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Proyecto financiado por el Fondo de Fomento de Medios de Comunicación Social del Gobierno de Chile y el Consejo Regional.
Por Eduardo Antonio Astudillo Yáñez, Ingeniero Civil Industrial, Asesor Senior Centro de Negocios Sercotec Quillota
Aquí vamos a aprender a determinar y cuantificar los flujos de ingresos y la estructura de costos de mi empresa
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- Estructura de costos: corresponde al listado de los costos en los que incurre la empresa para llevar a cabo su propuesta de valor, aquí se con s ide ra n p or e j e mplo, m at e r i a s pr i m a s, me r c ade r í a s, s ue ldo s, pago de arriendo, movilización, gastos generales, entre otros. - Flujo de ingresos: se refiere a cuáles son las fuentes por las que se generan los ingresos de tu empresa. En general, esto se refiere a la venta de bienes o servicios, pero también existen otras como arriendos percibidos, intereses ganados, entre otras.
conceptos relevantes
dinero para ir al colegio o cuando hay que comprar el gas para la casa? Efectivamente, ese dinero sale de la misma caja. La pregunta entonces es: ¿llevas realmente un control de cuáles son los gastos del negocio y cuáles corresponden a tus gastos personales? Esto aplica a todo nivel de negocio y no se soluciona solo teniendo una cuenta bancaria exclusiva para la empresa. Si cuando vas al supermercado pagas con ella, los productos para el asado del fin de semana, en otras palabras. Para solucionar este problema, ne-
cesitas establecer un sueldo empresarial, es decir, cuánto es el monto que necesitas para cubrir tu presupuesto familiar. Otro tema muy recurrente al momento de hablar de finanzas, tiene relación con que los empresarios esperan que la información financiera sea entregada por su contador, pero hay que entender que estos juegan roles muy diferentes. En términos simples, el contador se encarga de registrar la información que tiene que ver con el manejo del dinero e impuestos de la empresa y
un financiero se encarga de evaluar esa información y tomar decisiones que beneficien el negocio. Es importante mantener un constante control de las finanzas. Aquí no aplica desentenderse de los números, tener ideas generales o conformarse con lo que muchos denominan “el olfato”. Los números de tu negocio son concretos y exactos. No hay puntos intermedios, el conocerlos, registrarlos y controlarlos son la clave para tomar decisiones informadas, acertadas y a tiempo.
Revisemos conceptos importantes para un adecuado control financiero:
1.- Utilidad
Éste es el resultado de la diferencia entre los Ingresos (ventas) y los egresos (costos y/o gastos). Si los ingresos son mayores hablaremos de utilidad, en caso contrario se tendrá una pérdida.
2.- Rentabilidad
Es el interés que genera el capital que los socios tienen invertido en la empresa. A través del análisis de la rentabilidad, los socios comprueban si su capital invertido es más beneficioso que invirtiendo esos recursos en otro negocio.
3.- Activos
Cuando analizamos estos conceptos, no debemos perder de vista que todos ellos se refieren exclusivamente a movimientos de dinero (ingresos o egresos) relacionados directamente con el negocio. Uno de los errores más comunes en los emprendedores es que mezclan sus finanzas personales con las de su empresa. Para entender este concepto te invito a que pienses en la caja de un almacén: cada vez que realizan una venta, ingresa dinero; y cuando le pagan a un proveedor se saca dinero. Pero ¿qué pasa cuando uno de los hijos del dueño pide
Viernes 4 de septiembre de 2020
Contenidos y edición: “El Observador” y Centro de Negocios Sercotec Quillota
Conoce tus finanzas y toma mejores decisiones Si has seguido las publicaciones anteriores, a esta altura ya conoces tu modelo de negocio, diseñaste tu estrategia, estableciste un plan comercial y organizaste las operaciones de tu negocio, con todo esto hoy analizaremos el ámbito financiero de tu empresa. Si recordamos, en el modelo de negocio uno de los aspectos importantes en su diseño tiene relación con el tema financiero, y se refiere a la pregunta clave: “¿Cuánto?”. En otras palabras, determinar y cuantificar los flujos de ingresos y estructura de costos de mi empresa. Partamos por definir estos conceptos:
EL OBSERVADOR
Es el conjunto de bienes y/o recursos que dispone una empresa, ya sean tangibles o intangibles, para cumplir con sus objetivos. Se pueden clasificar en: Activo Circulante, son aquellos que permanecerán menos de un año en la empresa (Ej.; Mercaderías); Activo Fijo, aquellos que permanecerán en la empresa durante más de un año (Ej.: Maquinarias, muebles o herramientas).
