Ano 5 - Número 24 - Junho de 2011 - R$ 18,00
LATIN AMERICAN
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Novas tecnologias, processos e soluções para gestão de conteúdo corporativo
Social Business
Mudança de paradigma no modo de fazer negócios CIab 2011
Saiba o que vai acontecer depois da truncagem
Data Centers
Os verdadeiros guardiões da informação
ECM RoadShow Cobertura completa do evento de Brasília 24_Capa.indd 1
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O futuro das informações de su
O maior e mais completo evento sobre gestão da informação da América Latina! Venha descobrir todas as inovações, cases de sucesso e soluções estratégicas em gestão da informação no congresso com os mais renomados especialistas do setor.
Confira uma prévia dos temas que serão apresentados: • BPM e ECM • EIM (Enterprise Information Management • Colaboração corporativa • Records management • Cloud Computing • Mobilidade Corporativa • Web Content Management • Segurança da Informação
• DAM - Digital Asset management • Arquitetura da Informação e organização • Social Business - O uso das redes sociais e o viés corporativo • Governança da Gestão Documental • Certificação Digital • Web Semântica Entre outros!
Os principais especialistas do Brasil e do mundo já garantiram presença Jesse Wilkins - USA
Diretor de Sistemas da AIIM Internacional, especializado em gerenciamento de conteúdo corporativo, registros eletrônicos, preservação digital e tecnologias de negócios sociais. Apresentação
Tendências globais: O valor dos processos de negócios sociais e as tecnologias nas organizações.
Walter Koch
Consultor especializado na área de projetos de ECM, professor universitário, autor de livros sobre ECM e diretor da ImageWare Apresentação
O Estado da arte da indústria do ECM no Brasil
Dois dias de
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ua empresa será discutido aqui! 13 e 14 de setembro de 2011 Sheraton WTC | São Paulo - SP
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Maio/junho de 2011 | Edição 24 | www.docmanagement.com.br
nesta edição
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6 Entrevista
Veja nesta entrevista exclusiva com o Diretor de Vendas para América Latina da EMC, Jaime Morlaes, quais os planos da companhia para o mercado brasileiro e latino diante das novas ofertas de soluções baseadas na nuvem.
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Veja aqui as principais notícias e novidades apresentadas pelo mercado de fornecedores de ECM
O termo abarca as mudanças dramáticas das relações entre empresas e seus públicos internos e externos no mundo hiperconectado da web social.
24 Data Centers
Eles são os verdadeiros guardiões das Informações. Saiba como, porque e de que forma estão sendo estruturados para atender um novo mercado em ebulição.
42 Ciab 2011
Conheça mais sobre o que aconteceu após a implantação do processo de truncagem nos bancos brasileiros e os principais temas do maior evento para o setor financeiro em 2011.
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Social Business 50 ECM Road Show Saiba tudo o que aconteceu no primeiro evento regional de ECM em Brasília. Veja a opinião de quem participou, palestrantes, apoiadores, fotos e muito mais.
60 Case
Conheça mais sobre o projeto de gestão de informações desenvolvido especialmente pela TI do Hospital Edmundo Vasconcelos, de São Paulo, um dos mais conceituados no país.
62 Case
A Receita Federal dispões de um serviço de atendimento ao público, resultado de um projeto de gestão da informação que envolveu muito trabalho e gestão de processos para obter os resultados positivos que hoje apresenta.
70 Canal executivo
O CEO da VMWare, fala das novas estratégias da companhia que dispõe de soluções voltadas exclusivamente para o mercado de virtualização no Brasil.
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carta ao leitor
Movimentando o ECM E
sta edição da revista Document Management destaca alguns importantes acontecimentos do primeiro quarter de 2011. O primeiro foi a realização do EMC World 2011 que aconteceu na cidade de Las Vegas, nos Estados
Unidos, do qual participei como convidada entre os mais de 10 mil participantes desse evento mundial. Nas páginas seguintes, o leitor poderá acompanhar uma entrevista exclusiva com o Diretor Regional de Vendas para a América Latina, Jaime Morales, que fala dos projetos da companhia, principalmente, em relação a Big Data (grandes dados) e à evolução natural das ofertas de soluções de gestão da informação por meio da nuvem, e os planos para o mercado latino americano. Num segundo momento, destaco um outro importante marco para o ECM no Brasil: a realização do primeiro ECM Road Show Brasília, que aconteceu no final do mês de Maio e reuniu na Capital
Federal 590 participantes. O foco principal do evento foram os gestores da informação na área pública, ligados aos mais diferentes órgãos de governo. Sucesso de público e também na opinião dos apoiadores, o ECM Road Show Brasília representou um momento decisivo na gestão da informação, apontando que o mercado de ECM no Brasil é forte e precisa de eventos que ajudem e compartilhem conhecimento, assim como as melhores práticas para o segmento. A todos uma Boa Leitura! Susana Batimarchi EDITORA
CONSELHO EDITORIAL
José Guilherme Junqueira Dias de Souza , Wilton Tamane , Walter Koch , Luis Augusto Bellucci , Eduardo Lopes , Rosália Paraíso, Tadeu Cruz , Luiz Alfredo Santoyo , José Roberto de Lazari , Ricardo Monteiro, Roberto Brant, Roberto Prado, Mauricio Alfonso, Paulo Sérgio Carneiro, , Ângelo Volpi, Monica Mancini, Nelson Yassuo Osanai, Daniel Dias Filho, Jose Antonio Galves Jr, Paulo Roberto Oliver, Oerton Fernandes, Sandra Cylke, Cássio Vaquero,Walter Freitas, Cesar Andrade, Bob Larrivee, Alan Pelz-Sharp e Fábio Fischer
www.docmanagement.com.br PUBLISHER Eduardo David eduardo.david@guiabusinessmedia.com.br
DIRETOR DE ARTE Flávio Della Torre flavio@editoraguia.com
DIRETOR Arnaldo David arnaldo@guiabusinessmedia.com.br
ASSISTENTE DE ARTE Wilson Hiramatsu wilson@editoraguia.com.br
EDITORA Susana Batimarchi susana@guiabusinessmedia.com.br
GERENTE ADMINISTRATIVO Jose Carlos Previtali josecarlos@editoraguia.com.br
DIRETORA COMERCIAL Sandra Mletchol sandra@guiabusinessmedia.com.br
ADMINISTRAÇÃO Lúcia Fernandes lucia@editoraguia.com.br
EXECUTIVOS DE NEGÓCIOS Andréa Lopes andrea@guiabusinessmedia.com.br
ASSINATURAS Mariana Dantas mariana@guiabusinessmedia.com.br IMPRESSÃO Neoband
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DOCUMENT MANAGEMENT | Maio / Junho 11
DOCUMENT MANAGEMENT é uma publicação da Editora Guia de Fornecedores Ltda, editada em português e espanhol e dirigida a executivos dos departamentos de Administração e Finanças, Tecnologia da Informação, Centros de Documentação, Projetos, Marketing e Comercial das 8.000 médias e grandes empresas nos setores: Governo; Bancos e Seguradoras; Saúde; Educação ; Jurídico; Transporte; Engenharia e Construção, Indústria, Serviço, entre outros, no Brasil e mais: Argentina, Chile, Paraguai, Uruguai, Colombia, Venezuela e México. Seu editorial aborda as Novas Tecnologias, Processos e Soluções na Gestão de Documentos e Conteúdos Corporativos, sempre numa visão empresarial, contribuindo com o desenvolvimento e crescimento do Mercado, dos Negócios e dos Profissionais. DOCUMENT MANAGEMENT não se responsabiliza pelo conteúdo dos anúncios publicados. Os conceitos dos artigos assinados refletem a opinião de seus autores, não necessariamente a da Revista. Todo o conteúdo da DOCUMENT MANAGEMENT é de livre reprodução desde que citada a fonte. Todos os direitos reservados. Assinatura Anual (seis edições). Brasil R$108,00. Outros paises: U$ 140,00. Informações: assinaturas@editoraguia.com.br ou Tel: 55-11-3392.4111
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UMA HISTÓRIA DE INOVAÇÃO E SUCESSO
Criar, Inovar, ousar, tem sido ao longo dos últimos 21 anos, a receita de sucesso da GUIA BUSINESS MEDIA, uma empresa de comunicação direcionada ao mercado corporativo, cuja missão é desenvolver mercados e comunidades de profissionais por meio de publicações impressas e digitais, eventos corporativos, portais de conteúdo, formação de comunidades e treinamentos profissionais. Há quatro anos produzimos e distribuímos informações e conteúdos essenciais para os negócios, exclusivamente sobre o tema GESTÃO DE INFORMAÇÕES CORPORATIVAS, através da Revista DOCUMENT MANAGEMENT, do portal www.docmanagement.com.br e dos eventos ECMSHOW – EXPO + CONFERENCE realizado em São Paulo , ECM ROAD SHOW realizado em algumas capitais do Brasil e do evento SHAREPOINT 360º, alem de realizar treinamentos para capacitação profissional sobre Gestão da Informação, através da unidade GUIA TRAINING. Conheça mais sobre nossas soluções no site: www.guiabusinessmedia.com.br
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entrevista
Jaime Morales
Divulgação
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O mundo está de olho no céu Em 2010, o universo digital somou 1,2 zettabytes. Em uma década, serão 35 zettabytes. Cerca de 90% deste volume são de dados não-estruturados. Neste ano, serão produzidos 300 quatrilhões de arquivos. É para esse cenário que a EMC, uma das maiores empresas da área de Content Management, está preparando suas novas ofertas de produtos em cloud. A editora Susana Batimarchi esteve a convite da empresa no EMC World 2011 Las Vegas, que reuniu cerca de 10 mil participantes de várias partes do mundo, e conversou com exclusividade com o Diretor Regional de Vendas para América Latina, Jaime Morales.
Document Management – Qual a percepção da EMC com relação à adoção de ferramentas de Enterprise Content Management na América Latina? Jaime Morales – Nos últimos cinco anos o mercado latino evoluiu muito. Antes desse período, sentimos um crescimento muito grande não só no Brasil, como também no México, na Venezuela, na Argentina e no restante da região. No entanto, naquele momento o mercado não estava pronto, o nível de maturidade era baixo para a adoção das tecnologias. Nós tínhamos apenas alguns setores da indústria que vislumbravam a importância do gerenciamento das informações pelo seu próprio core business, como a área de saúde e a indústria farmacêutica, principalmente. As razões são variadas como, por
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exemplo, por serem filiais de outras multinacionais americanas ou alemãs, ou mesmo por força de compliance. Mas, quando se tratava de governo, bancos, varejo, tanto no Brasil quanto no México, que são grandes demandadores de soluções, estes segmentos ainda não estavam procurando por ferramentas de conteúdo. DM – A procura ainda era muito pontual no início? JM – Isso mesmo e muito, diria. As empresas tinham outras necessidades como ERP/CRM, mas este ciclo já se esgotou. Agora as companhias estão procurando soluções de ECM que se integrem a estas outras soluções, sejam elas da área financeira ou de qualquer outro sistema de desenvolvimento próprio que as empresas já tenham. Daí que vemos um campo enorme,
dado o grande número de soluções que dispomos e a facilidade que estas soluções têm para se conectar com outras tecnologias. Acredito que hoje o mercado está recebendo nossa mensagem muito bem. DM – Quais foram os principais anúncios que a EMC realizou durante o EMCWorld 2011 para a área de Content Management? JM – O EMC World trouxe os produtos de content que serão oferecidos na nuvem. Diante dos novos recursos anunciados e do fato de que agora poderemos vender nossas soluções como serviço, esperamos melhorar ainda mais a percepção da empresa para o resto da cadeia da econômica na América Latina. Estamos voltados para um mercado mais aberto e flexível e mais adequados ao nível da economia dos países latinos.
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entrevista
Jaime Morales
“Vemos no Governo brasileiro um grande potencial para as ofertas de ECM. É um grande comprador de soluções de TI”
DM – Como empresa percebia o mercado latino? JM – A EMC entende que deveríamos entregar soluções e estratégias de negócios mais competitivos, que tínhamos que cuidar do compliance e entender o mercado com um foco local. Isso vinha sendo desenvolvido através dos vários parceiros na América Latina e continuará assim. Entretanto, aumentamos o tipo de oferta e nossas equipes já trabalham em grandes projetos. Falando de projetos, vemos no governo brasileiro um grande potencial para nossas ofertas e um grande comprador de soluções de TI em geral. DM – Na sua opinião, como o Brasil vem se posicionando diante dos demais países latino-americanos no campo do Content Management? JM – Até o ano passado, o México era quem tinha a maior demanda por soluções de conteúdo. Estava amadurecido para este segmento, muito em função da proximidade física com o mercado americano. Foram vários grandes projetos como o da receita
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federal daquele país, que foi considerado um dos maiores projetos governamentais do mundo. Agora, com a economia forte que o Brasil tem sustentado nos últimos anos, esta perspectiva está mudando. O Brasil está gerando aproximadamente 60% da receita da empresa na região. Estamos focados em toda a América Latina, mas, com certeza, Brasil e México são as economias mais aquecidas e que responderão este ano com 80 a 90% da receita da companhia na área. Temos empresas gigantescas no Brasil que investem muito em tecnologia e que possuem orçamento para compra de tecnologia, as quais já atendemos. DM – Quais os demais países que estão se destacando no bloco latino? JM – Na Argentina, por exemplo, possuíamos apenas projetos pequenos e, este ano, estamos iniciando um grande projeto junto à YPF, companhia petrolífera da Argentina que será um dos destaques na região. Mas não se pode esquecer que os demais países da América Central, norte da América Latina e os do Cone Sul, como o Chile, por exemplo, possuem projetos muito
importantes para a companhia. DM – Na sua opinião, como as ofertas em Cloud impactaram o mercado daqui para frente? JM – Oferta pronta para cloud é uma evolução natural da tecnologia para a área de content management. Até o final do último trimestre deste ano e início de 2012, estaremos oferecendo as soluções ao mercado latino. Grandes clientes, como os bancos, que já são usuários de nossas linhas de storage e de conteúdo, agora já estão caminhando para o cloud. Estamos iniciando também projetos pilotos para o governo e outros grandes consumidores de tecnologia, como as companhias de telefonia móvel, especialmente no Brasil. A indústria do content management está caminhando francamente para as soluções em cloud. O que está acontecendo com as ofertas da VMware, Cisco, Boxnet e outras empresas dão uma nova perspectiva para este mercado. O que está acontecendo é uma oferta integrada entre sistemas de colaboração e tecnologias de conteúdo, que agora estamos habilitando para a nuvem.
