Web2Print handleiding

web2priNt gebrUikersMaNUal Op een eenvoudige, snelle en goedkope manier uw recurrente documenten online beheren, personaliseren en bestellen!

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

web2priNt

ONLINE DOCUMENTBEHEER

Als klant van Drukkerij Michiels kan u gebruik maken van onze Web2Print-toepassing.

Hierbij kan u via het internet op een eenvoudige, snelle en goedkope manier recurrente documenten personaliseren en bestellen. Denk bijvoorbeeld aan huisstijldrukwerk zoals naamkaarten, groetenkaarten, briefhoofden, maar ook terugkerende orders van flyers, folders, attesten enz.

ONLINE PERSONALISEREN EN INGEVEN VAN VARIABELE GEGEVENS

DOCUMENTEN ALTIJD UP-TO-DATE, PERSONALISATIE EN BESTELLINGEN DOOR VERSCHILLENDE FILIALEN MOGELIJK

De opmaak gebeurt volgens opmaakstramienen, door onze operators aangemaakt, zodat de huisstijl van uw bedrijf steeds gewaarborgd blijft. Er is eveneens een goedkeuringsprocedure voorzien en ook de uiteindelijke bestelling van het drukwerk gebeurt via de Web2Print.

Ideaal voor regelmatig wederkerend drukwerk! U heeft geen specifieke programma’s nodig, alles verloopt via het web.

Bovendien kunnen ook bedrijven met meerdere verkoopspunten profiteren van deze tool. Drukwerk kan door dealer of filiaal zelf gepersonaliseerd en besteld worden. U bent zeker dat uw huisstijl bewaard blijft.

Enkele voordelen van Web2Print op een rijtje: - eenvoudig in gebruik - vaste prijsafspraken zijn online te bekijken - de besteller krijgt een bevestigingsmail

TIJD- EN KOSTENBESPARING DANKZIJ EENVOUDIGE BESTELMODULE & ORDEROPVOLGING

- orders kunnen eenvoudig opgevolgd of bijbesteld worden - de leveringstermijn wordt aangegeven - spoedorders zijn mogelijk - een besparing voor uw tijd én uw budget - proeven onmiddellijk online goed te keuren - geen wachttijden Web2Print bespaart u tijd en kosten bij het bestellen van drukwerk en zorgt voor een consistente huisstijl.

PRINTING ON DEMAND MET OF ZONDER VARIABELE DATA 2.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

0

1

Zoals iedere workflow, begint alles met goede afspraken, een duidelijk overzicht en een degelijke voorbereiding.

Surf naar www.drukkerijmichiels.be > klantenzone > W2P Vul uw gegevens in en log in.

Na gezamenlijk overleg plaatsen onze operators al uw documenten online, volgens de gewenste structuur en maken wij variabele tekst- of beeldvelden aan waar nodig.

Alles wordt uitvoerig getest Wij bezorgen u vervolgens ook een unieke log-in voor iedere gebruiker. Binnen de verschillende gebruikers van uw bedrijf kan, desgewenst, een bepaalde hiërarchie aangemaakt worden. (bv. voor de bevestiging van orders door een hoger niveau).

Hierna kan u aan de slag.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

.3

2 Onder de tab ‘Nieuw Document’ kan u een nieuw document aanmaken. U komt nu in het documentoverzicht terecht. U kan hier kiezen tussen de verschillende documenten die voor u beschikbaar zijn.

In de volgende stap tonen we de werkwijze voor het invullen en bestellen van een document met variabele gegevens. (hier een naamkaartje) Indien uw document statisch is (zonder invoervelden), gaat u meteen naar stap 4.

Voor elk variabel document wordt tevens aangegeven of het user input of een database (excell) vereist. Statische documenten vereisen uiteraard geen variabele data. U kan ook eigen PDF’s uploaden.

Rechts kan u uw persoonlijke gegevens wijzigen, uitloggen, uw winkelwagen bekijken en zoeken tussen de verschillende documenten.

Klik hier het document aan dat u wenst te bestellen.

4.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

3

3.1

(user input) Vervolgens kan u alle gegevens invoeren of een excellbestand uploaden (database).

