PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO
GC.PRO TH 003 VERSION 2 JUNIO DE 2015
1. OBJETIVO. Establecer las políticas y lineamientos del proceso para seleccionar los empleados directos de la Organización y/o los afiliados ejecutores de los CONTRATOS COLECTIVOS SINDICALES FIRMADOS POR LA UTEN, mediante el cual se debe garantizar la vinculación de las personas más idóneas, con las competencias requeridas para desempeñar las funciones definidas en el Manual de funciones GC.MN TH 001 y generar conciencia de los elementos necesarios para el cumplimiento de los objetivos Organizacionales. 2. ALCANCE. Aplica para toda la organización para la gestión del Talento Humano. 3. CONDICIONES GENERALES. Los perfiles de los cargos, las funciones y el plan de inducción y reinducción por cargo, necesarios para la ejecución de las labores pertinentes a la gestión en Calidad y Salud Ocupacional, están definidas en el Manual de Funciones GC.MN TH 001. La Jefe de Talento Humano, es la responsable de la selección y vinculación del personal para la ejecución de las labores como empleados y/ afiliados ejecutores del CONTRATO COLECTIVO SINDICAL de conformidad con los requerimientos, perfiles y exigencias de la EMPRESA CONTRATANTE. 4. CONTENIDO. a) SELECCIÓN. El proceso Gestión del Talento Humano, inicia con la necesidad de vinculación de personal, a partir de:
Inicio de nuevos contratos o proyectos Cubrimiento de vacantes en los cargos existentes Determinación de cargos nuevos
Se realiza la solicitud a la Presidencia de la Seccional, para su aprobación y posterior inicio de reclutamiento y selección de hojas de vida, considerando las siguientes necesidades:
Justificación del cargo Funciones a desempeñar Perfil para el cargo Necesidad del servicio
Para el reclutamiento del personal, en la búsqueda del candidato se tienen las siguientes opciones: Promoción del puesto para personal de la Organización cuando aplique y cumpla con mínimo 6 meses en el cargo actual. Candidatos con hojas de vida en el banco de datos, hojas de vida referenciadas. Solicitud de candidatos a centros de capacitación y/o universidades Anuncios mediante avisos clasificados.
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Al personal reclutado y que cumple con los requisitos del perfil de cargo, se le hace el proceso de selección así:
Pruebas Psicotécnicas Evaluación de Conocimientos Evaluación de Ofimática Entrevista personal GC.FOR TH 008 Entrevista directa con el jefe inmediato
Después del análisis de resultados se escogen los preseleccionados, quienes deberán ser los que mayor se ajusten al perfil del cargo y a las competencias del mismo, se realizará la verificación de referencias laborales y personales mediante GC.FOR TH 009 Verificación de Referencias, sí la verificación es positiva, se les realizará una última entrevista con el Presidente Seccional, quien finalmente toma la decisión de vinculación y si es negativa se determinará como NO APTO. b)
CONTRATACIÓN.
Talento Humano notificará la decisión de contratación al candidato seleccionado mediante correo electrónico y llamada telefónica, sin embargo para llevar a cabo la vinculación del candidato al Contrato Colectivo Sindical, deberá diligenciar el formato GC.FOR TH 010 Solicitud afiliación para el cumplimiento del contrato colectivo sindical. Talento Humano lo remitirá al examen médico ocupacional de ingreso. c)
EXAMEN MEDICO OCUPACIONAL DE INGRESO.
Tiene como objetivo evaluar de acuerdo al profesiograma el estado de salud del personal que ingresa por primera vez a la Organización, para establecer y detectar las condiciones de salud y posible existencia de enfermedades profesionales y de origen común que haya adquirido previamente al ingreso de la organización. Con base a la revisión médica, el profesional en Salud Ocupacional, dará el concepto, si el aspirante es apto o no, o si tiene restricciones, para el cargo que va a desempeñar. Si la persona resulta con alguna restricción médica, esta solo podrá ser levantada por el médico laboral. En todos los casos la Presidencia y/o Administrador General aprobaran si continua o no este el proceso, una vez se estudie la restricción detectada.
d)
ENTREGA DE DOCUMENTOS Y APERTURA DE CUENTA DE NOMINA.