4.- Pasivo
Son las deudas que la empresa posee, como por ejemplo, deudas con bancos, proveedores, entre otros. También pueden clasificarse en: Pasivo de Corto Plazo, aquellos que se pagan dentro de un año; y Pasivos de Largo Plazo, que son deudas contraídas con un plazo mayor a un año.
5.- Patrimonio
Es el conjunto de bienes, derechos y obligaciones que tiene una persona o empresa. Los bienes son los elementos materiales e inmateriales con que cuenta la empresa. Por ejemplo, la maquinaria, el dinero que tenga en caja, las existencias de productos o los locales que posea.
6.- Ingresos
Son todas las entradas de dinero que la empresa recibe, tanto producto de las operaciones normales como por conceptos extraordinarios. Los ingresos principales de una empresa deben originarse por las ventas relacionadas con su giro comercial. Por otra parte, los ingresos extraordinarios son los que no están relacionados con el giro principal, por ejemplo, intereses por depósitos a plazo, venta de un activo fijo, entre otros.
7.- Costo
El costo se presenta como consecuencia de producir un bien, prestar un servicio y comercializar un producto (labores de producción). Se pueden clasificar de las siguientes formas: -Directos e indirectos: En simple, los costos directos son aquellos que dependen de la producción (materia prima o mano de obra directa); y los indirectos, los que no (otros costos que no dependan de la producción o prestación del servicio como gastos de administración y ventas). -Fijos y Variables: Los costos fijos se presentan independiente del volumen de producción, ventas o servicios prestados. Su valor no depende del número de unidades producidas o vendidas. Los costos variables son aquellos que aumentan o disminuyen (en cantidad y valor) según el número de unidades producidas o vendidas.
8.-Gasto
Se presenta por la ejecución de labores de administración y venta. El gasto es un desembolso de dinero que se realiza con el objetivo de administrar adecuadamente el negocio, ejecutar las labores de venta, promoción y distribución de los productos, servicios y/o mercaderías adquiridas para revender.
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Tips para controlar las
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A continuación te presentamos una lista de recomendaciones que te servirán para gestionar de mejor manera las finanzas de tu empresa
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Registra TODAS las salidas y entradas de dinero:
Analiza los ingresos y egresos de tus unidades de negocio
Es muy común que los emprendedores lleven registros incompletos o nulos de los ingresos y egresos. Es fundamental para cualquier empresa, independiente del tamaño, tener un control de todos los desembolsos de dinero realizados, ya que por muy poco significativos que parezcan terminarán afectando la rentabilidad. Utiliza la herramienta que más se adecue a tus requerimientos: un sistema, planillas Excel o hasta un cuaderno.
Si tienes más de un producto/servicio o si cuentas con más de una sucursal, es importante conocer los resultados de cada una de las unidades de negocio, ya que solo revisar el resultado total de la empresa puede llevar a confusiones. En efecto, puede que unas líneas de negocio estén financiando a otras. Te recomendamos que clasifiques los ingresos y egresos de acuerdo a la línea de negocio que corresponda y puedas hacer un análisis de los resultados de cada una. Esto te permitirá ser mucho más efectivo en la toma de decisiones.
