Instituto Tecnol贸gico de Altamira Curso de Verano Julio 2014
1
GESTIÓN DE PROYECTOS Caracterización de la asignatura La asignatura aporta al perfil del Ingeniero en Logística la capacidad para identificar, analizar y aplicar la metodología de Gestión de Proyectos al aplicar las herramientas de modelación en redes, recomendando realizar un proyecto real.
2
GESTIÓN DE PROYECTOS Objetivo General Aplicar la metodología de Gestión de Proyectos, mediante el modelado, aplicación de técnicas de optimización de tiempos y costos, control e informes de avances y terminación.
3
GESTIÓN DE PROYECTOS Unidad
1
1.1 - Definiciones e importancia de la
gestión de proyectos. ○ Programa ○ Proyecto ○ Actividad ○ Tareas
4
GESTIÓN DE PROYECTOS La
gestión de proyectos es la rama de la ciencia de la administración que engloba la planificación, organización, control y cierre (seguimiento).
5
Gesti贸n de Proyectos
PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
6
Gestión de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
Es un término de carácter global, hace referencia a las decisiones de carácter general que expresan los lineamientos políticos fundamentales, las prioridades que se derivan de esas formulaciones, la asignación de recursos acorde a esas prioridades, las estrategias de acción y el conjunto de medios e instrumentos que se van a utilizar para alcanzar las metas y objetivos propuestos. Tiene por finalidad trazar el curso deseable y probable del desarrollo nacional o del desarrollo de un sector (económico, social, cultural) 7
Gesti贸n de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
Hace referencia a un conjunto organizado, coherente e integrado de actividades, servicios o procesos expresados en un conjunto de proyectos, relacionados, coordinados entre s铆 y que son de determinada naturaleza.
8
Gestión de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
Conjunto de actividades concretas, interrelacionadas y coordinadas entre sí, que se realizan con el fin de producir determinados bienes y servicios, capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas. Si bien el programa y el proyecto se concretan a través de un conjunto de actividades organizadas y articuladas entre sí, la diferencia radica en la magnitud, diversidad y especificidad. (programa es un conjunto de proyectos.
9
Gestiรณn de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
El plan es la expresiรณn de una voluntad institucional, el programa representa la especificaciรณn de fines y la concreciรณn de recursos, por lo que corresponde a los responsables concretos de las estructuras, centros o servicios concretos. Y los proyectos deben ser responsabilidad de las personas y equipos que tienen encomendada la intervenciรณn. (profesores/alumnos)
10
Gesti贸n de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
Es el medio de intervenci贸n sobre la realidad secuencial e integrada de diversas acciones necesaria para alcanzar las metas y objetivos espec铆ficos de un proyecto.
11
Gesti贸n de Proyectos PLAN
PROGRAMA
PROYECTO
ACTIVIDAD
TAREA
Acci贸n que tiene el m谩ximo grado de concreci贸n y especificidad, un conjunto de tareas configura una actividad entre las muchas que hay que realizar para concretar un proyecto
12
Gesti贸n de Proyectos TAREA A
ACTIVIDAD A TAREA B
PLAN
PROGRAMA
PROYECTO A TAREA A
ACTIVIDAD B
TAREA B
TAREA C
13
Gesti贸n de Proyectos EJEMPLO
Plan de educaci贸n
Construcci贸n de edificios escolares
Construir edificio con aulas
Levantar la pared
Colocar un ladrillo
14
Gesti贸n de Proyectos EJEMPLO
Preparar ropa
Servicio social
Infancia y familia
Realizar un campamento de verano
Excursi贸n Preparar calzado
15
Gestión de Proyectos EJEMPLO
Armar casa de campaña
Irse de Vacaciones
Turismo
Pasar una semana en la montaña Diseñar rutas Planear excursión
Acampar
16
GESTIÓN DE PROYECTOS Unidad
1
1.1.2 – Tipología del proyecto ○ Proyecto ○ Clasificación de los proyectos Carácter Categoría Actividad económica Finalidad del estudio Objeto de la inversión
1.1.3 – Importancia de los proyectos 1.1.4 – Ciclo de la vida del proyecto 17
Concepto de PROYECTO
Es un esfuerzo enmarcado en el tiempo por lograr un objetivo especifico que satisface una necesidad del cliente, utilizando una metodología definida que permita administrar una serie de actividades interrelacionadas así como la utilización eficiente de los recursos siempre estando bajo la responsabilidad de un equipo de proyecto, encabezado por un líder o coordinador del proyecto.
18
Objetivo de PROYECTO Debe
ser definido, en el que debe quedar establecido el resultado o producto que se espera a su término. Alcance (de que se trata) Programa de actividades (tiempos) Costos
19
Atributos de un Proyecto 1.- Objetivo
Todo proyecto debe tener un objetivo definido con el cliente en términos de alcance, tiempo, costo y calidad.
2.- Actividades interdependientes
Un proyecto se lleva a cabo mediante una serie de actividades interdependientes, que han de cumplirse en secuencia predeterminada (programa) a fin de alcanzar el objetivo.
