UNIDAD 3 y 4 PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO
LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO QUE SE NECESITA HACER QUIEN LO HARA PLANEACIÓN DEL PROYECTO
CUANTO TIEMPO SE NECESITARA CUANTO COSTARA
LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO La responsabilidad de la PLANEACIÓN del proyecto es del equipo de proyecto, bajo la coordinación del líder mismo.
QUE INCLUYE LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO La planeación tiene dos partes: Hacer su planeación detallada Poner en práctica el plan elaborado.
QUE INCLUYE LA PLANEACIÓN DEL PROYECTO Definir con claridad el objetivo. Dividir el alcance del proyecto en partidas importantes y afines de actividades. Definir las actividades especificas que son necesarias realizar en cada partida de trabajo, con el fin de lograr el objetivo del proyecto. Presentar de manera grafica las actividades mediantes un diagrama de actividades. (antecedente – secuencia) Calcular el tiempo estimado y recursos que requiera completar cada actividad.
DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO Es el primer paso del proceso de planeación. Tiene que definirse en terminos de alcance, programa y costo. Tiene que se claro, especifico, medible y alcanzable. Ejemplo: Introducir el mercado en diez meses, con un presupuesto máximo total de $ 800.000.00 de pesos un nuevo producto eléctrico para cocinar en el hogar, que cumpla las siguientes especificaciones de desempeño…
a)DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO Ejemplo: Producir un catálogo de línea blanca, a cuatro colores, de dieciocho páginas máximo y enviarlo por correo a todos los posibles clientes seleccionados del banco de datos interno de la empresa, a más tardar el 31 de julio del presente año, sin rebasar un presupuesto máximo de $ 400,000.00 pesos…..
a)DEFINIR CON CLARIDAD EL OBJETIVO Un objetivo como terminar la casa “ lo más pronto que se pueda “
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO Consiste en determinar las actividades de trabajo a realizar para ejecutar un proyecto. Se comienza por dividir el proyecto en partidas a fines de actividades que resulten manejables. Cada partida de actividades se detallara en todas sus actividades. Puede hacerse a través de 2 métodos principales. Organigrama Matriz de responsabilidades.
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
Ejemplo de ORGANIGRAMA.
“PLANEACIÓN, REUNION DE ANIVERSARIO DE X EMPRESA” LIDERL DEL PROYECTO (MARTHA) INVITACIONES (LUIS) LOCALES (JOSE)
FORANEOS (CARLOS)
EMPRESA (ADRIANA) PROVEEDORES (MANOLO) DISTRIBUIDORES (MARGARITA) AUTOSERVICIOS (LOURDES)
ALIMENTOS (ROBERTO) COMIDA (CRISTINA) BOTANA (ADRIANA) PLATILLOS (MIRIAM)
BEBIDA (GABRIEL)
MESA DE POSTRES (JAIME)
SERVICIOS (MARCOS) SEGURIDAD (ANTONIO)
SERVICIOS (CARLOTA) LIMPIEZA (MARIO)
ESTACIONAMI ENTO (ESTEBAN)
LA ESTRUCTURA DE LA DIVISIÓN DEL TRABAJO
Ejemplo de MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.
“PLANEACIÓN, REUNION DE ANIVERSARIO DE X EMPRESA” ACTIVIDAD
INVITACIONES
LUIS
ROBERTO
MARCOS
P
A
A P
FORANEOS
P
COMIDA MESA DE POSTRES SERVICIOS
CARLOS
P
LOCALES
ALIMENTOS
JOSE
P
SEGURIDAD DEMAS SERVICIOS
L.- LÍDER DEL PROYECTO P.- RESPONSABLE A.- APOYO
ADRIANA
MANOLO
MARGARITA
A
A
A
ELABORACIÓN DE GRAFICAS, GRAFICA DE GANTT Su diseño se atribuye al Ing. Henry Gantt, también es conocida como gráfica de barras. Es una herramienta desarrollada a principios del siglo pasado, pero sigue siendo muy popular, por su calidad, sencillez, y porque es al mismo tiempo un plan y un programa. Las actividades secuenciadas del plan se enlistan numeradas en la primera columna de la izquierda, en la siguiente columna se anota al responsable o responsables de cada actividad y luego se grafica el tiempo de inicio y la duración con barras que corresponden a escalas de tiempo que aparecen arriba u abajo.