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Realiza un presupuesto La única forma de medir si a tu empresa le está yendo bien o mal es comparar los resultados con lo que presupuestaste. Para esto debes proyectar ventas, costos y gastos para al menos los próximos 12 meses de operación. Utiliza como referencia tus objetivos, la estrategia definida, las acciones de promoción que realizarás y los datos históricos. Utiliza el presupuesto como una herramienta de control, comparando constantemente si los resultados se ajustan o no a lo presupuestado. Esto te permitirá tomar mejores decisiones.
Determina con exactitud tus costos Enlista, clasifica y monitorea constantemente todos tus costos. Comúnmente los emprendedores se preocupan de calcular solo sus costos variables (los relacionados con la producción o prestación del servicio), sin considerar los costos fijos (como arriendo, contador, patente, artículos de oficina, aseo, entre otros).
Te dejamos el desafío de que enlistes, clasifiques y valorices tus costos en las siguientes tablas:
COSTOS COSTOS FIJOS Arriendo Contador Patente ------TOTAL COSTOS FIJOS
VALOR($)
VARIABLES VALOR($) Mercaderías Insumos ...... ...... ...... TOTAL COSTOS VARIABLES
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Determina tu punto de equilibrio: Se refiere al momento financiero en donde vendes un mínimo necesario para no ganar ni perder en tu negocio. En otras palabras, el punto de equilibrio es el nivel de ventas mínimo que debe realizar una pyme para cubrir al menos sus costos fijos y variables. La forma de calcularlo es: - Determina tus costos - Clasifícalos en fijos y variables - Determina el costo fijo unitario y costo variable unitario. La meta de toda empresa debe ser superar por mucho el punto de equilibrio.
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finanzas de tu empresa
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Por Johany Andrés Alarcón Pulgar, Ingeniero en Agroindustrias, Asesor Junior Centro de Negocios Sercotec Quillota
Análisis de escenarios: una respuesta para mejorar mis decisiones financieras
Determina tu margen: Para determinar los precios debes considerar el margen de beneficio, es decir, el porcentaje de ganancia que generará tu pyme por la venta de sus productos o servicios, luego de haber cubierto sus costos. Es la diferencia entre el precio de venta sin impuesto y los costos del producto o servicio. En relación a esto, la pregunta sería: ¿Qué margen conviene establecer? ¿10%? ¿20%? ¿50%? ¿80%? No hay una respuesta definitiva o absoluta. Ese porcentaje dependerá de la estrategia que utilices como empresario. Pero, siempre debes considerarlo, pues la idea de todo negocio es obtener ganancias.
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Calcula el precio de tus productos y servicios: En esta etapa debes determinar el precio por unidad, con su margen de ganancia. (No olvides incluir el IVA de un 19%). Mira esta tabla.
DETERMINACIÓN DE PRECIOS
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Cuidado con el financiamiento: Intenta no ocupar tus tarjetas o líneas de crédi-
to personales para financiar gastos de la empresa, ya que los intereses asociados a estos productos suelen ser más altos que los que las entidades bancarias le ofrecen a las empresas. Existen diferentes alternativas de financiamiento con condiciones adecuadas a los flujos de tu empresa. Cotiza, compara y considera todos los costos asociados antes de tomar tu decisión.
Las decisiones son clave para el logro de objetivos, tanto en la vida como en los negocios. Tomar una decisión correcta depende de muchos factores y el desafío está en conocerlos y utilizarlos estratégicamente. En los negocios se deben tomar decisiones que a veces no se alinean con los resultados esperados. Es por ello que se presenta una forma de identificar situaciones y, con ello, conocer qué las provocan, cómo los podemos manejar y cuáles serían las estrategias a utilizar. A esto le llamamos Análisis de Escenarios. Para minimizar los riesgos y las incertidumbres en un negocio es necesario conocer el mercado y nuestros flujos. Así es, como en este suplemento revisamos los temas financieros, ya que anteriormente aprendimos de los temas estratégicos, comerciales y operacionales, que dan las bases para confeccionar un análisis de escenarios. Tomemos un ejemplo de una empresa agroindustrial que busca realizar un análisis de escenarios para su producto estrella “pulpa de palta al vacío”. Este producto se lanza al mercado y necesita manejar los rangos en los cuales se moverá la venta, con un nivel de ventas esperado de M$10 para 1.000 unidades y un costo directo del 30%.
