Bezig met een overname? Kijk goed naar de IT-systemen

Adviesbureau Burnt Oak:

‘Bezig met een overname? Kijk goed naar de IT-systemen’

Ook 2018 belooft weer een goed jaar voor fusies & overnames te worden. Er is veel kapitaal beschikbaar. De drang van bedrijven om te innoveren of uit te breiden is groot. Marktontwikkelingen maken dat bedrijven en venture capital (VC) grote kansen zien om goed rendement te halen of bestaande posities strategisch te versterken. Maar cruciaal bij dit soort investeringen: de kwaliteit van de IT-systemen van de overnamekandidaat.

De acquisitie van technologie is de nummer 1-drijfveer voor fusies & overnames. Nog belangrijker dan de uitbreiding van klantenbestanden in bestaande markten of het toevoegen van producten of diensten. Het verwerven van talent stijgt als een motief voor M&A-strategieën. Digitale strategie is in toenemende mate de drijvende kracht achter fusies en overnames. Technologie verwerven gecombineerd met een digitale strategie zorgde voor ongeveer een derde van alle deals die worden nagestreefd, blijkt uit het rapport ‘The state of the deal. M&A Trends 2018’ van Deloitte. Het merendeel van de fusies en overnames is traditioneel rendement-gedreven. Dat brengt met zich mee dat de focus ligt op de financiële kant van de zaak en op de manier waarop de omzet tot stand komt: hoe ziet de Winst- & Verliesrekening eruit? Wat is de cashflow nu en in de toekomst? Welke contracten zijn er met wie? Wat laat de balans zien aan assets en verplichtingen?

IT als dealbreaker

De meeste Due Diligence-onderzoeken spitsen zich dan ook toe op de cijfers, contracten en financiële risico’s. Analyse van de IT komt later wel - of helemaal niet. Dit introduceert onvoorziene risico’s in het toch al gevoelige fusie- of overnameproces. Aan het einde van de rit of zelfs na de bezegeling van de transactie kan IT roet in het eten gooien als blijkt dat de IT-systemen van beide partijen niet op elkaar aansluiten of alleen tegen hoge kosten te integreren zijn. Dit kan leiden tot een overnamesom die lager uitvalt dan voorzien of tot hoge kosten voor de overnemende partij om na afloop de IT op orde te krijgen. Vaak gaat dit ten koste van de verwachte commerciële resultaten en het rendement van fusies en overnames.

Vroegtijdige IT Assessment

Onderzoek wijst uit dat een professioneel uitgevoerd IT Assessment in een vroeg stadium - bij voorkeur tijdens de zoektocht naar fusie- of overnamekandidaten - leidt tot

M&A IT Assessment

Strategisch IT-adviesbureau Burnt Oak Partners biedt onafhankelijke professional services op het gebied van IT-outsourcing en sourcing-strategie. In het verlengde hiervan verzorgt het bureau IT Assessments en IT Due Diligence in het kader van Fusies en Overnames.

De door Burnt Oak ontwikkelde MAITA-aanpak (M&A IT Assessment) draagt bij aan een succesvolle fusie of overname door middel van vroegtijdige IT Assessments en specifiek Due Diligence onderzoek naar de IT van de over te nemen partij of die van de beide fusiepartners. Een en ander in nauwe samenwerking met de betrokken business specialisten en financiële en juridische experts. Daarnaast helpt het adviesbureau overnamekandidaten in de IT-markt te selecteren en te valideren. Burnt Oak stelt zich op als trusted IT advisor voor kopende en verkopende partijen, M&A adviseurs en Private Equity firms.

Een voorbeeld van de betrokkenheid van Burnt Oak Partners bij M&A trajecten is de in opdracht van Toyota Material Handling Europe (TMHE) uitgevoerde IT Due Diligence als onderdeel van het overnamebod door Toyota Industries op Vanderlande Industries. Belangrijk onderdeel van het onderzoek betrof de kwaliteit en toekomstbestendigheid van de door Vanderlande intern ontwikkelde automatiseringstools en software. De overname geldt als een van de meest succesvolle overnames in Nederland van de laatste tijd.