3.- Recursos
Recursos humanos, materiales, técnicos y financieros, cuyo costo tiene que se presupuestado.
4.- Marco temporal O vida útil finita. Un tiempo de elaboración y una fecha en que debe especifico concluirse. 5.- Esfuerzo único o de una sola vez
Porque nunca antes se ha intentado o porque las circunstancias en que debe realizarse, no vuelven a repetirse de la misma forma.
6.- Tiene un cliente El cliente es aquel que aporta los fondos necesarios para su realización y por lo tanto, es quien debe recibir sus beneficios. 7.- Supone algo de En la planeación del proyecto se debe considerar la incertidumbre de los incertidumbre elementos y prever eficientemente las contingencias.
20
Clasificación de Proyectos Carácter
Categoría
Actividad económica
Finalidad del estudio
Objeto de la inversión
Económicos
Producción de bienes
Manufacturer os
Rentabilidad del proyecto
Sociales
Servicios
Agropecuario s
Rent. Del inversionista
Internalización
Infraestructur a
Capacidad de pago del proyecto
Externalización
Servicios
Creación de un nuevo negocio
Proyecto de modernización
Reemplazo
Comerciales Ampliación
Infraestructur a Abandono
21
Actividad (ARCHIVO DE CLASIFICACIÓN DE PROYECTOS)
1.- ¿ Clasificación de proyecto que se refiere a aquellas iniciativas que se emprenden y nos demuestra si esta en condiciones de cumplir con las obligaciones contraídas en un posible endeudamiento para su implementación? 2.- ¿ Cual es la característica de los proyector sociales? 3.- ¿ Comprenden los proyectos de la industria manufacturera, la industria extractiva y el procesamiento de los productos extractivos de la pesca, de la agricultura y de la actividad pecuaria.
22
Actividad 4.- Cuándo sus posibilidades de implementación y operación dependen de una demanda real en el mercado del bien o servicio, ¿Se dice que se desarrolla un proyecto ? 5.- Tipo de proyecto que se caracteriza por no producir bienes materiales y se incluyen proyectos de investigación tecnológica o cientifica.
23
Actividad 6.- Proyectos que van dirigidos para atender las necesidad básicas en la población como la salud, educación, recreación, turismo etc. 7.- Proyectos que proporcionan a la actividad económica ciertos insumos, bienes o servicios de utilidad general como energía eléctrica, transporte y comunicaciones. 8.- ¿Qué aspectos incluye un proyecto de modernización?
24
Actividad
9.- Tipo de proyectos que están enfocados en el campo de la producción animal y vegetal.
10.- Tipo de proyecto dedicado a la creación de empresas dedicadas a la compre y venta de productos.
25
Importancia de la gestión de proyectos Actividad Desarrolla un análisis de la lectura
“La Importancia de la planificación en los proyectos”
26
Ciclo de vida del PROYECTO Se desarrolla en: Identificación de una necesidad Desarrollo de una propuesta de solución (proyecto) Realización del proyecto Término del proyecto
27
Ciclo de vida del PROYECTO Que
tenga un objetivo bien definido en términos de alcance, programa y costo, acordado con el cliente. Desarrollar el proyecto completo antes de iniciarlo. La planeación y comunicación del proyecto son fundamentales, previenen la ocurrencia de problemas. Involucrar al cliente como parte del resultado exitoso, mediante su participación activa en el proyecto. 28
Ciclo de vida del PROYECTO La
clave del control eficaz del proyecto es comparar el avance real del proyecto contra el que se planeó y programó, implantando de inmediato las medidas correctivas. A la conclusión de un proyecto, debe ser evaluado su desarrollo y resultados, a fin de aprender que podría mejorarse en proyectos similares. 29
Actividad Preguntas
a resolver acerca del caso:
1. ¿
Qué necesidades se han identificado ?
2. ¿
Debe hacerse un proyecto ?
3. ¿
Cuáles supone usted que deberían ser en términos generales los alcances del proyecto, tiempo y costo?
30
GESTIÓN DE PROYECTOS Unidad
1 1.2 – Fases de la Gestión de Proyectos ○ 1.2.1 – Definición ○ 1.2.2 – Planeación ○ 1.2.3 – Organización
○ 1.2.4 – Control ○ 1.2.5 - Cierre
31
GESTIÓN DE PROYECTOS Aplicación del conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto, a fin de cumplir con cierto requerimientos. Se consigue mediante el desarrollo de procesos como planeación, organización, control y cierre.
