Document Management - 01

Ano 1 - Número 1 - Agosto de 2007 - R$ 18,00

LATIN AMERICAN

DOCUMENT management

Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de documentos

Gestão documental O uso inteligente da informação

PRESERVAÇÃO

Conceitos que vão além do papel Capa_01.indd 1

HONDA

A nova face do outsourcing

DOCUMENTOS DIGITAIS

Rumo a legalidade 25.07.07 12:41:47

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Carta de Apresentação

Do papel ao bit A

transformação sugerida pela inclusão dos meios virtuais e digitais no dia-a-dia das corporações estão marcando uma nova era do entendimento e da cultura humana.

Passado o impacto que esta revolução silenciosa ocasionou, inicia-se outra fase de desenvolvimento: a da gestão da informação e do conhecimento.

O universo da gestão documental não passou incólume por esta transformação.

Do antigo arquivo de madeira aos ‘peta bits’ passaram-se poucos anos – apenas um lapso na escala temporal da evolução da humanidade. Mas o quanto de tecnologia e conhecimento foram necessários para se chegar a estas cifras, não há escala que possa mensurar.

As novas perspectivas que a transformação digital traz atrelada a si como a segurança das informações, a convergência, a mobilidade, a preservação, o armazenamento, o compartilhamento, deixaram de ser teoria e passaram a incorporar o cotidiano das pessoas e das corporações em todas as partes do mundo.

A informação hoje deixa de ser privilégio de poucos e passa a ser de domínio público em questão de segundos. O mundo do papel pouco a pouco está cedendo espaço para o mundo digital.

Por isso, a presença de um veículo de comunicação abrangente e independente, que debata e entenda este novo segmento é fundamental para a construção dos negócios nos dias hoje.

Com prazer estamos apresentando ao mercado brasileiro e latino americano, a

Del papel al bit

Revista Document Management, que vem preencher esta lacuna, numa das áreas de maior crescimento e desenvolvimento tecnológico dos últimos anos.

A função dessa nova publicação não é outra, se não o compromisso de trazer novos conhecimentos para os profissionais que nele trabalham e ter como sua principal bandeira a excelência e a qualidade na informação em benefícios dos negócios.

A evolução do conhecimento e das tecnologias é contínua e com certeza a Revista Document Management terá papel fundamental no registro e acompanhamento desta evolução.

La transformación sugerida por la inclusión de medios virtuales y digitales en el día-a-día de las grandes corporaciones hace nacer una nueva era del entendimiento y de la cultura humana.

Pasado el impacto que esta revolución silenciosa ocasionó, se empieza otra etapa de desarollo: la gestión de la información y del conocimiento.

El universo de la gestión de documentos no paso intacto por esta transformación. Del antiguo archivo de madera a los ‘peta bits’ se pasaron pocos años – apenas un lapso en la escala temporal de la evolución de la humanidad. Pero cuanto de tecnologia y conocimiento se hicieron necesários para llegar a estas cifras, no hay escala que pueda mensurar.

Las nuevas perspectivas que la transformación digital trae junto a si misma como la seguridad de las informaciones, la movilidad, la preservación, el almacenamiento, el compartimiento, dejaron de ser teoria y pasaron a incorporar el cotidiano de las personas y de las corporaciones en todas las partes del mundo.

La información hoy deja de ser privilegio de pocos y pasa a ser de dominio público en cuestión de segundos. El mundo del papel poco a poco está cediendo espacio para el mundo digital.

Por este motivo, la presencia de un vehículo de comunicación amplio que discuta y entienda esta nueva fracción del mercado és fundamental para la construcción de los negócios en los dias de hoy.

Con placer estamos presentando al mercado brasilero y latinoamericano, la Revista Document Management, que comtempla este espacio vago, en una de las áreas de mayor crecimiento y desarollo tecnológico de los últimos años.

La función de esta nueva publicación no és otra, si no el compromiso de traer nuevos conocimientos para los profesionales que en el trabajan y tener como principal bandera la excelencia y la cualidad en la información en provecho de los negocios.

La evolución del conocimiento y de las tecnologias és continua y con seguridad la Revista Document Management tendrá un papel fundamental en el registro y en el acompañamiento de esta evolución.

Eduardo David Publisher y director de la Casa Editora Guia

Eduardo David Publisher e diretor da Editora Guia

Document Management

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NESTA EDIÇÃO www.docmanagement.com.br

6 Entrevista

Diretor

Peter Richardson da Escola de Administração e Negócios da Universidade de Queen´s (Ontário/Canadá) fala da “Crise Documental” pela qual atravessam as organizações em todo o mundo.

Eduardo David eduardo@editoraguia.com.br Editora

Susana Batimarchi susana@editoraguia.com.br Direção Comercial

10 Síntese

Jovert Nunes Freire jovert@editoraguia.com.br

Veja qui as principais notícias do mercado.

Gerente de Projetos

Arnaldo David

david@editoraguia.com.br

12 Legislação

Arte e Diagramação

Especialistas em Direito Digital, certificação digital e microfilmagem falam sobre a legislação existente no Brasil e as formas de legalizar os documentos digitais.

Flávio Della Torre

Flavio.dellatorre@gmail.com Ilustração

Spacca

spacca@terra.com.br

16 AIIM 2007

Fotografia

Josetti Capusso

Uma dos principais eventos mundiais sobre document management organizado pela AIIM, reforçou as teorias de convergência de processos de gestão documental e comprovou o conceito cada vez mais difundido de ECM- Enterprise Content Management no mundo.

jcapusso@terra.com.br TRADUÇÃO

Maria Carolina Morell Gonzalez Conselho Editorial Cássio Vaquero, Eduardo Lopes, José Guilherme Junqueira Dias de Souza, José Roberto de Lazari, Luiz Alfredo Santoyo, Luiz Augusto Bellucci, Marcelo Thalenberg, Ricardo Monteiro, Rosália Paraíso, Sônia Stropa, Tadeu Cruz, Walter Kock e Wilton Tamane

20 Preservação

Os bilhões de informações geradas graças à popularização dos computadores geram também o grande desafio de sua preservação. Como executar uma política de preservação para possibilitar a garantia de que esse conhecimento não se perca.

Contatos Administração: administracao@editoraguia.com.br Redação: redacao@editoraguia.com.br Publicidade: publicidade@editoraguia.com.br Impressão

26 Case Honda

Gráfica Ativa M

A Honda implantou um sistema para escolha de outsourcing de impressão inédito e deu início a uma nova fase visando à gestão documental da empresa.

DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México.

Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais.

DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista.

Todo o conteúdo da DOCUMENT MANEGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados.

Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111 DOCUMENT MANAGEMENT és una publicación de la Casa Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada en portugues y español y direccionada a ejecutivos de los sectores de Administración y Finanzas, Tecnologia de la Información, Centros de Documentación, Proyectos, Marketing y Comercial de las 8.000 medianas y grandes empresas en los ramos de actividad como Gobierno, Bancos y Aseguradoras, Salud, Educación, Jurídico, Transportes, Ingeniería y Construcción, Indústria, Servicio, entre otros, en Brasil y más: Argentina, Chile, Paraguay, Uruguay, Colombia, Venezuela y Mexico.

Su editorial enfoca las Nuevas Tecnologias, Procesos y Soluciones en la Gestión de Documentos y Contenidos Corporativos, siempre con una visión empresarial, contribuyendo con el desarollo y con el crecimiento del Mercado, de los Negócios y de los Profesionales.

DOCUMENT MANAGEMENT no és responsable por el contenido de los anúncios publicados. Los conceptos de los articúlos firmados reflejan la opinión de sus autores, no necesariamente la de la Revista.

Todo el contenido de DOCUMENT MANEGEMENT és de libre reproducción desde que citada la fuente. Todos los derechos reservados.

Subscripción Anual (seis ediciones). Brasil R$ 108,00. Otros paises: U$ 140,00. Informaciones: assinaturas@editoraguia.com.br o Tel: 55-11-3392.4111

30 Case Andrade Gutierrez

Após a implantação do seu Centro de Documentação, sob a responsabilidade da CDO Mônica Faria, a empresa conseguiu agilizar processos de guarda e localização de documentos.

36 Especial CIAB 2007 Scanner de rede Fujitsu

38 Mercado

As mais recentes novidades em produtos e serviços para o mundo da gestão documental.

46 Entidade

Editora guia de fornecedores ltda

A ABDG é uma entidade jovem que tem como propósito congregar as empresas de guarda de documentos do país e também empresas do mercado de gestão documental.

Rua Anhanguera, 627 01135-000 - São Paulo/SP - Brasil Tel/Fax: 5511 3392-4111 www.editoraguia.com.br

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O maior evento de tecnologia para o setor financeiro trouxe novidades da indústria e também a discussão de temas relevantes como educação, inclusão digital, automação, mobilidade e bancarização.

E na Próxima Edição!

n Storage e Segurança de Informações digitais n Outsourcing de Gestão Documental

Para anunciar ligue: 5511-3392-4111

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EDITORIAL

Bem vindos ao mundo da gestão documental D

igitalizar, arquivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, resgatar.

Mais que palavras, os conceitos que cada uma delas traz aglutinam ações efetivas no cotidiano corporativo. A primeira edição da Revista Document Management aborda os meandros que cada uma delas percorre em direção ao entendimento comum. Enquanto a tecnologia corre em ritmo alucinado rumo ao futuro, a gestão documental acompanha a modernidade par e passo, sob a pena da perda da memória do passado.

A gestão documental afeta as empresas, normalmente de economias globalizadas, passa a ser função de um novo executivo que surge no mercado: o CDO. Sobre ele, o professor Peter Richardson da Queen´s University de Ontário Canadá fala na entrevista, explorando as peculiaridades desta nova função e seu impacto nas corporações.

Qual a legalidade de um documento digital é outro grande tema abordado nesta edição. Especialistas de diversas áreas mostram o que a legislação brasileira regulamenta e quais as formas de tornar um documento digital apto a ter estas características.

Mas se além de ter um documento dentro da legalidade ser quiser que ele seja parte da memória de uma empresa ou pelo próprio aspecto legal ou pelo seu valor histórico. Na matéria sobre preservação digital, acadêmicos e especialistas no assunto mostram que não há hoje um só meio de se garantir a preservação, mas

Bienvenidos al mundo de la gestión de documentos

sim um conjunto de medidas amplamente e permanentemente discutidas entre entidades nacionais e internacionais.

Tudo isso e muito mais o leitor poderá encontrar, além dos artigos que uma plêiade de articulistas de várias áreas preparou especialmente para a primeira edição da revista Document Management.

O principal tema que permeia todas as páginas desta edição é, no entanto, o desenvolvimento e o fortalecimento do setor de gestão documental em sua amplitude.

Esperamos que a partir de agora a Document Managment seja faça parte de seu arsenal de leituras obrigatórias e de consulta permanente.

Susana Batimarchi Editora

Digitalizar, archivar, certificar, preservar, legalizar, localizar, rescatar. Mas que las palabras, los conceptos que cada una dellas traen reúnen acciones efectivas en el cotidiano de las empresas. La primera edición de la Revista Document Management aborda los caminos que cada una dellas recurre en dirección al entendimiento comun. Mientras la tecnologia corre en ritmo alucinado rumbo al futuro, la gestión de documentos acompaña a la modernidad paso a paso, ante la pena de perder la memória del pasado.

La gestión de documentos afecta las empresas, normalmente de economias globalizadas, pasa a ser la función de un nuevo ejecutivo que aparece en el mercado: el CDO. Sobre el, el profesor Peter Richardson de la Queen´s University de Ontário Canadá habla en entrevista, examinando las particularidades de esta nueva función y su impacto en las corporaciones.

Cual és la legalidad de un documento digital és otro gran tema enfocado en esta edición. Especialistas de vários sectores muestran lo que la legislación brasilera reglamenta y cuales son las formas de convertir un documento digital apto a tener estas características.

Pero si además de tener un documento dentro de la legalidad se desea que haga parte de la memória de una empresa o por el própio aspecto legal o por su valor histórico. En la matéria sobre preservación digital, academicos y especialistas en el asunto muestran que hoy no hay un solo medio de garantizar la preservación, pero si un conjunto de medidas ampliamente y permanentemente discutidas entre entidades nacionales y internacionales.

Todo esto y mucho más, el lector podrá encontrar aqui, además de los artículos que han sido preparados por entendidos de várias áreas especialmente para la primera edición de la revista Document Management.

El principal tema encontrado en todas las páginas de esta edición és, aun, el desarollo y el fortalecimiento del sector de gestión de documentos en su amplitud.

Esperamos que a partir de ahora, la Revista Document Managment haga parte de su arsenal de lecturas obligatórias y de consulta permanente.

Susana Batimarchi Editora

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ENTREVISTA

A Crise Documental

DM - O gerenciamento de documentos é uma preocupação entre os executivos em organizações em todo o mundo, isso representa um grande desperdíçio de tempo e dinheiro?

Penso que o gerenciamento de documentos não é reconhecido como uma dessas causas em muitas organizações, mesmo hoje. Isso porque não há “um único grande problema” e muitos executivos simplesmente ignoram o fato. Até hoje, apenas falando das organizações, quem entende, não apenas de custos, mas do impacto que este tema tem na vida das pessoas, apenas começaram a vislumbrar o futuro. A maioria das organizações não entende o quanto a falta de gerenciamento custa, mesmo em dólares, ou ainda, em termos de recursos humanos, porque eles não dispõem de nenhum meio fácil de mensurar o custo total do problema da gestão documental.

O mundo mudou na última década. Documentos de voz e eletrônicos tem nos permitido duplicar e triplicar nossos canais de comunicação.

As pessoas frequentemnte enviam e-mails, deixam mensagens de voz, e talvez também mantenham cópias em papel. Tudo isso aumenta o trabalho, e reduz a eficiência. A Xerox realizou uma pesquisa que mostra que não só o volume de documentos eletrônicos explodiu, mas o volume de papéis utilizados aumentou em média de 2 a 3 % ao ano na maioria das empresas.

Os documentos eletrônicos não reduziram a necessidade do papel, de fato, implementaram esta necessidade! E mais, um e-mail significa que todos nós estamos disponíveis sete dias por semana, 24 horas por dia! Então ao enviar um e-mail a alguém, presume-se que anteriormente já se tenha falado com esta pessoa no escritório.

DM – Qual a causa desse grande volume de documentos nas empresas hoje em dia, na sua opinião?

DM – Existem estudos que comprovem quanto tempo e dinheiro as empresas gastam em todo o mundo com este tipo de tarefa?

Divulgação

O mundo atravessa um momento “sui generis”. As organizações são mundiais, a tecnologia embora auxilie os profissionais no dia-a-dia de suas tarefas, cria, também um volume de documentos e informações que precisam ser gerenciados e avaliados. Entretanto, ao que parece, os profissionais estão sendo engolidos por uma avalanche sem fim de papéis, emails, mensagens de voz etc. Peter Richardson da Escola de Administração de Negócios da Universidade de Queen´s (Ontário/ Canadá), um dos pesquisadores mais conceituados em todo o mundo corporativo, analisa, nesta entrevista, a questão do gerenciamento de documentos.

Muitos estudos são limitados demais na visão de custos. Ele medem o custo do equipamento, tinta, tonner – os custos diretos dos documentos. E falham na captura do custo estimado – ou seja, no desperdício de tempo, nos erros ou falhas, na baixa qualidade dos documentos – com isso os custos podem ser multiplicados em até dez vezes. Existem poucos estudos que mostram custos estimados.

DM - Como as novas tecnologias estão auxiliando os profissionais ( executivos, gerentes e outros funcionários) a poupar tempo e dinheiro para suas empresas?

Não há dúvida que as novas tecnologias são parte da solução da crise documental. Elas ajudam num grande número de caminhos, muitas são mais baratas e mais eficientes por si só. Usado corretamente, o email, por exemplo, pode-se massivamente implementar a produtividade. O problema é que para cada email útil há sempre cinco ou seis outros, que o acompanham como os spams ou cópias irrelevantes. As novas tecnologias são

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capazes de compartilhar documentos, o que incrementa a eficiência do preparo de documentos, e também sua qualidade. Uma nova tecnologia eletrônica pode também eliminar o papel desde que usada apropriadamente.

DM - Como os avanços nas comunicações (Voip, ferramentas móveis, telefones celulares, notebooks, sistemas wireless etc) podem ajudar os profissionais na gestão de documentos?

Similarmente às novas tecnologias, os avanços nas comunicações têm ajudado os profissionais a serem mais eficientes e efetivos, por estarem disponíveis e produtivos em qualquer lugar, a qualquer hora. O sistema Voip é também uma solução de baixo custo em relação as exigências de comunicação. Entretanto, estamos aprendendo que estas novas tecnologias de comunicação não podem ser um substituto para a comunicação pessoal o tempo todo. Ainda existem situações em que a comunicação interpessoal, a comunicação “cara-a-cara” é essencial.

DM – Como a documentação auxilia as organizações a alcançarem seus objetivos estratégicos?

Com as novas tecnologias para documentos, nós temos a oportunidade de sermos mais eficientes em todo o gerenciamento das atividades de conhecimento. Muitas organizações, hoje, são empresas baseadas no conhecimento, e sua documentação – seja em que mídia for – é a organização - o arcabouço - desse conhecimento. Estamos chegando ao ponto que documentos ( smart documents) estão fazendo pelas organizações o que os equipamentos automatizados fizeram pela indústria há 20 ou 30 anos atrás.

Entretanto, estas novas tecnologias somente irão atingir seu objetivo se forem usadas do jeito correto. As vantagens competitivas virão da combinação entre tecnologias e pessoas, e, do processo efetivo de fomentar a competitividade. Até hoje, o treinamento de pessoal não acompanhou o desenvolvimento da tecnologia. Por exemplo, nós precisamos o equivalente em gestão documental ao que há em uma linha de produção industrial – produtividade, bom gerenciamento de estoque, controle de qualdiade etc.

DM – Como e de que forma o profissional das várias áreas de atuação das organizações, está recebendo educação ou está

sendo treinado para encarar esta tarefa monumental que é gerenciar documentos em seu local de trabalho?

A gestão docuemntal é um dos maiores campos e oportunidade de trabalho no momento. Existe muito pouco sendo feito nesta área na América do Norte, com certeza. O treinamento tem sido muito restrito e incompleto. Na verdade o melhor treinamento está no momento de mãos dadas com o treinamento proporcionado pelos jovens a si mesmos por estarem on-line o tempo todo.

Velhos trabalhadores, na casa dos trinta anos de empresa, não estão tiveram o treinamento necessário que esta área requer.

As companhias líderes estão usando, hoje, a gestão documental como vantagem competitiva – estão conquistando negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal mais eficiente para seus clientes, e alcançando baixos custos frente à seus concorrentes usando melhor a tecnologia.

DM- Qual é o perfil do CDO – Chief Document Officer? Quem é este executivo? Esta figura é necessária nas empresas hoje? Existe este cargo na América do Norte? E no Brasil?