{‘Veel fusies voldoen niet aan de verwachtingen, omdat ze vastlopen op de integratie van de technologie en de operaties’

een shortlist van hogere kwaliteit, een beter inzicht in de risico’s van de fusie of overname, een beter gepland transactieproces, resulterend in een hoger financieel resultaat en een snellere realisering van de synergetische effecten na de transactie. Wat zeggen de analisten?

‘Veel fusies voldoen niet aan de verwachtingen, omdat ze vastlopen op de integratie van de technologie en de operaties. Maar een goed geplande strategie voor IT-integratie kan fusies doen slagen’, stelt McKinsey in ‘Understanding the strategic value of IT in M&A’.

Ernst & Young stelt in ‘IT as a Driver of M&A success’: ’47 procent van ondervraagde Private Equity (PE) managers zegt terugkijkend dat meer gedetailleerde IT Due diligence waarde-erosie had kunnen voorkomen. 38 procent van de bedrijven en 22 procent van de PE-respondenten zegt dat ze in hun benadering van transacties grote nadruk leggen op IT. 20 procent van de respondenten ziet IT als een van de meest uitdagende gebieden om af te handelen nadat de transactie is gedaan’.

Conclusie van de onderzoekers: alle strategische initiatieven achter een transactie zijn afhankelijk van IT. Als ze maximale waarde willen bereiken, kunnen bedrijven IT niet langer negeren of alleen maar beschouwen als een back-office-functie.

IT is cruciaal voor een succesvolle integratie bij fusies en zij ondersteunt vele belangrijke integratieactiviteiten. Nochtans wordt zij vaak aangewezen als de hoofdoorzaak van mislukte fusies & overnames en desinvesteringsinspanningen als gevolg van een slechte integratie van de IT-platforms en -organisaties, van inefficiënte Due Diligence en het falen van IT om bedrijfssynergieën mogelijk te maken. Deze topics bieden echter ook aanzienlijke winstkansen.

IT Due Diligence

In de huidige digitale economie is IT vitaal. IT bepaalt de innovatiekracht, de handelingssnelheid en de efficiency van de onderneming. En dus ook haar waarde.

De kwaliteit van de IT wordt niet alleen bepaald door de systemen zelf, maar ook door de manier waarop daarmee wordt omgegaan. Aspecten als IT governance, security en compliance zijn minstens zo belangrijk. Denk bijvoorbeeld aan de nieuwe Europese wetgeving op het gebied van persoonsgegevens. Het feit dat IT dwars door alle bedrijfsprocessen heen loopt, maakt het lastig IT als geïsoleerd fenomeen te beoordelen. IT Due Diligence is echt specialistenwerk en dient in nauwe samenwerking met de overige DD aspecten te worden uitgevoerd.

Veronachtzamen

De risico’s van geen of onvoldoende diepgaande IT Assessment in M&A’s kunnen zich op allerlei manieren materialiseren. Bijvoorbeeld in hoge herstelkosten als er tekortkomingen blijken te zijn op het gebied van security, disaster recovery of het onderhouden of vervangen van legacy systemen. Het licentiebeleid kan blijken tekort te schieten waardoor opeens extra licenties moeten worden afgenomen. Het ontvlechten van IT en de re-integratie in de nieuwe organisatie kan duur uitpakken. Dit leidt bovendien tot vertraging van de integratie, waardoor de ingeboekte business benefits pas later kunnen worden gerealiseerd. Een dergelijke vertraging kan zelfs tot verzwakking van de concurrentiepositie leiden. Waar ligt de focus bij een IT Assessment? • IT maturity, stabiliteit, prestaties, kosten en tekortkomingen (gaps) • Afhankelijkheden en relaties tussen business en IT • Legacy applicaties • Licenties • Outsourcing-contracten • Contracten met hard- en software vendors • Contract-gerelateerde aansprakelijkheden en conflicten • Softwareontwikkeling en de maturity van software life cycle management • IT-gerelateerde innovatie • Security • Disaster Recovery • Compliance aan wet- en regelgeving • IT Staffing • IT-gerelateerde risico’s • Aanpak voor de ontvlechting en integratie na afsluiting van de transactie