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Colaboração social em nuvem
INDICADORES Pesquisa mostra que a indústria de aplicativos irá alcançar
47% bilhões 52% 72% 45% 74% 34% 31% 43% 8% 33% 27%
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dos documentos Office,
dos e-mails e
de downloads até 2016. Fonte: ABI Reaserch
dos blogs e wikis corporativos, e
das organizações americanas não têm uma política sobre o Outlook, sendo que
das mensagens instantâneas são pouco ou não são gerenciados nos Estados Unidos.
não deletam e-mails e
Fonte: AIIM
não têm nenhuma política sobre seu gerenciamento. Somente
das empresas norte-americanas costumam imprimir e-mails importantes e arquivá-los como registros em papel, e
das empresas excluem os e-mails quando há falta de espaço de armazenamento e
apagam após 1 ou 24 meses. Fonte: AIIM
não imprimem nada que possam precisar, se forem solicitadas em qualquer tipo de auditoria. Fonte: AIIM
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A Novell anunciou a disponibilidade da Novell Vibe Cloud, sua plataforma de colaboração social baseada em web, para empresas. A Novell Vibe Cloud é oferecida como um serviço online em duas versões – Básica, com toda a funcionalidade necessária para demonstrar sua prova de valor, e a Empresarial, que oferece recursos adicionais de segurança, controles de gerenciamento e suporte premium. A Novell também anunciou o Programa Novell Vibe Enterprise Social Getworking para ajudar as empresas a implantar rapidamente e gerar valor com a versão empresarial da plataforma Novell Vibe Cloud. “As tendências indicam que as pessoas desejam ferramentas sociais no local de trabalho, mas as ferramentas sociais por si só não tornam os usuários corporativos mais produtivos”, afirmou Erin Traudt, research director de Enterprise Collaboration e Social Solutions da IDC. “Novas ofertas de colaboração social, como a Novell Vibe, ajudam a posicionar a funcionalidade social que as pessoas desejam no contexto de realizar suas tarefas do dia a dia, ao mesmo tempo em que oferecem a segurança e conformidade que as empresas necessitam. É esta combinação que ajuda as pessoas a desenvolverem seu trabalho, não apenas da forma mais rápida, mas mais inteligente”
IDC prevê aumento de Cloud Pública no Brasil De acordo com os estudos realizados pela IDC, o Brasil é o país que mais tem interesse por Cloud Computing, quando comparado com os demais da América Latina. Atualmente, 18% das médias e grandes empresas brasileiras já utilizam alguma aplicação de computação em nuvem. Até 2013, esta fatia deve saltar para 30% a 35%, número que é aproximadamente 60% maior do que a base atual. Nos demais países da América Latina, 14,5% das empresas têm ou planejam ter algum tipo de aplicação. “Cloud não é mais um hype de mercado”, disse Mauro Peres, country manager da IDC Brasil. “Cerca de 98% das companhias consultadas acredita que essa tecnologia veio para ficar, embora muitas delas apontem receios, como segurança e precificação”, declarou. Nos Estados Unidos, entre 45% e 55% das companhias médias e grandes
já utilizam algum serviço de Cloud. Na Europa, o número está entre 35% e 40%. Analisando o mercado mundial, a IDC estima que, em 2011, serão gastos US$ 10 bilhões em aplicações de Cloud Privada, como servidores, storage e rede, por exemplo. “Os gastos mundiais com servidores, redes e sistemas de armazenamento dedicados ao mercado de Cloud devem atingir os US$ 5 bilhões, número que representa 5% dos gastos totais com as tecnologias”, disse o vice-presidente de software de armazenamento e estratégias executivas da IDC Worldwide, Richard Villars. Ele prevê ainda que este percentual representará 25% dos gastos com tecnologias até 2015, ou seja, um incremento 5% ao ano nos próximos quatro anos. No Brasil, 80% dos investimentos serão direcionados à implementação de ambientes que misturam Cloud Privada e Cloud Pública.
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Marcos Alencar foi
Carlos Gazaffi é o novo diretor de Novos Negócios de Terceirização de Infraestrutura de TI (ITO) da TIVIT, empresa de serviços integrados de TI e BPO na América Latina. O executivo será responsável por apoiar o crescimento da unidade de negócios, por meio da conquista de novos contratos e da expansão dos serviços já prestados para grandes empresas. Eduardo Villas Boas assumiu a
Renato Schirmer assume a diretoria comercial Brasil e Wilton Souza, a regional Rio de Janeiro
nomeado ao cargo de vicepresidente executivo da unidade de serviços de TI da Sonda Procwork.
Daniel Cunha Amorim é o novo diretor de serviços da PromonLogicalis. o executivo, que já prestava serviços de consultoria para a companhia, terá como um dos seus principais objetivos liderar o escritório recém-inaugurado em Alphaville, Barueri/SP.
Antônio Carlos Guimarães ingressa na equipe da Red&White IT Solutions, empresa do Grupo José Alves especializada em soluções gerenciais de TI, como novo diretor comercial.
diretoria executiva da unidade de negócios Move1, adquirida em 2010 pela Network1 e incorporada como uma nova unidade de negócios de volume da empresa.
John Soumbasakis assumiu o cargo de vice-presidente sênior e presidente da Ingram Micro Latin America. Com oito anos de experiência dentro da empresa, o executivo estará subordinado imediatamente a Greg Spierkel, diretor-presidente da Ingram Micro Inc.
Ricardo Barone foi
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do setor financeiro e securitário, foi anunciado como Chief Executive Officer (CEO) da Crivo, empresa brasileira de software e serviços para decisão de crédito e risco.
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apresentado como executivo comercial e gerente regional da Océ Brasil, empresa do Grupo Canon, fornecedora de soluções de impressão.
Fernando Blanco, executivo
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da Softcorp, fornecedora de Soluções Integradas de Tecnologia para o mercado corporativo, governo e educação no Brasil, que promove mudanças internas para seguir com sua estratégia de crescimento e foco na oferta de serviços com qualidade.
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CARREIRAS
Alessandro Porro é novo chief financial officer. CPM Braxis Capgemini O executivo chega em um importante período de crescimento para a companhia, resultado da associação com o Grupo Capgemini, um dos maiores fornecedores mundiais de consultoria, tecnologia e outsourcing do mundo.
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BRQ entrega projeto no Acre A BRQ IT Services, empresa de serviços de TI, fechou contrato com a Secretaria de Gestão Administrativa com gerência direta da Diretoria de Modernização Administrativa do Governo do Acre, para desenvolver os sistemas do programa Governo Único. Um dos viabilizadores para a agilidade foi a implantação do Balcão Multisserviços, que é responsável pela integração dos sistemas de diversos órgãos do governo, proporcionando ao cidadão a possibilidade de solicitar mais de um serviço em um único atendimento. Os dados passaram a ser armazenados de maneira unificada e o Balcão Multisserviços agrega todas as informações necessárias para a execução dos serviços. O escopo do trabalho abrangeu o desenvolvimento do Portal do Acre, Balcão Multisserviços e Controle de Documentos, utilizando diversas tecnologias e ferramentas IBM e baseado em arquitetura SOA e BPM (Business Process Management). Com início em abril de 2010, o projeto teve a participação de diversos profissionais da BRQ e sua implantação
foi finalizada em dezembro de 2010. Nesse mesmo mês, o Estado do Acre inaugurou a OCA Rio Branco, reunindo 28 órgãos das esferas municipal, estadual e federal. Como exemplo da rapidez e eficiência, o cidadão pode retirar sua carteira de identidade em apenas 24 horas – antes esse serviço poderia levar até três meses. Para o Governo do Acre, o objetivo do programa é, com a inovação, proporcionar uma melhoria contínua na prestação de serviços ao cidadão. A expectativa é a de que sejam atendidas, por meio desse novo canal, cerca de cinco mil pessoas por dia, com um crescimento estimado de 20% para 2012. A BRQ atuou em todo o desenho da arquitetura do programa e sua implantação, auxiliando o Governo na definição das melhores práticas de integração entre as ferramentas IBM e as informações dos cidadãos. Com todas essas ações junto ao Governo, o Acre possui a primeira implantação da terceira geração da estratégia nacional de atendimento ao cidadão gerando uma robusta infraestrutura para seu avanço tecnológico e estratégico.
Sistemas de armazenamento A Huawei Symantec , fornecedora de soluções de armazenamento de rede e de soluções de segurança, divulgou o Oceanspace T-Series, uma família de sistemas de armazenamento em disco adaptado para empresas de médio porte. Para os gerenciadores de data centers, os sistemas T-Series se destacam por maximizar a consolidação de armazenamento com a mais alta capacidade por controlador, automatizar o ajuste de desempenho com a migração de dados para um nível ótimo de armazenamento e reduzir o uso de energia com um audacioso gerenciamento de energia. Para os parceiros de canal, o armazenamento de alto valor da T-Series representa uma nova oportunidade. “Alta disponibilidade, alto desempenho e uma ampla suíte de softwares, que há poucos anos era encontrada apenas em matrizes de disco high-end, agora são esperados também em sistemas de médio porte”, afirma Jane Li, gerente geral para a América do Norte da Huawei Symantec. “Os parceiros de soluções de armazenamento descobrirão que o T-Series é rico em funcionalidades e apropriado para ambientes de data center”.
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Automatização de processos BNDES/Finame
Willyan moreira diretor da SIB mas e novos processos. A solução possui um sistema próprio de data-entry, desenvolvido com o objetivo de agilizar o preenchi-
mento cadastral automático e reduzir erros manuais. O sistema captura e indexa as imagens de documentos, como CPF, RG, comprovantes de residência, certidões negativas, com o recurso de verificação de consistência junto aos sites públicos, minimizando o tempo de operações geralmente realizadas manualmente. As operações manuais podem chegar à quase total automatização, gerando um ganho real à instituição e ao cliente. Com um processo de pré-enquadramento automático das operações, o sistema SIB executa a total verificação da operação, nas condições das regras do Finame, antes mesmo de chegar ao departamento de enquadramento das instituições repassadoras. O tempo médio entre a captação da operação, sua aprovação e liberação pode ser reduzido de vários dias para minutos. “Nossos clientes referem-se ao pré-enquadramento na entrada da operação como o conceito SIB”, afirmou o diretor da empresa, Willyan Moreira. A SIB tem o Banco Bradesco e a BV Financeira como principais clientes.
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Na tentativa de aquecer a economia, o governo tem se utilizado dos recursos do BNDES para fomentar alguns setores. O resultado foi uma forte demanda das operações incentivadas, que levou a um crescimento de 23% no ano de 2010 em relação ao mesmo período do ano anterior, atingindo o volume de R$ 168,4 bilhões. Os processos do BNDES/Finame seguem os programas elaborados dentro do espírito da política pública, de caráter formalista, e devem seguir rigorosamente os rituais desenvolvidos pela instituição, demandando pesados recursos humanos e infraestrutura para seu atendimento. Acompanhando a crescente atividade nas operações do Finame, algumas empresas têm se especializado na automatização de processos bancários. A SIB, empresa que oferece soluções de processamento para o Finame, na forma de serviços, desenha processos com foco na eficiência e na redução de custos, automatizando as operações com seus siste-
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Tecnoset investe em BPO e IaaS Dando continuidade ao plano de expansão, a Tecnoset consolida investimentos em sua estrutura comercial. Após a ampliação da força de vendas e reestruturação das unidades comerciais da companhia, Carlos Alberto Herédia Pereira será o executivo responsável por Novos Negócios. Com mais de 25 anos de experiência no segmento de TI, Pereira tem como desafios criar e desenvolver toda a estrutura e estratégia dessa unidade de negócios e trazer para a companhia uma receita da ordem de R$ 5 milhões em três anos. “Todas as soluções disponibilizadas pela Tecnoset, dentro dos conceitos de BPO e IaaS (Infrastructure as a Service), permitem que o cliente se dedique ao seu core business e passe as atividades-fim para quem realmente conta com a expertise na especialização”, comenta Carlos Alberto. Segundo Carlos Alberto, “o investimento feito pela Tecnoset, da ordem de R$ 1 milhão, garante o aumento de serviços oferecidos em seu portfólio,
um atendimento mais personalizado e customizado aos clientes, além de possibilitar o crescimento da empresa em mais um nicho de mercado”.
Carlos Alberto Herédia Pereira da Tecnoset
Acesso à nuvem A garantia do acesso remoto simples e seguro a dados e aplicativos críticos em toda a rede, inclusive via cloud computing, é o que a finlandesa Stonesoft Corporation está oferecendo às empresas, através da StoneGate Authentication Solution. Comercializada no Brasil pela Alphaware Technologies, a solução combina vários métodos de autenticação para inibir os ciber-ataques em larga escala. A ferramenta implanta uma dinâmica que combina recursos de VPN SSL e autenticação do servidor, com outros métodos de autenticação implantados e compatíveis a qualquer dispositivo. Para Waldir dos Santos, diretor da Alphaware, “como as atualizações de segurança podem ser monitoradas e gerenciadas através de um único console de gerenciamento, a solução StoneGate de autenticação é ideal para as organizações que desejam implementar ou melhorar o acesso remoto seguro para a nuvem”.
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Gestão da Informação: l Fábrica de Softwares / Document Imaging / ECM l Digitalização em alto volume l Outsourcing de impressão e digitalização l Guarda Física / Digital de documentos l Treinamento e capacitação de recursos humanos l Venda e locação de scanners e multifuncionais l Suprimentos de peças e consumíveis l Remanufatura de equipamentos multifuncionais Gestão de Processos: l Análise, modelagem, organização, implantação e melhoria contínua de processos de negócio: n Aumento da Produtividade, Eficiência e Eficácia das Operações n Melhoria do ambiente organizacional n Controle dos Custos Operacionais n Gerenciamento por responsabilidades l Tecnologia aplicada aos Processos de Negócio
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Novo site da P3IMAGE A P3IMAGE, empresa presente desde 2003 no mercado de tecnologia de gestão e guarda de documentos, lançou seu novo site, com intuito de atender a cada parceiro com mais qualidade e praticidade. Com esse novo portal, o usuário pode navegar por todas as seções com facilidade, pois é possível acessar as áreas de produtos e serviços por meio dos menus completos. Para lidar com seus variados e diferentes públicos, a contemporânea estrutura do site permitiu ter uma visão geral sobre a P3IMAGE desde a home inicial e atualizou seu conteúdo com todas as principais informações sobre a atuação da empresa. Desse modo, o portal foi dividido em áreas, contendo informações específicas para o público, mostrando o que são os serviços, trazendo depoimentos e as vantagens sobre cada solução. Nele o usuário também tem acesso a sua conta por meio de login e senha, com total segurança.
Novas multifuncionais A Ricoh Brasil anunciou o lançamento de quatro novas multifuncionais A3. “O objetivo é atender demandas de empresas e escritórios e oferecer uma nova gama de equipamentos confiáveis, projetados para oferecer agilidade e eficiência de operações”, afirmou Diego Império, presidente da Ricoh Brasil.. As quatro novas multifuncionais são as MP C3001, MP C3501, MP C4501 e MP C5501. As duas primeiras têm velocidade de impressão de 30 e 35 páginas coloridas por minuto. Já as duas últimas imprimem 45 e 55 páginas cores por minuto. Outro grande destaque dos novos modelos é a maior capacidade de interação dos equipamentos com softwares como o App2Me, uma plataforma tecnológica que permite aos utilizadores interagir a partir dos seus próprios terminais de TI. Com isso, será possível a utilização de uma multifuncional por meio de um simples download de widget para terminais pessoais, sem a necessidade de uma configuração especial.
