Spend og contract management

KONFERENCE DAG 1 Spend management Tirsdag den 28. september 2010 SAS Radisson Blu Falconer Hotel

Deltag age p책 begge d bat og f책 50% ra ! p책 dag nr. to

KONFERENCE DAG 2 Contract management Onsdag den 29. september 2010 SAS Radisson Blu Falconer Hotel

Spend og contract management

Efter succesen sidste år med spend & contract management konferencen har vi besluttet igen i år at bringe de to højaktuelle emner op. I år er konferencen blevet udvidet til to dage; Spend management den 28. september efterfulgt af en dag omkring Contract management den 29. september. Du har mulighed for at deltage på blot en af dagene eller være med på begge dage og opnå 50% rabat på dag nr. to.

Vi glæder os til at se dig i september. Vel mødt!

spend og contract management 2010

Spend og contract management 2010 Konference dag 1

Tirsdag den 28. september 2010 SAS Radisson Blu Falconer Hotel ”You don’t know, what you don’t know”, og det kan koste dig dyrt. Forbløffende få virksomheder har tilstrækkeligt overblik over, hvordan deres spend fordeler sig over leverandører og produktgrupper. Det besværliggør selvsagt en del processer forbundet med indkøb, herunder dokumentation af besparelser, forhandling af aftaler med leverandører, samt compliance i forhold til udnyttelse af indgåede aftaler.

At få fuld gennemsigtighed i spend ned til fakturaniveau er noget, som de fleste virksomheder drømmer om, men vejen dertil kan godt være svær at gennemskue.

Hvordan sikres opbakning fra ledelsen? Hvilken type system kan bruges, og hvordan kan en spend-løsning integreres med eksisterende systemer? Hvordan dokumenteres værdien – også når det ikke kun handler om pris? Hvordan sikres compliance? Og hvordan gøres data overskuelig og brugbar, når de er indsamlet?

Alt dette og mere vil blive gennemgået på spend management-dagen, hvor forskellige virksomheder vil fortælle om deres projekter og erfaringer med spend-optimering.

Konference dag 2

Onsdag den 29. september 2010 SAS Radisson Blu Falconer Hotel, København Contract management dækker i dag mere end blot håndtering af en række juridiske dokumenter. Flere og flere virksomheder begynder at forstå, at det er nødvendigt at arbejde mere strategisk med contract management for ikke blot at opnå økonomiske besparelser, men også forretningsmæssige muligheder, bedre relationer til leverandører og kunder samt som risikostyringsværktøj, hvilket få har råd til at ignorere.

Kontrakthåndtering kan ikke længere foregå isoleret fra resten af virksomheden.

Vil man arbejde strategisk med contract management, må man sikre, at kontrakter udarbejdes i linje med virksomhedens vision og mission og dermed danner et fundament for de overordnede forretningsmål.

Antallet af danske virksomheder, der arbejder proaktivt og strategisk med contract management, er stadig begrænset, hvilket gør det særligt vigtigt at få dette emne på dagsordenen.

På dagen vil René Franz Henschel, ph.d. fra Handelshøjskolen i Århus og medstifter af Danish Contract Management Association, indlede med at fortælle om, hvordan contract management kan bruges strategisk både under og efter en krise. Derefter vil du kunne høre erfaringer fra forskellige virksomheder, der arbejder proaktivt med kontraktstyring, om overvejelser og barrierer i processen samt opnåede økonomiske og ikke-økonomiske resultater.

spend management 2010

Program – dag 1

08.30 – 09.00 Registrering og morgenbrød 09.00 – 09.10 Velkomst ved dagens dirigent v/Ole Stegmann Mikkelsen, specialkonsulent, Syddansk Universitet og tidligere Director, Group procurement finance, Danfoss A/S