Eu já falei sobre a função do CDO em vários outros artigos. Na minha visão de negócios, o potencial para implementar as práticas de gerenciamento de documentos é tão grande agora, quanto a tecnologia da Informação foi há 20 anos atrás, quando vimos o surgimento dos CIO´s. A gestão documental se expande através das organizações e necessita de um executivo sênior para compor

toda a estratégia. Para mim, o CDO deveria ter a responsabilidade por todas as tecnologias envolvidas na empresa, processos e também por todo o pessoal envolvido com documentação. Obviamente, este indivíduo deve trabalhar próximo ao CIO. A primeira vez que ouvi a respeito dessa função foi no Lloyds Bank no Reino Unido, considerada umas das empresas líderes no segmento de gerenciamento de documentos.

DM – Porque na sua opinião, na Era do Escritório sem papel, o volume de informações e de papel cresceu tanto?

O uso do papel continua crescendo porque é um meio muito acessível, para a maioria das pessoas. É um recurso barato. É muito fácil tirar uma cópia de qualquer documento, mesmo que não seja necessário. A Xerox demonstrou em uma pesquisa que 30% dos documentos em papel são utilizados por apenas 24 horas – daí desenvolveram um novo papel que retém a imagem por apenas este período e pode ser reutilizado por mais de 20 vezes. Além disso, muitas pessoas preferem manter uma cópia em papel , apenas “por segurança”, em função não terem arquivos apropriados ou por desconhecimento dos processos de encaminhar e recuperar informações por meios eletrônicos.

DM – Porque , a crise documental, ainda continua? Há uma previsão de quando ela acabará? Pode-se dizer quando chegará ao fim? Ou issso é um problema sem solução?

Eu não vejo sinal do fim para esta crise – de fato minhas constantes pesquisas mostram que o problema tem piorado, e não têm previsão de melhora nos próximos 3 ou 4 anos. Profissionais estão gastando mais tempo com documentos hoje do que faziam há 3 ou 4 anos atrás, muitos dos quais com baixo valor agregado e que ocupam o tempo destes executivos que deveriam estar ocupados com suas próprias funções executivas. Em função disso, muitas organizações ainda estarão na “Idade da Pedra” quando a solução chegar.

Penso que o problema vai continuar a piorando ainda por algum tempo.

DM – O que fazer com essa grande massa crítica de informações geradas pelas empresas? (Devem ser salvas? Arquivadas?

Apagadas?) Como as Companhias estão usando as informações para incrementar seus conhecimentos de negócios e conse-

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ENTREVISTA Entrevista quentemnte incrementando seus lucros?

Estão aproveitando estas infromações ou apenas perdendo dinheiro com isso?

Aquí reside toda a importância de se ter um CDO nas empresas. Dado o tanto de dinheiro e de tempo consumidos pela gestão documental, cada empresa hoje deveria estar sendo estratégica nesta área. Que informações nós precisamos guardar? Em que forma? Por quanto tempo? Há nesta área uma grande chance de obter-se alta lucratividade e produtividade. A grande oportunidade para as empresas está relacionada a tudo que envolve esta questão – provavelmente ai estão também os maiores e melhores retornos de investimento que se possa fazer.

DM – Como o senhor enquanto pesquisador e cientista vê o futuro da gestão documental nas organizações?

Penso que muitas organizações em relação à gestão documental estão onde a indústria estava há 20 ou 30 anos. As companhias líderes estão usando, hoje, a gestão documental como vantagem competitiva – estão conquistando negócios por meio de melhores propostas, tornando seu pessoal mais eficiente para seus clientes, e alcançando baixos custos frente à seus concorrentes usando melhor a tecnologia. Pelos próximos dez anos haverá uma revolução na gestão de documentos, similar à Revolução Industrial – e aqueles que não estiverem dentro dela, estarão fadados a ficar de fora do mercado.

DM – Professor, o Senhor vê outros pensadores e estudiosos pesquisando sobre o futuro da gestão de documentos dentro das organizações ou no mundo acadêmico?

Existem vários acadêmicos e pesquisadores estudando a área de TI, mas eu vejo muito poucos preocupados com a gestão documental. Em nossas escolas de administração, existem vários cursos cujo foco de estudo é a tecnologia da informação, mas ainda estou para ver um escola estabelecer um instituto para gestão documental ou estabelecer cursos de gestão documental. Estou convencido de que isso não está muito distante, especialmente quando há um interesse crescente sobre o tema seja por parte dos executivos ou de publicações como esta!

La crisis de documentos El mundo pasa por un momento “sui generis”.

Las organizaciones son mundiales, la tecnología aunque ayude a los profesionales en el cotidiano de sus tareas, crea, también un volumen de documentos e informaciones que necesitan ser administradas y evaluadas. Sin embargo, lo que parece es que los profesionales están siendo tragados por una avalancha sin fin de papeles, correos electrónicos, mensages de voz etc., Peter Richardson de la Escuela de Administración de Negócios de la Universidad de Queen´s (Ontário/ Canadá), uno de los investigadores más prestigiosos en todo el mundo de los negocios, realiza en esta entrevista un análisis de la cuestión de la gestión de documentos.

DM – ¿La gestión de documentos es una preocupación entre los ejecutivos en organizaciones en todo el mundo, por el hecho de representar una gran pérdida de tiempo y dinero?

Creo que la gestión de documentos no es reconocida como una de esas causas en muchas organizaciones, aún hoy en día. Esto porque no hay “un único gran problema” y muchos ejecutivos simplemente lo ignoran. Hasta hoy, hablando apenas de las organizaciones el impacto no se ve apenas en cuestiones de costos, sino también del impacto que este tema tiene en la vida de las personas, ellos apenas empezaron a percibir eso. La mayoría de las organizaciones no entiende cuánto cuesta la falta de gestión, ni lo que significa en términos de recursos humanos, porque ellos no disponen de ningún medio fácil para medir el costo total del problema de la gestión de documentos.

DM – ¿Cuál es la causa del gran volumen de documentos en las empresas hoy en día, en su opinión?

El mundo cambió en la última década. Documentos de voz y electrónicos nos han permitido duplicar y triplicar nuestros canales de comunicación.

Las personas con frecuencia mandan correos electrónicos, dejan mensages de voz, y también copias en papel. Todo esto aumenta el trabajo, y reduce la eficiencia. La empresa Xerox realizó una encuesta que muestra que no sólo el volumen de documentos electrónicos ha crecido, sino que también el volumen de papeles utilizados creció un promedio de 2 a 3 % al año, en la mayoría de las empresas. ¡Los documentos electrónicos no redujeron la necesidad del papel, al contrario implementaron esta necesidad! ¡Y además, un correo electrónico significa que todos nosotros estamos a disposición siete días por semana, 24 horas por día! Eso quiere decir que al mandar un correo electrónico a alguien, se da por entendido que ya se ha hablado con ésta en la oficina.

DM – ¿Hay estudios que prueben cuánto tiempo y dinero las empresas gastan en todo el mundo con este tipo de tarea?

Muchos estudios son muy limitados en la visión de costos. Ellos miden el costo del equipo, tinta, tonner – los costos directos de los documentos y fallan en el cálculo del costo aproximado – o sea, el desperdicio de tiempo, en los errores o fallas, en la baja calidad de los documentos – de esa manera los costos pueden ser multiplicados hasta diez veces. Existen pocos estudios que muestran costos aproximados como se puede ver en la figura de abajo.

DM – ¿Cómo la documentación auxilia a las organizaciones a alcanzar sus objetivos estratégicos?

Con las nuevas tecnologías para documentos, tenemos la oportunidad de ser más eficientes en toda la gestión de actividades de conocimiento. Muchas organizaciones son hoy empresas basadas en el conocimiento, y su documentación – independiente del medio – es la organización – la armadura – de ese conocimiento. Estamos llegando a un punto en que documentos (smart documents) están haciendo por las organizaciones lo que los equipos automatizados hicieron por la industria hace 20 ó 30 años.

DM – ¿Cuál es el perfil del CDO – Chief Document Officer? ¿Quién es este ejecutivo? ¿Esta persona es necesaria en las empresas de hoy? ¿Existe está función en Norteamérica? ¿Y en Brasil?

Ya he hablado sobre la función del CDO en varios otros artículos.

Mi visión de los negocios es que implementar las prácticas de gestión de documentos, ahora es tan importante como lo fue la tecnología de la información hace 20 años, cuando vimos el aparecimiento de los CIO´s. La gestión de documentos se expande por las organizaciones y necesita de un ejecutivo senior para estructurar toda la estrategía. Para mí, el CDO debería tener la responsabilidad por todas las tecnologías envueltas en la empresa, procesos y también por todo el personal envuelto con documentación. Obviamente, esta persona debe trabajar cerca al CIO. La primera vez que escuche al respecto de esa función fue en el Lloyds Bank en el Reino Unido, considerada una de las empresas líderes en la gestión de documentos.

DM – ¿Cómo Ud., un investigador y científico ve el futuro de la gestión de documentos en las organizaciones?

Pienso que muchas organizaciones en relación a la gestión de documentos están donde la industria estaba hace 20 ó 30 años. Las compañías líderes están usando, hoy, la gestión de documentos como ventaja competitiva – están conquistando negocios por medio de mejores propuestas, tornando a su personal mucho más eficiente con sus clientes, y alcanzando bajos costos frente a la competencia usando mejor la tecnología. En los próximos diez años habrá una revolución en la gestión de documentos, similar a la Revolución Industrial – y aquellos que no estén dentro, estarán destinados a quedarse fuera del mercado.

DM – ¿Ud., ve otros pensadores y estudiosos investigando sobre el futuro de la gestión de documentos dentro de las organizaciones o en el mundo académico?

Existen varios académicos e investigadores estudiando el ramo de TI, pero yo veo muy pocos preocupados con la gestión de documentos. En nuestras escuelas de administración, existen varios cursos en los cuales el foco de estudio es la tecnología de la información, pero todavía está por verse si alguna escuela va a establecer un instituto para gestión de documentos o cursos de gestión de documentos. Estoy convencido de que eso no está muy lejos, porque está creciendo cada día más y más el interés por ese tema, ya sea por parte de los ejecutivos o de publicaciones como ésta.

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Novo Presidente

Síntese Iron Mountain tem franca expansão no Brasil Presente no Brasil há vários anos, a Iron Mountain com filiais em regiões estratégicas – São Paulo, Rio de Janeiro e Curitiba – inaugurou no final de 2006, sua primeira unidade em Brasília. A nova unidade está localizada a 7 km do centro da capital e dispõe dos mais modernos padrões internacionais de segurança. Além disso, a empresa também aumentou sua capacidade em São Paulo com mais uma unidade na cidade paulista de Barueri que dispõe de mais de 7.000 m² .

Além disso, a Iron também está oferecendo ao mercado duas novas fitotecas de segurança, com

capacidade para armazenar 550 mil tapes, bem como cofres de segurança com certificação mundial e aprovações de auditorias internas e externas.

Tecmach tem novo diretor comercial

Rosália Paraíso , sócia-diretora da Documentar, assumiu a direção do Prêmio Make através da TKNB - The Know Network Brasil. A cerimônia oficial de lançamento acontecerá no mês de Outubro, juntamente com o congresso GMC – Global MAKE Conference.

A TKN - The KNOW Network, é uma organização sem fins econômicos, sediada em Londres - Reino Unido, fundada em 1996 por um grande pesquisador na área de Gestão do Conhecimento.

Seu objetivo principal e promover o crescimento do capital intelectual das organizações, possuindo como estratégia principal a criação de uma rede internacional de especialistas em Gestão do Conhecimento; promover o desempenho organizacional através do compartilhamento de conhecimentos gerando inovações e a realização do Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise, de excelência em Gestão do Conhecimento.

O executivo Wagner Windsor é o novo diretor comercial da Tecmach, empresa do Grupo Supricoph, líder entre as empresas brasileiras dedicadas ao mercado de outsourcing. Wagner conduzirá o plano de integração das ações comerciais e suporte estratégico aos negócios da empresa, principalmente na reestruturação e capacitação da área comercial e de serviços. Entre os principais objetivos da nova diretoria estão dar continuidade às ações de marketing, planejar novos investimentos focados no fortalecimento da visibilidade institucional da marca e expandir as ações de comunicação integradas no suporte ao relacionamento com clientes e com parceiros de negócio do grupo.

Keepers inaugura nova unidade

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Mais Sinergia

Maurício Rocha assume a gerência do departamento de desenvolvimento da LG Informática com o desafio de aumentar a sinergia com as demais áreas. A meta é, a partir do departamento de desenvolvimento da empresa, melhorar e ampliar o processo de produção e garantir a melhoria constante na qualidade dos produtos. “

Chega ao Brasil o Prêmio M.A.K.E

A Keepers Brasil, uma das maiores operadoras no setor de guarda, gestão e digitalização de documentos, com faturamento superior a R$ 25 milhões, inaugurou em junho mais uma unidade operacional em Tamboré, São Paulo. A empresa já investiu cerca de R$ 3,0 milhões para erguer o empreendimento, que acrescenta mais 4 mil m² de espaço útil , além dos atuais 50 mil m² já existentes, com capacidade para armazenar 1milhão e 200 mil caixas arquivo. A unidade incorpora ainda novas tecnologias de armazenagem que

Christopher R. McCleary assume o cargo de presidente executivo da Radware (NASDAQ: RDWR), empresa líder no fornecimento de soluções integradas de aplicativos para operações em redes “bussines smart”.

Mc Cleary ocupava o cargo de presidente não executivo da diretoria da companhia, desde fevereiro de 2000.

dispensam empilhadeiras e usa novas ferramentas de informática para agilizar o acesso a documentos, com adoção do banco de dados Oracle, softwares e scanners de última geração.

Uma das novidades é um local climatizado (fitoteca) para armazenagem de mídias magnéticas, com controle de temperatura e umidade relativa do ar, a fim de conservar microfilmes, microfitas, cd e demais arquivos corporativos que precisam de cuidados especiais, com capacidade para 350 mil rolos de microfilmes.

Mudança de diretoria

A Parks, tradicional fabricante nacional de equipamentos para TI, nomeou Mauro de Araujo como seu novo diretorcomercial. Seu desafio será orientar a Parks para novos negócios e contribuir no crescimento da mesma buscando nichos e soluções, bem como construindo alianças comerciais e tecnológicas

Serasa muda controle acionário

Experian, empresa global de soluções de informação, concordou em adquirir inicialmente 65% das ações da Serasa, líder do mercado de análise de crédito no Brasil e quarta maior empresa do setor no mundo, de um consórcio de bancos brasileiros. Essa porcentagem deverá aumentar para 70% ao longo dos próximos seis meses. O preço de compra da participação inicial é de R$ 2,32 bilhões (US $1,2 bilhão)1, incluindo custos de transação e líquidos, e será financiado pelas instalações existentes da Experian.

Mercado de bilhões

O mercado mundial de softwares de gerenciamento de conteúdo deverá crescer mais de 12% ao ano até 2010. Com isso, passará de US$ 2,6 bilhões em 2006, para mais de US$ 4,2 bilhões em 2010.

Estes dados são resultado de uma análise do Instituto Gartner. Segundo o instituto somente em 2007 estima-se que a receita com softwares de gerenciamento de conteúdo corporativo deva totalizar US$2,9 bilhões, o que significa um aumento de 12,8% em relação ao ano de 2006.

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De casa nova P3 Image lança software de GED Com quatro anos de atuação no mercado nacional, a P3 Image está inaugurando suas novas instalações em São Paulo, com três mil m² de área, a P3 Store. “Estamos localizados numa área central da cidade que permite uma logística mais rápida esta mudança nos permitiu preparar toda a infra-estrutura necessária para realizar a guarda, digitalização e atendimento com um alto nível de tecnologia e qualidade que o mercado demanda”, explica Paulo Sérgio Carneiro, presidente da empresa.

Além da guarda de documentos, a empresa tam-

bém oferece outras soluções aos seus clientes. Uma delas através do software All Image que é uma solução GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos desenvolvido na plataforma do cliente, servidor ou WEB, em português, que possibilita a integração dados corporativos já existentes, e se integra á várias plataformas, sendo totalmente amigável.

A empresa executa serviços de digitalização, serviços de bureau e guarda de segurança por meio de seu Data Center. Com o objetivo de ampliar mercados, a P3 Image também abriu uma filial, na cidade do Rio de Janeiro, no início de maio.

Gemalto sai na frente

SML expande mercado

A Gemalto empresa especializada em segurança digital, operações em cerca de 100 países, fornece soluções completas de segurança digital, desde o desenvolvimento de aplicativos de software, até a criação e fabricação de dispositivos seguros e pessoais, como cartões inteligentes, SIMs, e-passports, tokens ou ainda a gestão e implementação de serviços para seus clientes.

Mais de um bilhão de pessoas no mundo utilizam os produtos e serviços da empresa para telecomunicações, serviços financeiros, e-government (administração pública eletrônica), gestão de identidades, conteúdo multimídia, gestão de direitos digitais, segurança de TI, transporte público e muitos outros aplicativos.

A SML uma empresa 100% nacional, com 10 anos na área de desenvolvimento de soluções de ECM-GED, Workflow, registro de operações de câmbio, serviços de consultoria, outsourcing e fábrica de Software está com novos e importantes projetos para o segundo semestre de 2007.

Seguindo uma tendência de mercado, a SML distribuirá sua solução CONVERGE ECM Solution para vários países da América Latina, através de uma empresa mexicana, a Compucenter de México que representará a marca para o mercado latino. Seguindo os conceitos da tecnologia no mercado mundial de globalização de produtos a empresa está preparando para o segundo semestre novos produtos que comporão a linha de soluções da empresa.

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Dentro da legalidade

O que regulamenta os documentos digitais no Brasil? Especialistas de várias áreas mostram o que vale ou não vale no universo do e-doc.

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ão é de hoje que o mundo corporativo já identificou a necessidade de diminuir o volume de papéis dentro dos escritórios.

Também não é novidade que muitos dizem que este “universo de papel”, está vivendo seus últimos dias, na história do homem. E, não há como negar que os documentos em papel têm muito valor, especialmente, se eles têm carimbos, selos, assinaturas e são aceitos em qualquer estância jurídica do nosso País. Na verdade, paralelamente aos milhões de páginas geradas diariamente nas mais diferentes áreas da sociedade organizada, existe um outro enorme volume de informações na forma documental geradas em meio digital. Portanto, os documentos digitais hoje são utilizados numa enorme gama de transações comerciais.

Existem documentos que nascem digitais, que podem até em algum momento de sua existência ter “virado” papel, mas essencialmente são documentos eletrônicos, coexistindo com os tradicionais documentos em papel com assinaturas manuscritas, ambos com validade legal.

Mas é exatamente ai que se inicia uma discussão, que do ponto de vista de muitos especialistas, está apenas começando.

do de 800 dias para 200 e com a automatização a tramitação caiu para apenas 40 dias.

Com este estimulo e exemplo partindo do Judiciário estima-se que haja um incremento do uso de documentos eletrônicos, por parte da sociedade civil.

Certificação digital Para que o documento digital possa ter este status de “documento legal” , a Medida provisória MP 2.200 que institui as Chaves Públicas Brasileiras, regulamenta em um de seus artigos que para ter esta validade, os documentos sejam certificados digitalmente.

O certificado digital é um documento eletrônico que possibilita comprovar a identidade de uma pessoa, uma empresa ou um site, para assegurar as transações on-line e a troca eletrônica de documentos, mensagens e dados.

Essa tecnologia permite assinar, digitalmente, qualquer tipo de documento, conferindo-lhe a mesma validade jurídica dos equivalentes em papel assinados de próprio punho. Os Certificados Digitais viabilizam o acesso a serviços virtuais da Secretaria da Receita Federal, por exemplo, mas principalmente atendem aos requisitos de segurança para a realização de negócios eletrônicos.

