Manualdeusuariomuebles by dudas

RNPDigital, Formularios Electrรณnicos

Manual de Usuario

Manual de Usuario Formularios Electrónicos

Tabla de contenido Manual de Usuario Formularios Electrónicos ................................................................................. 2 Tabla de contenido ......................................................................................................................... 2 Descripción del Documento ............................................................................................................ 3 Consideraciones .............................................................................................................................. 3 Ingreso al Sistema ........................................................................................................................... 4 Pantalla de inicio ............................................................................................................................. 5 Opción: Gestión ............................................................................................................................ 15 Agregar Asistentes .................................................................................................................... 15 Firmar Documentos................................................................................................................... 16 Opción: Crear Trámite................................................................................................................... 18 Formularios ................................................................................................................................... 19 Bienes Muebles ......................................................................................................................... 20 Traspaso ................................................................................................................................. 20 Inscripción de gravames ........................................................................................................ 30 Inscripción del trámite ........................................................................................................... 41 Respuesta de defectos........................................................................................................... 41 Tabla de estados del Trámite en los formularios ......................................................................... 47

Descripción del Documento Formularios Electrónicos es una plataforma que ofrece a los notarios la oportunidad de realizar trámites relacionados con Bienes Muebles e Inmuebles vía web. En este documento se describe el uso de la plataforma de Formularios Electrónicos para los siguientes trámites: 

Inscripción de gravamenes prendarios



Inscripción de gravamenes hipotecarios

Inclusive Formularios Electrónicos, tiene la opción de manejar asistentes, los cuales pueden trabajar para varios notarios, y ayudarlos a generar trámites. En este documento se detalla, el proceso que debe seguir para realizar cualquiera de los trámites mencionados anteriormente. Además, muestra cómo utilizar la plataforma de Formularios Electrónicos, de manera fácil y sencilla, desde el proceso de ingreso a la plataforma hasta la generación del trámite, además de una explicación detallada paso a paso para realizarlos. Actualmente para poder ingresar a la plataforma Formularios Electrónicos es necesario la autentificación por medio de firma digital, por lo tanto se recomienda utilizar Mozilla Firefox.

Consideraciones A la hora de presentar documentos por la opción digital de Formularios Electrónicos los interesados deben tener en cuenta las siguientes consideraciones: 1- El uso de esta plataforma es opcional, los documentos pueden ser también presentados de manera física en la ventanilla del Registro Nacional. 2- Los trámite iniciados por el medio electrónico deben ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de continuar el trámite en ventanilla.

3- Los trámite presentados de manera física en la ventanilla del Registro Nacional deben ser finalizados por esta misma vía, no hay opción de continuar el trámite por el medio electrónico.

Ingreso al Sistema A continuación, se detallan los pasos a seguir para poder ingresar a la plataforma. Para poder ingresar a Formularios Electrónicos se debe de ingresar a la siguiente dirección: www.rnpdigital.com en el apartado de Formularios Electrónicos

Pantalla de inicio

Para el ingreso al sistema se debe dar clic en el botón de “Ingresar con Firma Digital”

Esto despliega una ventana con las indicaciones para ingresar, las cuales el usuario debe verificar y luego oprimir el botรณn Aceptar:

Google Chrome(versiรณn 54.0 o mayor) Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que usuario debe digitar el botรณn de descarga para autorizar el proceso.

A continuaciรณn, se debe ejecutar el componente de firma descargado.

Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.

Firefox (versiรณn 49.0.1) Luego de oprimir Aceptar, el sistema inicia el proceso de descarga del componente, para lo que usuario debe digitar el botรณn de Aceptar. Luego se debe ingresar el pin y oprimir OK.

Internet Explorer (version 10 o mayor) Para ingresar, se debe oprimir el botรณn Open de la descarga que ejecuta el componente de firma.

Luego se debe seleccionar Allow/Permitir.

Por Ăşltimo se debe ingresar el pin y oprimir OK.