(+)
COSTOS VARIABLES DEL PRODUCTO / SEVICIO
(+)
COSTOS FIJOS (PROPORCIONAL)
Para ello analizaremos 3 escenarios;
(=)
PUNTO DE EQUILIBRIO
A) El mercado reacciona al producto, las ventas se mantienen según lo proyectado y los costos directos disminuyen al 25%.
(+) MARGEN (=)
PRECIO NETO
(=)
PRECIO NETO
(+)
IVA (19%)
(=)
PRECIO VENTA
B) El mercado no reacciona al producto y las ventas fueron el 50% de lo proyectado.
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Realiza un flujo de caja:
Ésta es una herramienta que te permitirá controlar y gestionar de mejor forma la disponibilidad de efectivo en tu empresa. Estas preguntas son claves al momento de determinar si la empresa contará o no con la disposición de recursos para financiar su operación: ¿Cuál es el plazo en el que les pagas a tus proveedores? ¿Cuál es el plazo en que te pagan tus clientes? El flujo de caja te permitirá conocer los ingresos y salidas reales de dinero en tu negocio, esto te ayudará a controlar la administración de efectivo, anticipándote a situaciones de falta de recursos y dándote tiempo para que los gestiones de mejor manera.
C) El mercado reacciona positivamente al producto y las ventas sobrepasaron lo proyectado, llegando a un 150%, pero los costos directos aumentan al 40% Ejemplo de tabla de Análisis de Escenarios: Proyección
Escenario A
Escenario B
Escenario C
Ventas
M$10
M$10
M$5
M$15
Unidades
1.000
1.000
500
1.500
Costos
30%
25%
30%
40%
Así, podemos manejar los riesgos, ya que agregamos rangos en los que se pueda mover el escenario. Entonces, independiente del escenario, podemos tener mayor capacidad de reacción, mejorar las decisiones y definir las estrategias a utilizar. Escenario A: Podemos indicar que, al venderse los M$10 proyectados se cumpla el indicador que se esperaba, pero, ¿qué sigue en nuestro plan?, ¿qué logramos leer del mercado con esto?, ¿cambiará la demanda productiva o apostaremos a que el escenario C se cumpla?, ¿o seguiremos pensando que el escenario B sea el próximo? Escenario B: Si bien las ventas no llegaron a ser las proyectadas, debemos tomar decisiones. ¿Seguiremos con lo proyectado? ¿Cuánto es el riesgo de vender sólo el 50% para la empresa o bajaremos nuestra proyección al 50%? Escenario C: Todos contentos con este resultado, pero, ¿seguirá este nivel de ventas?, ¿aumentaremos nuestra proyección?, ¿estamos revisando la competencia o el próximo escenario será el B? Son bastantes las preguntas que surgen y esa es la idea, que puedan levantar situaciones del negocio, analizarlas y tomar mejores decisiones. El desafío está en generar escenarios con la información que ya hemos aprendido a identificar en estos 5 suplementos desarrollados por el Centro de Negocios Sercotec Quillota.
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LIMACHE
La deuda es un tema fundamental tanto en las finanzas como en las proyecciones de crecimiento de cualquier empresa, independiente de su nivel de venta. Actualmente como sociedad, tendemos a darles una connotación negativa a las deudas, ya sea por experiencias negativas o por la incertidumbre de poder cumplir con los pagos en los plazos comprometidos. Sin perjuicio de lo anterior, es importante no estigmatizarlas y verlas como una oportunidad. Solicitar un financiamiento puede ayudarte a obtener una mayor rentabilidad en tu negocio, siempre que te endeudes de manera responsable. Es decir, saber con quién endeudarnos y si podremos realizar los pagos. Cuando hablamos de financiamiento, lo primero que se nos viene a la cabeza es un crédito comercial en una institución bancaria. Pero ésta no es la única opción que existe. Revisemos otras alternativas a través del siguiente ejemplo: Patricio es un emprendedor que tiene un negocio de venta de empanadas. Actualmente, está viendo la posibilidad de invertir en una camioneta para implementar un sistema de reparto, por lo cual analiza todos los posibles escenarios, para tener dicho bien.
a) Uno de los caminos que podría seguir es mediante el ahorro, pero el tiempo para lograr comprar lo que necesita podría ser muy largo y corre el riesgo de perder la oportunidad de negocio.
