Anexo 3: Mecanismos de difusión e interacción con usuarios

Anexo 3: Mecanismos de difusiรณn e interacciรณn con usuarios Delegatura para Procedimientos Mercantiles

2012-2016

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I. Introducción Otra de las iniciativas impulsadas por la Delegatura ha consistido en diseñar nuevos medios para facilitar la participación de los usuarios en los procesos judiciales a cargo de la Delegatura para Procedimientos Mercantiles. Así mismo, durante los últimos cuatro años, se han dedicado importantes esfuerzos a difundir la actividad de este foro judicial. Estas labores buscaron no sólo dar a conocer las amplias facultades judiciales de la entidad, sino, más importante aún, generar la confianza requerida para que los empresarios adelanten sus litigios en la Delegatura.

A. Actuaciones por medios virtuales La Delegatura ha diseñado diversos medios para que los usuarios puedan actuar en los procesos judiciales por vía electrónica. Para tal fin, se creó el buzón de correo electrónico pmercantiles@supersociedades.gov.co. en el que se reciben todos los escritos que quieran presentar los usuarios, desde demandas hasta alegatos de conclusión. También existen sistemas que hacen posible la participación por videoconferencia de partes, apoderados y testigos durante las audiencias judiciales. Así mismo, es importante resaltar que los videos de las audiencias correspondientes siempre están a disposición de los usuarios. Estos sistemas han permitido que, en algunos casos, las partes adelanten sus procesos, en todas sus etapas, sin tener que acudir a las oficinas de la Superintendencia.

B. Manejo de expedientes Para facilitar la consulta de expedientes judiciales, se han creado copias electrónicas de los documentos de cada proceso, de manera que los usuarios puedan consultarlos a distancia.

Además, para asegurar la celeridad procesal, también ha sido práctica reiterada de esta Delegatura que los expedientes judiciales se encuentren siempre a disposición de los usuarios. Por este motivo, se suprimió el denominado libro diario, cuya tenencia no es obligatoria bajo el ordenamiento jurídico colombiano.

C. Modificación del trámite de notificación Para agilizar el demorado proceso de notificación, la Superintendencia dispone de un sistema de correos electrónicos certificados. Por este medio se envían no sólo los oficios citatorios, sino también los avisos de notificación con firma digital. En algunos casos, la Delegatura ha cumplido el trámite de notificación mediante el envío de funcionarios al domicilio del demandado. Por otro lado, las partes podrán notificarse personalmente de las providencias en las intendencias regionales de esta entidad. Así mismo, podrán consultar los estados y traslados del proceso en la página de la Superintendencia. En este punto es importante mencionar que esta Delegatura garantiza que el texto de las providencias solo puedan consultarse una vez se notifica el demandado.

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D. Preparación de la Guía de Litigio Societario Debido a la escasa actividad judicial en materia societaria, los litigios adelantados ante la Superintendencia en el año 2012 fueron bastante accidentados. Ello se debía no sólo al desconocimiento de las facultades judiciales de la entidad, sino también a que no existían lineamientos claros acerca de la manera en que la Delegatura adelantaba los procesos a su cargo. Para remediar esta situación, se preparó la denominada Guía de Litigio de Societario.

En este documento, los usuarios pueden encontrar instrucciones acerca de la presentación de demandas, las acciones judiciales disponibles, el alcance de las facultades judiciales de la Superintendencia y el comportamiento que debe tenerse en la sala de audiencias. En la Guía también se incluyen modelos de poder y de demanda, los cuales han permitido reducir la tasa de inadmisiones y rechazos. La guía puede consultarse aquí.

E. Documento de preguntas frecuentes Como complemento de la Guía de Litigio Societario, se creó y puso a disposición de los usuarios una recopilación de respuestas a las preguntas que frecuentemente formulan quienes acuden a la Delegatura para Procedimientos Mercantiles. Dicho documento puede consultarse aquí.

F. Protocolo para salas de audiencias Como complemento de la Guía de Litigio Societario, la Delegatura creó y puso a disposición de los usuarios un protocolo para las salas de audiencias. Este documento puede encontrarse aquí.

G. Listado de requisitos para la presentación de demandas Como complemento de la Guía de Litigio Societario, la Delegatura creó y puso a disposición de los usuarios un documento que explica en detalle los requisitos que debe reunir una demanda para que sea admitida. Dicho documento puede encontrarse aquí.

H. Tutoriales en formato video Como complemento de la Guía de Litigio Societario, la Delegatura creó y puso a disposición de usuarios los siguientes tutoriales: consultar la jurisprudencia de la Delegatura (vea el video aquí).

• Cómo Dónde encontrar instrucciones para la presentación de demandas (vea el video aquí).

• Cómo consultar los estados (vea el video aquí).

• Cómo consultar virtualmente virtualmente los traslados (vea el video aquí).