De winstpunten van een goed IT Assessment: • Betere overnameprijs • Geen lijken uit de kast na de transactie • Goed inzicht in de risico’s en mogelijkheid om risico’s achteraf te voorkomen • Identificatie van de mogelijkheden voor het optimaliseren van IT en het reduceren van kosten - bijvoorbeeld door een gecombineerd inkoopbeleid, betere licentievoorwaarden, uitbreiding of aanpassing van outsourcing contracten en optimalisatie van de IT organisaties • Identificatie van IT-gerelateerde synergieën en voordelen in samenhang met het toekomstige bedrijfsmodel • Effectiever M&A proces • Versnelling van de integratieprocessen na afsluiting van de transactie.

Peter Overakker is partner bij Burnt Oak Partners Benelux

Elektrotechnische voorzieningen in datacenter volledig vernieuwd

All IT Rooms maakt serverruimte SVRZ geschikt voor toekomstige groei

De serverruimte van Stichting Voor Regionale Zorgverlening (SVRZ) is onlangs vernieuwd, waarbij onder andere de elektrotechnische voorzieningen volledig op de schop zijn gegaan. Datacenterspecialist All IT Rooms nam het ontwerp van het datacenter en de projectcoördinatie voor zijn rekening, terwijl de technische werkzaamheden zijn uitgevoerd door lokale partners van SVRZ uit Zeeland. “Onze nieuwe serverruimte is nu volledig voorbereid op de toekomst”, zegt Adrie Joosse, IT-manager bij SVRZ.

SVRZ is een specialist in ouderenzorg in de provincie Zeeland en biedt een totaalpakket van zorgdiensten waarbij wonen, welzijn en zorg op elkaar afgestemd zijn. De organisatie kent vijftig tot zestig verschillende vestigingen, die in omvang variëren. Er zijn ruim 3.000 werknemers actief voor de zorgorganisatie. “Vanuit het datacenter in Middelburg verzorgen wij het centrale serviceplatform voor de volledige organisatie”, legt Joosse uit.

“Dit betekent in de praktijk dat vanuit de serverruimte applicaties, telefonie en zorgalarmering worden aangeboden aan eindgebruikers, waarbij met name het Elektronisch Cliëntendossier (ECD) van cruciaal belang is voor onze medewerkers.”

Steeds belangrijker

“De factor ‘informatie’ wordt ook binnen onze organisatie van steeds groter belang. Zonder de juiste informatie kunnen onze medewerkers hun werk niet efficiënt uitvoeren. Denk hierbij aan informatie over medicatie en het zorgplan van cliënten, maar ook aan contactgegevens van familieleden”, aldus Joosse. “Indien deze informatie niet beschikbaar is, ondervinden onze medewerkers hier veel hinder van.”

“Sinds enige tijd bieden wij daarnaast ook telefonie en zorgalarmering aan vanuit ons datacenter. We beschikken weliswaar over een back-up voorziening op locatie die indien nodig deze functies in beperkte mate kan overnemen, maar downtime zorgt er bijvoorbeeld wel voor dat we geen directe spreek-/luisterverbindingen meer kunnen opzetten met vestigingen”, legt Rocco Rentmeester, hoofd huisvesting en onderhoud bij SVRZ, uit.

Joosse voegt toe: “De introductie van telefonie en zorgalarmering heeft voor een belangrijke omslag gezorgd. Het gaat niet langer uitsluitend over zorgapplicaties, maar nu ook over cliëntveiligheid. Dit heeft onze focus op de serverruimte versterkt en onze afhankelijkheid van dit datacenter nog duidelijker gemaakt.”

