Projekts “Vietējo varas iestāžu potenciāla sniegt elektroniskos pakalpojumus paaugstināšana pierobežā Ļeņingradas apgabalā un Ida-Vīrumā apriņķī (e-G2C)”
INFORMATĪVAIS BIĻETEŅS NR.2
Noslēdzies mūsu kopīgais projekts, kas tika uzsākts 2013.gada jūnijā. Projekta dalībnieki uzskata, ka vispārīgais projekta mērķis – paaugstināt Kingisepas, Slancu (Krievija, Ļeņingradas apgabals) un Narvas (Igaunija, Ida-Vīrumā) vietējo varas iestāžu potenciālu sniegt arhivāru e- pakalpojumus pierobežā ir sasniegts. Projekta partneru izvirzītie konkrētie projekta mērķi arī sekmīgi sasniegti. Projekta sākumposmā tika veikts dokumentāls pētījums, pamatojoties uz kuru tika precizēts projekta aktivitāšu plāns – kas ko un kurā plānojuma posmā dara. Projektā minēto pierobežas pilsētu pašvaldību arhīvu vajadzībām tika izstrādāti divi pārrobežu elektroniskie pakalpojumi, precīzāk – informācijas par apbedījumu vietām un darba stāžu sniegšana. Jau projekta izstrādes posmā pierobežas arhīvu sektorā tika veikts pilotpētījums, kura rezultātā konstatēts, ka abās robežas pusēs dzīvojošie iedzīvotāji visbiežāk pieprasa dokumentus par apbedīšanas vietām un darba stāžu. Tradicionāli šīs iedzīvotāju pieprasītās informācijas sagatavošanas un sniegšanas process ir laikietilpīgs un prasa lielus materiālos resursus. Arhīva darbinieks vai pats informācijas pieprasītājs šķērsoja robežu, lai personīgi iesniegtu pieprasījumu ārvalsts arhīvā vai arī pieprasījums, kā starptautisks sūtījums tika nosūtīts pa pastu ierakstītā vēstulē. Rezultātā izziņas saņemšanai bija nepieciešami 5 mēneši! Savukārt, e-dokumentu aprites pakalpojumu nodrošinājums starp konkrētiem arhīviem ievērojami samazina laiku, kurā tiek sniegta atbilde uz pieprasījumu un sagatavoti atbilstošie dokumenti un izziņas. Pakalpojumi tika testēti un rekomendēti praktiskai ieviešanai. Turpmākās sadarbības nolūkos starp Slancu pašvaldību, Kingisepas pašvaldību un Narvas pilsētas arhīvu tika parakstītas divpusējas vienošanās par elektronisku dokumentu aprites nodrošināšanu. Ņemot vērā e-pakalpojumu nozīmību pierobežas reģionos, viens no projekta mērķiem bija izplatīt informāciju par izstrādātajiem e-risinājumiem un jaunajiem e-pakalpojumiem pārrobežu sadarbības Igaunija – Latvija - Krievija programmas teritorijās. PR kampaņas aktivitāšu un projekta rezultātu vizualizācijas izvērtēšana liecina, ka pierobežu teritorijās Igaunijā, Ļeņingradas apgabalā un Latgales novadā, Latvijā, par projekta aktivitātēm, rezultātiem un izstrādātajiem e-pakalpojumiem kopumā informēti apmēram 350 000 iedzīvotāji un 80 organizācijas.
decembris 2014
Noslēguma konferences Sanktpēterburgā dalībnieki
Projekts noslēdzies. Rezultāti Analizējot projekta darbu 18 mēnešu laikā, varam secināt, ka sasniegti šādi rezultāti: zz
mērķa arhīvu vajadzībām ir izstrādātas un ieviestas jaunas elektroniskās procedūras pārrobežu dokumentu apritei un pierobežas teritoriju iedzīvotājiem var tikt piedāvāti divi e- pakalpojumi.
zz
izstrādāta dokumentācija un parakstīta Vienošanās par arhīva e-dokumentu aprites leģitimitāti;
zz
izveidojusies sadarbība un efektīvas darba attiecības starp pierobežas pilsētu - Narvas, Kingisepas un Slancu arhīviem. Sevišķi to sekmēja arhīvu darbinieku ārvalstu vizītes, kuru mērķis bija pieredzes apmaiņa mērķa arhīvos un iepazīšanās ar Igaunijas Valsts arhīva un Ļeņingradas apgabala arhīvu komitejas vadības darbību;
zz
viens no projekta nozīmīgākajiem praktiskajiem rezultātiem – personīgo kontaktu veidošanās starp arhivāriem, iepazīšanās ar kaimiņvalstu arhīvu praksi un darba specifiku;
zz
arhīvi iegādājās un tagad ir aprīkoti ar mūsdienīgām IKT (informācijas un komunikācijas tehnoloģijām) iekārtām, kas ļauj arhivāriem efektīvāk organizēt ikdienas darbu un sniegt e-pakalpojumus;
zz
sekmīgai e-dokumentu aprites nodrošināšanai notika arhivāru apmācība darbam ar IKT e-pakalpojumu sniegšanā;
zz
šim nolūkam projekta asociētais partneris Igaunijas sertifikācijas centrs un firma „Trueb Baltic” 16 arhivāriem no trim mērķa arhīviem izgatavoja sertificētas personīgās ID kartes testēšanai. Komplektā ietilpst arī lasīšanas iekārtas to digitālai izmantošanai. Sākotnēji šāds rezultāts netika paredzēts, tādēļ uzskatāms par papildus ieguvumu;
zz
praktiskās darbības nodrošinājumam projekta eksperti iekšējai lietošanai izveidoja Rokasgrāmatu par e-pakalpojumu sniegšanu;
zz
arhīvu klientiem izstrādāta detalizēta instrukcija, kā, izmantojot e-pakalpojumus, veikt pieprasījumu arhīvam, informācija vizualizēta un dublēta internetā;
zz
atbilstoši PR viedoklim projekta vizualizācijas, starpposmu un gala rezultātu popularizēšanas, ne tikai projekta mērķa reģionos, bet arī Latvijā, rezultātā par projekta ieguvumiem atzīstami: zz
zz
3 informatīvie semināri, no kuriem viens notika Rēzeknē (Latvija) un izsauca lielu semināra dalībnieku interesi; Rēzeknē tika parakstīts Līgums starp Rēzeknes Augstskolu un Narvas arhīTurpinājums lpp. 2
«Šis dokuments tika izstrādāts ar finanšu atbalstu no Latvijas-Krievijas-Igaunijas pārrobežu sadarbības programmas Eiropas kaimiņvalstu un partnerības instrumenta 2007.- 2013. gadam ietvaros. Šī dokumenta saturs ir saistošs tikai E-G2C projekta partneriem un nekādā mērā neatspoguļo Programmas, kā arī Programmas dalībvalstu un Eiropas Savienības pozīcijas».