragen (op basis van de Eisenhower-methode). Vraag 1: Moet IK het doen? O Nee: dan delegeren aan de juiste persoon. Schrijf zijn/haar initialen erop en leg deze voor nu opzij. O Ja: naar vraag 2.

Vraag 2: Moet IK het ECHT doen? Folders nakijken, voorraad bestellen, reparaties opvolgen… Allemaal taken die jou veel tijd kosten, tijd die je ook aan iets had kunnen besteden dat alleen jij kan. Elk teamlid een verantwoordelijkheid geven zorgt voor een samenhang, een groepsbijdrage, een teamgevoel. Houd de afkorting TEAM (Together Each Achieves More) voor ogen en kijk kritisch naar welke taken jij echt op je kan nemen. O Nee: dan delegeren aan de juiste persoon. Schrijf zijn/haar initialen erop en leg deze voor nu opzij. O Ja: naar vraag 3.

Vraag 3: Moet ik het NU doen? O Nee: De post-it in volgorde van belangrijkheid plakken. Is deze taak belangrijker of dringender dan..? O Ja: taken die maximaal twee minuten duren doe je meteen. Bij spoed en taken die langer in beslag zullen nemen, ga je terug naar vraag twee. Als je weer uitkomt bij stap drie, doe het dan zelf en check of je planning niet in gedrang komt. Bijvoorbeeld een assistent valt uit en je wordt gevraagd in te vallen. Na de oefening met de post-its heb je de methode van vragen stellen geoefend. Vanaf nu zet je je taken in een (digitale) lijst. Dit kan in je mail, Evernote, ToDo van Microsoft, Notes, of GooglePlay ToDo-lijst. Zorg dat je één systeem hebt wat je consequent toepast. Geregeld zie ik ‘olifanten’ als taak staan, gehele projecten zoals een nieuwe website. Zet babystapjes en begin bijvoorbeeld met het plannen van een vergadering om te achterhalen wat de eigenaar ervan verwacht, of start een marktonderzoek naar de regionale websites van tandartsen. Als de praktijkeigenaar vraagt “Wat is je planning vandaag?”, kan je hem/haar je lijst laten zien en jouw prioriteiten bespreken. Prioriteiten zijn voor iedereen anders. Ik adviseer om je eigen prioriteiten aan te

houden, gecombineerd met een wekelijks overleg met de eigenaar. Voor het personeel zijn onder andere planning, salariswijzigingen en vakantie uren verwerken een prioriteit, terwijl jij het zelf belangrijker vindt om bijvoorbeeld het slot van de voordeur te laten repareren. Durf te steunen op je intuïtie, eigen inzicht en competenties. Nog steeds een te grote lijst met taken? Vaardigheden zoals nee-zeggen, delegeren, feedback geven, de bal terug spelen zijn hierbij sleutels tot verandering. Zoek een buddy in je team die je helpt om te veranderen. Een gedragsverandering duurt gemiddeld 66 bewuste dagen met vallen en opstaan. Soms is een verandering van overtuiging, normen of waarden een hulpbron. Stel je hebt de overtuiging “De ander doet het toch niet goed”, dan zal waarschijnlijk delegeren een energie slurpende opdracht voor je zijn. Middels psychologische hulp, of een coach kan je je eigen energie anders laten stromen. STAP 3: INDELEN AGENDA VAN DE PRAKTIJKMANAGER Begin met een vast schema per dag. Volgens de Pomodoro-techniek blijkt dat de mens zich optimaal kan concentreren in een tijdspanne van 25 minuten. Plan dus niet je taken in, maar plan blokken van 25 minuten in en doe je taken in de prioriteitsvolgorde. Na zo’n blok is het een must om

Praktijkmanager by dentista

3 tot 5 minuten rust in te plannen om een rondje te lopen, drinken te halen, iets op te ruimen, of iets te overleggen. Zo kun je daarna weer 25 minuten met optimale focus aan het werk. Ook kun je je beter focussen wanneer al je notificaties uit staan. Zo voorkom je dat je tussendoor toch nog even je e-mails gaat checken. Met bovenstaande tips kan jouw planning er als volgt uitzien: 08.30u kopje koffie, post, mail, checkmoment, calamiteiten (grijze kleur) 09.00u 3x 25’ FOCUS aan (paarse kleur) met 5’, rondlopen, iets checken. 10.30u kopje koffie, post, mail, checkmoment, onvoorziene klusjes, spoed 11.00u 3x 25’ FOCUS aan NIET STOREN (fuchsia kleur) met 5’, rondlopen, iets checken. 12.30u Pauze en overlegtijd 14.00u 3x 25’ FOCUS aan (paarse kleur) met 5’ drinken halen, rondlopen, iets checken. 15.30u 30’ checkmoment 16.00u afronden, prioriteiten volgende dag stellen In kleurcoderingen geeft dit de planning zoals aangegeven in de afbeelding hiernaast. Zo’n vast schema maakt jou productiever. Een manager moet vaak nog iets checken, overleggen bij collega’s, een telefoontje plegen, klusje opknappen, brandje blussen. Dit kan in de grijze blokken. In deze blokken doe je de werkzaamheden die niet op een post-it komen zoals gesprekken met leveranciers en ander kort overleg. Dit is ook het moment dat je gedelegeerde taken checkt en eventueel korte feedback geeft. De tijdvakken met de paarse kleur zijn taken die je op volgorde van prioriteit gaat aanpakken. De dag van tevoren kies je drie van je gestelde prioriteiten. Deze noteer ikzelf op mijn notitieblok. Wegstrepen als de taak gedaan is geeft namelijk een shot van dopamine! In het Duits is dit het woord Entlistungsfreude. Zorg wel dat je nog bereikbaar bent, mocht bijvoorbeeld een leverancier bellen of een assistent binnenkomen. Verlies jezelf echter niet in deze kleine zaken en focus op de prioriteiten. Zaken waarbij je echt niet gestoord mag worden, staan ingepland in een fuchsia kleur. Soms is het noodzakelijk om zo’n moment in te plannen om grote, belangrijke zaken goed en efficiënt te kunnen

Praktijkmanager by dentista

uitvoeren. Denk hierbij aan zaken als personeelsplanning, salarisadministratie, declareren en klachtafhandeling. Als het op de praktijk te druk is, kan thuiswerken ook een optie zijn. In het laatste grijze blok van de voorbeeldplanning rond je nog klusjes af die niet op je prioriteit stonden. Ook schrijf je de drie prioriteiten voor de volgende dag op. Zet wekelijkse taken zoals overleg met de praktijkeigenaar in een terugkerende afspraak. Plan hiervoor 10 minuten extra in om een verslag te schrijven en het laatst

ondertekende verslag te sorteren. Meteen je verslag typen tijdens de vergadering werkt het efficiëntst en een vast agendapunt kan het doornemen van je taken en prioriteiten zijn. Op de laatste middag van je week kan je CleanDesk inplannen; een afrondingsmoment van de week waardoor je ‘leeg’ het weekend ingaat. Ook de maandelijkse taken zoals salarisveranderingen doorgeven, cadeaus voor verjaardagen of het

checken van de foldervoorraad zet je in de agenda. Plan ook je jaarlijkse taken in. Hierbij kun je denken aan zaken als onderhoud apparatuur, contracten opzeggen, voorraad tellen, kerstpakketten regelen of sfeer wachtkamer veranderen. Zet dingen die voorbereiding vereisen, zoals evaluatiegesprekken, vergaderingen en teambuildingactiviteiten, in je agenda met een herinnering van twee weken ervoor.

mee bezig bent, gaat de ander onbewust meedenken over mogelijke oplossingen of vindt hij/zij het misschien leuk om de taak van je over te nemen. Hierdoor ontstaat makkelijker synergie, een team-gevoel, onderling vertrouwen, erkenning. Door de blokken uit te leggen wordt het duidelijker voor collega’s wanneer ze je wel en niet kunnen storen, omdat ze nu inzicht hebben in je planning.

VOORDELEN VAN EEN AGENDA MET EEN PLANNING • Het gaat er nu niet meer om dát je het af hebt, maar dat je je tijd zo optimaal (met de meeste focus) mogelijk hebt benut • Je bent meer bereikbaar voor je team omdat je bewust naar hen toe gaat of rondloopt • Je werkt sneller en efficiënter • Je maakt minder fouten, zeker als je je werk nog eens controleert voordat je het afrondt • Je omgeving weet dat ze je in het blok niet storen, je met rust moeten laten

BALANS HOUDEN Hoe ervaren je ook bent, bij elke verandering moet je opnieuw sturen naar je balans. Dit is compleet normaal. Neem ook de tijd om die balans te vinden. Eerst zaaien voordat je kan oogsten. Balans vraagt inzicht in je eigen takenpakket en hoe lang jij met die taken bezet bent. Het eerder beschreven stappenplan volgen kan je al een heel eind op weg helpen. Kom je toch in tijdsnood? Ga dan eens meekijken bij collega-managers, waarschijnlijk gebruiken ze efficiëntere software of werken ze met een snellere leverancier.

