Manual de Procedimientos by Antonio Estrada

Manual de procedimientos Depto. Ventas versión 1.1

Elaboró: L.C.O. José Estrada Administración 2011 Empresa: Meriequipos “Para lograr el cambio, y construir una mejor imagen con nuestros clientes, no es suficiente con la implementación de nuevas y mejores tecnologías ó metodologías en procesos, también es necesario el cambio en los modelos mentales de trabajo, que permita la congruencia con los objetivos de una organización que busca trascender.

¡Trabajemos en equipo!

Meriequipos S.A. de C.V.

CONTENIDO ¿necesitas ayuda? Responsabilidades de ventas

Directorio de responsabilidades

Tipos de facturación en ventas 1. Facturación tradicional (remisión)

2.Facturación con anticipos y saldos

3. Facturación adelantada

4. Facturación ventas de mostrador

5. Facturación de “X” por “Y” (pendiente) Generando oportunidad de ventas

Asignación de oportunidad de ventas

Como elaborar una cotización efectiva

Definiendo las condiciones de venta (casos especiales)

Modificar / editar una cotización

Elaboración de nota de venta (venta de mostrador)

Elaboración de nota de venta (facturación de anticipos)

Seguimiento de oportunidades de ventas

Confirmar pedido de cotización

Resolviendo dudas previas

Seguimiento a Orden de compra (Back Order)

Seguimiento de entregas (Monitor de pedidos)

Continuara ...

MI NUEVO PERFIL DE PUESTO ¿Cuales son los pasos básicos que No debo olvidar? 1. Dar de alta mi “Oportunidad de Ventas” en el sistema MP 2. Revisar mi panel de “Seguimiento de Oportunidades” para saber si esa oportunidad me fue “asignada” 3. “Cotizar” las oportunidades de ventas “asignadas”

4. Otorgar seguimiento para el “Cierre de ventas” ¿Una vez aprobada la cotización para orden de compra que sigue? 5. Otorgar seguimiento a la orden de compra a través del back order. 6. Otorgar seguimiento a la recepción de mi producto a través del monitor de pedidos. 7. Otorgar seguimiento al cobro de mis facturas, para mi reporte de comisiones disponibles.

Diagrama de Flujo Pasos básicos en “Ventas” Inicio Subir Oportunidad de ventas al MP

Revisar el panel de Seguimiento de Ventas

¿Me asignaron oportunidad?

Cotizar

Enviar cotización al cliente

¿Respondió el cliente?

no Programar Seguimiento

¿se aprobó la cotización?

si Solicitar orden de compra al cliente

Fin

¿Enviaron orden de compra?

inicia segunda etapa de acuerdo a los modelos que se presentan más adelante

Fin

Directorio Alta de productos: Soporte de ventas (Gloria Manzano) - En caso que el no este presente, acudir con: Emanuel Sanchez (Mercadotecnia) Alta de imágenes a productos: Mercadotecnia (Emanuel Sanchez) - En caso que el no este presente, acudir con: Gloria Manzano(Soporte de ventas) Alta de clientes y crédito: Contabilidad (Ricardo Salazar / José Manrique) - En caso que ninguno este disponible, acudir con: José Estrada (administración) Alta de proveedores: Compras (Inés Zapata) - En caso que el no este presente, acudir con: Gabriela González (aux. compras /facturación) Asignación de Oportunidades de Ventas: Administración (José Estrada) - En caso que el no este presente: Emanuel Sanchez (Mercadotecnia) Autorización de precios de cotizaciones: Dirección General (M.C. Edgardo R.) Ordenes de compra: Compras (Inés Zapata) Autorización de Orden de compra: Dirección General (M.C. Edgardo R.) Salidas de productos y remisiones: Almacén (Juan Gamboa) Autorización de Facturación: Administración (José Estrada) Casos especiales: Contabilidad (Ricardo Salazar) Facturación: (Gabriela González)

Modelo Tradicional 1. Ventas con Facturación por Remisión Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo tradicional, es aquel que de forma natural pasa por nuestras etapas principales : Subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido, generar orden de compra, entrada del producto, remisión y una sola facturación.