De overbodige velden laat u gewoon leeg.

(database) Om een excellbestand te uploaden, klikt u op “Kies bestand”, selecteert u uw bestand en klikt u vervolgens op uploaden.

Onderaan kan u het voorbeeld rechts bijwerken, u krijgt dan het ingevulde document te zien. Door op het document te klikken, kan u een grotere preview bekijken.

Indien u hier een foutmelding krijgt bij het uploaden van de database, dient u uw excell-bestand te bewaren naar een vroegere versie (bij voorkeur bewaren als excell 95- bestand.)

Vul de velden in, controleer en klik op ‘volgende’.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

.5

3.2

(database) De gegevens worden nu in de tabel weergegeven en u kan hierin bladeren. Om verder te gaan naar de proefdruk klikt u op “volgende”. Er wordt u nu nog gevraagd welke records u wilt gebruiken voor de proef (dit hoeven niet alle records te zijn die gedrukt moeten worden, dit is enkel voor de proef!).

Geef aan welke records u voor uw proef wil gebruiken (standaard record 1 t.e.m. 10) en klik op volgende.

6.

kwaliteit•flexibiliteit•service

4 In het volgende venster krijgt u uw proef te zien. Deze kan u gewoon op het scherm nakijken, printen of e-mailen.

Kijk grondig uw proef na, corrigeer eventueel (‘terug’ klikken, u komt dan weer in stap 3) en voeg het document toe aan uw winkelwagen.

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

5

6

De volgende stap is het vervolledigen of aanvullen van uw winkelwagen.

Door te klikken op het potloodje naast de bestandsnaam, kan u altijd terugkeren naar stap 3, om de ingevoerde gegevens nog te corrigeren.

In dit venster kan u de verzendgegevens aanvullen (het meeste wordt per default automatisch ingevuld) en eventuele opmerkingen of referenties meegeven. Door op het kalendertje te klikken kan u eventueel de verzenddatum wijzigen. Zo kan u deze bijvoorbeeld een spoedstatus meegeven.

Geef de gewenste oplage in en voeg eventueel nog andere documenten toe (‘Doorgaan met winkelen’). Als uw bestelling volledig is, kan u ‘Doorgaan’.

Bij orders met een database hangt de oplage af van het aantal records in de database.

kwaliteit•flexibiliteit•service

Controleer de gegevens en geef eventuele opmerkingen mee. Vink aan dat u akkoord gaat met de voorwaarden (dan pas kan u doorgaan).

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

.7

7

8

U krijgt nu nog een samenvattend overzicht van uw order.

Uw order is nu geplaatst of goedgekeurd. Dit overzicht kan u eventueel afdrukken, maar het wordt u ook via mail toegestuurd. U kan doorgaan met winkelen om nog andere documenten te bestellen. De order-ID is de nummer die u best gebruikt als referentie bij eventuele problemen, of bij het opnieuw bestellen van de order.

‘Order plaatsen’ houdt in dat de order geplaatst wordt, maar nog niet goedgekeurd.

In dit geval kan uzelf of iemand anders de proef nog eens nakijken en vervolgens goedkeuren via de ordermanager.

‘Goedkeuren’ houdt in dat de order wordt geplaatst én goedgekeurd.

Door de order eerst te plaatsen kan u ze in de “ordermanager” nog eens nakijken en dan goedkeuren. Door meteen goed te keuren komt de order meteen bij de drukker terecht en gaat deze in productie.

Een geplaatste order gaat niet in productie! De order moet goedgekeurd zijn om in productie te gaan!

8.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

9

10

Als u nu overschakelt naar de “ordermanager” in de navigatiebalk, kan u uw lopende orders bekijken. Door op een ordernummer te klikken kan u de order bekijken en zijn status aanpassen (goedkeuren, in wacht zetten of verwijderen).

In deze ordermanager kan u ook eenvoudig orders oproepen en opnieuw bestellen.

U kan zoeken op order-ID of op inhoud (ingevulde gegevens).

Door op de documentnummer te klikken kan u het voorbeeld nogmaals bekijken, alsook de taakeigenschappen. Door op de statussen rechts te klikken kan u de orders per status bekijken.

