CITA Y AGENDA ONLINE
Los pacientes reservan hora de visita online. Las horas reservadas se registran automรกticamente y al instante en las agendas de los profesionales.
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CITA Y AGENDA ONLINE
+ Ventajas para profesionales y centros Pueden consultar su agenda las 24 horas y desde cualquier lugar 1. Fin de la pérdida de pacientes por no atenderles a la primera cuando llaman a la consulta. Los pacientes pueden reservar horas de visita 24 horas al día y 365 días al año. 2. Registro inmediato y automático en la agenda de las visitas reservadas online. No es necesario llamar a los pacientes para gestionar sus solicitudes de citas. 3. Disminución de las llamadas de pacientes para pedir citas. Un 40% de las citas pasan a pedirse online. Por lo tanto, el personal administrativo trabaja más relajado y puede ofrecer un mejor trato a los pacientes. 2
4. Visualización paralela de las agendas de todos los centros donde visita el profesional, incluso su agenda personal. 5. El envío de e-mails y SMS de confirmación y recordatorios reduce hasta un 50% las incomparecencias por parte de los pacientes. Para poder enviar SMS se debe contratar el servicio SMS. Más información aquí. 6. Captación de nuevos pacientes a través de Internet. 7. Ofrecimiento a sus pacientes de un servicio cada día más valorado y con un alto grado de satisfacción.
Características de la AGENDA ONLINE Posibilidad de recibir citas online y también de anotar citas manualmente
1. Accesibilidad a la agenda a cualquier hora y desde cualquier lugar, sólo se requiere conexión a Internet. 2. Visualización de las agendas de los diferentes centros donde visita el profesional en una única agenda, incluso la agenda personal. 3. Citas en distintos colores según si son privadas (lila) o con seguro médico (azul), y según si la reserva se produce online o manualmente. Las cuestiones personales aparecen de color verde. 4. Todos los detalles de una cita accesibles con un sólo clic.
5. Resúmenes diarios de las visitas para su impresión. 6. Vista diaria, semanal y mensual. 7. Envío automático de emails y SMS para confirmar y recordar las citas. También se envían en caso de anulación por parte del paciente. 8. Envío de e-mails y SMS personalizados con un simple clic desde la agenda. Por ejemplo, para comunicar a un paciente que ya tiene disponibles sus pruebas. Para poder enviar SMS debe contratar el servicio SMS. Más información aquí.
9. Posibilidad de compartir la agenda con el personal administrativo y otros profesionales, sin ningún coste extra. 10. Opción de bloquear los días en los que no se desee recibir citas online, por ejemplo, porque al profesional tiene un congreso o una reunión. Incluso es posible impedir la entrada de nuevas citas online en un día que ya tenga citas anotadas. 11. Un mini calendario mensual permite identificar a primera vista la densidad de visitas de cada día.
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Cuestiones prácticas ¿Qué debe hacer un profesional para poner en marcha su AGENDA ONLINE? ¿Cómo se autoconfigura? ¿Qué deben hacer los pacientes para pedir cita online? ¿Puede compartirse la agenda?
¿Qué debe hacer un profesional para poner en marcha su AGENDA ONLINE? 1. Registrarse gratuitamente en DOCTOPOLIS. Así obtendrá un nombre de usuario (e-mail) y una contraseña, que le permitirán acceder a su backoffice (panel de control). Debe rellenarse el formulario de la izquierda que se encuentra aquí. 2. Acceder al backoffice (panel de control) con el nombre de usuario (e-mail) y la contraseña. Puede accederse al backoffice a través de la pestaña “acceso backoffice”, que aparece en la parte superior de todas las páginas del portal web www.doctopolis.com. 3. Acceder al apartado “CITA Y AGENDA ONLINE” del menú de la izquierda, y luego a la pestaña “Configuración agenda”. 4. Configurar la agenda para los diferentes centros en los que visita. 5. La agenda está lista para ser gestionada y recibir reservas online de los pacientes. Puede accederse a la agenda a través del apartado “CITA Y AGENDA ONLINE” del menú de la izquierda, y luego de la pestaña “Agenda online”.