Entre os requistos estão a Autenticidade que Divulgação

Direito digital Conforme explica a advogada especializada em Direito digital e consultora, Patrícia Peck, da PPP advogados, “o Direito Digital é o conjunto de regras e códigos de conduta que regem o comportamento e as novas relações dos indivíduos, cujo meio de ocorrência ou a prova da manifestação de vontade seja o digital, gerando dados eletrônicos que consubstanciam e representam as obrigações assumidas e sua respectiva autoria. Deve, portanto, reunir princípios, leis e normas de auto-regulamentação que atendam ao novo cenário de interação social não presencial, interativo e em tempo real”.

Conforme conceitua a advogada, o Direito Digital é uma evolução do próprio Direito, principalmente, para atender às mudanças de comportamento e às necessidades de novos controles de conduta gerados pelo uso da tecnologia.

Diante de uma nova situação como esta, o documento digital, que não é papel, passa a obedecer regras para ser considerado documento. O fato é que estamos vivendo, hoje, exatamente o momento em que a definição deixa de ser retórica e passa à prática. Um email, por exemplo, é um documento.

Conforme explica o Dr. Marcos da Costa di-

retor da OAB – Ordem dos Advogados do Brasil - seção São Paulo, “O documento é um fato com capacidade jurídica. Assim, um contrato, por exemplo, que pode ser escrito ou verbal, tem validade perante a lei. Da mesma forma, um contrato com uma assinatura manuscrita ou com assinatura digital também possui esta validade. A única diferença é que o contrato digital é gerado e assinado por bits”, exemplifica.

Recentemente foi publicada e já entrou em vigor a Lei n° 11.419 de dezembro de 2006 que regulamenta, o uso do meio eletrônico na tramitação de processos judiciais, isto é, com a publicação desta lei é permitido ao judiciário que já disponha de meios ( hardwares e softwares), o uso do formato eletrônico em todos os trâmites processuais desde uma intimação até a apresentação de petições, ou mesmo a publicação do Diário da Justiça no formato eletrônico.

Com isso estima-se uma economia anual de R$ 4 milhões no Judiciário, mas embora não existam ainda previsões do volume de negócios que serão gerados, há um consenso entre os especialistas que os ganhos ocorreram nas mais variadas áreas.

Além da economia e da agilidade também são outros grandes ganhos. Segundo estudos recentes realizado nos Juizados especiais, onde o projeto foi experimentado, o tempo de um processo foi reduzi-

Patricia Peck: a certificação assegura a integridade dos documentos como prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o inocente.

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Joseti Capusso

LEGISLAÇÃO

Cassio Vaquero: o microfilme é analógico e tem independência tecnológica

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to entre duas partes, assegurando, com isso, a imparcialidade e a confiabilidade fundamentais.

“Estamos trabalhando nos últimos cinco anos, para que haja uma disseminação do uso da certificação nos documentos, porém, hoje, já se discute a necessidade de sua evolução para que esta certificação venha a ter uma maior longevidade”, analisa Nunes.

Na prática, o certificação digital funciona

Microfilmagem A legislação sobre microfilmagem de documentos é a mais antiga existente no Brasil e data ainda do final da década de 60 ( Lei 5433/68). O microfilme é considerado como a única mídia que possui uma lei federal regulamentando. “Não existe a lei do HD, lei do CD. A lei é muito clara: o microfilme é uma mídia que não pode ser alterada, ou seja, depois de microfilmado um documento, não há Divulgação

garante a identidade de todas as partes envolvidas; a Confidencialidade que assegura o sigilo das informações, para que não se tornem de conhecimento de pessoas não autorizadas; a Integridade que protege contra a modificação imprópria da mensagem, garantindo o seu conteúdo original e o Não-repúdio que impede as partes de negarem a participação no negócio eletrônico.

Para Márcio Nunes, da Certisign, a certificação digital é o instrumento técnico mais jurídico que existe. “No Brasil e no mundo já existem normas para o uso da Certificação Digital, entretanto, culturalmente na sociedade seu uso ainda é pequeno”, reitera.

Segundo ele, a legislação por não cobrir todo o universo da documentação, não prescinde a existência das cópias em papel que obedecem a uma tabela de temporalidade, determinada por outras regulamentações especificas, de acordo com o tipo de documento.

“O mesmo não acontece com aqueles documentos que já nasceram digitais, como é o caso da Nota Fiscal Eletrônica, que não necessita de uma versão física para ser considerada um documento legal, por exemplo”, comenta.

Segundo alguns especialistas, não há ainda na legislação nacional nenhuma lei específica que obrigue que necessariamente um documento tenha que ter um carimbo ou uma validação feita pelos vários cartórios, entretanto de outro lado, a utilização dos cartórios permite que um terceiro tenha conhecimento e a guarda de um documen-

como uma carteira de identidade virtual que permite a identificação de uma mensagem ou transação. O processo de certificação digital utiliza procedimentos lógicos e matemáticos para assegurar a confidencialidade, integridade das informações e confirmação de autoria.

Por a certificação assegurar a autenticidade e integridade de documentos, pode ser considerada como um avanço para o setor. “Ela esta em linha com a necessidade de se ter um padrão de identidade digital, que é fundamental para o Direito, pela questão da prova de autoria, tanto para pegar o infrator, como para proteger o inocente, que pode ser envolvido como um “laranja digital” em um determinado caso. A certificação digital e a biometria podem trazer mais capacidade de prova jurídica, ou seja, a tecnologia esta ajudando o Direito a se tornar mais eficaz, ao contrário do que muitos podem imaginar”, comenta Patrícia Peck.

Marcio Nunes: trabalho para disseminação do uso da certificação digital

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como este ser alterado”, explica Cássio Vaquero da Kodak , uma das maiores fabricantes de microfilmes no mundo.

Para que o microfilme tenha um valor legal ele também deve estar orientado por algumas normas. Para existir ele deve haver um termo de abertura e encerramento do filme. Um responsável assina este termo, tanto na abertura do processo quanto no seu encerramento, assegurando o que foi microfilmado naquele rolo de filme. Sem estas duas cartas, o rolo de filme não tem valor.

“A lei é clara neste aspecto. Há um número de autorização da empresa que realiza o serviço.

Quem assina é responsável criminalmente pela integridade do documento. Assim, a lei diz quem pode fazer a microfilmagem, como fazer e se houver uma adulteração quais as conseqüências legais que esta pessoa sofrerá”, afirma Vaquero.

Segundo o executivo da Kodak, o microfilme não é obsoleto, passou por transformações tecnológicas quanto aos processos de fabricação dos filmes, desde sua criação em 1929, mas é ainda bastante atual. “O microfilme é um meio analógico. É uma mídia que tem independência tecnológica e não necessita de um hardware ou software para existir”, defende.

Neste âmbito, o que evoluiu foram os equipamentos, hoje eletrônicos de microfilmagem, bem como scaners de microfilmes que permitem a produção de documentos digitais e em papel para pesquisas. “ “Por se tratar de uma mídia desenvolvida para documentos, com uma legislação específica para sua regulamentação, o microfilme, quando se fala de gestão de documentos à longo prazo é uma dos processos mais atrativos”, argumenta.

Os grandes consumidores de serviços de microfilmagem são os bancos, com milhões de cópias ao ano, principalmente por uma característica bastante intrínseca a esta mídia que é a preservação.

O futuro Se, os documentos, como os conhecemos, no futuro, serão legitimados pela certificação ou pela microfilmagem ainda é muito cedo para dizer.

Hoje, ambas as formas interagem de várias maneiras dentro do mundo corporativo. Entretanto, o fato é que apesar da existência e legalidade dos documentos digitais, o nosso mundo ainda não prescinde dos documentos em sua forma mais antiga de registro que é o papel.

Legislación

Dentro de la legalidad ¿Qué reglamentan los documentos digitales en Brasil? Especialistas de varios segmetnos muestran lo que vale o no en el universo del e-doc.

No es novedad en el mundo de las empresas y de los negocios la necesidad de disminuir el volumen de papeles dentro de las oficinas. También no es novedad que muchos dicen que este “universo del papel”, está viviendo sus últimos días en la historia del hombre. Y no hay como negar que los documentos en papel tienen mucho valor, especialmente, si hay sellos o firmas y son aceptados en cualquier instancia jurídica de Brasil. Paralelamente a los millones de páginas generadas diariamente en los más distintos segmentos de la sociedad organizada, existe otro enorme volumen de informaciones en forma de documentos generados en el medio digital. Por lo tanto, hoy en día los documentos digitales son utilizados en una enorme cantidad de transacciones comerciales.

Existen documentos que “nacen” digitales, que pueden en algún momento de sua existencia “hacerse” papel; pero en esencia son documentos electrónicos, que existen con los tradicionales documentos en papel, con firmas manuscritas, ambos con validez legal.

Derecho digital Para la abogada Patrícia Peck, da PPP abogados, el Derecho Digital es un conjunto de reglas y códigos de conducta que dictan el comportamiento de las nuevas relaciones de los individuos, en las cuales el medio de ocurrencia o la prueba de la manifestación de voluntad sea digital, generando datos electrónicos que representan las obligaciones asumidas y su respectiva autoría. “Debe, por lo tanto, reunir principios, leyes y normas de auto-reglamentación que atiendan al nuevo escenario de interacción social no de presencia, pero si interactivo y en tiempo real”.

Según explica el Dr. Marcos da Costa director de la OAB – Colegio de Abogados de Brasil – perteneciente a São Paulo, “El documento es un hecho con capacidad jurídica. Así, un contrato, por ejemplo, que puede ser escrito o verbal, tiene validez ante la ley. De la misma manera, un contrato con una firma manuscrita o con firma digital también posee esta validez. La única diferencia es que el contrato digital es generado y firmado por bits”, complementa.

Recientemente fue publicada y ya entró en vigor la Ley n° 11.419 de diciembre de 2006 que regula, el uso del medio electrónico en la tramitación de procesos judiciales, o sea, con la publicación de esta ley se le permite al poder judicial (que ya disponía de medios: hardwares y softwares), el uso

del formato electrónico en todos los trámites procesales, desde una citación hasta la presentación de peticiones, o aún la publicación del Diario de Justicia en el formato electrónico.

Se espera un ahorro anual de R$ 4 millones en el Poder Judicial.

Para que el documento digital pueda tener este status de “documento legal”, la Medida Provisional MP 2.200 que instituye las Llaves Públicas Brasileras, reglamenta en uno de sus artículos que para tener esta validez, los documentos sean certificados digitalmente.

El certificado digital es un documento electrónico que posibilita probar la identidad de una persona, una empresa o un sitio en internet, para asegurar las transacciones on-line y el cambio electrónico de documentos, mensages y datos.

Para Márcio Nunes, de la empresa Certisign, la certificación digital es el instrumento técnico más jurídico que existe. “En Brasil y en el mundo ya existen normas para el uso de la Certificación Digital, sin embargo, culturalmente su uso todavía es pequeño”, aclara.

Microfilmaje La legislación sobre microfilmaje de documentos es la más antigua de Brasil y la fecha es del final de la década de 60( Ley 5433/68). El microfilmaje es considerado como el único medio que posee una ley federal que la reglamenta. “No existe ley del HD, ley del CD. La ley es muy clara: el microfilmaje es un medio que no puede ser modificado, o sea, después de hecho el microfilmaje de un documento, no hay como modificarlo”, explica Cássio Vaquero de la empresa Kodak , una de las mayores fabricantes de microfilms del mundo.

“Se trata de un medio desarrollado para documentos, con una legislación adecuada para su reglamentación, el microfilmaje, cuando se habla de gestión de documentos a largo plazo es uno de los procesos más atractivos”, argumenta.

Los grandes consumidores de servicios con microfilmajes son los bancos, con millones de copias al año, principalmente por una característica bastante intrínseca a este medio que es la preservación.

Todavía no sé sabe mucho o es muy prematuro decirlo, sí los documentos como los conocemos hoy, serán en el futuro legitimados por la certificación o por microfilmaje. Hoy, ambas formas conviven de varias maneras dentro del mundo de los negocios.

Sin embargo, a pesar de la existencia y de la legalidad de los documentos digitales, nuestro mundo todavía no prescinde de los documentos en su forma más antigua de registro que es el papel.

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ESPECIAL AIIM 2007

AIIM e OnDemand 2007

Lições de Convergência no mundo do Enterprise Content Management

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sucesso dos evento AIIM e OnDemand 2007, realizado entre os dias 16 e 19 de abril no Boston Convention & Exhibition Center, reforça a inevitável convergência entre os processos de gestão documental e impressão digital de dados variáveis, que há muito vinham ocorrendo em paralelo e que, finalmente se juntam para comprovar que o conceito de ECM – Enterprise Content Management deve levar em consideração todos os aspectos da criação, gerenciamento, armazenamento, disponibilização e preservação dos conteúdos empresariais, independentemente de seu formato ou mídia, como estratégia imperativa face ao grande crescimento do volume de informações em múltiplos formatos como Web pages, relatórios gerenciais, imagens, apresentações, documentos em formato texto, desenhos, e-mail, vídeos, entre outros.

A explosão de conteúdos estruturados e nãoestruturados, torna o cenário difícil e complexo no que tange ao seu gerenciamento e garantia de conformidade com legislações tipo Sarbanes-Oxley, entre outras.

Marcado pelo crescente número de expositores, congressistas e visitantes, o evento consolida os mundos do gerenciamento de documentos e de impressão de dados variáveis e dá sinais de um futuro reforço na parte educacional com a possível junção da XPLOR – Associação de Usuários de

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Sistemas de Documentação e Impressão Eletrônica ao evento de 2008.

Uma das vedetes do evento foi o Microsoft SharePoint, que permite às empresas o desenvolvimento de um portal inteligente que conecte usuários, equipes e conhecimento de modo uniforme para que as pessoas aproveitem as informações relevantes nos processos comerciais, para ajudálas a trabalhar de modo mais eficiente.

Entre as diversas soluções apresentadas no evento, destaque também para o Kofax Document Exchange Server, que apresenta facilidades na captura de informações geradas por diferentes tipos de equipamentos, tais como multifuncionais, scanners, e até mesmo sistemas de fax e e-mails, permitindo depositar esses documentos em locais precisos e requeridos pelos processos de negócios, tais como sistemas de ECM, Workflows, e-mail, etc.

Já para o segmento de impressão eletrônica de dados variáveis, como não poderia de modo diferente, destaque para as impressoras coloridas de alta capacidade, que cada vez mais, permitem a transformação de documentos transacionais em oportunidades de marketing, com capacidade de produzir documentos com alta qualidade. Esperase que até 2010, 54% dos documentos transacionais tenham mensagens de marketing incluídas

em seu processo de impressão, conforme estudos realizados pela InfoTrends. Nesse processo de personalização da comunicação com os clientes, soluções como as apresentadas pela GMC Software reforçam a tendência irreversível da utilização da impressão de dados variáveis como forma efetiva de marketing personalizado ou customizado para cada tipo de cliente ou segmento.

No tocante à parte educacional, um congresso com palestras de alto nível e com salas sempre lotadas por usuários em busca de informações e conhecimento relativos aos diversos processos de gestão documental e impressão eletrônica de dados variáveis.

Além de apontar tendências e apresentar as empresas que lideram as mudanças nas soluções para a gestão da informação em todo o ciclo de vida de documento, AIIM e OnDemand torna-se, cada vez mais, o evento preferido pelos executivos e profissionais que buscam soluções, informações e conhecimento relativos ao mundo da informação e dos conteúdos empresariais, um desafio cada vez maior para as corporações.

José Guilherme Junqueira Dias de Souza, EDP/MIT. Presidente da Xplor Brasil e Diretor da Iron Mountain Brasil

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Os 20 anos da gestão eletrônica de documentos no Brasil Walter W. Koch*

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processamento de imagens, assim chamado na década de 80, teve como empresas pioneiras no País a Canon (com o CanoFile), a FileNet representada pela CPM, a Wang representada pela WanSist (empresa do grupo Consist) e a IBM com a família ImagePlus. No mercado de workflow, ainda vale citar a StaffWare representada pela OfficeWare. Este grupo de pioneiros teve como clientes, no primeiro momento, organizações como o Bamerindus, Bradesco e Itaú.

Rapidamente, o número de soluções disponíveis, e, o número de instalações aumentou.

Indústrias como a CSN e Petrobras passaram a tirar proveito da tecnologia, que expandia suas funcionalidades para além da imagem. Surge então uma nova denominação para designar este mercado: gerenciamento eletrônico de documentos ou GED. A cerca de 10 anos atrás começa a nascer a indústria nacional de soluções de gestão de documentos. BKM, LAB245 e Pólo de Software eram algumas das que começaram a competir com as soluções importadas, reduzindo custos de licenciamento e permitindo a adoção das tecnologias em número maior de organizações.

Finalmente, com a entrada do novo milênio, o mercado evoluiu para o ECM – Enterprise Content Management – gestão do conteúdo corporativo.

Algumas aplicações de gestão de documentos se popularizam de tal forma que é quase impossível se imaginar viver sem elas. Por exemplo, o que seria dos bancos sem a imagem do cartão de assinatura? A consolidação entre os fornecedores internacionais é cada vez maior com o número de participantes diminuindo através de incorporações. E a indústria nacional se torna tão forte que passa a competir lá fora. Vide a SML com os seus contratos na América Latina.

A Internet torna-se a grande alavancadora desse processo, com a possibilidade dos documentos serem disponibilizados em qualquer parte do mundo a qualquer momento. Conceitos como a captura descentralizada, processos baseados na

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WEB e repositórios virtuais passam a direcionar o mercado.

O triste 11 de setembro mostrou ao mundo a importância das informações não estruturadas para a continuidade dos negócios. As grandes consultorias mapeiam este tipo de informação e descobrem que 70 a 80% das informações cabem nesta classificação (não estruturadas). A estruturada seria aquela passível de ser armazenada em bancos de dados. O uso das tecnologias de ECM passou a ser encarado também como uma alternativa de contingência em catástrofes.

Mas, afinal do que trata esta indústria toda?

Na essência, é tudo que se refere a documentos.

Segundo a ARMA – American Records Management Association, um documento pode ser qualquer coisa em qualquer mídia, desde que seja útil.

Ou seja, passamos a gerenciar não só documentos em papel e microfilme, mas também documentos eletrônicos tais como os do MS Office, arquivos CAD, som (MP3), páginas WEB (com conteúdo e forma de apresentação sendo gerenciado), emails, relatórios de sistemas.

O uso de documentos eletrônicos traz novos desafios – a preservação digital e questões legais.

Na preservação digital – como assegurar que um documento gerado em um formato específico em um suporte determinado estará passível de ser recuperado daqui a dez anos? Os disquetes de 5 ¼” com arquivos do VisiCalc são uma boa lição neste sentido. O CONARQ já se manifestava sobre o tema em 2004 com a sua “Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro - Preservar para garantir o acesso”. Na legislação – como assegurar que o documento apresentado seja uma réplica fiel do documento original, já que temos os processos de captura, armazenamento e reprodução envolvidos? Em 1994 surgiram as primeiras leis e interpretações. Adaptações de legislação internacional calcada em mídias indeléveis e o uso de certificação digital são algumas das frentes que vem sendo discutidas nos últimos anos.

