ul. Todora Ĺ panca 14; 17501 Vranje; tel. 062/311-478; 017/420-255 PIB: 108079415; MB: 63197726
Поштовани, Због све веће потребе савременог друштва за информацијама које ће бити доступне на брз, једноставан и јефтин начин - преко рачунара, у свим областима живота кренуло се са применом информационих технологија. Међутим, ретко ко је при увођењу и примени рачунара у свом пословању озбиљно схватио потребу микрофилмовања и дигитализовања папирне архиве која настаје у раду сваког предузећа/установе и која чува велике количине податакаинформација о самом предузећу/установи. Увођењем информационих технологија у своје архиве, доступност информација постаје већа. Сви корисници архивске грађе, од директора, до лица овлашћених да приступе одрећеним областима (правна служба, рачуноводство, комерцијала итд) могу доћи до потребних података на брз и једноставан начин, са било које локације која има приступ глобалној мрежи. То значи да могу брже пронаћи и користити тражене информације које су им потребне за рад, што вишеструко повећава ефикасност предузећа, али уједно значи и да ће њихов рад, труд и залагање остати као подсетник будућим поколењима, кроз уредно сачувану архивску грађу. Посао дигитализовања архиве предузећа/установе је веома озбиљан посао, који треба да буде круна Вашег рада и који би требао да затвори круг који документ пређе од настајања или пријема у предузеће/установу до његовог архивирања и каснијег коришћења по потреби. Такође, један од веома важних разлога зашто посао треба препустити стручњацима из ове области, је тај што лице којем се овај посао повери, поред стручности, мора поседовати и моралне квалитете који ће бити основа међусобног поверења, јер су му за време обављања ове врсте посла поверене и доступне пословне тајне предузећа/установе (подаци везани за организацију рада и услове пословања, број, назив и адресе пословних партнера и клијената итд), које се морају чувати у тајности и то, и по престанку обављања послова. Биро „DocService“ из Врања, је први у Пчињском округу у овој области понудио својим пословним партнерима услуге обраде, уређења, дигитализације и микрофилмовања папирне архиве. У изради је web сајт на коме ћете, уз приступну шифру и лозинку, са било ког места које има приступ интернету, моћи приступити својој бази података о архивској грађи. Такође, након дигитализовања, нудимо Вам и могућност микрофилмовања архивске грађе, како би је сачували у свом изворном (аналогном) облику. Поред тога што је најпоузданији начин чувања архивске грађе (под релативно једноставним условима, век трајања микрофилма је неколико стотина година), информације чуване на микрофилму заузимају при одлагању и чувању много мање простора од класичне папирне архиве. Тиме штедите на пословном простору, а уједно обезбеђујете заштиту архиве од елементарних непогода, оштећења или губљења. У нади да ћемо заједничким радом, у изворном облику сачувати сваки сегмент историје нашег краја како би наши потомци знали ко смо били и где су им „корени“, очекујемо Ваш позив. С поштовањем,
DOCSERVICE
Основна делатност Бироа за комбиноване канцеларијско-административне послове „DocService“ из Врања односи се на трајну заштиту и неограничену могућност коришћења изворног документа кроз форму микрооблика (микрофилм, микрофиш), дигиталног и електронског документа. Квалитет услуга које пружа DocService заснива се на дугугодишњем искуству лиценцираних стручних кадрова из области архивистике и управљања документима. Услуге консалтинга DocService пружа услуге консалтинга у области архивирања и управљања документима кроз: 1. Анализу и дефинисање постојећег начина канцеларијског и архивског пословања; 2. Анализу и усклађивање нормативног окружења; 3. Анализу пословних процеса заснованих на документима; 4. Дефинисање тока документа; 5. Дефинисање система за претрагу електронских докумената. На основу Упитника о канцеларијском и архивском пословању вршимо потребне анализе, на основу којих наши стручњаци формирају предлог за унапређење вашег канцеларијског и архивског пословања. Микрофилмовање Значајан корак у усавршавању и побољшању ефикасности пословања и оперативног рада представља увођење микрофилма. Микрофилм представља у размери умањену репродукцију оригинала на филму као медијуму. Меморисање података врши се у њиховом природном облику, само умањене и сведене на исту величину, погодне за архивирање, проналажење и коришћење. Микрофилм се кроз историју наметнуо као једно од најпогоднијих средстава за архивирање и преношење информација. Чак и у условима савремене технике и технологије, микрофилм техника представља најефикаснији вид заштите. Захваљујући својим основним особинама, микрофилм има низ предности у односу на друге медијуме: омогућава већу густину меморисања информација, информације се меморишу у свом изворном, аналогном облику, чување информација на микрофилму је поузданије (под релативно једноставним условима, век трајања је неколико стотина година), информације на микрофилму заузимају при одлагању и чувању много мање простора (постиже се уштеда у простору од 98%), микрофилм је знатно јефтинији од других носилаца информација, Биро DocService тренутно нуди услугу микрофилмовања само за претходно дигитализовани архивски материјал.
