Razones para confiar en un MDC

RAZONES PARA CONFIAR EN UN DMC

El socio estratégico del meeting planner o PCO en el destino sede del evento.

Por: Angélica Galindo*

En estos tiempos de turbulencia e incertidumbre en los que muchos planners se han visto forzados a reducir su plantilla de colaboradores, es momento de contar con un socio estratégico en el destino sede del evento.

¿CÓMO SE LOGRA?

El primer punto clave es confiar en el DMC (Destination Management Company) seleccionado, esto quiere decir, compartir los mismos valores y ética profesional sobre los que sustentará la relación comercial; revisar su cartera de eventos y hablar con clientes pasados para conocer la experiencia al trabajar con esta compañía.

La confianza es básica para que el DMC conozca:

• Nombre del cliente final y su cultura corporativa. • Tipo de evento: convención, congreso, lanzamiento de producto, viaje de incentivo, seminario, etc. • Objetivo del evento. • Perfil de los asistentes. • Historia del evento: si se ha realizado antes o es la primera vez; presupuesto estimado; sedes anteriores, etc. • Si se está compitiendo con otro destino. • Agenda tentativa.

Pero, ¿por qué es necesario “desnudarse” así ante el DMC? ¿Siente miedo el meeting planner o PCO de que el DMC le “robe” a su cliente y lo contacte directamente?

Si se sabe seleccionar correctamente al socio en el destino, no debe haber temor, al contrario, se logrará una camaradería para trabajar en equipo.

PASOS PARA UNA BUENA RELACIÓN CON EL DMC:

1.

Preparar una propuesta de evento que coincida con las necesidades, objetivos y expectativas del cliente. Con esto se ahorra mucho tiempo en la conceptualización y propuesta creativa, logística, venues y proveedores. De otra forma, el DMC tiene que adivinar y, si no es lo que se busca, hay que comenzar de nuevo, lo que representa una inversión mayor de tiempo.

2.

Conocer bien al cliente final, el concepto y la propuesta de valor para tener mayor certeza. Entonces se proponen experiencias que lleguen al corazón del cliente.

3.

Confiar en que el DMC está actualizado sobre nuevas atracciones, experiencias, sedes, etc., para impactar a los participantes.

4.

Considerar la nueva normalidad COVID-19. Cada estado está modificando su semáforo constantemente y no sólo eso, también sus políticas y reglamentos. Un DMC tiene buenas relaciones con gobernación, protección civil del estado, policía local, tránsito, etc., lo que resulta básico para evitar o bien resolver problemas que surjan en la nueva realidad.

5.

Visualizar ahorros en la operación. El staff local de la DMC se convierte en el staff del meeting planner en el destino, disminuyendo costos de traslados, hospedaje, viáticos, etc. Si se involucra desde el principio al DMC en el evento, la comunicación fluirá perfectamente y se comprenderá cabalmente al cliente final.

CONTACTO

www.tiptours.mx

AngelicaDib @TipToursDMC @tiptoursdmc También sucede que un cliente final solicite propuestas y presupuestos a varios meeting planners, entonces, ha pasado que un DMC recibe solicitudes de varios organizadores para cotizar un mismo evento.

Si no se le tiene la confianza al DMC para proporcionarle toda la información del evento, se corre el riesgo de presentar la misma propuesta o muy similar, a otros meeting planners. Un DMC profesional notifica al organizador que ese mismo evento ya fue solicitado por uno o más de sus competidores, logrando estos beneficios:

• El meeting planner se da cuenta que su cliente final está buscando varias propuestas para comparar precios y servicios, por lo que deberá mejorar su técnica de venta y ganarse la confianza del cliente final. • El DMC puede apoyar al meeting planner en la presentación de la propuesta, hablando con conocimiento profundo del destino y experiencias diseñadas para su evento y así

“enamorarlo”. En ese momento el

DMC deja su marca empresarial y se presenta como parte del equipo del meeting planner para respetar siempre la cadena de valor.

• El DMC puede elaborar propuestas completamente diferentes, aunque sea el mismo cliente, logrando que cada meeting planner presente ideas únicas que sigan cumpliendo con el objetivo del evento.

El DMC profesional hace suyo el compromiso de superar las expectativas del cliente final en el destino cuando existe un trabajo coordinado con el meeting planner o PCO.

*CMP, CMM, CIS. | Directora general de Tip Tours & DMC en Puebla, con más de 27 años de experiencia como DMC y tour operadora. Socia de AMDEMAC y VP de Comunicación de esta asociación; miembro de Vive Puebla; consejera de CNET Capítulo Puebla y de CANACO. Tiene el certificado Safe Travels; Punto Limpio y Sello Amtave Covid-19.