informe de Gestión Asamblea Ordinaria 2023

ASAMBLEA ORDINARIA DE COPROPIETARIOS 2023

EDIFICIO AVENIDA CHILE P.H.

INFORME DE GESTIÓN

EQUIPO ADMINISTRACIÓN

Ricardo Andrés Richter Suárez

ADMINISTRADOR

Diego Fernando Isaza Mosquera JEFE DE OPERACIONES

Jorge Enrique Rodelo Ramírez JEFE DE SEGURIDAD FÍSICA

Ruby Esperanza Cobos Castillo CONTADORA

Lidianeth Lotero Cañón

ASISTENTE ADMINISTRATIVA

Javier Porras Bermúdez

ASISTENTE OPERACIONES

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del quórum.

2. Nombramiento del presidente y secretario de la reunión.

3. Nombramiento de la comisión para aprobar el acta de la Asamblea.

4. Lectura y aprobación del orden del día.

5. Informe del acta de Asamblea Ordinaria de marzo 24 de 2022.

6. Informe del Consejo de Administración.

7. Informe del Revisor Fiscal.

8. Presentación y aprobación del Estado de la Situación Financiera, Estado de Resultados y Ganancias Acumuladas Integral y Ejecución Presupuestal a diciembre 31 de 2022.

9. Presupuesto 2023.

10. Nombramiento del Consejo de Administración.

11. Nombramiento o reelección del Revisor Fiscal y fijación de honorarios.

12. Proposiciones de los Señores Copropietarios.

INTRODUCCIÓN

Con el fin de comunicar de manera integral la gestión realizada para la administración del inmueble, se reportan los logros obtenidos por los diferentes procesos en el año 2022.

El aprendizaje y la resiliencia de los procesos que conforman la gestión administrativa, dentro del constante cambio emprendido por todos los sectores económicos del país, escenario que ha supuesto que el sector inmobiliario deba anticiparse, prepararse y adaptarse al entorno; creemos que la mejor forma es hacerlo desde la empatía constructiva, la vocación al servicio, el diálogo y la colaboración empresarial, con un enfoque en común, mantener el valor del activo.

Desde la administración seguiremos trabajando para que el edificio continue siendo un referente en el mercado inmobiliario por el estado de conservación de la estructura, vocación de servicio a la comunidad que lo integra y la dedicación continua al mejoramiento de nuestro sistema de gestión.

A continuación, expuesto en cinco capítulos de igual relevancia, presentamos los resultados logrados con base en nuestro sistema de gestión de calidad con la aplicación del ciclo PHVA constante: Planificamos (establecemos los objetivos, los recursos e identificamos y abordamos los riesgos y las oportunidades), Hacemos (operamos recursos internos y externos para asegurar el cumplimiento de lo planeado), Verificamos (realizamos el seguimiento y medimos los resultados), finalmente Actuamos (tomamos acciones para mejorar el desempeño), evidenciando la relación entre los objetivos institucionales, la estrategia, el desempeño y los resultados.

PROCESOS GERENCIALES CAPÍTULO 1

1.1. ADMINISTRACIÓN Y CONTROL OPERATIVO

Al igual que en años anteriores, la administración, cumplió estrictamente con las disposiciones legales, técnicas y normativas de la propiedad horizontal, estableciendo la metodología necesaria para elaborar el plan estratégico, hacer el seguimiento, la verificación y ejecutar el presupuesto, trabajando desde los diferentes procesos para lograr la satisfacción de las partes interesadas y alcanzar sus expectativas.

Se planearon y ejecutaron soluciones viables y económicas en atención de las necesidades de la copropiedad, desde los lineamientos establecidos en el Reglamento de Propiedad Horizontal al igual que las pautas dadas por nuestro sistema de gestión de calidad.

Durante este periodo nos enfocamos de manera específica en enfrentar y superar las afectaciones de tipo social y económico adquiridas por efecto de la pandemia, la reactivación nos obligó a revisar todas las acciones emprendidas.

En el 2022 trazamos una hoja de ruta desde cada uno de los procesos, orientados a la administración y el control operativo, garantizando el cumplimiento de nuestro propósito superior de controlar el gasto sin disminuir el nivel de servicio. De la mano de los proveedores, rebajamos los costos de operación y como apoyo a la recuperación económica, logramos mantener durante todo el año el descuento solidario del 4,45% en la cuota de administración.

1.1.1. Informe Inmobiliario 2022.

El mercado de oficinas Clase A en Bogotá, cierra el año 2022 con un 10% menos de espacio disponible. Esto refleja el interés en inmuebles con especificaciones de alta calidad y ubicación estratégica, en línea con las necesidades actuales del cliente, que busca una mayor conexión con el entorno, que permita el desarrollo del modelo híbrido como nueva modalidad de trabajo.

Si bien se observa un descenso, la vacancia en la ciudad de Bogotá alcanza en general el 11,6%, destacándose con absorciones en sectores como el noroccidente, Santa Bárbara y Salitre. El sector inmobiliario continúa presentando señales de recuperación, a pesar de las condiciones económicas actuales del País.

El comportamiento de la vacancia en el edificio muestra una recuperación, durante el año 2022 mantuvo un movimiento constante iniciando el año con el 21,4% de área privada disponible cerrando con el 12,9%, disminuyendo en un 39,7% el índice de vacancia.

(Fuente: Marketbeat Bogotá Oficinas T4 2022; Cushman & Wakefield).

A lo largo del año la administración acompañó la remodelación de 4.436,10 m2 de oficinas que se encontraban en vacancia y fueron ocupadas nuevamente, lo que corresponde al 7,5% del área disponible en el edificio.

Los nuevos ocupantes del inmueble son: QBE EUROPE S.A., STREAMLINE STUDIOS, KFW IPEXBANK, C.H. ROBINSON INTERNATIONAL COLOMBIA y ALMAVIVA

1.1.2. Tránsito Poblacional

Debido al retorno a la presencialidad y el ingreso de nuevas compañías, el tránsito peatonal y vehicular de funcionarios y visitantes se incrementó, presentando una recuperación frente a los 2 años anteriores. El tránsito por el edificio fue de 1.712.004 personas en el 2022, representando un crecimiento del 82,8% con relación al año anterior.

Con relación al tránsito vehicular, se presentaron 132.102 ingresos, creciendo 72,1% frente al 2021, sin embargo, aún no se logra la recuperación total del uso del parqueadero, el cual comparativamente tiene 400 mil accesos menos con relación al 2019 o lo normal en los años anteriores.

1.1.3. Consumo de Servicios Públicos.

Acorde al número de usuarios y la operación de las compañías del edificio, el consumo de agua y electricidad en el primer semestre mantuvo su tendencia a la baja, incrementando directamente con la ocupación en el segundo semestre del año.

El origen de la energía eléctrica que consume el edificio lo suministra el comercializador Enertotal que a través de sus contratos bilaterales respalda el consumo de sus clientes, Enertotal con base en el informe del administrador del Mercado publicado como balance del año 2022, hace el cálculo de la cantidad de energía renovable y no renovable que hace parte de su canasta de contratación y establece que el 90,73% corresponde a energías renovables. Lo anterior indica que el consumo del edificio y sus ocupantes en gran mayoría consumen energía renovable.

(Fuente: ETTC-0225-01-2023-CMNR ENERTOTAL).

4.022 m3 más que en 2021

293.039 kW/h más que en 2021

1.1.5. Seguros

Para la renovación en la nueva vigencia 2023 – 2024, se gestionó oportunamente la negociación de términos sobre las coberturas y amparos para las áreas comunes, sus mejoras, contenidos, maquinaria y equipos de la copropiedad, al igual que sus áreas privadas excluyendo mejoras y contenidos de estas; los amparos continuaron contratados con Chubb de Colombia con una participación del 75% y Zúrich con un participación del 25%.

El programa de seguros en su renovación se pacta con los siguientes valores asegurados.

Los copropietarios y/o usuarios que tuvieren interés en mayor información sobre estos amparos, la encontrarán a su disposición en las oficinas de administración.

1.1.4. Satisfacción del Cliente.

Cero

32 quejas tramitadas

566

1.2. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Basado en el análisis de años anteriores, la planeación estratégica se estructuró a mediano plazo, estableciendo un plan de trabajo para el periodo 2022-2024. La metodología para el diseño de la planeación estratégica vinculó el seguimiento a las apuestas estratégicas, las metas y los logros alcanzados en el marco de los objetivos trazados, encaminados a coordinar el diseño de planes, políticas y programas que atiendan las necesidades de la copropiedad.