Microfilmagem com acesso digital O ato de solicitar documentos antigos aos bancos e recebê-los após cerca de duas semanas pode estar com os dias contados. Essa demora ocorre devido ao processo de microfichas. A GHS está colocando no mercado a Microfile, que combina a durabilidade e legalidade da microfilmagem com a acessibilidade da tecnologia digital. Trata-se de uma tecnologia que permite a geração de uma base de dados relacional SQL criptografada e compactada dos dados. ‘Com isso, as consultas dos usuários podem ser entregues em formato PDF para visualização, impressão ou encaminhamento por e-mail. Este mesmo processo de geração de imagens pode ser utilizado para microfilmagem eletrônica nos equipamentos Kodak Digital Archive Writer”, disse o diretor da empresa Fabio Shiokawa da GHS. Como o produto pode ser customizado, ainda há a possibilidade de disponibilizar o serviço pelo internet banking. Outra
Fabio Kenji Shiokawa, diretor da GHS grande vantagem é em relação à economia, que é gerada de diversas formas, como com a eliminação total do uso de papel e tonner e a própria operação, que não requer profissionais e equipamentos específicos, pois ela é feita na sede da GHS, por seus técnicos. A segurança é assegurada por link dedicado com criptografia e certificação digital e, já que a imagem é gerada no momento da consulta, ela não fica armazenada.
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Diego Império presidente da Ricoh Brasil Além das multifuncionais a empresa também apresentou ao mercado seu novo modelo Pro C901S equipamento de alto volume, voltado para edição de artes gráficas. r
ABBYY lança FlexiCapture 10 A ABBYY, lançou recentemente o ABBYY FlexiCapture 10, nova geração de seu sistema de captura de dados e documentos. A nova edição provê, em um único produto, recursos para reconhecimento inteligente de documentos e processamento de formulários baseado em templates. A nova tecnologia FlexiCapture, com capacidade de autoaprendizagem, destacase pela alta acuracidade na localização e reconhecimento de campos de dados em documentos com quaisquer níveis de complexidade e de estrutura. Além disso, ele inclui novas ferramentas inteligentes para operações à distância e dispositivos para customização destinados a facilitar a integração com aplicativos e processos de negócios. O FlexiCapture 10 pode ser utilizado tanto como aplicação isolada quanto em sistemas distribuídos.
Scanner portátil com monitor A Scansystem apresentou um novo scanner portátil para captura de imagens com qualidade: trata-se do Scanner X 600. Ideal para profissionais que necessitem digitalizar documentos em diferentes locais de forma rápida, sem precisar estar ligado a nenhum outro equipamento, como PCs ou notebooks. O produto realiza a captura de imagens e objetos tridimensionais e possui monitor LCD colorido de 2 polegadas, que permite ao usuário visualizar a área digitalizada em tempo real. Todas as imagens e os vídeos são armazenados em um cartão de memória Micro SD Card, que acompanha o equipamento. O lançamento possui interface USB 2.0 e captura imagens em apenas 2 segundos. Os arquivos em imagens podem ser convertidos para os formatos BMP, TIFF, JPEG e PNG e os vídeos são salvos no formato AVI.
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11/06
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O segundo treinamento do Programa de Certificação AIIM, ECM Specialist cobre as melhores práticas globais para implementação de ECM utilizando a metodologia aberta MIKE 2. O treinamento aborda como desenvolver uma estratégia de ECM, como identificar e priorizar os requisitos de negócios, como desenvolver e definir os requisitos de tecnologia, como construir um plano de implementação de ECM e priorizar projetos, como desenvolver, testar, treinar, implantar e operar uma implementação de ECM. O treinamento também aborda como desenhar a taxonomia, os metadados, e um modelo de segurança.
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irtualização, computação em nuvem, software e hardware sob demanda. Tendências tecnológicas como estas têm afetado drasticamente os data centers ao redor do mundo. Criados para prover serviços por meio de infraestrutura compartilhada ou dedicada, esses centros compõem hoje um mercado em ebulição. Isso porque, em paralelo a todas essas tendências, registra-se no ambiente empresarial um nível sem precedentes de geração e distribuição de informações virtuais, o que multiplica a demanda das corporações por backups, storage e modelos alternativos de aquisição de serviços. Diante desse cenário, os gestores desses centros encaram o fato de que nada mais será como antes. Os novos tempos têm redesenhado o perfil, as estratégias de vendas e até mesmo a abordagem de crescimento dos data centers. “Antes, montava-se um data center em terreno com milhares de metros quadrados, com metade do espaço reservado para expansões futuras. Hoje, com a virtualização e a consolidação (tecnologias que permitem a otimização de servidores), por exemplo, esse espaço extra tende a nunca ser usado para expansão, porque o aumento da capacidade do centro será de outra natureza”, diz o vice-presidente do Gartner, Cassio Dreyfuss, citando, para ilustrar, o data center da IBM no Brasil. “O terreno deles foi pensado para ter dois prédios, mas até hoje um dos espaços é estacionamento porque a IBM evoluiu incrivelmente em outra direção, acompanhando a tecnologia”, diz.
Virtualização
Entre as muitas mudanças que sacodem o mundo dos data centers, a virtualização é de fato uma das mais festejadas por especialistas da área, entre eles Colleen Smith, vice-presidente de marketing da Progress Software. Apresentada como uma das mulheres mais influentes do mundo na área de canais de TI, Colleen – que esteve recentemente no Brasil para discutir a comercialização
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O mercado de data centers no Brasil crescerá a taxas anuais de 15% nos próximos quatro anos. O faturamento deverá atingir R$ 3 bilhões em 2014, 50% dos quais relativos a hospedagem de infraestrutura (Fonte: IDC-2011)
de produtos pelo modelo Software as a Service (SaaS) e cloud computing – é enfática: “Trata-se da inovação número 1 nos data centers. Entre outras coisas, aumenta a eficiência e rapidez do processamento”. Ela aponta custos fixos e despesas gerais em demasia como fatores diretamente associados à ineficiência na utilização de servidores. “As estatísticas mostram que servidores em sua maioria nunca rodam mais do que 40% a 50% da sua capacidade. A virtualização pode aumentar essa taxa para mais de 80%, empurrando custos para baixo”, afirma. Sobre o assunto, a VMware, multinacional que é referência global em virtualização e infraestrutura de nuvem, enxerga a virtualização como o “catalisador essencial” que irá permitir a transição para o cloud computing. O pote de ouro no fim dessa trilha, a fornecedora garante, será uma infraestrutura bem mais simplificada e com forte apelo de economia para empresas usuárias. “Elas estão esperando que a computação em nuvem traga eficiência, flexibilidade e economia na oferta de TI para os negó-
cios, ou seja, esperam o modelo de TI como serviço”, afirma Rodrigo Rezende, engenheiro de sistemas de virtualização da VMware do Brasil. Ele se refere às muitas organizações de TI no país que assistem a um aumento substancial das demandas do negócio mas ainda rodam aplicativos em infraestruturas caras e de difícil evolução, muitas vezes em contexto de enxugamento de verbas e forte pressão para redução de custos.
TUDO COMO SERVIÇO
Para se beneficiar das inovações no mundo dos data centers, as empresas devem escolher o caminho mais pragmático que, na avaliação de Rezende, é aquele que combina a preservação de investimentos tecnológicos anteriores com a aposta em modelos de TI como a IaaS (infraestrutura como serviço) e PaaS (plataforma como serviço), além, é claro, do SaaS. O especialista afirma que o modelo SaaS – que distribui para o usuário final aplicativos hospedados em um servidor, via internet e mediante assinatura
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Data center … é a instalação que concentra todos os equipamentos de TI, de comunicação, de segurança, de energia elétrica e de ar condicionado necessários para a operação ininterrupta de sistemas e aplicativos das empresas. Para tanto, são utilizados diversos tipos de tecnologias de armazenamento de dados baseadas, em sua maior parte, em hardwares de alta capacidade que conseguem gerenciar grandes volumes de dados, com níveis de segurança, disponibilidade e velocidade de acesso às informações. Um centro de dados é composto por infraestruturas civil (edifício), elétrica e mecânica (subestação, gerador, transferência, UPS, chillers e ar condicionado de precisão) e de TI (servidores, storage, telecom, switches etc.), além de grande camada de gerenciamento. (Informações da UOL Diveo e da Emerson Network Power) www.docmanagement.com.br
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de licença do tipo “pay-as-you-go” – ganha, a cada dia, mais popularidade e está se tornando dominante na entrega de tecnologias suportadas pela web e orientadas por arquitetura SOA (Service-Oriented Architecture). “Ao mesmo tempo, o serviço de banda larga está mais acessível para acomodar usuários de qualquer parte do mundo”, diz Rezende, acrescentando que fornecedores de soluções SaaS alavancam enormes economias de escala na implementação, gerenciamento e manutenção de suas ofertas. Ele cita, entre os muitos tipos de softwares já oferecidos como serviço, aplicativos para gerenciamento de contas e de relacionamento com clientes, internet banking, correio eletrônico, recursos humanos, segurança em TI, gerenciamento dos serviços de TI, videoconferência, análise de estatísticas de rede e de acesso à web e gerenciamento de conteúdo web. Já o modelo de IaaS – que permite que empresas, em lugar de comprar servidores, contratem recursos de infraestrutura conforme suas necessidades e a um custo que varia de acordo com o uso efetivo ou com os recursos reservados –
revela-se atraente porque, ao contrário da tradicional terceirização, não requer dívida elevada, negociações complexas e contratos longos para a construção de infraestrutura. “O IaaS cria um serviço de escolha, como um menu à la carte ou sob medida”, diz Rezende. O outro modelo mencionado pelo especialista, o PaaS, propõe a simplificação do desenvolvimento, teste, implementação, hospedagem e gerenciamento de softwares; suportando todo o ciclo de vida do desenvolvimento de aplicações, entre muitos outros benefícios.
ESTRUTURA EFICIENTE E VERDE
Muita gente ainda enxerga o data center apenas com um conjunto de ativos de TI, como servidores, switches e storages, alerta Mark Alexandre Breno, gerente de desenvolvimento de negócios e marketing da APC by Schneider Electric. Entretanto, quem acompanha o segmento de perto sabe que tais ativos representam apenas a “sala de computadores” e que, nos centros modernos, outros elementos vêm ganhando gran-
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datacenters
de relevância nos últimos anos, seja devido à busca por mais eficiência e economia, seja por questões ligadas a meio ambiente e sustentabilidade. Breno lembra que são igualmente essenciais e alvo de inovações os sistemas que preservam e alimentam os ativos dentro da sala de computadores, como UPS (Uninterruptible Power Supplies , ou no-breaks), gerador, painéis elétricos e sistema de ar condicionado. A eficiência de todo esse conjunto de equipamentos depende de muitas outras variáveis definidas em etapas prévias, a começar pelo local onde está instalado o centro de dados. “Não é recomendável, por exemplo, construir data center perto de lugar com risco de acidente, como aeroportos. Também é preciso pensar na capacidade da distribuidora de energia elétrica da região, tendo em vista o crescimento futuro, operação e vida útil do data center, entre outros fatores”, ilustra o gerente. O gestor da APC diz que os principais usuários de data centers ainda são instituições financeiras, empresas de hosting e colocation, call center e governo. Para crescer dentro dessa base ou avançar em outros territórios, o mercado fornecedor se vale de inovações como data centers modulares e em containers, tendência citada por Breno como uma das mais importantes atualmente. “Soluções modulares de energia e resfriamento em containers são fornecidos já montados e testados. Podem ficar empilhados ou em um estacionamento, por exemplo”, diz o executivo da APC, lembrando que todas as soluções de infraestrutura da APC suportam as tendências de virtualização, nuvem e colocação. Na Emerson Network Power, que mantém um grande data center em Saint Louis, Ohio (EUA), e planeja consolidar 100 centros globais em apenas quatro, o diretor de vendas, Luiz Cristiano Soares, salienta que já estão nas prateleiras (e no menu da multinacional) várias inovações alinhadas com o conceito de data center do futuro. É o caso de UPS com eficiência de até 99%, ar condicionado até 30% mais econô-
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mico e sistema integrado capaz de gerenciar toda a infraestrutura elétrica e de TI. “Os novos conceitos em design preveem data centers com distribuição em 380V/220V, o que elimina a necessidade do uso de PDUs (unidades de distribuição de força)”, informa Soares. O diretor avisa que alguns fabricantes já estão lançando servidores que funcionam em 277V. “Esses modelos podem ser empregados em instalações de 480V também sem o uso dos PDUs”, ilustra o diretor. Victor Arnaud, diretor de marketing e processos da Alog Data Centers, é outro que elege como principais inovações tecnológicas no setor aquelas que visam reduzir a emissão de CO2 na atmosfera e preservar recursos naturais, como energia elétrica e água usadas no funcionamento e refrigeração dos equipamentos. De acordo com o diretor, os princípios de “TI verde” incorporados ao novo data center da Alog (em Tamboré, SP), garantem redução de pelo menos 70% no consumo de água e de 10% no con-
sumo de energia. Com dois centros de dados no país (o outro é no Rio de Janeiro), a Alog integra a Plataforma Equinix, fornecedora global com 95 centros espalhados pelo mundo. Para os mais de 1.200 clientes corporativos, entre os quais a Petrobras, Eletropaulo, Grupo SNH e IBM, a Alog oferece serviços que vão de data center a cloud computing corporativo, passando por segurança, email e aplicações diversas, algumas no modelo SaaS. No momento, o foco dos seus especialistas é a apresentação, no Ciab-Febraban, de soluções de recuperação de desastres e de contingência para a área financeira. “Também vamos mostrar os benefícios de poder contar com a robustez e expertise do maior e mais moderno data center do mundo, a Equinix”, diz Arnaud.
“ENGINEERED SYSTEMS”
Para Paulo Bosco Otto, consultor de vendas de storage da Oracle do Brasil, as inovações que merecem destaque no
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âmbito de data center são os sistemas integrados completos. Também conhecidos como “engineered systems”, esses sistemas combinam hardware, storage, networking, virtualização, banco de dados e middleware, e são oferecidos no modelo PaaS. Otto informa que, sob o guardachuva Oracle On Demand Services, a operação brasileira da multinacional administra os aplicativos da marca nos sites dos próprios clientes ou em data centers locais, a critério das empresas. “Atualmente, devido à grande procura, o Oracle On Demand está em processo de certificação de data centers locais para oferecer serviços, incluindo toda a infraestrutura”, informa o consultor. Ele explica que a fabricante usa o conceito de configuração certificada, com hardware, sistema operacional, banco de dados e servidor de aplicações padronizadas. O consultor destaca ainda a oferta de serviços em plataforma alternativa de desenvolvimento e distribuição (PaaS), permitindo aos clientes da Oracle elaborar e disponibilizar so-
luções SaaS para usuários finais. Por fim, Marco Américo, diretor de operações do UOL Diveo, considera que o desafio de se construir um data center inclui garantir segurança física e ambiente ideal não apenas para equipamentos e sistemas, mas também para pessoas. O diretor alerta para a necessidade de se formar equipe de profissionais qualificados e capazes de manter os serviços sem interrupção, todos os dias da semana. “Essa equipe deve contar com profissionais especialistas e certificados nas diversas tecnologias e disciplinas de TI e seguir as melhores práticas de operação e sistematização do trabalho, tais como o ITIL (biblioteca de melhores práticas em TI)”, diz o diretor. Com base em sua própria experiência e nos mais de 15 anos de atuação da UOL Diveo no mercado de internet e TI, Américo também percebe as iniciativas para tornar o uso de energia mais eficiente como forte tendência no mercado de data centers, ao lado do cloud computing.