09.10 – 10.10 Operationel spend managementløsning til konsolidering af leverandørbasen Kommunekemi har i løbet af få måneder været i stand til at skabe betydelige besparelser og bidrager dermed til bundlinieforbedringer for virksomheden. Dette har været muligt, da en spend-analyse og kategorisering af spend har givet en gennemsigtighed, som har gjort det muligt nemt at identificere, hvor de største besparelsespotentialer ligger. Dette ledte således til, at Kommunekemi fik synliggjort, at der bl.a. inden for kategorien håndværksydelser lå et potentiale i at konsolidere leverandørbasen. Gennemførslen af en struktureret 5-trins sourcingproces har skabt grundlaget for de resultater, som er opnået, og for det videre samarbejde med de udvalgte leverandører. Spend-analysen bruges som et praktisk og operationelt værktøj i det daglige, da indkøb herigennem får det indblik, som er væsentligt i forhold til at identificere yderligere forbedringstiltag og til at visualisere disse. Indkøbschef, Dorthe Nørup Birk, vil fortælle om erfaringerne og udfordringer med projektet blandt andet i forhold til at ændre rutiner og sikre opbakning internt i virksomheden. v/Dorthe Nørup Birk, indkøbschef, Kommunekemi A/S

10.10 – 11.10 Validering og dokumentation af besparelser i tæt samarbejde med finans Lundbeck har det sidste år været gennem en proces, hvor de har optimeret deres Procurement Performance Measurement-systemer og -processer.

Udover de mere traditionelle indsatsområder som generering af troværdig spend data, compliance-måling og klassificering af kategorier, har Lundbeck haft særligt fokus på at opbygge en valideret procedure for måling og dokumentation af besparelser. Et af de vigtigste succeskriterier i processen har været et tæt samarbejde med finans fra start til slut.

På konferencen vil Vice President & CPO Ken Friis indlede med at fortælle, hvordan projektet understøtter den overordnede strategi, og Process specialist, Jesper Jakobsen, vil bl.a. fortælle om opstart og forløb af selve projektet, den nye valideringsproces, vigtigheden i et godt samarbejde med finans, samt resultater og erfaringer, som er opnået gennem forløbet. v/ Jesper Jakobsen, Process specialist & Ken Friis, VP/CPO, H. Lundbeck A/S

11.10 – 11.40 Kaffepause, networking og mulighed for besøg på stande

spend management 2010

11.40 – 12.40 Category management som organisatorisk struktur i en decentral organisation Velux har gennem de sidste 3-4 år arbejdet med integration af et SAPbaseret spend management system globalt i indkøbsfunktionen – en rejse der har budt på adskillige udfordringer undervejs, men som har resulteret i indføring af en central category management-struktur med indsigt i al direct spend og med væsentlige besparelser samt synergier til andre dele af virksomheden. Koncernindkøbsdirektør Michael M. Mikkelsen vil i sin præsentation blandt andet komme ind på, hvorfor og hvordan man i Velux har arbejdet med integration af spend management-systemet, udfordringer i forbindelse med integration og brug af et spend management-system med mange SAP-platforme. Der vil fokuseres på, hvordan man skaber enighed om et centralt styret category management-arbejde i en decentral organisation, governance-struktur på kategoriniveau, fordele og udfordringer ved indførelse af en category management-struktur til understøttelse af spend management systemet m.v. Ligeledes vil Michael komme nærmere ind på, hvilke synergier og resultater Velux har opnået på tværs af organisationen som resultat af arbejdet, og hvilke afledte positive effekter det har haft på indkøbsfunktionen generelt. v/Michael Majlund Mikkelsen, Koncernindkøbsdirektør, Velux A/S

12.40 – 13.40 Frokost, networking og mulighed for besøg på stande 13.40 – 14.40 Se www.dilf.dk/spendmanagement for indlæg 14.40 – 15.10 Kaffepause, networking og mulighed for besøg på stande 15.10 – 16.10 Styr på spend på tværs af landegrænser og forskellige ERP-systemer For bare et år siden havde Icopalkoncernen begrænset overblik over spend på tværs af landegrænserne. Med 15 SBU’er fordelt over Europa og en i USA med hver sit ERP-system var dataindsamling ugennemsigtig, manuel, ukorrekt og oftest forældet, når data var indsamlet. I dag har Icopal fået styr på sit spend helt ned til fakturalinjeniveau. 95% af spend-data er i dag tilgængelig via daglig opdatering. Oversigter over f.eks. spend pr. kategori og/eller leverandører, gennemsnitspriser i alle 15 SBU’er samt prisudvikling vises på under 60 sekunder. De positive resultater er opnået uden at ændre daglige arbejdsrutiner og uden behov for at udskifte eller skille sig af med de eksisterende ERP-systemer. På spend management-dagen vil Lars Thulsted fortælle mere om, hvordan dette har kunnet lade sig gøre, overvejelser og udfordringer forbundet med processen, samt resultater og fremtidsudsigter for spend management i Icopal. v/ Lars Thulsted, Group procurement manager, Icopal A/S