ELABORACIÓN DE GRAFICAS, GRAFICA DE GANTT DIAS ACTIVIDAD
responsable
Seleccionar mercado meta
R. Rosales
Desarrollar borrador del cuestionario
M. Díaz
Cuestionario para prueba piloto
J. Luna
Terminar cuestionario
M. Díaz
Imprimir cuestionario
G. Martínez
Preparar etiquetas para envío por correo
M. Correa
Envío de cuestionario por correo
G. Martínez
Programa computo para analizar datos
J. García
Programa de computación para comprobar datos
J. García
10
20
30
40
50
60
70
LAS GRAFICAS DE REDES
En los años 50´s del siglo pasado se desarrollaron dos técnicas de planeación en redes. Técnica de evaluación y revisión de programas (PERT) Método de ruta critica (CPM)
LAS GRAFICAS DE REDES El diagrama de red tiene dos formas de presentarse Red en cuadro Lavar automóvil
1
Luis
Red en flecha
Secar automóvil
2
Marcos
ELEMENTOS DE LAS REDES EN CUADRO Y EN FLECHA Lavar autom贸vil
1
Luis
3
LAS ACTIVIDADES SIMULTANEAS EN RED DE CUADRO
CONTRATAR PERSONAL
1
Luis
COMPRAR MATERIALE S
2
MIGUEL
DESARMAR PUESTO CONSTRUIR PUESTO
3
Luis
PINTAR PUESTO
5
4
LIMPIAR PUESTO
Luis
6
Luis
LUIS
LA RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS Se usa cuando las actividades de un proyecto son muy desproporcionadas entre si, por ello, la red resultara excesivamente extensa para la lectura. En una red de vencimientos sucesivos se suprime la escala superior de tiempos, dejando solo los tiempos de inicio y terminación de actividades.
LA RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS Para su construcción, se dibuja una red exclusiva de secuencias, indicando en las actividades el numero de identificación y el tiempo estándar de duración. Cuando un evento convergen dos o mas actividades, se hace la anotación de la cantidad acumulada a cada proceso con el objetivo de separarlas, posteriormente con ligas si se tratas de cantidades diferentes, pero dentro del cuadro se pondrá la cantidad MAYOR que servirá para continuar la cuenta en el proyecto.
LA RED DE VENCIMIENTOS SUCESIVOS – ejercicio de aplicación Matriz de información Actividad
Secuencia
Tiempo
0
1,2,3
0
1
4
5
2
5
11
3
6,7
5
4
9
17
5
9
79
6
8
17
7
10
55
8
10
108
9
-
95
10
-
70
ACTIVIDAD
SECUENCIA
t
0
1,2
-
1
3,4,5
10
2
6,7
2
3
8
5
4
9
22
5
10,11
7
6
14
1
7
12
14
8
15
32
9
15
90
10
13
3
11
14
90
12
16
2
13
15
100
14
16
52
15
-
3
16
-
2
ACTIVIDAD
SECUENCIAS
t
0
1,12,18
-
1
2
3
2
3
1
3
4,9
0
4
5
2
5
6
6
6
7
4
7
8
6
8
-
0
9
10
7
10
11
2
11
-
12
12
13
3
13
14
1
14
15
0
15
16
3
ACTIVIDAD
SECUENCIAS
t
16
17
6
17
6
2
18
19
3
19
20
1
20
21
0
21
5,23
6
22
7
4
23
22
3
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
¿Qué ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL se recomienda para proyectos?
En las empresas existen 3 tipos de estructuras organizacionales ORIENTADA A PROYECTOS
FUNCIONAL MATRICIAL
ORIENTADA A PROYECTOS ď‚šLos miembros del equipo suelen estar trabajando en el mismo lugar fisico con directores de proyecto con gran independencia y autoridad.
ď‚šEste tipo de estructura se observa en empresas que obtienen sus ingresos principalmente de proyectos.
ORIENTADA A PROYECTOS DIRECTOR EJECUTIVO DIRECTOR DE PROYECTO
DIRECTOR DE PROYECTO
DIRECTOR DE PROYECTO
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL FUNCIONAL Es la mas tradicional, ya que en este tipo de estructuras jerárquicas cada empleado tiene un superior y las personas se agrupan por especialidades. Desde el año 1920
Henry Ford y Frederick Taylor impusieron las teorías de división de trabajo y la administración de empresas.
ORIENTADA A PROYECTOS GERENCIA GENERAL
INGENIERIA
MARKETING
PRODUCCIÓN
ESTRUCTURA MATRICIAL
Se mantiene la estructura funcional pero se crea una estructura orientada a proyectos que utiliza recursos del resto de la organización.