VOORDELEN VAN JE PLANNING DELEN Het kan lonen om je planning te delen. Er zijn altijd gedienstige, meedenkende collega’s. Door te vertellen aan de ander wat je doet, waar je tegenaan loopt of waar je

Caroline Cuppens – Praktijkmanager en mede-eigenaar bij T.X. de Jong Tandzorg in Amersfoort en docent bij Dental Best Practice.

advertentie

Praktijkmanager by dentista

Een gerichte aanpak helpt!

MINDER KORTDUREND VERZUIM IN DE PRAKTIJK? Marlies van der Vooren

De coronatijd zorgt voor een toename van kortdurend verzuim. Dit is belastend voor de praktijkorganisatie en kan tot onderlinge irritaties leiden in het team. Duidelijke afspraken en een goed verzuimprotocol helpen bij het beperken van kortdurend verzuim. Naast kortdurend verzuim vanwege ziekte is er het afgelopen jaar een aantal redenen bijgekomen waardoor werknemers zich afmelden voor het werk. Denk aan het wachten op de uitslag van een coronatest, het plotseling moeten opvangen van kinderen die niet naar school of de opvang mogen, of zelf in quarantaine moeten gaan. Op de website van de KNMT staan handige stroomschema’s die antwoord geven op de vraag of een medewerker al dan niet inzetbaar is bij klachten, of na nauw contact met een persoon met klachten. Toch blijven er lastige situaties ontstaan, waarin werkgever en werknemer niet altijd duidelijkheid hebben over de richtlijnen, of het niet met elkaars standpunt eens zijn. Het helpt dan als je duidelijke afspraken hebt wanneer verzuim geoorloofd en niet geoorloofd is, en of het verzuim door de werkgever wordt betaald, voor eigen rekening komt, of vakantiedagen kost. Op de volgende pagina staat een verlof-beslisboom (bron: XpertHR) waarin onder meer een aantal corona-gerelateerde verlofredenen zijn opgenomen. SOORTEN KORTDUREND VERLOF Er zijn verschillende soorten verlof, afhankelijk van de redenen waarom een werknemer zich afwezig wil melden:

Praktijkmanager by dentista

Calamiteitenverlof: hiervan is sprake als de medewerker plotseling iets in de privé-sfeer moet regelen. Bijvoorbeeld: de school belt naar de medewerker dat zijn of haar kind ziek is en van school moet worden opgehaald. Kortdurend zorgverlof: het kan zijn dat iemand een vrije dag wil hebben vanwege de zorg voor een ander. Bijvoorbeeld het meegaan naar een afspraak in het ziekenhuis met een kind. Vaak zijn dit planbare afspraken. Veel medewerkers in de mondzorg werken parttime. U kunt van uw medewerker vragen om dergelijke afspraken op een vrije dag te plannen. Als dat niet mogelijk is, kunt u de medewerker vragen om een werkdag om te ruilen. Kortdurend zorgverlof is overigens een wettelijk recht, dat ook staat beschreven in de KNMT Arbeidsvoorwaardenregeling. Een ziek kind thuis hebben is lastig. Een medewerker kan kortdurend zorgverlof vragen om voor het zieke kind te zorgen. De zorg moet dan niet anders geregeld kunnen worden. Dit verlof moet voor minimaal 70% worden doorbetaald. Het maximale aantal uren zorgverlof per kalenderjaar is twee keer de wekelijkse arbeidstijd. Je kunt als werkgever vragen of de partner ook een deel van de zorg voor zijn of haar rekening neemt. Bewustwording bij werknemers dat ook de partner (en diens werkgever) deel uitmaken van de oplossing helpt. Het is nog steeds zo dat werkgevers met een hoog aandeel vrouwelijke werknemers, zoals in de mondzorg, vaker

flexibiliteit moeten tonen dan werkgevers met voornamelijk mannelijke werknemers. • Tip: vraag in een sollicitatiegesprek hoe de medewerker de kinderopvang heeft geregeld. Je kunt uit het antwoord vaak al opmaken of iemand kan terugvallen op de partner, familie in de buurt, of een oppas. • Tip: maak de medewerker zelf verantwoordelijk voor het zoeken van vervanging. • Tip: vraag of de medewerker thuis kan werken, in combinatie met de zorgtaken. Verlof om een gebeurtenis in de privé sfeer: Als iemand vrij wil hebben om een persoonlijke reden die niet valt onder bijzonder verlof, bijvoorbeeld het bijwonen van een begrafenis, kunt u vragen om hier een (halve) vrije dag voor op te nemen. Uiteraard kunt u er ook voor kiezen om

vrij te geven. Bedenk dan wel dat dit een precedent kan scheppen naar anderen. Bijzonder verlof: Bijzonder verlof is niet wettelijk geregeld. U kunt de regels voor bijzonder verlof zelf vastleggen in een bedrijfsreglement. Als u in de arbeidsovereenkomst opneemt dat u de KNMT-arbeidsvoorwaardenregeling volgt, gelden de bijzonder verlofdagen die daar in zijn opgenomen. Ziekteverlof: Natuurlijk is er dan ook nog het ziekteverlof. Zeker in een tandartspraktijk, met strak geplande agenda’s en veel onderlinge afhankelijkheid bij het goed kunnen vervullen van de taken, levert plotselinge uitval door ziekte vaak stress op. Frequent kortdurend verzuim kan beperkt worden met bewust beleid. Twee instrumenten voor verzuimpreventie die hieron-

Praktijkmanager by dentista

der worden toegelicht zijn: 1: Het verzuimprotocol, 2. Frequent verzuimbeleid HET VERZUIMPROTOCOL Wat is er gemakkelijker en laagdrempeliger dan ’s morgens even een appje sturen dat je niet lekker bent en thuisblijft? Terwijl jij je nog een keer omdraait gaan aan de andere kant van het WhatsApp-bericht de alarmbellen rinkelen en komt de adrenaline naar boven. In een goed verzuimprotocol is regel nummer één: altijd persoonlijk telefonisch ziekmelden. Door werknemers zich persoonlijk ziek te laten melden doe je een beroep op hun eigen verantwoordelijkheid en zijn ze zich meer bewust van wat hun afwezigheid voor gevolgen heeft voor de collega’s. Daarbij heb je als werkgever direct een contactmoment, waarin je aandacht kunt geven aan de zieke medewerker en het gevoel over kan brengen dat hij of zij gemist wordt. In een grote groepspraktijk is het frequent kortdurende ziekteverzuim drastisch gedaald sinds een verzuimprotocol is ingevoerd. Voorheen volstond een appje aan de praktijkmanager. Tegenwoordig moet een medewerker zich eerst ziekmelden bij de persoon met wie hij of zij die dag ingepland staat op een behandelkamer. Ook moet de medewerker zich ziekmelden bij de tandarts-praktijkeigenaar. Van de zieke medewerker wordt verder gevraagd om haar collega’s te bellen of appen om te vragen of ze in kunnen vallen. Om dit te vragen aan iemand die zich heel beroerd voelt gaat misschien wat ver, maar in het telefoongesprek met de medewerker wordt in elk geval gevraagd hoe hij of zij denkt dat vervanging geregeld kan worden. In het verzuimprotocol staat aangegeven voor welk tijdstip, op welke manier en bij wie de medewerker zich ziek moet melden. Bij voorkeur is dit bij de praktijk-eigenaar zelf. Vraag bij verzuim dat naar verwachting kortdurend is, om dagelijks tegen het eind van de werkdag aan te geven wat de verwachting is voor de volgende dag. Zo heb je weer een contactmoment en weet je waar je aan toe bent voor de planning. Het helpt als de medewerker eigen verantwoordelijkheid draagt in het herstelproces en in het contact met de praktijk. Zo creëer je bovendien een sfeer van onderlinge collegialiteit. Als de volgende keer iemand anders ziek is, is de medewerker misschien wel bereid om een

Praktijkmanager by dentista

dagje extra te werken. Dit vanuit wederkerigheid in collegiaal gedrag. Leg in het verzuimprotocol ook vast dat de medewerker geacht wordt thuis bereikbaar te zijn gedurende het ziekteproces, tenzij anders is afgesproken. In het kader van de privacy mag je niet vragen naar medische klachten. Vaak zal een zieke medewerker overigens uit zichzelf wel vertellen wat de klachten zijn. Je mag deze informatie echter nergens vastleggen. Wel kan je vragen of er bepaalde werkzaamheden zijn die de medewerker wel kan doen. Een stoelassistente met een verstuikte enkel kan niet de hele dag in de weer zijn in de behandelkamer. Wel kan ze achter de balie werkzaamheden doen, of patiënten bellen die al een tijd de praktijk niet meer bezocht hebben. Dat kan zelfs vanuit huis. Volgens de wetgeving moet je minimaal 70% loon doorbetalen bij ziekte. Dit staat ook zo in de KNMT-arbeidsvoorwaarden regeling. Veel bedrijven hebben in hun arbeidsovereenkomsten opgenomen dat er gedurende een bepaalde periode van ziekte 100% wordt uitbetaald, bijvoorbeeld in het eerste halfjaar. Bij frequent kortdurend verzuim blijft de persoon dan steeds het volledige salaris uitgekeerd krijgen. Als je in de arbeidsovereenkomst opneemt dat het salaris bij ziekte direct naar 70% gaat, wordt de medewerkers die ziek is geweest daar aan het eind van de maand, bij ontvangst van het salaris, weer aan herinnerd. Die bewustwording helpt bij een volgende keer en legt de drempel voor een ziekmelding net wat hoger. In de coronapandemie helpt een aanvullende paraaf in het verzuimprotocol over corona met richtlijnen over testen bij klachten, quarantaine en vakantie om de regels rondom ‘coronaverzuim’ en de standpunten van de praktijk helder te communiceren. AANPAK VAN FREQUENT VERZUIM Als iemand regelmatig kortdurend verzuimt is het belangrijk om hier over in gesprek te gaan met de medewerker. Een verzuimgesprek kan als lastig worden ervaren, je wilt je medewerker niet het gevoel geven dat je hem of haar niet vertrouwt. Hoe pak je een gesprek met iemand die frequent verzuimt nou goed aan? Als je de volgende vijf stappen toepast, verhoog je de effectiviteit van het gesprek:

Stap 1: Zet de feiten op een rij Hoe vaak heeft de medewerker verzuimt en hoeveel dagen waren dat in totaal? Hoe verhoudt zich dat tot het gemiddelde in de praktijk? Door de feiten op een rij te zetten krijgt de medewerker een beeld van het eigen verzuim. Vaak is een medewerker alweer vergeten dat hij drie maanden geleden ook al ziek is geweest. Bespreek ook wat de consequenties zijn van het verzuim, bijvoorbeeld ad hoc een beroep doen op de flexibiliteit van collega’s, de agenda van de behandelaar aanpassen, patiënten afbellen. Stap 2: Laat de medewerker vertellen Stel je open, en niet vooringenomen op. Toon interesse en vraag de medewerker of deze kan benoemen wat de oorzaken van het frequent verzuim zijn. Oorzaken kunnen in de privésfeer liggen, gerelateerd zijn aan de werksituatie, of een medische achtergrond hebben. Wat de medische problemen zijn is privacygevoelig, een doorverwijzing naar de bedrijfsarts is dan aan te bevelen. De berdrijfsarts kan praktische adviezen geven. Stap 3: Zoek met elkaar naar oplossingen Vraag aan de medewerker welke mogelijke oplossingen hij of zij ziet. Laat merken dat je bereid bent om mee te denken in die oplossingen. Het kan bijvoorbeeld gaan om meer afwisseling van taken, ergonomische aanpassingen, aanpassing van het aantal uren in de week, verbeteren van de werksfeer in het team. Door samen te zoeken naar oplossingen, wordt het ook een gezamenlijk probleem. Stap 4: Maak concrete afspraken Sluit het gesprek af met concrete afspraken. Leg deze afspraken vast, geef de medewerker een afschrift en plan een vervolggesprek in. In het vervolggesprek bespreek je wat de afspraken opgeleverd hebben, welke problemen de medewerker toch nog tegenkomt en wat er nodig is om terugval te voorkomen. Stap 5: Wees duidelijk over de conse quenties Bij duidelijke afspraken horen ook duidelijke consequenties. Bespreek dat u verwacht dat afspraken worden nagekomen en wat het gevolg is als dat niet gebeurt. Van de werkgever wordt verwacht dat deze zich inspant voor een goed en gezond werkklimaat. Van de medewerker

wordt verwacht dat deze zijn of haar eigen verantwoordelijkheid neemt en zich inzet om een goede bijdrage te kunnen blijven leveren aan de praktijk. OPVANGEN KORTDUREND VERZUIM Ook met een goed verzuimprotocol en een gericht beleid om frequent verzuim terug te dringen, zal kortdurend verzuim nooit volledig uitgebannen kunnen worden. Hoe zorg je dat de praktijk toch het normale programma kan draaien, en de stress beperkt wordt? • Inventariseer in het team wie er voor open staat om zo nu en dan extra te werken. Maak bijvoorbeeld een appgroep waarin je snel je invalvraag kunt delen met het team. Gebruik deze appgroep alleen voor dit doel. • Ga een arbeidsovereenkomst aan met een oproepkracht. Let op: de wetgeving is veranderd en de medewerker kan na een jaar aanspraak maken op een vast aantal uren. Flex is minder flex geworden in de Wet Arbeid in Balans. • Maak gebruik van een uitzendbureau. Houd er rekening mee dat de kosten van een uitzendkracht per uur relatief hoog zijn, en dat je 21% BTW betaalt bovenop het uurtarief. • Word deelnemer in het nieuwe platform MondzorgFlexpool.nl, dat dit voorjaar start. Je plaatst je oproep voor een invalkracht. De op het platform ingeschreven zelfstandig werkende mondzorg professionals ontvangen direct je oproep en kunnen de opdracht accepteren via het platform. De administratieve afwikkeling wordt via het platform geregeld. CONCLUSIE Met een goed verzuimprotocol, gericht verzuimbeleid én goede invalkrachten in geval van nood, beperkt u de stress die veroorzaakt wordt door kortdurend verzuim. Niet alleen bij uzelf, maar ook bij de rest van het team. Ook dat draagt bij aan een gezond arbeidsklimaat! Marlies van der Vooren – Arbeids- en organisatiepsycholoog, Directeur Dental Care Professionals. www.dentalcareprofessionals.nl Bronnen: XpertHR.nl; mkbv.nl; mondzorgflexpool.nl

Praktijkmanager by dentista

WAARMEE ZIJN WE JOU VAN DIENST? Hoe vind je de juiste werkplek die bij jou en jouw ambities past? Ga in gesprek met onze werving- en selectieadviseurs!

KIEZEN VOOR DE JUISTE WERKPLEK

• • • •

Wat vind jij belangrijk? Dat koppelen wij aan onze kennis van praktijken. Je krijgt vooraf uitgebreide informatie over de praktijk, het team, de mogelijkheden; Jij bepaalt naar welke praktijk(en) jouw cv gaat; Nog vragen of twijfels na een eerste gesprek? Wij zorgen voor duidelijkheid.

Ons doel is de juiste kandidaten te presenteren voor jouw vacature. Wij nemen de werving uit handen én doen de voorselectie. Dit allemaal in goed overleg.

DE JUISTE MEDEWERKER VINDEN

• • • •

Jouw vacature bereikt óók kandidaten die niet actief zoeken of discreet willen zoeken; We hebben een groot netwerk en searchen gericht voor jouw vacature; Zorgvuldige voorselectie van kandidaten; Wij handelen alle sollicitaties netjes af en jij bespaart tijd.

Wij gaan actief aan de slag met jouw zoekvraag of verkoopopdracht voor praktijkovername. Wij begeleiden de stappen in het overnameproces, van goodwillwaardering tot en met het opstellen van het overnamecontract. EIGEN PRAKTIJK KOPEN OF VERKOPEN

• • • •

Jouw wensen en plannen zijn leidend; Vertrouwelijkheid is gewaarborgd; Integer en realistisch advies; Oog voor de emotionele kant van praktijkovername.

Onze HR-adviseurs staan tandarts-ondernemers en praktijkmanagers met raad en daad terzijde bij het ontwikkelen van en uitvoering geven aan goed personeelsbeleid.

PERSONEELSBELEID IN GOEDE HANDEN

• • • •

Het personeelsbeleid sluit aan bij de actuele weten regelgeving; Langdurig verzuim wordt adequaat aangepakt; Aandacht voor personeelsontwikkeling en begeleiding bij (dis-)functioneren; Goed personeelsbeleid vergroot ieders werkplezier!

Dental Care Professionals verbindt, ontzorgt én denkt met je mee! Meer weten? Bel 035 6959501 WhatsApp 06 13206179 Ga naar www.dentalcareprofessionals.nl of scan de QR-code.

EEN MANAGEMENT OPLEIDING Liesbeth den Hollander

Investeren in een praktijkgerichte opleiding is meteen terugverdiend. Maar wat is nu nut en noodzaak voor een management-opleiding voor de praktijkmanager? Hoe gaan we dat aantoonbaar terugverdienen? Het loopt nu toch ook allemaal? Investeren in een managementopleiding wordt echter wel degelijk terugverdiend. We zetten een aantal feiten op een rij. Tijdens een managementopleiding komen de onderstaande punten veelal aan de orde. KOSTEN UITSTROOM PERSONEEL Het kost een bedrijf gemiddeld 4494 euro (Recruitment Kengetallen onderzoek 2019) om een nieuwe medewerker te zoeken en te vinden. Als je als manager in staat bent betere (coach)gesprekken te voeren waardoor het team gemotiveerd wordt scheelt dat in uitstroom van personeel en dus in kosten. ARBEIDSCONFLICTEN Het gebeurt overal. Gedoe met personeel. Oneens over beloning, werktijden, of opleiding. Of over wat er wordt verwacht van de medewerker. Gedoe, omdat de medewerker niet dat doet wat er wordt gevraagd. Dat kan uitmonden in lastige situaties en in het ergste geval een arbeidsconflict. De gemiddelde kosten hiervoor bedragen 27.000 euro per conflict en de looptijd is 20 maanden. Op een efficiënte manier feedback kunnen geven en gespreksvaardigheden toepassen die de medewerker het gevoel geven dat er wordt geluisterd en weet waar hij/zij aan toe is, zijn dan belangrijk. ZIEKTEKOSTEN Iedereen kan ziek worden, maar het betekent een enorme financiële belasting voor de organisatie. Ziekte is niet te managen, maar re-integratie wel. Een zieke mede-