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de las etapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemos darle seguimiento a nuestras oportunidades. Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “Crédito” - En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran a contabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy) esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

Documentos controlados:

1 MER-OP (Manual para dar de alta una oportunidad) 2 MER-AP (Manual para asignar una oportunidad) 3 MER-COT (Manual para cotizar oportunidad) 4 MER-CPC (Manual para confirmar pedido de cotización) 5 MER-OC (Manual para realizar orden de compra) 6 MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra) 7 MER-REM (Manual para remisionar) 8 MER-FACRE (Manual para elaborar factura por remisión

Mapeo General

Modelo Tradicional 1. Ventas con Facturación por Remisión

Inicio

1 Ventas: Alta Oportunidad venta

2 Admin: Asignación Oportunidad venta

Ventas: Cotización, Elegir condición de ventas “credito”

Ventas: Confirmar pedido de cotización

Almacén: Remisionar Pedido

5 Compras: Gestión de Orden de Compra

6 Compras: Entrada de mercancía por Orden de Compra

Facturista: Facturar por remisión

FIN

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CON FACTURACIÓN TRADICIONAL (REMISIÓN)

1.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación por remisión: (Solo se podrá facturar existencias)

DEPARTAMENTO compras

control / admin

ventas

almacen

facturación

INICIO

Asignar oportunidad de ventas

Capturar oportunidad de ventas

Autorización de precios en cotización

Cotizar

Entregar doc. de recibido del cliente

Gestionar Orden de compra Tipo de Pago

Seguimiento Back order

Seguimiento Monitor de pedidos

¿Llego la mercancía?

Enviar cotización

¿El cliente aprobó la cot.?

Sin respuesta

Programar seguimiento

credito

efectivo

Forma de pago

Si No

contabilidad

100%

Anticipo

Entrada por Orden de compra ¿pagó el cliente?

Enviar Notificación de recepción de material

Confirmar pedido de cotización

otorgar seguimiento

1 Programar entrega

¿El asesor, ya pacto el día y hora de entrega?

Remisión

Entregar Mercancía

FIN

Reporte de Facturación / Panel de Comisiones

facturación

Ingresar pago del cliente

Modelo Anticipos 2. Ventas con Facturación de Anticipos y Saldo. Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo Anticipos, es aquel que nos permite efectuar factura de anticipo y otra por saldo, sin afectar nuestras etapas clave: Subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido. * Para elaborar nota de venta por anticipo, deberán corroborar que exista un deposito Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de las etapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemos darle seguimiento a nuestras oportunidades. Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “Anticipo” - En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran a contabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy) esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

Documentos controlados:

1 MER-OP (Manual para dar de alta una oportunidad) 2 MER-AP (Manual para asignar una oportunidad) 3 MER-COT (Manual para cotizar oportunidad) 4 MER-CPC (Manual para confirmar pedido de cotización) 5 MER-NV (Manual para efectuar Nota de venta) 6 MERFACNV (Manual para Facturar nota de venta) 7 MER-OC (Manual para realizar orden de compra) 8 MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra) 9 MER-FACP (Manual para facturar pedidos) 10 MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

Mapeo General

Modelo Anticipos 2. Ventas con facturación de anticipos y saldo

Inicio

1 Ventas: Alta Oportunidad venta

2 Admin: Asignación Oportunidad venta

Ventas: Cotización, Elegir condición de ventas “Anticipo”

Almacén: Entrada de producto por Orden de Compra

Ventas: Confirmar pedido de cotización

5 Ventas: Elaborar Nota de Venta

Facturista: Factura de nota de venta (sin descarga de inventario)

7 Compras: Gestión de Orden de Compra

* Para elaborar nota de venta por anticipo, deberán corroborar que exista un deposito

9 Facturista: Facturar el saldo a través de “Facturación de pedidos”

10 Almacén: Descargar inventario de Factura

FIN

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CON FACTURACIÓN DE ANTICIPOS Y SALDOS

2.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación de anticipos y saldos. * Para elaborar nota de venta por anticipo, deberán corroborar que exista un deposito

DEPARTAMENTO control / admin

ventas

compras

facturación

almacen

INICIO

Asignar oportunidad de ventas

Capturar oportunidad de ventas

¿el Ing. Erc autorizó precios de cotización?

Cotizar

contabilidad

Gestionar Orden de compra

¿La nota de venta tiene firma de autorización?

Seguimiento Back order

Seguimiento Monitor de pedidos

Firma de autorización para elaborar factura

Entregar doc. de recibido del cliente

Facturación por Nota de Venta

¿Llego la mercancía?

Enviar cotización

3 Tipo de Pago

gestion de factura por saldo

credito

efectivo

Entrada por Orden de compra

¿El cliente aprobó la cot.?

Sin respuesta

Programar seguimiento

Enviar Notificación de recepción de material

¿pagó el cliente?

Programar entrega

Confirmar pedido de cotización

¿El asesor, ya pacto el día y hora de entrega?

Elaborar Nota de venta

Entregar Mercancía

1 FIN

Reporte de Facturación / Panel de Comisiones

Factura de saldo (facturación de pedido)

otorgar seguimiento

Ingresar pago del cliente

Modelo Adelantado 3. Ventas con Facturación Adelantada. Objetivo: Este procedimiento de ventas, el cual definimos como modelo Adelantado, es aquel que nos permite entregarle al cliente su factura del 100% antes de que llegue el producto, sin afectar nuestras etapas clave: subir una oportunidad, cotizar, confirmar pedido.