Ingreso primera vez Si usted es usuario que ingresa por primera vez a la plataforma Formularios Electrónicos debe registrarse. Para registrarse únicamente tiene que llenar los datos que se solicitan.

Una vez que ingreso los datos solicitados y dio clic al botón de “Registrarse”, debe de llenar la información profesional que se solicita en la siguiente pantalla, es importante que tome en cuenta que estos datos serán utilizados para las consultas públicas del portal.

Realizado el registro de información personal y profesional el sistema lo redirigirá a la pantalla principal. * Si usted es usuario regular solo debe de digitar el pin y una vez realizada la autenticación aparecerá la pantalla principal. En esta pantalla se encuentran las opciones de menú, así como el nombre de la persona que ingreso al sistema (parte superior derecha), como se muestra en la siguiente imagen.

En esta pantalla también se encuentra la sección de trámites. En esta sección se muestra el histórico de trámites que ha realizado el notario así como los diferentes estados que pueden tener: 

Confección: Trámite nuevo que aún no se ha enviado a registro



Calificación: Trámite que está en calificación en el Registro Nacional



Cancelado: Trámite que el usuario cancelo



Retirado sin inscribir: Trámite que se envió al Registro Nacional sin embargo el usuario retira antes de que se inscriba



Inscrito : Trámite finalizado con éxito



En proceso de envió: Trámite que está en espera de recepción del Registro Nacional, para estos casos el envío lo realiza automáticamente el sistema.

A continuación se realizara una explicación de cada una de las opciones del menú, así como los pasos a seguir para efectuar los trámites correspondientes a estas opciones.

Opción: Gestión Esta opción del menú permite agregar asistentes y firmar documentos. Para que se desplieguen las opciones solo debe de dar clic al menú “Gestión”

Agregar Asistentes La plataforma de Formularios Electrónicos cuenta con una opción para agregar asistentes que pueden ayudar al notario con la confección del formulario. Para autorizar a una persona (la cual debe contar con firma digital y estar registrada en el sistema) el notario ingresa a la opción “Agregar Asistentes” selecciona la persona y agrega el periodo de autorización. Si la fecha actual es superior el periodo de autorización, el sistema pone inactivo al asistente de forma automática, el notario también puede hacerlo manualmente seleccionando a la persona e inactivándolo.

Firmar Documentos Para realizar algunos trámites en la plataforma, es necesario adjuntar documentos firmados digitalmente, para facilitar esta labor existe esta opción. Para la firma de documentos se debe ingresar a la opción de “Firmar Documentos” y oprimir el botón “Firmar documentos”.

Luego se debe descargar el componente de firma.

Luego se debe ingresar el pin de la firma digital, seleccionar el archivo pdf que desea firmar y oprimir el botĂłn â&#x20AC;&#x153;Firmarâ&#x20AC;?.

El sistema muestra una barra de espera mientras firma el documento.

Cuando el archivo se ha firmado, el sistema muestra el mensaje indicando que el proceso fue exitoso, creando un nuevo archivo pdf en la ruta donde se encuentra el documento sin firmar, este nuevo archivo tiene el nombre del archivo original con el sufijo “_signed.pdf”

Opción: Crear Trámite Esta opción del menú permite realizar los diferentes trámites relacionados con Bienes e Inmuebles de la plataforma. Este menú se divide en tres sub-menús, que a su vez se componen de diferentes trámites que se pueden realizar como se muestra a continuación

Formularios Para realizar los diferentes trámites de Bienes Muebles e Inmuebles se debe de llenar la información solicitada en cada uno de los formularios. Los formularios están divididos en secciones generales, estas se mostraran en la parte superior.

Así mismo algunas secciones están divididas en subsecciones. En este caso estas se mostraran en la parte inferior.

Bienes Muebles Traspaso Para la creación de un trámite de traspaso de Bienes Muebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Muebles/Traspaso. Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En esta pantalla se solicitan los Datos Generales. Paso 1: Datos Generales En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario responsable, poner el lugar, fecha y hora de otorgamiento.