werker kost je gemiddeld 250 tot 400 euro per dag. Goede communicatie met de zieke medewerker is dan van belang. Contact en in de dialoog zijn en blijven is enorm belangrijk voor het beperken van het ziekte verzuim en het re-integratie proces. BESPARING EFFICIËNTERE VERGADERINGEN Wat bespaar je als team wanneer je efficiënter overlegt en plant? Elke week een half uur met vier personen is per jaar al gauw twee weken productiewerktijd. Betere en slimmere voorbereiding van vergaderingen biedt uitkomst. BEGELEIDING VERANDERINGEN Iedere verandering zorgt voor weerstand, maar zonder verandering is er geen vooruitgang. Het is voor de praktijkmanager daarom van cruciaal belang veranderingen goed te managen. Bijna 70 procent van de verandertrajecten mislukken in organisaties. Niet omdat het een slecht plan is maar omdat de meeste managers de verandering niet gemotiveerd krijgen en niet goed begeleiden. Praktijkmanagers leren in een training wat een rouwproces is van de medewerkers bij een verandering en hoe daar op een goede manier mee om te gaan. Kortom, niet de vraag hoe of waarom maar vooral wanneer sturen we de praktijkmanagers naar een opleiding? Liesbeth den Hollander Opleider bij Dental Best Practice Opleiding: Management en leidinggeven Eigenaar van: www.thebridge-bv.nl

Een goede managementopleiding kost gemiddeld 5.000 euro per persoon. Hoe staat dat in verhouding tot de besparingen? Hierbij de terugverdientijd op een rijtje: • 4,5 keer terugverdiend bij een voorkoming van een arbeidsconflict • 1 keer terugverdiend bij het verkorten van een ziekteperiode en betere re-integratie bij 20 dagen • 2,5 keer terugverdiend bij 1 jaar efficiënter vergaderen (4-5 personen) • 1 keer terugverdiend bij behoud van personeelslid in plaats van uitstroom • 5 keer (schatting) terugverdiend bij slagen veranderingsproces • 1 keer terugverdiend bij behoud van je praktijkmanager door in hem of haar te willen investeren.

Praktijkmanager by dentista

De beste keuze in medisch debiteurenbeheer

Gun jezelf en je patiënten Anders Medisch debiteurenbeheer, maar dan anders: het beste voor zorgverleners en hun patiënten. Vriendelijk, servicegericht en van alle gemakken voorzien. Persoonlijke aandacht voor zorgverlener en patiënt; Professioneel en servicegericht; Het verlengstuk van de praktijk;

Groot geworden door klein te blijven

Kosteloze, versnelde uitbetaling; Gratis betalingsregeling voor patiënten. Sinds onze start in 2015 hebben veel zorgverleners ons weten te vinden. Zij waarderen onze dienstverlening en betrokkenheid. Niet voor niets dat we kunnen zeggen dat we groot geworden zijn door klein te blijven. Wil je dat jouw praktijk ook op de Anders manier groot wordt? Maak dan een vrijblijvende afspraak met ons!

Voorjaarsactie - woordzoeker Het voorjaar staat voor de deur en daarmee ook de Anders Medical Factoring voorjaarsactie! Puzzelen is nog nooit zo populair geweest en dus hebben we speciaal voor alle mondzorgverleners van Nederland een woordzoeker met het thema ‘Voorjaar’ gemaakt. Weet jij de uitkomst? Voer hem in op www.andersmf.nl/voorjaarsactie en maak kans op leuke prijzen!* *Meer informatie en de actievoorwaarden vind je op: www.andersmf.nl/voorjaarsactie

Puzzel mee en win! APRIL BBQ BLOEIEN BLOEMKNOPPEN BLOESEM BLOESEMJAARGETĲDE GROEIEN GROEN HYACINT JONGEN KALFJES KIKKERDRIL KNOPPEN KROKUSSEN KUIKEN LAMMETJES LENTE LENTEBLOEM LENTEBRIES LENTEKRIEBELS MEI (zie voorbeeld) NARCIS NESTJES NESTKASTJE RUPS SEIZOEN SNEEUWKLOKJE TREKVOGELS TULPEN VEULEN VLINDERS VOGELHUISJE VOGELNESTJE VOORJAAR VRUCHTBAAR ZON ZONNEBRANDCRÈME

De oplosssing is:

Uitkomst doorgeven voor 31 mei 2021 via www.andersmf.nl/voorjaarsactie Meer weten? Bel ons 085 273 49 79

of mail ons info@andersmf.nl

Meer over ons? www.andersmf.nl

9 TIPS VOOR GOED VOORRAADBEHEER Ook jouw praktijk doet aan een vorm van voorraadbeheer. Echter de mate waarin je je voorraad en de hieruit voortvloeiende data volgt, verschilt per praktijk. Voor een kleine praktijk is dit waarschijnlijk prima zelf te doen, maar zodra je een wat grotere praktijk hebt merk je ongetwijfeld dat het lastiger wordt om ‘lean’ te blijven werken.

Mark Schimmel

1. DATA IS MACHT Als je besluit de stap te zetten naar voorraadbeheer kenmerkt dit zich door het volgen van je voorraad-data. Deze data biedt namelijk waardevolle informatie waarmee je slimme, goed onderbouwde beslissingen kunt nemen en altijd kunt verantwoorden waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt. Hoe volgt je deze data? De meest gebruikelijke manieren zijn: • Handmatig met potlood en papier, met gebruik van vooraf geprinte voorraad-sheets; • Op een computer, met Excel of een ander spreadsheet programma; of • Voorraadbeheer software, dat de voorraad automatisch bijhoudt, online

4. BASISVOORRAAD AANLEGGEN

Stel minimaal één, maar het liefst twee personen aan die verantwoordelijk zijn voor je inkoop. Samen kunnen zij ervoor zorgen dat de materialen altijd aanwezig zijn. Is er iets besteld, maar niet geleverd dan kan degene die de materialen uitpakt gelijk actie ondernemen. Bovendien is er bij een eventuele afwezigheid (ziekte of verlof) altijd iemand die precies op de hoogte is van de juiste manier van bestellen.

Definieer je belangrijkste producten en leg hiervan een basisvoorraad aan. Als je weet welke producten je op jaarbasis gebruikt kan je hier ook naar handelen. Heb je geen grote voorraadruimte of wil je niet teveel voorraad hebben, reken dan om naar maand of week. Gebruik je ongeveer 50 dozen servetten per jaar dan weet je dat je altijd minimaal vier dozen op de plank moet hebben liggen voor de komende maand, of één voor de komende week. Zorg uiteraard wel voor een veiligheidsmarge en rond de minimale voorraad naar boven af.

3. VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK

5. PLAN TIJD IN VOOR DE BESTELLER

Een veelvoorkomende situatie is het rennen van de assistent naar de voorraad-

Mijn advies is om dit wel te doen, omdat je op die manier het belang ervan aangeeft

2. BORG CONTINUÏTEIT PERSONEEL

kamer omdat de servetten (of bonding) in de behandelkamer op zijn, waarbij ze in alle haast vergeet dit op te schrijven. Dit werkt misgrijpen in de hand, maar kan voorkomen worden door met elkaar af te spreken wanneer de kamers aangevuld dienen te worden. Kies er bijvoorbeeld voor om de behandelkamers aan het einde van de ochtend en middag aan te vullen met een vastgestelde lijst van producten. Deze lijst moet voldoende zijn om het hele dagdeel door te komen. Hiermee maak je de taak belangrijk en voorkom je onnodig lopen naar de voorraadkamer.

Praktijkmanager by dentista

voor de praktijk. Zorg wel dat het geen dagtaak wordt.

6. GEORGANISEERDE RUIMTE Elke praktijk is anders, maar het kan zeer waardevol zijn om een kast of kamer in te richten voor je voorraad en hier elk product een eigen plek te geven. Het grote voordeel hiervan is dat producten niet meer achter, op, of bij elkaar liggen wat het overzicht ten goede komt.

7. RICHT JE VOORRAADBEHEER ONAFHANKELIJK IN Regelmatig kom ik in praktijken goed werkende systemen tegen die jammer genoeg maar met één leverancier kunnen werken. Nadeel hiervan is dat je niet flexibel bent om elders te bestellen wanneer de leverancier een product niet op voorraad heeft of materialen qua prijs enorm afwijken. Besluit je wel ergens anders te bestellen dan zal je processen en aanverwante rapportages moeten omgooien. Dat levert vervolgens frustratie op omdat je dan verschillende excelbestanden aan elkaar moet knopen om overzicht te krijgen.