Sí el profesional en salud ocupacional que lo valora lo da apto para el cargo, inmediatamente Talento Humano le solicitará los documentos que debe presentar para la contratación GC.FOR TH 011 Requisitos de Ingreso, dichos documentos deben ser entregados a Talento Humano en la fecha indicada como plazo (Máximo 3 días hábiles después de notificada la decisión de contratación). Se informa a la persona a contratar que debe abrir una cuenta de nómina en la entidad bancaria definida por la Organización, en la cual va a ser consignado el dinero correspondiente a su asignación salarial, esto con el fin de que pueda disfrutar los beneficios bancarios, sí el trabajador decide que sus emolumentos sean consignados a la cuenta personal existente, deberá entregar certificación bancaria con fecha no mayor a 15 días de la contratación.
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Talento Humano entregará al candidato la GC.FOR TH 012 Autorización Apertura Cuenta Nómina, el candidato deberá también entregar copia de la certificación que emite el banco donde incluye el número de cuenta. Talento Humano formaliza la aceptación como afiliado ejecutor cuando el vínculo sea por medio de Contrato Colectivo Sindical mediante el formato GC.FOR TH 013 Aceptación como afiliado ejecutor. Finalmente Talento Humano notifica la vinculación y fecha de ingreso como empleado directo o afiliado ejecutor al Jefe de área, Jefe directo y al recién vinculado. El Jefe de Talento Humano debe realizar inmediatamente el contrato de trabajo correspondiente CON.TH.001 Contrato Individual de Trabajo o CON.TH.002 Contrato Colectivo Sindical. Talento Humano procede a realizar las afiliaciones al sistema de seguridad social y caja de compensación.
e)
AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL Y CAJA DE COMPENSACIÓN.
Antes de iniciar labores en la Organización y sin excepción se debe cumplir con las siguientes afiliaciones: 1. Afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales (ARL): se realiza la afiliación a través de la página web de la ARL. En los casos que no sea posible hacerlo por la pagina web, Se diligencia el formato correspondiente a la ARL con la cual se encuentra vinculada la Organización, y se remite (con el mensajero de la Organización o quien esté disponible) al asesor que corresponda, esta afiliación se realiza bajo el nivel correspondiente del cargo, estipulado en la tabla de Riesgos Laborales. La afiliación a ARL debe realizarse como mínimo un día de anticipación a la fecha de ingreso. 2. Afiliación a la Entidad Promotora de Salud (EPS): Se diligencia el formato de afiliación, se hace firmar por el nuevo empleado o afiliado ejecutor y se anexa una fotocopia de la cédula. Cuando la afiliación es por primera vez, se da a escoger al nuevo empleado o afiliado ejecutor las opciones de EPS y se afilia donde desee recibir el servicio de salud. Si el empleado o afiliado ejecutor afirma pertenecer a una EPS, debe presentar certificación emitida por la EPS donde está afiliado. Para afiliar beneficiarios se debe tener en cuenta: Si es casado(a), puede afiliar a su esposa(o) e hijos(as), adjuntando registro civil de los hijos y registro de matrimonio o declaración juramentada de convivencia mayor a 2 años, en caso de que se quiera afiliar a su compañera(o) permanente, fotocopia de documentos de identidad. Sí el hijo(a) es mayor de edad debe adjuntar certificación de la institución donde estudia. Si es soltero (a) puede afiliar a sus padres siempre y cuando estos no se encuentren cotizando a otra EPS. Para ello debe adjuntar fotocopia del registro civil del empleado o afiliado ejecutor, fotocopia del documento de identidad de los padres, declaración juramentada que demuestre dependencia económica.
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3. Afiliación al Fondo de Pensiones (AFP): En caso que la persona este afiliada a alguna AFP, debe presentar el respectivo certificado, en caso de ser primera vez que la persona va a cotizar al sistema se le exponen las diferente opciones para que decida a que fondo quiere afiliarse, diligenciando y firmando el formato establecido para tal fin. 4. Afiliación a la Caja de Compensación Familiar Local: Se debe tener en cuenta la ciudad en la cual se va a ejecutar el trabajo, para diligenciar y radicar el formato de afiliación a la caja de compensación que corresponde a esa ciudad. Para los afiliados que tengan hijos se solicita los siguientes documentos: hijos entre los 0 meses y los 7 años, registro civil de nacimiento, entre los 7 y 12 años registro civil y tarjeta de identidad, entre los 12 y 18 años además de registro civil, tarjeta de identidad, traer el certificado de estudios actualizado, para que puedan recibir un subsidio monetario, siempre y cuando el salario del empleado o afiliado ejecutor sea menor a cuatro (4) SMLV. Si el cónyuge trabaja, certificado de la empresa indicando el salario y si recibe o no subsidio familiar monetario; Para afiliar el conyugue, se relaciona en el formulario con la copia y el número de cédula y la fecha de nacimiento. Padres mayores de 60 años para subsidio monetario 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Registro civil de nacimiento del empleado o afiliado ejecutor Fotocopia ampliada 150% del documento de identidad de ambos padres Si uno de los padres es fallecido, anexar certificado de difusión. Declaración del afiliado ante la caja de compensación de dependencia económica Certificado de supervivencia expedido por notaria, alcaldía o inspecciones de policía, (certificado no mayor a treinta días de expedido) Fotocopia legible y ampliada del afiliado al 150% Los padres que se incluyan como beneficiarios no deben ser pensionados. Hijastros
1. 2. 3. 4. 5. a) b) c) d) 6. 7. 8.