Скенирање - дигитализовање Истраживања показују да је 90% докумената, са којима свакодневно радимо, веома разноврсно, да се 7,5–15% докумената изгуби и да за њихово тражење потрошимо 30% свог радног времена, да се у фирмама додатно направи просечно 19 копија истог документа и да се након дигитализације продуктивност (време одзива) повећава од 25 до 50%. Без обзира у ком облику се тренутно чува документација (папир или микрофилм), скенирањем се формира база слика (image) која се повезује са базом података на више релација. Овим поступком повезују се подаци, информације и слике докумената из којих су произишли подаци и информације, уз могућност коришћења са сваког места у интернет окружењу, док задати ниво приступа стриктно контролише шта је од докумената коме доступно. Сигурност докумената је потпуна, а начин коришћења брз, функционалан, савремен и изнад свега комфоран. Уштеде које пружа овакав начин пословања у потпуности оправдава ниво инвестиције. Процес дигитализације обавља се у неколико фаза: 1. Преузимање документације Примопредаја папирног материјала врши се у пословним просторијама и/или архивском депоу наручиоца у присуству овлашћених лица обе уговорне стране, уз сачињавање записника о примопредаји који садржи податке о типу/садржају документације и о обиму и стању документације. Преузимање, паковање и транспорт документације до места обраде врше радници Бироа DocService. 2. Припрема документације Припрема документације за процес скенирања врши се у два одвојена процеса – физичка припрема и архивистичка припрема. Поступак физичке припреме подразумева утврђивање архивског редоследа документације, уклањање свих металних делова (хефталице, спајалице) са документације, исправљање савијених листова и лепљење поцепаних докумената. Поступак архивистичке припреме подразумева и излучивање одређене врсте докумената у складу са прописима и Листом категорија регистратурског материјала са роковима чувања. Наведени посао прати израда пописа архивске грађе, као и пописа безвредног регистратурског материјала коме је рок чувања по Листи категорија прошао и предлаже се за излучивање. 3. Скенирање документације Скенирање папирне документације до А3 формата врши се на Mustek скенерима, док се дигитализовање књига врши на book-skenerima, уз следеће параметре: Начин скенирања: равно Мод: бинарно, сиви тонови и колор (по избору наручиоца) Оптичка резолуција: до 600 dpi Формат: tiff, pdf или jpg, Еxпорт скенираних докумената врши се на DVD или CD.
Скенирање микрофилмоване документације врши се на професионалним Агфа микрофилм скенерима. У складу са захтевом наручиоца, процес скенирања могуће је извршити опционално: Врста микрооблика: позитив/негатив филм (16/35мм), фиш, картице, и др. Мод: бинарно и сиви тонови Оптичка резолуција: до 800 dpi Формат: tiff и jpg, уз могућност конверзије у pdf, Еxпорт скенираних докумената врши се на DVD или CD. Чување електронске архиве Модерно пословање захтева ефикасно и квалитетно управљање документацијом, а то се може постићи електронском архивом. Биро „DocService“ из Врања својим електронским потписом гарантује оригиналност дигитализованог документа, а самим тим и исту правну снагу као и изворни документ. Као први електронски архив у Пчињском округу омогућујемо и дуготрајно чување електронске архивске грађе и њено одржавање у прописаним форматима све до предаје надлежном државном архиву. Предности електронске над класичном архивом су бројне, а уштеде које пружа овакав начин пословања у потпуности оправдавају ниво инвестиције. Једна од највећих уштеда је свакако уштеда пословног простора. Референце Искуство смо стицали радећи као стручни сарадници врањског државног Архива на сређивању документације великих система попут Коштане, Пољопродукта, Водоградње, Шумског газдинства у Врању, државних органа попут Окружног суда, Општинског суда у Бујановцу, СО Трговиште, СО Сурдулица, Дома здравља Врање, Завода за рехабилитацију у Врањској бањи и многих других. Изводи из законских прописа Закон о електронском потпису (Сл.гл. РС бр. 135/2004) члан 4. Ако је законом или другим прописом предвиђено да одређени документ треба чувати, то се може учинити и у електронском облику, под условом да је електронски документ: 1) доступан и да је на располагању за каснију употребу; 2) сачуван у облику у коме је формиран или примљен; 3) сачуван на начин који омогућава идентификацију времена и места настанка или пријема, и лица које га је формирало; 4) формиран применом технологије и поступака који омогућавају да се на поуздан начин може утврдити било каква измена у електронском документу. Обавеза чувања документа из става 1 овог члана, не односи се на податке чији је једини циљ да омогуће пријем или слање електронског документа (комуникациони подаци).