Om opnieuw te bestellen: Klik de gewenste order aan, klik dan op de gewenste taak (document) en dan op opnieuw bestellen. In deze stap kan u eventueel de variabele gegevens nog wijzigen door op het potloodje naast de documentnaam te klikken.

Keur uw order goed, zet in wacht of verwijder. Een geplaatst order gaat pas in productie nadat het werd goedgekeurd!

U kan een geplaatst order nog wijzigen! Klik het document aan, en klik erboven op “goedkeuren”, in de volgende stap staat een potloodje naast de order... door hierop te klikken gaat u terug naar de invoervelden.

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

.9

FAQ’s 1. Kan je een document nog wijzigen in een geplaatste order?

Ja! Klik de order aan in de ordermanager, en klik op goedkeuren.

Klik dan op het potloodje naast het document dat je wil wijzigen. Plaats dan de order opnieuw, of keur de order meteen goed.

2. De order is enkele dagen geleden geplaatst, maar ik krijg geen bevestiging en het drukwerk werd niet geleverd.

Een order gaat pas in productie indien hij wordt goedgekeurd. Een order plaatsen, brengt de order eigenlijk in een proeffase, je moet de order dus nadien nog goedkeuren alvorens deze in productie gaat. Je kan een order meteen goedkeuren, of via de ordermanager (klikken op de order > goedkeuren).

3. Ik kan niet inloggen, of ik word na iedere stap terug om mijn log-in gevraagd.

Start uw browser (internet explorer) op > Druk op Tools (of Extra’s) en kies voor Internet Options > Selecteer het “Privacy”-tabblad > Druk op de knop “Sites” > Vul bij “Address of website” in: 217.136.239.62 en druk op “Allow” (of Toestaan) > Druk tweemaal op OK > U kunt nu succesvol inloggen Ter informatie: Vanwege de strictie veiligheidsinstellingen op uw computer werden de zogenaamde ‘cookies’ geblokkeerd van deze website waardoor er niet succesvol ingelogd kan worden. Door de bovenstaande stappen uit te voeren worden de ‘cookies’ weer geaccepteerd wat het probleem oplost.

5. Ik heb een order goedgekeurd, maar wil deze toch nog annuleren of nog een wijziging aanbrengen. Kan dit nog?

In principe niet. Vanaf een order wordt goedgekeurd, gaat deze in productie. Kijk dus zeker uw order en uw variabele gegevens (indien aanwezig) goed na.

6. Kan ik controleren wanneer mijn order zal geleverd worden?

In de ordermanager kan u de status van uw order opvolgen. U kan bij het ingeven van de verzendingsgegevens van uw order een spoedstatus meegeven aan een order (klik op het kalendertje en klik op de spoeddatum).

7. Ik krijg telkens een error bij het uploaden van een database (excell)?

Probeer het excellbestand op te slaan als .xls 95 of als tab gescheiden text (.txt tab delimited).

8. Het aantal aangegeven records (bij database) komt niet overeen met het werkelijk aantal records in de excell-lijst.

Soms lijken lege records in de excell-lijst wel leeg, maar zijn ze het niet (bv. indien je een oude lijst hergebruikt en enkele records delete). Het is veiliger alle records die je wil gebruiken in een nieuwe lijst te kopieren en dit bestand gebruiken voor het uploaden in de W2P. Controleer ook altijd goed of het aantal records in de W2P overeenkomt met het aantal records in je excell-lijst.

4. Mijn internetverbinding viel weg of mijn browser liep vast terwijl ik aan het bestellen was. Moet ik nu heel de bestelling opnieuw ingeven?

De documenten die reeds in uw winkelwagen stonden, zullen er nog instaan als u opnieuw inlogt. Uw winkelwagen ziet u rechts bovenaan staan.

In uw winkelwagen kan u documenten toevoegen of verwijderen zoveel u wil.

10 .

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

kwaliteit•flexibiliteit•service

o f fs e t• d i g i ta a l• l e t t e r p r ess

www.drukkerijmichiels.be • 015 22 21 71