Para empleado o afiliado ejecutor casado, registro civil de nacimiento. Para empleado o afiliado ejecutor en unión libre, declaración extrajuicio en la que conste tiempo de convivencia con su compañero(a) Registro civil de nacimiento de los hijastros Adjuntar la custodia expedida por el I.C.B.F. o Juzgado de familia de los menores a cargo de su conyugué o compañero permanente Declaración del empleado o afiliado ejecutor ante la caja de compensación en la que conste lo siguiente: Actividad a la cual se dedican el padre y la madre del menor. Numero de documento de identificación de cada uno, ciudad o lugar donde residen si se conoce. Convivencia y dependencia económica del menor. Que los padres biológicos del menos no estén recibiendo subsidio familiar. Certificado escolar del hijastro de 12 a 18 años Fotocopias legibles y ampliadas al 150% de documento de identificación del empleado o afiliado ejecutor y del conyugue o compañero permanente. Fotocopia legible y ampliada al 150% del documento de identidad de la persona a cargo (tarjeta de identidad para mayores de 7 años y cedula de ciudadanía para mayores de 18 años).
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Nota: La custodia y declaraciones extrajuicio tienen un mes calendario desde su expedición para ser presentados a la caja de compensación. Hermano Huérfano de Padres 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Registro civil de nacimiento Registro civil del hermano a cargo Registro de defunción de los padres Diligenciar declaración del afiliado ante la caja de compensación Certificado escolar, para hermanos de 12 a 18 años. Fotocopias legibles y ampliadas al 150% de documento de identificación del empleado o afiliado ejecutor Fotocopias legibles y ampliadas al 150% de documento de identificación de la persona a cargo (tarjeta de identidad para mayores de 7 años y cedula de ciudadanía para mayores de 18 años).
Finalmente la carpeta y los documentos que integran la hoja de vida, se archivan y quedan bajo la responsabilidad del Jefe de Talento Humano y del Asistente.
f)
CONTRATO PRESTACIÓN DE SERVICIOS.
La prestación de servicios se refiere a la ejecución de labores basadas en la experiencia, capacitación y formación profesional de una persona en determinada materia. El contratista tiene autonomía e independencia desde el punto de vista técnico y científico, lo que constituye el elemento esencial de este contrato. La vigencia del contrato es por el tiempo justo para ejecutar un objeto específico. No es posible admitir confusión alguna con otras formas contractuales como lo es una relación laboral. Por esta razón, no se reconocen los derechos derivados de la subordinación y del contrato de trabajo en general. El contrato de trabajo individual o colectivo se diferencia del de prestación de servicios independientes, en el sentido que en el primero se requiere la existencia de la prestación personal del servicio, la continuada subordinación laboral y la remuneración como contraprestación del mismo. En cambio, en el contrato de prestación de servicios, la actividad independiente desarrollada puede provenir de una persona jurídica con la que no existe el elemento de la subordinación laboral o dependencia, consistente en la capacidad de impartir órdenes en la ejecución de la labor contratada. Una vez el contratista se encuentre afiliado según ley 100, iniciará las labores pactadas en el contrato de prestación de servicios.
g)
INDUCCIÓN.