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I. Diseño de documentos La Delegatura cambió el diseño de los documentos emitidos en el curso de procesos judiciales. En el nuevo diseño se modificó el tipo de letra, el uso de negrillas y cursivas y la diagramación de autos y sentencias. También se le asignó un corto número a cada proceso, incluido en la primera página de las providencias, a fin de facilitar la actividad de los usuarios.

En las sentencias se incluyó un conteo del número de días requeridos para completar cada proceso, como una medida esencial de transparencia.

J. Conferencias académicas Como parte del programa de difusión de la Delegatura, se llevaron a cabo conferencias tanto en el país como en el exterior. También se han organizado diversos foros académicos con la participación de expertos en materia societaria. A continuación se presenta una tabla que contiene algunos de los eventos a que se ha hecho referencia.

Figura 1. Cronograma histórico de conferencias Fecha

Tema

Lugar

4-Feb-2014

Taller Garantías Mobiliarias

Superintendencia de Sociedades

27-Mar-2014

Garantías Mobiliarias e Insolvencia (Dr. José María Garrido y Dr. Espyridon Bazinas)

Superintendencia de Sociedades

25-May-2014

Lanzamiento Programa Arbitraje Gratuito para Mipymes (Dr. Rafael Bernal)

Biblioteca Cámara de Comercio

10-Jul-2014

Jornada arbitraje Mipymes

Cámara de Comercio de Bogotá

15-Jul-2014

El nuevo modelo de justicia en Supersociedades

Superintendencia de Sociedades

10-Sep-2014

Conferencia en la Universidad Icesi

Cali, Colombia

19-Sep-2014

Taller: Proyectos para la Competitividad en la Justicia

Superintendencia de Sociedades

23-Sep-14

Presentación Reglamento General Centro de Arbitraje y Conciliación

Cámara de Comercio de Bogotá

20-Nov-2014

Foro Gobierno Corporativo

Cámara de Comercio de Bogotá

10-Mar-2015

Seminario Responsabilidad Administradores

Superintendencia de Sociedades

7-May-2015

Evento Acciones de Responsabilidad Administradores

Superintendencia de Sociedades

28-Jul-2015

Evento Delegación del Estado de Delaware, EE.UU.

Superintendencia de Sociedades

18-Ago-2015

Evento OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos)

Superintendencia de Sociedades

25-Ago-2015

Decreto Garantías Mobiliarias

Presidencia de la República

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Fecha

Tema

21-Sep-2015

Presentación del Reglamento de Arbitraje Especializado en Materia Societaria Tendencias del Derecho Societario en Europa y Aspectos de la SAS Francesa.

Presentación de los Capítulos I y II del Proyecto de Ley 70 de 2015.

7-Oct-2015

Presentación Reglamento Arbitraje

11-Sep-2015 21-Sep-2015

26-Oct-2015 27-Oct-2015 2-Nov-2015

Presentación Reglamento de Arbitraje Presentación Reglamento de Arbitraje Presentación Reglamento de Arbitraje

Lugar Superintendencia de Sociedades Superintendencia de Sociedades Superintendencia de Sociedades Hotel Cosmos Insignia Philippi Prietocarrizosa & Uría Brigard & Urrutia Gun Club Bogotá

5-Nov-2015

Presentación Reglamento de Arbitraje

Garrigues

29-Jun-2016

Workshop in Law and Finance

Universidad de los Andes

8-Jul-2016 14-Jul-2016

El impacto del Derecho Concursal en la competitividad de las empresas (Dr. Aurelio Gurrea) Conversatorio - El problema de la acción social de responsabilidad

Superintendencia de Sociedades Universidad Externado

K. Libros de jurisprudencia societaria En 2014 y 2015 se publicaron dos libros que contienen la compilación de la jurisprudencia societaria de la Delegatura. Estos libros recopilan cronológicamente algunos de los principales pronunciamientos judiciales emitidos en los últimos cuatro años. Para facilitar la consulta de esta obra, a cada una de las providencias se le ha asignado una breve descripción, según la materia que fue objeto del proceso judicial correspondiente. Los libros, también en formato electrónico (compatible con iPad y Kindle), están disponibles aquí.

L. Boletines de jurisprudencia A partir de marzo de 2014, la Delegatura empezó a publicar periódicamente un boletín electrónico de jurisprudencia. En este boletín, los usuarios pueden encontrar una síntesis de las principales líneas jurisprudenciales de la Delegatura. Igualmente, se presenta información de interés para los usuarios, por ejemplo, instrucciones de uso de las herramientas electrónicas disponibles, así como recomendaciones para la presentación de demandas. Las diferentes ediciones del boletín pueden consultarse aquí.

M. Motor de búsqueda de jurisprudencia También se ha creado una base de datos actualizada con los principales pronunciamientos judiciales de la Delegatura. Esta base de datos ha sido creada por categoría y por orden cronológico para que los usuarios puedan consultar las providencias con mayor facilidad. A la base de datos puede accederse aquí.

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Consulte el siguiente anexo aquĂ­

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