Problemen

“We hebben in het verleden een aantal keren problemen ervaren met de noodstroomvoorziening voor ons datacenter. Bepaalde

In de toekomst wil SVRZ iedere drie jaar een nieuwe quickscan van de serverruimte laten uitvoeren om te controleren of alle zaken nog op orde zijn. V.l.n.r.: Rocco Rentmeester (SVRZ), Adrie Joosse (SVRZ), Robert Wisseloo (All IT Rooms) en Ronald Kok (All IT Rooms). Fotografie Paul Kampman.

dienstverlening kon hierdoor bij een stroomstoring niet langer worden aangeboden”, zegt Joosse. “Deze problemen waren telkens terug te leiden naar de elektravoorzieningen in het hoofdkantoor, die niet langer berekend waren op de IT-vraag vanuit SVRZ.”

Rentmeester voegt toe: “Enige tijd geleden is het hoofdkantoor van SVRZ in Middelburg gerenoveerd. In navolging van deze renovatie wilden we in kaart brengen hoe kwetsbaar onze IT-voorzieningen in de praktijk zijn. Om de huidige staat van onze serverruimte in beeld te brengen, hebben we All IT Rooms gevraagd een quick scan uit te voeren. Op basis van deze analyse kregen we vanuit het management van SVRZ de middelen om de serverruimte en de elektrotechnische voorzieningen volledig op orde te brengen.”

Single points of failure

De quickscan is uitgevoerd door Robert Wisseloo, consultant, projectleider en Accredited Tier Designer bij All IT Rooms. Wisseloo: “De scan bevestigde het vermoeden dat de elektrotechnische voorzieningen in het datacenter niet op orde waren. De ruimte was uiteraard voorzien van een UPS en een noodstroomaggregaat, maar alle verbindingen tussen de verschillende componenten waren enkelvoudig uitgevoerd. Dit betekent in de praktijk dat meerdere single points of failure aanwezig waren in de infrastructuur. Daarnaast was bekend dat het noodstroomaggregaat onvoldoende capaciteit had om de energievoorziening van het hele kantoor te kunnen overnemen.”

Niet alleen de IT-voorzieningen, maar ook verschillende werkplekken waren achter de UPS en het noodstroomaggregaat geplaatst. “Dit was een bewuste keuze die ervoor zorgt dat een aantal medewerkers ook gedurende een stroomstoring kan doorwerken”, legt Rentmeester uit. “Tegelijkertijd was slechts een beperkt aantal werkplekken achter het noodstroomaggregaat geplaatst, waardoor bij een stroomstoring veel van onze medewerkers toch niet konden doorwerken. Bij het vernieuwen van onze serverruimte is er daarom voor gekozen nagenoeg het volledige hoofdkantoor in Middelburg achter het noodstroomaggregaat te plaatsen, zodat alle medewerkers kunnen doorwerken.”

Niet meegegroeid

“Deze keuze zorgt ervoor dat de capaciteit van de UPS en het noodstroomaggregaat ruim berekend moet zijn. Iemand kan immers allerlei extra apparatuur aansluiten op het stopcontact bij zijn werkplek, waardoor de noodstroomvoorziening ook deze apparaten zal moeten voeden”, aldus Wisseloo.

Joosse voegt toe: “Zowel een serverruimte als een organisatie is continu in ontwikkeling, wat ook invloed heeft op de gebruikte apparatuur en de energie die deze apparatuur verbruikt. Ons oude noodstroomaggregaat was rond 2005 geplaatst, terwijl de IT-belasting sindsdien continu is toegenomen. Het is dan ook niet verwonderlijk dat dit noodstroomaggregaat niet langer aan onze behoeften voldeed.”

