MANUAL DE USUARIO Una vez se ingresa al aplicativo se ingresa al menú donde se encuentran cada uno de los módulos que integran el sistema, cada módulo contiene un submenú con las diferentes opciones disponibles para realizar acciones específicas al módulo correspondiente.
1. MODULO CATASTRO: CREACIÓN DEL CLIENTE El objetivo es la creación en el sistema de los clientes a los cuales la compañía Pacaribe les presta el servicio de aseo. Para ingresar al módulo catastro se da clic en “catastro” y se despliega un submenú donde se pueden observar las diferentes opciones para la realización de las actividades, se da clic en la opción “Información del cliente” y luego “Gestión de usuarios” forma (causer)
Una vez se ingresa a Gestión de usuarios “creación del cliente”, se despliega la pantalla para el registro de la información
En el panel “Consulta cliente”, se cuenta con cinco maneras de consultar al cliente cuando ya se encuentre creado en el sistema: -
Identificación: la identificación del cliente Primer nombre Primer apellido Dirección domicilio Código póliza: código del contrato
En el panel “Inf. Cliente” se encuentran los datos correspondientes para la creación del cliente, se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados:
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Tipo documento Identificación Primer nombre Segundo nombre Primer apellido Segundo apellido Teléfono Email Fecha creación: fecha en la que se está registrando el cliente Tipo persona: si es persona natural o jurídica Digito verificación: se asigna a una persona que tiene un número de identificación tributaria, ya sea persona natural o jurídica Sigla: clase de sociedad a la que pertenece la empresa Tipo tercero: identifica la facturación que tiene el cliente con la empresa (facturación conjunta o facturación directa) Tipo régimen: responsabilidad de facturación ante la Dian Dirección domicilio Celular
Si se va a crear un multiusuario se da clic en “Crear multiusuarios” y el sistema re direcciona a una pantalla donde se encuentran los datos correspondientes para la creación del multiusuario. Ver creación multiusuario Una vez se ingresan los datos de la forma se le da clic en el botón “Guardar”. La forma también permite eliminar la información ingresada, para esto se da clic en el botón “eliminar” y luego en el botón “guardar” para que la información se elimine. En el panel “datos póliza” se encuentran los datos correspondientes para la creación del predio, se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados: -
Código de la póliza: se genera automáticamente cuando se ha terminado con la creación del predio Estado póliza: estado en que se encuentra la póliza Predio: predio perteneciente al cliente
Para crear el predio se da clic en “código” del predio, se despliegan los valores y se da clic en “nuevo o editar”, el sistema re direcciona a una nueva pantalla para crear el predio. Ver creación de predio
Si el predio ya se encuentra creado se da clic en “buscar” para seleccionar el predio creado.
Una vez se ingresan los datos de la forma se le da clic en el botón “Guardar”. La forma también permite eliminar la información ingresada, para esto se da clic en el icono “eliminar” y luego en el icono “guardar” para que la información se elimine. En el panel “Inf. Producto” se encuentran los datos correspondientes para la creación del producto, se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados:
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Servicio: el servicio que tiene contratado el cliente con la empresa Uso Estrato Ciclo: la división de barrios para realizar el proceso de facturación Estado financiero Estado técnico Tipo cliente: se conforma del estrato y uso
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Cliente medido : se selecciona la casilla de verificación ( ) para los clientes que lo requieran y automáticamente se habilita el icono “punto de medición” en la columna punto de medición
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Multiusuario: el sistema trae el nombre del multiusuario creado, si el cliente que se está consultando es un multiusuario
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Frecuencia: esta columna activa el icono “frecuencia” solo para los clientes que lo requieran, se da clic y el sistema re direcciona a una nueva pantalla donde se selecciona la frecuencia ver selección frecuencia
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Punto de medición: este se habilita cuando se da un chulo en la opción “cliente medido” se le da clic y el sistema re direcciona a la pantalla para crear el punto de medición ver crear punto de medición
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Multiusuarios: esta se activa si el cliente que se está consultando es un multiusuario, en este icono se puede modificar el multiusuario se da clic y el sistema re direcciona a la pantalla de multiusuario.