A capacitação de profissionais no uso destas

tecnologias também tem seu passado. A introdução da certificação CDIA – Certified Document Imaging Architect em 1996 procurou trazer padrões e melhores práticas internacionais para o Brasil. A iniciativa da ABGD – Associação Brasileira de Empresas de Gerenciamento de Documentos - de atualizar e tropicalizar certificações e padrões para a realidade brasileira é o mais recente marco neste sentido.

Com toda essa história, com novos desafios e oportunidades, o Brasil precisava de um canal de comunicação independente com o mercado. Uma publicação em que todas as frentes tivessem voz ativa, sem interesses pessoais ou comerciais. É um belo presente de aniversário para um mercado que entra na sua maioridade. Como um promissor adolescente, no Brasil esta indústria ainda tem muito que aprender, mas principalmente, muito que fazer. * Walter W. Kock – É diretor da ImageWare.

Consultor internacional com mais de 21 anos de experiência em gestão documental e mais de 30 anos de experiência em TI. Professor dos cursos de pós-gradução da FESP e UNIP. Implementou alguns dos maiores projetos do País como os da AG, ANP, BOVESPA, CSN, Itaú Seguros, JP Morgan, Odebrecht, Petros, Tozzini Freire. Possui as certificações CDIA+ da CompTIA e; MIT e LIT da AIIM. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. info@imageware.com.br

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PRESERVAÇÃO

O conhecimento do mundo está à sua disposição Mas tudo depende de onde e como este arquivo foi salvo!

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e acordo com pesquisa realizada pelo IDC, em 2006, denominada “Expanding Digital Universe”, o total de informações digitais criadas, “capturadas” e replicadas foi de 1.288 x 1018 bits. Em linguagem de computador, isto representa 161 exabytes ou 161 bilhões de gigabytes, ou seja, 3 milhões de vezes toda informação existente em todos os livros até agora escritos.

Entre 2006 e 2010 estima-se que a informação que será adicionada ao universo digital aumentará em mais de seis vezes, ou seja, dos atuais 161 exabytes para 988 exabytes.

Os números superlativos não são exagero, mas uma demonstração clara de que são gerados milhões e milhões de dados diariamente, numa velocidade espantosa que seriam inconcebíveis sem que houvesse a invenção do computador.

“Desde a concepção do primeiro computador do mundo, o ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer - o mundo enfrenta um novo desafio – garantir que suas informações e seus registros históricos, com o advento dos recursos computacionais, cada vez mais disponíveis e utilizados, sejam adequadamente preservados e sua

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recuperação esteja garantida no futuro, a qualquer tempo”, observa José Guilherme Junqueira Dias de Souza, presidente da Xplor Associação Brasileira de Usuários de Sistemas de Documentação e Impressão Eletrônica.

Segundo ele, este fato torna-se mais relevante visto “a evolução galopante da tecnologia e a dependência, cada vez maior, de meios físicos (hardware) e não-físicos (software) para a adequada preservação e disponibilidade da informação”, acrescenta.

Para Humberto Celeste Innarelli, professor da UNIP e Analista de Desenvolvimento Sistemas e Administrador de Rede Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP, é preciso que fique claro que preservação de documentos, é uma referência a um conjunto de ações e procedimentos , chamados de Políticas de Preservação Digital e não deve ser confundido com as mídias digitais.

“A mídia digital é apenas um dos pilares da preservação, mas o simples fato de utilizarmos mídias de alta qualidade e com alta confiabilidade, não garante a preservação da documentação digital, já que ela é apenas o suporte para a informação

armazenada. O documento deixará de existir caso algum dos elementos que o compõe seja o software, o hardware ou a mídia não estejam presente, ou seja, o documento digital não existe se não forem observados os três elementos base”, contextualiza o professor.

Mídias versus Tempo “As informações, em um passado bem distante, tiveram sua perenidade garantida ao serem gravadas em meios físicos. Os registros através de pinturas nas cavernas, cunhados em pedras ou pedaços de madeira, papiros e papéis, discos de vinil, filmes fotográficos e películas cinematográficas, entre tantos outros, preservaram informações vitais para o conhecimento e crescimento da humanidade durante milênios, entretanto todos estes meios são eminentemente analógicos”, diz Jose Guilherme.

No entanto, hoje, o que é mais conhecido como “veículo” para preservação, paralelamente, aos meios analógicos como o papel, são as mídias digitais. Se a mídia digital é o suporte da informação, isto é, onde de fato a informação está armaze-

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ratura; a umidade relativa do ar; tempo de uso; a qualidade da mídia; campos magnéticos, manipulação e a poluição. Ou seja, é muito importante a qualidade da mídia a ser utilizada.

Diante de sua experimentação o professor Innarelli é categórico ao afirmar que “ é a determinação da confiabilidade de um sistema de mídias de digitais, aliada a uma metodologia de confiabilidade que vai garantir o nível aceitável de confiabilidade para o armazenamento físico do documento digital e não uma única mídia”, assegura.

Para o estudioso, o que vai garantir a preservação digital é a política de preservação digital implementada pela empresa, pois todo e qualquer documento digital, independente do formato ou mídia está sujeito à obsolescência tecnológica, outro fator inexorável da preservação, cujo exemplo clássico são os disquetes flexíveis de ¼”, bastante usados nas décadas de 80 e 90.

“Ouso dizer que a tecnologia, por si só, não garante a preservação digital, neste sentido, oriento que não existe tecnologia capaz de garantir a preservação dos documentos digitais por 100 anos, 1.000 anos etc”, acrescenta Innarelli.

Proposta do Professor Humberto Celeste Innarelli.

nada fisicamente, quando a mídia digital apresenta algum tipo de problema, é fato que o documento digital pode ser comprometido de forma definitiva.

Uma dúvida comum entre os que iniciam os processos de preservação de documentos, conforme esclarece o professor Innarelli, seja para o mundo acadêmico seja para o mundo corporativo, é a vida útil de uma mídia. “A resposta a esta pergunta não passa somente por uma única mídia de preservação, mas por um conjunto de mídias de preservação para um mesmo documento digital, podendo ser adotado mídias de CD’s em conjunto com mídias de DVD’s, ou CD’s em conjunto com HD’s, entre outras combinações. O que vai determinar a confiabilidade do documento digital armazenado nestas mídias, é a “soma” das confiabilidades das mídias, a qual poderá ficar próxima de 100 %.”, ensina o professor.

Segundo estudos realizados pelo especialista sobre confiabilidade de CD-ROM e CD-R, constatou-se que a manutenção da informação no suporte e sua confiabilidade em relação a mídia, dependem de vários fatores, entre eles: a tempe-

Os 10 mandamentos da preservação digital 1 Manterás uma política de preservação 2 Não dependerás de hardware específico 3 Não dependerás de software específico 4 Não confiarás em sistemas gerenciadores com única forma de acesso ao documento digital 5 Migrarás seus documentos de suporte e formato periodicamente 6 Replicarás os documentos em locais fisicamente separados 7 Não confiarás cegamente no suporte de armazenamento 8 Não deixarás de fazer backup e copias de seguraça 9 Não preservarás lixo digital 10 Garantirás a autenticidade dos documentos digitais Agradecimento ao Prof. Dr. Paulo Sollero, ao Arquivo Central do Sistema de Arquivos da UNICAMP e a Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos.

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Joseti Capusso

PRESERVAÇÃO

José Guilherme Souza: desde a criação do primeiro computador, o mundo enfrenta o desafio de preservar as informações para o futuro

Além das mídias O caminho a ser tomando num futuro próximo, conforme indicado por vários estudiosos, é que haja uma migração contínua dos documentos digitais ao longo do tempo, sempre observando mídias consideradas estáveis e confiáveis para o armazenamento destes documentos digitais.

“Quanto ao formato, a mesma migração deve acontecer sempre levando-se em consideração formatos que garantam a autenticidade dos documentos digitais e suas propriedades base. E para isso, sempre é indicado a utilização de formatos estáveis e abertos”, orienta Innarelli.

Outra questão interessante que sempre é abordada é a possibilidade de transformar os documentos digitais em analógicos para fins de preservação. “Não podemos levar esta teoria em consideração, pois nem sempre os meios analógicos que temos disponíveis hoje permitem garantir todas as funcionalidades dos documentos digitais gerados”, explica o professor.

“Na minha opinião, o mundo, mais uma vez, está passando por mudanças na forma de registro da informação, pois hoje, produzimos e geramos documentos digitais de forma natural (exemplo: fotografia digital) e nem sempre nos damos conta que estamos mudando a forma de registro da informação a qual deixa de ser armazenada em negativo ou papel e passa a ser armazenada em

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memórias, discos etc. Esta nova forma de registro coloca em risco a nossa memória, seja ela, acadêmica, pessoal ou empresarial”, diz.

A era da Sociedade da Informação traz a facilidade de geração de dados, informações e documentos, ao mesmo tempo que ocorre a perda destas informações, pois a humanidade ainda não tem prática e nem experiência para a memória digital. Memória que está sendo perdida a cada dia em virtude da obsolescência das tecnologias, da deterioração das mídias digitais e principalmente pela falta de políticas de preservação digital.

A perda destas informações pode deixar uma grande lacuna histórica, pois muitas pesquisas podem deixar de existir por não haver material suficiente para consulta, isso se reflete diretamente em um arquivo permanente, o qual não está preparado para receber este tipo de documento e conseqüentemente preservá-lo e acessá-lo.

A atenção e a definição de políticas de preservação digital e o acompanhamento da tecnologia deve acontecer de forma a manter sempre atualizados os registros digitais gerados atualmente. É neste sentido deve-se estar atento aos avanços tecnológicos.

“A minha visão em relação a preparação das empresas em âmbito para a preservação digital

ainda é um pouco pessimista, pois percebo que a “voracidade” pela geração, legalização e acesso a informação digital ainda é muito maior que a preocupação da gestão e preservação desta mesma informação”, reitera o professor, “Em alguns casos específicos, percebo que algumas empresas e pessoas estão dando o primeiro passo para a questão da gestão e preservação da documentação digital, formulando políticas e normas de gestão e preservação”.

Uma tendência que pode ser deflagrada num futuro próximo está nas mãos das empresas desenvolvedoras de sistemas que poderão oferecer produtos, já criados com mecanismos e princípios da preservação digital. “Ainda não consegui ver nada no mercado que abordasse a questão da preservação digital, mas seria um grande campo a ser explorado pela indústria”, pondera o professor .

Se filmes, fotografias, narrações de fatos históricos, livros, televisão, músicas e uma infinidade de informações já são produzidas em formato digital, há uma conseqüente elevação da preocupação de empresas, governo e até mesmo dos cidadãos, quanto à necessidade da definição e adoção de políticas de preservação digital, como forma de preservação do conhecimento e

Quem está estudando a Preservação Digital Existem alguns grupos, projetos e padrões nacionais e internacionais que abordam a questão da preservação digital.

No Brasil: • CTDE - Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos do Conselho Nacional de Arquivos (CTDE/CONARQ) • GDAE - Grupo de Trabalho para a Padronização de Procedimentos Técnicos para Preservação e Acesso de Documentos Arquivísticos Eletrônicos da Unicamp No Exterior: • OAIS - Open Archival Information System • Interpares - International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems (Interpares) • Dirks - Designing and Implementing Recordkeeping Systems (Dirks) • MoRec - Modelo de Requisitos para a gestão de arquivos eletrônicos (MoReq), • DoD - Department of Defense Records Management Program (DoD 5015.2-STD) A CTDE/CONARQ publicou recentemente o chamado e-ARQ Brasil que é o MODELO DE REQUISITOS PARA SISTEMAS INFORMATIZADOS DE GESTÃO ARQUIVÍSTICA DE DOCUMENTOS, o qual também aborda requisitos de preservação digital. A CTDE também publicou a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital Brasileiro - Preservar para Garantir o Acesso e o Glossário de Documentos Eletrônicos.

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Divulgação

¡El conocimiento del mundo está a su disposición... !

Pero todo depende de dónde y cómo este archivo fue guardado!

Innarelli: Empresas estão dando os primeiros passos em direção a uma política de preservação digital

da memória da humanidade. “Afinal, devemos garantir que daqui á alguns anos nossos filhos, netos e bisnetos consigam conhecer a história de nossas famílias e que tenham acesso aos filmes e fotografias que hoje produzimos digitalmente”, reforça José Guilherme de Souza.

Uma vez que a preocupação já existe, várias instituições voltaram sua atenção ao estudo e ao debate de soluções. Os resultados do DML (Données Lisibles par Machine) – Fórum realizado em 2002, na cidade de Barcelona; o Projeto de Carta de Preservação do Patrimônio Digital, elaborado pela UNESCO, que defende, com argumentos convincentes, a necessidade da preservação digital e da promoção de uma política pública que supere os âmbitos restritos das diretrizes técnicas e práticas, e a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, documento de apoio à iniciativa da UNESCO, emitido pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivo, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República do Brasil, demonstram as preocupações da sociedade, em todas as partes do mundo, com relação a assunto de interesse e importância praticamente imensuráveis.

O tema é bastante recente e deve ser discutido intensamente antes dos estudos proporem qualquer fórmula, ao mesmo tempo, não há como esquecer da documentação digital que já está sendo produzida atualmente.

De acuerdo con una encuesta realizada por IDC, el 2006, llamada “Expanding Digital Universe”, el total de informaciones digitales creadas, “capturadas” y replicadas fue de 1.288 x 1018 bits. En lenguaje de computadora, esto es 161 exabytes o 161 mil millones de gigabytes, o sea, 3 millones de veces toda la información que existe en todos los libros escritos hasta ahora. Entre 2006 y 2010 se calcula que la información que será sumada al universo digital aumentará en más de seis veces, o sea, de los actuales 161 exabytes para 988 exabytes.

“Desde la concepción de la primera computadora del mundo, el ENIAC - Electronic Numerical Integrator and Computer – el mundo afronta un nuevo desafío – asegurar que sus informaciones y sus registros históricos, con la invención de los recursos computacionales, cada vez más disponibles y utilizados, sean adecuadamente preservados y su recuperación este garantizada en el futuro, en cualquier tiempo”, observa José Guilherme Junqueira Dias de Souza, Presidente de Xplor – Asociación Brasileña de Usuarios de Sistemas de Documentación e Impresión Electrónica.

Según él, este hecho se hace más relevante debido a “la gran evolución de la tecnología y la dependencia, cada vez mayor, de medios físicos (hardware) y no-físicos (software) para la adecuada preservación y disponibilidad de la información”, complementa.

Para el maestro Humberto Celeste Innarelli Analista de Desarrollo y Sistemas y Administrador de Red Archivo Central del Sistema de Archivos de UNICAMP, es necesario que quede claro que la preservación de documentos es una referencia a un conjunto de acciones y procedimientos llamados de Políticas de Preservación Digital y no deben ser confundidas con los medios digitales.

Medios versus Tiempo Hoy, lo que es más conocido como “vehículo” para preservación, simultaneamente, a los medios analógicos como el papel, son los medios digitales. Sí el

medio digital es el soporte de la información, o sea, donde realmente la información está almacenada físicamente, cuando el medio digital presenta algún tipo de problema, es fatal que el documento digital pueda ser comprometido de forma definitiva.

Una duda común entre los que inician los procesos de preservación de documentos, conforme aclara el maestro Innarelli, es la vida útil de un medio. “La respuesta a esta pregunta no pasa solamente por un único medio de preservación, sino más bien por un conjunto de medios de preservación para un mismo documento digital, pudiendo ser archivados, medios como CD’s en conjunto con medios como DVD’s, o CD’s en conjunto con HD’s, entre otras combinaciones. Lo que va a definir la confiabilidad del documento digital almacenado en estos medios, es la “suma” de las confiabilidades de los medios, la cual podrá acercarse al 100 %.”, enseña el maestro.

Para los estudiosos, lo que va a garantizar la preservación digital es la política de preservación digital implementada por la empresa, pues todo y cualquier documento digital, independiente de su forma o medio está sujeto a quedarse anticuado tecnológicamente, otro punto de la preservación, como ejemplo clásico son los discos flexibles de ¼”, bastante usados en las décadas de 80 y 90.

“Digo que la tecnología, por ella misma, no garantiza la preservación digital. En este sentido, señalo que no existe tecnología capaz de garantizar la preservación de los documentos digitales por 100 años, 1.000 años etc”, complementa el maestro.

El camino a seguir en un futuro cercano, indicado por varios estudiosos, es que exista una migración contínua de documentos digitales al pasar del tiempo, siempre considerando medios considerados estables y confiables para el almacenamiento de estos documentos digitales. “Con relación a la forma, la misma migración debe ocurrir siempre considerándose formas que aseguren la autenticidad de los documentos digitales y sus propiedades básicas.

Para esto, siempre es recomendada la utilización de formatos estables y abiertos”, señala Innarelli.

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PDF Joseti Capusso

Arquivos digitais para a preservação Luiz Augusto Bellucci*

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omo garantir que um documento digital criado hoje seja perfeitamente acessado e impresso daqui a dezenas de anos? As respostas passam por todos os conceitos da ciência da preservação digital, mas uma palavra estará sempre presente: a padronização.

Surgiram nas últimas décadas diversos padrões de formatos de documentos que foram especificados por normas. Entre eles destacamos os textos codificados, o TIFF e o PDF. Padrões como o ASCII, ANSI e Unicode foram criados para possibilitar o intercâmbio, a exibição e o processamento de conteúdos textuais. É um recurso fundamental na conversão de bits em informação e vice-versa. Atualmente, o Unicode é o padrão mais utilizado pelos sistemas operacionais e bancos de dados. Desenvolvido no início da década de 90, por um consórcio composto pelas maiores empresas mundiais de TI, entre elas Microsoft, Oracle, Sun e Adobe, o Unicode pode representar praticamente qualquer “caracter” de qualquer idioma.

O TIFF (Tagged Image File Format) é um formato para imagens digitais que foi criado em meados da década de 80. O TIFF original serviu de base para o desenvolvimento do TIFF CCITT Grupo 4, criado para ser gerado, distribuído e impresso pelos aparelhos de fax e que graças a seus recursos de compressão, se tornou o padrão para o arquivamento de documentos bitonais digitalizados, durante a década de 90. Bilhões de documentos foram digitalizados em TIFF CCITT Grupo 4 em todo o mundo.

O TIFF, porém, é um formato limitado à imagem do documento e não acompanhou as necessidades de mercado e a evolução das tecnologias nos últimos anos.

O PDF foi criado pela Adobe Systems em 1993, já com o objetivo de ser exatamente o que é hoje: denominador comum entre todos os formatos de documentos digitais.

Apesar da Adobe ser proprietária da especificação do PDF, o formato é público e de livre

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utilização, tanto que existem milhares de softwares capazes de gerar ou manipular PDFs que nada pagam à Adobe. Graças a seus recursos e estrutura, o PDF tem sido utilizado como base para o desenvolvimento de normas públicas que especificam padrões de documentos digitais para diversas aplicações. O PDF/X, que revolucionou a indústria gráfica, foi publicado em 1999. Em outubro de 2005, foi publicada a norma ISO 19005-1, que especifica o PDF/A, o PDF para ser arquivado e preservado por um longo tempo. Hoje está em andamento o desenvolvimento das especificações para documentos digitais de engenharia (PDF/E) e acessibilidade para deficientes (PDF/UA).