8. BESPAREN MET EEN VOORRAADBEHEERSYSTEEM Er wordt vaak gedacht dat een voorraadbeheersysteem niet samengaat met goed inkopen. Het tegendeel is waar, omdat je door de verzamelde informatie goed voorbereid kan onderhandelen met leveranciers en weet waar je over praat. Onderhandelen wordt vaak als een beladen onderwerp gezien, dus soms is het fijner om jaarafspraken te maken. Eén keer per jaar bespreek je de meest belangrijke producten (top 20 procent) en maak je hierover een jaarafspraak. Deze 20 procent vertegenwoordigt namelijk 80 procent van je totale waarde aan inkoop. Dit kan je doen met je vaste leverancier, maar uiteraard ook met 1 of 2 andere leveranciers. En reken maar dat jouw praktijk ertoe doet. Je zult zien dat je op een nette manier prima afspraken kunt maken zonder daar veel tijd aan kwijt te zijn. En de winnende leverancier is ook blij want je beloont hem met weer een jaar zaken doen.

9. SCANNEN De keuze hiervoor verschilt per praktijk. Het daadwerkelijk volledig automatiseren van je inkoopproces met voorraadbeheer betekent dat je elk product tegen de huidige waarde zal moeten opvoeren

in je systeem en afboeken middels een scansysteem. Dit geeft zeer betrouwbare informatie, maar brengt wel discipline met zich mee. Elk product dient gescand en ook weer geboekt te worden. Als dit niet consequent gedaan wordt zal je informatie ook niet betrouwbaar zijn en is de kans op misgrijpen zelfs groter. Goede alternatieven zijn zogeheten hybride oplossingen als een kanban-kaarten-scan-systeem, of het bestellen met een handscanner waarbij direct een boodschappenlijst gemaakt wordt. De informatie is niet zo betrouwbaar als met een 100% voorraadbeheer systeem, maar het gebruiksgemak verbetert wel enorm. Mark Schimmel, sales director Dentalcloud

Praktijkmanager by dentista

Advertorial

Karim Ahabri, eigenaar TopPraktijk

“MARKETING IS GEEN ROCKETSCIENCE” TopPraktijk is een marketing- en communicatiebureau voor ondernemers in de mondzorg. Zij voorziet haar klanten van de juiste uitstraling, ontzorgt op het gebied van (online) marketing en denkt proactief mee over het verbeteren van de praktijkresultaten. Dentista sprak met Karim Ahabri, initiatiefnemer van Toppraktijk.

Karim Ahabri is sinds 2000 online marketingspecialist. Na onder meer zes jaar gewerkt te hebben voor de grootste MKB-partner van Google wereldwijd, startte hij in 2016 zijn eigen online marketingbureau. “Met mijn team help ik met veel plezier praktijkhouders die net als ik een passie hebben voor hun vak. Dat doe ik op mijn eigen wijze en ik merk dat deze aanpak zeer gewaardeerd wordt.”

Karim Ahabri (44), geboren, getogen, woonachtig en werkzaam in het prachtige Amersfoort. Getrouwd met de allerliefste vrouw Hayat en de trotse vader van dochter Ahlam (8 jaar) en zoon Karimo (11 jaar). Naast mijn gezin houd ik van sporten, ik zaalvoetbal, mountainbike en ben fanatiek Footgolfer.

Praktijkmanager by dentista

HOE BEN JE MET DE TANDHEELKUNDE IN AANRAKING GEKOMEN? Bij mijn laatste werkgever, verzorgde ik de Google campagnes voor bedrijven, waaronder een aantal tandartspraktijken. Naast het technisch inhoudelijk gedeelte over de marketing, dacht ik toen ook al proactief mee over het verbeteren van de praktijkresultaten in het algemeen. Dit leverde naast leuke sparringsessies, ook waardering en een leuke band met de praktijkeigenaren op. Nadat bij mijn werkgever een reorganisatie plaatsvond, besloot ik voor mijzelf te beginnen. De relatie met de tandartsen was zo goed dat zij klant bij mij werden en toen is het balletje gaan rollen. Zij adviseerden mij aan collega’s en ik ging samenwerken met andere partijen die ook werkzaam zijn binnen de tandheelkundige sector. Zo ontmoette ik weer een oude jeugdvriend, Onno Karssen, die met zijn bedrijf, Karssen Financieel, financieel advies geeft bij de aan- en verkoop van tandartspraktijken. Hij brengt mij inmiddels in contact met veel (toekomstige) praktijkeigenaren, die ik dan vertel over de mogelijkheden om een patiëntenbestand op te bouwen, of uit te breiden.” WAT VIEL JE OP BINNEN DE TANDHEELKUNDE? “De één ziet marketing als kans, bij de ander roept het een bepaalde weerstand op. Het belangrijkste dat ik probeer over te brengen is dat marketing niet het doel is,

Advertorial

maar juist een middel om nieuwe patiënten te bereiken. In tegenstelling tot vroeger waarbij de tandarts in een bepaalde wijk zat en de nieuwe patiënten letterlijk naar binnen kwamen lopen zonder enige marketinginspanning is dat tegenwoordig compleet anders. Een patiënt die op zoek gaat naar een nieuwe tandarts zal voor de meest praktische mogelijkheid gaan. Dat is vaak de tandarts die het dichtst bij huis is, maar wat als die praktijk een patiëntenstop heeft? Dan zal deze persoon online op zoek gaan naar een alternatief en daar liggen kansen voor tandartspraktijken. Als ik dan laat zien wat wij met TopPraktijk voor andere praktijken betekenen, krijg ik vaak enthousiaste reacties.” WAT BIEDT TOPPRAKTIJK VOOR DE TANDARTSPRAKTIJK? “We bieden alles op het gebied van marketing en communicatie. Van een complete communicatiestrategie waarin we de hele praktijk tegen het licht houden en stappen zetten naar een beter praktijkrendement, tot marketinguitingen zoals een professioneel logo, een nieuwe website, social mediacampagnes, betere online vindbaarheid en advertenties in lokale media om naamsbekendheid in de regio te vergroten. We willen op het gebied van marketing en communicatie een one-stop-shop zijn voor praktijken. Dat doen we inmiddels met vijf mensen die ieder specialist zijn op een bepaald gebied. Onlangs hebben we daar zelfs een fotograaf aan toegevoegd, waardoor we nu ook professionele fotoshoots kunnen verzorgen.” WAT IS JULLIE AANPAK WANNEER EEN PRAKTIJK MET JULLIE IN ZEE GAAT? “TopPraktijk heeft met verschillende type klanten te maken. Een nieuw op te zetten solopraktijk die nog een patiëntenbestand moet opbouwen, maar ook bestaande praktijken die bijvoorbeeld gericht patiënten willen werven voor bepaalde behandelingen. Dat vergt een andere aanpak. We kijken in alle gevallen onder andere naar de locatie en welke keuze aan tandartsen een potentiële patiënt nog meer heeft. Want waarom zou een patiënt die op zoek is naar een praktijk juist voor jou moeten kiezen? Wat onderscheidt jouw praktijk van anderen? Daar gaan we mee aan de slag. Aan de hand van onderzoek en een vrijblijvend - inventarisatiegesprek stellen wij een eerste ‘diagnose’. We beoordelen de website op gebruiksvriendelijkheid en

vindbaarheid en analyseren de overige communicatie- en marketingactiviteiten. Hieruit volgt een ‘behandelplan’ op maat, waarin we onze bevindingen helder presenteren en aangeven welke stappen we gaan zetten om de resultaten te verbeteren en onze gezamenlijke doelstellingen te behalen.” WAT KENMERKT JULLIE WERKWIJZE? “Klanten waarderen onze proactieve en persoonlijke werkwijze. We geven ze geen rapportages op papier, maar komen periodiek langs om samen de resultaten te bespreken, bij te sturen waar nodig en plannen te maken voor de komende periode. Daarbij hanteren we ook geen negen tot vijf mentaliteit en plannen we afspraken desgewenst buiten kantoortijden. En dat wordt gewaardeerd.” HEB JE NOG TIPS VOOR PRAKTIJKEN? “Ik zou elke praktijkeigenaar willen adviseren om het boek ‘Everything is marketing’ van Fred Joyal te lezen. Een mooi, praktisch boek over marketing dat laat zien dat soms hele simpele toepassingen in je praktijk voor een prettige patiëntervaring kunnen zorgen. Verder wil ik wijzen op het belang van de website wanneer mensen zoeken naar een tandarts of mondhygiënist. Dat wordt regelmatig ondergewaardeerd. Wat ziet de klant online, welke indruk krijgt hij of zij en sluit die beleving aan bij het zien van de praktijk? Zorg ervoor dat de website een goede impressie geeft van jouw praktijk. Er zijn mensen die bij de keuze voor een nieuwe tandarts afgaan op het gevoel dat zij krijgen van de website, oftewel de website kan voor nieuwe inschrijvingen zorgen zonder dat men contact heeft opgenomen met de praktijk. Zorg ook dat je praktijk vindbaar is door de inzet van gratis tools zoals ‘Google Mijn Bedrijf’ en de bedrijvenpagina van Facebook. Dat klinkt heel logisch, marketing is dan ook geen rocketscience. Als een praktijkhouder, of -manager er tijd en moeite insteekt komt hij of zij al een heel eind zonder iemand anders daarvoor nodig te hebben. Maar heb je geen tijd en wil je het professioneel aanpakken, dan kun je TopPraktijk inschakelen.”

www.toppraktijk.nl 085 -130 35 55 contact@toppraktijk.nl

Praktijkmanager by dentista

Zo start je!