Para el logro de los objetivos propuestos, mejoramos continuamente nuestros procesos y los soportamos en una organización calificada y efectiva, ofreciendo servicios altamente valorados que responden a las necesidades del cliente. Así mismo, garantizamos el cumplimiento de la legislación vigente en materia de seguridad y salud en el trabajo, tendientes a prevenir los incidentes y accidentes, promoviendo de forma continua las buenas prácticas, las condiciones y los hábitos laborales buscando siempre el bienestar.

Partes Interesadas

Identificación de contextos

Objetvos Estratégicos 2022-2024

Fortalecer una cultura de la calidad y fomentar la seguridad y salud en el trabajo

Sostenibilidad financiera y control del gasto.

Propiciar estándares de seguridad, confiabilidad y confort.

Implementar herramientas de gestión de conocimiento, sistematización y mejora.

Introducir proyectos, para incentivar la actualización tecnológica y de infraestructura

Indicadores del Proceso Planeación Estratégica

2022

99,3% Cumplimiento de objetivo del proceso 2022 Logro

25 indicadores asociados a la medición estratégica

Aspectos analizados en los contextos INTERNO 107 EXTERNO 39

RESULTADO DE AUDITORÍAS No conformidades

Oportunidades de mejora

12 estrategias planteadas 2022

12,9% Vacancia a 31 de diciembre de 2022

PROCESOS DE SERVICIO (MISIONALES) CAPÍTULO 2

2.1. MANTENIMIENTO LOCATIVO

La planeación del proceso establece un cronograma anual de mantenimiento, de acuerdo a las necesidades de cada equipo, tomadas desde los conceptos de los fabricantes y/o instaladores originales de los mismos, que aporta para la administración, gestión y toma de acciones, tareas y responsabilidades enfocadas a garantizar el permanente funcionamiento de los equipos y la oportuna atención sobre el estado de la infraestructura.

Los mantenimientos preventivos del equipamiento continúan contratados con sus instaladores originales o con sus representantes en Colombia. Se logró dar cumplimiento al 100% de las actividades programadas. En cuanto al mantenimiento predictivo se realiza de manera autónoma por el equipo de personal in house que, estableciendo las rutinas de trabajo del personal técnico, permiten reducir los riesgos identificados y garantizan el cumplimiento al 100% del cronograma de trabajo.

Igualmente se atendieron de manera oportuna los mantenimientos correctivos que se presentaron gestionando y minimizando el tiempo de parada de los equipos. Adicionalmente se prestaron servicios de mantenimiento menor y adecuaciones locativas a las empresas en sus áreas privadas generando ingresos por valor de $158 millones, el más representativo fue la intervención en el sistema de detección de incendios realizado en 9 compañías.

DEL EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA 2022

En cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, para garantizar la precisión de las variables susceptibles en la operación, se ejecutó el plan de calibración de equipos y herramientas utilizadas en las diferentes actividades propias del proceso.

Dentro de las acciones desarrolladas durante el periodo, por el nivel de importancia se destacan las siguientes:

2.1.1. SISTEMA DE RED CONTRA INCENDIO

El proyecto de mayor impacto durante el periodo fue el inicio de la actualización de la red contraincendios, proyecto que busca el remplazo del equipamiento instalado originalmente en la construcción del inmueble y que por sus 26 años de uso han cumplido con su vida útil, reemplazo que se adelanta acercando el sistema al cumplimiento NFPA.

Con un costo aprobado en la Asamblea anterior por $1.315 millones, se contrató con la compañía D&T Proyectos el suministro e instalación del nuevo equipamiento Contra incendio, el cual tiene el siguiente alcance:

» Suministro e instalación de sistema Riser en cada una de las cinco verticales de la torre A y B para tener control de cada vertical, durante cualquier intervención que requiera el sistema sin tener que despresurizar y dejar sin protección la totalidad del inmueble.

» Reemplazo de todas válvulas de 1 ½” y 2 ½” de los 134 gabinetes tipo III, válvulas instaladas listadas UL y aprobadas FM, regulables o con restricción de presión cumpliendo NFPA-14; NFPA-20.

» Reemplazo de las bombas estacionarias, controladores y accesorios, con las nuevas características de presión, caudal y potencia diseñadas por la firma Plinco para el cumplimiento normativo.

» Construcción de puntos de bomberos con válvulas de 2 ½” con certificación UL y aprobadas FM, regulables o con restricción de presión cumpliendo NFPA-14 y NFPA-20, a lo largo de las cinco escaleras de emergencia con acceso a todos los pisos de la copropiedad.

La finalización y puesta en marcha del nuevo sistema se tiene contemplada durante el primer trimestre del año 2023.

2.1.2. SISTEMA ELÉCTRICO

Adicional a las inspecciones diarias y revisión general mensual, se llevó a cabo el mantenimiento y análisis de todos los elementos eléctricos y tableros de la subestación eléctrica, mediante termografía infrarroja, torque, lubricación y verificación de los componentes eléctricos. Se realizó el mantenimiento y mediciones al Sistema Puesta a Tierra, dando cumplimiento al Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas RETIE y la NTC 2050.

Se construyó la acometida de la red eléctrica principal con su respectiva suplencia para los nuevos equipos de extinción contra incendio cumpliendo con requisitos del diseño de estos. Se remplazó el alumbrado del perímetro exterior del edificio por tecnología LED, mejorando las condiciones de visibilidad y seguridad para los transeúntes de la zona.

2.1.3. SISTEMA HIDRÁULICO.

Se dio cumplimiento al programa de lavado y desinfección semestral de los tanques de agua potable como lo exige el marco normativo el decreto 1575 de 2007 y se realizó el análisis físico químico y bacteriológico del agua potable que se suministra para el consumo humano, cumpliendo con la Resolución 414 del 2002.

Se ejecutó el mantenimiento correctivo a una motobomba CAPRIARI que abastece de agua potable el tanque de reservas de la cubierta de la torre B. Con la intervención realizada al equipo se pudo evidenciar la necesidad de contemplar un proceso de reemplazo de estos, por superar el tiempo de vida útil (26 años de instalación).

Se efectúo la limpieza e impermeabilización de cañas perimetrales de sótano TB, corrección de goteras del costado sur occidental del inmueble.

Actuando de manera predictiva se mantiene en funcionamiento la totalidad de la red hidrosanitaria del edificio.

2.1.4. SISTEMA DE TRANSPORTE VERTICAL

Se cumplió con el 100% del mantenimiento preventivo periódico de los 16 ascensores que componen el Sistema de Transporte Vertical. Igualmente se realizaron los ajustes pertinentes a los equipos para el cumplimiento de los requisitos de la norma y su certificación anual, proceso que se desarrolló aplicando la NTC 5921-1 en su nueva versión 2021.

2.1.5. MANTENIMIENTO Y DOTACIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA PLANTA FÍSICA

» Impermeabilización de cubiertas, corrección de filtraciones en fachadas y sótanos.

» Modernización mobiliario Centro de control, instalando superficies de trabajo motorizadas mejorando la postura corporal de los operadores en las diferentes jornadas laborales.

» Dotación de muebles y enseres para el salón de capacitaciones y silletería del personal de operaciones.

» Pintura general de muros cubiertas y lavado de prefabricados fibrit.

» Pintura general del lobby principal.

» Pintura de las zonas comunes de los pisos, cuartos técnicos, escaleras de emergencia.

» Recuperación de señalización y demarcación de parqueaderos.

» Reparación general de la garita de la calle 72.

» Se continuó con el proyecto de remodelación de las baterías de baños de los pisos, modernizando el piso 4 de la torre A y el 15 de la torre B, con una inversión a cargo de los propietarios cercana a los $350 millones de pesos.

2.1.6. SISTEMA DE VENTILACIÓN MECÁNICA

El edificio cuenta con un sistema de ventilación mecánica de inyección, extracción y presurización, por lo cual se tuvo en cuenta las recomendaciones de ACAIRE (Asociación Colombiana de Acondicionamiento de aire) que establece los parámetros de cómo operar y utilizar el sistema en la edificación.

Adicionalmente se realizaron las inspecciones y rutinas de mantenimiento establecidas para el año 2022 por parte del diseñador e instalador del sistema.