El programa de inducción se desarrolla con el personal recién vinculado, desde el momento de su afiliación hasta que cumpla el esquema de inducción diseñado para el cargo, para que la persona pueda conocer la Organización, el alcance y objetivos del cargo y sus funciones para iniciar de
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manera satisfactoria su desempeño en la etapa productiva y contribuir en su proceso de adaptación. De este proceso se deja evidencia en el formato GC.FOR TH 014 Inducción al Personal. La inducción se lleva a cabo en dos fases, así: Primera fase: inducción general dada por el personal de Sistema Integrado de Gestión de Calidad y el Jefe de Talento Humano, hacen parte de esta inducción los siguientes temas: Presentación de la Organización – Plataforma estratégica: Misión, Visión, Valores, Políticas de la Organización, Objetivos Integrales, Historia, Líneas de Servicio, Ventajas de la competitividad, Organigrama, Reglamento Interno de Trabajo, Reglamento del Contrato Colectivo Sindical, Manual de Convivencia y beneficios exclusivos para empleados y/o afiliados ejecutores. Presentación Proyecto (Aplica solo para proyectos): Organigrama proyecto, Operatividad y el Cliente Mapa de procesos, Caracterizaciones de procesos. Seguridad y Salud Ocupacional: Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, Incidentes y accidentes de Trabajo y Enfermedades Profesionales, Plan de Emergencia y Política de Seguridad Integral, Medio Ambiente y Salud Ocupacional. Segunda fase: inducción específica la cual la realiza el jefe inmediato o quienes hayan sido designados; hacen parte de estos los siguientes temas: Procesos y procedimientos asociados Funciones, los procesos y/o funciones del cargo. Responsabilidades contractuales, no conformidades e indicadores establecidos Diligenciamiento de formatos Equipos/elementos a utilizar en el proceso Otros temas establecidos en el esquema de Inducción y Reinducción para cada cargo según el Manual de Funciones GC.MN TH 001 Los temas se encuentran estipulados en el Manual de Funciones GC.MN TH 001 para cada cargo y en el GC.MN TH 002 Programa de Inducción que se entrega a personal recién vinculado.
h)
DETERMINACIÓN Y/O HABILITACIÓN DE COMPETENCIA
Después de ejecutado el plan de inducción al personal vinculado, se realiza la evaluación de desempeño de acuerdo al cargo, con base en la educación, experiencia, formación y habilidades definidas en el Manual de Funciones GC.MN TH 001. Educación y Experiencia: La educación y la experiencia se establecen a través del perfil requerido para el cargo (Definidas por el cliente o la Organización) y son requisito inicial para el proceso de selección del personal.
Formación:
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Se realiza prueba técnica de conocimientos y la formación adquirida a través de la inducción realizada.
Habilidades: Se evalúan las habilidades demostradas en el desempeño de las funciones, se evalúan por medio de la herramienta 360º Habilidades Básicas: Se tienen establecidas estas habilidades de acuerdo a las responsabilidades y actividades predominantes en los cargos, y se clasifican por grupos: HABILIDADES BASICAS
DIRECTIVAS
ADMINISTRATIVAS
OPERATIVAS
-
CARGOS
Detectar oportunidades Planeación y organización Dirección y desarrollo de las personas Toma de decisiones Liderazgo y trabajo en equipo Comunicación Análisis de problemas/toma de decisiones Planeación y organización Liderazgo Recursividad Relaciones interpersonales Compromiso Comunicación Responsabilidad Dinamismo Cooperación Recursividad Relaciones interpersonales Compromiso Previsión
Gerente, Subgerente, Administrador
Jefe de Áreas, Coordinador Operativo
Líder, Promotor, Auxiliar de Promotoria, Asistente Administrativa, Asistente de áreas, mensajero, conductor y servicios generales.
Habilidades Específicas (Habilidades a desarrollar): Destrezas y prácticas que se requieren específicas para el desempeño del cargo. Estas se desarrollan a partir del programa de inducción definido para cada cargo en el Manual de Funciones GC.MN TH 001. Las habilidades específicas se evalúan durante el desempeño de las funciones, a partir de los resultados de la gestión en el proyecto. Se evalúan las habilidades y se establecen: fortalezas, aspectos por mejorar, faltantes de competencia, temas de actualización en el cargo, compromisos y acciones de mejora. A partir del año siguiente, para evaluar a las personas en el desempeño del cargo, se realiza anualmente la EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO ADN 360º. i)
PLAN DE ACCIÓN A FALTANTES DE COMPETENCIA
Con los resultados de la determinación de competencias inicial y la evaluación del desempeño cada año (ADN 360º), se identifican faltantes de competencia y se establece el plan de mejoramiento de desempeño en GC.FOR TH 017 Plan de Mejoramiento. Adicionalmente, el plan de mejoramiento propuesto, se podrá aplicar, de acuerdo a la detección de necesidades de formación:
Identificación de necesidades por parte de la persona misma.
