Travel management

TEMADAG Den 22. juni 2010 Radisson Blu Scandinavia Hotel

Sponsorer:

Mød følgende virksomheder:

Coloplast NIRAS TrygVesta Lego System A/S

temadag

Travel management – Besparelser og optimering af rejseaktiviteter

Den 22. juni 2010 på Radisson Blu Scandinavia Hotel Der er fortsat et stigende fokus på rejseomkostninger i erhvervslivet og måden, de bliver forvaltet på. Alternativer til høje rejseomkostninger, såsom en stram rejsepolitik, bedre leverandøraftaler og opfølgning på disse, er vigtige værktøjer til at sikre sig, at budgetterne bliver forvaltet professionelt og optimalt. Samtidig skal muligheden for at forbedre servicen til de rejsende i organisationen altid være til stede – men hvordan kombineres disse forhold?

Her kan nævnes rejsepolitikken, som er selve skelettet i virksomhedens rejsehåndtering. For at styre rejsebudgettet, må rejsepolitikken være udgangspunktet. Uden den er der intet referencepunkt til at overvåge compliance, måle besparelser og optimeringer mm.

Samtidig er tendensen den, at nogle virksomheder lægger travel management ind som en del af procurementafdelingen. Her kan der opstå udfordringer i forhold til, hvor mange ressourcer der skal afsættes til travel mangement hos den enkelte indkøber, eller om travel management skal outsources og fokus kun være på det strategiske niveau.

Ydermere har krisen og den teknologiske udvikling skabt en fortsat interesse for valget af virtuelle møder frem for omkostninger på rejseaktiviteter. På temadagen bliver der fortalt om, hvordan man får regnestykket til at gå op, og om man via teknologi kan skabe udbytterige møder med sine kunder uden brug af dyre rejseomkostninger.

På dagen kan du høre om virksomheder med forskellige travel management setup.

De deler deres erfaringer og læring samt diskuterer, hvilke krav der stilles til fremtidens indkøb og håndtering af rejseaktiviteter.

Ingen virksomhed er for stor eller for lille til at tage diskussionen op og lære af, hvad andre gør på området!

program

Den 22. juni 2010 på Radisson Blu Scandinavia Hotel

08.30 - 09.00 Registrering og morgenbuffet 09.00 - 09.10 Velkomst ved dagens dirigent v/ Dorthe Berg Henriksen, Global Purchasing and Travel manager, COWI A/S

09.10 - 10.10 Opnå besparelser ved at integrere travel management i procurement I 2008 besluttede Coloplast at outsource den interne rejseafdeling, som et led i en strategisk proces om outsourcing af ikke-kernekompetencer. Mikkel Wisborg-Møller fik til opgave at gennemføre dette projekt. Travel management i Coloplast skulle fremover varetages af Corporate Procurement og et Erhvervsrejsebureau på et mere overordnet og strategisk niveau. Målsætningen var at afhænde flest mulige operationelle processer til bureauet samt opnå større ressourcefleksibilitet og besparelser internt. Opgaven lå også i at skabe større compliance og mere gennemsigtighed i den nyligt implementerede rejsepolitik – resultatet var store besparelser og bedre overblik over aftaler. Stramningen af rejsepolitikken medførte et større change management-arbejde i implementeringsprocessen. I dette oplæg vil du høre om: ❙ ❙ ❙

Nyt travel management setup fra start til slut Forandringer i forbindelse med outsourcing af ikke-kernekompetancer Coloplast og deres total cost-perspektiv

v/ Mikkel Wisborg-Møller, Category manager, Corporate Procurement, Coloplast

10.10 - 11.10 Virtuelle møder – besparelser, resultater og erfaringer Som rådgivende ingeniørvirksomhed med ca. 1300 ansatte, 16 destinationer i Danmark og 10 i udlandet, har NIRAS mange rejseaktiviteter. For at reducere omkostningerne på dette område, gør de brug af virtuelle møder. NIRAS har ved brug af virtuelle møder opnået store besparelser, ikke mindst fordi deres system har en høj kvalitet men også på grund af stor fokus på implementeringsprocessen. I dette indlæg kan du høre om, hvad skal der til for at tage skridtet fuldt ud og investere og implementere alternativer til fysiske møder. Bjørn Eliasen vil ud fra en økonomisk og forretningsmæssig betragtning fortælle om NIRAS' bevæggrunde for valg af virtuelle møder, samt hvilken indvirkning det har haft på medarbejderen og samarbejdet med NIRAS' kunder. ❙ ❙ ❙ ❙ ❙

Overvejelser i forbindelse med ændringer af nye mødeformer og rejsepolitik.