Al final de la pantalla aparece una opción con el artículo 122 del Código Notarial. Al dar clic en esta opción el usuario está aceptando que los datos con reales y fieles al original, en caso de que no se marque no es posible continuar con el trámite.

Validaciones 1. Esta sección valida que la fecha de otorgamiento no tenga una diferencia mayor a 30 días hábiles con respecto a la fecha actual, esto debido a que implica el cobro de una multa y de momento la plataforma no maneja la opción de pago de multa como se muestra en la imagen.

2. El sistema valida que la hora de otorgamiento no sea mayor a la fecha y hora actual.

Paso 2: Datos del Vehículo En este paso se selecciona la clase y código y se ingresa la placa del vehículo a traspasar, se da clic en buscar, de manera que el sistema trae los datos del vehículo automáticamente para que el notario verifique la información.

Validaciones El notario también debe seleccionar cuando aplica el estado civil del propietario para poder continuar, como se muestra a continuación.

Paso 3: Aceptación de Gravámenes y otros En esta sección se muestran los gravámenes, anotaciones e infracciones que presenta el vehículo, el notario debe elegir si el adquirente acepta o no estos gravámenes, anotaciones e infracciones, seleccionando la opción al final de la pantalla. Si el bien presenta gravámenes,

anotaciones o infracciones y el notario no indica que son aceptados por el adquirente, una vez que haga el envío su trámite va a ser calificado defectuoso por este motivo.

Datos del Adquiriente En los datos del adquiriente el notario debe seleccionar el tipo de identificación; en el caso de cédulas físicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identificación y el domicilio, la plataforma se encarga de llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se deben completar todos los datos requeridos.

Validaciones 1. El sistema valida que el notario no traspase bienes a su nombre.

Paso 4: Datos del Contrato En los datos del contrato se selecciona el tipo de moneda en el que se hace el traspaso, pueden ser colones, dรณlares o euros. Se ingresa el precio y causa adquisitiva y se oprime el botรณn siguiente. Si la moneda elegida es diferente a colones, el sistema va a utilizar el tipo de cambio de la fecha de otorgamiento para convertir el monto a colones y definir el mayor entre este monto y el valor fiscal para el cรกlculo de impuestos.

Adjunto de Testimonios En este paso se ajunta la copia del testimonio con respecto al trĂĄmite, este debe ir firmado por el notario que estĂĄ realizando el traspaso y Ăşnicamente se acepan archivos con formato pdf.

Validaciones 1. En la sección de adjuntos es requerido el testimonio a la hora del envío.

2. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario.

3. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.

Paso 5: Resumen del Trámite En esta pantalla se muestran los datos generales del trámite, propietario, adquiriente, gravámenes, anotaciones, infracciones y datos del vehículo.

En este paso el notario debe validar la informaciรณn y firmarla, esta es la informaciรณn que se va a enviar al Registro Nacional.

Validaciones En esta secciรณn se hacen varias validaciones, dentro de las cuales estรกn:

1. Se valida que tanto el propietario como el adquiriente estén vivos, en caso de ser personas físicas. 2. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre moroso con la ley 9024. 3. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite antes de ser enviado/reenviado. 4. Se valida la fecha de otorgamiento, que esta no sea mayor a 30 días hábiles con respecto a la fecha actual, esto debido a que se cobraría una multa que no se está manejando en el sistema, por lo tanto el notario deberá presentar el documento en forma física. 5. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios. 6. Se verifica que el bien mueble este al día con el marchamo. 7. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN. 8. Por último se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de lunes a viernes. Pago del Trámite En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utilizara para realizar el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago. También se muestra el desglose del cobro.

Después del pago, la plataforma le devolverá el número de las citas de presentación que se le otorgaron en el Registro Nacional. Si existe algún problema en la comunicación con el registro nacional el trámite queda con estado en proceso de envío y la plataforma reintentar hacer el envío unos minutos después.