“Para nós, um dos principais fatores é a adoção dos servidores blades (lâmina, em inglês), que compõem racks com alta densidade computacional, maior densidade energética por rack e otimização para virtualização”, explica Américo. Ele destaca ainda as suítes de gerenciamento fim a fim como importante elemento de modernização dos centros de dados. “Permitem análises mais acuradas, administração dos acordos de nível de serviço e gerenciamento da relação entre a aplicação e o uso da infraestrutura, além de possibilitar o desenho de cenários preditivos de consumo de recursos”, elenca o executivo. Com uma rede de seis data centers (os principais localizados no estado de São Paulo) e uma base composta por grandes corporações, como a BM&FBovespa, Banco Schahin, Magazine Luiza, Check Express, Buscapé, Walmart e SBT, a UOL Diveo mantém no seu portfólio serviços em nuvem prestados nos modelos SaaS, IaaS e PaaS.
Quatro forças de mercado que afetarão os data centers nos próximos cinco anos Designs mais Inteligentes
Em contraposição aos métodos tradicionais de concepção de centros de dados que, por serem da era do mainframe, não levam em conta, por exemplo, que data centers hoje têm demandas muito diferentes em termos de sistemas elétricos e mecânicos, dependendo da carga de trabalho, idade do equipamento etc.
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TI verde
Gestores de data center, em sua maioria, dão pouca atenção para essa questão, a menos que sejam pressionados pela diretoria ou pelo público. Mas com o aumento da conscientização, cresceu também o foco na eficiência energética, tanto na concepção quanto na execução do projeto. Novos data centers já são desenvolvidos com metas específicas de PUE (Power Utilization Efficiency), seja para aumentar a eficiência, seja para incrementar a imagem junto aos público.
Mais densidade
Com projetos inteligentes e pressões da TI verde, os gestores de data center e designers começaram a se concentrar na densidade computacional em seus ambientes. A maioria dos data centers é subutilizada do ponto de vista espacial. Novos projetos já buscam densidade de rack ideal, muitas vezes aproximando-se de 85% a 90%, em média. O advento de ambientes de nuvem privada e alocação de recursos irá fornecer métodos para melhorar a escalabilidade e a produtividade nos data centers.
Cloud computing
Gestores de centros de dados já começam a considerar a possibilidade de transferir cargas de trabalho não essenciais para um provedor de nuvem. Isso libera espaço, energia e refrigeração para que sejam direcionados a trabalhos mais críticos. Também aumenta a vida útil dos data centers.
Fonte: Gartner – Mar/2011.
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gestão
Walter W. Koch
Os músicos de Bremen Josetti Capusso
Walter W. Koch é diretor da ImageWare. Consultor internacional em Gestão Documental e TI. Professor dos cursos de pósgradução da Fesp e Unip. Implementou alguns dos maiores projetos do País. Ministra cursos em diversos países da Europa, África e Oriente Médio. Autor do livro Electronic Document Management - Concepts and Technologies publicado em Dubai em 2001. Responsável pelo Treinamento da AIIM no Brasil info@imageware.com.br
Discuta esse assunto em www.ecmconnection.com.br
O
conto dos músicos de Bremen, de uma forma bem resumida, versa sobre quatro animais (um burro, um cachorro, um gato e um galo) que estavam abandonados. Resolveram se unir e formar um quarteto musical. Saíram pelo mundo e, uma noite, ao chegarem numa casa, resolveram cantar para pedir guarida. Mal sabiam que havia uma quadrilha escondida nesta casa, fazendo a partilha de seus roubos. A quadrilha, ao escutar a terrível cantoria, fugiu assustada tentando imaginar que monstro era aquele. Mais tarde, durante a noite, um dos ladrões resolveu voltar, pois não se conformava em ter de abandonar o tesouro, fruto de seus saques. Surpreendido no escuro pelos animais, foi exemplarmente rechaçado. Voltando todo ferido à quadrilha, contou que o terrível monstro havia lhe dado coices, mordido, arranhado e bicado. E os nossos músicos viveram felizes para sempre com o tesouro conquistado. Esse conto sobre o trabalho em equipe é tão valorizado que existe uma estátua no centro da cidade de Bremen, na Alemanha, em sua homenagem. Este ano o congresso Info 360 realizou-se poucos dias antes do meu aniversário. Minha mãe recordouse de como gostava desse conto dos irmãos Grimm e me presenteou como uma estatueta com os quatro animais. Nas visitas realizadas pela Missão Técnica brasileira em Washington, acabei identificando uma semelhança entre o trabalho de equipe para atingir a sua meta e as equipes de projeto visitadas, já que em nenhuma das instalações fomos recebidos por um profissional somente. Já na primeira visita (GPO – Governamental Printing Office) uma equipe com mais de 10 profissionais nos aguardava e cada uma das perguntas dos membros da missão era dirigida ao responsável pela matéria. Havia responsável por banco de dados, rede, arquiteto da informação, taxonomia, portal, segurança de sistemas, gestão de projeto e gestão de mudança, entre outros. Obviamente que, para a operacionalização de projetos corporativos de gestão de conteúdo, não basta a participação da TI. Outras áreas também deverão atuar. Citamos entre essas a área jurídica para amparo legal ao projeto, notadamente no Brasil onde não existe legislação específica para esta matéria; a área de organização e métodos (ou com
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nomenclatura equivalente) para o mapeamento e redesenho não só dos processos de negócio, mas também dos eventuais formulários que precisem ser digitalizados; a área de arquivo contribuindo com o entendimento dos metadados existentes, frequências de acesso, características das recuperações e principais usuários; as áreas usuárias com os seus principais problemas e requisitos funcionais; a área de auditoria com seus requisitos de monitoração e controle; a área de RH na movimentação de funcionários (novas funções passam a existir, outras deixam de existir) e treinamento; a alta administração com o apoio e patrocínio do projeto. Esta lista não esgota os perfis necessários. Por outro lado, tenho certeza que, se no caso de Bremen só o galo tivesse batido na casa dos ladrões, além do tesouro estes ainda teriam um belo galeto... PS: Parabéns a toda a equipe envolvida na viabilização da Compe por imagem no Brasil. Durante a noite do dia 20 de maio, ao entrar na área de compensação de cheques de um grande banco e ver cinco leitoras classificadoras de grande porte paradas, tive a confirmação do sucesso deste projeto. Tenho muito orgulho de ter sido parte atuante. O Brasil tem uma boa história para contar lá fora. Creio que em breve nós é que seremos objeto de missões técnicas.
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É negócio... e é social S
ua empresa leva realmente a sério o compromisso com os clientes e a colaboração entre os funcionários? Incentiva o espírito de abertura, a transparência e o compartilhamento de conhecimentos? Facilita esse o processo por meio de novas tecnologias sociais e fomenta a troca de informações nos mais variados formatos? Então você ingressou definitivamente na era do Social Business, termo que abarca as mudanças dramáticas das relações entre empresas e seus públicos internos e externos no mundo hiperconectado da web social. Nesse ambiente de dinâmica acelerada, em que novas formas de interação ainda estão sendo moldadas, as incertezas das empresas são muitas. Há negócios que ainda duvidam da necessidade de aderir à tendência. E há um grande número de organizações dispostas a avançar nesse terreno, mas que têm dúvidas sobre como alinhar o uso das tecnologias e dos processos sociais aos seus objetivos estratégicos e às suas políticas de acesso e gestão de conteúdo. Para o primeiro caso, a resposta de estudiosos do tema parece ser unânime: não é possível ignorar o movimento. Eles asseguram que a mídia social não é
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apenas mais uma tendência extravagante. Trata-se de novo paradigma estabelecido que requer das empresas a construção, cedo ou tarde, de estratégias e políticas de gerenciamento e potencialização das suas ferramentas. E, segundo eles, nessas estratégias, o conceito de ECM (gestão de conteúdo corporativo) tem papel essencial. Não apenas porque a gestão sofrerá impacto direto na nova dinâmica, mas também porque pode prover os necessários componentes de controle. Esses mesmos analistas não têm dúvida de que o ECM é o ambiente certo para gerenciar todas as informações não estruturadas trocadas nas mídias sociais. Já quanto ao alinhamento dessas tecnologias e seus processos aos objetivos estratégicos, um bom começo pode ser a reflexão sobre o valor do negócio e sobre como a colaboração da comunidade (ou o Social Business) pode ajudar a atingi-lo. A dica é de Anthony Bradley, vice-presidente do Gartner Research. Para o especialista, a conexão entre Social Business e ECM – e o impacto dessa ligação na gestão de conteúdo – depende do que a empresa quer obter com o esforço de negócio social. “Algumas soluções irão requerer
a exposição de conteúdos da empresa para gerar a participação social. Em outras, os conteúdos socialmente gerados é que irão aumentar o conteúdo corporativo. Em ambos os casos, o gerenciamento ocorre no âmbito do ECM”, exemplifica Bradley. Ele reforça que todo e qualquer esforço de Social Business vai exigir algum nível de gerenciamento de conteúdo, para definir e administrar propriedade, direitos de acesso, privacidade, segurança e criticidade, entre muitos outros fatores. O vice-presidente do Gartner aproveita para informar o perfil de iniciativas de mídia social bem-sucedidas, de acordo com pesquisas do instituto. Segundo ele, 60% dessas ações são direcionadas para o mercado (clientes atuais e potenciais) e focam áreas como criação compartilhada de produtos e serviços, suporte a consumidores, uso e teste de produtos e serviços e eficácia das vendas. Cerca de 30% volta-se para a força de trabalho, focando questões como melhorias de processos, qualidade de produto, memória corporativa e eficácia da força de vendas. E aproximadamente 5% das iniciativas visam a gestão de relacionamento com a cadeia de fornecedores.
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social business
BARREIRAS CULTURAIS
As soluções de ECM estão se tornando mais sociais na medida em que tecnologias sociais introduzem formas eficazes de gerir seus conteúdos. Essa é uma tendência que crescerá, na opinião de Jesse Wilkins, diretor de Systems of Engagement da AIIM International, organização sem fins lucrativos que difunde boas práticas em gestão de documentos, conteúdos e processos de negócios. “Acreditamos que as discussões nessa área focarão cada vez mais o uso da ferramenta certa para a tarefa certa e com capacidade de gerir ade-
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quadamente o conteúdo envolvido”, diz o especialista, acrescentando que, nesse contexto, não importa se esse conteúdo é uma imagem ou resulte de conversa por meio de qualquer mídia social. Wilkins lembra que em 2010 a AIIM convocou uma força-tarefa liderada por Geoffrey Moore (autor do clássico Crossing the Chasm) para examinar, entre outras coisas, a relação entre os conceitos de Social Business e ECM. O grupo concluiu que as empresas devem usar tanto ECM quanto tecnologias sociais na busca pela eficácia. “Muitas vezes a colaboração e o compromisso
são mais eficientes usando tecnologias de negócios sociais do que ECM. Mas, ao mesmo tempo, as organizações ainda têm de gerenciar suas informações de maneira eficiente, independentemente do formato”, explica o diretor. Do seu posto, ele observa que cresce o número de empresas que buscam maneiras de gerenciar conteúdo social corporativo, seja para fins legais ou de regulamentação, seja para impulsionar a inovação, reduzir os custos de suporte e agilizar os processos existentes. Há muitas pedras na trilha que leva ao Social Business, mas a maior delas
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ainda é a cultura da corporação, na opinião de Wilkins. É ela que, por exemplo, leva funcionários a acumular e não compartilhar conhecimento, por receio de se tornarem menos importantes. Há também a visão equivocada que leva empresas a criar conta no Facebook, implementar o wiki ou adotar qualquer outra ferramenta sem considerar aspectos como limitações das tecnologias e o conforto dos profissionais, além da cultura subjacente. “Além disso, muitas vezes é preciso que os processos de trabalho sejam avaliados, para verificar se precisam sofrer mudanças para aumen-
tar a eficiência”, diz Wilkins. O especialista também ressalta como barreira a limitação significativa do acesso a tecnologias sociais que muitas empresas ainda impõem aos funcionários, devido a preocupações com segurança, privacidade e produtividade. “Não é diferente das discussões que ocorreram no passado a respeito de mensagens instantâneas, e-mail, internet ou mesmo telefone, há 75 anos. As empresas deverão evoluir de uma reação imediata negativa e bloqueio das ferramentas para, enfim, buscarem compreender como elas podem impulsionar os negócios”, diz.
Termos à la carte
S
ocial Business é o termo usado pela International Data Corporation (IDC) para se referir às organizações que usam tecnologias emergentes, como a Web 2.0, acompanhadas de mudanças de organizacionais, culturais e de processos, para melhorar o desempenho dos negócios em um ambiente econômico global cada dia mais conectado. De acordo com o IDC, o Social Business permite a escolha de métodos de comunicação tendo como centro das discussões a forma como as pessoas trabalham e interagem, e não a tecnologia. No mercado, é comum o uso de Social Business como sinônimo de mídias sociais ou mesmo de Enterprise 2.0 (E2.0), termo este proposto pelo pesquisador da MIT Sloan School of Management Andrew McAfee, para descrever o uso e o impacto nos negócios das plataformas de software social que originaram a Web 2.0 (wikis, blogs, Facebook, Twitter etc.). Para Mário Costa, gerente de colaboração da IBM, o Social Business expande o conceito
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de Enterprise 2.0. “Enquanto o E2.0 foca muito no uso de Web 2.0 no contexto dos processos de negócio, o Social Business vai além e define que as redes de pessoas, que se formam por meio das redes sociais, devem ser engajadas, transparentes e ágeis, para que possam agregar valor ao negócio.” Na Oracle, Social Business é definido como utilização de soluções internas ou externas de redes sociais a fim de melhorar as relações de negócios, enquanto o E2.0 é visto como mecanismos internos usados para assegurar que a flexibilidade das redes externas seja mapeada ou transformada em processos seguros e confiáveis dentro de sistemas e departamentos. “É uma ponte entre o mundo externo, aberto e flexível, e o mundo interno, seguro e controlado”, diz Jorge Toledo, diretor de pré-vendas de CRM da Oracle do Brasil. Mas para o especialista da AIIM International Jesse Wilkins, a discussão não deve desviar a atenção das empresas do foco principal da questão. “Há também
expressões como ‘Enterprise Web 2.0’, ‘Social Enterprise’ e ‘Collaborative Enterprise’, entre outras, mas, independentemente do termo usado, o importante é que ele incorpore tanto as tecnologias sociais quanto a cultura necessária para torná-las eficazes em prol dos objetivos da organização”, diz Wilkins. O vice-presidente do Gartner Research, Anthony Bradley, diz que, historicamente, o E2.0 inclina-se mais para operações sociais, mas observa no mercado tentativas de torná-lo sinônimo de Social Business. “Defino negócio social como toda organização que utiliza mídia social para trazer valor aos negócios segmentados. Isso pode ser dividido em operações sociais (focadas principalmente na eficácia interna) e CRM social, essencialmente orientado para o exterior”. Para Bradley, CEOs e CIOs devem se engajar na discussão de como esses conceitos impactam os negócios, mas não na discussão semântica. “Não há certo e errado nessa polêmica, e o debate será interminável”, vaticina.
