Il ruolo dei sistemi informatici nei servizi di pulizia

Le gare di appalto nell’ambito dei servizi di igiene ambientale si susseguono nella maggior parte dei casi in modo ripetitivo, precisando che pur avendo tecnicamente lo stesso nome, il servizio destinato ad ambienti sanitari è un settore a parte che richiede specializzazioni precise.

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NOVEMBRE 2014 L’esigenza di semplificazione è presente sia nei committenti, chiamati a valutare le proposte, sia nelle aziende che forniscono il servizio, che hanno bisogno di concentrarsi sul binomio qualità per il cliente – redditività della commessa. Il sistema informatico diventa così nel settore delle pulizie uno strumento del quale è necessario definire il giusto perimetro e la sua reale utilità.

Figura 1 (sotto) - Le caratteristiche indispensabili per un sistema informatico.

Figura 2 (a destra) - Gestione di una richiesta. I servizi di pulizia

Il settore delle pulizie è un universo complesso, che racchiude servizi diversi (non a caso il contratto fa riferimento ai servizi integrati), ma che differenzieremo, ai nostri fini, in due macrosettori, come anticipato: la sanificazione in ambito sanitario, e i servizi di igiene ambientale in ambito non sanitario. Le esigenze

di Stefano Valentini*

dei due settori sono molto diverse soprattutto per quanto riguarda la necessità di garantire il controllo della prestazione, e certificarne l’esito, a causa del differente impatto che un non adeguato livello di qualità può avere nei due settori. Da questa premessa derivano le caratteristiche e il ruolo, e il relativo impegno di spesa che un sistema informatico può avere nell’ambito di un’appalto di pulizie.

Le esigenze

Per individuare la soluzione adatta per un appalto specifico vanno messi a fuoco i processi che il sistema informatico (SI) deve gestire, ma soprattutto quelli che NON deve gestire. Molti si sono cimentati negli anni cercando di trasferire ai computer funzioni che gli uomini possono fare con semplicità, il settore delle pulizie è certamente quello dove ciò che si definisce “principio del punto di minima energia” trova la sua migliore applicazione. Le esigenze di base, in un qualunque appalto, sono due: controllo delle attività e interfaccia con il cliente. Per controllo delle attività si intende: • associazione dell’attività rispetto ad un programma; • associazione dell’attività rispetto ad un oggetto, nel caso delle pulizie di solito un locale; • associazione dell’attività rispetto ad una persona che l’ha svolta; • possibilità di monitorare l’esito delle attivi-

Figura 3 - Gestione delle informazioni spaziali.

tà svolte attraverso controlli a campione. Per interfaccia con il cliente, o meglio con gli utenti del clienti, si intende: • possibilità di generare una richiesta associata ad un contratto, e a dei livelli di servizio; • possibilità di fornire un riscontro rispetto alla richiesta; • possibilità di gestire le informazioni, anche finalizzate alla contabilizzazione, associate alla richiesta in modo coerente con il contratto stipulato (canone, misura, extra); • possibilità di associare con semplicità la richiesta a degli utenti, locali e tipologia di servizi; • possibilità, differenziata per livello di utente, di monitorare le attività, siano esse a richiesta o programmate. Questi sono gli elementi primari che un sistema informatico nel settore delle pulizie. Come si vede, il sistema è finalizzato a gestire l’interfaccia tra azienda e committente. La pianificazione del servizio è un elemento, ma non la gestione delle persone assegnate giornalmente, che al contrario vengono semplicemente registrate una volta che hanno svolto il servizio stesso.

Classificare gli ambienti

Per svolgere il servizio è necessario che ogni ambiente abbia una sua identificazione, e sia stata quindi posta una etichetta con un codice (barre, NFC, RFID, in funzione dei casi) per consentire una certificazione del servizio. L’operatore può leggere con uno smartphone l’etichetta, e registrare il suo passaggio, consentendo il controllo a campione rispetto al controllo puntuale. Anche la struttura dei contratti deve essere diversa, penalizzando il non corretto inserimento dei dati allo stesso livello, se non peggiore, della mancata esecuzione.

Semplificare, semplificare, semplificare

Se ci si focalizza sulle esigenze reali, è facile arrivare ad una semplificazione non solo delle funzioni (processi) che il sistema informatico deve gestire, ma anche delle modalità con le quali deve essere accessibile e messo a disposizione del cliente. Le soluzioni oggi a disposizione devono essere completamente web, essere accessibile da qualunque computer e perfino tablet, e soprattutto, non deve esserci bisogno di un informatico in azienda, o bisogno di una lunga formazione per usarlo.

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