Inscripción de gravames Para la creación de un trámite correspondiente a una inscripción de gravamen de Bienes Muebles en el menú, se selecciona la opción Crear Trámite/Bienes Muebles/Inscripción de gravamen Prendario. Una vez que se seleccionó la opción, el sistema lo redirige a la primera pantalla del trámite. En esta pantalla se solicitan los Datos Generales. Paso 1: Datos Generales En esta sección, se debe ingresar los datos de la matriz, así como seleccionar el notario responsable, poner el lugar, fecha y hora de otorgamiento.

Al final de la pantalla aparece una opción con el artículo 122 del Código Notarial. Al dar clic en esta opción el usuario está aceptando que los datos son reales y fieles al original, en caso de que no se marque no es posible continuar con el trámite.

Validaciones 3. El sistema valida que la hora de otorgamiento no sea mayor a la fecha y hora actual.

Paso 2: Datos del Gravamen En este paso se deben indicar los datos que forman parte del contrato prendario en este caso se deben llenar los campos de mont, seleccionar el tipo de moneda(colones, dolares o euros), se debe seleccionar la fecha de vencimiento del contrato y el plazo del mismo.

Paso 3: Datos de la Garantía En este paso se selecciona la clase y código y se ingresa la placa del vehículo que se va a prendar, se da clic en buscar, de manera que el sistema trae los datos del vehículo automáticamente para que el notario verifique la información.

Al dar click en buscar el sistema traerá la información del bien y la mostrara en una ventana aparta para que se pueda constatar los datos del vehículo y se llenen los datos del estado civil del propietario y el grado de la garantía ademas del monto. En caso de que se este seguro de que es el bien que se quiere prendar y llenar la información solicitada sedebe agregar dando click en el boton de “Agregar”.

Una vez que un bien es agregado se mostrara en la lista de las garantias

Paso 4: Datos de las Partes En los datos de las partes el notario debe seleccionar el tipo de identificación; en el caso de cédulas físicas o jurídicas el usuario debe únicamente ingresar la cédula o identificación y el domicilio, la plataforma se encarga de llenar el resto de los datos. Para las otras opciones se deben completar todos los datos requeridos.

Una vez agregadas las partes, las mismas quedan en la lista que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

Validaciones 2. El sistema valida que el propietario del bien se encuentre dentro de las partes ya que sea como deudor o como propietario.

3. De no agregar el propietario dentro de las partes en la parte inferior de la pantalla hay una opción donde el propietario da su consentimiento para que se realice la prenda con el bien a su nombre.

Si el propietario es agregado a la lista de partes la opción del consentimiento no aprecerá de lo contrario esta opción se muetra al igual que el mensaje de advertencia.

De no incluir el propietario en las partes o no dar el consentimiento no se podra continuar con el trámite.

Paso 4.2 : Adjunto de Testimonios En este paso se ajunta la copia del testimonio con respecto al trámite, este debe ir firmado por el notario que está realizando el trámite y únicamente se acepan archivos con formato pdf.

Validaciones 4. En la sección de adjuntos es requerido el testimonio a la hora del envío.

5. Esta sección también valida que los adjuntos estén firmados por el notario.

6. También se valida que solo se pueden incluir archivos con formato PDF.

Paso 5: Resumen del Trรกmite En esta pantalla se muestran los datos que fueron llenados durante todos los pasos del trรกmite. En este paso el notario debe validar la informaciรณn y firmarla, esta es la informaciรณn que se va a enviar al Registro Nacional.

Validaciones En esta sección se hacen varias validaciones, dentro de las cuales están: 9. Se valida que las partes estén vivos, en caso de ser personas físicas. 10. Se valida en el caso que alguna de las partes sea persona jurídica que no se encuentre moroso con la ley 9024. 11. El sistema valida que el documento sea firmado por el notario responsable del trámite antes de ser enviado/reenviado. 12. Se vuelve a corroborar los adjuntos necesarios. 13. Se verifica que el bien mueble este al día con el marchamo. 14. Se valida que el notario esté inscrito y vigente en la DNN. 15. Por último se valida que se esté enviando el trámite en horas hábiles para recepción de documentos, con respecto al Registro Nacional, en caso contrario el notario no podrá hacer el pago y el envío hasta que esté en este horario. El horario es de 8 am a 3 pm, de lunes a viernes según se indica en el reglamento para Formularios Electrónicos. Pago del Trámite En esta pantalla el notario debe de ingresar los datos de la tarjeta que se utilizara para realizar el pago, una vez que se ingresó la información se debe de dar clic en el botón procesar el pago. También se muestra el desglose del cobro.

