PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PRESTAMOS A TRABAJADORES
GC.PRO TH 002 VERSIÓN 2 JUNIO DE 2015
OBJETIVO: Definir los parámetros para otorgar los préstamos a los trabajadores directos de UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS y ejercer el control de la cancelación de dichas obligaciones.
ALCANCE Desde la solicitud del préstamo sobre salario de un colaborador directo de la compañía hasta la cancelación total de la obligación. RESPONSABLE El responsable de hacer cumplir este procedimiento es el Jefe de Talento Humano. DEFINICIÓN 1. Préstamo: Es una operación mediante la cual UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS, coloca a disposición de sus trabajadores una cantidad determinada de dinero. Tipos de préstamos 1. Calamidad Doméstica: Se entiende, como la situación imprevista, inesperada o caso fortuito que trastorne gravemente la estabilidad económica del núcleo familiar del trabajador y que afecte el normal desarrollo de las actividades del funcionario, como desastres naturales, el fallecimiento, enfermedad o lesión grave de sus parientes, hasta el tercer grado de consanguinidad, primero de afinidad y único civil. 2. Educación: Es el otorgado por UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS para cubrir gastos relacionados con la educación superior. Se entiende por Educación Superior, la que se imparte en dos niveles: pregrado y posgrado. El nivel de pregrado tiene, a su vez, tres niveles de formación: • Nivel Técnico Profesional (relativo a programas Técnicos Profesionales). • Nivel Tecnológico (relativo a programas tecnológicos). • Nivel Profesional (relativo a programas profesionales universitarios). La educación de posgrado comprende los siguientes niveles: • Especializaciones (relativas a programas de Especialización Técnica Profesional, Especialización Tecnológica y Especializaciones Profesionales). • Maestrías. • Doctorados. POLÍTICAS 1. Los préstamos únicamente se harán a personal vinculado directamente por UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS. 2. Los estudiantes en práctica o pasantía no podrán solicitar préstamos. 3. Toda solicitud de préstamo se debe hacer diligenciando el formato SOLICITUD DE PRÉSTAMO A TRABAJADORES GC.FOR TH 003 4. Todos los préstamos deben ser tramitados ante el Jefe de Talento Humano y aprobados por el Comité de Préstamos, conformado por el Presidentente Seccional, el Jefe de Talento Humano y el Administrador General. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 1 de 5 Junio de 2015 Junio de 2015
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PRESTAMOS A TRABAJADORES
GC.PRO TH 002 VERSIÓN 2 JUNIO DE 2015
OBJETIVO: Definir los parámetros para otorgar los préstamos a los trabajadores directos de UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS y ejercer el control de la cancelación de dichas obligaciones.
5. Todo trabajador que solicite un préstamo a UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS, debe firmar el PAGARE, CARTA DE INSTRUCCIONES (GC.FOR RH 004) Y AUTORIZACION DE DESCUENTO (GC.FOR RH 005) Nota 1: Si el trabajador al ingresar a trabajar a UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS, firmó un pagaré, carta de instrucciones y autorización de descuento y tiempo después solicita un préstamo, debe firmar un nuevo pagaré y carta de instrucciones. Nota 2: El trabajador mientras esté cancelando un préstamo, no puede acceder a otro préstamo. 6. El valor de la cuota sumado a otras deducciones (Salud, Pensión, Libranzas, etc) no puede ser superior al 40% del salario. 7. El monto del préstamo no debe ser superior a CINCO MILLONES DE PESOS ($5.000.000). 8. El plazo máximo para cancelar el préstamo es de 10 meses. 9. En el caso de los préstamos para educación se debe anexar el recibo de pago a nombre del beneficiario y el pago se hará directamente a la institución educativa. 10. El desembolso de los préstamos aprobados por calamidad doméstica se hará a través de transferencia electrónica a la cuenta de nomina del trabajador. 11. Se autorizará únicamente las solicitudes de préstamos que tengan como objeto el cubrimiento de una obligación educativa o una calamidad doméstica. 12. Los trabajadores que soliciten un préstamo deben tener como mínimo 6 meses de labor en la compañía. 13. Todos los préstamos deben estar reportados en el formato de NOVEDADES DE NÓMINA GC.FOR TH 006 . 14. El programa de estudio para lo cual sea solicitado el crédito debe tener un enfoque relacionado con la actividad comercial de la organización y con el perfil del cargo que desempeña.
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 2 de 5 Junio de 2015 Junio de 2015
PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PRESTAMOS A TRABAJADORES
GC.PRO TH 002 VERSIÓN 2 JUNIO DE 2015
OBJETIVO: Definir los parámetros para otorgar los préstamos a los trabajadores directos de UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS y ejercer el control de la cancelación de dichas obligaciones. Colaborador
Jefe de Talento Humano
ACTIVIDAD
Cómite de Préstamos
INICIO
1. El empleado debe realizar la solicitud mediante el formato SOLICITUD DE PRESTAMO A TRABAJADORES (GC.FOR TH 003) y anexar la documentación requerida de acuerdo al tipo de préstamo. La solicitud se debe entregar al Jefe de Talento Humano.
1. Realizar y entregar la solicitud
2. El Jefe de Talento Humano revisará la solicitud y los anexos, si la documentación es completa y cumple con las políticas establecidas, la direccionará al Cómite de Préstamos, dicha aprobación deberá quedar estipulada en el formato SOLICITUD DE PRESTAMO A TRABAJADORES (GC.FOR TH 003) y a su vez ser devuelta al Jefe de Talento Humano. El tiempo de aprobación máximo para la respuesta es de cinco (5) días hábiles a partir de la solicitud.
