Jégtrade Kft. Folyamatoptimalizálás több ezer partnerrel

Múltból a jövőbe – Jégtrade Kft.

A Jégtrade Kft. magyar tulajdonban lévő nagykereskedelmi vállalat, ahol nemrég még naponta sok ezer papír nyomtatása történt – de mindez már a múlté. A vállalat úgy döntött, hogy – részben a fenntarthatóság jegyében -áttérnek az elektronikus számlázásra, és ezzel egy sor, a jövőbe mutató újítást vezettek be. De a lényeg még csak ezután következik.

Sok partner, ezer hibalehetőség

A Jégtrade többek között azért döntött a digitalizálás mellett, mert rendkívül sok, 6500 partnerrel dolgoznak, amelyből közel 3500 állandó. Nagykereskedelmi láncok, hotelek, éttermek mellett, szállítanak a sok évvel vevőik között köszöntött sarki fűszeresnek, illetve a Balaton parti kis büfébe is. Ekkora méretű ügyfélbázis kezelése hatalmas feladatot jelent az országosan is mindössze 7 fős ügyviteli csapatnak. A mindennapok, a rengeteg adminisztrációs folyamat, szállítólevelek sokasága, számlák több példányban, a soksok reklamáció, a rengeteg adat, változtatás valamint a manuális adatbevitel, hibás termék feltüntetés és még sorolhatnánk, ami mind a számlázás folyamatát befolyásolja. Ahol az sem mindegy, hogy a „tészta 4 vagy 8 tojásos”, így, ha hibás egy termék megnevezése akkor folyamatosan jóváíró számlák keletkeznek. A logisztikai folyamataik során is – mivel nagy autóparkkal és gépkocsivezető állománnyal dolgoznak – magas az emberi hibatényező lehetősége. Az a gondolat, hogy digitalizálni szeretnének, már évekkel korábban megfogalmazódott a Jégtrade vezetőségében, a trendek és a fenntarthatóság ebbe az irányba mutatott, hiszen a cég környezettudatossága a közel 30 éves múltjában mindig fontos szempont volt.

Minden kezdet nehéz

Az értékesítés részéről kezdetben erős ellenállás mutatkozott, aggódtak, hogy növekszik a partnerek megszokott fizetési hajlama, a kintlévőség, illetve, hogy a kisebb ügyfelek hogyan fogadják majd az újításokat. De mindent kétséget kizárva a menedzsment támogatásával végül sikerült elindítani a projektet. Oskó Tamás, pénzügyi vezető így emlékszik vissza a kezdetekre: „A követelésoldal átmenetileg ugyan megnőtt, de ahogy tisztáztuk ennek okait – nem megfelelő email címre történt a küldés, nem az vette át az árut, akinek át kellett volna, utána gyakorlatilag robbanás szerűén nőtt a hatékonyság.” Az újtól minden partner fél, és a változás az ügyfélkapcsolatos kollégákat is kihívás elé állította. Problémát jelentett, hogy néhány kisebb partnernél, kisboltnál az alapvető számítógépes ismeretekben is akadtak hiányosságok. De végül ezeket a partnereket is sikerült meggyőzniük a digitalizálás előnyeiről.

Egy tapasztalt partner

A Jégtrade több, lehetséges szolgáltatót is mérlegelt, végül az EDITELre esett a választásuk. Ebben nagy szerepet játszott a folyamatos, személyes kommunikáció, hogy minden kérdésükre egyértelmű válaszokat és kézenfekvő megoldási javaslatokat kaptak. Emellett megfelelő tapasztalatokkal rendelkezik, tisztában volt a piaci viszonyokkal és azzal, hogy mekkora munka és milyen nagységrendű döntés egy ilyen méretű cég digitalizációja. EDITELtől nem csak egy számlázási megoldást kapott a cég, hanem egy komplett digitalizációs projekt kezdődött az eszámlázás bevetésével. 2022 januárban indult az elképzelések kidolgozása, márciusban már el is indult a számlaküldés. Mindez a vállalatirányítási rendszerben is rengeteg változást hozott. „Szeretnénk megköszönni az a fajta rugalmasságot, türelmet és a szakértelmet, amellyel az EDITEL műszaki kollégái elmagyarázták, hogyan működik a rendszer, és végigvezettek az egyes lépéseken. Az EDI megvilágítja előttünk a valós helyzetet és segít abban, hogy meglássuk azokat a területeket, ahol javítani tudunk.” – mondta el Oskó Tamás.

Egyértelmű, mérhető eredmények

Az új megoldásból származó közvetlen gazdasági előnyök közé tartozik a költségcsökkentés, a papír, nyomtatás költségcsökkentés, és a munkaórák, munkaerőköltségek csökkentése, az emberi tényezőből adódó hibák megszűnése. Oskó Tamás elmondása szerint a vállalat másik nagy vevő állománya a HORECA szektor vállalkozásai is szívesebben dolgoznak együtt egy olyan partnerrel, aki bevezetett hatékonyságot növelő digitális megoldást, ezzel ők maguk is