16.10 – 16.30 Afslutning på spend management dagen, networking og mulighed for besøg på stande

contract management 2010

Program – dag 2

08.30 – 09.00 Registrering og morgenbrød 09.00 – 09.10 Velkomst ved dagens dirigent v/ Morten Munkgaard Møller, Director, Procurement Practice, DILF

09.10 – 10.10 Kontrakter som krisestyringsværktøj Under krisen har mange virksomheder følt sig nødsaget til at presse deres leverandører på betalingsdage og pris for at forbedre sin likviditet. Denne type strategi har for mange givet besparelser i det korte løb, men hvad er konsekvensen på længere sigt? Hvordan vil leverandørerne reagere, når krisen vender? Og i hvilken retning vil relationen omkring kontrakten ændre sig? Som indledning til Contract management dagen vil ph.d. og medstifter af DCMA, René Franz Henschel, med udgangspunkt i en case om Anheuser Busch, give sit bud på svar til disse spørgsmål. Derudover vil han fortælle om, hvordan kontrakter kan bruges som krisestyringsværktøj på en måde, der forbedrer snarere end forringer leverandørrelationer og samtidig støtter op om virksomhedens overordnede strategi og forretningsmål. v/ René Franz Henschel, ph.d. og lektor ved Juridisk Institut, Handelshøjskolen i Århus, medstifter og bestyrelsesmedlem i Danish Contract Management Association (DCMA) samt konsulent, BvHD

10.10 – 11.10 Optimér dine leverandørrelationer og skab gennemsigtighed med contract management Hos Ferring Pharmaceuticals har Gitte Simonsen over de sidste seks år stået i spidsen for at udvikle en proces for gennemgang af kontrakter. Hvor kontrakten af mange virksomheder betragtes udelukkende som et juridisk dokument, der primært bruges i start-fasen af nye leverandørrelationer, har man i Ferring formået at gøre kontrakten til en dynamisk samarbejdsplatform mellem leverandør og kunde. Kontrakter bliver i dag udarbejdet i tæt samarbejde med leverandører og formuleret i et klart sprog og med et minimum af kryptiske juridiske vendinger. Den nye tilgang til kontrakthåndtering har givet positiv feedback fra leverandører samt direkte besparelser til bundlinjen. Gitte Simonsen vil på dagen fortælle mere om processen, om hvordan du kan få mere værdi ud af dine leverandørrelationer ved at arbejde fokuseret med kontrakthåndtering, samt om hvordan den logiske side af kontrakthåndtering skaber større gennemsigtighed. v/ Gitte Simonsen, Purchasing manager, Ferring Pharmaceuticals

11.10 – 11.40 Kaffepause, networking og mulighed for besøg på stande 11.40 – 12.40 Globale kontrakter og sourcing fra Asien Hos FLSmidth har man i år påbegyndt et strategisk indkøbsinitiativ ”The Way Forward”, der handler om i højere grad at source standardudstyr fra Kina og Indien frem for at source dyrt, og i nogle tilfælde skræddersyet, i Europa.

Projektet har krævet gennemgående ændringer i måden at arbejde på for mange af FL­Smidths indkøbskontorer, udarbejdelse af nye standardkontrakter, herunder også globale kontrakter, samt konsolidering af leverandørbasen. På dagen vil Anders Høeg og Rasmus Kaltoft fortælle om overvejelserne omkring projektet, udfordringerne og mulige faldgruber undervejs samt sætte fokus på, hvilke faktorer og implikationer man skal være opmærksom på ved udar-

contract management 2010

bejdelse af globale kontrakter, og hvordan FLSmidth benytter sig af forskellige typer standardkontrakter med deres leverandører. Præsentationen tager udgangspunkt i, hvordan category management bruges som supplier relationship management og contract management-værktøj i ”The Way Forward”. v/ Anders Høeg, VP Group Strategic Procurement & Quality og Rasmus de Araujo Kaltoft, Project Manager Lean Supply, FLSmidth A/S

12.40 – 13.40 Frokost, networking og mulighed for besøg på stande 13.40 – 14.40 Interaktivt indlæg: Contract management og bæredygtighed – hvem bærer ansvaret?