2.1.7. SISTEMA DE DETECCIÓN DE INCENDIOS Y ALARMAS

Durante el periodo, se atendió la remodelación de un total de 9 oficinas que requirieron ajustes sobre el sistema de detección de incendios y alarmas, sistema que también requirió reemplazo de algunos componentes en sus paneles principales.

RESULTADO DE

Indicadores del Proceso Mantenimiento

Confiabilidad del equipamiento 99,7% del

Se diseñaron las rutinas y acciones que a lo largo del periodo permitieron garantizar el adecuado funcionamiento y la identificación temprana de las necesidades de los diferentes componentes tecnológicos de la copropiedad y controlar los posibles riesgos como caída de sistemas informáticos, pérdida o fugas de información, ciberataques, pérdida o daño de equipos, desactualización de contenidos, entre otros.

Dando cumplimiento a los programas establecidos por la administración se actualizaron las licencias de los diferentes sistemas ofimáticos, al igual que se hicieron de manera oportuna los back ups de toda la información y bases de datos brindando seguridad en los procesos de continuidad del negocio. De igual manera se mantiene operativo el sistema de detección de incendios y alarmas, los diferentes sistemas de comunicaciones de la operación (internet, telefonía, citofonía, radios, etc.), el sistema de control de accesos peatonal, vehicular y el circuito cerrado de televisión.

Siempre se actualiza la página web del inmueble, el directorio digital del lobby y los diferentes softwares y hardware de control de accesos,

Se realizó el cambio tecnológico en los sistemas de tránsito de información para las cámaras de los ascensores, las cuales funcionaban con láser análogos y fueron actualizados por tecnología wifi, permitiendo la instalación de cámaras digitales.

Se adelantaron labores de mejoramiento y modernización del centro de control, realizando el reemplazo de monitores, teclados, joystick, telefonía, recategorizando e identificando todo el cableado de los equipos.

Se inició el proceso de análisis y estudios para la actualización del software del punto de pago del parqueadero de visitantes, debido a que la compañía instaladora del mismo cerró sus operaciones.

Cuadro de equipos a cargo de tecnología:

Continuando con las buenas prácticas de limpieza y desinfección heredadas de la pandemia, sumadas a las establecidas por la copropiedad, complementadas con las experiencias aprendidas por el recurso humano que lidera el proceso, se estableció la estrategia de trabajo para la limpieza, desinfección y control de plagas de las diferentes zonas comunes del inmueble. Se realizaron de manera oportuna las diferentes rutinas y prácticas establecidas en el acuerdo de nivel de servicio, se programaron las brigadas de limpieza profundas, logrando mantener las instalaciones en buenas condiciones de presentación, limpieza y desinfección, permitiendo reducir al máximo la radicación de quejas por el estado de limpieza o falta de dotación higiénica en los baños del inmueble. Se ejecutó de manera efectiva el programa de fumigación y control de plagas.

Dentro de otras actividades se realizó la limpieza de los muros perimetrales de los sótanos, limpieza profunda de los parqueaderos, control del moho sobre las superficies expuestas a la humedad debido a la extensa época invernal del año.

2.3.1 Control Ambiental

Frente al acopio y disposición de residuos sólidos, se recogieron 54 toneladas, separando 26 toneladas de residuos aprovechables y 28 toneladas de no aprovechables, logrando un porcentaje del 48% de material reciclable con relación a la totalidad de residuos generados en el inmueble.

Debido a las 25,9 toneladas en el año 2022 de material reciclado, se representa que: Se dejen de talar 321 árboles adultos que producen oxígeno para 1.285 personas al año y capturan 3,8 toneladas de dióxido de carbono. Se ahorran 5.250 m3 de agua y 161.803 kW/h de energía. No se emiten 95 toneladas de dióxido de carbono y 3,8 toneladas de etileno.

2.4. CONTROL DE PARQUEADEROS

Este proceso tiene como objetivo principal verificar y controlar el adecuado cumplimiento de la metodología establecida para el registro de ingreso y salida de los vehículos, motocicletas, bicicletas y patinetas a los parqueaderos, teniendo en cuenta los privilegios de acceso del usuario y las políticas de cobro de la administración por uso del parqueadero de visitantes. Este proceso adicionalmente administra la renta de las bodegas y el salón de capacitaciones.

Diariamente se hizo seguimiento y control al software de control de acceso, se mantuvo actualizada la base de datos, se realizó arqueo en la taquilla del parqueadero de visitantes y se contrastó contra el sistema de parqueaderos. Adicionalmente se mantiene actualizada la disponibilidad de espacios y bodegas.

Los ingresos obtenidos por la explotación del parqueadero en sus diferentes modalidades fueron de $183 millones de pesos, el ingreso por el arrendamiento de bodegas fue de $168 millones. El salón de reuniones y capacitaciones fue alquilado en 18 oportunidades a diferentes empresas, generando un ingreso total de $6 millones de pesos. El mismo espacio tuvo un uso por parte de la administración de 356 horas en el año, atendiendo las reuniones de consejo de administración, comités de seguridad, procesos de formación y bienestar.

El número de usuarios de bicicletas y patinetas registrados creció en más del 80% en comparación con el año 2021, evidenciando el compromiso ambiental por parte de los usuarios por considerarse un medio de transporte ecológico, el área destinada a ese uso requiere un estudio de posibilidad de ampliación por la actual demanda.

Indicadores del Proceso Control de Parqueaderos

2.127 cantidad de tiquetes paga compañía

5.973 Cantidad de tiquetes paga visitantes

8.100 Cantidad de tiquetes expedidos en parqueadero

Junio y octubre Meses con mayor frecuencia de ingreso

RESULTADO DE AUDITORÍAS

Registros erróneos del sistema de parqueaderos

2.5. SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

En cumplimiento de las leyes adoptadas por el estado, ha tomado mayor relevancia, las prácticas, estrategias y acciones de control que buscan de manera permanente la prevención y promoción de la salud en el trabajo, la identificación del origen de las enfermedades profesionales y de los accidentes de trabajo, es así, cómo enfocados en el cumplimiento del Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019 y las demás normas legales vigentes, de manera anualizada se diseña un cronograma de acciones de control, que permite garantizar la ejecución y el cumplimiento de los objetivos del SG-SST.

Culminamos un año sin haber presentado accidentes de trabajo y sin reportes de enfermedades laborales. Durante el 2022 se dio cumplimiento del 100% en la ejecución del programa anual del sistema, con una ejecución del 95% del presupuesto asignado gestión que confirma el cumplimiento del 95,5% de la evaluación aplicada por la ARL Bolívar sobre el SG-SST.

A continuación, se presentan las acciones de mayor importancia durante el periodo:

» Se adelantó un análisis y actualización detallada a la matriz de identificación de peligros y valoración de riesgos, junto con el seguimiento a sus inherentes acciones.

» En el mes de julio se atendió al equipo de Gestión del Riesgo de la Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos de Bogotá, quien emitió concepto de cumplimiento a la revisión técnica de Seguridad Humana y Sistemas de Protección contra incendio del edificio.

» Con la reactivación post pandemia, se evidenció una importante renovación de funcionarios de las compañías que habitan el inmueble, situación que requirió fortalecer los procesos de preparación ante emergencias.

Es así como, desde un enfoque hacia la administración y operación de emergencias en las instalaciones, aplicando procedimientos como: sistema comando de incidentes, procesos operativos normalizados, primeros auxilios, evacuación de emergencias médicas, control y extinción de incendios, se adelantó el proceso de formación de brigadas, el cual presentó un enfoque especial hacia las nuevas prácticas derivadas de los controles bioseguros que dejó la pandemia.

Con un total de 67 horas de capacitación de brigadas para 25 funcionarios participantes, el programa culminó con una práctica en la pista de entrenamiento del Cuerpo Oficial de Bomberos de la calera.

Adicionalmente el edificio, buscando incrementar las competencias de las personas para enfrentar las emergencias, participó del simulacro Distrital de evacuación, esfuerzo colectivo que apunta a una comunidad más conocedora frente a la actuación frente a la materialización del riesgo de desastres. El resultado del ejercicio fue satisfactorio al mejorar la cantidad de personas participantes de las cuales en su gran mayoría realizaron el ejercicio por primera vez al ser nuevos ocupantes del inmueble.