Indicaciones: Este procedimiento se describe con dos diagramas, el primero es un mapeo general de las etapas en las que consta y el segundo es un diagrama de flujo que nos muestra de que manera debemos darle seguimiento a nuestras oportunidades de este tipo. Importante: - La condición de ventas al momento de cotizar deberá ser “crédito” - En todas las facturaciones deberán llenar el formato correspondiente (anexo a) el cual le entregaran a contabilidad, en ese momento les firman su cotización y puedan facturar (ya no es exclusivo para uady ó cicy) esto permite que el depto. de crédito y cobranza pueda llevar con éxito su gestión.

Documentos controlados:

1 MER-OP (Manual para dar de alta una oportunidad) 2 MER-AP (Manual para asignar una oportunidad) 3 MER-COT (Manual para cotizar oportunidad) 4 MER-CPC (Manual para confirmar pedido de cotización) 5 MER-FACP (Manual para facturar pedidos) 6 MER-OC (Manual para realizar orden de compra) 7 MER-EOC (Manual para dar entrada por orden de compra) 8 MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

Mapeo General

Modelo Adelantado 3. Ventas con facturación de anticipos y saldos

Inicio

1 Ventas: Alta Oportunidad venta

2 Admin: Asignación Oportunidad venta

Ventas: Cotización, Elegir condición de ventas “Credito”

Ventas: Confirmar pedido de cotización

Facturista: “Facturación de pedidos”

Almacén: Entrada de producto por Orden de Compra

Almacén: Descargar inventario de Factura

FIN

6 Compras: Gestión de Orden de Compra

Diagrama general

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS CON FACTURACIÓN ADELANTADA (100%)

3.1 Diagrama de flujo del procedimiento general para ventas con Facturación adelantada:

DEPARTAMENTO control / admin

ventas

compras

almacen

facturación

INICIO

Asignar oportunidad de ventas

Capturar oportunidad de ventas

Autorización de precios en cotización

Cotizar

Tipo de Pago

Seguimiento Back order

Seguimiento Monitor de pedidos

¿Llego la mercancía?

Sin respuesta

Programar seguimiento

credito

efectivo

Si ¿El cliente aprobó la cot.?

Entregar doc. de recibido del cliente

facturación por pedido

Gestionar Orden de compra

Enviar cotización

contabilidad

Forma de pago

100%

Anticipo

Entrada por Orden de compra ¿pagó el cliente?

Enviar Notificación de recepción de material

Confirmar pedido de cotización

otorgar seguimiento

1 Programar entrega

¿El asesor, ya pacto el día y hora de entrega?

Descargar inventario de factura

Entregar Mercancía

FIN

Reporte de Facturación / Panel de Comisiones

Ingresar pago del cliente

Modelo Ventas de Mostrador 4. Ventas de mostrador con facturación por nota de venta. Objetivo: Este procedimiento, el cual definimos como Ventas de mostrador, es aquel que nos permite atender en tiempo real al cliente, evitando pasar por las etapas tradicionales de nuestros procesos de ventas (subir oportunidad, cotizar, confirmar pedido).

Documentos controlados:

1 MER-CE (Manual para consultar existencias) 2 MER-NV (Manual para efectuar nota de venta) 3 MER-FACNV (Manual para facturar nota de venta) 4 MER-DIF (Manual para descargar inventario de factura)

Mapeo General

Modelo ventas de mostrador 4. Ventas con facturación para ventas de mostrador

Inicio

1 Ventas:

Consultar existencias

2 Ventas: Elaborar nota de venta con condición de ventas a: Crédito

Facturista: “Facturación por nota de venta”

4 Almacén: Descargar inventario de Factura

Ventas: Entrega de producto con nota de salida y factura

FIN

Diagrama general

PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA EFECTUAR VENTAS DE MOSTRADOR CON NOTA DE VENTA

4.1 Diagrama de flujo del procedimiento general de ventas de mostrador.

DEPARTAMENTO

facturación por nota de venta ¿Hay existencia del prod solicitado?

efectivo

tarjeta

No ¿Reportaron el pago a contabilidad?

Capturar nota de venta

otorgar seguimiento

FIN

Descargar inventario de factura

Entregar Mercancía

pasar con contabilidad para dar alta a cliente

Entregar doc. de recibido del cliente

Tipo de Pago

¿El cliente está en el sistema?