Igen og igen ser vi eksempler på virksomheder, der bliver hængt ud i diverse medier, fordi leverandører og underleverandører ikke efterlever de sociale og miljømæssige krav, der sættes til virksomheder i dag. Selv i tilfælde hvor virksomhederne juridisk set har sikret sig, bliver de stadig af offentligheden stillet til ansvar. Dette indlæg, faciliteret af René Franz Henschel, vil præsentere de aktuelle vinkler i denne diskussion og lægge op til debat blandt deltagere og talere på konferencen. Hvor langt tilbage i forsyningskæden bærer vi ansvaret – juridisk og moralsk? Hvordan og i hvor høj grad kan kontrakter bruges til at sikre bæredygtighed i forsyningskæden? Hvordan ser vi den fremtidige udvikling, og hvilken rolle kan/skal contract management spille i forhold til bæredygtighed og ansvarsfordeling blandt forsyningskædens parter? v/ René Franz Henschel, ph.d. og lektor ved Juridisk Institut, Handelshøjskolen i Århus, medstifter og bestyrelsesmedlem i Danish Contract Management Association (DCMA) samt konsulent, BvHD

14.40 – 15.10 Kaffepause, networking og mulighed for besøg på stande 15.10 – 16.10 Creating and adapting contracts to different types of relations and risk profiles Standard contracts are becoming increasingly popular in order to simplify procedures and align contracts across the organization. The question is to what degree standardization can add value to and improve the contract management process. When does it make sense to use standardized contracts and when are customized contracts more suitable?

Most procurement organizations work with many different types of suppliers that involve varying degrees of collaboration and different risk profiles. So how can we make sure that the contracts we create are aligned with the type of relationship we wish to establish or develop with the supplier in question?

These are some of the points that Ketty Kortelainen will elaborate on in her presentation, drawing on experiences from her time, since 1999, in various global sourcing positions at Nokia and Nokia Siemens Networks – most recently as Head of Business Excellence & Development, Global Procurement at Nokia Siemens Networks. Ketty is also chairman of the Sourcing Forum at Finnish Purchasing and Logistics Association, Logy. (Indlægget holdes på engelsk)

by Ketty Kortelainen, Ph.D. student and CEO, Ketty Consulting Oy

16.10 – 16.30 Afslutning på konferencen, networking og mulighed for besøg på stand

praktiske oplysninger

Tid og sted Konference dag 1 – Spend Management Tirsdag den 28. september 2010 Registrering fra kl. 8.30 Konference dag 2 – Contract Management Onsdag den 29. september 2010 Registrering fra kl. 8.30 Radisson Blu Falconer Hotel Falkoner Allé 9 2000 Frederiksberg Danmark Tlf: 3815 8001 Fax: 3815 8002

Priser Konference (pris per dag) Kr. 4.975,- for medlemmer af DILF eller DCMA Kr. 4.475,- pr. ekstra deltager fra samme firma (medlem af DILF eller DCMA) Kr. 6.475,- for ikke-medlemmer af DILF eller DCMA Kr. 5.975,- pr. ekstra deltager fra samme firma (ikke-medlem af DILF eller DCMA) Deltager du på begge dage, opnås 50% rabat på dag nr. to. Rabatten er personlig og kan ikke deles mellem flere personer fra samme virksomhed.

Priserne er eksklusiv moms og dækker dokumentationsmateriale samt frokost og kaffe. Overnatning mellem konferencedagene og evt. forplejning udover konferencen er ikke inkluderet i prisen.

Tilmelding Via www.dilf.dk/tilmelding Faktura og bekræftelse fremsendes efter modtagelse af tilmelding.

Afbestillingsbetingelser Ved afmelding senest 30 dage inden arrangementets afholdelse, kan deltagerafgiften tilbagebetales – fratrukket 10% i administrationsgebyr.

Ved afmelding senest 14 dage inden arrangementets afholdelse, skal 50% af deltagerafgiften betales. Ved afmelding senere end 14 dage inden arrangementets afholdes, betales hele deltagerafgiften.

Såfremt du er forhindret i at deltage, er du naturligvis velkommen til at sende en kollega i stedet. DILF skal så vidt muligt underrettes herom.

Fakturaen korrigeres i henhold til den nye deltagers medlemsstatus.

DILF forbeholder sig ret til at foretage ændringer i programmet. DILF forbeholder sig ligeledes ret til at afvise direkte konkurrenter til talere og sponsorer på arrangementet.