EMPRESA PERIODÍSTICA
EL OBSERVADOR “La Verdad más que un valor es una actitud ante la vida” Roberto Silva Bijit
Fundador y Presidente del Directorio: Roberto Silva Bijit
Por Luis Garrido Vegas, Ingeniero Comercial, Asesor Junior, centro de Negocios Sercotec Quillota
También tiene la posibilidad de buscar un socio para inyectar dinero fresco a la empresa y poder comprar el vehículo de trabajo. En este caso, no hay obligación de una deuda, pero con esto, perderá el control de su empresa y tendría que compartir sus ganancias con este nuevo inversionista, ya que se convertirá en dueño de la empresa igual que él.
b) Otro camino es dirigirse a una institución financiera, como un banco, y evaluar la posibilidad de tomar un crédito comercial, para esto le pedirán la información de los flujos de la empresa para evaluar si es sujeto a crédito y si podría pagar las obligaciones futuras. Es importante analizar las tasas, el tiempo de pago y el costo total del crédito comercial. c) También podría evaluar la posibilidad de un leasing. Esto consiste en el arrendamiento de un bien, que en este caso sería el vehículo de trabajo por un periodo de tiempo. Mientras dure el contrato el arrendador tendrá derecho a usar el activo. Cuando éste termine la pyme podrá devolverlo, continuar el arriendo con un vehículo nuevo o ejercer la compra de éste con la última cuota. Una de las ventajas de este tipo de financiamiento es que el contrato puede ser deducido como gasto en tu negocio, por su parte, la propiedad del bien será de la empresa que te entregue el leasing. Lo importante, antes de tomar tu decisión, es cotizar e informarse lo más posible con la intención de seleccionar la alternativa que de una mayor rentabilidad a tu negocio.
Editor: Claudio Espejo Bórquez
Diseño y Diagramación: Director: Mitzi Valenzuela Sáez Roberto Silva Binvignat
Contenidos: Centro de Negocios Sercotec Quillota y “El Observador” Financia: Fondo de Fomento de Medios de Comunicación Social del Gobierno de Chile y el Consejo Regional
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HISTORIAS DE ÉXITO Relatos de clientes del Centro de Negocios Sercotec Quillota Rosa Collao Barra Gerente Comercial Halley EIRL WhatsApp: +56 9 7847 2873 Facebook: @comercialhalley / Instagram: @tiendas_halley Fono: 33 2419246 ventas@comercialhalley.cl / https://comercialhalley.cl/
“Un tema importante es planificar, desarrollar metas de ventas y gastos mensuales”
Rosa lidera una empresa familiar con 36 años de tradición en Limache. Inicialmente, la tienda comercializaba ropa, pero cuando en el año 2000 heredó el negocio, incorporó la confección y comercialización de ropa de colegio, siendo actualmente éste su principal rubro. Ha sido asesorada por el Centro de Negocios Sercotec Quillota desde 2016, destacando el apoyo en el desarrollo de su plan de negocio, orden financiero y evaluación económica para implementar nuevos proyectos, “Halley Impresiones”. “Hemos podido hacer crecer nuestra empresa, desarrollando planes de marketing e
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¿Cómo obtener recursos para invertir en mi negocio?