A especificação do PDF/A pela ISO demonstra o empenho da sociedade tecnológica para economia de recursos no futuro. O comitê da ISO que especifica o PDF/A é constituído por representantes de mais de 300 empresas, órgãos governamentais e associações, entre eles AIIM, NPES, HP, XEROX, NARA, EMC/Documentum, Pfizer, Glaxo e Universidade de Harvard. É um trabalho de desenvolvimento contínuo, que acompanha a evolução do formato PDF ao longo dos anos. Uma nova versão da norma, contemplando recursos mais atualizados do formato PDF, está prevista para 2009.

Muitos podem perguntar para que uma norma, se só o tão utilizado PDF não seria suficiente para garantir a preservação do documento por um longo tempo. O PDF normal, com certeza, será aberto e impresso por um longo tempo, mas pode conter elementos que impeçam o acesso ao documento daqui a dezenas de anos ou não conter elementos obrigatórios para garantir sua impressão.

A especificação do PDF/A nos diz como deve ser o PDF para que seja lido e impresso sem problemas num futuro distante. Em um PDF/A, por exemplo, não podemos ter scripts e arquivos atachados, e todas as fontes utilizadas devem ser inseridas no PDF. Um outro recurso importante do PDF/A é o suporte a metadados embutidos, ou seja, os atributos que os descrevem ficam dentro dos PDFs, permitindo que sejam facilmente gerenciados ou

pesquisados, tornando a coleção de PDFs acessível e independente de sistemas de indexação ou bases de dados.

O PDF/A permitirá uma grande redução no custo de gerenciamento de acervos de documentos no futuro, pois será necessário controlar um único formato e não dezenas. Outra grande vantagem será a facilidade de intercambiar documentos entre acervos diferentes e a facilidade na recuperação da informação.

Ao especificar seu projeto com documentos digitais, seja com documentos digitalizados ou oriundos de editores de texto, planilhas, apresentações ou e-mails, optar pelo PDF/A vai de encontro às melhores práticas para a preservação digital. As bases em texto puro serão preservadas por um longo tempo com facilidade, pois os padrões por ela utilizados são gerenciados pelos sistemas operacionais e bancos de dados. Já o Tiff resistirá por muito tempo graças à grande base de documentos já neste formato, mas cairá em desuso ao longo dos anos, substituído, naturalmente, pelo PDF.

* Luiz Augusto Bellucci é consultor especialista em aplicações da tecnologia PDF para ECM/GED e sócio da PDF Brasil Documentos Digitais. luiz.augusto@pdfbrasil.com.br

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CASE

Nova face do outsourcing empresarial Um grande volume de impressões, que geravam gastos em escala, levaram a Honda a uma inusitada contratação de outsourcing e ao início de uma nova fase visando a gestão documental da empresa.

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Honda uma das grandes empresas globalizadas no ramo automobilístico possui no Brasil três unidades fabris e administrativas. Sua área de TI que permeia todas estas unidades, em seus mais de 100 departamentos, identificou um grande desafio a ser vencido: diminuir o volume de cópias e impressões. Havia um consumo de 1 milhão e 100 mil páginas ao mês na empresa. Este fato denotava que seria necessário implementar um sistema de gestão documental corporativa, visando a racionalização do uso de papel e principalmente a geração de uma economiza significativa para a companhia.

Responsável pela gerência da área de infra-estrutura e tecnologia da Informação, Celso Martins, passou a fazer um controle inicial destes custos.

“Ao analisar os gastos com impressão, individualmente não eram significativos, porém bastante expressivos se computados em sua totalidade”, lembra o executivo. A conclusão óbvia, neste caso, é que havia um alto consumo que se apresentava diluído entre os departamentos e sobre os quais, até então, pouco se sabia.

Através de seu conhecimento de mercado e também baseando-se em literaturas sobre o assunto, Martins sabia que não se tratava de um fato isolado, mas de uma ocorrência comum á várias empresas, e que deveria ser tratado com acuidade.

Era preciso investigar as origens desse alto

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consumo e pensar numa solução que abrangesse não só a gestão da impressão, mas de todo o ciclo de vida dos documentos dentro da organização. Conforme o próprio gerente da Honda já identificara, no passado os projetos de gestão documental, aliados ao alto custo dos equipamentos e da tecnologia que os envolvia, tinham custos altíssimos, entretanto esta não era mais uma realidade. Dada a popularização de produtos e serviços voltados para esta área, hoje, esta sistematização estaria mais próxima da realidade da empresa. “A Honda apesar do seu porte, ainda não dispunha de um sistema de gestão documental formalizado e diante da necessidade de se resolver um problema de alto consumo de impressão decidimos pelo outsourcing e também por um trabalho de gestão documental que envolvesse a parte administrativa da empresa no Brasil”, explica Celso Martins.

Para iniciar este processo, foi feito um levantamento de todos os equipamentos existentes nas diversas unidades, suas marcas e tecnologias. Havia multifuncionais, impressoras jato de tinta até preto e branco convivendo com scanners e ploters, numa mescla de tecnologias diferentes.

Estava claro para os executivos de TI da Honda que era preciso investir na gestão documental como a melhor solução para o problema que se apresentava “ Somente assim poderíamos melhor

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Celso Martins da Honda, ladeado pelos executivos da Tecmach Anderson Conesa (esq.) e Wagner Windsor (dir.)

atender aos requisitos de eficiência e agilidade fundamentais para nossa atividade”, concorda Martins. Além disso, havia ainda outras variáveis a serem atendidas como abastecimento suprimentos, manutenção, logística, entre outros.

“O que fizemos de diferente, aqui na Honda, foi contratar um consultor, para nos auxiliar neste processo de contratação de outsourcing. Foi feito um desenho para que o fornecedor atendesse à nossa realidade, pois não interessava à companhia modelos pré-determinados”, lembra Martins, cujo departamento, levou três meses para finalizar o levantamento.

A principal premissa do projeto, por ser a Honda uma empresa de grande porte e globalizada, era que os fornecedores fabricantes de equipamentos de impressão participassem do processo, escolhendo seus parceiros, pois se deseja ter uma garantia dada pelo próprio fabricante tanto para serviços quanto da tecnologia empregadas.

“A exigência do projeto previa que o fabricante fosse um co-responsável. Isso abriu um precedente no mercado porque nunca uma empresa deste por-

te havia requisitado das empresas de outsourcing do mercado brasileiro esta parceria de forma tão incisiva.”, lembra o consultor contratado pela Honda para este projeto, Eduardo Lopes, da Doos Consultoria. “Este perfil ficou de tal forma interessante que outras empresas passaram a adotar o modelo da Honda para procura de parceiros de negócios, que tivessem esta mesma visão voltada para a gestão documental”.

A RFP (Request for Proposal) da Honda consistiu num documento com várias exigências para que os participantes puderem fazer suas propostas. Os dez critérios eliminatórios para escolha da empresa vencedora, incluíram notas para cada item. Havia critérios de acordo de serviços, cláusula de multa para rescisão de contrato, equipamentos back ups, softwares, participação no mercado, experiência e também preço.

“Das dez empresas que ofereceram propostas apenas seis foram classificadas segundo os critérios estabelecidos“, explica Lopes.

O principal critério era a redução de custos para a empresa (com dobro do peso dos outros itens),

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elaborado de tal forma que além do preço final fosse atingido o propósito maior da empresa que era ter o melhor serviço, com a melhor qualidade.

Assim, a partir da implantação do processo de outsourcing, a Honda tem uma expectativa em reduzir o volume de impressão em 20% ao mês.

Esta perspectiva até conservadora, no volume de cópias, poderá gerar uma redução nos custos acima de 20%.

“O interessante no projeto é que ele possui outras etapas a serem vencidas”, conta Lopes. “A primeira é a implantação do outsourcing de impressão, que será seguida, após avaliação dos pontos críticos desse funcionamento, dos planos de gestão documental da empresa”.

Ao ter um controle na quantidade e dos tipos de documentos por departamentos, a intenção é dar início a gestão de documentos, com uma avaliação departamento por departamento da documentação, seguido de uma análise dos processos de criação dos documentos, eliminação da duplicidade e conseqüente normalização.

A terceira etapa do projeto consiste, na migra-

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CASE ção de parte da documentação para outros tipos de mídias além do papel. Segundo o executivo da Honda, o projeto só atingirá seus objetivos após a consolidação das primeiras etapas e segundo ele, a gestão documental será plena em todas as unidades da companhia até 2010.

“Em empresas cujo core business está voltado para a produção, a tecnologia de ponta é sempre o grande aglutinador dos processos, que levam a um produto final da mais alta qualidade, e, o que vem acontecendo na Honda, é que a área administrativa também está perseguindo esta excelência tendo como meta uma maior eficiência que acabará se refletindo num melhor serviço”, avalia Martins.

“Com a redução dos custos oriundos do outsourcing espera-se que haja um impacto de cerca de 5% de economia ao mês, da receita total da companhia,”, conclui.

Parceria Com know-how de trabalhar com grandes nomes do mercado a Lexmark foi a vencedora, como fornecedora, deste projeto de outsourcing da Honda. “Como empresa focada no nosso negócio, falar somente em outsourcing é ultrapassado, não vamos tratar somente de gestão de impressão, mas do outsourcing como parte do processo de gestão documental, que é também o objetivo final do nosso cliente”, explica Áureo Fittipaldi Costa, diretor de Serviços e Soluções – Divisão Corporativa da Lexmark.

“A Honda não queria só um fornecedor de equipamentos na área de impressão. Desejava um parceiro que entendesse sua forma de trabalho, suas necessidades e oferecesse toda a modernidade através de seus produtos”, diz o diretor.

Para isso, a empresa disponibilizou profissionais que estarão distribuídos pelas unidades da empresa para treinar os usuários, a fim de que eles possam repassar informações e que eles venham a utilizar os equipamentos em toda sua potencialidade.

“Sabíamos que a Honda buscava algo a mais e acredito que a inovação tecnológica e criativa de nossos equipamentos podem proporcionar isso, pois têm um grande diferencial no mercado”, salienta Costa, “Nosso objetivo é trazer soluções que permitam ao cliente se preocupar com seu negócio”.

Excelência do canal Para execução do projeto, a Lexmark que atua por meio de seus canais corporativos, integrou ao time, neste projeto, a Tecmach empresa nacional, voltada ao universo corpo-

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rativo, com 17 anos de existência e um curriculum de serviços especializados em outsourcing e GED que inclui aproximadamente 600 clientes de todas as áreas do mercado, em todas as regiões do território nacional. “Nossa proposta é agregar valor na melhoria de processos da Honda”, informou o diretor da empresa Anderson Conesa.

Assim, no projeto desenhado para Honda, onde o outsourcing de impressão é a porta de entrada para a segunda fase de gestão documental, estão sendo utilizados dispositivos, softwares e treinamento de pessoal, de forma que possibilitem executar o gerenciamento de documentos, incorporando os meios eletrônicos desde o início.

Para execução da primeira fase do projeto foi determinado um responsável pela logística de suprimentos, pelos softwares e relatórios executivos.

Estes relatórios terão suas informações analisadas e levarão à identificação dos principais usuários, daquilo que imprimem, do conteúdo que é impresso, além das impressoras e equipamentos mais utilizados, bem como horários de picos de impressão, reposição de papel, tonner etc. A partir desses relatórios a área de TI da Honda poderá fazer uma análise completa de como está se desenvolvendo a implantação.

De sua parte, a equipe da Tecmach está atenta para que cada equipamento tenha sua melhor performance de utilização, com base SLA ( Service Level Assistence)- Tempo Resposta da Assistência Técnica. Este índice serve para que a equipe da Tecmach supere as expectativas do cliente quanto ao uso dos equipamentos, além da Redundância de Assistência Técnica que dá uma vantagem adicional ao cliente que terá equipamentos sempre disponíveis e em perfeitas condições para uso.

“Os três integrantes do projeto, ou seja, a Honda, que é a contratante do serviço, a Lexmark fornecedora dos produtos e nós como executores temos um cronograma para implantação da primeira fase do projeto que está sendo cumprido criteriosamente”, reitera Conesa.

“Muito mais que oferecer o outsourcing de impressão, estamos participando para que o processo de gestão documental da Honda, seja bem sucedido, trabalhando ativa e integralmente desde o início de sua implantação”, afirma Wagner Windsor, diretor comercial da Tecmach, “Como parte integrante desse projeto, que apresenta características singulares e muitas peculiaridades e dado o cor business da Honda, o desenho apresentado possui etapas distintas e metas, e é, sem dúvida, bastante desafiador.”.

La cara nueva del Outsourcing de las corporacións Un millón y 100 mil páginas, aproximadamente, al mes, és la monta aproximada por Honda, en volumén de copias impresas, en sus tres unidades en Brasil. En verdad ese era un desafio a vencer la gestión de impresión y formalizar la gestión de documentos de la empresa.

Alertados por la división de TI de la empresa sobre lo que este consumo representava en terminos de gastos/mes, la división de infraestructura y tecnologia de la información, administrada por Celso Martins, paso a hacer un contról de estos costos, percibiendo que solos no eran significativos, pero bastante expresivos si computados en su totalidad. La conclusión fue que habia un gran gasto que estava diluido en las divisiones y sobre los cuales, hasta ese momento, poco se sabia.

“Honda apesar de su magnitud en Brasil y en el mundo, todavia no disponia de un sistema de gestión de documentos estructurado y está empezando ahora, con la implantación de outsourcing de impresión, todo un proceso de organización de documentos de la parte administrativa de la empresa”, explica Celso Martins.

Luego de un levantamiento ejecutado en 100 divisiones, la empresa contrató una consultora,la Doos Consultoria, que diseño un proyecto para la empresa, llevando en cuenta su singularidad de negócios, sus detalles de logística, una vez que la empresa posee unidades en estados apartados de Brasil y llevando al mercado una RFP – Request For Proposal, donde várias empresas se presentaron siguiendo critérios preestablecidos por la própia empresa con notas para cada item.

La elección fue definida por las empresas que tuvieron los mayores índices de notas.

La única exigencia en la propuesta de Honda era que el fabricante fuera en este proceso un co-responsable en el proceso de outsourcing.

La propuesta fue de tal forma original en el mercado que está siendo utilizada por otras empresas que desean hacer outsourcing de impresión.

Las empresas ganadoras de este proyecto fueron Lexmark y Tecmach (reventa Lexmark). Asi, a partir de la implantación del proceso de outsourcing, Honda tiene una expectativa de reducir el volumén de impresos en 20% al mes. Esta perspectiva hasta conservadora, en el volumén de copias, podrá generar una reducción en los costos que pasará de los 20%.

La primer etapa del proyecto és la implementación del outsourcing de impresión, que será seguida, luego de evaluar los puntos críticos de ese funcionamiento, por la implantación de un proceso de control efectivo para efectuar los demás pasos para la realización de la gestión de documentos de la empresa y la tercera etapa consiste en la eliminación de duplicidades de documentos y en la migración de parte de la documentación para otros tipos de mídias además del papel.

Segun el ejecutivo de Honda, esta gestíon de documentos será plena en todas las unidades de la empresa. El proyecto solamente llegará a sus objetivos después de consolidadas las primeras etapas.

Segun el director de Servicios y Soluciones de Lexmark - Áureo Fittipaldi Costa - Honda no queria solo un proveedor de equipamientos en el ramo de impresión.

Deseava un proveedor que entendiera su forma de trabajo, sus necesidades y ofrecierá toda la modernidad através de sus productos.

El equipo de Tecmach que está implementando el proyecto está atento para que cada equipamiento tenga su mejor performance de utilizacíon, con base SLA (Service Level Assistence)- Tiempo Respuesta de Asistencia Tecnica, de manera que motive el equipo a superar las expectativas del cliente, además de la Redundancia de Asistencia Tecnica que trae una ventaja excedente al cliente que tendrá equipamientos siempre disponibles y en perfectas condiciones de uso.

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A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez Há seis anos a empreiteira implantou seu CDIC – Centro de Documentação, Informação e Conhecimento para organização e agilização dos processos de guarda e localização de documentos sob o comando de Mônica de Castro Faria.

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tradicional Belo Horizonte foi durante 52 anos, a sede da empreiteira Andrade Gutierrez - 4o. lugar no ranking das empresas de engenharia do Brasil. E tradição também envolvia os conceitos de gerenciamento dos processos de documentação da empresa. Com a mudança da sede administrativa para São Paulo, no centro nervoso das empresas paulistas, na região da Avenida Luis Carlos Berrini, outras transformações e modernidades acompanharam a construtora mineira.

Uma delas foi a criação, desenvolvimento e estruturação do CDIC – Centro de Documentação, Informação e Conhecimento da empresa. A encarregada de elaboração de todo o processo foi Mônica de Castro Faria, formada em Biblioteconomia e Ci-

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ência da Informação, com especialização em Gestão do Conhecimento que, entre outras experiências profissionais, ficou à frente da biblioteca da FebrabanFederação Brasileira dos Bancos por 17 anos.

São muitos os papéis gerados na empresa das mais diversas origens, desde um alvará de licença da prefeitura, até os projetos de uma obra, enfim, existe ali um número considerável de documentos.

Para se ter uma idéia desse volume, hoje, são mais de 8.500 caixas arquivo de documentação de obras encerradas e cadastradas no sistema único de gerenciamento da construtora. “Quando cheguei à empresa não havia nada estruturado. Cada obra, cada departamento, tinha o seu próprio controle, e cada um executava de um jeito diferente. Depois, quando terminava a obra, mandava-se tudo que

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Monica Faria iniciou o trabalho de gestão documental da Andrade Gutierrez desde a elaboração de listas de grupos de documentos até a implementação de uma política de preservação de documentos digitais.

era possível para um grande galpão da companhia, nos arredores de Contagem, cidade vizinha à Belo Horizonte”, explica a coordenadora do CDIC. Nesse galpão, conhecido como Taquaril, tinha de tudo um pouco: máquinas pesadas, material de segurança das obras, sobras de materiais e num canto desse galpão, algumas centenas de caixas, tubos com desenhos e envelopes, com documentos.

“Fui surpreendida com este cenário de quase caos no Taquaril. Não havia padrão para a organização e guarda; cheguei a encontrar botas de obra dentro de caixas, envelopes destruídos pela chuva, além de nove sistemas diferentes gerenciando os documentos da empresa”, lembra Mônica Faria.

Por iniciativa da área de Qualidade, a cargo do diretor Érico Torres, já havia sido, numa iniciativa inicial, contratada uma empresa de prestação de serviços de triagem documental que fez um pequeno trabalho com o que havia no galpão.

A Diretoria de Qualidade da empresa, sempre muito prestigiada, apoiou a CDO, que ficou encarregada de estabelecer um padrão exclusivo para a gestão de documentos, entre outros desafios.

“Quando cheguei tive carta branca para trabalhar, isto é, nosso diretor, um homem de muita visão, engenheiro de obras, que migrou para a área da

Qualidade, permitiu que eu planejasse a estruturação do CDIC, contratando pessoal e escolhendo o sistema mais adequado que viesse a atender às demandas atuais e futuras da empresa”, explica.

Criou-se um padrão para organização, guarda e recuperação de documentos em papel, com a elaboração de uma lista de itens a serem guardados com a respectiva tabela de temporalidade.