¿Cómo se autoconfigura la AGENDA ONLINE? Puede configurarse de acuerdo con las necesidades de cada profesional y su configuración puede modificarse siempre que se desee. Se configura desde el apartado “CITA Y AGENDA ONLINE”, y luego la pestaña “Configuración agenda” del backoffice. Elementos configurables: 1. Las horas visibles en la agenda. 2. El tamaño de la agenda. 3. El margen de horas entre el momento actual y el momento en el que se desea recibir reservas online por parte de los pacientes. 4. El nombre y la duración de las visitas que los pacientes pueden escoger para reservar online. Por ejemplo: primera visita (30 min.) o revisión (15 min.). 5. Diferentes franjas horarias para los diferentes centros en los que visita un mismo profesional.
¿Qué deben hacer los pacientes para pedir cita online? 1. Acceder en el perfil del profesional en DOCTOPOLIS o en su propio portal web. 2. Seleccionar un día, un tipo de visita, una hora (entre las disponibles), un seguro médico de los aceptados (si se dispone de alguno) y, si lo desea, añadir algún comentario. 3. Introducir sus datos personales y confirmar la reserva. 4. Recibirán automáticamente un e-mail de confirmación de la cita. También un e-mail y un SMS recordatorio (09:00h día anterior a la cita). Para poder enviar SMS debe contratar el servicio SMS. Más información aquí. Los SMS recordatorios reducen un 50% las incomparecencias según Roberts K, Callanan I, Tubridy N. Failure to attend out-‐patientclinics: is it in our DNA? Int J Health Care Qual Assur. 2011;24(5):406-‐-‐-‐12.
¿Puede compartirse la agenda? El profesional puede compartir su agenda con terceras personas, personal administrativo u otros profesionales sin ningún coste extra. Sólo debe crear un nuevo usuario (nombre de usuario y contraseña) y darle acceso para que pueda ver o ver y editar su agenda. Puede hacerse desde el backoffice (panel de control) del profesional que tiene las historias. Debe accederse a la pestaña “Configuración accesos”.
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¿Cómo piden cita online los pacientes? 1. Aparece un calendario mensual, en el que los pacientes pueden seleccionar el día (de entre los disponibles) que les gustaría visitarse. 2. Una vez que han seleccionado el día, se pide a los pacientes que elijan el centro (si ese día el profesional visita en más de un centro), el tipo de visita (cuyo nombre y duración establece el profesional), la hora (sólo aparecen las horas disponibles) y, finalmente, se les pide si disponen de alguno de los seguros médicos que acepta el médico o si se trata de una visita privada. 3. También pueden añadir comentarios, que, por ejemplo, pueden permitir al profesional determinar la urgencia de la visita. 4. Finalmente, a los pacientes que reservan cita online por primera vez, se les piden sus datos. En cambio, los pacientes ya registrados sólo deben introducir su nombre de usuario y contraseña. Los datos de las citas y los pacientes se incorporan automáticamente y al instante en la correspondiente agenda del profesional. 5. Los pacientes reciben un e-mail de confirmación de la cita y otro recordatorio de la misma (día anterior a la vista a las 09:00 horas), y también un SMS si se ha contratado este servicio. Más información aquí. Los pacientes pueden anular las citas desde su panel de control en DOCTOPOLIS. Si lo hacen, tanto ellos como el profesional reciben un e-mail que confirma la anulación y la cita se borra automáticamente de la agenda del profesional.
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Seguridad garantizada 1. Cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. 2. Encriptación de los datos, utilización del protocolo SSL (contratado a la empresa Thawte), registro de los archivos en la Agencia Española de Protección de Datos y disponibilidad de un Documento de Seguridad. 3. DOCTOPOLIS cuenta con un asesoramiento jurídico permanente.
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CITA Y AGENDA ONLINE
¿Y si quiero la cita online en mi propio portal web? Puede hacerlo muy fácilmente. De hecho, DOCTOPOLIS ofrece un servicio que se denomina precisamente “CITA ONLINE EN SU WEB”.
CITA Y AGENDA ONLINE ¿Y si quiero disfrutar del servicio de cita online y mantener mi actual agenda? Es posible. Puede obtener más información al respecto en la descripción del servicio “CITA ONLINE EN SU WEB”.
6 primeros meses GRATIS 0.15€ / cita + IVA terminado el proceso de prueba
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