Resultados del ejercicio de evacuación:

DE COMPAÑÍAS

2.6. SEGURIDAD FÍSICA

El proceso continúa liderado por el jefe de seguridad del inmueble en alianza estratégica con los proveedores G4S Secure Solutions Colombia en la parte de seguridad humana, K9 Security Ltda. en seguridad canina y Thomas Greg & Sons Colombia en la operación de medios tecnológicos; empresas debidamente certificadas y acreditadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

A partir del año 2020 debido al aislamiento social y la flexibilidad laboral, actualizamos nuestra estrategia de seguridad, disminuimos la asignación del recurso humano en tres de los cuatro anillos que contempla nuestro plan de vigilancia. Suspendimos temporalmente el servicio de 14 puestos de control durante los tiempos más fuertes del aislamiento, a partir del 2022 y gracias a la instalación de un nuevo sistema de video vigilancia en los sótanos, cancelamos definitivamente 9 puestos, reinstalando solo 5 puestos de control, de los 14 que habíamos suspendido, lo anterior debido a la reactivación progresiva de las actividades de las compañías ocupantes del inmueble.

Durante este periodo se disminuye el equipo de seguridad gracias al remplazo tecnológico en los parqueaderos, la optimización de tiempos y el reagrupamiento de funciones del dispositivo de seguridad, actualizando documentalmente los procesos y protocolos a seguir.

Para garantizar la operatividad del nuevo recurso asignado, se contrata a través de diferentes especialistas las auditorias al servicio, que validen la funcionalidad del esquema, actualice el estudio de riesgos y amenazas, establezca si el recurso asignado para mantener la fortaleza del dispositivo del inmueble es adecuado y suficiente o por el contrario puede ser susceptible de ser aumentado o reducido. Las auditorias arrojaron cero hallazgos de no conformidad, adicionalmente que el dispositivo cuenta con la capacidad de retardar y reaccionar ante una posible agresión y fue calificado como suficiente y acorde a las necesidades actuales del servicio.

Para inicio del año 2023 y los índices de ocupación del parqueadero, posterior al análisis de factibilidad, se cancelan cuatro puestos de control diurnos de lunes a viernes laborales, durante este año estaremos evaluando los resultados de este cambio y monitorearemos la percepción de seguridad velando por mantener la meta de cero incidentes. Como plan de acción, se negocia con los proveedores de seguridad algunas tarifas de los diferentes servicios obteniendo 15% de descuento, que, sumado a la eliminación de los 4 puestos de control mencionados anteriormente, se logra una rebaja anual de $277 millones, lo que representa el 8,9% del valor presupuestado. Esta disminución se realiza garantizando que el edificio cumpla con las tarifas mínimas determinadas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y que el nivel de servicio de seguridad sea el esperado por las partes interesadas.

Los cambios realizados en el plan de vigilancia del edificio durante el periodo 2020 al 2022 no afectaron los resultados operativos y podemos reportar que durante ese tiempo no se materializó ninguno de los riesgos y amenazas identificados para la comunidad.

Como mejoramiento tecnológico se amplió el alcance del circuito cerrado de televisión, logrando un mayor cubrimiento del parqueadero y pasillos externos del edificio, mejorando el tiempo de protección al volver el servicio 24 horas todos los días frente al servicio humano que cumplía una jornada de 12 horas diurnas de lunes a viernes sin incluir festivos.

CUADRO COMPARATIVO DE PERSONAL DE SEGURIDAD INSTALADO AÑO FTE (FULL TIME EMPLOYEES) En 2022 se reducen los FTE en un 15%.

SEGURIDAD AÑO 2019 Y ANTERIORES

Para el año 2023 se presupuesta 8,5% FTE menos.

Desde el año 2020 se ha asignado el 22,2% menos de FTE.

DISPOSITIVO DE SEGURIDAD AÑOS 2020 AL 2022 PROMEDIOS

GASTO EN SEGURIDAD (CIFRAS DE MILLONES DE PESOS)

PROCESOS DE APOYO CAPÍTULO 3

3.1. RECURSO HUMANO

Continuando con la planificación, verificación y mantenimiento de las competencias del personal directo y tercerizado, priorizamos la importancia de conservar la constante alineación con los perfiles de cargo establecidos.

Basados en el esquema modelo de entrenamiento en la gestión, el plan de formación y capacitación se ejecutó al 96%, abordando temas relacionados con; Inducción y reinducción, socialización de recomendaciones a exámenes médicos y mediciones de baterías ambientales, socialización de requisitos legales, formación de brigadas de emergencias, conceptos básicos de riesgo (relacionados con la actividad de servicios generales), seguimiento de instrucciones, refuerzo de procedimientos y protocolos, mejoramiento de perfil laboral, SIG - Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Riesgos y Oportunidades y Gestión del Cambio. Proceso que se distribuyó en 11 meses con un total de horas catedra y práctica de 272, con una cobertura de asistencia del 84,5% de las personas vinculadas en el proceso.

La baja rotación, el ambiente laboral al interior de la copropiedad y el importante apoyo del Consejo de Administración, permitieron una estabilidad de más del 85% del personal vinculado, generando el compromiso con la operación y mayor experiencia en los colaboradores permitiendo satisfacción y calidad en el servicio, aportando significativamente a los resultados presentados en los últimos años de gestión.

Identificación de necesidades de entrenamiento

Programa de capacitación y formación

Retroalimentación

Ejecución de capacitación y formación

Evaluación de las capacitaciones y formación impartida

Finalmente, se aplicaron las correspondientes evaluaciones de desempeño a los empleados bajo contratación directa y se validó el cumplimiento en el nivel de competencias, aptitudes y actitudes del personal outsourcing. Los resultados fueron favorables y se encuentran acordes a los requisitos para ocupar el cargo que tiene cada colaborador, el promedio en la calificación de los colaboradores es (92,2%).

3.2. GESTIÓN DE CALIDAD

Desde hace 11 años, los procesos administrativos de la copropiedad están certificados bajo los lineamientos normativos ISO 9001, actualizados en su versión más reciente 2015 desde el año 2018.

De acuerdo con el enfoque de la norma, se trabajó en la identificación de riesgos y oportunidades, el control de la documentación y registros del sistema, el seguimiento y atención del servicio no conforme, velando por la aplicación en cada uno de los procesos de acciones correctivas y preventivas fruto de las distintas auditorias atendidas por la administración.

En su gran mayoría, de los resultados de los procesos de auditoría, el 62,7% son hallazgos de tipo preventivo y el 37,3% correctivo lo que representa la solidez de los procesos sobre su actuar de forma oportuna y en pro de mitigar la materialización de incumplimientos en los requisitos y estándares establecidos.

3.2.1. Gestión del Riesgo.

Con el ánimo de identificar, analizar y mantener cuantificada la probabilidad de pérdidas y efectos secundarios derivados de la gestión habitual de la operación, cada proceso desde su saber hacer y basados en la experiencia del actuar, estableció estrategias encaminadas al control, mitigación o eliminación de factores amenazantes a la continuidad del negocio y la calidad del servicio. Para el año 2022, se vincularon al sistema 49 acciones preventivas con enfoque a la gestión del riesgo.

Auditorías Gestión de hallazgos

20 Inspecciones a los procesos que conforman el sistema con un resultado de cumplimiento promedio del 95%

Oportunidades de mejora

Se diseñaron 353 planes de acción, enfocados en la prevención y corrección de hallazgos al interior del SIG.

62,7% Acciones Preventivas y 37,3% Acciones Correctivas

8 oportunidades de mejora atendidas y vinculadas en el sistema con el fin de potencializar, asociar y/o invertir en los controles existentes para la mejora continua del servicio.

Riesgos de infraestructura

Riesgos sobre la competencia del personal 4 26 10 9

Acciones Eficaces

Riesgos documentales

Acciones para abordar

3.3. COMPRAS

Gestionamos de manera oportuna la adquisición adecuada de bienes y servicios para el desarrollo de nuestras operaciones, identificando las necesidades, seleccionando posibles proveedores validando sus competencias, cumpliendo con la normatividad y de acuerdo con las regulaciones legales dispuestas, los principios de transparencia, oportunidad, costos, eficiencia, calidad, Seguridad y Salud en el Trabajo.