32
GESTIÓN DE PROYECTOS
PLANEACIÓN Todas aquellas tareas orientadas a planear la
ejecución de un proyecto antes de su inicio. La cual consiste en determinar ○ ¿QUE SE DEBE HACER? ○ ¿COMO DEBE DE HACERSE? ○ ¿QUIEN ES EL RESPONSABLE DE QUE SE HAGA? ○ ¿POR QUE? Se estiman recursos, tiempo e interrelaciones entre actividades
33
GESTIÓN DE PROYECTOS ORGANIZACIÓN consiste en la coordinación de personas y
otros recursos para llevar a cabo el plan. ○ Asignación de las tareas planificadas ○ Ejecución de las tareas ○ Gestión de las peticiones de cambio
34
GESTIÓN DE PROYECTOS
CONTROL Se encarga de la monitorización y seguimiento del progreso del proyecto. Donde se requiere de información sobre el estado actual y analiza cuando existen o surgen dificultades.
35
GESTIÓN DE PROYECTOS
CIERRE Esta fase suele ejecutarse a través de un checklist o lista de control. ○ Cierre formal del proyecto por parte de todos los
actores ○ Realización del backup del proyecto ○ Análisis de los resultados con respecto a las estimaciones iniciales ○ Actualización de la base de conocimiento con todo lo aprendido.
36
GESTIÓN DE PROYECTOS Unidad
2
2.1 – Elaboración del Anteproyecto ○ 2.1.1 – Problema a cubrir o área de
oportunidad ○ 2.1.2 – Metas y objetivos ○ 2.1.3 – Alcances y Limitaciones
37
Problema a cubrir o área de oportunidad Habitualmente
los problemas se consideran factores negativos y las oportunidades factores positivos. Una oficina congestionada de operaciones:
puede necesitar estrategias para simplificar sus procedimientos administrativos. Una empresa con oficinas distribuidas en muchas zonas: es posible que necesite establecer un sistema de comunicación eficaz entre ellas. 38
Problema a cubrir o área de oportunidad Una
compañía con procesos productivos que generan altos desperdicios y pérdidas que repercuten en la estructura de los costos y precios de los productos: REQUIERE CON URGENCIA REDISEÑAR SUS PROCESOS.
39
Problema a cubrir o área de oportunidad Detectar su naturaleza Desde cuando se esta presentando Cual es su cuantificación
Se procede
Identificar y formular las posibles soluciones
40
Problema a cubrir o área de oportunidad
Para describir el problema se deben plantear algunas consideraciones a saber ¿EXISTE EL PROBLEMA?
¿CUAL ES EL PROBLEMA? ¿CUAL ES SU ENTORNO? ¿CUALES SON SUS CONSECUENCIAS?
¿CUAL ES LA MAGNITUD ACTUAL DEL PROBLEMA?
41
Metas y Objetivos ¿PARA QUE? Son
los fines o propósitos hacia los cuales se deben dirigir dicho proyecto. Su importancia radica en que éstos son tomados como guía en el desarrollo de las actividades que se van realizando durante la etapa de estudio y en la operación de proyecto.
42
Metas y Objetivos Objetivos generales En los que se concreta la idea de realizar un
proyecto siendo el fin al cual queremos llegar, es toda la esencia de la cual se esta formulando toda la idea y plan de un proyecto. ○ Tomando como base el problema “ bajo rendimiento
en la producción por hectárea de algodón en Colombia” ○ El objetivo general sería “ incrementar el rendimiento por hectárea de algodón en todas las zonas productoras del país” 43
Metas y Objetivos Objetivos
generales
¿Qué cambiar?
¿Para quién? ¿Cómo?
¿Dónde? ¿Cuándo?
44
Metas y Objetivos Objetivos
especifico
Se desarrollan a partir de los objetivos
generales, de tal forma que existirá uno por cada aspecto concreto que sea necesario tratar para el desarrollo del objetivo general. ○ “Mejoramiento de la fertilización de los cultivos con
insumos orgánicos”
45
Metas y Objetivos Objetivos
especifico
¿Qué cambiar?
¿Para quién? ¿Cuánto cambiar?
¿Dónde? ¿Cuándo?
46
Metas y Objetivos PLANTEAMIENTO
DE LOS OBJETIVOS
Deben ser cuantificables, medibles y
realizables en el periodo propuesto. Su
lenguaje debe de ser estricto y conciso, para que pueda ser entendible fácilmente. Deben de comenzar con verbo en infinitivo (conocer, analizar, comprender, propiciar, motivar) 47
PROBLEMA
En el Instituto Tecnológico de Altamira especialmente en la carrera de logística ha aumentado el índice reprobatorio en la asignatura de calculo en el ultimo año escolar.
48
Objetivo General Disminuir el índice reprobatorio en la asignatura de calculo Carrera de logística Implementando asesorías En el Instituto tecnológico de Altamira En el periodo agosto – diciembre 2014
49
Objetivo especifico El método de enseñanza de la asignatura de calculo La carrera de ingeniera en logística 100% En el instituto tecnológico de Altamira En el periodo agosto - diciembre
50
Alcance y Limitaciones ALCANCES Nos indican con precisión que se puede esperar
o cuales aspectos alcanzaremos en la investigación. LIMITACIONES Indican que aspectos quedan fuera de su
cobertura es decir la frontera hasta donde llegara la investigación siempre por referencia a los objetivos. 51