Inscripción del trámite Una vez que el trámite es inscrito por el registrador, el notario recibe un correo electrónico y puede ver el estado del documento en la lista del trámite.

Respuesta de defectos Cuando un trámite es calificado defectuoso el notario va a ser notificado vía correo electrónico, además podrá visualizar dicho estado en la lista de trámites.

Para visualizar los defectos el notario debe hacer clic en el icono de advertencia

Para corregir el defecto el notario debe seleccionar la opción Corregir defectos o seleccionar el trámite desde la lista. Una vez hecho esto el notario podrá corregir los datos del formulario que se presenten habilitados. En la sección de adjuntos el notario también podrá enviar los siguientes documentos:

Para envira estos documentos el notario debe hacer check en el documento que desea enviar y adjuntar el archivo firmado digitalmente. Para el caso de envĂo de documentos adicionales el sistema solicita al notario el pago de los timbres correspondientes. En el resumen el notario podrĂĄ verificar los archivos antes de firmar y enviar el documento.

Una vez que se firma el documento y se hace el pago (cuando hay adicional) el sistema indica que el envío se realiza con éxito. Si existe documento adicional el sistema muestra las citas de presentación del mismo.

En la lista el trámite cambia a estado Calificación.

Seleccionando el trámite de la lista el notario también puede consultar las citas de los adicionales que contenga el trámite.

Cupón Traspaso Bien Mueble Cuando un trámite de traspaso de Bien Mueble es exitoso, el sistema muestra en el listado de trámites una imagen del cupón que certifica el traspaso, como lo muestra la siguiente imagen.

Al hacer clic en el icono del cupón del trámite muestra el certificado del traspaso para su impresión, este debe ser presentando posteriormente en la ventanilla del Registro Nacional, para obtener el Título de Propiedad del bien. En la parte superior derecha muestra el Número de Cupón.

Tabla de estados del Trámite en los formularios

Nombre Confección

Descripción Estado que indica que el trámite está en digitación. Pagado Este estado indica que el trámite ya fue pagado por el notario Error Envío Plataforma En este caso se produjo un error de envío del documento al Registro Nacional, pero el trámite ya fue pagado, por lo que al usuario se le notifica que el trámite está en proceso de envío, en este caso el trámite será enviado por la plataforma automáticamente. Error Envío RN Este estado es similar al anterior pero sería en caso que se dé un error del lado del RN, el usuario también visualiza el trámite en proceso de envío, en este caso el trámite será enviado por la plataforma automáticamente. Calificación El documento fue ingresado correctamente en el registro y el notario recibió las citas. Defectuoso El documento fue calificado como defectuoso por parte de algún funcionario del registro. Corrección El notario inicia con la corrección del documento previamente defectuoso. Error reenvío Se da un error de reenvío por parte de los Plataforma formularios, el usuario visualiza el trámite en proceso de reenvío, en este caso el trámite será reenviado por la plataforma automáticamente. Error reenvío RN Se produce un error por parte del RN a la hora del reingreso del documento, el usuario también visualiza el trámite en proceso de reenvío. Calificación El documento es reingresado al Registro Nacional, en caso de tener adicionales el notario recibe las nuevas citas del adicional, en este caso el trámite será reenviado por la plataforma

Rechazado Inscrito Cancelado Retirado sin Inscribir No procede

automรกticamente. El trรกmite posee una situaciรณn que no permite el traspaso del bien. El documento fue inscrito correctamente El documento fue cancelado por el RN El notario solicita que el documento sea retirado sin inscribir. El documento no puede ingresar al RN debido a que posee alguna situaciรณn que no permita realizar el traspaso del bien.