Nuestra política de compras aplica tres modalidades de aprovisionamiento: Contrato, Orden de Compra y Otros como servicios públicos. En el año se realizaron 33 contratos de bienes o servicios, 322 órdenes de compra y 7 compras de otro tipo, para un total de 362 compras por un costo total de $8.605 millones distribuidas así:

para la reposición de equipo electrónico, hardware, licencias de software, equipos de seguridad

El 69,62% de las compras fue bajo modalidad de contrato, el 17,48% fue en otras formas contractuales tales como facturas de servicios públicos, seguros, impuestos entre otros y 12,9% con orden de compra. En términos de cumplimiento, todas las adquisiciones presentaron resultados óptimos en tiempo, costo y alcance.

Las compras se efectuaron a 107 proveedores. Como parte de la constante validación de idoneidad, a los proveedores se les aplicaron evaluaciones de desempeño, obteniendo la siguiente calificación: El 86,7% tienen una calificación entre los 90 – 100 puntos, el 12% entre 80 - 90 puntos y solo el 1,3% se posicionan por debajo de los 80 puntos, lo cual permite presentar un parte de tranquilidad sobre el cumplimiento y la experiencia de los proveedores contratados por el inmueble.

CAPÍTULO 4

4.1. PROYECTOS DE INVERSIÓN

Como es habitual, la administración continua con el programa estratégico de desarrollo y actualización del inmueble, los cuales se ejecutarán en razón a su importancia, prioridad e impacto, contando con los recursos disponibles. Actividades a realizar:

Se propone para el 2023 reactivar este proyecto, que tenía un costo aprobado por la Asamblea en el año 2013. Se propone adelantar los trámites pertinentes para proceder con la solicitud de licencia de construcción correspondiente y actualizar diseño y costos del proyecto.

Construcción de un sistema de energía solar de inyección para el inmueble, con capacidad de generación de 4.1 kW/h / m2 / día.

Con la finalidad de retomar la identificación biométrica como medida de alta seguridad en la individualización de la población, se requiere ampliar el sistema por medio de dispositivos biométricos sin contacto. Igualmente se requiere la actualización de las lectoras Suprema

Los usuarios del bici parqueadero requiere mejorar las condiciones y facilidades del mismo.

Con tiempo de uso de más de 12 años, el software de pago del parqueadero de visitantes, comenzó a presentar falla, y debido al cierre de la compañía desarrolladora no es posible corregir las fallas que presenta esto.

Remodelación zona y reemplazo de mobiliario

El sistema actual presenta limitaciones de funcionamiento, con un periodo de uso de más de 12 años, se considera necesario implementar un software moderno, eficiente y amigable.

Para el oportuno y buen funcionamiento del inmueble, recomendamos que el Consejo de Administración permanezca autorizado por la Asamblea de Copropietarios, para atender con cargo a las cuentas de reserva (Fondo de Imprevistos y Fondo para la protección de activos), estos programas y procesos de modernización junto con otros similares de menos envergadura que se requieran para el continuo mejoramiento del inmueble.

Adicionalmente, tambien se recomienda a la honorable Asamblea, facilitar al Consejo de Administración autorizar la financiación temporal de estos proyectos con cargo a ingresos futuros, en caso de que resultare necesario o conveniente la implementación de algún apoyo temporal de carácter financiero.

GESTIÓN FINANCIERA CAPÍTULO 5

5.1. INFORMACIÓN GENERAL

El Consejo se permite presentar para aprobación de la Asamblea, el estado de la situación financiera a diciembre 31 de 2022 y el estado de resultados y ganancias acumuladas integral, junto con la ejecución presupuestal para la vigencia del año 2022 y el proyecto de presupuesto para el año 2023.

Los estados financieros del año presentan razonablemente los hechos económicos resultantes:

En los activos totales reportamos $3.904.748.117, frente a $ 3.123.423.242 del año anterior, un crecimiento del 25%, $ 781.324.875 más que el año 2021, donde la cuenta de efectivo y equivalente al efectivo es el 83,1% con un valor total de $3.245.144.339.

Los pasivos totales presentan un crecimiento del 145,4%, alcanzando un valor total al cierre de $483.040.337 frente a $196.869.121 del año anterior, la diferencia es de $286.171.216 y se debe básicamente al incremento de las cuentas por pagar y los pasivos por impuestos corrientes que al cierre presentan un incremento de $263.492.589.

El patrimonio asciende a $3.421.707.780, que con respecto a $2.926.554.121 del año anterior, tiene un crecimiento del 16,9% equivalente a $495.153.659, el patrimonio está conformado por las cuentas del Fondo para la Protección de Activos con valor de $2.853.918.771

la provisión que establece la Ley 675, el Fondo de Imprevistos con valor de $567.789.008.

El periodo presenta un superávit operacional de $408.011.410 creciendo un 7,5% frente al resultado del año anterior y es consecuente con la gestión orientada a mejorar los ingresos por la explotación de las áreas comunes, la ampliación de la gama de servicios a la comunidad, el control de los gastos como los de funcionamiento, el consumo de energía y agua potable. El excedente se suma a la cuenta del Fondo para la Protección de Activos.

Los gastos operacionales netos sumaron $8.708.343.231 con un aumento de $882.665.746 frente al año 2021, un incremento porcentual de 11,3%, incremento en los gastos inferior a la inflación del año 2022, lo anterior se debe al buen comportamiento de los gastos de funcionamiento y servicios públicos que presentaron una menor ejecución presupuestal de $113.946.208 y $182.150.103 respectivamente. A nivel presupuestal la ejecución de los gastos fue 1,2% menor a lo proyectado generando un ahorro de $93.024.196.

Los ingresos operacionales aumentaron en un 8,6% obteniendo $7.847.192.600 cifra superior en $623.637.200 al año 2021, el descuento por pronto pago y e descuento solidario en las cuotas de administración facturado sumo un total de $1.308.586.800, acogiéndose a este importante beneficio el 93,7%, otorgándose descuentos por $1.225.555.400 Lo cual representa el 15,6% del ingreso.

Los ingresos no operacionales que se obtienen por cuenta de los intereses financieros, la explotación de las áreas comunes y los diferentes servicios que presta la administración fueron $1.302.960.437 cifra superior en $289.260.083 a los recibidos en el año 2021, lo que representa un incremento en estos ingresos del 28,5%.

Los ingresos totales sumaron $9.150.153.037, cantidad superior en $912.897.283 lo que indica un crecimiento del 11,1% frente al periodo anterior.

8,6% del ingreso operacional con respecto a 2021

28,5% del ingreso no operacional con respecto a 2021

En la aplicación del decreto 2150 del 20 de diciembre de 2017 sección 3 y el concepto 31 de 2018 emitido por la DIAN: El total de los ingresos gravados fue de $1.013.166.994 y los gastos proporcionales descontables $954.597.836, generando una utilidad de $58.569.158, siendo esta la base para el cálculo de impuesto de renta del 32% cuyo valor es $18.742.131.

5.1.1. Recaudo de Cartera

El saldo presentado en cartera a 31 de diciembre de 2022, por valor de $59.951.784, frente a $78.581.932 del año 2021, para una recuperación de $18.630.148, disminuyendo el 23,7% de la cartera.

La cuota de administración para el año 2022 se incrementó de conformidad con la decisión de carácter general adoptada por la Asamblea de Copropietarios, mediante el cual se autoriza un incremento automático en las cuotas de sostenimiento con base en el índice general de inflación (IPC) o en el porcentaje de incremento del salario mínimo legal (SMLV), aquel que fuere mayor quedando en $ 12.672 por metro cuadrado virtual, para el año 2023 gracias a un importante esfuerzo realizado por nuestros proveedores construimos un presupuesto de gastos que permitió un incremento en la cuota a partir del primero de enero del 4,18% porcentaje inferior al crecimiento del IPC 13,12% o del SMMLV 16,0% resultando en $13.202 por metro cuadrado virtual y con un descuento de $ 1.320 por pronto pago, para una cuota neta de $ 11.882 por metro cuadrado virtual.

Al igual que en ejercicios anteriores y como determinación previsiva, se recomienda a la Asamblea mantener la autorización de realizar un incremento automático en las cuotas de sostenimiento con base en el índice general de inflación (IPC) o en el porcentaje de incremento del salario mínimo legal (SMLV) aquel que fuere mayor a partir del mes de enero del año siguiente, adicionalmente para que el Consejo de Administración, en forma unánime, pueda ajustar la cuota ordinaria de administración, si ello fuere necesario, hasta en un 10%. Cabe resaltar que durante los 26 años de operación del inmueble no ha sido necesario acudir al uso de esta prudente autorización..