Hvordan blev systemet indført, og hvorfor er implementeringsprocessen så vigtig?

Hvilke barrierer har NIRAS brudt i valget af virtuelle møder frem for den fysiske mødeform?

Hvad har reaktionen været fra medarbejderne?

Er det nødvendigt med en både-og-form og hvorfor?

v/ Bjørn Eliasen, Group IT director, NIRAS

11.10 – 11.40 Kaffe, networking og mulighed for besøg på stande

program

11.40 - 12.40 Hvordan kan man vende et travel management setup i en stor virksomhed på kort tid?

For at få et bedre travel management setup valgte TrygVesta sidste år at gå i udbud med deres rejseaktiviteter. På baggrund af dette gik virksomheden fra to til en udbyder. Dette resulterede i et stort arbejde med datakonsolidering, hvor TrygVesta fra september 2009 til januar 2010 måtte skifte alle systemer ud.

TrygVesta opstillede derudover et nyt profilsystem for alle medarbejdere, hvilket resulterede i change management udfordringer. Med dette projekt har TrygVesta opnået et fald i gennemsnitsprisen på rejser og en højere anvendelsesgrad. Travel manager Line Hein fortæller om udfordringerne forbundet med at gå i udbud på rejsebureau-siden. Hør om det nyligt gennemførte projekt, TrygVesta har været igennem: ❙ ❙ ❙

Hvilke forbehold skal man tage når man skal vælge ny leverandør af rejseaktiviteter?

Konsolidering af data. Hvordan fungerer det nye profilsystem samt rapporteringsværktøj?

Hvordan ser fremtiden ud med dette travel management setup, og hvad er det næste projekt?

v / Line Hein, Travel manager, TrygVesta

12.40 - 13.40 Decentralisering vs. centralisering i forhold til travel management og T&E hos LEGO Koncernen LEGO Koncernen har indført et globalt travel management-setup med central styring af supply and demand governance mens den operationelle håndtering foregår decentralt. Samtidig har de valgt at centralisere afregningsdelen i forhold til Travel & Entertainment . Baggrunden for disse projekter var at skabe overblik på et ugennemsigtigt område. Kom og hør, hvorfor LEGO Koncernen har igangsat sådanne tiltag, hvilke erfaringer de allerede har opnået, og hvilke resultater de forventer. ❙ ❙ ❙

Hvordan opnås der stordriftsfordele, og hvor globale er samarbejdspartnerne i virkeligheden?

Hvilke udfordringer opstår ved differentierede travel management- og T&Esetups?

Hvordan er fremtiden for travel management og T&E hos LEGO Koncernen?

Mød Karen Frost Sørensen, som fortæller om Travel management projektet og Tina Stærmose-Enke, som fortæller som T&E projektet – begge set ud fra et indkøbsmæssigt perspektiv. Begge er som projektledere dybt involveret i det nye setup. v/ Karen Frost Sørensen og Tina Stærmose-Enke, Sourcing managers, LEGO System A/S

13.40 Sandwiches, networking og mulighed for besøg på stande

praktiske oplysninger

Tid og sted Tirsdag den 22. juni 2010

Sted Radisson Blu Scandinavia Hotel Amager Boulevard 70.

2300 København S 3396 5858

Priser Kr. 1.500,- Kr. 2.500,-

for medlemmer af DILF/DBTA medlemmer for ikke-medlemmer af DILF

Priserne er ex. moms og dækker dokumentationsmateriale, kaffe og sandwiches.

Tilmelding Via www.dilf.dk/tilmelding Faktura og bekræftelse fremsendes efter modtagelse af tilmelding.

Afbestillingsbetingelser Ved afmelding senest 30 dage inden arrangementets afholdelse, kan deltager­ afgiften tilbagebetales – fratrukket 10% i administrationsgebyr. Ved afmelding senest 14 dage inden arrangementets afholdelse skal 50% af deltagerafgiften betales. Ved afmelding senere end 14 dage inden arrangementets afholdes, betales hele deltagerafgiften.

Såfremt du er forhindret i at deltage, er du naturligvis velkommen til at sende en kollega i stedet. DILF skal så vidt muligt underrettes herom. Fakturaen korrigeres i henhold til den nye deltagers medlemsstatus.

DILF forbeholder sig ret til at afvise direkte konkurrenter til de talende virksomheder.

DILF forbeholder sig ret til at foretage ændringer i programmet.