ABORDAGENS VARIADAS
O uso de tecnologias e processos de redes sociais pode ter focos distintos, segundo Mário Costa, gerente de colaboração da IBM. Há empresas, por exemplo, que fomentam o uso interno, fortalecendo a comunicação e a colaboração entre funcionários com foco no aumento da produtividade e redução de custos. Abordagem diferente ocorre nas companhias que enfatizam a integração da rede de valor. Neste caso, conectam parceiros e fornecedores para tornar as interações mais ágeis, facilitar a troca de informações e melhorar a integração. E há, por fim, empresas que buscam aprofundar o relacionamento com clientes. “Qualquer que seja o foco inicial, a visão da IBM é que as empresas irão, inexoravelmente, tornar-se ‘Social Businesses’, ou seja, negócios que fomentam e fazem uso no dia a dia de tecnologia e processos baseados em redes sociais”, diz Costa. O gerente da IBM enxerga uma mudança de paradigma tão forte quanto foi o advento e crescimento do comércio eletrônico. “Em recente pesquisa da McKinsey, o uso de tecnologia e processos de redes sociais (ou Web 2.0) é associado pelas empresas a ganhos de market share, melhoria de margens operacionais e liderança de mercado, absolutamente em linha com os objetivos estratégicos de qualquer empresa”, informa Costa. O executivo, juntamente com o líder de ECM da IBM, André Figueiredo, vê ligação entre Social Business e ECM na medida em que os dois conceitos ajudam a capturar e formalizar conhecimento organizacional. Se, por um lado, o Social Business fomenta a colaboração e a interação por meio de troca de informação em formatos variados (wikis, blogs, arquivos, fóruns etc.), de sua parte, o ECM trata do ciclo de vida da informação, da automatização de processos documentais e da geração de insights a partir desses conteúdos, afirmam eles. Em outras palavras: a conexão entre os dois conceitos ocorre, segundo os dois especialistas, quando a empresa
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social business
Quatro passos para implementar qualquer iniciativa de negócio ou projeto social: Identificar os fatores de mercado que estão gerando a
1 necessidade de mudança.
Reconhecer os objetivos sociais que deseja alcançar e por que
2 isso é importante.
Estabelecer os resultados sociais que serão utilizados para
3 suportar os objetivos.
Determinar quais plataformas, aplicações e/ou recursos serão
4 necessários para criar os resultados desejados.
Fonte: IDC Corporation/2010
trilha o caminho para se tornar um Social Business e reconhece que a interação através de redes sociais é parte do ciclo de vida de que trata o ECM. Para ilustrar, eles mencionam perguntas do tipo: O que faço com um wiki que descreve um processo de negócio e que foi atualizado? As versões anteriores ficam indefinidamente disponíveis na rede social, ou devem ser armazenadas como histórico? Por quanto tempo? É aí, segundo eles, que os conceitos se conectam, ou seja, quando se pensa no ciclo de vida da informação que é trabalhada na rede social. A delimitação conceitual é importante nesse contexto. “Uma rede social não pode ter como ponto central um documento ou a troca de arquivos e documentos, e sim as pessoas, ou não seria social. Já o ECM viabiliza a gestão dos conteúdos que trafegam nas redes sociais”, clarifica Costa. Todas as informações não estruturadas que trafegam nas redes sociais têm potencial de se tornar diferencial competitivo para os negócios, se transformadas em dados passíveis de análises, na visão da IBM. Para tanto, as empresas contam com soluções (o IBM Content Analytics é um exemplo) que analisam e compilam dados não estruturados com base em fatores como taxonomia e semântica. “Isso ajuda a identificar riscos, tendências, acontecimentos em tempo real, reclamações, elogios e pontos fra-
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cos de produtos, entre outros aspectos”, diz Costa. Ele informa ainda que a IBM usa em sua intranet o IBM Connections, um software de redes sociais que também está à disposição dos clientes da fornecedora. “Temos na IBM casos de vendedores que aumentaram as vendas e a satisfação dos clientes com o uso do software”, revela Costa, acrescentando que a IBM estimula a presença de seus funcionários nas mídias sociais. A Oracle do Brasil é outra empresa que faz uso de diversos canais, como Facebook, Twitter, Linkedin, blogs internos e homepages especializadas, para atividades variadas, como capacitação e divulgação de informações para colaboradores, parceiros de negócios, clientes e prospects. “As informações geradas nessas mídias auxiliam áreas responsáveis pelo atendimento ao cliente e pelo desenvolvimento de novas soluções”, diz Jorge Toledo, diretor de pré-vendas de CRM da Oracle do Brasil. Ele explica que os pedidos de respostas vindos de cliente são registrados em sistema de gestão de relacionamento (CRM). “O gerenciamento das contribuições é feito com sistemas internos de workflow e indicadores de negócios de Business Intelligence, além de CRM”, diz Toledo. Já os negócios que surgem a partir dessas interações são registrados em sistemas de gestão de força de vendas. O diretor da Oracle acredita que o primeiro passo para quem quer apostar
na tendência de Social Business é se colocar no lugar do cliente e buscar, com apoio das áreas técnicas, a garantia de que serão atendidas as expectativas dos públicos envolvidos, no que se refere a flexibilidade, qualidade e segurança no atendimento. “As áreas de TI podem tirar maior proveito dessas ferramentas para melhorar ainda mais esse novo modelo de negócios extremamente inovador”, diz. Marcelo Cardoso, consultor e diretor da Gonow, empresa de consultoria e serviços de TI, está entre os que enfatizam a necessidade de as empresas verificarem com atenção se as soluções ou ideias de Social Business ou Enterprise 2.0, nas quais estão interessadas, estão de fato alinhadas com a cultura da organização. “Toda solução corporativa pode fortalecer ou enfraquecer determinadas culturas. Por exemplo, pode ser mais difícil colher os benefícios de uma ferramenta de colaboração numa empresa que prioriza o alto desempenho individual”, ilustra. A exemplo do vicepresidente do Gartner, Cardoso bate na tecla da reflexão sobre o valor e a estratégia do negócio, antes de pegar a trilha para o negócio social. “Muitas vezes essas questões podem não estar claras, principalmente nas empresas que não têm métodos formais de comunicação da estratégia. Mas é preciso entendê-las com clareza para traçar metas e buscar as melhores soluções”, finaliza.
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Capture e o admirável mundo digital Josetti Capusso
Wilton Tamane é administrador de empresas especializado em sistemas e técnico em Eletrônica Industrial. Consultor na área de scanners e gerenciamento de documentos wiltontamane@gmail.com
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O
mundo corporativo tem passado por grandes transformações. E a utilização intensiva da tecnologia da informação tem viabilizado uma série de melhorias nas rotinas de trabalho que seriam inviáveis sem este suporte tecnológico. Na vida pessoal, também temos experimentado o avanço da tecnologia. Pagamos nossas contas sem irmos aos bancos, nos comunicamos virtualmente com voz, texto e imagens de e para qualquer lugar do planeta com qualidade e custos baixos, compramos em lojas virtuais, notícias correm o mundo em questão de segundos e assim caminha a humanidade rumo ao mundo digital. Quando se trata de documentos em papel, o escritório sem papel ainda é um sonho. O temor de perder documentos, o tempo longo de espera até localizar e receber um prontuário, um processo, um contrato, enfim qualquer documento, parece não ter fim. A pergunta que fica é: dado todo esse avanço tecnológico, qual seria a alternativa para tratar deste assunto? A resposta a essa pergunta tem sido o tema principal desta coluna: Capture, Document Imaging, Digitalização de Documentos e todas as tecnologias correlatas. Com essa tecnologia, o documento em papel deixa de circular na empresa, toda consulta é feita na imagem digitalizada do documento que, por sua vez, pode ser armazenada em servidores na internet. Da mesma forma com que compartilhamos nossas fotos, vídeos e música, podemos compartilhar nossos documentos. Com a digitalização de documentos, podemos converter em imagens centenas de milhares de documentos em papel por dia, a um custo muito próximo ao de uma cópia em papel. Essa solução tem sido adotada em todos os segmentos em que documentos em papel são um desafio a ser enfrentado. Evidentemente, para que a solução seja implantada com sucesso, alguns cuidados devem ser tomados – desde a elaboração de um projeto adequado, mapeamento e melhoria de processos de negócio, metodologias adequadas e, logicamente, a escolha de uma empresa que possa dar todo o suporte para o sucesso do projeto. Neste ponto, um fato que tem chamado atenção é a inclusão das empresas de Outsourcing de Impressão no fornecimento de solução e serviços voltados à digitalização distribuída de documentos. Para essas empresas, as oportunidades são imensas,
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uma vez que a tecnologia de impressão digital está em constante evolução e contempla produtos que interagem com soluções de Gerenciamento de Documentos e Conteúdos. É evidente a necessidade de integrar o mundo da impressão a soluções do ECM, uma vez que os documentos são gerados com softwares de autoria como Word, Excel, CAD, formulários eletrônicos etc. e, depois de finalizados, são impressos para dar prosseguimento ao processo do qual fazem parte. Esses documentos impressos, em algum ponto do processo ou ao final deste, serão digitalizados para poderem ser acessados e distribuídos de forma eletrônica, para novamente serem, ocasionalmente em alguns casos, impressos para distribuição/consulta/leitura. Em outras palavras, as impressões de documentos podem ser consideradas como entrada e saída de sistemas de ECM e a forma e o conteúdo da impressão afetam diretamente os processos de digitalização. Como exemplo, documentos e formulários impressos em larga escala poderiam conter alguma identificação na forma de código de barras que serviriam de pré-índice. Quando da sua digitalização, a identificação e separação destes formulários seriam feitas de forma automática e precisa, diminuindo custos e aumentando a produtividade. Atualmente, a utilização de formulários para coleta de dados já contemplam esse tipo de procedimento e são essenciais para o sucesso da implementação dessa nova abordagem. Não por acaso, o “AIIM info360”, maior congresso e exposição de ECM do mundo, ocorre no mesmo espaço e em conjunto com o congresso e exposição de impressão digital “On Demand”. Não por acaso, empresas brasileiras como a CNC Solutions têm mostrado produtos e serviços nesse evento, onde é comum fabricantes e fornecedores apresentarem soluções de impressão integradas com soluções de ECM - digitalização distribuída. Este cenário nos remete a enfatizar a importância da elaboração de projetos de soluções de digitalização distribuída por profissionais e empresas preparadas e que tenham visão de todo o escopo de uma solução de ECM. Isso evitaria desvios de projeto e custos adicionais na adequação destes desvios e, principalmente, atenderia a todas as demandas de Gestão de Informação e Processos das empresas.
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n a era da A compensação de cheques por imagem estimula os bancos a expandir a inovação para outras áreas
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A
21ª edição do Ciab FEBRABAN 2011, que ocorre entre os dias 15 e 17 de junho de 2011, em São Paulo (SP), marca definitivamente o ingresso da compensação de cheques brasileira na era da imagem digitalizada. Este ano, teve início oficialmente nas instituições financeiras do país a eliminação do transporte de cheques, uma modernização permitida pelo que muitos analistas já classificam como um dos mais grandiosos desafios do Sistema Financeiro Nacional: a substituição do tradicional modelo de compensação de cheques – conjunto de procedimentos que leva à troca do documento físico por
dinheiro – por outro que utiliza o intercâmbio de imagens. Após dois anos em que se cumpriram várias etapas de desenvolvimento e algumas prorrogações, sob a batuta da Febraban (Federação Brasileira dos Bancos), a entrada em vigor do padrão bancário nacional de troca de mensagens digitalizadas – também denominado Compe por Imagem – foi sinalizada em Circular do Banco Central. A autoridade monetária instituiu a truncagem como procedimento padrão no âmbito da Centralizadora da Compensação de Cheques (Compe) e estipulou o dia 20 de maio de 2011 como a data de início efetivo do sistema em todos os
bancos – menos nas agências bancárias localizadas em regiões de difícil acesso, que ganharam mais 60 dias para se adaptarem. Todo o processo até então exigia uma formidável estrutura de logística envolvendo desde dispendiosas frotas de carros-fortes até um exército de profissionais encarregados da conferência manual dos documentos. Agora, tudo é feito mediante a captura das informações do cheque via código de barras e seu envio, junto com a imagem digitalizada do documento, ao Banco do Brasil, que exerce legalmente o papel de executante dos serviços de compensação de cheques no país.
Com a implantação do sistema de Compensação por imagem os bancos brasileiros terão uma economia da ordem de R$ 100 milhões ao ano.