5.2. INFORME REVISOR FISCAL

Señores Copropietarios

EDIFICIO AVENIDA CHILE - PROPIEDAD HORIZONTAL

Informe sobre la auditoría de los estados financieros

Opinión

En calidad de revisor fiscal, he auditado los estados financieros de “EDIFICIO AVENIDA CHILE - PROPIEDAD HORIZONTAL, con corte a 31 de diciembre de 2022, comparados con el año inmediatamente anterior (2021), los cuales comprenden: El Estado de Situación Financiera; Estado de Resultados; Estado de Cambios en el Patrimonio; Flujos de Efectivo , y sus respectivas notas que incluyen las políticas contables significativas y otra información explicativa.

En mi opinión, los estados financieros mencionados, tomados fielmente de los libros de contabilidad y adjuntos a este informe, presentan razonablemente, en todos los aspectos de importancia material, la situación financiera de “EDIFICIO AVENIDA CHILE - PROPIEDAD HORIZONTAL” , al 31 de diciembre de 202 2, los resultados de sus operaciones y sus flujos de efectivo por el periodo terminado en la misma fecha, de conformidad con las Normas de Contabilidad y de Información financiera aceptadas en Colombia, aplicados uniformemente de un periodo a otro.

Bases para la opinión

Efectué mi auditoría de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoria aceptadas en Colombia (NIAs). Mi responsabilidad de acuerdo con esas normas, son descritas en la sección “Responsabilidades del revisor fiscal en relación con la auditoría de estados financieros” de mi informe. Soy independiente con respecto a la Copropiedad, de acuerdo con el código de ética para profesionales de la contaduría, emitido por el Consejo de Normas internacionales de ética para contadores (Código IESBA, por sus siglas en Inglés), incluido en las Normas de Aseguramiento de la Información aceptadas en Colombia, junto con los requerimientos éticos que son relevantes para mi auditoría de los estados financieros establecidos en Colombia y he cumplido con mis otras responsabilidades éticas de acuerdo con estos requerimientos y el código IESBA mencionado. Considero que la evidencia de auditoría que he obtenido es suficiente y apropiada para fundamentar mi opinión.

Otros asuntos

Los estados financieros al y por el año terminado el 31 de diciembre de 202 1 se presentan exclusivamente para fines de comparación, fueron auditados por mi y en mi informe de fecha 16 de febrero de 2022, exprese una opinión sin salvedades sobre los mismos.

Responsabilidades de la Administración y de los responsables de la dirección de la Copropiedad sobre los estados financieros.

La Administración de la Copropiedad es responsable por la preparación y correcta presentación de los estados financieros de acuerdo con las Normas de Contabilidad y de Información Financiera aceptadas en Colombia mediante la Ley 1314 de 2009 y reglamentadas por el Decreto único Compilado de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2270 de 2019 y el Decreto 1432 de 2020 Esta responsabilidad incluye diseñar, implementar y mantener el control interno relevante para la preparación y correcta presentación de los estados financieros libres de errores de importancia relativa, bien sea por fraude o error, de seleccionar y aplicar las políticas adoptadas al interior de la Copropiedad y demás normas aplicables y de establecer estimaciones contables razonables Los encargados del gobierno corporativo son responsables por la supervisión del proceso de reportes de información financiera de la Copropiedad.

Responsabilidad del Revisor Fiscal

Mis objetivos son obtener una seguridad razonable sobre si los estados financieros de “EDIFICIO AVENIDA CHILE - PPROPIEDAD HORIZONTAL” considerados como un todo, están libres de errores de importancia material bien sea por fraude o error, y emitir un informe de auditoría que incluya mi opinión. Seguridad razonable significa un alto n ivel de aseguramiento, pero no es una garantía de que una auditoría efectuada de acuerdo con NIAs, siempre detectará un error material, cuando este exista. Los errores pueden surgir debido a fraude o error y son considerados materiales si, individualmente o en agregado, se podría razonablemente esperar que influyan en las decisiones económicas de los usuarios de la información, tomadas sobre la base de estos estados financieros.

Durante el desarrollo de mi labor obtuve las informaciones necesarias para cumplir con mis funciones y efectúe mi examen acorde con las normas de auditoría y de seguramiento de la información de general aceptación, las cuales incluyen los procedimientos aconsejados por la técnica de interventoría de cuentas. Tales normas requieren que planifique y lleve a cabo mi labor, de tal manera que obtenga la seguridad sobre la razonabilidad de la situación financiera de la Copropiedad.

Como parte de una auditoría efectuada de acuerdo con NIAs, ejerzo mi juicio profesional y mantengo escepticismo profesional durante la auditoría. Una auditoría incluye el examen, sobre una base selectiva de las evidencias que respaldan las cifras y las notas informativas o revelaciones en los estados financieros. Los procedimientos seleccionados dependen del juicio propio, incluyendo la evaluación de riesgos de errores significativos en los estados financieros. En el proceso de evaluar estos riesgos, se consideran los controles internos relevantes para la preparación y presentación de los estados financieros, con el fin de diseñar procedimientos de auditoría que sean apropiados a las circunstancias. Además, incluye la evaluación de las normas o principios de contabilidad utilizados y de las estimaciones y provisiones de importancia efectuados por la administración, concluyo sobre lo adecuado

del uso de la hipótesis de negocio en marcha por parte de la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Comunico a los encargados del gobierno de la Copropiedad, entre otros, el alcance planeado y la oportunidad para la auditoría, así como los hallazgos de auditoría significativos, incluyendo cualquier deficiencia significativa en el control interno que identifique durante mi auditoría.

Informe sobre otros requerimientos legales y regulatorios

Con base en el resultado de mis pruebas, en mi opinión durante el año 2022:

1. La contabilidad ha sido llevada conforme a las normas legales y la técnica contable.

2. Las operaciones registradas en los libros y los actos de la Administración, se ajustan al reglamento de propiedad horizontal, a las decisiones adoptadas por la Asamblea General de Copropietarios y el Consejo de Administración.

3. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas, los libros de actas se llevan y conservan debidamente.

4. La Copropiedad ha observado las medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de los bienes o de terceros que puedan estar en su poder.

5. La Copropiedad ha cumplido con las obligaciones relacionadas con los aportes parafiscales al Sistema de Seguridad Social Integral, de acuerdo con los contratos suscritos y obligaciones contraídas.

6. Se ha dado estricto y oportuno cumplimiento a las obligaciones tributarias, como son efectuar retenciones en la fuente, declaraciones tributarias, pago de obligaciones, expedición de certificados y reportes de información.

7. La Copropiedad ha dado cumplimiento a los requisitos sobre derechos de autor y propiedad intelectual, definidos por la Ley 603 de 2000.

8. En relación con la situación jurídica, informo que a la fecha no tengo conocimiento de demandas en contra de la Copropiedad.

9. Finalmente, la Administración ha atendido oportunamente las observaciones y recomendaciones emitidas durante el desarrollo de mis labores y no hay asuntos pendientes de importancia material que puedan afectar mí opinión.

Henry Guavita Hortúa. Revisor Fiscal

Tarjeta Profesional 8323-T

Bogotá, D.C., Febrero 10 de 2023

5.3. CERTIFICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

Señor HENRY GUAVITA HORTUA Revisor Fiscal Ciudad

Nosotros el representante legal y contador, certificamos que hemos preparado los Estados Financieros Básicos: Estado de la Situación Financiera, Estado de Resultados y Ganancias, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambios en el Patrimonio con corte a 31 de diciembre de 2022, de acuerdo con la Ley 1314 de 2009, los Decretos 3022 de 2013 y NIIF para PYMES, incluyendo sus correspondientes Revelaciones que son parte integrante de los estados financieros.

Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la situación financiera del Edificio al 31 de diciembre de 2022, así como los resultados de sus operaciones, y además:

a) Las cifras incluidas son fielmente tomadas de los libros oficiales y auxiliares respectivos.

b) No hemos tenido conocimiento de irregularidades que involucren a miembros de la Administración, que puedan tener efecto de importancia relativa sobre los estados financieros enunciados.

c) Garantizamos la existencia de los activos y pasivos cuantificables, así como sus derechos y obligaciones registrados de acuerdo con cortes de documentos y con las acumulaciones y compensaciones contables de sus transacciones en el ejercicio de 2022 valuados utilizando métodos de reconocido valor técnico.

d) Confirmamos la integridad de la información proporcionada puesto que todos los hechos económicos, han sido reconocidos en ellos.

e) Los hechos económicos se han registrado, clasificado, descrito y revelado dentro de los Estados Financieros Básicos y sus respectivas revelaciones, restricciones a los activos; pasivos reales y contingentes, así como también las garantías que hemos dado a terceros;

f) No se han presentado hechos posteriores en el curso del período que requieran ajuste o revelaciones en los estados financieros o en las notas subsecuentes.

g) En cumplimiento del Artículo 1 de la Ley 603 de 2000, declaramos que la copropiedad utiliza programas contables y sistema operacional con su respectiva licencia.