contabilidad

INICIO

almacen

facturación

ventas

Reporte de Facturación / Panel de Comisiones

Ingresar pago del cliente

GENERANDO OPORTUNIDADES DE VENTAS OBJETIVO: Evitar la duplicidad de cotizaciones entre 2 o más asesores, priorizar aquellas oportunidades de ventas que representen mayor beneficio para la compañía, segmentar las ventas de acuerdo a la especialidad de los asesores. BENEFICIOS El subir las oportunidades de ventas al MP, contribuirá a: - Otorgar seguimiento adecuado a cada uno de los proyectos del asesor de ventas. - Detectar las areas de oportunidad para el cierre de ventas. - Diagnosticar las casusas por las cuales se pierde una oportunidad de ventas. - Evaluar la carga de trabajo de cada uno de los asesores para futuras asignaciones. - Evaluar el nivel de productividad a traves de los montos ponderados y acumulados en los proyectos que tengan vigentes, asi como su labor en gestion de ventas que se plasman en los origenes de donde proviene su oportunidad capturada. Origen: ¿De donde provienen y quien captura las oportunidades? a) visitas, llamadas telefónicas, asignación de proyectos de la dirección (las captura el asesor de ventas) b) las que se generan de la pagina web y mail masivos (las captura el depto. marketing) c) las que surgen del monitoreo call center (las captura soporte de ventas) d) otros casos (se envía por correo al asesor y el las sube)

Para iniciar, hacemos click en el menú CRM y elegimos la opción oportunidades

Entrar al MP Click en: CRM

Click en: Oportunidades

Llenar campos de captura

Se nos desplegará una pantalla como se observa en la imagen de abajo, donde capturaremos lo siguiente: 1.- la descripción de la oportunidad, la cual deberá ser clara para poder ser asignada, un ejemplo sería el siguiente: - Lote de reactivos marca hach para bepensa - Conjunto de cristalería para Marina. Nota: Cuando la descripción de la oportunidad no sea clara, se solicitará al asesor de ventas que la edite, ya que estas descripciones ayudan posteriormente a la comprensión de reportes. 2.- Debemos capturar un valor ponderado de la oportunidad, es decir cuanto aproximadamente en pesos mexicanos pudiese el asesor facturar con esta venta. Nota: al no incluir un valor ponderado la oportunidad marcará error al intentar guardarse. 3.- El origen de la oportunidad dará pauta a los reportes de productividad para analizar que actividades son las que con frecuencia contribuye a captar nuevas oportunidades de ventas. 4.- La casilla de vendedor permanecerá bloqueada en espera que esta oportunidad sea asignada, (más información en el capitulo de asignación de oportunidades). 5.- La sucursal dependerá si: 1= meriequipos 2 = mediequipos 3.- tecnisur. 6.- El almacén, siempre será = 1 7.- Contacto: en caso de estar en el sistema, deberán elegirlo oprimiendo F2, de lo contrario oprimir el boton F3 y capturar toda la información necesaria. 8.- Organización: en caso de estar en el sistema, deberán elegirlo oprimiendo F2, de lo contrario oprimir el boton F3 y capturar toda la información necesaria. 9.- El cliente: en caso de estar registrado en el sistema, elegirlo con F2, de lo contrario deberán pasar al depto. de contabilidad para que sea dado de alta, entregando todos los datos fiscales. (más información en el capitulo de alta de clientes) Nota: en caso de no tener los datos fiscales del cliente podrán capturar su oportunidad con el cliente denominado: “Cliente nuevo”. Si la cotización se convierte en un pedido, será obligatorio dar de alta al cliente y editar la cotización, de lo contrario no podrá ser facturado.

¿Para que sirve el cuadro de comentarios?: - En el caso que la oportunidad provenga de un correo electrónico con una lista de requisición, podrán copiar y pegar la información en el cuadro vacío de comentarios. - En el caso de adjuntar algún archivo con la lista de lo que el cliente necesita (explicación en el siguiente paso), deberán de colocar en el espacio de comentarios, “Favor de verificar archivo adjunto” - Cuando una oportunidad de ventas no puede ser atendida por el asesor y desea delegarla a otro compañero, será en este cuadro de cometarios donde agregaran sus indicaciones, ejemplo: “Favor de asignarla a otro asesor”

En el área de archivos podemos adjuntar alguna imagen o archivo que nos ayudará con la cotización, ejemplo: cuando un cliente nos envía una lista de reactivos en excel, pdf. word, bloc, power point. Nota: recordemos que al adjuntar un archivo en el cuadro de comentarios de la pantalla general de oportunidades debemos capturar “Favor de consultar el archivo adjunto”

Si no hay nada más que agregar, dar clic en el botón verde que tiene una palomita para grabar la oportunidad y pase al panel de asignación.