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Os benefícios que a inovação trará aos clientes dos bancos vão desde a agilidade no atendimento e redução de inconvenientes até acesso quase imediato ao dinheiro depositado em forma de cheque. “Uma das vantagens será a redução do prazo de compensação, que atualmente é de até 20 dias úteis, dependendo da região do País, para somente dois dias (conforme o valor do cheque), proporcionando maior comodidade e segurança para os clientes”, exemplifica o diretor-adjunto de serviços da Febraban, Walter Tadeu Pinto de Faria. No âmbito do setor financeiro, os benefícios da inovação são amplos e diversificados, e muitos deles já vêm sendo experimentados desde que as instituições iniciaram os investimentos tecnológicos necessários para atender aos requisitos do novo sistema. Para dar uma ideia dos ganhos, estimativas iniciais apontam que a economia obtida com o novo padrão ultrapassará R$ 250 milhões. Alguns analistas apostam em um valor ainda maior, mesmo considerando apenas
as economias mais imediatas e quantificáveis, como a redução dos gastos com transporte. Mas os avanços não significam que foram eliminados todos os desafios no que se refere a armazenamento e gerenciamento de documentos. Embora o uso de cheques como meio de pagamento venha caindo significativamente no país, devido à popularização de cartões de débito e crédito e de outras formas de pagamento, o volume de cheques que passam pelo serviço de compensação anualmente chega a 1,1 bilhão de unidades, segundo os dados de 2010 fornecidos pela Febraban. Com a truncagem, essa montanha de cheque em papel deve ficar retida nas instituições financeiras que acolheram os depósitos, que responderão pela sua guarda até a sua destruição, cumprindo o ciclo estabelecido pela compensação. Lembre-se de que continuam valendo para os bancos todos os dispositivos legais e regulamentares relacionados à guarda de documentos e direitos de emissores e beneficiários, inclusive
no que diz respeito ao fornecimento de cópia e de informações. Digitalização além da truncagem A empreitada bem sucedida da compensação por imagem deverá dar um forte impulso a outros investimentos do setor, em especial aqueles relacionados com gestão de conteúdo e documentos nos mais variados formatos. Para os analistas da Febraban, no médio prazo, toda a estrutura tecnológica aplicada na compensação dos cheques – equipamentos e software de captura, reconhecimento e transmissão de imagem – poderá ser utilizada também em operações nãofinanceiras. Os avanços na direção a um futuro com mais digitalização e menos uso do papel fortaleceria ainda mais a posição de vanguarda tecnológica já conquistada pelos bancos brasileiros no mundo. Os grandes bancos varejistas já estão conscientes dessa oportunidade. No Bradesco, segundo maior banco privado do país, a alta diretoria já inclui a imagem como o maior desafio tecnológico que as instituições finan-
Benefícios da compensação digital por imagem n Permite que 90 milhões cheques compensados mensalmente entrem na era digital n Reduz o prazo de compensação de 20 dias úteis para 2 n Elimina o trajeto físico do cheque, o que reduz a possibilidade de clonagem, extravio, perdas e roubo n Reduz expressivamente emissões de CO2 na atmosfera, devido à eliminação do transporte do cheque físico por via terrestre ou aérea (estima-se que cerca de 37 milhões de quilômetros anuais deixam de ser percorridos, com redução de 15 mil toneladas anuais na emissão de CO2) n Elimina mil roteiros terrestres e 50 aéreos, o que representa uma economia em torno de R$ 100 milhões no ano n Permite que a estrutura tecnológica montada possa ser utilizada também em operações não-financeiras
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Laércio Albino Cézar, vice-presidente executivo de TI da instituição financeira do Banco Bradesco
ceiras devem enfrentar atualmente, pelos impactos imediatos que traz ao negócio. De acordo com Laércio Albino Cézar, vice-presidente executivo de TI do Bradesco, o uso da imagem no dia a dia operacional muda radicalmente e rapidamente a forma de trabalhar na instituição. “Em vez de papel, usa-se imagem, o que torna os processos muito mais rápidos e flexíveis. Temos feito investimentos pesados nessa área, estamos avançando de forma acelerada”, festeja o executivo. Cézar não esconde que uma das maiores ambições do Bradesco atualmente, no que se refere a inovações tecnológicas, é prolongar o esforço de implementação do projeto de compensação de cheques por imagem digitalizada para muitas outras atividades do banco. Sem precisar prazos ou recursos, Cézar informa que, atualmente, sua equipe de TI está focada em um projeto interno de gestão de conteúdo que abrange uma ampla gama de documentos. “Trata-se de investimento de envergadura ao qual dedicamos muito cuidado e atenção. Envolve muitos documentos físicos gerados no dia a dia, desde a abertura de conta por um cliente até o momento em que ele fecha negócio com o banco”, adianta o
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Gustavo Roxo, presidente da Comissão Organizadora do Ciab
gestor. O vice-presidente do Bradesco define esse investimento como uma das maiores empreitadas da instituição atualmente, ao lado da conclusão da nova arquitetura, que vem sendo desenvolvida nos últimos cinco anos, com prazo para conclusão dentro de dois anos. “Ambos são projetos que alteram profundamente a nossa rotina de trabalho”, diz. A digitalização além da truncagem, a propósito, é um dos grandes temas de debate do congresso Ciab FEBRABAN 2010, que este ano adotou o tema central “Tecnologia Além da Web”. As discussões também abordarão inteligência do negócio, computação em nuvem, riscos do site WikiLeaks no mercado financeiro, comportamento do consumidor nas redes sociais e plataforma corporativa de colaboração, entre diversos outros assuntos de interesse da indústria bancária. Na posição de segmento que mais investe em TI no Brasil, respondendo por 16% de todas as compras de tecnologia em 2010, segundo a IDC, o setor financeiro dá mostras de que não pretende reduzir o ritmo de modernização que tem mantido nos últimos anos. Segundo a Febraban, em
2010 os bancos destinaram R$ 22 bilhões para despesas e investimentos em tecnologia, um aumento de 15% em relação a 2009. “Enquanto as despesas cresceram 13%, os investimentos se expandiram em 19%. Esses números mostram que os investimentos crescem acima da média de despesas do setor, o que significa que os bancos veem em TI uma importante alavanca para suas estratégias de crescimento”, destaca Gustavo Roxo, presidente da Comissão Organizadora do Ciab.
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Angelo Volpi e Cinthia Freitas
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Angelo Volpi é tabelião em Curitiba, escritor, articulista e consultor. angelo@volpi.not.br Cinthia O. de A. Freitas Professora Titular da PUCPR e Doutora em Informática. almendracinthia@gmail.com
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conceito de documento já mudou. Ele não precisa mais ser de papel nem ter assinatura manuscrita. Isso não é novidade. No cenário empresarial, os documentos circulam livremente, internamente e externamente. O que mais nos preocupa, no entanto, é a circulação descontrolada fora da empresa, ou seja, o vazamento de informações corporativas. Todos nós sabemos que a informação é algo de extremo valor para as instituições. O mais recente exemplo, se não o maior, é o do site WikiLeaks, que há um bom tempo vem publicando posts de fontes anônimas, com documentos, fotos e informações confidenciais vazadas de governos, pessoas públicas e de importantes corporações. Estima-se que em 2007 o WikiLeaks continha mais de 1,2 milhão de documentos. Em 2010, o site informou que divulgaria uma quantidade sete vezes maior. Em julho de 2010, o site publicou cerca de 77 mil documentos secretos sobre um determinado assunto. É uma explosão de informação. Assim, a sociedade tecnológica vem produzindo uma revolução: a sociedade da exposição, pois nunca se esteve tão exposto por meio de equipamentos e mecanismos eletrônicos ou digitais. Sabe-se por exemplo que, caso todas as páginas existentes na internet fossem impressas, reunidas em livros, e os volumes fossem enfileirados, o resultado seria uma estante de 50 mil quilômetros. Outro bom exemplo é a estimativa de 7 milhões de câmeras de circuito interno espalhadas pelos espaços públicos no mundo, sem contabilizar as instaladas em espaços privados. Em 2007, eram postadas 6 horas de vídeo por minuto no YouTube. Já em 2009, o site recebia 20 horas de uploads por minuto. Algo inimaginável em tempos não muito remotos. Isso será cada vez maior, pois câmeras estão cada vez mais baratas e capazes de capturar imagens (fotos e vídeos) com melhor qualidade. Assim, pode-se divulgar teoricamente qualquer conteúdo. Ao pesquisar na internet pelo “contador de visitas”, tem-se um retorno de aproximadamente 32,8 milhões de resultados. Em tempos remotos, as pessoas iam às praças públicas para bradar e expor suas idéias, protestos, pensamentos. E, ao redor delas, formava-se um aglomerado de interessados. Observa-se que isso não mudou. O que mudou foi o meio. É a democracia 2.0 que derruba governos, suscita problemas políticos,
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econômicos, diplomáticos e de segurança pública, entre outros. Afinal, o foco está na mudança, na velocidade e na urgência com que a sociedade atual vive, se relaciona, trabalha, consome e paga suas contas com o auxílio da tecnologia. Portanto, a informação é o bem mais valorado e almejado e é necessário zelar por ele. Marcos Flávio Assunção, autodenominado “hacker ético” e considerado uma das maiores autoridades em segurança da informação, relata que fez uma experiência em uma empresa farmacêutica que o contratou. Deixou um CD no chão do elevador da sede e apertou o botão do último andar. Nele estava escrito: “Fotos do chefe na praia”. Em apenas cinco minutos detectou a infecção de vírus que colocou no CD. Sem dúvida, a curiosidade humana é a melhor porta de entrada para sistemas. A propósito, a segurança da informação chama isso de “engenharia social”, que é o subterfúgio usado pelos golpistas por meio da enganação, exploração da inocência, curiosidade ou ganância das pessoas. Vimos isso diariamente em infindáveis correntes de e-mails, desde religiosos, avisos de questões de segurança, ajuda a pais desesperados atrás de seus filhos, fotos da recente tragédia e assim por diante. A inocência que não se tem na rua aparece na web, principalmente nos novos usuários. Uma das vertentes mais emblemáticas da falta de bom senso e ética profissional é o envio de spams. Neste caso está valendo o conceito de que uma mentira contada milhares de vezes acaba se tornando uma verdade. É incrível como empresas e organizações de renome caem na armadilha de seus marqueteiros de que existe, sim, legalidade e ética no envio de mensagens indiscriminadas a endereços obtidos por meios, no mínimo, imorais, afirmando e pensando que há até mesmo uma “lei” já aprovada dispondo a respeito! A verdade é que raros são aqueles que se encontram preparados para o ambiente digital. Investe-se bilhões em sistemas de segurança que acabam vulneráveis pela falta de aculturação com o meio eletrônico. O homem ainda não acompanha a evolução da nova era da comunicação. A vaidade, o ego, o narcisismo e a eterna busca de riqueza afloram e são potencializados pela web, colocando em sério risco a segurança dos documentos digitais.
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Brasília recebe maior congresso de gestão de informação da América Latina
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Capital Federal brasileira, Brasília, foi palco entre os dias 24 e 25 de Maio, do ECM Road Show - primeiro congresso regional de gestão de informação da América Latina, que reuniu especialistas do setor para discutirem problemas e soluções do Enterprise Content Management com foco na realidade da administração pública nacional. Dois dias de intenso conteúdo. Assim pode-se resumir o que aconteceu na primeira edição do ECM RoadShow Brasília, que reuniu especialistas dos setores público e privado em 14 painéis, entre mesas-redondas e palestras. Inédito no mercado local, o evento levou a um público de 590 participantes, composto por congressistas e visitantes, um conteúdo consistente e focado no dia-a-dia do setor público brasileiro. O especialista Walter Koch, que possui atuação nacional e internacional em projetos de gestão da informação, professor, consultor e autor de livros no segmento, abriu o congresso com a palestra “Novos Paradigmas para Implantar o ECM”.
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Durante sua apresentação o especialista repercutiu juntamente com a assistência quais os principais desafios que a administração pública enfrenta para implantação dos sistemas de gestão da informação.
Temas relevantes
A exemplo das empresas privadas, o setor público também enfrenta sérios desafios na gestão documental. A necessidade de melhorar seus processos e dar maior transparência às suas atividades tem levado diversos órgãos a investir em vários projetos. As experiências que órgãos como a Câmara dos Deputados, representada por Sérgio Falcão; Marcelo Sousa Silva, da Receita Federal e João Alberto Lima, do Senado, foi o tema do talk-show do primeiro dia do evento. Os especialistas falaram como a gestão documental impacta a produtividade no governo. Tanto a Câmara de Deputados quanto a Receita Federal e o Senado vêm acumulando nos últimos anos, experiências bem-sucedidas que foram compartilhadas com público presente ao encontro.
1 - Eduardo David - Diretor da Guia Business Media 2 - Walter Koch - professor, consultor e Diretor da Imageware 3 - André Figueiredo - ECM Brand Manager da IBM Software Group 4 - Wilton Tamane - consultor e Diretor da CNC 5 - Sérgio Falcão da Câmara dos Deputados; João Lima do Senado e Marcelo Silva da Receita Federal 6 - Thiago Cruz - Diretor da InPar parceiro Microsoft especialista em SharePoint 7 - Marcelo Sousa Silva - líder do e-Processo da Secretaria da Receita Federal
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OBRIGADO! Sucesso com a sua presença! É com satisfação que a Guia Business Media agradece a participação de todos os visitantes, congressistas, patrocinadores, palestrantes e apoiadores do maior evento em gestão da informação da América Latina, realizado pela 1ª vez em Brasília, nos dias 24 e 25 de maio. Com base no ECM Show São Paulo - que já acontece pelo 2° ano consecutivo - o ECM
RoadShow tem como objetivo levar as inovações em gestão da informação para outras capitais do Brasil. CEOs, executivos, especialistas do setor, grandes marcas expositoras e um conteúdo qualificado tornaram o evento uma referência em gestão da informação na Capital Federal. E a sua presença foi fundamental!
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1 - Américo Borghi Jacinto - Analista de Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento 2 - (esq para dir) Nelci dos Santos (ANVISA); André Siqueira (BACEN) e Irineu Granato -Gerente de Tecnologia da Montreal Informática 3 - Jorge Henrique Fernandez - Professor da UNB- Universidade Federal de Brasília
A mesa-redonda do dia 25, teve Leonardo Pires, líder do Programa Processo Eletrônico do Superior Tribunal de Justiça (STJ); Pedro Enéas coordenador Secretaria de Infraestrutura Tecnológica da Secretaria Especial de Informática do Senado (Prodasem) e a consultora e especialista em ECM, Neide de Sordi, que habilmente conduziram o debate com os participantes sobre a Gestão da Informação e a Gestão do Conhecimento. Projetos de grande envergadura como os implementados pelo STJ, que decidiu eliminar o papel do seu cotidiano, e pelo Senado mostram os caminhos que o governo está tri-
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4 - Anderson Oliveira – Delivery Manager, Bull Latin America 5 - João Alberto Lima -líder do Projeto LexML - Rede de Informação Legislativa e Jurídica 6 -José Guilherme Junqueira Dias Diretor da ABGD 7 - Leonardo Pires - Líder do
lhando no setor e por que ele vem se tornando um grande comprador de soluções e serviços de ECM, foram detalhadamente apresentados ao público como exemplos. Wilton Tamane, especialista na área de Imaging, falou como a digitalização é a porta entrada para os sistemas de ECM, José Guilherme Junqueira Dias, diretor da ABGD, traçou um retrato preciso da importância de manter uma política de preservação que garanta a integridade e perenidade das informações. O SharePoint, ferramenta que inclui os conceitos de gestão do conhecimento e colaboração também foi
Programa Processo Eletrônico STJ na Era Virtual, Coordenadoria de Desenvolvimento do Superior Tribunal de Justiça e Neide De Sordi - Consultora e especialista em gestão documental e Pedro Enéas Mascarenhas - Diretor Adjunto do Prodasen 8 - Carlos Oliveira – Country Sales Manager, Hyland Software do Brasil
tema do encontro, na apresentação conduzida pelo expert Thiago Cruz Soares, diretor da InPar e parceiro da Microsoft. João Alberto Lima, líder do Projeto Lexml, rede de informação legislativa e jurídica do Senado mostrou como a organização e disponibibilização dos documentos pode trazer ganhos diversos tanto para as administrações quanto para a sociedade. Marcelo Sousa Silva, líder do e-Processo da Secretaria da Receita Federal compartilhou conhecimentos adquiridos na gestão por processos com o objetivo de divulgar a base de conhecimento gerada na Receita Federal para
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acesso aos demais órgãos públicos. Américo Borghi, analista de Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e mestre em Gestão do Conhecimento e da Tecnologia da Informação concentrou sua apresentação no caso prático do órgão que utilizou o processo de criação e internalização de conhecimento para realização de seu planejamento estratégico. Coroando o evento, o professor mestre e doutor da Universidade de Brasília, Jorge Henrique Cabral Fernandez, abordou uma questão de extrema importância para o funcionalismo: a gestão da segurança e seu viés com a
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transparência na interface do relacionamento do governo com o cidadão.
Estudos de Caso
Entre os casos práticos que foram apresentados durante o congresso, um tema bastante importante foi levado pela Montreal por meio de projetos desenvolvidos junto a Agência de Vigilância Sanitária (ANVISA) e o do Banco Central (BACEN), que mostraram os desafios que precisam ser vencidos no campo dos negócios quando se implementa soluções de gerenciamento de informação e documento. Por meio de uma visão prática, o
especialista Walter Koch, falou pela Most, como as ferramentas e soluções auxiliaram no processo de Compe por Imagem, recentemente implantado no sistema bancário em todo o Brasil com o respaldo da Febraban. A IBM, um dos apoiadores do congresso, compartilhou com os profissionais de Brasília, o aprendizado acumulado em inúmeros projetos desenvolvidos no País e no mundo, por meio das soluções da empresa, com apresentação pelo Manager da área, André Figueiredo. A Hyland - On Base também levou experiências desenvolvidas junto a Bull mostrado por Carlos Oliveira e Anderson Oliveira.