Dado en Bogotá a los (6) seis días del mes de febrero del año 2023.

Cordialmente,

T.P 118790-T

RICARDO ANDRÉS RICHTER SUÁREZ

RUBY ESPERANZA COBOS CASTILLO Representante Legal Contadora Pública

5.4. REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS

Estado de Situación Financiera Comparativo

(Cifras expresadas en pesos colombianos)

Periodo terminado a:

Las notas de la 1 a la 18 hacen parte integral de los Estados Financieros RICARDO ANDRÉS RICHTER

(Original firmado) (Original firmado) (Original firmado)

Estado de Resultados y Ganancias Integral

(Original firmado)

(Original firmado)

(Original firmado)

Estado de Cambios en el Patrimonio ( Cifras expresadas en pesos colombianos) Al corte de 31 de Diciembre de 2022 y 31 de Diciembre de 2021

CUENTAS SALDO A 31 DE DIC DE 2021 AUMENTOS DISMINUCIÓN SALDO A 31 DE DIC DE 2022

(Original firmado) (Original firmado) (Original firmado)

RICARDO ANDRÉS RICHTER SUÁREZ HENRY GUAVITA HORTUA RUBY ESPERANZA COBOS CASTILLO ADMINISTRADOR REVISOR FISCAL CONTADOR PUBLICO

T P 8323-T T P 118790-T

(Original firmado)

Estado Comparativo de Flujo de Efectivo

(Original firmado)

(Original firmado)

RICARDO ANDRÉS RICHTER SUÁREZ RUBY ESPERANZA COBOS CASTILLO ADMINISTRADOR CONTADOR PUBLICO

HENRY GUAVITA HORTUA REVISOR FISCAL

Estados Financieros Comparativos año 2022 y 2021

2022

5.4. REVELACIONES A LOS ESTADOS FINANCIEROS

A 31 DE DICIEMBRE DE 2022 Y 2021

5.4.1. Revelaciones de Carácter General

NOTA 1 - ENTIDAD REPORTANTE

El EDIFICIO AVENIDA CHILE PROPIEDAD HORIZONTAL fue reconocido como entidad de derecho privado sin ánimo de lucro mediante resolución No. 935 de Enero 5 de 2004 de la Alcaldía Local de Chapinero.

NOTA 2 – PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

NORMAS APLICABLES

» Ley 1314 de 2009, Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento.

» Decreto 3022 de 2013, Por el cual se reglamenta la Ley 1314 de 2009 sobre el marco técnico normativo para los preparadores de información financiera que conforman el Grupo 2.

» NIIF para PYMES versión 2009 emitida por el IASB

» Normas y procedimientos internos de la entidad para la administración y ejecución de los productos y servicios en el desarrollo del objeto social.

5.4.1.1. Base de Elaboración Y Políticas Contables

Estos estados financieros se han elaborado de conformidad con la NIIF para PYMES emitida por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad. Están presentados en pesos colombianos, que es la moneda funcional del Edificio.

La presentación de los estados financieros de acuerdo con la NIIF para PYMES exige la determinación y la aplicación consistente de políticas contables a transacciones y hechos. Las políticas contables más importantes del grupo se establecen en el detalle de cada nota.

5.4.1.2 Elementos De Los Estados Financieros

Para sus registros contables EDIFICIO AVENIDA CHILE PROPIEDAD HORIZONTAL, define tres elementos en el estado de la situación financiera:

» Los activos son un recurso controlado como resultado de sucesos pasados, del que el Edificio, espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.

» El pasivo por su parte, es definido como una obligación presente, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, el Edificio espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.

» El patrimonio es definido como la parte residual de los activos una vez deducidos sus pasivos.

Rendimiento: se definen dos elementos para describir el rendimiento del EDIFICIO AVENIDA

CHILE PROPIEDAD HORIZONTAL:

• INGRESOS:

Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de las obligaciones, que dan como resultado aumentos del patrimonio, distintas de las relacionadas con las aportaciones de inversores de patrimonio.

• GASTOS:

Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo sobre el que se informa, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos, que dan como resultado decrementos en el patrimonio, distintos de los relacionados con las distribuciones realizadas a los inversores de patrimonio.

La probabilidad de obtener beneficios económicos futuros:

El concepto de probabilidad se utiliza, en el primer criterio de reconocimiento, con referencia al grado de incertidumbre con que los beneficios económicos futuros asociados al mismo llegarán a, o saldrán, de la entidad.

Fiabilidad de la medición:

El segundo criterio para el reconocimiento de una partida es que posea un costo o un valor que pueda medirse de forma fiable. En muchos casos, el costo o valor de una partida es conocido. En otros casos debe estimarse. La utilización de estimaciones razonables es una parte esencial de la elaboración de los estados financieros, y no menoscaba su fiabilidad. Cuando no puede hacerse una estimación razonable, la partida no se reconoce en los estados financieros.

Medición de activos, pasivos, ingresos y gastos:

Medición es el proceso de determinación de los importes monetarios en los que una entidad mide los activos, pasivos, ingresos y gastos en sus estados financieros. La medición involucra la selección de una base de medición. Esta NIIF especifica las bases de medición que una entidad utilizará para muchos tipos de activos, pasivos, ingresos y gastos.

5.4.1.3. Responsabilidad en la Elaboración De Los Estados Financieros

La responsabilidad de la elaboración y preparación de los estados financieros es de la administración.

5.4.1.4. Conjunto De Los Estados Finacieros

El conjunto de los estados financieros comprende:

» Estado de Situación Financiera con corte a 31 de diciembre de 2022.

» Estado de Resultado Integral con corte a 31 de diciembre de 2022.

» Estado de Cambios en el Patrimonio.

» Estado de Flujo de Efectivo.

» Notas, que comprenden el resumen de las políticas contables e información explicativa de los movimientos contables.

5.4.2. Revelaciones De Carácter Específico

NOTA 3 - DEUDORES COMERCIALES. (INSTRUMENTOS FINANCIEROS - SECCIÓN 11)

Esta política aplica para todas las cuentas por cobrar con las que cuenta el Edificio en la Sección 11-Intrumentos Financieros Básicos, un activo financiero en la categoría de partidas por cobrar, dado que representan un derecho a recibir efectivo.

La cuenta deudores se detalla así:

NOTA 3.1 – ANTICIPOS Y AVANCES. (6.7 POLÍTICA INSTRUMENTOS FINANCIEROS - SECCIÓN 11)

Las otras cuentas por cobrar, deudores varios, corresponden al valor de las cuentas por cobrar a cargo de terceros y a favor del Edificio:

NOTA 4 – EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO (SECCIÓN 7).

Bajo esta denominación se agrupan las cuentas representativas de los recursos de liquidez inmediata con que se cuenta y que puede utilizar para el desarrollo de su objeto social, dentro de los cuales se encuentran las siguientes:

» Saldo de caja

» Saldos en cuentas con entidades financieras. Estas cuentas se encuentran debidamente cuadradas y conciliadas a fecha de corte.

» Saldos en inversiones, en el caso del Edificio Avenida Chile PH, son CDT, con plazo de vencimiento no mayor a 90 días y rendimientos financieros de los mismos.

El fondo fijo de caja menor para el año 2022 es de $2.000.000 teniendo en cuenta que muchos de los gastos menores no superan $200.000. El saldo de la caja principal de administración está compuesto por:

NOTA 5 – PAGOS ANTICIPADOS

Gastos Pagados Por Anticipado

Para el año 2023, se termina de amortizar el último pago del seguro de incendio y terremoto con vigencia 01-marzo-2022 a 28-febrero-2023.

NOTA 6 - ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES.