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incorporándonos al mundo digital. Hoy Comercial Halley pasó de ser una tienda tradicional a contar con una tienda en línea, donde nuestros clientes pueden comprar por Internet”, explica. Además, explica sus mayores desafíos en el ámbito financiero: “Nuestra empresa cuen-
ta con varias sucursales. En un comienzo, cuando analizaba los resultados financieros, sólo ponía atención en las ventas
y gastos totales. Pero cuando me comencé a asesorar por el Centro de Negocios Sercotec Quillota realizamos un análisis en detalle de los ingresos, costos y gastos de cada una de mis unidades de negocio, con lo que me di cuenta que habían sucursales con números rojos y que en el global eran subsidiadas por otras. Eso me permitió tomar mejores decisiones, potenciándolas y generando esfuerzos para mejorar dicha situación. Otro tema importante es la planificación, desarrollar metas de ventas y gastos mensuales e ir controlándolas mes a mes, me dio una mejor perspectiva de la empresa”.
Hilda Vera Flores y Macarena Demanet Galdames Socias de Comercial Vibotánica Limitada WhatsApp: +56 9 7488 7078 / Instagram: @_vibotanica Facebook: @vibotanica / contacto@vibotanica.cl https://www.vibotanica.cl / Buenos Aires 775, oficina 3
“Proyectar nuestras ventas y planificar las finanzas es un tremendo desafío”
Hilda y Macarena hace dos años se encontraban en una cafetería conversando sobre su interés de formar su propio negocio para ser independientes. Luego de barajar varias ideas, llegaron al acuerdo de iniciar un negocio de venta de productos de cosmética natural, certificados y libres de testeo animal. Comenzaron buscando marcas que cumplieran con estos requisitos, fijaron el aporte inicial de cada una y se constituyeron legalmente como una empresa de responsabilidad limitada. Iniciaron la promoción y comercialización de sus productos a través de redes sociales (Instagram y Facebook) y en ferias de emprendedores de la Provincia de Marga Marga y Valparaíso. En enero de 2019 iniciaron su trabajo junto al Centro de Negocios de Sercotec Quillota, en capacitaciones y asesorías que les permitió desarrollar su modelo y plan de negocio. En 2019 se instalaron con una tienda física en Villa Alemana
y lanzaron su tienda virtual (www.vibotanica.cl), donde realizan la venta de sus productos a través de Internet con entrega a todo Chile. Al consultarle por los desafíos que tuvieron que enfrentar en el tema financiero, Hilda señala: “Proyectar nuestras ventas
y por tanto planificar las finanzas de la empresa es un tremendo desafío, principalmente porque no tenemos muchos meses de historia y las ventas son muy variables. A pesar de eso, de a poco fuimos haciendo seguimiento a cuáles eran los productos más vendidos y que nos dejaban mayor rentabilidad para pro-
mocionamos con mayor fuerza. Otra cosa que aprendimos es la importancia de los registros y el control del inventario para la toma de decisiones”. Macarena da algunos consejos para quienes emprenden: “Les recomiendo que revisen todos sus costos, hasta el más mínimo. En ese costeo incluyan el valor de su tiempo, ya que es algo que uno suele no considerar al momento de asignar precio a los productos. Pongan especial atención en el margen, la rotación de los productos, miren los precios de la competencia y consideren los gastos asociados a la venta en canales digitales o ferias físicas, ya que son costos que uno en ocasiones no considera, pudiendo hacer disminuir la ganancia considerablemente. Deben ser ordenados con los recursos, sean preocupados, honestos y transparentes con sus clientes. Eso la gente lo nota y valora, premiando con su preferencia. Sean perseverantes y pongan todos sus esfuerzos en cumplir sus metas”.
Circula en las comunas de: Quillota, La Cruz, La Calera, Hijuelas, Nogales, El Melón, La Ligua, Cabildo, Catapilco, Chincolco, Hierro Viejo, Petorca, Zapallar, Maitencillo, Papudo, Cachagua, San Felipe, Catemu, Panquehue, Llay Lay, Los Andes, Limache, Olmué, Quilpué, Villa Alemana, Horcón, Loncura, Ventanas, Quintero, Puchuncaví, Torquemada, Laguna, Rungue, Valparaíso, Viña del Mar, Concón.
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