SUCCESVOLLE MEERKAMERPLANNING Lies van Wegen

Werken op een meerkamerplanning wordt sinds de jaren 90 toegepast in de Nederlandse mondzorgpraktijk na introductie van het teamconcept. Nu bekend als het PDI-businessmodel. De kern van dit concept is om met meer kamers op efficiënte wijze hoogwaardige tandheelkundige zorg te leveren met veel aandacht voor de patiënten. Tegelijkertijd kunnen hierdoor meer patiënten worden geholpen. Daarbij gaat het team met veel plezier naar de praktijk en vindt meer dan genoeg uitdaging in het uitvoeren van de werkzaamheden. Door optimaal te werken met een meerkamerplanning creëer je een financieel gezonde praktijk en is er ruimte om te investeren in nieuwe apparatuur. Naast het team ervaart de manager of tandartseigenaar ook rust en stabiliteit. In veel praktijken zien we echter dat er wel op meerdere kamers wordt gewerkt, maar dat de hierboven genoemde voordelen niet behaald worden. Vaak is er sprake van een éénkamerplanning uitgevoerd op meerdere kamers door één tandarts. Voor een succesvolle meerkamerplanning zijn de volgende zaken van belang om uit te voeren. 1. ZORG VOOR GOEDE BLOKPLANNING Herkenbaar dat het lastig is om op korte termijn ruimte te vinden in de agenda voor langere afspraken zoals uitgebreid kroonen brugwerk of een endo? Zonder een goede blokplanning heeft een meerkamerplanning geen kans van slagen. Afspraken kunnen dan namelijk op elk moment van de dag worden ingepland. Dit zorgt voor werkdagen zonder afwisseling voor tandarts en weinig ruimte voor langere behan-

Praktijkmanager by dentista

delafspraken op korte termijn. Hiernaast kan er geen ‘flow’ ontstaan tussen de meerdere behandelkamers. Bij een consistente blokplanning wordt de zogenaamde productietijd van de tandarts geregeld waardoor je controle krijgt over de werkdag. Dit heeft direct omzet-genererende mogelijkheden voor de praktijk maar bovenal zorgt het voor meer voldoening voor de tandarts en zijn ondersteunend team. 2. VARIATIE Van een ‘saaie’ werkdag zonder afwisseling in behandelingen wordt niemand vrolijk. Een gehele ochtend vullingen leggen of alleen maar periodieke mondonderzoeken (pmo) uitvoeren geeft een tandarts over het algemeen weinig voldoening. Ook voor de assistenten is dit een weinig uitdagende werkdag. Variatie is daarom een belangrijk onderdeel in een goede planning. Bij het opzetten van de blokplanning zorg je dan ook voor variatie in de dag, waardoor een dag bestaat uit behandelingen van verschillende lengtes en een afwisseling is tussen onder andere vullingen, pmo’s, extracties en endo’s. Bovenal is er ook ruimte om meer reconstructieve tandheelkunde in te plannen. Door variatie verandert de saaie werkdag met routinematig vullen naar een uitdagende dag vol afwisseling voor zowel tandarts als assistent. 3. OPTIMAAL INZETTEN VAN DE TANDARTS Na het creëren van een goede meerkamerblokplanning met variatie is het zaak om het team optimaal in te zetten. Elk teamlid heeft zijn eigen persoonlijke vaardigheden en door hier gebruik van te maken

verhoog je de efficiëntie en effectiviteit. Een belangrijk uitgangspunt hierin is dat de tandarts alleen de tandheelkundige werkzaamheden uitvoert. Denk hierbij aan het uitvoeren van de extractie, vullingen en endo. Het klaarzetten en opruimen van de kamer, het ophalen van de patiënt uit de wachtkamer, het informeren naar de gezondheid of het maken van een vervolgafspraak zijn werkzaamheden die ook door een anders teamlid kunnen worden gedaan. Door het optimaal inzetten van de persoonlijke vaardigheden van de tandarts kan deze een grote bijdrage leveren aan het welzijn van de praktijk. De persoonlijke vaardigheden krijgen een economische waarde. Bij het opzetten van de gevarieerde blokplanning zet je hierop in. 4. TAAKDELEGATIE, MEER PLEZIER VOOR HET GEHELE TEAM Door de komst van de Wet BIG is het werken met taakdelegatie niet meer weg te denken uit de mondzorgpraktijk. Maar veel praktijken maken hier onvoldoende gebruik van. Wanneer je gaat werken met een meerkamerplanning is taakdelegatie key. Dit houdt in dat de taken die dat tandarts kan delegeren ook gedelegeerd worden. Houd weer in de gaten dat de tandarts enkel de werkzaamheden uitvoert die alleen hij of zij kan doen. Door taken te delegeren aan andere teamleden als de assistent, preventie-assistent en mondhygiënist breng je meer uitdaging aan in meerdere functies. En hiermee meer afwisseling en werkplezier. 5. WERKPROCESSEN Om efficiënt en effectief te kunnen werken is het van belang om werkprocessen te stroomlijnen en op elkaar af te stemmen. Naast een goede blokplanning, waarbij de tandarts taken delegeert, betekent dit ook het vereenvoudigen en standaardiseren van werkprocessen. Denk hierbij aan het automatiseren van de administratie en de bestellingen of het werken met voorbereide werktrays per behandeling. Door deze aanpassingen wordt er veel efficiëntie voordeel bereikt en gaat geen onnodige tijd verloren aan het misgrijpen en vervolgens zoeken naar materialen. 6. RUST DOOR GEDEELD MANAGEMENT Met het creëren van een gevarieerde meerkamerblokplanning, waarbij gewerkt wordt met een hoge mate van taakdelegatie en het standaardiseren van werkproces-

sen, groeit de capaciteit van de praktijk. Er kunnen meer patiënten worden voorzien van goede zorg en het rendement groeit. Vaak wordt gedacht dat door werken met een meerkamerplanning de werkdruk nog meer toeneemt. Niet is echter minder waar. Dit komt doordat taken en verantwoordelijkheden goed verdeeld worden, oftewel gedeeld management. De receptie is verantwoordelijk voor de blokplanning en de assistentes voor de behandelprocessen. Doordat niet iedereen overal verantwoordelijk voor is, maar iedereen voor een onderdeel wordt er rust en stabiliteit gecreëerd. STUREN OP DE RESULTATEN Na het implementeren van de bovenstaande middelen, waarbij gewerkt wordt met een gevarieerde, consistente meerkamerblokplanning en optimaal gebruik wordt gemaakt van de vaardigheden van het gehele team, is het mogelijk te sturen op de resultaten. De resultaten zijn geen verrassing meer wanneer deze aan het eind van het jaar worden gepresenteerd met de jaarrekening. Met een meerkamerplanning zie je namelijk vandaag wat er niet goed gaat en stuur je morgen bij naar het juiste resultaat. Deze sturing geeft controle over het rendement, de kwaliteit van zorg en het werkplezier van het gehele team! Lies van Wegen, practice delevelopment institute. www.pdi.nl. Zelfstandig geregistreerd mondhygiënist, manager en docent bij Dental Best Practice.

Praktijkmanager by dentista

Meerkamerplanning;

Hoe toe te passen in jouw praktijk?

2-daagse cursus voor de Tandarts en Praktijkmanager

Ga voor meer informatie en voor het inschrijven naar onze website

www.dentalbestpractice.nl

START JUNI 2021

COMMUNICATIE

k moet zeggen dat ik mij als interim-praktijkmanager veel meer als een behandelaar gedraag dan dat je in eerste instantie zou denken. Ik heb in het verleden namelijk als fysiotherapeut gewerkt. Vanuit die achtergrond weet ik hoe belangrijk het is om eerst een plan op te stellen, het te bespreken en het pas daarna uit te voeren. Als ik mijn fysiotherapeutisch plan niet voldoende had doorgesproken met mijn patiënt, kreeg ik vanuit de patiënt geen medewerking óf hij kwam niet meer opdagen. Maar als ik mijn plan wél voldoende had doorgesproken en de patiënt had gemotiveerd, kreeg ik alle commitment vanuit de patiënt die ik mij maar kon wensen. Tijdens mijn werk als interim-praktijkmanager is het nét zo. Als ik mijn plannen van tevoren met de praktijkhouder tot in detail doorneem, krijg ik alle vrijheid, back-up en mandaten om te handelen zoals ik wens. Soms mag ik in een praktijk aan de slag waarin al een praktijkmanager werkt. Het is dan vaak mijn rol om de praktijkmanager te coachen. In zo’n geval zie ik bijna altijd dat de praktijkmanager tekortschiet op het gebied van communicatie. De praktijkmanager heeft op zich goede ideeën, maar deze bijna nooit voldoende besproken met de praktijkhouder en teamleden. Daardoor

zijn de meeste plannen vanaf het begin af aan al kansloos. Wat het vaak allemaal nóg erger maakt, is dat ze van hun plan afwijken zónder iedereen daarover te informeren. Daarom kan ik echt iedere praktijkmanager aanraden om niet alleen de praktijkhouder, maar ook zijn of haar teamleden als ‘patiënten’ te zien waarvan je wilt dat zij zich aan een ‘behandelplan’ houden. Dat betekent dat je dezelfde inspanning moet laten zien als wanneer je een patiënt commitment wilt laten tonen met betrekking tot zijn of haar behandeling. Met andere woorden: • Zorg ervoor dat je SAMEN met de praktijkhouder of teamleden een plan opstelt zodat ze er inspraak in hebben gehad; • LEG HET PLAN UIT aan alle mensen die ermee te maken zullen hebben; • VOER HET PLAN UIT zoals je hebt gezegd dat je het zou uitvoeren; • LICHT IEDEREEN IN als je van het plan afwijkt.