Durante alguns anos a empresa teve, ainda em Belo Horizonte, um departamento de microfilmagem e, internamente, microfilmava alguns grupos de documentos. O departamento foi extinto, mas os microfilmes referentes aos dossiês de funcionários, desde o funcionário 001, admitido em 1948, ainda são preservados. Este é o único grupo de documentos na Andrade Gutierrez que ainda é microfilmado.

Na elaboração das listas, grandes grupos de documentos foram identificados: os documentos de RH; os das sub-contratadas; os documentos administrativos e fiscais da construtora; documentos técnicos, desenhos, especificações técnicas, assim como os da Qualidade, entre outros.

Durante a triagem, foram identificados também documentos em outros formatos que não o papel, como disquetes, microfimes e CD´s. “Ai en-

contramos um problema inesperado: muitos destes disquetes haviam sido gravados em programas que já não existem mais, impossibilitando o resgate da informação neles contida. Nosso consultor nos orientou, neste momento, a fazer também uma padronização para preservação digital das informações”, lembra a CDO. Organização e padronização Foram dois anos e meio de trabalho no galpão, triando, envelopando, separando o lixo de dentro das caixas, descartando o que era desnecessário até se chegar a um resultado que fosse satisfatório para os padrões estabelecidos pela CDO. “O primeiro padrão foi de treinamento do pessoal administrativo e técnico nas obras: como separar, o que separar, por quanto tempo manter documentos, onde e como guardá-los. Este padrão é seguido por todas as frentes de obra da empresa”, diz Mônica.

A mesma parceira que ajudou no início, terminou esta tarefa, mas foi necessária a realização de um trabalho de convencimento dos executivos para a necessidade de se contratar uma empresa especializada em guarda de documentos, com o objetivo de tirar aquele material de onde estava e

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CASE levá-lo para um ambiente mais propício.

Após algumas reuniões, convencidos os executivos, foi contratada uma empresa que não tinha, na época, uma filial em Belo Horizonte. “Como todo bom mineiro é meio desconfiado, não havia ainda uma empresa de porte, idônea, na capital mineira, que fizesse este trabalho de guarda documental. Após muitas consultas, convencemos a Metrofile, empresa com quem mantínhamos contrato de guarda, aqui em São Paulo, a abrir a sua filial em Minas Gerais, para guarda de documentos da Andrade Gutierrez e que depois acabou por guardar documentos de outras empresas”.

A partir daí, houve uma segunda etapa de trabalho que foi a de se escolher uma plataforma de serviços para indexação de todos os arquivos em papel e principalmente dos digitais da organização. “Tivemos alguns problemas com o sistema que foi escolhido incicialmente e, depois de muitas análises, optamos por uma plataforma de serviços que nos atendesse de maneira mais completa, que permitisse a customização, de acordo com as necessidades específicas da Andrade Gutierrez”, recorda Mônica Faria.

A opção recaiu sobre a plataforma da Hummingbird que oferecia a gestão de documentos entre outras possibilidades. O atual sistema oferece Document Management – controle de versões e segurança dos documentos; Records Management – classificação e controle de temporalidade da informação; Document Imaging – captura e armazenamento de imagens de documentos em papel; além da previsão para Web Content Management – gestão de informações não estruturadas em websites ou na intranet; Knowledge Management – gestão de conhecimento, relacionando este conhecimento aos especialistas da empresa e Workflow – encaminhamento de informação para suporte ao processo de negócio. Todas as funcionalidades oferecidas por estas tecnologias foram e continuam sendo implementadas através de uma combinação entre a plataforma da Hummingbird e do Microsoft Sharepoint Portal Server.

Mudança cultural “Já foram realizados vários treinamentos muito bem sucedidos, mas o que é dificil ainda é quebrar alguns paradigmas, por exemplo, ao produzir um documento eletrônico, o usuário pode salvá-lo no sistema através do preenchimento de um formulário simples para classificação e definição do critério de segurança do mesmo. Entretanto, ainda

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Case há o costume de se manter cópias em arquivos individuais, o que não seria necessário”.

Outro aspecto, importante para a Andrade Gutierrez, é a gestão do conhecimento. Por sua natureza de serviços, muito do conhecimento da empresa esta nas mãos dos funcionários que se defrontam, com os mais inusitados desafios em suas obras.

Durante os anos 90, a empresa desenvolveu um sistema de gestão do conhecimento, cujo objetivo foi incorporar as melhores práticas e as lições aprendidas em suas obras, além do conhecimento técnico e legal, que pudessem agregar valor e levar a companhia a ganhos expressivos de eficiência. A Andrade Gutierrez foi pioneira entre as empresas brasileiras na implantação deste tipo de sistema.

Em 2003, a Imageware foi contratada para avaliar o sistema existente e definir um plano de otimização da gestão do conhecimento anteriormente implantada na empresa. A arquitetura desenhada pela Imageware, previa a integração progressiva das tecnologias de Recods Management, Document Management/Imaging e Workflow com os processos de negócio facilitando a captura do conhecimento.

Nos próximos anos, muito conhecimento estará sendo armazenado pelo CDIC, fazendo nascer assim a próxima etapa a ser implantada pela CDO: a gestão e disseminação de todo este conhecimento. Para tanto, após a criação dos repositórios de documentos nas obras e corporativamente, será aplicada uma camada taxonômica permitindo a internalização do conhecimento armazenado.

Quanto à dualidade de mídias de informação Mônica não faz segredo: “Não podemos ainda, abrir mão dos documentos em papel, que permanecem guardados de acordo com a tabela de temporalidade por exigências legais, mas estamos iniciando a gestão dos documentos digitais através da plataforma de serviços, hoje já bastante empregada pelas áreas administrativas da empresa”. O que reserva o futuro? “O próximo passo será aprimorar o uso e a interatividade da gestão do conhecimento”.

A centralização da gestão documental num departamento é coisa rara no Brasil, mas a experiência da Andrade Gutierrez se mostra até aqui, eficiente e bem sucedida. “ Não sei se posso ser chamada de CDO , mas posso dizer que o meu trabalho à frente do CDIC tem sido, no mínimo, instigante e desafiador”, conclui Mônica Faria.

A Chief Document Officer da Andrade Gutierrez La tradicional ciudad de Belo Horizonte, capital del estado de Minas Gerais, fue durante 52 años la matriz de la constructora Andrade Gutierrez - 4o. lugar en el ranking de las empresas de ingeniería de Brasil. La tradición también arrolla los conceptos de gestión de los procesos de documentación de la empresa. Con el cambio de su matriz administrativa para São Paulo, en el centro de negócios de las empresas paulistas, en la región de la Avenida Luis Carlos Berrini, otras transformaciones y modernidades acompañaron la empresa mineira.

Entre ellas están la creación, el desarollo y el armazón del CDIC – Centro de Documentación, Información y Conocimiento de la empresa. La encargada de la elaboración de todo el proceso fue la biblioteconomista Mônica de Castro Faria, también formada en Ciências de la Información, que entre otras experiencias profesionales, estuvó al frente de la biblioteca de la Febraban por 17 años.

En la empresa Mônica Faria encontró vários sistemas de gestión de información simultáneos sin ninguna norma, un gran número de archivos en papel puestos en local inapropiado, muchos documentos en micropelícula, además de un sin número de copias innecesárias, entre otros problemas.

Luego de dos años de intenso trabajo de selección, separación, implantación de tablas de tiempo para vários tipos de documento, la CDO de Andrade Gutierrez consiguió archivar la documentación necesária en una empresa de guarda (Metrofile). La segunda etapa del trabajo fue elegir una plataforma de servicios para indexación de todos los archivos en papel y principalmente de los documentos digitales de la organización haciendo uso de la plataforma de Hummingbird y de Microsoft Sharepoint Portal Server.

En 2003, la empresa Imageware fue elegida para evaluar el sistema y definir un plan de mejorias de la gestión del conocimiento anteriormente implantada en la empresa. La arquitectura diseñada por la consultora previa la integración progresiva de las tecnologias de Recods Management, Document Management/ Imaging y Workflow con los procesos de negócio facilitando la captura del conocimiento.

Durante los próximos años, mucho conocimiento será almacenado por la división de Mônica Faria, asi naciendo la próxima etapa a ser implantada por la CDO: la gestión y diseminación de todo este conocimiento. Para tanto, después de la creación de los depósitos de documentos en las obras y en la oficina, será aplicada una capa taxonômica permitiendo el ingreso al conocimiento almacenado.

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CARREIRA Joseti Capusso

Uma nova posição nas empresas: o Chief Document Office (CDO) Eduardo Lopes*

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e acordo com AIIM, mais de 4 trilhões de documentos são gerados anualmente e este número deverá crescer 20% por ano.

Em média, as empresas gastam para gerenciar os documentos em papel, cerca de 4% da sua receita anual.

A cada ano, verificamos um aumento massivo nos números de documentos manejados.

Também é de conhecimento geral que existem poucas pessoas com responsabilidade direta pelos documentos dentro das organizações. O fato é que as empresas gastam de 15 a 25% de sua receita em gerenciamento de documentos e informação, mas 90% delas não tem a mínima idéia a respeito de seu gasto total com documentos e informações!

As organizações não podem mais planejar e implementar suas estratégias isoladas da gestão de documentos.

Mais do que em qualquer outro tempo na história, fazer negócios hoje significa enfrentar riscos. As impropriedades de certas corporações gigantes resultaram em uma nova legislação, a falta de confiança do consumidor aumentou, e com isto houve um aumento potencial dos processos – todos estes itens levaram as empresas a reduzirem seus lucros ... ou pior: perdê-los.

O quanto melhor você gerenciar suas informações corporativas, hoje, pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso, amanhã.

Para minimizar os riscos, as organizações devem gerenciar seus documentos e informações de uma maneira inteligente.

Com mais de 90% das informações corporativas contidas em documentos, é claro que qualquer que seja o meio – pixels ou papel – documentos serão a moeda pós século 20 da Era da Informação.

As grandes empresas, estão começando a dar a mesma atenção aos documentos nos planos estratégicos como um outro aspecto importante dos negócios como marketing, finanças, recursos humanos e tecnologia da informação.

Pensando em como criar uma estratégia do-

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cumental, e melhorar todo o controle sobre estas informações e documentações, empresas lideres de mercado estão caminhando na direção de criar a função do Chief Document Officer(CDO) ou contratando empresas que façam esse papel. Ou seja, empresas que possuam conhecimento de todo o processo documental, desde sua criação até a sua destruição.

O CDO capacita a organização para reduzir sua exposição para o risco assegurando a conformidade com as normas legais, corporativas e reguladoras; gerenciando e provendo segurança apropriada para documentos e informações em ambas as mídias - física e eletrônica -, incluindose os e-mails.

Cabe ao CDO facilitar melhorias nas medições da governança corporativa; bem como, reforçar as obrigações de prestação de contas em toda a empresa. É dele a tarefa de definir os tipos de equipamentos necessários, para a infra-estrutura física e digital e também a função de analisar os custos para aquisição ou contratação de serviços. Com isso, o CDO poderá determinar o ciclo de vida do documento/informação e passar para a etapa de elaboração de processos e normas de controle, que estarão sob sua responsabilidade.

Ao assegurar que exista, na medida do possível, uma arquitetura unificada e acessível para o armazenamento de dados e documentos, criando comunicações, e entregando estas comunicações de uma maneira mais consistente, eficiente, menos custosa em toda a empresa, o CDO estará exercendo plenamente suas funções dentro de uma organização.

Sendo ele, o defensor para uma melhor e mais efetiva comunicação com os clientes externos e internos, economizando dinheiro para a empresa e, o mais importante nesta função, será o resultado: ao aumentar a reputação de sua empresa junto aos seus clientes e aumentar a receita através de novos clientes, ao mesmo tempo que a organização verá reduzir o tempo de procura de uma informação ou documento dentro da sua

empresa, o que irá fazer aumentar, ainda mais, a produtividade dos funcionários. É tarefa fundamental do CDO manter o gerenciamento corporativo da empresa ciente das mudanças potenciais na direção de como se comunicar com seus clientes externos e internos.

Ele será uma fonte de idéias e o defensor para a introdução de novas ferramentas e técnicas de comunicações, além de fornecer conselhos nas questões de comunicações, tanto para as novas normas internas e regulamentações, quanto no que diz respeito a segurança dos documentos e das informações.

A presença do CDO, numa organização possibilita o gerenciamento e o aporte de segurança para seus ativos vitais de informação, reduzindo os riscos nos cumprimentos com os mandatos, melhorando a produtividade dos negócios e protegendo sua reputação.

* Eduardo Lopes é Consultor de Outsourcing há mais de 20 anos, com experiência em gestão de documentos e da informação e diretor da DOOS Outsourcing Services. eduardo@doos.com.br

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ESPECIAL CIAB 2007

Inovação e modernização marcam a edição do Ciab 2007 Cerca de 17 mil pessoas, visitaram a principal feira de tecnologia para o setor financeiro do País, na 17ª edição do Ciab Febraban 2007 que se realizou no mês de junho, em São Paulo.O principal tema desta edição foi a mobilidade (Mobile Banking).

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m um país onde existem cerca de 120 milhões de usuários de telefone celular, a mobilidade pode ser vista como uma forma de trazer as múltiplas funcionalidades dos bancos áqueles brasileiros que são excluídos digitalmente. As plataformas móveis poderão oferecer um conjunto de serviços com valor agregado que, também, poderão ter uma interação com os serviços bancários. De outro lado, também é nescessário baratear o serviço para atingir um maior número de usuários, já que alto valor do minuto, de transferência de dados, por celular, inviabilizam o uso pela população de baixo poder aquisitivo e para isso, os bancos deverão se reunir e debater a questão para o desenvolvimento de um modelo próprio de negócios que defina um valor estratégico para este serviço. Conforme esclareceu Luis Marques de Azevedo, responsável pela grade de palestras do Ciab, até 2010, no Brasil as transações móveis deverão representar 10% do total de transações efetuadas. “Isso equivale ao total de transações bancárias realizadas em todos os caixas eletrônicos no País em 2006”, explica.

Legislação Um outro grande momento do evento foi o painel que discutiu a legislação de TI. Neste encontro o presidente da Comissão de Ciência e Tecnologia do Congresso Nacional, deputado federal Julio Semeghini, alertou sobre as obstruções que a reformulção da legislação existente sofre. “Nossa função é, principalmente, atualizar a legislação, permitindo a inovação tecnológica, a incorpora-

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ção de novos modelos de negócios, com foco no serviço e independência em relação aos aspectos tecnológicos”, afirmou. Na oportunidade o deputado comentou sobre Medida Provisória 2.2002/2001 que regulamenta a assinatura digital, e segundo ele possibilitou alguns avanços, mas que ainda necessita de reformulação. De acordo com ele, a reformulação já está pronta para ser votada e tramita no Congresso.

Para o deputado a digitalização não deve ser vista como validação de um documento digital, mas como caminho para um avanço no gerenciamento de dados. Semeghini ainda discorreu sobre a política industrial para TI, que segundo ele está longe de atender diretamente o outsourcing e offshore de TI. Certificação digital Outro painel apresentado foi o que tratou sobre a certificação digital de documentos. Segundo os debatedores, o Brasil está no rumo certo e o crescimento está acontecendo no ritmo adequado. Apesar desse processo de conscientização dos usuários a adotar a certificação levar tempo.

De outro lado, foi colocado durante a discussâo que há uma carência de aplicações que demandam certificação, o que não ajuda a atrair novos usuários. De acordo com os debatedores, o uso de certificação é muito mais que uma questão de segurança pois resulta na redução do uso de papel.

Francimara Teixeira Viotti, gerente-executiva de segurança do Banco do Brasil, informou que

o Poder Judiciário tem sido o grande usuário da certificação no país e já existiu algumas iniciativas para que cartórios possam fazer parcerias com Autoridades de Registro para que possam tembém emitir os certificados. Além disso, o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) realizou outro evento para assinatura de convênio com entidades representativas do mundo cartorial e de registro, para que estas venham a se tornar novos certificadores.

Autoridades de Registro Durante o painel o diretor da área de serviços digitais do Citibank, Gary Greenwald, afirmou que os processos que eliminem papel através do uso de certificados digitais são o futuro da indústria financeira, visto vários exemplos de iniciativas semelhantes em diversos países do mundo e refor-

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çou que o Brasil está no caminho certo mediante as atuais iniciativas. “Nos próximos trimestres, lançaremos no Brasil novas aplicações para o público corporativo”.

Novidades para todos Paralelamente aos painéis de debates, aproximadamente 80 empresas, nacionais e internacionaisque atuam no país, trouxeram novidades que envolve várias áreas do setor financeiro e administrativo das corporações brasileiras. A seguir a revista Document Management mostra algumas dessas novidades, com foco na gestão de documentos, presentes na feira.

A Fujitsu do Brasil trouxe entre os vários destaques da empresa uma solução inédita para transferência de grandes volumes de dados via IP, denominada Comet. Além desse produto a empresa apresentou o scanner de rede Color Duplex fi-6000NS que combina fácil instalação de um scanner profissional com a produtividade necessária de um scanner de rede, compartilhando documentos num ambiente de negócios cada vez mais distribuído. E para o segmento de storage a empresa apresentou o disk array corporativo Eternus8000 disponível em quatro modelos com a capacidade de armazenamento de 1.36 petabytes e desempenho de processamento de I/O e o disk array midrange Eternus4000, também disponível em quatro diferentes modelos.

A Serasa apresentou seus produtos e serviços para Certificação Digital de documentos. Entre os serviços estão o desenvolvimento de sistemas com certificação; treinamento e capacitação em certificação; terceirização e consultoria.

No segmento de produtos a Serasa mostrou as soluções para certificação de pessoas físicas, jurídicas, a biblioteca de assinatura digital, gerenciamento de certificados , além do portal para assinatura de documentos.

Uma das patrocinadoras do evento a Perto levou soluções diversas para bancos, instituições financeiras e varejo. Entre as novidades destaca-se o PertoImage composto por equipamentos, software e serviços para escaneamento de documentos, digitalização e verificação da autenticidade de um documento, pela numeração, CPF e mesmo a validação da escrita e assinatura.

O Certisign que tem foco exclusivo na certificação digital mostrou seus serviços como uma das três primeiras certificadoras nacionais com base

na tecnologia fornecida pela VeriSign.

A Recognition entre sua gama de soluções mostrou o equipamento Bantec DocuScan 9000 com capacidade para capturar e processar documentos com tamanhos e padrões variados em alta velocidade (cerca de 240 documentos/minuto), independente do tamanho, espessura e qualidade do documento.

Accenture consultoria global de gestão, serviços de tecnologia e outsourcing, anunciou durante o evento uma parceria com a Expedata, companhia norte-americana de digitalização de dados.

Desta parceira a empresa trará para o mercado nacional a caneta digital, uma ferramenta que digitaliza e envia dados para um computador, que promove a interpretação dos conteúdos de forma a proporcionar agilidade nos processos e redução de custos nas rotinas de negócios das empresas.

A C.A. apresentou soluções com foco em três áreas da gestão de TI: governança, gerenciamento e segurança. Estas soluções permitem uma melhor gestão e redução de custos de infraestrutura em geral.