ASIGNACIÓN DE OPORTUNIDAD DE VENTAS OBJETIVO: Contribuye a detectar cuando dos o más asesores de ventas, quieran trabajar sobre la misma oportunidad de ventas, reduciendo el doble trabajo, y no generando una mala imagen de la compañía hacia el cliente al ofrecer dos propuestas de cotización con sus respectivas variantes. Así mismo, nos permite visualizar la carga de trabajo diaria de cada integrante del personal de ventas, a través de los reportes de productividad que se generan a partir de este procedimiento. Por ultimo, la Compañía asignará una prioridad de atención a las oportunidades, con base al beneficio que represente para la compañía de acuerdo a la siguiente escala: alta: 1 a 3 días media: 1 a 5 días baja: 1 a 10 días

Para iniciar, hacemos clic en el menú CRM y elegimos la opción Asignación de oportunidades

Entrar al MP Click en: CRM

Click en: Asignación de oportunidades

Para tomar una decisión al momento de asignar asesor a las oportunidades, debemos analizar: 1.- Quien capturó la oportunidad (titular de la linea de productos ó caso especial) 2.- Que es lo que van a cotizar 3.- Quien solicita la cotización (cliente) 4.- ¿Existen comentarios del asesor que capturo la oportunidad? como: “Favor de asignar a otro vendedor” Para tomar una decisión al momento de asignar prioridad, debemos analizar: 1.- Quien solicita la cotización (cliente) 2.- Cual es el valor ponderado

¿Que hacer cuando una oportunidad probablemente ya la esté trabajando otro asesor de ventas? 1.- Ingresar a CRM, Oportunidades: y revisar las oportunidades que este trabajando ese asesor para evaluar a traves de la columna de descripción de oportunidad y cliente, si efectivamente alguien más ya la está trabajando. ¿Que hacer cuando dos asesores suban la misma oportunidad de ventas al mismo tiempo? 1.- Reunir a los asesores involucrados e investigar quien visito primero al cliente, quien de ellos lleva mas tiempo dandole seguimiento a sus requisiciones, lo cual se puede corroborar con el historial de facturación con los filtros de asesor y cliente.

ELABORAR UNA COTIZACIÓN OBJETIVO: A traves del presente documento, pretendemos reafirmar nuestros procedimientos de cotización, depurando antiguos vicios adquiridos que generan procesos erróneo.

Para iniciar, hacemos clic en el menú VENTAS y elegimos la opción COTIZACIÓN

Entrar al MP Click en: Ventas

Click en: Cotizaciones

Llenar campos de captura

Oprimir la hoja en blanco, para iniciar la captura de una nueva cotización

Lo primero que capturaremos siempre, será el folio de la oportunidad, o localizarla con F2 ya que esta enlazará nuestras operaciones para el reporte de comisiones. De cualquier manera el sistema no permitirá guardar la cotización si no tiene oportunidad asignada. Nota: Se recomienda mantener un orden entre la oportunidad que se genera, se cotiza y se confirma pedido.

Seleccionamos el tipo de moneda que vamos a usar, en el caso de usar dólares, la clave es USD y el tipo de cambio ya está agregado automáticamente de acuerdo al día.

Definiendo las condiciones de venta en cotizaciones Las condiciones de venta, definirán el proceso a seguir de acuerdo a los casos particulares que se presentan más adelante y que se citan a continuación: 1.- Facturación por remisión (proceso tradicional) Condición de ventas “Crédito”. 2.- Facturación por Anticipos y Saldos ( nuevo proceso) Condición de ventas “Anticipo”. 3.- Facturación Adelantada (nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”. 4.- Facturación de “X” por “Y” (Nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”. 5.- Facturación por Ventas de mostrador (Nuevo proceso) Condición de ventas “Crédito”. Nota: Por lo general al dar de alta un cliente, genera que al cotizar salga en automático la condición de ventas “CREDITO”, jamás deberá efectuarse una COTIZACIÓN ni FACTURA, con la condición de ventas “CONTADO”.

Seleccionamos la sucursal desde donde se va a vender. 1 = Meriequipos 2 = Mediequipos 3 = Tecnisur

Seleccionamos el vendedor.

El cliente aparece en automรกtico al capturar la oportunidad, que siempre serรก el primer paso al momento de realizar una cotizaciรณn.

Pasamos a la pestaña de captura para ingresar los productos que vamos a cotizar

Una vez elegido el producto se determinará: 1.- cuantas piezas se van a cotizar 2.- el tipo de unidad (pieza ó paquete) 3.- el precio por unidad IMPORTANTE: Para esta sección de la operación siempre deberán consultar sus listas de precios. 4.- la descripción ampliada, siempre deberá ser revisada (cualquier corrección contactarse con el depto. de soporte de ventas) 5.- Por ultimo se oprime el botón agregar. 6.- Se repite la misma operación por cada producto que se quiera agregar.

En la pestaña de detalle podremos observar los productos que vamos a cotizar. Nota: Si necesitamos efectuar alguna modificación en la cantidad de piezas, o costo unitario; oprimir F8, cambia los conceptos a corregir y oprime agregar.

En la pestaña de totales podemos ver cuánto es el monto de la cotización, corroboramos el IVA, y posteriormente, presionamos el círculo verde con la palomita blanca para guardar la cotización y pasar a imprimir.