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“O congresso contribuiu bastante para o nosso conhecimento e atingiu as expectativas, pois o conteúdo esteve voltado 100% para o governo, que é o foco do nosso trabalho”, Igor Dias Braga, da Tins, de Tocantis
“Adorei os dois dias intensos de palestras. Foi ótimo inclusive para fazer relacionamento e trocar opiniões”, Fabio Rocha, da Intec, Brasília
“O congresso foi ótimo, tive a oportunidade de conhecer novas tecnologias de ECM que vão agregar muito valor ao nosso trabalho na secretaria, pois temos muitos documentos que precisam ser digitalizados e gerenciados”, Edimara Magalhães Pereira, da Secretaria de Educação de Minas Gerais.
“Foi excelente, pois sou arquivista de informação e estamos implantando um projeto no banco. Há dois anos, participei de uma exposição semelhante e, comparando com o ECM RoadShow, vi o quanto o tema evoluiu em termos de avaliação, classificação, etc. Foi ótimo”, Julio Cesar Alexandre de Santana, do Banco de Brasília
“Gostei muito do congresso. As palestras que assisti agregaram valor ao meu conhecimento e muito do que vi vou poder aplicar na minha empresa. A exposição também foi muito interessante, com ferramentas e soluções que eu ainda não conhecia”, Marcelo de Almeida Camargo, doswww.docmanagement.com.br Correios de Brasília
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“Gostei muito do evento e realmente foram 2 dias muito bons, além do conteúdo consegui rever alguns velhos colegas de profissão. Farei uma apresentação resumo para os líderes da empresa em Brasília e para a TI de todo o grupo com os principais assuntos abordados no evento”, Jackson Vilela, TI do Conjunto Nacional Shopping Brasília
“Gostei muito do congresso, teve uma excelente organização e um ótimo conteúdo”, Luciano Rego, do Grupo Finisar, Brasília 58 Document Management | Maio / Junho 11
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Gestão da Informação na área hospitalar Complexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos inicia atendimento com prontuário e prescrição eletrônicos
Após
mapear todos os processos De acordo com o gerente executivo de TI envolvidos na assistência, o da instituição, Osmar Antonio dos Santos, no Complexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos atendimento ambulatorial, 12 mil prontuários desenvolveu e implementou um sistema de estão online, sendo que atualmente 34% das gestão da informação que resultou na prescriconsultas já são feitas utilizando o prontuário ção eletrônica e que está sendo utilizado por eletrônico e 40% dos atendimentos já estão médicos do centro ambulatorial e da UTI. A imregistrados na prescrição online. “Tudo foi feito plementação da prescrição eletrônica faz parte de forma a consolidar os dados de maneira da consolidação da automação de processos organizada e de fácil acesso, atendendo recuradministrativos e assistenciais, na qual o Comsos importantes de segurança, facilidade de plexo Hospitalar Edmundo Vasconcelos investiu uso, aprendizado e agilidade na execução das quase R$ 10 milhões nos últimos três anos. tarefas”, explica. Ao contrário do que se imagina, não se Desenvolvido pela própria equipe de trata de um sistema que apenas substitui uma TI do hospital, o uso do aplicativo está prereceita/prescrição feita à mão por uma receita visto para ser estendido a todos os setores digital, mas que facilita o trabalho do médico, da instituição até agosto. Para consolidar a auxiliando-o em algumas tarefas, como calcular Osmar Antonio dos Santos, automação de processos administrativos e dosagens adequadas para os medicamentos de gerente de TI assistenciais, foram investidos R$ 7 milhões cada paciente, de acordo com sua idade, altura, nos últimos três anos e há previsão de aporte peso e histórico. Também emite alertas sobre dosagens fora do pade mais R$ 2,8 milhões em 2011. drão e/ou possíveis problemas devido à interação medicamentosa. O grande desafio na implantação do novo sistema foi transporTodo esse trabalho que possibilita a pesquisa na área de saúde tamtar o legado de informações registradas no hospital ao longo dos bém tende a crescer, uma vez que os registros ficam mais organizados e seus 65 anos de existência. A digitalização envolve os prontuários de facilitam as consultas. Ficará mais fácil, por exemplo, levantar históricos clientes atuais e todo o acervo da instituição, totalizando cerca de 60 que determinem a eficácia de algumas drogas ou procedimentos, geranmilhões de documentos. do subsídios importantes para eventuais mudanças de conduta. Para incorporar os dados em papel ao sistema, foi desenvolvido Segundo Osmar Antonio dos Santos, gerente de TI do Complexo aplicativo de gestão de conteúdo, digitalização e indexação, integraHospitalar Edmundo Vasconcelos, todo o complexo administrativo e do ao sistema de gestão assistencial. Também foi centralizada a base clínico do complexo hospitalar irá se beneficiar com a implantação de dados e foram interligados todos os setores do hospital pelos do sistema. Além do registro eletrônico dos 180 mil prontuários de quais o paciente passa, desde o call center até as áreas de exames e pacientes ativos em papel, cerca de 47 mil já foi digitalizado, somanatendimento médico. do em torno de 2 milhões de documentos disponíveis online. Até “Não se trata apenas da digitalização de um legado em papel, novembro, todos os prontuários serão digitalizados. mas o conceito que a produção digital traz para a informação, que Segundo o Diretor Clínico do Complexo Hospitalar, Antoninho é muito mais abrangente. Trata-se de um sistema que evoluiu e está Sanfins Arnoni, os principais benefícios dessa nova ferramenta são associado a esse legado em papel. É uma forma de fazer com que o a agilidade no atendimento, a permissão para busca e indexação de conteúdo dessas informações seja mais útil para a instituição, para o arquivos, além de evitar a duplicidade de trabalho. Com interface médico e principalmente para o paciente”, reforça Osmar dos Sanamigável e intuitiva, o aplicativo vem sendo bem recebido pelos tos. Além disso, há um melhor aproveitamento do conteúdo, que vai médicos e colaboradores do hospital, transformando conceitos no além dos prontuários eletrônicos e que serve para a instituição para modo de prestar assistência. gerar negócios.
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De bem com o meio ambiente
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Benéficos diretos à população O sistema de e-Processos da Receita Federal transformou processos eminentemente baseados em papel, em procedimentos prioritariamente digitais
O uso
dos meios digitais na relação expressiva dos procedimentos burocráticos, do contribuinte com a Reassim como nos prazos de atendimento a poceita Federal foi o grande passo em direção ao pulação. O e-Processo também incrementou aprimoramento das facilidades e da prestação a arrecadação devido à redução do tempo de de serviços aos usuários/contribuintes. Para permanência do processo e a realização do quem precisa acompanhar um processo, seja de crédito tributário. pedido de isenção de impostos ou questiona“O e-Processo foi a primeira etapa para mento relativo a pagamentos, pode contar com implantação da gestão pela qualidade. Para a a tecnologia do gerenciamento de Informações administração publica significa a redução de integrada à imagem dos documentos por meio custos com a eliminação do papel, aumento do site da Secretaria da Receita Federal. Este da produtividade e redução ou até eliminação modelo para prestação de serviços utilizando de atividades acessórias, diminuição no tempo a web, disponível pelo portal da e-CAC no site de análise dos processos e facilidade no mada Receita (www.receita.gov.br), é fruto de um nuseio das informações”, complementa o líder trabalho que iniciou-se em 2003, por iniciativa do projeto. do próprio Governo Federal e dos diretores da A infraestutura adequada e capacidade do secretaria como Carlos Alberto de Freitas Barresistema permitiram o recebimento, via web, de to, atual Secretário da Receita Federal do Brasil, um grande volume de documentos, com a aneque abraçou a idéia desde o início. xação automática da imagem. Essa tecnologia Marcelo Sousa Silva da Receita Por meio desse sistema, o contribuinte diferencia as demandas complexas das simples, Federal pode visualizar a qualquer tempo as imagens identificando o que é prioridade e o que não é, dos documentos do processo, bem como enviar de forma a tratar gerencialmente as informasua impugnações ou recursos, além de acompanhar as etapas em ções que transmite e recebe. que se encontra o processo. Todos os documentos necessários são “Criamos atividades em cada etapa do projeto assim como anexados por meio de formulários eletrônicos que contêm os dados taxonomia e classificações. Elegemos princípios que determinaram as necessários ao tratamento das informações. principais diretrizes dos processos e tudo isso para garantir a transConforme explica o líder do projeto, Marcelo de Souza Silva, parência e o crescimento organizacional”, disse Silva por meio do chamado e-Processo é possível controlar as solicitaO e-Processo baseia-se em diretrizes que visam unificar o trações de abertura de processos, juntada de documentos, acompatamento das informações e em especial os aspectos de segurança, nhar a análise, verificar eventuais pendências ou ter conhecimento de software e de infraestrutura. A norma de armazenamento de Logs sobre intimações, enfim sobre toda a “vida” do processo. Tudo isso garante a transparência e a rastreabilidade de todos os atos públicos em meio digital. ocorridos nos processos. Como benefícios o e-Processo trouxe a velocidade no trâmite O desenvolvimento do e–Processo é o resultado de um esforço dos processos junto ao órgão. Como resultado prático o sistema perdos técnicos da Receita Federal. Equipes da receita e do Serpro trabamitiu a eliminação do processo em papel, não necessitando mais de lharam para que os benefícios do sistema chegassem à Procuradoria armazenamento, transporte cópias etc. Armazenados digitalmente, Geral da Fazenda e, a partir dessa experiência até a Previdência Social. os documentos do processo passaram a ser padronizados permitindo Hoje, o sistema capitaneado por João Paulo Silva, responsável a identificação e a classificação automática dos documentos.“Toda pela Coordenação Geral de Arrecadação e Cobrança da RFB e Superessa administração de processos jurássica eminentemente baseada visor Geral do Subprograma do sistema e-Processo desde junho de em papel não mais acontece e até setembro deste ano, toda interfa2009, já é referência para muitos outros órgãos públicos. ce com o cidadão se dará via web”, explica Marcelo Silva. “ A Receita desfruta de uma imagem muito boa junto ao público O mapeamento das atividades, assim como o controle das infore projetos como o do e-Processo vêm corroborar neste sentido”, mações é feito em tempo real. Como resultado houve uma redução conclui Marcelo Silva.
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DLP
Leonardo Borba
Perda e roubo de informações: como impactam os negócios? Divulgação
Leonardo Borba, Engenheiro de Sistemas na ApliDigital
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A
perda ou roubo de informações consiste nas ações de desvio de dados sensíveis das organizações em geral, seja por funcionários ou por intrusos em suas redes corporativas. A fuga da informação pode ocorrer por meio de um funcionário que desvia as informações confidenciais de uma empresa, por um intruso (“Hacker” ou “Cracker”) que invade os sistemas corporativos e copia ou indisponibiliza as informações corporativas ou simplesmente por incidentes como o furto de equipamentos empresariais com informações confidenciais, como laptops e smartphones. De forma geral, é sempre ruim para as empresas ter o desvio de suas informações. Afinal, existem várias formas de afetar os negócios caso informações sigilosas parem em mãos erradas. Uma empresa de projetos industriais gasta cerca de dois anos em pesquisa e desenvolvimento de um projeto. Assim que o projeto está pronto para ser apresentado a um potencial cliente, ele se depara com um concorrente com um projeto idêntico ao dele, com alterações realizadas a poucas horas daquele momento, mas com custo 50% menor. Como isso pode ter acontecido? Simples! Tal concorrente não gastou tempo, nem dinheiro desenvolvendo o projeto, apenas se apoderou de informações confidenciais da pesquisa realizada e “desenvolveu” seu próprio projeto. Assim como “Hackers” podem invadir sistemas de lojas virtuais e roubar os números de cartões de crédito dos clientes pessoas mal intencionadas podem apoderar-se de equipamentos empresariais com informações confidenciais ou funcionários podem realizar cópias não autorizadas de documentos empresariais e vendê-los aos concorrentes ou publicá-los ao mundo de forma a expor a empresa. Primeiramente, devemos direcionar o foco da proteção que queremos utilizar. Devemos identificar os pontos críticos da empresa e mapear todos os pontos de vulnerabilidade, definir as prioridades de cada um destes pontos críticos e aplicar as devidas proteções. Eu poderia citar inúmeras formas de proteção, mas basicamente vejo três pilares para uma
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boa proteção: proteção dos dados sensíveis; proteção da rede e sistemas empresariais e educação ou instrução de usuários. Para a proteção contra a perda ou roubo de informações, vejo soluções de mercado como Data Loss Prevention (DLP), que consiste em um software baseado em rede ou host (estação de trabalho) que realiza a verificação das mais diversas formas de fuga de informações. Uma solução de DLP irá proteger contra o envio de informações classificadas como sensíveis para fora de seu contexto original como, por exemplo, anexos de e-mails, upload para webmails ou discos virtuais/FTP, impedir impressões indevidas, acessos não permitidos a arquivos, cópia ou digitação de documentos sensíveis, captura de telas e cópia para mídia externa (CD/DVD/ Pen Drive) ou locais em notebook/smartphones. Dessa forma, torna-se quase impossível a saída indevida das informações de uma empresa. Para casos de equipamentos que possuem direito de arquivos confidenciais armazenados localmente ou em seus e-mails, e que sejam passíveis de roubo ou extravio (laptops, notebooks, smartphones, etc.), e de necessidade de transmissão de arquivos confidenciais – via e-mail, portais, etc. – indico soluções de criptografia parcial (pastas e arquivos) ou completa (para todo o disco local). É muito importante lembrar que, apesar das mais avançadas ferramentas de proteção e prevenção contra fuga ou perda de dados, a educação dos usuários, principalmente com maiores privilégios administrativos, é um fator crucial. Para que qualquer solução seja efetiva, é necessário que a empresa possua políticas e normas internas, assim como uma postura de educação de seus usuários, para prevenir que tais atos aconteçam. Afinal, uma das formas mais eficazes de intrusão a uma rede é pela “engenharia social”, ou seja, a forma que uma pessoa mal intencionada encontra através da enganação ou exploração da confiança de pessoas ligadas à empresa em questão, para obter acesso a sistemas ou informações sigilosas.
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Jesse Wilkins
Sobrecarga de informações e o filtro social Divulgação
Jesse Wilkins, Diretor da AIIM Internacional, atua na indústria há 15 anos no desenvolvimento de projetos, e sua experiência profissional inclui o ECM, ERM, e-mail management, document imaging e Web 2.0. Wilkins será um dos apresentadores do ECM Show 2011.