Son las retenciones en la fuente practicadas al ente económico por los diferentes conceptos establecidos en la ley; Al Edificio Avenida Chile, le es practicada retención en la fuente por IVA, por los conceptos diferentes a las cuotas de administración y que generan este impuesto.

NOTA 7 - OBLIGACIONES LABORALES

Registra el valor por los pagos a realizar en el mes de enero de 2023 por los conceptos de Salud, Pensión, CCF, ICBF, SENA. Además de registrar las obligaciones laborales consolidadas, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones pendientes por pagar:

NOTA 8 - OTRAS CUENTAS POR PAGAR

Registra el valor causado, pendiente por pagar a los proveedores, quienes terminan de ejecutar su labor en el primer mes del año 2023.

NOTA 9 - INGRESOS DIFERIDOS.

Corresponde al valor cancelado por anticipado de las empresas.

NOTA 10 - OTROS PASIVOS.

Corresponde al valor provisionado de los contratistas que no emitieron sus facturas en el mes de diciembre del año 2022.

NOTA 11- PASIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES.

Son aquellas cuentas por pagar que surgen de obligaciones tributarias propias de EDIFICIO AVENIDA CHILE PH., Su valor es determinable según la normatividad tributaria nacional y distrital, y que deberán ser pagados mensualmente, bimestralmente o de acuerdo a las estipulaciones tributarias en Colombia.

Con la Ley 1819 de 2016, el articulo 143 modifica el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, así: Otros contribuyentes del impuesto sobre la renta

complementarios. Razón por la cual el

edificio Avenida Chile PH, a partir del 01 de enero de 2017, es responsable de Renta y de Impuesto de Industria y Comercio (ICA).

Con el Decreto 2150 20 de diciembre de 2017, Sección 3, Reglamenta a las Personas Jurídicas sin ánimo de lucro originadas en la propiedad horizontal contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementario, en el Artículo 1.2.1.5.3.2., Parágrafo 1. Los ingresos originados por cuotas de administración ordinarias y/o extraordinarias en aplicación de la Ley 675 del 2001, así como los costos y gastos asociados a los mismos, no se consideran base gravable para la determinación del impuesto sobre la renta y complementario, y no deberán ser declarados, así como sus activos y pasivos diferentes a sus bienes o áreas comunes que se destinen para la explotación comercial, industrial o mixta. Parágrafo 2. En el evento que el contribuyente tenga rentas gravadas y no gravadas y no sea posible diferenciar con claridad los costos y gastos atribuibles a cada uno, estos deberán aplicarse en proporción a los ingresos asociados a rentas no gravadas sobre los ingresos totales del contribuyente, dando como resultado los costos y gastos imputables a las rentas no gravadas.

NOTA 12 Y 13 - FONDOS PATRIMONIALES

Por disposición de los copropietarios, se autoriza la utilización del Fondo de Imprevistos y el Fondo para la protección de activos para los proyectos de mejoras al inmueble.

NOTA 14 – INGRESOS POR ACTIVIDADES ORDINARIAS

POLITICA DE INGRESOS DE ACTIVIDADES ORDINARIAS (SECCION 23), Dentro del alcance de esta política, se establece el tratamiento de los ingresos de actividades ordinarias procedentes de las siguientes transacciones y sucesos:

a. Cuotas de Administración.

b. La venta de bienes y/o servicios.

c. El uso, por parte de terceros, de activos de EDIFICIO AVENIDA CHILE PH que produzcan beneficios.

NOTA 15 – OTROS INGRESOS.

Comprende los ingresos provenientes de transacciones diferentes a los del objeto social o giro normal de los negocios de la copropiedad e incluye, recuperaciones de deducciones e ingresos de ejercicios anteriores.

NOTA 16 – GASTOS.

Registra los gastos ocasionados por concepto de la relación laboral existente de conformidad con las disposiciones legales vigentes, el personal en misión contratados con la empresa MTS S.A.S. Reconoce el valor de los gastos pagados o causados por la copropiedad por concepto de servicios tales como aseo y vigilancia, asistencia técnica, procesamiento electrónico de datos, involucra los mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos de la totalidad del equipamiento del inmueble y su estructura; así como los servicios públicos (acueducto y alcantarillado, energía zonas comunes y telefonía e internet)

* MANTENIMIENTO

Redes eléctricas $ 1.300.000

MANTENIMIENTO DE LA PLANTA FÍSICA $ 298.765.152

Pintura y mampostería

Carpintería metálica

Impermeabilización y corrección de filtraciones

Mantenimiento de pisos

Redes -eléctricas- Hidráulicas y de comunicaciones

Radios de comunicación y frecuencia

Equipos de seguridad industrial y señalización

Equipos de suministro agua potable

Licenciamiento de software

Equipos de limpieza

Cerrajería

$ 112 068 268

$ 68 573 573

$ 28.743.492

$ 25 095 400

$ 11 540 368

$ 14 427 698

$ 11 574 412

$ 9 980 882

$ 6 731 075

$ 5 942 000

$ 4.087.984

MEJORAMIENTO - REPARACIONES EXTRAORDINARIAS - DOTACIÓN PLANTA FÍSICA $ 676.379.027

MEJORAMIENTO $ 305.817.940

Red contra incendios y sistema de detección de incendios $ 279 099 600

Sistema de video vigilancia

Recorrido virtual promoción de inmuebles

$ 24 363 340

$ 2.355.000

DOTACIÓN PLANTA FISICA $ 127.630.403

Equipos de seguridad integral $ 37 668 512

Suministro - reposición de muebles y enseres para la operación $ 27 469 444

Equipos de cómputo y herramientas

$ 25 400 091

Control de accesos y comunicaciones $ 17 702 555

Redes Hidráulicas

Servicios generales - varios

REPARACIONES Y GASTOS EXTRAORDINARIOS

Ascensores

Adecuación baños y zonas comunes

otros gastos extraordinarios

Garita de ingreso calle 72

OBRAS A TERCEROS SE RECUPERA EL GASTO

Remodelación del sistema de detección de incendios y humos en zonas privadas

Instalación de internet dedicado y fibra óptica

Obras civiles a terceros (Embajada de Japón, Credit Suisse, Deloitte, Promigas, etc )

$ 12.300.000

$ 7 089 801

$ 95 334 019

$ 41.137.568

$ 23 407 671

$ 21 828 781

$ 8 959 999

$ 147.596.665

$ 79 374 459

$ 14.624.083

$ 53.598.123

SUBTOTAL MANTENIMIENTO -MEJORAMIENTO - REP. EXT. - DOTACIÓN PLANTA FÍSICA $ 975.144.179 $ 1.710.487.207 TOTAL, GASTOS DE MANTENIMIENTO

NOTA 17 – INGRESOS FINANCIEROS.

Corresponden al registro de los rendimientos financieros por los CDT renovados y creados durante el año 2022:

NOTA 18 - GASTOS BANCARIOS

Registra el valor por gastos bancarios, tales como IVA, manejo de sucursal virtual, comisiones:

NOTA 19 – EVENTOS SUBSECUENTES

A la fecha de presentación de estos Estados Financieros no se conoce de ninguna clase de evento que incidan significativamente en la información económica de los mismos.

Ejecución Presupuestal 2022

Periodo comprendido entre el 01 de Enero y el 31 de Diciembre de 2022 Cifras expresadas en pesos colombianos

Presupuesto 2023

Periodo comprendido entre el 01 de Enero y el 31 de Diciembre de 2023 Cifras expresadas en pesos colombianos

CONSEJO ADMINISTRATIVO 2022

PRINCIPALES

PROMOTORA LA ENSEÑANZA

Dr. Santiago A. Botero I.

IGNEOUS FCP

Dr. Pedro Casas C.

ÁREAS COMERCIALES

Dr. Fernando Jaramillo M.

MOSQUERA Y HELO

Dr. Cristian Mosquera C

JULIO CORREDOR Y CIA

Dr. Francisco Pombo

SUPLENTES

ROSALES S.A

Dr. Wilver Durán C.

INGENIERÍA DE PUENTES

Dr. Fernando Medina V.

OFICINA 907 TORRE B

Dr. Antonio José Borrero

OFICINA 403 TORRE B

Dr. Efrain Ramirez

BOLSA DE VALORES

Dr. Jack Salazar

REVISORÍA FISCAL 2022

PRINCIPAL

Henry Guavita Hortúa

T.P. No.8323 - T

SUPLENTE

José Diomedes Pimiento

T.P. No.8325 - T