ORIENTADA A PROYECTOS GERENCIA GENERAL
INGENIERIA
MARKETING
PRODUCCIÓN
PROYECTOS
PROY. 1
PROY. 2
PROY. 3
ESTRUCTURA MATRICIAL Suelen ser de 3 tipos MATRICIAL FUERTE: si el director de proyecto tiene mas poder que el gerente funcional. MATRICIAL DÉBIL: si el gerente funcional tiene mas poder que el director de proyecto. MATRICIAL EQUILIBRADA: cuando el director de proyecto y el gerente funcional comparten el poder y las decisiones.
LIDERAZGO El liderazgo consiste en la capacidad o habilidad que tiene una persona para influir, inducir, animar o motivar a otros a llevar a cabo determinados objetivos, con entusiasmo y por voluntad propia.
TIPOS DE LIDERAZGO
AUTORITARIO DEMOCRATICO LIBERAL
Liderazgo Autoritario
Este tipo de liderazgo se basa en estilo dominante por parte del líder, éste suele tomar decisiones sin necesidad de la participación de sus subordinados, y sin la necesidad de tener que justificarlas.
El líder autoritario se caracteriza por ser dominante, restrictivo, exigir obediencia y supervisar constantemente a sus trabajadores.
LIDERAZGO AUTORITARIO CARACTERISTICAS Tienen metas muy altas Enfocados en ganancia y costos Muy orientados hacia rendimiento Son duros con ellos mismos Confían más en sus propias habilidades que en las de sus colaboradores Declaran su propia opinión Influyen mucho el logro de objetivos Influyen poco la satisfacción de necesidades interpersonales.
LIDERAZGO DEMOCRATICO En este tipo de liderazgo, el líder buscar ser un miembro más del grupo o equipo, las decisiones se suelen tomar entre los trabajadores, pero bajo la supervisión, guía y consentimiento del líder.
El líder democrático se caracteriza por escuchar a los miembros de su grupo, ser amistoso, ser accesible, ayudar a sus trabajadores en sus problemas personales, mostrar consideración e interés por los demás, promover la participación de todos y en ser permisivo.
LIDERAZGO LIBERAL Este tipo de liderazgo se basa en una participación mínima del líder, éste otorga total libertad en las decisiones grupales o individuales, o, en todo caso, su participación en las decisiones es limitada, por ejemplo:
presenta algunos esbozos de lo que hay que hacer, y aclara que suministrará más información, sólo si la solicitan.
El papel del líder y formación para líderes Durante muchos años los sociólogos intentaron aislar y analizar las características necesarias para ser un líder. Partiendo de numerosas pruebas, algunos sociólogos determinaron que, generalmente, los líderes eficaces: 1. Poseen confianza en sí mismo y están bien integrados. 2. Desean aceptar la responsabilidad de dirigir y son competentes al tratar con situaciones nuevas.
El papel del líder y formación para líderes 3. Se sienten identificados con los objetivos y valores de los grupos que conducen.
4. Muestran calor, sensibilidad, y simpatía hacia los demás, ofreciendo soluciones prácticas. 5. Son inteligentes respecto a los otros miembros del grupo. 6. Realizan permanentemente sus funciones de liderazgo.
El papel del líder y formación para líderes La personalidad del líder, no depende en modo alguno de la forma, posición, salud, relaciones o moral. El líder refleja los valores y normas del grupo, por ello los rasgos personales de un líder nos dicen mucho más sobre el grupo que sobre él mismo.
El papel del líder y formación para líderes Al líder se le asigna una serie de funciones: 1. Líder como ejecutivo: Coordina las tareas del grupo y supervisa las
actividades. 2. Líder como organizador: Planifica, programa y orienta. 3. Líder como estratega: Ordena, distribuye, dispone y arbitra recursos. 4. Líder como experto: Ayuda, aconseja y complementa.
5. Líder como fuente de recompensa y castigos: Premia, censura y reprime. 6. Líder como árbitro y mediador: Ayuda, coopera, motiva y regula.
7. Líder como portero del grupo: Representa, identifica y avala.
El Liderazgo en el trabajo y en la vida El líder actúa y se exige en búsqueda de la excelencia y de comportamiento ético en todos sus ámbitos de actuación (profesional, familiar, personal), es una persona coherente, capaz de mantenerse fiel a sus principios y de no renunciar a ellos en pro de su carrera profesional.