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um fim de semana cruzei a marca de 2 mil seguidores no Twitter. Eu mesmo sigo 742 pessoas. Alguns deles tuitam raramente, mas acredito que a média é de cerca de cinco a sete tweets por dia. Isso significa que o meu fluxo do Twitter é de cerca de 3,5 mil a 5 mil tweets por dia e, às vezes, até um pouco mais em alguns momentos. Faço muitas palestras e repasso essa estatística para as pessoas, geralmente seguido por minha afirmação de que dada a escolha irrevogável entre e-mail e Twitter, eu escolheria este último num piscar de olhos e sem arrependimentos. Muitas dessas pessoas, com um olhar chocado, perguntam como eu consigo ler 3,5 mil (ou mais) tweets, quando muitos deles lutam com “apenas” 100 ou mais mensagens de e-mail por dia? Para isso tenho duas respostas. A primeira resposta é que o Twitter, como muitas outras ferramentas de mídia social, não deve ser visto como um copo para beber, mas como um rio para molhar apenas um dedo do pé, quando o tempo permitir. Vários tweets são fúteis, irrelevantes, supérfluos, muito críticos para se compreender, sem contexto, etc. Então, eu não tento beber o rio inteiro. A segunda resposta é muito parecida com a primeira. Quando faço a analogia do rio, muitas vezes, a próxima pergunta é: “mas você não perde coisas dessa maneira?” Em outras palavras, como eu poderia defender dumping e-mail e depois não ler todos os meus tweets? Soa mais como uma receita para deixar de fazer coisas realmente importantes. Minha resposta a essa pergunta e para o amplo uso do Twitter reside no conceito de filtro social. O valor mais significativo que percebo no Twitter são mensagens que apontam para mais de um recurso como blogs, infográficos, white papers, divulgação de eventos, e assim por diante. É possível que eu possa perder um grande post de um blog, mas não é provável por causa do modo como funciona o filtro social. Tenho interesses ecléticos, mas tenho cultivado um ecossistema de informação no Twitter que, quando algo bom acontece, vou ver várias vezes no meu Twitter, num fluxo de pessoas retuitando ou comentando o mesmo assunto. Isso também tem a vantagem adicional de separar as coisas realmente interessantes, a partir do mais mundano: se eu vejo um post, geralmente
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tento ter um tempo para lê-lo. Mas quando vejo algo que foi retuitado, eu sei que há algumas coisas boas lá. E quando eu vejo que este post incomodava outros na blogosfera ECM, sei que vai ser excepcional e, com frequência, paro o que estou fazendo para dar uma olhada. A outra coisa é que sempre tento manter um olho nas minhas mensagens diretas, que servem de exemplo do que acontece com os e-mails no ecossistema do Twitter. Assim, entre a minha filtragem e os meus filtros sociais, é altamente improvável que eu perca alguma coisa de real impacto – mesmo porque meus interesses e fontes de informação não são mais que 100% dos de outra pessoa que sigo. A probabilidade de ver algo que eu não teria visto de outra forma é dramaticamente mais alta. Chamo essa descoberta de casual e vejo-a como um valor importante - quase todos os dias, tenho exemplos de pessoas que deveria seguir ou ler como resultado desta abordagem. Um pensamento final para amarrar isso em negócios sociais. Se você tivesse uma ferramenta como o Twitter, que permitisse acompanhar seus colegas de trabalho e saber das novidades, e que pudesse também acompanhar os outros membros de sua organização com os quais você não se relaciona, utilizando-se desse filtro social, que novas idéias, produtos e serviços você não poderia ter?
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canal executivo
Celso Azanha
Como o senhor avalia, em números percentuais, a adoção de sistemas virtualizados no Brasil? Por quê?
Em pesquisa de tendências de TI realizada pelo Instituto Sem Fronteiras entre 2010 e o início deste ano, de um universo de 1.140 empresas de médio e grande portes entrevistadas, 80% afirmaram já ter adotado a virtualização de servidores; 38% já virtualizaram aplicações e mais 17% pretendem virtualizá-las ainda neste ano. No segmento de storage, 27% já virtualizaram. Percebemos que a economia que a virtualização promove no custo total de propriedade do hardware e do software, além da disponibilidade e flexibilidade das aplicações a qualquer tempo – e em qualquer lugar – são os grandes motores da virtualização.
Falta informação sobre virtualização e seus benefícios para o mercado corporativo brasileiro? Há, na sua opinião, uma relação entre esse crescimento e o uso do cloud, principalmente no mercado nacional?
A virtualização como primeiro passo para a adoção do cloud computing já é um conceito bastante popular entre as empresas brasileiras. Haja vista a adoção em companhias de grande porte como a Univen Petróleo, Lwart e Serasa Experian. Quanto mais a estrutura de TI das empresas cresce, mais elas têm necessidade de melhor gestão e redução de custos. Por exemplo, quando se fala em tendência, a virtualização de toda a estrutura de TI é um caminho sem volta, pois com ela realizamos as mesmas tarefas de forma mais inteligente e barata. Segundo o IDC, o número de servidores virtuais implantados diariamente em todo mundo já é maior que o número de servidores físicos
instalados em todo o mundo a partir de 2010.
Quais áreas, destacando aqui a integração com o sistema de Enterprise Content Management, são os potenciais usuários de virtualização e por que? Empresas de qualquer porte e de qualquer área de atuação são potenciais candidatas a virtualizar sua infraestrutura de TI. No caso, por exemplo, de gestão de conteúdo nas empresas, quanta estrutura física é necessária para o armazenamento e administração das informações? A virtualização de servidores e storage em data centers são passos importantes para a redução de custos com hardware, horas de trabalho, espaço físico, energia elétrica e sistemas de refrigeração; sem falar no conceito do green IT ao que toda essa economia nos remete.
Como o senhor analisa a participação e o crescimento da VMware no Brasil e na América Latina nos últimos anos?
A VMware é líder do mercado global de virtualização, com cerca de 86% de market share. No Brasil e na América Latina, essa realidade se reflete. Nosso país já é visto pela corporação como um dos principais focos a partir de 2011. A VMware investirá muito para expandir sua atuação aqui. Percebemos um movimento de grandes corporações globais estudando expansão ou instalação no Brasil, o que vai gerar uma demanda inédita em serviços de TI. Não há hoje um planejamento de gestão de TI que não contemple a virtualização. A virtualização permite ao mercado criar serviços de tecnologia sob demanda. Talvez tenha sido esse um dos fatores que nos levaram a crescer rapidamen-
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Virtualização já!
Celso Azanha country manager da VMware no Brasil
te no mundo e no país. O nosso trabalho contempla os conceitos de software (SaaS), infraestrutura de TI online (IaaS) e plataforma de desenvolvimento de aplicações web sob demanda (PaaS), que são genericamente chamados de Cloud Computing. Essa é a base para a computação sob demanda.
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03.06.11 03:22:11
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Seu nome: Empresa: Endereço: CEP:
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✓Cargo ❑
✓Departamento ❑
✓Formação Profissional ❑
✓Número de funcionários de sua empresa ❑
❑ Presidente ❑ Vice-Presidente ❑ Superintendente ❑ Diretor ❑ Gerente ❑ Supervisor ❑ Chefe/Encarregado ❑ Consultor ❑ Analista ❑ Coordenador ❑ Outros:
❑ Administração ❑ Finanças ❑ Jurídico ❑ Comercial ❑ Marketing ❑ TI ❑ Projetos ❑ RH ❑ Engenharia ❑ Produção ❑ Logística ❑ Compras ❑ Outros:
❑ Pós Graduado ❑ Superior Completo ❑ Superior Incompleto ❑ Ensino Médio
❑ Até 50 ❑ 51 a 100 ❑ 101 a 500 ❑ 500 a 1000 ❑ Acima de 1000
✓PERFIL DA EMPRESA ❑ Sua empresa é fornecedora de equipamentos, software, produtos ou presta serviços nas áreas de: TI, Gestão da Informação, Gerenciamento de Documentos, BPO, Workflow, Datacenters, Guarda Física de Documentos, Software de ECM, Digitalização. ❑ Se sim, vá para a seção 2 e 3
❑ Se não, vá para a seção 1
1 USUÁRIO FINAL
3 ÁREAS DE FORNECIMENTO
Em qual das categorias abaixo sua empresa se encaixa melhor?
Assinale / Captura ❑ Scanners – Papel ❑ Scanners – Micrográficos ❑ Multifuncionais ❑ Software de captura/Digitalização ❑ Software de HCR ❑ Software de ICR ❑ Software de OCR ❑ Software de OMR ❑ Software de processamento de formulários ❑ Outros:
Assinale / Serviços ❑ Serviços de digitalização ❑ Serviços: Reconhecimento de OCR/ICR/OCR/OMR ❑ Serviços de processamento de formulários ❑ Serviços de classificação/indexação/taxonomia ❑ Serviços de organização de arquivos ❑ Serviços de gestão de documentos ❑ Serviços de BPO ❑ Serviços de mão de obra de TI ❑ Outsourcing de TI (infra, hardware, segurança) ❑ Outros:
Assinale / BPM/Workflow ❑ Software – BPM/Workflow ❑ Serviços de BPO ❑ Serviços de BOM ❑ Outros:
Assinale / Gerenciamento ❑ Software – ECM Suite ❑ Software – Enterprise Aplication Integration ❑ Software – Web Content Management ❑ Software – Gerenciamento de E-mail ❑ Software – Gestão de ativos digitais ❑ Software – Gestão de documentos ❑ Software – Gestão de imagem (DI) ❑ Software – Gestão do conhecimento (KM) ❑ Software – Gestão documental (RM) ❑ Outros:
❑ Agronegócio ❑ Alimentos e bebidas ❑ Arquitetura/engenharia e construção ❑ Automotivo ❑ Consultoria ❑ Educação ❑ Energia ❑ Equipamentos médicos ❑ Farmacêutico ❑ Hospitais e laboratórios ❑ Hotéis e restaurantes ❑ Manufatura ❑ Mineração metalugia ❑ Químico ❑ Serviços ❑ Serviços financeiros/bancos ❑ Setor público/entidades ❑ Tecnologia ❑ TI ❑ Transportes e logistica ❑ Varejo ❑ Outros:
2 FORNECEDORA SEGMENTO “GESTÃO DA INFORMAÇÃO” Assinale / Natureza da empresa ❑ Fabricante ❑ Distribuidor ❑ Importador ❑ Revendedor ❑ Prestador de Serviços ❑Outros:
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COMO RECEBER A DOCUMENT MANAGEMENT
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COMUNICADO IMPORTANTE
Assinale / Armazenamento/Preservação ❑ Armários/Arquivos ❑ Arquivos deslizantes ❑ Pastas ❑ Mídias ópticas ❑ Mídias magnéticas ❑ Microfilme ❑ Serviços de guarda de documentos ❑ Serviços de guarda gerenciada de documentos ❑ Serviços de microfilmagem ❑ Serviços – Salas cofre ❑ Serviços – Data center ❑ Serviços - Backup on line ❑ Outros:
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Assinale / Destruição ❑ Fragmentadoras de papel ❑ Serviços de destruição de documentos ❑ Outros: Assinale / Segurança ❑ Hardware ❑ Software ❑ Outros:
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Assinale / Entrega ❑ Impressoras ❑ Outsourcing de impressão ❑ Papel ❑ Transpromo ❑ Websites/Portais ❑ Outros: Assinale / Outros ❑ Copiadora ❑ Datadores ❑ Dobradeiras ❑ Encadernadoras ❑ Envelopadora ❑ Etiquetadoras ❑ Etiquetas ❑ Fitas ❑ RFID ❑ SPED ❑ Serviços – Formalização de contratos ❑ Serviços – Checagem de imagens ❑ Serviços – Fabrica de softwares ❑ Serviços – Gestão de direitos autorais ❑ Serviços – Gestão de contratos ❑ Serviços – Integração de sistemas ❑ Servidores ❑ Rede ❑ Software de archiving ❑ Outros:
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guia ECM A seguir veja a classificação das empresas presentes nesta edição por área de atuação. Este é um serviço da revista Document Management aos leitores a fim de facilitar a busca por produtos e soluções que são bimestralmente ofertados por uma gama selecionada de fornecedores que encontram-se entre os mais conceituados no mercado. ARMÁRIOS/ARQUIVOS
• CNC • P3IMAGE
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CONSULTORIA
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DESTRUIÇÃO DE DOCUMENTOS
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ENCADERNADORAS
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GESTÃO DE DOCUMENTOS
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GUARDA FÍSICA DE DOCUMENTOS
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IMPRESSORAS
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INDEXAÇÃO
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MICROFILMAGEM
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MICROFILME
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ORGANIZAÇÃO DE ARQUIVOS
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SOFTWARE - ENTERPRISE APLICATION INTEGRATION
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SOFTWARE GER.CONTEUDO NA WEB
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Maio / Junho 11 | DOCUMENT MANAGEMENT
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reflexões “Em vez de papel, usa-se imagem, ( na compensação de cheques) o que torna os processos muito mais rápidos e flexíveis. “ Laércio Albino Cézar, vice-presidente executivo de TI do Bradesco
“Antes, montava-se um data center em terreno com milhares de metros, com metade do espaço reservado para expansões futuras. Hoje, com a virtualização e a consolidação esse espaço extra tende a nunca ser usado, porque o aumento da capacidade do centro será de outra natureza”, Cassio Dreyfuss, vice-presidente do Gartner
“As discussões em Social Business focarão cada vez mais o uso da ferramenta certa para a tarefa certa e com capacidade de gerir adequadamente o conteúdo envolvido”, Jesse Wilkins, diretor de Systems of Engagement da AIIM International,
“O ECM RoadShow se mostrou uma iniciativa muito interessante e superou, em muito, as expectativas. Tivemos visitas excelentes e recebemos um público bastante qualificado. Isso nos mostrou a grande demanda em ECM que existe na área governamental” Carlos Oliveira diretor da Hyland OnBase”
crônica
Ângelo Volpi
Digito, logo existo...
A
ânsia de participar de redes sociais e “estar conectado” se alastra como epidemia. A “intimidade” com o meio é tal que já não se sabe onde está o privado e o público. Ao que parece, existir é estar conectado e não mais apenas pensar. Tudo o que se pensa fazer se posta. É o narcisismo em seu último grau, representado não mais pelo espelho, mas sim pelos monitores e telas. Todos se cadastram para aparecer e ter o seu minuto de fama, não estar é não ser e, consequentemente, não existir. Se Descartes vivesse nestes tempos, provavelmente sua célebre frase seria: Digito, logo existo! Vejamos: há quase 400 anos, a base para o saber moderno era lançada a partir de seu dualismo existencial. A filosofia que até então circulava entre os mitos e a religião passou a ser um instrumento útil de auxílio ao homem em seus dilemas diários. Bem antes de Descartes, outro filósofo chamado Zaratrustra (6 a.C.) teria escrito o código moral, político e religioso dos persas, instigando o mito do “super-homem” de quem Nietzsche reescreveu as idéias. Para este a maioria das pessoas está presa aos sentimentos de medo, rancor, superstições, ciúmes e inveja e à necessidade de comunicação e vida em sociedade - descrita em sua obra Para Além do Bem e do Mal (1886), que nos transformou em “rebanho” pensante. Hoje, os seres habitantes deste “não lugar” cibernético vivem em tribos fantasiosas onde todos se mostram freneticamente, bit por bit, tweet por tweet, buscando visibilidade e ganhando ansiedade, procurando eco em seus apêndices eletrônicos em uma frenética
troca de frivolidades. O bíblico ditado “Dize-me com quem andas e direi quem és” anuncia que nossa identidade é intimamente relacionada com nosso próximo. Desde sempre, o grupo ao qual pertencemos muito mais do que a própria família - indica que somos como eles. Ninguém questiona os inegáveis benefícios das mídias sociais, mas o outro lado é um tanto obscuro. Onde está a felicidade? É melhor, antes de tudo, conhecer a si mesmo ou não se tem mais tempo para isso? Criar massa crítica a partir do conhecimento puro vindo da boa literatura, da bela aula do sábio professor, do bom papo com o velho e sábio guru? Ou derreter os dedos e neurônios em intermináveis e inúteis desinformações? Refleti-vos pois, ignóbil geração web!
Angelo Volpi Neto
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