A GFS Software esteve presente com toda a sua linha de produtos para Gestão de Fitoteca e Recursos de Storage, além de apresentar a solução GFS/TQS – Tape Quality System, capaz de oferecer subsídios para promover a aderência da infra-estrutura da fitoteca às diversas exigências de conformidade da atualidade, tais como as im-

postas pelo Basiléia II, SarbOx, entre outros. Vale ressaltar que o GFS/TQS automatiza os processos de compliance, bem como implementa uma sistemática de controle de qualidade das fitotecas z/OS, certificando e permitindo a comprovação de autenticidade de arquivos e fitas magnéticas.

A Internet Security System, uma empresa IBM, participou da mostra com a unidade de segurança demonstrando soluções de proteção da plataforma IBM Proventia e serviços de gerenciamento de segurança IBM Managed Security Services – MSS, desenhado para tornar mais simples o controle integrado de vários componentes de proteção. A plataforma de segurança Proventia inclui prevenção de intrusos em rede, appliances multifunção, segurança para servidor e desktop, gerenciamento de vulnerabilidades, detecção de anomalias e proteção do correio eletrônico contra spam, emails fraudulentos e vírus. A plataforma também reduz os custos e a complexidade da proteção digital e seu gerenciamento.

A Microsoft Brasil esteve presente no Ciab, para detalhar sua visão de negócios para o segmento financeiro, na qual as pessoas possuem um papel de destaque para o crescimento e desenvolvimento de suas companhias. A empresa, com ajuda de alguns dos parceiros, como Getronics, Intel, Pandata, SIACorp e Spring Wireless, discutiu a importância e os benefícios do uso das ferramentas certas de tecnologia da informação no setor financeiro e mostrou as diversas soluções para as principais áreas das instituições financeiras, com foco em mobilidade.

No espaço Inovação do Ciab a QualiSoft apresentou sua linha de soluções para o mercado financeiro com ênfase na certificação digital, automação de canais e infra-estrutura transacional e segurança para o procesamento de transações financeiras.

Outra empresa que também trouxe novidades no Espaço Inovação foi a Fiveware Solutions que apresentou o FW-Contratos digitais, solução para assinaturas de contratos digitais através de dispositivos móveis.

A solução implementa em meios eletrônicos os procesos e fluxos de assinatura de docuemtnos dea emrpesa com seus clientes , fornecedores e parceiros, de forma segura, preservando o valor jurídico que possibilita aassinatura dos contratos pelas partes, testemunhas e convidados, através de celulares, PDA´s, PC´s, utilizando certificados digitais como e-CPF e e-CNPJ.

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MERCADO Kofax bate 50.000 licenças no mundo

Fujitsu anuncia seu primeiro Scanner de Rede Apresentado oficialmente na última edição do Ciab 2007 o novo scanner de rede da Fujitsu do Brasil é o primeiro em sua já consagrada linha de scanners de documentos.O Scanner de rede Fujitsu, Color Duplex fi-6000NS, combina a facilidade de instalação de um scanner profissional com a produtividade necessária em um scanner de rede, compartilhando documentos em ambientes de negócios cada vez mais distribuídos.

“Com o Fujitsu fi-6000NS, uma organização inteira pode manter-se conectada e produtiva escaneando e compartilhando arquivos no escritório e ao redor do mundo. O escaneamento em rede permite que funcionários compartilhem documentos facilmente com colegas, departamentos e outras cidades e países com velocidade e eficiência crescentes”, argumenta Nelson Yassuo Osanai, diretor da divisão de Imaging da Fujitsu do Brasil O scanner de rede vem equipado com dispositivo de detecção ultrasônica de folha dupla, suporta escaneamento de documentos longos (até 34 polegadas) e tem capacidades de escaneamento

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de cartão duro (padrão ISSO 7810) e cartão em relevo através do alimentador automático de documentos principal. Com tamanho compacto de apenas 12,4” x 10,8” x 15,5”, o fi-6000NS pode ser instalado facilmente nos ambientes mais apinhados, incluindo front office e back office (linha de frente e administrativo).

Ascent Capture é a mais popular aplicação de captura de informação, produzido pela Kofax e chegou a marca das 50 000 licenças em indústrias tão diversas quanto estatais, manufatura, transporte, serviços financeiros, seguros, saúde, contabilidade e direito. Esta é uma ferramenta que permitie a aceleração dos processos de negócios coletando documentos de papel, formulários e documentos eletrônicos, e transformando-os em informação recuperável e apurada e distribuindo-a pelas suas aplicações de negócios e bases de dados. Sua arquitetura aberta torna mais fácil estender a aplicação básica para trabalhar com processamentos de formulários complexos e de grande complexidade, assim como capturar informações diretas de escritórios remotos, sendo totalmente compatível com scanners e outros dispositivos de captura e outras aplicações GED ou de conteúdo.

Konica Minolta lança nova impressora digital a cores

Kodak amplia linha de produtos digitais

A Konica Minolta Business Solutions, em parceria com sua autorizada SRS, lançou em abril, uma nova impressora digital da linha bizhub PRO C6500, com capacidade de impressão de 65 páginas coloridas por minutos. A bizhub PRO agrega tecnologias exclusivas para melhorar a confiabilidade da alimentação de papel, com um sistema de ar que evita a alimentação de múltiplas folhas simultaneamente.

A Kodak está ampliando sua linha de equipamentos digitais para o mercado bancário.

Entre as novidades estão o novo modelo de scanner de alto desempenho i1860, que digitaliza 200 folhas por minuto, além dos scanners departamentais séire i 1200 e i1300, o scanner de rede Scan Station 100, os scanners da série i600 e a microfilmadora eletrônica i9600. O i1860 é um equipamento de alto desempenho e pode gerar imagens coloridas, com tons de cinza ou preto e branco, além disso possui um dispaly colorido touch-screen que permite ao operador ter acesso aos controles de operação do scanner.

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Canon apresenta produto com foco na velocidade de impressão A Canon colocou no mercado as novas a imageRUNNER 7105, impressora de alto volume com velocidade de até 105 páginas por minuto e capacidadede 7.650 folhas. Com várias opções de acabamento e um ciclo máximo de impressão de até um milhão de páginas por mês, a imageRUNNER 7105 tem capacidade para imprimir documentos de resolução de até 600 dpi x 600 dpi e aceita papéis de tamanho máximo A3. O equipamento possui funcionalidades que ajudam na redução de custos, como a impressão de várias páginas na mesma folha e cópia automática em frente e verso, além de recursos de segurança como digitalização/e-mail, autenticação em rede, filtro de endereço IP, impressão segura, fax confidencial, encriptação de dados e sobregravação imediata de dados de imagens opcional.

BCS lança novidades para o mundo jurídico A BCS Informática, especializada em soluções para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos, lançou a nova versão do SISJURI - Sistema Jurídico Integrado, a mais completa suíte para automação das rotinas administrativas e dos processos e casos. De acordo com o diretor comercial da BCS, Henrique Barreto de Aguiar, o setor jurídico nacional, vem ampliando seus investimentos na automação das rotinas administrativas e de processos para garantir diferencial competitivo no mercado, que registra um movimento significativo de adesão a novos recursos tecnológicos, especialmente, para fazer frente a novas realidades como os processos virtuais, integração, acesso remoto etc.

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MERCADO Resgate de acervo O atual projeto do Centro de Documentação da Fundação Romi, de Santa Bárbara d’Oeste (SP), consiste na organização, conservação e digitalização do acervo do arquivo histórico da entidade. Para isso, a Fundação adquiriu da Scansystem, empresa que comercializa equipamentos e suprimentos para gestão documental, entre outros produtos, o Scanner Omniscan 10000 A1 da marca Zeutschel. pelas suas características técnicas que permite a digitalização de documentos em grandes formatos e a exata reprodução de cores, outro ponto importante fator para escolha do equipamento foi manter a independência do processo, evitando transporte e manuseio inadequados do acervo. A entidade dedica-se à ações educacionais e seus projetos atendem desde a primeira infância até a formação profissional dos assistidos.

Samsung amplia opções para o mercado corporativo Samsung ampliou suas atenções para o segmento corporativo com a sua primeira multifuncional laser colorida, modelo CLX-3160FN. Além de otimizar o espaço de trabalho dentro do escritório, a nova multifuncional realiza a integração de impressão, digitalização, cópia e transmissão de fax de documentos em uma única máquina.

O produto ainda conta com a tecnologia NONOISTM (Non-Orbiting Noiseless Optic Imaging System), que imprime documentos sem girar o tambor de impressão de cada cor ao utilizar um sistema de cartucho fixo, tornando a impressão mais silenciosa.

Macrosolution traz produto inédito A Macrosolution distribuidora, revenda, representante e assistência técnica autorizada de diversos fabricantes, disponibiliza, pela primeira vez, os scanners planetários da Konica Minolta. Os equipamentos são inéditos no mercado nacional e se destinam a digitalização de livros raros, obras de arte, mapas e vários outros documentos históricos de bibliotecas e acervos particulares ou pertencentes à universidades, principalmente os mais antigos e frágeis, de forma planetária, com as faces voltadas para cima, não submetendo-os a qualquer estresse durante o processo.

PDF Brasil realiza workshop A PDF Brasil realiza uma série de workshops voltados para a gestão de documentos. No dia 08 de Agosto, o primeiro sobre Documentos Digitais com o tema A Tecnologia PDF e suas Aplicações; seguido no dia 29 de Agosto, pelo tema Digitalização de Documentos. A empresa também realiza cursos on–demand sobre estes e outros temas ligados ao setor. Para inscrições e informações: (11) 5052-7588 ou acesse www.pdf. com.br/workshop

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Print Concept 2007 Acontece no dia 7 de agosto, no Hotel Villa Noah Embratel, em São Paulo o segundo encontro Print Concept 2007, promovido pela Lexmark, evento de soluções de impressão e negócios do Brasil. O tema do evento será Sustentabilidade e o Mundo Digital e terá entre outros palestrantes o ex-governador do Estado de São Paulo, Geraldo Alckmin. O encontro reunirá várias empresas parceiras de negócios e integradoras para discutir cases, além dos melhores recursos de impressão e suas reais aplicações e apresentar as últimas novidades tecnológicas.

Digitalização em locais de grande atividade

A Perto lançou sua arquitetura PertoImage, composta por equipamentos, software e serviços.

São soluções de escaneamento de documentos em locais de grande atividade como no auto-atendimento bancário, por exemplo. O PertoScan, proporciona a digitalização e verificação da autenticidade de um cheque ou documento, pela numeração, pelo CPF e até mesmo pela validação da escrita e assinatura. Trata-se de um terminal de tratamento de imagens totalmente fabricado no Brasil que conta com impressão muito veloz do comprovante de pagamento e com a capacidade de processar maços de cheques ou de documentos, com autenticação e captura de imagens, processando eletronicamente os documentos no próprio caixa.

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MERCADO EMC apresenta soluções em software para gerenciamento das informações A EMC Brasil está apresentando sua nova abordagem ao mercado, focada em seis ofertas resultantes de mais de 30 aquisições de empresas, realizadas nos últimos três anos e que totalizaram investimentos de US$ 10 bilhões. Reconhecida mundialmente como líder em armazenamento de informações, a EMC destaca suas atuais soluções para armazenamento, gerenciamento de recursos, backup, recuperação de dados e arquivamento, gerenciamento de conteúdos, segurança e serviços.

Atualmente, 44% de seu faturamento anual vem da área tradicional, baseada em hardware. Já software e serviços representam ou demais 66%.

“Com o crescimento do número de correntistas, aumenta-se cada vez mais o volume de informações, e também a sua complexidade. Neste campo, a EMC vem identificando no mercado mundial as ferramen-

Oracle lança banco de dados Oracle® 11g

tas inovadoras que atendam às novas necessidades e adquirindo criteriosamente estas empresas”, informa Hermann Pais, Diretor de Tecnologia da EMC.

Ricoh e IBM criam consórcio de impressão A Gestetner, subsidiária brasileira da Ricoh, anunciou a formação de um consórcio entre Ricoh e IBM baseado na Divisão de Sistemas de Impressão da IBM. O. consórcio denominado InfoPrint Solutions Company, terá participação a princípio de 51% da Ricoh, e que progressivamente irá adquirir os demais 49%, ao longo dos próximos 3 anos. O acordo é parte da estratégia da Ricoh em tornar-se o líder em fornecimento de soluções de produtividade e de impressão, tendo como base sua longa associação com a IBM, a fim de criar uma infra-estrutura que possa lidar com ambientes de soluções complexas e ambientes críticos.

Plataforma de Captura e Processamento de documentos A Recognition apresentou recentemente seu equipamento BancTec DocuScan 9000 que realiza a captura e processa documentos com tamanhos e padrões variados em altíssima velocidade. O novo produto pode ser considerado uma plataforma de processamento para múltiplas aplicações, nos mais di-

versos ambientes de negócios. O equipamento oferece as vantagens de digitalizar e processar Multi-documentos em um único equipamento, com capacidade de executar esta tarefa 5000 documentos por hora, independente do tamanho, espessura e qualidade do documento.

A Oracle acaba de anunciar o lançamento do Oracle® 11g, última versão do banco de dados mais popular do mundo. Com mais de 400 recursos. Com o Oracle 11g, as organizações poderão assumir o controle de suas informações empresariais, ter uma melhor visão dos negócios e adaptar-se com rapidez a um ambiente competitivo que passa por grandes mudanças. A nova versão aumenta a capacidade de cluster de banco de dados, além de acelerar a automação do data center e o gerenciamento da carga de trabalho. Com grids seguros, altamente disponíveis e escaláveis de servidores e armazenamento de baixo custo, os clientes Oracle têm suporte para as aplicações mais exigentes de processamento de transações, data warehousing e gestão de conteúdo.

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GESTÃO DE DOCUMENTOS Joseti Capusso

Gerar documentos gerenciáveis Wilton Tamane*

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uando de fala em soluções utilizando Tecnologia da Informação sempre nos lembramos de siglas como ERP, CRM, ECM, KM, Web, Web 2.0 etc. Estas tecnologias sempre terão seu espaço e destaque na grande maioria das empresas e na mídia, especializada ou não. Sempre receberão a atenção devida por todos os profissionais que cuidam da informação.

Grande parte destas aplicações se apóia em banco de dados, porém na prática, as informações nela contidas representam apenas uma parte. Alguns estudos indicam que este índice representa entre 30 a 40%, sendo que o restante das informações está contido em documentos nas mais diversas mídias e formatos.

O surgimento de uma publicação como Document Management reflete exatamente esta preocupação das empresas, em ter acesso as tecnologias e ferramentas para gerenciar também estes documentos que são tão importantes quanto às informações contidas em banco de dados.

Soluções de gerenciamento de documentos devem, portanto ter seu devido lugar entre as prioridades de qualquer empresa que dependa substancialmente de informações para sua sobrevivência, com todo destaque e importância que merece.

Nesse sentido, da mesma forma que qualquer desenvolvimento de uma aplicação em TI sempre requer uma série de cuidados e procedimentos, de forma a garantir sua recuperação, estes mesmos cuidados deveriam ser prioritários na geração de documentos.

Gerar documentos está cada dia mais fácil.

Gerar documentos de forma adequada e que atendam não só ao fim a que se destinam, é o grande desafio. É preciso entender que documento tem sua importância no curto prazo para atender a um requisito, registrar um fato, selar um acordo, etc, mas, principalmente, será de grande importância sua recuperação em qualquer tempo.

Sem dúvida, atualmente temos uma diversidade enorme de ferramentas e tecnologias de ponta, voltadas ao gerenciamento de documentos, eletrônicos ou não, documentos que já nascem digitais e aqueles que são digitalizados.

Então porque esta preocupação na geração de documentos, se toda tecnologia foi criada jus-

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tamente para gerenciar documentos?

A resposta está no fato de que, por mais que a tecnologia de informação desenvolva soluções de gerenciamento de documentos eficientes e seguros, e, visto que estes documentos não foram criados para serem gerenciados, isso os torna um grande desafio para os profissionais que cuidam de organizar e gerar soluções de gerenciamento de documentos.

Hoje em dia, praticamente, qualquer solução que envolva gerenciamento de documentos em papel, inclui a tecnologia de digitalização de documentos. E o grande desafio é digitalizar milhões e milhões de páginas de documentos, com total segurança, com qualidade e fidelidade das imagens e indexação precisa.

Repetindo, poucas empresas têm a preocupação de ao criar um documento, tomarem certos cuidados para que não só atendam à sua necessidade imediata de registrar as informações contidas nestes documentos, como também para serem revisados, processados, assinados e uma vez findo seu ciclo ativo imediato, serem arquivados para posterior consulta. É justamente neste ponto que os cuidados na geração de documentos pode fazer a grande diferença em termos de rapidez e precisão de acesso.

Imagine um documento que tenha 30 páginas, mas que ao ser recuperado contenha apenas 29 páginas? E que, justamente, esta é a página onde está a informação que se procura? Como minimizar este tipo de ocorrência?

O simples uso de um recurso de qualquer editor de texto de numeração de páginas, já seria o suficiente para indicar quantas páginas contém um determinado documento. Numa revisão poderia ser utilizado para verificar se todas as páginas estão presentes e na aprovação idem. E, principalmente, no processo de digitalização podemos ter a certeza de que todas as páginas foram digitalizadas. Caso alguma página venha a sair de sua seqüência, ou se misturar com outras de outros documentos, elas podem ser facilmente identificadas e restauradas em sua ordem original.

No processo de digitalização, o uso deste recurso torna mais fácil e rápido o controle do quantitativo, minimizando custos de digitalização e facilitando a navegação das páginas nas telas de consulta.

Um outro cuidado, bem mais complexo de implementar, porém muito eficiente, é a utilização de código de barras para identificar o documento.

Códigos de barras podem ser facilmente gerados.

Trata-se de uma fonte no editor de texto como qualquer outra. A idéia por trás disso está no conceito de que a leitura do código de barras é bem mais rápida e precisa do que qualquer outra forma praticada hoje em dia. Imagine um supermercado operando com produtos sem código de barras?

Bancos, hoje, processam boletos e vários outros documentos com código de barras com muito mais rapidez e eficiência.

A vantagem no uso de código de barras em documentos está na facilidade de controlar sua circulação, entrada e saída do arquivo, verificação de conteúdo e, principalmente, na precisão e facilidade de indexação quer seja no meio físico quer no digital. Dependendo do conteúdo do código de barras, este instrumento pode tornar possível uma busca mais complexa ou mais direta.

Além destes, muitos outros cuidados poderiam ser tomados para tornar qualquer solução de gerenciamento de documentos mais rápida, eficiente, flexível e, principalmente, mais segura.

A idéia básica é gerar documentos, gerenciáveis.

Wilton Tamane* - Administrador de Empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Diretor de Operações na Iron Mountain Brasil. wilton.tamane@ironmontain.com.br

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ENTIDADE

Bem-vindos à ABGD Criada há um ano a entidade congrega as sete maiores empresas do setor de guarda de documentos do país e se prepara para abrir suas portas às empresas de todo o mercado de gestão documental.