Nota: Siempre debemos corroborar la información de la sección de totales. En caso que el producto no aplique los impuestos, favor de dirigirse a la administración para resolver el problema en el sistema. Una vez guardada la cotización será responsabilidad del Asesor de ventas, en caso de no fijarse de estos detalles, y expedir cotizaciones erróneas, las cuales podrán ser sancionadas por la Dirección de la empresa.

Al guardar nos abrirá una ventana con 3 campos opcionales para agregar alguna leyenda de máximo 50 caracteres, la cual se imprimirá en la parte inferior del documento de la cotización; un ejemplo de estas leyendas pueden ser los tiempos de entrega los cuales varian de: 3 a 6 semanas / 4 a 8 semanas.

Al terminar con el paso anterior, se despliega una pantalla con opciones de impresión, y elegimos el formato que necesitemos: - con imagen y con iva - sin imagen y con iva - con imagen y sin iva - sin imagen y sin iva

Al abrirse el documento se elige en que impresora se imprimirá, o puedes elegir impresión PDF directamente para guardar en la carpeta de tu computadora que hallas destinado para esta información

MODIFICAR / EDITAR UNA COTIZACIÓN Para modificar ó editar una cotización, ingresamos a ventas, seleccionamos cotizaciones, y en el cuadro de folio presionamos F2, se busca la cotización (mediante nombre del cliente, asesor ó folio) y se oprime enter para que se desplieguen los datos en la pantalla general.

Presionamos el icono de la hoja en blanco con un lápiz para entrar al modo edición.

Una vez en modo editar, podemos cambiar cualquier dato de la cotización excepto la fecha, la pantalla sería igual a la que se usa para dar de alta una cotización.

Si queremos cambiar un producto o corregir algún dato solo seleccionamos y oprimimos F8 para modificar ó suprimir para eliminarlo de la lista.

Cuando terminamos de editar la cotización la guardamos haciendo clic en el circulo verde y pasamos a la parte de impresión explicada en la sección anterior.

ELABORAR NOTA DE VENTA Venta de mostrador Objetivo: Este manual servirá para los procedimientos de ventas de mostrador Para iniciar, ingresar a: ventas, notas de venta, notas de venta, y elegir nuevo. - Capturar los datos de: moneda, sucursal, almacén y vendedor. - La condición de ventas es: “Crédito” - En comentarios: “escribir ventas de mostrador”

Entrar al MP Click en: Ventas

Click en: notas de venta

Clientes - En la casilla de cliente oprimimos F2, y se nos desplega una pantalla, donde observaremos si el cliente tiene crédito suficiente para hacer la operación. - En caso de ser cliente nuevo, desde el primer contacto debemos solicitar sus datos para que sea dado de alta, antes de efectuar el movimiento. - Cuando el cliente no requiera factura, elegir en la sección de clientes “Ventas de Mostrador”

En la pesta単a 2 capturamos los productos

En la pesta単a de detalles corroboramos que la lista de productos y cantidades son correctas.

En la pesta単a de totales, corroboramos datos de importe e IVA, y oprimimos el boton verde con palomita para guardar la operaci坦n.

ELABORAR NOTA DE VENTA Facturación de Anticipos Objetivo: Este manual servirá para los procedimientos de ventas con facturación de anticipo. Generalidades: Previamente debe existir una cotización con la condición de ventas “Anticipo” y posterior una confirmación de pedido de cotización, para poder ejecutar este paso. Verificar que existe un deposito con depto. de contabilidad. De igual forma deberán checar el crédito disponible del cliente con el depto. de contabilidad para ejecutar este movimiento, de lo contrario al guardar la nota de venta, arrojará un error con la leyenda “Saldo insuficiente”. Para iniciar, ingresar a: ventas, notas de venta, notas de venta, y elegir nuevo. Lo primero que capturaremos será ir a la casilla de pedido, oprimir F2 y elegir la confirmación de pedido correspondiente, oprimimos la tecla enter, y se desplegará toda la información.

Entrar al MP Click en: Ventas

Click en: notas de venta

En la pestaña 2 capturamos el producto con clave “Anticipo”, que tiene configuración “SR” Cantidad = 1, Precio = 50 % antes de IVA Oprimir Agregar

En la pestaña de detalles corroboramos que el producto “Anticipo” y la cantidad es correcta.

En la pestaña de totales, corroboramos datos de importe e IVA, y oprimimos el boton verde con palomita para guardar la operación.

