speciale document management
Meno costi, più efficienza. Con il document management di Giorgio Sparacino
I
l mese scorso abbiamo visto come il document management in senso lato sia anticiclico rispetto alla crisi; un’anticiclicità dovuta alla sua capacità di garantire riduzione dei costi e maggiore efficienza, due obiettivi che le aziende cercano di raggiungere oggi più che mai. Due obiettivi che solo un giusto mix di tecnologie e processi può centrare, a cui si deve aggiungere la capacità di integrare e gestire i dati, e quindi le informazioni, sia strutturati sia non strutturati che rappresentano il vero patrimonio conoscitivo delle imprese. Continuiamo il nostro viaggio nel document management attraverso le testimonianze dirette di aziende leader del settore. Buona lettura.
Adattarsi alle esigenze puntuali del cliente “Il document management – esordisce Carlo Petti, Presidente Docflow Italia – è un asset essenziale per ogni progetto organizzativo volto ad ammodernare i processi collaborativi aziendali. In questi anni, le imprese hanno concentrato gli investimenti in progetti per migliorare i processi transazionali, lasciando inalterati e quindi sostanzialmente obsoleti, i processi collaborativi. Succede ora che l’utente si trova spesso a lavorare in due modi: molto veloce, inquadrato ed efficiente quando svolge transazioni e molto lento e inefficiente quando deve trattare informazioni documentali”. È però evidente il potenziale in termini di efficienza che si può scovare dietro ogni processo documentale. “Ma – continua Petti – chi vede nel document management unicamente un contributo all’effiCarlo Petti
cienza operativa perde di vista buona parte dei vantaggi che può trarne: in realtà, il suo utilizzo estensivo all’interno dell’organizzazione è ormai indispensabile per assolvere alle obbligazioni delle molteplici normative (Compliance) e per garantire la sicurezza delle informazioni (Sicurezza e Privacy)”. Ultimo aspetto, ma non meno importante, il document management apre la strada a miglioramenti in termini di efficacia e cioè abilita ambiti di business impossibili con l’attuale organizzazione, migliorando così in modo sostanziale il vantaggio competitivo di chi lo sfrutta. Prosegue Petti: “La tecnologia è dunque un prerequisito e deve essere certamente di ottima qualità, un po’ come le fondamenta della casa (e, purtroppo, talvolta la qualità delle fondamenta si rivela scadente solo nel tempo o in situazioni critiche). Poi però occorre costruirci sopra le funzioni d’uso e cioè ‘cablare i processi’ collaborativi dell’impresa facendo ben attenzione alle inclinazioni e abitudini dell’utente, un po’ come l’arredamento che deve indiscutibilmente incontrare il gusto di chi ci abita”. Questo, secondo Petti, significa fare moderni progetti di document management: mettersi al servizio dell’utente per migliorare sostanzialmente il suo ambiente di lavoro quotidiano. “In questo senso – ci spiega Petti – Docflow propone progetti su misura partendo da esperienze specifiche del settore. Abbiamo implementato una metodologia, chiamata Prototipo Incrementale, che ci consente di adattare rapidamente le nostre esperienze alle esigenze puntuali del cliente, facendo efficienza nella realizzazione e puntando con decisione alla soddisfazione dell’utente. L’esperienza è indispensabile, visto che non esistono in questo campo modelli di riferimento comunemente disponibili. Le esperienze specifiche che mettiamo a disposizione delle imprese spaziano dell’area amministrativa (Docflow Synergy), all’area del Personale e Organizzazione (Docflow HRDocs), a quella tecnica (Docflow ShareDocs), all’area di assistenza clienti (DocFlow Improve)”. Tutte le soluzioni DocFlow sono totalmente fruibili via web “e quindi – interviene Petti – Sistemi&Impresa N.8 - settembre 2009 - 33