Закон о електронском документу (Сл.гл.РС бр. 51/2009) члан 5. Електронски документ израђује се применом било које доступне и употребљиве информационо-комуникационе технологије, ако законом није другачије одређено. Електронски документ који представља архивску грађу израђује се у стандардизованим форматима који задовољавају потребе трајног архивирања, у складу са законом којим се уређује архивска грађа. Електронски документ који је изворно настао у електронском облику сматра се оригиналом. Електронски документ који је настао дигитализацијом изворног документа чија форма није електронска, сматра се копијом изворног документа. Електронски документ из става 4. овог члана има исту правну снагу као и изворни документ, ако је: 1) дигитализацију обавио орган власти у вршењу својих надлежности и овлашћења, односно правно лице или предузетник у обављању својих делатности; 2) истоветност са изворним документом квалификованим електронским потписом потврдило овлашћено лице органа власти, односно овлашћено лице правног лица или предузетник. Предлог закона о архивској грађи и архивској служби Члан 81. Новчаном казном у износу од 200.000 до 1.000.000 динара казниће се за прекршај правно лице: 1) ако не чува документарни материјал у сређеном и безбедном стању до предаје надлежном архиву, ако не евидентира, не класификује и не архивира архивску грађу и документарни материјал, ако не означава и не датира документарни материјал и не води архивску књигу ( члан 14. став 1. тач. 1. 4. и 7); 2) ако не осигурају дуготрајно чување електронске архивске грађе, њено одржавање, мигрирање односно пребацивање на нове носаче у прописаним форматима све до предаје електронске архивске грађе надлежном архиву, а по правилу када базе података постану затворене а електронски документи до краја довршени (члан 14. став 1. тачка 6); 3) ако не омогуће овлашћеном лицу надлежног архива стручни надзор над архивирањем, стручним одржавањем и одабирањем архивске грађе и документарног материјала (члан 14. став 1. тачка 11); *** 6) ако у складу са прописима о управљању документима не утврди Листу категорија документарног материјала с роковима чувања (члан 17); *** Новчаном казном од 10.000 до 50.000 динара казниће се за прекршај из става 1. овог члана одговорно лице у правном лицу .
Ценовник услуга Израда Правилника о канцеларијском и архивском пословању ....
5.000 дин.
Израда Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања .......................................................................................
5.000 дин.
Скенирање папирне архиве са нарезивањем на DVD/CD ………..... Микрофилмовање дигитализоване архиве .......................................... Одабирање регистратурског материјала са израдом пописа ........... Израда Архивске књиге (за већ одабрану архивску грађу) ..........................
5 дин.
по снимку
10 дин.
по снимку 2.000 дин. по метру дужном
1.000 дин.
Инсталација оперативног система .........................................................
1.000 дин.
Инсталација софтвера ..............................................................................
500 дин.
Уговор о сарадњи на канцеларијско-административним пословима (обухвата: стручну помоћ, израду Правилника и Листе, уређење и скенирање постојеће архиве, чување електронске архиве, израду Архивске књиге) .............................................................................
од 60.000 дин. годишње
- на 12 месечних рата
У палети наших услуга је и графичка обрада и чишћење старих фотографија и текстова, прекуцавање текстова, графичка прерада издања и њихово свођење на мањи формат, графичко „чишћење“ оштећених издања и њихово преношење у дигитални формат, техничка обрада рукописа и припрема за штампу, израда Породичног стабла итд. Услуге грађанима Могућност да за Вас извршимо истраживања која је значајно да се спроведу систематично, брзо и целовито. За ту прилику ангажују се професионалци, архивски радници, који ће захваљујући добром познавању архивске грађе, структуре фондова и архивистичких прописа ефикасно и брзо реализовати истраживање за ваше потребе. На тај начин бисте дошли до информација које су вам неопходне при писању књига или остваривања неких личних или породичних права. Поступак за реализацију истраживања по вашим захтевима: 1. Странка се на е-маил docservicevr@gmail.com или телефоном обрати Бироу „DocService“ са детаљним подацима о врсти захтева, личности или догађају који се жели истражити и детаљима од значаја за истраживање. 2. Биро „DocService“ потврђује пријем, обавештава да ли се захтев може узети у разматрање и који је авансни износ потребно уплатити за истраживачки рад. 3. Истраживачи ангажовани од стране агенције реализују истраживање одмах по уплати аванса. 4. Резултати истраживања, оверене копије докумената или скенирана документа зависно од захтева достављају се странци одмах по уплати износа по рачуну.
broj raÄ?una: 160-390190-05 Banca Intesa e-mail: docservicevr@gmail.com; Ĺ ifra delatnosti: 8211; APR BP 52886/2013