SEGUIMIENTO DE OPORTUNIDADES Objetivo: Seguimiento oportuno a los proyectos, rumbo al cierre de ventas, minimizando la falta de atención por olvido. Asimismo contribuir a la planeación y carga de trabajo de los asesores de ventas. Indicaciones: Posterior a dar de alta una cotización, inmediatamente se tiene que programar el primer evento de esa oportunidad de ventas, ejemplo: - tipo de seguimiento: correo; y en comentarios agregar ( enviar esta cotización ) en caso que se alla enviado: - tipo de seguimiento: llamada ó visita , en comentarios agregar: esta cotización ya ha sido enviada, se le dará seguimiento en 3 días, ya que el cliente esta en espera de autorización de presupuesto. Semáforo de atención a la prioridad asignada en la oportunidad de ventas:

Escala de prioridad:

azul = en tiempo optimo para ser cotizada la oportunidad negro: oportunidad ya cotizada y en espera de respuesta del cliente rojo = oportunidad no cotizada, con un día para vencer el tiempo estimado, o atrazada.

alta = 1 a 3 días media = 1 a 5 días baja = 1 a 10 días

Nota: Cuando la oportunidad queda de color Rojo, es por que falta un día para que se concluya el plazo de atención asignado, o que ya se venció el tiempo de prioridad, lo cual de acuerdo a la situación se valorará la opción de ampliar el tiempo, o en su caso, RE- ASIGNARLA a otro asesor de ventas disponible

PROGRAMAR SEGUIMIENTO DE OPORTUNIDADES En el panel de seguimiento en la parte superior izquierda hay una estrella amarilla la cual sirve para programar eventos a las oportunidades que aun no están cotizadas, y a las cotizaciones en espera de cierre de ventas.

Entrar al MP Click en: CRM Click en: seguimiento de oportunidades Click en: Icono de Estrella Al darle click a la estrella amarilla se nos desplegará una pantalla donde ingresaremos los datos que nos solicita como: tipo de evento (llamada, visita, cotización, actualización, etc.) el numero de vendedor y comentarios, es importante que esta ultima casilla se ponga toda la información disponible sobre esa oportunidad de ventas, para que al momento de revisar las auditorias, diagnóstiquemos con precisión el estatus de la venta.

Al hacer click en aceptar el evento se agrega a la lista.

Âżdonde observamos el avance de las oportunidades de ventas? En el panel de seguimiento elegimos con doble click la oportunidad que necesitemos analizar sus avances, nos dirigimos a la pestaĂąa de Eventos, y en el cuadro central se desplegarĂĄ toda la informaciĂłn que el asesor de ventas alla agregado.

CONFIRMAR PEDIDO DE COTIZACIÓN OBJETIVO: Esta actividad permitirá tener un mejor seguimiento en la recepción y envíos de los pedidos del cliente, para cumplir en tiempo y forma los plazos establecidos, de la misma forma se hará indispensable al momento de gestionar una Orden de Compra. BENEFICIOS: - Esta información servirá de aval para gestionar una orden de compra - Al mismo tiempo aparecerá en el monitor de pedidos para cotejar cuanto tiempo queda disponible para entregar la mercancía. - Contribuirá al panel de compras para analizar cuanta mercancía ya se recibido parcial o total.

Iniciamos en la pestaña de ventas, submenú pedidos, confirmar pedido de cotización. Entrar al MP Click en: ventas

Click en: pre- pedido

click en: confirmar pedido de cotización capturar datos

Oprimimos el icono superior izquierdo en forma de hoja en blanco, para confirmar nuevo pedido.

En el cuadro de folio presionamos F2, y elegimos la cotización que necesitamos confirmar para pedido y oprimimos enter, para que despleguen todos los datos.

Cuando se eligió la cotización revisamos que los datos sean correctos, incluyendo el tipo de cambio y la condición de venta. (en esta pantalla no se deberá modificar, en caso que se necesite cambiar algo, tendrá que efectuarse desde la cotización).

Nota: Es de caracter obligatorio colocar en la pestaña de fecha de entrega, la fecha en que tentativamente deberá estar el producto en nuestras instalaciones, con base a las fechas que se pacto con el cliente a través de la cotización. En caso que el comprobante se expida con la fecha del día de elaboración, será rebotado en compras, y será notificado por almacén ya que se le marcará con prioridad urgente.

Fecha de entrega

Por ultimo revisamos en la pestaña de detalles, que los datos en el contenido del productos, cantidades, precios, ivas, sean correctos. asi como en la pestaña general datos de cliente y asesor.

los datos son correctos se guarda dando click en el circulo verde.

Revisamos la impresi贸n del pedido.

¿Que hago, si necesito editar mi pedido, o darlo de baja? Nota: en caso que se necesite editar o dar de baja un pedido, ingresar al menu: ventas, pedido, confirmar pedido de cotización. presionar F2 en la casilla de folio, detectar el pedido y efectuar la operación que se necesite. la hoja en blanco con un lapiz significa editar, la hoja en blanco con una “X” roja es para dar de baja.

En el nuevo desarrollo el proceso de confirmar pedido servirá para: 1.- confirmar pedido es equivalente a marcar como ganada una oportunidad de ventas. 2.- dar de baja un pedido genera que reaparezca nuevamente esa oportunidad en el panel de seguimiento de oportunidades.