2. Recibir la solicitud, evaluar y enviar a aprobación.
SI
¿Cumple con los requisitos para su aprobación?
Decisión 1: El Cómite de Préstamos aprobará o desaprobara la solicitud y entregará el formato GC.FOR TH 003 debidamente firmado al Jefe de Talento Humano. NO
3. Informar la desaprobación
3. El area de Talento Humano contactará al colaborador solicitante y notificará la decision, si la solicitud es desaprobada se archivará la documentación y se dará por finalizado el proceso.
FIN
4. Si la solicitud es aprobada, el solicitante inmediatamente deberá solicitar en Talento Humano EL PAGARÉ Y CARTA DE INSTRUCCIONES (GC.FOR TH 004), diligenciarlo y entregarlo al Jefe de Talento Humano. Unicamente debe diligenciar del pagaré el Nombre del deudor, C.C, fecha, dirección, teléfono y y Huella.
4. Diligenciar y firmar Pagaré y Carta de Instrucciones
GC.FOR TH 004
5. Acordar numero de cuotas y asignar No. de pagaré
5. El Jefe de Talento Humano asignará el número de cuotas y el número de pagaré, éste último debe incluirse en la carta de instrucciones.
6. Realizar el desembolso de los recursos
6. El Jefe de Talento Humano mediante correo electrónico notificará al Cómite de Préstamos que el pagaré quedó legalizado para que el área encargada realice el desembolso de los recursos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la firma del pagaré.
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Alfredo Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
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PROCEDIMIENTO PARA OTORGAR PRESTAMOS A TRABAJADORES
Colaborador
Jefe de Talento Humano
GC.PRO TH 002 VERSIÓN 2 JUNIO DE 2015
ACTIVIDAD
Cómite de Préstamos
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7. Una vez desembolsados los recursos, el solicitante deberá presentarse en el área de Talento Humano para la firma de LA AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS (GC.FOR TH 005).
7.Firma de Autorización de descuentos
GC.FOR TH 005 8. Generar Novedad de Nómina
8. Una vez firmada LA AUTORIZACIÓN DE DESCUENTOS (GC.FOR TH 005), el área de Talento Humano generará la NOVEDAD DE NOMINA (GC.FOR TH 006) para que sea descontado de acuerdo a lo acordado.
GC.FOR RH 006
9. Reportar a Contabilidad los descuentos realizados al empleado.
9. Talento Humano reportará a contabilidad cada descuento realizado al empleado para la respectiva contabilización.
¿ Tiene saldo
Decisión 2: Si el trabajador se va a desvincular de la compañía y tiene saldo pendiente continuar con la actividad 10, de lo contrario ir al fin del procedimiento.
SI NO
FIN 10. Descontar de sus prestaciones sociales la totalidad de la deuda.
10. Si el empleado se va a desvincular de la compañía y tiene saldo pendiente se le deberá descontar de sus prestaciones sociales la totalidad de la deuda.
¿ Terminó de Cancelar?
SI
NO
Decisión 3: Si el trabajador terminó de cancelar el saldo del préstamo ir al fin del procedimiento de lo contrario ir a la actividad 11.
FIN
11. informar al Secretarío General
11. El Jefe de Talento Humano debe informar a través de correo electrónico al Comité de Préstamos, que el deudor queda debiendo una cantidad del préstamos otorgado (Especificar cantidad en pesos)
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ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Huamno Administrador General Presidente
Hoja 4 de 5 Junio de 2015 Junio de 2015
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GC.PRO TH 002 VERSIÓN 2 JUNIO DE 2015
OBJETIVO: Definir los parámetros para otorgar los préstamos a los trabajadores directos de UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS y ejercer el control de la cancelación de dichas obligaciones. Colaborador
Jefe de Talento Humano
ACTIVIDAD
Cómite de Préstamos 2 Pag. 5
12. Acordar condiciones de pago
¿ Termino de Cancelar?
NO SI
12. El Cómite de Préstamos debe acordar las condiciones de pago con el trabajador y hacerle firmar EL ACUERDO DE PAGO (GC.FOR TH 007)
Decisión 1: Si el trabajador después de desvinculado de la compañía terminó de cancelar la deuda según lo pactado en el ACUERDO DE PAGO (GC.FOR TH 007) ir al fin del procedimiento, de lo contrario continuar con la actividad 13.
FIN
13. El Jefe de Talento Humano debe hacer la gestión de cobro correspondiente para que el colaborador cancele la deuda que tiene con UTEN SECCIONAL HIDROCARBUROS.
13. Gestionar cobro al colaborador
Decisión 2: Si después de hacer la gestión de cobro correspondiente (Máximo 30 días), el colaborador no cancela le deuda continuar con la actividad 14, de lo contrario ir al fin del procedimiento.
¿ Cancelo la deuda?
SI NO FIN
15. Hacer efectivo el pagaré
14. El Jefe de Talento Humano debe informar a través de correo electrónico al área Administrativa y Financiera, para que se haga efectivo el pagaré al trabajador y tome las acciones correspondientes ante las entidades de riesgo.
FIN
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Diana Marcela Montañez Fredy Artunduaga Alejandro Ospina Angarita
Jefe de Talento Humano Administrador General Presidente
Hoja 5 de 5 Junio de 2015 Junio de 2015