Roberto Lamsberg, Interim-praktijkmanager, dcmanagement.nl, info@dcmanagement.nl, (06) 45642136.

Praktijkmanager by dentista

COVID & VERLOF Afgelopen maanden kregen wij uit praktijken heel veel vragen over verlof in combinatie met Covidgerelateerde situaties. Hierbij enkele nuttige tips voor komende vakantieplanningen én nog wat uitleg over de relatief nieuwe regeling van ‘Aanvullend Geboorteverlof’ voor partners.

Monique Heijtel

Hoofdregel is dat een werkgever de vakantie van de werknemer moet vaststellen conform de wensen van de werknemer. De werknemer bepaalt in eerste instantie dus of, wanneer en hoelang hij vakantie opneemt. Een werkgever mag zijn werknemers natuurlijk vragen om de komende tijd zoveel mogelijk vakantiedagen op te nemen. Mijn werknemer wil haar aangevraagde vakantiedagen terugdraaien, omdat zij niet OP vakantie kan. Wat doe ik met zo’n verzoek? Ik adviseer je daar goed over na te denken. Wanneer neemt zij dan wel haar dagen op? Niet iedereen kan aan het einde van de Covid periode ineens tegelijk op vakantie. En, zoals hierboven gemeld, je kunt niet per definitie dan iemand verlof toewijzen! Leg ook uit dat vakantie van werk, rustnemen van je werk is en niet per se OP vakantie gaan. • Vraag iedereen dus tijdig wanneer hij/zij verlof wil opnemen de komende periode • Geef een deadline aan voor welke periode dat aangevraagd moet worden. • OP vakantie is dus iets anders dan MET vakantie

😊

Mocht een medewerker naar een risicogebied afreizen, moet zij dan in quarantaine? De Rijksoverheid adviseert om niet op reis te gaan. Moet iemand toch in het buitenland zijn, dan gaat men bij terugkomst direct 10 dagen in quarantaine. Door een coronatest te doen op dag 5 kan de duur van het thuisblijven worden verkort (bron: www.rijksoverheid.nl). Het is zinvol om je personeel vooraf te informeren dat de quarantainedagen voor ‘eigen rekening’ zijn. De medewerker neemt hiervoor verlof op.

Praktijkmanager by dentista

Tijdens een collectieve bedrijfssluiting, dus als de praktijk in een bepaalde vakantieperiode is gesloten, mag je werknemers wel verplichten om hun vakantiedagen op te nemen. Het is wel aan te raden deze afspraken goed vast te leggen. HET (AANVULLEND) GEBOORTEVERLOF Sinds kort is deze nieuwe bijzondere verlofregeling van kracht. Het ‘Geboorteverlof’ geldt voor alle partners (in loondienst) voor het aantal werkuren per week. Daar komt het ‘Aanvullend geboorteverlof’ bij. Voor maximaal vijf weken krijgen ze hiervoor geen salaris, maar een uitkering van het UWV. De uitkering is maximaal 70% van het dagloon. Dit loopt via de werkgever die de uitkering aanvraagt en rechtstreeks uitbetaalt aan de werknemer. Samen met je werknemer houd je de uren bij en verwerkt die in de loonadministratie. De werknemer moet wel eerst het ‘Geboorteverlof’ hebben opgenomen. Zelfstandigen (ZZP-ers) hebben geen recht op het geboorteverlof. Zij kunnen in principe hun werktijden én verlof zelf bepalen is de gedachte van het ondernemerschap. TOT SLOT DE MEEST VOORKOMENDE VERLOFVRAAG VAN 2020 Mag ik mijn medewerker verplichten verlof op te nemen, omdat zij in quarantaine moet vanwege een zieke huisgenoot of een mogelijke besmetting van een huisgenoot? Deze vraag kan overigens breed worden betrokken. Het gebeurde voor Covid immers vast wel eens dat een medewerker per direct een ziek kind van school, of van de opvang moest ophalen. Wat doe je dan als werkgever? Voor het acuut oplossen van deze situatie verleent de werkgever in principe ‘calamiteitenverlof’. Zo snel moge-

lijk zoek je naar een oplossing, daarna is er sprake van verlof. Ook als de werknemer zelf (nog) niet ziek is, is er geen sprake van verzuim. Je meldt de werknemer dus niet ziek. Maar wat dan? De overheid heeft bepaald dat een quarantainesituatie voor risico en rekening van de werkgever komt. Dit vloeit voort uit de wet, waarin is bepaald dat als de werknemer niet ziek is, de hoofdregel geldt dat een werknemer recht heeft op loon, ténzij de oorzaak van het niet werken voor rekening van de werknemer komt. Heel fijn, zal je denken… Maar ga wel direct met je medewerker in gesprek en stel de vraag: wat zou je voor ons thuis kunnen betekenen? • Kun je protocollen (her-)schrijven? • Kun je administratieve zaken doen, zoals inkoop verwerken? • Kun je thuis de telefoon opnemen? Kortom, ga samen in overleg hoe jullie elkaar kunnen helpen, ook al is het niet

assisteren aan de stoel of aan de balie. Je mag als werkgever in alle redelijkheid vragen om ander werk te doen, als dit maar gerelateerd is aan de normale werkzaamheden. Er is wel één uitzondering: Wat als jouw medewerker uit angst voor het coronavirus niet naar de praktijk durft te komen, niet ziek is en ook geen ziekteverschijnselen heeft, maar toch thuis wil blijven, heeft hij/ zij geen recht op loon. Het kan echter ook zo zijn dat een werknemer bijvoorbeeld angst heeft, omdat hij een partner of kind heeft die kwetsbaar is. De angst kan dusdanige psychische klachten veroorzaken dat daardoor sprake is van arbeidsongeschiktheid. Overleg dan met je arbodienst, hoe te handelen.

Monique Heijtel is docent bij de opleiding Praktijkmanager van Dental Best Practice en HR adviseur bij MO-HR

Praktijkmanager by dentista

ALLE PROCESSEN DIGITAAL, OVERZICHTELIJK EN GEAUTOMATISEERD IN ÉÉN SYSTEEM Naast de zorg voor de patiëntenbehandeling ontstaan steeds meer processen in een tandartspraktijk. Het is belangrijk om al deze processen in uw praktijk strak te hebben georganiseerd en constant te monitoren. Wanneer deze processen volledig geautomatiseerd zijn, draagt dit eraan bij dat alle neuzen in de praktijk dezelfde kant opstaan. Dit leidt tot een gestandaardiseerde werkwijze. Op deze manier kunt u zich focussen op uw functie, worden veel handelingen efficiënter uitgevoerd en zijn de administratieve taken snel te delegeren, maar wel eenvoudig te controleren. Het gebeurt regelmatig dat u als manager veel administratieve handelingen zelf verricht, terwijl deze eenvoudig uit handen gegeven kunnen worden. Met behulp van het dashboard in DentalRules kunt u gemakkelijk het overzicht behouden, de gedelegeerde administratieve handelingen controleren en vervolgens sturing geven waar dat nodig is.

Ook hoeft u nooit meer te kijken in kasten vol met mappen met protocollen, personeelsdossiers, veiligheidsbladen, onderhoudsbonnen, contracten en registers, aangezien al deze zaken (en meer) gedigitaliseerd zijn in één centraal systeem en daardoor eenvoudig en snel te vinden zijn. Het kost ontzettend veel tijd om op de hoogte te blijven van alle veranderingen en hieraan te voldoen. DentalRules voorziet u van alle informatie omtrent veranderde weten regelgeving. Zodra er veranderingen zijn die voor u of uw praktijk van belang zijn, wordt u hiervan op de hoogte gesteld en voorzien wij u van alle benodigde informatie. Denk hierbij aan: ondersteunende documentatie, uitlegvideo’s, modelprotocollen en ondersteunende software. Wilt u ook manager blijven (worden) en geen administratief medewerker, alle processen digitaal in één systeem hebben en altijd up-todate blijven? Vraag een gratis demonstratie aan en ondervind hoe ons systeem werkt.

www.sodenti.nl www.sodental.nl

MORELE OORDEELS VORMING EN DUIVELSE DILEMMA’S Kirsten Heukels Morele oordeelsvorming is een methodiek die je kan toepassen in probleemsituaties. Bijvoorbeeld wanneer een medewerker nooit iets opruimt, of altijd de kantjes eraf loopt. Het team binnen een praktijk is dan klein genoeg om dit op te merken en groot genoeg om deze situatie op te vangen. Als praktijkmanager kun je de morele oordeelsvorming methodiek toepassen aan de hand van zeven simpele stappen. Stappen 1 tot en met 3 worden kort uit- en toegelicht in dit artikel. Hier kan je dan ook alvast mee aan de slag in de praktijk. Stappen 4 tot en met 7 worden behandeld in de webinar Duivelse Dilemma’s.

ben jij degene die het besluit neemt.