“Om een dergelijke mismatch te voorkomen, is het cruciaal het energieverbruik continu te meten, zodat inzichtelijk is hoe dit

{‘Om een mismatch te voorkomen, is het cruciaal het energieverbruik continu te meten, zodat inzichtelijk is hoe dit verbruik zich ontwikkelt en of de huidige elektrische voorzieningen nog voldoen’

verbruik zich ontwikkelt en of de huidige elektrische voorzieningen nog voldoen. Dit is helaas iets wat veel partijen vergeten, terwijl dit in het ergste geval kan leiden tot uitval van de IT-voorzieningen”, aldus Wisseloo.

Ronald Kok, directeur van All IT Rooms, legt uit: “Een datacenter kan prima vijftien jaar mee, maar het is in de meeste gevallen wel noodzakelijk in deze periode enkele aanpassingen te doen aan de elektrotechnische en de klimaatvoorzieningen. Een datacenter is immers geen statisch geheel. Niets is veranderlijker dan een ICT-omgeving.”

Extra ruimte

Op basis van de uitgevoerde quickscan is een plan gemaakt om het bestaande datacenter te optimaliseren. Hierbij is niet alleen gekeken naar de energievoorziening, maar ook naar de koeling en de blusgasinstallatie. Daarnaast is het datacenter nu direct bemeten op eventuele toekomstige groei, aangezien SVRZ verwacht langere tijd in haar huidige pand gevestigd te blijven.

Wisseloo: “Op basis van de vereisten ben ik gaan passen en meten om de bestaande serverruimte efficiënter in te delen, zodat meer ruimte ontstond voor eventuele toekomstige uitbreidingen. Uiteindelijk hebben we door een slimme indeling te maken drie

extra racks en twee UPS-systemen aan de bestaande ruimte weten toe te voegen.” Joosse vult aan: “Ook is de keuze gemaakt meer IT-apparatuur aan ons monitoring-systeem te koppelen, waardoor we ons datacenter veel nauwkeuriger in de gaten kunnen houden. Zo kunnen we precies nagaan hoe de koeling presteert. Wat is bijvoorbeeld de temperatuur in het datacenter en hoeveel energie verbruiken de koel- en IT-systemen? Ook wordt via dit monitoringsysteem automatisch alarm geslagen indien afwijkingen worden gedetecteerd, waardoor wij direct kunnen ingrijpen en kunnen voorkomen dat deze afwijkingen tot problemen leiden.”

Nauwe samenwerking

All IT Rooms is gedurende het project opgetreden als adviseur en projectcoördinator, terwijl de uitvoerende werkzaamheden grotendeels zijn uitgevoerd door lokale partners van SVRZ uit Zeeland. Wisseloo: “Opvallend hierbij was de mate van samenwerking met de IT-afdeling en het projectteam van SVRZ. Het projectteam is nauw betrokken geweest bij zowel het ontwerp als de uitvoering van het project. Zo ben ik gevraagd mee te gaan naar de vergadering van de stuurgroep om het projectplan voor het optimaliseren van het datacenter te presenteren. Door de nauwe samenwerking is het project soepel verlopen.”

Het datacenter is in maart opgeleverd. “We hebben de nieuwe serverruimte geopend door simpelweg de hoofdschakelaar om te zetten en de ruimte dus af te sluiten van het reguliere energienetwerk. De noodstroomvoorzieningen zijn hiermee dus direct aan een vuurproef onderworpen”, aldus Wisseloo. Het systeem heeft zich daarnaast inmiddels bewezen tijdens een recente stroomstoring waar SVRZ mee is geconfronteerd. De serverruimte en alle werkplekken op het hoofdkantoor van de zorgorganisatie bleven tijdens deze storing probleemloos functioneren.

Iedere drie jaar

In de toekomst wil SVRZ iedere drie jaar een nieuwe quickscan van de serverruimte laten uitvoeren om te controleren of alle zaken nog op orde zijn. Ook wordt hierbij gekeken naar de IT-belasting in het datacenter om zeker te stellen dat de UPS en het noodstroomaggregaat nog over voldoende capaciteit beschikken. Joosse: “Dit geeft een stukje extra zekerheid en zorgt dat ons datacenter in de pas blijft lopen met de ontwikkelingen binnen SVRZ.”