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Joseti Capusso

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or um longo tempo, no Brasil, se pensou que arquivo era sinônimo de depósito de coisas velhas, inutilidades. Ou pior, arquivo era igual a arquivo-morto. Mas, para isso vale a máxima: Se está morto Enterre! Na verdade, o que acontece não é bem assim. Este é um dos mais arraigados e equivocados conceitos com relação a gestão de documentos que se possa ter. “Toda a cultura de uma empresa, as estatísticas, a vida profissional dos empregados está muito ligada a estes arquivos. Sem contar que muitos documentos como notas fiscais, alvarás de permissão, documentos jurídicos devem permancer em arquivo por conta de exigências legais”, explica Luiz Alfredo Santoyo, presidente da ABGD. Para mudar conceitos e quebrar paradigmas, em Maio de 2006 foi criada a ABGD – Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos que reúne, hoje, as sete maiores empresas do setor.

“O principal objetivo destes empresários para a criação da ABDG foi ter um fórum aberto permanentemente com os diferentes nichos de mercado onde se pudesse discutir sobre a importância da gestão documental, dentro do escopo de cada segmento do mercado”, conceitua Santoyo.

No Brasil, as indústrias, conforme explica o presidente da entidade, ao longo do tempo, não cuidaram muito do seu acervo documental. Muitas empresas só acabam dando importância aos documentos quando não havia mais meios de encontrálos, ou ainda, quando isso representou para elas, uma perda financeira muito grande, fosse através de multas ou de prejuízos indiretos. Os casos são inúmeros tanto no Brasil quanto no exterior.

Essa perda também pode estar ligada à grandes desastres naturais ou atentados como o que ocorreu no World Trade Center em Nova York em 2001.

Entretanto, Santoyo alerta, “ Não só os desastres são responsáveis por perdas financeiras, grande parte ocorre pela gestão documental inadequada, como por exemplo: não saber aplicar, uma tabela de temporalidade; não conseguir ter uma base de

Santoyo: certificação de profissionais garante melhores serviços e padronização do mercado.

indexação sólida, ou ao utilizar mídias não perenes para preservação. Todos estes fatores levam à uma perda consistente da informação, do conhecimento e da cultura das empresas”, analisa.

Para evitar este comprometimento é que a entidade está engajada em ser uma fonte de recursos técnicos para o segmento, facilitando o treinamento e profissionalização em gestão documental, promovendo a padronização técnica e sendo um ponto de convergência para o debate sobre novas tecnologias e produtos, e através desse debate, estabelecer padrões mínimos de qualidade por meio de certificações.

Filiada à Prism International (Professional Records & Information Services Management) – organismo internacional que também desenvolve ações para o mercado de gestão documental - a ABGD possui um acordo de colaboração no qual poderá distribuir aos seus associados, toda literatura técnica desenvolvida por esta entidade, com a finalidade de capacitar os profissionais envolvidos nesta cadeia produtiva.

Hoje um dos principais objetivos da ABGD é a capacitação dos profissionais do mercado. “Estamos promovendo várias edições de um curso de capacitação de 18 horas, desenvolvido por consultor internacional, que certifica este profissional, após uma avaliação muito criteriosa. A associação está empenhada neste projeto, pois ela é quem certifica este indivíduo, assim como todo o processo de padronização do setor”.

Como metas para a segunda metade do ano a entidade está planejando , além da continuação dos cursos de formação, a distribuição de literatura bem como ações para captação de novos associados através de campanhas.

“A atuação das empresas junto à entidade só geram benefícios para o setor de gestão documental. Há uma ganho expressivo na confiança dos usuários ao mesmo tempo que a certificação dos profissionais envolvidos também garante aos clientes um melhor serviço e uma padronização já alcançada em outros pasíses e almejada pelo Brasil”, conclui o presidente da ABGD.

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A visão de seus negócios sob uma nova perspectiva

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Processos de Negócio Joseti Capusso

Considerações Sobre a Gestão Documental nas Organizações Tadeu Cruz*

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gestão documental (ou no nosso jargão Document Management) é hoje uma necessidade que se impõe à todas as organizações, em virtude do volume de dados, informações e conhecimentos existente dentro e fora delas.

Num novo livro que estou terminando, chamo a atenção das organizações para o que batizei de “desorganização informacional” que existe em todas as empresas hoje, sejam elas de quais tipos forem. O mais incrível é que foram justamente as Tecnologias da Informação que nos jogaram a todos nós nesta situação.

Já existe até mesmo uma nova doença sendo tratada pelos especialistas, à qual deram o nome de INFOBIA; isto é, medo da informação.

Na verdade o nosso medo é decorrente do volume de dados, informações e conhecimentos, existentes dentro e fora das organizações; volume este que requer, a cada dia, dos executivos e executores de TI cuidados cada vez maiores.

Os perigos da desorganização informacional vão desde a perda temporária de dados, informações e conhecimentos da organização à perda definitiva e irrecuperável, causando milhões de dólares de prejuízos a todas elas.

“Computador de mão deixa 5 mi na mão. Pane que durou várias horas em serviço dos aparelhos Blackberry mudou a rotina de executivos nos Estados Unidos, o que revela grande dependência de usuários em relação ao aparelho.”

“FBI oferece recompensa de cem mil dólares por informações que levem ao paradeiro dos autores do roubo de notebook.”

Então, por tudo isso, a Gestão Documental deixou de ser moda, ou exclusividade de grandes corporações, para exigir que seja implantada, até mesmo por nós na nossa vida particular.

Entretanto, para fazermos Document Management corretamente e que sirva para alguma coisa, nós precisamos entender de Processo de Negócio. O termo Processo de Negócio foi traduzido universalmente do inglês Business Process.

Document Management terá uma seção ex-

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clusivamente dedicada a Processo de Negócio, porque é por meio dele que nós fazemos tudo que fazemos, tanto na via profissional como na nossa vida particular.

Além de fascinante o tema processo de negócio desperta em todos nós hoje um misto de curiosidade e expectativa que não raro nos conduzem a enganos e decepções. Por isso decidi começar este artigo sendo ao mesmo tempo realista e apaixonado por tudo que diz respeito a processo de negócio.

Primeiro quero falar das dificuldades que o tema nos impõe. Por ser vasto e pela complexidade desta vastidão trabalhar processos de negócio impõe a todos que se interessam pelo tema uma disciplina quase monástica, com a qual os profissionais verdadeiramente vocacionados para serem analistas de processos deverão aprender todos os dias como (provavelmente) em nenhuma outra profissão. As dificuldades que nós, analistas de processos, encontramos no nosso trabalho vão desde questões semânticas a quantidade de conhecimentos que como não podemos dominar a todos, pelo menos devemos saber onde procurar e achar quem os possui no momento que mais necessitamos deles.

Começando pelas questões semânticas vamos encontrar desentendimento até onde deveríamos encontrar orientação segura. Um exemplo? Recentemente estudando a norma ABNT NBR 15100, sobre Sistema da Qualidade Aeroespacial, deparei-me, entre outras, com a seguinte definição no parágrafo 02: “Para a organização funcionar de maneira eficaz, ela tem que identificar e gerenciar diversas atividades interligadas. Uma atividade que usa recursos e que é gerenciada de forma a possibilitar a transformação de entradas em saídas pode ser considerada um processo.”

O que poderia ser somente uma questão semântica torna-se um problema de difícil gerenciamento, quando num projeto de análise e modelagem de processos de negócio os usuários lêem a norma aqui citada e confrontando-a com a literatura universal sobre processos descobre que processos são definidos como:

“Conjunto de atividades, cadeia de eventos, que tem por objetivo transformar entradas, através de procedimentos, em saídas (bens e/ou serviços) que serão entregues a clientes.” Cruz, 2005.

E que atividades são definidas como: “Conjunto de instruções (conhecidas como procedimentos, normas e regras), mão-de-obra e tecnologias cujo objetivo é o de processar as entradas para produzir parte do produto de um processo, a fim atender aos objetivos da sua função dentro da Organização.” Cruz, 2005.

Outra grande fonte de desentendimento diz respeito ao papel do fluxograma nos projetos de análise & modelagem de processos de negócio. Muitos “especialistas” pensam poder documentar qualquer processo, apenas pelo fluxo que dele vierem a fazer deste processo. Ledo engano, além de uma tremenda desfaçatez, em muitas ocasiões tal ignorância leva a empresa contratada à geração de um produto que deveria ser o Manual do Processo de Negócio, mas que na verdade de nada servirá para a empresa que contratou a análise & modelagem de processos de negócio. Qualquer que seja o processo de negócio a ser documentado, ele só o será, razoavelmente documentado, se os seguintes elementos forem reconhecidos, documentados e estudados: Clientes Externos, Clientes Internos, Fornecedores Externos, Fornecedores Internos, Atividades, Papéis Funcionais, Procedimentos, Tarefas, Metas, Indicadores de Desempenho (Métricas), Regras de Negócio, Exceções, Anomalias, Tempos e Rotas.

Será por meio do conhecimento, da análise, da organização e simplificação, individual e coletiva,

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LIVROS de todos estes elementos, que ações poderão ser tomadas para reduzir os custos e assim podermos aumentar a produtividade; ajustarmos a eficiência e a eficácia das organizações; resolvermos restrições; identificarmos e eliminarmos gargalos; reduzirmos folgas, e centenas de outras iniciativas que sozinhas ou em conjunto com outras ações, permitirão a nós, analistas de processos e aos gestores de todos os níveis, incluindo o pessoal operacional, produzirem em conformidade com o que fora acordado com o cliente; qualquer que seja o produto: bem ou serviço.

Outro ponto importante, devemos conhecer e/ ou adquirir em primeiro lugar o software de análise & modelagem de processos de negócio ou conhecimento sobre o que são processos de negócio e sobre o que são projetos de análise & modelagem de processos de negócio?

Se qualquer organização começar um projeto para análise & modelagem de processos de negócio pela aquisição do software que irá suportar tais projetos estará limitando o conhecimento sobre processos à visão, funcionalidades e ferramentas, que o software contiver. O problema é que o universo processo de negócio é infinitamente maior que qualquer software que exista ou que venha a existir possa ter como visão, ferramentas e funcionalidades. Resultado? Todos na organização terão um conhecimento limitado sobre os elementos existentes em qualquer processo de negócio.

Quando adquirimos conhecimento sobre processos de negócio por meio da compra de qualquer software para análise & modelagem de processos de negócio estaremos repetindo a fábula da caverna de Sócrates. O filósofo, por meio desta fábula, nos ensina que a realidade é muito diferente do que aquela que na maioria das vezes quem tem poder quer nos faz acreditar. Realidade, no nosso caso, que na maioria das vezes induz e conduz projetos de análise & modelagem de processos de negócio ao fracasso.

Por fim quero lembrar aqui a classificação mais aceita sobre processos de negocio a fim de introduzir outro aspecto importante e que deve ser objeto de especial consideração por parte dos analistas de processos. *Tadeu Cruz - Prof. M.Sc. - Formado em Administração de Empresas; especialização em Engenharia de Sistemas e em Análise & Modelagem de Processos de Negócio. Mestre em Engenharia de Produção. Membro-pesquisador do GEACTE-FEA-USP e do SAGE-COPPE-UFRJ. tadeucrz@trcr.com.br

O Teatro Organizacional Escrito em linguagem simples o autor, Tadeu Cruz aborda com vários exemplos do cotidiano gerencial como os processos estão em todos os empreendimentos humanos, fora ou dentro da empresa. Eles descrevem a cooperação das pessoas, dentro da divisão de trabalho que, desde tempos imemoriais, faz a Humanidade obter grandes avanços, em vários setores. Quando bem organizados, estes processos podem obter melhores resultados, com menos recursos e menos cansaço. Bom para todos que, a cada dia, dão muito de suas vidas pela produção de bens e serviços para a sociedade. A analogia entre este cotidiano das empresas e as representações teatrais são o ponto de partida deste livro. Editora E-Pepers

Arquivos Modernos: Princípios e Técnicas Este relançamento trata dos princípios e técnicas de arquivo do renomado historiador e arquivista americano Theodore R.Schellenberg.

Mantém-se atualizado em razão do tratamento integrado que o autor dispensou à problemática arquivista . Discorre sobre conceitos e técnicas arquivísticas, ressaltando a importância dos arquivos correntes na organização dos acervos permanentes. Enfoca, ainda, questões referentes ao controle e ao planejamento da produção documental e dedica um capítulo inteiro à avaliação de documentos, tema da maior atualidade não apenas no setor público, mas também no privado. É uma obra de leitura obrigatória para todos aqueles que desenvolvem atividades de gestão de documentos inclusive documentos informáticos ou para aqueles que se dedicam ao estudo da arquivologia.

Editora FGV.

EDMS: Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos Com uma revisão bibliográfica, dados de mercado e pesquisa com usuários, este livro descreve as características que o EDMS deve possuir para ser adequado durante a implantação desse tipo particular de GED. Apresenta os motivadores do uso de soluções EDMS, a importância dos documentos técnicos, terceirização, necessidade de formalização, problemas de especificação e resultados esperados pelo uso do texto. Mostra as soluções de gerenciamento eletrônico de documentos, conceitos e características de EDMS, entrada de documentos eletrônicos, documentos digitais, infra-estrutura para implantação, padronização, trâmite de documentos e construção do termo de referência.

Indicado para usuários de CAD; engenheiros; arquitetos; técnicos; planejadores; fabricantes, desenvolvedores e implantadores de softwares correlatos e estudantes. Editora Érica.

Socorro, Roubaram meu Tempo O modo de viver está mudando tão rapidamente que não temos mais a percepção do que e quem está roubando o nosso tempo e a qualidade de vida. Descubra com este livro algumas técnicas comportamentais e aprenda a usar o MS Outlook para ajudar a administrar o seu tempo pessoal e empresarial, explorar os recursos de seu telefone celular, melhorar a estima e a eficiência de sua equipe. Além de conceitos, são apresentadas mais de 100 aplicações e soluções para organizar seus arquivos, agendar e controlar seus compromissos, administrar seus e-mails, criar formulários eletrônicos, organizar os dados das pessoas com as quais se relaciona, eliminar o lixo eletrônico, automatizar os processos de sua empresa, melhorando a comunicação para quem trabalha em finanças, vendas, marketing, viaja muito ou tem muitas reuniões. Editora Érica

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LIXO ELETRÔNICO Divulgação

E-mail é Lixo ou Documento?

Como gerenciar?

Marcelo Thalenberg*

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uando nós falamos em enviar um e-mail na realidade queremos dizer enviar algum texto digitado, foto, documento, planta, diagrama, planilha e até filme em formato eletrônico transportado pelo sistema de correio eletrônico.

Logo e-mail é um veiculo de transporte de informações eletrônicas assim como o correio tradicional é um veiculo de transporte de comunicações físicas como cartas, pacotes e até telegramas.

Tudo que é transportado por meio eletrônico pode ser copiado e armazenado indefinidamente. A questão essencial é o que deve ser arquivado e gerenciado como documento eletrônico e qual a validade? Será que o e-mail da Marianinha para o Chicão, com o texto Até amanhã, bom descanso! Tem valor para ser gerenciado como documento? Com certeza não, educar o usuário pode eliminar a existência de e-mails desnecessários antes de serem digitados.

A sociedade moderna para garantir direitos individuais, de comunidades e de empresas cada vez mais exige a monitoração do que acontece em ambientes empresariais, por exemplo, o assédio sexual. Será que um texto de assédio sexual enviado por e-mail entre colegas de uma empresa gera problemas legais?

Assédio sexual por e-mail é motivo para justa causa. O assédio sexual também se caracteriza quando não há relação de subordinação. A decisão é do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região (São Paulo) e inova a jurisprudência sobre o tema. Até agora, só se admitia assédio sexual quando o ato partia do chefe para seus subordinados.

Os juízes paulistas rejeitaram recurso a um ex-funcionário da LBV — Legião da Boa Vontade contra sentença da 11ª Vara do Trabalho, que confirmou sua demissão por justa causa. As informações são do TRT paulista.

De acordo com o processo, o empregado — que trabalhava como auxiliar de pessoal — foi demitido em virtude do teor de e-mails que enviava para suas colegas. Neles, ele se apresentava, anonimamente, como “Paco Rabane” e “Cachorrão 17 cm”.

Em uma das mensagens, ele disse estar “forte-

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mente atraído” pela colega. Para outra, afirmou que estava “muito feliz” com fim do casamento dela. “Eu adoraria ser seu amante. Um beijo molhadinho no cantinho da boca” escreveu a uma terceira.

Para o juiz Sérgio Pinto Martins, relator do recurso em segunda instância, “não se pode compactuar com procedimentos como os do reclamante (o exempregado), que não tem educação e respeito para com outras pessoas, especialmente por mulheres, mormente as casadas”.

“Durante o serviço, o reclamante também não poderia usar o computador para mandar e-mails de forma desrespeitosa para outras pessoas. O reclamante deveria trabalhar durante o horário de serviço e não enviar e-mails como os mencionados”, afirmou Martins.

De acordo com ele, “o empregado tem o dever de trabalhar para receber pela prestação de serviços.

Não pode ficar fazendo brincadeiras e usar o equipamento da empresa para condutas como as descritas.

Seu procedimento não é, portanto, correto”.

A 2ª Turma do tribunal acompanhou o voto do juiz relator por unanimidade, mantendo a demissão do auxiliar por justa causa. (RO 00911.2002.011.02.00-0) O caso relatado é um entre muitos outros onde o e-mail foi aceito como documento legal e gerou custos desnecessários à empresa.

Softwares, firewalls, análise de conteúdo de mensagens e sistemas de back ups servem para monitorar fatos legais e até prejudiciais ocorridos na empresa, mas como prevenir e evitar que aconteçam?

Como a maioria dos usuários nunca foi educada para saber usar o e-mail e apenas uma instrução para usar foi recebida: - Este é seu endereço de email, envie e receba comunicações com ele. ( Ou seja: vire-se!) Cada um trabalha com seu jeito particular mas compara-o ao uso do correio impresso misturado à comunicação oral e emocional. Pergunte à sua equipe se eles têm problemas com e-mails? Acima de 95% vão afirmar que sim, mas ao mesmo tempo não querem ser censurados. Criar e enviar uma regra

de uso de comunicação por e-mail de cima para baixo na empresa, com certeza, não vai pegar.

A solução exige mudança de atitude, começa com palestras de conscientização sobre o uso do email e produtividade, em um ambiente participativo.

Em um segundo momento, discussões em grupo levantam o problema e o facilitador sugere e à equipe que adota uma solução. Uma por vez.

Palestras de conscientização e uso do e-mail mostram comportamentos típicos de personagens típicos como a Capitú Leira - ansiosa - que ao invés de responder a tarefa completa, a envia em 38 capítulos. Ou do Mark Eteiro que espalha e-mails copiando todos sobre a excelência de seu trabalho e sua equipe. Ao mostrar comportamentos e processos a equipe toma consciência e pensa antes de escrever um e-mail desnecessário. Solicitação de tarefas e reuniões, supervisões e delegações fluem bem melhor especialmente com sistemas com o MS Outlook com servidor Exchange ou Lotus Notes e seu servidor.

Utilizar regras e classificar o material que chega e armazenar em pastas diferentes torna a Caixa de Entrada, em caixa de ação e não depósito de lixo.

Eduque sua equipe, a comunicação eficaz reduz o lixo e transforma os e-mails em documentos de valor, fáceis de gerenciar.

* Marcelo Thalenberg - Consultor em produtividade com o e-mail MS MVP em Outlook e autor dos livros Managing Your Business with Outlook For Dummies e Socorro roubaram meu tempo! marcelo@mtcriativa.com.br

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