STAP 1. WAT IS JE VRAAG EN WELKE BESLISSING MOET WORDEN GENOMEN? Wat is er aan de hand? Functioneert iemand niet, heeft iemand een negatieve invloed op het team, meld iemand zich met regelmaat ziek, of is het een klein probleem en ruimt iemand zijn/haar spullen nooit op? Wil je deze problemen oplossen dan is het van belang om probleemeigenaar te zijn. Dit is degene die eindverantwoordelijke is en beslissingen neemt. Iemand die het probleem oplost en hierbij voldoende invloed uitoefent. De praktijkeigenaar kan deze bevoegdheid uit handen geven aan bijvoorbeeld een praktijkmanager. Is dat niet mogelik dan is de praktijkeigenaar de eindverantwoordelijke voor deze beslissing.

STAP 4 TOT EN MET 7 Deze stappen worden uitgebreid besproken tijdens de onlinetrainingen die ik geef. Hier kijk je alleen of samen met anderen, objectief en waarnemend naar elke situatie. Ook ga je jezelf de vragen stellen: Wat speelt er precies? Wat weet je zeker en wat niet? Wat heb je nodig om tot een goed oordeel te komen?

STAP 2. WAT IS JE VOORLOPIGE OORDEEL? Tijdens deze stap mag je alles vinden en daarbij alle informatie ongegeneerd op papier zetten. Je kan tijdens deze stap ook, in vertrouwen, om hulp vragen aan derden. Pas hierna ga je de (gewonnen) informatie filteren en een oordeel vellen. Uiteindelijk

STAP 3. BEN JIJ DE PROBLEEMEIGENAAR? Het is belangrijk om jezelf de volgende vragen te stellen: Mag ik hierover een beslissing nemen? En mag ik deze beslissing alleen nemen? Ook is het belangrijk om na te gaan of je afspraken hebt gemaakt op papier met je praktijkeigenaar waarin hij/ zij jou deze bevoegdheid heeft gegeven. Mocht dit niet het geval zijn dan moet je de praktijkeigenaar betrekken in het proces en moet hij/zij het probleem bekend- en bespreekbaar maken in de groep.

Het interessante aan deze methodiek is dat je altijd met zijn allen tot eenzelfde besluit komt, mits je alle stappen in de juiste volgorde volgt en uitwerkt. Dit heeft als effect dat je besluit het juiste draagvlak heeft. Probeer het ook eens uit bij jou in de praktijk. Leg in een teamvergadering een probleem voor, gebruik de hierboven beschreven methodiek en oefen ermee. Succes! Kirsten Heukels is zelfstandig ondernemer en eigenaar van 1 for 2 Social Innovation (www.1for2.nl).

Praktijkmanager by dentista

Lichtschip 15 • 3991 CP Houten • TEL: +31 (0)30 6343154 • info@dentaid.nl • www.dentaid.nl

voor totaalleveranlecdieinr g! uw praktijkk

BEDRIJFSKLEDING WAARIN JIJ JE GOED VOELT! Borduren of te bedrukken, gepersonaliseerd met uw eigen logo.

V R A AG N U E E NE T OFFER ! AAN Traasterdijk 1c, 7437 RZ Bathmen 0570 - 238 085 info@print4textiel.nl print4textiel.nl

DE PATIËNTVRIENDELIJKE PRODUCTEN VAN ANDERS MEDICAL FACTORING Zorgverleners en patiënten het beste bieden, dat is het uitgangspunt in alles wat we doen. Omdat we zien dat er bij zorgverleners verschillende behoeften bestaan op gebied van debiteurenbeheer, heeft u bij Anders Medical Factoring de keuze uit twee vooruitstrevende factoringproducten. Bij Anders Medical Factoring profiteert u altijd van onze unieke service: • • • •

Vriendelijk facturatietraject; Servicegerichte medewerkers die altijd een stap extra zetten voor u en uw patiënten; Gemak en zekerheid; Gebruik maken van ons overzichtelijke, digitale dashboard.

Daarnaast heeft u de keuze uit twee producten: Premolaar: Wij verzorgen het volledige debiteurenbeheer van uw praktijk (inclusief deurwaarder); Molaar: Wij verzorgen het volledige debiteurenbeheer van uw praktijk en nemen het debiteurenrisico 100% van u over, u krijgt elke factuur gegarandeerd uitbetaald.

Informatie: Anders Medical Factoring – (085) 273 49 47 – info@andersmf.nl – www.andersmf.nl

advertentie

Geaccrediteerd congres Mondzorg en een licht verstandelijke beperking Herken uw LVB patiënt en leer hoe u als mondzorgprofessional de mondzorg rondom deze kwetsbare doelgroep kunt verbeteren!

fysiek & online!

- In de middag volgt u twee verdiepingssessies naar keuze. - Het is mogelijk om fysiek óf online deel te nemen. Datum: woensdag 13 oktober Meer info: medilex.nl/mondzorglvb

Praktijkmanager by dentista

ALTIJD SCHONE LUCHT IN DE BEHANDELKAMER De AIR8 NANO 280 is een mobiele luchtreiniger dat d.m.v. zes (6) trapsfiltratie de binnenlucht reinigt – hierdoor worden pollen, fijnstof, toxische stoffen en ziektekiemen voor meer dan 99,97% uit de lucht verwijderd (o.a. HEPA filters-medische klasse). Het ultraviolet licht (UV-C) elimineert ongezonde micro-organismen, virussen en bacteriën in zijn geheel en het koude katalysefilter verzorgt optimale filtratie om onzichtbare gassen zoals formaldehyde (HCHO) te verwijderen. De AIR8 280 NANO is eenvoudig te installeren (nauwelijks onderhoud) en heeft een luchtreinigingscapaciteit van 280 m3/uur en dat maakt deze luchtreiniger perfect geschikt voor de gemiddelde dentale behandelkamer. Informatie : 4Clever Dental – (010) 20 040 50 – sales@4cleverdental.nl - www.4cleverdental.nl/air8/

DENTALRULES: ÉÉN SYSTEEM VOOR AL UW PRAKTIJKZAKEN Als praktijkmanager stuurt u uw collega’s aan en zorgt u ervoor dat alles gestroomlijnd verloopt. De administratieve handelingen hebt u gedelegeerd, maar dient u wel (steekproefsgewijs) te controleren. Dit is precies wat met de software van DentalRules eenvoudig mogelijk wordt: u geeft sturing op basis van een dashboard dat meldingen weergeeft van zaken die actie vereisen. Wilt u weten hoe een taak uitgevoerd is? U bent één klik verwijderd van het antwoord. Voorbeelden van deze meldingen zijn dat implantaten (nog) besteld moeten worden, het techniekwerk gisteren niet is gecontroleerd en een röntgencursus ingepland dient te worden. Zo kunnen deze taken niet meer vergeten worden en is de kans op fouten geminimaliseerd. Concreet houdt dit in dat DentalRules al uw praktijkzaken wat betreft protocollen, taken, personeelsdossiers, urenregistratie, notulen van vergaderingen en een compleet intranet centraliseert. Oftewel: met DentalRules hebt u alle praktijkza ken op één plek bij elkaar. Werkt u geheel volgens het systeem? Dan werkt u conform de ISO/HKZ-standaarden en bent u dicht bij een eventuele certificering. Wilt u ook al uw praktijkzaken centraliseren, minder administratieve handelingen verrichten en minder (onnodige) kosten maken? Vraag een gratis demonstratie aan en wij gaan met u in gesprek over de manier waarop DentalRules voor u en uw collega’s van toegevoegde waarde kan zijn.

Informatie: DentalRules – (036) 525 1976 – info@dentalrules.nl – www.dentalrules.nl

Praktijkmanager by dentista

Opleiding Praktijkmanager

4-daagse opleiding voor de Praktijkmanager “5 (Tand)artsen 5 meningen” zou je ook bij Praktijkmanagers kunnen zeggen. Daarnaast is ook geen praktijk hetzelfde, dus ook de functie van Praktijkmanager wordt nergens hetzelfde uitgevoerd. Daar zijn de grote lijnen in deze opleiding dan ook op gericht. Echter de gedetailleerde inhoud kan aangepast worden op de behoefte van de groep. Het gaat er immers om dat deze opleiding je een goede basis biedt voor de functie als Praktijkmanager in jouw praktijk. Deze 4-daagse opleiding is praktisch en direct toepasbaar!

KWALITEIT

TIMEMANAGEMENT

Personeel

Communicatie

MARKETING

START SEPTEMBER 2021

Kijk voor meer informatie en de leerdoelen op onze website:

www.dentalbestpractice.nl

Praktijkmanager