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Identificación de necesidades por parte del jefe inmediato. Identificación de necesidades por la encuesta del clima organizacional. Quejas y reclamos. Acciones correctivas y preventivas. Auditorias internas. Traslado de personal o cambio de área de trabajo Las detectadas en el desarrollo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
La eficacia del plan de mejoramiento de desempeño establecido, se mide a través de seguimiento por medio de pruebas de conocimiento, evaluación de las habilidades y de los resultados de los procesos. El entrenamiento puede ser realizado por el jefe inmediato o una persona designada internamente y con suficiente conocimiento del tema. La capacitación requerida de manera externa es solicitada a entidades seleccionadas según su experiencia o que hayan mostrado su idoneidad en procesos similares efectuados en la Organización. La evidencia de estas capacitaciones son los certificados y/o constancia de asistencia.
j)
REINDUCCIÓN.
La reinducción incluye un proceso de reorientación para el cargo y/o de actualización acerca de las reformas o cambios que se generen en la Organización y sus funciones. El programa de reinducción puede incluir temas como los requeridos por el cliente, actualizaciones y nuevas técnicas y todo lo que se considere aporte a mejorar y mantener la competencia del personal. El programa de reinducción se involucra dentro de los planes de formación, establecidos a partir de las necesidades detectadas de capacitación y entrenamiento.
k)
EXAMEN OCUPACIONAL PERIODICO.
El examen ocupacional periódico tiene como objetivo evaluar el estado de salud de los empleados o afiliados ejecutores que están laborando con la Organización y detectar la existencia de enfermedades profesionales que hayan sido adquiridas durante el periodo laborado. Para la realización de los exámenes médicos periódicos se hace énfasis en los aspectos establecidos en el profesiograma. Se ordenará, según se requiera, la realización de otro tipo de evaluaciones médicas ocupacionales, tales como pos-incapacidad o por reintegro, para identificar condiciones de salud que puedan verse agravadas o que puedan interferir en la labor o afectar a terceros, en razón de situaciones particulares.
l)
EXAMEN OCUPACIONAL DE RETIRO.
El examen ocupacional de retiro tiene como objetivo evaluar el estado de salud de los empleados y afiliados ejecutores que se retiran de la Organización y detectar la existencia de deficiencias en la funcionalidad orgánica que hayan sido adquiridas durante el periodo laborado. Todo el personal que se retire de la Organización, deberá someterse a un examen médico de retiro entre los cinco
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días siguientes a la terminación del contrato, sí el ex empleado/afiliado ejecutor no se presenta por la orden de examen se entenderá que desiste de tomarlo. Para todos los casos el examen de retiro consiste en la valoración física del empleado y Afiliado ejecutor y la historia clínica laboral del mismo. El examen debe suministrar como mínimo la siguiente información: - Estado actual de salud. - Valoración según los riesgos a los que se encontró expuesto el afiliado. Si como resultado de cualquiera de las evaluaciones médicas ocupacionales practicadas a un empleado y/o afiliado ejecutor, se diagnostica enfermedad común o profesional, el médico que la realice tiene la obligación de remitirlo a los servicios de atención en salud que se requieran. Así mismo, cuando como consecuencia de la evaluación médica ocupacional realizada, se presuma la existencia de una enfermedad profesional, se procederá a reportar la enfermedad a la ARL.
m)
CLIMA ORGANIZACIONAL.
Una vez al año la Organización evalúa el Clima Organizacional, para conocer la satisfacción del cliente interno y las percepciones compartidas de los empleados y afiliados ejecutores con respecto al ambiente laboral. Esta se realiza al personal a través de una encuesta en la Encuesta de Clima Organizacional, o con la metodología que considere el equipo que lidera la evaluación, después de conocer los resultados por la Presidencia, Administración General y Talento Humano, se socializará a la Organización y se tomarán las medidas necesarias para el mejoramiento continuo. n)
RETIRO DE PERSONAL Y ENTREGA DEL CARGO.
La terminación de contrato debe ir acompañada de una notificación por parte del trabajador o afiliado ejecutor y por parte de la Organización. Todo trabajador o afiliado ejecutor debe formalizar ante Talento Humano la entrega de su cargo a más tardar el último día de trabajo mediante registro GC.FOR TH 0016 Acta de Entrega de Puesto de Trabajo. o)
ARCHIVO DE DOCUMENTOS TRABAJADOR
Todos los documentos del trabajador deben reposar en carpeta unificada y verificados mediante el ckeck list GC.FOR TH 015 Listado de verificación documentación HV. 5. RESPONSABLE. Los responsables de velar por la aplicación, cumplimiento, realización y hacer modificaciones a este procedimiento son: Presidente Seccional, Administrador Genera y Jefe de Talento Humano.
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