Resolviendo dudas previas: 1. ¿Por que al momento de cotizar debo primero llenar la casilla de oportunidad? Esto permite que se vincule la información de tu trabajo, para que al momento de expedir el reporte de productividad, se proyecte todos tus esfuerzos, así mismo esto definirá los montos de comisiones bajo los conceptos de: .5% por oportunidad, .5% por cotizar y .5% por ser titular. A excepción de aquellas marcas que no tienen titular, entonces el monto de comisión por cotizar es de 1%. Al momento de guardar tu cotización, si no esta enlazada a una oportunidad, te marcará error, y se perderá el trabajo de captura que ya hayas efectuado. 2. ¿Bajo que criterio una oportunidad que un asesor suba al sistema, puede ser asignada a otro vendedor? La empresa contemplará esta disposición para los segmentos de mercado especiales los cuales cuentan con titulares específicos como: Topografía y Construcción a cargo de Miguel Rejón y Michaell Becker; Equipos Médicos (Rehabilitación, Hospitalario, Instrumental Quirúrgico, radiología, etc.) a cargo de Zazil Rodríguez y Natalia Sosa. Asimismo, pudiese gestarse esta política cuando la oportunidad de ventas, requiera asesoría especializada por la complejidad del producto o causa de cliente, que la dirección considere.

3. ¿Cual será el procedimiento para las ventas de mostrador? ¿Ya no se elaborará primero la cotización para poder facturar la venta de mostrador? Bajo un excel que se les hará llegar, el cual deben entregar a Facturación. El área de soporte de ventas, estará al pendiente para guiarles en el nuevo proceso, en tanto elaboramos el manual de procedimientos. 4. ¿Por que la cotización en el Mp, no me arroja el Impuesto del producto? Esto se origina por dos causas: a) por que el producto no tiene aplicado las casillas de impuestos, b) por que el cliente, no tiene aplicado las casillas de impuestos. Solución acudir con el administrador para que efectúe la corrección de Impuestos de Ventas Nacionales.

5. Todas las cotizaciones anteriores, las cuales aun no se concretan pero que ya trabajé, ¿tendré que subirlas ahora al MP, para el nuevo proceso? Sí, será indispensable que las subas al MP, para poder darle seguimiento, esto permitirá detectar que el asesor ya esta trabajando en ellas, en caso de que alguien más suba la oportunidad la cual puede derivarse de otra llamada o correo del mismo cliente, por situaciones ajenas al proceso.

6. ¿Por que no puedo editar las cotizaciones anteriores? Por que no tienen enlazada una oportunidad, se podrá solucionar bajo dos opciones: a) crea una oportunidad para posteriormente vincularla a la cotización ya efectuada y así poder darle seguimiento. b) Crea una nueva oportunidad y efectúa el proceso completo, es decir, volver a cotizarla. 7. ¿Las cotizaciones que ya estaban aprobadas, y sin necesidad de editar, se pueden imprimir? Si, únicamente bajo la opción del CRYSTAL. 8. ¿Las cotizaciones en excel serán validas? Estamos iniciando un proceso de descontinuación del formato excel para las cotizaciones, de cualquier forma será obligatorio introducirlas al sistema, y la dirección de la empresa, al momento de revisar sus cotizaciones, les solicitara efectúen el proceso obligatorio. Para asegurarse que tanto la información como las descripciones técnicas de los productos, ya están en el MP.

SEGUIMIENTO DE COMPRAS (BACK ORDER) OBJETIVO: Esta actividad permitirá tener un mejor seguimiento a nuestra solicitud de orden de compra para determinar cuanto de nuestro pedido ya entro al almacén y cuanto falta por ser surtido.

BENEFICIOS: - Involucrar al asesor de ventas en el proceso integral de una mejor atención al cliente - Ayudará a la toma de decisiones para surtir parcialmente o esperar la llegada completa de nuestros pedidos. Para iniciar: ingresar a compras, reportes, back order.

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click en: back order

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SEGUIMIENTO DE ENTREGAS (MONITOR DE PEDIDOS) OBJETIVO: Esta actividad servirá para evaluar cuanto tiempo nos queda para entregar el pedido de nuestro cliente, con el objeto de cumplir en tiempo y forma los compromisos establecidos en la cotización

BENEFICIOS: - Involucrar al asesor de ventas en el proceso integral de una mejor atención al cliente - Entregar a tiempo nuestros pedidos - procedimientos directos para remisión (solo almacén) Para iniciar: ingresar a ventas, pre-pedido, pedidos, monitor de pedidos.

Entrar al MP Click en: ventas

Click en: pre-pedido

click en: pedido

Click en: monitor de pedidos

En la casilla de sucursal, escribir el numero que a la que corresponda, otra opci贸n es oprimiendo F2 1= meriequipos , 2 = mediequipos , 3 = tecnisur