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Clase de multiusuarios: el sistema lo arroja automáticamente para identificar al cliente: multiusuario padre (P), multiusuario hijo (h).
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Acuerdos: : esta columna activa el icono “Crear Acuerdos” solo para los clientes que lo requieran, se da clic y el sistema re direcciona a una nueva pantalla donde se selecciona el acuerdo ver selección acuerdo
Una vez se ingresan los datos de la forma se le da clic en el botón “Guardar”. La forma también permite eliminar la información ingresada, para esto se da clic en el botón “eliminar” y luego en el botón “guardar” para que la información se elimine.
1.1.
CREACIÓN CLIENTES POR ARCHIVO PLANO
Para crear los clientes en el sistema por medio del archivo plano enviado por Aguas de Cartagena, se ingresa a la siguiente forma:
Carga de archivos planos (Pauplo): Cuando se accede a la forma “Pauplo” se selecciona: -
La configuración: Tipo de regla: regla por línea Se realiza una descripción del archivo plano Se selecciona el archivo
Una vez se ingresan los datos se da clic en la opción “Seleccionar archivo” para cargar el archivo correspondiente y luego clic en el botón “ejecutar”. Luego de cargar el archivo plano con los clientes nuevos al sistema, se ingresa a la forma Rearch (archivos cargados al sistema), para descargar el archivo plano si se requiere. Ver archivos cargados al sistema
Actualización del estado de la póliza (Caacpo):
Cuando el usuario accede a la forma “Caacpo” (Actualización del estado de la póliza), se cuenta con la opción de consultar el archivo por: -
Código Nombre del archivo Descripción
Una vez se ingresan los datos se le da clic en el botón “buscar”. Una vez se da clic en el botón buscar el sistema muestra en la parte de abajo en el panel “póliza” la información correspondiente de los clientes nuevos, se
selecciona cada uno de los clientes que corresponde a la empresa dando un ( ) en la columna (seleccionar), una vez se han seleccionado los clientes se da clic en el botón “cambiar estado”.
Una vez se ha dado clic en el botón “cambiar estado”, los clientes seleccionados quedan en estado (activo) y los que no se han seleccionado quedan en estado (cliente potencial).
Luego de haber seleccionado los clientes que pertenecen a la empresa Pacaribe se debe generar el archivo con las novedades que serán enviadas a aguas de Cartagena con la información de los clientes seleccionados. Para esto se ingresa a la forma Generación de archivos de integración (pasinc).
Generación de archivos de integración (Pasinc):
Cuando se accede a la forma “pasinc” Generación de archivos de integración, se selecciona la configuración y se registra la descripción del archivo, luego se da clic en el botón “generar archivo” Una vez se genera el archivo el sistema lo descarga para revisarlo si es necesario.
Una vez se genera el archivo se da clic en el botón “Refrescar” archivo aparece en la parte inferior.
y el
Luego se da clic en la opción “enviar correo” para que el archivo se envíe al destinatario. El correo se configura en parámetros del sistema. Ver configuración de parámetros Cuando el archivo ha sido recibido exitosamente por el destinatario se regresa a la forma (Pasinc) para dejar el archivo en estado (aprobado), se selecciona el archivo correspondiente y se da clic en el botón “Aprobar”, el sistema muestra un mensaje informando que el archivo se aprueba exitosamente
CREACIÓN DEL PREDIO: En esta pantalla se encuentran los datos correspondientes para la creación del predio En el panel “predio” se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados: -
Descripción: nombre del predio Coordenadas x Coordenadas y Numero predial
En el panel “direcciones” se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados:
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Dirección: es un consecutivo País Departamento Ciudad Zona catastral: es la agrupación de barrios para realizar el proceso de facturación, (ciclo) Sector catastral Manzana catastral Comuna Barrio Numero predio: número que arroja el sistema una vez se ha guardado el predio en el panel “predio” Dirección: dirección donde se encuentra ubicado el predio Fecha creación: fecha en la que se está registrando el predio Fecha modificación
En el panel “Unidad habitacional” se debe dar clic en el botón “nuevo” para ingresar cada uno de los datos solicitados: -
Uso Estrato Cantidad Unidad habitacional: número de viviendas en un solo predio